ΠΡΟΣΚΛΗΣΗ ΓΙΑ ΥΠΟΒΟΛΗ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ ΓΙΑ ΤΗΝ ΠΡΟΜΗΘΕΙΑ ΔΕΚΑΤΙΑΝΟΥ ΓΕΥΜΑΤΟΣ ΣΤΟ ΠΛΑΙΣΙΟ ΤΟΥ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ ΣΙΤΙΣΗΣ & ΠΡΟΩΘΗΣΗΣ ΥΓΙΕΙΝΗΣ ΔΙΑΤΡΟΦΗΣ-ΔΙΑΤΡΟΦΗ: ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ ΣΕ ΑΠΟΜΑΚΡΥΣΜΕΝΕΣ ΚΑΙ ΑΓΡΟΤΙΚΕΣ ΠΕΡΙΟΧΕΣ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ ΚΑΙ ΣΤΟΧΟΙ ΤΟΥ ΕΡΓΟΥ Το έργο «ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ ΣΙΤΙΣΗΣ & ΠΡΟΩΘΗΣΗΣ ΥΓΙΕΙΝΗΣ ΔΙΑΤΡΟΦΗΣ-ΔΙΑΤΡΟΦΗ: ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ ΣΕ ΑΠΟΜΑΚΡΥΣΜΕΝΕΣ ΚΑΙ ΑΓΡΟΤΙΚΕΣ ΠΕΡΙΟΧΕΣ» υλοποιείται από την αστική εταιρεία με την επωνυμία «ΠΡΟΛΗΨΙΣ Αστική μη Κερδοσκοπική Εταιρεία Προληπτικής Περιβαλλοντικής και Εργασιακής Ιατρικής» και το διακριτικό τίτλο «Ινστιτούτο Prolepsis» που εδρεύει στη Νέα Ερυθραία Αττικής (οδός Αθηνάς αριθ. 2), διατηρεί υποκατάστημα στο Μαρούσι Αττικής (οδός Φραγκοκκλησιάς αριθ. 7) και εκπροσωπείται νόμιμα (εφεξής το «Ινστιτούτο» ή το «Ινστιτούτο Prolepsis»). Το έργο χρηματοδοτείται στο πλαίσιο του Προγράμματος «Είμαστε όλοι Πολίτες», το οποίο εντάσσεται στο Χρηματοδοτικό Μηχανισμό του Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου (ΕΟΧ) για την Ελλάδα. Διαχειριστής Επιχορήγησης του Προγράμματος είναι το Ίδρυμα Μποδοσάκη. Στόχος του Προγράμματος είναι η ενδυνάμωση της κοινωνίας των πολιτών στη χώρα μας και η ενίσχυση της κοινωνικής δικαιοσύνης, της δημοκρατίας και της βιώσιμης ανάπτυξης. Το έργο αποτελεί επέκταση του Προγράμματος Σίτισης και Προώθησης Υγιεινής Διατροφής - ΔΙΑΤΡΟΦΗ το οποίο υλοποιείται από το 2012 σε δημόσια σχολεία κοινωνικοοικονομικά ευπαθών περιοχών όλης της χώρας με ένα διττό στόχο: Αφενός παρέχει σε όλους τους μαθητές των σχολείων που συμμετέχουν καθημερινά ένα δωρεάν μικρό, υγιεινό γεύμα, προωθώντας αφετέρου την υγιεινή διατροφή τόσο των μαθητών όσο και των οικογενειών τους.
Το έργο απευθύνεται σε μαθητές δημοσίων σχολείων που βρίσκονται σε κοινωνικοοικονομικά ευπαθείς, απομακρυσμένες και αγροτικές περιοχές της χώρας, οι οποίες πλήττονται περισσότερο από την οικονομική κρίση. ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΤΟΥ ΕΡΓΟΥ Στα πλαίσια της διερεύνησης για την εξεύρεση προμηθευτών για την υλοποίηση του έργου κατά το τρέχον σχολικό έτος (Νοέμβριος 2014 Ιούνιος 2015), το Ινστιτούτο Prolepsis, ως φορέας υλοποίησης, απευθύνει την παρούσα πρόσκληση για υποβολή προσφορών για την ανάληψη του κάτωθι έργου: Παρασκευή, συσκευασία και διανομή μικρογεύματος που περιγράφεται παρακάτω σε περίπου 300-400 μαθητές 5-8 σχολείων της Θράκης. Το έργο αφορά στην καθημερινή προμήθεια και διανομή συσκευασμένων τροφίμων (μικρογεύμα) σε σχολεία (Δευτέρα έως Παρασκευή), τα οποία θα υποδείξει στον ανάδοχο (προμηθευτή) το Ινστιτούτο Prolepsis. Ο αριθμός των σχολείων και των σιτιζομένων μαθητών δύναται να αυξομειώνεται σύμφωνα με τις ανάγκες και τις απαιτήσεις του Προγράμματος, κατόπιν υπόδειξης του Ινστιτούτου Prolepsis. ΔΙΑΡΚΕΙΑ ΤΟΥ ΕΡΓΟΥ Η χρονική διάρκεια του υποέργου υπολογίζεται από τον Νοέμβριο έως τη λήξη της τρέχουσας σχολικής χρονιάς τον Ιούνιο (περίπου 110 ημέρες), χρονική περίοδος που δεν είναι δεσμευτική για το Ινστιτούτο Prolepsis, καθώς το τελευταίο διατηρεί το δικαίωμα της αναστολής της σίτισης σε ημέρες αργιών, εορτών, απεργιών κλπ, ή όποτε το ίδιο κρίνει ότι δεν είναι πρόσφορη η σίτιση των μαθητών (όπως σε περιόδους εξετάσεων, εκδρομών, καταλήψεων κ.ά.). Ο ανάδοχος θα πρέπει να είναι σε θέση να ξεκινήσει την υλοποίηση του έργου εντός πέντε (5),
εργάσιμων ημερών από την ημερομηνία ανάθεσής του. ΤΕΧΝΙΚΕΣ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ ΚΑΙ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ ΤΟΥ ΕΡΓΟΥ Οι τεχνικές προδιαγραφές των τροφίμων του μικρογεύματος περιγράφονται λεπτομερώς και στο Παράρτημα Ι της παρούσας. 1) Διαδικασίες Υλοποίησης Ο ανάδοχος θα αναλάβει την παρασκευή και συσκευασία των τροφίμων, όπως περιγράφονται στο Παράρτημα Ι της παρούσας, καθώς και την καθημερινή διανομή τους στα σχολεία που θα του υποδείξει το Ινστιτούτο εντός 24 ωρών και όχι αργότερα από τις 9:30πμ της επομένης ημέρας από την παρασκευή και συσκευασία τους, σύμφωνα με μηνιαίο διαιτολόγιο που θα προετοιμάζει και θα του κοινοποιεί το Ινστιτούτο επτά (7) ημερολογιακές ημέρες πριν την έναρξη της διανομής. Το Ινστιτούτο κατά τη διάρκεια του έργου έχει το δικαίωμα να προβαίνει σε διαφορετικούς συνδυασμούς των περιγραφόμενων στο Παράρτημα Ι και ΙΙ ειδών ή σε προσθήκη και άλλων γευμάτων. Το Ινστιτούτο Prolepsis διατηρεί το δικαίωμα αλλαγής των τροφίμων που συνθέτουν το μικρογεύμα μετά από ενημέρωση του προμηθευτή πέντε (5) εργάσιμες ημέρες πριν από την πραγματοποίηση της αλλαγής. Τυχόν αλλαγές στο μενού από τον ανάδοχο, λόγω έλλειψης ενός τροφίμου στην αγορά, μπορούν να γίνουν μόνο κατόπιν έγκρισης του Ινστιτούτου, με την προϋπόθεση ότι το νέο μενού είναι ισάξιας ποιότητας και διατροφικής αξίας. Επίσης, αλλαγές σε γεύμα που έχει δοθεί στο μενού θα μπορούν να γίνουν μόνο ύστερα από έγκαιρη ενημέρωση με πλήρη και σαφή γραπτή αναφορά των αιτιών της ζητούμενης αλλαγής και αξιολόγηση προς τελική έγκριση από το Ινστιτούτο. 2) Ποιότητα και Προέλευση Πρώτων Υλών
Οι υποψήφιοι προμηθευτές θα πρέπει να συμπεριλάβουν στην προσφορά τους αναλυτική κατάσταση με τους προμηθευτές των πρώτων υλών (ένας κύριος και ένας εναλλακτικός), τους οποίους θα χρησιμοποιήσουν για την υλοποίηση του έργου (αποκλείεται χρήση ετέρου χωρίς προηγούμενη έγκριση από το Ινστιτούτο). Οι αλλαγές στον προμηθευτή πρώτων υλών κατά τη διάρκεια της σχολικής χρονιάς θα γίνονται μόνο εφόσον διαπιστωθεί εμπράκτως αδυναμία τήρησης των προδιαγραφών ή διαπιστωθούν αποδεδειγμένα περιστατικά που οδηγούν σε μείωση της υγιεινής και/ή της ποιότητας των γευμάτων. Οι πρώτες ύλες που θα χρησιμοποιούνται για την παρασκευή των ειδών του μενού πρέπει να είναι ελληνικής προέλευσης και άριστης (Α ) ποιότητας σύμφωνα με τον Κώδικα Τροφίμων και Ποτών, καθώς επίσης και τις λοιπές υγειονομικές και αστυκτηνιατρικές διατάξεις. Η χρήση πρώτων υλών από χώρες της Ε.Ε. ή τρίτες χώρες είναι δυνατή σε ιδιαίτερες περιστάσεις και μόνο κατόπιν έγκρισης από το Ινστιτούτο Prolepsis και αφού αποδειχθεί εμπράκτως αδυναμία κάλυψης των αναγκών από την εγχώρια αγορά. 3) Προληπτικός Έλεγχος Ποιότητας Το Ινστιτούτο Prolepsis διατηρεί το δικαίωμα, όποτε κρίνεται σκόπιμο, στα πλαίσια της εποπτείας και συντονισμού του έργου να προβαίνει, δια των εξουσιοδοτημένων εκπροσώπων του, σε έκτακτες και απροειδοποίητες επισκέψεις στις εγκαταστάσεις του αναδόχου καθώς και των προμηθευτών πρώτων υλών αυτού και να προβαίνει σε ενδεχόμενες αναγκαίες υποδείξεις, στις οποίες ο ανάδοχος και οι λοιποί προμηθευτές οφείλουν να συμμορφωθούν. Ο προμηθευτής θα πρέπει με την έναρξη της συνεργασίας να κοινοποιήσει το χρονοδιάγραμμα με τις ημέρες και ώρες παραγωγικής διαδικασίας των γευμάτων του Προγράμματος, τις οποίες και θα πρέπει να τηρεί επακριβώς, γεγονός το οποίο θα διαπιστώνεται και κατά τις επισκέψεις. Επισημαίνεται πως υποδείξεις που θα πραγματοποιούνται από τους εκπροσώπους του Ινστιτούτου κατά τις επισκέψεις, θα πρέπει να ακολουθούνται από τους προμηθευτές, ώστε στον αμέσως επόμενο έλεγχο να διαπιστώνεται η απαιτούμενη συμμόρφωση,
χωρίς να διαπιστώνονται προηγούμενες «παραλείψεις» ή αναγκαιότητα για εκ νέου συστάσεις στο ίδιο ζήτημα. 4) Παροχή Πρώτων Υλών από το Ινστιτούτο Σημειώνεται πως η παροχή των φρούτων, του γάλακτος καθώς και του γιαουρτιού θα πραγματοποιείται από το Ινστιτούτο Prolepsis. Τα ως άνω αναφερόμενα είδη θα παραδίδονται στις εγκαταστάσεις του αναδόχου ο οποίος θα είναι υπεύθυνος για την τελική διανομή τους στα σχολεία. Σε περίπτωση που εξασφαλιστεί η δωρεάν προσφορά και άλλων προϊόντων από χορηγούς ή άλλες εταιρίες, με τις ίδιες τεχνικές και οργανοληπτικές προδιαγραφές που αφορούν πρώτες ύλες ή άλλα τρόφιμα που συμπεριλαμβάνονται στο μικρογεύμα (σύμφωνα με το Παράρτημα ΙΙ της παρούσης) που προσφέρεται στα σχολεία, ο ανάδοχος του έργου είναι υποχρεωμένος να ελέγχει τα παραπάνω προϊόντα για τυχόν αλλοιώσεις ή ακαταλληλότητά τους, σύμφωνα με τις παραπάνω προδιαγραφές, και εφόσον αυτά πληρούν τις προδιαγραφές του να χρησιμοποιήσει τις ποσότητες αυτές προτού προβεί στην παραγγελία νέων. Σε περίπτωση κατά την οποία για οιονδήποτε λόγο τα τρόφιμα, που το Ινστιτούτο Prolepsis θα εξασφαλίσει υπό τη μορφή δωρεάν προσφοράς από χορηγούς ή άλλες εταιρίες, δεν φέρουν τις ίδιες τεχνικές και οργανοληπτικές προδιαγραφές, όπως αυτές εκτίθενται και περιγράφονται στο συνημμένο Παράρτημα Ι της παρούσης, ο ανάδοχος του έργου υποχρεούται αυθωρεί και παραχρήμα να ενημερώσει το Ινστιτούτο Prolepsis προς τούτο και κατόπιν ελέγχου αυτών να μην αποδεχθεί τη χρήση των προϊόντων αυτών. 5) Συσκευασία Κάθε είδος θα πρέπει να είναι ατομικά συσκευασμένο και δεν απαιτείται η σύνθεση και η συσκευασία των ειδών σε δευτερογενή συσκευασία. Η πρωτογενής συσκευασία των προϊόντων θα πρέπει να πληροί τους όρους υγιεινής, όπως καθορίζονται από τον Κώδικα Τροφίμων και Ποτών (ΚΤΠ) και τις ισχύουσες διατάξεις της Ευρωπαϊκής Νομοθεσίας και του Ενιαίου Φορέα Ελέγχου Τροφίμων (ΕΦΕΤ).
Στην ατομική συσκευασία των προϊόντων, θα πρέπει να αναγράφεται με ανεξίτηλο τρόπο (πληροφορίες τυπωμένες επί της συσκευασίας και όχι π.χ. με αυτοσχέδια ή αυτοκόλλητη ταινία) η ποσότητα (καθαρό βάρος σε g), τα επιμέρους συστατικά, η ημερομηνία παραγωγής, η ημερομηνία διάθεσης/ανάλωσης/λήξης, ο κωδικός παρτίδας (Lot number), οι οδηγίες χρήσης του προϊόντος (συνθήκες διατήρησης ως προς θερμοκρασία και υγρασία του αποθηκευτικού χώρου κλπ), τα αλλεργιογόνα και οι πιθανώς αλλεργιογόνες ουσίες («το προϊόν περιέχει» και «πιθανόν να περιέχει ίχνη από», αντίστοιχα ή παρόμοιες εκφράσεις), καθώς και η επωνυμία του παρασκευαστή. Στις συσκευασίες των προϊόντων θα πρέπει να αναγράφονται ευκρινώς οι εκατοστιαίες περιεκτικότητες θρεπτικών συστατικών (πληροφορίες διαθρεπτικής επισήμανσης) είτε συγκεντρωμένες σε Πίνακα με τους αριθμούς σε κάθετη ευθυγράμμιση (προτιμώμενος τρόπος) είτε με οριζόντια αναγραφή (εφόσον δεν υπάρχει επαρκής χώρος) σύμφωνα με το άρθρο 11α του Κώδικα Τροφίμων και Ποτών. Πιο συγκεκριμένα, θα αναγράφονται πληροφορίες ανά 100g ή 100mL για ενέργεια (σε Kcal/KJ), πρωτεΐνηλίπος (αναγραφή τουλάχιστον των κορεσμένων)-υδατάνθρακα (αναγραφή της ποσότητας σακχάρων) (σε g), αλάτι (Na) (σε g) και φυτικές ίνες (σε g). Επίσης, η πρωτογενής συσκευασία θα φέρει τα λογότυπα του φορέα υλοποίησης και των δωρητών καθώς και διατροφικό μήνυμα. 6) Μεταφορά και διανομή γευμάτων Η διανομή των μικρογευμάτων θα πραγματοποιείται σε καθημερινή βάση και για όλες τις ημέρες λειτουργίας των σχολείων από την ημερομηνία έναρξης του Προγράμματος έως και τη λήξη της σχολικής χρονιάς. Τα μικρογεύματα θα πρέπει να παραδίδονται στα σχολεία που θα υποδείξει στον προμηθευτή το Ινστιτούτο Prolepsis στο σύνολό τους εντός του χρονικού διαστήματος από τις 07:00 έως τις 09:30 πμ. Οποιαδήποτε καθυστέρηση παράδοσης των γευμάτων πέραν των 09:30 και έως τις 10:00 πμ, θα επιφέρει έκπτωση στην τιμή του προϊόντος κατά 50% ανά γεύμα για το σύνολο των γευμάτων που
καθυστέρησαν να παραδοθούν, ενώ για καθυστερήσεις στην παράδοση των γευμάτων πέραν των 10:00 πμ, ο ανάδοχος δεν θα αποζημιώνεται. Η ποιοτική και ποσοτική παραλαβή των γευμάτων θα πραγματοποιείται κάθε φορά στις εγκαταστάσεις του σχολείου από αρμόδιο άτομο που θα υποδεικνύει ο Διευθυντής του σχολείου σε συνεργασία με το Ινστιτούτο Prolepsis. Ο υπεύθυνος παραλαβής θα λαμβάνει δελτίο αποστολής από τον ανάδοχο, στο οποίο θα αναγράφεται, μεταξύ άλλων, η ώρα παράδοσης. Το μικρογεύμα θα μεταφέρεται καθημερινά με κατάλληλα οχήματα, τα οποία θα είναι οπωσδήποτε φορτηγά ψυγεία εφοδιασμένα με σχετική άδεια μεταφοράς τροφίμων και θα πληρούν όλους τους κανόνες υγιεινής και ασφαλούς διακίνησης προϊόντων. Κατά τη μεταφορά των μικρογευμάτων θα πρέπει να λαμβάνονται όλες εκείνες οι αναγκαίες προφυλάξεις και τα μέτρα, ώστε να αποκλείεται τυχόν αλλοίωση των μεταφερόμενων τροφίμων είτε σε σχέση με τους οργανοληπτικούς τους χαρακτήρες είτε σε σχέση με τυχόν επιμολύνσεις τους. Το σχετικό αρχείο καθημερινής καταγραφής των θερμοκρασιών των φορτηγών-ψυγείων θα είναι διαθέσιμο προς επίδειξη όποτε ζητηθεί από τους εκπροσώπους του Ινστιτούτου. Αντίγραφο θα αποστέλλεται στο τέλος εκάστου μηνός στο Ινστιτούτο. Οι υποψήφιοι ανάδοχοι του έργου θα πρέπει επίσης να συμπεριλάβουν στην προσφορά τους αναλυτική κατάσταση με τους μεταφορείς που θα χρησιμοποιηθούν για τη διανομή των μικρογευμάτων στα σχολεία καθώς και επικυρωμένα αντίγραφα των αδειών ίδρυσης και λειτουργίας των επιχειρήσεων αυτών αλλά και των πιστοποιήσεων που αυτές διαθέτουν. 7) Φύλαξη και Αποθήκευση Γευμάτων Ο ανάδοχος θα παρέχει τα απαραίτητα μέσα φύλαξης και αποθήκευσης των μικρογευμάτων εντός του χώρου του σχολείου, όπου και όποτε αυτό κρίνεται απαραίτητο από το Ινστιτούτο Prolepsis. Ο ανάδοχος υποχρεούται στην παροχή (με τη μορφή χρησιδανείου) ψυγείου ή ψυγείων (που δεν θα φέρουν το εμπορικό σήμα άλλων εταιριών και που οπωσδήποτε θα διαθέτουν θερμόμετρο για έλεγχο
της θερμοκρασίας στην οποία διατηρούνται τα μικρογεύματα) σε κάθε ένα από τα σχολεία των οποίων αναλαμβάνει τη σίτιση. Η χωρητικότητα και ο αριθμός των ψυγείων που θα παρέχονται θα εξαρτάται από τον αριθμό των μαθητών που σιτίζονται στο κάθε σχολείο, και σε κάθε περίπτωση θα πρέπει να επαρκούν για τη σωστή και ασφαλή διαφύλαξη και αποθήκευση των παρεχόμενων μικρογευμάτων. Στις περιπτώσεις που διαπιστώνεται πρόβλημα στη λειτουργία του ή των ψυγείων ή προκύπτει εμπράκτως ανεπαρκής χωρητικότητα βάσει συστάσεων/υποδείξεων από τις αρμόδιες υγειονομικές αρχές ή εξουσιοδοτημένα μέλη του Ινστιτούτου, ο προμηθευτής υποχρεούται σε άμεση επιδιόρθωση και λήψη όλων εκείνων των αναγκαίων μέτρων (π.χ. αντικατάσταση με μεγαλύτερης χωρητικότητας ψυκτικό θάλαμο) για τη διασφάλιση της υγιεινούς φύλαξης των μικρογευμάτων σύμφωνα με τις κείμενες διατάξεις. 8) Διασφάλιση Ποιότητας Μικρογεύματος Σε περίπτωση που διαπιστωθεί από τον εκάστοτε υπεύθυνο παραλαβής, σε οποιοδήποτε στάδιο της διαδικασίας, ότι κάποιο από τα τρόφιμα που συνθέτουν το μικρογεύμα δεν ανταποκρίνεται στις τεχνικές προδιαγραφές (όπως αυτές ορίζονται στο Παράρτημα Ι της παρούσης) ή παρουσιάζει κάποιο εμφανές πρόβλημα (π.χ. ξένο σώμα, αλλοίωση, δυσοσμία, λοιπές αλλοιώσεις οργανοληπτικών, ορατή μούχλα κλπ), θα ενημερώνεται άμεσα το Ινστιτούτο Prolepsis από τον υπεύθυνο παραλαβής και αυτό θα επιστρέφεται στο Ινστιτούτο Prolepsis. Το Ινστιτούτο ενημερώνει τον προμηθευτή, ο οποίος υποχρεούται να προβεί άμεσα στην αντικατάστασή του εφόσον διαπιστωθεί σχετική ανάγκη. Το Ινστιτούτο Prolepsis, όποτε το κρίνει σκόπιμο, μπορεί να αποστέλλει με δαπάνη του προμηθευτή αντιπροσωπευτικό δείγμα μικρογεύματος ή τμήματος αυτού σε διαπιστευμένο εργαστήριο ελέγχου τροφίμων για ανάλυση. Σε περίπτωση που βρεθεί οτιδήποτε θέτει σε κίνδυνο την υγεία των μαθητών (π.χ. ξένο σώμα, αλλοίωση, μικροοργανισμοί ή υπολείμματα φυτοφαρμάκων άνω των ορίων της νομοθεσίας και των πρόσθετων προδιαγραφών του Προγράμματος που αναφέρονται στο Παράρτημα I) αυτό αποτελεί
αιτία μη αποζημίωσης του συνόλου των μικρογευμάτων που διανεμήθηκαν την ημέρα εκείνη στο συγκεκριμένο σχολείο. Εφόσον οι εργαστηριακές αναλύσεις δώσουν αποτελέσματα που έχουν καθολικό χαρακτήρα ως προς τη μη τήρηση των προδιαγραφών του Παραρτήματος Ι της παρούσας ως προς φυσικοχημικά κριτήρια (κυρίως σύσταση, επιμέρους χρησιμοποιούμενα συστατικά, χημικοί κίνδυνοι, συντηρητικά κλπ) και ανίχνευση αλλοιογόνων/παθογόνων μικροβίων, δεν θα υπάρξει αποζημίωση του συνόλου των μικρογευμάτων που διανεμήθηκαν σε όλα τα σχολεία. Στην περίπτωση που διαπιστωθεί οιαδήποτε αλλοίωση των οργανοληπτικών χαρακτήρων ενός ή περισσοτέρων διανεμηθέντος(-ων) τροφίμου(-ων) ή διαπιστωθούν μέσω εργαστηριακών παραμέτρων ως «δείκτες κακής υγιεινής ή ποιότητας» (όπως καθορίζονται στα επιμέρους γεύματα στο Παράρτημα Ι) που προκαλούν μείωση στην ποιότητα του τροφίμου χωρίς να θέτουν σε κίνδυνο την υγεία των μαθητών, με αποτέλεσμα αυτό να μην καταναλωθεί από τους μαθητές [γεύμα «ακατάλληλο προς κατανάλωση», σύμφωνα με την ΚΥΑ 15523/2006 (ΦΕΚ Β 1187/31.08.2006)], αυτό αποτελεί αιτία μη αποζημίωσης του συγκεκριμένου τροφίμου στο συγκεκριμένο σχολείο ή σχολεία. Σε κάθε περίπτωση, το Ινστιτούτο επιφυλάσσεται του δικαιώματος να διεκδικήσει περαιτέρω αποζημίωση για τυχόν βλάβη της υγείας μαθητών που καταναλώσουν ακατάλληλα ή αλλοιωμένα τρόφιμα, λόγω της συνεπαγόμενης τρώσης της φήμης και υπόληψης του Ινστιτούτου. ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΟ, ΧΡΟΝΟΣ ΚΑΙ ΤΟΠΟΣ ΥΠΟΒΟΛΗΣ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ 1) Περιεχόμενο Προσφοράς Οι υποψήφιοι ανάδοχοι μπορούν να καταθέσουν προσφορά που να περιλαμβάνει πρόταση συνεργασίας μεταξύ δύο ή περισσοτέρων προμηθευτών (κοινοπρακτικώς). Σε αυτή την περίπτωση τα
ως άνω αναφερόμενα δικαιολογητικά θα πρέπει να κατατεθούν ξεχωριστά από όλους τους συμμετέχοντες στην κοινοπραξία. Εναλλακτικές προσφορές δεν γίνονται δεκτές και σε περίπτωση που υποβληθούν δεν λαμβάνονται υπόψη. Δεν γίνονται δεκτές αντιπροσφορές και σε περίπτωση υποβολής τους απορρίπτονται ως απαράδεκτες. Οι προσφορές, υποβάλλονται μέσα σε φάκελο καλά σφραγισμένο σε δύο (2) αντίγραφα (ένα πρωτότυπο και ένα επικυρωμένο αντίγραφο εκ του πρωτοτύπου). Προσφορές που υποβάλλονται ανοικτές δεν γίνονται δεκτές. Οι προσφορές δεν πρέπει να έχουν ξέσματα, σβησίματα, προσθήκες ή διορθώσεις. Ο φάκελος της προσφοράς θα φέρει την ένδειξη «ΠΡΟΣΦΟΡΑ» με κεφαλαία γράμματα, καθώς και τα πλήρη στοιχεία του καταθέτη ή αποστολέα. Ο φάκελος της προσφοράς θα πρέπει να περιέχει: - Τις πλήρεις τεχνικές προδιαγραφές των πρώτων υλών, των τελικών προϊόντων και των συσκευασιών, - αναλυτική κατάσταση με τους προμηθευτές (κύριο και εναλλακτικό) των πρώτων υλών, - αντίγραφα των αδειών ίδρυσης και λειτουργίας των επιχειρήσεων από τις οποίες θα τις προμηθεύονται, αλλά και των πιστοποιήσεων (HACCP ή ISO) που κατέχουν, με βάση τις προδιαγραφές του μικρογεύματος (βλ. Παράρτημα Ι), - τα οικονομικά στοιχεία της προσφοράς (βλ. και κατωτέρω υπό 2) και - όλα τα κάτωθι προβλεπόμενα δικαιολογητικά. Σε περίπτωση που τα τεχνικά στοιχεία της προσφοράς δεν είναι δυνατόν λόγου μεγάλου όγκου να τοποθετηθούν στον κυρίως φάκελο, τότε αυτά τοποθετούνται σε ξεχωριστό φάκελο και ακολουθούν τον κυρίως φάκελο με την ένδειξη «ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ ΠΡΟΣΦΟΡΑΣ» και τις λοιπές ενδείξεις του κυρίως
φακέλου. Οι προσφορές πρέπει να υπογράφονται από τον προσφέροντα, εφόσον ενεργεί ατομικώς, ή από τον νόμιμο εκπρόσωπο κάθε επιχείρησης ή κοινοπραξίας, αναλόγως. Όλα τα έγγραφα που περιέχονται στον φάκελο της προσφοράς, θα είναι συντεταγμένα στην Ελληνική γλώσσα και θα είναι πλήρη και σαφή σε όλα τα σημεία. Εφόσον οποιοδήποτε από τα έγγραφα αυτά έχει συνταχθεί σε ξένη γλώσσα, θα συνοδεύεται υποχρεωτικά από επίσημη μετάφρασή του στην Ελληνική γλώσσα. 2) Οικονομική Προσφορά Οι τιμές θα δίνονται σε ευρώ και πρέπει να αναγράφεται αριθμητικώς σε ειδικό έντυπο που παρέχεται από το Ινστιτούτο και συμπεριλαμβάνεται στο Παράρτημα ΙΙ, της παρούσας. Στην τιμή συμπεριλαμβάνονται οι κρατήσεις υπέρ τρίτων καθώς και κάθε άλλη επιβάρυνση, εκτός από τον ΦΠΑ Ο αναλογούν ΦΠΑ θα πρέπει να αναφέρεται αριθμητικώς ξεχωριστά. Σε περίπτωση που τα προσφερόμενα είδη συγκροτούνται από περισσότερα του ενός μέρη που υπόκεινται σε διαφορετικό ποσοστό ΦΠΑ θα δίδεται υποχρεωτικά τιμή χωριστά για κάθε μέρος από αυτά. Προσφορά που θέτει όρο αναπροσαρμογής απορρίπτεται ως απαράδεκτη. Το Ινστιτούτο διατηρεί το δικαίωμα να ζητήσει από τους συμμετέχοντες στοιχεία απαραίτητα για την τεκμηρίωση των προσφερόμενων τιμών, οι δε προμηθευτές υποχρεούνται να παρέχουν αυτά. 3) Χρόνος Υποβολής Η καταληκτική ημερομηνία υποβολής προσφορών από τους ενδιαφερόμενους φορείς ορίζεται η 20 η
Νοεμβρίου 2014 και ώρα 12:00. Σε περίπτωση ταχυδρομικής αποστολής, η προθεσμία λήγει την προηγούμενη εργάσιμη της παραπάνω αναφερόμενης ημερομηνίας. Προσφορές που θα κατατεθούν μετά την παραπάνω ημερομηνία και ώρα, δεν αποσφραγίζονται και επιστρέφονται ως εκπρόθεσμες. 4) Τόπος Υποβολής Οι προσφορές κατατίθενται ή αποστέλλονται ταχυδρομικά στη διεύθυνση του υποκαταστήματος του Ινστιτούτου Prolepsis, επί της οδού Φραγκοκκλησιάς αριθμός 7 στο Μαρούσι Αττικής (ΤΚ 151 25). 5) Αποδοχή Όρων Η υποβολή προσφοράς συνεπάγεται την πλήρη και ανεπιφύλακτη αποδοχή εκ μέρους του υποψηφίου αναδόχου, όλων των όρων της παρούσας πρόσκλησης καθώς και τυχόν περαιτέρω όρων υλοποίησης του Προγράμματος που θα εξειδικευθούν με την υπογραφή της σύμβασης ανάθεσης του έργου, εκτός εάν κατά περίπτωση στην προσφορά του ρητά αναφέρει τα σημεία εκείνα τα οποία τυχόν δεν αποδέχεται. Στην περίπτωση αυτή ο προσφέρων υποχρεούται να αναφέρει στην προσφορά του τους όρους της προσφοράς που είναι διαφορετικοί από τους όρους της παρούσας προκειμένου να αξιολογηθούν. Η μη εκπλήρωση οποιουδήποτε εκ των όρων που περιέχονται στην παρούσα πρόσκληση συνιστά λόγο απόρριψης της προσφοράς από την Επιτροπή Διενέργειας Διαγωνισμών και Αξιολόγησης Προσφορών του Ινστιτούτου. Η απόφαση απόρριψης δεν υπόκειται σε ένδικα μέσα. 6) Παροχή Διευκρινίσεων Μετά την κατάθεση της προσφοράς δεν γίνεται αποδεκτή, αλλά απορρίπτεται ως απαράδεκτο κάθε αίτημα για διευκρίνιση, τροποποίηση ή απόκρουση όρου της πρόσκλησης ή της προσφοράς.
Οι ενδιαφερόμενοι δύναται να υποβάλλουν αιτήματα για διευκρινήσεις γραπτώς μέσω φαξ στον αριθμό 210.6106810 ή με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο στη διεύθυνση diatrofi@prolepsis.gr έως και τις 14/11/2014. Το Ινστιτούτο Prolepsis θα απαντήσει ταυτόχρονα σε όλα τα αιτήματα για διευκρινίσεις μέσω της ιστοσελίδας του www.prolepsis.gr. ΑΠΟΣΦΡΑΓΙΣΗ ΚΑΙ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ Η διαδικασία της αποσφράγισης και αξιολόγησης θα γίνει από την Επιτροπή Διενέργειας Διαγωνισμών και Αξιολόγησης Προσφορών του Ινστιτούτου Prolepsis (εφεξής η «Επιτροπή»), ως εξής: 1) Αποσφράγιση Προσφορών Αποσφραγίζονται οι φάκελοι των προσφορών, μονογράφονται από την Επιτροπή όλα τα δικαιολογητικά κατά φύλλο. 2) Αξιολόγηση Προσφορών Η επιλογή του Αναδόχου θα γίνει με κριτήριο την πλέον συμφέρουσα προσφορά. Θα ληφθούν υπόψη: - Ο βαθμός εκπλήρωσης των όρων και των τεχνικών προδιαγραφών της πρόσκλησης. - Η τιμή της προσφοράς. - Η φερεγγυότητα, η επαγγελματική αξιοπιστία, η οικονομική κατάσταση και οι τεχνικές δυνατότητες των συμμετεχόντων προμηθευτών, όπως αυτά θα προκύπτουν από τα υποβληθέντα σχετικά δικαιολογητικά. Ισοδύναμες θεωρούνται οι προσφορές που περιέχουν την ίδια τιμή και πληρούν τους όρους και τις τεχνικές προδιαγραφές. Η Επιτροπή θα απορρίψει πάραυτα και αμετάκλητα ως απαράδεκτες προσφορές για τις οποίες διαπιστώσει ότι:
- είναι αόριστες και/ή με ελλιπή στοιχεία, που δεν επιτρέπουν την αξιολόγησή τους - τελούν υπό αίρεση, - συνοδεύονται από ελλιπή δικαιολογητικά, - περιέχουν ουσιώδεις αποκλίσεις από τους όρους και τις τεχνικές προδιαγραφές της παρούσας, - δεν προσδιορίζουν με σαφήνεια τις προσφερόμενες τιμές. ΑΝΑΔΕΙΞΗ ΑΝΑΔΟΧΟΥ ΕΡΓΟΥ Μετά την αποσφράγιση των προσφορών ακολουθεί η συνολική αξιολόγησή τους από την Επιτροπή, η οποία θα συντάξει την τελική εισήγηση για την επιλογή του Αναδόχου με βάση τα ανωτέρω αναφερόμενα κριτήρια. Η απόφαση επιλογής του Αναδόχου από το Ινστιτούτο είναι τελεσίδικη και δεν προσβάλλεται. ΔΙΚΑΙΩΜΑ ΣΥΜΜΕΤΟΧΗΣ & ΔΙΚΑΙΟΛΟΓΗΤΙΚΑ Προσφορά για την αναδοχή του έργου μπορούν να υποβάλουν φυσικά και νομικά πρόσωπα, συνεταιρισμοί, κοινοπραξίες ή συμπράξεις που υποβάλλουν κοινή προσφορά, εφόσον παρέχουν αποδεδειγμένα υπηρεσίες σίτισης (παρασκευής και διανομής τροφίμων), και διαθέτουν τον απαραίτητο εξοπλισμό, καθώς και την εμπειρία και ικανότητα παροχής υπηρεσιών σίτισης υψηλού επιπέδου, προσκομίζοντας, μαζί με την προσφορά τους, τα εξής δικαιολογητικά: 1) Επικυρωμένο αντίγραφο της άδειας ίδρυσης και λειτουργίας του εργαστηρίου παρασκευής τροφίμων. 2) Πιστοποίηση με ISO 22000:2005 από αρμόδιες υπηρεσίες ή από κατάλληλα διαπιστευμένους εξωτερικούς φορείς/εταιρίες επιθεώρησης καθώς και αντίγραφο του εγχειριδίου HACCP (Hazard Analysis & Critical Control Points Ανάλυση Κινδύνων και Κρίσιμων Σημείων Ελέγχου) της επιχείρησης και των πλέον πρόσφατων φύλλων εργασίας και παρακολούθησης κρίσιμων
σημείων, ορίων και άλλων διεργασιών. Εφόσον η επιχείρηση διαθέτει και Σύστημα Ποιότητας (π.χ. ISO 9001) θα πρέπει αντίστοιχα να παραδοθούν τα σχετικά έντυπα πιστοποίησης. 3) Αντίγραφα των πρόσφατων (της τελευταίας διετίας) εξωτερικών επιθεωρήσεων από αρμόδιες κρατικές αρχές ή από διαπιστευμένους εξωτερικούς φορείς με την αναφορά στις κύριες συστάσεις/υποδείξεις για βελτίωση προς συμμόρφωση. 4) Πιστοποιητικό έκδοσης τελευταίου τριμήνου από την αρμόδια κατά περίπτωση αρχή, από το οποίο να προκύπτει ότι ο φορέας της επιχείρησης είναι ενήμερος ως προς τις υποχρεώσεις του που αφορούν τις εισφορές κοινωνικής ασφάλισης (όλων των οργανισμών κοινωνικής ασφάλισης, ασφαλισμένου προσωπικού και εργοδότη) και ως προς τις φορολογικές υποχρεώσεις του κατά την ημερομηνία υποβολής της προσφοράς. 5) Πρόσφατο πιστοποιητικό (τουλάχιστον του τελευταίου εξαμήνου) της κατά περίπτωση αρμόδιας δικαστικής ή διοικητικής αρχής, στην έδρα της επιχείρησης, από το οποίο να προκύπτει ότι δεν έχει λυθεί, ούτε τελεί σε καθεστώς πτώχευσης, εκκαθάρισης, αναγκαστικής διαχείρισης, πτωχευτικού συμβιβασμού, ή άλλη ανάλογη κατάσταση, και επίσης ότι δεν τελεί υπό διαδικασία κήρυξης σε πτώχευση ή έκδοσης απόφασης αναγκαστικής εκκαθάρισης ή αναγκαστικής διαχείρισης ή πτωχευτικού συμβιβασμού ή υπό άλλη ανάλογη διαδικασία. 6) Υπεύθυνη δήλωση της παρ. 4 του άρθρου 8 του Ν. 1599/1986, όπως εκάστοτε ισχύει, με θεώρηση γνησίου υπογραφής, ότι κατά της επιχείρησης δεν έχει επιβληθεί διοικητικό πρόστιμο για υγειονομικές ή αστυκτηνιατρικές παραβάσεις, ούτε εκκρεμεί σε οποιοδήποτε στάδιο σχετική διαδικασία. Οι επιχειρήσεις των οποίων οι νόμιμοι εκπρόσωποι των ιδίων και/ή τυχόν θυγατρικών τους βαρύνονται με τελεσίδικη καταδικαστική απόφαση ή με διοικητικό πρόστιμο για παραβίαση διατάξεων που αφορούν την ποιότητα ή την προέλευση των τροφίμων ή με κατάσχεση ακατάλληλων εμπορευμάτων οφείλουν να αναφέρουν τις καταδικαστικές αποφάσεις ή το διοικητικό πρόστιμο και την αιτία την οποία αφορούν. Επίσης, εάν οι πάσης φύσεως διοικούντες (φυσικά πρόσωπα) των επιχειρήσεων που υποβάλλουν προσφορά μετέχουν ή μετείχαν με οποιαδήποτε ιδιότητα σε άλλες επιχειρήσεις και/ή νομικά πρόσωπα
του ιδίου ή παρεμφερούς αντικειμένου και σκοπού, που διώκονται ποινικά ή έχουν τελεσίδικη καταδικαστική απόφαση ή διοικητικό πρόστιμο ή κατάσχεση ακατάλληλων εμπορευμάτων πρέπει να το αναφέρουν. 7) Λεπτομερή παρουσίαση του φορέα της επιχείρησης και αναφορά έργων που να πιστοποιούν την εμπειρία στη μαζική σίτιση εκπαιδευτικών και άλλων φορέων. 8) Λεπτομερή περιγραφή και υποβολή σχετικού σχεδιαγράμματος (κάτοψη χώρου) για το πού και πώς θα υλοποιηθεί το έργο (σε ποιο ακριβώς χώρο των εγκαταστάσεων της επιχείρησης, με τι προσωπικό, κτλ.). 9) Επιπλέον, αναλυτικό φάκελο με επικυρωμένα αντίγραφα των πρωτοτύπων και εν ισχύ πιστοποιητικών υγείας όλων των υπαλλήλων που αρχικά προβλέπει η επιχείρηση ότι θα εμπλακούν στην υλοποίηση του Προγράμματος, σύμφωνα με την Υγειονομική Διάταξη Υ1γ/ΓΠ/οικ 35797/2012 (ΦΕΚ 1199/11.4.2012, τ. Β ). 10) Αναλυτικό φάκελο με επικυρωμένα αντίγραφα των πρωτοτύπων και εν ισχύ καρτελών εκπαίδευσης και σχετικών σεμιναρίων επί ζητημάτων Υγιεινής και Ποιότητας, Ασφάλειας Τροφίμων, HACCP κλπ όλων των υπαλλήλων που αρχικά προβλέπει η επιχείρηση ότι θα εμπλακούν στην υλοποίηση του Προγράμματος. 11) Υπεύθυνη δήλωση ότι κατά τη λειτουργία της εταιρίας τηρούνται οι όροι και οι προϋποθέσεις της Υγειονομικής διατάξεως Υ1Υ/ΓΠ/οικ 96967/2012 (ΦΕΚ 2718, τ. Β.). 12) Εγγυητική επιστολή συμμετοχής τραπέζης που λειτουργεί νόμιμα στην Ελλάδα, ύψους 2.000 Ευρώ. 13) Εξουσιοδότηση του φορέα ή του νομίμου εκπροσώπου της επιχείρησης με βεβαιωμένο το γνήσιο της υπογραφής από αστυνομική αρχή, σε περίπτωση που ο φάκελος κατατεθεί από τρίτο πρόσωπο. *****