ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ ΕΛΕΓΧΟΥ ΤΟΥ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΟΥ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟΥ ΤΗΣ ΕΤΕ Ι. Σκοπός της Επιτροπής Η Επιτροπή Ελέγχου («η Επιτροπή») έχει ως σκοπό: 1. την ανασκόπηση της επιμελούς κατάρτισης των οικονομικών καταστάσεων της Τράπεζας και του Ομίλου και άλλων σημαντικών στοιχείων και πληροφοριών που προορίζονται για γνωστοποίηση, 2. την υποβολή προτάσεων στο Δ.Σ. για το διορισμό ελεγκτικού οίκου ορκωτή ελεγκτή (στη συνέχεια «ελεγκτής») και για το ύψος της αμοιβής του με σκοπό το διορισμό του από τη Γενική Συνέλευση των Μετόχων, 3. την παρακολούθηση και τον έλεγχο της ανεξαρτησίας, της αντικειμενικότητας και της αποτελεσματικότητας της λειτουργίας του ελεγκτή, 4. να διασφαλίζει την περιοδική διαδικασία επιλογής του ελεγκτή της Τράπεζας, ώστε να μην τίθεται σε κίνδυνο η ανεξαρτησία τους. Η διαδικασία αυτή πραγματοποιείται τουλάχιστον μία φορά ανά πενταετία, 5. να διασφαλίζει ότι η μονάδα εσωτερικού ελέγχου διαθέτει τις κατάλληλες δεξιότητες και τεχνογνωσία προκειμένου να ελέγχει και να αξιολογεί την αποτελεσματικότητα του συστήματος εταιρικής διακυβέρνησης, του πλαισίου διαχείρισης κινδύνων και του συστήματος εσωτερικού ελέγχου, δίνοντας ιδιαίτερη έμφαση στους τομείς διαχείρισης κινδύνων και κεφαλαίων, καθώς και στον χρηματοοικονομικό έλεγχο. 6. την παρακολούθηση και ετήσια αξιολόγηση του συστήματος εσωτερικού ελέγχου και κανονιστικής συμμόρφωσης, σε ατομική βάση και σε επίπεδο Ομίλου και τη σχετική ενημέρωση του Δ.Σ., 7. την παρακολούθηση της λειτουργίας και τη διασφάλιση της ανεξαρτησίας, επάρκειας και αποτελεσματικότητας της λειτουργίας της Διεύθυνσης Εσωτερικού Ελέγχου της Τράπεζας και του Ομίλου, ΙΙ. Μέλη της Επιτροπής 1. Τα μέλη της Επιτροπής εκλέγονται από τη Γενική Συνέλευση. κατόπιν προτάσεων της Επιτροπής Εταιρικής Διακυβέρνησης και Υποψηφιοτήτων προς τον Πρόεδρο του Δ.Σ.. Τα μέλη της Επιτροπής δεν υπερβαίνουν το 40% (στρογγυλοποιημένο στον πλησιέστερο ακέραιο) του συνόλου των μελών του ΔΣ και δεν μπορεί να είναι λιγότερα από τρία. Ένας από τους εκπροσώπους του ΤΧΣ στο ΔΣ της Τράπεζας συμπεριλαμβάνεται στα μέλη της Επιτροπής. Όλα τα μέλη της Επιτροπής είναι μη εκτελεστικά μέλη Δ.Σ., ενώ το 75% αυτών (στρογγυλοποιημένο στον πλησιέστερο ακέραιο) ανεξάρτητα μη εκτελεστικά μέλη Δ.Σ. 2. Η πλειοψηφία των μελών πρέπει να διαθέτει συλλογικά επαρκείς γνώσεις σε κρίσιμους τομείς δραστηριότητας του Ομίλου με ιδιαίτερη έμφαση σε θέματα ελέγχου ή/και λογιστικής.
3. Το Δ.Σ. ορίζει τον Πρόεδρο και μπορεί να ορίζει Αντιπρόεδρο της Επιτροπής. Ο Πρόεδρος της Επιτροπής και ο Πρόεδρος του Δ.Σ δεν μπορεί να είναι το ίδιο πρόσωπο. Επίσης ο Πρόεδρος της Επιτροπής πρέπει να διαθέτει τις απαιτούμενες γνώσεις και εμπειρία για την επίβλεψη των ελεγκτικών διαδικασιών και των λογιστικών θεμάτων που απασχολούν την Επιτροπή. 4. Η θητεία των μελών της Επιτροπής είναι ετήσια και μπορεί να ανανεωθεί απεριόριστα. 5. Σε κάθε μέλος παρέχεται κατά το διορισμό του, αλλά και σε συνεχή βάση, κατάλληλη ενημέρωση και εκπαίδευση. 6. Τα μέλη της Επιτροπής δεν πρέπει να κατέχουν παράλληλες θέσεις ή ιδιότητες ή να διενεργούν συναλλαγές που θα μπορούσαν να θεωρηθούν ασυμβίβαστες με την αποστολή της Επιτροπής. Με την επιφύλαξη της παρακάτω εξαίρεσης, η συμμετοχή στην Επιτροπή Ελέγχου δεν αποκλείει τη δυνατότητα συμμετοχής και σε άλλες επιτροπές του Δ.Σ. 7. Ο Πρόεδρος της Επιτροπής δεν επιτρέπεται να υπηρετεί ως Πρόεδρος της Επιτροπής Διαχείρισης Κινδύνων του ΔΣ και είναι ανεξάρτητο μη εκτελεστικό μέλος με σημαντική εμπειρία σε θέματα χρηματοοικονομικής διαχείρισης, λογιστικής και ελέγχου. 8. Σύμφωνα με τον Κώδικα Εταιρικής Διακυβέρνησης της Ε.Τ.Ε., τα μέλη της Επιτροπής λαμβάνουν για τη συμμετοχή τους σε αυτήν ετήσια αμοιβή, επιπλέον της βασικής αμοιβής τους ως μέλη του Δ.Σ., η οποία καθορίζεται από το Δ.Σ και εγκρίνεται από τη Γενική Συνέλευση των Μετόχων. ΙΙΙ. Εξουσίες και Υποχρεώσεις της Επιτροπής Η Επιτροπή: Α. 1. Διερευνά οποιαδήποτε δραστηριότητα εμπίπτει στο πλαίσιο λειτουργίας της, 2. Λαμβάνει από οποιοδήποτε στέλεχος της Διοίκησης ή υπάλληλο οποιαδήποτε απαραίτητη πληροφορία, 3. Παρακολουθεί τη δραστηριότητα των Επιτροπών Ελέγχου των θυγατρικών εταιρειών του Ομίλου, 4. Απασχολεί εξωτερικούς νομικούς ή άλλους επαγγελματίες συμβούλους και καθορίζει τις αμοιβές τους στο πλαίσιο του Προϋπολογισμού που εγκρίνεται από το Δ.Σ. της Τράπεζας. 5. Ασκεί τις αρμοδιότητες που αναφέρονται στο άρθρο IV του παρόντος Κανονισμού. 6. Εγκρίνει τους Κώδικες Δεοντολογίας, συμπεριλαμβανομένου του Κώδικα Δεοντολογίας για τα πρόσωπα που εμπλέκονται στην κατάρτιση των οικονομικών καταστάσεων, οι οποίοι δημοσιεύονται υποχρεωτικά από την Τράπεζα.
Β. Υποβάλλει ετήσια έκθεση των δραστηριοτήτων της προς τους μετόχους κατά την ετήσια γενική τους συνέλευση. IV. Καθήκοντα και Αρμοδιότητες της Επιτροπής Για την εκπλήρωση του σκοπού της, η Επιτροπή έχει τα ακόλουθα καθήκοντα και αρμοδιότητες: Α. Οικονομικές καταστάσεις και συναφείς γνωστοποιήσεις 1. Η Επιτροπή αξιολογεί τις διαδικασίες κατάρτισης των ετήσιων και τριμηνιαίων ατομικών και ενοποιημένων οικονομικών καταστάσεων της Τράπεζας, καθώς και οποιωνδήποτε άλλων οικονομικών γνωστοποιήσεων που δημοσιοποιούνται. 2. Η Επιτροπή εξετάζει τις οικονομικές καταστάσεις πριν υποβληθούν στο Δ.Σ. προς έγκριση και εκφράζει προς αυτό τις απόψεις της, κυρίως για τα ακόλουθα θέματα: α) τις βασικές λογιστικές πολιτικές και πρακτικές που εφαρμόζονται και τις οποιεσδήποτε μεταβολές τους, β) την τήρηση της υποχρέωσης συμμόρφωσης με τα ισχύοντα λογιστικά πρότυπα, γ) τις εκτιμήσεις της Διοίκησης για σχηματισμό προβλέψεων, το σχηματισμό αναβαλλόμενης φορολογικής απαίτησης και άλλα θέματα που αποτελούν περιοχή υψηλής επαγγελματικής κρίσης (highly judgmental) ή/και απαιτούν κατ εξοχήν αξιολόγηση και μπορούν να επηρεάσουν σημαντικά τις οικονομικές καταστάσεις, δ) τις οποιεσδήποτε σημαντικές ή ασυνήθεις συναλλαγές που είχαν ουσιαστική επίδραση στις οικονομικές καταστάσεις, και τον τρόπο γνωστοποίησής τους, ε) τη σαφήνεια και πληρότητα των γνωστοποιήσεων, στ) τις οποιεσδήποτε σημαντικές μεταβολές που προτείνονται από τον ελεγκτή, ζ) τις γραπτές διαβεβαιώσεις που απαιτεί ο ελεγκτής, προτού υπογραφούν από τη Διοίκηση της Τράπεζας, η) την τήρηση των υποχρεώσεων συμμόρφωσης με τους σχετικούς νόμους και κανονισμούς, που διέπουν την έκδοση και τη γνωστοποίηση των οικονομικών καταστάσεων. 3. Η Επιτροπή προ-εγκρίνει όλες τις ελεγκτικές (και μη ελεγκτικές) υπηρεσίες σύμφωνα με τους σχετικούς κανονισμούς που αφορούν στην αντικειμενικότητα και ανεξαρτησία των ελεγκτών (Ν. 3693/2008, άρθρο 37 και Ν.3148/2003 άρθρο 12). 4. Η Επιτροπή εποπτεύει τα ζητήματα συμμόρφωσης της Τράπεζας με κανονιστικές υποχρεώσεις της (ιδιαίτερα την τριμηνιαία αξιολόγηση και τις απαιτούμενες από τις κανονιστικές αρχές εκθέσεις για θέματα ξεπλύματος χρήματος, MIFID, καταπολέμησης μονοπωλίων κλπ). 5. Η Επιτροπή λαμβάνει και αξιολογεί από τη Διεύθυνση Οικονομικών Υπηρεσιών Ετήσια Έκθεση που αναλύει τις εργασίες της Διεύθυνσης αυτής σχετικά με την οργάνωση, ποιότητα και ακαδημαϊκά προσόντα των
στελεχών της, την επάρκεια σε αριθμό των στελεχών και την επάρκεια των πόρων που έχει στη διάθεσή της για την έγκαιρη κατάρτιση των Οικονομικών Καταστάσεων. Β. Εξωτερικός Έλεγχος Η Επιτροπή: 1. επιλαμβάνεται του διορισμού, του επαναδιορισμού, της παύσης, της αντικατάστασης, των όρων απασχόλησης και των αμοιβών του ελεγκτή της Τράπεζας, και υποβάλλει σχετικές προτάσεις στο Δ.Σ. ώστε να τεθούν προς έγκριση στη Γενική Συνέλευση των Μετόχων, 2. προβαίνει σε ετήσια αξιολόγηση της αποτελεσματικότητας, της ανεξαρτησίας και της αντικειμενικότητας του ελεγκτή και εποπτεύει την περιοδική εναλλαγή τόσο του ελεγκτή όσο και των βασικών συνεργατών του ελεγκτικού οίκου, που διενεργούν τον έλεγχο. 3. α) προεγκρίνει την αμοιβή του ελεγκτή για τον τακτικό έλεγχο των ετήσιων οικονομικών καταστάσεων και υποβάλλει σχετική πρόταση στο ΔΣ, β) εγκρίνει την παροχή των επιτρεπομένων ελεγκτικών υπηρεσιών εκτός του τακτικού ελέγχου και επίσης των μη ελεγκτικών υπηρεσιών από τον ελεγκτικό οίκο του ελεγκτή προς την Τράπεζα και τις θυγατρικές του Ομίλου, στο πλαίσιο πάντοτε αφενός των διατάξεων του ν. 3148/2003, όπως εκάστοτε ισχύει, και αφετέρου εφαρμοστέων διατάξεων άλλων νομοθεσιών, καθώς και τις αντίστοιχες αμοιβές του, γ) στην περίπτωση που η αμοιβή του ελεγκτή για συγκεκριμένη υπηρεσία, ελεγκτική ή μη, πέραν του τακτικού ελέγχου είναι μικρότερη των 20.000 Ευρώ, ο Βοηθός Γενικός Διευθυντής Οικονομικών Υπηρεσιών δύναται να εγκρίνει τη σχετική υπηρεσία και την αμοιβή αυτής, με γνωστοποίηση προς την Επιτροπή Ελέγχου, δ) στην περίπτωση που ο ελεγκτής σημαντικής θυγατρικής εταιρείας του Ομίλου ανήκει σε ελεγκτικό οίκο διαφορετικό από αυτόν του ελεγκτού της Τράπεζας, η παραπάνω β) ισχύει και για τις υπηρεσίες και αμοιβές του ελεγκτή αυτού, ε) σχετικά με τις αμοιβές της παραγράφου β), των ελεγκτών των θυγατρικών εταιρειών του Ομίλου, δύναται η Επιτροπή Ελέγχου να εξουσιοδοτεί τις Επιτροπές Ελέγχου των θυγατρικών εταιρειών να προεγκρίνουν τις υπηρεσίες και αμοιβές αυτές με κοινοποίηση για τελική έγκριση προς την Επιτροπή Ελέγχου της Τράπεζας. 4. ενημερώνεται επί του ετήσιου προγράμματος ελέγχου, πριν από την εφαρμογή του και φροντίζει ώστε να περιλαμβάνονται οι απαιτούμενες ελεγκτικές διαδικασίες, εμπεριεχομένων και των διαδικασιών ποιοτικού ελέγχου που εφαρμόζει ο ελεγκτής, και της ετοιμότητας του τελευταίου να ανταποκριθεί σε τυχόν μεταβολές του κανονιστικού πλαισίου. 5. παρακολουθεί την υποβολή των εκθέσεων του ελεγκτή για την Τράπεζα και τις σημαντικές εταιρείες του Ομίλου και ενημερώνεται επ αυτών, 6. συσκέπτεται με τον ελεγκτή, κατά το στάδιο προγραμματισμού του ελέγχου, κατά τη διάρκεια εκτέλεσής του και κατά το στάδιο υποβολής εκθέσεων μετά την ολοκλήρωσή του. Τέλος, η Επιτροπή συνεδριάζει με τη συμμετοχή του ελεγκτή τουλάχιστον μία φορά ετησίως, χωρίς την
παρουσία της Διοίκησης, για τη συζήτηση θεμάτων και προβλημάτων σχετικών με τη διεξαγωγή και τα αποτελέσματα του ελέγχου και επιλύει τυχόν διαφωνίες μεταξύ της διοίκησης και του ελεγκτή. 7. ζητεί από τους ελεγκτές να αναφέρουν εγγράφως (Management Letter) τις αδυναμίες που εντόπισαν στο Σύστημα Εσωτερικού Ελέγχου (ΣΕΕ) κατά τον έλεγχο των ετήσιων οικονομικών καταστάσεων της Τράπεζας καθώς και άλλες ουσιώδεις παρατηρήσεις τους υποβάλλοντας σχετικές υποδείξεις τους. 8. υποβάλλει προτάσεις προς το Δ.Σ. για τις ειδικές περιοχές όπου τυχόν επιβάλλεται η διενέργεια πρόσθετων ελέγχων από τους ελεγκτές. 9. εισηγείται στο Δ.Σ. την περιοδική ανάθεση, τουλάχιστον ανά τριετία της αξιολόγησης της επάρκειας του ΣΕΕ της Τράπεζας και του Ομίλου σε τρίτους, πλην των τακτικών, ορκωτών ελεγκτών/λογιστών οι οποίοι διαθέτουν την απαραίτητη προς τούτο εμπειρία. Η σχετική έκθεση αξιολόγησης θα γνωστοποιείται στην Τράπεζα της Ελλάδος (Διεύθυνση Εποπτείας Πιστωτικού Συστήματος) εντός έξι μηνών, μετά τη λήξη της τριετίας. Η ελεγκτική εταιρεία και οι ορκωτοί ελεγκτές που αναλαμβάνουν την εργασία αυτή θα εναλλάσσονται, μετά από δύο, τουλάχιστον, διαδοχικές αξιολογήσεις. Γ. Εσωτερικός Έλεγχος Η Επιτροπή: 1. αξιολογεί το έργο, την επάρκεια και αποτελεσματικότητα της Διεύθυνσης Εσωτερικού Ελέγχου της Τράπεζας και του Ομίλου σύμφωνα με την ΠΔΤΕ 2577/2006, 2. εξετάζει και εγκρίνει το πλαίσιο αρμοδιοτήτων και το ετήσιο πρόγραμμα ελέγχων της παραπάνω Διεύθυνσης για την Τράπεζα και τον Όμιλο και, εφ όσον απαιτείται, υποβάλλει σχετικές προτάσεις προς το Διευθύνοντα Σύμβουλο ή το Διοικητικό Συμβούλιο της Τράπεζας ώστε η Διεύθυνση Εσωτερικού Ελέγχου να διαθέτει το κύρος, τα απαραίτητα μέσα και να είναι επαρκώς ανεξάρτητη, 3. προτείνει προς το Δ.Σ., το διορισμό και την παύση του Γενικού Επιθεωρητή της Τράπεζας και του Ομίλου. Επίσης, η Επιτροπή Ελέγχου αξιολογεί, όποτε απαιτείται, το Γενικό Επιθεωρητή και ενημερώνει σχετικά τον Πρόεδρο του Διοικητικού Συμβουλίου και το Διοικητικό Συμβούλιο της Τράπεζας, 4. διαβουλεύεται με την Επιτροπή Αμοιβών, πριν η τελευταία εγκρίνει την αμοιβή/αποζημίωση του Γενικού Επιθεωρητή της Τράπεζας και του Ομίλου. 5. ενημερώνεται επί του περιεχομένου των τριμηνιαίων εκθέσεων για τη δραστηριότητα της Διεύθυνσης Εσωτερικού Ελέγχου και τις παρουσιάζει στο Δ.Σ. μαζί με τις τυχόν παρατηρήσεις της, 6. εξετάζει τις εκθέσεις της Διεύθυνσης Εσωτερικού Ελέγχου και την ανταπόκριση της Διοίκησης σε διάφορες προτάσεις και γνωστοποιεί στο Δ.Σ. τις σχετικές απόψεις της. Σχετικά με την ανταπόκριση των Μονάδων της Τράπεζας και του Ομίλου στις διορθωτικές προτάσεις της Διεύθυνσης Εσωτερικού Ελέγχου, η Επιτροπή Ελέγχου παρέχει οδηγίες στη Διεύθυνση Εσωτερικού Ελέγχου για τη σχετική ενημέρωση της
Εκτελεστικής Επιτροπής αναφορικά με τυχόν πρόσθετες απαιτούμενες ενέργειες. 7. παρακολουθεί, μέσω της Διεύθυνσης Εσωτερικού Ελέγχου, τις διαδικασίες που ακολουθεί η Τράπεζα και ο Όμιλος στο πλαίσιο εφαρμογής της Πολιτικής για την πρόληψη και καταστολή των περιπτώσεων απάτης και ενημερώνει άμεσα το Δ.Σ. για τυχόν σημαντικές περιπτώσεις, 8. συνεδριάζει με τη συμμετοχή του Γενικού Επιθεωρητή της Τράπεζας και του Ομίλου τουλάχιστον μία φορά ετησίως, χωρίς την παρουσία άλλων μελών της Διοίκησης, για τη συζήτηση θεμάτων της αρμοδιότητάς του, καθώς και προβλημάτων που, ενδεχομένως, προκύπτουν από τους εσωτερικούς ελέγχους. Δ. Συστήματα εσωτερικού ελέγχου, διαχείρισης κινδύνων και κανονιστικής συμμόρφωσης Η Επιτροπή: 1. εξετάζει την αποτελεσματικότητα των συστημάτων εσωτερικού ελέγχου, διαχείρισης κινδύνων, κανονιστικής συμμόρφωσης και οικονομικών γνωστοποιήσεων της Τράπεζας και του Ομίλου και ενημερώνει σχετικά το Διοικητικό Συμβούλιο, 2. εξετάζει την ετήσια έκθεση της Διεύθυνσης Εσωτερικού Ελέγχου που αφορά την επάρκεια του Συστήματος Εσωτερικού Ελέγχου και ενημερώνει το Διοικητικό Συμβούλιο, 3. εξετάζει τις εκθέσεις της Διεύθυνσης Κανονιστικής Συμμόρφωσης και Εταιρικής Διακυβέρνησης και της Διεύθυνσης Κανονιστικής Εποπτείας Συναλλαγών, συμπεριλαμβανομένου και του προγράμματος κανονιστικής συμμόρφωσης της Τράπεζας και του Ομίλου, (ιδιαίτερα την τριμηνιαία αξιολόγηση και τις απαιτούμενες από τις κανονιστικές αρχές εκθέσεις για θέματα ξεπλύματος χρήματος, MIFID, καταπολέμησης μονοπωλίων κλπ.). 4. ενημερώνεται σε τακτική βάση από τον Βοηθό Γενικό Διευθυντή Κανονιστικής Συμμόρφωσης για την εφαρμογή του προγράμματος κανονιστικής συμμόρφωσης του Ομίλου 5. παρακολουθεί την εφαρμογή και εξετάζει την αποτελεσματικότητα του Κώδικα Δεοντολογίας για τα ανώτατα οικονομικά στελέχη της Τράπεζας και του Ομίλου. 6. παρακολουθεί την εφαρμογή της πολιτικής αποτροπής σύγκρουσης συμφερόντων για τα ανώτατα στελέχη της Τράπεζας. 7. Η Επιτροπή Ελέγχου, με την επιμέλεια της Διεύθυνσης Κανονιστικής Συμμόρφωσης και Εταιρικής Διακυβέρνησης, εξετάζει συγκρούσεις συμφερόντων κατά τις συναλλαγές της Τράπεζας και των θυγατρικών της με συνδεδεμένα μέρη και υποβάλλει στο Δ.Σ. σχετικές αναφορές, αφού λάβει επαρκή πληροφόρηση σε θέματα συναλλαγών μεταξύ συνδεδεμένων μερών. 8. εξετάζει τις Εκθέσεις της Επιτροπής Γνωστοποιήσεων και Διαφάνειας σε σχέση με την επάρκεια του συστήματος γνωστοποιήσεων της Τράπεζας και του Ομίλου, καθώς επίσης και τα Πρακτικά των συνεδριάσεών της.
9. υποβάλλει εισήγηση προς το Δ.Σ. για την επιλογή και το ύψος των αμοιβών των ανά τριετία επιλεγομένων ελεγκτικών οίκων προς αξιολόγηση του Συστήματος Εσωτερικού Ελέγχου της Τράπεζας. 10. υποβάλλει προτάσεις προς το Δ.Σ. για την αντιμετώπιση των αδυναμιών που έχουν διαπιστωθεί και παρακολουθεί την εφαρμογή των μέτρων που αποφασίζονται (follow up). 11. προβαίνει σε θετική ή αρνητική δήλωση σχετικά με το εάν το σύστημα εσωτερικού ελέγχου της Τράπεζας αξιολογήθηκε μέσα στην ετήσια δήλωση εταιρικής διακυβέρνησης. 12. αξιολογεί σε ετήσια βάση τον επικεφαλής των Μονάδων λειτουργίας Κανονιστικής Συμμόρφωσης και Εταιρικής Διακυβέρνησης της Τράπεζας και του Ομίλου και ενημερώνει σχετικά το Δ.Σ. της Τράπεζας. 13. εξετάζει τυχόν σημαντικά ευρήματα που προκύπτουν από ελέγχους κανονιστικών αρχών. Ε. Καταγγελίες Προσωπικού (Whistleblowing) Η Επιτροπή παρακολουθεί και ελέγχει τις διαδικασίες βάσει των οποίων υποβάλλονται επώνυμα ή ανώνυμα καταγγελίες σχετικά με ενδεχόμενες παραβάσεις στην διαδικασία συλλογής, επεξεργασίας και γνωστοποίησης οικονομικών στοιχείων, συμπεριλαμβανομένων και καταγγελιών που αφορούν θέματα λογιστικά, ελεγκτικής φύσεως ή σχετικά με τη λειτουργία των εσωτερικών οικονομικών ελέγχων, καθώς και τις σημαντικές καταγγελίες που έχουν πραγματοποιηθεί, σύμφωνα με την Πολιτική Αναφοράς Δυσλειτουργιών της Τράπεζας και του Ομίλου. V. Η Λειτουργία της Επιτροπής 1. Η Επιτροπή συνεδριάζει τακτικά τουλάχιστον έξι φορές ετησίως ή και έκτακτα, όποτε παρίσταται ανάγκη, τηρεί πρακτικά των συνεδριάσεών της και υποβάλλει αναφορές στο Δ.Σ. ανά τρίμηνο ή και σε μικρότερο χρονικό διάστημα, εφ όσον κρίνεται τούτο αναγκαίο. Ο εξωτερικός ελεγκτής ή ο Γενικός Επιθεωρητής της Τράπεζας και του Ομίλου έχουν δικαίωμα να ζητήσουν συνάντηση με την Επιτροπή. Ο Πρόεδρος καθορίζει τα θέματα συζήτησης, τη συχνότητα και τη διάρκεια των συνεδριάσεων και φροντίζει ώστε η Επιτροπή να ασκεί αποτελεσματικά τα καθήκοντά της. Σε περίπτωση παραίτησης, απουσίας ή κωλύματος του Προέδρου τον αναπληρώνει ο τυχόν Αντιπρόεδρος, άλλως το αρχαιότερο (κατά το χρόνο ανάληψης καθηκόντων) μέλος της Επιτροπής. Στις συνεδριάσεις της Επιτροπής παρίσταται και ο Γενικός Διευθυντής Νομικών Υπηρεσιών χωρίς δικαίωμα ψήφου. Στην αρχή κάθε ημερολογιακού έτους, η Επιτροπή συντάσσει το ετήσιο πρόγραμμα εργασίας της και το υποβάλλει στο Δ.Σ. 2. Η Επιτροπή μπορεί, με απόφαση του Προέδρου της, να συνεδριάζει βάσει τηλεοπτικής ή τηλεφωνικής συνδιάσκεψης. Ο Πρόεδρος μπορεί επίσης να ζητεί από την Επιτροπή να λαμβάνει αποφάσεις σχετικά με ορισμένα έγγραφα μέσω ανταλλαγής μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τηλεομοιοτυπιών ή επιστολών.
3. Η Επιτροπή βρίσκεται σε απαρτία και συνεδριάζει έγκυρα αν παρίστανται σε αυτήν τρία τουλάχιστον μέλη περιλαμβανομένου του Προέδρου ή του Αντιπροέδρου αυτής ή του ως άνω αναπληρωτή τους. Η συμμετοχή μέλους της Επιτροπής σε συνεδρίαση μέσω οπτικής ή ακουστικής σύνδεσης θα θεωρείται έγκυρη για το σκοπό αυτό. Για την έγκυρη λήψη αποφάσεων της Επιτροπής απαιτείται η πλειοψηφία των παρόντων μελών της. Σε περίπτωση ισοψηφίας, υπερισχύει η ψήφος του Προέδρου της Επιτροπής και σε περίπτωση απουσίας του, η ψήφος του Αντιπροέδρου αυτής. Σε περίπτωση μη ομοφώνου αποφάσεως επί οιουδήποτε θέματος της Επιτροπής, θα καταγράφονται στα πρακτικά οι απόψεις της μειοψηφίας. 4. Οι συνεδριάσεις της Επιτροπής συγκαλούνται από τον Γραμματέα μετά από εντολή του Προέδρου της. Ειδικά για τον εκπρόσωπο του ΤΧΣ, εφόσον ο Πρόεδρος δεν συγκαλέσει εκτάκτως την Επιτροπή εντός 7 ημερών από την υποβολή σχετικού αιτήματός του, ο εκπρόσωπος δύναται να συγκαλέσει έκτακτη συνεδρίαση εντός 5 ημερών μετά την παρέλευση του 7ημέρου. Κάθε μέλος θα ειδοποιείται για τον τόπο, την ώρα και την ημερομηνία κάθε συνεδρίασης. Τα θέματα της ημερήσιας διάταξης, καθώς και τα σχετικά έγγραφα θα τίθενται κανονικά στην διάθεση κάθε μέλους τουλάχιστον τρεις εργάσιμες ημέρες πριν από τη συνεδρίαση, εκτός εάν ο Πρόεδρος αποφασίσει να μην τα διαβιβάσει για συγκεκριμένο σημαντικό λόγο, με την επιφύλαξη τήρησης σε κάθε περίπτωση των προβλέψεων της Συμφωνίας Πλαισίου ΕΤΕ-ΤΧΣ ως προς την ενημέρωση του εκπροσώπου του Ταμείου. Ο εκπρόσωπος του ΤΧΣ μπορεί να ζητά την προσθήκη θεμάτων στην ημερήσια διάταξη της συνεδρίασης της Επιτροπής, υποβάλλοντας αυτά γραπτώς στον Πρόεδρο της Επιτροπής τουλάχιστον μια ημέρα πριν τη συνεδρίαση της Επιτροπής. Σε περίπτωση αποστολής των θεμάτων της ημερήσιας διάταξης (περιλαμβανομένου και του αντίστοιχου συνοδευτικού υλικού) σε διάστημα μικρότερο των τριών εργασίμων ημερών πριν την προγραμματισμένη ημερομηνία συνεδρίασής της (εξαιρουμένων των θεμάτων που προστίθενται από τον εκπρόσωπο του ΤΧΣ), τα εν λόγω θέματα θα γίνονται αποδεκτά προς συζήτηση στην επικείμενη συνεδρίαση μόνο έπειτα από ομόφωνη απόφαση των μελών της Επιτροπής. 5. Τα σχετικά έγγραφα μπορούν να διακινούνται και μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Οι αποφάσεις και τα πρακτικά της Επιτροπής είναι διαθέσιμα δέκα (10) εργάσιμες ημέρες μετά τη συνεδρίασή της. 6. Η Επιτροπή μπορεί να προσκαλεί στις συνεδριάσεις της οποιοδήποτε μέλος του Δ.Σ., στέλεχος της Τράπεζας ή θυγατρικής του Ομίλου της ή άλλο πρόσωπο (υπάλληλο, συνεργάτη) το οποίο θεωρεί ότι μπορεί να τη συνδράμει στην εκτέλεση του έργου της. Όλα τα στελέχη της Τράπεζας και του Ομίλου έχουν υποχρέωση να παρουσιαστούν ενώπιον της Επιτροπής κατόπιν προσκλήσεώς της. 7. Η Επιτροπή μπορεί να αναθέτει ειδικά καθήκοντα και αρμοδιότητες σε ένα ή περισσότερα επιμέρους μέλη της, που εμπίπτουν στο πλαίσιο των αρμοδιοτήτων και καθηκόντων της, στο βαθμό που αυτό επιτρέπεται από την εν γένει κείμενη νομοθεσία και δεν υπάρχει σύγκρουση συμφερόντων. 8. Χρέη Γραμματέως της Επιτροπής ασκεί στέλεχος της Τράπεζας οριζόμενο από τον Πρόεδρο του Διοικητικού Συμβουλίου αυτής. Ο Πρόεδρος της
Επιτροπής ζητεί από τον Πρόεδρο του Διοικητικού Συμβουλίου την αντικατάσταση του Γραμματέα της Επιτροπής σε περίπτωση ανεπαρκείας του. 9. Η Επιτροπή εξετάζει οποιοδήποτε θέμα το οποίο παραπέμπεται σε αυτήν από τον Πρόεδρο του Δ.Σ. ή το Δ.Σ., ο δε Πρόεδρος της Επιτροπής υποβάλλει αναφορά στο Δ.Σ. μετά από τη σχετική συνεδρίαση της Επιτροπής. 10. Η Επιτροπή καταρτίζει και υποβάλλει στο Δ.Σ., ανά τρίμηνο ή και σε μικρότερα διαστήματα, εφ όσον απαιτείται, εκθέσεις δραστηριότητος για σημαντικά θέματα και ετήσιο συνοπτικό απολογισμό του έργου της για τη Γενική Συνέλευση των Μετόχων, καθώς και αξιολόγηση του έργου της. Επίσης, η Επιτροπή εξετάζει ετησίως την επάρκεια του ισχύοντος κανονισμού λειτουργίας της και υποβάλει προτάσεις προς το Δ.Σ. για οποιεσδήποτε αλλαγές κρίνει σκόπιμες. Ο κανονισμός της Επιτροπής Ελέγχου είναι σύμφωνος με τους ημεδαπούς κανόνες εταιρικής διακυβέρνησης και με τα διεθνώς αποδεκτά διεθνή πρότυπα και πρακτικές. Ο παρών Κανονισμός τίθεται σε ισχύ ευθύς μετά την έγκρισή του από το Διοικητικό Συμβούλιο της Ε.Τ.Ε. και μπορεί να τροποποιείται οποτεδήποτε με απόφαση του Διοικητικού Συμβουλίου.