Λειτουργικές - Τεχνικές Προδιαγραφές για το σύστημα Αναθέσεων

UNIFIED IT Services Halandri - Greece 67, Ag Paraskevis str. 15234 P: +30 210 6835289 F: +30 213 03 65 404 www.uit.gr Athens, 4 Φεβρουαρίου 2011 Company To Cc ΕΛΛΑΚ e-mail P.: +30 F.: +30 e-mail mountrakis@uit.gr P.: +30 210 68 35 289 F.: +30 213 03 65 404 Subject Λειτουργικές - Τεχνικές Προδιαγραφές για το σύστημα Αναθέσεων Version 1.0 Author Michael Mountrakis Pages 11 Reviewer Stavros Vaitsis Αγαπητοί, Σε συνέχεια της συζήτησής μας σας αποστέλλουμε τις Λειτουργικές Τεχνικές Προδιαγραφές του Συστήματος Αναθέσεων. Φιλικούς Χαιρετισμούς Μιχάλης Μουντράκης Μηχανικός Λογισμικού

UNIFIED IT Services Page 2/11 Κατάλογος περιεχομένων Εισαγωγή... 3 Ορισμοί... 3 Λειτουργικές Απαιτήσεις Προδιαγραφές...4 Προφίλ Χρηστών Λειτουργίες Χρηστών...4 Λειτουργίες Συστήματος...6 Τεχνικές Προδιαγραφές...11

UNIFIED IT Services Page 3/11 Εισαγωγή Η παρούσα ενότητα προδιαγράφει τη λειτουργία του Συστήματος Αναθέσεων για την εφαρμογή SCRIPTUM. Ορισμοί Πληροφοριακό Σύστημα (ΠΣ): το υπό κατασκευήν σύστημα. Ανάθεση = Task Σύνολο Αναθέσεων = Έργο (Project) Στοιχεία Υπόθεσης Ανάθεσης (metadata): τα στοιχεία που συνδέονται με την Υπόθεση για παράδειγμα μπορεί να είναι: Θέμα. Εμπλεκόμενοι. Ημερομηνία Ανάθεσης... Κόμβος Ανάθεσης: Ένα σύνολο από τα εξής στοιχεία: Τα Στοιχεία Υπόθεσης της Ανάθεσης (metadata) Τυχών έγγραφα τα οποία σχετίζονται με την ανάθεση. Χρήστης Συστήματος Αναθέσεων: Οποιοσδήποτε χρησιμοποιεί την εφαρμογή των αναθέσεων. Προφίλ Χρήστη: κάθε χρήστης λειτουργεί με ένα συγκεκριμένο προφίλ το οποίο του επιτρέπει να εκτελεί συγκεκριμένες λειτουργίες του συστήματος αναθέσεων. Ειδοποίηση: Είναι η ειδοποίηση που λαμβάνει ο χρήστης από το σύστημα αναθέσεων. Μπορεί να είναι: Ειδοποίηση με email Ειδοποίηση σε μια οθόνη του συστήματος των αναθέσεων. Λεξικά: Τύποι Αναθέσεων: είναι τυποποιημένες αναθέσεις που χρησιμοποιούνται από τον οργανισμό.

UNIFIED IT Services Page 4/11 Λειτουργικές Απαιτήσεις Προδιαγραφές Στο κεφάλαιο αυτό αναλύονται οι λειτουργικές απαιτήσεις του ΠΣ. Προφίλ Χρηστών Λειτουργίες Χρηστών Στο ΠΣ εισάγονται χρήστες οι οποίοι: Είναι εγγεγραμμένοι στο OpenKM Με την εισαγωγή του κάθε χρήστη στο ΠΣ του αποδίδεται και ένα προφίλ το οποίο διαθέτει όλες τις λειτουργίες που μπορεί να εκτελέσει ο χρήστης στο ΠΣ. Χρήστες Οι χρήστες του ΠΣ έχουν τα εξής χαρακτηριστικά: Πεδίο Περιγραφή Σχόλια Όνομα Σύνδεσης Συνθηματικό Σύνδεσης Όνομα κ Επίθετο Το όνομα σύνδεσης στο σύστημα Το συνθηματικό σύνδεσης στο σύστημα Το πραγματικό όνομα του χρήστη Υποχρεωτικό αλφαριθμητικό πεδίο Υποχρεωτικό αλφαριθμητικό πεδίο email Το email του χρήστη Προαιρετικό αλφαριθμητικό πεδίο τηλέφωνο Το τηλέφωνο του χρήστη Προαιρετικό αλφαριθμητικό πεδίο Πεδία Ειδικά για τις Αναθέσεις id Μοναδικό προσδιοριστικό χρήστη Υποχρεωτικό αλφαριθμητικό πεδίο (ίδιο με OpenKM user) parent_id Το προσδιοριστικό γονέα. Εάν ένας χρήστης έχει το πεδίο αυτό κενό, τότε είναι η κεφαλή της εταιρίας-οργανισμού. Τμήμα Περιγραφή Εργασίας Προαιρετικό αλφαριθμητικό πεδίο Προαιρετικό αλφαριθμητικό πεδίο Το σύστημα θα μπορεί να αποθηκεύει τα συγκεκριμένα χαρακτηριστικά των χρηστών για μεγάλο αριθμό χρηστών. Προφίλ Χρηστών Οι χρήστες του ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου ορίζονται με βάση το προφίλ τους. Έτσι λοιπόν διακρίνουμε τις συγκεκριμένες κατηγορίες προφίλ: Διαχειριστής του Συστήματος Αναθέτης

UNIFIED IT Services Page 5/11 Διεκπεραιωτής Ισχύουν τα εξής: Τα προφίλ των χρηστών είναι ιεραρχικά με πλήρη δικαιώματα στον Διαχειριστή και περιορισμένα δικαιώματα στον Διεκπεραιωτής του Συστήματος Αναθέσεων. Τα δικαιώματα κληρονομούνται με την αναβάθμιση του προφίλ, δηλαδή ο Αναθέτης του Συστήματος Αναθέσεων έχει τα δικαιώματα και του Διεκπεραιωτής και ο Διαχειριστής του έχει και τα διακαιώματα του Αναθέτη. Κάθε χρήστης συνδέεται με ακριβώς ένα προφίλ. Κάθε προφίλ μπορεί να επιτελέσει τις συγκεκριμένες λειτουργίες που περιγράφει η αντίστοιχη παράγραφος του εκάστοτε προφίλ. Λειτουργίες Διαχειριστή Το προφίλ που επιτρέπει τις εξής ενέργειες: Δημιουργία νέων χρηστών: ο διαχειριστής θα εισάγει τα χαρακτηριστικά του χρήστη όπως αυτά περιγράφονται στην ενότητα Χρήστες ( ενοποιημένο με το OpenKM). Τροποποίηση υπαρχόντων χρηστών: ο διαχειριστής θα μπορεί να μεταβάλλει τα χαρακτηριστικά του χρήστη όπως αυτά περιγράφονται στην ενότητα Χρήστες. Διαγραφή Χρηστών. Απόδοση προφίλ σε υπάρχοντα χρήστη: ο διαχειριστής θα μπορεί να αναβαθμίσει ή να υποβαθμίσει το προφίλ ενός χρήστη εφόσον ο χρήστης αυτός είναι εγγεγραμμένος στο σύστημα. Εισαγωγή Λεξικών Αναθέσεων. Να αλλάζει παραμέτρους στο σύστημα. Λειτουργίες Αναθέτη Ο Αναθέτης θα μπορεί να δημιουργήσει Έργα (Projects) και Αναθέσεις (Tasks) Κάθε Project έχει ένα ιδιοκτήτη (owner) Κάθε ανάθεση έχει ένα ιδιοκτήτη (owner) που θα την διεκπεραιώσει. Θα μπορεί να δει τις επικείμενες αναθέσεις καθώς και τις περασμένες αναθέσεις τις οποίες έχει ξεκινήσει αυτός μόνο. Θα μπορεί να δει τις αναθέσεις των υφισταμένων του αν έχει. Θα μπορεί να κλείσει Tasks / Projects Λειτουργίες Διεκπεραιωτή Αναθέσεων Ο Διεκπεραιωτής θα μπορεί να εκτελέσει τις εξής ενέργειες: Να βλέπει τις επικείμενες αναθέσεις τις οποίες έχει αναλάβει. Να αναζητά στις περασμένες (και επικείμενες) αναθέσεις τις οποίες έχει διεκπεραιώσει. Να δίνει την ανάθεση προς εξωτερική διεκπεραίωση, περιμένοντας την απάντηση. Να επιστρέψει την ανάθεση στον Αναθέτη μαζί με τα σχόλια του. Να κλείσει μια ανάθεση την οποία έχει το δικαίωμα να διαχειριστεί.

UNIFIED IT Services Page 6/11 Λειτουργίες Συστήματος Το σύστημα διαχειρίζεται τις αναθέσεις ως εξής: Οι χρήστες εγγράφονται κατά το οργανόγραμμα του οργανισμού, δηλαδή, εκτός από το συνθηματικό πρόσβασης και το όνομα σύνδεσης, έχουν και το τμήμα και τη θέση στο οργανόγραμμα του οργανισμού. Ας υποθέσουμε ότι είναι σαν και αυτό: Τα στελέχη των τμημάτων Α, Β είναι διεκπεραιωτές, ενώ οι Διευθυντές είναι Αναθέτες. Ο Γενικός Διευθυντής μπορεί να αναθέσει στους Διευθυντές εργασίες και αυτοί μπορούν να τις κατανείμουν στα στελέχη που διοικούν προς διεκπεραίωση. Ο Γενικός Διευθυντής μπορεί να βλέπει τις αναθέσεις όλων. Ο κάθε ένας από τους διευθυντές των τμημάτων Α,Β μπορεί να βλέπει μόνο τις δικές του και τέλος το κάθε στέλεχος βλέπει μόνο τις αναθέσεις που του αντιστοιχούν. Τύποι Εγγράφων Το κάθε έγγραφο (κύριο ή επισυναπτόμενο) που παραλαμβάνεται από το σύστημα αναθέσεων θα πρέπει να τηρεί τους κανόνες όπως αυτοί περιγράφηκαν στο τεύχος Λειτουργικές Απαιτήσεις του Συστήματος Πρωτοκόλλου παρ. Τύποι Αρχείων. Λεξικά Το σύστημα αποθηκεύει τα εξής παραμετρικά στοιχεία: Επαφές Είναι οι αποδέκτες του εξερχόμενου πρωτοκόλλου όπως περιγράφηκαν στο τεύχος Λειτουργικές Απαιτήσεις του Συστήματος Πρωτοκόλλου Παρ. Επαφές. Οι επαφές προσδιορίζουν την επικοινωνία μιας ανάθεσης εκτός του οργανισμού. Έργο (Project) Πεδίο Περιγραφή Σχόλια

UNIFIED IT Services Page 7/11 Project name Description Όνομα έργου Priority Type Created Time Start Date Target End Date Actual End Date Status Prospecting, Initiated,.. Progress Assigned to Target budget auto Αναθέσεις (Tasks) Είναι προκαθορισμένοι τύποι Αναθέσεων που τηρούνται στις δημόσιες υπηρεσίες. Η κάθε εγγραφή τύπου αναθέσεων έχει τα εξής χαρακτηριστικά: Πεδίο Περιγραφή Σχόλια Τύπος Πχ Προς Ενημέρωση, Κοινοποίηση, Υποχρεωτικό αριθμητικό Ενέργεια, Αναμένεται Απάντηση. πεδίο Περιγραφή Η περιγραφή του της Ενέργειας πχ Ενέργεια Καταστροφής Εγγράφων: είναι... Αποστέλλετ αι Περιγράφει αν είναι περιοδική ενέργεια ανάθεσης Id Ειδικό πεδίο μοναδικό για κάθε Υποχρεωτικό αριθμητικό εγγραφή πεδίο Parent Id Το ID του γονέα της εγγραφής Προαιρετικό αριθμητικό πεδίο Ανάθεση Τα μεταδεδομένα της Ανάθεσης είναι τα εξής: Πεδίο Περιγραφή Σχόλια Id Ο αριθμός της ανάθεσης. Υποχρεωτικό αριθμητικό πεδίο Parent Id Προαιρετικό αριθμητικό πεδίο της ανάθεσης που τη δημιούργησε. Τύπος Υποχρεωτικό αριθμητικό πεδίο Ανάθεσης Θέμα Υποχρεωτικό αλφαριθμητικό πεδίο Ημερομηνία Υποχρεωτικό πεδίο ημερομηνίας Ανάθεσης Ημερομηνία Δυνητικά μια ημερομηνία στο Προαιρετικό πεδίο ημερομηνίας

UNIFIED IT Services Page 8/11 Επιστροφής Αποτελεσμάτ ων Κλείνει με τη δικαιοδοσία του Διεκπεραιωτή Κατάσταση Ανάθεσης Ημερομηνία αλλαγής τελευταίας κατάστασης. Υπεύθυνος Κλεισίματος Ημερομηνία Κλεισίματος Αλλαγές Καταστάστεω ν4-5 Αλλαγές Καταστάσεων 3 Ζητείται Έγγραφό Βαθμολογία του Αναθέτη Αποτέλεσμα Ανάθεσης μέλλον ή η χθεσινή για εδώ που φτάσαμε... Αυτό το πεδίο-δείκτης καθορίζει εάν η ανάθεση μπορεί να κλείσει με ευθύνη του Διεκπεραιωτή. Το πεδίο αυτό περιγράφει την κατάσταση της ανάθεσης Το προσδιοριστικό του αναθέτει που έκλεισε την ανάθεση. Πότε έκλεισε η ανάθεση Δείχνει πόσες φορές ελέγχθηκαν τα παραδοτέα από τον Αναθέτη. Δείχνει πόσες φορές ζητήθηκε επικοινωνία από εξωτερικό οργανισμό Αυτό το πεδίο-δείκτης καθορίζει εάν η ανάθεση συγκεκριμένα ζητεί κάποιο έγγραφο από πολίτη. Ο βαθμός του Διεκπεραιωτή Πώς έκλεισε η ανάθεση εάν ο τύπος ανάθεσης δεν ζητεί παρακάτω ενέργειες. Υποχρεωτικό αριθμητικό πεδίο 0. Κλείνει με ευθύνη του Αναθέτη. 1. Κλείνει με ευθύνη Διεκπεραιωτή. Υποχρεωτικό αριθμητικό πεδίο: 1 Δεν έχει γίνει ανάθεση 2 Σε εξέλιξη (δουλεύουμε...) 3 Περιμένει από εξωτερικό οργανισμό. 4 Περιμένει Έλεγχο 5 Εγκεκριμένη. Έκλεισε. Προαιρετικό πεδίο ημερομηνίας εάν ανάθεση έχει αλλάξει κατάσταση. Προαιρετικό πεδίο ημερομηνίας εάν ανάθεση έχει κατάσταση = 5 κλειστή. Αριθμητικό Πεδίο Αριθμητικό Πεδίο Αριθμητικό Προαιρετικό Πεδίο Επιτυχώς Ανεπιτυχώς - Ακυρώθηκε Δημιουργία Κόμβου Ανάθεσης Η δημιουργία μίας Ανάθεσης έχει τα εξής βασικά βήματα: Υποβολή των στοιχείων της ανάθεσης: Ο χρήστης εισάγεται στη βασική οθόνη προγραμματισμού αναθέσεων και λαμβάνει το νέο αριθμό ανάθεσης. Ο χρήστης πληκτρολογεί τους εμπλεκόμενους Διεκπεραιωτές οι οποίοι πρέπει να είναι υφιστάμενοι του υποχρεωτικά. Προσοχή: κανένας χρήστης πλην διαχειριστή δε μπορεί να μεταβάλλει τα στοιχεία άλλου χρήστη ακόμη και αν αυτός είναι υφιστάμενος του. Εάν τα στοιχεία του κάθε εμπλεκόμενου Διεκπεραιωτή δεν βρεθούν στις επαφές τότε ο χρήστης πρέπει να ακυρώσει την ενέργεια και να επικοινωνήσει με το διαχειριστή για να υποβάλλει τα στοιχεία του κάθε νέου χρήστη ή τις μεταβολές αυτού. Εφόσον τα στοιχεία όλων των

UNIFIED IT Services Page 9/11 διεκπεραιωτών υπάρχουν, ο χρήστης συμπληρώνει το θέμα της ανάθεσης και τον τύπο της. Μετάβαση στην οθόνη εισαγωγής αρχείων: Ο χρήστης εισάγεται στην οθόνη που πρέπει να τοποθετήσει τα αρχεία που σχετίζονται με την ανάθεση. Η ενέργεια αυτή είναι προαιρετική. Μόλις ο χρήστης πατήσει εισαγωγή το σύστημα καταχωρεί την ανάθεση και ενημερώνει τους χρήστες διεκπεραίωσης. Κλείσιμο μιας Ανάθεσης Δύο είναι οι περιπτώσεις χρηστών που κλείνουν μια ανάθεση: Ο δημιουργός μιας ανάθεσης. Εφόσον η ανάθεση είναι διαχειρίσημη από τον Διεκπεραιωτή, τότε η ανάθεση κλείνει με τη δικαιοδοσία του Διεκπεραιωτή μέχρι το σημείο που ο διεκπεραιωτής έχει αναλάβει. Με όποιο αποτέλεσμα κλείσει μια ανάθεση (Επιτυχία, Ακύρωση Αποτυχία) Όλες οι αναθέσεις που ξεκίνησαν από αυτή κλείνουν Το αποτέλεσμα της κάθε ανάθεσης που ξεκίνησε από αυτήν που έκλεισε, αλλά δεν πρόλαβε να κλείσει είναι το ίδιο με το αποτέλεσμα της μητρικής ανάθεσης. Ενημέρωση Χρηστών Με δύο τρόπους: Μέσω Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου στο λογαριασμό του χρήστη. Καταγραφή μηνύματος στο πάνελ λειτουργιών του χρήστη. Οι ενημερώσεις αφορούν τα εξής συμβάντα: Συμμετοχή του Χρήστη σε μία ανάθεση όπως ζητήθηκε από τον προϊστάμενό Διεκπεραιωτή του. Ακύρωση, κλείσιμο μιας ανάθεσης. Ενημέρωση του χρήστη για την επικείμενη ημερομηνία αποστολής αποτελεσμάτων της ανάθεσης στον προϊστάμενό Διεκπεραιωτή. Ενημέρωση προϊστάμενό Διεκπεραιωτή για την επικείμενη ημερομηνία αποστολής αποτελεσμάτων της ανάθεσης που έχει κάνει σε Διεκπεραιωτή. Ενημέρωση του χρήστη για περασμένη ημερομηνία αποστολής αποτελεσμάτων της ανάθεσης στον προϊστάμενό Διεκπεραιωτή. Ενημέρωση προϊστάμενό Διεκπεραιωτή περασμένη ημερομηνία αποστολής αποτελεσμάτων της ανάθεσης που έχει κάνει σε Διεκπεραιωτή. Αναφορές Στο σύστημα θα ενσωματωθεί εργαλείο το οποίο θα μπορεί να κατασκευάζει αναφορές (jusper reports) με βάση την προδιαγραφή SQL. Στο σύστημα επίσης προβλέπονται από τον κατασκευαστή οι εξής αναφορές: 1. Όλες οι Αναθέσεις που αφορούν εισερχόμενα έγγραφα από εξωτερικές υπηρεσίες 2. Όλες οι Αναθέσεις που είναι σε κατάσταση αναμονής εξ αιτίας εξωτερικού παράγοντα.

UNIFIED IT Services Page 10/11 3. Όλες οι αναθέσεις που σχετίζονται με αποστολή εξερχόμενων εγγράφων. 4. Η χρήση των στελεχών διεκπεραίωσης καθώς και ο βαθμός τους. Αναζήτηση Επαφής Ο Χρήστης μπορεί να αναζητήσει μια οποιαδήποτε επαφή με βάση τα κριτήρια αναζήτησης όπως αυτά περιγράφονται στην παράγραφο Αναζήτηση Επαφής στο τεύχος Λειτουργικές Απαιτήσεις του Συστήματος Πρωτοκόλλου Παρ. Αναζήτηση Επαφής Δημιουργία Νέας Επαφής Ο χρήστης μπορεί να εισάγει νέα Επαφή συμπληρώνοντας τα στοιχεία της στην κατάλληλη οθόνη του συστήματος όπως αυτά περιγράφονται όπως αυτά περιγράφονται στην παράγραφο Δημιουργία Νέας Επαφής στο τεύχος Λειτουργικές Απαιτήσεις του Συστήματος Πρωτοκόλλου Παρ. Δημιουργία Νέας Επαφής Εισαγωγή Μαζικών Επαφών Ο χρήστης διαχειριστής μπορεί να εισάγει μαζικές επαφές στο σύστημα χρησιμοποιώντας την σχετική οθόνη διαχείρισης κάνοντας εισαγωγή στο σύστημα ενός κατάλληλα γραμμογραφήματος αρχείου κειμένου (CSV ASCII Text File) στο οποίο καταγράφονται οι επαφές όπως αυτές περιγράφονται στο τεύχος Λειτουργικές Απαιτήσεις του Συστήματος Πρωτοκόλλου Παρ. Εισαγωγή Μαζικών Επαφών Έκδοση Επαφής Ο χρήστης μπορεί να τροποποιήσει οποιοδήποτε από τα στοιχεία μιας επαφής που ήδη υπάρχει στο σύστημα. Δημιουργία Τύπου Ανάθεσης Είναι προκαθορισμένοι τύποι Αναθέσεων που τηρούνται στις δημόσιες υπηρεσίες. Η κάθε εγγραφή τύπου αναθέσεων έχει τα εξής χαρακτηριστικά: Ο χρήστης μπορεί να εισάγει νέο τύπο Ανάθεσης συμπληρώνοντας τα στοιχεία του εγγράφου στην κατάλληλη οθόνη του συστήματος όπως αυτά περιγράφονται στην παράγραφο Τύποι Αναθέσεων Μαζική Εισαγωγή Τύπων Αναθέσεων Ο χρήστης διαχειριστής μπορεί να εισάγει μαζικά Τύπους Αναθέσεων στο σύστημα χρησιμοποιώντας την σχετική οθόνη διαχείρισης κάνοντας εισαγωγή στο σύστημα ενός κατάλληλα γραμμογραφήματος αρχείου κειμένου (CSV ASCII Text File) στο οποίο καταγράφονται οι τύποι αναθέσεων όπως αυτές περιγράφονται στην παράγραφο Τύποι Αναθέσεων. Έκδοση Τύπου Αναθέσεων Ο χρήστης μπορεί να τροποποιήσει οποιοδήποτε από τα ανάθεσης που ήδη υπάρχει στο σύστημα. στοιχεία ενός τύπου

UNIFIED IT Services Page 11/11 Τεχνικές Προδιαγραφές Το σύστημα θα είναι εφαρμογή διαδικτύου που θα εμφανίζεται σωστά σε όλους τους browsers. Η τεχνολογία ανάπτυξης της διαδικτυακής εφαρμογής θα υποστηρίζει AJAX. Οι οθόνες θα είναι Application Driven ώστε να κατευθύνουν το χρήστη στο τι να κάνει. Το σύστημα θα έχει το ίδιο security scheme με την πλατφόρμα OpenKM. Δηλαδή οι χρήστες του OpenKM θα μπορούν να να εγγραφούν στο σύστημα με το απλό προφίλ κάνοντας μια φορά loggin με τα χαρακτηριστικά σύνδεσης που έχουν και στο OpenKM. Το σύστημα θα αποθηκεύει τους κόμβους πρωτοκόλλου στην πλατφόρμα OpenKM στους κατάλληλα διαμορφωμένους φακέλους που αφορούν το σύστημα αναθέσεων.