Version 2.4.0.0 Κινήσεις 1 Παραστατικών Πωλήσεων Κινήσεις Πωλήσεις Παραστατικά Πωλήσεων Στην αναζήτηση των παραστατικών πωλήσεων πραγµατοποιήθηκε προσθήκη ενός πλήκτρου το οποίο γίνεται ενεργό µόνο για τις εγκαταστάσεις που περιλαµβάνουν την υποστήριξη «Ξένου Νοµίσµατος» και εφόσον η επιλεγµένη εγγραφή αφορά σε παραστατικό πώλησης πελάτη που το καθεστώς Φ.Π.Α. είναι «Εντός ΕΕ» σύµφωνα µε το σχήµα που ακολουθεί. Σχ. 1α Αναζήτηση παραστατικών πωλήσεων Με το πλήκτρο αυτό ο χρήστης µπορεί να εισάγει (προβάλει ή διορθώσει) τα στοιχεία των ενδοκοινοτικών συναλλαγών για το συγκεκριµένο παραστατικό, όπως φαίνεται στο Σχ. 1β, και τα οποία θα χρησιµοποιηθούν κατά τη διαµόρφωση της κατάστασης για την INTRASTAT. 1
Προσθήκες - Βελτιώσεις Σχ. 1β Στοιχεία ενδοκοινοτικών συναλλαγών Κατά τη διαδικασία καταχώρισης ενός παραστατικού πώλησης πραγµατοποιήθηκαν αντίστοιχα οι ακόλουθες αλλαγές: Προσθήκη της οθόνης που αφορά στη διαχείριση των στοιχείων των ενδοκοινοτικών συναλλαγών, η οποία ενεργοποιείται ΜΟΝΟ για πελάτες µε καθεστώς Φ.Π.Α. «Εντός Ε.Ε.». Ενεργοποίηση των πεδίων της Κλίµακας και της Ισοτιµίας νοµισµάτων στη σελίδα «Στοιχεία Πελάτη» του παραστατικού πώλησης Σχ. 1γ. Σχ. 1γ Στοιχεία Πελάτη (Παραστατικά Πώλησης) 2
Version 2.4.0.0 Κινήσεις Προσθήκη µιας επιπλέον επιλογής, στο αναδιπλούµενο µενού που εµφανίζεται κάνοντας δεξί κλικ, στην γραµµή του είδους, η οποία δίνει τη δυνατότητα στο χρήστη να ορίσει τη τιµή πώλησης του είδους στο νόµισµα του πελάτη (Βλ. Σχ. 1δ). Προσοχή, η τιµή αυτή δεν πληκτρολογείται και δε δύναται να ανακληθεί από το χρήστη αργότερα. Απλά χρησιµοποιείται για τον άµεσο υπολογισµό της τιµής πώλησης σε νόµισµα βιβλίων µε βάση την ισοτιµία που έχει δηλώσει ο χρήστης εκείνη την στιγµή. Αν ο χρήστης προχωρήσει σε αλλαγή της ισοτιµίας αργότερα, ΕΝ ΘΑ ΑΛΛΑΞΕΙ η τιµή πώλησης σε νόµισµα βιβλίων. Σχ. 1δ Τιµή πώλησης στο νόµισµα πελάτη 2 Παραστατικών Αγορών Κινήσεις Αγορών Παραστατικά Αγορών Στην αναζήτηση των παραστατικών αγορών προστέθηκε ένα ακόµα πλήκτρο το οποίο ενεργοποιείται µόνο για τις εγκαταστάσεις που περιλαµβάνουν την υποστήριξη «Ξένου Νοµίσµατος» και σε περίπτωση που η επιλεγµένη εγγραφή αφορά σε παραστατικό αγοράς προµηθευτή που το καθεστώς Φ.Π.Α. είναι «Εντός ΕΕ» όπως φαίνεται στο σχήµα που ακολουθεί. 3
Προσθήκες - Βελτιώσεις Σχ. 2α Αναζήτηση παραστατικών αγορών Με το πλήκτρο αυτό ο χρήστης µπορεί να εισάγει (προβάλει ή διορθώσει) τα στοιχεία των ενδοκοινοτικών συναλλαγών για το συγκεκριµένο παραστατικό όπως φαίνεται στο Σχ. 2β και τα οποία θα χρησιµοποιηθούν κατά τη διαµόρφωση της κατάστασης για την INTRASTAT. Κατά την καταχώριση ενός παραστατικού αγοράς πραγµατοποιήθηκαν οι κάτωθι αλλαγές: Προστέθηκε η οθόνη της διαχείρισης των στοιχείων των ενδοκοινοτικών συναλλαγών, η οποία ενεργοποιείται ΜΟΝΟ για προµηθευτές µε καθεστώς Φ.Π.Α. «Εντός Ε.Ε.». Ενεργοποιήθηκαν τα πεδία της Κλίµακας και της Ισοτιµίας νοµισµάτων στην 1 η σελίδα της επικεφαλίδας που αναφέρεται στα «Γενικά Στοιχεία» και προστέθηκαν τα πεδία που αφορούν στον Αρ. ιασάφησης και στο Νόµισµα του προµηθευτή (Βλ. Σχ. 2β). Σχ. 2β Γενικά Στοιχεία (Παραστατικά Αγοράς) 4
Version 2.4.0.0 Κινήσεις Προσοχή, η τιµή αγοράς κάθε είδους κατά τη διαδικασία καταχώρισης ενός παραστατικού αγορών γίνεται ΠΑΝΤΑ στο νόµισµα του προµηθευτή. Η εφαρµογή αυτόµατα υπολογίζει τις αντίστοιχες αξίες σε νόµισµα βιβλίων. 3 Κινήσεις Απογραφής Πελατών Κινήσεις Κινήσεις Πελατών Κινήσεις Απογραφής Κατά την καταχώριση κινήσεων απογραφής ενεργοποιούνται τα πεδία Κλίµακα και Ισοτιµία Νοµίσµατος Πελάτη καθώς επίσης και το πεδίο της Αξίας σε Ξένο Νόµισµα όπως φαίνεται στο ακόλουθο σχήµα. Ο χρήστης µπορεί να συµπληρώσει είτε την αξία σε νόµισµα βιβλίων είτε την αξία σε ξένο νόµισµα ενώ η εφαρµογή θα προβεί στον υπολογισµό των λοιπών πεδίων. Σχ. 3 Κινήσεις Απογραφής 4 Κινήσεις Εισπράξεων Πελατών Κινήσεις Κινήσεις Πελατών Κινήσεις Εισπράξεων Κατά τη διαδικασία καταχώρισης κινήσεων εισπράξεων ενεργοποιούνται τα πεδία Κλίµακα και Ισοτιµία Νοµίσµατος Πελάτη καθώς και το πεδίο της Αξίας σε Ξένο Νόµισµα όπως φαίνεται στο σχήµα. Ο χρήστης µπορεί να συµπληρώσει είτε την αξία σε νόµισµα βιβλίων είτε την αξία σε ξένο νόµισµα ενώ η εφαρµογή θα υπολογίσει τα υπόλοιπα πεδία. 5
Προσθήκες - Βελτιώσεις Σχ. 4 Κινήσεις Εισπράξεων 5 Κινήσεις Πωλήσεων Πελατών Κινήσεις Κινήσεις Πελατών Κινήσεις Πωλήσεων Κατά την καταχώριση κινήσεων πωλήσεων ενεργοποιούνται τα πεδία Κλίµακα και Ισοτιµία Νοµίσµατος Πελάτη καθώς και το πεδίο της Αξίας σε Ξένο Νόµισµα όπως διακρίνεται στο ακόλουθο σχήµα. Ο χρήστης δύναται να συµπληρώσει την αξία σε ξένο νόµισµα. Στην περίπτωση αυτή, η εφαρµογή δεν θα προχωρήσει στον υπολογισµό των υπολοίπων πεδίων µε βάση τη συγκεκριµένη αξία. Ο λόγος είναι ότι δεν είναι εφικτό, να γίνει αυτόµατη ανάλυση της συνολικής αξίας σε ξένο νόµισµα στην καθαρή αξία, στο ΦΠΑ, στις επιβαρύνσεις, στο ΦΠΑ επιβαρύνσεων και στο ΕΦΚ. Αντίθετα, η αξία σε ξένο νόµισµα υπολογίζεται πάντα όταν ο χρήστης αλλάξει µία από τις προαναφερθείσες αξίες ή την ισοτιµία της κίνησης. 6
Version 2.4.0.0 Κινήσεις Σχ. 5 Κινήσεις Πωλήσεων 6 Λοιπές Κινήσεις Πελατών Κινήσεις Κινήσεις Πελατών Λοιπές Κινήσεις Κατά τη διαδικασία καταχώρισης λοιπών κινήσεων ενεργοποιούνται τα πεδία Κλίµακα και Ισοτιµία Νοµίσµατος Πελάτη καθώς και το πεδίο της Αξίας σε Ξένο Νόµισµα όπως φαίνεται στο σχήµα που παρατίθεται παρακάτω. Ο χρήστης µπορεί να συµπληρώσει είτε την αξία σε νόµισµα βιβλίων είτε την αξία σε ξένο νόµισµα ενώ η εφαρµογή θα προβεί στον υπολογισµό των λοιπών πεδίων. 7
Προσθήκες - Βελτιώσεις Σχ. 6 Λοιπές Κινήσεις 7 Κινήσεις Απογραφής Προµηθευτών Κινήσεις Κινήσεις Προµηθευτών Κινήσεις Απογραφής Κατά την καταχώριση κινήσεων απογραφής ενεργοποιούνται τα πεδία Κλίµακα και Ισοτιµία Νοµίσµατος Προµηθευτή καθώς και το πεδίο της Αξίας σε Ξένο Νόµισµα όπως φαίνεται στο παρακάτω σχήµα. Ο χρήστης µπορεί να συµπληρώσει είτε την αξία σε νόµισµα βιβλίων είτε την αξία σε ξένο νόµισµα ενώ η εφαρµογή θα υπολογίσει τα υπόλοιπα πεδία. 8
Version 2.4.0.0 Κινήσεις Σχ. 7 Κινήσεις Απογραφής 8 Κινήσεις Πληρωµών Προµηθευτών Κινήσεις Κινήσεις Προµηθευτών Κινήσεις Πληρωµών Κατά την καταχώριση κινήσεων πληρωµών ενεργοποιούνται τα πεδία Κλίµακα και Ισοτιµία Νοµίσµατος Προµηθευτή καθώς και το πεδίο της Αξίας σε Ξένο Νόµισµα όπως φαίνεται στο σχήµα που ακολουθεί. Ο χρήστης δύναται να συµπληρώσει είτε την αξία σε νόµισµα βιβλίων είτε την αξία σε ξένο νόµισµα ενώ η εφαρµογή θα υπολογίσει τα υπόλοιπα πεδία. 9
Προσθήκες - Βελτιώσεις Σχ. 8 Κινήσεις Πληρωµών 9 Κινήσεις Αγορών Προµηθευτών Κινήσεις Κινήσεις Προµηθευτών Κινήσεις Αγορών Κατά την καταχώριση κινήσεων αγορών ενεργοποιούνται τα πεδία Κλίµακα και Ισοτιµία Νοµίσµατος Προµηθευτή καθώς και το πεδίο της Αξίας σε Ξένο Νόµισµα όπως φαίνεται στο ακόλουθο σχήµα. Ο χρήστης έχει τη δυνατότητα να συµπληρώσει την αξία σε ξένο νόµισµα. Στην περίπτωση αυτή η εφαρµογή δεν θα υπολογίσει τα υπόλοιπα πεδία µε βάση την αξία αυτή. Ο λόγος είναι ότι δεν µπορεί να γίνει αυτόµατη ανάλυση της συνολικής αξίας σε ξένο νόµισµα στην καθαρή αξία, στο ΦΠΑ, στις επιβαρύνσεις, στο ΦΠΑ επιβαρύνσεων και στο ΕΦΚ. Αντίθετα, η αξία σε ξένο νόµισµα υπολογίζεται πάντα όταν ο χρήστης αλλάξει µία από τις προαναφερθείσες αξίες ή την ισοτιµία της κίνησης. 10
Version 2.4.0.0 Κινήσεις Σχ. 9 Κινήσεις Αγορών 10 Λοιπές Κινήσεις Προµηθευτών Κινήσεις Κινήσεις Προµηθευτών Λοιπές Κινήσεις Κατά την καταχώριση λοιπών κινήσεων ενεργοποιούνται τα πεδία Κλίµακα και Ισοτιµία Νοµίσµατος Προµηθευτή καθώς και το πεδίο της Αξίας σε Ξένο Νόµισµα όπως φαίνεται στο σχήµα. Ο χρήστης µπορεί να συµπληρώσει είτε την αξία σε νόµισµα βιβλίων είτε την αξία σε ξένο νόµισµα ενώ η εφαρµογή θα προχωρήσει στον υπολογισµό των λοιπών πεδίων. 11
Προσθήκες - Βελτιώσεις Σχ. 10 Λοιπές Κινήσεις 11 Κινήσεις Απογραφής Λοιπών Λογαριασµών Κινήσεις Κινήσεις Λοιπών Λογαριασµών Κινήσεις Απογραφής Κατά την καταχώριση κινήσεων απογραφής ενεργοποιούνται τα πεδία Κλίµακα και Ισοτιµία Νοµίσµατος Λογαριασµού καθώς και το πεδίο της Αξίας σε Ξένο Νόµισµα όπως διακρίνεται στο σχήµα που ακολουθεί. Ο χρήστης µπορεί να συµπληρώσει είτε την αξία σε νόµισµα βιβλίων είτε την αξία σε ξένο νόµισµα ενώ η εφαρµογή θα υπολογίσει τα υπόλοιπα πεδία. 12
Version 2.4.0.0 Κινήσεις Σχ. 11 Κινήσεις Απογραφής 12 Λοιπές Κινήσεις Λοιπών Λογαριασµών Κινήσεις Κινήσεις Λοιπών Λογαριασµών Λοιπές Κινήσεις Κατά την καταχώριση λοιπών κινήσεων ενεργοποιούνται τα πεδία Κλίµακα και Ισοτιµία Νοµίσµατος Λογαριασµού καθώς και το πεδίο της Αξίας σε Ξένο Νόµισµα όπως διακρίνεται στο παρακάτω σχήµα. Ο χρήστης µπορεί να συµπληρώσει είτε την αξία σε νόµισµα βιβλίων είτε την αξία σε ξένο νόµισµα και η εφαρµογή θα υπολογίσει τα υπόλοιπα πεδία. 13
Προσθήκες - Βελτιώσεις Σχ. 12 Λοιπές Κινήσεις 13 Αντιστοίχιση και Ακύρωση Αντιστοίχισης Κινήσεων Κινήσεις Κινήσεις Πελατών ή Προµηθευτών ή Λοιπών Λογαριασµών Αντιστοίχιση ή Ακύρωση Αντιστοίχισης Αξίζει να σηµειωθεί ότι στην οθόνη τόσο της αντιστοίχισης κινήσεων όσο και της ακύρωσης αντιστοίχισης κινήσεων πελατών, προµηθευτών ή λοιπών λογαριασµών διατίθενται τόσο τα πεδία που αφορούν στις αξίες σε νόµισµα συναλλασσοµένου όσο και τα πεδία που αφορούν στις αξίες σε νόµισµα βιβλίων. Επιπροσθέτως, διαθέσιµα γίνονται και τα πεδία της ισοτιµίας. Σε περίπτωση που ο χρήστης θελήσει την τροποποίηση προβολής µπορεί να το επιτύχει, κάνοντας δεξί κλικ πάνω στην οθόνη και επιλέγοντας το αντίστοιχο πλήκτρο ενεργειών. Με την ενεργοποίηση της επιλογής αυτής, εµφανίζεται το παράθυρο Σχ. 13 στο οποίο ο χρήστης δύναται να επιλέξει ποιες αξίες θα είναι εµφανείς και ποιες όχι. Η προβολή αυτή, αποθηκεύεται έτσι ώστε να γίνονται ορατές στο χρήστη οι αλλαγές, που έχει κάνει, κάθε φορά που εκτελεί τη συγκεκριµένη εργασία. 14
Version 2.4.0.0 Κινήσεις Σχ. 13 Ακύρωση Αντιστοίχισης Κινήσεων 14 Συναλλαγµατικές Αναπροσαρµογές Αξιογράφων Κινήσεις Κινήσεις Αξιογράφων Συναλλαγµατικές Αναπροσαρµογές Αξιογράφων Με την εργασία αυτή δίνεται η δυνατότητα στο χρήστη να αναπροσαρµόζει ανά τακτά χρονικά διαστήµατα τις αξίες των αξιογράφων σύµφωνα µε τις τρέχουσες ισοτιµίες νοµισµάτων. Η πρώτη σελίδα που εµφανίζεται είναι πληροφοριακή σχετικά µε το σκοπό που επιτελεί η εργασία αυτή. 15
Προσθήκες - Βελτιώσεις Στην δεύτερη σελίδα όπως διακρίνεται και στο Σχ. 14α ο χρήστης καλείται να συµπληρώσει την ηµεροµηνία µε την οποία θα δηµιουργηθούν οι κινήσεις συναλλαγµατικών διαφορών αξιογράφων όπως επίσης και τους κατάλληλους τύπους κίνησης που θα πρέπει να χρησιµοποιήσει η εφαρµογή τόσο για τα εισπρακτέα όσο και για τα πληρωτέα αξιόγραφα. Σχ. 14α Συναλλαγµατικές Αναπροσαρµογές Αξιογράφων (Σελίδα 2) Στην τρίτη σελίδα, ο χρήστης έχει τη δυνατότητα να ορίσει τα κριτήρια εκείνα τα οποία θα περιορίσουν το πλήθος των αξιογράφων για τα οποία θα δηµιουργηθούν κινήσεις συναλλαγµατικών διαφορών. Αν δεν το επιχειρήσει η εφαρµογή θα συµπεριλάβει όλα εκείνα τα αξιόγραφα των οποίων έχει διαφοροποιηθεί η ισοτιµία του νοµίσµατός τους. Στην τέταρτη σελίδα, όπως φαίνεται και στο σχ. 14β, ο χρήστης µπορεί να ορίσει τις νέες ισοτιµίες νοµισµάτων βάσει των οποίων θα δηµιουργηθούν οι κινήσεις συναλλαγµατικών διαφορών. Επίσης, αν ενεργοποιήσει την επιλογή «Αποθήκευση Ισοτιµιών στον πίνακα Νοµισµάτων» µπορεί να αποθηκεύσει αυτόµατα τις ισοτιµίες αυτές, για µελλοντική χρήση, σε όλες τις εργασίες της εφαρµογής. Τέλος, πατώντας το πλήκτρο «ηµιουργία» µπορεί να αναπροσαρµόσει τις αξίες των επιλεγµένων αξιογράφων. 16
Version 2.4.0.0 Κινήσεις Σχ. 14β Συναλλαγµατικές Αναπροσαρµογές Αξιογράφων (Σελίδα 3) 15 Ηλεκτρονική Αποστολή Παραστατικών Η ηλεκτρονική αποστολή παραστατικών αφορά στα παραστατικά πωλήσεων και αγορών καθώς και στις κινήσεις εισπράξεων και πληρωµών. Τα παραστατικά αυτά θα πρέπει, υποχρεωτικά, να έχουν ήδη εκτυπωθεί, από την ίδια την εφαρµογή, σε µορφή PDF. Βασικές προϋποθέσεις για τη χρήση ηλεκτρονικής αποστολής των παραστατικών είναι : Εγκατάσταση του SingularLogic PDF Printer Παραµετροποίηση του φορολογικού συστήµατος SFP Παραµετροποίηση της Εταιρίας Εκτύπωση παραστατικών σε PDF µορφή Τα εκδοθέντα και εκτυπωµένα παραστατικά σε µορφή PDF, είναι δυνατόν να αποσταλούν µέσω του ηλεκτρονικού ταχυδροµείου (Ηλεκτρονική Αποστολή Παραστατικών). 17
Προσθήκες - Βελτιώσεις 15.1 Εγκατάσταση του SingularLogic PDF Printer H εγκατάσταση του SingularLogic PDF Printer δύναται να πραγµατοποιηθεί µέσω του προγράµµατος εγκατάστασης SingularLogic PDF Printer το οποίο συνοδεύει το CD της εφαρµογής. Μέσω της επιλογής «Εργαλεία», από την αρχική οθόνη SingularLogic Setup, εκτελείται η εργασία «SingularLogic PDF Printer για Ηλεκτρονική Τιµολόγηση». Σχ. 15α Εγκατάσταση SingularLogic Printer PDF Με την ολοκλήρωση της διαδικασίας εγκατάστασης του SingularLogic PDF Printer απεικονίζεται, στην περιοχή των εκτυπωτών, ο συγκεκριµένος εκτυπωτής, ο οποίος δύναται να χρησιµοποιηθεί κατά την έκδοση των παραστατικών. 18
Version 2.4.0.0 Κινήσεις Σχ. 15β Οι εγκατεστηµένοι εκτυπωτές 15.2 Παραµετροποίηση του φορολογικού συστήµατος SFP Εάν ο χρήστης χρησιµοποιεί το φορολογικό σύστηµα SFP και πρόκειται να εκδώσει, µέσω του SingularLogic PDF Printer, παραστατικά τα οποία απαιτούν ψηφιακή υπογραφή, θα πρέπει να προβεί στην παραµετροποίηση και του φορολογικού συστήµατος SFP, ορίζοντάς τον στους Φορολογικούς Εκτυπωτές (κατά τον ίδιο τρόπο που θα όριζε και οποιονδήποτε άλλον εκτυπωτή). Σχ. 15γ Ορισµός του SingularLogic Printer PDF στο Φορολογικό Σύστηµα 19
Προσθήκες - Βελτιώσεις 15.3 Παραµετροποίηση της Εταιρίας Από την εργασία «Παραµετροποίηση Εταιρίας» «Υποκαταστήµατα» καθορίζονται τα απαραίτητα, για την ηλεκτρονική αποστολή, στοιχεία, ανά υποκατάστηµα της εταιρίας του χρήστη, τα οποία συνοψίζονται ως εξής : ιαχειριστής Εξερχοµένων Μηνυµάτων (SMTP), Θύρα (SMTP), Εmail του Υποκαταστήµατος, Τύπος Πιστοποίησης, και σε περίπτωση που υφίστανται τα πεδία του Ονόµατος και του Κωδικού του Χρήστη. Σχ. 15δ Παράµετροι για την ηλεκτρονική αποστολή παραστατικών 15.4 Εκτύπωση παραστατικών σε PDF µορφή Για να εκτυπωθούν τα παραστατικά σε µορφή PDF πρέπει, αρχικά, να οριστεί ο SingularLogic PDF Printer στα Κανάλια εξόδου («Περιφερειακές Εφαρµογές» «Παράµετροι Εκτυπωτών Συστήµατος»). Σχ. 15ε Ορισµός του SingularLogic PDF Printer σε Κανάλι εξόδου 20
Version 2.4.0.0 Κινήσεις Κατά την έκδοση ή επανεκτύπωση των παραστατικών, ο χρήστης πρέπει να επιλέξει τον SingularLogic PDF Printer ή να τον ορίσει, ως προτεινόµενο, στους αντίστοιχους τύπους παραστατικών (Πίνακες 11, 31 και 41). Σχ. 15στ Επιλογή του SingularLogic PDF Printer για εκτύπωση παραστατικού 15.5 Κινήσεις Ηλεκτρονική Αποστολή Παραστατικών Στην δεύτερη σελίδα (όπως φαίνεται στο Σχ. 15α) ο χρήστης υποχρεούται, αρχικά να επιλέξει ποια παραστατικά ή κινήσεις επιθυµεί να αποσταλούν ηλεκτρονικά. Η «Κωδικοποίηση Χαρακτήρων e- mail» αφορά στον τρόπο µε τον οποίο θα κωδικοποιηθούν οι ελληνικοί χαρακτήρες έτσι ώστε να εµφανιστούν ορθά στον παραλήπτη. Αν ο χρήστης δεν γνωρίζει τον τρόπο που υποστηρίζεται από τον mail server, καλό θα είναι να συµβουλευτεί το διαχειριστή του πληροφοριακού συστήµατος της επιχείρησης. Τέλος, µε την ενεργοποίηση της επιλογής «Αυτόµατη επιλογή πρωτότυπου προς αποστολή» έρχονται επιλεγµένα, προς αποστολή, όλα τα πρωτότυπα παραστατικά (όχι τα αντίγραφά τους). Για να επιτευχθεί αυτό θα πρέπει ο πελάτης ή ο προµηθευτής να έχει συµπληρωµένη την ηλεκτρονική διεύθυνση αποστολής µηνυµάτων. 21
Προσθήκες - Βελτιώσεις Σχ. 15ζ Ηλεκτρονική Αποστολή Παραστατικών (Σελίδα 2) Στην τρίτη σελίδα ο χρήστης µπορεί να ορίσει τα κριτήρια µε βάση τα οποία η εφαρµογή θα εντοπίσει και θα εµφανίσει τα, προς αποστολή, παραστατικά. Τα κριτήρια αυτά αφορούν στην ηµεροµηνία έκδοσης των παραστατικών και στον κωδικό του συναλλασσοµένου. Η ηµεροµηνία έκδοσης µπορεί να είναι είτε παραστατικά που έχουν εκδοθεί την τελευταία εβδοµάδα, είτε παραστατικά που έχουν εκδοθεί τον τελευταίο µήνα (µε βάση την ηµεροµηνία εισαγωγής στην εφαρµογή) είτε να αφορούν στο καθορισµένο, από το χρήστη χρονικό διάστηµα, µέσα στο οποίο πρέπει να εντάσσεται η ηµεροµηνία έκδοσης. Ο κωδικός του συναλλασσοµένου αναφέρεται στους Πελάτες για παραστατικά πωλήσεων και κινήσεις εισπράξεων και στους Προµηθευτές για παραστατικά αγορών και κινήσεις πληρωµών αντίστοιχα. 22
Version 2.4.0.0 Κινήσεις Σχ. 15η Ηλεκτρονική Αποστολή Παραστατικών(Σελίδα 3) Στην τέταρτη σελίδα απεικονίζονται, µε βάση τα επιλεγµένα κριτήρια, όλα τα παραστατικά, τα οποία δύναται να αποσταλούν. Ο χρήστης µπορεί να συµπληρώσει, εφόσον δεν υφίσταται, το email του παραλήπτη ή να αλλάξει το ήδη συµπληρωµένο, στην πρώτη γραµµή της επικεφαλίδας του παραστατικού. Στη δεύτερη γραµµή µπορεί να συµπληρώσει, το email όλων των παραληπτών στους οποίους επιθυµεί να κοινοποιήσει το παραστατικό (π.χ. λογιστήριο). Αν ο χρήστης θέλει να κοινοποιήσει το παραστατικό σε περισσότερους του ενός παραλήπτες, χωρίς όµως να γίνεται αντιληπτή η ηλεκτρονική διεύθυνση των λοιπών παραληπτών στον πελάτη, θα πρέπει να πληκτρολογήσει τα email τους στο πεδίο µε τίτλο Κρυφή κοινοποίηση. Επιπροσθέτως, µπορεί να γράψει οποιοδήποτε κείµενο (µακροσκελές, συνοπτικό) στο πεδίο «Κείµενο» όπως επίσης και να επισυνάψει οποιοδήποτε αρχείο από τον υπολογιστή του στο πεδίο «Επισύναψη». Η ενεργοποίηση του πλήκτρου «Αποστολή» επιφέρει το τέλος της διαδικασίας αποστολής των παραστατικών στους επιλεγµένους παραλήπτες. 23
Προσθήκες - Βελτιώσεις Σχ. 15θ Ηλεκτρονική Αποστολή Παραστατικών(Σελίδα 4) Σε περίπτωση που ο χρήστης έχει εκτυπώσει αντίγραφα ενός παραστατικού, η εφαρµογή θα απεικονίσει όλα τα αντίγραφα µαζί µε το πρωτότυπο οµαδοποιηµένα εµφανίζοντας την ένδειξη «Πρωτότυπο» για το αρχικό και τον αριθµό του αντιγράφου για κάθε επανεκτύπωση. Από αυτά ο χρήστης µπορεί να επιλέξει όποιο ή όποια τον ενδιαφέρουν να αποστείλει. Σχ. 15ι Εµφάνιση πρωτότυπου και αντιγράφων Παραστατικού 24