Δημιουργία πληρωμής μετρητών Πεδία Παραστατικού Πληρωμής Δημιουργία πληρωμής αξιογράφων Καταχώρηση Αξιογράφου...

Transcript

1 Δημιουργία πληρωμής

2 Περιεχόμενα Δημιουργία πληρωμής μετρητών... 3 Πεδία Παραστατικού Πληρωμής... 4 Δημιουργία πληρωμής αξιογράφων... 6 Καταχώρηση Αξιογράφου... 8 Αντιγραφή παραστατικού πληρωμής Ακύρωση πληρωμής Εκτύπωση Προεπισκόπηση Επανεκτύπωση Γ.Π. [2]

3 Δημιουργία πληρωμής μετρητών Για τη δημιουργία πληρωμής μετρητών η διαδρομή είναι η εξής: Μενού Αγορές Πληρωμές Προμηθευτή Μετρητά Στην οθόνη που ακολουθεί εμφανίζονται όλα τα παραστατικά πληρωμής που έχουν δημιουργηθεί. Στην οθόνη της λίστας των Πληρωμών βρίσκεται η μπάρα εργαλείων στο επάνω μέρος της οθόνης. Πατώντας την επιλογή Προσθήκη (με το σύμβολο +) ανοίγει η φόρμα δημιουργίας νέου παραστατικού. Αναλυτικότερα: 1. Επιλέγεται η «Σειρά» αναλόγως της συναλλαγής πχ. Πληρωμή σε Προμηθευτή ή Είσπραξη από Προμηθευτή για επιστροφή χρημάτων. Εδώ υπάρχουν διαθέσιμες, εκτός των άλλων, και σειρές που χαρακτηρίζονται ως «από αγορά» τις οποίες χρησιμοποιεί η εφαρμογή για τις «αυτόματες εισπράξεις πληρωμές» κατά την καταχώρηση παραστατικών πώλησης με τρόπο πληρωμής μετρητά. 2. Επιλογή του εν λόγω προμηθευτή. Στο tab πληροφορία κίνησης, καταχωρούνται τα Στοιχεία Προμηθευτή. 2.2 Στο συγκεκριμένο tab, με το πλήκτρο εμφανίζεται πίνακας στον οποίο πραγματοποιείται αναζήτηση συγκεκριμένου Προμηθευτή, βάσει του Κωδικού ή του Ονόματος ή του ΑΦΜ. 2.3 Επιπλέον, με τη χρήση του πλήκτρου που βρίσκεται στα Στοιχεία Προμηθευτή, δίνεται η δυνατότητα εμφάνισης στοιχείων που αφορούν τον συγκεκριμένο Προμηθευτή. Πιο αναλυτικά, εμφανίζονται το Υπόλοιπο, ο Τζίρος και οι ημερομηνίες έναρξης και τελευταίας κίνησης. Η αναζήτηση Προμηθευτή, χρησιμοποιώντας την οθόνη Γρήγορης Αναζήτησης και Γρήγορων Φίλτρων, γίνεται εύκολα και γρήγορα με την τεχνολογία Soundex που διαθέτει Γ.Π. [3]

4 η εφαρμογή, (η τεχνολογία Soundex αφορά την ενσωμάτωση αλγορίθμου «φωνητικής αναζήτησης» λέξεων, χωρίς να είναι απαραίτητη η ακριβής ορθογραφικά γραφή τους). Με τη χρήση του πλήκτρου νέου Προμηθευτή. σε κάθε σχετικό πεδίο πραγματοποιείται η δημιουργία 3 Ορισμός αξίας. 4 Επιλογή ημερομηνιών Ημερομηνία έκδοσης: Δείχνει την ημερομηνία έκδοσης του παραστατικού Ημερομηνία: Δείχνει την ημερομηνία καταχώρησης της κίνησης (Για να ενημερώσουμε υπόλοιπο προμηθευτή σε συγκεκριμένη ημερομηνία αλλάζουμε το πεδίο Ημερομηνία έκδοσης, η οποία είναι η ημερομηνία που θα πάρει το παραστατικό και βάσει αυτής θα εμφανίζεται η εγγραφή στην καρτέλα του προμηθευτή. Το πεδίο ημερομηνία αφορά την ημερομηνία καταχώρησης της πληρωμής) Πεδία Παραστατικού Πληρωμής Αριθμός: Αφορά την «αυτόματη» αρίθμηση που παίρνουν τα παραστατικά κατά την καταχώρηση. Κωδικός: Αφορά τον «αυτόματο» κωδικό που παίρνουν τα παραστατικά κατά την καταχώρηση. Σενάριο: Παράμετρος η οποία μας επιτρέπει την ολοκλήρωση της κίνησης σε παραπάνω από ένα βήματα. Η λειτουργικότητα αυτό χρησιμοποιείται προκειμένου να μείνει ανοιχτή η κίνηση, χωρίς να ενημερώσει δηλαδή το υπόλοιπο του προμηθευτή, ώστε να κλείσει σε δεύτερο βήμα. Στην εν λόγω έκδοση της εφαρμογής η μόνη διαθέσιμη επιλογή είναι η Εγκεκριμένο όπου η κίνηση κλείνει και ενημερώνεται το υπόλοιπο του προμηθευτή, κατά την καταχώρηση και αποθήκευση του παραστατικού. Πληροφορία κίνησης: Εμφανίζονται τα στοιχεία του προμηθευτή πχ. Όνομα, Α.Φ.Μ. κλπ. Κατάσταση: Εμφανίζονται μη επεξεργάσιμες πληροφορίες του παραστατικού. Συγκεκριμένα: 1. Καταχώρηση από: Πληροφορία που μας δείχνει από ποιον έγινε η καταχώρηση. Η τιμή «Χρήστης» αναφέρεται σε καταχώρηση του ίδιου του χρήστη ενώ η τιμή Αυτόματα αναφέρεται σε αυτόματη πληρωμή Γ.Π. [4]

5 που δημιουργήθηκε από παραστατικό αγοράς με τρόπο πληρωμής Μετρητά 2. Καθεστώς: Το συγκεκριμένο πεδίο θα εμφανίσει την τιμή «Έγκυρο», όταν δεν έχει γίνει καμία άλλη ενέργεια πλην της καταχώρησης πληρωμής, ενώ την τιμή «Ακυρωμένο», όταν το παραστατικό έχει ακυρωθεί από τον χρήστη. 3. Εκδοθέν: Προεπιλεγμένη τιμή «Ναι» καθότι δεν υπάρχει σενάριο δύο βημάτων ώστε να μείνει ανοιχτό το παραστατικό και να πάρει την τιμή «Όχι». Στοιχεία παραστατικού: Εμφανίζονται στοιχεία παραστατικού όπως ο Αντιπρόσωπος της συγκεκριμένης κίνησης, το καθεστώς Φ.Π.Α., το άρθρο απαλλαγής Φ.Π.Α. το οποίο είτε καταχωρείται χειροκίνητα είτε προτείνεται αυτόματα από τα στοιχεία του προμηθευτή. Επίσης υπάρχει και το πεδίο «Κωδικός αναφοράς», το οποίο ομοίως καταχωρείται χειροκίνητα είτε έρχεται αυτόματα από το παραστατικό αγοράς, εφόσον έχει τρόπο πληρωμής μετρητά και εμφανίζεται ο κωδικός του συγκεκριμένου παραστατικού. Δίνεται επίσης η δυνατότητα να καταχωρήσουμε Αιτιολογία καθώς και παρατηρήσεις. Έχοντας φτάσει στο παραπάνω ενδεικτικό αποτέλεσμα, το παραστατικό θα πρέπει να αποθηκευτεί, ώστε να ενημερωθεί το υπόλοιπο του προμηθευτή, ο αριθμός, ο κωδικός Γ.Π. [5]

6 καθώς και ο Α/Α του παραστατικού από το κουμπί Αποθήκευση, όπως φαίνεται στην εικόνα παραπάνω. Δημιουργία πληρωμής αξιογράφων Για την δημιουργία πληρωμής αξιογράφων η διαδρομή της εφαρμογής είναι η εξής: ΜενούΑγορέςΠληρωμές προμηθευτήαξιόγραφο Επιλέγοντας προσθήκη από τα εργαλεία στο πάνω μέρος της οθόνης, δημιουργείται καινούρια καταχώρηση στην οποία ακολουθούνται τα εξής βήματα: Εμφανίζεται η παρακάτω φόρμα καταχώρησης Γ.Π. [6]

7 Οι διαθέσιμες Σειρές που υπάρχουν σε αυτή την περίπτωση είναι οι εξής που φαίνονται από την παρακάτω εικόνα: Στην περιοχή πληροφορία κίνησης, καταχωρούνται τα Στοιχεία Προμηθευτή. Αναλυτικότερα: 1. Στο πεδίο «Όνομα», με το πλήκτρο εμφανίζεται πίνακας στον οποίο πραγματοποιείται αναζήτηση συγκεκριμένου Προμηθευτή, βάσει του Κωδικού ή του Ονόματος ή του ΑΦΜ.Επιπλέον, με τη χρήση του πλήκτρου που βρίσκεται στα Στοιχεία Προμηθευτή, δίνεται η δυνατότητα εμφάνισης στοιχείων που αφορούν τον συγκεκριμένο Προμηθευτή. Πιο αναλυτικά, εμφανίζονται το Υπόλοιπο, ο Τζίρος και οι ημερομηνίες έναρξης και τελευταίας κίνησης. Η αναζήτηση Προμηθευτή, χρησιμοποιώντας την οθόνη Γρήγορης Αναζήτησης και Γρήγορων Φίλτρων, γίνεται εύκολα και γρήγορα με την τεχνολογία Soundex που διαθέτει η εφαρμογή, (η τεχνολογία Soundex αφορά την ενσωμάτωση αλγορίθμου «φωνητικής αναζήτησης» λέξεων, χωρίς να είναι απαραίτητη η ακριβής, ορθογραφικά, γραφή τους). Με τη χρήση του πλήκτρου πραγματοποιείται η δημιουργία νέου Προμηθευτή. 2. Στον «Τύπο Κίνησης» αξιογράφου επιλέγεται ο επιθυμητός τύπος κίνησης ο οποίος διαφοροποιείται αναλόγως της Σειράς που έχει επιλεγεί. 3. Επιλέγεται το «αξιόγραφο» ή αν δεν υπάρχει, καταχωρείται εκ νέου, αφού συμπληρωθούν τα απαραίτητα πεδία (Αξιόγραφο, Αξία, Κατηγορία Αξιογράφου, Τύπος Αξιογράφου, Είδος Αξιογράφου και οι σχετικές Ημερομηνίες Έκδοσης & Ληξης) ή επιλέγοντας το μολύβι του αξιογράφου κατά την καταχώρηση της κίνησης Γ.Π. [7]

8 είσπραξης οπότε ανοίγει η κάρτα καταχώρησης του αξιογράφου και εκεί πρέπει να συμπληρωθούν τα σχετικά πεδία. Καταχώρηση Αξιογράφου Για τη σωστή καταχώρηση νέου αξιογράφου θα πρέπει να συμπληρωθούν τα εξής πεδία «Κατηγορία», «Τράπεζα», «Ημερομηνία έκδοσης και λήξης», «Αξία» «Πελάτης» (αν αφορά εισπρακτέο αξιόγραφο) Το κάθε παραστατικό πληρωμής περιλαμβάνει τα εξής πεδία Αριθμός: Αφορά την αυτόματη αρίθμηση που παίρνουν τα παραστατικά κατά την καταχώρηση Γ.Π. [8]

9 Κωδικός: Αφορά τον αυτόματο κωδικό που παίρνουν τα παραστατικά κατά την καταχώρηση Σενάριο: Παράμετρος η οποία μας επιτρέπει την ολοκλήρωση της κίνησης σε παραπάνω από ένα βήματα. Η λειτουργικότητα αυτό χρησιμοποιείται προκειμένου να μείνει ανοιχτή η κίνηση, χωρίς να ενημερώσει δηλαδή το υπόλοιπο του προμηθευτή, ώστε να κλείσει σε δεύτερο βήμα. Στην εν λόγω έκδοση της εφαρμογής η μόνη διαθέσιμη επιλογή είναι η Εγκεκριμένο όπου η κίνηση κλείνει και ενημερώνεται το υπόλοιπο του προμηθευτή, κατά την καταχώρηση και αποθήκευση του παραστατικού. Πληροφορία κίνησης: Εμφανίζονται τα στοιχεία του προμηθευτή πχ. Όνομα, Α.Φ.Μ. κλπ. Κατάσταση: Εμφανίζονται μη επεξεργάσιμες πληροφορίες του παραστατικού. Συγκεκριμένα: 1. Καταχώρηση από: Πληροφορία που μας δείχνει από ποιον έγινε η καταχώρηση. Η τιμή Χρήστης αναφέρεται σε καταχώρηση του ίδιου του χρήστη ενώ η τιμή Αυτόματα αναφέρεται σε αυτόματη πληρωμή που δημιουργήθηκε από παραστατικό αγοράς με τρόπο πληρωμής Μετρητά 2. Καθεστώς: Το συγκεκριμένο πεδίο θα εμφανίσει την τιμή Έγκυρο όταν δεν έχει γίνει καμία άλλη ενέργεια πλην της καταχώρησης πληρωμής, ενώ την τιμή Ακυρωμένο όταν το παραστατικό έχει ακυρωθεί από τον χρήστη. 3. Εκδοθέν: Προεπιλεγμένη τιμή Ναι καθότι δεν υπάρχει σενάριο δύο βημάτων ώστε να μείνει ανοιχτό το παραστατικό και να πάρει την τιμή Όχι Στοιχεία παραστατικού: Εμφανίζονται στοιχεία παραστατικού όπως ο Αντιπρόσωπος της συγκεκριμένης κίνησης, το καθεστώς Φ.Π.Α., το άρθρο απαλλαγής Φ.Π.Α. το οποίο είτε καταχωρείται χειροκίνητα είτε έρχεται αυτόματα από τα στοιχεία του προμηθευτή. Επίσης υπάρχει και το πεδίο κωδικός αναφοράς, το οποίο ομοίως καταχωρείται χειροκίνητα και χρησιμοποιείται κυρίως για να δείξει τον κωδικό του αντίστοιχου παραστατικού αγοράς για το οποίο έχει γίνει η κίνηση πληρωμής. Οι διαθέσιμοι τύποι κίνησης αξιογράφου αλλάζουν σε συνάρτηση με την σειρά που κινείται. Γ.Π. [9]

10 Συγκεκριμένα: Για σειρά Απογραφή Μεταβίβασης Εισπρακτέων Αξιογράφων σε προμηθευτή θα έχετε διαθέσιμο τύπο κίνησης αξιογράφου < Απογραφή Μεταβίβασης Εισπρακτέων Αξιογράφων σε προμηθευτή> Για σειρά Απογραφή πληρωτέων αξιογράφων σε Προμηθευτή θα έχετε διαθέσιμο τύπο κίνησης αξιογράφου <Απογραφή πληρωτέων αξιογράφων> Για σειρά Είσπραξη από Προμηθευτή θα έχετε διαθέσιμο τύπο κίνησης αξιογράφου < Επιστροφή Μεταβιβασμένου από Προμηθευτή> Για σειρά Μεταβίβαση Εισπρακτέων Αξιογράφων σε προμηθευτή θα έχετε διαθέσιμο τύπο κίνησης αξιογράφου < Μεταβίβαση σε προμηθευτή> Για σειρά Πληρωμή με πληρωτέο αξιόγραφο θα έχετε διαθέσιμο τύπο κίνησης αξιογράφου <Παράδοση Πληρωτέου αξιογράφου σε Προμηθευτή> Για σειρά Πληρωμή σε Προμηθευτή θα έχετε διαθέσιμο τύπο κίνησης αξιογράφου < Μεταβίβαση σε προμηθευτή > <Παράδοση Πληρωτέου αξιογράφου σε Προμηθευτή> Η Παράδοση Πληρωτέου αφορά αξιόγραφα με κατηγορία Επιταγή πληρωτέα ή Γραμμάτιο πληρωτέο. Αντίστροφα η Μεταβίβαση αξιογράφου αφορά αξιόγραφα με κατηγορία Επιταγή εισπρακτέα ή Γραμμάτιο εισπρακτέο Αντιγραφή παραστατικού πληρωμής Από το κουμπί Εργασίες στο πάνω μέρος της οθόνης, δίνεται η δυνατότητα στο παραστατικό να αντιγράφεται, ώστε να δημιουργηθεί μια νέα πληρωμή με ακριβώς τα ίδια στοιχεία όπου ενδεχομένως να αλλαχτούν κάποια από αυτά από τον χρήστη πχ. τον προμηθευτή. Μετά την αντιγραφή δεν ανοίγει νέο tab, αλλά εμφανίζεται στο ήδη υπάρχον η πληρωμή χωρίς αρίθμηση και κωδικό προκειμένου να αποθηκευτεί εκ νέου. Γ.Π. [10]

11 Ακύρωση πληρωμής Για να ακυρωθεί ένα παραστατικό θα πρέπει να επιλεγεί η Ακύρωση. Από τις εργασίες στο πάνω δεξιά μέρος της οθόνης εμφανίζονται οι επιλογές (εικόνα), όπου επιλέγεται το κουμπί Εκτέλεση για την ολοκλήρωση της ενέργειας. Εκτύπωση Προεπισκόπηση Επανεκτύπωση Από το κουμπί Ενέργειες εκτύπωσης η πληρωμή μπορεί να εκτυπωθεί, να γίνει προεπισκόπησή της καθώς και να επανεκτυπωθεί. Για τις Ενέργειες εκτύπωσης καθώς και για την αποστολή παραστατικού με mail, καθίσταται απαραίτητο να έχει οριστεί φόρμα εκτύπωσης από την παραμετροποίηση της εκάστοτε σειράς Γ.Π. [11]