Επιχειρησιακές Διαδικασίες στους Δήµους: Εξοικείωση µε τη χρήση (Ι) Διαχείριση Επιχειρησιακών Διαδικασιών στην πράξη. Παρουσίαση υποδείγµατος (case): Συλλογή ογκωδών αντικειµένων, οικοδοµικών υλικών, κλπ. ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοηµοσύνη [Bc1.1.4 ΑΝΑΠΤΥΞΗ] 1
Επιχειρησιακές Διαδικασίες στους Δήµους: Εξοικείωση µε τη χρήση 1 Η (υπο)ενότητα αυτή θα συµβάλει, κυρίως µέσα από την εκτέλεση demos, στην εξοικείωση των εκπαιδευοµένων µε τη χρήση Συστηµάτων Διαχείρισης Επιχειρησιακών Διαδικασιών και µάλιστα στο πλαίσιο των όσων έχουν αναπτυχθεί στο πλαίσιο του «Ενιαίου Διαδικτυακού Περιβάλλοντος ΟΤΑ για Παροχή Υπηρεσιών στο Πολίτη και στις Επιχειρήσεις» (LGAF) της ΚΕΔΚΕ ( http://lgaf.kedke.org) Περιλαµβάνει (όπως και κάθε άλλη Ενότητα): Εισαγωγή: Για να βοηθήσει τους λιγότερο εξοικειωµένους µε το θέµα να το παρακολουθήσουν Ανάπτυξη: για να προσφέρει κυριολεκτικές γνώσεις πάνω στο θέµα Πρακτική Άσκηση ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοηµοσύνη [Bc1.1.4 ΕΙΣΑΓΩΓΗ] 2
Στόχος H εξοικείωση των εκπαιδευοµένων µε τη χρήση Συστηµάτων Διαχείρισης Επιχειρησιακών Διαδικασιών Περιεχόµενο Επίδειξη χρήσης της αυτοµατοποιηµένης επιχειρησίακής διαδικασίας (LGAF): Συλλογή ογκωδών αντικειµένων, οικοδοµικών υλικών, κλπ. Δείτε αυτό το webinar µέχρι τέλους... Μετά, Ρωτήστε αυτά που θέλετε τον/την Εκπαιδευτή/τρια σας Κάνετε ένα post στο Forum! ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοηµοσύνη [Bc1.1.4 ΕΙΣΑΓΩΓΗ] 3
Επιχειρησιακές Διαδικασίες, Διαχείριση Επιχειρησιακών Διαδικασιών ή Business Process Management (BPM), Αυτοµατοποίηση διαδικασιών, Μοντέλα επιχειρησιακών διαδικασιών ή Business Process Models, Συστήµατα Διαχείρισης Επιχειρησιακών Διαδικασιών ή Business Process Management Systems (BPMS), Online Υπηρεσίες, LGAF (Local Access Government Framework), Ηλεκτρονική Διακυβέρνηση, Διαλειτουργικότητα ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοηµοσύνη [Bc1.1.4 ΕΙΣΑΓΩΓΗ] 4
Αυτοµατοποίηση διαδικασιών σηµαίνει Ο πολίτης, η επιχείρηση, δεν χρειάζεται να έρχεται στον Δήµο για να να υποβάλει ένα αίτηµα για να λάβει ένα έγγραφο - υπηρεσία... Μπορεί να το κάνει από το σπίτι του, από ένα οποιοδήποτε PC! Το αίτηµα που υποβάλλει (ηλεκτρονικά) ο πολίτης, η µια επιχείρηση, ο/η δηµοτικός υπάλληλος το λαµβάνει και το διεκπεραιώνει µέσω ενός απλού web interface που του υποδηλώνει τις ενέργειες που πρέπει να κάνει... Δεν χρειάζεται να χρησιµοποιεί άλλες εφαρµογές (π.χ, δηµοτολόγιο), όλα γίνονται µέσα από ένα mini δικτυακό τόπο! Με την αυτοµατοποίηση κερδίζουµε Ηλεκτρονικές υπηρεσίες προς τους πολίτες και τις επιχειρήσεις Βελτίωση στην εκτέλεση των διαδικασιών που εξυπηρετούν τις υπηρεσίες που οι Δήµοι παρέχουν στους πολίτες και στις επιχειρήσεις Δυνατότητα επανασχεδιασµού Ενοποίηση υπαρχουσών εφαρµογών & Διαλειτουργικότητα ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοηµοσύνη [Bc1.1.4 ΕΙΣΑΓΩΓΗ] 5
Η ταυτότητα µιας επιχειρησιακής διαδικασίας Τι συµβαίνει ακριβώς όταν αυτοµατοποιείται µια επιχειρησιακή διαδικασία Πόσες και ποιές είναι οι επιχειρησιακές διαδικασίες των ΟΤΑ; [Έργο ΚτΠ: LGAF ΠΕΤΑ - ΚΕΔΚΕ] Ας «τρέξουµε» τη διαδικασία (Manual Χρήσης) Δ6.2: Συλλογή ογκωδών αντικειµένων, οικοδοµικών υλικών, κλπ. 6
Με τον όρο Επιχειρησιακή Διαδικασία - ΕΔ (Business Process - BP) ορίζεται ένα σύνολο από ενέργειες (activities), οι οποίες εκτελούνται µε συντονισµένο τρόπο στο πλαίσιο ενός επιχειρησιακού περιβάλλοντος Με σκοπό την υλοποίηση ενός αποτελέσµατος π.χ. την παραγωγή ενός Πιστοποιητικού Οικογενειακής Κατάστασης Οι Δήµοι εκτελούν πολλές τέτοιες διαδικασίες, το κάθε Τµήµα διαφορετικές π.χ. Έκδοση Πιστοποιητικών Δηµοτολογίου, Πληρωµή Δηµοτικών Τελών, Φόρων, Προστίµων και Έκδοση Σχετικών Εγγράφων (πολίτες και επιχειρήσεις) κλπ. Έχουµε µετρήσει ότι οι ΟΤΑ εκτελούν περίπου 79 Επιχειρησιακές Διαδικασίες µε αντικείµενο την εξυπηρέτηση των πολιτών και των επιχειρήσεων (http://lgaf.kedke.org/wiki) 7
Για να είµαστε πιο ακριβείς Με τον όρο Επιχειρησιακή Διαδικασία - ΕΔ (Business Process - BP) ορίζεται ένα σύνολο από ενέργειες (activities), οι οποίες εκτελούνται µε συντονισµένο τρόπο σε ένα περιβάλλον µε δύο συνιστώσες Επιχειρησιακή & Τεχνολογική 8
Το επιχειρησιακό περιβάλλον Περιέχει ανθρώπινες (π.χ. εργαζόµενοι) και οργανωτικές οντότητες (π.χ. επιµέρους τµήµατα) Το τεχνολογικό περιβάλλον Περιλαµβάνει διάφορα είδη από µηχανικές οντότητες (π.χ. Εφαρµογές Πληροφορικής όπως είναι το Δηµοτολόγιο, η Οικονοµική Διαχείριση, το GIS), κάθε µια από τις οποίες εξυπηρετεί την επιχειρησιακή διαδικασία προσφέροντας «υπηρεσία» σε κάποια από τις δραστηριότητες της Η εκτέλεση µιας διαδικασίας µπορεί να περιέχει διαφορετικές «ποσότητες» επιχειρησιακών και τεχνολογικών ενεργειών 9
Προφανώς Το αποτέλεσµα της συντονισµένης εκτέλεσης του συνόλου των ενεργειών αυτών είναι η υλοποίησηεπίτευξη ενός Επιχειρησιακού Στόχου Σε ό,τι θα µας απασχολήσει εδώ, ο επιχειρησιακός στόχος είναι η online εξυπηρέτηση των πολιτών Λογικά Κάθε Επιχειρησιακή Διαδικασία λαµβάνει χώρα είτε µέσα στα όρια ενός οργανισµού είτε αλληλεπιδρά µε διαδικασίες που εκτελούνται σε άλλους οργανισµούς Στο προηγούµενο παράδειγµα θα µπορούσε το Πιστοποιητικό να µην αποσταλεί στον ενδιαφερόµενο αλλά, κατ ευθείαν στον οργανισµό που το έχει ζητήσει, π.χ. ΙΚΑ, Εφορία και να προσαρτηθεί στη σχετική διαδικασία του εν λόγω οργανισµού... 10
Ένας πολίτης, µια επιχείρηση, υποβάλλει ένα αίτηµα για την έκδοση ενός εγγράφου (π.χ. ενός Πιστοποιητικού) ή µιας άδειας Στη συνέχεια εκτυλίσσεται µια διαδικασία που αναλύεται στα παρακάτω στάδια: 1. Παραλαβή αιτήµατος και Πρωτοκόλληση 2. Ανάθεση της εξυπηρέτησης του αιτήµατος σε ένα Γραφείο (το σχετικό µε το αντικείµενο του αιτήµατος Γραφείο) ή/και σε έναν υπάλληλο 3. Έλεγχος της πληρότητας του φακέλλου που συνοδεύει την άιτηση και περιλαµβάνει τα απαραίτητα δικαιολογητικά 4. Επικοινωνία µε µια εφαρµογή Πληροφορικής (π.χ. Δηµοτολόγιο, Οικονοµική Διαχείριση) για την άντληση των απαραίτητων στοιχείων και την έκδοση του εγγράφου/ άδειας 5. Εκτύπωση και υπογραφή 6. Παράδοση του τελικού εγγράφου/άδειας 11
12
Περιλαµβάνει µια σειρά βηµάτων που εκτελούνται για να παραχθεί το επιθυµητό αποτέλεσµα στόχος Ενεργοποιείται µε ένα µήνυµα εισόδου ή κάποιο άλλο εξωτερικό ερέθισµα (π.χ. µια αίτηση που υποβάλλεται από κάποιον...) Αναλύεται σε βήµατα που εκτελούν οι εµπλεκόµενοι στην διαδικασία Άνθρωποι («ρόλοι»: π.χ. Δηµοτικός Υπάλληλος του ενός Τµήµατος, ενός άλλου Τµήµατος, πολίτηςαιτών/ούσα, επιχείρηση/αιτούσα κλπ.) Επιχειρησιακό περιβάλλον Εφαρµογές Πληροφορικής Τεχνολογικό περιβάλλον 13
Όλος ο κύκλος της διαδικασίας υλοποιείται ηλεκτρονικά Με τη χρήση ενός Συστήµατος Διαχείρισης Επιχειρησιακών Διαδικασιών (BPMS) Αυτό αναλαµβάνει να «ενορχηστρώσει» τους εµπλεκόµενους («ρόλους» και εφαρµογές Πληροφορικής, δηλ. το επιχειρησιακό και τεχνολογικό περιβάλλον ενός οργανισµού) Οι «εµπλεκόµενοι» κάνουν τη δουλειά τους συµπληρώνοντας «φόρµες» που περιέχουν δραστηριότητες προς εκτέλεση Οι εφαρµογές Πληροφορικής επικοινωνούν αυτόµατα µε τη διαδικασία και εκτελούν βήµατα της 14
15
Στη βάση ενός προ-εισαχθέντος στο Σύστηµα σχεδίου (που είναι το «µοντέλο» µιας επιχειρησιακής διαδικασίας)... η διαδικασία διανέµει ενέργειες... στους συµµετέχοντες (ανθρώπους και µηχανές)... που αυτοί (άνθρωποι και µηχανές) πρέπει να εκτελέσουν 16
[Έργο ΚτΠ: LGAF ΠΕΤΑ - ΚΕΔΚΕ] Μέρος Ι Μέρος ΙΙ LGAF+BPM: Διαχείριση Επιχειρησιακών Διαδικασιών OTA µε επιστηµονικές µεθόδους και τεχνολογία Τα αιτήµατα που παραλαµβάνονται Online θα γίνονται αντικείµενο ηλεκτρονικής διαχείρισης Παράδειγµα: Ένα Πιστοποιητικό του Δηµοτολογίου παράγεται ως pdf έγγραφο σε 3 λεπτά! 17
[Έργο ΚτΠ: LGAF ΠΕΤΑ - ΚΕΔΚΕ] 18
Η βάση για την ανάπτυξη online υπηρεσιών για τους πολίτες και τις επιχειρήσεις 19
54 Επιχειρησιακές Διαδικασίες που εκτελούνται για να εξυπηρετήσουν αιτήµατα Πολιτών Οµαδοποιηµένες σε 15 κατηγορίες 25 Επιχειρησιακές Διαδικασίες που εκτελούνται για να εξυπηρετήσουν αιτήµατα Επιχειρήσεων Οµαδοποιηµένες σε 4 κατηγορίες SUM = 79 Διαδικασίες που κωδικοποιήθηκαν σε δενδρική µορφή Δ3 = Δ3.1, Δ3.2, Δ3.3 Δ103 = Δ103.1 έως Δ103.6 ΔΧ.Ψ για Πολίτες (Χ 1ψήφιος ή 2ψήφιος αριθµός) ΔΖ.V για Επιχειρήσεις (Χ 3ψήφιος αριθµός) [Έργο ΚτΠ: LGAF ΠΕΤΑ - ΚΕΔΚΕ] 20
Ενδιάµεσα Έγγραφα (ΕΕ) Input Δικαιολογητικά (Π) Επιχειρησιακές Διαδικασίες Δήµων Output Έγγραφα και Υπηρεσίες (Ε) Έκδοση Εγγράφων Πιστοποιητικών Output Παροχή Υπηρεσιών Παροχή Δηµοτικού Έργου [Έργο ΚτΠ: LGAF ΠΕΤΑ - ΚΕΔΚΕ] 21
[Έργο ΚτΠ: LGAF ΠΕΤΑ - ΚΕΔΚΕ] Έκδοση Εγγράφων Πιστοποιητικών Πρόκειται για την πιο συνηθισµένη µορφή παροχής υπηρεσίας Παραδείγµατα: Πιστοποιητικό Γεννήσεως, Πιστοποιητικό Οικογενειακής Καταστάσεως κλπ. Παροχή Υπηρεσιών Περιλαµβάνει, κυρίως, µια σειρά συναλλακτικών υπηρεσιών και υπηρεσιών χρήσης υποδοµών, όπως είναι, αντίστοιχα, οι πληρωµές τελών, και η εγγραφή σε υπηρεσίες (κοινωνικού, πολιτιστικού, εκπαιδευτικού, αθλητικού περιεχοµένου) που προσφέρει ο Δήµος και οι φορείς που αυτός εποπτεύει Παραδείγµατα: πληρωµή κλήσεων για παράβαση του ΚΟΚ, πληρωµή τέλους 2% από µια επιχείρηση, εγγραφή σε Βρεφονηπιακούς Σταθµούς ή έκδοση άδειας στάθµευσης σε δρόµους της πόλης Εκτέλεση Έργου Πρόκειται για την παροχή ειδικών υπηρεσιών οι οποίες εντάσσονται στην προηγούµενη κατηγορία, όµως ζητούν και την ενεργοποίηση µιας Υπηρεσίας του Δήµου που πρέπει, για να ολοκληρωθεί η υπηρεσία, να εκτελέσει ένα έργο. Παραδείγµατα: Σύνδεση σε δίκτυα αποχέτευσης, ύδρευσης, ηλεκτρισµού, Τοποθέτηση κάδου σκουπιδιών και συλλογή ογκωδών αντικειµένων (µετά από την υποβολή σχετικού αιτήµατος) 22
Στην Πρακτική Άσκηση αυτής της Ενότητας (Βc1.1.4) θα δείτε στην πράξη interfaces χρήσης επιχειρησιακών διαδικασιών των ΟΤΑ (hands-on experience) 23
24 Mιας αυτοµατοποιηµένης επιχειρησιακής διαδικασίας που οι Δήµοι θα εκτελούν, στο πλαίσιο του έργου LGAF, για την παροχή online υπηρεσιών στους πολίτες και στις επιχειρήσεις: Δ6.2 Συλλογή ογκωδών αντικειµένων, οικοδοµικών υλικών, κλπ.
[Έργο ΚτΠ: LGAF ΠΕΤΑ - ΚΕΔΚΕ] Η Πλατφόρµα LGAF συνδυάζει και ενοποιεί τεχνολογίες αιχµής ανοικτού λογισµικού (open source) αποσκοπώντας σε ένα κοινό πλαίσιο ανάπτυξης επιχειρησιακών εφαρµογών για την Τοπική Aυτοδιοίκηση Η χρήση της πλατφόρµας από ένα Δήµο παράγει ως τελικό προϊόν ένα Ενιαίο Διαδικτυακό Περιβάλλον που Παρέχει Υπηρεσίες στον Πολίτη και στις Επιχειρήσεις Παράγει δηλαδή τη Διαδικτυακή Πύλη Ηλεκτρονικών Υπηρεσιών και Υπηρεσιών Διαχείρισης Περιεχοµένου ενός Δήµου Η Πλατφόρµα LGAF έχει εγκατασταθεί σε ένα κεντρικό σηµείο (σύµφωνα µε το µοντέλο «software-as-aservice»), συνδέεται όµως µε τις εφαρµογές Πληροφορικής των ΟΤΑ µέσω µιας ειδικής υποδοµής που εγκαθίσταται σε κάθε Δήµο (ανταλλάσοντας δεδοµένα µε αυτές) 25
[Έργο ΚτΠ: LGAF ΠΕΤΑ - ΚΕΔΚΕ] Ο πολίτης / ο-η εκρόσωπος της επιχείρησης εισέρχεται στη δικτυακή πύλη Αναζητά το έγγραφο ή την υπηρεσία που θέλει να προµηθευθεί Το σύστηµα τον αναγνωρίζει (πιστοποιηµένος) Ο πολίτης υποβάλλει ηλεκτρονική αίτηση (συµπληρώνοντας µια φόρµα) Τότε ενεργοποιείται, εκτελείται, η αντίστοιχη ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΙΑΚΗ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ. Κατά τη διάρκεια της εκτέλεσης της διαδικασίας Ο δηµοτικός υπαλληλος βλέπει διαδοχικές «οθόνες» που του υποδεικνύουν τις ενέργειες («εργασίες») που πρέπει να εκτελέσει (π.χ. έλεγχος δικαιολογητικών). Μόλις µια ενέργεια εκτελεσθεί, ενηµερώνει την «οθόνη» του... Ο πολίτης λαµβάνει µήνυµα («ειδοποιήσεις») ότι το αίτηµα του ικανοποιήθηκε (και άλλα ενδιάµεσα µηνύµατα που τον πληροφορούν για το στάδιο που αυτό βρίσκεται) και σε µερικές περιπτώσεις και το έγγραφο... 26
[Έργο ΚτΠ: LGAF ΠΕΤΑ - ΚΕΔΚΕ] Ο πολίτης / ο-η εκπρόσωπος της επιχείρησης µπορούν να καταθέτουν αιτήσεις, και να διεκπεραιώνουν τις συναλλαγές τους µε τον Δήµο ηλεκτρονικά Οι υπάλληλοι του Δήµου εκτελούν «εργασίες» (tasks) στην οθόνη τους που τους αναθέτει η διαδικασία (αυτόµατα), το Σύστηµα Επιχειρησιακών Διαδικασιών δηλαδή, σύµφωνα µε το παρακάτω µοντέλο 27
Η ατζέντα µου Ειδοποιήσεις Αιτήσεις που έχω κάνει Α: Ηλεκτρονικός Φάκελλος A Ηλεκτρονική Φόρµα Υποβολής Αίτησης Β: Φόρµα B 28
Η ατζέντα µου Ειδοποιήσεις Εργασίες Α: Ηλεκτρονικός Φάκελλος A Περιβάλλον Διεκπεραίωσης Αιτήµατος B Β: Φόρµα B 29
Πρόκειται για µια τυπική διαδικασία µέσω της οποίας ένας δηµότης, ή ένας κάτοικος, ζητά από το Δήµο να συλλέξει, από ένα συγκεκριµένο σηµείο, ένα µεγάλο αντικείµενο (π.χ. έναν καναπέ, µια τηλεόραση κλπ.) που δεν χωράει στα απορριµατοφόρα, ή δεν ανήκει στα αντικείµενα που αυτά οφείλουν να συλλέγουν... Τα βήµατα της διαδικασίας και οι συµµετέχοντες σε αυτήν (πολίτης / αιτών-ούσα, Τµήµα Καθαριότητας, Τµήµα Συνεργείων) κατεγράφησαν στο πλαίσιο έρευνας πεδίου που έγινε, στο πλάσιο του Έργου LGAF, σε πολλούς Δήµους της χώρας 30
Συµπλήρωση αιτήµατος από τον αιτούντα Παραλαβή (πρωτοκόλληση και χρέωση στο Τµήµα Καθαριότητας) [ΠΟΛΙΤΗΣ, ΥΠΑΛΛΗΛΟΣ, ΛΟΓΙΣΜΙΚΟ] Μεταβίβαση στο Τµήµα Καθαριότητας [ΥΠΑΛΛΗΛΟΣ, ΛΟΓΙΣΜΙΚΟ] Επεξεργασία αιτήµατος / Έγκριση [ΥΠΑΛΛΗΛΟΣ, ΛΟΓΙΣΜΙΚΟ] Διαβίβαση αιτήµατος στο Τµήµα Συνεργείων για εξυπηρέτηση ΤΜΗΜΑ ΚΑΘΑΡΙΟΤΗΤΑΣ Συλλογή αντικειµένου Σύνταξη σχετικού Πρακτικού [ΥΠΑΛΛΗΛΟΣ, ΛΟΓΙΣΜΙΚΟ] Πρωτοκόλληση Πρακτικού ολοκλήρωσης εργασιών Ενηµέρωση του πολίτη (µέσω e-mail, SMS κλπ) ΤΜΗΜΑ ΣΥΝΕΡΓΕΙΩΝ 31
1 Πολίτης: Υποβάλλει αίτηµα συλλογής αντικειµένου 2 Δήµος / Τµήµα Καθαριότητας: Αποφασίζει αν οι Υπηρεσίες θα συλλέξουν το αντικείµενο και µε ποιο τρόπο. Αν ναι, στέλνει τη σχετική εντολή στο Τµήµα Συνεργείων 3 Δήµος / Τµήµα Συνεργείων: Οργανώνει τη συλλογή του αντικειµένου και συντάσσει σχετική αναφορά 4 Πολίτης: Λαµβάνει σχετική ειδοποίηση: «το αίτηµα σας ικανοποιήθηκε την παρακάτω ηµεροµηνία...» 32
Με λίγα λόγια, µια τέτοια σχετικά απλή διαδικασία «ενορχηστρώνει» Πολίτες και τα αιτήµατα τους Δηµοτικούς υπαλλήλους 2 Τµηµάτων Καθαριότητας Συνεργείων... Και 2 τουλάχιστον εφαρµογές Πληροφορικής Εφαρµογή «Πρωτόκολλο» Εφαρµογή «Αποστολή e-mail + SMS ( LGAF Notification Gateway / Εξυπηρετητής Αποστολής e-mail + SMS)» 33
Ας «τρέξουµε» λοιπόν µια διαδικασία online! 2. Online διαχείριση του αιτήµατος ΤΜΗΜΑ ΚΑΘΑΡΙΟΤΗΤΑΣ 1. Online υποβολή αιτήµατος 3. Online reporting ΤΜΗΜΑ ΣΥΝΕΡΓΕΙΩΝ Online από τη µια άκρη στην άλλη! (υπηρεσία ηλεκτρονικής διακυβέρνησης 4 ου βαθµού) 34
Online Υποβολή Αιτήµατος 35
Ο πολίτης υποβάλλει το αίτηµα του online Πρότυπη Διαδικτυακή Πύλη Δήµου http://lgaf.kedke.org/portal Από το menu Υπηρεσίες (click) 36
Οι Υπηρεσίες που µπορεί να προσφέρει ένας Δήµος έχουν οµαδοποιηθεί σύµφωνα µε πολλά κριτήρια Ανά τύπο υπηρεσίας / εγγράφου Απορρίµατα / Ογκώδη Αντικειµενα (click) Θέµα: Απορρίµατα/Ογκώδη Αντικείµενα Ανά οµάδα ενδιαφέροντος Ανά οµάδα πολιτών Ανά τύπο υπηρεσίας / εγγράφου Ανά οικογένεια διαδικασιών Οι πιο δηµοφιλείς click Ηλεκτρονικές Υπηρεσίες Συλλογή Ογκωδών Αντικειµένων, Οικοδοµικών Υλικών, κτλ (click) ω 37
http://lgaf.kedke.org/portal ω Είσοδος στο δικτυακό τόπο ως πιστοποιηµένος χρήστης Είσοδος Οι πολίτες που µπορούν να χρησιµοποιήσουν αυτή την υπηρεσία πρέπει να είναι Δηµότες ή Κάτοικοι Πρέπει όµως πρώτα να έχουν εγγραφεί ηλεκτρονικά στο site του Δήµου και να έχουν πιστοποιηθεί σε ένα ΚΕΠ ή σε ένα άλλο σηµείο του Δήµου 38
Φόρµα Υποβολής Αιτήµατος Ονοµεταπώνυµο Email Κινητό τηλέφωνο Θέση Ογκωδών αντικειµένων (Διεύθυνση) Επιµέρους Στοιχεία (δηλαδή Περιφραφή του αντικειµένου, π.χ. µεγάλος καναπές, µια τηλεόραση, ένα ψυγείο κλπ.) Start 39
Διαδικασία = Σύστηµα Διαχείρισης Επιχειρησιακών Διαδικασιών (BPMS) Παραλαβή Πρωτοκόλληση Ειδοποίηση του Πολίτη Ανάθεση στο Τµήµα Καθαριότητας 40
Στο e-mail του Το αίτηµα σας<<συλλογή Ογκωδών Αντικειµένων>> στην οδό... πρωτοκολλήθηκε µε αρ. πρωτ. 2009 157 Στο interface του, στο portal του Δήµου (http://lgaf.kedke.org/portal) ω click Αιτήµατα που έχουν υποβληθεί στο παρελθόν συγκεντρώνονται στις Αιτήσεις ω ω 41
Online Διαχείριση Υποβληθέντος Αιτήµατος: Μέρος 1 Δήµος / Τµήµα Καθαριότητας: Αποφασίζει αν οι Υπηρεσίες θα συλλέξουν το αντικείµενο και µε ποιο τρόπο. Αν ναι, στέλνει τη σχετική εντολή στο Τµήµα Συνεργείων 42
Ο κάθε ένας άπό τους υπαλλήλους του Τµήµατος Καθαριότητας εισέρχεται στο portal του Δήµου µε τα δικά του στοιχεία: Username + Password http://lgaf.kedke.org/portal 43
Όλοι οι υπάλληλοι του Τµήµατος Καθαριότητας µπορούν να δουν στις «Εργασίες»... σελίδα στην οποία εµφανίζονται τα αιτήµατα που υποβάλλουν οι πολίτες και οι επιχειρήσεις Το αίτηµα που υποβάλλει ένας πολίτης... εµφανίζεται µε την µορφή µιας ΕΝΕΡΓΕΙΑΣ που πρέπει να εκτελεσθεί (Ανάθεση). Κάνοντας click πάνω σε αυτήν ο/η υπαλληλος βλέπει σε λεπτοµέρεια το αίτηµα, και κάνει complete για να το αναλάβει ω click 44
Αµέσως εµφανίζεται η επόµενη ενέργεια που πρέπει να εκτελεσθεί: (Λήψη Απόφασης). Κάνοντας click πάνω σε αυτήν ο/η υπάλληλος βλέπει την περιγραφή του αιτήµατος και αποφασίζει, µε τη διαδικασία που ακολουθεί ο Δήµος, αν οι υπηρεσίες θα συλλέξουν ή όχι το αντικείµενο ω complete 45
ΤΜΗΜΑ ΚΑΘΑΡΙΟΤΗΤΑΣ Απόφαση ΟΧΙ ΝΑΙ Ειδοποιείται ο/η αιτών/αιτούσα (email) Το αίτηµα προωθείται στο ΤΜΗΜΑ ΣΥΝΕΡΓΕΙΩΝ Ουσιαστικά το έργο του Τµήµατος Καθαριότητας έχει εκτελεσθεί Ο/η υπάλληλος δεν βλέπει πλεόν στις «Εργασίες» του καµµία ενέργεια που να αναφέρεται στον αριθµό Πρωτοκόλλου αυτού του αιτήµατος Το αίτηµα τώρα µεταφέρεται στο Τµήµα Συνεργείων, προς υλοποίηση 46
Διαδικασία = Σύστηµα Διαχείρισης Επιχειρησιακών Διαδικασιών (BPMS) 47
Online Διαχείριση Υποβληθέντος Αιτήµατος: Μέρος 2 Δήµος / Τµήµα Συνεργείων: Οργανώνει τη συλλογή του αντικειµένου και συντάσσει σχετική αναφορά (reporting) 48
Ο κάθε ένας άπό τους υπαλλήλους του Τµήµατος Συνεργείων εισέρχεται στο portal του Δήµου µε τα δικά του στοιχεία: Username + Password http://lgaf.kedke.org/portal τετ tech 49
Βήµα 1: Όλοι οι υπάλληλοι του Τµήµατος Συνεργείων βλέπουν το αίτηµα, ένας/µια αναλαµβάνει να το χειριστεί complete Βήµα 2: (Offline) Η εντολή δίνεται σε ένα συνεργείο που συλλέγει το αντικείµενο (ή όχι, αν κάτι προκύψει εν τω µεταξύ) και ενηµερώνει τον/την υπάλληλο (Online) Ο/η υπάλληλος που είχε αναλάβει το αίτηµα, όταν ενηµερωθεί από το Συνεργείο, σηµειώνει Αν το αίτηµα υλοποιήθηκε (Ναι/Όχι) Συντάσσει τη σχετική αναφορά Τερµατίζει την «ενέργεια» που ανέλαβε complete Ο/η υπάλληλος δεν βλέπει πλέον στις «Εργασίες» του καµµία ενέργεια που να αναφέρεται στον αριθµό Πρωτοκόλλου αυτού του αιτήµατος 50
Διαδικασία = Σύστηµα Διαχείρισης Επιχειρησιακών Διαδικασιών (BPMS) 51
Η «υπόθεση» κλείνει 2. Online διαχείριση του αιτήµατος ΤΜΗΜΑ ΚΑΘΑΡΙΟΤΗΤΑΣ 1. Online υποβολή αιτήµατος 3. Online reporting ΤΜΗΜΑ ΣΥΝΕΡΓΕΙΩΝ... Ενηµερώνονται οι εµπλεκόµενοι στη διαδικασία 52
ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοηµοσύνη Παραγωγή Περιεχοµένου: ΕΑΙΤΥ [ΕΜ9: ATLANTIS Group] http://www.cti.gr Συγγραφείς Θ. Εµµανουηλίδης, Π. Καβάσαλης, Γ. Κούζας, Αθ. Μώραλης, Ζ. Πολιτοπούλου http://www.atlantis-group.gr ΠΕΤΑ: ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοηµοσύνη [Bc1.1.3 ΑΝΑΠΤΥΞΗ] 53