Πρόγραμμα Παροχής Φιλοξενίας για τη Διοργάνωση Συνεδρίων στην Κύπρο Τελευταία αναθεώρηση 28.05.2013 1. Στόχος Προγράμματος: Γενικός στόχος του προγράμματος είναι η προώθηση της Κύπρου ως προορισμού συνεδριακού τουρισμού. 2. Δικαιούχοι αιτητές: Μη Κερδοσκοπικοί Οργανισμοί, Σύνδεσμοι, Εταιρείες και Ιδρύματα τα οποία είναι εγγεγραμμένα ως μη κερδοσκοπικά είτε στον Έφορο Σωματείων και Ιδρυμάτων είτε στον Έφορο Εταιρειών Κύπρου. Ανώτερα και Ανώτατα Ακαδημαϊκά και Εκπαιδευτικά Ιδρύματα Οργανισμοί, Σύνδεσμοι, Εταιρείες και Ιδρύματα του εξωτερικού τα οποία είναι δεόντως εγγεγραμμένα ως μη κερδοσκοπικά στις χώρες από τις οποίες προέρχονται και διαθέτουν τα αναγκαία επίσημα δικαιολογητικά. Ανώτερα και Ανώτατα Ακαδημαϊκά και Εκπαιδευτικά Ιδρύματα του εξωτερικού τα οποία είναι δεόντως εγγεγραμμένα στις χώρες από τις οποίες προέρχονται και διαθέτουν τα αναγκαία επίσημα δικαιολογητικά. 1 Σημείωση: Εξαιρούνται οι κυβερνητικές υπηρεσίες, τα Υπουργεία και τα Τμήματα των Υπουργείων, οι Ημικρατικοί Οργανισμοί και τα Συμβούλια, οι Ανεξάρτητες Υπηρεσίες της Κυπριακής Δημοκρατίας, οι δημόσιες υπηρεσίες και δημόσιοι μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί, οι Τοπικές Αρχές, τα Πολιτικά Κόμματα, οι Συντεχνίες, σύνδεσμοι, εταιρείες, ιδρύματα και φορείς που οι κύριοι πόροι τους προέρχονται από τον κρατικό προϋπολογισμό, καθώς και οι συναντήσεις εταίρων που πραγματοποιούνται στα πλαίσια ευρωπαϊκών προγραμμάτων. 3. Τύπος παροχής φιλοξενίας: Ο Κυπριακός Οργανισμός Τουρισμού δύναται να παρέχει ποσό φιλοξενίας, με την προϋπόθεση ύπαρξης των απαραίτητων πιστώσεων από τις αντίστοιχες προβλέψεις του ετήσιου προϋπολογισμού, 15 για κάθε συμμετέχοντα συνεδρίου από το εξωτερικό εξαιρουμένων των μηνών Νοεμβρίου και Δεκεμβρίου 2013 όπου θα λαμβάνονται 25 για κάθε συμμετέχοντα συνεδρίου από το εξωτερικό. Νοείται ότι ο αριθμός των συμμετεχόντων για τους οποίους θα παρέχεται το ποσό φιλοξενίας,
θα υπολογίζεται βάσει της τελικής κατάστασης κατειλημμένων δωματίων (rooming list) του συνεδρίου του ξενοδοχείου διαμονής. 4. Απαιτούμενες προϋποθέσεις για την υποβολή αίτησης: 1. Να υποβάλλεται συμπληρωμένη από τον δικαιούχο αιτητή, η σχετική αίτηση (Παράρτημα I) μαζί με μία συνοδευτική επιστολή προς τον Γενικό Διευθυντή του Κυπριακού Οργανισμού Τουρισμού. Η επιστολή πρέπει να είναι σε επίσημο επιστολόχαρτο του δικαιούχου αιτητή, και να δίνει γενικές πληροφορίες για το προγραμματισμένο συνέδριο. Σημειώνεται ότι η αίτηση θα πρέπει να υποβάλλεται τουλάχιστον δύο μήνες πριν από την ημερομηνία έναρξης του συνεδρίου. 2. Να υπάρχει συμμετοχή τουλάχιστον τριάντα (30) ατόμων από το εξωτερικό με μία τουλάχιστο διανυκτέρευση. 5. Υποχρεώσεις Αιτητή: 1. Να προβάλλεται το λογότυπο του ΚΟΤ και του Cyprus Convention Bureau στο πρόγραμμα, το έντυπο υλικό και τα ηλεκτρονικά μέσα προβολής του συνεδρίου όπου ο ΚΟΤ θα αναφέρεται ως υποστηρικτής. (Σημ. Τα λογότυπα αποστέλλονται στον δικαιούχο αιτητή ηλεκτρονικά με την επιστολή επιβεβαίωσης της έγκρισης για παροχή φιλοξενίας) 2 2. Να διανέμονται στους συμμετέχοντες του συνεδρίου διαφημιστικά έντυπα του Οργανισμού και να προβάλλεται η ιστοσελίδα του ΚΟΤ στα πλαίσια του συνεδρίου / συνάντησης. (Σημ. Τα διαφημιστικά έντυπα παραγγέλλονται ηλεκτρονικά από τον ΚΟΤ SavvasAndreou@visitcyprus.com - και παραλαμβάνονται με ευθύνη του δικαιούχου αιτητή) 3. Nα προβάλλεται διαφημιστικό σποτ του Οργανισμού στα πλαίσια του συνεδρίου (πατήστε εδώ για να κατεβάσετε το αρχείο υψηλής ανάλυσης) και στην ιστοσελίδα του συνεδρίου (πατήστε εδώ για να κατεβάσετε το αρχείο χαμηλής ανάλυσης). 4. To Cyprus Convention Bureau πραγματοποιεί σε ετήσια βάση, έρευνα καταγραφής εκδηλώσεων Συνεδριακού Τουρισμού. Νοείται ότι ο δικαιούχος αιτητής υποχρεούται όπως συμμετάσχει στην εν λόγω έρευνα υποβάλλοντας τα στοιχεία που θα του ζητηθούν (μέσα στο έτος 2013 ή 2014). Οι έρευνες των προηγούμενων ετών βρίσκονται
αναρτημένες στην ιστοσελίδα του ΚΟΤ www.visitcyprus.biz (Συνέδρια και Κίνητρα). 5. Το Cyprus Convention Bureau διεξάγει (ανώνυμη) ηλεκτρονική έρευνα βαθμού ικανοποίησης των συνέδρων για επιλεγμένα συνέδρια κάθε χρόνο. Ο δικαιούχος αιτητής να παρέχει τη δυνατότητα να αποστείλει ο ίδιος ηλεκτρονικό μήνυμα με τον σύνδεσμο (link) προς τη διαδικτυακή διεύθυνση του ηλεκτρονικού ερωτηματολογίου σε όλους τους συμμετέχοντες από το εξωτερικό. Τα αποτελέσματα που αφορούν το συγκεκριμένο συνέδριο / συνάντηση θα κοινοποιούνται στο δικαιούχο αιτητή. (Σημ. Ο δικαιούχος αιτητής θα ενημερώνεται κατά πόσον το συνέδριο που διοργανώνει έχει επιλεγεί για την έρευνα πριν τη λήξη των εργασιών του και θα έχει την ευθύνη αποστολής του σχετικού ηλεκτρονικού μηνύματος, αμέσως μετά το πέρας της συνάντησης) 6. Nα μπορούν να συμμετέχουν στις εργασίες δωρεάν 1-2 εκπρόσωποι του ΚΟΤ σε περίπτωση που το επιθυμούν. 7. Να μπορεί να συμμετέχει κατά την διάρκεια του συνεδρίου ερευνητικό προσωπικό εκ μέρους του ΚΟΤ για σκοπούς συλλογής στοιχείων για το συνεδριακό τουρισμό. 8. Να παρέχεται στον Κυπριακό Οργανισμό Τουρισμού το δικαίωμα φωτογράφησης του συνεδρίου (κατόπιν συνεννόησης με τον δικαιούχο αιτητή). 3 6. Απαιτούμενα δικαιολογητικά για την εκταμίευση του ποσού παροχής φιλοξενίας και σημαντικές επισημάνσεις: Τα πιο κάτω δικαιολογητικά θα πρέπει να υποβάλλονται ηλεκτρονικά με συνοδευτική επιστολή, σε επίσημο επιστολόχαρτο του δικαιούχου αιτητή, ο οποίος θα αναφέρεται στο τελικό αποτέλεσμα του συνεδρίου, στον τελικό αριθμό συμμετεχόντων από Κύπρο και εξωτερικό ξεχωριστά, και να επιβεβαιώνει την εγκυρότητα των υποβαλλόμενων δικαιολογητικών ζητώντας από τον Οργανισμό την καταβολή του εγκεκριμένου ποσού παροχής φιλοξενίας: 1. Υποβολή του τελικού καταλόγου των εγγραφών με τα ονόματα των συμμετεχόντων του συνεδρίου, χώρα προέλευσης και τον οργανισμό που εκπροσωπούν. 2. Αντίγραφο κατάστασης κατειλημμένων δωματίων των ξενοδοχείων διαμονής (rooming list) για τους συμμετέχοντες του συνεδρίου από το
εξωτερικό. Οι καταστάσεις κατειλημμένων δωματίων θα εκτυπώνονται από το σύστημα κρατήσεων των ξενοδοχείων. (Σημ. Η κατάσταση κατειλημμένων δωματίων ζητείται για επιβεβαίωση του καταλόγου εγγραφών.) 3. Υποβολή δικαιολογητικών που να αποδεικνύουν την τήρηση των υποχρεώσεων του αιτητή όπως αναφέρονται στην Παράγραφο 5 πιο πάνω. 4. Υποβολή φωτογραφιών από την εκδήλωση με δικαίωμα χρήσης από τον ΚΟΤ. Νοείται ότι το εγκριθέν ποσό παροχής φιλοξενίας θα εκταμιεύεται μόνο με την υποβολή όλων των πιο πάνω απαιτούμενων δικαιολογητικών και τήρηση των υποχρεώσεων του αιτητή. Νοείται επίσης ότι ο Κυπριακός Οργανισμός Τουρισμού διατηρεί το δικαίωμα να διερευνήσει τα υποβληθέντα δικαιολογητικά και στοιχεία και να ζητήσει επιπρόσθετες διευκρινίσεις ή και την προσκόμιση επιπρόσθετων δικαιολογητικών και στοιχείων. Σημειώνεται ότι σε περίπτωση υποβολής από τον δικαιούχο αιτητή, αναληθών ή παραπλανητικών δικαιολογητικών και στοιχείων, ο Κυπριακός Οργανισμός Τουρισμού διατηρεί το απόλυτο δικαίωμα ακύρωσης του εγκεκριμένου ποσού παροχής φιλοξενίας και της εκταμίευσης αυτού ή / και τη διεκδίκηση οποιουδήποτε καταβληθέντος ποσού παροχής φιλοξενίας. 4 Σημειώνεται επίσης ότι σε μια τέτοια περίπτωση, πέραν των άλλων κυρώσεων, οι παραβάτες θα αποκλείονται από κάθε συμμετοχή τόσο στο υπό αναφορά Πρόγραμμα Φιλοξενίας του ΚΟΤ όσο και σε άλλες σχετικές με το Cyprus Convention Bureau επιχορηγήσεων του Οργανισμού για 2 χρόνια. Σημειώνεται τέλος ότι ο πιο πάνω αποκλεισμός θα ισχύει και σε περίπτωση μη υποβολής στοιχείων για την ετήσια έρευνα καταγραφής εκδηλώσεων Συνεδριακού Τουρισμού (βλ. Παρ.5(4)). 7. Υποβολή Αιτήσεων: Οι αιτήσεις θα πρέπει να υποβάλλονται με τη συνοδευτική επιστολή προς το Γενικό Διευθυντή του KOT, προσοχή της κ. Θάλειας Χριστοδουλίδου στην ηλεκτρονική διεύθυνση ThaliaChristodoulidou@visitcyprus.com ή μέσω φαξ στο +357 22 69 13 13 ή με ταχυδρομείο στη διεύθυνση:
Cyprus Convention Bureau Κυπριακός Οργανισμός Τουρισμού Τμήμα Στρατηγικής Τ.Θ. 24535, 1390 Λευκωσία «Πρόγραμμα Παροχής Φιλοξενίας για τη Διοργάνωση Συνεδρίων στην Κύπρο». Η επιβεβαίωση παραλαβής της αίτησης αποτελεί αποκλειστική ευθύνη του αιτητή. 8. Περισσότερες Πληροφορίες: Cyprus Convention Bureau Κουλίτσα Δημητρίου Νικολέττα Παφίτου Θάλεια Χριστοδουλίδου Ανθή Γαβριηλίδου Κάτια Χατζηαντώνη + 357 22 69 11 16 - kdemetriou@visitcyprus.com + 357 22 69 12 54 - npaphitou@visitcyprus.com + 357 22 69 12 55 - tchristodoulidou@visitcyprus.com + 357 22 69 13 09 - agabrielides@visitcyprus.com + 357 22 69 12 51 - katiah@visitcyprus.com 5