Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο

ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ ΚΑΙ ΚΟΙΝΩΝΙΚΩΝ ΕΠΙΣΤΗΜΩΝ Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο ΔΙΑΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΟΤΗΤΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ΒΙΒΛΙΟΘΗΚΗΣ Αναθέτουσα Αρχή: Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας (Ε.Λ.Κ.Ε.) Πανεπιστημίου Μακεδονίας Προϋπολογισμός: 73.170,73 (χωρίς ΦΠΑ) Προϋπολογισμός: 90.000,00 (με ΦΠΑ) Διάρκεια: 19 μήνες Διαδικασία Ανάθεσης: Τακτικός Ανοικτός με κριτήριο την οικονομικά συμφερότερη προσφορά Ημερομηνίες Διενέργειας διαγωνισμού: HH/MM/EE Αποστολής στην Υπηρεσία Επισήμων Εκδόσεων της Ε.Ε: HH/MM/EE Δημοσίευσης στο ΦΕΚ Δημοσίων Συμβάσεων: HH/MM/EE Αποστολής και δημοσίευσης στον Ελληνικό Τύπο: HH/MM/EE & ΗΗ/ΜΜ/ΕΕ Κωδικός ΟΠΣ: 304170

Α1. Πίνακας Περιεχομένων Α1. Πίνακας Περιεχομένων... 2 ΜΕΡΟΣ Α: ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΚΑΙ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ ΕΡΓΟΥ... 5 Συντομογραφίες... 5 Α1. Περιβάλλον του Έργου... 6 Α1.1 Εμπλεκόμενοι στην υλοποίηση του αντικειμένου του Έργου... 6 Α1.1.1 Συνοπτική παρουσίαση Φορέα Λειτουργίας...6 Α1.1.2 Συνοπτική παρουσίαση Φορέα Υλοποίησης...9 Α1.1.3 Άλλοι Φορείς που εμπλέκονται στην επιτυχή έκβαση του Έργου...11 Α1.1.4 Όργανα και Επιτροπές (Διακυβέρνηση του Έργου)...11 Α1.2 Υφιστάμενη κατάσταση (σε σχέση με τις απαιτήσεις του Έργου)... 13 Α1.2.1 Συνοπτική περιγραφή των υπηρεσιών και της λειτουργίας του Φορέα Λειτουργίας 14 Α1.2.2 Οργανωτική Δομή και Στελέχωση του Φορέα...17 Α1.2.3 Περιγραφή των κύριων επιχειρησιακών διαδικασιών...18 Α1.2.4 Ανάλυση υποδομών Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών...18 Α2. Αντικείμενο, στόχοι και κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας του Έργου... 21 Α2.1 Αντικείμενο του Έργου... 21 Α2.2 Σκοπιμότητα και αναμενόμενα οφέλη... 22 Α2.3 Στόχοι και Έκταση του Έργου... 23 Α2.4 Κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας του Έργου... 24 Α3. Λειτουργικές και Τεχνικές προδιαγραφές Έργου... 26 Α3.1 Ηλεκτρονικές Υπηρεσίες... 26 Α3.2 Απαιτήσεις Αρχιτεκτονικής Συστήματος... 27 Α3.2.1 Λογική Αρχιτεκτονική...27 Α3.2.2 Φυσική Αρχιτεκτονική...29 Α3.2.3 Χρήστες Συστήματος...30 Α3.3 Τεχνολογίες και σχέδιο υλοποίησης Έργου... 32 Α3.4 Προδιαγραφές Λειτουργικών Ενοτήτων (Υποσυστημάτων, Εφαρμογών)... 33 Α3.4.1 Λειτουργική Ενότητα «Απαιτήσεις Πληροφοριακού Συστήματος Βιβλιοθήκης ανοιχτού κώδικα KOHA»...35 A3.4.1.1 Απαιτήσεις στο Υποσύστημα Kαταλογογράφησης και Ελέγχου καθιερωμένων όρων 36 A3.4.1.2 Απαιτήσεις στο Υποσύστημα Κυκλοφορίας υλικού...38 A3.4.1.3 Απαιτήσεις στο Υποσύστημα Διαχείρισης Προσκτήσεων Υλικού...38 A3.4.1.4 Απαιτήσεις στο Υποσύστημα Ελέγχου Περιοδικών Εκδόσεων...39 A3.4.1.5 Απαιτήσεις στο Υποσύστημα Διαχείρισης Συλλογής Κρατημένου Υλικού (Reserve Collection) 39 A3.4.1.6 Απαιτήσεις στο Δημόσιο Κατάλογο (OPAC)...40 A3.4.1.7 Απαιτήσεις στο Περιβάλλον Διεπαφής (Interface) Προσωπικού...41 Σελίδα 2 από 73

A3.4.1.8 Απαιτήσεις για στατιστικά, αναφορές, εκτυπώσεις...41 Α3.4.2 Λειτουργική Ενότητα «Απαιτήσεις μεταφοράς δεδομένων»...42 A3.4.2.1 Απαιτήσεις μεταφοράς Βιβλιογραφικών Δεδομένων...42 A3.4.2.2 Απαιτήσεις μεταφοράς δεδομένων Καθιερωμένων Όρων...43 A3.4.2.3 Απαιτήσεις μεταφοράς δεδομένων Υποσυστήματος Κυκλοφορίας Υλικού (Δανεισμού)...44 A3.4.2.4 Απαιτήσεις μεταφοράς δεδομένων Υποσυστήματος Προσκτήσεων Υλικού...45 A3.4.2.5 Απαιτήσεις μεταφοράς δεδομένων Υποσυστήματος Ελέγχου Περιοδικών Εκδόσεων 46 Α3.4.3 Λειτουργική Ενότητα Συστήματος Ανάκτησης...46 Α3.4.3.1 Απαιτήσεις διεπαφών...48 Α3.4.3.2 Απαιτήσεις εργαλειοθήκης μεταδεδομένων...49 Α3.4.3.3 Απαιτήσεις Συνδεδεμένων Δεδομένων...49 Α3.5 Προδιαγραφές Οριζόντιων Λειτουργιών... 50 Α3.6 Λειτουργικά Χαρακτηριστικά Εξοπλισμού... 51 Α3.7 Διαλειτουργικότητα... 51 Α3.8 Πολυκαναλική προσέγγιση... 52 Α3.9 Ανοιχτά δεδομένα... 53 Α3.10 Απαιτήσεις Ασφάλειας... 54 Α3.11 Απαιτήσεις Ευχρηστίας Συστήματος... 55 Α3.12 Απαιτήσεις Προσβασιμότητας... 56 Α3.13 Χρονοδιάγραμμα και Φάσεις Έργου... 56 Α3.14 Πίνακας Παραδοτέων... 60 Α3.15 Σημαντικά Ορόσημα υλοποίησης Έργου... 61 Α4. Ελάχιστες προδιαγραφές Υπηρεσιών... 63 Α4.1 Υπηρεσίες Εκπαίδευσης... 63 Α4.2 Υπηρεσίες Ευαισθητοποίησης... 64 Α4.3 Υπηρεσίες Πιλοτικής και Δοκιμαστικής Παραγωγικής Λειτουργίας... 64 Α4.4 Υπηρεσίες Εγγύησης «Καλής Λειτουργίας»... 65 Α4.5 Υπηρεσίες Συντήρησης... 67 Α4.6 Τήρηση προδιαγραφών ποιότητας υπηρεσιών... 67 Α5. Μεθοδολογία Διοίκησης και Υλοποίησης Έργου... 68 Α5.1 Μέθοδοι και Τεχνικές Υλοποίησης και Υποστήριξης... 68 Α5.2 Σχήμα (Οργάνωση) Διοίκησης και υλοποίησης του αντικειμένου του Έργου... 69 Α5.3 Ειδικές προβλέψεις (ρυθμίσεις) για τη διασφάλιση της Ποιότητας των υπηρεσιών του συγκεκριμένου έργου... 70 Α5.4 Ειδικές προβλέψεις για τη Διαχείριση Κινδύνων Υλοποίησης... 71 Α5.5 Σενάρια χρήσης και Ελέγχου Διαδικασία παραλαβής λειτουργικότητας συστημάτων και Έργου... 72 Σελίδα 3 από 73

Συνοπτικά στοιχεία Έργου Το προτεινόμενο Έργο αποτελεί το Υποέργο 2 της Πράξης με τίτλο: «Θεματική Ενότητα Β2: Ακαδημαϊκό περιεχόμενο ανοικτής πρόσβασης στο Πανεπιστήμιο Μακεδονίας: υπηρεσίες οργάνωσης, προβολής, έκδοσης και διασύνδεσής του», που εκτελείται στο πλαίσιο του Επιχειρησιακού Προγράμματος «Ψηφιακή Σύγκλιση» και του Περιφερειακού Επιχειρησιακού Προγράμματος «Μακεδονία- Θράκη». Στόχος του Έργου είναι η δημιουργία διαλειτουργικού περιβάλλοντος όλων των υπηρεσιών και τοπικών πληροφοριακών συστημάτων της Βιβλιοθήκης & Κέντρου Πληροφόρησης του Πανεπιστημίου Μακεδονίας (ΒΚΠ ΠΑΜΑΚ). Ο στόχος αυτός θα επιτευχθεί μέσω: α) της μετάπτωσης δεδομένων σ ένα πληροφοριακό σύστημα Βιβλιοθήκης ανοικτού κώδικα ανοικτής αρχιτεκτονικής (Koha) που διασφαλίζει τη διασυνδεσιμότητά του με άλλες εφαρμογές και υποστηρίζει τεχνολογίες web 2.0, β) της διασύνδεσης του διαλειτουργικού πληροφοριακού συστήματος βιβλιοθήκης με τοπικές εφαρμογές και άλλες ψηφιακές υπηρεσίες (ιδρυματικό αποθετήριο, ψηφιακή βιβλιοθήκη, course analysis, τηλεμάθεια κλπ.), καθώς και γ) της ανάπτυξης κοινής διεπαφής αναζήτησης όλων των ψηφιακών υπηρεσιών και του δικτυακού τόπου της ΒΚΠ ΠΑΜΑΚ με την εγκατάσταση και παραμετροποίηση σουίτας λογισμικού ανοικτού κώδικα extensiblecatalog (XC). Σελίδα 4 από 73

ΜΕΡΟΣ Α: ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΚΑΙ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ ΕΡΓΟΥ Συντομογραφίες ΑΒΣΘ Ανωτάτη Βιομηχανική Σχολή Θεσσαλονίκης ΑΑ Αναθέτουσα Αρχή ΒΚΠ Βιβλιοθήκη & Κέντρο Πληροφόρησης Βλ. Βλέπε ΔΕΠ Διδακτικό & Ερευνητικό Προσωπικό ΕΔΔΑΠ Επιτροπή Διενέργειας Διαγωνισμού και Αξιολόγησης Προσφορών ΕΛΚΕ Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας (Επιτροπή Ερευνών) ΕΠ Επιχειρησιακό Πρόγραμμα ΕΠΠΕ Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου ΚΥΔ Κέντρο Υπολογιστών & Δικτύων ΠΑΜΑΚ Πανεπιστήμιο Μακεδονίας Οικονομικών και Κοινωνικών Επιστημών ΠΕΠ Περιφερειακό Επιχειρησιακό Πρόγραμμα ΠΣ Πληροφοριακό Σύστημα ΠΣΒ Πληροφοριακό Σύστημα Βιβλιοθήκης/ών Σ.Κ.Ε.Α.Β. Συλλογικός Κατάλογος Ελληνικών Ακαδημαϊκών Βιβλιοθηκών ΤΠΕ Τεχνολογίες Πληροφορικής και Επικοινωνιών ΨΣ Ψηφιακή Σύγκλιση API Application Programming Interface DC Dublin Core ILS Information Library System LC Library of Congress MST Metadata Services Toolkit OAI-PMH Open Archives Initiative Protocol for Metadata Harvesting OPAC Online Public Access Catalogue OCS Open Conference Systems OJS Open Journal Systems RDA Resource Discription and Access SSL Secure Sockets Layer UI User Interface XC extensible Catalog Σελίδα 5 από 73

Α1. Περιβάλλον του Έργου Α1.1 Εμπλεκόμενοι στην υλοποίηση του αντικειμένου του Έργου Οι εμπλεκόμενοι φορείς στην υλοποίηση του έργου είναι: η Διαχειριστική Αρχή του ΕΠ «Ψηφιακή Σύγκλιση» (Φορέας Διαχείρισης του ΕΠ ΨΣ), το Πανεπιστήμιο Μακεδονίας (Φορέας Λειτουργίας), ο Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας του ΠΑΜΑΚ (Φορέας Υλοποίησης), το Υπουργείο Παιδείας και Θρησκευμάτων, Πολιτισμού και Αθλητισμού (Φορέας Χρηματοδότησης) και ο Ανάδοχος στον οποίο θα κατακυρωθεί το Έργο. Α1.1.1 Συνοπτική παρουσίαση Φορέα Λειτουργίας Το ΠΑΜΑΚ είναι Νομικό Πρόσωπο Δημοσίου Δικαίου εποπτευόμενο από το ΥΠΑΙΘΠΑ και ιδρύθηκε με το Προεδρικό Διάταγμα 147/10-4-1990. Είναι η μετεξέλιξη της γνωστής Ανωτάτης Βιομηχανικής Σχολής Θεσσαλονίκης (ΑΒΣΘ). Η ΑΒΣΘ, ιδρυμένη από το 1948, λειτούργησε για πρώτη φορά το ακαδ. έτος 1957-58 ως «Ανωτέρα Σχολή Βιομηχανικών Σπουδών Θεσσαλονίκης». Στο ΠΑΜΑΚ σήμερα λειτουργούν δέκα Τμήματα σε προπτυχιακό επίπεδο: Τμήμα Οικονομικών Επιστημών Τμήμα Οργάνωσης & Διοίκησης Επιχειρήσεων Τμήμα Διεθνών και Ευρωπαϊκών Σπουδών Τμήμα Λογιστικής & Χρηματοοικονομικής Τμήμα Εφαρμοσμένης Πληροφορικής Τμήμα Εκπαιδευτικής και Κοινωνικής Πολιτικής Τμήμα Βαλκανικών, Σλαβικών και Ανατολικών Σπουδών Τμήμα Μουσικής Επιστήμης και Τέχνης Τμήμα Μάρκετινγκ και Διοίκησης Λειτουργιών (με έδρα την Έδεσσα) Τμήμα Διοίκησης Τεχνολογίας (με έδρα τη Νάουσα) Σελίδα 6 από 73

Επίσης, λειτουργούν τέσσερα Διατμηματικά Προγράμματα Μεταπτυχιακών Σπουδών (ΔΠΜΣ) και άλλα οκτώ Προγράμματα Μεταπτυχιακών Σπουδών (ΠΜΣ): ΔΠΜΣ στην Οικονομική Επιστήμη ΔΠΜΣ στη Διοίκηση Επιχειρήσεων (MBA) ΔΠΜΣ στα Πληροφοριακά Συστήματα (MIS) ΔΠΜΣ στη Δημόσια Διοίκηση Ολικής Ποιότητας ΠΜΣ στην Εφαρμοσμένη Πληροφορική ΠΜΣ στην Εκπαιδευτική & Κοινωνική Πολιτική ΠΜΣ στη Λογιστική & Χρηματοοικονομική ΠΜΣ στη Στρατηγική Διοικητική Λογιστική και Χρηματοοικονομική Διοίκηση ΠΜΣ στην Εφαρμοσμένη Λογιστική και Ελεγκτική ΠΜΣ στις Διεθνείς Σπουδές ΠΜΣ στις Πολιτικές και Οικονομικές Σπουδές Σύγχρονης Ανατολικής & Νοτιοανατολικής Ευρώπης ΠΜΣ στις Ευρωπαϊκές Πολιτικές Νεολαίας Στο ΠΑΜΑΚ φοιτούν περίπου 15.000 προπτυχιακοί φοιτητές, 1560 μεταπτυχιακοί φοιτητές και υποψήφιοι διδάκτορες, ενώ ο αριθμός των μελών του διδακτικού και διοικητικού προσωπικού ανέρχεται στα 570 περίπου. Η επίτευξη υψηλής ποιότητας στη ζωή του Πανεπιστημίου αποτελεί πρώτιστη μέριμνά του. Παράγοντες που προσδιορίζουν την ποιότητα είναι το υψηλό επίπεδο των πτυχιούχων και των διδασκόντων, η συμμετοχή τους στην παραγωγή νέας γνώσης με δημοσιεύσεις διεθνούς κύρους, οι καινοτόμες μέθοδοι διδασκαλίας, η σύγχρονη υλικοτεχνική υποδομή και το εξειδικευμένο διοικητικό προσωπικό. Με την ανάπτυξη νέων και την αναβάθμιση των υπαρχόντων Προγραμμάτων Σπουδών των Προπτυχιακών Τμημάτων, την οργάνωση υψηλής στάθμης Μεταπτυχιακών Σπουδών και την ενίσχυση της επιστημονικής έρευνας, το ΠΑΜΑΚ φιλοδοξεί να γίνει ένα από τα πρώτα Ανώτατα Εκπαιδευτικά Ιδρύματα στα Βαλκάνια, αλλά και στην Ευρώπη, στους τομείς της εξειδίκευσής του. Στόχος του αποτελεί επίσης να ανταποκρίνεται στις ανάγκες της κοινωνίας, να συνεργάζεται με δημόσιους οργανισμούς και ιδιωτικές επιχειρήσεις και να συμπράττει με άλλα Πανεπιστήμια και ερευνητικά κέντρα με τρόπους που θα συμπληρώνουν και θα ενισχύουν τις δραστηριότητές του. Συμβάλλει, τέλος, με τις ποικίλες πρωτοβουλίες και εκδηλώσεις του στο πολιτιστικό γίγνεσθαι της Θεσσαλονίκης και της Μακεδονίας διατηρώντας συνεχή διάλογο με τους πολίτες. Οργανόγραμμα ΠΑΜΑΚ Σελίδα 7 από 73

ΣΥΜΒΟΥΛΙΟ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟΥ ΠΡΥΤΑΝΗΣ ΠΡΟΪΣΤΑΜΕΝΟΣ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑΣ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟΥ ΤΜΗΜΑ ΣΤΑΤΙΣΤΙΚΗΣ ΜΗΧΑΝΟΡΓΑΝΩΣΗΣ & ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗΣ ΒΙΒΛΙΟΘΗΚΗ & ΚΕΝΤΡΟ ΠΛΗΡΟΦΟΡΗΣΗΣ (ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ) ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΤΕΧΝΙΚΩΝ ΕΡΓΩΝ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΑΚΑΔΗΜΑΪΚΩΝ ΘΕΜΑΤΩΝ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΟΥ ΤΜΗΜΑ ΔΑΝΕΙΣΜΟΥ- ΔΙΑΔΑΝΕΙΣΜΟΥ ΤΜΗΜΑ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΥ & ΜΕΛΕΤΩΝ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΕΣ ΤΜΗΜΑΤΩΝ ΤΜΗΜΑ ΛΟΓΙΣΤΗΡΙΟΥ ΤΜΗΜΑ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ ΤΜΗΜΑ ΕΠΙΣΤΗΜΟΝΙΚΗΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΗΣΗΣ & ΤΕΚΜΗΡΙΩΣΗΣ ΤΜΗΜΑ ΚΑΤΑΣΚΕΥΩΝ & ΣΥΝΤΗΡΗΣΗΣ ΤΜΗΜΑ ΦΟΙΤΗΤΙΚΗΣ ΜΕΡΙΜΝΑΣ ΤΜΗΜΑ ΜΙΣΘΟΔΟΣΙΑΣ ΤΜΗΜΑ ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΟΥ & ΔΙΕΚΠΕΡΑΙΩΣΗΣ ΤΜΗΜΑ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗΣ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗΣ ΓΡΑΦΕΙΟ ΔΙΑΚΙΝΗΣΗΣ ΑΛΛΗΛΟΓΡΑΦΙΑΣ ΤΜΗΜΑ ΠΡΟΜΗΘΕΙΩΝ ΤΜΗΜΑ ΤΕΧΝΙΚΗΣ ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑΣ ΥΛΙΚΟΥ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑ ΕΛΚΕ ΤΜΗΜΑ ΠΡΟΣΚΤΗΣΕΩΝ ΜΟΝΟΓΡΑΦΙΩΝ ΤΜΗΜΑ ΠΕΡΙΟΔΙΚΩΝ ΕΚΔΟΣΕΩΝ ΤΜΗΜΑ ΑΥΤΟΜΑΤΙΣΜΟΥ Η Βιβλιοθήκη και Κέντρο Πληροφόρησης του ΠΑΜΑΚ συνιστά χώρο επαφής διδασκομένων και διδασκόντων με τις ποικίλες πηγές και μορφές πληροφόρησης και ως εκ τούτου αποτελεί κεντρική εκπαιδευτική πηγή του Πανεπιστημίου και σημείο αναφοράς της εκπαιδευτικής διαδικασίας. Λειτουργεί ως κεντρικός φορέας κάτω από τον οποίο είναι δυνατόν να προσαρτώνται κάθε φορά οι διάφορες νέες υπηρεσίες προσφοράς πληροφοριών που διαμορφώνονται σύμφωνα με τις ανάγκες της κοινότητας του Πανεπιστημίου. Με τον τρόπο αυτό επιτυγχάνεται η καλύτερη εκμετάλλευση των υπαρχόντων υλικών και ανθρωπίνων πόρων και αποφεύγονται επικαλύψεις στα πεδία δραστηριότητας των υπηρεσιών του Πανεπιστημίου. Η ΒΚΠ απαρτίζεται από 7 οργανικά Τμήματα. Θέτοντας ως πρωταρχικούς στόχους της την παροχή μιας πληθώρας υπηρεσιών με έμφαση στις ηλεκτρονικές και τις εξ αποστάσεως υπηρεσίες, η ΒΚΠ του ΠΑΜΑΚ καταλύει τα όρια της φυσικής της χωροθέτησης υιοθετώντας τις νέες τεχνολογικές εξελίξεις και στελεχώνοντας τα Τμήματά της με εξειδικευμένο προσωπικό. Με την ίδρυση των δύο νέων Τμημάτων στη Νάουσα και στην Έδεσσα, δημιουργήθηκαν και λειτουργούν τα αντίστοιχα Παραρτήματα της Βιβλιοθήκης. Επίσης, υποστηρίζει την ανάπτυξη και τον εμπλουτισμό της Βιβλιοθήκης του Πειραματικού Σχολείου του ΠΑΜΑΚ. Σελίδα 8 από 73

Η ΒΚΠ διαθέτει 102.000 τόμους βιβλίων και 28.000 περίπου τόμους περιοδικών που αντιστοιχούν σε 90.000 βιβλιογραφικές εγγραφές στον αυτοματοποιημένο κατάλογό της. Τόσο ως μέλος του Συνδέσμου Ελληνικών Ακαδημαϊκών Βιβλιοθηκών (ΣΕΑΒ) όσο και αυτοτελώς παρέχει πρόσβαση στο πλήρες κείμενο άρθρων μιας πληθώρας συλλογής περιοδικών και βιβλίων, είτε έντυπων είτε ηλεκτρονικών. Οι ετήσιες κινήσεις του υλικού που πραγματοποιήθηκαν μέσω του αυτοματοποιημένου συστήματος της Βιβλιοθήκης, σύμφωνα με στοιχεία του έτους 2012, άγγιξαν τις 50.000, ενώ οι εγγεγραμμένοι χρήστες στο σύστημα ήταν περίπου 12.000. Η ΒΚΠ υπήρξε από τις πρώτες βιβλιοθήκες της Ελλάδας που μηχανογραφήθηκε χρησιμοποιώντας ολοκληρωμένο πληροφοριακό σύστημα (1994) και έχει ήδη διερευνήσει δυνατότητες συνδυαστικής αναζήτησης στις ηλεκτρονικές πηγές πληροφοριών που διαθέτει (υπηρεσία συνδυαστικής αναζήτησης Pantou με τη χρήση λογισμικού dbwiz - http://pantou.lib.uom.gr/modperl/dbwiz2.pl). Οργανόγραμμα ΒΚΠ ΠΑΜΑΚ ΠΡΟΪΣΤΑΜΕΝΟΣ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗΣ ΒΙΒΛΙΟΘΗΚΗΣ ΤΜΗΜΑ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗΣ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗΣ ΤΜΗΜΑ ΕΠΙΣΤ. ΠΛΗΡΟΦΟΡΗΣΗΣ & ΤΕΚΜΗΡΙΩΣΗΣ ΤΜΗΜΑ ΔΑΝΕΙΣΜΟΥ ΔΙΑΔΑΝΕΙΣΜΟΥ ΤΜΗΜΑ ΤΕΧΝΙΚΗΣ ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑΣ ΥΛΙΚΟΥ ΤΜΗΜΑ ΠΕΡΙΟΔΙΚΩΝ ΕΚΔΟΣΕΩΝ ΤΜΗΜΑ ΠΡΟΣΚΤΗΣΕΩΝ ΜΟΝΟΓΡΑΦΙΩΝ ΤΜΗΜΑ ΑΥΤΟΜΑΤΙΣΜΟΥ Α1.1.2 Συνοπτική παρουσίαση Φορέα Υλοποίησης Σκοπός του ΕΛΚΕ του ΠΑΜΑΚ είναι η διάθεση και διαχείριση κονδυλίων που προέρχονται από οποιαδήποτε πηγή και προορίζονται για την κάλυψη δαπανών οποιουδήποτε είδους που είναι απαραίτητες για τις ανάγκες ερευνητικών, εκπαιδευτικών, επιμορφωτικών, αναπτυξιακών καθώς και έργων συνεχιζόμενης κατάρτισης και έργων για την παροχή επιστημονικών, τεχνολογικών και καλλιτεχνικών υπηρεσιών, την εκπόνηση ειδικών μελετών, την εκτέλεση δοκιμών, μετρήσεων, εργαστηριακών εξετάσεων και αναλύσεων, την παροχή γνωμοδοτήσεων, τη σύνταξη προδιαγραφών για λογαριασμό τρίτων, ως και άλλων σχετικών υπηρεσιών ή δραστηριοτήτων που συμβάλλουν στη σύνδεση της Σελίδα 9 από 73

εκπαίδευσης και της έρευνας με την παραγωγή και εκτελούνται ή παρέχονται από το επιστημονικό προσωπικό του ΠΑΜΑΚ και με τη συνεργασία άλλων ειδικών επιστημόνων (άρθρο 1, παρ.2, Υ.Α. ΚΑ/679/22.8.96, ΦΕΚ 826 τ.β ). Ο ΕΛΚΕ του ΠΑΜΑΚ στο πλαίσιο ανασχεδίασης της οργανωτικής δομής, βάσει του ορισμένου Προτύπου Διοικητικής Αποτελεσματικότητας, ως κριτηρίου έκδοσης Επιβεβαίωσης της Διαχειριστικής του Επάρκειας, χωρίζεται διοικητικά σε τρία (3) Γραφεία με ισάριθμους υπευθύνους: 1. Το Γραφείο Προγραμματισμού Ανάπτυξης & Παρακολούθησης Έργων (ΠΑΠΕ) 2. Το Γραφείο Οικονομικών & Διοικητικών Συναλλαγών, που περιλαμβάνει δύο Μονάδες: τη Μονάδα Διοικ. Συναλλαγών & τη Μονάδα Οικον. Συναλλαγών, 3. Το Γραφείο Οικονομικής Διαχείρισης, που περιλαμβάνει τη Μονάδα Προμηθειών, Ακόμη, έχει οριστεί υπεύθυνος Διαχείρισης Ασφάλειας & Τεχνικής Υποστήριξης ενώ το Δικαστικό Γραφείο του Νομικού Συμβουλίου του Κράτους εξυπηρετεί τις ανάγκες παροχής Νομικών Υπηρεσιών. Συνολικά, ο ΕΛΚΕ έχει στο δυναμικό του 11 μόνιμους υπαλλήλους, ενώ συνεργάζεται & με άλλους 3 εξωτερικούς συνεργάτες, για την κάλυψη του συνόλου των υπηρεσιών του. Το ανθρώπινο δυναμικό του ΕΛΚΕ αποτελείται κυρίως από πτυχιούχους οικονομικής ή/και λογιστικής κατεύθυνσης, με πολυετή εμπειρία και γνώσεις στην υποβολή και διαχείριση έργων. Αξίζει να σημειωθεί ότι η αναδιοργάνωση των υπηρεσιών του ΕΛΚΕ, που εφαρμόζεται ήδη, σε συνδυασμό με τη χρήση νέου πληροφοριακού συστήματος & πάντα με την υποστήριξη του έμπειρου & εξειδικευμένου προσωπικού του υπήρξε ιδιαίτερα επιτυχής. Η υποστήριξη των δυνητικών χρηστών από την στιγμή ανεύρεσης & υποβολής προτάσεων προγραμμάτων από το Γραφείο Προγραμματισμού Ανάπτυξης, η μετέπειτα υποστήριξη κατά την υλοποίηση τους συνδυαστικά από τα Γραφεία Παρακολούθησης Έργων, Οικονομικών & Διοικητικών Συναλλαγών, και Οικονομικής Διαχείρισης ως & την ολοκλήρωση τους είναι λειτουργική & καλύπτει το σύνολο των αναγκών των χρηστών, παρέχοντας διευρυμένες υπηρεσίες διοικητικής & οικονομικής διαχείρισης. Σελίδα 10 από 73

Α1.1.3 Άλλοι Φορείς που εμπλέκονται στην επιτυχή έκβαση του Έργου Στο παρόν Έργο δεν εμπλέκονται άλλοι φορείς. Α1.1.4 Όργανα και Επιτροπές (Διακυβέρνηση του Έργου) Ομάδα Διοίκησης και Συντονισμού του Έργου Το παρόν Έργο, αποτελεί το Υποέργο 2 της Πράξης με τίτλο: «Θεματική Ενότητα Β2: Ακαδημαϊκό περιεχόμενο ανοικτής πρόσβασης στο Πανεπιστήμιο Μακεδονίας: υπηρεσίες οργάνωσης, προβολής, έκδοσης και διασύνδεσής του» και θα υλοποιηθεί υπό την εποπτεία του Επιστημονικά Υπευθύνου της Πράξης και του Υποέργου, κ. Ιωάννη Μαυρίδη, Επίκ. Καθηγητή του Τμήματος Εφαρμοσμένης Πληροφορικής του ΠΑΜΑΚ. Ο κ. Σελίδα 11 από 73

Μαυρίδης είναι διπλωματούχος Μηχανικός Ηλεκτρονικών Υπολογιστών και Πληροφορικής του Πανεπιστημίου Πατρών και κάτοχος διδακτορικού διπλώματος στην Ασφάλεια Πληροφοριακών Συστημάτων (ΑΠΘ), με σχετικό ερευνητικό έργο και διεθνείς δημοσιεύσεις στο χώρο. Έχει αποκτήσει σχετική εμπειρία με τη συμμετοχή του τόσο στην υλοποίηση ερευνητικών προγραμμάτων και έργων, όσο και ως μέλος της Επιτροπής Διενέργειας του Διαγωνισμού με αρ. 1/2008 για το Έργο με τίτλο: «Δημιουργία Ψηφιακής Βιβλιοθήκης και Διαδραστικών Εφαρμογών ανάδειξης και προβολής των πολιτιστικών αποθεμάτων του ΚΘΒΕ» (Απόφαση του Δ.Σ. του Κ.Θ.Β.Ε., αρ. 11/41/06.04.09). Βασικοί χρήστες (Key Users) Ομάδες χρηστών Βασικοί χρήστες θεωρούνται το σύνολο της ακαδημαϊκής κοινότητας τόσο στην Ελλάδα όσο και το Εξωτερικό, καθώς και όλοι οι χρήστες που αναζητούν επιστημονική πληροφόρηση. Ομάδες χρηστών: Ομάδα Α :Εσωτερικοί χρήστες: 1.Προσωπικό Βιβλιοθήκης Ομάδα Β :Εξωτερικοί χρήστες: 1.Προπτυχιακοί φοιτητές 2.Μεταπτυχιακοί φοιτητές 3.Μέλη ΔΕΠ και ομότιμοι καθηγητές 4.Πολίτες που ενδιαφέρονται για αναζήτηση τεκμηρίων. Επιτροπή Διενέργειας Διαγωνισμού και Αξιολόγησης Προσφορών (ΕΔΔΑΠ) Για τις ανάγκες υλοποίησης του Έργου της παρούσας Διακήρυξης έχει οριστεί «Επιτροπή Διενέργειας Διαγωνισμού και Αξιολόγησης Προσφορών (ΕΔΔΑΠ)». Αρμοδιότητα της ΕΔΔΑΠ αποτελεί η διενέργεια του διαγωνισμού και η αξιολόγηση των προσφορών των υποψηφίων για το παρόν Έργο. Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου (ΕΠΠΕ) Για τις ανάγκες παρακολούθησης και τελικής παραλαβής του Έργου, όπως θα προκηρυχθεί από την παρούσα διακήρυξη, έχει οριστεί από το Ακαδημαϊκό Ίδρυμα η «Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου (ΕΠΠΕ)». Αρμοδιότητα της ΕΠΠΕ Σελίδα 12 από 73

είναι η παρακολούθηση της πορείας υλοποίησης και η τμηματική και οριστική παραλαβή του παρόντος Έργου. Ο υποψήφιος Ανάδοχος υποχρεούται να υποβάλει ολοκληρωμένη πρόταση για το Σχήμα Διοίκησης, δηλαδή τον τρόπο με τον οποίο θα διαχειριστεί τις απαιτήσεις του Έργου σε όλα τα επίπεδα, καθώς και το προσωπικό που θα διαθέσει για την υλοποίηση του Έργου και τους ρόλους που αυτό θα αναλάβει κατά τη διάρκεια υλοποίησης του Έργου. Καθ όλη τη διάρκεια του Έργου θα υπάρχει συνεχής επικοινωνία και ενημέρωση όλων των συμμετεχόντων μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Α1.2 Υφιστάμενη κατάσταση (σε σχέση με τις απαιτήσεις του Έργου) Η ΒΚΠ ΠΑΜΑΚ στα πλαίσια του Γ ΚΠΣ ανέπτυξε μια πληθώρα ψηφιακών υπηρεσιών & τοπικών εφαρμογών ΤΠΕ πολλές από τις οποίες αφενός δεν ήταν διαλειτουργικές και αφετέρου τα οφέλη τους περιορίστηκαν εν πολλοίς στην ακαδημαϊκή κοινότητα του Πανεπιστημίου και δεν διαδόθηκαν στην ευρύτερη ερευνητική κοινότητα και στους πολίτες. Τέτοιες ψηφιακές υπηρεσίες και τοπικές εφαρμογές ενδεικτικά είναι: α) Ιδρυματικό Αποθετήριο & Ψηφιακή Βιβλιοθήκη Ψηφίδα με τη χρήση του λογισμικού DSpace, β) Σύστημα διαχείρισης ηλεκτρονικών πηγών πληροφόρησης (ERM) Θύρα με τη χρήση του λογισμικού Scout Toolkit, γ) Περιβάλλον Ασύγχρονης Τηλεκπαίδευσης Τηλεμάθεια με τη χρήση του λογισμικού Moodle, δ) Ψηφιακή Ξενάγηση στο χώρο της Βιβλιοθήκης (τοπική εφαρμογή στο Horizon Information Portal 3.04), ε) Course Analysis: Βάση δεδομένων θεματικής ανάλυσης μαθημάτων (τοπική εφαρμογή σε PHP 4.2, MySQL 3.23 και Apache 2.0), στ) Υπηρεσία Καταλόγου Ηλεκτρονικών Περιοδικών A to Z (EBSCO). Παράλληλα η ΒΚΠ ΠΑΜΑΚ διαθέτει το ολοκληρωμένο πληροφοριακό σύστημα Horizon (v. 7.3.200.10), που περιέχει περίπου 90.000 εγγραφές βιβλιογραφικών δεδομένων MARC21, περίπου 170.000 εγγραφές τεκμηρίων και περίπου 12.000 εγγραφές χρηστών. Οι παραπάνω ψηφιακές υπηρεσίες & τοπικές εφαρμογές έχουν ελλιπή διασύνδεση & διαλειτουργικότητα μεταξύ τους με αποτέλεσμα οι χρήστες της ΒΚΠ να πρέπει να κάνουν αναζητήσεις σε πολλαπλά περιβάλλοντα αναζήτησης για να ανακτήσουν υλικό των συλλογών της ΒΚΠ ΠΑΜΑΚ. Το εμπορικό ολοκληρωμένο πληροφοριακό σύστημα Horizon έχει σταματήσει να αναπτύσσεται και η ΒΚΠ αντιμετωπίζει σοβαρό πρόβλημα τεχνικής υποστήριξης. Πέραν τούτου, ως εμπορικό λογισμικό δεν διασφαλίζει την απρόσκοπτη διασυνδεσιμότητά του με άλλες εφαρμογές, δεν υποστηρίζει σύγχρονες Σελίδα 13 από 73

τεχνολογίες web 2.0, δεν διαθέτει εσωτερική διεπιφάνεια παροχής OAI-PMH και δεν υποστηρίζει το πρότυπο NCIP Z39.83 για την ανταλλαγή δεδομένων κυκλοφορίας υλικού της βιβλιοθήκης. Στοιχεία βάσης: Εγγραφές Βιβλιογραφικές εγγραφές Εγγραφές καθιερωμένων όρων Εγγραφές τεκμηρίων Εγγραφές χρηστών Σύνολο: 90000 86000 170000 12000 Α1.2.1 Συνοπτική περιγραφή των υπηρεσιών και της λειτουργίας του Φορέα Λειτουργίας Το ΠΑΜΑΚ είναι Νομικό Πρόσωπο Δημοσίου Δικαίου με πλήρη αυτοδιοίκηση. Τελεί υπό την εποπτεία του κράτους δια του Υπουργείου Παιδείας και Θρησκευμάτων, Πολιτισμού και Αθλητισμού, ενισχύεται οικονομικά από αυτό και λειτουργεί βάσει των σχετικών νόμων. Η οργάνωση του ΠΑΜΑΚ δομείται ιεραρχικά σε Τμήματα. Τα Τμήματα είναι βασικές μονάδες. Παρέχουν εκπαιδευτικές υπηρεσίες που καταλήγουν σε πτυχία ή/ διπλώματα και επιπλέον είναι οι μονάδες εκείνες στις οποίες ανήκουν διάφορες κατηγορίες προσωπικού. Το προσωπικό του ΠΑΜΑΚ διακρίνεται στις ακόλουθες τρεις γενικές κατηγορίες: α) το διδακτικό προσωπικό, β) το ειδικό τεχνικό εργαστηριακό προσωπικό και γ) το διοικητικό προσωπικό. Σε σχέση με τη Βιβλιοθήκη και Κέντρο Πληροφόρησης του ΠΑΜΑΚ, ανάμεσα στις υπηρεσίες που προσφέρει συγκαταλέγονται οι εξής: Δανεισμός Βασική υπηρεσία που προσφέρει η ΒΚΠ είναι η δυνατότητα εξωτερικής χρήσης του μεγαλύτερου μέρους του υλικού της μέσω του δικαιώματος δανεισμού που έχουν οι περισσότερες κατηγορίες χρηστών της. Σελίδα 14 από 73

Διαδανεισμός Μέσω της υπηρεσίας διαδανεισμού η ΒΚΠ παρέχει στους χρήστες τη δυνατότητα παραγγελίας υλικού (βιβλία, άρθρα, διατριβές, κλπ.) που δε διαθέτει στις συλλογές της από άλλες βιβλιοθήκες της Ελλάδας και του εξωτερικού. Η ΒΚΠ λειτουργεί άλλοτε ως δανειζόμενη (πελάτης) και άλλοτε ως προμηθεύτρια του υλικού. Ως δανειζόμενη μέσω του διαδανεισμού η ΒΚΠ παραλαμβάνει μονογραφίες, τεύχη περιοδικών, διδακτορικές διατριβές και φωτοτυπίες άρθρων περιοδικών, τα οποία δεν ανήκουν στη συλλογή της. Οι χρήστες συμπληρώνουν τις ηλεκτρονικές αιτήσεις διαδανεισμού οι οποίες επεξεργάζονται από το αρμόδιο γραφείο και όταν το υλικό φθάσει στη Βιβλιοθήκη, ο ενδιαφερόμενος ενημερώνεται από το προσωπικό του Τμήματος Δανεισμού-Διαδανεισμού μέσω e-mail ή τηλεφώνου για την παραλαβή του. Η ΒΚΠ ως προμηθεύτρια δανείζει το υλικό της σε άλλες Βιβλιοθήκες. Τα αιτήματα γίνονται δεκτά μόνο μέσω της ηλεκτρονικής φόρμας που διατίθεται στην ιστοσελίδα της βιβλιοθήκης. Συλλογή Κρατημένου Υλικού Η συλλογή αυτή περιλαμβάνει βιβλία, άρθρα και συμπληρωματικές σημειώσεις που υπάρχουν στη βιβλιογραφία συγκεκριμένων μαθημάτων και κατά συνέπεια παρουσιάζουν αυξημένη ζήτηση, προκειμένου να διευκολυνθεί η κυκλοφορία του υλικού στους χρήστες. Πληροφοριακή Παιδεία Η ΒΚΠ σχεδιάζει, οργανώνει και προσφέρει σε σταθερή βάση προγράμματα πληροφοριακής παιδείας, τα οποία απευθύνονται σε προπτυχιακούς και μεταπτυχιακούς φοιτητές και πραγματοποιούνται στην αρχή κάθε ακαδημαϊκού έτους. Με το πρόγραμμα πληροφοριακής παιδείας οι φοιτητές:. α) κατανοούν τη χρήση του αυτοματοποιημένου συστήματος του καταλόγου της βιβλιοθήκης, β) προσδιορίζουν και κριτικάρουν αξιολογώντας τις διαφορετικές πηγές πληροφόρησης που βρίσκουν, γ) εστιάζουν σε ένα θέμα συγκεκριμένο, δ) εντοπίζουν υλικό που αφορά ένα συγκεκριμένο θέμα, ε) αναγνωρίζουν επιστημονικό ή όχι πληροφορικό υλικό, στ) βρίσκουν στατιστικά δεδομένα και άλλες πηγές είτε ηλεκτρονικά είτε σε έντυπη μορφή, ζ) ξεπερνούν το άγχος της βιβλιοθήκης, η) βελτιώνουν την επικοινωνία τους με το προσωπικό της βιβλιοθήκης ζητώντας βοήθεια στις πληροφοριακές τους ανάγκες. Ηλεκτρονικές/Ψηφιακές υπηρεσίες Η ΒΚΠ ΠΑΜΑΚ προσφέρει ένα σύνολο ψηφιακών υπηρεσιών στα μέλη της ακαδημαϊκής και όχι μόνο κοινότητας. Η ΒΚΠ-ΠΑΜΑΚ πρωτοστάτησε (2005) στην ανάπτυξη Σελίδα 15 από 73

Ιδρυματικού Αποθετηρίου & Ψηφιακής Βιβλιοθήκης (ΨΗΦΙΔΑ, http://dspace.lib.uom.gr/) η οποία παρέχει πρόσβαση σε μια ποικιλία ψηφιακών συλλογών. Επιπλέον, οι υπηρεσίες: ΘΥΡΑ (http://www.lib.uom.gr/dbases/greek/) & PANTOU (http://pantou.lib.uom.gr/modperl/dbwiz2.pl), καθώς & ο επίσημος ιστότοπος της Βιβλιοθήκης (http://www.lib.uom.gr/) παρέχουν ένα ολοκληρωμένο περιβάλλον αναζήτησης στη συλλογή της Βιβλιοθήκης μέσω του διαδικτύου, λειτουργώντας επικουρικά και συμπληρωματικά στις δυνατότητες αναζήτησης που παρέχει ο κεντρικός της κατάλογος, OPAC (http://opac.uom.gr/). Στις υφιστάμενες ψηφιακές υπηρεσίες της ΒΚΠ περιλαμβάνονται επίσης: α) η υπηρεσία ηλεκτρονικής πληροφόρησης e-ρωτηση (http://www.lib.uom.gr/qp/) μέσω της οποίας υποβάλλονται εξ αποστάσεως (online) & σε 24ωρη βάση και απαντώνται πληροφοριακές ερωτήσεις προς τους βιβλιοθηκονόμους, β) το σύστημα διαχείρισης αιτημάτων διαδανεισμού SMILLE (http://smille.lib.uom.gr/ill/infos.php) που παρέχει δυνατότητα ανάκτησης τεκμηρίων (έντυπων & ψηφιακών) από άλλες Βιβλιοθήκες στην Ελλάδα & ανά τον κόσμο & γ) η ΤΗΛΕΜΑΘΕΙΑ (http://telemathea.uom.gr/) που προσφέρει τη δυνατότητα online & εξ αποστάσεως παρακολούθησης ολοκληρωμένων μαθημάτων από άτομα στην Ελλάδα και το εξωτερικό. Τα εγγεγραμμένα μέλη της Πανεπιστημιακής Κοινότητας μπορούν να έχουν πρόσβαση εξ αποστάσεως στις ηλεκτρονικές πηγές (Συνδρομητικές βάσεις δεδομένων, Ηλεκτρονικά Περιοδικά, Ηλεκτρονικά Βιβλία κλπ.) της Βιβλιοθήκης μέσω proxy-server. Με βάση την αρχή της ισότιμης πρόσβασης στην πληροφορία και με στόχο την κάλυψη των εκπαιδευτικών αναγκών των φοιτητών με προβλήματα όρασης του Πανεπιστημίου, η ΒΚΠ έχει διαμορφώσει στους χώρους της ξεχωριστή αίθουσα, η οποία διαθέτει σύγχρονους σταθμούς εργασίας Η/Υ για χρήση τους από τυφλούς και μερικώς βλέποντες χρήστες, ενώ ταυτόχρονα έχει αναπτύξει Υπηρεσία παροχής ελληνικού ηλεκτρονικού περιεχομένου ως εναλλακτική μορφή στο έντυπο εκπαιδευτικό υλικό μέσω της ΨΗΦΙΔΑΣ. Προτεραιότητα έχει δοθεί στην μετατροπή διδακτικών εγχειριδίων σε ηλεκτρονική μορφή μέσα από ένα πρόγραμμα ψηφιοποίησης και ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης του ψηφιοποιημένου υλικού. Με το παρόν Έργο η ΒΚΠ σκοπεύει να αναδιαρθρώσει και αναβαθμίσει τις υπάρχουσες υπηρεσίες/λειτουργίες της με την δημιουργία μιας αναβαθμισμένης Υπηρεσίας Διαλειτουργικού Πληροφοριακού Συστήματος Βιβλιοθήκης, καθώς και να δημιουργήσει ένα νέο διαλειτουργικό περιβάλλον πληροφοριακών συστημάτων βιβλιοθήκης που θα διασυνδέει το Διαλειτουργικό Πληροφοριακό Σύστημα Βιβλιοθήκης με τις τοπικές Σελίδα 16 από 73

εφαρμογές και τις άλλες ψηφιακές υπηρεσίες, όπως αναφέρθηκαν παραπάνω, χρησιμοποιώντας κοινή διεπιφάνεια αναζήτησης. Α1.2.2 Οργανωτική Δομή και Στελέχωση του Φορέα Η ΒΚΠ ΠΑΜΑΚ λειτουργεί ως κεντρικός φορέας κάτω από τον οποίο είναι δυνατόν να προσαρτώνται κάθε φορά οι διάφορες νέες υπηρεσίες προσφοράς πληροφοριών που διαμορφώνονται σύμφωνα με τις ανάγκες της κοινότητας του Πανεπιστημίου. Η ΒΚΠ βάσει του Νόμου Πλαίσιου για τα ΑΕΙ λειτουργεί σε επίπεδο Διεύθυνσης και απαρτίζεται από 7 οργανικά Τμήματα. Με την ίδρυση των δύο Τμημάτων στη Νάουσα και στην Έδεσσα, δημιουργήθηκαν και λειτουργούν τα αντίστοιχα Παραρτήματα της Βιβλιοθήκης. Η στελέχωση των Τμημάτων της ΒΚΠ με ανθρώπινο δυναμικό δίνεται παρακάτω: ΒΙΒΛΙΟΘΗΚΗ & ΚΕΝΤΡΟ ΠΛΗΡΟΦΟΡΗΣΗΣ ΠΑΜΑΚ Προϊστάμενος Δ/νσης 1 Τμήμα Διοικητικής Υποστήριξης 1 Τμήμα Επιστημονικής Πληροφόρησης & 5 Τεκμηρίωσης Τμήμα Δανεισμού-Διαδανεισμού 4 Τμήμα Τεχνικής Επεξεργασίας Υλικού 7 (Περιλαμβάνονται και οι ψηφιακές υπηρεσίες) Τμήμα Περιοδικών Εκδόσεων 2 Τμήμα Προσκτήσεων Μονογραφιών 2 Τμήμα Αυτοματισμού 2 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ ΒΙΒΛΙΟΘΗΚΗΣ (ΕΔΕΣΣΑ) 1 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ ΒΙΒΛΙΟΘΗΚΗΣ (ΝΑΟΥΣΑ) 1 Σελίδα 17 από 73

Α1.2.3 Περιγραφή των κύριων επιχειρησιακών διαδικασιών Τα προσφερόμενα Συστήματα θα πρέπει να υποστηρίζουν ένα σύνολο επιχειρησιακών διαδικασιών, που τα υφιστάμενα συστήματα δεν ήταν δυνατό να επιτύχουν. Οι διαδικασίες αυτές υλοποιούνται από τις λειτουργίες, οι οποίες αναλύονται πλήρως στις ενότητες Α3.4.1, A.3.4.3 του παρόντος. Συνοπτικά οι διαδικασίες είναι οι εξής: Ενοποιημένη αναζήτηση μέσω μίας ενιαίας διαλειτουργικής επιφάνειας Αξιοποίηση τεχνολογιών σημασιολογικού ιστού Kαταλογογράφηση και Έλεγχος καθιερωμένων όρων Διαχείριση Κυκλοφορίας υλικού Διαχείριση Προσκτήσεων Υλικού Έλεγχος Περιοδικών Εκδόσεων Υλοποίηση Δημόσιου Κατάλογου (OPAC) Διαχείριση Συλλογής Κρατημένου Υλικού (Reserve Collection) Άμεση πρόσβαση σε στατιστικά, αναφορές, εκτυπώσεις Σκοπός των παραπάνω είναι η παραγωγικότερη λειτουργία της ΒΚΠ ΠΑΜΑΚ και η διαλειτουργικότητα των συστημάτων έτσι ώστε να επιτυγχάνεται η άμεση πρόσβαση σε πληροφορίες και δεδομένα για τους χρήστες κι επισκέπτες. Α1.2.4 Ανάλυση υποδομών Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών Στο ΠΑΜΑΚ λειτουργεί το Κέντρο Υπολογιστών & Δικτύων (ΚΥΔ), που σκοπό έχει τόσο την ορθή λειτουργία των Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών, όσο και την ικανοποίηση των αναγκών των χρηστών, των ηλεκτρονικών υπολογιστών και των δικτυακών υπηρεσιών του Πανεπιστημίου. Συγκεκριμένα, το ΚΥΔ έχει αναλάβει τη συνεχή παρακολούθηση και υποστήριξη των αναγκών του Ιδρύματος σε υλικό εξοπλισμό και λογισμικό και την εποπτεία της λειτουργίας του δικτύου επικοινωνιών για την εξασφάλιση της πρόσβασης των χρηστών του στο Διαδίκτυο. Περιλαμβάνει 5 Γραφεία με διαφορoποιημένο αντικείμενο εργασιών, αλλά με κεντρικό σημείο αναφοράς το Γραφείο Σελίδα 18 από 73

Εξυπηρέτησης Χρηστών και κοινή σύμπραξη για την ικανοποίηση των αναγκών των χρηστών: α) Γραφείο Εξυπηρέτησης Χρηστών β) Γραφείο Διακομιστών και γ) Γραφείο Επικοινωνιών & Δικτύων, τα οποία έχουν την ευθύνη της εγκατάστασης και λειτουργίας δικτυακών υπηρεσιών, της διαχείρισης του δικτύου και της συνεχούς αναβάθμισής του, σύμφωνα με τις εκάστοτε ανάγκες του Πανεπιστημίου και τις τεχνολογικές εξελίξεις. Σαν στόχο έχουν την διατήρηση του δικτύου σε μία επιθυμητή κατάσταση λειτουργίας και ευθύνονται για την εκτέλεση ενός πλήθους ανομοιογενών μεταξύ τους λειτουργιών (παροχή διευθύνσεων IP, τήρηση αρχείων back-up των δρομολογητών, υπολογισμό στατιστικών κίνησης δικτύου κλπ.), οι οποίες αποσκοπούν στην παρακολούθηση, αξιολόγηση και ρύθμιση (έλεγχο) ενός πλήθους παραμέτρων, μεταβλητών, προγραμμάτων και διαδικασιών οι οποίες επηρεάζουν την λειτουργία του δικτύου. δ) Γραφείο Μηχανοργάνωσης, Εφαρμογών Λογισμικού & Διαδικτύου, το οποίο διεκπεραιώνει τις δραστηριότητες που σχετίζονται με τη Μηχανοργάνωση των Υπηρεσιών του Πανεπιστημίου, το Διαδίκτυο και τις εφαρμογές του αλλά και το λογισμικό που χρησιμοποιείται τόσο στις Υπηρεσίες όσο και για διδακτικούς ή/και ερευνητικούς σκοπούς. ε) Γραφείο Τεχνικής Υποστήριξης Προσωπικών Υπολογιστών και Εργαστηρίων, το οποίο έχει την τεχνική επιμέλεια όλου του υλικού εξοπλισμού που προμηθεύεται το Πανεπιστήμιο, τόσο των προσωπικών υπολογιστών και περιφερειακών συσκευών των μελών του Πανεπιστημίου όσο και αυτών που βρίσκονται στα εργαστήρια των προπτυχιακών και μεταπτυχιακών Τμημάτων. Έχει δε, ενεργό ρόλο στις διαδικασίες προμήθειας του υλικού εξοπλισμού. Η ΒΚΠ ΠΑΜΑΚ διαθέτει Πληροφοριακό Σύστημα τεσσάρων διακομιστών διπλού επεξεργαστή με αποθηκευτικό χώρο σε δύο συστοιχίες σκληρών δίσκων χωρητικότητας 4 ΤΒ. Σε συνδυασμό με τα συστήματα LTSP που λειτουργούν στον πληροφοριακό κόμβο της Βιβλιοθήκης, στοχεύουν στη βέλτιστη διαχείριση των απομακρυσμένων τερματικών των χρηστών. Για την υποστήριξη τόσο των υπηρεσιών/εφαρμογών που έχουν αναπτυχθεί όσο και του εξοπλισμού που διαθέτει η Βιβλιοθήκη, απασχολείται ένας μόνιμος υπάλληλος με ειδικότητα πληροφορικού, ενώ υπάρχει παράλληλη τεχνική υποστήριξη του Κέντρου Υπολογιστών & Δικτύων του ΠΑΜΑΚ (http://www.cnc.uom.gr) που διαθέτει 7 μόνιμους εξειδικευμένους υπαλλήλους. Σελίδα 19 από 73

Στα πλαίσια υλοποίησης της Πράξης (Υποέργο 4) έχει προβλεφτεί η ενίσχυση του υπάρχοντος υπολογιστικού εξοπλισμού της ΒΚΠ με την προμήθεια επιπλέον διακομιστών (servers), οι οποίοι θα αξιοποιηθούν για τη φιλοξενία των ηλεκτρονικών υπηρεσιών που αναλύονται στην ενότητα Α2.1. Σελίδα 20 από 73

Α2. Αντικείμενο, στόχοι και κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας του Έργου Α2.1 Αντικείμενο του Έργου Αντικείμενο του Έργου είναι η διασύνδεση των ψηφιακών υπηρεσιών της ΒΚΠ ΠΑΜΑΚ μέσω κοινής διεπιφάνειας αναζήτησης στον παγκόσμιο ιστό με στόχο τη διαλειτουργικότητα όλων των τοπικών πληροφοριακών συστημάτων της ΒΚΠ και την υποστήριξη του υποέργου 5 της Οριζόντιας Δράσης. Πιο συγκεκριμένα στο Έργο προβλέπονται τα παρακάτω: Διασύνδεση του πληροφοριακού συστήματος (ΠΣ) της ΒΚΠ ΠΑΜΑΚ με τοπικές εφαρμογές (Course Analysis, Τηλεμάθεια, Ψηφιακή ξενάγηση) μέσω μετανάστευσης και μετάπτωσης δεδομένων σε ένα ενιαίο πληροφοριακό σύστημα βιβλιοθήκης (ΠΣΒ) ανοικτού κώδικα (KOHA) που επιτρέπει την ανάπτυξη κατάλληλων ΑPI. Το νέο ΠΣ διασφαλίζει τη διασυνδεσιμότητά του με άλλες εφαρμογές, υποστηρίζει τεχνολογίες web 2.0, είναι συμβατό με τα βασικότερα διεθνή βιβλιοθηκονομικά πρότυπα έχοντας εσωτερική διεπαφή παροχής OAI-PMH και με δυνατότητες διασύνδεσης για ενίσχυση περιεχομένου (opac enhancement). Εμπλουτισμός της βιβλιογραφικής βάσης (εγγραφές για ηλεκτρονικά βιβλία και περιοδικά) και ενίσχυση περιεχομένου. Ανάπτυξη, με την εργαλειοθήκη XC Drupal, κοινής διεπιφάνειας αναζήτησης όλων των ψηφιακών υπηρεσιών που θα αναπτυχθούν στο πλαίσιο υλοποίησης της Πράξης «Θεματική ενότητα Β2» και του δικτυακού τόπου της ΒΚΠ. H επικοινωνία δεδομένων κυκλοφορίας υλικού με τις άλλες web υπηρεσίες θα εξασφαλισθεί με τη χρήση της εργαλειοθήκης XC NCIP. Η επεξεργασία και η ομαλοποίηση διαφορετικών τύπων μεταδεδομένων θα επιτευχθεί με τη χρήση της εργαλειοθήκης XC Metadata Services. Η σουίτα λογισμικού ανοικτού κώδικα extensiblecatalog (XC) συμμορφώνεται με τις απαιτήσεις επιπέδου 3 της τεχνικής σύστασης της ILS-DI της Digital Library Federation και διασφαλίζει τη διαλειτουργικότητα και τη διασυνδεσιμότητα όλων των υπηρεσιών με κάθε υπηρεσία που στηρίζεται σε OAI-PMH και με άλλα ΠΣ βιβλιοθηκών. Σελίδα 21 από 73

Yπηρεσίες εκπαίδευσης και υποστήριξης προς το προσωπικό της ΒΚΠ ΠΑΜΑΚ, παραγωγή αντίστοιχου εκπαιδευτικού υλικού, τεχνική υποστήριξη και μεταφορά τεχνογνωσίας καθώς και οποιωνδήποτε τυχόν δικαιωμάτων στη ΒΚΠ ΠΑΜΑΚ. Α2.2 Σκοπιμότητα και αναμενόμενα οφέλη Η ΒΚΠ ΠΑΜΑΚ στα πλαίσια του Γ ΚΠΣ ανέπτυξε μια πληθώρα ψηφιακών υπηρεσιών & τοπικών εφαρμογών ΤΠΕ πολλές από τις οποίες αφενός δεν ήταν διαλειτουργικές και αφετέρου τα οφέλη τους περιορίστηκαν εν πολλοίς στην ακαδημαϊκή κοινότητα του Πανεπιστημίου και δεν διαδόθηκαν στην ευρύτερη ερευνητική κοινότητα και στους πολίτες. Η υλοποίηση του Έργου θα διασφαλίσει τη διαλειτουργικότητα μεταξύ: α) των πληροφοριακών συστημάτων της Βιβλιοθήκης, β) των πληροφοριακών συστημάτων της Βιβλιοθήκης και αντίστοιχων εξωτερικών συστημάτων σε εθνικό και διεθνές επίπεδο και γ) των πληροφοριακών συστημάτων της Βιβλιοθήκης και της υπηρεσίας του υποέργου 5 της Οριζόντιας Δράσης (Εργαλεία Αναζήτησης, Πρόσβασης, Διάθεσης & Προβολής του ΣΕΑΒ). Η κοινή διεπιφάνεια αναζήτησης θα επικοινωνεί και με δεδομένα κυκλοφορίας υλικού της Βιβλιοθήκης και θα βελτιστοποιεί τα αποτελέσματα με επεξεργασία και ομαλοποίηση διαφορετικών τύπων μεταδεδομένων (MARC XML, OAI-PMH) συμμορφούμενη με τις απαιτήσεις επιπέδου τουλάχιστον 3 της τεχνικής σύστασης της ILS Discovery Interface Task Group (ILS-DI) της Digital Library Federation. Με τον τρόπο αυτό ο τελικός χρήστης θα μπορεί μέσω μιας διεπιφάνειας αναζήτησης να γίνεται αποδέκτης του συνόλου σχεδόν των ψηφιακών υπηρεσιών της ΒΚΠ ΠΑΜΑΚ. Τα αποτελέσματα του Έργου συνοψίζονται στην ανάπτυξη των ακόλουθων υπηρεσιών: Αναβαθμισμένες Υπηρεσίες Διαλειτουργικού Πληροφοριακού Συστήματος Βιβλιοθήκης που θα περιλαμβάνει πέραν των υπηρεσιών του τρέχοντος εμπορικού λογισμικού: Υπηρεσίες σύγχρονης αναζήτησης και web 2.0 Υπηρεσίες ανταλλαγής μεταδεδομένων OAI-PMH και δεδομένων κυκλοφορίας υλικού SIP2. Υπηρεσίες διασύνδεσης με υπηρεσίες ενίσχυσης περιεχομένου καταλόγου (opac enhancement) Σελίδα 22 από 73

Υπηρεσίες αποστολής ειδοποιήσεων με SMS Υπηρεσίες εμπλουτισμένου καταλόγου με ηλεκτρονικά περιοδικά και ηλεκτρονικά βιβλία Υπηρεσία Νέου Διαλειτουργικού Περιβάλλοντος Πληροφοριακών Συστημάτων Βιβλιοθήκης που θα περιλαμβάνει: Διασύνδεση του Διαλειτουργικού Πληροφοριακού Συστήματος Βιβλιοθήκης με τοπικές εφαρμογές και άλλες ψηφιακές υπηρεσίες (Ιδρυματικό Αποθετήριο, OJS, Ψηφιακή Βιβλιοθήκη, Course Analysis, Θύρα, Τηλεμάθεια) Κοινή διεπιφάνεια αναζήτησης με χρήση σουίτας λογισμικού ανοικτού κώδικα eχtensiblecatalog. Υπηρεσίες εκπαίδευσης & υποστήριξης προς το προσωπικό της ΒΚΠ και τους τελικούς χρήστες, παραγωγή αντίστοιχου εκκπαιδευτικού υλικού, τεχνική υποστήριξη και μεταφορά τεχνογνωσίας, καθώς και οποιωνδήποτε τυχόν δικαιωμάτων στη ΒΚΠ ΠΑΜΑΚ. Α2.3 Στόχοι και Έκταση του Έργου Οι βασικοί στόχοι του έργου είναι οι εξής: Στόχος 1: Η αντικατάσταση των παλαιάς τεχνολογίας του ΠΣΒ που χρησιμοποιεί σήμερα η ΒΚΠ ΠΑΜΑΚ, το οποίο θα ενσωματώνει όλες τις νέες τεχνολογίες που έχουν εφαρμοστεί στο χώρο της βιβλιοθηκονομίας και της επιστήμης της πληροφόρησης. Στόχος 2: Η μείωση του κόστους κτήσης ενός ΠΣΒ ανοικτού κώδικα, καθώς το κόστος κτήσης ενός εμπορικού ΠΣΒ είναι υψηλότερο. Η επιλογή ενός ΠΣΒ ανοικτού κώδικα δε δεσμεύει την ΑΑ με συγκεκριμένο κατασκευαστή, επιτρέποντάς της έτσι να συντηρήσει ή αναβαθμίσει το σύστημα με ίδια μέσα, με αποτέλεσμα η μείωση του κόστους. Στόχος 3: Η μείωση του χρόνου αναζήτησης και ανάκτησης βιβλιογραφικών πληροφοριών για τους τελικούς χρήστες της ΒΚΠ ΠΑΜΑΚ (φοιτητές, καθηγητές και διοικητικό προσωπικό, εξωτερικοί χρήστες), καθώς θα αναζητούν σε ένα κοινό περιβάλλον το υλικό όλων των ψηφιακών/ηλεκτρονικών υπηρεσιών της ΒΚΠ. Σελίδα 23 από 73

Στόχος 4: Η ανάπτυξη προσωποποιημένων υπηρεσιών προς τους τελικούς χρήστες της ΒΚΠ ΠΑΜΑΚ. Στόχος 5: Η ενίσχυση της δυνατότητας συνεργασίας και διαλειτουργικότητας με ανάλογες εφαρμογές που αναπτύσσονται στην οριζόντια δράση των βιβλιοθηκών. Στόχος 6: Η δυνατότητα προσαρμογής των Συστημάτων που θα αναπτυχθούν σε νέους τύπους υπηρεσιών, λόγω της υλοποίησης του ΠΣΒ με λογισμικό ανοικτού κώδικα. Στόχος 7: Η ανάδειξη του βιβλιογραφικού πλούτου που διαθέτει σήμερα η ΒΚΠ ΠΑΜΑΚ τόσο μεμονωμένα όσο και σε συνεργασία με το Συλλογικό Κατάλογο Ελληνικών Ακαδημαϊκών Βιβλιοθηκών (Σ.Κ.Ε.Α.Β.). Α2.4 Κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας του Έργου Κρίσιμος Παράγοντας Επιτυχίας Παραμετροποίηση του ΠΣΒ από τον Ανάδοχο με βάση τις απαιτήσεις της ΒΚΠ Η επιτυχής δοκιμαστική και πιλοτική λειτουργία του συστήματος, οι οποίες θα είναι καθοριστικές για τη μελλοντική αποδοχή και επιτυχή λειτουργία του συστήματος Η σωστή και πλήρης μετάπτωση των Τύπος 1 Τ Τ Τ Σχετικές Ενέργειες Αντιμετώπισης Ο Ανάδοχος πρέπει να παραμετροποιήσει τα Συστήματα σύμφωνα με τις λειτουργικές και τεχνικές προδιαγραφές (όπως αυτές προσδιορίζονται στο Α3 του παρόντος Μέρους Α) Ο Ανάδοχος θα πρέπει να συμμορφωθεί με τις ενέργειες όπως περιγράφονται στο Α4.3. Ο Ανάδοχος θα πρέπει να κάνει διαθέσιμο το σύνολο των 1 Τ = Τεχνικός/Τεχνολογικός, Ο = Οργανωτικός, Δ = Διοικητικός, Κ = Κανονιστικός Σελίδα 24 από 73

βιβλιογραφικών και διοικητικών δεδομένων που υπάρχουν σήμερα στο τοπικό ΠΣΒ της ΒΚΠ Η διαρκής τεχνική και διαχειριστική υποστήριξη που θα προσφέρει ο Ανάδοχος Η επιτυχής διασύνδεση του συστήματος ανάκτησης (extensible Cataloguing) με τα υπόλοιπα υποσυστήματα της ΒΚΠ ΠΑΜΑΚ Η εκπαίδευση από τον Ανάδοχο του προσωπικού της ΒΚΠ του ΠΑΜΑΚ στον τρόπο λειτουργίας του νέου ΠΣΒ και των νέων Υπηρεσιών. Η αυστηρή τήρηση του χρονοδιαγράμματος Τ, Ο, Δ Τ Τ, Ο, Δ Δ δεδομένων του υφιστάμενου στο νέο ΠΣΒ (Koha) με αποτελεσματικό τρόπο και χωρίς απώλειες (βλ. Α3.4.2) Ο Ανάδοχος οφείλει να υλοποιήσει ένα σχέδιο τεχνικής και διαχειριστικής υποστήριξης λαμβάνοντας υπόψη το σχήμα διοίκησης και λειτουργίας του Έργου Ο Ανάδοχος οφείλει να παραμετροποιήσει το Σύστημα Ανάκτησης (extensible Catalogue), έτσι ώστε να είναι δυνατή η ανάκτηση πληροφοριών, μέσω αυτού, από τα διασυνδεδεμένα Συστήματα Ο Ανάδοχος οφείλει να προσαρμόσει τον τρόπο εκπαίδευσης στις ανάγκες των εκπαιδευομένων, να προμηθεύσει το κατάλληλο εκπαιδευτικό υλικό, έντυπο και ηλεκτρονικό, ώστε να επιτευχθεί η εύκολη και αυτόνομη χρήση των Συστημάτων (όπως προσδιορίζεται στο Α4.1) Ο Ανάδοχος οφείλει να συνεργάζεται στενά με στελέχη της ΒΚΠ και να καταθέτει τριμηνιαίες αναφορές προόδου υλοποίησης του Έργου. Πίνακας 1: Κρίσιμοι Παράγοντες Επιτυχίας του Έργου Σελίδα 25 από 73

Α3. Λειτουργικές και Τεχνικές προδιαγραφές Έργου Α3.1 Ηλεκτρονικές Υπηρεσίες Αντικείμενο του έργου είναι η διασύνδεση των ψηφιακών υπηρεσιών της ΒΚΠ ΠΑΜΑΚ μέσω κοινής διεπιφάνειας αναζήτησης στον παγκόσμιο ιστό, με στόχο τη διαλειτουργικότητα όλων των τοπικών πληροφοριακών συστημάτων. Πιο συγκεκριμένα ηλεκτρονικές υπηρεσίες που θα αναπτυχθούν στα πλάισια του έργου είναι: Διασύνδεση του ΠΣ της ΒΚΠ ΠΑΜΑΚ με τοπικές εφαρμογές μέσω της μετάπτωσης των δεδομένων σε ένα ενιαίο ΠΣΒ (KOHA), που επιτρέπει την ανάπτυξη κατάλληλων αρθρωμάτων. Το νέο πληροφοριακό σύστημα διασφαλίζει τη διασυνδεσιμότητά του με άλλες εφαρμογές, υποστηρίζει σύγχρωνες τεχνολογίες ιστού, και είναι συμβατό με τα βασικότερα διεθνή βιβλιοθηκονομικά πρότυπα και δυνατότητες διασύνδεσης για τον εμπλουτισμό του περιεχομένου. Ανάπτυξη ενος συστήματος ανάκτησης και μιας κοινής διεπιφάνειας αναζήτησης σε όλες τις ψηφιακές υπηρεσίες της ΒΚΠ ΠΑΜΑΚ αλλά και σε άλλες υπηρεσίες με χρήση προτοκόλλων όπως το OAI-PMH. Η διεπιφάνεια αναζήτης θα βασίζεται στο XC Drupal κι επίσης θα εγκατασταθεί και παραμετροποιηθεί η εργαλειοθήκη XC Metadata Services με σκοπό την ομαλοποίηση και επεξεργασία διαφορετικών τύπων μεταδεδομένων. Το παραπάνω υποσύστημα διασφαλίζει τη διαλειτουργικότητα και διασυνδεσιμότητα όλων των υπηρεσιών με άλλα ΠΣ βιβλιοθηκών μέσω NCIP, και κάθε άλλη υπηρεσία που υλοποιεί OAI-PMH. Περιγραφή Υπηρεσίας Απαιτούμενα στοιχεία (δεδομένα εισόδου) Στοιχεία αποτελέσματος (δεδομένα εξόδου) Παρατηρήσεις (π.χ. επίπεδο «ηλεκτρονικοποίησης», επίπεδο Υπηρεσίας κλπ.) Δεδομένα Δεδομένα Υποσυστήματα ΚΟΗΑ εισόδου από εξόδου Επίπεδο 4 (egif) χειριστές συστήματος ΚΟΗΑ OPAC Στοιχεία αναζήτησης Αποτελέσματα αναζήτησης Αναζήτηση στο KOHA Επίπεδο 4 (egif) Σελίδα 26 από 73

Χρήση μεταδεδομένων Διεπιφάνεια αναζήτησης (XC Drupal) Στοιχεία αναζήτησης Αποτελέσματα αναζήτησης που έχουν συλλεχθεί από τοπικές κι απομακρυσμένες υπηρεσίες Επίπεδο 4 (egif) Ομαλοποίηση Μεταδεδομένα Ομαλοποιημένα μεταδεδομένων από διάφορες δεδομένα στο XC (Metadata Tools) πηγές Schema Α3.2 Απαιτήσεις Αρχιτεκτονικής Συστήματος Το σύστημα θα αποτελείται από ένα ΠΣΒ ανοιχτού κώδικα (KOHA) καθώς κι ένα Διαλειτουργικό Περιβάλλον Βιβλιοθήκης βασισμένο σε ένα σύστημα ανάκτησης, τον extensible Catalog (XC), και την εργαλειοθήκη XC Drupal, που το υλοποιεί. Η αρχική εγκατάσταση του λογισμικού περιλαμβάνει ορισμένη βασική λειτουργικότητα. Στη συνέχεια, στο πλαίσιο των τεχνικών προδιαγραφών, στο Μέρος Γ της παρούσας διακήρυξης, αναφέρονται οι λειτουργικές απαιτήσεις που είναι απαραίτητες και πρέπει ο Ανάδοχος να ενεργοποιήσει ή να αναπτύξει εξ αρχής. Στις ενότητες που ακολουθούν, περιγράφονται διαδοχικά η Λογική Αρχιτεκτονική, η Φυσική Αρχιτεκτονική, οι βασικοί ρόλοι και λειτουργίες των χρηστών του συστήματος και οι αρχές και απαιτήσεις για την ολοκλήρωση (integration) και τη μετάβαση των υπαρχουσών υποδομών στη νέα κατάσταση. Επιπλέον, καταγράφονται οι γενικές απαιτήσεις, αλλά και οι απαιτήσεις που απορρέουν από το κάθε δομικό στοιχείο ή υποσύστημα, σε σχέση πάντα με την ιδιαιτερότητα του έργου, από το οποίο θα εξυπηρετούνται χιλιάδες χρήστες σε καθημερινή βάση. Α3.2.1 Λογική Αρχιτεκτονική Κάθε σύγχρονο ΠΣ αποτελείται από διακριτά επίπεδα δεδομένων (data), εφαρμογών (application ή business) και παρουσίασης (presentation). Σελίδα 27 από 73

Presentation Layer Application Layer Data Layer Επίπεδο Δεδομένων (Data Layer) Είναι το επίπεδο στο οποίο υλοποιείται, με χρήση σύγχρονων σχεσιακών ή αντικειμενοστραφών βάσεων δεδομένων, η αποθήκευση όλων των δεδομένων του συστήματος. Απαραίτητη είναι η παραμετροποίηση και συντήρησή του, με σκοπό τη βέλτιστη απόκριση κατά την αποθήκευση ή ανάκτηση δεδομένων. Εξίσου απαραίτητη είναι η αποτύπωση και υλοποίηση πολιτικής λήψης αντιγράφων ασφαλείας σε συνχά διαστήματα. Επίπεδο Εφαρμογών (Application Layer) Είναι το επίπεδο το οποίο εκτελεί τις λειτουργίες του συστήματος και στο οποίο έχουν υλοποιηθεί οι κανόνες κι οι αλγόριθμοι λειτουργίας (business logic). Το επίπεδο αυτό επικοινωνεί με τα υπόλοιπα, αντλώντας κι αποθηκεύοντας δεδομένα στο επίπεδο δεδομένων, αλλά και παρουσιάζοντας ή λαμβάνοντας δεδομένα από το επίπεδο παρουσίασης. Το επίπεδο εφαρμογών είναι αυτό που υλοποιεί τη διασύνδεση με άλλα ΠΣ, ή μεταξύ των υποσυστημάτων του παρόντος συστήματος. Πρέπει να είναι δομημένο αρθρωτά, έτσι ώστε να είναι διακριτά υλοποιημένες οι επιμέρους λειτουργίες, με σκοπό την εύκολη συντήρηση κι επέκτασή τους, ή την προσθήκη νέων. Επίπεδο Παρουσίασης (Presentation Layer) Είναι το επίπεδο το οποίο είναι ορατό στο χρήστη κι αποτελείται από γραφική διεπαφή σε περιβάλλον web. Θα πρέπει υλοποιεί τα κατάλληλα πρότυπα όπως περιγράφονται από το W3C και να είναι προσπελάσιμο μέσω διαδικτύου (internet) από διαφορετικούς σύγχρονους φυλλομετρητές. Σελίδα 28 από 73

Στο επόμενο διάγραμμα λογικής αρχιτεκτονικής παρουσιάζεται το σύστημα σε λογικές ενότητες, χωρίς να περιγράφεται η άμεση διασύνδεση με στοιχεία λογισμικού ή υλικού. Στόχος του διαγράμματος είναι η αποτύπωση του συστήματος, με το διαχωρισμό του σε επίπεδα (tiers) και σε δομικές μονάδες ή αρθρώματα (modules), χωρίς να αναλύεται η διασύνδεση κι αλληλεπίδραση μεταξύ τους. Α3.2.2 Φυσική Αρχιτεκτονική Η εγκατάσταση του συνόλου συστήματος θα γίνει από τον Ανάδοχο στην υπάρχουσα υποδομή του ΠΑΜΑΚ, σε φυσικούς ή εικονικούς (virtual machines) διακομιστές, που θα υποδειχθούν από την ΑΑ και θα έχουν προηγουμένως προετοιμαστεί σε συνεννόηση ή και με τη βοήθεια του Ανάδοχου. Το λειτουργικό σύστημα των διακομιστών αυτών θα είναι μια από τις γνωστές, ελεύθερα διαθέσιμες διανομές Linux ή BSD. Σελίδα 29 από 73

Η διασύνδεση με το διαδίκτυο και τις απομακρυσμένες, αλλά και τοπικές υπηρεσίες, θα παρέχεται από την ΑΑ. Επίσης, θα παρέχεται δυνατότητα σύνδεσης με τους διακομιστές κατάλογου χρηστών του ΠΑΜΑΚ με σκοπό την αξιοποίησή του, για την αναγνώριση και αυθεντικοποίηση χρηστών. Στο διάγραμμα που ακολουθεί παρουσιάζεται σχηματικά η φυσική αρχιτεκτονική του συστήματος, όπως έχει σχεδιαστεί για την επιτυχή υλοποίηση του παρόντος έργου. Σημειώνεται ότι η διακριτότητα των διακομιστών και δικτύων, παρουσιάζεται για την καλύτερη κατανόηση της δομής και δεν είναι δεσμευτική για την ΑΑ: Α3.2.3 Χρήστες Συστήματος Οι χρήστες του συστήματος οι οποίοι πρέπει να αναγνωρίζονται από το σύστημα είναι: Εξωτερικοί χρήστες-επισκέπτες (Guests): Είναι οι χρήστες οι οποίοι θα μπορούν να κάνουν χρήση της διεπαφής αναζήτησης του συστήματος ανάκτησης. Οι χρήστες αυτοί δε θα είναι γνωστοί στο σύστημα, Σελίδα 30 από 73

άρα δε θα απαιτείται η αυθεντικοποίησή τους. Δε θα επιτρέπεται η πρόσβασή τους σε κανένα άλλο μέρος του συστήματος. Εσωτερικοί χρήστες συστήματος (Users): Είναι οι χρήστες οι οποίοι αυθεντικοποιούνται στο σύστημα και διαχωρίζονται σε: o Προσωπικό βιβλιοθήκης: Είναι επιφορτισμένοι με την αξιοποίηση των υποσυστημάτων, στο πλαίσιο των εργασιών τους, και οι οποίοι, ανάλογα με το επίπεδο διαβάθμισής τους, μπορούν να κάνουν ή όχι χρήση των ανάλογων υπηρεσιών. o Απλοί χρήστες στους οποίους δίδεται η δυνατότητα προσπωποποιημένης αλληλεπίδρασης με το σύστημα για την εκτέλεση εργασιών όπως η αναζήτηση τεκμηρίων. Βιβλιοθηκονόμοι Συστημάτων (Systems Librarians): Είναι οι βιβλιοθηκονόμοι διαχειριστές του συστήματος, οι οποίοι έχοντας άριστη γνώση της λειτουργίας κάθε υποσυστήματος, μπορούν να τα παραμετροποιούν κατάλληλα, να διαχειρίζονται τη διασύνδεση με άλλα υποσυστήματα, να εποπτεύουν τη λειτουργία του συστήματος, αλλά και να αξιοποιούν τις βάσεις δεδομένων μέσω ερωτημάτων SQL, ώστε να αντλούν δεδομένα και να παράγουν αναφορές. Τεχνικοί Διαχειριστές: Είναι οι χρήστες οι οποίοι αναλαμβάνουν τη συντήρηση και διαχείριση όλων των υποδομών που απαιτούνται για τη λειτουργία του συστήματος και για το λόγο αυτό θα πρέπει να έχουν άριστη γνώση των συστημάτων που υλοποιούν κάθε επίπεδο αρχιτεκτονικής. Είναι ακόμη υπεύθυνοι για την αποκατάσταση του συστήματος σε κάθε περίπτωση διαταραχής της λειτουργίας του, έχοντας προηγουμένως επιφορτιστεί με τη λήψη και τον έλεγχο των κατάλληλων αντιγράφων ασφαλείας. Σελίδα 31 από 73

Α3.3 Τεχνολογίες και σχέδιο υλοποίησης Έργου Το σύστημα θα πρέπει να έχει τη δυνατότητα να ανταποκριθεί σε απαιτήσεις μεταβολής, επέκτασης και διαλειτουργικότητας με νέα συστήματα. Οι απαιτήσεις των χρηστών και των οργανισμών ακολουθούν τις τεχνολογικές εξελίξεις, με αποτέλεσμα να είναι δύσκολο κατά τον αρχικό σχεδιασμό ενός συστήματος να προβλεφθούν όλες οι μελλοντικές απαιτήσεις που θα προκύψουν. Η συνεχής εξέλιξη, όσον αφορά στα πρότυπα αποθήκευσης και παρουσίασης, καθώς και οι νέες ανάγκες και τα πρότυπα που συνεχώς αναπτύσσονται, καθιστούν ιδιαίτερα πιθανή την ανάγκη για μεταβολές, προσθήκες και βελτιώσεις. Συνεπώς, είναι απαραίτητο ο σχεδιασμός του συστήματος να ακολουθεί βέλτιστες προγραμματιστικές τεχνικές (καλά ορισμένες προγραμματιστικές διεπαφές, διαίρεση του συστήματος σε διακριτά μέρη, χρήση προτύπων σχεδίασης, σχολιασμό και τεκμηρίωση κοκ) ώστε να εξασφαλίζει την απαιτούμενη ευελιξία, με στόχο οι μελλοντικές αναβαθμίσεις του, απαραίτητες για την ικανοποίηση νέων λειτουργικών απαιτήσεων, να πραγματοποιούνται με τους ελάχιστους δυνατούς χρονικούς και χρηματικούς πόρους. Υπό αυτή την έννοια, είναι απαραίτητη η χρήση ελεύθερα διαθέσιμων λογισμικών ανοικτού κώδικα ως βάση, με δοκιμασμένες εγκαταστάσεις σε ακαδημαϊκά ιδρύματα τόσο στην Ελλάδα όσο και στο εξωτερικό, που εγγυάται ως ένα βαθμό τη συνεχή βελτίωση κι εμπλουτισμό του λογισμικού με νέα λειτουργικότητα. Η υιοθέτηση λογισμικού ανοιχτού κώδικα δεν πρέπει να περιορίζεται μόνο στην επιλογή της πλατφόρμας αυτής καθ αυτής, αλλά και στα υπόλοιπα δομικά στοιχεία του συστήματος, όπως π.χ. η βάση δεδομένων και τα επιπρόσθετα στοιχεία λογισμικού που θα αναπτυχθούν. Το σύστημα θα πρέπει να υποστηρίζει τύπους περιγραφής μεταδεδομένων και πρότυπα επικοινωνίας και διασύνδεσης, όπως αυτά αναφέρονται στο παρόν τέυχος και στους πίνακες συμμόρφωσης του Μέρους Γ, καθώς και τη δυνατότητα για μελλοντική προσθήκη νέων προτοκόλλων. Θα πρέπει ακόμη να παρέχεται η δυνατότητα αξιοποίησης τεχνολογιών σημασιολογικού ιστού (Semantic Web Web 3.0) και να σχεδιαστούν οι απαραίτητες οντολογίες με διεθνώς αναγνωρισμένα πρότυπα (OWL). Οι δικτυακές εφαρμογές θα πρέπει να υλοποιούν πρότυπα διαλειτουργικότητας (όπως αναφέρονται στο πλαίσιο e-gif) με επίπεδο ηλεκτρονικοποίησης 4, και να δίδεται έμφαση Σελίδα 32 από 73