ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΚΥΠΡΟΥ ΥΠΗΡΕΣΙΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ EΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΧΡΗΣΗΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΩΝ ΓΙΑ ΤΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ΩΡΟΜΕΤΡΗΣΗΣ ΜΑΡΤΙΟΣ 2014
ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΩΝ ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΩΝ... 2 1. ΕΙΣΑΓΩΓΗ... 3 2. ΑΝΑΦΟΡΕΣ... 4 2.1 Αναλυτική Αναφορά (Πραγματικός Χρόνος)... 4 2.2 Αναφορά Συχνοτήτων Δικαιολογητικών Ωρών Ε/Ε... 7 2.3 Ημερολόγιο Εργασίας... 9 3. ΔΙΑΧΕΙΡΗΣΗ ΑΙΤΗΜΑΤΩΝ... 11 3.1 Διαχείριση Αιτημάτων προς Έγκριση... 11 3.2 Διαχείριση Αιτημάτων Διαγραφής... 15 3.3 Διαχείριση Εγκεκριμένων Αιτημάτων Διαγραφής... 17 2
1. ΕΙΣΑΓΩΓΗ Σκοπός του παρόντος εγγράφου είναι η ανάλυση των επιπλέον δυνατοτήτων που προσφέρονται από το σύστημα προς τους διαχειριστές του Συστήματος Ωρομέτρησης. 3
2. ΑΝΑΦΟΡΕΣ Το Σύστημα Ωρομέτρησης παρέχει στους χρήστες ένα σύνολο αναφορών για άντληση πληροφοριών σε μορφή σαφή και κατανοητή. Οι αναφορές που είναι διαθέσιμες στους απλούς χρήστες είναι, επίσης, διαθέσιμες στους διαχειριστές. Παρόλα ταύτα το σύστημα παρέχει στους διαχειριστές ένα σύνολο από αναφορές που δεν είναι διαθέσιμες στους απλούς χρήστες. Η παρούσα ενότητα περιγράφει τις αναφορές που είναι διαθέσιμες αποκλειστικά για τους διαχειριστές. 2.1 Αναλυτική Αναφορά (Πραγματικός Χρόνος) H Αναλυτική Αναφορά (Πραγματικός Χρόνος) αποτελεί υπέρ-σύνολο της Αναλυτικής Αναφοράς και παρέχει στο διαχειριστή λεπτομερείς πληροφορίες σε σχέση με τις ώρες προσέλευσης και αποχώρησης του προσωπικού. Για ενεργοποίηση της Αναλυτικής Αναφοράς (Πραγματικός Χρόνος), επιλέγουμε «Αναφορές» και ακολούθως την επιλογή «Αναλυτική Αναφορά (Πραγματικός Χρόνος», όπως φαίνεται στο Σχήμα 1. Σχήμα 1 Ακολούθως, εμφανίζεται η οθόνη του Σχήματος 2. Σχήμα 2 Μέσω του πεδίου «Από» και «Έως» καταχωρούμε την ημερομηνία έναρξης και λήξης του χρονικού εύρους της αναφοράς. Σε αντίθεση με την περίπτωση των απλών χρηστών, οι διαχειριστές έχουν την ευχέρεια να επιλέξουν «Υπηρεσία», «Υποϋπηρεσία», αλλά και «Υπάλληλο» για ενεργοποίηση της Αναλυτικής Αναφοράς (Πραγματικός Χρόνος). Ουσιαστικά, με την επιλογή μιας υπηρεσίας, η λίστα των υποϋπηρεσιών συμπληρώνεται αυτομάτως, όπως και η λίστα των υπαλλήλων. Σε περί- 4
πτωση που επιθυμείται η ενεργοποίηση της αναφοράς για μια υποϋπηρεσία, τότε επιλέγεται η υ- ποϋπηρεσία και η λίστα των υπαλλήλων ενημερώνεται αυτομάτως με τα άτομα που απαρτίζουν την υποϋπηρεσία. Επίσης, εάν ένας διαχειριστής έχει εξουσιοδότηση για μια μόνο υπηρεσία, τότε η επιλογή «Υπηρεσία», εμφανίζεται συμπληρωμένη με την εν λόγω υπηρεσία. Είναι, επίσης, σημαντικό να αναφερθεί, ότι παρέχεται η δυνατότητα διαχείρισης ενός υποσυνόλου των υποϋπηρεσιών μιας υπηρεσίας, σε ένα εν δυνάμει διαχειριστή, εάν αυτό επιτάξουν οι υπηρεσιακές ανάγκες. Σχήμα 3 Στο Σχήμα 3 φαίνεται ένα στιγμιότυπο της αναφοράς αυτής. Οι εικονιζόμενες στήλες έχουν ως ακολούθως: 1. Είσοδος / Έξοδος: Οι ώρες εισόδου απεικονίζονται με πράσινο χρώμα, ενώ οι ώρες εξόδου με ροζ. 2. Κανονικό ωράριο (+/-): Η στήλη αυτή πληροφορεί για το έλλειμα ή πλεόνασμα σε λεπτά που έχει δημιουργηθεί σε σχέση με το κανονικό ωράριο εργασίας (Βλ. Ενότητα 2 Εγχειριδίου Απλών Χρηστών). 3. Πραγματικός Χρόνος Εργασίας (+/-): Η στήλη αυτή πληροφορεί για τον επιπλέον χρόνο εργασίας ενός υπαλλήλου, πέρα από το προβλεπόμενο ωράριο εργασίας. Για παράδειγμα, εάν ένα μέλος του προσωπικού έχει εργασθεί από τις 07:00 ως τις 16:00, τότε η τιμή αυτής της στήλης 5
θα είναι 02:00 ώρες, αφού το προβλεπόμενο ωράριο εργασίας είναι 07:30 με 14:30 το οποίο έ- χει εύρος επτά (7) ωρών, ενώ ο υπάλληλος έχει εργαστεί εννέα (9) ώρες. 4. Σύνολο χρόνου εκτός ωραρίου: Η στήλη αυτή περιλαμβάνει το άθροισμα της καθυστερημένης προσέλευσης (μετά τις 08:30) ή/και της πρόωρης αποχώρησης (πριν τις 14:30). Τα υπόλοιπα αυτά δεν αναπληρώνονται. 5. Απουσία / Αιτιολογήσεις / Σχόλια: Παρέχει διάφορες πληροφορίες/προειδοποιήσεις για τις ώρες προσέλευσης/αποχώρησης, αλλά και σχόλια για απουσίες για μια συγκεκριμένη ημέρα. Εν κατακλείδι, θα πρέπει να αναφερθεί ότι όλες οι αναφορές είναι εκτυπώσιμες. Κάνοντας κλικ στην επιλογή «Εκτύπωση» όπως φαίνεται στο Σχήμα 3, παράγεται σε ξεχωριστό παράθυρο η α- ναφορά αυτή σε εκτυπώσιμη μορφή (printer friendly version), όπως φαίνεται στο Σχήμα 4. Στην εκτυπώσιμη μορφή, η κεφαλίδα της αναφοράς περιλαμβάνει την υπηρεσία/υποϋπηρεσία για την οποία εκτυπώνεται η αναφορά, ενώ στο υποσέλιδο περιλαμβάνεται πεδίο για την υπογραφή του προϊσταμένου... Σχήμα 4 6
2.2 Αναφορά Συχνοτήτων Δικαιολογητικών Ωρών Ε/Ε Όπως αναφέρεται στην υπό-ενότητα 3.2.1.2 του Εγχειριδίου Χρήσης του συστήματος Ωρομέτρησης για τους απλούς χρήστες, οι χρήστες, κατά τη διαδικασία υποβολής ενός νέου αιτήματος εισαγωγής ώρας ε/ε, καταχωρούν μια δικαιολόγηση του αιτήματος. Η Αναφορά Συχνοτήτων Δικαιολογητικών Ωρών Ε/Ε συνοψίζει αριθμητικά τις δικαιολογήσεις αιτημάτων ωρών εισόδου και εξόδου. Για ενεργοποίηση της Αναφοράς Συχνοτήτων Δικαιολογητικών Ωρών Ε/Ε, επιλέγουμε «Αναφορές» και ακολούθως την επιλογή «Αναφορά Συχνοτήτων Δικαιολογητικών Ωρών Ε/Ε», όπως φαίνεται στο Σχήμα 5. Σχήμα 5 Ακολούθως, εμφανίζεται η οθόνη του Σχήματος 6. Η λειτουργικότητα είναι ταυτόσημη, όπως και στην περίπτωση της Αναλυτικής Αναφοράς (Πραγματικός Χρόνος). Σχήμα 6 Στο Σχήμα 7 φαίνεται ένα στιγμιότυπο της αναφοράς αυτής. Το στιγμιότυπο αυτό μας λέει ότι ο συνάδελφος Γεώργιος Γεωργίου του Ανδρέα 1 από την 01/01/2013 μέχρι και την 28/02/2014 έχει υποβάλει τα ακόλουθα αιτήματα : 1. 1 αίτημα εισαγωγής ώρας εισόδου με δικαιολογητικό «Ξέχασα να φέρω την κάρτα μου» 2. 3 αιτήματα εισαγωγής ώρας εξόδου με δικαιολογητικό «Άλλο» 1 Το όνομα αυτό είναι εικονικό για σκοπούς συγγραφής του παρόντος εγχειριδίου. 7
Σχήμα 7 Όπως και στην περίπτωση της Αναλυτικής Αναφορας (Πραγματικός Χρόνος), η εν λόγω αναφορά είναι εκτυπώσιμη. Στιγμιότυπο της εκτυπώσιμης μορφής της αναφοράς φαίνεται στο Σχήμα 8. Σχήμα 8 8
2.3 Ημερολόγιο Εργασίας Η εν λόγω αναφορά παρουσιάζει κατάσταση των απουσιών ενός υπαλλήλου υπό ημερολογιακή μορφή. Για ενεργοποίηση του «Ημερολογίου Εργασίας», επιλέγουμε «Αναφορές» και ακολούθως την επιλογή «Ημερολόγιο Εργασίας», όπως φαίνεται στο Σχήμα 9. Σχήμα 9 Ακολούθως, εμφανίζεται η οθόνη του Σχήματος 10 με λειτουργικότητα παρόμοια όπως στις αναφορές που περιεγράφηκαν προηγουμένως. Σχήμα 10 Το Σχήμα 11 απεικονίζει ένα στιγμιότυπο από την εν λόγω αναφορά. Η αναφορά παρουσιάζει με μορφή ημερολογίου και με επεξηγήσεις μια σαφή διάταξη των απουσιών ενός υπαλλήλου ή υπαλλήλων για τη ζητούμενη περίοδο. 9
Σχήμα 11 Όπως και στις προηγούμενες περιπτώσεις η εν λόγω αναφορά είναι εκτυπώσιμη. Στιγμιότυπο της εκτυπώσιμης μορφής της αναφοράς φαίνεται στο Σχήμα 12. Σχήμα 12 10
3. ΔΙΑΧΕΙΡΗΣΗ ΑΙΤΗΜΑΤΩΝ Η ενότητα αυτή περιγράφει τη διαδικασία έγκρισης/απόρριψης αιτημάτων εισαγωγής απογευμάτων, ωρών εισόδου και εξόδου και απουσιών. Επιπροσθέτως, περιγράφεται η διαδικασία έγκρισης/απόρριψης αιτημάτων διαγραφής. 3.1 Διαχείριση Αιτημάτων προς Έγκριση Τα Αιτήματα προς Έγκριση είναι το σύνολο των εκκρεμών αιτημάτων εισαγωγής απογευμάτων, ωρών εισόδου και εξόδου και απουσιών. Για ενεργοποίηση του καταλόγου επιλέγουμε «Κατάλογος Αιτημάτων Προσωπικού» και ακολούθως την επιλογή «Κατάλογος Αιτημάτων Προς Έ- γκριση», όπως φαίνεται στο Σχήμα 13. Σχήμα 13 Ακολούθως, εμφανίζεται η οθόνη του Σχήματος 14, μέσω της οποία μπορούμε να επιλέξουμε υπηρεσίες και υποϋπηρεσίες. Όπως στην περίπτωση των αναφορών, η λίστα των υποϋπηρεσιών συμπληρώνεται αυτομάτως. Επίσης, εάν ένας διαχειριστής έχει εξουσιοδότηση για μια μόνο υπηρεσία, τότε η επιλογή «Υπηρεσία», εμφανίζεται συμπληρωμένη με την εν λόγω υπηρεσία. Σχήμα 14 Μετά την εισαγωγή των παραμέτρων και το πάτημα του κουμπιού «Εύρεση» εμφανίζεται ο «Κατάλογος Αιτημάτων Προς Έγκριση», στιγμιότυπο του οποίου φαίνεται στο Σχήμα 15. 11
Σχήμα 15 Όπως παρατηρούμε, τα αιτήματα για εισαγωγή απογευμάτων, ωρών εισόδου και εξόδου, αλλά και απουσιών είναι ομαδοποιημένα. Η έγκριση ή η απόρριψη αιτημάτων μπορεί να γίνει μαζικά ή ξεχωριστά. Για παράδειγμα, ο διαχειριστής έχει τη δυνατότητα επιλογής ενός ή περισσοτέρων αιτημάτων κάνοντας κλικ στο αντίστοιχο check box που υπάρχει στη στήλη «Επιλογή» για το κάθε εκκρεμές αίτημα. Εάν επιθυμεί να εγκρίνει όλα τα εκκρεμή αιτήματα μιας συγκεκριμένης κατηγορίας, π.χ όλα τα αιτήματα εισαγωγής ωρών εισόδου και εξόδου, μπορεί να κάνει κλικ στο check box «Επιλογή όλων» της συγκεκριμένης κατηγορίας αιτημάτων, όπως φαίνεται στο Σχήμα 15. Μετά το πέρας της επιλογής αιτημάτων, ο χρήστης πιέζει είτε το κουμπί «Επιβεβαίωση Αιτημάτων», είτε το κουμπί «Απόρριψη Αιτημάτων» για επιβεβαίωση ή απόρριψη των επιλεχθέντων αιτημάτων αντίστοιχα. Επιπλέον, εάν γίνει κλικ στο εικονίδιο, τότε μπορούμε να δούμε περεταίρω λεπτομέρειες του αιτήματος και συγκεκριμένα τη δικαιολόγηση του αιτήματος, όπως φαίνεται στο Σχήμα 16. Από αυτή την οθόνη, επίσης μπορεί να εγκριθεί ή να απορριφθεί το αίτημα, όπως φαίνεται και από τα αντίστοιχα κουμπιά. 12
Σχήμα 16 Μετά την έγκριση ή απόρριψη αιτημάτων, εμφανίζεται μήνυμα επιβεβαίωσης (Σχήμα 17). Σχήμα 17 Η έγκριση αιτημάτων συνεπάγεται την ενσωμάτωση νέων πληροφοριών στα δεδομένα ενός υπαλλήλου, κάτι που έχει επίδραση στις αναφορές και στα υπόλοιπα του. Η απόρριψη αιτημάτων δεν έχει καμία επίδραση στα δεδομένα των χρηστών. Τέλος, θα πρέπει να αναφερθεί ότι ο εν λόγω κατάλογος είναι εκτυπώσιμος. Κάνοντας κλικ στην επιλογή «Εκτύπωση», όπως φαίνεται στο Σχήμα 15, παράγεται σε ξεχωριστό παράθυρο η αναφορά αυτή σε εκτυπώσιμη μορφή (printer friendly version), όπως φαίνεται στο Σχήμα 18. Στην εκτυπώσιμη μορφή, η κεφαλίδα του καταλόγου περιλαμβάνει την υπηρεσία/υποϋπηρεσία για την οποία εκτυπώνεται η αναφορά. Η εκτυπώσιμη αναφορά, εκτός των πληροφοριών του Σχήματος 15, συμπεριλαμβάνει και τη δικαιολόγηση των αιτημάτων στη στήλη «Σχόλια Υπαλλήλου». 13
Σχήμα 18 14
3.2 Διαχείριση Αιτημάτων Διαγραφής Τα Εκκρεμή Αιτήματα Διαγραφής είναι το σύνολο των εκκρεμών αιτημάτων διαγραφής εγκεκριμένων απογευμάτων, ωρών εισόδου και εξόδου και απουσιών. Θα πρέπει να τονιστεί ότι οι προς διαγραφή καταχωρήσεις αφορούν ήδη εγκριθέντα αιτήματα, και όχι λανθασμένες καταχωρήσεις από καρτοδέκτες κοκ. Για ενεργοποίηση του καταλόγου, επιλέγουμε «Κατάλογος Αιτημάτων Προσωπικού» και ακολούθως την επιλογή «Κατάλογος Εκκρεμών Αιτημάτων Διαγραφής», όπως φαίνεται στο Σχήμα 19. Σχήμα 19 Ακολούθως, εμφανίζεται η οθόνη του Σχήματος 20. Η λειτουργικότητα είναι ταυτόσημη όπως και στην περίπτωση του Καταλόγου Αιτημάτων προς Έγκριση. Σχήμα 20 Στο Σχήμα 21 φαίνεται ένα στιγμιότυπο του καταλόγου αυτού. Έχοντας παρόμοια δομή και λειτουργικότητα με τον Κατάλογο Αιτημάτων προς Έγκριση, τα αιτήματα για διαγραφή απογευμάτων, ωρών εισόδου και εξόδου, αλλά και απουσιών είναι ομαδοποιημένα. Μετά το πέρας της ε- πιλογής αιτημάτων, ο χρήστης πιέζει είτε το κουμπί «Επιβεβαίωση διαγραφής αιτημάτων», είτε το κουμπί «Απόρριψη διαγραφής αιτημάτων» για επιβεβαίωση ή απόρριψη της διαγραφής επιλεχθέντων αιτημάτων. 15
Σχήμα 21 Επιπλέον, εάν γίνει κλικ στο εικονίδιο, τότε μπορούμε να δούμε περεταίρω λεπτομέρειες του αιτήματος διαγραφής (Σχήμα 22). Από αυτή την οθόνη, επίσης μπορεί να εγκριθεί ή να απορριφθεί το αίτημα διαγραφής, όπως φαίνεται και από τα αντίστοιχα κουμπιά. Σχήμα 22 Μετά την έγκριση ή απόρριψη αιτημάτων διαγραφής, εμφανίζεται μήνυμα επιβεβαίωσης (Σχήμα 23). 16
Σχήμα 23 Η έγκριση αιτημάτων διαγραφής συνεπάγεται τη διαγραφή καταχωρήσεων από τα δεδομένα ενός υπαλλήλου, κάτι που έχει επίδραση στις αναφορές και στα υπόλοιπα του. Η απόρριψη αιτημάτων δεν έχει καμία επίδραση στα δεδομένα των χρηστών. 3.3 Διαχείριση Εγκεκριμένων Αιτημάτων Διαγραφής Τα Εγκεκριμένα Αιτήματα Διαγραφής είναι το σύνολο των εγκεκριμένων αιτημάτων διαγραφής εγκεκριμένων απογευμάτων, ωρών εισόδου και εξόδου και απουσιών. Ο κατάλογος αυτός, αποτελεί ουσιαστικά το ιστορικό των διαγραφών των καταχωρήσεων των χρηστών, προς επίτευξη ιχνηλασιμότητας (traceability), αλλά και διαφάνειας. Για ενεργοποίηση του καταλόγου επιλέγουμε «Κατάλογος Αιτημάτων Προσωπικού» και ακολούθως την επιλογή «Κατάλογος Εγκεκριμένων Αιτημάτων Διαγραφής», όπως φαίνεται στο Σχήμα 24. Σχήμα 24 Ακολούθως, εμφανίζεται η οθόνη του Σχήματος 25. Η λειτουργικότητα είναι ταυτόσημη όπως και στην περίπτωση του Καταλόγου Αιτημάτων προς Έγκριση. Σχήμα 25 Στο Σχήμα 26 φαίνεται ένα στιγμιότυπο του καταλόγου αυτού. Ο κατάλογος αυτός χρησιμοποιείται για σκοπούς ιστορικού και έτσι δεν είναι εφικτές οποιεσδήποτε αλλαγές στα δεδομένα του. Περιλαμβάνει όλες τις απαραίτητες πληροφορίες για τα εγκεκριμένα αιτήματα διαγραφής με κυριότερες το άτομο που έχει εγκρίνει τη διαγραφή (Εγκρίνας) όπως και την ημερομηνία διαγραφής. 17
Σχήμα 26 Όπως και στις προηγούμενες περιπτώσεις, εάν γίνει κλικ στο εικονίδιο, τότε μπορούμε να δούμε περεταίρω λεπτομέρειες του εγκεκριμένου αιτήματος διαγραφής (Σχήμα 27). Σχήμα 27 18