Οδηγός χρήστη για το πρόγραμμα μεταγραφής φωνητικών φορμών Avaya CallPilot

Οδηγός χρήστη για το πρόγραμμα μεταγραφής φωνητικών φορμών Avaya CallPilot 5.0 NN44200-110, 01.06 Νοέμβριος 2010

2010 Avaya Inc. Με επιφύλαξη παντός νόμιμου δικαιώματος. Σημείωση Παρόλο που έχει καταβληθεί κάθε δυνατή προσπάθεια για να διασφαλιστεί ότι οι πληροφορίες του παρόντος εγγράφου είναι πλήρεις και ακριβείς κατά τη στιγμή της εκτύπωσης, η Avaya δεν φέρει καμία ευθύνη για τυχόν σφάλματα. Η Avaya επιφυλάσσεται του δικαιώματος πραγματοποίησης αλλαγών και διορθώσεων στις πληροφορίες του παρόντος εγγράφου, χωρίς να υποχρεούται να ειδοποιήσει τυχόν χρήστες ή εταιρείες για αυτές τις αλλαγές. Αποποίηση ευθυνών τεκμηρίωσης Η Avaya δεν θα ευθύνεται για τυχόν τροποποιήσεις, προσθήκες ή διαγραφές στην αρχική δημοσιευμένη έκδοση της παρούσας τεκμηρίωσης, εκτός αν αυτές οι τροποποιήσεις, προσθήκες ή διαγραφές πραγματοποιήθηκαν από την Avaya. Ο Τελικός χρήστης συμφωνεί να αποζημιώνει και να απαλλάσσει την Avaya, τους αντιπρόσωπους, τους υπαλλήλους και τους εργαζόμενους της Avaya από όλες τις αξιώσεις, αγωγές, απαιτήσεις και διαιτητικές αποφάσεις που προκύπτουν από ή συνδέονται με επακόλουθες τροποποιήσεις, προσθήκες ή διαγραφές στην παρούσα τεκμηρίωση, στο βαθμό που πραγματοποιούνται από τον Τελικό χρήστη. Αποποίηση ευθυνών σχετικά με συνδέσμους Η Avaya δεν ευθύνεται για το περιεχόμενο ή την αξιοπιστία τυχόν συνδεδεμένων ιστότοπων που αναφέρονται σε αυτόν τον ιστότοπο ή τις τεκμηριώσεις που παρέχονται από την Avaya. Η Avaya δεν ευθύνεται για την ακρίβεια τυχόν πληροφοριών, δηλώσεων ή περιεχομένου που παρέχονται σε αυτούς τους ιστότοπους και δεν εγκρίνει απαραίτητα τα προϊόντα, τις υπηρεσίες ή τις πληροφορίες που περιγράφονται ή προσφέρονται σε αυτούς. Η Avaya δεν εγγυάται ότι αυτοί οι σύνδεσμοι θα λειτουργούν συνεχώς και δεν ελέγχει τη διαθεσιμότητα αυτών των συνδεδεμένων σελίδων. Εγγύηση Η Avaya παρέχει περιορισμένη εγγύηση για το παρόν προϊόν. Ανατρέξτε στη σύμβαση πώλησης για να δείτε τους όρους της περιορισμένης εγγύησης. Επίσης, η βασική εγγύηση της Avaya, καθώς και πληροφορίες σχετικά με την υποστήριξη του παρόντος προϊόντος, ενώ βρίσκεται υπό εγγύηση, διατίθενται στους πελάτες και σε τρίτους μέσω του ιστότοπου υποστήριξης της Avaya: http://www.avaya.com/ support. Λάβετε υπόψη ότι σε περίπτωση που έχετε αποκτήσει το προϊόν από έναν εξουσιοδοτημένο μεταπωλητή της Avaya εκτός Η.Π.Α. και Καναδά, η εγγύηση παρέχεται σε εσάς από το μεταπωλητή της Avaya και όχι από την Avaya. Άδειες χρήσης ΟΙ ΟΡΟΙ ΑΔΕΙΑΣ ΧΡΗΣΗΣ ΛΟΓΙΣΜΙΚΟΥ ΠΟΥ ΔΙΑΤΙΘΕΝΤΑΙ ΣΤΟΝ ΙΣΤΟΤΟΠΟ ΤΗΣ AVAYA, HTTP://SUPPORT.AVAYA.COM/ LICENSEINFO/ ΙΣΧΥΟΥΝ ΓΙΑ ΟΛΟΥΣ ΟΣΟΥΣ ΚΑΝΟΥΝ ΛΗΨΗ, ΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΟΥΝ 'Η/ΚΑΙ ΕΓΚΑΘΙΣΤΟΥΝ ΛΟΓΙΣΜΙΚΟ ΤΗΣ AVAYA ΠΟΥ ΕΧΕΙ ΑΓΟΡΑΣΤΕΙ ΑΠΟ ΤΗΝ AVAYA INC., ΘΥΓΑΤΡΙΚΗ ΤΗΣ AVAYA Ή ΕΞΟΥΣΙΟΔΟΤΗΜΕΝΟ ΜΕΤΑΠΩΛΗΤΗ ΤΗΣ AVAYA (ΑΝΑΛΟΓΑ ΜΕ ΤΗΝ ΕΚΑΣΤΟΤΕ ΠΕΡΙΠΤΩΣΗ) ΠΟΥ ΕΧΕΙ ΣΥΝΑΨΕΙ ΕΜΠΟΡΙΚΗ ΣΥΜΒΑΣΗ ΜΕ ΤΗΝ AVAYA Ή ΕΞΟΥΣΙΟΔΟΤΗΜΕΝΟ ΜΕΤΑΠΩΛΗΤΗ ΤΗΣ AVAYA. ΕΚΤΟΣ ΚΑΙ ΑΝ ΕΧΕΙ ΑΛΛΩΣ ΣΥΜΦΩΝΗΘΕΙ ΕΓΓΡΑΦΩΣ ΑΠΟ ΤΗΝ AVAYA, Η AVAYA ΔΕΝ ΠΑΡΑΤΕΙΝΕΙ ΤΗΝ ΠΑΡΟΥΣΑ ΑΔΕΙΑ ΧΡΗΣΗΣ ΕΑΝ ΤΟ ΛΟΓΙΣΜΙΚΟ ΑΠΟΚΤΗΘΗΚΕ ΑΠΟ ΚΑΠΟΙΟΝ ΑΛΛΟ ΕΚΤΟΣ ΤΗΣ AVAYA, ΘΥΓΑΤΡΙΚΗ ΤΗΣ AVAYA Ή ΕΞΟΥΣΙΟΔΟΤΗΜΕΝΟ ΜΕΤΑΠΩΛΗΤΗ ΤΗΣ AVAYA ΚΑΙ Η AVAYA ΕΠΙΦΥΛΑΣΣΕΤΑΙ ΤΟΥ ΔΙΚΑΙΩΜΑΤΟΣ ΝΑ ΠΡΟΒΕΙ ΣΕ ΝΟΜΙΚΕΣ ΕΝΕΡΓΕΙΕΣ ΕΝΑΝΤΙΟΝ ΣΑΣ ΚΑΙ ΟΠΟΙΟΥΔΗΠΟΤΕ ΠΟΥ ΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΕΙ Ή ΠΩΛΕΙ ΤΟ ΛΟΓΙΣΜΙΚΟ ΧΩΡΙΣ ΑΔΕΙΑ ΧΡΗΣΗΣ. ΜΕ ΤΗΝ ΕΓΚΑΤΑΣΤΑΣΗ, ΛΗΨΗ Ή ΧΡΗΣΗ ΤΟΥ ΛΟΓΙΣΜΙΚΟΥ Ή ΜΕ ΤΗΝ ΕΞΟΥΣΙΟΔΟΤΗΣΗ ΑΛΛΩΝ ΓΙΑ ΤΗΝ ΕΚΤΕΛΕΣΗ ΑΥΤΩΝ ΤΩΝ ΕΝΕΡΓΕΙΩΝ, ΕΣΕΙΣ, ΓΙΑ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟ ΔΙΚΟ ΣΑΣ ΚΑΘΩΣ ΚΑΙ ΤΗΣ ΟΝΤΟΤΗΤΑΣ ΓΙΑ ΤΗΝ ΟΠΟΙΑ ΕΓΚΑΘΙΣΤΑΤΕ, ΛΑΜΒΑΝΕΤΕ Ή ΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΕΙΤΕ ΤΟ ΛΟΓΙΣΜΙΚΟ (ΕΦΕΞΗΣ ΑΝΑΦΕΡΟΜΕΝΟΣ ΕΝΑΛΛΑΞ ΩΣ ΕΣΕΙΣ ΚΑΙ ΤΕΛΙΚΟΣ ΧΡΗΣΤΗΣ ), ΣΥΜΦΩΝΕΙΤΕ ΜΕ ΑΥΤΟΥΣ ΤΟΥΣ ΟΡΟΥΣ ΚΑΙ ΤΙΣ ΠΡΟΫΠΟΘΕΣΕΙΣ ΚΑΙ ΣΥΝΑΠΤΕΤΕ ΜΙΑ ΔΕΣΜΕΥΤΙΚΗ ΣΥΜΒΑΣΗ ΜΕ ΤΗΝ AVAYA INC. Ή ΤΗ ΘΥΓΑΤΡΙΚΗ ΤΗΣ AVAYA ( AVAYA ). Πνευματικά δικαιώματα Εκτός και αν ορίζεται ρητά άλλως, δεν επιτρέπεται καθ' οποιονδήποτε τρόπο η χρήση των υλικών αυτού του ιστότοπου, των Τεκμηριώσεων και των Προϊόντων που παρέχονται από την Avaya. Το σύνολο του περιεχομένου αυτού του ιστότοπου, οι τεκμηριώσεις και τα προϊόντα που παρέχονται από την Avaya, όπως η επιλογή, η διάταξη και ο σχεδιασμός του περιεχομένου, ανήκουν είτε στην Avaya είτε στους δικαιοπαρόχους της και προστατεύονται από πνευματικά δικαιώματα και άλλους νόμους περί πνευματικής ιδιοκτησίας, συμπεριλαμβανομένων των δικαιωμάτων ειδικής φύσεως (sui generis) που σχετίζονται με την προστασία των βάσεων δεδομένων. Απαγορεύεται η μερική ή ολική τροποποίηση, αντιγραφή, αναπαραγωγή, αναδημοσίευση, μεταφόρτωση, ανάρτηση, μετάδοση ή διανομή με οποιονδήποτε τρόπο του περιεχομένου, συμπεριλαμβανομένου οποιουδήποτε κώδικα και λογισμικού. Η μη εξουσιοδοτημένη αναπαραγωγή, μετάδοση, διανομή, αποθήκευση ή/ και χρήση του περιεχομένου χωρίς τη ρητή έγγραφη συγκατάθεση της Avaya, μπορεί να θεωρηθεί ποινικό ή αστικό αδίκημα σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία. Στοιχεία τρίτων μερών Ορισμένα προγράμματα λογισμικού ή τμήμα αυτού που περιλαμβάνονται στο Προϊόν ενδέχεται να περιέχουν λογισμικό που διανέμεται σύμφωνα με συμβάσεις τρίτων μερών ( Στοιχεία τρίτων μερών ), στις οποίες μπορεί να περιέχονται όροι που επεκτείνουν ή περιορίζουν τα δικαιώματα χρήσης συγκεκριμένων τμημάτων του Προϊόντος ( Όροι τρίτων μερών ). Οι πληροφορίες που σχετίζονται με κατανεμημένο πηγαίο κώδικα λειτουργικού συστήματος Linux (για τα Προϊόντα που έχουν κατανείμει τον πηγαίο κώδικα λειτουργικού συστήματος Linux) και προσδιορίζουν τους κατόχους πνευματικών δικαιωμάτων των Στοιχείων τρίτων μερών και των Όρων τρίτων μερών που ισχύουν για αυτούς διατίθενται στον ιστότοπο υποστήριξης της Avaya: http://www.avaya.com/support/copyright/. Εμπορικά σήματα Τα εμπορικά σήματα, τα λογότυπα και τα σήματα υπηρεσιών ("Σήματα") που εμφανίζονται σε αυτόν τον ιστότοπο, στις τεκμηριώσεις και στα προϊόντα που παρέχονται από την Avaya είναι καταχωρημένα ή μη Σήματα της Avaya, των θυγατρικών της ή άλλων τρίτων μερών. Δεν επιτρέπεται στους χρήστες η χρήση αυτών των Σημάτων χωρίς προηγούμενη έγγραφη συγκατάθεση από την Avaya ή το εκάστοτε τρίτο μέρος στο οποίο ανήκει το Σήμα. Το περιεχόμενο αυτού του ιστότοπου, οι τεκμηριώσεις και τα προϊόντα δεν πρέπει να θεωρείται ότι εκχωρούν έμμεσα, μέσω ένστασης ή με άλλον τρόπο οποιαδήποτε άδεια χρήσης ή δικαίωμα επί των Σημάτων χωρίς τη ρητή έγγραφη άδεια της Avaya ή του εκάστοτε τρίτου μέρους. Το Avaya είναι καταχωρημένο εμπορικό σήμα της Avaya Inc. Όλα τα υπόλοιπα εμπορικά σήματα αποτελούν ιδιοκτησία των αντίστοιχων κατόχων τους. Λήψη εγγράφων Για τις πιο πρόσφατες εκδόσεις της τεκμηρίωσης, ανατρέξτε στον ιστότοπο υποστήριξης της Avaya: http://www.avaya.com/support Επικοινωνία με την Υποστήριξη Avaya Η Avaya σάς παρέχει έναν τηλεφωνικό αριθμό τον οποίο μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να αναφέρετε προβλήματα ή απορίες σχετικά με το προϊόν σας. Ο τηλεφωνικός αριθμός υποστήριξης για τις Ηνωμένες Πολιτείες είναι 1-800-242-2121. Για επιπλέον τηλεφωνικούς αριθμούς υποστήριξης, ανατρέξτε στον ιστότοπο της Avaya: http:// www.avaya.com/support Δήλωση Denan - Ιαπωνία Τα ακόλουθα ισχύουν για τα μοντέλα διακομιστή 1006r, 1005r, 703t και 1002rp: 2 Οδηγός χρήστη για το πρόγραμμα μεταγραφής φωνητικών φορμών Avaya CallPilot Νοέμβριος 2010

Δήλωση VCCI - Ιαπωνία Τα ακόλουθα ισχύουν για τα μοντέλα διακομιστή 1006r, 1005r, 703t, 201i και 1002rp: Το παρόν προϊόν είναι Κλάσης Α με βάση το πρότυπο του Συμβουλίου Εθελοντικού Ελέγχου για Παρεμβολές (Voluntary Control Council for Interference - VCCI) από εξοπλισμό τεχνολογίας πληροφορικής. Αν ο παρών εξοπλισμός χρησιμοποιείται σε οικιακό περιβάλλον, ενδέχεται να προκαλέσει ραδιοηλεκτρικές διαταραχές. Σε αυτήν την περίπτωση, ο χρήστης θα πρέπει να προβεί σε διορθωτικές ενέργειες. Οδηγός χρήστη για το πρόγραμμα μεταγραφής φωνητικών φορμών Avaya CallPilot Νοέμβριος 2010 3

4 Οδηγός χρήστη για το πρόγραμμα μεταγραφής φωνητικών φορμών Avaya CallPilot Νοέμβριος 2010

Περιεχόμενα Κεφάλαιο 1: Υπηρεσία εξυπηρέτησης πελατών...7 Λήψη τεχνικής τεκμηρίωσης...7 Λήψη εκπαίδευσης για το προϊόν...7 Λήψη βοήθειας από διανομέα ή μεταπωλητή...7 Λήψη τεχνικής υποστήριξης από τον ιστότοπο της Avaya...8 Κεφάλαιο 2: Εφαρμογή Avaya CallPilot Voice Forms και η υπηρεσία μεταγραφής...9 Εισαγωγή...9 Πρόσβαση πολλαπλών χρηστών στην υπηρεσία μεταγραφής...9 Ειδοποίηση αποκρίσεων...10 Σχετικά με αυτόν τον οδηγό...10 Σημαντικοί όροι που χρησιμοποιούνται σε αυτόν τον οδηγό...10 Τύποι αποκρίσεων...11 Χάρτης τεκμηρίωσης πελάτη...11 Κεφάλαιο 3: Χρήση του τηλεφώνου για μεταγραφή...17 Επισκόπηση...17 Κατάσταση αναπαραγωγής και κατάσταση παύσης...17 Τύποι εντολών...17 Διάταξη πληκτρολογίου εντολών αναπαραγωγής και παύσης...18 Εντολές αναπαραγωγής και παύσης...18 Διάταξη πληκτρολογίου εντολών απόκρισης...20 Εντολές απόκρισης...20 Διάταξη πληκτρολογίου εντολών περιόδου λειτουργίας...21 Εντολές περιόδου λειτουργίας...22 Σύνδεση στην υπηρεσία μεταγραφής με τη χρήση τηλεφώνου...23 Αναπαραγωγή αποκρίσεων...24 Επισκόπηση...24 Συνέχιση αναπαραγωγής...24 Παύση αναπαραγωγής...24 Μετακίνηση προς τα εμπρός ή προς τα πίσω μέσα σε μια απάντηση...25 Μετακίνηση στο επόμενο ή το προηγούμενο πεδίο...26 Όταν φτάσετε στο τέλος μιας απόκρισης...26 Αναπαραγωγή της επόμενης ή της προηγούμενης απόκρισης...27 Διαγραφή μιας απόκρισης...27 Ανάκτηση διαγραμμένης απόκρισης...28 Σήμανση μιας απόκρισης ως ειδικής...29 Εναλλαγή μεταξύ λιστών νέων και ειδικών αποκρίσεων...29 Μετάβαση σε συγκεκριμένη απόκριση...30 Μετάβαση στο τέλος της λίστας αποκρίσεων...30 Σύνδεση σε διαφορετική φωνητική φόρμα...31 Αναπαραγωγή των στοιχείων της απόκρισης...31 Αποσύνδεση...32 Κεφάλαιο 4: Χρήση του My CallPilot για μεταγραφή...33 Επισκόπηση...33 Σύνδεση με τη χρήση του My CallPilot...33 Για να συνδεθείτε στο My CallPilot...33 Ανάκτηση αποκρίσεων...33 Οδηγός χρήστη για το πρόγραμμα μεταγραφής φωνητικών φορμών Avaya CallPilot Νοέμβριος 2010 5

Αναπαραγωγή αποκρίσεων...35 Επισκόπηση...35 Αναπαραγωγή απάντησης σε μια απόκριση...35 Διαγραφή μιας απόκρισης...36 Σήμανση μιας απόκρισης ως ειδικής...36 Ευρετήριο...37 6 Οδηγός χρήστη για το πρόγραμμα μεταγραφής φωνητικών φορμών Avaya CallPilot Νοέμβριος 2010

Κεφάλαιο 1: Υπηρεσία εξυπηρέτησης πελατών Για να αποκτήσετε πρόσβαση στην πλήρη σειρά υπηρεσιών και υποστήριξης που σας παρέχει η Avaya, επισκεφτείτε τον ιστότοπό της. Μεταβείτε στη διεύθυνση www.avaya.com ή σε μία από τις σελίδες που αναφέρονται στις ακόλουθες ενότητες. Πλοήγηση Λήψη τεχνικής τεκμηρίωσης στη σελίδα 7 Λήψη εκπαίδευσης για το προϊόν στη σελίδα 7 Λήψη βοήθειας από διανομέα ή μεταπωλητή στη σελίδα 7 Λήψη τεχνικής υποστήριξης από τον ιστότοπο της Avaya στη σελίδα 8 Λήψη τεχνικής τεκμηρίωσης Για να κάνετε λήψη και να εκτυπώσετε τις επιλεγμένες τεχνικές δημοσιεύσεις και τις σημειώσεις έκδοσης απευθείας από το Internet, μεταβείτε στη διεύθυνση www.avaya.com/support. Λήψη εκπαίδευσης για το προϊόν Διατίθεται συνεχής εκπαίδευση για το προϊόν. Για περισσότερες πληροφορίες ή για εγγραφή, μπορείτε να μεταβείτε στον ιστότοπο στη διεύθυνση www.avaya.com/support. Από τον ιστότοπο, μπορείτε να εντοπίσετε το σύνδεσμο επαφών "Εκπαίδευση" στο αριστερό τμήμα του παραθύρου πλοήγησης. Λήψη βοήθειας από διανομέα ή μεταπωλητή Εάν συνάψατε σύμβαση παροχής υπηρεσιών για το προϊόν Avaya με ένα διανομέα ή εξουσιοδοτημένο μεταπωλητή, επικοινωνήστε με το προσωπικό τεχνικής υποστήριξης του εν λόγω διανομέα ή του μεταπωλητή για βοήθεια. Οδηγός χρήστη για το πρόγραμμα μεταγραφής φωνητικών φορμών Avaya CallPilot Νοέμβριος 2010 7

Υπηρεσία εξυπηρέτησης πελατών Λήψη τεχνικής υποστήριξης από τον ιστότοπο της Avaya Ο πιο εύκολος και αποτελεσματικός τρόπος λήψης τεχνικής υποστήριξης για τα προϊόντα Avaya είναι από τον ιστότοπο τεχνικής υποστήριξης της Avaya στη διεύθυνση www.avaya.com/support. 8 Οδηγός χρήστη για το πρόγραμμα μεταγραφής φωνητικών φορμών Avaya CallPilot Νοέμβριος 2010

Κεφάλαιο 2: Εφαρμογή Avaya CallPilot Voice Forms και η υπηρεσία μεταγραφής Εισαγωγή Η εφαρμογή CallPilot Voice Forms της Avaya παρέχει ένα απλό αλλά ισχυρό τρόπο ηλεκτρονικής συλλογής δεδομένων. Μια φωνητική φόρμα είναι το ηλεκτρονικό ισοδύναμο μιας έντυπης φόρμας ή ερωτηματολογίου. Μια φωνητική φόρμα περιέχει μια σειρά από ερωτήσεις που αναπαράγεται στους καλούντες όταν καλούν την υπηρεσία φωνητικών φορμών. Οι καλούντες ακούν την κάθε ερώτηση και δίνουν μια απάντηση. Το σύνολο των απαντήσεων αποθηκεύεται στο σύστημα με τη μορφή μιας απόκρισης. Οι φωνητικές φόρμες χρησιμοποιούνται σε υπηρεσίες όπως αιτήσεις πιστωτικών καρτών, φόρμες εγγραφής και δελτία παραπόνων πελατών. Στην εφαρμογή CallPilot Voice Forms ενεργό ρόλο έχουν τρεις ομάδες προσώπων: ο διαχειριστής του συστήματος, ο οποίος δημιουργεί και συντηρεί τις φωνητικές φόρμες στο διακομιστή CallPilot ο καλών, ο οποίος καλεί την υπηρεσία φωνητικών φορμών και απαντάει στις ερωτήσεις φωνητικών φορμών μέσω του τηλεφώνου ο μεταγραφέας, ο οποίος λαμβάνει, αναπαράγει, ακούει και μεταγράφει τις απαντήσεις του καλούντος Μπορείτε να μεταγράψετε τις απαντήσεις με έναν από τους εξής δύο τρόπους: με τη χρήση τηλεφώνου με τη χρήση του My CallPilot Πρόσβαση πολλαπλών χρηστών στην υπηρεσία μεταγραφής Πολλοί μεταγραφείς μπορούν να έχουν ταυτόχρονη πρόσβαση στην ίδια φωνητική φόρμα, αλλά μόνο ένας μεταγραφέας μπορεί να έχει πρόσβαση σε μια συγκεκριμένη απάντηση. Όταν ανακτάτε μια απάντηση για μεταγραφή, το σύστημα κλειδώνει την απάντηση, ώστε μόνο εσείς Οδηγός χρήστη για το πρόγραμμα μεταγραφής φωνητικών φορμών Avaya CallPilot Νοέμβριος 2010 9

Εφαρμογή Avaya CallPilot Voice Forms και η υπηρεσία μεταγραφής να μπορείτε να μεταγράψετε αυτήν την απάντηση. Μόλις ολοκληρώσετε τη μεταγραφή της απάντησης, θα πρέπει να τη διαγράψετε, ώστε η απάντηση να μην είναι διαθέσιμη σε άλλους μεταγραφείς. Ειδοποίηση αποκρίσεων Εάν εκτελείτε τη μεταγραφή με τη χρήση τηλεφώνου, το σύστημα μπορεί να σας ειδοποιήσει ότι έχετε αποκρίσεις για μεταγραφή μέσω του Δείκτη μηνύματος σε αναμονή (MWI) στο τηλέφωνό σας. Εάν ο δείκτης MWI αναβοσβήνει, υποδεικνύει ότι έχετε αποκρίσεις. Όταν αναπαράγετε το μήνυμα, το σύστημα υποδεικνύει τον αναγνωριστικό αριθμό της φωνητικής φόρμας, τον αριθμό των αποκρίσεων που έχετε και την ημερομηνία λήψης των αποκρίσεων. Όταν ολοκληρώσετε τη μεταγραφή όλων των αποκρίσεων, ο δείκτης MWI σταματάει να αναβοσβήνει. Το σύστημα μπορεί επίσης να αποστείλει ένα μήνυμα ειδοποίησης στη θυρίδα μηνυμάτων σας. Μπορείτε να ακούσετε το μήνυμα χρησιμοποιώντας το τηλέφωνό σας ή να δείτε τα μηνύματα χρησιμοποιώντας το πρόγραμμα υπολογιστή ή το My CallPilot. Σχετικά με αυτόν τον οδηγό Ο Οδηγός χρήστη για το πρόγραμμα μεταγραφής φωνητικών φορμών CallPilot παρέχει βασικές πληροφορίες που πρέπει να γνωρίζετε για να πραγματοποιήσετε μεταγραφές με τη χρήση του τηλεφώνου και του My CallPilot. Για μεταγραφή με τη χρήση τηλεφώνου, ανατρέξτε στο κεφάλαιο Χρήση του τηλεφώνου για μεταγραφή στη σελίδα 17. Για μεταγραφή με τη χρήση του My CallPilot, ανατρέξτε στο κεφάλαιο Χρήση του My CallPilot για μεταγραφή στη σελίδα 33. Στον Οδηγό χρήστη για το πρόγραμμα μεταγραφής φωνητικών φορμών CallPilot περιγράφονται οι διαδικασίες με τη σειρά που πιθανότατα θα τις χρησιμοποιήσετε. Ωστόσο, μπορείτε να εξετάσετε τις διαδικασίες με τη σειρά που προτιμάτε. Σημαντικοί όροι που χρησιμοποιούνται σε αυτόν τον οδηγό Τρεις σημαντικοί όροι που χρησιμοποιούνται σε αυτόν τον οδηγό είναι οι εξής: απάντηση, πεδίο και απόκριση. Η απάντηση αναφέρεται στην απάντηση σε μια ερώτηση στη φωνητική φόρμα. Ένα πεδίο αποτελείται από τρία μέρη: πριν από την απάντηση, απάντηση και μετά την απάντηση. 10 Οδηγός χρήστη για το πρόγραμμα μεταγραφής φωνητικών φορμών Avaya CallPilot Νοέμβριος 2010

Τύποι αποκρίσεων a. Πριν από την απάντηση, ανάλογα με τον τρόπο που ο διαχειριστής έχει ρυθμίσει το σύστημα, είναι το φωνητικό όνομα του πεδίου, ένα ηχητικό σήμα ή τίποτα (χωρίς παύση). b. Απάντηση είναι η απάντηση του καλούντος σε μια ερώτηση. c. Μετά την απάντηση, ανάλογα με τον τρόπο ρύθμισης του συστήματος από το διαχειριστή, είναι η διακοπή του συστήματος ή μια καθυστέρηση. Μια απόκριση περιέχει τις απαντήσεις σε όλες τις ερωτήσεις σε μια φωνητική φόρμα. Τύποι αποκρίσεων Υπάρχουν δύο τύποι αποκρίσεων: 1. Μια νέα απόκριση είναι μια απόκριση που το σύστημα αποθηκεύει μόλις ο καλών ολοκληρώσει τη φωνητική φόρμα και αποστέλλει σε κάποιον μεταγραφέα. 2. Μια ειδική απόκριση είναι μια απόκριση που κάποιος μεταγραφέας έχει επιχειρήσει να μεταγράψει, αλλά δεν ολοκλήρωσε με επιτυχία τη μεταγραφή. Σε αυτήν την περίπτωση, ο μεταγραφέας σημειώνει τη νέα απόκριση ως ειδική, επειδή η απόκριση απαιτεί περισσότερη προσοχή. Σημείωση: Όταν κάποιος μεταγραφέας ανακτήσει μια νέα ή ειδική απόκριση και ξεκινήσει τη μεταγραφή, το σύστημα κλειδώνει την απόκριση ώστε να μην είναι δυνατή η ανάκτηση από κάποιον άλλο μεταγραφέα. Χάρτης τεκμηρίωσης πελάτη Το ακόλουθο διάγραμμα εμφανίζει τη συνολική οργάνωση και το περιεχόμενο των τεκμηριώσεων του CallPilot. Πίνακας 1: Χάρτης τεκμηρίωσης πελάτη CallPilot Βασικά στοιχεία Avaya CallPilot Fundamentals Guide (Οδηγός βασικών αρχών του Avaya CallPilot ) (NN44200-100) Avaya CallPilot Library Listing (Λίστα περιεχομένου βιβλιοθήκης του Avaya CallPilot ) (NN44200-117) Σχεδιασμός και μηχανική Οδηγός χρήστη για το πρόγραμμα μεταγραφής φωνητικών φορμών Avaya CallPilot Νοέμβριος 2010 11

Εφαρμογή Avaya CallPilot Voice Forms και η υπηρεσία μεταγραφής Avaya CallPilot Planning and Engineering Guide (Οδηγός σχεδιασμού και μηχανικής του Avaya CallPilot ) (NN44200-200) Avaya CallPilot Network Planning Guide (Οδηγός σχεδιασμού δικτύου του Avaya CallPilot ) (NN44200-201) Avaya Communication Server 1000 Converging the Data Network with VoIP Fundamentals (Avaya Communication Server 1000 - Σύγκλιση του δικτύου δεδομένων με βασικές αρχές της υπηρεσίας VoIP) (NN43001-260) Solution Integration Guide for Avaya Communication Server 1000/CallPilot /NES Contact Center/Telephony Manager (Οδηγός ενσωμάτωσης λύσεων για τα Avaya Communication Server 1000/CallPilot /NES Contact Center/Telephony Manager) (NN49000-300) Εγκατάσταση και διαμόρφωση Avaya CallPilot Upgrade and Platform Migration Guide (Οδηγός αναβάθμισης και μετεγκατάστασης πλατφόρμας του Avaya CallPilot ) (NN44200-400) Avaya CallPilot High Availability: Installation and Configuration (Υψηλή διαθεσιμότητα του Avaya CallPilot : εγκατάσταση και διαμόρφωση) (NN44200-311) Avaya CallPilot Geographic Redundancy Application Guide (Οδηγός εφαρμογής γεωγραφικής εφεδρείας του Avaya CallPilot ) (NN44200-322) Avaya CallPilot Installation and Configuration Task List Guide (Οδηγός λίστας εργασιών εγκατάστασης και διαμόρφωσης του Avaya CallPilot ) (NN44200-306) Avaya CallPilot Quickstart Guide (Οδηγός γρήγορης έναρξης του Avaya CallPilot ) (NN44200-313) Avaya CallPilot Installer Roadmap (Πλάνο ανάπτυξης προγράμματος εγκατάστασης του Avaya CallPilot ) (NN44200-314) Οδηγοί εγκατάστασης διακομιστή Avaya CallPilot 201i Server Hardware Installation Guide (Οδηγός εγκατάστασης υλικού εξοπλισμού του διακομιστή Avaya CallPilot 201i) (NN44200-301) Avaya CallPilot 202i Server Hardware Installation Guide (Οδηγός εγκατάστασης υλικού εξοπλισμού του διακομιστή Avaya CallPilot 202i) (NN44200-317) Avaya CallPilot 202i Installer Roadmap (Πλάνο ανάπτυξης προγράμματος εγκατάστασης του Avaya CallPilot 202i) (NN44200-319) Avaya CallPilot 703t Server Hardware Installation Guide (Οδηγός εγκατάστασης υλικού εξοπλισμού του διακομιστή Avaya CallPilot 703t) (NN44200-304) Avaya CallPilot 1002rp Server Hardware Installation Guide (Οδηγός εγκατάστασης υλικού εξοπλισμού του διακομιστή Avaya CallPilot 1002rp) (NN44200-300) 12 Οδηγός χρήστη για το πρόγραμμα μεταγραφής φωνητικών φορμών Avaya CallPilot Νοέμβριος 2010

Χάρτης τεκμηρίωσης πελάτη Διαχείριση Avaya CallPilot 1002rp System Evaluation (Αξιολόγηση συστήματος του Avaya CallPilot 1002rp) (NN44200-318) Avaya CallPilot 1005r Server Hardware Installation Guide (Οδηγός εγκατάστασης υλικού εξοπλισμού του διακομιστή Avaya CallPilot 1005r) (NN44200-308) Avaya CallPilot 1005r System Evaluation (Αξιολόγηση συστήματος του Avaya CallPilot 1005r) (NN44200-316) Avaya CallPilot 1006r Server Hardware Installation Guide (Οδηγός εγκατάστασης υλικού εξοπλισμού του διακομιστή Avaya CallPilot 1006r) (NN44200-320) Avaya CallPilot 600r Server Hardware Installation Guide (Οδηγός εγκατάστασης υλικού εξοπλισμού του διακομιστή του Avaya CallPilot 600r) (NN44200-307) Avaya CallPilot 600r System Evaluation (Αξιολόγηση συστήματος του Avaya CallPilot 600r) (NN44200-315) Οδηγοί διαμόρφωσης και ελέγχου Avaya Meridian 1 and Avaya CallPilot Server Configuration Guide (Οδηγός διαμόρφωσης διακομιστών Avaya Meridian 1 και Avaya CallPilot ) (NN44200-302) Avaya T1/SMDI and Avaya CallPilot Server Configuration Guide (Οδηγός διαμόρφωσης διακομιστών Avaya T1/SMDI και Avaya CallPilot ) (NN44200-303) Avaya Communication Server 1000 System and Avaya CallPilot Server Configuration Guide (Οδηγός διαμόρφωσης συστήματος Avaya Communication Server 1000 και διακομιστή Avaya CallPilot ) (NN44200-312) Εγκατάσταση λογισμικού ενοποιημένου συστήματος μηνυμάτων Avaya CallPilot Desktop Messaging and My CallPilot Installation and Administration Guide (Οδηγός διαχείρισης και εγκατάστασης Avaya CallPilot Desktop Messaging και My CallPilot) (NN44200-305) Avaya CallPilot Administrator Guide (Οδηγός διαχειριστή για το Avaya CallPilot ) (NN44200-601) Avaya CallPilot Software Administration and Maintenance Guide (Οδηγός διαχείρισης και συντήρησης του λογισμικού Avaya CallPilot ) (NN44200-600) Avaya Meridian Mail to Avaya CallPilot Migration Utility Guide (Οδηγός βοηθητικού προγράμματος μετεγκατάστασης από Avaya Meridian Mail σε Avaya CallPilot ) (NN44200-502) Avaya CallPilot Application Builder Guide (Οδηγός προγράμματος διαμόρφωσης εφαρμογής Avaya CallPilot ) (NN44200-102) Οδηγός χρήστη για το πρόγραμμα μεταγραφής φωνητικών φορμών Avaya CallPilot Νοέμβριος 2010 13

Εφαρμογή Avaya CallPilot Voice Forms και η υπηρεσία μεταγραφής Συντήρηση Avaya CallPilot Reporter Guide (Οδηγός αναφοράς για το Avaya CallPilot ) (NN44200-603) Avaya CallPilot Troubleshooting Reference Guide (Οδηγός αναφοράς αντιμετώπισης προβλημάτων του Avaya CallPilot ) (NN44200-700) Avaya CallPilot Preventative Maintenance Guide (Οδηγός προληπτικής συντήρησης του Avaya CallPilot ) (NN44200-505) Συντήρηση διακομιστή και διαγνωστικοί έλεγχοι Πληροφορίες τελικού χρήστη Avaya CallPilot 201i Server Maintenance and Diagnostics Guide (Οδηγός συντήρησης και διαγνωστικών ελέγχων του διακομιστή Avaya CallPilot 201i) (NN44200-705) Avaya CallPilot 202i Server Maintenance and Diagnostics Guide (Οδηγός συντήρησης και διαγνωστικών ελέγχων του διακομιστή Avaya CallPilot 202i) (NN44200-708) Avaya CallPilot 703t Server Maintenance and Diagnostics Guide (Οδηγός συντήρησης και διαγνωστικών ελέγχων του διακομιστή Avaya CallPilot 703t) (NN44200-702) Avaya CallPilot 1002rp Server Maintenance and Diagnostics Guide (Οδηγός συντήρησης και διαγνωστικών ελέγχων του διακομιστή Avaya CallPilot 1002rp) (NN44200-701) Avaya CallPilot 1005r Server Maintenance and Diagnostics Guide (Οδηγός συντήρησης και διαγνωστικών ελέγχων του διακομιστή Avaya CallPilot 1005r) (NN44200-704) Avaya CallPilot 1006r Server Maintenance and Diagnostics Guide (Οδηγός συντήρησης και διαγνωστικών ελέγχων του διακομιστή Avaya CallPilot 1006r) (NN44200-709) Avaya CallPilot 600r Server Maintenance and Diagnostics Guide (Οδηγός συντήρησης και διαγνωστικών ελέγχων του διακομιστή Avaya CallPilot 600r Server) (NN44200-703) Avaya NES Contact Center Manager Communication Server 1000/ Meridian 1 & Voice Processing Guide (Οδηγός για το Avaya NES Contact Center Manager Communication Server 1000/Meridian 1 και την επεξεργασία φωνής) (297-2183-931) Κάρτες τελικού χρήστη Avaya CallPilot Unified Messaging Quick Reference Card (Κάρτα γρήγορης αναφοράς Avaya CallPilot Unified Messaging) (NN44200-111) Avaya CallPilot Unified Messaging Wallet Card (Κάρτα πληροφοριών Avaya CallPilot Unified Messaging) (NN44200-112) 14 Οδηγός χρήστη για το πρόγραμμα μεταγραφής φωνητικών φορμών Avaya CallPilot Νοέμβριος 2010

Χάρτης τεκμηρίωσης πελάτη Avaya CallPilot A-Style Command Comparison Card (Κάρτα σύγκρισης εντολών τύπου Α του Avaya CallPilot ) (NN44200-113) Avaya CallPilot S-Style Command Comparison Card (Κάρτα σύγκρισης εντολών τύπου S του Avaya CallPilot ) (NN44200-114) Avaya CallPilot Menu Interface Quick Reference Card (Κάρτα γρήγορης αναφοράς περιβάλλοντος χρήσης μενού του Avaya CallPilot ) (NN44200-115) Avaya CallPilot Alternate Command Interface Quick Reference Card (Κάρτα γρήγορης αναφοράς εναλλακτικού περιβάλλοντος χρήσης εντολών του Avaya CallPilot ) (NN44200-116) Avaya CallPilot Multimedia Messaging User Guide (Οδηγός χρήστη Avaya CallPilot Multimedia Messaging) (NN44200-106) Avaya CallPilot Speech Activated Messaging User Guide (Οδηγός χρήστη Avaya CallPilot Speech Activated Messaging) (NN44200-107) Avaya CallPilot Desktop Messaging User Guide for Microsoft Outlook (Οδηγός χρήστη Avaya CallPilot Desktop Messaging για Microsoft Outlook) (NN44200-103) Avaya CallPilot Desktop Messaging User Guide for Lotus Notes (Οδηγός χρήστη Avaya CallPilot Desktop Messaging για Lotus Notes) (NN44200-104) Avaya CallPilot Desktop Messaging User Guide for Novell Groupwise (Οδηγός χρήστη Avaya CallPilot Desktop Messaging για Novell Groupwise) (NN44200-105) Avaya CallPilot Desktop Messaging User Guide for Internet Clients (Οδηγός χρήστη Avaya CallPilot Desktop Messaging για προγράμματαπελάτες Internet) (NN44200-108) Avaya CallPilot Desktop Messaging User Guide for My CallPilot (Οδηγός χρήστη Avaya CallPilot Desktop Messaging για το My CallPilot) (NN44200-109) Avaya CallPilot Voice Forms Transcriber User Guide (Οδηγός χρήστη προγράμματος μεταγραφής Avaya CallPilot Voice Forms) (NN44200-110) Ο Χάρτης δημιουργήθηκε για να διευκολύνει την πλοήγηση στις τεκμηριώσεις εμφανίζοντας τις κύριες ομάδες εργασιών και τα έγγραφα που περιέχονται σε κάθε κατηγορία. Εμφανίζεται περίπου στην αρχή κάθε οδηγού, εμφανίζοντας τη θέση του οδηγού στις τεκμηριώσεις. Οδηγός χρήστη για το πρόγραμμα μεταγραφής φωνητικών φορμών Avaya CallPilot Νοέμβριος 2010 15

Εφαρμογή Avaya CallPilot Voice Forms και η υπηρεσία μεταγραφής 16 Οδηγός χρήστη για το πρόγραμμα μεταγραφής φωνητικών φορμών Avaya CallPilot Νοέμβριος 2010

Κεφάλαιο 3: Χρήση του τηλεφώνου για μεταγραφή Επισκόπηση Η διάταξη πληκτρολογίου της υπηρεσίας μεταγραφής στο πληκτρολόγιο του τηλεφώνου σας για το Avaya CallPilot Voice Forms είναι παρόμοια με το Meridian Mail (MM) Voice Forms. Με το πάτημα διαφορετικών πλήκτρων στο πληκτρολόγιο, μπορείτε να εκτελείτε όλες τις εντολές που απαιτούνται για τη μεταγραφή μιας απόκρισης καλούντος. Εάν δεν είστε εξοικειωμένοι με το MM Voice Forms, η υπηρεσία βοήθειας παρέχει μια σειρά από υποδείξεις συστήματος που σας καθοδηγούν στη διαδικασία μεταγραφής. Κατάσταση αναπαραγωγής και κατάσταση παύσης Η υπηρεσία μεταγραφής είναι μία από τις δύο καταστάσεις: η κατάσταση αναπαραγωγής ή η κατάσταση παύσης. Όταν αναπαράγετε κάποια απόκριση, η υπηρεσία βρίσκεται σε κατάσταση αναπαραγωγής. Η υπηρεσία μεταβαίνει σε κατάσταση παύσης όταν πατήσετε το πλήκτρο παύσης ή το πλήκτρο 2 κατά την αναπαραγωγή. Ορισμένα πλήκτρα στο πληκτρολόγιο του τηλεφώνου λειτουργούν διαφορετικά, ανάλογα με το εάν η υπηρεσία βρίσκεται σε κατάσταση αναπαραγωγής ή παύσης. Τύποι εντολών Υπάρχουν τρεις τύποι εντολών: εντολές αναπαραγωγής και παύσης, εντολές απόκρισης και εντολές περιόδου λειτουργίας. Οδηγός χρήστη για το πρόγραμμα μεταγραφής φωνητικών φορμών Avaya CallPilot Νοέμβριος 2010 17

Χρήση του τηλεφώνου για μεταγραφή Διάταξη πληκτρολογίου εντολών αναπαραγωγής και παύσης Εικόνα 1: Διάταξη πληκτρολογίου εντολών αναπαραγωγής και παύσης Εντολές αναπαραγωγής και παύσης Οι εντολές αναπαραγωγής και παύσης είναι εντολές ενός ψηφίου. Στον επόμενο πίνακα φαίνονται οι διάφορες εργασίες και οι σχετικές εντολές αναπαραγωγής και παύσης που είναι διαθέσιμες στο πληκτρολόγιο όταν το σύστημα βρίσκεται σε κατάσταση αναπαραγωγής ή παύσης. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτές τις εντολές σε διάφορες στιγμές, κατά την μεταγραφή αποκρίσεων. Πίνακας 2: Εντολές αναπαραγωγής και παύσης στο πληκτρολόγιο Εντολή Πλήκτρο Πότε χρησιμοποιείται ΜΕΤΑΒΑΣΗ ΠΙΣΩ 1 Κατάσταση ΑΝΑΠΑΡΑΓΩΓΗΣ Αποτέλεσμα Το σύστημα μεταβαίνει προς τα πίσω μέσα σε μια απάντηση. 18 Οδηγός χρήστη για το πρόγραμμα μεταγραφής φωνητικών φορμών Avaya CallPilot Νοέμβριος 2010

Εντολές αναπαραγωγής και παύσης Εντολή Πλήκτρο Πότε χρησιμοποιείται ΠΑΥΣΗ 2 Κατάσταση ΑΝΑΠΑΡΑΓΩΓΗΣ ΜΕΤΑΒΑΣΗ ΜΠΡΟΣΤΑ ΠΡΟΗΓΟΥΜΕΝΗ ΑΠΟΚΡΙΣΗ ΕΠΟΜΕΝΗ ΑΠΟΚΡΙΣΗ 3 Κατάσταση ΑΝΑΠΑΡΑΓΩΓΗΣ 4 Κατάσταση ΑΝΑΠΑΡΑΓΩΓΗΣ ή ΠΑΥΣΗΣ 6 Κατάσταση ΑΝΑΠΑΡΑΓΩΓΗΣ ή ΠΑΥΣΗΣ Αποτέλεσμα Το σύστημα διακόπτει την αναπαραγωγή και θέτει την υπηρεσία σε κατάσταση ΠΑΥΣΗΣ. Το σύστημα μεταβαίνει προς τα εμπρός μέσα σε μια απάντηση. Το σύστημα μεταβαίνει στην προηγούμενη απόκριση. Το σύστημα μεταβαίνει στην επόμενη απόκριση. ΒΟΗΘΕΙΑ * Οποτεδήποτε Το σύστημα αναπαράγει μηνύματα που σας βοηθούν κατά τη διαδικασία μεταγραφής. ΠΑΥΣΗ # Κατάσταση ΑΝΑΠΑΡΑΓΩΓΗΣ ΠΡΟΗΓΟΥΜΕΝΟ ΠΕΔΙΟ Το σύστημα διακόπτει την αναπαραγωγή και θέτει την υπηρεσία σε κατάσταση ΠΑΥΣΗΣ. 1 Κατάσταση ΠΑΥΣΗΣ Το σύστημα μεταβαίνει στο προηγούμενο πεδίο. ΑΝΑΠΑΡΑΓΩΓΗ 2 Κατάσταση ΠΑΥΣΗΣ Το σύστημα ξεκινά την αναπαραγωγή. ΕΠΟΜΕΝΟ ΠΕΔΙΟ 3 Κατάσταση ΠΑΥΣΗΣ Το σύστημα μεταβαίνει στο επόμενο πεδίο. ΔΙΑΚΟΠΗ # Κατάσταση ΑΝΑΠΑΡΑΓΩΓΗΣ ή ΠΑΥΣΗΣ Το σύστημα διακόπτει την αναπαραγωγή και αναπαράγει ένα χρονικό διάστημα σιωπής ή παύσης. Οδηγός χρήστη για το πρόγραμμα μεταγραφής φωνητικών φορμών Avaya CallPilot Νοέμβριος 2010 19

Χρήση του τηλεφώνου για μεταγραφή Εντολή Πλήκτρο Πότε χρησιμοποιείται ΠΑΤΗΣΤΕ ΤΗ ΔΙΕΣΗ # Όταν σας το ζητά το σύστημα Αποτέλεσμα Υποδεικνύει στο σύστημα ότι έχετε ολοκληρώσει την εισαγωγή των απαιτούμενων πληροφοριών. ΑΚΥΡΟ # Οποτεδήποτε Ακυρώνει μια λειτουργία που βρίσκεται σε εξέλιξη. Διάταξη πληκτρολογίου εντολών απόκρισης Εικόνα 2: Διάταξη πληκτρολογίου εντολών απόκρισης Εντολές απόκρισης Οι εντολές απόκρισης είναι εντολές δύο ψηφίων. Όλες οι εντολές απόκρισης αρχίζουν με το πάτημα του πλήκτρου 7 στο πληκτρολόγιο του τηλεφώνου. Με τη χρήση εντολών απόκρισης, μπορείτε να εκτελέσετε αναπαραγωγή των στοιχείων της απόκρισης, να διαγράψετε ή να 20 Οδηγός χρήστη για το πρόγραμμα μεταγραφής φωνητικών φορμών Avaya CallPilot Νοέμβριος 2010

Διάταξη πληκτρολογίου εντολών περιόδου λειτουργίας επαναφέρετε μια απόκριση και να επισημάνετε μια απόκριση ως ειδική ή νέα. Στον επόμενο πίνακα περιλαμβάνονται οι εντολές απόκρισης που είναι διαθέσιμες στο πληκτρολόγιο όταν το σύστημα βρίσκεται σε κατάσταση αναπαραγωγής ή παύσης. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτές τις εντολές σε διάφορες στιγμές, κατά την μεταγραφή αποκρίσεων. Πίνακας 3: Πληκτρολόγιο εντολών απόκρισης Εντολή Πλήκτρα Πότε χρησιμοποιείται ΑΝΑΠΑΡΑΓΩΓΗ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ ΔΙΑΓΡΑΦΗ ΑΠΟΚΡΙΣΗΣ 7 + 2 Κατάσταση ΑΝΑΠΑΡΑΓΩΓΗΣ ή ΠΑΥΣΗΣ 7 + 6 Κατάσταση ΑΝΑΠΑΡΑΓΩΓΗΣ ή ΠΑΥΣΗΣ ΣΗΜΑΝΣΗ 'ΕΙΔΙΚΗ' 7 + 0 Κατάσταση ΑΝΑΠΑΡΑΓΩΓΗΣ ή ΠΑΥΣΗΣ Αποτέλεσμα Το σύστημα αναπαράγει τα στοιχεία της απόκρισης. Το σύστημα διαγράφει την απόκριση. Το σύστημα επισημαίνει την απόκριση ως ειδική. ΑΚΥΡΟ 7 + # Οποτεδήποτε Το σύστημα ακυρώνει μια λειτουργία που βρίσκεται σε εξέλιξη. Διάταξη πληκτρολογίου εντολών περιόδου λειτουργίας Εικόνα 3: Διάταξη πληκτρολογίου εντολών περιόδου λειτουργίας Οδηγός χρήστη για το πρόγραμμα μεταγραφής φωνητικών φορμών Avaya CallPilot Νοέμβριος 2010 21

Χρήση του τηλεφώνου για μεταγραφή Εντολές περιόδου λειτουργίας Όπως και οι εντολές απόκρισης, οι εντολές περιόδου λειτουργίας είναι εντολές δύο ψηφίων. Όλες οι εντολές περιόδου λειτουργίας ξεκινούν με το πλήκτρο 8 στο πληκτρολόγιο του τηλεφώνου. Με τη χρήση των εντολών περιόδου λειτουργίας, μπορείτε να μεταβείτε σε μια συγκεκριμένη απόκριση, να αλλάξετε ουρές αποκρίσεων, να αποσυνδεθείτε από την υπηρεσία μεταγραφής ή να συνδεθείτε σε κάποια άλλη φωνητική φόρμα από την τρέχουσα φωνητική φόρμα χωρίς να αποσυνδεθείτε από την υπηρεσία. Στον επόμενο πίνακα περιλαμβάνονται οι εντολές περιόδου λειτουργίας που είναι διαθέσιμες στο πληκτρολόγιο όταν το σύστημα βρίσκεται σε κατάσταση αναπαραγωγής ή παύσης. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτές τις εντολές σε διάφορες στιγμές, κατά την μεταγραφή αποκρίσεων. Πίνακας 4: Εντολές πληκτρολογίου περιόδου λειτουργίας Εντολή Πλήκτρα Πότε χρησιμοποιείται Αποτέλεσμα ΣΥΝΔΕΣΗ 8 + 1 Οποτεδήποτε Το σύστημα συνδέεται σε κάποια άλλη φωνητική φόρμα. ΑΠΟΣΥΝΔΕΣΗ 8 + 3 Οποτεδήποτε Το σύστημα αποσυνδέεται από τη φωνητική φόρμα. ΕΙΔΙΚΗ/ΝΕΑ 8 + 9 Οποτεδήποτε Εκτελείται εναλλαγή του συστήματος μεταξύ λιστών ειδικών και νέων αποκρίσεων. ΜΕΤΑΒΑΣΗ 8 + 6 Οποτεδήποτε Το σύστημα μεταβαίνει σε μια συγκεκριμένη απόκριση. ΑΚΥΡΟ 8 + # Κατάσταση ΑΝΑΠΑΡΑΓΩΓΗΣ ή ΠΑΥΣΗΣ Το σύστημα ακυρώνει μια λειτουργία που βρίσκεται σε εξέλιξη. 22 Οδηγός χρήστη για το πρόγραμμα μεταγραφής φωνητικών φορμών Avaya CallPilot Νοέμβριος 2010

Σύνδεση στην υπηρεσία μεταγραφής με τη χρήση τηλεφώνου Σύνδεση στην υπηρεσία μεταγραφής με τη χρήση τηλεφώνου Όταν λαμβάνετε ειδοποίηση ότι έχετε αποκρίσεις προς μεταγραφή, μπορείτε να συνδεθείτε στην υπηρεσία μεταγραφής και να εκτελέσετε αναπαραγωγή των αποκρίσεων. Για σύνδεση με τη χρήση του τηλεφώνου 1. Πληκτρολογήστε τον αριθμό πρόσβασης στην υπηρεσία μεταγραφής που σας έχει δώσει ο διαχειριστής σας. Αποτέλεσμα:Το σύστημα σάς ζητά το αναγνωριστικό φωνητικής φόρμας. 2. Πληκτρολογήστε το αναγνωριστικό φωνητικής φόρμας, ακολουθούμενο από το πλήκτρο δίεσης (#). Αποτέλεσμα:Το σύστημα σάς ζητά τον κωδικό πρόσβασης φωνητικής φόρμας. 3. Πληκτρολογήστε τον κωδικό πρόσβασης που αντιστοιχεί στη φωνητική φόρμα, ακολουθούμενο από το πλήκτρο δίεσης (#). Σημείωση: Εάν το σύστημα δεν σας ζητήσει κωδικό πρόσβασης, τότε σας συνδέει αυτόματα στην υπηρεσία μεταγραφής. Εάν δεν γνωρίζετε τον κωδικό πρόσβασης της φωνητικής φόρμας, ρωτήστε το διαχειριστή. Αποτέλεσμα 1: Το σύστημα αναπαράγει την επικεφαλίδα της απόκρισης και ανακοινώνει τον αριθμό νέων αποκρίσεων, ακολουθούμενο από τον αριθμό των ειδικών αποκρίσεων. Αποτέλεσμα 2: Ανάλογα με τον τρόπο ρύθμισης της υπηρεσίας από το διαχειριστή, το σύστημα αναπαράγει τα στοιχεία της απόκρισης που περιλαμβάνουν τον τύπο απόκρισης, το αναγνωριστικό φωνητικής φόρμας και την ώρα και ημερομηνία εγγραφής της απόκρισης. Σε αυτό το σημείο, είστε συνδεδεμένοι στην υπηρεσία μεταγραφής και μπορείτε να μεταγράψετε αποκρίσεις. Αποτέλεσμα 3: Το σύστημα αναπαράγει την πρώτη απάντηση στην απόκριση. Σημείωση: Μόλις ολοκληρωθεί η αναπαραγωγή του πεδίου της πρώτης απάντησης, ανάλογα με τη ρύθμιση του συστήματος από το διαχειριστή, το σύστημα αντιδρά με έναν από τους παρακάτω τρόπους προκειμένου να σας δώσει τον απαραίτητο χρόνο για τη μεταγραφή της απάντησης: το σύστημα διακόπτει την αναπαραγωγή το σύστημα διακόπτει την αναπαραγωγή για συγκεκριμένη χρονική διάρκεια που έχει ρυθμίσει ο διαχειριστής και, στη συνέχεια, συνεχίζει την Οδηγός χρήστη για το πρόγραμμα μεταγραφής φωνητικών φορμών Avaya CallPilot Νοέμβριος 2010 23

Χρήση του τηλεφώνου για μεταγραφή αναπαραγωγή της επόμενης απάντησης, προχωρώντας αυτόματα σε όλες τις απαντήσεις της απόκρισης έως ότου φτάσει στο τέλος της απόκρισης. Αναπαραγωγή αποκρίσεων Επισκόπηση Μπορείτε να εκτελέσετε αναπαραγωγή μιας απόκρισης όσες φορές θέλετε. Μπορείτε να διακόψετε προσωρινά, να διακόψετε ή να συνεχίσετε την αναπαραγωγή σε οποιαδήποτε στιγμή. Μπορείτε να μεταβείτε από μία απάντηση στην επόμενη ή στην προηγούμενη απάντηση. Μπορείτε να μεταβείτε στην επόμενη απόκριση και να επιστρέψετε στην προηγούμενη απόκριση. Μπορείτε επίσης να κινηθείτε προς τα εμπρός ή προς τα πίσω εντός μίας απάντησης. Σημαντικό: Διαγραφή μιας απόκρισης Αφού μεταγράψετε όλες τις απαντήσεις σε μια απόκριση, θα πρέπει να διαγράψετε την απόκριση. Εάν δεν διαγράψετε την απόκριση, η απόκριση παραμένει στη λίστα αποκρίσεων και κάποιος άλλος μεταγραφέας μπορεί να ανακτήσει και να μεταγράψει αυτήν την απόκριση. Συνέχιση αναπαραγωγής Εάν το σύστημα διακόψει την αναπαραγωγή, μεταβαίνει σε κατάσταση παύσης. Για να συνεχίσετε την αναπαραγωγή (όταν βρίσκεστε στο μέσο μιας απάντησης) Πατήστε το πλήκτρο 2 για αναπαραγωγή. Αποτέλεσμα: Το σύστημα συνεχίζει την αναπαραγωγή από το σημείο που βρισκόσασταν πριν από την παύση ή τη διακοπή του συστήματος. Παύση αναπαραγωγής Εάν το σύστημα διακόψει την αναπαραγωγή και, στη συνέχεια, συνεχίσει αυτόματα την αναπαραγωγή της επόμενης απάντησης προτού ολοκληρώσετε τη μεταγραφή της απάντησης, μπορείτε να διακόψετε την αναπαραγωγή. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την εντολή παύσης οποιαδήποτε στιγμή όταν το σύστημα αναπαράγει κάποια απόκριση. Διακόψτε το σύστημα 24 Οδηγός χρήστη για το πρόγραμμα μεταγραφής φωνητικών φορμών Avaya CallPilot Νοέμβριος 2010

Μετακίνηση προς τα εμπρός ή προς τα πίσω μέσα σε μια απάντηση όταν θέλετε να προλάβετε τη μεταγραφή. Εάν κάποια απάντηση είναι ιδιαίτερα μακροσκελής, μπορείτε να διακόψετε την αναπαραγωγή όσες φορές χρειάζεται για να μεταγράψετε την απόκριση. Για παύση της αναπαραγωγής Πατήστε το πλήκτρο 2 για παύση. Σημείωση: Όταν το σύστημα βρίσκεται σε κατάσταση αναπαραγωγής, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το πλήκτρο δίεσης (#) για να διακόψετε την αναπαραγωγή. Μετακίνηση προς τα εμπρός ή προς τα πίσω μέσα σε μια απάντηση Κατά την αναπαραγωγή μιας απάντησης, μπορείτε να μετακινηθείτε προς τα εμπρός ή προς τα πίσω μέσα στην απάντηση. Για να μετακινηθείτε προς τα εμπρός μέσα σε μια απάντηση Πατήστε το πλήκτρο 3 για μετακίνηση προς τα εμπρός. Αποτέλεσμα: Το σύστημα μετακινείται προς τα εμπρός κατά 3 δευτερόλεπτα και συνεχίζει την αναπαραγωγή της απάντησης από αυτό το σημείο. Σημείωση: Εάν μετακινηθείτε προς τα εμπρός εντός 3 δευτερολέπτων από το τέλος της απάντησης, το σύστημα μεταβαίνει στην αρχή της επόμενης απάντησης. Για να μετακινηθείτε προς τα πίσω μέσα σε μια απάντηση Πατήστε το πλήκτρο 1 για μετακίνηση προς τα πίσω. Αποτέλεσμα: Το σύστημα μετακινείται προς τα πίσω κατά 3 δευτερόλεπτα και συνεχίζει την αναπαραγωγή της απάντησης από αυτό το σημείο. Σημείωση: Για να μετακινηθείτε προς τα πίσω περισσότερο από 3 δευτερόλεπτα, πατήστε το πλήκτρο 1 και πάλι. Μπορείτε να πατήσετε το πλήκτρο 1 όσες φορές θέλετε. Εάν μετακινηθείτε προς τα πίσω στην αρχή μιας απάντησης, ανάλογα με τον τρόπο Οδηγός χρήστη για το πρόγραμμα μεταγραφής φωνητικών φορμών Avaya CallPilot Νοέμβριος 2010 25

Χρήση του τηλεφώνου για μεταγραφή ρύθμισης του συστήματος από το διαχειριστή, το σύστημα αναπαράγει έναν σύντομο τόνο ή το όνομα του πεδίου απάντησης. Μετακίνηση στο επόμενο ή το προηγούμενο πεδίο Για να μεταβείτε στο επόμενο ή στο προηγούμενο πεδίο απάντησης με τη χρήση των πλήκτρων ΕΠΟΜΕΝΟ ΠΕΔΙΟ και ΠΡΟΗΓΟΥΜΕΝΟ ΠΕΔΙΟ, το σύστημα πρέπει να βρίσκεται σε κατάσταση παύσης. Εάν το σύστημα βρίσκεται σε κατάσταση αναπαραγωγής, πατήστε το πλήκτρο 2, το πλήκτρο παύσης ή το πλήκτρο δίεσης (#) για να μεταβείτε στη κατάσταση παύσης. Για μετακίνηση στο επόμενο πεδίο Πατήστε το πλήκτρο 3. Αποτέλεσμα: Το σύστημα μεταβαίνει στην αρχή του επόμενου πεδίου. Σημείωση: Εάν πατήσετε την εντολή ΕΠΟΜΕΝΟ ΠΕΔΙΟ κατά την αναπαραγωγή της τελευταίας απάντησης μιας απόκρισης, το σύστημα αναπαράγει το μήνυμα "Τέλος της απόκρισης". Για μετακίνηση στο προηγούμενο πεδίο Πατήστε το πλήκτρο 1. Αποτέλεσμα: Το σύστημα μεταβαίνει στην αρχή του επόμενου πεδίου. Όταν φτάσετε στο τέλος μιας απόκρισης Σημαντικό: Διαγραφή μιας απόκρισης Μόλις μεταγράψετε όλες τις απαντήσεις σε μια απόκριση, θα πρέπει να διαγράψετε την απόκριση. Εάν δεν διαγράψετε την απόκριση, η απόκριση παραμένει στη λίστα αποκρίσεων και κάποιος άλλος μεταγραφέας μπορεί να ανακτήσει και να μεταγράψει την ίδια απόκριση. Όταν εκτελέσετε αναπαραγωγή της τελευταίας απάντησης μιας απόκρισης, βρίσκεστε στο τέλος της απόκρισης. Όταν φτάσετε στο τέλος μιας απόκρισης, μπορείτε να επαναλάβετε την αναπαραγωγή της απόκρισης, να μεταβείτε στην επόμενη ή προηγούμενη απόκριση, να διαγράψετε την απόκριση ή να την επισημάνετε ως ειδική. 26 Οδηγός χρήστη για το πρόγραμμα μεταγραφής φωνητικών φορμών Avaya CallPilot Νοέμβριος 2010

Αναπαραγωγή της επόμενης ή της προηγούμενης απόκρισης Αναπαραγωγή της επόμενης ή της προηγούμενης απόκρισης Μπορείτε να μετακινηθείτε στις αποκρίσεις και να ανακτήσετε την προηγούμενη ή την επόμενη απόκριση. Μπορείτε να πατήσετε την εντολή ΕΠΟΜΕΝΗ ΑΠΟΚΡΙΣΗ και ΠΡΟΗΓΟΥΜΕΝΗ ΑΠΟΚΡΙΣΗ οποιαδήποτε στιγμή, είτε κατά τη διάρκεια της αναπαραγωγής μιας απόκρισης ή όταν διακόψετε την αναπαραγωγή. Όταν το σύστημα ανακτήσει την επόμενη ή την προηγούμενη απόκριση, αναπαράγει είτε τα στοιχεία της απόκρισης είτε την επικεφαλίδα της. Για αναπαραγωγή της επόμενης απόκρισης Πατήστε το πλήκτρο 6. Αποτέλεσμα: Το σύστημα μεταβαίνει στην αρχή της επόμενης απόκρισης. Σημείωση: Εάν κατά την αναπαραγωγή της επόμενης απόκρισης δεν υπάρχουν διαθέσιμες αποκρίσεις, το σύστημα ανακοινώνει "Τέλος λίστας αποκρίσεων". Για αναπαραγωγή της προηγούμενης απόκρισης Πατήστε το πλήκτρο 4. Αποτέλεσμα: Το σύστημα μεταβαίνει στην αρχή της προηγούμενης απόκρισης. Σημείωση: Εάν επιλέξετε την αναπαραγωγή της προηγούμενης απόκρισης κατά τη διάρκεια αναπαραγωγής της πρώτης απόκρισης, το σύστημα εκπέμπει έναν ήχο σφάλματος "<Ήχος σφάλματος> Δεν υπάρχει προηγούμενη απόκριση". Διαγραφή μιας απόκρισης Όταν διαγράφετε μια απόκριση, το σύστημα επισημαίνει την απόκριση προς διαγραφή αλλά δεν τη διαγράφει ολοκληρωτικά από τη λίστα αποκρίσεων. Σημαντικό: Διαγραφή μιας απόκρισης Όταν ολοκληρώνετε την μεταγραφή μιας απόκρισης, θα πρέπει να διαγράφετε την απόκριση. Εάν δεν διαγράψετε την απόκριση, κάποιος άλλος μεταγραφέας μπορεί να χρησιμοποιήσει την απόκριση. Οδηγός χρήστη για το πρόγραμμα μεταγραφής φωνητικών φορμών Avaya CallPilot Νοέμβριος 2010 27

Χρήση του τηλεφώνου για μεταγραφή Για να διαγράψετε μια απόκριση Πατήστε τα πλήκτρα 7 + 6. Αποτέλεσμα: Όταν διαγράφετε μια απόκριση, το σύστημα ανακοινώνει "Διαγραμμένη απόκριση". Το σύστημα μεταβαίνει στην επόμενη παλαιότερη διαθέσιμη απόκριση. Ειδοποίηση: Σε περίπτωση κατά λάθος διαγραφής κάποιας απόκρισης Το σύστημα αποθηκεύει δύο αποκρίσεις κατά τη διάρκεια μιας μετεγγραφής. Εάν διαγράψετε μια απόκριση, το σύστημα επισημαίνει την απόκριση προς διαγραφή έως ότου ολοκληρώσετε τη μεταγραφή της επόμενης απόκρισης. Ωστόσο, όταν ξεκινήσετε τη μεταγραφή μιας τρίτης απόκρισης (τη δεύτερη απόκριση μετά από την απόκριση που διαγράψατε), το σύστημα διαγράφει ολοκληρωτικά την απόκριση που έχει επισημανθεί για διαγραφή. Μπορείτε να ανακτήσετε μια απόκριση την οποία έχει επισημάνει το σύστημα προς διαγραφή. Δεν μπορείτε να ανακτήσετε μια απόκριση την οποία το σύστημα έχει διαγράψει οριστικά. Ανάκτηση διαγραμμένης απόκρισης Μπορείτε να ανακτήσετε μια απόκριση που έχει επισημανθεί προς διαγραφή με δύο τρόπους: πατήστε τα πλήκτρα 7 + 6 (ΔΙΑΓΡΑΦΗ ΑΠΟΚΡΙΣΗΣ) πατήστε τα πλήκτρα 7 + 0 (ΣΗΜΑΝΣΗ "ΕΙΔΙΚΗΣ") Για να επαναφέρετε μια διαγραμμένη απόκριση με τη χρήση των πλήκτρων 7+ 6 ή ΔΙΑΓΡΑΦΗ ΑΠΟΚΡΙΣΗΣ Πατήστε τα πλήκτρα 7 + 6. Αποτέλεσμα: Το σύστημα ανακοινώνει "Επαναφορά απόκρισης". Σημείωση: Για να επαναφέρετε μια απόκριση με τη χρήση των πλήκτρων 7 + 6, χρησιμοποιείτε την ίδια εντολή που χρησιμοποιείτε για τη διαγραφή μιας απόκρισης. Η εντολή ΔΙΑΓΡΑΦΗ ΑΠΟΚΡΙΣΗΣ εναλλάσσει τη διαγραφή με την επαναφορά. Σημείωση: Όταν επαναφέρετε μια απόκριση, το σύστημα επιστρέφει την απόκριση στη λίστα αποθηκευμένων αποκρίσεων προς μεταγραφή και αναπαράγει την επόμενη διαθέσιμη απόκριση. Για να επαναφέρετε μια διαγραμμένη απόκριση με τη χρήση των πλήκτρων 7+ 0 ή ΣΗΜΑΝΣΗ "ΕΙΔΙΚΗΣ" Πατήστε τα πλήκτρα 7 + 0. 28 Οδηγός χρήστη για το πρόγραμμα μεταγραφής φωνητικών φορμών Avaya CallPilot Νοέμβριος 2010

Σήμανση μιας απόκρισης ως ειδικής Αποτέλεσμα: Το σύστημα ανακοινώνει "Απόκριση <Αναγνωριστικό> αποθηκεύτηκε ως ειδική" ή "Απόκριση <Αναγνωριστικό> αποθηκεύτηκε ως νέα", ανάλογα με τη λίστα που μετεγγράφετε. Σημείωση: Όταν επαναφέρετε μια απόκριση, το σύστημα επιστρέφει την απόκριση στη λίστα αποθηκευμένων αποκρίσεων προς μεταγραφή και αναπαράγει την επόμενη διαθέσιμη απόκριση. Σημείωση: Η εντολή ΣΗΜΑΝΣΗ "ΕΙΔΙΚΗΣ" εναλλάσσει μεταξύ της επαναφοράς ως νέα και της επαναφοράς ως ειδική, ανάλογα με τη λίστα που μετεγγράφετε. Όταν μεταγράφετε ειδικές αποκρίσεις και πατήσετε τα πλήκτρα 7 + 0 ή ΣΗΜΑΝΣΗ "ΕΙΔΙΚΗΣ", το σύστημα επαναφέρει την απόκριση ως νέα απόκριση. Όταν μεταγράφετε νέες αποκρίσεις και πατήσετε τα πλήκτρα 7 + 0 ή ΣΗΜΑΝΣΗ "ΕΙΔΙΚΗΣ", το σύστημα επαναφέρει την απόκριση ως ειδική απόκριση. Σήμανση μιας απόκρισης ως ειδικής Εάν αντιμετωπίζετε προβλήματα κατά τη μεταγραφή μιας απόκρισης ή εάν κάποια απόκριση απαιτεί επιπλέον εργασία από κάποιο άλλο πρόσωπο όπως ο διαχειριστής, μπορείτε να επισημάνετε την απόκριση ως ειδική. Για επισήμανση μιας απόκρισης ως ειδικής Πατήστε τα πλήκτρα 7 + 0. Αποτέλεσμα: Το σύστημα ανακοινώνει "Απόκριση <αναγνωριστικό απόκρισης> επισημάνθηκε ως ειδική" και ανακτά την επόμενη διαθέσιμη απόκριση. Σημείωση: Εάν θέλετε να ανακτήσετε την απόκριση αργότερα, μπορείτε να σημειώσετε το αναγνωριστικό της απόκρισης. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε την εντολή ΣΗΜΑΝΣΗ "ΕΙΔΙΚΗΣ" για να επαναφέρετε μια απόκριση που έχει οριστεί ως ειδική σε κατάσταση "νέα". Εναλλαγή μεταξύ λιστών νέων και ειδικών αποκρίσεων Όταν συνδέεστε σε μια φωνητική φόρμα, μπορείτε να ανακτάτε αποκρίσεις από τη λίστα νέων αποκρίσεων σε αυτήν τη φωνητική φόρμα. Εάν μεταγράφετε ειδικές αποκρίσεις, πρέπει να ζητήσετε συγκεκριμένα πρόσβαση στη λίστα ειδικών αποκρίσεων χρησιμοποιώντας την εντολή ΕΙΔΙΚΗ/ΝΕΑ. Οδηγός χρήστη για το πρόγραμμα μεταγραφής φωνητικών φορμών Avaya CallPilot Νοέμβριος 2010 29

Χρήση του τηλεφώνου για μεταγραφή Για μετάβαση στη λίστα ειδικών αποκρίσεων Πατήστε τα πλήκτρα 8 + 9. Αποτέλεσμα: Το σύστημα σάς ενημερώνει σχετικά με τον αριθμό των ειδικών αποκρίσεων και ανακτά την παλαιότερη διαθέσιμη ειδική απόκριση. Σημείωση: Μπορείτε να χρησιμοποιείτε την εντολή ΕΙΔΙΚΗ/ΝΕΑ για να εναλλάσσετε τις δύο λίστες αποκρίσεων. Για παράδειγμα, εάν μεταγράφετε αποκρίσεις στη λίστα ειδικών αποκρίσεων και θέλετε να μεταβείτε στη λίστα νέων αποκρίσεων, χρησιμοποιήστε την εντολή ΕΙΔΙΚΗ/ΝΕΑ για να επιστρέψετε στη λίστα νέων αποκρίσεων. Μετάβαση σε συγκεκριμένη απόκριση Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την εντολή ΜΕΤΑΒΑΣΗ για να μεταβείτε σε μια ειδική ή νέα απόκριση. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε την εντολή ΜΕΤΑΒΑΣΗ για να μεταβείτε σε μια συγκεκριμένη απόκριση. Προτού χρησιμοποιήσετε την εντολή ΜΕΤΑΒΑΣΗ για να μεταβείτε σε μια συγκεκριμένη απόκριση, σημειώστε τον αριθμό της απόκρισης που μεταγράφετε ώστε να μπορείτε να επιστρέψετε σε αυτήν την απόκριση. Για μετάβαση σε συγκεκριμένη απόκριση 1. Πατήστε τα πλήκτρα 8 + 6. Αποτέλεσμα: Το σύστημα ανακοινώνει "Μετάβαση σε:" 2. Πληκτρολογήστε το αναγνωριστικό απόκρισης, ακολουθούμενο από το πλήκτρο δίεσης (#). Αποτέλεσμα: Το σύστημα μεταβαίνει στην απόκριση που διαθέτει το αναγνωριστικό απόκρισης που καθορίσατε. Μετάβαση στο τέλος της λίστας αποκρίσεων Όταν ολοκληρώσετε τη μεταγραφή της τελευταίας απόκρισης, το σύστημα αναπαράγει το ακόλουθο μήνυμα: "Τέλος λίστας αποκρίσεων". Για να διασφαλίσετε ότι δεν έχει προστεθεί καμία νέα απόκριση στη λίστα αποκρίσεων όσο είστε συνδεδεμένοι, μεταβείτε στην επόμενη απόκριση αφού ακούσετε το μήνυμα τέλους λίστας αποκρίσεων. Έλεγχος για νέες αποκρίσεις Πατήστε το πλήκτρο 6. 30 Οδηγός χρήστη για το πρόγραμμα μεταγραφής φωνητικών φορμών Avaya CallPilot Νοέμβριος 2010

Σύνδεση σε διαφορετική φωνητική φόρμα Αποτέλεσμα: Αν δεν υπάρχουν νέες αποκρίσεις, το σύστημα αναπαράγει το ακόλουθο μήνυμα: "Τέλος λίστας αποκρίσεων." Αν υπάρχουν νέες αποκρίσεις, το σύστημα μεταβαίνει στην επόμενη απόκριση. Εάν φτάσετε στο τέλος της λίστας αποκρίσεων, μπορείτε να αποσυνδεθείτε από την υπηρεσία μεταγραφής. Σύνδεση σε διαφορετική φωνητική φόρμα Εάν ολοκληρώσετε τη μεταγραφή αποκρίσεων για μία φωνητική φόρμα και θέλετε να εκτελέσετε μεταγραφές σε κάποια άλλη φωνητική φόρμα, χρησιμοποιήστε την εντολή ΣΥΝΔΕΣΗ. Όταν χρησιμοποιείτε την εντολή ΣΥΝΔΕΣΗ, δεν χρειάζεται να αποσυνδεθείτε από την υπηρεσία μεταγραφής και να συνδεθείτε και πάλι στη συνέχεια για να ανακτήσετε κάποια άλλη φόρμα. Για σύνδεση σε άλλη φόρμα Πατήστε τα πλήκτρα 8 + 1. Αποτέλεσμα: Το σύστημα εξέρχεται από την τρέχουσα φόρμα και σας ζητά ένα νέο αναγνωριστικό φόρμας και κωδικό πρόσβασης, ανάλογα με τον τρόπο ρύθμισης του συστήματος από το διαχειριστή. Αναπαραγωγή των στοιχείων της απόκρισης Μπορείτε να εκτελέσετε αναπαραγωγή των στοιχείων για μια απόκριση που μεταγράφετε οποιαδήποτε στιγμή, πατώντας την εντολή ΑΝΑΠΑΡΑΓΩΓΗ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ. Για αναπαραγωγή των στοιχείων απόκρισης Πατήστε τα πλήκτρα 7+ 2. Αποτέλεσμα: Το σύστημα αναπαράγει τα στοιχεία της απόκρισης με την ακόλουθη μορφή: <Κατάσταση> <Όνομα της φόρμας> Απόκριση <αναγνωριστικό απόκρισης> ελήφθη <ημερομηνία> Σημείωση: Αν δεν εισαγάγετε μια εντολή μέσα σε 3,5 δευτερόλεπτα, θα ακούσετε το μήνυμα "Για βοήθεια, πατήστε τον αστερίσκο." Όταν το σύστημα αναπαράγει τα στοιχεία της απόκρισης, το σύστημα δεν συνεχίζει αυτόματα την αναπαραγωγή. Για να συνεχίσετε την αναπαραγωγή, χρησιμοποιήστε την εντολή ΑΝΑΠΑΡΑΓΩΓΗ. Η Οδηγός χρήστη για το πρόγραμμα μεταγραφής φωνητικών φορμών Avaya CallPilot Νοέμβριος 2010 31

Χρήση του τηλεφώνου για μεταγραφή αναπαραγωγή ξεκινάει στο σημείο στο οποίο δόθηκε η εντολή ΑΝΑΠΑΡΑΓΩΓΗ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ. Αποσύνδεση Όταν ολοκληρώσετε τη μεταγραφή όλων των αποκρίσεων, μπορείτε να αποσυνδεθείτε από την υπηρεσία μεταγραφής. Για αποσύνδεση Πατήστε τα πλήκτρα 8 + 3. Αποτέλεσμα: Το σύστημα τερματίζει την περίοδο λειτουργίας, αποσυνδέει την κλήση σας και αναπαράγει το ακόλουθο μήνυμα:"γεια σας". 32 Οδηγός χρήστη για το πρόγραμμα μεταγραφής φωνητικών φορμών Avaya CallPilot Νοέμβριος 2010

Κεφάλαιο 4: Χρήση του My CallPilot για μεταγραφή Επισκόπηση Εάν είστε χρήστης του CallPilot με δικαιώματα μεταγραφής, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το My CallPilot για να ανακτήσετε και να μεταγράψετε αποκρίσεις καλούντων. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη χρήση του My CallPilot για μεταγραφή, απευθυνθείτε στο διαχειριστή σας. Σύνδεση με τη χρήση του My CallPilot Ο διαχειριστής σας σάς παρέχει τη διεύθυνση URL για την εκτέλεση του My CallPilot. Αποθηκεύστε αυτήν τη διεύθυνση σε σελιδοδείκτη στο πρόγραμμα περιήγησης που χρησιμοποιείτε για εύκολη πρόσβαση. Για να συνδεθείτε στο My CallPilot 1. Στο πρόγραμμα περιήγησης, μεταβείτε στη διεύθυνση My CallPilot. 2. Στη σελίδα υποδοχής, στο πλαίσιο Θυρίδα μηνυμάτων, πληκτρολογήστε τον αριθμό της θυρίδας σας. 3. Στο πλαίσιο Κωδικός πρόσβασης, πληκτρολογήστε τον κωδικό πρόσβασης CallPilot. 4. Κάντε κλικ στην επιλογή Σύνδεση. Ανάκτηση αποκρίσεων Αφότου συνδεθείτε στο My CallPilot, εμφανίζεται η επόμενη ιστοσελίδα. Οδηγός χρήστη για το πρόγραμμα μεταγραφής φωνητικών φορμών Avaya CallPilot Νοέμβριος 2010 33

Χρήση του My CallPilot για μεταγραφή Για ανάκτηση αποκρίσεων 1. Κάντε κλικ στην καρτέλα Μεταγραφή φωνητικών φορμών. Αυτή η καρτέλα δεν εμφανίζεται σε χρήστες χωρίς δικαιώματα μεταγραφής. Αποτέλεσμα: Εμφανίζεται μια ιστοσελίδα που αναφέρει τα αναγνωριστικά και τους τίτλους των φωνητικών φορμών. Αυτά τα αναγνωριστικά και οι τίτλοι είναι σύνδεσμοι που οδηγούν στις διάφορες φωνητικές φόρμες. 2. Επιλέξτε ένα στοιχείο από τη λίστα ταξινόμησης Αναγνωριστικό φωνητικής φόρμας ή Τίτλος φωνητικής φόρμας. Αποτέλεσμα: Εμφανίζεται μια ιστοσελίδα που σας ζητά τον κωδικό πρόσβασης της φωνητικής φόρμας, σε περίπτωση που η φωνητική φόρμα προστατεύεται από κωδικό πρόσβασης. Διαφορετικά, συνεχίστε στο Βήμα 4. 3. Πληκτρολογήστε τον κωδικό σας. Αποτέλεσμα: Εμφανίζεται μια ιστοσελίδα όπου περιέχεται η λίστα των αποκρίσεων. Σημείωση: Ο τύπος λίστας που εμφανίζεται εξαρτάται από τη λίστα που επιλέξατε στην τελευταία περίοδο λειτουργίας. Για παράδειγμα, εάν είχατε ζητήσει από το σύστημα να εμφανίσει όλες τις αποκρίσεις, εμφανίζεται η λίστα "Όλες οι αποκρίσεις". Μπορείτε να εναλλάξετε τους τρεις τύπους λιστών κάνοντας κλικ στα κουμπιά στην κορυφή της σελίδας. 4. Επιλέξτε μια απόκριση που θέλετε να μεταγράψετε. Αποτέλεσμα: Εμφανίζεται μια ιστοσελίδα που περιέχει μια λίστα όλων των απαντήσεων που περιέχονται στη φωνητική φόρμα. Σημείωση: Υπάρχουν δύο τύποι πεδίων: το πεδίο φωνητικής απάντησης, το οποίο είναι η φωνητική απάντηση του καλούντα σε μορφή ήχου και το πεδίο εισαγωγής πληκτρολογίου, που είναι η απάντηση του καλούντα μέσω των πλήκτρων του τηλεφώνου. Τα πεδία φωνητικής απάντησης διαθέτουν ένα κουμπί αναπαραγωγής με τη μορφή εικονιδίου στην αριστερή στήλη για την αναπαραγωγή των πεδίων. Σημείωση: Όταν επιλέξετε κάποια απόκριση, το σύστημα κλειδώνει την απόκριση, ώστε να μην είναι δυνατή η ανάκτηση της απόκρισης αυτής από κάποιον άλλο μεταγραφέα. 34 Οδηγός χρήστη για το πρόγραμμα μεταγραφής φωνητικών φορμών Avaya CallPilot Νοέμβριος 2010