Εκπαιδευτική Ύλη Εφαρμογής Εμπορικής Διαχείρισης WinEra Essential Level II

Transcript

1 ESSENTIAL

2

3 Εκπαιδευτική Ύλη Εφαρμογής Εμπορικής Διαχείρισης WinEra Essential Level II 1. Εκτυπώσεις της εφαρμογής Φόρμα Αναζήτησης Αναζήτηση Wind Characters 2 2. Επεξεργασία Εκτυπώσεων Διαμόρφωση Αποτελεσμάτων Εκτύπωσης Προεπισκόπηση εκτύπωσης Εκτύπωση Ανάκτηση δεδομένων Φιλτράρισμα Ταξινόμηση Κόκκινο χέρι Τα βέλη Σμίκρυνση & Μεγέθυνση Εύρεση 5 3. Πάγια Διαχείριση Παγίων Υπολογισμός Αποσβέσεων 8 4. Αξιόγραφα Διαχείριση Αξιογράφων Κινήσεις Αξιογράφων Κωδικοί Κίνησης Αξιογράφων Παράμετροι Εταιρίας Παράμετροι Εταιρίας Ταμεία Εταιρίας Λογαριασμοί ΚΕΠΥΟ 17 copyright Data Communication

4 5.4. Ποσοστά ΦΠΑ Μάσκες Λογαριασμών Μάσκες Ειδών / Πελατών / Προμηθευτών Μάσκες Ημερομηνιών Μάσκες Αριθμητικών Πεδίων Ειδικές Λειτουργίες της Εφαρμογής Σύνδεση Τιμολόγησης Λογιστικής Σχεδιασμός Βιβλίου Εσόδων Εξόδων Ενημέρωση Ισοζυγίου από Κινήσεις Κινήσεις Συμφωνίας Δρχ Ευρώ Διαγραφή Κινήσεων Συμφωνίας Δρχ Ευρώ Κλείδωμα Λογαριασμών ανά Παραστατικό Φόρμες Εκτύπωσης Φόρμες Τιμολογίων Ασφάλεια εφαρμογής Διαχείριση Ομάδων & Χρηστών Διαχείριση μενού Ομάδων Αλλαγή Κωδικών Πρόσβασης 27

5 1. Εκτυπώσεις της εφαρμογής 1.1. Φόρμα Αναζήτησης Η διαδικασία της εκτύπωσης είναι κοινή σε όλη την εφαρμογή και έχει την φιλοσοφία της προβολής στην οθόνη και στη συνέχεια της εκτύπωσης στον εκτυπωτή. Βέβαια οποιαδήποτε εκτύπωση μπορεί να αποθηκευθεί ή στο clipboard ή σαν αρχείο Excel, Text, Lotus και HTML. Επιλέγοντας μια εκτύπωση εμφανίζεται η οθόνη Κριτηρίων Αναζήτησης. Αρχικά ο χρήστης επιλέγει τη Φόρμα Αναζήτησης που επιθυμεί οπότε ανάλογα διαμορφώνονται και τα Κριτήρια Αναζήτησης. Επιπλέον ο χρήστης μπορεί να αλλάξει τα Πεδία Ταξινόμησης της εκτύπωσης. Αφού ορίσετε τα παραπάνω πατήστε και στην οθόνη σας θα εμφανιστούν τα αποτελέσματα της εκτύπωσης. Σε κάθε εκτύπωση υπάρχει μια φόρμα αναζήτησης προκαθορισμένη από τη Data Communication Αναζήτηση Η αναζήτηση στα εκτυπωτικά προγράμματα είναι περίπου ίδια με τα προγράμματα καταχώρησης και ενεργοποιείται με τον ίδιο τρόπο ( ). Η αναζήτηση μπορεί να γίνει από διάφορα πεδία που έχουν ορισθεί, και μπορείτε να τα δείτε πατώντας κλικ στο κουμπί δεξιά του πεδίου «Αναζήτηση Με». Από τον πίνακα αυτόν επιλέξτε το πεδίο με το οποίο θέλετε να κάνετε αναζήτηση. Πατώντας το πρόγραμμα φέρνει τις εγγραφές που πληρούν τις συνθήκες αναζήτησης. Εάν τοποθετηθείτε στην εγγραφή που θέλετε και πατήσετε μεταφέρεται το στοιχείο στην οθόνη εκτύπωσης στο πεδίο από το οποίο ενεργοποιήθηκε η αναζήτηση. Πχ Είστε στην ΕΚΤΥΠΩΣΗ ΕΠΑΓΓΕΛΜΑΤΩΝ στο πεδίο «Κωδικός» Από» και πληκτρολογείστε. Επιστρέφοντας στην οθόνη εκτύπωσης, το πρόγραμμα στο πεδίο «Κωδικός» έχει τοποθετήσει τον κωδικό επαγγέλματος της γραμμής που βρισκόσαστε στον πίνακα αναζήτησης. copyright Data Communication 1

6 1.3. Wind Characters Μπορείτε χρησιμοποιώντας κάποια σύμβολα στα όρια αναζήτησης, να φιλτράρετε τα αποτελέσματα των εκτυπώσεων. Αναλυτικότερα: 1). % Εάν θέλετε όλους τους Πελάτες, που ο κωδικός τους αρχίζει από τότε στο πεδίο «Κωδικός από», γράψτε %. 2). _ Εάν θέλετε όλους τους λογαριασμούς, που έχουν πρώτο βαθμό τον 70 και τρίτο και τέταρτο τον τότε στο πεδίο κωδικός από γράψτε ). > Εάν θέλετε όλους τους λογαριασμούς που είναι μεγαλύτεροι από τον τότε στο πεδίο «Κωδικός από», γράψτε > 4). < Εάν θέλετε όλους τους λογαριασμούς που είναι μικρότεροι από τον τότε στο πεδίο «Κωδικός από», γράψτε < 2

7 2. Επεξεργασία Εκτυπώσεων 2.1. Διαμόρφωση Αποτελεσμάτων Εκτύπωσης Έχοντας ορίσει στην οθόνη Κριτηρίων Αναζήτησης τις πληροφορίες που θέλετε να εκτυπώσετε, πατήστε και θα δείτε στην οθόνη σας το αποτέλεσμα της εκτύπωσης. Κάνοντας διπλό κλικ σε μία αναλυτική γραμμή του αποτελέσματος της εκτύπωσης, αυτόματα μεταφέρεστε στην οθόνη διαχείρισης της συγκεκριμένης εγγραφής. Εκεί μπορείτε να τροποποιήσετε ή να διαγράψετε την εγγραφή. Παρατηρείστε ότι υπάρχει δεύτερο Τoolbar το οποίο παρέχει πρόσθετες λειτουργίες με τις οποίες μπορείτε να επηρεάσετε το αποτέλεσμα της εκτύπωσης. Οι νέες αυτές λειτουργίες είναι: Προεπισκόπηση εκτύπωσης Κάνοντας κλικ στην επιλογή αυτή βλέπετε στην οθόνη, τον τρόπο εκτύπωσης στον εκτυπωτή, δηλαδή πως θα εμφανιστεί και πως θα σελιδοποιηθεί η εκτύπωση από τον εκτυπωτή (ισχύει μόνο για εκτυπώσεις σε Inkjet και Laser εκτυπωτές) Εκτύπωση Κάνοντας κλικ στην επιλογή αυτή ή πατώντας το, ξεκινάει η εκτύπωση στον εκτυπωτή, αφού πρώτα έχετε επιλέξει, από τους διαθέσιμους εκτυπωτές, σε ποιον θέλετε να κατευθύνετε την εκτύπωση Ανάκτηση δεδομένων Έχετε τη δυνατότητα να ανακτήσετε τα δεδομένα που έχετε αποκλείσει από την εκτύπωση (πχ από φιλτράρισμα ή κάνοντας διαγραφές αναλυτικών γραμμών). Με την ανάκτηση ουσιαστικά επιλέγετε ξανά τα δεδομένα όπως τα είχατε επιλέξει την πρώτη φορά Φιλτράρισμα Στο κάτω μέρος της οθόνης υπάρχει ένας πίνακας με τα πεδία βάσει των οποίων μπορείτε να φιλτράρετε. Κάντε κλικ στο πεδίο που θέλετε και αυτό θα εμφανιστεί σε μπλε φόντο. Ταυτόχρονα μεταφέρεται στο επάνω παράθυρο, το οποίο θα δεχτεί και την συνθήκη φιλτραρίσματος. πχ βρίσκεστε στην ΕΚΤΥΠΩΣΗ ΚΑΤΑΣΤΑΣΗΣ ΕΠΑΓΓΕΛΜΑΤΩΝ και έχετε εκδώσει την κατάσταση αυτή με όλα τα επαγγέλματα. Αν θελήσετε να δείτε τα επαγγέλματα που ο κωδικός τους είναι μικρότερος από τον κωδικό πχ 0010, τότε κάντε κλικ στο πεδίο «Κωδικός», κλικ στο «<» και γράψτε Πατώντας κλικ στο ΟΚ, η εμφάνιση των αποτελεσμάτων της εκτύπωσης αλλάζει. copyright Data Communication 3

8 Ο χρήστης θα πρέπει να προσέξει ένα βασικό κανόνα όταν διαμορφώνει τις συνθήκες που επιθυμεί. Επειδή το πεδίο που ελέγχει στην συνθήκη είναι αλφαριθμητικό οι τιμές που γράφονται θα πρέπει να βρίσκονται μέσα σε (quotes) Ταξινόμηση Επιλέγοντας το εικονίδιο εμφανίζεται η οθόνη ΚΑΘΑΡΙΣΜΟΣ ΠΕΔΙΩΝ ΤΑΞΙΝΟΜΗΣΗΣ. Η οθόνη αυτή έχει δύο στήλες. Στην αριστερή υπάρχουν όλα τα πεδία με τα οποία μπορείτε να ταξινομήσετε. Κάνοντας κλικ σε ένα από τα πεδία που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για ταξινόμηση, μεταφέρεται στην δεξιά στήλη με ένα βέλος που δείχνει προς τα επάνω. Το βέλος αυτό δείχνει ότι η ταξινόμηση θα γίνει με αύξουσα σειρά. Αν επιθυμείτε να γίνει με φθίνουσα σειρά, κάντε κλικ με το δεξί κουμπί του mouse οπότε το βέλος θα δείξει προς τα κάτω. Η ταξινόμηση θα γίνει με όσα πεδία έχουν μεταφερθεί στην δεξιά στήλη, και με την σειρά που έχουν μεταφερθεί. Μπορείτε να ταξινομήσετε (κατά αύξουσα ή φθίνουσα μορφή), το αποτέλεσμα μίας εκτύπωσης πατώντας κλικ στην επικεφαλίδα μίας από τις στήλες Κόκκινο χέρι Όταν η εκτύπωση έχει πάρα πολλά δεδομένα στο αποτέλεσμά της, αν θέλετε να σταματήσετε τη διαδικασία επεξεργασίας δεδομένων κάντε κλικ στο button με το κόκκινο χέρι. Εμφανίζεται μήνυμα για το αν θέλετε να σταματήσετε ή να συνεχίσετε Τα βέλη Το βέλος αριστερά με γραμμή, οδηγεί το χρήστη στην αρχή της κατάστασης. Το βέλος δεξιά με γραμμή, οδηγεί στο τέλος της κατάστασης. Το βέλος αριστερά, οδηγεί μία σελίδα πάνω από την γραμμή που βρίσκεται ο χρήστης. Το βέλος δεξιά, οδηγεί μία σελίδα κάτω από την γραμμή που βρίσκεται ο χρήστης Σμίκρυνση & Μεγέθυνση Κάθε φορά που κάνετε κλικ στην σμίκρυνση, μπορείτε να δείτε την κατάσταση σε πιο μικρή μορφή. Στη μεγέθυνση εμφανίζεται η κατάσταση σε μεγαλύτερη μορφή. 4

9 Εύρεση Επιλέγοντας Εύρεση, εμφανίζεται μία οθόνη που ζητάει να γράψετε το κείμενο ή τη λέξη που επιθυμείτε να εντοπίσετε. Αν θέλετε να υπάρξει ταίριασμα πεζών και κεφαλαίων χαρακτήρων, κάντε κλικ στο πεδίο αυτό, οπότε, το πρόγραμμα, θα σταματήσει σε οποιαδήποτε μορφή εντοπίσει το κείμενο / λέξη. copyright Data Communication 5

10 3. Πάγια 3.1. Διαχείριση Παγίων Στην επιλογή αυτή καταχωρούμε, διαχειριζόμαστε ή ακόμη και διαγράφουμε τα πάγια της επιχείρησης. Έχουμε τις παρακάτω οθόνες: Βασικά Στοιχεία Συμπληρώνουμε τα πεδία τα οποία είναι: Α/Α Ενημερώνεται αυτόματα και μας δίνει το νούμερο της καταχώρησης. Βάσει αυτού του αριθμού μπορούμε να καλέσουμε μια συγκεκριμένη καταχώρηση στην οθόνη, να την δούμε, να την τροποποιήσουμε ή ακόμη και να την διαγράψουμε. Αυτό γίνεται είτε πληκτρολογώντας το νούμερο της καταχώρησης στο πεδίο είτε αναζητώντας το. Κωδικός Λογαριασμού Δίνουμε τον κωδικό του λογαριασμού λογιστικής που αντιστοιχεί στο συγκεκριμένο πάγιο. Καταχωρείται είτε με πληκτρολόγηση είτε με αναζήτηση. Αυτόματα δίπλα εμφανίζεται, σε επισκιασμένο πεδίο, η περιγραφή του λογαριασμού. Κωδικός Προμηθευτή Δίνουμε τον κωδικό του προμηθευτή από τον οποίο έγινε η αγορά του παγίου. Καταχωρείται είτε με πληκτρολόγηση είτε με αναζήτηση. Αυτόματα δίπλα εμφανίζεται, σε επισκιασμένο πεδίο, η επωνυμία του. Περιγραφή Δίνουμε την περιγραφή του παγίου. Παραστατικό Δηλώνουμε το παραστατικό με το οποίο έγινε η αγορά του παγίου. Αν έχουμε ορίσει το είδος παραστατικού να είναι Από Πίνακα, τότε το επιλέγουμε από το παράθυρο αναζήτησης που υπάρχει και δίπλα συμπληρώνουμε και τον αριθμό του ή συμπληρώνεται αυτόματα αν πρόκειται για παραστατικό με αυτόματη αρίθμηση. Ημερομηνία Αγοράς Δίνουμε την ημερομηνία αγοράς του παγίου. Νόμος Δηλώνουμε τη νομοθεσία στην οποία υπόκειται το πάγιο. Υπάρχει παράθυρο αναζήτησης από το οποίο την επιλέγουμε. Ποσότητα Δίνουμε την ποσότητα του παγίου. Μπορούμε να έχουμε περισσότερες από μία ποσότητες σε ένα πάγιο όταν αυτό αποτελείται από πολλά κομμάτια, για παράδειγμα η αγορά καρεκλών γραφείου. 6

11 Κωδικός Συσχέτισης Δίνουμε έναν κωδικό που συσχετίζει το συγκεκριμένο πάγιο με κάποιο άλλο πάγιο. Καταχωρείται είτε με πληκτρολόγηση είτε με αναζήτηση. Είδος Απόσβεσης Δηλώνουμε το είδος απόσβεσης με το οποίο υπολογίζουμε την απόσβεση του παγίου, επιλέγοντας είτε το Σταθερή είτε το Φθίνουσα. Ποσοστό Κανονικής Απόσβεσης Δηλώνουμε το ποσοστό της κανονικής απόσβεσης του παγίου. Σε περίπτωση που ο χρήστης θέλει να κάνει συνολική απόσβεση ενός παγίου μέσα στο οικονομικό έτος αγοράς του, έχει τη δυνατότητα να βάλει 100% στο ποσοστό έτσι ώστε να επιτευχθεί η πλήρης απόσβεση του παγίου. Ποσοστό Extra Απόσβεσης Δηλώνουμε το ποσοστό σε περίπτωση πρόσθετης απόσβεσης του παγίου. Ημερομηνία Έναρξης Λειτουργίας Μεταφέρεται αυτόματα η ημερομηνία που έχουμε καταχωρήσει στο πεδίο Ημερομηνία Αγοράς. Ο χρήστης μπορεί να επέμβει και να καταχωρήσει διαφορετική ημερομηνία αφού η έναρξη λειτουργίας του παγίου μπορεί να γίνει αργότερα από την αγορά του. Αξία Αγοράς Δηλώνουμε το ποσό με το οποίο αγοράστηκε το συγκεκριμένο πάγιο σε Ευρώ. Λογαριασμός Απόσβεσης Δίνουμε το λογαριασμό του λογιστικού σχεδίου που ενημερώνεται όταν γίνεται αυτόματος υπολογισμός απόσβεσης του συγκεκριμένου παγίου στο τέλος του οικονομικού έτους. Δίνοντας τον κωδικό εμφανίζεται αυτόματα και η περιγραφή του λογαριασμού. Καταχωρείται είτε με πληκτρολόγηση είτε με αναζήτηση. Τοποθεσία Δηλώνουμε τον τόπο στον οποίο έχει γίνει η εγκατάσταση του παγίου (πχ έδρα ). Κέντρο Κόστους Δηλώνουμε το κέντρο κόστους του συγκεκριμένου παγίου. Υπάρχει παράθυρο αναζήτησης από το οποίο το επιλέγουμε. Ημερομηνία Τερματισμού Ζωής Δηλώνουμε την ημερομηνία που τερματίζεται η ζωή του παγίου. Αιτιολογία Τερματισμού Ζωής Δίνουμε την αιτιολογία που τερματίζεται η ζωή του παγίου. Υπάρχει παράθυρο αναζήτησης από το οποίο την επιλέγουμε. copyright Data Communication 7

12 Κινήσεις Αποσβέσεων Στο πάνω μέρος της οθόνης έχουμε δύο εικονίδια που αντιστοιχούν στη Δραχμή και στο Ευρώ, όπου επιλέγουμε το νόμισμα που θα δούμε τις κινήσεις αποσβέσεων. Εμφανίζονται οι αποσβέσεις που έχουν γίνει μέσω του αρχείου Πάγια\ Κύριες Εργασίες\ Υπολογισμός Αποσβέσεων. Ο χρήστης έχει τη δυνατότητα να επέμβει για διορθώσεις μόνο στα μη επισκιασμένα πεδία: Ημερομηνία Απόσβεσης Τιμή Αγοράς Τιμή Αναπροσαρμογής Συνολικό Κόστος Ποσοστό Κανονική Απόσβεση Ποσοστό Extra Απόσβεση Απόσβεση Αναπροσαρμογής Συνολική Απόσβεση Αναπόσβεστη Αξία 3.2. Υπολογισμός Αποσβέσεων Υπολογίζουμε τις αποσβέσεις. Πρέπει να συμπληρώσουμε το υποχρεωτικό πεδίο που είναι το Ημερομηνία Υπολογισμού Έως. Ημερομηνία Υπολογισμού Έως Δηλώνουμε την ημερομηνία που θέλουμε να κάνουμε υπολογισμό αποσβέσεων για τα συγκεκριμένα πάγια. Συνήθως είναι η τελευταία ημέρα του οικονομικού έτους. Ημερομηνία Αγοράς Δίνουμε τις ημερομηνίες αγοράς των παγίων. Κωδικός Λογαριασμού Δίνουμε τους κωδικούς λογαριασμών λογιστικής, των παγίων των οποίων θέλουμε να κάνουμε υπολογισμό αποσβέσεων. Καταχωρούνται είτε με πληκτρολόγηση είτε με αναζήτηση. Αριθμός Παγίου Δηλώνουμε τους αύξοντες αριθμούς καταχώρησης, από την επιλογή Πάγια\ Κύριες Εργασίες\ Διαχείριση Παγίων, των παγίων που θέλουμε να αποσβέσουμε. Καταχωρούνται είτε με πληκτρολόγηση είτε με αναζήτηση. Ημερομηνία Έναρξης Δίνουμε τις ημερομηνίες έναρξης λειτουργίας των παγίων που μπορεί να είναι 8

13 διαφορετικές από τις ημερομηνίες αγοράς τους. Κωδικός Συσχέτισης Δίνουμε τους κωδικούς συσχέτισης των παγίων. Είδος Απόσβεσης Δηλώνουμε το είδος απόσβεσης (σταθερή ή φθίνουσα), που έχει καταχωρηθεί στην επιλογή Πάγια\ Κύριες Εργασίες\ Διαχείριση Παγίων για τους συγκεκριμένους λογαριασμούς, με το οποίο θα υπολογιστούν οι αποσβέσεις. Κέντρο Κόστους Δηλώνουμε το κέντρο κόστους των παγίων. Υπάρχει παράθυρο αναζήτησης από το οποίο το επιλέγουμε. Νόμος Δηλώνουμε τη νομοθεσία στην οποία υπόκεινται τα συγκεκριμένα πάγια. Υπάρχει παράθυρο αναζήτησης από το οποίο την επιλέγουμε. Όλα τα παραπάνω πεδία αποτελούν κριτήρια με τα οποία κάνουμε επιλογή των παγίων που θέλουμε να αποσβεσθούν. Η επιλογή μπορεί να αποτελεί και συνδυασμό δύο ή περισσοτέρων κριτηρίων, πχ τα πάγια που αγοράστηκαν το 1998 και ανήκουν στην κατηγορία των επίπλων. Αφού καταχωρήσουμε τα στοιχεία που θέλουμε, πατώντας κλικ στο εικονίδιο Έναρξη Υπολογισμού αρχίζει ο υπολογισμός των αποσβέσεων. Σε περίπτωση που έχουμε κάνει κάποιο λάθος μπορούμε με την ίδια διαδικασία αφού έχουμε κάνει τις διορθώσεις μας, να υπολογίσουμε ξανά τις αποσβέσεις αρκεί να αλλάξουμε την ημερομηνία. Το πρόγραμμα θα διαγράψει αυτόματα τις παλιές αποσβέσεις και θα φέρει της νέες. copyright Data Communication 9

14 4. Αξιόγραφα 4.1. Διαχείριση Αξιογράφων Σε αυτό το αρχείο καταχωρούμε, τροποποιούμε ή ακόμη και διαγράφουμε τα αξιόγραφα. Έχουμε τις εξής οθόνες: Βασικά Συμπληρώνουμε τα πεδία που είναι τα εξής: Α/Α Είναι ο αύξων αριθμός καταχώρησης του αξιογράφου, ο οποίος ενημερώνεται αυτόματα. Μπορούμε και από το πεδίο αυτό να κάνουμε αναζήτηση ενός υπάρχοντος αξιογράφου, είτε με πληκτρολόγηση είτε με αναζήτηση. Αριθμός Δίνουμε τον αριθμό που αναγράφεται στο αξιόγραφο. Βάσει αυτού του αριθμού μπορούμε να καλέσουμε ένα υπάρχον αξιόγραφο στην οθόνη είτε με πληκτρολόγηση είτε με αναζήτηση. Είδος Δηλώνουμε το είδος του συγκεκριμένου αξιογράφου. Υπάρχει παράθυρο αναζήτησης από το οποίο το επιλέγουμε. Ημερομηνία Λήξης Δίνουμε την ημερομηνία λήξης του αξιογράφου. Τράπεζα Δηλώνουμε την τράπεζα που αφορά το συγκεκριμένο αξιόγραφο. Υπάρχει παράθυρο αναζήτησης από το οποίο την επιλέγουμε. Αν έχουν καταχωρηθεί τα απαραίτητα στοιχεία στην επιλογή Αξιόγραφα\ Πίνακες\ Τράπεζες τότε τα πεδία Υποκατάστημα και Αριθμός Λογαριασμού ενημερώνονται αυτόματα. Υποκατάστημα Δηλώνουμε το υποκατάστημα της τράπεζας που αφορά το συγκεκριμένο αξιόγραφο. Υπάρχει παράθυρο αναζήτησης από το οποίο το επιλέγουμε. Αριθμός Λογαριασμού Δίνουμε τον τραπεζικό αριθμό λογαριασμού που αφορά το συγκεκριμένο αξιόγραφο. Υπάρχει παράθυρο αναζήτησης από το οποίο τον επιλέγουμε. Ποσό (Ευρώ) Δίνουμε το ποσό του αξιογράφου σε Ευρώ. Ημερομηνία- Ισοτιμία Δίνουμε την ημερομηνία (παραλαβής του αξιογράφου) και αυτόματα ενημερώνεται 10

15 η ισοτιμία του Ευρώ σε Δραχμές, με δικαίωμα όμως παρέμβασης του χρήστη. Τύπος Δηλώνουμε το είδος του συναλλασσόμενου. Υπάρχει παράθυρο αναζήτησης από το οποίο επιλέγουμε: Πελάτης, Προμηθευτής, Τράπεζα, Η Εταιρία ή Άλλοι. Εκδότης Δηλώνουμε τον κωδικό του εκδότη. Καταχωρείται είτε με πληκτρολόγηση είτε με αναζήτηση. Μόλις καταχωρήσουμε τον κωδικό αυτόματα ενημερώνονται τα στοιχεία του εκδότη που είναι: Επωνυμία, Πόλη, Τ.Κ., Διεύθυνση, Τηλέφωνα, Fax, ΑΦΜ Σχόλια Έχουμε τη δυνατότητα να γράψουμε σε ελεύθερο κείμενο κάποια σχόλια για προσωπική μας χρήση. Κινήσεις Βλέπουμε σε επισκιασμένα πεδία πληροφορίες που αφορούν το συγκεκριμένο αξιόγραφο και έχουν καταχωρηθεί κατά την κίνηση των αξιογράφων στην επιλογή Αξιόγραφα\ Κύριες Εργασίες\ Κινήσεις Αξιογράφων. Τα πεδία αυτά είναι: Ημερομηνία Λήψης, Ημερομηνία Εξόφλησης, Κατάσταση, Παραστατικό, Αριθμός, και Υπόλοιπο (Δραχμές, Ευρώ). Σε περίπτωση που έχουμε τμηματική εξόφληση του αξιογράφου, τα ποσά που λαμβάνουμε αθροίζονται αυτόματα από το πρόγραμμα και στο Υπόλοιπο έχουμε τη διαφορά του ποσού αποπληρωμής με την καθαρή αξία του αξιόγραφου. Τέλος, στο κάτω μέρος της οθόνης βλέπουμε τις κινήσεις αναλυτικότερα στις εξής γραμμές: Α/Α Κωδικός Περιγραφή Κίνησης Αξία Αξιογράφου (ΔΡΧ) Ημερομηνία Παραστατικό Αριθμός Παραστατικού Συναλλασσόμενος Περιγραφή Συναλλασσόμενου Αξία Αξιόγραφου (Ευρώ) Κωδικός Πινακίου Κωδικός Παραστατικού Αιτιολογία copyright Data Communication 11

16 4.2. Κινήσεις Αξιογράφων Στο αρχείο αυτό καταγράφουμε την κίνηση των αξιογράφων. Την κίνηση την χωρίζουμε σε δύο κατηγορίες: αυτήν που αναφέρεται στην Έκδοση αξιογράφων, αυτήν που αναφέρεται στη Λήψη αξιογράφων. Η επιλογή της κατηγορίας γίνεται από το εικονίδιο επάνω δεξιά της οθόνης. Ο χρήστης πρέπει να συμπληρώσει τα παρακάτω πεδία καθώς και τις γραμμές της κίνησης. Α/Α Ενημερώνεται αυτόματα και μας δείχνει το νούμερο καταχώρησης της κίνησης αξιογράφου. Βάσει αυτού του αριθμού μπορούμε να καλέσουμε μια συγκεκριμένη κίνηση στην οθόνη, να την δούμε, να την τροποποιήσουμε ή ακόμη και να την διαγράψουμε. Αυτό γίνεται είτε πληκτρολογώντας το νούμερο της κίνησης στο πεδίο είτε αναζητώντας το. Ημερομηνία Δίνουμε την ημερομηνία κατά την οποία έγινε η κίνηση του αξιογράφου. Πατώντας <Enter> μεταφέρεται η τρέχουσα ημερομηνία. Ισοτιμία Μόλις καταχωρούμε την ημερομηνία εμφανίζεται αυτόματα σε επισκιασμένο πεδίο η ισοτιμία του Ευρώ σε σύγκριση με τη Δραχμή. Παραστατικό Δηλώνουμε το παραστατικό, με το οποίο έχει γίνει η αγορά ή η πώληση. Υπάρχει παράθυρο αναζήτησης από το οποίο το επιλέγουμε. Σειρά-Αριθμός Δίνουμε τη σειρά και τον αριθμό του παραστατικού. Αν εκδίδουμε εμείς τα παραστατικά, το πρόγραμμα θα δώσει αυτόματα τη σειρά που έχει καθοριστεί στο αρχείο παραστατικών για το συγκεκριμένο παραστατικό, επομένως ο χρήστης δεν έχει δυνατότητα παρέμβασης. Αιτιολογία Δίνουμε οποιαδήποτε διευκρίνιση χρειαζόμαστε για την συγκεκριμένη κίνηση. Κωδικός Κίνησης Δηλώνουμε τον κωδικό κίνησης ο οποίος καθορίζει το είδος της κίνησης του αξιογράφου καθώς και τη σύνδεση του με τους λογαριασμούς λογιστικής. Υπάρχει παράθυρο αναζήτησης από το οποίο τον επιλέγουμε. Είδος Συναλλασσόμενου Ανάλογα με τον κωδικό κίνησης που έχει δηλωθεί στο προηγούμενο πεδίο μεταφέρεται και το είδος συναλλασσόμενου που έχει καταχωρηθεί στον συγκεκριμένο κωδικό. Το είδος συναλλασσομένου μας δείχνει με ποιον συναλλασσόμαστε για το συγκεκριμένο αξιόγραφο. Υπάρχει οθόνη αναζήτησης από 12

17 την οποία επιλέγουμε: Πελάτης, Προμηθευτής, Τράπεζα, Η Εταιρία ή Άλλοι. Ανάλογα με τον συναλλασσόμενο που δηλώνεται ανοίγουν και αντίστοιχα υποχρεωτικά πεδία για να καταχωρίσουμε τα στοιχεία του. Έχουμε και τα εξής πεδία στις γραμμές καταχώρησης: Α/Α Αριθμός Αξιογράφου Αξία (ΔΡΧ) Αξία (Ευρώ) Στο κάτω μέρος της οθόνης εμφανίζονται τα επισκιασμένα πεδία η αξία του αξιογράφου σε Δραχμές και Ευρώ Κωδικοί Κίνησης Αξιογράφων Δημιουργούμε τους κωδικούς κινήσεων οι οποίοι καθορίζουν την κίνηση των αξιογράφων. Συμπληρώνουμε τα πεδία που είναι τα εξής: Κωδικός Δίνουμε τον κωδικό της κίνησης. Περιγραφή Δίνουμε μια σχετική με την κίνηση περιγραφή. Σύντομη Περιγραφή Δίνουμε αν θέλουμε και μια σύντομη περιγραφή. Είδος Συναλλασσομένου Δηλώνουμε με ποιον συναλλασσόμαστε. Υπάρχει παράθυρο αναζήτησης από το οποίο επιλέγουμε: Πελάτης, Προμηθευτής, Τράπεζα, H Εταιρία ή Άλλοι. Προηγούμενη Κατάσταση Δηλώνουμε την υπάρχουσα κατάσταση του αξιογράφου. Υπάρχει παράθυρο αναζήτησης από το οποίο την επιλέγουμε. Παρούσα Κατάσταση Δηλώνουμε την κατάσταση στην οποία θα επέλθει το αξιόγραφο. Υπάρχει παράθυρο αναζήτησης από το οποίο την επιλέγουμε. Λογαριασμός Λογιστικής Μπορούμε να κάνουμε σύνδεση του κωδικού κίνησης των αξιογράφων με συγκεκριμένο λογαριασμό λογιστικής. Εάν δηλώσουμε Ναι στη Χρέωση ή στη Πίστωση τότε λέμε στην κίνηση να ενημερώσει ανάλογα το λογαριασμό του συναλλασσόμενου, οπότε το πεδίο Κωδικός του λογαριασμού επισκιάζεται. Αν δηλώσουμε Όχι τότε ορίζουμε εμείς ποιος λογαριασμός λογιστικής θα ενημερώνεται, οπότε συμπληρώνουμε τον κωδικό λογαριασμού είτε με πληκτρολόγηση είτε με αναζήτηση και δηλώνουμε αν θα ενημερώνεται αναλυτικά copyright Data Communication 13

18 ο λογαριασμός συμπληρώνοντας το πεδίο Αναλυτικά με Ναι ή Όχι ανάλογα. Η περιγραφή του λογαριασμού ενημερώνεται αυτόματα. Μπορούμε να μην ενημερώσουμε καθόλου το λογαριασμό του συναλλασσόμενου δηλώνοντας Όχι και στη Χρέωση και στη Πίστωση. Όταν όμως τον ενημερώνουμε συμπληρώνουμε υποχρεωτικά και τον Κωδικό Κίνησης, που δείχνει το είδος της λογιστικής κίνησης του λογαριασμού, επιλέγοντας τον από το παράθυρο αναζήτησης. Όταν δεν θέλουμε η κίνηση να ενημερώσει λογιστική δεν συμπληρώνουμε ούτε λογαριασμούς ούτε κωδικό κίνησης, αφήνουμε δηλαδή όλα τα πεδία κενά. 14

19 5. Παράμετροι Εταιρίας 5.1.Παράμετροι Εταιρίας Στην επιλογή αυτή βλέπουμε συγκεντρωμένα τα παραμετρικά στοιχεία που αφορούν την εταιρία. Τα στοιχεία αυτά είναι απαραίτητα για την ομαλή λειτουργία του προγράμματος και για αυτό πρέπει να συμπληρώνονται με απόλυτη προσοχή. Έχουμε τις εξής οθόνες: Βασικά Έχουμε τα εξής πεδία: Κατηγορία ΦΠΑ Δηλώνουμε το καθεστώς ΦΠΑ της εταιρίας όπως αυτό έχει οριστεί στην επιλογή Παράμετροι\ Διαχείριση Εταιριών\ Δημιουργία Διαγραφή Εταιρίας. Λογαριασμός Λογιστικής Δηλώνουμε τη μορφή που θα παίρνει ο κωδικός του λογαριασμού της γενικής λογιστικής, όπως αυτή έχει οριστεί στην επιλογή Παράμετροι\ Διαχείριση Εταιριών\ Μάσκα Κωδικών Λογαριασμών. Κωδικός Πελάτη Δηλώνουμε τη μορφή που θα παίρνει ο κωδικός του πελάτη, όπως αυτή έχει οριστεί από την επιλογή Παράμετροι\ Διαχείριση Εταιριών\ Μάσκα Κωδικών Ειδών Πελατών - Προμηθευτών. Κωδικός Είδους Δηλώνουμε τη μορφή που θα παίρνει ο κωδικός του είδους, όπως αυτή έχει οριστεί από την επιλογή Παράμετροι\ Διαχείριση Εταιριών\ Μάσκα Κωδικών Ειδών Πελατών - Προμηθευτών. Κωδικός Αξιογράφου Δηλώνουμε τη μορφή που θα παίρνει ο κωδικός αξιόγραφων. Βαθμός Λογαριασμού Δηλώνουμε τον αριθμό των βαθμών ανάλυσης που θα έχει ο κωδικός λογαριασμού της γενικής λογιστικής. 1ος Βάθμιος - 4ος Βάθμιος Ανάλογα με τον αριθμό των βαθμών ανάλυσης συμπληρώνουμε τα πεδία με τη μορφή του κωδικού του λογαριασμού της γενικής λογιστικής. copyright Data Communication 15

20 Λοιπά Πωλήσεις Από Πωλήσεις Έως Ορίζουμε από πού θα αρχίζουν ως που θα τελειώνουν οι κωδικοί λογαριασμών της γενικής λογιστικής που αφορούν τις πωλήσεις. Αγορές Από Αγορές Έως Ορίζουμε από πού θα αρχίζουν ως που θα τελειώνουν οι κωδικοί λογαριασμών της γενικής λογιστικής που αφορούν τις αγορές. Επιταγές Πληρωτέες Από Επιταγές Πληρωτέες Έως Ορίζουμε από πού θα αρχίζουν ως που θα τελειώνουν οι κωδικοί λογαριασμών της γενικής λογιστικής που αφορούν τις πληρωτέες επιταγές. Επιταγές Εισπρακτέες Από Επιταγές Εισπρακτέες Έως Ορίζουμε από πού θα αρχίζουν ως που θα τελειώνουν οι κωδικοί λογαριασμών της γενικής λογιστικής που αφορούν τις εισπρακτέες επιταγές. Αξιόγραφα Πληρωτέα Από Αξιόγραφα Πληρωτέα Έως Ορίζουμε από πού θα αρχίζουν ως που θα τελειώνουν οι κωδικοί λογαριασμών της γενικής λογιστικής που αφορούν τα πληρωτέα αξιόγραφα. Αξιόγραφα Εισπρακτέα Από Αξιόγραφα Εισπρακτέα Έως Ορίζουμε από πού θα αρχίζουν ως που θα τελειώνουν οι κωδικοί λογαριασμών της γενικής λογιστικής που αφορούν τα εισπρακτέα αξιόγραφα. Λογαριασμός Κλεισίματος Ορίζουμε τον κωδικό του λογαριασμού της γενικής λογιστικής που χρησιμοποιείται κατά το κλείσιμο των βιβλίων. Λογαριασμός Ανοίγματος Ορίζουμε τον κωδικό του λογαριασμού της γενικής λογιστικής που χρησιμοποιείται κατά το άνοιγμα των βιβλίων. Πρωτοβάθμιος Πελατών Ορίζουμε τον κωδικό του πρωτοβάθμιου λογαριασμού της γενικής λογιστικής που αφορά τους πελάτες. Πρωτοβάθμιος Προμηθευτών Ορίζουμε τον κωδικό του πρωτοβάθμιου λογαριασμού της γενικής λογιστικής που αφορά τους προμηθευτές. Βαθμός Λογαριασμού Πελάτη Εμφανίζεται σε επισκιασμένο πεδίο, επομένως ο χρήστης δεν έχει δικαίωμα παρέμβασης, ο αριθμός των βαθμών ανάλυσης που θα έχει ο κωδικός λογαριασμού της γενικής λογιστικής που αφορά τους πελάτες. Βαθμός Λογαριασμού Προμηθευτή Εμφανίζεται σε επισκιασμένο πεδίο, επομένως ο χρήστης δεν έχει δικαίωμα παρέμβασης, ο αριθμός των βαθμών ανάλυσης που θα έχει ο κωδικός λογαριασμού 16

21 της γενικής λογιστικής που αφορά τους προμηθευτές Ταμεία Εταιρίας Στην επιλογή αυτή καταχωρούμε τα ταμεία της εταιρίας. Δίνουμε τον κωδικό λογαριασμού της γενικής λογιστικής του ταμείου. Καταχωρείται είτε με πληκτρολόγηση είτε με αναζήτηση. Αυτόματα ενημερώνεται στο διπλανό πεδίο και η περιγραφή του λογαριασμού Λογαριασμοί ΚΕΠΥΟ Ορίζουμε ποιες ομάδες λογαριασμών της γενικής λογιστικής θα είναι υπόχρεοι υποβολής ΜΥΦ. Συμπληρώνουμε, όπως πάντα, το υποχρεωτικό πεδίο που είναι το Κωδικός Λογαριασμού Λογιστικής, είτε με πληκτρολόγηση είτε με αναζήτηση. Αυτόματα ενημερώνεται το επισκιασμένο πεδίο Περιγραφή Λογαριασμού Λογιστικής. Στη συνέχεια ορίζουμε ποια ΜΥΦ Αγορές / Πωλήσεις ενημερώνουν και αν οι λογαριασμοί είναι υπόχρεοι για Υποβολή ΜΥΦ, επιλέγοντας από τα παράθυρα αναζήτησης που υπάρχουν Ποσοστά ΦΠΑ Δημιουργούμε τα ποσοστά των λογαριασμών του ΦΠΑ, συμπληρώνοντας τα υποχρεωτικά πεδία που είναι: Κωδικός Περιγραφή Ποσοστό 5.5. Μάσκες Λογαριασμών Δημιουργούμε τη μορφή του κωδικού των λογαριασμών της γενικής λογιστικής. Ο καθορισμός του κωδικού γίνεται για κάθε βαθμό ξεχωριστά, από τον πρώτο έως και τον τελευταίο βαθμό ανάλυσης που έχει η εταιρία. Υπάρχει η δυνατότητα για μέχρι δέκα βαθμούς ανάλυσης του κωδικού. Για τον ορισμό των μορφών των κωδικών χρησιμοποιούμε τους εξής χαρακτήρες: Α (Λατινικοί χαρακτήρες στα ΚΕΦΑΛΑΙΑ) Σημαίνει αλφαριθμητικός χαρακτήρας, δηλαδή αν δώσω ΑΑΑ τότε ο κωδικός θα παίρνει υποχρεωτικά τρεις αλφαριθμητικούς χαρακτήρες. (Γράμματα ή αριθμούς). Χ (Λατινικοί χαρακτήρες στα ΚΕΦΑΛΑΙΑ) Σημαίνει αλφαριθμητικούς χαρακτήρες αλλά αν δώσω ΧΧΧ σημαίνει ότι ο κωδικός μπορεί να είναι είτε ένας χαρακτήρας, είτε δύο χαρακτήρες, είτε τρεις χαρακτήρες. (Γράμματα ή αριθμούς). copyright Data Communication 17

22 Ν (Λατινικοί χαρακτήρες στα ΚΕΦΑΛΑΙΑ) Σημαίνει αριθμητικοί χαρακτήρες, δηλαδή αν δώσω ΝΝΝ τότε ο κωδικός θα παίρνει υποχρεωτικά τρεις αριθμητικούς χαρακτήρες. Μπορούμε βέβαια να χρησιμοποιήσουμε και τους τρεις παραπάνω τρόπους για ένα κωδικό. Μπορούμε ακόμη να χρησιμοποιήσουμε και τους παρακάτω χαρακτήρες για να διαμορφώσουμε ένα κωδικό ( /,\,-,_) Μάσκες Ειδών / Πελατών / Προμηθευτών Δημιουργούμε τη μορφή που θα έχουν οι κωδικοί του είδους και του πελάτη / προμηθευτή. Ταυτόχρονα βλέπουμε σε επισκιασμένο πεδίο, επομένως ο χρήστης δεν μπορεί να παρέμβει, τη μορφή του κωδικού του λογαριασμού γενικής λογιστικής. Για τον ορισμό των μορφών των κωδικών ισχύουν τα ίδια που περιγράφηκαν στην επιλογή Παράμετροι\ Διαχείριση Εταιριών\ Μάσκα Κωδικών Λογαριασμών Μάσκες Ημερομηνιών Δημιουργούμε τη μορφή που θα εμφανίζεται η ημερομηνία στην καταχώρηση και στην εκτύπωση. Αλλαγές μπορώ να κάνω ακόμα και αν έχουν γίνει καταχωρήσεις. Ημερομηνία Καταχώρησης Στο πεδίο Μορφή Ημερομηνίας υπάρχει παράθυρο αναζήτησης από το οποίο επιλέγουμε τη μορφή με την οποία θα εμφανίζεται η ημερομηνία καταχώρησης. Στο πεδίο Εμφάνιση Ημερομηνίας εμφανίζεται αυτόματα υπόδειγμα της φόρμας που έχουμε επιλέξει. Ημερομηνία Εκτύπωσης Στο πεδίο Μορφή Ημερομηνίας υπάρχει παράθυρο αναζήτησης από το οποίο επιλέγουμε τη μορφή με την οποία θα εμφανίζεται η ημερομηνία εκτύπωσης. Στο πεδίο Εκτύπωση Ημερομηνίας εμφανίζεται αυτόματα υπόδειγμα της φόρμας που έχουμε επιλέξει Μάσκες Αριθμητικών Πεδίων Δημιουργούμε ή αλλάζουμε τη μάσκα με την οποία θα εμφανίζονται τα αριθμητικά πεδία, δηλαδή πόσα ψηφία θα υπάρχουν σε κάθε πεδίο καθώς και πόσα δεκαδικά θα έχουν. Ο ορισμός αφορά τις εξής μορφές: Θετική Αρνητική Μηδενική Κενό και γίνεται για κάθε μορφή ξεχωριστά. 18

23 Για να χωρίσουμε τα ακέραια ψηφία από τα δεκαδικά χρησιμοποιούμε την (.) και για να χωρίσουμε τις δεκάδες από τις εκατοντάδες κοκ χρησιμοποιούμε το (,). Το σύμβολο για το αρνητικό είναι το (-). Για κάθε αριθμητικό ψηφίο χρησιμοποιούμε το (#). Μέσω του πεδίου Δοκιμή της Μορφής μπορούμε να δούμε με παραδείγματα πώς θα εμφανίζεται το αριθμητικό πεδίο με τη μάσκα που καταχωρήσαμε. copyright Data Communication 19

24 6. Ειδικές Λειτουργίες της Εφαρμογής 6.1. Σύνδεση Τιμολόγησης Λογιστικής Στην επιλογή αυτήν κάνουμε την σύνδεση της τιμολόγησης με τους λογαριασμούς του λογιστικού σχεδίου ώστε οι εγγραφές της γενικής λογιστικής και οι ενημερώσεις ΦΠΑ, να γίνονται αυτόματα χωρίς ο χειριστής να κάνει καθόλου πρόσθετη εργασία. Συμπληρώνουμε τα εξής πεδία: Παραστατικό Δίνουμε το παραστατικό, από αυτά που έχουμε δημιουργήσει στην επιλογή Παράμετροι\ Διαχείριση Εταιριών\ Παραστατικά Εταιρίας, το οποίο αφορά η συγκεκριμένη σύνδεση που θέλουμε να κάνουμε. Υπάρχει παράθυρο αναζήτησης από το οποίο το επιλέγουμε. Κατηγορία Δίνουμε την κατηγορία, από αυτές που έχουμε δημιουργήσει στην επιλογή Αποθήκη\ Πίνακες\ Κατηγορίες Ειδών, στην οποία ανήκει το είδος που αφορά η συγκεκριμένη σύνδεση που θέλουμε να κάνουμε. Υπάρχει παράθυρο αναζήτησης από το οποίο την επιλέγουμε. Κωδικός Κίνησης Δίνουμε τον κωδικό κίνησης της γενικής λογιστικής, από αυτούς που έχουμε δημιουργήσει στην επιλογή Οικονομική Διαχείριση\ Πίνακες\ Κωδικοί Κίνησης, ο οποίος ορίζει το είδος της κίνησης που κάνουμε καθώς και το ημερολόγιο που θα ενημερωθεί. Υπάρχει παράθυρο αναζήτησης από το οποίο τον επιλέγουμε. Μόλις συμπληρώσουμε το παραστατικό και την κατηγορία δημιουργείται ένας πίνακας που περιέχει θέσεις για λογαριασμούς γενικής λογιστικής, που αφορούν την Αγορά και τις Πωλήσεις, σε σχέση με τους διαφορετικούς συντελεστές ΦΠΑ, που έχουμε δημιουργήσει στην επιλογή Παράμετροι\ Διαχείριση Εταιριών\ Ποσοστά ΦΠΑ (8%, 18% κτλ). Κάθε θέση του πίνακα πρέπει να περιέχει το λογαριασμό του λογιστικού σχεδίου που θα κινηθεί κατά την καταχώριση μιας κίνησης, σύμφωνα με αυτά που συμπληρώσαμε στα παραπάνω πεδία, στην γραμμή όπου υπάρχει ο αντίστοιχος συντελεστής ΦΠΑ και που αφορά τον συγκεκριμένο λογαριασμό αγοράς ή πώλησης Σχεδιασμός Βιβλίου Εσόδων Εξόδων Στην επιλογή αυτή μορφοποιούμε το βιβλίο των εσόδων και εξόδων. Ο σχεδιασμός του γίνεται αυτόματα με το που θα κινηθεί για πρώτη φορά ένας λογαριασμός, χωρίς να απαιτείται ορισμός στηλών και παραμετροποίηση. Συμπληρώνουμε τα πεδία: Βιβλίο Ορίζουμε το βιβλίο, εσόδων ή εξόδων, του οποίου κάνουμε τον σχεδιασμό. Το επιλέγουμε από το παράθυρο αναζήτησης που υπάρχει. 20

25 Αριθμός Εκτυπωμένων Στηλών Ορίζουμε τον αριθμό των λογαριασμών που θα εμφανίζονται σε κάθε εκτυπωμένη σελίδα του συγκεκριμένου βιβλίου. Αφού συμπληρώσουμε τα παραπάνω πεδία εμφανίζονται αυτόματα σε πίνακα οι λογαριασμοί που έχουμε κινήσει ενημερώνοντας τα παρακάτω στοιχεία: Κωδικός Εμφανίζεται σε επισκιασμένο πεδίο, επομένως ο χρήστης δεν έχει δυνατότητα παρέμβασης, ο κωδικός του λογαριασμού λογιστικής που έχει κινηθεί. Περιγραφή Εμφανίζεται σε επισκιασμένο πεδίο, επομένως ο χρήστης δεν έχει δυνατότητα παρέμβασης, η περιγραφή του λογαριασμού λογιστικής που έχει κινηθεί. Τίτλος Βιβλίου 1 Έχουμε τη δυνατότητα να καθορίσουμε την επικεφαλίδα του λογαριασμού που θα τυπωθεί στο επίσημο βιβλίο Εσόδων Εξόδων, σε δύο γραμμές. Πρέπει να επισημάνουμε ότι οι αλλαγές εδώ επηρεάζουν την περιγραφή του λογαριασμού μόνο στην συγκεκριμένη εταιρία και όχι στο ενιαίο γενικό λογιστικό σχέδιο. Στο πεδίο αυτό ορίζουμε την πρώτη γραμμή επικεφαλίδας του λογαριασμού. Τίτλος Βιβλίου 2 Ορίζουμε την δεύτερη γραμμή επικεφαλίδας του λογαριασμού. Σειρά Εμφάνισης Δηλώνουμε τη σειρά με την οποία θα εμφανίζονται από αριστερά σε στήλες οι λογαριασμοί που έχουν κινηθεί. Συνιστούμε αν κάνουμε κάποια αλλαγή στην σειρά που βάζει αυτόματα το πρόγραμμα να οριστεί η σειρά κατά δεκάδες ώστε αν αργότερα θελήσουμε να προσθέσουμε ανάμεσα σε δύο προϋπάρχοντες λογαριασμούς ένα νέο, να είναι αυτό εφικτό (αυτό κάνει και το πρόγραμμα αυτόματα). Παραστατικό Μπορούμε να ορίσουμε ένα παραστατικό από το οποίο θα ενημερώνεται ο συγκεκριμένος λογαριασμός και θα εμφανίζεται αυτόματα στο πεδίο ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΟ μόλις επιλέγουμε τον λογαριασμό στην επιλογή Έσοδα-Έξοδα\ Κύριες Εργασίες\ Καταχώρηση Κινήσεων (πχ στον λογαριασμό που κινούμε για την καταχώρηση τιμολογίων να φέρνει πάντα το παραστατικό ΔΑ-ΤΙΜ ). Πελάτης Μπορούμε να ορίσουμε ένα πελάτη τον οποίο θα ενημερώνει ο συγκεκριμένος λογαριασμός και θα εμφανίζεται αυτόματα στο αντίστοιχο πεδίο μόλις επιλέγουμε τον λογαριασμό στην επιλογή Έσοδα-Έξοδα\ Κύριες Εργασίες\ Καταχώρηση Κινήσεων (όπως για παράδειγμα τον ΠΕΛΑΤΗ ΛΙΑΝΙΚΗΣ για τα ΖΗΤΑ). Επώνυμο(ια) Μόλις καταχωρήσουμε τον κωδικό του πελάτη εμφανίζεται αυτόματα, σε επισκιασμένο πεδίο, το επώνυμο(ια) του. Ο χρήστης δεν έχει δυνατότητα copyright Data Communication 21

26 παρέμβασης. Κατηγορία Προϋπολογισμού Ορίζουμε την κατηγορία προϋπολογισμού, από αυτές που έχουμε δημιουργήσει στην επιλογή Προϋπολογισμοί\ Πίνακες\ Ομάδες Λογαριασμών, που θα ενημερώνεται από την κίνηση του συγκεκριμένου λογαριασμού. Αυτόματη Εξόφληση Επιλέγοντας Ναι ορίζουμε ότι ο συγκεκριμένος λογαριασμός θα εξοφλείται αυτόματα. Κατά την καταχώρηση δηλαδή της κίνησης θα κάνει και εξόφληση ΜΕΤΡΗΤΟΙΣ Ενημέρωση Ισοζυγίου από Κινήσεις Η επιλογή αυτή μας δίνει τη δυνατότητα να ενημερώσουμε αυτόματα τα ισοζύγιά μας από τις κινήσεις της λογιστικής. Η δυνατότητα αυτή έχει χρήση στις περιπτώσεις μεταφοράς δεδομένων από εφαρμογές DOS. Ενημέρωση Λογιστικής Τσεκάροντας δηλώνουμε ότι θέλουμε να ενημερωθούν τα ισοζύγια της λογιστικής από τις κινήσεις. Ενημέρωση Αποθήκης Τσεκάροντας δηλώνουμε ότι θέλουμε να ενημερωθούν τα ισοζύγια της λογιστικής από τις κινήσεις. Εφόσον δηλώσουμε τις ενημερώσεις που θέλουμε να κάνουμε, κάνουμε κλικ στο πλήκτρο Εκτέλεση Κινήσεις Συμφωνίας Δρχ Ευρώ Πολλές φορές υπάρχουν διαφορές μεταξύ των ισοζυγίων Δραχμών και ΕΥΡΩ, που προκύπτουν από τη στρογγυλοποίηση της ισοτιμίας των δύο νομισμάτων. Το πρόγραμμα δίνει τη δυνατότητα μέσω της επιλογής αυτής να κάνουμε εγγραφές συμφωνίας ώστε να παρακάμπτονται αυτές οι διαφορές. Χρήση Επιλέγουμε τη χρήση από την οθόνη αναζήτησης που υπάρχει. Μήνας / Έτος Δίνουμε το μήνα και το έτος που έχουν επισημανθεί διαφορές στα ισοζύγια με νόμισμα ΕΥΡΩ. Λογαριασμός Πίστωσης Δίνουμε το λογαριασμό της γενικής λογιστικής που πιστώνουμε κατά την συγκεκριμένη κίνηση. Καταχωρείται είτε με πληκτρολόγηση είτε με αναζήτηση. Λογαριασμός Χρέωσης Δίνουμε το λογαριασμό της γενικής λογιστικής που χρεώνουμε κατά την 22

27 συγκεκριμένη κίνηση. Καταχωρείται είτε με πληκτρολόγηση είτε με αναζήτηση. Ημερομηνία Εγγραφών Δίνουμε την ημερομηνία καταχώρησης της εγγραφής συμφωνίας. Το πρόγραμμα καταχωρεί αυτόματα την τρέχουσα ημερομηνία, με δικαίωμα όμως παρέμβασης του χρήστη. Κωδικός Κίνησης Δίνουμε το κωδικό κίνησης που αφορά τη συγκεκριμένη εγγραφή. Παραστατικό Δίνουμε το παραστατικό που αφορά τη συγκεκριμένη εγγραφή. Αιτιολογία Δίνουμε μια σχετική με την εγγραφή αιτιολογία. Αφού συμπληρώσουμε όλα τα παραπάνω υποχρεωτικά πεδία κάνουμε κλικ στο πλήκτρο Ενημέρωση ώστε να πραγματοποιηθεί η συγκεκριμένη εγγραφή Διαγραφή Κινήσεων Συμφωνίας Δρχ Ευρώ Μέσω της επιλογής αυτή διαγράφουμε τις εγγραφές συμφωνίας των ισοζυγίων μεταξύ Δραχμής και ΕΥΡΩ. Συμπληρώνουμε τα υποχρεωτικά πεδία: Χρήση Ημερομηνία Εγγραφών Αφού συμπληρώσουμε τα πεδία που αποτελούν κριτήρια για την επιλογή των κινήσεων συμφωνίας Δραχμών και ΕΥΡΩ που θέλουμε να διαγράψουμε, κάνουμε κλικ στο πλήκτρο Διαγραφή Κλείδωμα Λογαριασμών ανά Παραστατικό Στην επιλογή αυτή έχουμε τη δυνατότητα να κλειδώσουμε τους λογαριασμούς της γενικής λογιστικής ανά παραστατικό. Δηλ. όταν κινούμε ένα συγκεκριμένο παραστατικό μπορούμε για ασφάλεια να δηλώσουμε ότι ο λογαριασμός λογιστικής που έχουμε συνδέσει θα χρεώνεται ή θα πιστώνεται μόνο. Ακολουθούμε την εξής διαδικασία: Δηλώνουμε το Παραστατικό για το οποίο θα κλειδώσουμε τους λογαριασμούς, από το παράθυρο αναζήτησης που υπάρχει. Από κάτω συμπληρώνουμε τους λογαριασμούς της γενικής λογιστικής που θέλουμε να κλειδώσουμε για το συγκεκριμένο παραστατικό. Καταχωρούνται είτε με πληκτρολόγηση είτε με αναζήτηση. Μόλις καταχωρίσουμε τον Κωδικό ενός λογαριασμού εμφανίζεται δίπλα σε επισκιασμένο πεδίο και η περιγραφή του. Ακόμη δίνουμε αν θέλουμε και την κατάσταση του λογαριασμού για την οποία θέλουμε να τον κλειδώσουμε, επιλέγοντας από το παράθυρο αναζήτησης που υπάρχει Χρέωση ή Πίστωση. copyright Data Communication 23

28 7. Φόρμες Εκτύπωσης 7.1. Φόρμες Τιμολογίων Στην επιλογή αυτήν δημιουργούμε την εκτυπωτική φόρμα του τιμολογίου. Στο πάνω δεξιά μέρος της οθόνης έχουμε τις εξής επιλογές: Κανονικό Πλέγμα Πυκνό Πλέγμα όπου επιλέγουμε το πλέγμα της φόρμας τιμολογίου που θα διαμορφώσουμε. Έχουμε τις εξής οθόνες: Φόρμα Επιλέγουμε από το παράθυρο αναζήτησης μια προϋπάρχουσα φόρμα και δουλεύουμε πάνω σε αυτή. Έχουμε τη δυνατότητα να αντιγράψουμε μια προϋπάρχουσα φόρμα με την εντολή Αντίγραφο Φόρμας. Πεδία Πεδίο Αφού έχουμε προσδιορίσει τις διαστάσεις της φόρμας από την επιλογή Ρυθμίσεις, στην συγκεκριμένη επιλογή διαμορφώνουμε το τι θα εκτυπωθεί πάνω στην φόρμα μας. Από το παράθυρο αναζήτησης που υπάρχει καθορίζουμε τα πεδία που θα εμφανίζονται στη συγκεκριμένη φόρμα, επιλέγοντας τα και τοποθετώντας τα στη θέση που θέλουμε να εμφανίζονται. Στην κάτω γραμμή της οθόνης της φόρμας εμφανίζονται, τοποθετώντας τον κέρσορα πάνω στο πεδίο, κάποια χαρακτηριστικά που αφορούν το πεδίο καθώς και οι αριθμοί γραμμής και σειράς που βρίσκεται. Μπορούμε να διαμορφώσουμε τη φόρμα βάσει των εξής δυνατοτήτων: 1. Πατώντας κλικ πάνω στο πεδίο το σύρουμε και το αλλάζουμε, αν επιθυμούμε, θέση. 2. Τοποθετούμε τον κέρσορα στην άκρη του πεδίου πατώντας ταυτόχρονα Control μέχρι να εμφανιστεί ένα βέλος και κατόπιν πατώντας κλικ, μπορούμε να αλλάξουμε το μέγεθος του πεδίου. 3. Επιλέγοντας ένα πεδίο που έχουμε καταχωρήσει και κάνοντας δεξιό κλικ εμφανίζεται ένα άλλο μενού όπου έχουμε τις εξής επιλογές: Επιλογή Καθαρισμός Διαγραφή Ευθυγράμμιση 24

29 Αντιστοίχηση Μεγεθών Γραμματοσειρά Αντίγραφα Αναλυτικών Γραμμών Κείμενο Μέσω του πεδίου αυτού μπορούμε να εκτυπώσουμε ένα δικό μας κείμενο πάνω στη φόρμα. Για να τοποθετήσουμε το κείμενο που έχουμε γράψει, κάνουμε κλικ στο εικονίδιο δεξιά της γραμμής και κατόπιν σέρνοντας το, το τοποθετούμε μέσα στη φόρμα. Ισχύουν οι ίδιες δυνατότητες που έχει το Πεδίο και τις οποίες περιγράψαμε παραπάνω. Ρυθμίσεις Με τα παρακάτω πεδία ορίζουμε τις διαστάσεις της φόρμας του παραστατικού: Αρχή - Τέλος Αντίστροφη Μετακίνηση Γραμμές Μορφή Εκτύπωσης copyright Data Communication 25

30 8. Ασφάλεια εφαρμογής 8.1. Διαχείριση Ομάδων & Χρηστών ΠΡΟΣΟΧΗ!!! ΟΙ αλλαγές που γίνονται σε αυτό το μενού πρέπει να γίνονται μόνο όταν ο χρήστης έχει πλήρη επίγνωση του τι κάνει. Καλό θα ήταν να γίνεται σε συνεννόηση με το τεχνικό τμήμα της DATA COMMUNICATION Δημιουργούμε τους χρήστες και τις ομάδες που δουλεύουν και διαχειρίζονται το πρόγραμμα. Για κάθε χρήστη μπορούμε να δηλώσουμε διαφορετικό κωδικό πρόσβασης. Με τον τρόπο αυτό μπορούμε να οριοθετήσουμε τα δικαιώματα κάθε χρήστη ώστε να αποφεύγονται λάθη ή ανεπιθύμητες προσβάσεις. Μόλις επιλέξουμε έναν χρήστη ή μια ομάδα βλέπουμε στο κάτω μέρος της οθόνης σε επισκιασμένα πεδία το Όνομα και την Περιγραφή αυτών. Πατώντας διαρκώς το ποντίκι πάνω στο χρήστη τον σέρνουμε και τον τοποθετούμε σε ομάδα. Τέλος με διπλό κλικ στο χρήστη βλέπουμε σε ποια ομάδα ανήκει ενώ με διπλό κλικ στην ομάδα βλέπουμε ποιοι χρήστες ανήκουν σε αυτήν. Δημιουργία Χρήστη Καθώς είμαστε στην στήλη του χρήστη επιλέγουμε το εικονίδιο Νέα Εγγραφή <F2>. Εμφανίζεται ένα νέο αρχείο Δημιουργία Χρήστη στο οποίο καταχωρούμε τους χρήστες. Συμπληρώνουμε τα πεδία που είναι τα εξής: Όνομα και Δραστηριότητα, όπου ορίζουμε αν ο χρήστης θα είναι Ενεργός ή Μπλοκαρισμένος. Στην επιλογή αυτήν μπορούμε να ορίσουμε και τον Κωδικό Πρόσβασης. Δημιουργία Ομάδας Καθώς είμαστε στην στήλη της ομάδας επιλέγουμε το εικονίδιο Νέα Εγγραφή <F2>. Εμφανίζεται ένα νέο αρχείο Δημιουργία Ομάδας στο οποίο καταχωρούμε τις ομάδες. Συμπληρώνουμε και εδώ τα πεδία που είναι τα εξής: Όνομα και Δραστηριότητα, όπου ορίζουμε αν η ομάδα θα είναι Ενεργή ή Μπλοκαρισμένη. Προσοχή: Πρέπει να επισημάνουμε ότι αν ο χρήστης δώσει λάθος κωδικό πρόσβασης τρεις φορές, το πρόγραμμα κλειδώνει και μόνο ο supervisor μπορεί να το ξεκλειδώσει Διαχείριση μενού Ομάδων Αν πρόκειται να χρησιμοποιήσουμε τη δυνατότητα για χρήστες με διαφορετικό κωδικό και δικαιώματα πρόσβασης, από το αρχείο αυτό καθορίζουμε σε ποια κομμάτια του menu δεν θα έχει πρόσβαση ο κάθε χρήστης, οπότε θα τα κλειδώσουμε. 26

31 Ακολουθούμε την εξής διαδικασία: 1. Στην αριστερή στήλη εμφανίζονται οι ομάδες και οι χρήστες που διαχειρίζονται το πρόγραμμα. Επιλέγουμε την ομάδα που μας ενδιαφέρει και κατόπιν τον χρήστη. 2. Στη δεξιά στήλη καθορίζουμε ποια κομμάτια του menu θα κλειδώσουμε για το συγκεκριμένο χρήστη και πατάμε Control + L. Μπορούμε να κλειδώσουμε ένα τμήμα του menu που περιλαμβάνει πολλά αρχεία, όλα μαζί ταυτόχρονα (πχ Εκτυπώσεις, Οικονομικές) ή και ένα-ένα επιλέγοντας τα ξεχωριστά. Για να επαναφέρουμε τα αρχεία που έχουμε κλειδώσει πατάμε Control + U. Σημείωση: Για τη σωστότερη χρήση της δυνατότητας κλειδώματος κάποιων κομματιών του προγράμματος για κάποιους χρήστες, πρέπει τη δυνατότητα αυτή να τη διαχειρίζονται ορισμένοι μόνο χρήστες και να είναι κλειδωμένη για τους υπόλοιπους Αλλαγή Κωδικών Πρόσβασης Στο αρχείο αυτό ο κάθε χρήστης έχει τη δυνατότητα να αλλάξει τον κωδικό πρόσβασης του. Βλέπουμε σε επισκιασμένα πεδία τα εξής πεδία: Όνομα, Περιγραφή, Δραστηριότητα. Δίνουμε τον Παλαιό Κωδικό Πρόσβασης, καθορίζουμε ένα νέο Κωδικό Πρόσβασης και στη συνέχεια κάνουμε ξανά Επιβεβαίωση του νέου κωδικού. Ο κάθε χρήστης θα μπορεί να αλλάζει μόνο το δικό του κωδικό πρόσβασης και μόνο ο Administrator θα μπορεί να αλλάξει όλους τους κωδικούς. copyright Data Communication 27