ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΗΜΕΝΗ ΓΕΝΙΚΗ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗ ΚΑΙ ΤΟ «ΚΕΦΑΛΑΙΟ» 4 ΤΗΣ ALTEC

ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΗΜΕΝΗ ΓΕΝΙΚΗ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗ ΚΑΙ ΤΟ «ΚΕΦΑΛΑΙΟ» 4 ΤΗΣ ALTEC Με την καθιέρωση του λογιστικού σχεδίου αναπτύχθηκαν στην Ελλάδα µια πληθώρα από µηχανογραφικά προγράµµατα µηχανογράφησης των λογιστικών εργασιών. Τα πλέον διαδεδοµένα και αξιόπιστα στην πράξη αποδείχθηκαν, το Eurofasma της εταιρίας Singular, το πρόγραµµα Ορίζοντες-Defacto της Computer Logic και το πρόγραµµα ΚΕΦΑΛΑΙΟ της εταιρίας ALTEC. Επιλέξαµε λοιπόν ένα από τα πιο διαδεδοµένα προγράµµατα για να αναφερθούµε στις λογιστικές εργασίες µέσα από την µηχανογραφηµένη αντιµετώπιση στην πράξη µε την χρήση του προγράµµατος της ALTEC ΚΕΦΑΛΑΙΟ 4 το οποίο χρησιµοποιούν τα λογιστήρια για περισσότερα από 15 έτη. Μερικά από τα βασικότερα πλεονεκτήµατα του προγράµµατος αυτού θα µπορούσαµε να αναφέρουµε τα εξής: 1.Την λειτουργικότητα και ευχρηστία του προγράµµατος. 2.Την ταχύτητα και αξιοπιστία στην καταχώρηση των λογιστικών άρθρων. 3.Την προφύλαξη από πιθανά λάθη κατά την διάρκεια των καταχωρήσεων λογιστικών άρθρων. 4.Την αυτόµατη δηµιουργία εγγραφών ανοίγµατος και κλεισίµατος ισολογισµού. 5.Την ύπαρξη των λογαριασµών του Ενιαίου Γενικού Λογιστικού Σχεδίου µε την εγκατάσταση του προγράµµατος. 6.Την ύπαρξη κινήσεων που θα χρειαστούν για την καταχώρηση των λογιστικών άρθρων. 7.Την λήψη των καταστάσεων που θα χρειαστούν κατά την διάρκεια της λειτουργίας της επιχείρησης (ηµερολόγια, ισοζύγια, καθολικά, ισολογισµός, αποτελέσµατα εκµετάλλευσης, κ.λ.π.). 8.Την δηµιουργία καταστάσεων ελέγχου που θα χρειαστούν και στην δυνατότητα παραµετροποίησης και προσαρµογής των καταστάσεων αυτών σύµφωνα µε την φορολογική νοµοθεσία. 9.Την δυνατότητα σύνδεσης µε την αναλυτική λογιστική. 10.Την συνεχή εξέλιξη και αναβάθµιση του προγράµµατος από την ALTEC. 11.Τον µεγάλο βαθµό διάδοσης του στα λογιστήρια των επιχειρήσεων. Προετοιµασία του συστήµατος για λειτουργία οµή µηχανογραφικού συστήµατος Γενικής Λογιστικής Πριν αναφερθούµε στις ρυθµίσεις των παραµέτρων για την προετοιµασία του µηχανογραφικού συστήµατος, θα αναφερθούµε πρώτα στην δοµή του ώστε να γίνουν κατανοητά όσα θα αναφερθούν παρακάτω. Ένα πρόγραµµα Γενικής Λογιστικής αποτελείται από ένα αρχείο λογαριασµών (κύριο αρχείο) και ένα αρχείο κινήσεων λογαριασµών όπου καταχωρούνται τα λογιστικά άρθρα. Η δοµή λοιπόν του µηχανογραφικού συστήµατος Γενικής Λογιστικής σχηµατικά απεικονίζεται ως εξής: ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΑ ΑΡΧΕΙΟ ΛΟΓΙΣΤΙΚΩΝ ΕΝΗΜΕΡΩΣΗ ΑΡΧΕΙΟΥ ΣΥΝΑΛΛΑΓΩΝ -.- ΑΡΘΡΩΝ -.- ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΩΝ ΛΟΓ.ΣΧΕ ΙΟΥ

Καθορισµός παραµέτρων λειτουργίας Για να µπορέσουµε να εργαστούµε στο πρόγραµµα θα πρέπει προηγουµένως να προβούµε στην ρύθµιση ορισµένων παραµέτρων, ώστε να τις προσαρµόσουµε στις ιδιαίτερες ανάγκες µας και να αυτοµατοποιήσουµε τις καθηµερινές µας λειτουργίες. Α. Καθορισµός µορφής λογιστικού σχεδίου και πλήθους βαθµών Στην επιλογή Οργάνωση λειτουργίας-παράµετροι-λεπτοµέρειες Γενικής Λογιστικής επιλέγουµε την ανάπτυξη του λογιστικού σχεδίου µε µορφή διψήφιων αριθµητικών χαρακτήρων π.χ. DD.DD.DD.DD, σε τέσσερις βαθµούς που κρίνεται και ικανοποιητική για τις περισσότερες επιχειρήσεις (η ανάπτυξη πρέπει οπωσδήποτε να είναι τουλάχιστον σε τριτοβάθµια κλίµακα και µεγαλύτερη). Β. Καθορισµός λογαριασµός ταµείου Για να µην υπάρχει περίπτωση το υπόλοιπο του λογαριασµού Ταµείου εµφανίσει αρνητικό υπόλοιπο, ορίζεται παράµετρος που προειδοποιεί τον χρήστη όταν καταχωρεί παραστατικά να προσέξει την ύπαρξη αρνητικού ταµείου. Επίσης θα πρέπει να προστεθεί στην παράµετρο ο δευτεροβάθµιο λογαριασµός Ταµείου 38.00 για την εκτύπωσή του στο Γενικό Καθολικό. Γ. Ορισµός δεκαδικών ψηφίων τιµών σε Ξ.Ν. Εφ όσον η επιχείρηση έχει συναλλαγές σε ξένο νόµισµα,µε το εξωτερικό, θα πρέπει να ενηµερώσουµε την παράµετρο «αριθµός δεκαδικών ψηφίων τιµών σε Ξ.Ν.». Συνήθως επιλέγουµε µε δύο δεκαδικά ψηφία εάν οι συναλλαγές είναι σε ΕΥΡΩ η ολλάρια ΗΠΑ. Εάν απαιτείται να για την ισοτιµία περισσότερα ψηφία τότε ορίζουµε περισσότερα ψηφία. Ο ορισµός αυτός γίνεται από την επιλογή «Βοηθητικά Προγράµµατα/ Παράµετροι/ Γενικές».. Επιλογή τρόπου καταχώρησης κινήσεων (προσωρινές και οριστικές εγγραφές) Ρυθµίζοντας την παράµετρο αυτή στη θέση προσωρινές (2), το πρόγραµµα χρησιµοποιεί προσωρινό αρχείο για την καταχώρηση των άρθρων πριν από την οριστικοποίησή τους, που γίνεται µε ειδική εργασία και που εξασφαλίζει την συνεχή προοδευτική αρίθµηση που προβλέπει ο ΚΒΣ. Ε. Ορισµός περιόδων χρήσης Από την επιλογή «Βοηθητικά προγράµµατα/σύστηµα/περίοδοι Χρήσης» ορίζουµε την τρέχουσα χρήση και την προηγούµενη διαχειριστική χρήση της εταιρείας. Με την πληκτρολόγηση της πρώτης ηµεροµηνίας το πρόγραµµα µε την χρήση του πλήκτρου enter αλλάζει τις ηµεροµηνίες των άλλων περιόδων, µετρώντας µήνα-µήνα. ΣΤ. Καθορισµός εκτυπωτών Μπορούµε να ορίσουµε ένα τρόπο εκτύπωσης για τα θεωρηµένα ηµερολόγια,ένα διαφορετικό για τρόπο για την εκτύπωση των δηλώσεων ΦΠΑ. Επίσης µπορούµε να ορίσουµε οριζόντια και κάθετη εκτύπωση, και φυσικά πριν από όλα αυτά να καθορίσουµε τους εκτυπωτές που είναι συνδεδεµένοι στο σύστηµα. Ζ. ηµιουργία αρχείων Πριν από το ξεκίνηµα καταχώρησης των καθηµερινών συναλλαγών, θα πρέπει να φροντίσουµε να δηµιουργήσουµε τα αρχεία του προγράµµατος µε µεγέθη τέτοια που να ανταποκρίνονται στις ανάγκες της εταιρίας. Η δηµιουργία και η αλλαγή µεγέθους αρχείων είναι εργασίες που θέλουν ιδιαίτερη προσοχή. Ο βασικός κανόνας είναι να δηµιουργούµε κάθε φορά τόσα αρχεία όσα µας χρειάζονται και όχι να βάζουµε στην τύχη ένα µέγεθος τις περισσότερες φορές αρκετά µεγάλο. Τα ιδιαίτερα µεγάλα αρχεία καθυστερούν τόσο τη λειτουργία του προγράµµατος όσο και τη λειτουργία backup. Η. ηµιουργία εταιρίας Το πρόγραµµα έχει την δυνατότητα να διαχειρίζεται περισσότερες από µία εταιρίες.

Η δηµιουργία των εταιριών γίνεται από την εργασία «Βοηθητικά Προγράµµατα/Εταιρίες/Νέα Εταιρία». Μετά την δηµιουργία της νέας εταιρίας από την επιλογή «Μεταβολή Εταιρίας» µε την χρήση του πλήκτρου F2 µπορούµε να συµπληρώσουµε τα λοιπά πληροφοριακά στοιχεία της εταιρείας. Θ. Καθορισµός systems parameters Το πεδίο «ηµέρες ελέγχου ηµεροµηνιών» έχει βάσει ΚΒΣ, τιµή 15 ηµέρες που σηµαίνει ότι δεν µπορούµε να καταχωρήσουµε παραστατικό µε ηµεροµηνία προγενέστερη του δεκαπενθηµέρου. Η ρύθµιση αυτή γίνεται από την επιλογή «Βοηθητικά προγράµµατα/service tools/system parametetres. Καταχώρηση Λογιστικού Σχεδίου Από τις βασικότερες εργασίες για την λειτουργία του προγράµµατος Γενικής Λογιστικής είναι η καταχώρηση του Λογιστικού σχεδίου βάσει του Ε.Γ.Λ.Σ. Η υποχρέωση αφορά τη δοµή και την ονοµατολογία µέχρι το τρίτο τουλάχιστον βαθµό υποχρεωτικά. Η καταχώρηση λογαριασµού γίνεται στην επιλογή «Λογιστική/ Λογαριασµοί/ Νέος λογαριασµός» ορίζοντας α) Κωδικός Λογαριασµού, β) Περιγραφή Λογαριασµού, γ) Κατηγορία Λογαριασµού. Στην πρώτη επιλογή πρέπει να καταχωρηθεί πρώτα ο πρωτοβάθµιος λογαριασµός, ακολούθως ο δευτεροβάθµιος λογαριασµός, ο τριτοβάθµιος λογαριασµός κ.ο.κ. Στην δεύτερη επιλογή συµπληρώνουµε την περιγραφή του λογαριασµού σύµφωνα µε την ονοµατολογία του Ε.Γ.Λ.Σ. Στην τρίτη επιλογή για τις ανάγκες καλύτερης εξυπηρέτησης του προγράµµατος χαρακτηρίζουµε τον κάθε λογαριασµό µε κωδικό από τις παρακάτω κατηγορίες: 1. Τάξεως 2. Ενεργητικού 3. Πελάτες 4. Παθητικού 5. Προµηθευτές 6. Εσόδων 7. Εξόδων 8. Αποτελεσµάτων 9. Αναλυτικής λογιστικής Στο επόµενο πλαίσιο χαρακτηρίζουµε τις παρακάτω επιλογές: Μεταφέρεται Ναι / Όχι Αφορά την αυτόµατη µεταφορά των υπολοίπων των λογαριασµών από την µία διαχειριστική χρήση στην άλλη. Ο χαρακτηρισµός θα πρέπει να γίνει για κάθε βαθµίδα του λογαριασµού χωριστά. Κινείται Ναι / Όχι Εάν ο λογαριασµός είναι τελευταίας βαθµίδας, ανάλογα µε το βάθος ανάλυσης του λογιστικού σχεδίου που χρησιµοποιούµε, πρέπει να δηλώσουµε στο πρόγραµµα ότι σ αυτόν το λογαριασµό θα καταχωρούµε τις συναλλαγές. Οι λογαριασµοί των ανώτερων βαθµών θα ενηµερώνονται από αυτόν. Ανάλυση κέντρα κόστους Εάν τηρούµε Αναλυτική Λογιστική, δίνεται η δυνατότητα να αναλυθεί ο λογαριασµός στους αντίστοιχους λογαριασµούς της αναλυτικής λογιστικής που πρέπει να ενηµερώσει, αυτοµατοποιώντας έτσι τη διαδικασία του µερισµού των Γενικών Λογαριασµών σε Αναλυτικούς.

Χρεούµενος, Πιστούµενος, Μικτός Συµπληρώνουµε 1,2 ή 3, ανάλογα εάν θέλουµε ένας λογαριασµόςµόνο να χρεώνεται ή µόνο να πιστώνεται ή και τα δύο. Η συµπλήρωση του πεδίου είναι ιδιαίτερα χρήσιµη όταν υπάρχουν χρήστες µε µικρή εµπειρία και θέλουµε να τους προστατεύσουµε από λάθη στις καταχωρήσεις καθ όσον στην πράξη δεν υπάρχουν λογαριασµοί που µόνο να χρεώνονται ή να πιστώνονται. Περιγραφή Στο πεδίο αυτό ορίζουµε µία δεύτερη εναλλακτική περιγραφή που θέλουµε να εµφανίζεται ιδιαίτερα στις εκτυπώσεις. Ξένο Νόµισµα Εάν ένας λογαριασµός για παράδειγµα είναι λογαριασµός καταθέσεων, πρέπει να παρακολουθούµε τις συναλλαγές και το υπόλοιπό του, εκτός από ευρώ, και σε οποιοδήποτε ξένο νόµισµα. Στο πεδίο αυτό θα πρέπει να συµπληρώσουµε το σχετικό Ξένο Νόµισµα, όπως αυτό εµφανίζεται στον πίνακα επιλογής µε τη χρήση του πλήκτρου tab. Μηχανογραφική οργάνωση λογαριασµών ΚΕ.Π.Υ.Ο. Προκειµένου να συγκεντρωθούν όλες οι απαραίτητες πληροφορίες για τη συµπλήρωση των συγκεντρωτικών καταστάσεων τιµολογίων, θα πρέπει στους αναλυτικούς λογαριασµούς των πελατών, προµηθευτών και πιστωτών να συµπληρώνουµε την οθόνη µε τα λοιπά στοιχεία των λογαριασµών που εµφανίζεται µε χρήση του πλήκτρου F8. Στα λοιπά στοιχεία θα πρέπει να συµπληρώσουµε το επάγγελµα, το ΑΦΜ, τη διεύθυνση και τη.ο.υ. του συναλλασσοµένου, προκειµένου τα στοιχεία αυτά να συµπεριληφθούν στις καταστάσεις ΚΕ.Π.Υ.Ο.. Τα πεδία «99999011» και Ε«99999023», καθώς και το πεδίο «Αθροιση ΚΕ.Π.Υ.Ο.», συµπληρώνονται στις περιπτώσεις που αναφέρονται αναλυτικά στην υποβολή των καταστάσεων ΚΕ.Π.Υ.Ο. Μηχανογραφική οργάνωση λογαριασµών ΦΠΑ Το ΚΕΦΑΛΑΙΟ ενσωµατώνει ειδική διαχείριση για την αυτόµατη συµπλήρωση των δηλώσεων ΦΠΑ κατευθείαν µετά την καταχώρηση των πρωτογενών παραστατικών. Ορισµός των κινήσεων Γενικής Λογιστικής Ένα από τα σηµαντικά βήµατα στη διαδικασία οργάνωσης και προετοιµασίας του προγράµµατος είναι ο καθορισµός κινήσεων Γενικής Λογιστικής που θα χρησιµοποιηθούν για την καταγραφή των λογιστικών γεγονότων, π.χ. ταµειακές, συµψηφιστικές, ισολογισµού κ.λ.π. Με τον όρο κινήσεις εννοούµε τους κωδικούς χαρακτηρισµού κάθε ηµερολογιακού άρθρου προκειµένου να ενταχθεί στο κατάλληλο ηµερολόγιο λογιστικής. Η καταχώρηση των διαφορετικών κινήσεων είναι απαραίτητη για την ορθή Πριν από τη δηµιουργία των κινήσεων που γίνεται από την εργασία «Βοηθητικά Προγράµµατα/ Παράµετροι/ Κινήσεις/ Κινήσεις Γενικής Λογιστικής», θα πρέπει να αποφασίσει η επιχείρηση για τα ηµερολόγια που θα χρησιµοποιήσει. Όσο περισσότερα ηµερολόγια αποφασίσει να τηρήσει, τόσο περισσότερους κωδικούς κίνησης θα πρέπει να σχεδιάσει. Εάν υπάρχει ενωµένο εµπορικό κύκλωµα (διαχείρισης των εµπορικών συναλλαγών), θα πρέπει να υπάρχουν ξεχωριστές κινήσεις προκειµένου να γίνεται εύκολα ο έλεγχος συµφωνίας των δύο κυκλωµάτων.

Επίσης θα χρειαστούν ξεχωριστές κινήσεις στην περίπτωση που θέλουµε για κάποιες συναλλαγές να εκδώσουµε ειδικά έντυπα-παραστατικά. Για παράδειγµα εντάλµατα πληρωµής ή είσπραξης. Το πρόγραµµα υποστηρίζει την εκτύπωση των λογιστικών άρθρων σε ειδικά παραστατικά, τη σχεδίαση των οποίων µπορεί να κάνει ο χρήστης µέσα από την επιλογή «Βοηθητικά Προγράµµατα/ Παράµετροι/ Φόρµες Εκτύπωσης/ άρθρα Γεν. Λογιστικής». Εκτός από την ενηµέρωση των ηµερολογίων, ο σχεδιασµός των κινήσεων ικανοποιεί την ενηµέρωση των καταστάσεων ΚΕ.Π.Υ.Ο., καθώς και τις τεχνικές προδιαγραφές του Κ.Β.Σ. για το διαχωρισµό των πράξεων της περιόδου Ισολογισµού από τις υπόλοιπες πράξεις της χρήσης. Συγκεκριµένα το πρόγραµµα ζητάει να ορίσουµε για κάθε κωδικό κίνησης την περιγραφή του, την ύπαρξη τυχόν αντισυµβαλλοµένου λογαριασµού για την ευκολότερη καταχώρηση των λογιστικών άρθρων, το ηµερολόγιο στο οποίο ανήκει και επιλέγεται µε τη χρήση του πλήκτρου tab από το σχετικό πίνακα. Στη συνέχεια µε άλλον πίνακα σας ζητάει να καθορίσετε τη συµπεριφορά κάθε κίνησης. Τα flags που ορίζουν τη συµπεριφορά κάθε κίνησης είναι: 1.Ενηµερώνει χρεωπιστώσεις 2.Ενηµερώνει ΚΕΠΥΟ πωλήσεων (Αριθµό) 3.Ενηµερώνει ΚΕΠΥΟ πωλήσεων (Αξία) 4.Ενηµερώνει περίοδο ισολογισµού 5.Κίνηση απογραφής 6.Κίνηση προυπολογισµού 7.Ενηµερώνει ΚΕΠΥΟ αγορών (Αριθµό) 8.Ενηµερώνει ΚΕΠΥΟ αγορών (Αξία) 9.Ακυρωτική κίνηση 10.Παράλληληδηµιουργία άρθρου (ταµείου) Προετοιµασία καθηµερινής λειτουργίας Ρυθµίζουµε τις παραµέτρους για την καθηµερινή λειτουργία του προγράµµατος: 1) Καθορίζουµε τις έτοιµες αιτιολογίες, δηλαδή τα σχόλια που δίνουν πληροφορίες γύρω από την καταχώρηση των λογιστικών άρθρων. Επειδή στην πράξη πολλά παραστατικά επαναλαµβάνονται συχνά, µε αποτέλεσµα η αιτιολογία στην καταχώρηση να είναι πάντα η ίδια π.χ. τα έξοδα ενοικίου, ΕΗ, ΟΤΕ, τα έσοδα λιανικών πωλήσεων κ.λ.π. Το πρόγραµµα δίνει την δυνατότητα να καταχωρήσουµε σε πίνακα αιτιολογίες τις οποίες χρησιµοποιούµε σ αυτές τις περιπτώσεις έτοιµες κερδίζοντας χρόνο στη διαδικασία της καταχώρησης. 2) Αυτόµατα παραστατικά (Σειρές). Με παρόµοιο τρόπο για ταχύτερη καταχώρηση παραστατικών το πρόγραµµα παρέχει την δυνατότητα να χρησιµοποιούµε προσχεδιασµένα παραστατικά τα οποία χρησιµοποιούµε ευρέως όπως αποδείξεις είσπραξης, εντάλµατα πληρωµής κ.λ.π. Ο σχεδιασµός των φορµών εκτύπωσης των παραστατικών γίνεται από την επιλογή «Βοηθητικά Προγράµµατα/ Παράµετροι/ Φόρµες εκτύπωσης/ Άρθρα Γενικής Λογιστικής» Ο καθορισµός των παραστατικών της Γενικής Λογιστικής γίνεται από την επιλογή «Βοηθητικά Προγράµµατα/ Παράµετροι/ Σειρές Παραστατικών/ Γενική Λογιστική». Η αντιστοίχιση των φορµών εκτύπωσης και των παραστατικών γίνεται από την επιλογή «Βοηθητικά Προγράµµατα/ Παράµετροι/ Εκτυπώσεις κινήσεων/ Κινήσεις Γενικής Λογιστικής».

3) Σχεδιασµός πρότυπων άρθρων. Για ταχύτερη καταχώρηση των παραστατικών το πρόγραµµα επιτρέπει να προσχεδιαστούν διάφορα άρθρα που επαναλαµβάνονται συχνά και είναι άρθρα καθηµερινών δοσοληψιών της επιχείρησης. 4) Σχεδιασµός καταστάσεων ελέγχου. Στα προγράµµατα της µηχανογραφηµένης λογιστικής, η καταχώρηση των λογιστικών άρθρων γίνεται συνήθως σε δύο στάδια. Κατά το πρώτο στάδιο γίνεται η καταχώρηση του λογιστικού άρθρου το οποίο παραµένει σ ένα προσωρινό αρχείο, και το οποίο µπορεί ανά πάσα στιγµή µπορεί να µεταβληθεί ή και να διαγραφεί. Κατά το δεύτερο στάδιο σε τακτά χρονικά διαστήµατα τα λογιστικά άρθρα οριστικοποιούνται παίρνοντας αυτόµατη προοδευτική αρίθµηση, σε αρχείο οριστικοποιηµένων άρθρων, µη επιτρέποντας την µεταβολή ή την διαγραφή περαιτέρω των οριστικών άρθρων. Προτού λοιπόν ο χρήστης προχωρήσει στο δεύτερο στάδιο πρέπει να ελέγξει τις καταχωρήσεις που έχει κάνει µέσα από καταστάσεις ελέγχου προκειµένου να κάνει, αν χρειάζεται, τις απαραίτητες διορθώσεις. Για αυτό λοιπόν απαιτείται η εκτύπωση των καταστάσεων ελέγχου από την επιλογή «Γενική Λογιστική/ Εκτυπώσεις/ Μαζικές/ Έλεγχος Κινήσεων». 5) Προτύπωση. Η προτύπωση των θεωρηµένων βιβλίων της επιχείρηση γίνεται από την επιλογή «Βοηθητικά Προγράµµατα/ Γενικές Εργασίες/ προτυπώσεις βιβλίων». Ακολουθεί η θεώρηση αυτών των βιβλίων από την αρµόδια.ο.υ. της επιχείρησης. Καθηµερινή λειτουργία της επιχείρησης Καταχώρηση λογιστικών άρθρων Μετά την πραγµατοποίηση των παραπάνω εργασιών είµαστε έτοιµοι να προβούµε στην καταχώρηση των παραστατικών δηµιουργώντας και τα αντίστοιχα λογιστικά άρθρα. Επιλέγουµε την εργασία «Λογιστική- Κινήσεις- Καταχωρήσεις» και στο πεδίο ηµεροµηνία πληκτρολογούµε την ηµεροµηνία του παραστατικού, η οποία πρέπει να είναι µέσα στις προθεσµίες που ορίζει ο Κ.Β.Σ. Ακολούθως στο πεδίο κωδικός κίνησης µε την χρήση του πλήκτρου tab επιλέγουµε τον κωδικό που ταιριάζει στο παραστατικό που θέλουµε να καταχωρήσουµε. Οι πλέον συνήθεις είναι ο κωδικός 1-ταµειακής κίνησης (εισπράξεις ή πληρωµές), και ο κωδικός 2- συµψηφιστικές κινήσεις. Για τις ανάγκες των καταστάσεων ΚΕ.Π.Υ.Ο. υπάρχουν επιπλέον κωδικοί για την καταχώρηση παραστατικών που πρέπει να συµπεριληφθούν στις καταστάσεις του ΚΕ.Π.Υ.Ο. Κατόπιν πληκτρολογούµε τον τύπο και τον αριθµό παραστατικού στο πεδίο που οδηγούµαστε. Ακολουθούν οι επιλογές «Ξένο Νόµισµα» και «Ισοτιµία», τα οποία συµπληρώνουµε σε περίπτωση που το παραστατικό αφορά συναλλαγή µε το εξωτερικό. Στα πεδία Σχόλιο 1και Σχόλιο 2 πληκτρολογούµε τις αιτιολογίες που αναφέρονται στο συγκεκριµένο άρθρο. Την επιλογή Σχόλιο 2 χρησιµοποιούµε εάν χρειάζεται. Προχωρούµε στους λογαριασµούς επιλέγοντας τον κωδικό του καθενός χρησιµοποιώντας το πρόθεµα του πρωτοβάθµιου λογαριασµού και κατόπιν το πλήκτρο = ή το πλήκτρο *, και τότε θα παρουσιαστεί εικονίδιο µε όλους τους

λογαριασµούς (δευτεροβάθµιους, τριτοβάθµιους, τεταρτοβάθµιους κ.ο.κ.) που αναλύουν τον πρωτοβάθµιο. Επιλέγουµε µε το βέλος το τελευτοβάθµιο λογαριασµό ο οποίος κινείται. Συνεχίζουµε προχωρώντας µε enter στην χρέωση ή στην πίστωση όπου ορίζουµε το ποσόν του λογαριασµού που χρεώνεται ή πιστώνεται και συνεχίζουµε στην επόµενη γραµµή την επιλογή του επόµενου λογαριασµού. Σε κάθε περίπτωση η συνολική χρέωση και η συνολική πίστωση του λογιστικού άρθρου στο τέλος της καταχώρησης πρέπει να συµφωνούν. Όταν ολοκληρωθεί η καταχώρηση πληκτρολογούµε escape και το πρόγραµµα µας ρωτάει εάν θέλουµε να καταχωρηθεί η εγγραφή. Επιλέγουµε ΝΑΙ ή ΟΧΙ και προχωρούµε µε enter. Παραδείγµατα καταχώρησης Αγορά εµπορευµάτων (Λογιστικό άρθρο) 20.00.01.19 Αγορές Εµπορευµάτων µε ΦΠΑ 19% 40.000,00 54.00.20.04 Φ.Π.Α. Αγορών Εµπορευµατων 7.600,00 50.00.00.01 Προµηθευτές/ ηµητρίου Γ. 47.600,00 ΚΕΦΑΛΑΙΟ/ ΓΕΝΙΚΗ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗ ΚΙΝΗΣΕΙΣ ΑΡΘΡΟ ΓΕΝΙΚΗΣ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗΣ Ηµερ/νία: Πα 01/04/2005 Κωδ.κίν: 3 Συµψ/κή ΚΕΠΥΟ Αγορ. Παραστατ.:Τ Α 2120 Ξένο νόµ.: Σχόλιο 1 : ΗΜΗΤΡΙΟΥ Γ. Σχόλιο 2 : Αα Κωδικός-Περιγραφή / Αιτιολογία Παρ./Λήξ. Χρέωση Πίστωση 1 20.00.01.19 Αγορές Εµπορευµάτων µε Τ Α2120 40.000,00 ΗΜΗΤΡΙΟΥ Γ. 2 54.00.20.04 Φ.Π.Α. Αγορών Εµπ/των Τ Α2120 7.600,00 ΗΜΗΤΡΙΟΥ Γ. 3. 50.00.00.01 ΗΜΗΤΡΙΟΥ Γ. 47.600,00 Αρθρο: 0 Σύνολα ( ) 47.600,00 47.600,00 Ηµερ/γιο: 3 Αγορά Παγίων (Λογιστικό άρθρο) 14.00.00.19 Αγορές Επίπλων µε ΦΠΑ 19% 15.000,00 54.00.28.04 Φ.Π.Α. Αγορών παγίων 19% 2.850,00 50.00.00.02 Προµηθευτές/ ΙΩΑΝΝΟΥ Α.Ε. 17.850,00 ΑΡΘΡΟ ΓΕΝΙΚΗΣ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗΣ Ηµερ/νία: 04/04/2005 Kωδ. Κίν.: 3 Συµψ/κή ΚΕΠΥΟ Αγορ. Παραστατ.: Τ Α 11100 Ξένο νόµ.: Σχόλιο 1 : ΙΩΑΝΝΟΥ Α.Ε. Σχόλιο 2 : Αα Κωδικός-Περιγραφή / Αιτιολογία Παρ./ Λήξ. Χρέωση Πίστωση 1 14.00.00.19 Έπιπλα µε Φ.Π.Α. 19% Τ Α11100 15.000,00 ΙΩΑΝΝΟΥ Α.Ε. 2 54.00.28.04 Φ.Π.Α. Αγορών παγίων 19% Τ Α11100 2.850,00 ΙΩΑΝΝΟΥ Α.Ε. 3 50.00.00.02 ΙΩΑΝΝΟΥ Α.Ε. 17.850,00 ΙΩΑΝΝΟΥ Α.Ε.

Αρθρο : 0 Σύνολα ( ) 17.850,00 17.850,00 Ηµερ/γιο: 3. Πώληση εµπορευµάτων Λογιστικό άρθρο Πωλήσεως Εµπορευµάτων 70.00.01.18 Πωλήσεις Εµπορευµάτων µε ΦΠΑ 18% 30.000,00 54.00.70.04 ΦΠΑ Πωλήσεων εµπορευµάτων 5.400,00 30.00.00.02 Πελάτες Εσωτερικού/Ιωάννου ηµητρης 35.400,00 ΑΡΘΡΟ ΓΕΝΙΚΗΣ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗΣ Ηµερ/νία: Tε 03/04/2002 Κωδ.κιν.: 8 Συµψ/κή ΚΕΠΥΟ Πωλ. Παραστατ.: Τ Α001 Ξένο νόµ.: Σχόλιο 1 : Πωλήσεις εµπορευµάτων Σχόλιο 2 : Αα Κωδικός Περιγραφή /Αιτιολογία Παρ./Λήξ. Χρέωση Πίστωση 1. 70.00.01.18 Πωλήσεις Εµπορευµάτων Τ Α 001 30.000,00 Πωλήσεις εµπορευµάτων 2. 54.00.70.04 ΦΠΑ Πωλήσεων εµπορ. Τ Α 001 5.400,00 Πωλήσεις εµπορευµάτων 3. 30.00.00.02 Ιωάννου ηµήτρης Τ Α 001 35.400,00 Αρθρο : 0 Σύνολα ( ) 35.400,00 35.400,00 Ηµερ/γιο: 3