ΠΡΟΣΘΗΚΗ ΕΚΔΟΣΗΣ 1.0.7.0 Η παρούσα προσθήκη, προορίζεται για όσους έχουν ήδη εκτυπώσει το manual και δεν υπάρχει λόγος να το εκτυπώσουν εκ νέου, για τις λίγες νέες σελίδες που προστέθηκαν. Οι νέες προσθήκες στο manual είναι: Εκτύπωση των barcodes των παγίων σε αυτοκόλλητες ετικέτες Διαχείριση Αξιογράφων Τα νέα κεφάλαια που προστέθηκαν στο manual, είναι μετά το κεφάλαιο 26 και γι αυτό ακολουθούν την αρίθμηση 26.1, 26.2, 26.3 κτλ. Επίσης οι εικόνες, επειδή η τελευταία εικόνα του κεφαλαίου 26 είναι η 114, ακολουθούν την αρίθμηση 114.1, 114.2, 114.3 κτλ. Ομοίως και η αρίθμηση των σελίδων προχωράει ως 91.1, 91.2, 91.3 κτλ. Μπορείτε να εκτυπώσετε την παρούσα προσθήκη και να την παρεμβάλετε, ως έχει μεταξύ των σελίδων 91 και 92 (χωρίς την παρούσα σελίδα). Οι καινούριοι χρήστες, καθώς παλαιοί χρήστες που δεν έχουν εκτυπώσει ακόμη το manual, μπορούν να τυπώσουν, στην τελευταία του έκδοση του που είναι η 1.07. Το κείμενο της παρούσας προσθήκης είναι στη θέση που πρέπει να βρίσκεται αλλά η αρίθμηση των κεφαλαίων των σχημάτων και των σελίδων συνεχίζεται με την κανονική σειρά (δηλαδή όλοι οι αριθμοί μετά το κεφάλαιο 26 την εικόνα 114 και τη σελίδα 91, έχουν αλλάξει).
26.1. Εκτύπωση των barcodes των παγίων σε αυτοκόλλητες ετικέτες Συχνά χρειάζεται να τοποθετηθούν αυτοκόλλητα καρτελάκια πάνω στα πάγια περιουσιακά στοιχεία της επιχείρησης ή πάνω στους φακέλους με τα πάγια, στα παραστατικά κτλ. (όχι όμως και στις καρτέλες των παγίων, επειδή το barcode εκτυπώνεται πάνω σ αυτές). Το πρόγραμμα παρέχει τη δυνατότητα μαζικής εκτύπωσης των αυτοκόλλητων καρτελών στις οποίες εκτυπώνεται το barcode, ο αριθμός που αντιστοιχεί σε αυτό και, προαιρετικά, ο αριθμός του παραστατικού αγοράς. Επισημαίνεται ότι η ανάγνωση του αριθμού του παγίου, είναι πολύ πιο εύκολη όταν γίνεται με ένα barcode scanner. Για να εκτυπώσετε τα barcodes των παγίων του πελάτη σας σε αυτοκόλλητες ετικέτες, επιλέξτε τη διαδρομή «Τήρηση Βιβλίων Καρτέλες Παγίων Εκτύπωση Barcodes Παγίων». Θα εμφανιστεί η παρακάτω φόρμα (Εικόνα 114.1): Εικόνα 114.1 Από την περιοχή «Πρόσθετες Επιλογές» μπορείτε να επιλέξετε αν στα αυτοκόλλητα καρτελάκια θα τυπωθεί και ο αριθμός του παραστατικού αγοράς μαρκάροντας το «Προσθήκη Αριθμού Παραστατικού». Επίσης μπορείτε να επιλέξετε το πλήθος των καρτελών που θα εκτυπωθούν μαρκάροντας το «Αντίγραφα ανά Barcode». Από την περιοχή «Επιλογές Εκτύπωσης» μπορείτε να επιλέξετε ποια barcodes θέλετε να εκτυπώσετε. Σας δίνεται η δυνατότητα να εκτυπώσετε ακόμη και αυτά που δεν υπάρχουν πλέον στο χώρο, δηλαδή τα πωληθέντα (μερικώς ή ολικώς) για την τυχόν περίπτωση που τα χρειάζεστε να τα επικολλήσετε πάνω στους φακέλους σας ή στα παραστατικά κτλ. Αν θέλετε να εκτυπώσετε επιλεκτικά συγκεκριμένα barcodes, ή όλα τα barcodes, επιλέγετε το «Συγκεκριμένη Επιλογή». Θα εμφανιστεί ο πίνακας με όλα τα πάγια (Εικόνα 114.2). Αν τυχόν θέλετε να μαρκάρετε όλα τα barcodes, κάντε κλικ στο «Επιλογή/Απαλοιφή Όλων». Σε περίπτωση που έχετε μια καρτέλα παγίου, το οποίο αποτελείται από πολλά επιμέρους αντικείμενα και θέλετε αυτοκόλλητες καρτέλες για όλα (με τον ίδιο αριθμό Σελίδα 92.1
παγίου), τότε, μαρκάρετε την κάρτα του παγίου και συγχρόνως ορίζετε το πλήθος των αντιγράφων ανά barcode. Εικόνα 114.2 Αν πάλι θέλετε να εκτυπώσετε τα barcodes των παγίων που υπάρχουν στο χώρο του πελάτη σας, πρέπει να κάνετε δύο εκτυπώσεις: «Αποσβεσμένα» και «Μη Αποσβεσμένα». Αφού ολοκληρώσετε τις επιλογές σας, πατήστε στο «Εκτύπωση Barcodes». Αν δεν είναι μαρκαρισμένο το «Προσθήκη Αριθμού Παραστατικού» η εκτύπωση θα είναι όπως στην εικόνα 114.3. Εικόνα 114.3 Αν όμως είναι μαρκαρισμένο το «Προσθήκη Αριθμού Παραστατικού», ακριβώς κάτω από τον αριθμό του barcode, θα εμφανιστούν τα στοιχεία του παραστατικού αγοράς του παγίου (Εικόνα 114.4). Λόγω του περιορισμένου χώρου στο αυτοκόλλητο καρτελάκι, εκτυπώνεται μόνο το είδος του παραστατικού (π.χ. ΔΑΤ) και ο αριθμός του. Εικόνα 114.4 ΕΠΙΣΗΜΑΝΣΗ: Οι αυτοκόλλητες ετικέτες θα πρέπει να είναι διαστάσεων 38,1 x 21,2 mm, πάνω σε χαρτί Α4. Κάθε σελίδα πρέπει να περιέχει 65 ετικέτες (5 κατά μήκος, 13 κατά ύψος). Θα τις βρείτε στα μεγάλα καταστήματα με είδη πληροφορικής, καθώς και στο Internet, με κείμενο αναζήτησης: «ετικέτες 38,1x21,2». Προσέξτε να υπάρχουν ακριβώς 65 ετικέτες ανά σελίδα, αλλιώς τα Barcodes δεν θα τυπωθούν σωστά! Σελίδα 92.2
ΑΞΙΟΓΡΑΦΑ ARBITRANS Στην εισαγωγή των παραστατικών είχε αναφερθεί ότι μπορεί, προαιρετικά, να διευκρινιστεί και ο τρόπος πληρωμής. Μεταξύ των διαθέσιμων τρόπων είναι και η πληρωμή με αξιόγραφα (επιταγή ή γραμμάτιο). Ο τρόπος διαχείρισης των αξιογράφων και η σύνδεση τους με τα αντίστοιχα παραστατικά αναπτύσσεται στο παρόν κεφάλαιο. 26.2. Εισαγωγή των Αξιόγραφων Πριν την εισαγωγή του αξιόγραφου Προτού προχωρήσετε στην εισαγωγή, θα πρέπει να ελεγχθούν δύο πράγματα: (1) Αν είναι καταχωρημένη η Τράπεζα, ή το Υποκατάστημα της Ειδικά μάλιστα, αν το αξιόγραφο που θα εισαχθεί είναι επιταγή, η Τράπεζα αποτελεί υποχρεωτικό πεδίο για συμπλήρωση. Για να εισαχθούν τα στοιχεία της τράπεζας επιλέγουμε τη διαδρομή «Τήρηση Βιβλίων Αξιόγραφα Τράπεζες» (Εικόνα 114.5). Το μόνο υποχρεωτικό πεδίο είναι η «Τράπεζα». Αν θέλετε να εισάγετε και κωδικό υποκαταστήματος, τον συμπληρώνετε στο ίδιο πεδίο π.χ. «Τράπεζα Χ, Υποκατάστημα 0892». Προαιρετικά, μπορείτε να συμπληρώσετε και τα υπόλοιπα στοιχεία της τράπεζας. Εικόνα 114.5 (2) Αν ο εκδότης ή ο λήπτης βρίσκεται καταχωρημένος στα αρχεία σας Συγκεκριμένα, τα νέα αξιόγραφα μπορούν να εισαχθούν μόνο υπό την προϋπόθεση ότι κίνηση πραγματοποιείται μεταξύ των εξής: Του «Ιδιώτη» ή της «Επιχείρηση» που έχετε επιλέξει. Μίας εταιρείας που είναι καταχωρημένη στον κατάλογο «Πελάτες/Προμηθευτές» ή κάποιου φυσικού προσώπου που είναι επίσης καταχωρημένο στον ίδιο κατάλογο. Αν ο εκδότης της επιταγής δεν είναι καταχωρημένος, θα πρέπει να εισαχθεί επιλέγοντας «Αρχείο Πελάτες/Προμηθευτές Νέος Πελάτης/Προμηθευτής». Η διαδικασία αυτή αναπτύσσεται στο κεφάλαιο «7. Διαχείριση αρχείου Πελατών/Προμηθευτών», στη σελίδα 16. Δεν είναι απαραίτητο αυτός που θα εισαχθεί να είναι οπωσδήποτε πελάτης/προμηθευτής, μπορεί να είναι π.χ. ο εκδότης μη δίγραμμης επιταγής. Συμπλήρωσης της φόρμας εισαγωγής νέου αξιόγραφου Αφού ελέγξουμε ότι πληρούνται οι παραπάνω δύο προϋποθέσεις, μπορούμε να προχωρήσουμε στην εισαγωγή του νέου αξιόγραφου, επιλέγοντας τη διαδρομή «Τήρηση Βιβλίων Αξιόγραφα Νέο Αξιόγραφο». Εμφανίζεται η αντίστοιχη φόρμα (Εικόνα 114.6). Επιλέγετε το είδος του αξιόγραφου και συμπληρώνετε την ημερομηνία που το παραλάβατε και την ημερομηνία που θα πρέπει αυτό να πληρωθεί (ημερομηνία λήξης). Σελίδα 92.3
Ο εκδότης του αξιόγραφου πρέπει, όπως αναφέρθηκε, να είναι καταχωρημένος στους «Πελάτες/Προμηθευτές». Πατάτε στο πεδίο «Επιλογή (F2)» της φόρμας της εικόνας 114.6 (ή το <F2>) και επιλέγετε τον εκδότη του αξιόγραφου με διπλό κλικ. Τα στοιχεία του εκδότη θα συμπληρωθούν αυτόματα, στην αντίστοιχη περιοχή βάσει των στοιχείων που έχετε καταχωρήσει στους «Πελάτες/Προμηθευτές». Εικόνα 114.6 Αν το αξιόγραφο εκδόθηκε από τον ίδιο τον πελάτη σας, δηλαδή από τον «Ιδιώτη» ή την «Επιχείρηση» που έχετε επιλέξει, μαρκάρετε το τετράγωνο «Μεταβίβαση» (Εικόνα 114.6). Το αξιόγραφο αυτό, προφανώς, μεταβιβάστηκε σε κάποιον, απευθείας με την έκδοση του. Ο λήπτης του αξιόγραφου πρέπει να βρίσκεται καταχωρημένος στον κατάλογο «Πελάτες/Προμηθευτές». Θα ανοίξει η σχετική φόρμα για να τον επιλέξετε (Εικόνα 114.7). Εικόνα 114.7 Πατήστε στο πλήκτρο «Αναζήτηση (F2)» (η πατήστε το <F2>), για να εμφανιστούν οι διαθέσιμοι «Πελάτες/Προμηθευτές» (Εικόνα 114.8). Μετά, με διπλό κλικ, επιλέξτε τον λήπτη του αξιόγραφου. Σελίδα 92.4
Εικόνα 114.8 Στη συνέχεια, εισάγετε τον αριθμό του αξιόγραφου και επιλέγετε το παραστατικό με το οποίο αυτό θα συνδεθεί, πατώντας στο «Επιλογή (F3)» (Εικόνες 114.9 και 114.10). Αφού συμπληρώσετε τα πεδία των κριτηρίων αναζήτησης (τουλάχιστον το «Από:») θα πατήστε στο «Αναζήτηση». Εμφανίζονται μόνο τα αξιόγραφα που ανήκουν στο «Είδος» που καθορίσατε. ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Αν το πεδίο «Έως:» δεν συμπληρωθεί νοείται ότι είναι το ίδιο με το «Από:». Εικόνα 114.9 Καρτέλα Έσοδα Εικόνα 114.10 Καρτέλα Έξοδα Σελίδα 92.5
Μετά επιλέγετε την «Τράπεζα» από το «Επιλογή (F4)». Το πεδίο της Τράπεζας είναι υποχρεωτικό πεδίο μόνο για τις επιταγές και προαιρετικό για τα γραμμάτια (Εικόνα 114.11). Κάνοντας κλικ πάνω στο «Αναζήτηση» εμφανίζονται οι τράπεζες που έχουν εισαχθεί. Επιλέγετε την τράπεζα με διπλό κλικ πάνω της. Εικόνα 114.11 Για να ολοκληρώσετε την εισαγωγή του αξιόγραφου, συμπληρώνετε τον αριθμό του τραπεζικού λογαριασμού, την «Κατάσταση» (χαρτοφυλάκιο, μεταβίβαση ή εξοφλημένο) και το «Ποσό» του αξιόγραφου. Επίσης μπορείτε να εισάγετε τα τυχόν σχόλια που επιθυμείτε. Πατήστε στο «Εισαγωγή» για να γίνει η καταχώρηση. Θα ανοίξει μετά νέα κενή καρτέλα. Παραδείγματα εισαγωγής αξιογράφων Παράδειγμα εισαγωγής επιταγής, με την οποία πληρώθηκαν προϊόντα που πωλήθηκαν από την εταιρεία, φαίνεται στην εικόνα 114.12. Σχήμα 114.12 Σελίδα 92.6
Επίσης, ένα παράδειγμα εισαγωγής επιταγής με την οποία αγοράστηκαν προϊόντα από την «Επιχείρηση», φαίνεται στην εικόνα 114.13. Προσέξτε ότι σε αυτήν την περίπτωση η «Κατάσταση» είναι υποχρεωτικά «Μεταβίβαση» και δεν μπορεί να αλλαχτεί. Εικόνα 114.13 26.3. Εργασίες Διαχείρισης των αξιογράφων Εύρεση/Επεξεργασία/Διαγραφή Αξιόγραφου Επιλέγετε τη διαδρομή «Τήρηση Βιβλίων Αξιόγραφα Εύρεση/Επεξεργασία». Μετά από τις αρχικές επιλογές θα εμφανιστεί η παρακάτω φόρμα (Εικόνα 114.14). Εικόνα 114.14 Σελίδα 92.7
Πατήστε στο «Εύρεση Αξιόγραφου» και θα εμφανιστούν όλα τα αξιόγραφα που έχετε εισάγει. Μπορείτε να περιορίσετε την περιοχή αναζήτησης, εισάγοντας ημερομηνία λήψης ή ημερομηνία λήξης ή τον αριθμό του παραστατικού του αξιόγραφου (ενδέχεται ένα παραστατικό να έχει πληρωθεί με περισσότερα του ενός αξιόγραφα). Π.χ. μπορείτε να δείτε όλα τα αξιόγραφα που θα πρέπει να εξοφληθούν συγκεκριμένη ημερομηνία. Αν θέλετε να διορθώσετε τα στοιχεία κάποιου αξιόγραφου, επιλέγετε με διπλό κλικ το αξιόγραφο που θέλετε να εμφανιστεί. Μπορείτε να επεξεργαστείτε τα στοιχεία του και να πατήστε μετά στο «Ενημέρωση». Τέλος μπορείτε να πατήσετε στο «Διαγραφή» για να το διαγράψετε το αξιόγραφο που επιλέξατε. Προβολή και εκτύπωση Αξιόγραφων Για να προβάλετε η να εκτυπώσετε ένα αξιόγραφο επιλέγετε «Τήρηση Βιβλίων Αξιόγραφα Προβολή και Εκτύπωση». Θα εμφανιστεί, μετά τις αρχικές επιλογές, η σχετική φόρμα (Εικόνα 114.15). Πατήστε στο «Αναζήτηση Αξιογράφων» για να δείτε όλα τα αξιόγραφα. Εικόνα 114.15 Επίσης, όπως βλέπετε, έχετε πολλές επιλογές στη διάθεση σας ως προς το ποια αξιόγραφα θα επιλέξετε. Αν π.χ. θέλετε να δείτε τις επιταγές που λήγουν σε συγκεκριμένη ημερομηνία, επιλέγετε το «Σύνθετα», ορίζετε την ημερομηνία λήξης και στο «Είδος» ορίζετε «Κλασική Επιταγή». Αν θέλετε να έχετε μία αναλυτικότερη παρουσίαση των αξιογράφων και ενδεχομένως να τα τυπώσετε, πατήστε στο «Αναλυτική Προβολή και Εκτύπωση Αποτελεσμάτων». Η εκτύπωση θα είναι όπως στην εικόνα 114.16. Εικόνα 114.16 Σελίδα 92.8
Κινήσεις αξιόγραφου Για να εισάγετε τις κινήσεις ενός αξιόγραφου επιλέγετε «Τήρηση Βιβλίων Αξιόγραφα Κινήσεις». Θα εμφανιστεί, μετά από τις αρχικές επιλογές, η φόρμα για να κάνετε την επιλογή του αξιόγραφου, στο οποίο υπάρχουν οι κινήσεις που θέλετε να εισάγετε. Πατάτε στο «Εύρεση Αξιόγραφου (Εικόνα 114.17). Εικόνα 114.17 Με διπλό κλικ επιλέγετε το αξιόγραφο. Θα εμφανιστεί η φόρμα με τις κινήσεις που φαίνεται παρακάτω (Εικόνα 114.18). Παρατηρήστε ότι μπορείτε να εισάγετε ακόμη και την μερική αποπληρωμή του αξιογράφου. Αξιόγραφο το οποίο έχει πληρωθεί μερικώς δεν είναι δυνατόν να μεταβιβαστεί. Μπορείτε ακόμη να έχετε μία αναλυτικότερη προβολή του αξιόγραφου, ή ακόμη και να εκτυπώσετε τις κινήσεις του πατώντας στο «Αναλυτική Εκτύπωση Αξιόγραφου». Εικόνα 114.18 Σελίδα 92.9