EΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΧΡΗΣΗΣ ΓΙΑ ΤΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ΩΡΟΜΕΤΡΗΣΗΣ

ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΚΥΠΡΟΥ ΥΠΗΡΕΣΙΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ EΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΧΡΗΣΗΣ ΓΙΑ ΤΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ΩΡΟΜΕΤΡΗΣΗΣ ΜΑΡΤΙΟΣ 2014

ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΩΝ ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΩΝ... 2 1 ΕΙΣΑΓΩΓΗ... 3 2 ΩΡΑΡΙΟ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΟΥ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ... 4 3 ΒΑΣΙΚΕΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΕΣ... 5 3.1 Ενημέρωση Προσωπικών Στοιχείων... 5 3.2 Αιτήματα... 7 3.2.1 Αιτήματα εισαγωγής... 7 3.2.2 Καταστάσεις Αιτημάτων... 13 3.2.3 Κατάλογος Αιτημάτων... 15 3.3 Αναφορές... 22 3.3.1 Αναλυτική Αναφορά... 22 3.3.2 Αναφορά Υπολοίπων Περιόδου... 24 3.3.3 Αναφορά Καθυστερήσεων... 27 3.3.4 Αναλυτική Αναφορά (Μη συνεχή ωράρια)... 29 2

1 ΕΙΣΑΓΩΓΗ Σκοπός του παρόντος εγγράφου είναι η περιγραφή των δυνατοτήτων που προσφέρονται από το Σύστημα Ωρομέτρησης προς τους χρήστες. 3

2 ΩΡΑΡΙΟ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΟΥ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ Το επίσημο ωράριο εργασίας για την πλειονότητα του Διοικητικού Προσωπικού αρχίζει από τις 07:30 και λήγει στις 14:30 εκτός της Τετάρτης, όπου το ωράριο λήγει στις 18:00 (εξαιρούνται οι καλοκαιρινοί μήνες). Τόσο για την προσέλευση, όσο και για την αποχώρηση υφίσταται περιθώριο ευελιξίας μιας ώρας (flexi-time). Συγκεκριμένα, ένας υπάλληλος έχει τη δυνατότητα να προσέλθει στο χώρο εργασίας του στο διάστημα 07:30 08:30 και να αποχωρήσει στο διάστημα 14:30 15:30, ενώ για τις Τετάρτες το διάστημα αποχώρησης είναι 18:00 19:00. Συνεπώς, το σύστημα προσφέρει την ευχέρεια στα μέλη του προσωπικού κάποιες μέρες να εργάζονται λιγότερες ώρες από κάποιες άλλες, νοουμένου ότι οι χρωστούμενες ώρες καλυφθούν εντός ενός συγκεκριμένου διαστήματος, που σύμφωνα με τους κανονισμούς του Πανεπιστημίου Κύπρου είναι ένα ημερολογιακό εξάμηνο. Συγκεκριμένα, το ημερολογιακό έτος χωρίζεται σε δυο περιόδους (1η Ιανουαρίου 30η Ιουνίου και 1η Ιουλίου 31η Δεκεμβρίου). Επομένως, ο χρήστης έχει την υ- ποχρέωση να καλύψει τον απαιτούμενου χρόνο εργασίας εντός των προαναφερθέντων διαστημάτων. Θα πρέπει να τονιστεί ότι το Σύστημα Ωρομέτρησης δε λαμβάνει υπόψιν στους υπολογισμούς του, ώρες εισόδου / εξόδου πριν τις 07:30 ή μετά τις 15:30 / 19:00. Ορισμένα σενάρια ωρών εισόδου / εξόδου με τα αντίστοιχα υπόλοιπα περιγράφονται στον πιο κάτω πίνακα: A/A Είσοδος Έξοδος Υπόλοιπο 1 07:30 14:30 00:00 2 07:00 14:30 00:00 3 07:30 15:00 00:30 4 08:30 14:30-01:00 5 08:30 16:00 00:00 Σχήμα 1 Εκτός του επίσημου ωραρίου, υπάρχουν μέλη του προσωπικού που ακολουθούν άλλα ωράρια, διότι οι υπηρεσιακές ανάγκες αυτό επιτάσσουν. Το Σύστημα Ωρομέτρησης προσφέρει την ευχέρεια εισαγωγής ειδικών ωραρίων όπου καθορίζονται οι ώρες προσέλευσης και αποχώρησης και τα διαστήματα ευελιξίας. Οι υπολογισμοί των υπολοίπων για αυτά τα ωράρια ακολουθούν την προαναφερθείσα φιλοσοφία. 4

3 ΒΑΣΙΚΕΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΕΣ 3.1 Ενημέρωση Προσωπικών Στοιχείων Από το μενού επιλογών στο αριστερό περιθώριο της σελίδας του συστήματος Ωρομέτρησης επιλέγουμε «Ενημέρωση Προσωπικών Στοιχείων» και φτάνουμε σε μια σελίδα με μορφή παρόμοια με αυτή του Σχήματος 2. Σχήμα 2 Συμπληρώνουμε τα ζητούμενα πεδία και ακολούθως πατούμε το κουμπί «Ενημέρωση» οπότε πραγματοποιείται η ενημέρωση των στοιχείων μας. Εάν η ενημέρωση ολοκληρωθεί σωστά, θα πρέπει να εμφανιστεί η οθόνη του Σχήματος 3. Σχήμα 3 5

Εάν δεν έχουν συμπληρωθεί σωστά τα πεδία, θα εμφανιστεί το κατάλληλο μήνυμα λάθους. Εάν τα μηνύματα λάθους εξακολουθούν να υφίστανται, θα πρέπει να επικοινωνήσετε με το Γραφείο Εξυπηρέτησης της Υπηρεσίας Πληροφορικών Συστημάτων στον αριθμό 22894444 ή να αποστείλετε ηλεκτρονικό μήνυμα στη διεύθυνση helpdesk@ucy.ac.cy. 6

3.2 Αιτήματα Η λειτουργία «Αιτήματα» αφορά την υποβολή αιτημάτων από τους χρήστες προς τους προϊσταμένους των υπηρεσιών τους για: εισαγωγή νέου απογεύματος, εισαγωγή νέας ώρας εισόδου/εξόδου και εισαγωγή απουσιών (άδειες, ελεύθερος χρόνος - time off κοκ). Επιπροσθέτως, ο χρήστης δύναται να αιτηθεί τη διαγραφή ενός ήδη υποβληθέντος αιτήματος. 3.2.1 Αιτήματα εισαγωγής 3.2.1.1 Αίτημα εισαγωγής νέου απογεύματος Για να υποβάλουμε ένα αίτημα για νέο απόγευμα, από το μενού επιλογών στο αριστερό περιθώριο της σελίδας του συστήματος Ωρομέτρησης, επιλέγουμε «Αιτήματα» και ακολούθως την επιλογή «Αίτημα Εισαγωγής Απογεύματος», όπως φαίνεται στο Σχήμα 4. Σχήμα 4 Με την επιλογή, εμφανίζεται η οθόνη του Σχήματος 5. Σχήμα 5 7

Μέσω αυτής της οθόνης μπορούμε να καταχωρήσουμε τις κάτωθι πληροφορίες: Εύρος ισχύος του απογεύματος: Μέσω του πεδίου «Από» καταχωρούμε την ημερομηνία έ- ναρξης της περιόδου (μόνο Δευτέρες) και μέσω του πεδίου «Έως» καταχωρούμε την ημερομηνία λήξης της περιόδου (μόνο Παρασκευές). Ημέρα Απογεύματος: Καταχωρείται, μέσω του πεδίου «Ημέρα Απογεύματος», η μέρα που ο χρήστης εργάζεται απόγευμα για την επιλεγμένη περίοδο. Αιτιολόγηση Αιτήματος: Καταχωρείται, μέσω του πεδίου «Σχόλια Υπαλλήλου», ο λόγος αλλαγής του απογεύματος. Αφού συμπληρωθούν τα στοιχεία, πιέζουμε το κουμπί «Καταχώρηση αιτήματος». Μετά το πέρας της καταχώρησης, υπάρχει μήνυμα επιβεβαίωσης αν έχει καταχωρηθεί το αίτημα ή μήνυμα λάθους σε περίπτωση όπου ο χρήστης έχει καταχωρήσει λανθασμένες τιμές στα πεδία της φόρμας. 8

3.2.1.2 Αίτημα εισαγωγής Ώρας Εισόδου / Εξόδου Για υποβολή ενός αιτήματος για εισαγωγή Ώρας Εισόδου/Εξόδου, επιλέγουμε «Αιτήματα» και ακολούθως την επιλογή «Αίτημα Εισαγωγής Ώρας Εισόδου/Εξόδου», όπως φαίνεται στο Σχήμα 6. Σχήμα 6 Ακολούθως, εμφανίζεται η οθόνη του Σχήματος 7. Σχήμα 7 Μέσω αυτής της οθόνης μπορούμε να καταχωρήσουμε τις κάτωθι πληροφορίες: Ημερομηνία εισαγωγής ώρας εισόδου/εξόδου: Καταχωρείται, μέσω του πεδίου «Ημερομηνία». Ώρα Εισόδου 1 : Καταχωρείται, μέσω του πεδίου «Ώρα Εισόδου». Το πεδίο ενεργοποιείται όταν γίνει κλικ στο check box δίπλα από το πεδίο. Ώρα Εξόδου 1 : Καταχωρείται μέσω του πεδίου «Ώρα Εξόδου». Το πεδίο ενεργοποιείται ό- ταν γίνει κλικ στο check box δίπλα από το πεδίο. Σχόλια Υπαλλήλου: Καταχωρούνται μέσω του πεδίου «Σχόλια Υπαλλήλου». Θα πρέπει να αναφερθεί ότι το εν λόγω πεδίο περιλαμβάνει ένα κατάλογο από προκαθορισμένες δικαιολογήσεις για την εισαγωγή ενός τέτοιου αιτήματος. Επιπλέον, υπάρχει η επιλογή Άλλο μέσω της οποίας, ο χρήστης δύναται να καταχωρήσει μια άλλη δικαιολόγηση που δεν υπάρχει στον κατάλογο. Εάν επιλέξουμε Άλλο, τότε εμφανίζεται ένα πεδίο κειμένου με επικεφαλίδα 1 Θα πρέπει να συμπληρωθεί είτε μια ώρα εισόδου, είτε μια ώρα εξόδου είτε και τα δυο. 9

«Παρακαλώ εισαγάγετε το σχόλιο σας», μέσω του οποίου καταχωρείται η δικαιολόγηση του αιτήματος από το χρήστη. Ακολούθως, πιέζουμε το κουμπί «Καταχώρηση αιτήματος». Μετά το πέρας της καταχώρησης υπάρχει μήνυμα επιβεβαίωσης αν έχει καταχωρηθεί το αίτημα ή μήνυμα λάθους σε περίπτωση ό- που ο χρήστης έχει καταχωρήσει λανθασμένες τιμές στα πεδία της φόρμας. 10

3.2.1.3 Αίτημα εισαγωγής Απουσιών Για υποβολή ενός αιτήματος για εισαγωγή Απουσίας, επιλέγουμε «Αιτήματα» και ακολούθως την επιλογή «Αίτημα Εισαγωγής Απουσίας», όπως φαίνεται στο Σχήμα 9. Σχήμα 9 Ακολούθως, εμφανίζεται η οθόνη του Σχήματος 10. Σχήμα 10 Μέσω αυτής της οθόνης μπορούμε να καταχωρήσουμε τις κάτωθι πληροφορίες: Εύρος της Απουσίας μέσω των πεδίων «Από» και «Έως» 11

Διάρκεια της Απουσίας (Ολόκληρη ημέρα, Μισή Ημέρα (Πρώτο μισό) κοκ) μέσω του πεδίου «Διάρκεια Απουσίας» Είδος Απουσίας (Άδεια Ανάπαυσης, Άδεια Ασθενείας με Πιστοποιητικό Ιατρού κοκ) μέσω του πεδίου «Είδος Απουσίας». Αιτούμενος Χρόνος: Το πεδίο «Αιτούμενος Χρόνος» ενεργοποιείται όταν στο πεδίο «Διάρκεια Απουσίας» συμπληρωθεί με μια εκ των κάτωθι επιλογών: o Ελεύθερος Χρόνος (Time Off) o Απουσία με έγκριση προϊσταμένου o Απουσία για σεμινάριο o Απουσία για Στρατό/Πολιτική Άμυνα Η χρονική διάρκεια δίνεται σε λεπτά. Σχόλια Υπαλλήλου: Δικαιολόγηση της απουσίας μέσω του πεδίου «Σχόλια Υπαλλήλου». Ακολούθως, πιέζουμε το κουμπί «Καταχώρηση αιτήματος». Μετά το πέρας της καταχώρησης υπάρχει μήνυμα επιβεβαίωσης αν έχει καταχωρηθεί το αίτημα ή μήνυμα λάθους σε περίπτωση ό- που ο χρήστης έχει καταχωρήσει λανθασμένες τιμές στα πεδία της φόρμας. 12

3.2.2 Καταστάσεις Αιτημάτων Ένα αίτημα σε μια δεδομένη χρονική στιγμή δυνατόν να βρίσκεται σε μια εκ των κάτωθι καταστάσεων: Εκκρεμές: Το αίτημα έχει υποβληθεί με τη διαδικασία που αναφέρθηκε στην Ενότητα 3.2.1, αλλά δεν έχει εγκριθεί από τον προϊστάμενο/διαχειριστή της οντότητας. Συνεπώς, δεν έχει καμία ισχύ και δε φαίνεται στις αναφορές. Εγκριθέν: Το αίτημα υποβλήθηκε και έχει εγκριθεί από τον προϊστάμενο/διαχειριστή της οντότητας. Οι αιτούμενες καταχωρήσεις έχουν ενσωματωθεί στα δεδομένα του χρήστη και έχουν ισχύ από τη χρονική στιγμή της έγκρισης. Οι καταχωρήσεις φαίνονται κανονικά στις αναφορές. Απορριφθέν: Το αίτημα έχει υποβληθεί και έχει απορριφθεί από τον προϊστάμενο/διαχειριστή της οντότητας. Συνεπώς, δεν έχει καμία ισχύ και δε φαίνεται στις αναφορές. Διαγραφέν: To αίτημα έχει υποβληθεί και εγκριθεί από τον προϊστάμενο/διαχειριστή της οντότητας. Παρόλα ταύτα ο χρήστης έχει αιτηθεί τη διαγραφή του και ο προϊστάμενος/διαχειριστής την έχει εγκρίνει. Σε αυτή την περίπτωση οι αιτηθείσες καταχωρήσεις διαγράφονται. Επιπρόσθετα, ένα εγκριθέν αίτημα δυνατόν να βρίσκεται στις πιο κάτω υπό-καταστάσεις: Υποψήφιο για διαγραφή: Κάθε εγκριθέν αίτημα εισαγωγής ώρας εισόδου/εξόδου και α- πουσίας είναι υποψήφιο για διαγραφή. Η κατάσταση αυτή διατηρείται μέχρι τις 15 του ε- πόμενου μήνα. Εάν για παράδειγμα ο χρήστης έχει αιτηθεί και πετύχει την έγκριση εισαγωγής μιας ώρας εισόδου για τις 01/02/2014, σημαίνει ότι θα έχει περιθώριο υποβολής αιτήματος διαγραφής αυτής της καταχώρησης, αν είναι λανθασμένη, μέχρι και τις 15/03/2014. Ομοίως, εάν γίνει αίτημα εισαγωγής απουσίας από την 1/3/2014, τότε το περιθώριο υποβολής αιτήματος διαγραφής της, αν είναι λανθασμένη, θα είναι μέχρι τις 15/04/2014. Υποβληθέν για διαγραφή: Η κατάσταση αυτή αφορά ένα εγκριθέν αίτημα του οποίου ο χρήστης επιθυμεί τη διαγραφή και έχει προβεί στο ανάλογο αίτημα. Θα πρέπει να σημειωθεί ότι τα αιτήματα διαγραφής μπορούν να υποβληθούν μόνο για διαγραφή ωρών εισόδου/εξόδου και για διαγραφή απουσιών. Στην περίπτωση εισαγωγής λανθασμένων α- πογευμάτων, τότε θα πρέπει να υποβληθεί ένα νέο αίτημα για απόγευμα. Η καταχώρηση του νέου απογεύματος επικαλύπτει τα προηγούμενα απογεύματα. 13

Κατάσταση Αιτήματος Εκκρεμές Εγκριθέν Απορριφθέν Διαγραφέν Υποψήφιο για διαγραφή Υποβληθέν για διαγραφή Σχήμα 11 14

3.2.3 Κατάλογος Αιτημάτων Μέσω του Καταλόγου Αιτημάτων, ο χρήστης μπορεί να ενημερωθεί για την κατάσταση των αιτημάτωνπου έχει υποβάλει μέχρις στιγμής. Ο κατάλογος αυτός είναι προσβάσιμος μέσω της επιλογής «Αιτήματα» και ακολούθως της επιλογής «Κατάλογος Αιτημάτων», όπως φαίνεται στο Σχήμα 12. Σχήμα 12 Ακολούθως, εμφανίζεται η οθόνη του Σχήματος 13. Σχήμα 13 15

3.2.3.1 Διαχείριση αιτημάτων Ωρών Εισόδου και Εξόδου Για ενημέρωση του χρήστη για αιτήματα εισαγωγής ώρας εισόδου / εξόδου πάμε στον Κατάλογο Αιτημάτων του Σχήματος 13 και ακολούθως, επιλέγουμε μια εκ των επιλογών που περιγράφονται παρακάτω. 1. Κατάλογος Αιτημάτων για Εισαγωγή Ωρών Εισόδου/Εξόδου Α. Εάν επιλέξουμε «Εκκρεμή Αιτήματα», τότε φτάνουμε στον κάτωθι κατάλογο: Σχήμα 14 Εάν γίνει κλικ στο εικονίδιο, τότε θα δούμε περεταίρω λεπτομέρειες του αιτήματος και αν θέλουμε, προχωρούμε σε τροποποιήσεις. Εάν γίνει κλικ στο εικονίδιο, τότε το εκκρεμές αίτημα διαγράφεται, αφότου εμφανιστεί προειδοποιητικό μήνυμα διαγραφής μέσω του οποίου έχει επιβεβαιωθεί η πρόθεση μας για διαγραφή του αιτήματος. 16

B. Εάν επιλέξουμε «Επιβεβαιωθέντα Αιτήματα», τότε φτάνουμε στον κάτωθι κατάλογο: Σχήμα 15 Εάν γίνει κλικ στο εικονίδιο, τότε θα δούμε περεταίρω λεπτομέρειες του αιτήματος. Όμως, οι λεπτομέρειες του αιτήματος δεν είναι τροποποιήσιμες, αφού το αίτημα έχει ήδη υποβληθεί και ε- γκριθεί. Γ. Ομοίως, εάν επιλέξουμε «Απορριφθέντα Αιτήματα», τότε φτάνουμε στον κάτωθι κατάλογο: 17

Σχήμα 16 Εάν γίνει κλικ στο εικονίδιο, τότε θα δούμε περεταίρω λεπτομέρειες του αιτήματος. Όμως, οι λεπτομέρειες του αιτήματος δεν είναι τροποποιήσιμες, αφού το αίτημα έχει ήδη εγκριθεί και απορριφθεί. 2. Υποβληθέντα Αιτήματα Εισαγωγής Ώρας Εισόδου / Εξόδου Α. Η επιλογή «Επιβεβαιωθέντα αιτήματα που δύνανται να διαγραφούν», μας παίρνει στον πιο κάτω κατάλογο: Σχήμα 17 Η στήλη «Κατάσταση» υποδηλώνει εάν το αίτημα είναι «Υποψήφιο για διαγραφή» ή «Υποβληθέν για διαγραφή» (βλ. πιο πάνω για τις καταστάσεις αιτημάτων). Όπως και στις προηγούμενες περιπτώσεις, εάν γίνει κλικ στο εικονίδιο, τότε θα δούμε περεταίρω λεπτομέρειες του αιτήματος. Όμως, οι λεπτομέρειες του αιτήματος δεν είναι τροποποιήσιμες μιας και το αίτημα έχει ήδη υποβληθεί και εγκριθεί. 18

Κάνοντας κλικ στο εικονίδιο, αιτούμαστε από το διαχειριστή/προϊστάμενο της οντότητας μας, όπως εγκρίνει τη διαγραφή του ήδη εγκεκριμένου αυτού αιτήματος. Μετά το κλικ το σύστημα θα μας ζητήσει δικαιολόγηση διαγραφής. Σχήμα 18 Μετά το πάτημα του κουμπιού «OK» το αίτημα διαγραφής έχει υποβληθεί και η κατάστασή του έχει αλλάξει σε «Υποβληθέν για διαγραφή», όπως φαίνεται και στο Σχήμα 19. Σχήμα 19 Επίσης, παρατηρούμε ότι το εικονίδιο αντικαταστάθηκε από το εικονίδιο, το οποίο μας δίνει τη δυνατότητα για αναίρεση του αιτήματος διαγραφής μετά από ένα προειδοποιητικό μήνυμα, όπως φαίνεται στο Σχήμα 20. Μετά το πάτημα του κουμπιού «OK», το αίτημα διαγραφής ακυρώνεται, η δικαιολόγηση διαγραφής διαγράφεται και η κατάσταση του αιτήματος γίνεται «Υποψήφιο για διαγραφή». Σχήμα 20 Β. Η επιλογή «Επιβεβαιωθέντα αιτήματα που δύνανται να διαγραφούν», μας παίρνει στον πιο κάτω κατάλογο: 19

Σχήμα 21 O πιο πάνω κατάλογος αποτελεί το ιστορικό των διαγραφέντων αιτημάτων εισαγωγής ώρας εισόδου / εξόδου. Εάν γίνει κλικ στο εικονίδιο, τότε θα δούμε περεταίρω λεπτομέρειες του αιτήματος. Όμως, οι λεπτομέρειες του αιτήματος δεν είναι τροποποιήσιμες, αφού το αίτημα διαγραφής έχει γίνει αποδεκτό και η διαγραφή έχει υλοποιηθεί. Σημείωση: Στην περίπτωση όπου μια καταχώρηση ώρας εισόδου/εξόδου υποβληθεί για διαγραφή και απορριφθεί από τον προϊστάμενο/διαχειριστή, τότε η καταχώρηση επανέρχεται στην κατάσταση «Υποψήφιο για διαγραφή». 20

3.2.3.2 Διαχείριση αιτημάτων εισαγωγής απογευμάτων Η διαχείριση των αιτημάτων εισαγωγής απογευμάτων γίνεται κατά παρόμοιο τρόπο όπως τις περιπτώσεις των αιτημάτων για εισαγωγή ωρών εισόδου και εξόδου. Παρόλα ταύτα τα αιτήματα διαγραφής απογευμάτων δεν υφίστανται, καθότι μια λανθασμένη εισαγωγή ενός απογεύματος, επικαλύπτεται από την εισαγωγή ενός νέου απογεύματος για τη δοθείσα περίοδο που ίσχυε το λανθασμένο απόγευμα. 3.2.3.3 Διαχείριση αιτημάτων εισαγωγής απουσιών Η διαχείριση Αιτημάτων Εισαγωγής Απουσιών γίνεται κατά παρόμοιο τρόπο όπως και στην περίπτωση των αιτημάτων εισαγωγής ωρών εισόδου και εξόδου. 21

3.3 Αναφορές Οι αναφορές αποτελούν τις μηχανογραφικές καταστάσεις που δημιουργούνται από το σύστημα, ύστερα από απαίτηση του χρήστη. Συνιστούν το μέσο ενημέρωσης του χρήστη για τις ώρες εισόδου / εξόδου, υπόλοιπα, απουσίες, αλλά κι άλλες πληροφορίες που τηρούνται από το σύστημα. Το σύστημα παρέχει τρεις αναφορές των οποίων η λειτουργικότητα περιγράφεται στις υπό-ενότητες που ακολουθούν. 3.3.1 Αναλυτική Αναφορά H Αναλυτική Αναφορά παρέχει στο χρήστη λεπτομερείς πληροφορίες σε σχέση με τις ώρες προσέλευσης και αποχώρησης του. Για ενεργοποίηση της Αναλυτικής Αναφοράς, επιλέγουμε «Αναφορές» και ακολούθως την επιλογή «Αναλυτική Αναφορά», όπως φαίνεται στο Σχήμα 22. Σχήμα 22 Ακολούθως, εμφανίζεται η οθόνη του Σχήματος 23. Μέσω του πεδίου «Από» και «Έως» καταχωρούμε την ημερομηνία έναρξης και λήξης της χρονικού εύρους της αναφοράς. Σχήμα 23 Στο Σχήμα 24 φαίνεται ένα στιγμιότυπο της αναφοράς αυτής. Οι εικονιζόμενες στήλες έχουν ως ακολούθως: 1. Είσοδος / Έξοδος: Οι ώρες εισόδου απεικονίζονται με πράσινο χρώμα, ενώ οι ώρες εξόδου με ροζ. 2. Κανονικό ωράριο (+/-): Η στήλη αυτή πληροφορεί για το έλλειμα ή πλεόνασμα σε λεπτά που έχει δημιουργηθεί σε σχέση με το κανονικό ωράριο εργασίας (Βλ. Ενότητα 2). 22

3. Σύνολο χρόνου εκτός ωραρίου: Η στήλη αυτή περιλαμβάνει το άθροισμα της καθυστερημένης προσέλευσης (μετά τις 08:30) ή/και τις πρόωρης αποχώρησης (πριν τις 14:30). Τα υπόλοιπα αυτά δεν αναπληρώνονται. 4. Απουσία / Αιτιολογήσεις / Σχόλια: Παρέχει διάφορες πληροφορίες / προειδοποιήσεις για τις ώρες προσέλευσης/αποχώρησης, αλλά και σχόλια για απουσίες για μια συγκεκριμένη ημέρα. Σχήμα 24 23

3.3.2 Αναφορά Υπολοίπων Περιόδου H Αναφορά Υπολοίπων Περιόδου αποτελεί μια άλλη κατάσταση που παράγεται από το Σύστημα Ωρομέτρησης, η οποία ενημερώνει το χρήστη για τα υπόλοιπα που έχουν συγκεντρωθεί για μια δοθείσα χρονική περίοδο. Για ενεργοποίηση της Αναφοράς Υπολοίπων Περιόδου επιλέγουμε «Αναφορές» και ακολούθως την επιλογή «Αναλυτική Αναφορά», όπως φαίνεται στο Σχήμα 25. Σχήμα 25 Ακολούθως, εμφανίζεται η οθόνη του Σχήματος 26. Μέσω του πεδίου «Από» και «Έως» καταχωρούμε την ημερομηνία έναρξης και λήξης του χρονικού εύρους της αναφοράς. Σχήμα 26 Σχήμα 27 Στο Σχήμα 27 φαίνεται ένα στιγμιότυπο της αναφοράς αυτής. Οι εικονιζόμενες στήλες έχουν ως ακολούθως: 1. Επίσημο Ωράριο: Οι απαιτούμενες ώρες εργασίας, όπως καθορίζονται από τους κανονισμούς του Πανεπιστημίου Κύπρου για τη ζητούμενη περίοδο. 2. Δεδουλευμένος Χρόνος (Επίσημο Ωράριο): Η στήλη αυτή περιλαμβάνει το συνολικό χρόνο εργασίας βάσει του επίσημο ωραρίου για τη δοθείσα περίοδο. Επί παραδείγματι, εάν κάποιος 24

υπάλληλος εργαστεί από τις 07:00 μέχρι και τις 17:00, ο χρόνος εργασίας του βάσει του επίσημου ωραρίου θα είναι 08:00 ώρες, καθότι το επίσημο ωράριο αρχίζει από τις 07:30 και λήγει στις 15:30 (περιλαμβανομένων και των διαστημάτων ευελιξίας της μιας ώρας για την προσέλευση και αποχώρηση). Συνεπώς, παρότι ο υπάλληλος εργάστηκε 10 ώρες εντούτοις, το σύστημα θεωρεί ότι έχει εργαστεί 8 ώρες βάσει του επίσημου ωραρίου. 3. Δεδουλευμένος Χρόνος (Πραγματικός Χρόνος Εργασίας): Η στήλη αυτή περιλαμβάνει το συνολικό χρόνο εργασίας ενός υπαλλήλου για τη δοθείσα περίοδο. Εάν για παράδειγμα, ένας υπάλληλος προσήλθε στο χώρο εργασίας, η ώρα 07:00 και αποχώρησε στις 17:00, τότε ο πραγματικός χρόνος εργασίας του υπαλλήλου είναι 10 ώρες. 4. Υπόλοιπο (Επίσημο Ωράριο): Αποτελεί το αποτέλεσμα της αφαίρεσης της στήλης Δεδουλευμένος Χρόνος (Επίσημο Ωράριο) από τη στήλη Επίσημο Ωράριο. Αν υπάρχει αρνητικό υπόλοιπο τότε θα πρέπει να συμπληρωθεί μέχρι το τέλος του εξαμήνου. Αν υπάρχει συσσωρευμένο υπόλοιπο μπορεί να αξιοποιηθεί, επίσης, μέχρι το τέλος του εξαμήνου. 5. Υπόλοιπο (Πραγματικός Χρόνος Εργασίας): Αποτελεί το αποτέλεσμα της αφαίρεσης της στήλης Δεδουλευμένος Χρόνος (Πραγματικός Χρόνος Εργασίας) από τη στήλη Επίσημο Ωράριο. Η Αναφορά Υπολοίπων Περιόδου έχει τρείς όψεις: Περιληπτική Όψη: Η όψη του Σχήματος 27 που περιλαμβάνει αναφορά των υπολοίπων για τη δοθείσα περίοδο. Αποτελεί την προκαθορισμένη όψη του Συστήματος. Όψη υπολοίπων βάσει εβδομάδων: Πιέζοντας το κουμπί «Εμφάνιση Εβδομαδιαίων Υπολοίπων» η αναφορά παίρνει τη μορφή του Σχήματος 28, όπου η ανάλυση των υπολοίπων περιγράφεται σε επίπεδο εβδομάδων. Για επιστροφή στην Περιληπτική Όψη, πιέζουμε το κουμπί «Απόκρυψη Εβδομαδιαίων Υπολοίπων». 25

Σχήμα 28 Όψη υπολοίπων βάσει μηνών: Πιέζοντας το κουμπί «Εμφάνιση Μηνιαίων Υπολοίπων», η αναφορά παίρνει τη μορφή του Σχήματος 29, όπου η ανάλυση των υπολοίπων περιγράφεται σε επίπεδο μηνών. Για επιστροφή στην Περιληπτική Όψη, πιέζουμε το κουμπί «Απόκρυψη Μηνιαίων Υπολοίπων». Σχήμα 29 26

3.3.3 Αναφορά Καθυστερήσεων Η Αναφορά Καθυστερήσεων ενημερώνει το χρήστη για χρονικά ελλείματα, τα οποία δεν αναπληρώνονται με το επίσημο ωράριο, για μια δοθείσα χρονική περίοδο. Για ενεργοποίηση της Αναφοράς Καθυστερήσεων, επιλέγουμε «Αναφορές» και ακολούθως την επιλογή «Αναφορά Καθυστερήσεων», όπως φαίνεται στο Σχήμα 30. Σχήμα 30 Ακολούθως, εμφανίζεται η οθόνη του Σχήματος 31. Μέσω του πεδίου «Από» και «Έως» καταχωρούμε την ημερομηνία έναρξης και λήξης του χρονικού εύρους της αναφοράς. Σχήμα 31 Η «Αναφορά Καθυστερήσεων», όπως φαίνεται στο Σχήμα 32, περιλαμβάνει μόνο μια στήλη, η οποία αθροίζει τη διάρκεια των καθυστερημένων προσελεύσεων και πρόωρων αποχωρήσεων. Για παράδειγμα, εάν ένας υπάλληλος προσέλθει στο χώρο εργασίας του στις 08:45, θα έχει καθυστερημένη προσέλευση 00:15 ώρες. Εάν αποχωρήσει στις 14:00, τότε θα έχει πρόωρη αποχώρηση κατά 00:30 ώρες. 27

Σχήμα 32 28

3.3.4 Αναλυτική Αναφορά (Μη συνεχή ωράρια) Η Αναλυτική Αναφορά (Μη Συνεχή Ωράρια) αποτελεί το εργαλείο πληροφόρησης για το προσωπικό που έχει ειδικά ωράρια και τα οποία είναι ασυνεχή. Η αναφορά αυτή είναι προσβάσιμη μόνο από ένα υποσύνολο του προσωπικού. Η πρόσβαση δίνεται από τον τεχνικό διαχειριστή του Συστήματος κατόπιν οδηγίας της Υπηρεσίας Ανθρώπινου Δυναμικού. Για ενεργοποίηση της Αναλυτικής Αναφοράς (Μη Συνεχή Ωράρια), επιλέγουμε «Αναφορές» και ακολούθως την επιλογή «Αναλυτική Αναφορά (Μη Συνεχή Ωράρια)», όπως φαίνεται στο Σχήμα 33. Σχήμα 33 Ακολούθως, εμφανίζεται η οθόνη του Σχήματος 34. Μέσω του πεδίου «Από» και «Έως» καταχωρούμε την ημερομηνία έναρξης και λήξης του χρονικού εύρους της αναφοράς. Σχήμα 34 Η «Αναλυτική Αναφορά (Μη Συνεχή Ωράρια)», όπως φαίνεται στο Σχήμα 35, περιλαμβάνει μόνο μια στήλη, η οποία αθροίζει τις ώρες εργασίας όπως αυτές προκύπτουν από διαδοχικά ζεύγη ωρών εισόδου / εξόδου σε μια μέρα. Όπως και στην Αναλυτική Αναφορά, η στήλη Απουσία / Αιτιολογήσεις / Σχόλια παρέχει διάφορες πληροφορίες / προειδοποιήσεις για τις ώρες προσέλευσης /αποχώρησης, αλλά και σχόλια για απουσίες για μια συγκεκριμένη ημέρα. 29

Σχήμα 35 30