«Κατευθυντήριες οδηγίες σχετικά µε τον τρόπο λειτουργίας του Συστήµατος Έγκαιρης Προειδοποίησης για τα τρόφιµα (RASFF)»

Αθήνα, 26/06/2008 Αριθµ. Πρωτ.: 9884 ΙΕΥΘΥΝΣΗ ΕΡΓΑΣΤΗΡΙΑΚΩΝ ΕΛΕΓΧΩΝ ΤΜΗΜΑ ΑΜΕΣΗΣ ΑΝΤΙΜΕΤΩΠΙΣΗΣ ΚΙΝ ΥΝΩΝ Ταχ. /νση : Λ. Κηφισίας 124 & Ιατρίδου 2 ΠΡΟΣ: ΠΙΝΑΚΑΣ ΑΠΟ ΕΚΤΩΝ Ταχ. Κώδικας : 115 26 Αθήνα Πληροφορίες : Νέστορα Θεοδώρα Τηλέφωνο : 210 6971645 Αρ. Τηλεοµ. : 210 6971650 E-mail : tnestora@efet.gr Θέµα : Σχετ.: «Κατευθυντήριες οδηγίες σχετικά µε τον τρόπο λειτουργίας του Συστήµατος Έγκαιρης Προειδοποίησης για τα τρόφιµα (RASFF)» α) KYA 18386 (ΦΕΚ 1745/Β /14.12.05) β) Αριθµ. πρωτ. 592/12.01.2006/ΕΦΕΤ γ) Αριθµ. πρωτ. 6975/13.04.2007/.Ερ.Ε./ΕΦΕΤ Η νοµική βάση του Συστήµατος Έγκαιρης Προειδοποίησης για τα Τρόφιµα και τις Ζωοτροφές (Rapid Alert System for Food and Feed, RASFF) είναι ο Κανονισµός 178/2002/ΕΚ, άρθρα 50, 51, 52, ενώ είναι σε εξέλιξη η έκδοση ενός νέου Κανονισµού, καθώς και κατευθυντήριες οδηγίες σχετικά µε αυτόν, όπου θα διευκρινίζονται περαιτέρω τα ανωτέρω άρθρα. Όπως έχετε ήδη ενηµερωθεί (ανωτέρω β σχετικό έγγραφο), µε βάση τον ανωτέρω Κανονισµό, καθώς και την ΚΥΑ 18386 (ΦΕΚ 1745/Β /14.12.05), ο Ενιαίος Φορέας Ελέγχου Τροφίµων ορίστηκε ως σηµείο επαφής µε την Επιτροπή της Ευρωπαϊκής Ένωσης για την εφαρµογή του Συστήµατος Έγκαιρης Προειδοποίησης για την Κοινοποίηση Άµεσων ή Έµµεσων Κινδύνων για την υγεία των ανθρώπων που προέρχονται από τρόφιµα. Σε συνέχεια λοιπόν του ανωτέρω (γ) σχετικού εγγράφου, σας ενηµερώνουµε ότι τροποποιήθηκαν οι φόρµες που πρέπει να κοινοποιούν οι ελεγκτικές αρχές στον ΕΦΕΤ και συγκεκριµένα στη /νση Εργαστηριακών Ελέγχων, Τµήµα Άµεσης Αντιµετώπισης Κινδύνων (fax: 210-6971650, email: rasff@efet.gr) από 1 Ιουλίου 2008. Πληροφορίες που κοινοποιούν οι ελεγκτικές αρχές στο σηµείο επαφής Οι ελεγκτικές αρχές πρέπει να συµπληρώνουν κάθε φορά την κατάλληλη φόρµα και να την αποστέλλουν στο σηµείο επαφής του RASFF, συνοδευόµενη από διαβιβαστικό έγγραφο, µε την ένδειξη «ΕΞ. ΕΠΕΙΓΟΝ». Οι τροποποιηµένες φόρµες είναι τεσσάρων ειδών, οι οποίες σας αποστέλλονται συνηµµένα, µέσω ηλεκτρονικού ταχυδροµείου: 1

1. «Market Notification»: Συµπληρώνεται όταν η ελεγκτική αρχή διαπιστώσει, µετά από εργαστηριακό ή επιτόπιο έλεγχο (ακόµη και στην περίπτωση που εκκρεµεί έφεση), την ύπαρξη οποιουδήποτε σοβαρού άµεσου ή έµµεσου κινδύνου για την υγεία των ανθρώπων και των ζώων, που προέρχεται από τρόφιµα ή ζωοτροφές σε προϊόν, το οποίο έχει διακινηθεί σε κράτος µέλος. ιακρίνεται σε δύο κατηγορίες: «Market Alert Notification»: Όταν το τρόφιµο, που παρουσιάζει τον κίνδυνο, βρίσκεται στην αγορά και απαιτείται άµεση αντίδραση, ώστε να µην καταναλωθεί ούτε στην εσωτερική αγορά ούτε σε άλλη αγορά κράτους µέλους. Τα τρόφιµα αυτά αποσύρονται/ ανακαλούνται ή πρόκειται να αποσυρθούν/ ανακληθούν. Τα κράτη µέλη το επιτυγχάνουν αυτό µε τη βοήθεια των ελεγκτικών αρχών τους και µε ανακοίνωση στα Μέσα Μαζικής Ενηµέρωσης. «Market Information Notification»: Όταν το τρόφιµο, που παρουσιάζει κάποιον κίνδυνο, δεν βρίσκεται στην αγορά κάποιου άλλου κράτους µέλους και εποµένως δεν απαιτούνται πρόσθετα µέτρα. Τέτοιες κοινοποιήσεις αφορούν κυρίως τρόφιµα για τα οποία έχει παρέλθει η ηµεροµηνία λήξης ή η διακίνηση έχει γίνει µόνο στο κράτος, που στέλνει την κοινοποίηση. 2. «Border Rejection Notification»: Συµπληρώνεται όταν η ελεγκτική αρχή διαπιστώσει, µετά από εργαστηριακό ή επιτόπιο έλεγχο (ακόµη και στην περίπτωση που εκκρεµεί έφεση), την ύπαρξη οποιουδήποτε σοβαρού άµεσου ή έµµεσου κινδύνου για την υγεία των ανθρώπων και των ζώων, που προέρχεται από τρόφιµα ή ζωοτροφές σε προϊόν, το οποίο έχει απορριφθεί στα σύνορα (χωρίς να έχει επιτραπεί η είσοδός του στην εσωτερική αγορά). 3. «Follow up/ additional information notification»: Συµπληρώνεται από την ελεγκτική αρχή όταν υπάρχει ανάγκη γνωστοποίησης στο Σύστηµα επιπλέον στοιχείων, σε κάποιες από τις αρχικές κοινοποιήσεις που έστειλε είτε η Ελλάδα είτε κάποιο άλλο κράτος µέλος. 4. «Recipients list»: Συµπληρώνεται κάθε φορά µαζί µε µια από τις παραπάνω (1) ή (3) φόρµες, όταν ένα τρόφιµο έχει διακινηθεί από την Ελλάδα σε κάποιο άλλο κράτος µέλος της Ευρωπαϊκής Ένωσης ή σε Τρίτη χώρα. Σηµειώνεται ότι για κάθε κράτος στο οποίο έχει διακινηθεί το προϊόν συµπληρώνεται ξεχωριστή φόρµα, στην οποία συµπεριλαµβάνονται όλοι οι αποδέκτες εντός του κράτους αυτού. Επίσης, κάθε κράτος µέλος µπορεί να αποστείλει και µια µορφή κοινοποίησης, για την οποία δεν συµπληρώνεται κάποια συγκεκριµένη φόρµα, αλλά είναι ένα απλό κείµενο: «News notifications»: Όταν δίνονται πληροφορίες σχετικές µε την ασφάλεια κάποιου τροφίµου, οι οποίες όµως δεν ταξινοµούνται σε καµιά από τις προηγούµενες (1) ή (2) κατηγορίες. Παρόλα αυτά είναι ενδιαφέρουσες πληροφορίες για κάθε κράτος µέλος. Τρόπος συµπλήρωσης της κατάλληλης κάθε φορά φόρµας Λαµβάνεται µέριµνα ώστε όλα τα έντυπα να συµπληρώνονται κατά το δυνατόν πληρέστερα, και κατά το συντοµότερο δυνατό χρόνο από την ύπαρξη οποιασδήποτε πληροφορίας ή ενέργειας που γίνεται και αφορά σε µη ασφαλές προϊόν. Όλα τα έγγραφα συµπληρώνονται στην αγγλική γλώσσα. Σε ειδικές περιπτώσεις και κατόπιν συνεννόησης µε το σηµείο επαφής, µπορούν κάποια πεδία (κυρίως στο «other information») να συµπληρωθούν στα ελληνικά. Τα πεδία τα οποία σηµειώνονται µε υπογράµµιση συµπληρώνονται υποχρεωτικά. Επίσης, σε πολλά πεδία δίνονται πληροφορίες σχετικά µε τον τρόπο που πρέπει αυτά να συµπληρώνονται, αρκεί να πατηθεί το F1, όταν ο κέρσορας είναι στο συγκεκριµένο πεδίο. 2

«Market Notification form» Συµπληρώνεται µετά την ανακοίνωση του πρώτου αποτελέσµατος στην περίπτωση µη ασφαλούς δείγµατος. Συνολικά η φόρµα περιέχει 78 αριθµηµένα πεδία. Είναι υποχρεωτικό να είναι συµπληρωµένα τα πεδία, όπου ο αριθµός τους είναι υπογραµµισµένος. Αναλυτικά: Τίτλος κοινοποίησης: Επιλέγετε τη νοµική βάση, στην οποία στηρίζεται η συγκεκριµένη κοινοποίηση: «Regulation 178/2002» για όλα τα θέµατα που σχετίζονται µε ασφάλεια τροφίµων (καθώς και κάποια θέµατα ζωοτροφών), «Regulation 183/2005» για όσα θέµατα ζωοτροφών δεν αναφέρονται στον προηγούµενο Κανονισµό. Στις κοινοποιήσεις που αποστέλλονται στον ΕΦΕΤ, πρέπει πάντα να επιλέγετε τον «Regulation 178/2002». Πεδίο 1 «Notification type»: Επιλέγετε αν η κοινοποίηση σχετίζεται µε «food» (τρόφιµο) ή «food contact material» (υλικό σε επαφή µε τρόφιµο) ή «feed» (ζωοτροφή). Πεδίο 2 «Notifying country»: Γράφετε «Greece» (Ελλάδα). Πεδίο 3 «Contact point reference n o»: Συµπληρώνεται από το σηµείο επαφής της Ελλάδας, δηλαδή τον ΕΦΕΤ. Πεδίο 4 «Basis for the notification»: Αφορά στον λόγο, για τον οποίο πραγµατοποιήθηκε ο έλεγχος: «official control on the market» (επίσηµος έλεγχος στην αγορά), «official control following RASFF notification» (επίσηµος έλεγχος που ακολουθεί µια προηγούµενη κοινοποίηση του RASFF), «border control- consignment released» (έλεγχος στα σύνορα- το φορτίο αφέθηκε ελεύθερο), «consumer complaint» (παράπονο- καταγγελία καταναλωτή), «company s own-check» (αυτοέλεγχος της επιχείρησης), «food poisoning outbreak» (τροφική δηλητηρίαση). Επειδή σε ορισµένες περιπτώσεις το περιστατικό ή δεν σχετίζεται καθόλου ή σχετίζεται έµµεσα µε επίσηµο δειγµατοληπτικό έλεγχο, πρέπει να δίνονται σε αυτό το πεδίο και στο πεδίο 14 οι κατάλληλες διευκρινίσεις (για παράδειγµα αν πρέπει εδώ να συµπληρώσετε «consumer complaint», στο πεδίο 14 πρέπει να γραφεί η µέθοδος δειγµατοληψίας, σε περίπτωση που ο τελικός έλεγχος ήταν της αρµόδιας αρχής). ηλαδή πρέπει να φαίνεται αν ο έλεγχος ξεκίνησε ή από κάποιον καταναλωτή ή από κάποια επιχείρηση, αλλά ακολούθησε επίσηµος έλεγχος από την αρχή. Επίσης, για τις περιπτώσεις όπου ένα φορτίο έχει κρατηθεί στα σύνορα και µετά τον έλεγχο απορρίφθηκε (χωρίς να έχει εισέλθει στο εσωτερικό της ελληνικής αγοράς), συµπληρώνεται διαφορετική φόρµα (border rejection form). Πεδίο 5 «Related RASFF notification n o»: Συµπληρώνετε τον αριθµό της αρχικής κοινοποίησης αν το προϊόν και ο κίνδυνος σχετίζονται µε το προϊόν και τον κίνδυνο µιας άλλης αρχικής κοινοποίησης. Η χρήση αυτού του πεδίου δηµιουργεί µια σύνδεση ανάµεσα στις δύο κοινοποιήσεις, ενώ το πεδίο 22 εξηγεί ποια είναι η φύση αυτής της σύνδεσης. Πεδίο 6 «Date of notification»: Συµπληρώνεται από το σηµείο επαφής της Ελλάδας, δηλαδή τον ΕΦΕΤ Πεδίο 7 «Countries flagged for action»: ηλώνετε ποιες χώρες αφορά η κοινοποίηση και πρέπει να ενεργήσουν, δηλαδή τις χώρες στις οποίες έγινε διακίνηση του προϊόντος ή είναι χώρες παραγωγής του. Οι χώρες αυτές µπορούν να δηλωθούν ή µε επίσηµα αρχικά ή µε ολόκληρο το όνοµα της χώρας. Πεδίο 8 «Hazard category»: Επιλέγετε την κατηγορία κινδύνου, λόγω της οποίας εκδίδεται η συγκεκριµένη κοινοποίηση. Οι προεπιλεγµένες κατηγορίες είναι: «potentially pathogenic microorganisms» (ενδεχόµενα παθογόνοι µικροοργανισµοί), «adulteration» (νοθεία), «allergens» (αλλεργιογόνα), «bad or insufficient controls» (απαγόρευση λόγω ελλιπών ελέγχων), «biocontaminants other» (άλλοι βιολογικοί µολυσµατικοί παράγοντες), «biotoxins other» (άλλες βιοτοξίνες), «chemical contamination other» (άλλοι χηµικοί µολυσµατικοί παράγοντες), «composition» (σύνθεση), «feed additives» (πρόσθετα ζωοτροφών), «food additives» (πρόσθετα τροφίµων), «foreign bodies» (ξένα σώµατα), «GMO/ novel food» (Γενετικά Τροποποιηµένα / νέα τρόφιµα), «heavy metals» (βαρέα µέταλλα), «industrial contaminants other» (άλλοι βιοµηχανικοί ρυπαντές), «migration» (µετανάστευση), «mycotoxins» (µυκοτοξίνες), «organoleptic aspects» (οργανοληπτικά χαρακτηριστικά), «packaging defective/ incorrect» (ελλιπής/ λανθασµένη συσκευασία), «parasitic infestation» (µόλυνση από παράσιτα), «pesticide residues» (υπολείµµατα φυτοφαρµάκων), «radiation» (ακτινοβόληση), «residues of veterinary medicinal products» (κατάλοιπα 3

κτηνιατρικών φαρµάκων), «threats/ extortion/ bioterrorism» (απειλές/ εκβιασµοί/ βιοτροµοκρατία), «TSEs». Αν ο κίνδυνος δεν µπορεί να ενταχτεί σε καµία από τις παραπάνω κατηγορίες, τότε επιλέγετε το «other» και σηµειώνετε ποιος είναι ο κίνδυνος. Πεδίο 9 «Hazards found»: Εισάγετε ποιος είναι ο συγκεκριµένος κίνδυνος (σύµφωνα µε τη νοµοθεσία ή την αξιολόγηση κινδύνου). Για παράδειγµα αν στο πεδίο 8 επιλέξετε τον κίνδυνο «mycotoxins», στο πεδίο 9 µπορείτε να συµπληρώσετε «aflatoxins» ή «aflatoxin B 1». Πεδίο 10 «Results of the tests»: Γράφετε το εργαστηριακό αποτέλεσµα. Προβλέπεται η µέγιστη εισαγωγή 6 διαφορετικών τιµών (για την περίπτωση 6 διαφορετικών δειγµάτων), ενώ από το πεδίο «analytical units» επιλέγετε τις µονάδες. Αν χρησιµοποιούνται διαφορετικές µονάδες µέτρησης, µπορούν να γραφούν µε το εκάστοτε αποτέλεσµα. Πεδίο 11 «Counter analysis»: Υπάρχουν τέσσερις επιλογές: None: εν ζητήθηκε επανεξέταση, οπότε το αρχικό αποτέλεσµα θεωρείται οριστικό. Ongoing: Ζητήθηκε επανεξέταση, αλλά το αποτέλεσµα δεν είναι ακόµη γνωστό. Confirmed: Επιβεβαιώθηκε το αρχικό αποτέλεσµα. Σε αυτή την περίπτωση δίνονται και τα αποτελέσµατα της δεύτερης εξέτασης µε τον ίδιο τρόπο όπως στο πεδίο 10. Not Confirmed: εν επιβεβαιώθηκε το αρχικό αποτέλεσµα και δίνονται και τα αποτελέσµατα της δεύτερης εξέτασης. Σε αυτή την περίπτωση πρέπει να δοθούν επιπλέον πληροφορίες στο πεδίο 75, γιατί το κράτος µέλος θεωρεί ότι πρέπει να αποσταλεί η συγκεκριµένη κοινοποίηση. Πεδίο 12 «Sampling - dates»: Γράφετε την ηµεροµηνία δειγµατοληψίας. ίνεται η δυνατότητα για µέγιστη εισαγωγή 6 διαφορετικών ηµεροµηνιών, αντίστοιχα µε τα ανωτέρω εργαστηριακά αποτελέσµατα. Πεδίο 13 «Sampling - n o of samples»: Γράφετε τον αριθµό δειγµάτων για κάθε δειγµατοληψία Πεδίο 14 «Sampling - method»: Γράφετε τη µέθοδο δειγµατοληψίας Πεδίο 15 «Sampling - place»: Επιλέγετε ποιος είναι ο τόπος δειγµατοληψίας: «dispatcher» (διακινητής), «retailer» (έµπορος λιανικής πώλησης), «wholesaler» (χονδρέµπορος), «importer» (εισαγωγέας), «manufacturer» (παρασκευαστής), «point of entry» (σηµείο εισόδου) και «producer» (παραγωγός). Το σηµείο εισόδου επιλέγεται µόνο στην περίπτωση που η δειγµατοληψία έγινε σε αυτό, αλλά το προϊόν εισήχθη στην ελληνική αγορά µέχρι να βγει το εργαστηριακό αποτέλεσµα. Αν ο τόπος δειγµατοληψίας δεν είναι κάποιος από τους ανωτέρω, τότε επιλέγετε το «other/ name» και σηµειώνετε ποιος ακριβώς είναι. Πεδίο 16 «Laboratory»: Γράφετε ποιο είναι το εργαστήριο που πραγµατοποίησε την ανάλυση π.χ. για τα εργαστήρια του Γενικού Χηµείου του Κράτους γράφετε «General State Chemical Laboratory». Πεδίο 17 «Analysis - Sample treatment/ analytical matrix»: Αν κατά την ανάλυση έγινε προεργασία του δείγµατος, γράφετε ποια είναι αυτή. Πεδίο 18 «Analysis - method of analysis»: Γράφετε ποια µέθοδος εξέτασης ή ανάλυσης πραγµατοποιήθηκε για την ανάλυση του/ των δείγµατος/ ων (σύµφωνα µε το εργαστήριο). Πεδίο 19 «Persons affected»: Αναφέρετε τον αριθµό των ανθρώπων που προσβλήθηκαν ή υπάρχει υποψία ότι προσβλήθηκαν. Πεδίο 20 «Type of the illness/symptoms»: Γράφετε τη φύση οποιασδήποτε γνωστής ασθένειας ή ύποπτων συµπτωµάτων. Πεδίο 21 «Product category»: Επιλέγετε ποια είναι η κατηγορία τροφίµου: «alcoholic beverages (other than wine)» (αλκοολούχα ποτά, εκτός κρασιού), «bivalve molluscs and products thereof» (δίθυρα µαλάκια και τα προϊόντα τους), «cephalopods and products thereof» (κεφαλόποδα και τα προϊόντα τους), «cereals and bakery products» (δηµητριακά και προϊόντα αρτοποιίας), «cocoa and cocoa preparations, coffee and tea» (σοκολάτα και παρασκευάσµατα, καφές και τσάι), «confectionary» (ζαχαρώδη προϊόντα), «crustaceans and products thereof» (οστρακόδερµα και προϊόντα τους), «dietetic foods, food supplements, fortified foods» (διαιτητικά τρόφιµα, συµπληρώµατα διατροφής, εµπλουτισµένα τρόφιµα), «fats and oils» (λίπη και έλαια), «feed for foodproducing animals» (ζωοτροφές για ζώα που αναπτύσσονται για τροφή), «fish and products thereof» 4

(ψάρια και προϊόντα τους), «food contact materials» (υλικά σε επαφή µε τρόφιµα), «fruit and vegetables» (φρούτα και λαχανικά), «herbs and spices» (βότανα και µπαχαρικά), «honey and royal jelly» (µέλι και βασιλικός πολτός), «meat and meat products (other than poultry)» (κρέας και προϊόντα κρέατος, εκτός από πουλερικά), «milk and milk products» (γάλα και γαλακτοκοµικά προϊόντα), «nonalcoholic beverages» (µη αλκοολούχα ποτά), «nuts and nut products» (ξηροί καρποί και τα προϊόντα τους), «pet food» (ζωοτροφές κατοικίδιων), «poultry meat and poultry meat products» (πουλερικά και προϊόντα τους), «prepared dishes and snacks» (έτοιµα γεύµατα και σνακ), «soups, broths and sauces» (σούπες, ζωµοί και σάλτσες), «wine» (κρασί). Αν δεν είναι δυνατή η επιλογή καµιάς από τις παραπάνω κατηγορίες τροφίµου, τότε επιλέγετε το «other» και σηµειώνετε ποια είναι η κατηγορία τροφίµου. Επίσης, στο «other» µπορείτε να συµπληρώσετε µε µεγαλύτερη ακρίβεια ποια είναι η κατηγορία τροφίµου π.χ. µπορείτε να επιλέξετε «pet food» και στο «other» να γράψετε «bird food». Πεδίο 22 «Product relation to the product notified in linked notification»: Εάν η παρούσα κοινοποίηση συνδέεται µε κάποια προηγούµενη κοινοποίηση. Επιλέγετε ποια είναι η σχέση ανάµεσα στο προϊόν, για το οποίο γίνεται τώρα κοινοποίηση, και στο προϊόν, για το οποίο είχε ήδη γίνει κοινοποίηση στο Σύστηµα: «additional lots» (επιπλέον αριθµοί παρτίδας), «different variety» (διαφορετική ποικιλία), «ingredient» (συστατικό), «processed product» (επεξεργασµένο προϊόν), «raw material» (πρώτη ύλη). Αν δεν είναι δυνατή η επιλογή καµιάς από τις παραπάνω συσχετίσεις, τότε επιλέγετε το «other» και σηµειώνετε ποια είναι η ακριβής συσχέτιση των δύο προϊόντων. Πεδίο 23 «Product name (on label)»: Γράφετε την ονοµασία πώλησης του προϊόντος, αυτό που χαρακτηρίζει το προϊόν, χωρίς να χρησιµοποιείται κανένα εµπορικό όνοµα. Η ονοµασία πώλησης αναγράφεται στη συσκευασία του προϊόντος. Πεδίο 24 «Product description - Brand/trade name»: Γράφετε την εµπορική επωνυµία του προϊόντος. Πεδίο 25 «Product description - Product aspect (e.g. packaging)»: Γράφετε ποια είναι τα χαρακτηριστικά της συσκευασίας του προϊόντος, π.χ. σε πλαστικό σακουλάκι, σε χάρτινη συσκευασία, ποιο είναι το χρώµα της συσκευασίας κ.α. Πεδίο 26 «Product description barcode n o»: Γράφετε, εφόσον γνωρίζετε, ποιος είναι ο αριθµός barcode του προϊόντος. Πεδίο 27 «Product description other labelling info»: Γράφετε, αν θεωρείτε εσείς απαραίτητο, επιπλέον πληροφορίες της επισήµανσης του προϊόντος. Πεδίο 28 «Product description unit weight/ vol»: Γράφετε το βάρος του συσκευασµένου ή υποσυσκευασµένου προϊόντος. Οι µονάδες επιλέγονται από το πεδίο που γράφει «units» και µπορεί να είναι g, kg, ml, l. Πεδίο 29 «Distribution status»: Επιλέγετε ποια είναι η κατάσταση διακίνησης του συγκεκριµένου προϊόντος στην αγορά της Ευρωπαϊκής Ένωσης: «distribution on the market (possible)» (πιθανή διακίνηση στην αγορά), «distribution restricted to notifying country» (διακίνηση µόνο στην χώρα που κοινοποίησε το σήµα), «information on distribution not (yet) available» (δεν είναι ακόµη διαθέσιµες πληροφορίες για τη διακίνηση του προϊόντος), «no distribution» (δεν πραγµατοποιήθηκε διακίνηση), «no stock left» (δεν έµεινε καθόλου απόθεµα), «product already consumed» (το προϊόν ήδη καταναλώθηκε), «product expired (past best before date)» (το προϊόν έχει λήξει, αφού πέρασε η ηµεροµηνία ελάχιστης διατηρησιµότητας), «product expired (past use-by date)» (το προϊόν έχει λήξει, αφού πέρασε η ηµεροµηνία λήξης). Πεδίο 30 «Risk serious»-«concern»: Μαρκάρετε το κουτί, αν ο κίνδυνος αξιολογείται ως σοβαρός και στο πεδίο «concern» επιλέγετε ποια είναι η φύση του κινδύνου: «human health» (υγεία ανθρώπου), «animal health» (υγεία ζώου), «environment» (περιβάλλον). Πεδίο 31 «Risk motivation»: Σε περιπτώσεις όπου δεν υπάρχει νοµοθεσία που να διευκρινίζει ακριβώς, αν πρόκειται για σοβαρό κίνδυνο, τότε πρέπει να συµπληρωθεί το συγκεκριµένο πεδίο. Εξηγείτε για ποιο λόγο αξιολογήσατε ως σοβαρό το συγκεκριµένο κίνδυνο. Πεδίο 32 «Legislation in breach»: Γράφετε ποια είναι η νοµοθεσία, βάσει της οποίας έγιναν οι σχετικές ενέργειες. 5

Πεδίο 33 «scope»: Επιλέγετε ποια είναι η ισχύς της νοµοθεσίας, δηλαδή: «European», σε περίπτωση που έχει ευρωπαϊκή ισχύ και µάλιστα εδώ αναφέρονται και οι εναρµονισµένες οδηγίες, «national», σε περίπτωση που έχει εθνική ισχύ και µόνο, «international standard», σε περίπτωση που βασίζεται σε διεθνή πρότυπα όπως ο Codex Alimentarius. Πεδίο 34 «max. permitted level»: Αν αφορά σε υπέρβαση ορίου, γράφετε ποιο είναι το µέγιστο επιτρεπτό όριο. Από το πεδίο «analytical units» επιλέγετε τις µονάδες. Πεδίο 35 «Voluntary measures»: Επιλέγετε ποια είναι τα προαιρετικά µέτρα, που ελήφθησαν από την επιχείρηση: «product to be recalled from consumers» (προϊόν για ανάκληση από τους καταναλωτές), «product to be returned to dispatcher» (προϊόν για επιστροφή στον διακινητή), «product to be withdrawn from the market» (προϊόν για απόσυρση από την αγορά), «product to be destroyed» (προϊόν για καταστροφή), «product to be relabeled» (προϊόν για αλλαγή επισήµανσης), «product to be used as» (προϊόν για να χρησιµοποιηθεί ως ), «physical treatment- acid treatment» (φυσική επεξεργασία- επεξεργασία µε οξύ), «physical treatment- blanching» (φυσική επεξεργασίααποχρωµατισµός), «physical treatment- freezing» (φυσική επεξεργασία- κατάψυξη), «physical treatment- heat treatment» (φυσική επεξεργασία- θερµική επεξεργασία), «physical treatment- sorting» (φυσική επεξεργασία- διαλογή), «informing recipients» (ενηµέρωση πελατών), «public warning- press release» (δηµόσια ειδοποίηση- δελτίο τύπου), «other» (άλλο, όπου εδώ συµπληρώνετε οποιοδήποτε εθελοντικό µέτρο, το οποίο δεν µπορεί να αναφερθεί ανωτέρω). Πεδίο 36 «Compulsory measures»: Επιλέγετε τα υποχρεωτικά µέτρα που ελήφθησαν από τις αρχές: «product to be recalled from consumers» (προϊόν για ανάκληση από τους καταναλωτές), «product to be returned to dispatcher» (προϊόν για επιστροφή στον διακινητή), «product to be withdrawn from the market» (προϊόν για απόσυρση από την αγορά), «product to be destroyed» (προϊόν για καταστροφή), «product to be detained» (προϊόν για δέσµευση), «product to be relabeled» (προϊόν για αλλαγή επισήµανσης), «product to be seized» (προϊόν για κατάσχεση), «product to be used as» (προϊόν για να χρησιµοποιηθεί ως ), «physical treatment- acid treatment» (φυσική επεξεργασία- επεξεργασία µε οξύ), «physical treatment- blanching» (φυσική επεξεργασίααποχρωµατισµός), «physical treatment- freezing» (φυσική επεξεργασία- κατάψυξη), «physical treatment- heat treatment» (φυσική επεξεργασία- θερµική επεξεργασία), «physical treatment- sorting» (φυσική επεξεργασία- διαλογή), «prohibition to trade/ sales ban» (απαγόρευση για πώληση/ διακίνηση), «prohibition to use» (απαγόρευση για χρήση), «informing recipients» (ενηµέρωση πελατών), «public warning- press release» (δηµόσια ειδοποίηση- δελτίο τύπου), «reinforced checking» (επιπλέον έλεγχος), «other» (άλλο, όπου εδώ συµπληρώνετε οποιοδήποτε υποχρεωτικό µέτρο πάρθηκε, το οποίο δεν µπορεί να αναφερθεί ανωτέρω). Πεδίο 37 «date of entry into force»: Γράφετε την ηµεροµηνία επιβολής των ανωτέρω µέτρων. Πεδίο 38 «duration»: Γράφετε ποιο είναι το χρονικό διάστηµα που διήρκησαν τα ανωτέρω µέτρα. Πεδίο 39 «Consignment(s)/ lot number(s)»: Γράφετε τον αριθµό παρτίδας του προϊόντος ή οποιονδήποτε αριθµό (όπως για παράδειγµα τιµολογίου), που µπορεί να βοηθήσει στην ιχνηλασιµότητα του προϊόντος. Υπάρχουν τέσσερις επιλογές. Πεδίο 40 «Durability dates - use by date»: Γράφετε την ηµεροµηνία λήξης του προϊόντος. Υπάρχουν τέσσερις επιλογές, όπως στο πεδίο 39, και πρέπει να συµπληρωθούν αντίστοιχα. Πεδίο 41 «Durability dates - best before date»: Γράφετε την ηµεροµηνία ελάχιστης διατηρησιµότητας του προϊόντος. Υπάρχουν τέσσερις επιλογές, όπως στο πεδίο 39, και πρέπει να συµπληρωθούν αντίστοιχα. Πεδίο 42 «Durability dates - sell by date»: Γράφετε την ηµεροµηνία µέχρι την οποία µπορεί να πωλείται το προϊόν. Η συγκεκριµένη ηµεροµηνία δεν είναι νοµικά δεσµευτική και δεν χρησιµοποιείται συνήθως στην Ελλάδα. Υπάρχουν τέσσερις επιλογές, όπως στο πεδίο 39, και πρέπει να συµπληρωθούν αντίστοιχα. 6

Πεδίο 43 «Description of the lot - number of units»: Γράφετε τον συνολικό αριθµό των τεµαχίων της συγκεκριµένης παρτίδας, που έχουν διακινηθεί ή παραχθεί στην Ελλάδα. Υπάρχουν τέσσερις επιλογές, όπως στο πεδίο 39, και πρέπει να συµπληρωθούν αντίστοιχα. Πεδίο 44 «Description of the lot - total gross/ net weight/ volume of lot»: Γράφετε το βάρος των συνολικών τεµαχίων της συγκεκριµένης παρτίδας, που έχουν διακινηθεί ή παραχθεί στην Ελλάδα, έχοντας επιλέξει αν πρόκειται για «gross» (µεικτό) ή «net» (καθαρό) βάρος. Υπάρχουν τέσσερις επιλογές, όπως στο πεδίο 39, και πρέπει να συµπληρωθούν αντίστοιχα. Πεδίο 45 «Country of origin»: Γράφετε τη χώρα παραγωγής του προϊόντος, ή τη χώρα από την οποία εξήχθη/ διακινήθηκε. Σε περίπτωση που γνωρίζετε χώρα παραγωγής και χώρα διακίνησης, µπορείτε να γράψετε «Χώρα Α via Χώρα Β», όπου τα στοιχεία της επιχείρησης στη Χώρα Α αναγράφονται στα πεδία 46-48 και της επιχείρησης στη Χώρα Β στα πεδία 49-51. Πεδίο 46 «select» - «name»: Στο πεδίο «select» µπορείτε να επιλέξετε «exporter in TC» (εξαγωγέας από τρίτη χώρα), «manufacturer» (παρασκευαστής), «producer» (παραγωγός), «trader/ broker» (διακινητής). Στη συνέχεια στο «name» συµπληρώνετε το όνοµα της επιχείρησης, στην οποία αναφέρεστε. Πεδίο 47 «select» - «street + nr» - «country»: Γράφετε την ακριβή διεύθυνση και τη χώρα της επιχείρησης του πεδίου 46. Πεδίο 48 «select» - «postal +city» - «approval/ reg. number»: Γράφετε τον ταχυδροµικό κώδικα και την πόλη, στην οποία βρίσκεται η επιχείρηση του πεδίου 46. Επίσης, αν γνωρίζετε, συµπληρώνετε Πεδίο 49 «select» - «name»: Στο πεδίο «select» µπορείτε να επιλέξετε «exporter in TC» (εξαγωγέας τρίτων χωρών), «manufacturer» (παρασκευαστής), «producer» (παραγωγός), «trader/ broker» (διακινητής). Στη συνέχεια στο «name» συµπληρώνετε το όνοµα της επιχείρησης, στην οποία αναφέρεστε. Πεδίο 50 «select» - «street + nr» - «country»: Γράφετε την ακριβή διεύθυνση και τη χώρα της επιχείρησης του πεδίου 49. Πεδίο 51 «select» - «postal +city» - «approval/ reg. number»: Γράφετε τον ταχυδροµικό κώδικα και την πόλη, στην οποία βρίσκεται η επιχείρηση του πεδίου 49. Επίσης, αν γνωρίζετε, συµπληρώνετε Πεδίο 52 «Distributed by» - «select»: Γράφετε από ποιον διακινήθηκε το συγκεκριµένο προϊόν. Στο πεδίο «select» επιλέγετε ή «manufacturer» (παρασκευαστή) ή «producer» (παραγωγό), εφόσον γνωρίζετε. ίπλα ακριβώς σηµειώνετε το όνοµα και τα στοιχεία της επιχείρησης. Υπάρχει πιθανότητα να επαναληφθούν στοιχεία που έχετε ήδη δώσει στα πεδία 46-51. Πεδίο 53 «Distributed by» - «select»: Γράφετε από ποιον διακινήθηκε το συγκεκριµένο προϊόν. Στο πεδίο «select» επιλέγετε ή «manufacturer» (παρασκευαστή) ή «producer» (παραγωγό), εφόσον γνωρίζετε. ίπλα ακριβώς σηµειώνετε το όνοµα και τα στοιχεία της επιχείρησης. Υπάρχει πιθανότητα να επαναληφθούν στοιχεία που έχετε ήδη δώσει στα πεδία 46-51. Πεδίο 54 «select» - «name»: Στο πεδίο «select» επιλέγετε «dispatcher in EEA» (διακινητής στην Ευρωπαϊκή Ένωση), «importer in EEA» (εισαγωγέας στην Ευρωπαϊκή Ένωση), «retailer» (έµπορος λιανικής πώλησης), «wholesaler» (χονδρέµπορος). Στο «name» συµπληρώνετε το όνοµα της επιχείρησης, στην οποία αναφέρεστε. Πεδίο 55 «select» - «street + nr» - «country»: Γράφετε την ακριβή διεύθυνση και τη χώρα της επιχείρησης του πεδίου 54. Πεδίο 56 «select» - «postal +city» - «approval/ reg. number»: Γράφετε τον ταχυδροµικό κώδικα και την πόλη, στην οποία βρίσκεται η επιχείρηση του πεδίου 54. Επίσης, αν γνωρίζετε, συµπληρώνετε Πεδίο 57 «select» - «name»: Στο πεδίο «select» επιλέγετε «dispatcher in EEA» (διακινητής στην Ευρωπαϊκή Ένωση), «importer in EEA» (εισαγωγέας στην Ευρωπαϊκή Ένωση), «retailer» (έµπορος λιανικής πώλησης στην Ευρωπαϊκή Ένωση), «wholesaler» (χονδρέµπορος στην Ευρωπαϊκή Ένωση). Στο «name» συµπληρώνετε το όνοµα της επιχείρησης, στην οποία αναφέρεστε. 7

Πεδίο 58 «select» - «street + nr» - «country»: Γράφετε την ακριβή διεύθυνση και τη χώρα της επιχείρησης του πεδίου 57. Πεδίο 59 «select» - «postal +city» - «approval/ reg. number»: Γράφετε τον ταχυδροµικό κώδικα και την πόλη, στην οποία βρίσκεται η επιχείρηση του πεδίου 57. Επίσης, αν γνωρίζετε, συµπληρώνετε Πεδίο 60 «Distribution to member countries»: Γράφετε τα ονόµατα των κρατών µελών της Ευρωπαϊκής Ένωσης, καθώς και των EFTA χωρών (δηλαδή Νορβηγία, Ισλανδία, Λιχτενστάιν και Ελβετία), στα οποία η Ελλάδα έχει διακινήσει το προϊόν. Αν δεν έχει διακινηθεί από την Ελλάδα γράφετε ή «NO» ή «NONE» ή «NOT FROM GREECE». Πεδίο 61 «Distribution list attached»: Μαρκάρετε το αντίστοιχο κουτί, αν το προϊόν έχει διακινηθεί από την Ελλάδα σε κράτη µέλη της Ευρωπαϊκής Ένωσης ή EFTA χωρών. Τότε είναι υποχρεωτικό να συµπληρωθεί και η φόρµα «Recipients list», µία για κάθε χώρα διακίνησης. Πεδίο 62 «Exported to third countries»: Γράφετε τα ονόµατα των τρίτων χωρών, στις οποίες η Ελλάδα έχει διακινήσει το προϊόν. Αν δεν έχει διακινηθεί από την Ελλάδα γράφετε ή «NO» ή «NONE» ή «NOT FROM GREECE». Πεδίο 63 «Distribution list attached»: Μαρκάρετε το αντίστοιχο κουτί, αν το προϊόν έχει εξαχθεί από την Ελλάδα σε τρίτες χώρες. Τότε είναι υποχρεωτικό να συµπληρωθεί η φόρµα «Recipients list», µία για κάθε χώρα εξαγωγής. Πεδίο 64 «Point of departure»: Γράφετε τον τόπο (αεροδρόµιο, λιµάνι) της τρίτης χώρας, από όπου αναχώρησε το συγκεκριµένο φορτίο. Πεδίο 65 «Product CN -code»: Γράφετε τον αριθµό κοινής ονοµασίας (Common Nomenclature) του προϊόντος, εφόσον τον γνωρίζετε. Πεδίο 66 «Country of destination»: Γράφετε ποια είναι η χώρα προορισµού του προϊόντος. Πεδίο 67 «Consignee - name»: Γράφετε ποια είναι η επιχείρηση ή το άτοµο για το οποίο προορίζεται το προϊόν, µε βάση και τα έγγραφα. Πεδίο 68 «Consignee - address»: Γράφετε ποια είναι η ακριβής διεύθυνση της επιχείρησης ή του ατόµου για το οποίο προορίζεται το προϊόν, µε βάση και τα έγγραφα. Πεδίο 69 «Public health certificate number(s)»: Γράφετε τον αριθµό του υγειονοµικού πιστοποιητικού. Υπάρχουν τέσσερις επιλογές, όπως στο πεδίο 39, και πρέπει να συµπληρωθούν αντίστοιχα. Πεδίο 70 «Public health certificate date(s)»: Γράφετε την ηµεροµηνία έκδοσης του υγειονοµικού πιστοποιητικού. Υπάρχουν τέσσερις επιλογές, όπως στο πεδίο 39, και πρέπει να συµπληρωθούν αντίστοιχα. Πεδίο 71 «CVED/ CED number(s)»: Γράφετε τον αριθµό του Κοινού Κτηνιατρικού Εγγράφου Εισόδου (Common Veterinary Entry Document, CVED) ή του Κοινού Εγγράφου Εισόδου (Common Entry Document, CED). Υπάρχουν τέσσερις επιλογές, όπως στο πεδίο 39, και πρέπει να συµπληρωθούν αντίστοιχα. Πεδίο 72 «Container n o (s)/ seal n o (s)»: Γράφετε τον αριθµό του εµπορευµατοκιβώτιου (container) ή τον αριθµό σφραγίδας του κιβωτίου. Μπορούν να γραφούν τέσσερις αριθµοί το µέγιστο, ένας για κάθε εµπορευµατοκιβώτιο και σφραγίδα κιβωτίου. Πεδίο 73 «Organization/ ministry»: Γράφετε ποια είναι η υπηρεσία/ υπουργείο, που είναι υπεύθυνη για το περιεχόµενο της κοινοποίησης. Πεδίο 74 «Contact person»: Γράφετε τα πλήρη στοιχεία του ατόµου που είναι υπεύθυνο για το περιεχόµενο της κοινοποίησης (όνοµα, τηλέφωνο, e-mail). Πεδίο 75 «Other information»: Γράφετε οποιαδήποτε πληροφορία θεωρείται αναγκαία, η οποία να σχετίζεται µε την κοινοποίηση, αλλά να µην µπορεί να γραφεί σε κανένα άλλο πεδίο. Πεδίο 76 «Attached documents (compressed format)»: Γράφετε ποια έγγραφα επισυνάπτονται µαρκάροντας το κατάλληλο κουτί: «health certificate» (υγειονοµικό πιστοποιητικό), «CVED/ CED» (κοινό έγγραφο εισόδου), «phytosanitary certificate» (φυτουγειονοµικό πιστοποιητικό), «public warning/ press release» (δηµόσια ειδοποίηση- δελτίο τύπου), «analytical report» (έκθεση εξέτασης), 8

«bills/ delivery documents» (τιµολόγια), «pictures» (φωτογραφίες), «risk assessment» (αξιολόγηση κινδύνου, όταν είναι απαραίτητη για να δικαιολογήσει για ποιο λόγο ο κίνδυνος αυτός είναι σοβαρός, αν δεν υπάρχει συγκεκριµένη νοµοθεσία). Αν θεωρείτε απαραίτητη την αποστολή εγγράφων που δεν αναγράφονται, τότε σηµειώνετε στο «other» ποια είναι τα έγγραφα αυτά. Τέλος, µαρκάρετε ποια από τα έγγραφα πιστεύετε ότι µπορούν να είναι διαθέσιµα και σε διάφορους «τρίτους» (εκτός των αρµοδίων υπηρεσιών), όπως διάφορα εργοστάσια τροφίµων. Πεδίο 77 «What information can be made available to third parties?»: Σηµειώνετε ποια από τα πεδία 24-28, 39-44, 46-63, 67-72, 74 και 75-78 µπορούν να είναι διαθέσιµα και σε διάφορους «τρίτους» (εκτός των αρµοδίων υπηρεσιών), όπως διάφορα εργοστάσια τροφίµων. Μπορείτε να επιλέξετε να µην είναι διαθέσιµο κανένα πεδίο, γράφοντας «none». Πεδίο 78 «Reason»: Αν έχετε επιλέξει κάποια πεδία να είναι διαθέσιµα και σε διάφορους «τρίτους» (εκτός των αρµοδίων υπηρεσιών), εδώ πρέπει να γράψετε για ποιο λόγο πιστεύετε ότι αυτό είναι αναγκαίο. «Border rejection notification form» Συµπληρώνεται µετά την ανακοίνωση του πρώτου αποτελέσµατος στην περίπτωση µη ασφαλούς δείγµατος στα σύνορα, όπου το προϊόν δεν έχει εισέλθει στην εγχώρια αγορά. Συνολικά η φόρµα περιέχει 62 αριθµηµένα πεδία. Είναι υποχρεωτικό να είναι συµπληρωµένα τα πεδία, όπου ο αριθµός τους είναι υπογραµµισµένος. Αναλυτικά: Τίτλος κοινοποίησης: Επιλέγετε τη νοµική βάση, στην οποία στηρίζεται η συγκεκριµένη κοινοποίηση: «Regulation 178/2002» για όλα τα θέµατα που σχετίζονται µε ασφάλεια τροφίµων (καθώς και κάποια θέµατα ζωοτροφών), «Regulation 183/2005» για όσα θέµατα ζωοτροφών δεν αναφέρονται στον προηγούµενο Κανονισµό. Στις κοινοποιήσεις που αποστέλλονται στον ΕΦΕΤ, πρέπει πάντα να επιλέγετε τον «Regulation 178/2002». Πεδίο 1 «Notification type»: Επιλέγετε αν η κοινοποίηση σχετίζεται µε «food» (τρόφιµο) ή «food contact material» (υλικό σε επαφή µε τρόφιµο) ή «feed» (ζωοτροφή). Πεδίο 2 «Notifying country»: Γράφετε «Greece» (Ελλάδα). Πεδίο 3 «Contact point reference n o»: Συµπληρώνεται από το σηµείο επαφής της Ελλάδας, δηλαδή τον ΕΦΕΤ. Πεδίο 4 «Date of notification»: Συµπληρώνεται από το σηµείο επαφής της Ελλάδας, δηλαδή τον ΕΦΕΤ. Πεδίο 5 «Hazard category»: Επιλέγετε ποιος είναι γενικά ο κίνδυνος, δηλαδή «potentially pathogenic micro-organisms» (ενδεχόµενα παθογόνοι µικροοργανισµοί), «adulteration» (νοθεία), «allergens» (αλλεργιογόνα), «bad or insufficient controls» (απαγόρευση λόγω ελλιπών ελέγχων), «biocontaminants other» (άλλοι βιολογικοί µολυσµατικοί παράγοντες), «biotoxins other» (άλλες βιοτοξίνες), «chemical contamination other» (άλλοι χηµικοί µολυσµατικοί παράγοντες), «composition» (σύνθεση), «feed additives» (πρόσθετα ζωοτροφών), «food additives» (πρόσθετα τροφίµων), «foreign bodies» (ξένα σώµατα), «GMO/ novel food» (Γενετικά Τροποποιηµένα / νέα τρόφιµα), «heavy metals» (βαρέα µέταλλα), «industrial contaminants other» (άλλοι βιοµηχανικοί ρυπαντές), «migration» (µετανάστευση), «mycotoxins» (µυκοτοξίνες), «organoleptic aspects» (οργανοληπτικά χαρακτηριστικά), «packaging defective/ incorrect» (ελλιπής/ λανθασµένη συσκευασία), «parasitic infestation» (µόλυνση από παράσιτα), «pesticide residues» (υπολείµµατα φυτοφαρµάκων), «radiation» (ακτινοβόληση), «residues of veterinary medicinal products» (κατάλοιπα κτηνιατρικών φαρµάκων), «threats/ extortion/ bioterrorism» (απειλές/ εκβιασµοί/ βιοτροµοκρατία), «TSEs». Αν δεν είναι δυνατή η επιλογή κανενός από τους παραπάνω κινδύνους, τότε επιλέγετε το other και σηµειώνετε ποιος είναι ο κίνδυνος. Πεδίο 6 «Hazards found»: Εισάγετε ποιος είναι ο συγκεκριµένος κίνδυνος (σύµφωνα µε τη νοµοθεσία ή την αξιολόγηση κινδύνου). Για παράδειγµα αν στο πεδίο 5 επιλέξετε τον κίνδυνο «mycotoxins», στο πεδίο 6 µπορείτε να συµπληρώσετε «aflatoxins» ή «aflatoxin B 1». 9

Πεδίο 7 «Results of the tests»: Γράφετε το εργαστηριακό αποτέλεσµα. Προβλέπεται η µέγιστη εισαγωγή 6 διαφορετικών τιµών (για την περίπτωση 6 διαφορετικών δειγµάτων), ενώ από το πεδίο «analytical units» επιλέγετε τις µονάδες. Αν χρησιµοποιούνται διαφορετικές µονάδες µέτρησης, µπορούν να γραφούν µε το εκάστοτε αποτέλεσµα. Πεδίο 8 «Counter analysis»: Υπάρχουν δύο επιλογές: None: εν ζητήθηκε επανεξέταση, οπότε το αρχικό αποτέλεσµα θεωρείται οριστικό. Confirmed: Επιβεβαιώθηκε το αρχικό αποτέλεσµα. Σε αυτή την περίπτωση δίνονται και τα αποτελέσµατα της δεύτερης εξέτασης µε τον ίδιο τρόπο όπως στο πεδίο 7. Πεδίο 9 «Sampling - dates»: Γράφετε την ηµεροµηνία δειγµατοληψίας. ύναται η µέγιστη εισαγωγή 6 διαφορετικών ηµεροµηνιών, αντίστοιχα µε τα ανωτέρω εργαστηριακά αποτελέσµατα. Πεδίο 10 «Sampling - n o of samples»: Γράφετε τον αριθµό δειγµάτων για κάθε δειγµατοληψία. Πεδίο 11 «Sampling - method»: Γράφετε τη µέθοδο δειγµατοληψίας. Πεδίο 12 «Sampling - place»: Επιλέγετε ποιος είναι ο τόπος δειγµατοληψίας: «point of entry» (σηµείο εισόδου) και «importer» (εισαγωγέας). Αν ο τόπος δειγµατοληψίας δεν είναι κάποιος από τους ανωτέρω, τότε επιλέγετε το «other» και σηµειώνετε ποιος ακριβώς είναι. Πεδίο 13 «Laboratory»: Γράφετε ποιο είναι το εργαστήριο που πραγµατοποίησε την ανάλυση π.χ. για τα εργαστήρια του Γενικού Χηµείου του Κράτους γράφετε General State Chemical Laboratory. Πεδίο 14 «Analysis - Sample treatment/ analytical matrix»: Αν κατά την ανάλυση έγινε προεργασία του δείγµατος, γράφετε ποια είναι αυτή. Πεδίο 15 «Analysis - method of analysis»: Γράφετε ποια µέθοδος εξέτασης ή ανάλυσης πραγµατοποιήθηκε για την ανάλυση του/ των δείγµατος/ ων (σύµφωνα µε το εργαστήριο). Πεδίο 16 «Product category»: Επιλέγετε ποια είναι η κατηγορία τροφίµου: «alcoholic beverages (other than wine)» (αλκοολούχα ποτά, εκτός κρασιού), «bivalve molluscs and products thereof» (δίθυρα µαλάκια και τα προϊόντα τους), «cephalopods and products thereof» (κεφαλόποδα και τα προϊόντα τους), «cereals and bakery products» (δηµητριακά και προϊόντα αρτοποιίας), «cocoa and cocoa preparations, coffee and tea» (σοκολάτα και παρασκευάσµατα, καφές και τσάι), «confectionary, honey and royal jelly» (ζαχαρώδη προϊόντα, µέλι και βασιλικός πολτός), «crustaceans and products thereof» (οστρακόδερµα και προϊόντα τους), «dietetic foods, food supplements, fortified foods» (διαιτητικά τρόφιµα, συµπληρώµατα διατροφής, εµπλουτισµένα τρόφιµα), «eggs and egg products» (αυγά και προϊόντα τους), «fats and oils» (λίπη και έλαια), «feed for food-producing animals» (ζωοτροφές για ζώα που αναπτύσσονται για τροφή), «fish and products thereof» (ψάρια και προϊόντα τους), «food additives» (πρόσθετα τροφίµων), «food contact materials» (υλικά σε επαφή µε τρόφιµα), «fruit and vegetables» (φρούτα και λαχανικά), «herbs and spices» (βότανα και µπαχαρικά), «ices and desserts» (παγωτά και επιδόρπια), «meat and meat products (other than poultry)» (κρέας και προϊόντα κρέατος, εκτός από πουλερικά), «milk and milk products» (γάλα και γαλακτοκοµικά προϊόντα), «nonalcoholic beverages» (µη αλκοολούχα ποτά), «nuts, nut products and snacks» (ξηροί καρποί, τα προϊόντα τους και σνακ), «pet food» (ζωοτροφές κατοικίδιων), «poultry meat and poultry meat products» (πουλερικά και προϊόντα τους), «soups, broths and sauces» (σούπες, ζωµοί και σάλτσες). Αν δεν είναι δυνατή η επιλογή καµιάς από τις παραπάνω κατηγορίες τροφίµου, τότε επιλέγετε το «other» και σηµειώνετε ποια είναι η κατηγορία τροφίµου. Επίσης, στο «other» µπορείτε να συµπληρώσετε µε µεγαλύτερη ακρίβεια ποια είναι η κατηγορία τροφίµου π.χ. µπορείτε να επιλέξετε «pet food» και στο «other» να γράψετε «bird food». Πεδίο 17 «Product name (on label)»: Γράφετε την ονοµασία πώλησης του προϊόντος, αυτό που χαρακτηρίζει το προϊόν, χωρίς να χρησιµοποιείται κανένα εµπορικό όνοµα. Η ονοµασία πώλησης αναγράφεται στη συσκευασία του προϊόντος. Πεδίο 18 «Product description - Brand/trade name»: Γράφετε την εµπορική επωνυµία του προϊόντος. 10

Πεδίο 19 «Product description - Product aspect (e.g. packaging)»: Γράφετε ποια είναι τα χαρακτηριστικά της συσκευασίας του προϊόντος, π.χ. σε πλαστικό σακουλάκι, σε χάρτινη συσκευασία, ποιο είναι το χρώµα της συσκευασίας κ.α. Πεδίο 20 «Product description other labelling info»: Γράφετε, αν θεωρείτε εσείς απαραίτητο, επιπλέον πληροφορίες της επισήµανσης του προϊόντος. Πεδίο 21 «Product description unit weight/ vol»: Γράφετε το βάρος του συσκευασµένου ή υποσυσκευασµένου προϊόντος. Οι µονάδες επιλέγονται από το πεδίο που γράφει «units» και µπορεί να είναι g, kg, ml, l. Πεδίο 22 «concern»: Επιλέγετε ποια είναι η φύση του κινδύνου: «human health» (υγεία ανθρώπου), «animal health» (υγεία ζώου), «environment» (περιβάλλον). Πεδίο 23 «Legislation in breach»: Γράφετε ποια είναι η νοµοθεσία, βάσει της οποίας έγιναν οι σχετικές ενέργειες. Πεδίο 24 «scope»: Επιλέγετε ποια είναι η ισχύς της νοµοθεσίας, δηλαδή: «European», σε περίπτωση που έχει ευρωπαϊκή ισχύ και µάλιστα εδώ αναφέρονται και οι εναρµονισµένες οδηγίες, «national», σε περίπτωση που έχει εθνική ισχύ και µόνο, «international standard», σε περίπτωση που βασίζεται σε διεθνή πρότυπα όπως ο Codex Alimentarius. Πεδίο 25 «max. permitted level»: Αν αφορά σε υπέρβαση ορίου, γράφετε ποιο είναι το µέγιστο επιτρεπτό όριο. Από το πεδίο «analytical units» επιλέγετε τις µονάδες. Πεδίο 26 «Compulsory measures»: Επιλέγετε τα υποχρεωτικά µέτρα που ελήφθησαν από τις αρχές: «product to be detained» (προϊόν για δέσµευση), «product to be seized» (προϊόν για κατάσχεση), «product to be under customs seals» (προϊόν υπό τελωνειακή επιτήρηση), «product to be destroyed» (προϊόν για καταστροφή), «product to be redispatched» (προϊόν για επαναδιακίνηση), «product to be redispatched or destroyed» (προϊόν για επαναδιακίνηση ή καταστροφή), «product to be relabeled» (προϊόν για αλλαγή επισήµανσης), «product to be used as» (προϊόν για να χρησιµοποιηθεί ως ), «physical treatment- acid treatment» (φυσική επεξεργασία- επεξεργασία µε οξύ), «physical treatment- blanching» (φυσική επεξεργασία- αποχρωµατισµός), «physical treatment- freezing» (φυσική επεξεργασία- κατάψυξη), «physical treatment- heat treatment» (φυσική επεξεργασία- θερµική επεξεργασία), «physical treatment- sorting» (φυσική επεξεργασία- διαλογή), «reinforced checking» (επιπλέον έλεγχος), «other» (άλλο, όπου εδώ συµπληρώνετε οποιοδήποτε υποχρεωτικό µέτρο πάρθηκε, το οποίο δεν µπορεί να αναφερθεί ανωτέρω). Πεδίο 27 «date of entry into force»: Γράφετε την ηµεροµηνία επιβολής των ανωτέρω µέτρων. Πεδίο 28 «duration»: Γράφετε ποιο είναι το χρονικό διάστηµα που διήρκησαν τα ανωτέρω µέτρα. Πεδίο 29 «Consignment(s)/ lot number(s)»: Γράφετε τον αριθµό παρτίδας του προϊόντος ή οποιονδήποτε αριθµό (όπως για παράδειγµα τιµολογίου) που µπορεί να βοηθήσει στην ιχνηλασιµότητα του προϊόντος. Υπάρχουν τέσσερις επιλογές. Πεδίο 30 «Durability dates - use by date»: Γράφετε την ηµεροµηνία λήξης του προϊόντος. Υπάρχουν τέσσερις επιλογές, όπως στο πεδίο 29, και πρέπει να συµπληρωθούν αντίστοιχα. Πεδίο 31 «Durability dates - best before date»: Γράφετε την ηµεροµηνία ελάχιστης διατηρησιµότητας του προϊόντος. Υπάρχουν τέσσερις επιλογές, όπως στο πεδίο 29, και πρέπει να συµπληρωθούν αντίστοιχα. Πεδίο 32 «Durability dates - sell by date»: Γράφετε την ηµεροµηνία µέχρι την οποία µπορεί να πωλείται το προϊόν. Η συγκεκριµένη ηµεροµηνία δεν είναι νοµικά δεσµευτική και δεν χρησιµοποιείται συνήθως στην Ελλάδα. Υπάρχουν τέσσερις επιλογές, όπως στο πεδίο 29, και πρέπει να συµπληρωθούν αντίστοιχα. Πεδίο 33 «Description of the lot - number of units»: Γράφετε τον συνολικό αριθµό των τεµαχίων της συγκεκριµένης παρτίδας, που έχουν διακινηθεί ή παραχθεί στην Ελλάδα. Υπάρχουν τέσσερις επιλογές, όπως στο πεδίο 29, και πρέπει να συµπληρωθούν αντίστοιχα. Πεδίο 34 «Description of the lot - total gross/ net weight/ volume of lot»: Γράφετε το βάρος των συνολικών τεµαχίων της συγκεκριµένης παρτίδας, που έχουν διακινηθεί ή παραχθεί στην Ελλάδα, 11

έχοντας επιλέξει αν πρόκειται για «gross» (µεικτό) ή «net» (καθαρό) βάρος. Υπάρχουν τέσσερις επιλογές, όπως στο πεδίο 29, και πρέπει να συµπληρωθούν αντίστοιχα. Πεδίο 35 «Country of origin»: Γράφετε τη χώρα παραγωγής του προϊόντος, ή τη χώρα από την οποία εξήχθη/ διακινήθηκε. Σε περίπτωση που γνωρίζετε χώρα παραγωγής και χώρα διακίνησης, µπορείτε να γράψετε «Χώρα Α via Χώρα Β», όπου τα στοιχεία της επιχείρησης στη Χώρα Α αναγράφονται στα πεδία 36-48 και της επιχείρησης στη Χώρα Β στα πεδία 39-41. (εδώ υπάρχει η δυνατότητα για αναγραφή τριών επιχειρήσεων) Πεδίο 36 «select» - «name»: Στο πεδίο «select» µπορείτε να επιλέξετε «exporter in TC» (εξαγωγέας από τρίτη χώρα), «importer in EEA» (εισαγωγέας στην Ευρωπαϊκή Ένωση), «manufacturer» (παρασκευαστής), «producer» (παραγωγός), «trader/ broker» (διακινητής, που δε διακινεί άµεσα το προϊόν, αλλά κάνει µόνο την εµπορική διεκπεραίωση). Στη συνέχεια στο «name» συµπληρώνετε το όνοµα της επιχείρησης, στην οποία αναφέρεστε. Πεδίο 37 «select» - «street + nr» - «country»: Γράφετε την ακριβή διεύθυνση και τη χώρα της επιχείρησης του πεδίου 36. Πεδίο 38 «select» - «postal +city» - «approval/ reg. number»: Γράφετε τον ταχυδροµικό κώδικα και την πόλη, στην οποία βρίσκεται η επιχείρηση του πεδίου 36. Επίσης, αν γνωρίζετε, συµπληρώνετε Πεδίο 39 «select» - «name»: Στο πεδίο «select» µπορείτε να επιλέξετε «exporter in TC» (εξαγωγέας τρίτων χωρών), «importer in EEA» (εισαγωγέας στην Ευρωπαϊκή Ένωση), «manufacturer» (παρασκευαστής), «producer» (παραγωγός), «trader/ broker» (διακινητής, που δε διακινεί άµεσα το προϊόν, αλλά κάνει µόνο την εµπορική διεκπεραίωση). Στη συνέχεια στο «name» συµπληρώνετε το όνοµα της επιχείρησης, στην οποία αναφέρεστε. Πεδίο 40 «select» - «street + nr» - «country»: Γράφετε την ακριβή διεύθυνση και τη χώρα της επιχείρησης του πεδίου 39. Πεδίο 41 «select» - «postal +city» - «approval/ reg. number»: Γράφετε τον ταχυδροµικό κώδικα και την πόλη, στην οποία βρίσκεται η επιχείρηση του πεδίου 39. Επίσης, αν γνωρίζετε, συµπληρώνετε Πεδίο 42 «select» - «name»: Στο πεδίο «select» µπορείτε να επιλέξετε «exporter in TC» (εξαγωγέας τρίτων χωρών), «importer in EEA» (εισαγωγέας στην Ευρωπαϊκή Ένωση), «manufacturer» (παρασκευαστής), «producer» (παραγωγός), «trader/ broker» (διακινητής, που δε διακινεί άµεσα το προϊόν, αλλά κάνει µόνο την εµπορική διεκπεραίωση). Στη συνέχεια στο «name» συµπληρώνετε το όνοµα της επιχείρησης, στην οποία αναφέρεστε. Πεδίο 43 «select» - «street + nr» - «country»: Γράφετε την ακριβή διεύθυνση και τη χώρα της επιχείρησης του πεδίου 42. Πεδίο 44 «select» - «postal +city» - «approval/ reg. number»: Γράφετε τον ταχυδροµικό κώδικα και την πόλη, στην οποία βρίσκεται η επιχείρηση του πεδίου 42. Επίσης, αν γνωρίζετε, συµπληρώνετε Πεδίο 45 «Point of entry»: Γράφετε ποιο είναι ακριβώς το σηµείο εισόδου του προϊόντος. Πεδίο 46 «Product CN - code»: Γράφετε τον αριθµό κοινής ονοµασίας (Common Nomenclature) του προϊόντος, εφόσον τον γνωρίζετε. Πεδίο 47 «Country of dispatch»: Γράφετε ποια είναι η χώρα από την οποία διακινήθηκε το προϊόν. Πεδίο 48 «Point of departure»: Γράφετε τον τόπο (αεροδρόµιο, λιµάνι), από όπου αναχώρησε το συγκεκριµένο προϊόν. Πεδίο 49 «Country of destination»: Γράφετε ποια είναι η χώρα προορισµού του προϊόντος. Πεδίο 50 «Consignee - name»: Γράφετε ποια είναι η επιχείρηση ή το άτοµο για το οποίο προορίζεται το προϊόν, µε βάση και τα έγγραφα. Πεδίο 51 «Consignee - address»: Γράφετε ποια είναι η ακριβής διεύθυνση της επιχείρησης ή του ατόµου για το οποίο προορίζεται το προϊόν, µε βάση και τα έγγραφα. 12

Πεδίο 52 «Public health certificate number(s)»: Γράφετε τον αριθµό του υγειονοµικού πιστοποιητικού. Υπάρχουν τέσσερις επιλογές, όπως και στο πεδίο 29, και πρέπει να συµπληρωθούν αντίστοιχα. Πεδίο 53 «Public health certificate date(s)»: Γράφετε την ηµεροµηνία έκδοσης του υγειονοµικού πιστοποιητικού. Υπάρχουν τέσσερις επιλογές, όπως και στο πεδίο 29, και πρέπει να συµπληρωθούν αντίστοιχα. Πεδίο 54 «CVED/ CED number(s)»: Γράφετε τον αριθµό του Κοινού Κτηνιατρικού Εγγράφου Εισόδου (Common Veterinary Entry Document, CVED) ή του Κοινού Εγγράφου Εισόδου (Common Entry Document, CED). Υπάρχουν τέσσερις επιλογές, όπως στο πεδίο 29, και πρέπει να συµπληρωθούν αντίστοιχα. Πεδίο 55 «Container n o (s)/ seal n o (s)»: Γράφετε τον αριθµό του εµπορευµατοκιβώτιου (container) ή τον αριθµό σφραγίδας του κιβωτίου. Μπορούν να γραφούν τέσσερις αριθµοί το µέγιστο, ένας για κάθε εµπορευµατοκιβώτιο και σφραγίδα κιβωτίου. Πεδίο 56 «Means of transport»: Επιλέγετε ποιο είναι το µέσο µεταφοράς του προϊόντος: «air cargo» (αεροµεταφορά), «bulk ship» (τάνκερ µεταφοράς χύδην προϊόντων), «container feeder», «container ship» (πλοίο µεταφοράς εµπορευµατοκιβωτίων), «train» (τραίνο), «truck» (φορτηγό). Αν το µέσο µεταφοράς δεν είναι κάποιο από τα ανωτέρω, τότε επιλέγετε το «other/ more info» και σηµειώνετε ποιο ακριβώς είναι. Πεδίο 57 «Organization/ ministry»: Γράφετε ποια είναι η υπηρεσία/ υπουργείο, που είναι υπεύθυνη για το περιεχόµενο της κοινοποίησης. Πεδίο 58 «Person to contact»: Γράφετε τα πλήρη στοιχεία του ατόµου που είναι υπεύθυνο για το περιεχόµενο της κοινοποίησης (όνοµα, τηλέφωνο, e-mail). Πεδίο 59 «Other information»: Γράφετε οποιαδήποτε πληροφορία θεωρείται αναγκαία, η οποία να σχετίζεται µε την κοινοποίηση, αλλά να µην µπορεί να γραφεί σε κανένα άλλο πεδίο. Πεδίο 60 «Attached documents (compressed format)»: Γράφετε ποια έγγραφα επισυνάπτονται µαρκάροντας το κατάλληλο κουτί: «health certificate» (υγειονοµικό πιστοποιητικό), «CVED/ CED» (κοινό έγγραφο εισόδου), «phytosanitary certificate» (φυτουγειονοµικό πιστοποιητικό), «analytical report» (έκθεση εξέτασης), «bills/ delivery documents» (τιµολόγια), «pictures» (φωτογραφίες). Αν θεωρείτε απαραίτητη την αποστολή εγγράφων που δεν αναγράφονται, τότε σηµειώνετε στο «other» ποια είναι τα έγγραφα αυτά. Τέλος, µαρκάρετε ποια από τα έγγραφα πιστεύετε ότι µπορούν να είναι διαθέσιµα και σε διάφορους «τρίτους» (εκτός των αρµοδίων υπηρεσιών), όπως διάφορα εργοστάσια τροφίµων. Πεδίο 61 «What information can be made available to third parties?»: Σηµειώνετε ποια από τα πεδία 17-21, 29-34, 36-44, 50-56, 58 και 59-62 µπορούν να είναι διαθέσιµα και σε διάφορους «τρίτους» (εκτός των αρµοδίων υπηρεσιών), όπως διάφορα εργοστάσια τροφίµων. Μπορείτε να επιλέξετε να µην είναι διαθέσιµο κανένα πεδίο, γράφοντας «none». Πεδίο 62 «Reason»: Αν έχετε επιλέξει κάποια πεδία να είναι διαθέσιµα και σε διάφορους «τρίτους» (εκτός των αρµοδίων υπηρεσιών), εδώ πρέπει να γράψετε για ποιο λόγο πιστεύετε ότι αυτό είναι αναγκαίο. «Follow up/ Additional information notification form» Συµπληρώνεται µετά τη διενέργεια ελέγχων στην Ελλάδα που αφορούν σε σήµα, που έχει προηγουµένως κοινοποιηθεί είτε από την Ελλάδα είτε από άλλο κράτος µέλος στο δίκτυο, µε σκοπό την κοινοποίηση των σχετικών αποτελεσµάτων των ελέγχων αυτών, την ενηµέρωση για τυχόν διακίνηση του προϊόντος στην εσωτερική αγορά, σε άλλα Κράτη Μέλη ή σε Τρίτες χώρες. Συγκεκριµένα οι επιπλέον πληροφορίες, οι οποίες δίνονται, αφορούν ή στον κίνδυνο ή στα µέτρα ή στην ιχνηλασιµότητα. Συνολικά η φόρµα περιέχει 15 αριθµηµένα πεδία, που είναι βασικά και επιπλέον 51 αριθµηµένα πεδία, από τα οποία ορισµένα ή όλα κάθε φορά θα συµπληρωθούν. Είναι 13

υποχρεωτικό να είναι συµπληρωµένα τα πεδία, όπου ο αριθµός τους είναι υπογραµµισµένος. Αναλυτικά: Τίτλος κοινοποίησης: Επιλέγετε τη νοµική βάση, στην οποία στηρίζεται η συγκεκριµένη κοινοποίηση: «Regulation 178/2002» για όλα τα θέµατα που σχετίζονται µε ασφάλεια τροφίµων (καθώς και κάποια θέµατα ζωοτροφών), «Regulation 183/2005» για όσα θέµατα ζωοτροφών δεν αναφέρονται στον προηγούµενο Κανονισµό. Στις κοινοποιήσεις που αποστέλλονται στον ΕΦΕΤ, πρέπει πάντα να επιλέγετε τον «Regulation 178/2002». Πεδίο 1 «Reacting country»: Γράφετε Ελλάδα (Greece). Πεδίο 2 «Contact point reference n o»: Συµπληρώνεται από το σηµείο επαφής της Ελλάδας, δηλαδή τον ΕΦΕΤ. Πεδίο 3 «RASFF notification» - «number»: Αρχικά επιλέγετε αν πρόκειται για «alert», «border rejection», «information» ή «news», σύµφωνα µε το πώς έχει χαρακτηριστεί η αρχική κοινοποίηση. Στη συνέχεια δίπλα συµπληρώνετε τον αριθµό της αρχικής κοινοποίησης, ο οποίος είναι αυτός που αναγράφεται στην πρώτη σελίδα της κοινοποίησης. Για παράδειγµα για το έτος 2008, ο αριθµός της κοινοποίησης για «alert» ή «information» είναι 2008.0156, για «border rejection» είναι 2008.BCD και για «news» είναι 08-217. Πεδίο 4 «Follow up type»: Επιλέγετε για ποιο λόγο αποστέλλεται η συµπληρωµατική κοινοποίηση: «accompanying documents» (συνοδευόµενα έγγραφα), «additional information» (πρόσθετη πληροφόρηση), «corrigendum» (διόρθωση), «lifting of reinforced control measures» (άρση των επιπλέον ελέγχων), «measures taken» (µέτρα που πάρθηκαν), «outcome of investigations and measures taken» (αποτελέσµατα ελέγχων και µέτρα που πάρθηκαν), «request» (αίτηµα), «request for withdrawal» (αίτηµα για απόσυρση). Πεδίο 5 «Date of reaction»: Συµπληρώνεται από το σηµείο επαφής της Ελλάδας, δηλαδή τον ΕΦΕΤ. Πεδίο 6 «Countries flagged for action»: ηλώνετε ποιες χώρες αφορά η κοινοποίηση και πρέπει να ενεργήσουν, δηλαδή τις χώρες στις οποίες έγινε διακίνηση του προϊόντος ή είναι χώρες παραγωγής του. Οι χώρες αυτές µπορούν να δηλωθούν ή µε επίσηµα αρχικά ή µε ολόκληρο το όνοµα της χώρας. Πεδίο 7 «Product concerned»: Γράφετε ποιο είναι το προϊόν για το οποίο απαιτούνται επιπρόσθετες πληροφορίες. Αυτό το προϊόν µπορεί να είναι ή το ίδιο µε αυτό της αρχικής κοινοποίησης ή κάποιο το οποίο σχετίζεται µε το αρχικό. Πεδίο 8 «Product identification»: Γράφετε ποια είναι τα στοιχεία αναγνώρισης του προϊόντος. Πεδίο 9 «Consignment(s) concerned»: Γράφετε ποια είναι η συγκεκριµένη παρτίδα, η αναγνώριση της οποίας µπορεί να γίνει ή µε αριθµό παρτίδας ή µε αριθµό τιµολογίου ή µε ηµεροµηνία λήξης / ελάχιστης διατηρησιµότητας. ίνεται η δυνατότητα µέγιστης εισαγωγής 4 διαφορετικών παρτίδων. Πεδίο 10 «Other information»: Γράφετε οποιαδήποτε πληροφορία θεωρείτε αναγκαία, η οποία να σχετίζεται µε την κοινοποίηση, αλλά να µην µπορεί να γραφεί σε κανένα άλλο πεδίο. Πεδίο 11 «Contact person»: Γράφετε τα πλήρη στοιχεία του ατόµου που είναι υπεύθυνο για το περιεχόµενο της κοινοποίησης (όνοµα, τηλέφωνο, e-mail), καθώς και τον οργανισµό/ υπουργείο στο οποίο ανήκει. Πεδίο 12 «Used sections»: Μαρκάρετε τον τοµέα της φόρµας, ο οποίος θα συµπληρωθεί: «follow up hazards» (επιπλέον πληροφόρηση για τον κίνδυνο), «follow up measures» (επιπλέον πληροφόρηση για τα µέτρα), «follow up traceability» (επιπλέον πληροφόρηση για την ιχνηλασιµότητα). Αυτό επιτρέπει στην αρχή που θα µελετήσει τη φόρµα, να µπορεί να παραβλέψει άµεσα κάποια πεδία, που γνωρίζει ότι δεν είναι συµπληρωµένα. Πεδίο 13 «Attached documents (compressed format)»: Γράφετε ποια έγγραφα επισυνάπτονται µαρκάροντας το κατάλληλο κουτί: «health certificate» (υγειονοµικό πιστοποιητικό), «CVED/ CED» (κοινό έγγραφο εισόδου), «phytosanitary certificate» (φυτουγειονοµικό πιστοποιητικό), «public warning/ press release» (δηµόσια ειδοποίηση- δελτίο τύπου), «analytical report» (έκθεση εξέτασης), «bills/ delivery documents» (τιµολόγια), «pictures» (φωτογραφίες), «risk assessment» (αξιολόγηση 14