ΦΑΡΜΑΚΕΥΤΙΚΟΣ ΣΥΛΛΟΓΟΣ ΘΕΣΣΑΛΟΝΙΚΗΣ ΠΡΟΚΗΡΥΞΗ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΥ ΓΙΑ ΤΗ ΔΙΟΡΓΑΝΩΣΗ ΤΟΥ 2ου ΠΑΝΕΛΛΗΝΙΟΥ ΣΥΝΕΔΡΙΟΥ ΕΦΑΡΜΟΣΜΕΝΗΣ ΦΑΡΜΑΚΕΥΤΙΚΗΣ

ΦΑΡΜΑΚΕΥΤΙΚΟΣ ΣΥΛΛΟΓΟΣ ΘΕΣΣΑΛΟΝΙΚΗΣ ΠΡΟΚΗΡΥΞΗ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΥ ΓΙΑ ΤΗ ΔΙΟΡΓΑΝΩΣΗ ΤΟΥ 2ου ΠΑΝΕΛΛΗΝΙΟΥ ΣΥΝΕΔΡΙΟΥ ΕΦΑΡΜΟΣΜΕΝΗΣ ΦΑΡΜΑΚΕΥΤΙΚΗΣ Ο Φαρμακευτικός Σύλλογος Θεσσαλονίκης (Φ.Σ.Θ.) ΠΡΟΚΗΡΥΣΣΕΙ μειοδοτικό διαγωνισμό, με σφραγισμένες προσφορές και κριτήρια κατακύρωσης την αρτιότερη τεχνική προσφορά σε συνδυασμό με την προσφερόμενη τιμή, με σκοπό την επιλογή αναδόχου - οργανωτικού γραφείου που θα αναλάβει τη διοργάνωση του 2ου Πανελλήνιου Συνεδρίου Εφαρμοσμένης Φαρμακευτικής. Όσοι επιθυμούν να λάβουν μέρος στο διαγωνισμό πρέπει να υποβάλλουν προσφορές, σύμφωνα με τα οριζόμενα στην παρούσα προκήρυξη, μέσα σε αποκλειστική προθεσμία οκτώ (8) ημερών από την επομένη της τελευταίας δημοσίευσης της περίληψης της παρούσας σε δύο ημερήσιες πολιτικές εφημερίδες και το αργότερο μέχρι ώρα 14.00 της ημέρας αυτής. Η διενέργεια του διαγωνισμού θα λάβει χώρα την 7 η Οκτωβρίου 2015 και ώρα 15.00 στα γραφεία του Φαρμακευτικού Συλλόγου Θεσσαλονίκης, Εθνικής Αντίστασης 173-175, Θεσσαλονίκη. Οι ενδιαφερόμενοι θα υποβάλουν τον φάκελο προσφοράς τους, καταθέτοντας τον αυτοπροσώπως, ή με ειδικά προς τούτο εξουσιοδοτημένο εκπρόσωπο τους, στα γραφεία του Φαρμακευτικού Συλλόγου Θεσσαλονίκης, Εθνικής Αντίστασης 173-175, Θεσσαλονίκη, ή αποστέλλοντας τον ταχυδρομικά με συστημένη επιστολή ή courier στην ως άνω διεύθυνση. Στην περίπτωση της ταχυδρομικής αποστολής ο Φ.Σ.Θ. ουδεμία ευθύνη φέρει για τον χρόνο και το περιεχόμενο των φακέλων προσφοράς που θα αποσταλούν. Προσφορές που κατατίθενται μετά την παραπάνω ημερομηνία και ώρα, είναι εκπρόθεσμες και επιστρέφονται. 1. ΓΕΝΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΥ Διαγωνισμός: Διαγωνισμός με κριτήρια κατακύρωσης την αρτιότερη τεχνική προσφορά σε συνδυασμό με την προσφερόμενη τιμή, για τη διοργάνωση του 2ου Πανελλήνιου Συνεδρίου Εφαρμοσμένης Φαρμακευτικής Τόπος Παράδοσης: Γραφεία του Φαρμακευτικού Συλλόγου Θεσσαλονίκης, Εθνικής Αντίστασης 173-175, Θεσσαλονίκη Διάρκεια του Έργου: Ένα (1) έτος Διάρκεια ισχύος των προσφορών: Επτά (7) ημέρες από την επομένη της διενέργειας του διαγωνισμού. Ο διαγωνισμός θα διεξαχθεί σύμφωνα με τους όρους που περιέχονται στην παρούσα Διακήρυξη και σύμφωνα με την αναλυτική τεχνική περιγραφή του έργου και τα παρακάτω άρθρα, ως ακολούθως: 2. ΕΙΔΙΚΟΙ ΟΡΟΙ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΥ ΜΕΡΟΣ Α Η διενέργεια διαγωνισμού με κριτήριο κατακύρωσης την πλέον συμφέρουσα από τεχνική και οικονομική άποψη προσφορά για τη διοργάνωση του 2ου Πανελλήνιου 1

Συνεδρίου Εφαρμοσμένης Φαρμακευτικής 1. Τα τεχνικά χαρακτηριστικά της ανωτέρω μελέτης αναφέρονται στο ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Α της παρούσης. Δικαίωμα συμμετοχής στο διαγωνισμό έχουν τα φυσικά ή νομικά πρόσωπα, που πληρούν τους όρους και τις προϋποθέσεις που καθορίζονται στην παρούσα διακήρυξη και διαθέτουν την απαιτούμενη τεχνογνωσία καθώς και αποδεδειγμένη εμπειρία και εξειδίκευση για τη διοργάνωση και τη διαχείριση του 2ου Πανελλήνιου Συνεδρίου Εφαρμοσμένης Φαρμακευτικής 2. Διάρκεια Έργου Η συνολική διάρκεια του έργου είναι ένα (1) έτος και αφορά αποκλειστικά τη διοργάνωση του ως άνω Συνεδρίου που θα λάβει χώρα στη διάρκεια του έτους 2016. Ωστόσο, ο Φαρμακευτικός Σύλλογος Θεσσαλονίκης έχει τη δυνατότητα να παρατείνει την ανάθεση του έργου για δύο (2) ακόμα έτη μετά το 2016, για τη διοργάνωση του Συνεδρίου στη διάρκειά τους, με κοινή απόφασή του με τον ανάδοχο που θα επιλεγεί. Στην περίπτωση αυτή θα επαναπροσδιοριστεί το οικονομικό μέρος της συμφωνίας για τα επόμενα δύο έτη. 3. Κατάρτιση, υποβολή και αποσφράγιση προσφορών. Οι προσφορές πρέπει: 3.1. Να είναι δακτυλογραφημένες και να μη φέρουν παράτυπες διορθώσεις, σβησίματα, διαγραφές, προσθήκες, κλπ. 3.2. Προσφορές για μέρος του έργου που ορίζει η προκήρυξη απορρίπτονται ως απαράδεκτες 3.3. Οι προσφορές πρέπει να υποβληθούν σε ένα αντίτυπο που θα τεθεί εις τον ίδιο φάκελο προσφοράς σφραγισμένο. Η αρίθμηση των σελίδων είναι υποχρεωτική. 3.4. Ο φάκελος της προσφοράς πρέπει απαραίτητα να φέρει την ΕΠΩΝΥΜΙΑ και τη ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ του Διαγωνιζόμενου και να γράφει ευκρινώς τις ενδείξεις (με κεφαλαία): ΠΡΟΣΦΟΡΑ ΠΡΟΣ ΤΟ ΦΑΡΜΑΚΕΥΤΙΚΟ ΣΥΛΛΟΓΟ ΘΕΣΣΑΛΟΝΙΚΗΣ ΓΙΑ ΤΟ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟ ΓΙΑ ΤΗ ΔΙΟΡΓΑΝΩΣΗ ΤΟΥ 2ου ΠΑΝΕΛΛΗΝΙΟΥ ΣΥΝΕΔΡΙΟΥ ΕΦΑΡΜΟΣΜΈΝΗΣ ΦΑΡΜΑΚΕΥΤΙΚΗΣ. 4. Προϋποθέσεις & Κριτήρια για την ανάθεση: Οι δεσμευτικές προϋποθέσεις, προκειμένου να ληφθεί υπόψη η πρόταση κάθε υποψήφιας εταιρείας είναι οι εξής: 1. Να αναλαμβάνει με την πρότασή της την πλήρη ευθύνη για όλα τα οικονομικά, πρακτικά και τεχνικά ζητήματα τα σχετικά με την διοργάνωση και να αναλάβει όλες τις δαπάνες σχεδίασης και υλοποίησης της διοργάνωσης και εν γένει όλο το κόστος της. 2. Να είναι με βάση το καταστατικό του και τους κανονισμούς του ΕΟΦ «Οργανωτής Επιστημονικών Συνεδρίων» ( PCO ), μέλος της HATTA η της HAPCO και να διαθέτει άδεια ως Γραφείο Γενικού Τουρισμού από τον ΕΟΤ. 3. Να διαθέτει εμπειρία στην διοργάνωση σημαντικών επιστημονικών εκδηλώσεων προς ιατρούς και φαρμακοποιούς, αποδεικνυόμενη από προηγούμενες διοργανώσεις που έχει αναλάβει και που θα αποτελεί σημαντικό κριτήριο επιλογής. Εφόσον τηρούνται οι παραπάνω προϋποθέσεις, για την πλήρη τεχνική, οικονομική υποστήριξη και οργάνωση του Συνεδρίου από την προετοιμασία του και μέχρι την ολοκλήρωσή του, θα ληφθούν υπόψη τα κατωτέρω κριτήρια, μη περιοριστικώς αναφερόμενα. Να αναπτύξει συγκεκριμένες προτάσεις και να διαθέτει αποδεδειγμένη δυνατότητα για την οργάνωση και λειτουργία του συνεδριακού - επιστημονικού 2

τμήματος της διοργάνωσης, και της προβολής του με κατάλληλα και επαρκή μέσα. Να διαθέτει επαρκές προσωπικό, με εμπειρία στην οργάνωση και λειτουργία σημαντικών φαρμακευτικών διοργανώσεων, το οποίο να καλύπτει όλες τις διαφορετικές ανάγκες της διοργάνωσης (επικοινωνία- προβολή, διαδικτυακές εφαρμογές, λειτουργία συνεδρίου, γραμματειακή υποστήριξη, λογιστική υποστήριξη κλπ). Να διαθέτει ισχυρή επικοινωνιακή δυνατότητα για την προβολή της διοργάνωσης προς το σύνολο των φαρμακείων, πανελλαδικά. Να διαθέτει αποδεδειγμένη φερεγγυότητα, όσον αφορά την εκτέλεση του έργου και τις οικονομικές του δοσοληψίες. Να έχει συνεργαστεί επιτυχώς στο παρελθόν με θεσμικούς φορείς (φαρμακευτικούς, ιατρικούς συλλόγους κλπ), ως ανάδοχος συνεδρίων και εκδηλώσεων, επιπρόσθετα δε η γενικότερη δραστηριότητά του να μην έχει ανταγωνιστικά χαρακτηριστικά προς τη δραστηριότητα των Φαρμακευτικών Συλλόγων. Για την επιλογή της αναδόχου εταιρείας θα ληφθεί υπόψη και θα αξιολογηθεί ο βαθμός ανταπόκρισης των υποψηφίων σε όλες τις παραπάνω προϋποθέσεις, με ιδιαίτερη έμφαση στην εμπειρία, συνολικά και συνδυαστικά, καθώς και η εμπειρία από προηγούμενες συνεργασίες, ήτοι η συνέπεια στην εκτέλεση του έργου και των οικονομικών της όρων. 5. Ο ΦΣΘ διατηρεί το δικαίωμα να ακυρώσει ή να κηρύξει άγονο τον διαγωνισμό ή να αποκλείσει οιονδήποτε ενδιαφερόμενο ακόμα και το μειοδότη, και ιδίως σε περίπτωση που η σύμβαση κριθεί μη επωφελής για τον ΦΣΘ, εάν το κρίνει απαραίτητο, με αιτιολογημένη απάντησή του προς τους ενδιαφερόμενους. 6. Η υποβολή προσφορών από τους Πλειοδότες συνιστά πλήρη αποδοχή και συνομολόγηση όλων των όρων της παρούσας και παραίτηση από το δικαίωμα προσφυγής κατά των όρων αυτής. Ο ΦΑΚΕΛΟΣ ΚΑΘΕ ΠΡΟΣΦΟΡΑΣ ΘΑ ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ ΠΕΡΙΛΑΜΒΑΝΕΙ τους τρεις παρακάτω ανεξάρτητους και σφραγισμένους φακέλους : Α. Φάκελο που θα περιλαμβάνει 1. Υπεύθυνη δήλωση του Ν. 1599/1986/A' 75, στην οποία να αναγράφονται τα στοιχεία του διαγωνισμού και ότι ο υποψήφιος: δεν τελεί σε πτώχευση και επίσης δεν τελεί σε διαδικασία κήρυξης σε πτώχευση. είναι φορολογικά και ασφαλιστικά ενήμερος ως προς τις υποχρεώσεις του. δεν τελεί υπό κοινή εκκαθάριση του κ.ν. 2190/1920 όπως εκάστοτε ισχύει ή ειδική εκκαθάριση του ν. 1892/1990. δεν τελεί υπό διαδικασία έκδοσης απόφασης κοινής ή ειδικής εκκαθάρισης των ανωτέρω νομοθετημάτων. δεν τελεί σε αποκλεισμό με βάση αμετάκλητης απόφασης του Υπουργείου Ανάπτυξης κατά τα άρθρα 18, 34, 39 του Π.Δ. 118/2007 κατά την ημερομηνία διενέργειας του διαγωνισμού. αναλαμβάνει την υποχρέωση για την έγκαιρη και προσήκουσα προσκόμιση των δικαιολογητικών, εφ όσον του ζητηθούν, από τα οποία θα προκύπτουν τα όσα αναφέρθηκαν στην προαναφερόμενη υπεύθυνη δήλωση. 3

2. ΕΓΓΥΗΤΙΚΗ ΕΠΙΣΤΟΛΗ: Οι ενδιαφερόμενοι, θα καταθέσουν ως εγγύηση συμμετοχής στο διαγωνισμό εγγυητική επιστολή τραπέζης ποσού 5.000 ΕΥΡΩ ή ισόποση τραπεζική επιταγή σε διαταγή ΦΣΘ. Σε περίπτωση που ο πλειοδότης αρνηθεί μετά την κατακύρωση σε αυτόν να εκτελέσει το έργο, η δοθείσα εγγύηση συμμετοχής του εκ 5.000 ΕΥΡΩ θα καταπίπτει αυτοδίκαια υπέρ του ΦΣΘ, στον οποίο θα περιέρχεται οριστικά το ποσό αυτό ως εύλογη ποινική ρήτρα και αποζημίωση. Μετά την κατακύρωση του διαγωνισμού υπέρ συγκεκριμένου μειοδότη και την υπογραφή σύμβασης, θα επιστρέφεται άμεσα η κατατεθείσα εγγύηση συμμετοχής. 3. Αποδεικτικό ότι είναι μέλος της HATTA ή της HAPCO. 4. Αντίγραφο αδείας Γραφείου Γενικού Τουρισμού από τον ΕΟΤ. 5. Αποδεικτικά στοιχεία της εμπειρίας του, στη διοργάνωση σημαντικών επιστημονικών εκδηλώσεων και κυρίως προς φαρμακοποιούς ή ιατρούς. Β. Φάκελο με την ένδειξη «ΤΕΧΝΙΚΗ ΠΡΟΣΦΟΡΑ», ο οποίος θα περιλαμβάνει τα τεχνικά στοιχεία σύμφωνα με τις τεχνικές απαιτήσεις του ανωτέρω έργου που αναφέρονται στο ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Α', το οποίο αποτελεί αναπόσπαστο μέρος της παρούσης. Γ. Φάκελο με την ένδειξη «ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΠΡΟΣΦΟΡΑ», μέσα εις τον κυρίως φάκελο, θα περιλαμβάνει το είδος που περιέχεται στην τεχνική προσφορά με την προσφερόμενη τιμή του έργου. ΜΕΡΟΣ Β 1. ΙΣΧΥΣ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ: Οι προσφορές ισχύουν και δεσμεύουν τους υποψηφίους για επτά (7) ημέρες από την επόμενη μέρα της καταληκτικής ημερομηνίας υποβολής τους. Προσφορά που ορίζει μικρότερο χρόνο ισχύος απορρίπτεται ως απαράδεκτη. Εναλλακτικές προσφορές δεν γίνονται δεκτές και απορρίπτονται ως απαράδεκτες. 2. ΑΠΟΣΦΡΑΓΙΣΗ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ: Για την αποσφράγιση των προσφορών ισχύουν τα εξής: 2.1. Αποσφραγίζεται ο κυρίως φάκελος. 2.2. Αποσφραγίζονται οι φάκελοι των Δικαιολογητικών και των Τεχνικών Προσφορών. Οι υποψήφιοι θα πρέπει απαραιτήτως να έχουν συμπεριλάβει όλα τα αναφερόμενα ανωτέρω αποδεικτικά (υπεύθυνη δήλωση, εγγυητική επιστολή και τα αποδεικτικά των προϋποθέσεων) 2.3. Ο φάκελος της Οικονομικής Προσφοράς θα αποσφραγισθεί μόνον εφόσον είναι πλήρεις και αποδεκτοί οι φάκελοι των Δικαιολογητικών και της Τεχνικής Προσφοράς. Οι φάκελοι των οικονομικών προσφορών για όσες προσφορές δεν κρίθηκαν αποδεκτές, δεν αποσφραγίζονται. 2.4. Για όλα τα παραπάνω η Επιτροπή Διενέργειας - Αξιολόγησης καταρτίζει πρακτικό, το οποίο παραδίδει εις το ΔΣ του ΦΣΘ 3. ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ 3.1. Η αξιολόγηση των προσφορών θα γίνει από συσταθησόμενη για το σκοπό αυτό επιτροπή Διενέργειας Αξιολόγησης του ΦΣΘ. Η Επιτροπή εισηγείται σχετικά 4

στο Δ.Σ. του Φ.Σ.Θ., αφού αξιολογήσει τις προσφορές με τα ως άνω αναφερόμενα κριτήρια κατακύρωσης. 3.2. Η προσφορά αποκλείεται από την αξιολόγηση όταν: α) Είναι αόριστη και δεν μπορεί να εκτιμηθεί, β) Είναι εκπρόθεσμη, γ) Δεν υποβληθούν τα προβλεπόμενα δικαιολογητικά, δ) Δεν είναι σύμφωνη με τους όρους της παρούσας προκήρυξης, τις προϋποθέσεις και τα κριτήρια που έχουν τεθεί και συνολικά τις προδιαγραφές του Παραρτήματος Α. ε) Γίνεται για ένα μέρος μόνο του έργου. 4. ΕΠΙΛΟΓΗ ΜΕΙΟΔΟΤΗ - ΚΑΤΑΡΤΙΣΗ ΣΥΜΒΑΣΗΣ Η επιλογή του Μειοδότη και η κατακύρωση των αποτελεσμάτων του διαγωνισμού θα γίνει με απόφαση του Δ.Σ. του Φ.Σ.Θ. το οποίο είναι υπεύθυνο και για την παραλαβή του έργου. 5. ΡΗΤΡΕΣ Για κάθε παράβαση των όρων του διαγωνισμού και των προδιαγραφών, αντίστοιχα δε και της Σύμβασης που θα υπογραφεί με τον Πλειοδότη, θεωρούμενης ως παράβασης και της έλλειψης ή μη προσήκουσας τήρησης οιασδήποτε εκ των ζητουμένων και εύλογα προσδοκώμενων εις το πλαίσιο των ως άνω ζητούμενων υπηρεσιών και προδιαγραφών, ο Φ.Σ.Θ. διατηρεί το δικαίωμα καταγγελίας της συμβάσεως και αποζημιώσεως. 6. ΚΑΤΑΚΥΡΩΣΗ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΥ Ο Φ.Σ.Θ. έχει το δικαίωμα να κατακυρώσει ή όχι το διαγωνισμό κατά την απόλυτη κρίση και επιλογή του, να τον αναβάλλει, να τον ματαιώσει ή να τον επαναλάβει κατά την κρίση του. 7. ΑΠΑΓΟΡΕΥΣΗ ΕΚΧΩΡΗΣΗΣ Απαγορεύεται η εκχώρηση της προσφοράς υπηρεσιών σε τρίτους. 8. ΡΗΤΡΑ ΕΥΘΥΝΗΣ Διευκρινίζεται ρητά ότι ο Πλειοδότης θα φέρει την αποκλειστική ευθύνη από κάθε συναλλαγή, από κάθε υποχρέωση και κάθε γεγονός που μπορεί να αφορά στην ανάληψη και εκτέλεση των ζητουμένων υπηρεσιών, από αυτό και για τις οποιεσδήποτε σχετικές συνέπειες, ενώ ο Φ.Σ.Θ. δεν φέρει καμία υποχρέωση και καμία ευθύνη έναντι οποιουδήποτε, για τις πράξεις και τις παραλείψεις του πλειοδότη, των συνεργατών του και κάθε είδους βοηθών του. 9. ΕΝΣΤΑΣΕΙΣ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΕΣ ΠΡΟΣΦΥΓΕΣ Ενστάσεις κατά της διακήρυξης του διαγωνισμού ή της συμμετοχής του διαγωνιζόμενου σε αυτόν ή της νομιμότητας διενέργειας του έως την κατακυρωτική απόφαση υποβάλλονται ενώπιον της Επιτροπής Διενέργειας Αξιολόγησης, η οποία αποφαίνεται οριστικά προς αυτές. Οι εν λόγω ενστάσεις υποβάλλονται μόνο από τους συμμετέχοντες στον διαγωνισμό εγγράφως κατά την διάρκεια διεξαγωγής του ή εντός 24 ωρών από την λήξη της διενέργειας του σύμφωνα με το άρθρο 42 του ΠΔ 715/1979. 10. ΔΗΜΟΣΙΕΥΣΗ Η παρούσα προκήρυξη θα αναρτηθεί στον ιστοτόπο του Φ.Σ.Θ., ενώ περίληψή της θα δημοσιευθεί σε δύο ημερήσιες πολιτικές εφημερίδες. Η παρούσα επίσης θα διανέμεται από τα γραφεία του Φ.Σ.Θ. σε οιονδήποτε ενδιαφερόμενο εκδηλώσει ενδιαφέρον κατόπιν σχετικής αιτήσεώς του. 5

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Α ΤΕΧΝΙΚΑ ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΤΙΚΑ 1. ΧΑΡΑΚΤΗΡΑΣ ΔΙΟΡΓΑΝΩΣΗΣ Η διοργάνωση αυτή έχει χαρακτήρα αμιγώς επιστημονικό. Απευθύνεται σε φαρμακοποιούς, μέλη ή όχι του Φαρμακευτικού Συλλόγου Θεσσαλονίκης, βοηθούς φαρμακείου και φοιτητές Φαρμακευτικής. Στο πρόγραμμά του θα περιλαμβάνονται θέματα σχετικά με την άσκηση της φαρμακευτικής επιστήμης στο φαρμακείο. Αποκλειστικός υπεύθυνος για την κατάρτιση του προγράμματος και την επιλογή των ομιλητών και της θεματολογίας είναι ο Αναθέτων. 2. ΥΠΟΧΡΕΩΣΕΙΣ ΤΟΥ ΑΝΑΔΟΧΟΥ Ο Ανάδοχος αναλαμβάνει να προετοιμάσει τεχνικά και να οργανώσει ένα επιτυχημένο συνέδριο, έναντι προσυμφωνημένης αμοιβής. Εκτός από όλα τα πρακτικά και τεχνικά ζητήματα ο Ανάδοχος αναλαμβάνει το σύνολο των οικονομικών θεμάτων του Συνεδρίου, δηλαδή την είσπραξη των εσόδων από συμμετοχές συνέδρων και κάθε άλλο θέμα που αφορά δαπάνη ή έσοδο του Συνεδρίου. Α. ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΚΑΙ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ Μίσθωση των απαραίτητων χώρων σε ξενοδοχείο 5 αστέρων της πόλης της Θεσσαλονίκης, στη διάρκεια του μηνός Μαΐου 2016, που περιλαμβάνουν αίθουσα ελάχιστης χωρητικότητας 350 ατόμων, με οπτικοακουστική και τεχνική κάλυψη και χώρο για την παράθεση πέντε (5) coffee breaks και ενός (1) light lunch στη διάρκεια του Συνεδρίου. Οργάνωση και επιμέλεια της διαδικασίας των abstracts, η οποία περιλαμβάνει την παραλαβή και συγκέντρωσή τους ηλεκτρονικά, την υποβολή τους στην Επιστημονική Επιτροπή του Συνεδρίου και την ανάρτησή τους με posters στη διάρκεια λειτουργίας του. Ανάληψη των διαδικασιών για κατάθεση αίτησης για αδειοδότηση του Συνεδρίου από τον ΕΟΦ. Λειτουργία γραμματείας σε όλη την διάρκεια λειτουργίας για υποδοχή και εγγραφή των συνέδρων, διανομή του υλικού, έλεγχο εισόδου στην αίθουσα και διευθέτηση όλων των θεμάτων λειτουργίας της διοργάνωσης. Κράτηση 15 δωματίων για 2 διανυκτερεύσεις στο ξενοδοχείο διεξαγωγής του συνεδρίου για τη διαμονή των ομιλητών που θα μετακινηθούν προς τη Θεσσαλονίκη από άλλες περιοχές της Ελλάδας. Αεροπορική ή οδική μετακίνηση για 15 ομιλητές από άλλες περιοχές της Ελλάδας. Οργάνωση δείπνου (faculty dinner) για τους προσκεκλημένους ομιλητές σε εστιατόριο της Θεσσαλονίκης, το Σάββατο το βράδυ για έως 60 άτομα. Η επιλογή του εστιατορίου θα γίνει μετά από έγκριση του Αναθέτοντα. Παροχή δώρου για 35 ομιλητές. Η επιλογή του δώρου θα γίνει μετά από έγκριση του Αναθέτοντα. Σχεδιασμό και παραγωγή ψηφιακών εκτυπώσεων (roll ups), για χρήση στην αίθουσα και στο lobby, στις οποίες θα αποτυπώνεται το λογότυπο της διοργάνωσης και το πρόγραμμα. Επιμέλεια και προμήθευση των υλικών των συνέδρων, σε ποσότητα 400 τεμάχια. Αναλυτικά: Folder, μπλοκ και στυλό, κονκάρδα συνέδρου (lanyard) και βεβαίωση παρακολούθησης. Σχεδιασμό και παραγωγή εντύπου με το πρόγραμμα του συνεδρίου, που θα 6

διανέμεται από την γραμματεία στους συνέδρους. Θα αφορά έντυπο μεγέθους Α4, με εκτύπωση τετράχρωμη δύο όψεων, σε τιράζ 400 τεμάχια. Σχεδιασμό και παραγωγή εντύπου με τις περιλήψεις των ομιλιών ή/και τα abstracts, σε τιράζ 400 τεμάχια (τετραχρωμία, μέγεθος Α4) Πλήρη φωτογραφική κάλυψη του συνεδρίου και παράδοση των ηλεκτρονικών αρχείων στον Αναθέτοντα. Παρουσία επαρκούς αριθμού στελεχών του Αναδόχου στη διάρκεια του Συνεδρίου, για τη σωστή προετοιμασία της διοργάνωσης και για την ομαλή διεξαγωγή των εργασιών της. Β. ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ ΚΑΙ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗ Προσαρμογή του εικαστικού του συνεδρίου σε όλα τα υλικά. Δημιουργία και επιμέλεια ιστοσελίδας του Συνεδρίου, με δυνατότητα εγγραφής των συνέδρων μέσω αυτής και συνεχή επιμέλεια και ανανέωσή της. Διαχείριση των ηλεκτρονικών εγγραφών (registration forms), έλεγχο εξόφλησής τους μέσω πιστωτικής κάρτας ή τραπεζικής κατάθεσης και ηλεκτρονική επικοινωνία για επιβεβαίωση της εγγραφής. Δημιουργία συνεδριακής ηλεκτρονικής πλατφόρμας για λειτουργία στη διάρκεια του Συνεδρίου, με δυνατότητα αμφίδρομης επικοινωνίας συνέδρων με ομιλητές, televoting κ.λπ. Δημιουργία ηλεκτρονικών υλικών επικοινωνίας για την προβολή του συνεδρίου (ηλεκτρονική πρόσκληση, newsletters.) και αποστολή τους σε αποδέκτες, υποψήφιους συνέδρους, με βάση τα στοιχεία που θα παραχωρήσει ο Αναθέτων. Δημιουργία ηλεκτρονικών banners για ανάρτηση σε τρείς τουλάχιστον ιστοσελίδες φαρμακευτικού ενδιαφέροντος. Δημιουργία και δημοσίευση καταχωρήσεων τουλάχιστον δύο φορές σε φαρμακευτικό περιοδικό με αποστολή σε όλα τα φαρμακεία της χώρας. Δημιουργία και παραγωγή αφίσας για τους φοιτητές και ανάρτησή της στις Φαρμακευτικές Σχολές των ελληνικών πανεπιστημίων. Συνεννοήσεις με τους ομιλητές του συνεδρίου αναφορικά, με τη μετακίνηση και τη διαμονή τους και γενικότερα για θέματα διευκόλυνσης της συμμετοχής τους. Έκδοση αποδείξεων και είσπραξη από τους συνέδρους των ποσών που αναλογούν στην εγγραφή τους, στο συνέδριο. Το προτεινόμενο κόστος εγγραφής θα πρέπει να έχει διαβάθμιση ανάλογα με την ιδιότητα (φαρμακοποιός, υπάλληλος φαρμακείου, φοιτητής) και τον χρόνο εγγραφής. Στο κόστος εγγραφής θα συμπεριλαμβάνεται η παρακολούθηση των εργασιών, η παραλαβή υλικού συνέδρου, η συμμετοχή στο σύνολο των προγραμματισμένων coffee breaks και light lunches. 3. ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ 3.1 Ο Ανάδοχος θα αναλάβει να καλύψει οικονομικά όλες τις ενέργειες που περιγράφονται παραπάνω. Για την κάλυψη του συνολικού κόστους του Συνεδρίου θα χρησιμοποιήσει αθροιστικά τα έσοδα από τις εγγραφές των συνέδρων και ποσόν που θα του καταβάλει ο Αναθέτων. 3.2 Ο Ανάδοχος θα πρέπει να συμπεριλάβει στην οικονομική του πρόταση, ξεχωριστά τα εξής ποσά: Προϋπολογισμό δαπανών, στον οποίο θα συμπεριλάβει το σύνολο των ενεργειών και αναγκών, όπως αυτές περιγράφονται στην παρούσα προκήρυξη. Στις περιπτώσεις δαπανών που δεν περιγράφονται αναλυτικά στην παρούσα προκήρυξη από τον Αναθέτοντα (π.χ. επισιτιστικά, υλικό συνέδρου), ο Ανάδοχος θα πρέπει να συμπεριλάβει αναλυτικές περιγραφές. 7

Αμοιβή του για το σύνολο υπηρεσιών οργάνωσης Προϋπολογισμό εσόδων, στον οποίο θα συμπεριλάβει αναλυτικά το προτεινόμενο κόστος εγγραφής συνέδρων. Το ποσό της διαφοράς εσόδων από εγγραφές δαπανών, που θα χρειαστεί να καταβάλει ο Αναθέτων, στον Ανάδοχο για την κάλυψη της διαφοράς. 3.3 Ο Αναθέτων διατηρεί το δικαίωμα να μειώσει τις προγραμματισμένες ενέργειεςδαπάνες του συνεδρίου, με αντίστοιχη μείωση του ποσού απόδοσης προς τον Ανάδοχο. Αντίστοιχα, διατηρεί το δικαίωμα να αυξήσει τις προγραμματισμένες ενέργειες-δαπάνες του συνεδρίου, με αντίστοιχη αύξηση του ποσού απόδοσης. 3.4. Ο Αναθέτων επιθυμεί να διατηρήσει την υψηλή ποιότητα του Συνεδρίου και για το λόγο αυτό οι προσφορές θα κριθούν και ως προς το περιεχόμενό τους, και όχι μόνον ως προς το ύψος τους. 3.5 Στην περίπτωση που η τελική συνολική δαπάνη του Συνεδρίου για τις προγραμματισμένες ενέργειες-δαπάνες υπερβεί τον προϋπολογισμό δαπανών της πρότασης του Αναδόχου, ο Ανάδοχος θα υποχρεωθεί να καταβάλει εξ ιδίων τη διαφορά. 8