Κανονισμός Συμβουλίου

Κανονισμός Συμβουλίου Άρθρο 1. Σύγκλιση Συνεδρίασης α) Το Συμβούλιο συνέρχεται σε τακτική συνεδρίαση κατόπιν πρόσκλησης του Προέδρου μία φορά ανά μήνα σε ημέρα και ώρα που ορίζεται στην πρώτη συνεδρίαση κάθε ακαδημαϊκού έτους. Για τη διευκόλυνση των μελών η ημέρα και ώρα των τακτικών συνεδριάσεων δύναται να είναι διαφορετική ανά ακαδημαϊκό εξάμηνο. Αυτό καθορίζεται στην ίδια συνεδρίαση ή/και στην τελευταία του χειμερινού εξαμήνου. β) Ο Πρόεδρος μπορεί να συγκαλεί το Συμβούλιο σε έκτακτη συνεδρίαση σε οποιαδήποτε άλλη περίπτωση όταν υπάρχουν επείγοντα θέματα. γ) Ο Πρόεδρος υποχρεούται να συγκαλέσει το Συμβούλιο σε συνεδρίαση εφόσον αυτό ζητηθεί εγγράφως από τουλάχιστον τρία μέλη του, μέσα σε διάστημα 10 εργάσιμων ημερών από την κατάθεση του έγγραφου αιτήματος. δ) Σε περίπτωση ανυπέρβλητου κωλύματος του Προέδρου, αυτός αναπληρώνεται από τον Αναπληρωτή Πρόεδρο σε όποια φάση της διαδικασίας υπάρχει κώλυμα (σύγκλιση, πρόσκληση, ημερήσια διάταξη, συνεδρίαση) όπως προβλέπεται στα υπόλοιπα άρθρα του παρόντος κανονισμού, εφόσον κρίνεται από τον Πρόεδρο και τον Αναπληρωτή ότι υπάρχουν επείγοντα θέματα προς συζήτηση. ε) Οι συνεδριάσεις του Συμβουλίου πραγματοποιούνται στην έδρα του Πανεπιστημίου Μακεδονίας ή σε άλλους χώρους. στ) Μέλη του Συμβουλίου που αδυνατούν να παραστούν στον τόπο της συνεδρίασης δύνανται να συμμετέχουν μέσω τηλεδιάσκεψης με βάση την ισχύουσα νομοθεσία. Άρθρο 2. Προσκλήσεις και συνοδευτικό υλικό α) Η πρόσκληση για τις τακτικές συνεδριάσεις του Συμβουλίου περιλαμβάνει τα θέματα της ημερήσιας διάταξης μαζί με τις εισηγήσεις και τα συνοδευτικά έγγραφα καθώς και όποιο άλλο σχετικό υλικό τεκμηρίωσης. Είναι επιθυμητό (εκτός από περιπτώσεις ανωτέρας βίας) όλα τα συνοδευτικά έγγραφα να αποστέλλονται ηλεκτρονικά το αργότερο 48 ώρες πριν τη συνεδρίαση. Σε περίπτωση καθυστέρησης είναι στη διακριτική ευχέρεια του Προέδρου να εισάγει το σχετικό θέμα προς συζήτηση. β) Στις περιπτώσεις έκτακτων συνεδριάσεων η πρόσκληση, η ημερήσια διάταξη και τα συνοδευτικά έγγραφα μπορούν να αποστέλλονται μέχρι και την προηγούμενη ημέρα της συνεδρίασης. Στην περίπτωση έκτακτης συνεδρίασης, η ημέρα και ώρα καθορίζεται με συνεννόηση μεταξύ των μελών (που συντονίζεται από τη γραμματεία). γ) Η πρόσκληση, οι εισηγήσεις και το συνοδευτικό υλικό αναρτώνται στον ιδιωτικό ιστοχώρο του Συμβουλίου και είναι προσβάσιμα στα μέλη και τους εξουσιοδοτημένους διοικητικούς υπαλλήλους. 1

Άρθρο 3. Απαρτία α) Το Συμβούλιο βρίσκεται σε απαρτία εφόσον είναι παρόντα τα μισά συν ένα μέλη της κατά νόμο σύνθεσής του. β) Οποιοδήποτε μέλος του Συμβουλίου έχει δικαίωμα να υποβάλλει ένσταση απαρτίας σε οποιοδήποτε σημείο της συνεδρίασης. Όταν διαπιστώνεται έλλειψη απαρτίας, δεν μπορεί να συνεχιστεί η συνεδρίαση και ο Πρόεδρος διακόπτει την τυπική διαδικασία. Οποιαδήποτε συνέχεια της συζήτησης μετά την έλλειψη απαρτίας, θεωρείται άτυπη, εκτός πρακτικών. Διακοπείσα συνεδρίαση επαναλαμβάνεται εντός πέντε (5) εργασίμων ημερών. Άρθρο 4. Ημερήσια Διάταξη α) Η ημερήσια διάταξη των συνεδριάσεων του Συμβουλίου καταρτίζεται από τον Πρόεδρο β) Στην ημερήσια διάταξη περιλαμβάνονται υποχρεωτικά και θέματα τα οποία τίθενται από τουλάχιστον τρία μέλη του Συμβουλίου. γ) Θέματα επείγοντος ή έκτακτου χαρακτήρα είναι δυνατόν να ζητηθεί να εγγραφούν ως θέματα είτε από τον Πρόεδρο είτε από οποιοδήποτε μέλος, εκτός ημερήσιας διάταξης, εφόσον συμφωνεί η απόλυτη πλειοψηφία των παρόντων μελών και εφόσον αυτό ζητηθεί προ της έναρξης της συζήτησης των θεμάτων της ημερήσιας διάταξης δ) Η σειρά συζήτησης των θεμάτων της ημερήσιας διάταξης δύναται να μεταβληθεί από τον Πρόεδρο εφόσον αυτό πραγματοποιείται για να διευκολύνει τη συζήτηση και τη λήψη αποφάσεων. Το ίδιο μπορεί να συμβεί αν προταθεί από κάποιο μέλος, εφόσον συμφωνεί η απόλυτη πλειοψηφία των παρόντων μελών. ε) Προ η μετά το τέλος της συζήτησης των θεμάτων της ημερήσιας διάταξης είναι δυνατόν να γίνουν ανακοινώσεις από τον Πρόεδρο, τον Αναπληρωτή Πρόεδρο, τον Πρύτανη και τα λοιπά μέλη του Συμβουλίου. Άρθρο 5. Συμμετοχή στις συνεδριάσεις α) Στις συνεδριάσεις του Συμβουλίου καλείται και παρίσταται ο Πρύτανης και κατά περίπτωση ο αρμόδιος Αναπληρωτής Πρύτανη μετά από πρόσκληση του Προέδρου. β) Ο Πρόεδρος μπορεί να καλεί στη συνεδρίαση οποιοδήποτε μέλος ΔΕΠ ή του διοικητικού προσωπικού για παροχή διευκρινήσεων σε συγκεκριμένο θέμα της ημερήσιας διάταξης. γ) Στις συνεδριάσεις του Συμβουλίου παρίσταται ο/η Γραμματέας του Συμβουλίου ή ο/η νόμιμος αναπληρωτής του/της. Ο/η Γραμματέας μπορεί να συνεπικουρείται από άλλους υπαλλήλους της Γραμματείας του Συμβουλίου ύστερα από εντολή του Προέδρου. δ) Στις συνεδριάσεις του Συμβουλίου προσκαλούνται οι εκπρόσωποι των υπολοίπων κατηγοριών εργαζομένων, σύμφωνα με τη νομοθεσία, όταν συζητιούνται θέματα που τους αφορούν. 2

Άρθρο 6. Γενικοί κανόνες διεξαγωγής συνεδριάσεων α) Ο Πρόεδρος έχει την ευθύνη της διεύθυνσης της συζήτησης, της τήρησης της σχετικής διαδικασίας και του χρονοδιαγράμματος των εργασιών της συνεδρίασης. β) Οποιοδήποτε θέμα έρχεται για συζήτηση στο Συμβούλιο συνοδεύεται από γραπτή ή προφορική εισήγηση. Η συζήτηση κάθε θέματος αρχίζει πάντα με τη σχετική εισήγηση που αναπτύσσεται από τον Πρόεδρο, ή τον Αναπληρωτή του, ή τον συντονιστή της αντίστοιχης επιτροπής ή άλλο μέλος του Συμβουλίου ή τον Πρύτανη (ανάλογα με την περίπτωση). Για το σκοπό αυτό, τα θέματα που προέρχονται από άλλα όργανα ή υπηρεσίες του Ιδρύματος (Πρυτανεία, Σύγκλητος) ενδείκνυται προηγουμένως να έχουν περάσει από επεξεργασία από την αντίστοιχη επιτροπή (χρηματικών ροών, ακαδημαϊκών θεμάτων, εκπαιδευτικών θεμάτων, τεχνολογίας και υποδομών εξωστρέφειας) ή από εισηγητή που έχει οριστεί από τον Πρόεδρο ή από τον ίδιο τον Πρύτανη. γ) Θέματα τα οποία εγείρονται σύμφωνα με τη νομοθεσία από την Πρυτανεία ή τη Σύγκλητο αναπτύσσονται από τον πρύτανη ή τον αρμόδιο Αναπληρωτή Πρύτανη ή συνεργατικά με τη σχετική επιτροπή του Συμβουλίου. δ) Για θέματα που αφορούν τις υπόλοιπες κατηγορίες προσωπικού ή τους φοιτητές δύναται να υπάρξει εισήγηση από τον φοιτητή (μέλος του Συμβουλίου) ή από τον εκπρόσωπο στο Συμβούλιο της αντίστοιχης κατηγορίας προσωπικού. ε) για τη διευκόλυνση της ανάπτυξης ενός θέματος, κατά περίπτωση, μπορεί το Συμβούλιο να καλεί και τον αρμόδιο διοικητικό υπάλληλο για διευκρινήσεις. στ) Ο εισηγητής έχει την ευθύνη να παρέχει στα μέλη όλες τις απαραίτητες πληροφορίες και διευκρινήσεις για την κατανόηση ενός θέματος και μετά την ολοκλήρωση της εισήγησης ακολουθεί συζήτηση στην οποία μπορούν να συμμετέχουν όλα τα παρόντα μέλη και ο Πρύτανης, την οποία διευθύνει ο Πρόεδρος. Για τη διευκόλυνση της διαδικασίας, ο Πρόεδρος, εφόσον το κρίνει απαραίτητο, δύναται να ζητήσει τη δημιουργία καταλόγου ομιλητών. ζ) Μετά την ολοκλήρωση της συζήτησης και της δευτερολογίας του εισηγητή, ο Πρόεδρος αποδελτιώνει και ταξινομεί τις πιθανές προτάσεις, αντιπροτάσεις, τροποποιήσεις και συμπληρωματικές παρεμβάσεις και τις θέτει σε ψηφοφορία. η) Οι αποφάσεις του Συμβουλίου λαμβάνονται με απόλυτη πλειοψηφία των παρόντων μελών (οι λευκές ψήφοι και οι αποχές δεν λαμβάνονται υπόψη στο αποτέλεσμα), εκτός εάν προβλέπεται διαφορετικά από τη νομοθεσία. Άρθρο 7. Πρακτικά α) Σε κάθε συνεδρίαση του Συμβουλίου τηρούνται πρακτικά με ευθύνη του/της Γραμματέως. Στα πρακτικά καταχωρούνται οι αποφάσεις που έχουν ληφθεί για κάθε θέμα, η περίληψη της προηγηθείσας συζήτησης, του σκεπτικού της απόφασης, οι προτάσεις που υποβλήθηκαν τα αποτελέσματα της σχετικής ψηφοφορίας και οι αιτιολογήσεις ψήφων των 3

μελών εφόσον το ζητήσουν και παραδώσουν σχετικό έγγραφο σημείωμα κατά τη διάρκεια της συνεδρίασης. β) η επικύρωση των πρακτικών λαμβάνει χώρα είτε κατά την επόμενη συνεδρίαση του Συμβουλίου είτε δια περιφοράς (ηλεκτρονικής ή άλλης) μεταξύ των μελών του Συμβουλίου. Τα μέλη μπορούν να αποστείλουν γραπτώς τις τυχόν παρατηρήσεις τους στη γραμματεία του Συμβουλίου είτε πριν τη συνεδρίαση επικύρωσης είτε μέσα σε προθεσμία 48 ωρών από τη έναρξη της διαδικασίας επικύρωσης. Μετά την ολοκλήρωση της διαδικασίας αυτής και της υπογραφής των πρακτικών από όλα τα μέλη, τα πρακτικά θεωρούνται επικυρωμένα και είναι διαθέσιμα σε όλα τα μέλη. γ) Οι αποφάσεις του Συμβουλίου κοινοποιούνται στους ενδιαφερόμενους, πριν ακόμη και από την επικύρωση των πρακτικών και υλοποιούνται άμεσα. δ) Τα επικυρωμένα πρακτικά υπογράφονται από τον Πρόεδρο και τον/τη Γραμματέα του Συμβουλίου. ε) Αποσπάσματα πρακτικών εκδίδει η Γραμματεία του Συμβουλίου, τα οποία χορηγούνται σε αιτούντες μετά από έγκριση του Προέδρου εκτός αν ο ίδιος κρίνει ότι απαιτείται σχετική απόφαση του Συμβουλίου. Άρθρο 8. Επιτροπές, ομάδες εργασίας, ενημέρωση εκπροσώπων Για την υποβοήθηση του έργου του, το Συμβούλιο αποφασίζει τη συγκρότηση επιτροπών. Υπάρχουν δύο τύποι επιτροπών: (α) οι ομάδες εργασίας (τακτικές επιτροπές) ορίζονται με θητεία δύο ετών και είναι οι εξής: Χρηματικών Ροών, Ακαδημαϊκών Υποθέσεων, Εκπαιδευτικών Θεμάτων και Επικοινωνίας με τους φοιτητές, Τεχνολογίας και Υποδομών και Εξωστρέφειας. Στις επιτροπές αυτές συμμετέχουν μέλη του Συμβουλίου και ο αρμόδιος αντιπρύτανης. Ένα μέλος του Συμβουλίου ορίζεται ως συντονιστής οργανώνοντας τις συναντήσεις, τη θεματολογία και τις εισηγήσεις προς το Συμβούλιο. Οι ομάδες εργασίας του Συμβουλίου λειτουργούν είτε ως εισηγητές θεμάτων της αρμοδιότητάς (μέσω των συντονιστών τους) τους είτε ως ομάδες χάραξης της στρατηγικής του Ιδρύματος επεξεργαζόμενες θέματα και πρωτοβουλίες, σε συνεργασία με τα υπόλοιπα όργανα του Ιδρύματος, τα οποία προτείνουν στον Πρόεδρο για εισαγωγή προς συζήτηση στο Συμβούλιο. Η θητεία των μελών των επιτροπών αυτών είναι διετής και με δυνατότητα αλλαγής ή συνέχισης της θητείας ενός μέλους. β) Έκτακτες Επιτροπές (ad hoc) για τη μελέτη και διεκπεραίωση θεμάτων που εμπίπτουν στις αρμοδιότητές του Συμβουλίου. Στις επιτροπές αυτές μετέχουν μέλη του Συμβουλίου, μέλη ΔΕΠ και διοικητικό προσωπικό καθώς και ειδικοί επιστήμονες, κατά περίπτωση. Οι επιτροπές αυτές ορίζουν έναν συντονιστή ο οποίος εισηγείται το σχετικό θέμα στο Συμβούλιο. 4

γ) Τα θέματα τα οποία έρχονται προς συζήτηση στο Συμβούλιο καθώς και τα πρακτικά των συνεδριάσεων, με ευθύνη του Αναπληρωτή Προέδρου, κοινοποιούνται και στους εκπροσώπους των υπολοίπων κατηγοριών εργαζομένων προς ενημέρωσή τους, ανεξάρτητα αν συμμετέχουν ή όχι στις συγκεκριμένες συνεδριάσεις. Άρθρο 9. Συνεργασία, Εποπτεία και Διαδικασίες 1. Παρακολούθηση χρηματικών ροών και διαχείρισης αποθεματικών - Έγκριση προϋπολογισμού και τετραετούς προγραμματισμού α) Στις ακόλουθες παραγράφους - ενότητες τίθενται διαδικασίες για τη διαχείριση των οικονομικών θεμάτων με βάση τις εγκριτικές και εποπτικές αρμοδιότητες του Συμβουλίου, σύμφωνα με την κείμενη νομοθεσία. Ο σκοπός των ενοτήτων είναι η βελτιστοποίηση της διαδικασίας συνεργασίας πριν την κατάθεση οποιουδήποτε προϋπολογισμού, προγραμματισμού ή τροποποίησης. Οι προθεσμίες που αναφέρονται είναι ενδεικτικές και μπορεί να υπάρξει σχετική ευελιξία, εφόσον υπάρχει πλήρης συνεργασία και ενημέρωση στα πλαίσια των αρμοδίων επιτροπών. α) Το σχέδιο του ετήσιου τακτικού προϋπολογισμού (ισχύει η ίδια διαδικασία και για τον τετραετή προγραμματισμό έργων και προμηθειών που εντάσσονται στις Δημόσιες Επενδύσεις ή στον τακτικό προϋπολογισμό), υποβάλλεται (με όλα τα συνοδευτικά έγγραφα) προς συζήτηση στην επιτροπή χρηματικών ροών του Συμβουλίου, τουλάχιστον δύο εβδομάδες πριν την ημερομηνία που αναμένεται να υποβληθεί για έγκριση στο Συμβούλιο (η οποία καθορίζεται περί το τέλος Οκτωβρίου εκτός αν συντρέχουν άλλοι λόγοι που υπαγορεύονται από την εποπτεύουσα αρχή). Σε κάθε περίπτωση, ενωρίτερα, δηλαδή το αργότερο μέχρι τις 10 Οκτωβρίου κάθε έτους, αποστέλλεται στο Συμβούλιο (από τον Πρύτανη ή τον αρμόδιο αναπληρωτή του) συνοπτική εισήγηση για τη γενική φιλοσοφία και τις βασικές κατευθύνσεις προς τις οποίες αναμένεται να στραφεί για το επόμενο έτος, λαμβάνοντας υπόψη την εκτέλεση του τρέχοντος προϋπολογισμού και τις κυριότερες ανάγκες σε έργα, προμήθειες ή λειτουργικά έξοδα του επόμενου έτους. Κατά τη συνεδρίαση του Συμβουλίου που αφορά την τελική έγκριση του σχεδίου προϋπολογισμού η αρμόδια επιτροπή εισηγείται, εφόσον το επιθυμεί, μετά την εισήγηση του Πρυτάνεως. β) Την ίδια περίοδο με την αποστολή συνοπτικής εισήγησης του πρυτάνεως (ή και ενωρίτερα) είναι απαραίτητο να έχει συνεδριάσει η επιτροπή υποδομών του Συμβουλίου (με πρωτοβουλία του αρμόδιου αναπληρωτή πρυτάνεως) για να εξετάσει την σκοπιμότητα και την αρμονική ένταξη των προγραμματιζόμενων έργων στον προϋπολογισμό. Η επιτροπή αναμένεται ότι θα έχει σχετικές εισηγήσεις σκοπιμότητας από τις αρμόδιες υπηρεσίες (π.χ. Τεχνικό Συμβούλιο, Επιτροπή Πληροφορικής, Επιτροπή Βιβλιοθήκης και όποιων άλλων επιτροπών ή υπηρεσιών εμπλέκονται) σε σχέση με τη κατανομή και τη διαχείριση των κονδυλίων που αφορούν ανάπτυξη υποδομών ή προμηθειών. Τα αποτελέσματα της συζήτησης αυτής πρέπει να αντικατοπτρίζονται στη διαμόρφωση του τελικού σχεδίου του προϋπολογισμού. Κατά τη συνεδρίαση του Συμβουλίου η επιτροπή υποδομών θα εισηγείται, εφόσον το επιθυμεί μετά την εισήγηση του Πρυτάνεως. γ) Μετά τη λήψη απόφασης έγκρισης του προϋπολογισμού από το Συμβούλιο, διαμορφώνονται τα πρακτικά σύμφωνα με το Άρθρο 7 αλλά, εκτός από τα πρακτικά μπορεί να προκύπτει (όταν είναι εύλογο από τα αποτελέσματα της συζήτησης) και κείμενο 5

εισήγηση από το Συμβούλιο προς την πρυτανεία ή/και τις υπηρεσίες με παρατηρήσεις, παραινέσεις ή/και κατευθύνσεις για πιθανές στρατηγικές και ιδέες που διατυπώθηκαν κατά τη συνεδρίαση που προτείνονται για εφαρμογή το επόμενο έτος. Η εισήγηση αυτή θα κοινοποιείται αρμοδίως. δ) Τροποποιήσεις στον προϋπολογισμό ή στον τετραετή προγραμματισμό οποιασδήποτε μορφής (Τακτικό, Δημοσίων Επενδύσεων κλπ), με το χαρακτήρα του επείγοντος, είναι εύλογο να εμφανίζονται μέσα στο οικονομικό έτος. Για την έγκριση απαιτείται εισήγηση του Πρύτανη (ή του αρμόδιου αναπληρωτή του ή του αρμόδιου προϊστάμενου) και ενωρίτερα, ενημέρωση της επιτροπής χρηματικών ροών (που εκτιμά το επείγον του χαρακτήρα). Το Συμβούλιο, μέσω του Προέδρου του, θα κάνει κάθε δυνατή προσπάθεια να οργανώνει έκτακτη συνεδρίαση για να συζητά τις τροποποιήσεις, εφόσον προκύπτει ότι υπάρχουν λόγοι ανωτέρας βίας. Για να συζητηθεί οποιαδήποτε τροποποίηση, η σχετική εισήγηση και τα συνοδεύοντα έγγραφα πρέπει να κοινοποιούνται προς την επιτροπή χρηματικών ροών το συντομότερο δυνατό για συζήτηση και όχι αργότερα από 48 ώρες, ενώ θα προωθούνται άμεσα και στα υπόλοιπα μέλη του Συμβουλίου. ε) Μέχρι τη συγκρότηση του ΝΠΙΔ για την αξιοποίηση και διαχείριση του συνόλου ή μέρους των πόρων του Ιδρύματος (Άρθρο 58, Ν4009/2011) υποβάλλονται στο Συμβούλιο προς ενημέρωση και για λόγους γενικής εποπτείας (Άρθρο 8, Ν4009/2011), μετά την έγκρισή τους από τη Σύγκλητο ή άλλο αρμόδιο όργανο, οι προϋπολογισμοί και απολογισμοί προϋπολογισμοί διαθεσίμων, με τις αντίστοιχες εκθέσεις πεπραγμένων, όλων των υπολοίπων ΝΠ τα οποία διαχειρίζονται χρηματικές ροές, δηλαδή του Ειδικού Λογαριασμού Έρευνας, του Ερευνητικού Πανεπιστημιακού Ινστιτούτου και της Εταιρείας Αξιοποίησης της Περιουσίας του Πανεπιστημίου. Μετά τη συγκρότηση του ΝΠΙΔ θα ακολουθηθούν τα οριζόμενα από τη νομοθεσία (Ν.4009/2011 Ν4075/2012 και λοιπές διατάξεις) και τον Οργανισμό του Ιδρύματος. στ) Για την παρακολούθηση της εκτέλεσης του προϋπολογισμού, την πορεία των χρηματικών ροών, την πορεία υλοποίησης των έργων, των προμηθειών και των υπηρεσιών που έχουν εγκριθεί από το Συμβούλιο (τακτικού προϋπολογισμού ή Δημοσίων Επενδύσεων, τετραετούς προγραμματισμού) καθώς επίσης και των αποθεματικών και της διαχείρισή τους (ταμειακά υπόλοιπα κρατικής επιχορήγησης και αποθεματικά ΕΛΚΕ, Εταιρείας Αξιοποίησης Περιουσίας και ΕΠΙ) ορίζεται τακτική ενημέρωση προς το Συμβούλιο, από τον Πρύτανη ή τον αρμόδιο αναπληρωτή του ή τον αρμόδιο προϊστάμενο, σε τακτά διαστήματα μέσω της αντίστοιχης επιτροπής του Συμβουλίου. Η τακτική ενημέρωση πραγματοποιείται δύο φορές το χρόνο (μέχρι τέλος Δεκεμβρίου και μέχρι τέλος Ιουνίου) με σχετική εισήγηση η οποία εισάγεται σε συνεδρίαση του Συμβουλίου προς ενημέρωση και συζήτηση. Επίσης, μπορεί να ζητηθεί από το Συμβούλιο έκτακτη ενημέρωση, με χρονικό περιθώριο προειδοποίησης τουλάχιστον δύο εβδομάδων και όχι παραπάνω από τρεις. 2. Θέματα ΜΟ.ΔΙ.Π. α) Διαδικασία συγκρότησης. 6

Τουλάχιστον δύο μήνες πριν από τη λήξη της θητείας της ΜΟΔΙΠ το Συμβούλιο (με ευθύνη του συντονιστή της επιτροπής ακαδημαϊκών) διενεργεί εσωτερική προκήρυξη εκδήλωσης ενδιαφέροντος μεταξύ των καθηγητών του Ιδρύματος για συμμετοχή στη νέα σύνθεση. Η εκδήλωση ενδιαφέροντος ενός υποψηφίου συνοδεύεται από αναλυτικό βιογραφικό σημείωμα και έκθεση σκοπιμότητας και ιδεών για συμμετοχή στην Μονάδα. Οι υποψηφιότητες αποστέλλονται ηλεκτρονικά στη γραμματεία του Συμβουλίου με τα συνοδευτικά έγγραφα μέσα σε προθεσμία που καθορίζεται από το συντονιστή της επιτροπής ακαδημαϊκών υποθέσεων. Η επιλογή των πέντε καθηγητών μελών της ΜΟΔΙΠ πραγματοποιείται σε συνεδρίαση του Συμβουλίου. Η επιτροπή ακαδημαϊκών υποθέσεων, ενημερώνει το Συμβούλιο για τα τυπικά και ουσιαστικά προσόντα των υποψηφίων. Η επιλογή πραγματοποιείται με φανερή ψηφοφορία, λαμβάνοντας υπόψη τα ακόλουθα κριτήρια: (1) ερευνητικό έργο, (2) εμπειρία σε θέματα διασφάλισης ποιότητας, (3) θέσεις διοικητικής ευθύνης σε ακαδημαϊκά όργανα, (4) την έκθεση ιδεών, (5) την προηγούμενη εμπειρία σε αντίστοιχες θέσεις (6) όποιο άλλο κριτήριο αποφασίσει το συμβούλιο ότι θεωρεί χρήσιμο για την τελική επιλογή. Στη συζήτηση που προηγείται της ψηφοφορίας αναλύονται τα προσόντα των υποψηφίων με βάση τα κριτήρια. Ακολουθεί η ψηφοφορία στην οποία κάθε μέλος προτείνει τρία ονόματα. Επιλέγονται οι πέντε πρώτοι. Σε περίπτωση ισοβαθμίας, ξεκινώντας από την πέμπτη θέση, ενός ή περισσοτέρων υποψηφίων τότε πραγματοποιούνται μέχρι τρεις επαναληπτικές ψηφοφορίες μεταξύ των ισοβαθμούντων για να υπάρξει καθαρή υπεροχή. Αν δεν προκύψει, τότε πραγματοποιείται κλήρωση μεταξύ όσων ισοβάθμησαν. Οι εκπρόσωποι κάθε κατηγορίας προσωπικού και φοιτητών στην ΜΟΔΙΠ ορίζονται από τα αρμόδια όργανά τους κατόπιν σχετικής πρόσκλησης του Προέδρου του Συμβουλίου. β) Συνεργασία με το Συμβούλιο. Ο πρόεδρος της ΜΟΔΙΠ (Πρύτανης ή αρμόδιος αναπληρωτής του) συνεργάζεται με την επιτροπή ακαδημαϊκών υποθέσεων και την επιτροπή εκπαιδευτικών θεμάτων για την ενσωμάτωση στις πολιτικές, στρατηγικές και διαδικασίες της ΜΟΔΙΠ εκείνων των γενικών αρχών και διατάξεων που το Συμβούλιο επιθυμεί να προωθήσει στα πλαίσια της γενικής εποπτείας και τη χάραξη στρατηγικής για την ανάπτυξη του Ιδρύματος και τη διαμόρφωση της φυσιογνωμίας του, σε συνδυασμό με την πολιτική που καθορίζει η Σύγκλητος (Αρθρο8,παρ19β) για τη διασφάλιση της ποιότητας στην εκπαιδευτική και ερευνητική διαδικασία. γ) Ενημέρωση προς το Συμβούλιο. Για τα πεπραγμένα της ΜΟΔΙΠ και τις υλοποιούμενες πολιτικές, υπάρχει τακτική ενημέρωση προς το Συμβούλιο από τον πρόεδρο της ΜΟΔΙΠ (Πρύτανη ή τον αρμόδιο αναπληρωτή του) σε τακτά διαστήματα. Η ενημέρωση πραγματοποιείται στο τέλος κάθε ακαδημαϊκού εξαμήνου στην αντίστοιχη ημερολογιακά εγγύτερη τακτική συνεδρίαση του Συμβουλίου με σχετική συνοπτική εισήγηση. 7