Διασυνοριακό παραδοσιακό μουσικό κουτί Πρακτικά εναρκτήριας συνάντησης εταίρων ΔΗΜΟΣ ΚΕΝΤΡΙΚΩΝ ΤΖΟΥΜΕΡΚΩΝ 19, 20 & 21 Οκτωβρίου 2012
Διασυνοριακό παραδοσιακό μουσικό κουτί Πρακτικά εναρκτήριας συνάντησης εταίρων Εισαγωγή Η εναρκτήρια συνάντηση εταίρων του έργου MUSIC BOX πραγματοποιήθηκε στα Κεντρικά Τζουμέρκα από τις 19 ως τις 21 Οκτωβρίου 2012, με τη συμμετοχή εκπροσώπων και συνεργατών των δύο συνεργαζόμενων εταίρων, του Δήμου Κεντρικών Τζουμέρκων και του Δήμου Cellino San Marco (η υπογεγραμμένη λίστα συμμετεχόντων επισυνάπτεται στο παρόν έγγραφο). Κύριοι θέματα συζήτησης Παρασκευή 19.10.2012 16.30-19.30 Ενημέρωση αναφορικά με τις δράσεις που έχει αναπτύξει μέχρι τώρα ο κάθε εταίρος. Παρουσίαση του σχεδίου υλοποίησης του έργου. Ανάλυση των δραστηριοτήτων και των καθηκόντων του κάθε εταίρου στο πλαίσιο του έργου. Χρονοδιάγραμμα. Καθορισμός του σχεδίου δράσης του έργου για την περίοδο Οκτώβριος - Δεκέμβριος 2012. Παρουσίαση του σχεδίου επικοινωνίας του έργου. Παρουσίαση του ενημερωτικού υλικού που έχει ετοιμαστεί ως τώρα. Προγραμματισμός της επίσκεψης της Ελληνικής αντιπροσωπείας στο Δήμο του Cellino San Marco με αφορμή την εναρκτήρια ημερίδα του έργου και τη 2η Συντονιστική Συνάντηση στο Cellino San Marco. Σάββατο 20.10.2012 15.00-17.00 Ανοιχτή συζήτηση με την Δρ. Διονυσία Ταμβάκη Project Officer στην Κοινή Τεχνική Γραμματεία του Προγράμματος Ελλάδα Ιταλία 2007-2013 αναφορικά με την εξέλιξη του έργου ως τώρα, τις δράσεις που προγραμματίζονται σε κάθε περιοχή, τους διαγωνισμούς που αναμένεται να προκηρυχθούν, την απορρόφηση του προϋπολογισμού του έργου, πιθανές τροποποιήσεις κ.λπ. Sunday 20.10.2012 09.00-10.00 Αξιολόγηση της συνάντησης. Γλώσσα εργασίας Η επικοινωνία των εταίρων έγινε στις εθνικές τους γλώσσες (Ελληνικά Ιταλικά), με την υποστήριξη δύο διερμηνέων. Κύρια σημεία συζήτησης/ αποφάσεις Παρασκευή 19.10.2012 Η πρώτη ενότητα εργασιών έλαβε χώρα στο χωριό Καταρράκτης και άνοιξε με τους σύντομους χαιρετισμούς των δύο Δημάρχων, του κ. Χρήστου Χασιάκου (Κεντρικά Τζουμέρκα) και του Francesco Cascione (Cellino San Marco), που εξέφρασαν τις προσδοκίες τους για αυτήν την πρώτη συνάντηση, καθώς και συνολικά για την επιτυχημένη υλοποίηση του έργου. 1
Αμέσως μετά, οι τεχνικοί σύμβουλοι του Δήμου Κεντρικών Τζουμέρκων προχώρησαν σε μία συνοπτική παρουσίαση του έργου (στόχοι, πακέτα εργασίας, δράσεις, παραδοτέα, αναμενόμενα αποτελέσματα), ενώ επιπλέον συντόνισαν τη συζήτηση που ακολούθησε βασισμένη στη θεματολογία της συνάντησης, όπως αναφέρθηκε παραπάνω. Τα βασικά σημεία της συζήτησης και οι σχετικές αποφάσεις της πρώτης ενότητας εργασιών παρουσιάζονται παρακάτω. Ενημέρωση αναφορικά με τις δράσεις που έχει αναπτύξει μέχρι τώρα ο κάθε εταίρος. Κάθε εταίρος έκανε μία συνοπτική αναφορά στις δραστηριότητες που υλοποίησε στην περιοχή του από την έναρξη του έργου έως σήμερα, με στόχο μία ρεαλιστική αποτίμηση της προόδου υλοποίησης του έργου. Μία σύνοψη της προόοδου του έργου ανά εταίρο και πακέτο εργασίας, παρουσιάζεται αμέσως πιο κάτω: Δήμος Κεντρικών Τζουμέρκων (Επικεφαλής Εταίρος) ΠΕ1 Συντονισμός και διαχείριση έργου Το σχέδιο υλοποίησης του έργου προετοιμάστηκε από τον Επικεφαλής Εταίρο. Οι δύο πρώτες εκθέσεις προόδου υποβλήθηκαν εγκαίρως στην ΚΤΓ. Ο Επικεφαλής Εταίρος ολοκλήρωσε ήδη τις διαγωνιστικές διαδικασίες και υπέγραψε τη σχετική σύμβαση για την ανάθεση των υπηρεσιών που περιλαμβάνονται στα ΠΕ1, ΠΕ2, ΠΕ3 και ΠΕ6. Τα τεύχη δημοπράτησης για την πραγματοποίηση των τεχνικών εργασιών (ΠΕ4) και την προμήθεια του εξοπλισμού πληροφορικής έχουν ήδη συνταχθεί και θα δημοσιευθούν εντός τους επόμενου χρονικού διαστήματος. Μία πρώτη άτυπη συντονιστική συνάντηση μεταξύ των δύο Δημάρχων πραγματοποιήθηκε μέσω τηλεδιάσκεψης (SKYPE) στα τέλη Μαρτίου 2012. ΠΕ2 Πληροφόρηση και δημοσιότητα Ο Επικεφαλής εταίρος σχεδίασε το λογότυπο και το σλόγκαν του έργου. Σχεδιάστηκαν και εκτυπώθηκαν οι φάκελοι του έργου, συμπεριλαμβανομένου βασικού πληροφοριακού υλικού (στυλό, μπλοκ σημειώσεων). Το σχέδιο επικοινωνίας του έργου συντάχθηκε στα Ελληνικά, τα Ιταλικά και τα Αγγλικά. Τρία άρθρα δημοσιεύθηκαν από τον Επικεφαλής Εταίρο, εκ των οποίων δύο στον τοπικό τύπο και ένα στον εθνικό. ΠΕ6 Ψηφιακή παραδοσιακή μουσική βιβλιοθήκη Σχεδιάστηκε η ιστοσελίδα του έργου, η οποία βρίσκεται ήδη σε πλήρη λειτουργία. http://www.musicbox-grit.eu Δήμος του Cellino San Marco (Εταίρος 2) ΠΕ1 Συντονισμός και διαχείριση έργου O Εταίρος 2 ολοκλήρωσε ένα σημαντικό κομμάτι των διαγωνιστικών διαδικασιών που συνδέονται με την ανάθεση των υπηρεσιών στο πλαίσιο του έργου. Ο Εταίρος 2 οριστικοποίησε το σχέδιο που αφορά στη διαμόρφωση και τον εξοπλισμό των αιθουσών που θα φιλοξενήσουν το κέντρο τεκμηρίωσης (ΠΕ5). ΠΕ2 Πληροφόρηση και δημοσιότητα Ο Εταίρος 2 έκανε τη μετάφραση του σχεδίου επικοινωνίας του έργου στα Ιταλικά. ΠΕ6 Ψηφιακή παραδοσιακή μουσική βιβλιοθήκη Ο Εταίρος 2 διέθεσε στο Επικεφαλής Εταίρο μεταφρασμένο υλικό στα Ιταλικά, προκειμένου να αναρτηθεί στην ιστοσελίδα του έργου. Ανάλυση των δραστηριοτήτων και των καθηκόντων του κάθε εταίρου στο πλαίσιο του έργου. Χρονοδιάγραμμα. 2
Ο Επικεφαλής Εταίρος παρουσίασε το αναλυτικό σχέδιο υλοποίησης του έργου που συνέταξε, δομημένο στις ακόλουθες ενότητες: 1. Εισαγωγή 2. Ο σκοπός του σχεδίου υλοποίησης του έργου 3. Γενική περιγραφή του έργου 3.1. Δομή εταιρικού σχήματος 3.2. Σκοπός και στόχοι του έργου 3.3. Δομή πακέτων εργασίας 4. Διαχείριση του έργου 4.1. Χρήσιμα έγγραφα 4.2. Προσέγγιση διαχείρισης του έργου 5. Αναλυτική περιγραφή πακέτων εργασίας 6. Γενικό χρονοδιάγραμμα του έργου 7. Συμπεράσματα Στη συνέχεια, ο Εταίρος 2 κλήθηκε να κάνει τα σχόλια και τις προτάσεις τους αναφορικά με τη βελτίωση του εγγράφου, προκειμένου να είναι περισσότερο ρεαλιστικό και βοηθητικό για τους δύο εταίρους. Επιπλέον, οι εκπρόσωποι των δύο εταίρων έκαναν μία εκτενή συζήτηση αναφορικά με το σχεδιασμό και την ανάπτυξη συγκεκριμένων κοινών παραδοτέων, βασισμένοι στα κεφάλαια 5 και 6 του σχεδίου υλοποίησης. Η συζήτηση κυρίως επικεντρώθηκε στο συντονισμό όλων των αναγκαίων δραστηριοτήτων για τη σχεδίαση και ανάπτυξη της Ψηφιακής Παραδοσιακής Μουσικής Βιβλιοθήκης, καθώς και για την πραγματοποίηση του τηλεοπτικού ντοκιμαντέρ. Σε αυτό το πλαίσιο, πολλά θέματα που σχετίζονται με την ανάπτυξη και την υλοποίηση του έργου αποσαφηνίστηκαν, ενώ οι εταίροι συμφώνησαν να συζητήσουν εκ νέους και να λάβουν τις τελικές τους απαφάσεις για την υλοποίηση των κοινών παραδοτέων στο πλαίσιο των πακέτων εργασίας ΠΕ2, ΠΕ3 και ΠΕ6 κατά τη διάρκεια της 2 ης Συνάντησης Εταίρων που θα πραγματοποιηθεί στο επόμενο χρονικό διάστημα στην Ιταλία. Καθορισμός του σχεδίου δράσης του έργου για την περίοδο Οκτώβριος Δεκέμβριος 2012. Και οι δύο εταίροι συμφώνησαν ότι για τον καλύτερο συντονισμό και παρακολούθηση του έργου, θα ήταν χρήσιμο να σχεδιάζουν τις δραστηριότητες του έργου σε επίπεδο τριμήνου, προκειμένου να εντοπίζουν ευκολότερα τυχόν δυσκολίες και καθυστερήσεις. Έτσι, μετά από εκτενή συζήτηση και λαμβάνοντας υπόψη την πρόοδο του έργου έως τώρα, τις διαθέσιμες πιστώσεις και τις γραφειοκρατικές διαδικασίες κάθε εταίρου, οι εκπρόσωποι των δύο Δήμων έθεσαν τις παρακάτω προτεραιότητες για την περίοδο Οκτώβριος Δεκέμβριος 2012. Δημοσίευση όλων των διαγωνισμών, ολοκλήρωση των σχετικών διαδικασιών και συμβασιοποίηση των τεχνικών εργασιών που περιλαμβάνονται στο ΠΕ3, καθώς και του εξοπλισμού που περιλαμβάνεται στα ΠΕ4 και ΠΕ6 Οργάνωση της 2 ης Συνάντησης Εταίρων στην Ιταλία στα τέλη Νοεμβρίου 2012 Οργάνωση της Ημερίδας Έναρξης στην Ιταλία στα τέλη Νοεμβρίου 2012 Προετοιμασία του επιπλέον ενημερωτικού υλικού του έργου (τρίπτυχα, banner Ιταλικής πλευράς κ.λπ.) Δημοσίευση τουλάχιστον δύο επιπλέον άρθρων Υλοποίηση των δράσεων 3.1. και 6.1. Προετοιμασία του κοινού σεναρίου για το ντοκιμαντέρ Ολοκλήρωση της προμήθειας του εξοπλισμού πληροφορικής από το Δήμο Κεντρικών Τζουμέρκων 3
Ολοκλήρωση της σύναψης όλων των συμβάσεων με εξωτερικούς συνεργάτες από το Δήμο Cellino San Marco Παρουσίαση του σχεδίου επικοινωνίας του έργου. Παρουσίαση του ενημερωτικού υλικού που έχει ετοιμαστεί ως τώρα. O Επικεφαλής Εταίρος παρουσίασε το αναλυτικό σχέδιο επικοινωνίας του έργου που είχε συντάξει, δομημένο στα παρακάτω κεφάλαια: 1. Εισαγωγή 2. Γενική περιγραφή του έργου 3. Σκοπός και στόχοι του σχεδίου επικοινωνίας του έργου 3.1. Στόχοι 4. Ομάδες στόχοι 5. Στρατηγική 6. Μέσα/ Εργαλεία 3.2. Πλαίσιο επικοινωνίας 7. Γενικό χρονοδιάγραμμα των δραστηριοτήτων επικοινωνίας 8. Οικονομικά στοιχεία 9. Συμπεράσματα Ο Εταίρος 2 γνώριζε ήδη το περιεχόμενο του σχεδίου επικοινωνίας του έργου, καθώς οι τεχνικοί του σύμβουλοι είχαν ήδη επεξεργαστεί τη μετάφρασή του στα Ιταλικά. Και οι δύο εταίροι συμφώνησαν στην προτεινόμενη στρατηγική τόσο σε επίπεδο εσωτερικής όσο και σε επίπεδο εξωτερικής επικοινωνίας. Επιπλέον, ο Επικεφαλής Εταίρος παρουσίασε τα τελικά παραδοτέα που έχει ετοιμάσει ως τώρα στο πλαίσιο του ΠΕ2 (λογότυπο και σλόγκαν του έργου, banner του έργου, φάκελος, μπλοκ σημειώσεων κ.λπ.), καθώς και την ιστοσελίδα του έργου http://www.musicbox-grit.eu. Επίσης, ο Επικεφαλής Εταίρος δεσμεύτηκε να στείλει όλες τις μακέτες και τα γραφικά που χρησιμοποίησε για την προετοιμασία των σχετικών παραδοτέων, προκειμένου ό Εταίρος 2 να ετοιμάσει τα δικά του αντίστοιχα παραδοτέα (ειδικά με αφορμή την οργάνωση της ημερίδας έναρξης στην Ιταλία). Τέλος, στο πλαίσιο αυτής της θεματικής, οι συνεργάτες του Επικεφαλής Εταίρου έκαναν μία σύντομη αναφορά στους βασικούς κανόνες δημοσιότητας του Προγράμματος Ευρωπαϊκής Εδαφικής Συνεργασίας Ελλάδα Ιταλία 2007-2013, καθώς και στους γενικούς Ευρωπαϊκούς κανόνες που ισχύουν για τα συγχρηματοδοτούμενα έργα. Προγραμματισμός της επίσκεψης της Ελληνικής αντιπροσωπείας στο Δήμο του Cellino San Marco με αφορμή την εναρκτήρια ημερίδα του έργου και τη 2η Συντονιστική Συνάντηση στο Cellino San Marco. Η 1 η ημέρα εργασιών έκλεισε με συζήτηση μεταξύ των εταίρων, σχετικά με τον προγραμματισμό της επόμενης συνάντησης εταίρων στην Ιταλία. Οι εταίροι συμφώνησαν να συνδυάσουν αυτή τη 2 η Συνάντηση Εταίρων με τη συμμετοχή της Ελληνικής Αντιπροσωπείας στην Ημερίδα Έναρξης στο Cellino San Marco. Ο Εταίρος 2 ενημέρωσε ότι προγραμματίζει τη διοργάνωση της Ημερίδας Έναρξης για τις 24 Νοεμβρίου 2012 και πρότεινε η Συνάντηση Εταίρων να πραγματοποιηθεί από τις 24 ως τις 26 Νοεμβρίου 2012. Σάββατο 20.10.2012 Η δεύτερη ημέρα εργασιών ξεκίνησε μετά την ολοκλήρωση της Ημερίδας Έναρξης που πραγματοποιήθηκε στο Αμφιθέατρο του Δήμου Κεντρικών Τζουμέρκων στο Βουργαρέλι. Έτσι, οι εταίροι είχαν την ευκαιρία να κάνουν μία σύντομη αξιολόγηση της ημερίδας, επικεντρώνοντας στο ενδιαφέρον περιεχόμενο των παρουσιάσεων, καθώς και στην αξιοσημείωτη συμμετοχή του τοπικού πληθυσμού. 4
Ωστόσο, βασικό κομμάτι των εργασιών αποτέλεσε η συζήτηση με τη Δρ. Διονυσία Ταμβάκη, Στέλεχος της Κοινής Τεχνικής Γραμματείας του Προγράμματος Ελλάδα Ιταλία 2007-2013, αναφορικά με την πρόοδο υλοποίησης του έργου και τις δυσκολίες που αντιμετώπισαν οι εταίροι μέχρι τώρα. Ειδικότερα, στο πλαίσιο της συζήτησης, η Δρ. Διονυσία Ταμβάκη έθεσε σε κάθε εταίρο χωριστά διευκρινιστικές ερωτήσεις αναφορικά με την πρόοδο του έργου και συγκεκριμένα διοικητικά και οικονομικά ζητήματα. Στο πλαίσιο της συζήτησης έγινε απόλυτα κατανοητό και στους δύο εταίρους ότι πρέπει να επιταχύνουν τόσο την υλοποίηση του έργου όσο και τις πληρωμές στο πλαίσιο του έργου, «πιέζοντας» όσο το δυνατό περισσότερο τις τυπικές γραφειοκρατικές τους διαδικασίες. Και οι δύο εταίροι δεσμεύτηκαν να καταβάλλουν κάθε δυνατή προσπάθεια για να απορροφήσουν τις ήδη διαθέσιμες πιστώσεις καθώς και να υποβάλλουν εγκαίρως τα πρώτα αιτήματα πιστοποίησης των δαπανών τους. Το πρώτο μέρος των εργασιών της 2 ης μέρας ολοκληρώθηκε με ερωτήσεις που τέθηκαν από τους εκπροσώπους των εταίρων στη Δρ. Διονυσία Ταμβάκη, η οποία κατάφερε να διευκρινίσει κρίσιμα διοικητικά και διαχειριστικά θέματα. Στο δεύτερο μέρος των εργασιών της 2 ης ημέρας, ο Επικεφαλής Εταίρος παρουσίασε αναλυτικά τις διαδικασίες προετοιμασίας των εκθέσεων προόδου και τις υποχρεώσεις των εταίρων στο πλαίσιο της πιστοποίησης των δαπανών τους. Κυριακή 21.10.2012 Η 3 η ημέρα εργασιών πραγματοποιήθηκε επίσης στο χωριό Καταρράκτης και ήταν αφιερωμένη στο μεγαλύτερό της μέρος στην αξιολόγηση της συνάντησης, καθώς και της συνολικής διαμονής της Ιταλικής αποστολής στα Κεντρικά Τζουμέρκα. Οι εκπρόσωποι και των δύο εταίρων παραδέχθηκαν ότι η συνάντηση εταίρων ήταν πολύ χρήσιμη και βοηθητική για τον καλύτερο σχεδιασμό των δράσεων του κάθε εταίρου όσο και των κοινών δράσεων. Αποτέλεσε επίσης μία μοναδική ευκαιρία για την Ιταλική αντιπροσωπεία, να επισκεφτεί και να γνωρίσει την περιοχή, τη φύση και τον πολιτισμό των Κεντρικών Τζουμέρκων. Η ιταλική αντιπροσωπεία αξιολόγησε επιπλέον πολύ θετικά τη φιλοξενία που της προσφέρθηκε, συμπεριλαμβανομένων των καταλυμάτων και των χώρων εστίασης που επιλέχθηκαν, τις επισκέψεις και τις παράλληλες δράσεις που διοργανώθηκα, καθώς και το ενημερωτικό υλικό που τους προσφέρθηκε. Ο Επικεφαλής εταίρος εξέφρασε επίσης τις ευχαριστίες του για τη συμμετοχή της Ιταλικής αντιπροσωπείας στις δραστηριότητες που διοργανώθηκαν στα Κεντρικά Τζουμέρκα και διατύπωσε την πρόθεσή του να συμμετέχει με μία εξίσου πολυπληθή αντιπροσωπεία στις αντίστοιχες δραστηριότητες που θα διοργανωθούν το Νοέμβριο στο Cellino San Marco. Ακόμη, στο πλαίσιο της 3 ης ημέρας εργασιών, οι εταίροι αντάλλαξαν ιδέες αναφορικά με το γενικό χρονοδιάγραμμα των δράσεων προβολής και δημοσιότητας και των συναντήσεων στο πλαίσιο του έργου, επικεντρώνοντας στην επιλογή πιθανών ημερομηνιών υλοποίησης για τις υπολειπόμενες συναντήσεις εταίρων (πάντα παράλληλα με τις βασικές δράσεις δημοσιότητας σε κάθε χώρα), την τριήμερη προωθητική εκδήλωση στην Ιταλία και τις ημερίδες λήξης και στις δύο χώρες. Τέλος, ο Εταίρος 2 κάλεσε τον Επικεφαλής Εταίρο να συμμετέχει σε όλες αυτές τις διασυνοριακές δράσεις που θα υλοποιηθούν στην Ιταλία με αντιπροσωπείες οι οποίες θα περιλαμβάνουν εκτός από τους επίσημους εκπροσώπους της Δημοτικής Αρχής, ντόπιους καλλιτέχνες (μουσικούς, χορευτικές ομάδες κ.λπ.) και εκπροσώπους τοπικών φορέων, προκειμένου να ενθαρρυνθεί η δικτύωση και ανταλλαγή εμπειριών μεταξύ του ντόπιου πληθυσμού εκατέρωθεν των συνόρων. Ο Επικεφαλής Εταίρος δέχτηκε την πρόταση και δεσμεύτηκε να προχωρήσει στις απαραίτητες τροποποιήσεις προκειμένου να μπορεί να χρησιμοποιήσει εκπροσώπους του τοπικού πληθυσμού στις αποστολές του. 5