ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΤΡΟΦΙΜΩΝ ΚΑΙ ΠΟΤΩΝ ZAX B Του Χ. Κακαρούγκα (Ma) www.touristikiekpaideysi.gr
ΤΜΗΜΑΤΟΠΟΙΣΗ ΠΡΟΜΗΘΕΙΩΝ Τμήμα προμηθειών Προγραμματισμός αγορών και προμηθειών. Τμήμα Παραλαβής Έλεγχος ποιητικών και ποσοτικών χαρακτηριστικών των αγορασμένων προϊόντων κατά την παραλαβή ώστε να τηρούνται οι ιδιαιτέρες απαιτήσεις της Τμήμα αποθηκών Αποθήκη είναι ο χώρος της επιχείρησης από τον οποίο περνούν και φυλάσσονται, προσωρινά, τα προϊόντα που αποκτά ή πωλεί η επιχείρηση. Τμήμα προμηθειών Προγραμματισμός αγορών και προμηθειών. Στόχος: Η αποτελεσματική (προγραμματισμένη) αγορά αγαθών που απαιτούνται σε όλες τις φάσεις λειτουργίας μίας π.χ. τρόφιμα, ποτά, είδη καθαρισμού κ.λ.π. Προγραμματισμός αγορών: Στοχεύει στην κάλυψη των αναγκών της επιχείρησης με τις απαραίτητες ποσότητες προϊόντων και αγαθών, τόσο στο επιθυμητό είδος και ποιότητα, όσο και στην κατάλληλη χρονική στιγμή και την ενδεδειγμένη τιμή. Παράγοντες που επηρεάζουν τις προμήθειες μίας επισιτιστικής επιχείρησης: 1. Η λειτουργία της επιχείρησης (τρόπος παράγωγης και διάθεσης αγαθών). 2. Τυποποίηση πρώτης ύλης. 3. Επίπεδο τιμών στην αγορά. 4. Επάρκεια αγαθών και εκτέλεση των παραγγελιών χωρίς καθυστέρηση. 5. Προμήθειες σύμφωνα με την εποχή του χρόνου. ΤΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ΠΡΟΜΗΘΕΙΩΝ ΠΟΛΙΤΙΚΗ 1. Πελατολόγιο 2. Τιμές αγοράς 3. Ποιότητα προσφερόμενων αγαθών 4. Τιμές πώλησης ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΠΡΟΜΗΘΕΙΩΝ Μικρή Επιχείρηση Ορισμός: Η μικρή επιχείρηση είναι οικογενειακής μορφής και οι διαδικασίες προμηθειών εκτελούνται από τον ιδιοκτήτη. Πλεονεκτήματα: 1. Έλεγχος εμπορευμάτων πριν την αγορά. 2. Προσωπική επαφή με προμηθευτές. 3. Αποφυγή μεσαζόντων με αποτέλεσμα την μείωση του κόστους. 4. Έλλειψη καθυστερήσεων λόγο έλλειψης γραφειοκρατίας. Μειονεκτήματα: 1. Αυξημένο κόστος λόγο αγοράς μικρών ποσοτήτων αγαθών. 2. Αδυναμία αποθήκευσης μεγάλων ποσοτήτων αγαθών. 3. Συχνές ελλείψεις λόγο ελλιπούς οργάνωσης. 4. Χρονοτριβή σε συχνές μετακινήσεις και αύξηση του κόστους. Μεσαία Επιχείρηση Ορισμός: Στις μεσαίες επιχειρήσεις ανήκουν εστιατόρια μεγάλης δυναμικότητας και ξενοδοχεία δυναμικότητας 100-200 δωματίων ενώ συναντάται εξειδικευμένο τμήμα προμηθειών.
Πλεονεκτήματα: 1. Μείωση κόστους μέσω της αγοράς αγαθών σε μεγάλες ποσότητες. 2. Δεν χάνεται χρόνος σε μετακινήσεις στην αγορά. 3. Μειώνονται τα προβλήματα στην μεταφορά των αγαθών. 4. Εφαρμογή ορθολογιστικής διαχείρισης αποθεμάτων και προμηθειών. Μειονεκτήματα: 1. Εξάρτιση από τους προμηθευτές. 2. Δεν ελέγχονται τα προϊόντα πριν αγοραστούν. 3. Ύπαρξη γραφειοκρατίας με αποτέλεσμα την καθυστέρηση της διαδικασίας των προμηθειών. Μεγάλη Επιχείρηση Ορισμός: Αλυσίδες εστιατορίων και ξενοδοχεία με περισσότερα από 200 δωμάτια και παραπάνω από ένα επισιτιστικά τμήματα. Οι επιχειρήσεις αυτού του μεγέθους διαθέτουν εξειδικευμένο τμήμα προμηθειών ενώ τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα είναι ίδια με αυτά των μεσαίων επιχειρήσεων αλλά σε εντονότερο βαθμό. ΥΠΕΥΘΥΝΟΣ ΑΓΟΡΩΝ Τη θέση του Υπεύθυνου Αγορών σε μια επιχείρηση μπορεί να κατέχει ο: 1. Ο ιδιοκτήτης ή ο αρχιμάγειρας σε μια μικρή επιχείρηση. 2. Ο υπεύθυνος διευθυντής ενός μεσαίου εστιατορίου ή ξενοδοχείου. 3. Ο διευθυντής τροφίμων και ποτών σε ένα μεγάλο ξενοδοχείο σε συνεργασία με το τμήμα προμηθειών. Προσόντα: 1. Επαγγελματικά Ηθικός. 2. Άρτια Πληροφορημένος. 3. Γνώστης των γενικών και ειδικών αναγκών της 4. Γνώστης των ποσοτικών και ποιοτικών αναγκών. 5. Γνώστης των συνθηκών της αγοράς. ΥΠΕΥΘΥΝΟΣ ΑΓΟΡΩΝ Αρμοδιότητές: 1. Ερευνά σχετικά με τις απαιτήσεις της 2. Η αγορά όλων των αγαθών και η εξασφάλιση συνεχόμενης ροής αυτών. 3. Η αποτελεσματική λειτουργία του τμήματος προμηθειών, του τμήματος παραλαβής και του τμήματος αποθηκών. 4. Η εξεύρεση των καλύτερων και φθηνότερων πηγών αγοράς. 5. Η εξεύρεση εναλλακτικών πηγών αγοράς καθώς και νέων υποκατάστατων 6. Η συνεργασία με τα τμήματα παραγωγής για την τυποποίηση των αγαθών. 7. Επικοινωνία με τα τμήματα παραγωγής για να διαπιστώνεται σε κάθε περίπτωση αν τα αγορασθέντα αγαθά ικανοποιούν ποσοτικά και ποιοτικά. 8. Διατήρηση στατιστικών στοιχείων σχετικά με τις προμήθειες. 9. Τήρηση αρχείου προμηθευτών. ΠΡΟΣΔΙΟΡΙΣΜΟΣ ΤΩΝ ΑΝΑΓΚΩΝ ΣΕ ΠΡΟΜΗΘΕΙΕΣ ΠΡΟΣΔΙΟΡΙΣΜΟΣ ΑΝΑΓΚΩΝ Ορισμός: Σύνολο μεθοδευμένων ενεργειών που αποσκοπούν στην πρόβλεψη και σωστή εκτίμηση του αναμενόμενου όγκου εργασιών κάθε επισιτιστικής Οι ενέργειες αυτές αφορούν κυρίως στην ανάλυση ιστορικών στοιχείων που καταδεικνύουν όχι μόνο απόλυτους αριθμούς αλλά και τάσεις της αγοράς. Λαμβάνονται υπ όψη: 1. Στοιχεία των πωλήσεων του παρελθόντος με βάση την ημέρα, την εβδομάδα, τον μήνα. 2. Προτιμήσεις των πελατών με βάση τις πωλήσεις. 3. Μελλοντικές εκδηλώσεις.
4. Τοπικοί παράγοντες. 5. Τάσεις της αγοράς. ΠΡΟΒΛΕΨΕΙΣ ΠΡΟΜΗΘΕΙΩΝ Οι προβλέψεις των προμηθειών μπορεί να γίνει σε τρία επίπεδα: 1. Στο στάδιο της παραγωγής: Αναλυτική καταγραφή των πωλήσεων ώστε να σχηματιστεί στατιστική πωλήσεων. (Μειονέκτημα: Καταγράφονται μόνο τα τελικά προϊόντα ενώ τα δευτερεύοντα συστατικά αγνοούνται) 2. Στο στάδιο της διανομής: Αναλυτική καταγραφή όλων των προϊόντων που εξάγονται από τις αποθήκες. 3. Στο στάδιο έναρξης λειτουργίας της επιχείρησης: Αφορά κυρίως εποχιακές επιχειρήσεις που δέχονται οργανωμένες ομάδες ατόμων με συγκεκριμένες ανάγκες. Μέθοδοι και Συστήματα Προμηθειών ΑΝΑΖΗΤΗΣΗ ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΩΝ Γίνεται με την βοήθεια: Εξειδικευμένων περιοδικών και εντύπων. Εξειδικευμένων εκθέσεων. Αντιπροσώπων που επισκέπτονται ξενοδοχεία και εστιατόρια. Ενημερωτικών φυλλαδίων ή δειγμάτων που στέλνονται στις επιχειρήσεις. ΕΠΙΛΟΓΗ ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΩΝ Για να επιλεχθεί ένας νέος προμηθευτής ο υπεύθυνος προμηθειών πρέπει να: Μελετήσει στοιχεία της επιχείρησης του προμηθευτή. Αναζητήσει πληροφορίες από πελάτες του προμηθευτή. Συμβουλευτεί καταλόγους με πρόσφατες τιμές. Λάβει δείγματα Επισκεφτεί τον νέο προμηθευτή. ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΩΝ Η αξιολόγηση των προμηθευτών βασίζεται: Στην τιμή πώλησης των προϊόντων: Η τιμή δεν συμβαδίζει πάντα με την ποιότητα γι αυτό ο υπεύθυνος αγορών πρέπει να δείχνει ιδιαίτερη προσοχή. Στην ποιότητα των προϊόντων: Στο βαθμό που τα προϊόντα συμβαδίζουν με τις προδιαγραφές αγοράς της Στην παράδοση των προϊόντων: Στο βαθμό που ο προμηθευτής έχει την δυνατότητα να προμηθεύσει την επιχείρηση έγκαιρα σε συγκεκριμένες μέρες και ώρες. ΜΕΘΟΔΟΙ ΑΓΟΡΩΝ Η επιλογή της μεθόδου αγορών εξαρτάται από: Το είδος του αγαθού. Τις παραγγελλόμενες ποσότητες. Την συχνότητα των αγορών. Τις ταμειακές δυνατότητες. Τις συνθήκες της αγοράς. Τις τάσεις των τιμών. Δυο βασικές κατηγορίες: Χωρίς διαγωνισμό (ανεπίσημη μέθοδος) Με διαγωνισμό (επίσημη μέθοδος) ΑΓΟΡΕΣ ΧΩΡΙΣ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟ Ανταγωνιστική ή ανοικτή αγορά: Η επιχείρηση έρχεται σε επαφή με προμηθευτές και επιλέγει την ποιο συμφέρουσα προσφορά. Αγορές από μια πηγή: Το προϊόν είναι μοναδικό και υπάρχει μόνο ένας προμηθευτής.
Αγορές με την μέθοδο κόστους συν: Ο προμηθευτής μπορεί να προσφέρει ορισμένες επιπλέον υπηρεσίες (π.χ. παράδοση προϊόντων στον χώρο της επιχείρησης) και γι αυτό προσθέτει ένα ορισμένο ποσοστό «συν» στην αρχική τιμή του προϊόντος. ΑΓΟΡΕΣ ΧΩΡΙΣ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟ Αγορές με σύμβαση: Συνήθως η μέθοδος αυτή εφαρμόζεται σε δύο περιπτώσεις. Η σύμβαση καλύπτει μια συγκεκριμένη χρονική περίοδο π.χ. ένα χρόνο. Η σύμβαση καλύπτει μια συγκεκριμένη ποσότητα σε συγκεκριμένο χρόνο. Η σύμβαση δεσμεύει τόσο τον αγοραστή όσο και το προμηθευτή. Η συγκεκριμένη μέθοδος εξασφαλίζει σταθερή ροή και τιμή του προϊόντος. Αγορές σε συνεργασία: Ομοειδείς επιχειρήσεις πραγματοποιούν τις αγορές τους από κοινού ώστε να εξασφαλίσουν καλύτερες τιμές λόγω της αγοράς μεγάλων ποσοτήτων. Αγορές με μετρητά ή Αγορές «Cash and Carry»: Μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις πολλές φορές δεν έχουν την δυνατότητα να αγοράσουν από χονδρέμπορους μεγάλες ποσότητες και γι αυτό αγοράζουν μικρότερες ποσότητες με μετρητά. Επιχειρήσεις «Cash and Carry» μοιάζουν και λειτουργούν όπως τα Super Markets αλλά απευθύνονται μόνο σε επαγγελματίες. Αγορές με μετρητά ή Αγορές «Cash and Carry» (Συνέχεια): Πλεονεκτήματα: Δυνατότητα προμήθειας σε χαμηλές τιμές σε σχέση με τα απλά Super Markets. Δυνατότητα προμήθειας προϊόντων χωρίς χρονικούς περιορισμούς. Δυνατότητα αγοράς προϊόντων με σκοπό τη δοκιμή τους. Δυνατότητα αμέσων αγορών με σκοπό την κάλυψη εκτάκτων αναγκών. Δυνατότητα συχνών αγορών με αποτέλεσμα την διατήρηση των χαμηλών αποθεμάτων. Μειονεκτήματα: Χρήση προσωπικού της επιχείρησης με σκοπό την αγορά Πληρωμή μόνο μετρητοίς. ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ ΚΑΙ ΕΠΙΛΟΓΗ ΑΓΑΘΩΝ Η αξιολόγηση των αγαθών στις μεθόδους αγοράς χωρίς διαγωνισμό μπορεί να γίνει: Σε όλη την ποσότητα του αγαθού: Απαιτείται πολύς χρόνος και κόπος για τον έλεγχο μεγάλης ποσότητας αγαθών. Δειγματοληπτικά: Εφαρμόζεται όταν αγοράζονται ομοειδή προϊόντα και ένα δείγμα μπορεί να αντιπροσωπεύσει ολόκληρη την ποσότητα. Περιγράφοντας το αγαθό: Εφαρμόζεται σε τυποποιημένα προϊόντα. Τα ποιητικά χαρακτηριστικά ενός προϊόντος χωρίζονται σε: n Α. Ποσοτικά (βάρος, απόδοση κ.λπ.) n Β. Αφανή (Θρεπτική αξία, χρόνος διατήρησης κ.λπ.) n Γ. Οργανοληπτικά (εμφάνιση, σχήμα, υφή κ.λπ.) n Δ. Ιδιαίτερα χαρακτηριστικά ανάλογα με το αγαθό. ΑΓΟΡΕΣ ΜΕ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟ Μειοδοτικός διαγωνισμός Συνήθως δημόσιες υπηρεσίες προμηθεύονται με αυτό τον τρόπο. Ο οργανισμός θέτει και γνωστοποιεί τα ποιοτικά χαρακτηριστικά μέσω εφημερίδας ή αλλού εντύπου. Οι προμηθευτές υποβάλουν την προσφορά τους μέσα σε σφραγισμένο φάκελο με τα στοιχεία τους. Σε συγκεκριμένη ημερομηνία ανοίγονται οι φάκελοι παρουσία επιτροπής και ο προμηθευτής που έκανε την φθηνότερη προσφορά επιλέγεται. Οι προσκλήσεις για έναν μειοδοτικό διαγωνισμό μπορεί να είναι απλές έως πολύ σύνθετες και οι λεπτομέρειες περιέχονται αναλυτικά σε έντυπα. ΔΙΑΚΡΙΣΕΙΣ ΑΓΟΡΩΝ
Άμεσες Αγορές: Αγορές προϊόντων που η επιχείρηση χρειάζεται άμεσα και δεν θα περάσουν από την αποθήκη: Α) Γιατί αυξήθηκαν οι ανάγκες της ξαφνικά χωρίς να έχει γίνει πρόβλεψη. Β) Γιατί τα συγκεκριμένα προϊόντα πρέπει να καταναλώνονται φρέσκα και δεν μπορούν να αποθηκευτούν για μεγάλο χρονικό διάστημα. Αγορές Αποθήκης: Αγορές προϊόντων που η επιχείρηση θα αποθηκεύσει πριν διανείμει στα τμήματα: Α) Γιατί έχει προβλέψει την κατανάλωση των αγαθών. Β) Γιατί τα συγκεκριμένα προϊόντα μπορούν να αποθηκευθούν και δεν χρειάζεται να καταναλωθούν φρέσκα. ΑΓΟΡΕΣ ΦΘΑΡΤΩΝ ΑΓΑΘΩΝ Τα φθαρτά αγαθά αγοράζονται σε καθημερινή, εβδομαδιαία ή δεκαπενθήμερη βάση. Καθημερινές Αγορές: Εξασφαλίζουν την φρεσκάδα των φθαρτών αγαθών. Μια έλλειψη δημιουργεί μεγάλο πρόβλημα στην παραγωγή- πώληση των Επιλέγεται η μέθοδος ανταγωνιστικής ή ανοικτής αγοράς. Χρησιμοποιείται το Ημερήσιο Δελτίο Αγορών Εβδομαδιαίες ή Δεκαπενθήμερες Αγορές Εφαρμόζεται στις αγορές ειδών με μεγαλύτερο βαθμό αντοχής. ΗΜΕΡΗΣΙΟ ΔΕΛΤΙΟ ΑΓΟΡΩΝ Η κάθε επιχείρηση πραγματοποιεί τις αγορές των φθαρτών αγαθών με τρόπο προσαρμοσμένο στις ανάγκες της. Για την προμήθεια φθαρτών αγαθών συμπληρώνεται το Ημερήσιο Δελτίο Αγορών. Παρακάτω θα δοθούν υποδείγματα από Ημερήσια Δελτία Αγορών ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΗ Ορισμός: Η ακριβής περιγραφή της ποιότητας ενός αγαθού, για τον προσδιορισμό όλων των πρωτευόντων και δευτερευόντων χαρακτηριστικών του. Με σκοπό ο κάθε ενδιαφερόμενος να συμμορφώνεται απόλυτα με αυτή. Η προδιαγραφή πρέπει να συντάσσεται με τρόπο σαφή και κατανοείτο. Η προδιαγραφή πρέπει γνωστοποιείται στους προμηθευτές και στο προσωπικό που έρχεται σε επαφή με αυτούς. Η προδιαγραφή πρέπει να παραμένει σταθερή. ΣΤΟΧΟΙ ΤΗΣ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΗΣ Μια προδιαγραφή έχει τους παρακάτω στόχους: 1. Να καθορίσει αγοραστικά πρότυπα για τα είδη που χρειάζεται η επιχείρηση. 2. Να πληροφορήσει τους προμηθευτές γραπτά για τις απαιτήσεις της 3. Να καθορήσει κοινούς κώδικες επικοινωνίας μεταξύ προμηθευτών και 4. Να πληροφορήσει την παραλαβή της επιχείρησης σχετικά με τα ποιοτικά χαρακτηριστικά των προς παραλαβή 5. Να συμβάλει στην παραγωγή τελικών προϊόντων με σταθερή ποιότητα. 6. Να συμβάλει στην παραγωγή τελικών προϊόντων με σταθερή ποιότητα, ώστε επιτευχτεί ακριβής μέτρηση της απόδοσης των τμημάτων παραγωγής και πώλησης των ΣΥΝΤΑΞΗ ΤΗΣ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΗΣ Συμμετέχουν όλοι οι προϊστάμενοι των τμημάτων παραγωγής, πώλησης, προμηθειών καθώς και ο γενικός διευθυντής. Ακριβής προσδιορισμός των ιδιαίτερων αναγκών της (Στο κάθε επίπεδο λειτουργίας)
Ακριβής προσδιορισμός του επιθυμητού κόστους λειτουργίας της Ακριβής προσδιορισμός του επιθυμητού τελικού προϊόντος. Λεπτομερής εξέταση διαφορετικών ΕΡΕΥΝΑ ΑΓΟΡΑΣ Η προμήθεια Ά Υλών έχει μεγάλη σημασία για τις επισιτιστικές επιχειρήσεις και πρέπει να πραγματοποιείται μετά από έρευνα αγοράς όπου συγκρίνονται η τιμή και ποιότητα με στόχο την κάλυψη των αναγκών και τη σωστή λειτουργά της Ορισμός: Ως έρευνα αγοράς ορίζεται το σύνολο των ενεργειών µέσω των οποίων ο Αγοραστής ψάχνει, ερευνά και αξιολογεί πηγές προμήθειας και τελικά αποφασίζει µε συγκεκριμένα κριτήρια να επιλέξει τις πλέον αξιόπιστες ΒΑΣΙΚΕΣ ΑΡΧΕΣ ΕΠΙΛΟΓΗΣ Ά ΥΛΩΝ 1. Κόστος: Το κόστος αγοράς, πρέπει να υπολογίζεται και το κόστος επεξεργασίας. 2. Ποιότητα: Τα ποιοτικά χαρακτηριστικά των Ά υλών να ανταποκρίνονται στις απαιτήσεις της επιχείρησης σα σχέση με το κόστος. 3. Αξιολόγηση: Οι Ά ύλες καλύπτουν μια συγκεκριμένη λειτουργία και πρέπει να αξιολογούνται με βάση αυτή. 4. Ασφάλεια: Το βαθμό που η Ά υλη καλύπτει βασικούς κανόνες υγιεινής και ασφάλειας. 5. Ικανοποίηση των ειδικών αναγκών της 6. Παράγοντες γενικής χρήσης: Όπως το βάρος, η συσκευασία, υπηρεσίες που προσφέρει ο προμηθευτής κ.λ.π. ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ ΠΟΥ ΠΡΟΣΦΕΡΟΥΝ ΟΙ ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΕΣ Συγκεντρώνουν αγαθά διαφόρων ειδών και χαρακτηριστικών. Διατηρούν αποθέματα και εξυπηρετούν τους πελάτες τους έγκαιρα. Παρέχουν εκπτώσεις σε μεγάλες παραγγελίες. Παρέχουν πιστώσεις και ευκολίες πληρωμής. Παρέχουν πληροφορίες και συμβουλεύουν τους πελάτες τους για την λειτουργία μηχανών. (Εκπαίδευση) Ενημερώνουν τους πελάτες τους με έντυπο υλικό. Ενημερώνουν τους πελάτες τους για μελλοντικές εξελίξεις. Παρέχουν ειδικές υπηρεσίες (τυποποίηση, επεξεργασία υλικών) Αποθηκεύουν για λογαριασμό των πελατών τους ορισμένες ποσότητες αγαθών. ΕΡΩΤΗΣΕΙΣ Ποια είναι η μέθοδος αγοράς προϊόντων με συμβόλαιο και ποια μετρητοίς. Ποια είναι η έννοια των όρων α) άμεσες αγορές, β) αγορές αποθήκης. Περιγράψτε τη μέθοδο αγοράς προϊόντων μετρητοίς. Περιγράψτε τη μέθοδο αγοράς προϊόντων με μειοδοτικό διαγωνισμό. Περιγράψτε τη μέθοδο αγοράς προϊόντων με συμβόλαιο. Ποια πλεονεκτήματα παρουσιάζει η συγκέντρωση σύνταξη προδιαγραφών ΠΗΓΕΣ Ν. Ράπτης (1999) Εμπορευματογνωσία Προμήθειες. Interbooks: Αθήνα. http://www.poese.gr http://www.touristikiekpaideysi.gr/