Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο

Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο «Ψηφιοποίηση, οργάνωση και διάθεση εγγράφων σε περιβάλλον WEB, ολοκλήρωση υπηρεσιών ΠΣ Σπουδαστών» Αναθέτουσα Αρχή: ΕΙΔΙΚΟΣ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΣ ΤΕΙ ΚΡΗΤΗΣ Προϋπολογισμός: 207.950,00 (με ΦΠΑ) - 169.065,04 (χωρίς ΦΠΑ) Διάρκεια: 9 μήνες Διαδικασία Ανάθεσης: Ανοικτός Διεθνής με κριτήριο την οικονομικά συμφερότερη προσφορά Ημερομηνία διενέργειας διαγωνισμού: HH/MM/EE Ημερομηνία Αποστολής Διακήρυξης σε Ε.Ε. (Υπ. Επίσημων Εκδόσεων) HH/MM/EE Ημερομηνία Αποστολής σε ελληνικό τύπο HH/MM/EE Ημερομηνία Αποστολής στην ΕτΚ - ΦΕΚ Δημοσίων Συμβάσεων HH/MM/EE Ημερομηνία Αποστολής στον νομαρχιακό τύπο HH/MM/EE Κωδικός ΟΠΣ: 304184 Σελίδα 1 από 73

Πίνακας Περιεχομένων Πίνακας Περιεχομένων 2 ΜΕΡΟΣ Γ: ΠΑΡΑΡΤΗΜΑΤΑ 3 Γ1. Υποδείγματα Εγγυητικών Επιστολών 3 Γ1.1 Εγγυητική Επιστολή Συμμετοχής 3 Γ1.2 Εγγυητική Επιστολή Καλής Εκτέλεσης Σύμβασης 4 Γ1.3 Εγγυητική Επιστολή Προκαταβολής 6 Γ1.4 Εγγυητική Επιστολή Καλής Λειτουργίας 8 Γ1.5 Εγγυητική Επιστολή Καλής Εκτέλεσης Συντήρησης 10 Γ1.6 Υπόδειγμα Βιογραφικού Σημειώματος 12 Γ2. Πίνακες Συμμόρφωσης 14 Γ2.1 Υποσυστήματα Λογισμικού 14 Γ2.1.1 Υποσύστημα Φοιτητολογίου για τη Διαχείριση των Αποφοίτων 14 Γ2.1.2 Υποσύστημα Φοιτητολογίου για την πραγματοποίηση Ηλεκτρονικών Προεγγραφών Υποψηφίων Σπουδαστών. 24 Γ2.1.3 Ολοκλήρωση υπηρεσιών, λοιπών διοικητικών και δημιουργία εναλλακτικής πρόσβασης ώστε να υποστηριχθεί η χρήση ηλεκτρονικών εγγράφων (πρακτικών, αποφάσεων κτλ) με στόχο την απλοποίηση της διαδικασίας πιστοποίησης του ΟΠΣ, δημιουργώντας υπηρεσίες εναλλατικής πρόσβασης - Υποστήριξη προγράμματος Δι@ύγεια 28 Γ2.1.4 Υποσύστημα Επιλογής Εκτάκτου Εκπαιδευτικού Προσωπικού 31 Γ2.2 Ψηφιοποίηση, οργάνωση και διάθεση εγγράφων σε περιβάλλον Web 40 Γ2.3 Υπηρεσίες Μετάπτωσης Δεδομένων 46 Γ2.4 Εκπαίδευση Τεκμηρίωση Πιλοτική Λειτουργία 47 Γ2.5 Παραγωγική λειτουργία Εγγύηση - Συντήρηση 49 Γ3. Πίνακες Οικονομικής Προσφοράς 51 Γ3.1 Ανάπτυξη Υπηρεσιών Φοιτητολογίου 51 Γ3.2 Εκπαίδευση χρηστών (β. Α4.3) 51 Γ3.3 Υπηρεσίες Υποστήριξης Έναρξης Λειτουργίας (βλ. Α4.4, Α4.5) 52 Γ3.4 Συγκεντρωτικός Πίνακας Οικονομικής Προσφοράς Έργου 52 Γ3.5 Συγκεντρωτικός Πίνακας Οικονομικής Προσφοράς Συντήρησης 52 Γ4. Σχέδιο Σύμβασης 54 Σελίδα 2 από 73

ΜΕΡΟΣ Γ: ΠΑΡΑΡΤΗΜΑΤΑ Γ1. Υποδείγματα Εγγυητικών Επιστολών Γ1.1 Εγγυητική Επιστολή Συμμετοχής ΕΚΔΟΤΗΣ... Ημερομηνία έκδοσης... Προς: Την Αναθέτουσα Αρχή Πλήρης Διεύθυνση Γ1. Εγγυητική επιστολή μας υπ αριθμ... για ευρώ... Με την παρούσα εγγυόμαστε, ανέκκλητα και ανεπιφύλακτα παραιτούμενοι του δικαιώματος της διαιρέσεως και διζήσεως, υπέρ {Σε περίπτωση μεμονωμένης εταιρίας: της Εταιρίας.. οδός. αριθμός ΤΚ..,} {ή σε περίπτωση Ένωσης ή Κοινοπραξίας: των Εταιριών α).... οδός... αριθμός...τκ β).. οδός... αριθμός...τκ γ).. οδός... αριθμός...τκ μελών της Ένωσης ή Κοινοπραξίας, ατομικά για κάθε μια από αυτές και ως αλληλέγγυα και εις ολόκληρο υπόχρεων μεταξύ τους εκ της ιδιότητάς τους ως μελών της Ένωσης ή Κοινοπραξίας,} και μέχρι του ποσού των ευρώ..., για τη συμμετοχή στο διενεργούμενο διαγωνισμό της (συμπληρώνετε την ημερομηνία διενέργειας του διαγωνισμού).. με αντικείμενο (συμπληρώνετε τον τίτλο του έργου).. συνολικής αξίας (συμπληρώνετε τον προϋπολογισμό με διευκρίνιση εάν περιλαμβάνει ή όχι τον ΦΠΑ)..., σύμφωνα με τη με αριθμό... Διακήρυξή σας. Σελίδα 3 από 73

Η παρούσα εγγύηση καλύπτει καθ όλο το χρόνο ισχύος της μόνο τις από τη συμμετοχή στον ανωτέρω διαγωνισμό απορρέουσες υποχρεώσεις {Σε περίπτωση μεμονωμένης εταιρίας: της εν λόγω Εταιρίας.} {ή σε περίπτωση Ένωσης ή Κοινοπραξίας: των Εταιριών της Ένωσης ή Κοινοπραξίας ατομικά για κάθε μια από αυτές και ως αλληλέγγυα και εις ολόκληρο υπόχρεων μεταξύ τους εκ της ιδιότητάς τους ως μελών της Ένωσης ή Κοινοπραξίας.} Το ανωτέρω ποσό της εγγύησης τηρείται στη διάθεσή σας, το οποίο και υποχρεούμαστε να σας καταβάλουμε ολικά ή μερικά χωρίς καμία από μέρους μας αντίρρηση ή ένσταση και χωρίς να ερευνηθεί το βάσιμο ή μη της απαίτησής σας, μέσα σε τρεις (3) ημέρες από την έγγραφη ειδοποίησή σας. Η παρούσα ισχύει μέχρι και την (Σημείωση προς την Τράπεζα : ο χρόνος ισχύος πρέπει να είναι μεγαλύτερος τουλάχιστον κατά ένα (1) μήνα του χρόνου ισχύος της Προσφοράς). Αποδεχόμαστε να παρατείνουμε την ισχύ της εγγύησης, ύστερα από έγγραφη δήλωσή σας, με την προϋπόθεση ότι το σχετικό αίτημα σας θα μας υποβληθεί πριν από την ημερομηνία λήξης της. Σε περίπτωση κατάπτωσης της εγγύησης, το ποσό της κατάπτωσης υπόκειται στο εκάστοτε ισχύον πάγιο τέλος χαρτοσήμου. Βεβαιούμε ότι όλες οι ισχύουσες Εγγυητικές Επιστολές της Τράπεζάς μας, οι οποίες έχουν χορηγηθεί στο Δημόσιο, στα Ν.Π.Δ.Δ. και στα Ν.Π.Ι.Δ., συμπεριλαμβανομένης και της παρούσης, δεν ξεπερνάνε το όριο το οποίο έχει καθοριστεί βάσει νόμου για την Τράπεζά μας. Γ1.2 Εγγυητική Επιστολή Καλής Εκτέλεσης Σύμβασης (Εξουσιοδοτημένη υπογραφή) ΕΚΔΟΤΗΣ... Ημερομηνία έκδοσης... Προς: Την Αναθέτουσα Αρχή Πλήρης Διεύθυνση Σελίδα 4 από 73

Εγγυητική επιστολή μας υπ αριθμ... για ευρώ... Με την παρούσα εγγυόμαστε, ανέκκλητα και ανεπιφύλακτα παραιτούμενοι του δικαιώματος της διαιρέσεως και διζήσεως, υπέρ {Σε περίπτωση μεμονωμένης εταιρίας : της Εταιρίας Οδός. Αριθμός. Τ.Κ. } {ή σε περίπτωση Ένωσης ή Κοινοπραξίας : των Εταιριών α) οδός αριθμός. Τ.Κ... β) οδός αριθμός. Τ.Κ... γ) οδός αριθμός. Τ.Κ... μελών της Ένωσης ή Κοινοπραξίας, ατομικά για κάθε μία από αυτές και ως αλληλέγγυα και εις ολόκληρο υπόχρεων μεταξύ τους εκ της ιδιότητάς τους ως μελών της Ένωσης ή Κοινοπραξίας}, και μέχρι του ποσού των ευρώ..., για την καλή εκτέλεση της σύμβασης με αριθμό... που αφορά στο διαγωνισμό της (συμπληρώνετε την ημερομηνία διενέργειας του διαγωνισμού). με αντικείμενο (συμπληρώνετε τον τίτλο του έργου)... συνολικής αξίας (συμπληρώνετε το συνολικό συμβατικό τίμημα με διευκρίνιση εάν περιλαμβάνει ή όχι τον ΦΠΑ)..., σύμφωνα με τη με αριθμό... Διακήρυξή σας. Το ανωτέρω ποσό της εγγύησης τηρείται στη διάθεσή σας, το οποίο και υποχρεούμαστε να σας καταβάλουμε ολικά ή μερικά χωρίς καμία από μέρους μας αντίρρηση ή ένσταση και χωρίς να ερευνηθεί το βάσιμο ή μη της απαίτησής σας, μέσα σε τρεις (3) ημέρες από την έγγραφη ειδοποίησή σας. Η παρούσα ισχύει μέχρις ότου αυτή μας επιστραφεί ή μέχρις ότου λάβουμε έγγραφη δήλωσή σας ότι μπορούμε να θεωρήσουμε την Τράπεζά μας απαλλαγμένη από κάθε σχετική υποχρέωση. Σε περίπτωση κατάπτωσης της εγγύησης, το ποσό της κατάπτωσης υπόκειται στο εκάστοτε ισχύον πάγιο τέλος χαρτοσήμου. Βεβαιούμε ότι όλες οι ισχύουσες Εγγυητικές Επιστολές της Τράπεζάς μας, οι οποίες έχουν χορηγηθεί στο Δημόσιο, στα Ν.Π.Δ.Δ. και στα Ν.Π.Ι.Δ., συμπεριλαμβανομένης και της παρούσης, δεν ξεπερνάνε το όριο το οποίο έχει καθοριστεί βάσει νόμου για την Τράπεζά μας. (Εξουσιοδοτημένη υπογραφή) Σελίδα 5 από 73

Γ1.3 Εγγυητική Επιστολή Προκαταβολής ΕΚΔΟΤΗΣ... Ημερομηνία έκδοσης... Προς: Την Αναθέτουσα Αρχή Πλήρης Διεύθυνση Εγγυητική επιστολή μας υπ αριθμ... για ευρώ... Με την παρούσα εγγυόμαστε ανέκκλητα και ανεπιφύλακτα παραιτούμενοι του δικαιώματος της διαιρέσεως και διζήσεως υπέρ {Σε περίπτωση μεμονωμένης εταιρίας : της Εταιρίας. Οδός. Αριθμός. Τ.Κ. } {ή σε περίπτωση Ένωσης ή Κοινοπραξίας : των Εταιριών α) οδός αριθμός. Τ.Κ... β) οδός αριθμός. Τ.Κ... γ) οδός αριθμός. Τ.Κ... μελών της Ένωσης ή Κοινοπραξίας, ατομικά για κάθε μια από αυτές και ως αλληλέγγυα και εις ολόκληρο υπόχρεων μεταξύ τους εκ της ιδιότητάς τους ως μελών της Ένωσης ή Κοινοπραξίας.} για την λήψη προκαταβολής για τη χορήγηση του % της συμβατικής αξίας μη συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ, ευρώ σύμφωνα με τη σύμβαση με αριθμό...και τη Διακήρυξή σας με αριθμό., στο πλαίσιο του διαγωνισμού της (συμπληρώνετε την ημερομηνία διενέργειας του διαγωνισμού). για εκτέλεση του έργου (συμπληρώνετε τον τίτλο του έργου) συνολικής αξίας (συμπληρώνετε το συνολικό συμβατικό τίμημα με διευκρίνιση εάν περιλαμβάνει ή όχι τον ΦΠΑ)..., και μέχρι του ποσού των ευρώ Σελίδα 6 από 73

(συμπληρώνετε το ποσό το οποίο καλύπτει η συγκεκριμένη εγγυητική επιστολή)... πλέον τόκων επί της προκαταβολής αυτής που θα καταλογισθούν σε βάρος της Εταιρίας ή, σε περίπτωση Ένωσης ή Κοινοπραξίας, υπέρ των Εταιριών της Ένωσης ή Κοινοπραξίας, υπέρ της οποίας εγγυόμαστε σε εφαρμογή των σχετικών άρθρων του Κανονισμού Προμηθειών της Αναθέτουσα Αρχή, στο οποίο και μόνο περιορίζεται η εγγύησή μας. Το ανωτέρω ποσό της εγγύησης τηρείται στη διάθεσή σας, το οποίο και υποχρεούμαστε να σας καταβάλουμε ολικά ή μερικά χωρίς καμία από μέρους μας αντίρρηση ή ένσταση και χωρίς να ερευνηθεί το βάσιμο ή μη της απαίτησής σας, μέσα σε τρεις (3) ημέρες από την έγγραφη ειδοποίησή σας. Η παρούσα ισχύει μέχρις ότου αυτή μας επιστραφεί ή μέχρις ότου λάβουμε έγγραφη δήλωσή σας ότι μπορούμε να θεωρήσουμε την Τράπεζά μας απαλλαγμένη από κάθε σχετική υποχρέωση. Σε περίπτωση κατάπτωσης της εγγύησης, το ποσό της κατάπτωσης υπόκειται στο εκάστοτε ισχύον πάγιο τέλος χαρτοσήμου. (Εξουσιοδοτημένη υπογραφή) Σελίδα 7 από 73

Γ1.4 Εγγυητική Επιστολή Καλής Λειτουργίας ΕΚΔΟΤΗΣ... Ημερομηνία έκδοσης... Προς: ΦΟΡΕΑ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ Εγγυητική επιστολή μας υπ αρ.... για ευρώ... Με την παρούσα εγγυόμαστε, ανέκκλητα και ανεπιφύλακτα παραιτούμενοι του δικαιώματος της διαιρέσεως και διζήσεως, υπέρ {Σε περίπτωση μεμονωμένης εταιρίας : της Εταιρίας Οδός. Αριθμός. Τ.Κ. } {ή σε περίπτωση Ένωσης ή Κοινοπραξίας : των Εταιριών α) οδός αριθμός. Τ.Κ... β) οδός αριθμός. Τ.Κ... γ) οδός αριθμός. Τ.Κ... μελών της Ένωσης ή Κοινοπραξίας, ατομικά για κάθε μία από αυτές και ως αλληλέγγυα και εις ολόκληρο υπόχρεων μεταξύ τους εκ της ιδιότητάς τους ως μελών της Ένωσης ή Κοινοπραξίας}, και μέχρι του ποσού των ευρώ... (συμπληρώνετε το συνολικό συμβατικό τίμημα με διευκρίνιση εάν περιλαμβάνει ή όχι τον ΦΠΑ), για την καλή λειτουργία του αντικειμένου της σύμβασης με αριθμό που αφορά. συνολικής αξίας. σύμφωνα με τη με αριθμό. Διακήρυξη της Αναθέτουσα Αρχή Το ανωτέρω ποσό της εγγύησης τηρείται στη διάθεσή σας, το οποίο και υποχρεούμαστε να σας καταβάλουμε ολικά ή μερικά χωρίς καμία από μέρους μας αντίρρηση ή ένσταση και χωρίς να ερευνηθεί το βάσιμο ή μη της απαίτησής σας, μέσα σε τρεις (3) ημέρες από την έγγραφη ειδοποίησή σας. Σελίδα 8 από 73

Η παρούσα ισχύει μέχρις ότου αυτή μας επιστραφεί ή μέχρις ότου λάβουμε έγγραφη δήλωσή σας ότι μπορούμε να θεωρήσουμε την Τράπεζά μας απαλλαγμένη από κάθε σχετική υποχρέωση. Σε περίπτωση κατάπτωσης της εγγύησης, το ποσό της κατάπτωσης υπόκειται στο εκάστοτε ισχύον πάγιο τέλος χαρτοσήμου. Βεβαιούμε ότι όλες οι ισχύουσες Εγγυητικές Επιστολές της Τράπεζάς μας, οι οποίες έχουν χορηγηθεί στο Δημόσιο, στα Ν.Π.Δ.Δ. και στα Ν.Π.Ι.Δ., συμπεριλαμβανομένης και της παρούσης, δεν ξεπερνάνε το όριο το οποίο έχει καθοριστεί βάσει νόμου για την Τράπεζά μας. (Εξουσιοδοτημένη υπογραφή) Σελίδα 9 από 73

Γ1.5 Εγγυητική Επιστολή Καλής Εκτέλεσης Συντήρησης ΕΚΔΟΤΗΣ... Ημερομηνία έκδοσης... Προς: ΦΟΡΕΑ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ Εγγυητική επιστολή μας υπ αρ.... για ευρώ... Με την παρούσα εγγυόμαστε ανέκκλητα και ανεπιφύλακτα παραιτούμενοι του δικαιώματος της διαιρέσεως και διζήσεως υπέρ {Σε περίπτωση μεμονωμένης εταιρίας : της Εταιρίας Οδός. Αριθμός. Τ.Κ. } {ή σε περίπτωση Ένωσης ή Κοινοπραξίας : των Εταιριών α) οδός αριθμός. Τ.Κ... β) οδός αριθμός. Τ.Κ... γ) οδός αριθμός. Τ.Κ... μελών της Ένωσης ή Κοινοπραξίας, ατομικά για κάθε μία από αυτές και ως αλληλέγγυα και εις ολόκληρο υπόχρεων μεταξύ τους εκ της ιδιότητάς τους ως μελών της Ένωσης ή Κοινοπραξίας}, και μέχρι του ποσού των ευρώ...(συμπληρώνετε το συνολικό συμβατικό τίμημα με διευκρίνιση εάν περιλαμβάνει ή όχι τον ΦΠΑ), για την καλή εκτέλεση των υπηρεσιών συντήρησης του αντικειμένου της σύμβασης με αριθμό... που αφορά... συνολικής αξίας..., σύμφωνα με τη με αριθμό Διακήρυξή της Αναθέτουσα Αρχή. Το ανωτέρω ποσό της εγγύησης τηρείται στη διάθεσή σας, το οποίο και υποχρεούμαστε να σας καταβάλουμε ολικά ή μερικά χωρίς καμία από μέρους μας Σελίδα 10 από 73

αντίρρηση ή ένσταση και χωρίς να ερευνηθεί το βάσιμο ή μη της απαίτησής σας, μέσα σε τρεις (3) ημέρες από την έγγραφη ειδοποίησή σας. Η παρούσα ισχύει μέχρις ότου αυτή μας επιστραφεί ή μέχρις ότου λάβουμε έγγραφη δήλωσή σας ότι μπορούμε να θεωρήσουμε την Τράπεζά μας απαλλαγμένη από κάθε σχετική υποχρέωση. Σε περίπτωση κατάπτωσης της εγγύησης, το ποσό της κατάπτωσης υπόκειται στο εκάστοτε ισχύον πάγιο τέλος χαρτοσήμου. Βεβαιούμε ότι όλες οι ισχύουσες Εγγυητικές Επιστολές της Τράπεζάς μας, οι οποίες έχουν χορηγηθεί στο Δημόσιο, στα Ν.Π.Δ.Δ. και στα Ν.Π.Ι.Δ., συμπεριλαμβανομένης και της παρούσης, δεν ξεπερνάνε το όριο το οποίο έχει καθοριστεί βάσει νόμου για την Τράπεζά μας. (Εξουσιοδοτημένη υπογραφή) Σελίδα 11 από 73

Γ1.6 Υπόδειγμα Βιογραφικού Σημειώματος ΒΙΟΓΡΑΦΙΚΟ ΣΗΜΕΙΩΜΑ ΠΡΟΣΩΠΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ Επώνυμο: Πατρώνυμο: Ημερομηνία Γέννησης: Τηλέφωνο: Fax: Διεύθυνση Κατοικίας: / / Όνομα: Μητρώνυμο: Τόπος Γέννησης: E-mail: ΕΚΠΑΙΔΕΥΣΗ Όνομα Ιδρύματος Τίτλος Πτυχίου Ειδικότητα Ημερομηνία Απόκτησης Πτυχίου ΚΑΤΗΓΟΡΙΑ ΣΤΕΛΕΧΟΥΣ (στο προτεινόμενο, από τον υποψήφιο Ανάδοχο, σχήμα διοίκησης Έργου) ΕΠΑΓΓΕΛΜΑΤΙΚΗ ΕΜΠΕΙΡΙΑ Έργο (ή Θέση) Εργοδότης Ρόλος 1 και Καθήκοντα στο Έργο (ή Θέση) Απασχόληση στο Έργο Περίοδος (από έως) ΑΜ 2 / / - 1 Ως Ρόλος ενδεικτικά αναφέρονται: manager, senior consultant, consultant, business expert κλπ. 2 Αφορά τους πραγματικούς ανθρωπομήνες απασχόλησης στο έργο υπολογιζόμενοι σε ισοδύναμα ανθρωποετών, Δεν ταυτίζεται με τη συνολική χρονική διάρκεια της χρονικής περιόδου απασχόλησης στο έργο. Σελίδα 12 από 73

/ / / / - / / / / - / / Σελίδα 13 από 73

Γ2. Πίνακες Συμμόρφωσης Ο υποψήφιος Ανάδοχος συμπληρώνει τους παρακάτω πίνακες συμμόρφωσης με την απόλυτη ευθύνη της ακρίβειας των δεδομένων. Γ2.1 Υποσυστήματα Λογισμικού Γ2.1.1 Υποσύστημα Φοιτητολογίου για τη Διαχείριση των Αποφοίτων ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΑΠΟΦΟΙΤΩΝ 1. ΓΕΝΙΚΕΣ ΤΕΧΝΙΚΕΣ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ 1. Πλήρης συμμόρφωση με τις απαιτήσεις της παραγράφου Α3.4.1. 2. Το γραφικό περιβάλλον εργασίας χρήστη πρέπει να είναι πλήρες σε περιβάλλον web, εύχρηστο και ελεγχόμενο μέσω μιας σειράς δομημένων μεθόδων προσπέλασης (π.χ. δομημένα μενού επιλογών), επιτρέποντας την άμεση πρόσβαση σε οποιαδήποτε λειτουργία για την οποία ο χρήστης είναι εξουσιοδοτημένος. Να περιγραφεί πλήρως η εργονομία του συστήματος 3. Να το σύστημα να περεχεί πληροφοριακό υλικό επεξήγησης λειτουργιών και περιεχομένου πεδίων διαθέσιμο κατά την χρήση Παροχή βοήθειας με τρόπο κατανοητό και φιλικό προς τον χρήστη 4. Παραμετροποίηση εφαρμογής. Να περιγραφεί αναλυτικά ο τρόπος: ρύθμισης των προϋποθέσεων δημιουργίας συστατικών επιστολών ρύθμισης των προϋποθέσεων αίτησης για παροχή πιστοποιητικών ρύθμισης του τρόπου διασύνδεσης με τις εξωκείμενες μονάδες ρύθμισης των προϋποθέσεων προσωποποιημένης ενημέρωσης των αποφοίτων παραμετροποίησης των πιστοποιητικών ρύθμισης αναφορών και στατιστικών ΑΠΑΙΤ ΗΣΗ ΠΑΡΑΠΟΜΠΗ ΤΕΚΜΗΡΙΩΣΗΣ Σελίδα 14 από 73

ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΑΠΟΦΟΙΤΩΝ στοιχείων 5. Διασύνδεση, των αρχείων που αφορούν πρόσωπα (Διδάσκοντες / Φοιτητές), με την υπηρεσία καταλόγου (LDAP) του ΤΕΙ Κρήτης για αίτηση εισαγωγή νέων εγγραφών, ενημέρωση στοιχείων και ιδιότητας. Επιπλέον μηχανισμοί προστασίας προσωπικών δεδομένων ειδικά στα στοιχεία που αφορούν την φοιτητική μέριμνα 6. Παροχή περιβάλλοντος για τους διαχειριστές που να τους επιτρέπει διαχειρίζονται τις αιτήσεις ενημέρωσης στοιχείων στην υπηρεσία καταλόγου (LDAP) του ΤΕΙ Κρήτης 7. Αξιοποίηση της υφιστάμενης υποδομής SSO (Single Sign On) του Ακαδημαϊκού Ιδρύματος προκειμένου να υλοποιηθούν μηχανισμοί πρόσβασης. 8. Υποστήριξη της τεχνολογίας Shibboleth για τη μοναδική ταυτοποίηση και εξουσιοδότηση χρηστών σε εφαρμογές Παγκόσμιου Ιστού στο εσωτερικό του ΤΕΙ Κρήτης και στο πλαίσιο ομοσπονδιών ακαδημαϊκών ιδρυμάτων. Οι υποψήφιοι ανάδοχοι πρέπει να περιγράψουν συνοπτικά έργα που χρησιμοποίησαν την τεχνολογία και να δώσουν αντίστοιχες βεβαιώσεις καλής εκτέλεσης εργασιών ή πρωτόκολλα παραλαβής ή άλλο ισοδύναμο έγγραφο από την εκάστοτε αναθέτουσα αρχή.. 9. Υποστήριξης της τεχνολογίας Pubcookie για τη λειτουργία του κεντρικού εξυπηρετητή διαχείρισης ταυτότητας της υποδομής AAI. Οι υποψήφιοι ανάδοχοι πρέπει να περιγράψουν συνοπτικά έργα που χρησιμοποίησαν την τεχνολογία και να δώσουν αντίστοιχες βεβαιώσεις καλής εκτέλεσης εργασιών ή πρωτόκολλα παραλαβής ή άλλο ισοδύναμο έγγραφο από την εκάστοτε αναθέτουσα αρχή.. 10. Το σύστημα θα πρέπει να υποστηρίζει PKI USB Tokens. Οι υποψήφιοι ανάδοχοι πρέπει να περιγράψουν συνοπτικά έργα που χρησιμοποίησαν την τεχνολογία και να δώσουν αντίστοιχες βεβαιώσεις καλής εκτέλεσης εργασιών ή πρωτόκολλα παραλαβής ή άλλο ισοδύναμο έγγραφο από την εκάστοτε αναθέτουσα αρχή. ΑΠΑΙΤ ΗΣΗ ΠΑΡΑΠΟΜΠΗ ΤΕΚΜΗΡΙΩΣΗΣ Σελίδα 15 από 73

ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΑΠΟΦΟΙΤΩΝ 11. Υλοποίηση ολοκληρωμένου πληροφοριακού συστήματος διαχείρισης αποφοίτων και Ολοκληρωμένου Alumni Portal σε Web περιβάλλον στην Ελληνική γλώσσα. 12. Το έργο θα αναπτυχθεί ως επέκταση υφιστάμενων ή υπό αναβάθμιση (μέσω της Πράξης 304210 της δράσης Α2 της πρόσκλησης 21.1 ) εφαρμογές Φοιτητολόγιο. 13. Υποστήριξη έκδοσης DIPLOMA SUPPLEMENT τουλάχιστον στα ελληνικά και στα αγγλικά, όπως προβλέπεται από την Συνθήκη της Bologna και προδιαγραφές (και δείγμα) που ορίζονται στον σύνδεσμο: http://europa.eu.int/comm/education/policies /rec_qual/recognition/diploma_en.html 14. Πλήρης συμφωνία με τους όρους Κυριότητας και Πνευματικής Ιδιοκτησίας όπως αναφέρονται στην παράγραφο Β5.9 15. Κατά την εισαγωγή και διόρθωση τιμών στα πεδία να υπάρχει η δυνατότητα για: επιλογή, αντιγραφή, αποκοπή, επικόλληση, διαγραφή περιεχομένου, μετακίνηση σε επόμενο και προηγούμενο πεδίο καθώς και αναίρεση τροποποιήσεων 16. Προκαθορισμένες τιμές πεδίων και αυτόματη προσυμπλήρωση των πεδίων, εφόσον είναι δυνατή, βάσει των λοιπών στοιχείων με δυνατότητα διόρθωσης 17. Έλεγχος εγκυρότητας τιμών (τύπος δεδομένων, εκτός ορίων, ασυμφωνία) κατά την πληκτρολόγηση 18. Το ΥΔΑ θα πρέπει να υποστηρίζει την πλήρη διασύνδεση με τις υφιστάμενες ή υπό αναβάθμιση (μέσω της Πράξης 304210 της δράσης Α2 της πρόσκλησης 21.1) εφαρμογές φοιτητολογίου του ΤΕΙ Κρήτης, η οποία έγκειται στα ακόλουθα: Στην ύπαρξη ενός ενιαίου τρόπου επιβολής των πολιτικών (ρόλοι χρηστών, δικαιώματα και εξουσιοδοτήσεις, ασφάλεια κλπ.) Στην καταγραφή γεγονότων και ενεργειών (logging) και αποστολής email για ορισμένες κρίσιμες περιπτώσεις μέσω του υποσυστήματος ΑΠΑΙΤ ΗΣΗ ΠΑΡΑΠΟΜΠΗ ΤΕΚΜΗΡΙΩΣΗΣ Σελίδα 16 από 73

ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΑΠΟΦΟΙΤΩΝ ΑΠΑΙΤ ΗΣΗ ΠΑΡΑΠΟΜΠΗ ΤΕΚΜΗΡΙΩΣΗΣ στην ενιαία τήρηση των κοινών δεδομένων μέσω τήρησης ενιαίας βάσης δεδομένων, ώστε οι πληροφορίες για μία οντότητα να διατηρούνται σε ένα και μοναδικό σημείο μέσα στο σύστημα και να δημιουργούνται/ενημερώνονται μόνο από το κατάλληλο υποσύστημα. 19. Δυνατότητα πρόσβασης και χρήσης της βάσης δεδομένων του υφιστάμενου πληροφοριακού συστήματος διαχείρισης των Φοιτητών. 20. Δημιουργία Alumni Portal το οποίο θα διαχειρίζεται τις σελίδες των αποφοίτων, τις εκδηλώσεις του ΤΕΙ Κρήτης, θα διαθέτει υπηρεσίες Online αναζήτησης αποφοίτων μέσω του Καταλόγου Αποφοίτων (Alumni Directory) που θα δημιουργηθεί, ώστε να είναι δυνατή η απευθείας εύρεση και επικοινωνία των αποφοίτων. 21. Πρόβλεψη διαλειτουργικότητας με τις κεντρικές υποδομές αποστολής SMS μηνυμάτων που θα δημιουργηθούν από την οριζόντια δράση Α1 του Κεντρικού Μηχανισμού Διοικητικής Υποστήριξης του Υπ. Παιδείας (Υποδομή GUnet SMS Aggregator) 22. Ο Ανάδοχος καλείται να περιγράψει συνοπτικά τη μεθοδολογία κάλυψης των παρακάτω βασικών αρχών ασφαλείας δεδομένων που θα υλοποιήσει: Πιστοποίηση ταυτότητας (authentication): έλεγχος της αυθεντικότητας της ταυτότητας των μερών μιας ανταλλαγής δεδομένων. Εξουσιοδότηση (Authorization): η πρόσβαση του χρήστη πρέπει να είναι εξουσιοδοτημένη. Εμπιστευτικότητα (confidentiality): η διασφάλιση της μη εξουσιοδοτημένης πρόσβασης στα δεδομένα. Ακεραιότητα (integrity): διασφάλιση της μη εξουσιοδοτημένης τροποποίησης των δεδομένων. Μη αποποίηση ευθύνης (nonrepudiation): ο χρήστης δεν πρέπει να μπορεί να αρνηθεί τη συμμετοχή του στην Σελίδα 17 από 73

ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΑΠΟΦΟΙΤΩΝ ανταλλαγή των δεδομένων. Έλεγχος (revision / audit): κάθε τροποποίηση ή επεξεργασία των δεδομένων πρέπει να μπορεί να ελεγχθεί, δηλαδή από ποιόν έγινε και πότε. Ευθύνη (accountability): πρέπει να προκύπτει ποιος είναι υπεύθυνος για την εισαγωγή, πρόσβαση ή τροποποίηση κάθε δεδομένου. Διαφάνεια (transparency): πρέπει να γίνεται τεκμηρίωση ελεγχθούν. Διαθεσιμότητα (availability): τα δεδομένα πρέπει να είναι διαθέσιμα στους εξουσιοδοτημένους χρήστες, στον κατάλληλο χρόνο και με την κατάλληλη μορφή. 23. Ορισμός ασφάλειας επιπέδου βάσης δεδομένων, δηλαδή ορισμός δικαιωμάτων ανά χρήστη και ανά αντικείμενο της βάσης δεδομένων (πίνακες, indexes, views, κλπ) 24. Οι εφαρμογές που προσφέρονται πρέπει να διαθέτουν δυνατότητες διαχείρισης και παρακολούθησης των μη εξουσιοδοτημένων προσπαθειών πρόσβασης στις εφαρμογές και ειδικότερα: Να καταγράφουν τις αποτυχημένες προσπάθειες ανά λογαριασμό πρόσβασης. Να υπάρχει η δυνατότητα να αποκλείουν ανενεργούς χρήστες από το σύστημα μετά από προκαθορισμένο χρονικό διάστημα αδράνειας (παραμετροποιήσιμο). Να τηρούν πλήρες αρχείο (log files) των χρηστών που συνδέονται με το σύστημα (κωδικός χρήστη, ημερομηνία, ώρα, διάρκεια, τερματικό πρόσβασης, κλπ.) 25. Το σύστημα καταγράφει αυτόματα τις ενέργειες που εκτελούν οι χρήστες (logging) 26. Το σύστημα παρέχει τη δυνατότητα προσθήκης ψηφιακής υπογραφής στα παραγόμενα και στα εξερχόμενα έγγραφα. 27. Το σύστημα θα πρέπει να υποστηρίζει PKI USB Tokens. Οι υποψήφιοι ανάδοχοι πρέπει να περιγράψουν συνοπτικά έργα που χρησιμοποίησαν την τεχνολογία και να δώσουν αντίστοιχες βεβαιώσεις καλής ΑΠΑΙΤ ΗΣΗ ΠΑΡΑΠΟΜΠΗ ΤΕΚΜΗΡΙΩΣΗΣ Σελίδα 18 από 73

ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΑΠΟΦΟΙΤΩΝ εκτέλεσης εργασιών ή πρωτόκολλα παραλαβής ή άλλο ισοδύναμο έγγραφο από την εκάστοτε αναθέτουσα αρχή. 28. Η ανάπτυξη directory services και σχετικών interfaces θα πρέπει να βασίζεται σε LDAPv3, εκτός από τα Webbased transactions με SOAP όπου θα πρέπει να χρησιμοποιείται το UDDI. 29. Το ΟΠΣ αποφοίτων να χρησιμοποιεί σύγχρονες τεχνολογίες και να δίνει τη δυνατότητα ανάπτυξης εφαρμογών στα δημοφιλή περιβάλλοντα ανάπτυξης συστημάτων. 30. Υποστήριξη διαχείρισης οποιουδήποτε δεδομένου για διάβασμα, εισαγωγή, διαγραφή και μεταβολή, μέσω ενσωματωμένης λειτουργικότητας του Εξυπηρετητή Εφαρμογών (Application Server) της εφαρμογής 31. Το σύστημα θα πρέπει να μπορεί να επικοινωνήσει με άλλες εφαρμογές οι οποίες πρόκειται στο μέλλον να αναπτυχθούν από το Ακαδημαϊκό Ίδρυμα με Web Services ΑΠΑΙΤ ΗΣΗ Λειτουργική Ενότητα Διαχείρισης Δεδομένων Αποφοίτων 32. Μαζική (από τις λίστες ορκωμοσίας) ή μεμονωμένη εισαγωγή αποφοίτων στο ΟΠΣ αποφοίτων από το ΟΠΣ φοιτητολογίου. Δεν επιτρέπονται διαγραφές 33. Διαχείριση δεδομένων αποφοίτων αφορά στοιχεία τα οποία μεταβάλλονται μετά την αποφοίτηση όπως τρέχουσα επαγγελματική/ ακαδημαϊκή κατάσταση, ιστορικό πρόσθετων ακαδημαϊκών σπουδών, ιστορικό επαγγελματικής εμπειρίας, στοιχεία επικοινωνίας, ενδιαφέροντα, κλπ 34. Τα στοιχεία φοιτητικής μέριμνας μέχρι τη λήψη πτυχίου παραμένουν αναλλοίωτα και αντλούνται πάντα από το ΟΠΣ φοιτητολογίου μέσω web services 35. Διαμόρφωση των πιστοποιητικών που εκδίδονται από το διαδίκτυο Λειτουργική Ενότητα Διαχείρισης Χρηστών 36. Η διαχείριση των χρηστών θα υλοποιείται μέσω του υφιστάμενου ή υπό του αναβάθμιση (μέσω της Πράξης 304210 της δράσης Α2 της πρόσκλησης 21.1) ΠΑΡΑΠΟΜΠΗ ΤΕΚΜΗΡΙΩΣΗΣ Σελίδα 19 από 73

ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΑΠΟΦΟΙΤΩΝ υποσυστήματος διαχείρισης χρηστών του Ακαδημαϊκού Ιδρύματος. Το υποσύστημα θα πρέπει να παρέχει δυνατότητες σύνδεσης με την Υπηρεσία Καταλόγου (LDAP) και SSO του Ακαδημαϊκού Ιδρύματος. Θα πρέπει κατ ελάχιστο να υποστηρίζονται τα κάτωθι: Ανάθεση της διαδικασίας ταυτοποίησης και αυθεντικοποίησης του ΥΔΑ στο υφιστάμενο SSO του Ακαδημαϊκού Ιδρύματος (SAML 2.0 Shibboleth). Διαχείριση χρηστών και καθορισμού δικαιωμάτων στο ΥΔΑ (authorization) Έλεγχος πρόσβασης χρηστών σε επίπεδο συστήματος, υποσυστήματος, εγγράφων, βάσεων δεδομένων και αρχείων. ΑΠΑΙΤ ΗΣΗ ΠΑΡΑΠΟΜΠΗ ΤΕΚΜΗΡΙΩΣΗΣ 37. Ως πρόσθετο στοιχείο ταυτοποίησης φυσικού προσώπου σε εθνικό επίπεδο προβλέπεται η εισαγωγή και του ΑΜΚΑ χρηστών που πρέπει να εφαρμόσει ο Ανάδοχος στην εφαρμογή φοιτητολογίου. 38. Το υποσύστημα θα πρέπει να προσφέρει επίσης καταγραφή γεγονότων και ενεργειών (logging) και αποστολής email για ορισμένες κρίσιμες περιπτώσεις. Λειτουργική Ενότητα Διαχείρισης Αναφορών και Στατιστικών Στοιχείων 39. Εύκολη δημιουργία απλών και σύνθετων αναφορών 40. Δυνατότητα σύνδεσης των αναφορών σε οποιοδήποτε σημείο του ΟΠΣ 41. Ευελιξία στη διανομή αναφορών 42. Τα στατιστικά να εμφανίζονται για όλα ή για επιλεγμένα Τμήματα 43. Δυνατότητα δημιουργίας νέων και τροποποίησης των παλαιών αναφορών 44. Δυνατότητα δημιουργίας και διαμόρφωσης με στοιχεία: 45. Γραμματοσειράς (τύπος, μέγεθος, μορφή, χρώμα, υπογράμμιση) 46. Εισαγωγής και ένθεσης γραφικών, εικόνων και πλαισίων 47. Στοίχισης περιεχομένου πεδίων Σελίδα 20 από 73

ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΑΠΟΦΟΙΤΩΝ 48. Ορισμού ομάδων και στρωμάτων αντικειμένων ΑΠΑΙΤ ΗΣΗ 49. Μορφοποίησης ημερομηνιών 50. Έτοιμες αναφορές για τη λειτουργία του ΟΠΣ αποφοίτων για την εξαγωγή στατιστικών στοιχείων. Θα πρέπει να διατίθενται τουλάχιστο οι παρακάτω στατιστικές αναφορές (θα οριστικοποιηθούν στην Οριστική Μελέτη Εφαρμογής) πίνακες στατιστικών στοιχείων πλήθους αποφοίτων με πολλαπλά κριτήρια τρέχουσα επαγγελματική/ ακαδημαϊκή κατάσταση αποφοίτων με βάση τις καταχωρήσεις τους πρόσθετες ακαδημαϊκές σπουδές αποφοίτων με βάση τις καταχωρήσεις τους επαγγελματική εμπειρία αποφοίτων με βάση τις καταχωρήσεις τους γεωγραφική διασπορά αποφοίτων αμοιβές αποφοίτων με βάση τις καταχωρήσεις τους Λειτουργική Ενότητα Έκδοσης Πιστοποιητικών 51. Κατ ελάχιστο δημιουργία των ακόλουθων πιστοποιητικών; ΠΑΡΑΠΟΜΠΗ ΤΕΚΜΗΡΙΩΣΗΣ Αναλυτική Βαθμολογία Αντίγραφο Πτυχίου Αντίγραφο Μεταπτυχιακού τίτλου Αντίγραφο Διδακτορικού Μεμβράνη Πτυχίου Μεμβράνη Διδακτορικού Παράρτημα Διπλώματος 52. Δυνατότητα δημιουργίας οποιουδήποτε πιστοποιητικού γραμματείας 53. Πρόβλεψη για αυτόματη απόδοση αριθμού πρωτοκόλλου στα εκδιδόμενα πιστοποιητικά από το ίδιο το σύστημα ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου Λειτουργική Ενότητα Έκδοσης Συστατικών Επιστολών 54. Επικοινωνία με την εφαρμογή Εξυπηρέτησης Διδασκόντων μέσω διαδικτύου. 55. Πλήρης διασύνδεση και ενοποίηση με τα Σελίδα 21 από 73

ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΑΠΟΦΟΙΤΩΝ υπόλοιπα υποσυστήματα του ΟΠΣ Φοιτητολογίου 56. Πρόβλεψη για αυτόματη απόδοση αριθμού πρωτοκόλλου στις εκδιδόμενες συστατικές επιστολές από το ίδιο το σύστημα ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου Λειτουργική Ενότητα Δημιουργίας pdf εγγράφων 57. Πλήρης συνεργασία με τα υποσυστήματα Έκδοσης Πιστοποιητικών και Έκδοσης Συστατικών Επιστολών 58. Παραγωγή έτοιμων ψηφιοποιημένων εξερχόμενων εγγράφων 59. Πρόβλεψη για αυτόματη απόδοση αριθμού πρωτοκόλλου στα εκδιδόμενα έγγραφα από το ίδιο το σύστημα ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου ΑΠΑΙΤ ΗΣΗ Λειτουργική Ενότητα Εξυπηρέτησης Διδασκόντων μέσω Διαδικτύου 60. Αποστολή ενημερωτικού e-mail στον διδάσκοντα για το αίτημα για έκδοση συστατικής. 61. Έλεγχος αιτημάτων έκδοσης συστατικών επιστολών μέσω του Υποσυστήματος Εξυπηρέτησης Διδασκόντων μέσω Διαδικτύου 62. Η Λειτουργική Ενότητα αυτή θα πρέπει να δίνει στους διδάσκοντες τη δυνατότητα πρόσβασης μέσω διαδικτύου σε υπηρεσίες που σχετίζονται με τους απόφοιτους. Το υποσύστημα θα πρέπει να παρέχει τις παρακάτω δυνατότητες: Έλεγχος αιτημάτων έκδοσης συστατικών επιστολών για αποφοίτους, συνολική αποδοχή ή απόρριψη Έλεγχος της λίστας αποδεκτών που όρισε ο απόφοιτος και μερική απόρριψη ή τροποποίηση ή αποδοχή των μελών της λίστας on line δυνατότητα συμπλήρωσης συστατικής επιστολής μετά από αίτημα αποφοίτου Δημιουργία και αποθήκευση έτοιμων προτύπων συστατικών σε κεντρικό server, ώστε να είναι διαθέσιμες σε κάθε μέλος ΔΕΠ ΠΑΡΑΠΟΜΠΗ ΤΕΚΜΗΡΙΩΣΗΣ Σελίδα 22 από 73

ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΑΠΟΦΟΙΤΩΝ Υποστήριξη ψηφιακών υπογραφών και υποδομής PKI. Οι συστατικές επιστολές θα υπογράφονται ψηφιακά με το προσωπικό ψηφιακό πιστοποιητικό του διδάσκοντα. Η υποδομή PKI δεν αποτελεί αντικείμενο του παρόντος έργου. Εμφάνιση κατάστασης συστατικής επιστολής (πορεία παράδοσης) ΑΠΑΙΤ ΗΣΗ ΠΑΡΑΠΟΜΠΗ ΤΕΚΜΗΡΙΩΣΗΣ 63. Ιστορικό συστατικών επιστολών διδάσκοντα Λειτουργική Ενότητα Προσωποποιημένης πολυκαναλικής ενημέρωσης 64. Υποστήριξη εναλλακτικών καναλιών επικοινωνίας με τους τελικούς χρήστες: Email SMS ιστοσελίδες 65. Δυνατότητα διασύνδεσης με την Κεντρική υποδομή αποστολής και λήψης σύντομων μηνυμάτων (GUNET SMS Aggregator) της πράξης «Ψηφιακές Υπηρεσίες Ακαδημαϊκών Ιδρυμάτων Οριζόντια Δράση» με δικαιούχο το Ακαδημαϊκό Διαδίκτυο GUnet Λειτουργική Ενότητα Διασυνδέσεων 66. Η πρόσβαση στο υποσύστημα αυτό θα παρέχεται στους διαχειριστές του ΟΠΣ αποφοίτων Λειτουργική Ενότητα Διαχείρισης Γεγονότων 67. Η πρόσβαση στο υποσύστημα αυτό θα παρέχεται στους διαχειριστές του ΟΠΣ αποφοίτων 68. Το υποσύστημα αυτό θα διαχειρίζεται και θα συνδυάζει (event correlation) γεγονότα από: το σύνολο των υποσυστημάτων του ΟΠΣ αποφοίτων τα λειτουργικά συστήματα στα οποία είναι εγκατεστημένες οι εφαρμογές (π.χ. Windows Server Events Manager, Syslog, κλπ.) 69. Δυνατότητα φιλτραρίσματος των ουσιωδών γεγονότων που μπορούν να παρακολουθήσουν οι διαχειριστές και ειδικά των γεγονότων ασφάλειας και της απόδοσης ευθυνών Σελίδα 23 από 73

ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΑΠΟΦΟΙΤΩΝ 70. Δυνατότητα εξαγωγής της λίστας των γεγονότων σε αρχεία της μορφής.txt και.xls 71. Καταγραφή όλων των γεγονότων και ενεργειών (logging) 72. Καταγραφή όλων των γεγονότων και ενεργειών (logging) ΑΠΑΙΤ ΗΣΗ ΠΑΡΑΠΟΜΠΗ ΤΕΚΜΗΡΙΩΣΗΣ Γ2.1.2 Υποσύστημα Φοιτητολογίου για την πραγματοποίηση Ηλεκτρονικών Προεγγραφών Υποψηφίων Σπουδαστών. ΥΠΟΣΥΣΤΗΜΑ ΦΟΙΤΗΤΟΛΟΓΙΟΥ ΓΙΑ ΤΗΝ ΠΡΑΓΜΑΤΟΠΟΙΗΣΗ ΗΛΕΚΤΟΝΙΚΩΝ ΠΡΟΕΓΡΑΦΩΝ ΥΠΟΨΗΦΙΩΝ ΣΠΟΥΔΑΣΤΩΝ 1. ΓΕΝΙΚΕΣ ΤΕΧΝΙΚΕΣ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ 73. Πλήρης συμμόρφωση με τις απαιτήσεις της παραγράφου Α3.4.2 74. Το γραφικό περιβάλλον εργασίας χρήστη πρέπει να είναι πλήρες σε περιβάλλον web, εύχρηστο και ελεγχόμενο μέσω μιας σειράς δομημένων μεθόδων προσπέλασης (π.χ. δομημένα μενού επιλογών), επιτρέποντας την άμεση πρόσβαση σε οποιαδήποτε λειτουργία για την οποία ο χρήστης είναι εξουσιοδοτημένος. Να περιγραφεί πλήρως η εργονομία του συστήματος 75. Να το σύστημα να περεχεί πληροφοριακό υλικό επεξήγησης λειτουργιών και περιεχομένου πεδίων διαθέσιμο κατά την χρήση Παροχή βοήθειας με τρόπο κατανοητό και φιλικό προς τον χρήστη 76. Παροχή περιβάλλοντος για τους διαχειριστές που να τους επιτρέπει διαχειρίζονται τις αιτήσεις ενημέρωσης στοιχείων στην υπηρεσία καταλόγου (LDAP) του ΤΕΙ Κρήτης ΑΠΑΙΤ ΗΣΗ ΠΑΡΑΠΟΜΠΗ ΤΕΚΜΗΡΙΩΣΗΣ Σελίδα 24 από 73

ΥΠΟΣΥΣΤΗΜΑ ΦΟΙΤΗΤΟΛΟΓΙΟΥ ΓΙΑ ΤΗΝ ΠΡΑΓΜΑΤΟΠΟΙΗΣΗ ΗΛΕΚΤΟΝΙΚΩΝ ΠΡΟΕΓΡΑΦΩΝ ΥΠΟΨΗΦΙΩΝ ΣΠΟΥΔΑΣΤΩΝ 77. Πλήρης συμφωνία με τους όρους Κυριότητας και Πνευματικής Ιδιοκτησίας όπως αναφέρονται στην παράγραφο Β5.9 78. Κατά την εισαγωγή και διόρθωση τιμών στα πεδία να υπάρχει η δυνατότητα για: επιλογή, αντιγραφή, αποκοπή, επικόλληση, διαγραφή περιεχομένου, μετακίνηση σε επόμενο και προηγούμενο πεδίο καθώς και αναίρεση τροποποιήσεων 79. Προκαθορισμένες τιμές πεδίων και αυτόματη προσυμπλήρωση των πεδίων, εφόσον είναι δυνατή, βάσει των λοιπών στοιχείων με δυνατότητα διόρθωσης 80. Έλεγχος εγκυρότητας τιμών (τύπος δεδομένων, εκτός ορίων, ασυμφωνία) κατά την πληκτρολόγηση 81. Το σύστημα θα πρέπει να μπορεί να επικοινωνήσει με άλλες εφαρμογές οι οποίες πρόκειται στο μέλλον να αναπτυχθούν από το Ακαδημαϊκό Ίδρυμα με Web Services 82. Πλήρης συμφωνία με τους όρους Κυριότητας και Πνευματικής Ιδιοκτησίας όπως αναφέρονται στην παράγραφο Β5.9 83. Κατά την εισαγωγή και διόρθωση τιμών στα πεδία να υπάρχει η δυνατότητα για: επιλογή, αντιγραφή, αποκοπή, επικόλληση, διαγραφή περιεχομένου, μετακίνηση σε επόμενο και προηγούμενο πεδίο καθώς και αναίρεση τροποποιήσεων 84. Προκαθορισμένες τιμές πεδίων και αυτόματη προσυμπλήρωση των πεδίων, εφόσον είναι δυνατή, βάσει των λοιπών στοιχείων με δυνατότητα διόρθωσης 85. Έλεγχος εγκυρότητας τιμών (τύπος δεδομένων, εκτός ορίων, ασυμφωνία) κατά την πληκτρολόγηση Λειτουργική Ενότητα Διαχείρισης Χρηστών 86. Ως στοιχεία ταυτοποίησης φυσικού προσώπου θα χρησιμοποιούνται τα δεδομένα του αρχείου των επιτυχόντων που αποστέλλεται από το Υπουργείο Παιδείας να εφαρμόσει ο Ανάδοχος στην εφαρμογή ΑΠΑΙΤ ΗΣΗ ΠΑΡΑΠΟΜΠΗ ΤΕΚΜΗΡΙΩΣΗΣ Σελίδα 25 από 73

ΥΠΟΣΥΣΤΗΜΑ ΦΟΙΤΗΤΟΛΟΓΙΟΥ ΓΙΑ ΤΗΝ ΠΡΑΓΜΑΤΟΠΟΙΗΣΗ ΗΛΕΚΤΟΝΙΚΩΝ ΠΡΟΕΓΡΑΦΩΝ ΥΠΟΨΗΦΙΩΝ ΣΠΟΥΔΑΣΤΩΝ 87. Δημιουργία προσωρινών λογαριασμών για την διαχείριση της προεγγραφής και την ολοκλήρωση της 88. Κατάλληλη διεπαφή για να τους διαχειριστές γ για τον έλεγχο των προσωρινών λογαριασμών ( ενεργοποίηση, αναζήτηση, αλλαγή κωδικού, απενεργοποίηση, κτλ) 89. Το υποσύστημα θα πρέπει να προσφέρει επίσης καταγραφή γεγονότων και ενεργειών (logging) και αποστολής email για ορισμένες κρίσιμες περιπτώσεις. ΑΠΑΙΤ ΗΣΗ Λειτουργική Ενότητα Διαχείρισης Αναφορών και Στατιστικών Στοιχείων 90. Εύκολη δημιουργία απλών και σύνθετων αναφορών 91. Δυνατότητα σύνδεσης των αναφορών σε οποιοδήποτε σημείο του ΟΠΣ 92. Ευελιξία στη διανομή αναφορών 93. Τα στατιστικά να εμφανίζονται για όλα ή για επιλεγμένα Τμήματα 94. Δυνατότητα δημιουργίας νέων και τροποποίησης των παλαιών αναφορών 95. Δυνατότητα δημιουργίας και διαμόρφωσης με στοιχεία: 96. Γραμματοσειράς (τύπος, μέγεθος, μορφή, χρώμα, υπογράμμιση) 97. Εισαγωγής και ένθεσης γραφικών, εικόνων και πλαισίων 98. Στοίχισης περιεχομένου πεδίων 99. Ορισμού ομάδων και στρωμάτων αντικειμένων 100. Μορφοποίησης ημερομηνιών 101. Έτοιμες αναφορές για τη λειτουργία του υποσυστήματος Προεγγραφών για την εξαγωγή στατιστικών στοιχείων. Θα πρέπει να διατίθενται τουλάχιστο οι παρακάτω στατιστικές αναφορές (θα οριστικοποιηθούν στην Οριστική Μελέτη Εφαρμογής) πίνακες στατιστικών στοιχείων πλήθους των νεοεισερχομένων με πολλαπλά κριτήρια με βάση την βαθμολογική διασπορά γεωγραφική διασπορά νεοεισερχομένων ΠΑΡΑΠΟΜΠΗ ΤΕΚΜΗΡΙΩΣΗΣ Σελίδα 26 από 73

ΥΠΟΣΥΣΤΗΜΑ ΦΟΙΤΗΤΟΛΟΓΙΟΥ ΓΙΑ ΤΗΝ ΠΡΑΓΜΑΤΟΠΟΙΗΣΗ ΗΛΕΚΤΟΝΙΚΩΝ ΠΡΟΕΓΡΑΦΩΝ ΥΠΟΨΗΦΙΩΝ ΣΠΟΥΔΑΣΤΩΝ ΑΠΑΙΤ ΗΣΗ ΠΑΡΑΠΟΜΠΗ ΤΕΚΜΗΡΙΩΣΗΣ Λειτουργική Ενότητα για τους νεοεισερχομένων 102. Δυνατότητα φόρτωσης(upload) για αρχείων της μορφής.pdf, για την υποβολή των δικαιολογητικών 103. Δυνατότητα διαχείρισης των υποβαλλόμενων εγγράφων (διαγραφή, τυποποίηση, προβολή, κτλ) 104. Πρόβλεψη για αυτόματη απόδοση αριθμού πρωτοκόλλου στα κατατιθέμενα πιστοποιητικά από το ίδιο το σύστημα ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου 105. Υποστήριξη εναλλακτικών καναλιών επικοινωνίας με τους τελικούς χρήστες: - Email -SMS Για την ενημέρωση των νεοεισερχομένων για την ολοκλήρωση της προεγγραφής τους 106. Δυνατότητα τροποποίησης του μήνυμα ενημέρωσης (απαίτηση 102) από τους διαχειριστές, μέσω κατάλληλης διεπαφής Λειτουργική Ενότητα για της Γραμματείες 107. Δυνατότητα διαχείρισης των υποβαλλόμενων εγγράφων (διαγραφή, τυποποίηση, προβολή, κτλ) 108. Δυνατότητα αναζήτησης και διαχείρισης των υποβαλλόμενων προεγγραφών 109. Δυνατότητα αποστολής,μηνύματος στον νεοεισερχόμενο για διευκρινήσεις ή ελλείψεις 110. Δυνατότητα επιστροφή μίας αίτησης προεγγραφής αν είναι λανθασμένη, για συμπλήρωση της 111. Υποστήριξη εναλλακτικών καναλιών επικοινωνίας με τους τελικούς χρήστες: - Email -SMS Για την ενημέρωση των νεοεισερχομένων για την «επιστροφή» της προεγγραφής τους 112. Δυνατότητα τροποποίησης του μήνυμα ενημέρωσης (απαίτηση 108) από της γραμματείς για να μπορούν να σημειώνουν τις ελλείψεις μέσω κατάλληλης διεπαφής Λειτουργική Ενότητα Προσωποποιημένης πολυκαναλικής ενημέρωσης Σελίδα 27 από 73

ΥΠΟΣΥΣΤΗΜΑ ΦΟΙΤΗΤΟΛΟΓΙΟΥ ΓΙΑ ΤΗΝ ΠΡΑΓΜΑΤΟΠΟΙΗΣΗ ΗΛΕΚΤΟΝΙΚΩΝ ΠΡΟΕΓΡΑΦΩΝ ΥΠΟΨΗΦΙΩΝ ΣΠΟΥΔΑΣΤΩΝ 113. Υποστήριξη εναλλακτικών καναλιών επικοινωνίας με τους τελικούς χρήστες: Email SMS ιστοσελίδες 114. Δυνατότητα διασύνδεσης με την Κεντρική υποδομή αποστολής και λήψης σύντομων μηνυμάτων (GUNET SMS Aggregator) της πράξης «Ψηφιακές Υπηρεσίες Ακαδημαϊκών Ιδρυμάτων Οριζόντια Δράση» με δικαιούχο το Ακαδημαϊκό Διαδίκτυο GUnet ΑΠΑΙΤ ΗΣΗ ΠΑΡΑΠΟΜΠΗ ΤΕΚΜΗΡΙΩΣΗΣ Γ2.1.3 Ολοκλήρωση υπηρεσιών, λοιπών διοικητικών και δημιουργία εναλλακτικής πρόσβασης ώστε να υποστηριχθεί η χρήση ηλεκτρονικών εγγράφων (πρακτικών, αποφάσεων κτλ) με στόχο την απλοποίηση της διαδικασίας πιστοποίησης του ΟΠΣ, δημιουργώντας υπηρεσίες εναλλακτικής πρόσβασης - Υποστήριξη προγράμματος Δι@ύγεια ΟΛΟΚΛΗΡΩΣΗ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ, ΛΟΙΠΩΝ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΩΝ ΚΑΙ ΔΗΜΗΙΟΥΡΓΙΑ ΕΝΑΛΛΑΚΤΙΚΗΣ ΠΡΟΣΒΑΣΗΣ ΩΣΤΕ ΝΑ ΥΠΟΣΤΗΡΙΧΘΕΙ Η ΧΡΗΣΗ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΩΝ ΕΓΓΡΑΦΩΝ ΜΕ ΣΤΟΧΟ ΤΗΝ ΑΠΟΛΟΠΟΙΗΣΗ ΤΗΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗΣ ΤΟΥ ΟΠΣ, ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ ΕΝΑΛΛΑΚΤΙΚΗΣ ΠΡΟΣΒΑΣΗΣ, ΔΙΑΣΥΔΝΕΣΗ ΜΕ ΔΙΑΥΓΕΙΑ 1. ΓΕΝΙΚΕΣ ΤΕΧΝΙΚΕΣ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ 115. Το σύστημα θα είναι σε πλήρες περιβάλλον Web 116. Πλήρης συμμόρφωση με τις απαιτήσεις της παραγράφου Α3.4.3. 117. Πλήρης συμφωνία με τους όρους Κυριότητας και Πνευματικής Ιδιοκτησίας όπως αναφέρονται στην παράγραφο Β5.9 ΑΠΑΙΤ ΗΣΗ ΠΑΡΑΠΟΜΠΗ ΤΕΚΜΗΡΙΩΣΗΣ Σελίδα 28 από 73

ΟΛΟΚΛΗΡΩΣΗ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ, ΛΟΙΠΩΝ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΩΝ ΚΑΙ ΔΗΜΗΙΟΥΡΓΙΑ ΕΝΑΛΛΑΚΤΙΚΗΣ ΠΡΟΣΒΑΣΗΣ ΩΣΤΕ ΝΑ ΥΠΟΣΤΗΡΙΧΘΕΙ Η ΧΡΗΣΗ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΩΝ ΕΓΓΡΑΦΩΝ ΜΕ ΣΤΟΧΟ ΤΗΝ ΑΠΟΛΟΠΟΙΗΣΗ ΤΗΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗΣ ΤΟΥ ΟΠΣ, ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ ΕΝΑΛΛΑΚΤΙΚΗΣ ΠΡΟΣΒΑΣΗΣ, ΔΙΑΣΥΔΝΕΣΗ ΜΕ ΔΙΑΥΓΕΙΑ 118. Κατά την εισαγωγή και διόρθωση τιμών στα πεδία να υπάρχει η δυνατότητα για: επιλογή, αντιγραφή, αποκοπή, επικόλληση, διαγραφή περιεχομένου, μετακίνηση σε επόμενο και προηγούμενο πεδίο καθώς και αναίρεση τροποποιήσεων 119. Προκαθορισμένες τιμές πεδίων και αυτόματη προσυμπλήρωση των πεδίων, εφόσον είναι δυνατή, βάσει των λοιπών στοιχείων με δυνατότητα διόρθωσης 120. Έλεγχος εγκυρότητας τιμών (τύπος δεδομένων, εκτός ορίων, ασυμφωνία) κατά την πληκτρολόγηση 121. Άμεση διασύνδεση με ΔΙΑΥΓΕΙΑ όσον αφορά την αναζήτηση των αναρτημένων εγγράφων μέσα από το ίδιο το παρεχόμενο υποσύστημα Διαχείρισης Ηλεκτρονικού Πρωτοκόλλου με βάση το API Ανοιχτών Δεδομένων, Έκδοση 0.2.1 http://opendata.diavgeia.gov.gr/ 122. Σύνδεση με ΔΙΑΥΓΕΙΑ όσον αφορά την καταχώρηση προς ανάρτηση εγγράφων μέσα από το ίδιο το παρεχόμενο υποσύστημα Διαχείρισης Ηλεκτρονικού Πρωτοκόλλου με βάση το API Ανοιχτών Δεδομένων, όταν αυτό θα είναι διαθέσιμο από τη ΔΙΑΥΓΕΙΑ. 123. Διασύνδεση με ΟΠΣ Φοιτητολογίου, ώστε τα εκδιδόμενα έγγραφα, πρακτικών των συνεδριάσεων, αποφάσεις, κτλ να λαμβάνουν αυτομάτως αριθμό πρωτόκολλου, να δημιουργούνται οι κατάλληλες εγγραφές στο πρωτόκολλο και τέλος να αποθηκεύονται σε αυτό. 124. Το σύστημα καταγράφει αυτόματα τις ενέργειες που εκτελούν οι χρήστες (logging) 125. Το σύστημα παρέχει τη δυνατότητα προσθήκης ψηφιακής υπογραφής στα παραγόμενα και στα εξερχόμενα έγγραφα. 126. Ο Ανάδοχος καλείται να περιγράψει συνοπτικά τη μεθοδολογία κάλυψης των παρακάτω βασικών αρχών ασφαλείας δεδομένων που θα υλοποιήσει: Πιστοποίηση ταυτότητας (authentication): έλεγχος της αυθεντικότητας της Σελίδα 29 από 73 ΑΠΑΙΤ ΗΣΗ ΠΑΡΑΠΟΜΠΗ ΤΕΚΜΗΡΙΩΣΗΣ

ΟΛΟΚΛΗΡΩΣΗ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ, ΛΟΙΠΩΝ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΩΝ ΚΑΙ ΔΗΜΗΙΟΥΡΓΙΑ ΕΝΑΛΛΑΚΤΙΚΗΣ ΠΡΟΣΒΑΣΗΣ ΩΣΤΕ ΝΑ ΥΠΟΣΤΗΡΙΧΘΕΙ Η ΧΡΗΣΗ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΩΝ ΕΓΓΡΑΦΩΝ ΜΕ ΣΤΟΧΟ ΤΗΝ ΑΠΟΛΟΠΟΙΗΣΗ ΤΗΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗΣ ΤΟΥ ΟΠΣ, ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ ΕΝΑΛΛΑΚΤΙΚΗΣ ΠΡΟΣΒΑΣΗΣ, ΔΙΑΣΥΔΝΕΣΗ ΜΕ ΔΙΑΥΓΕΙΑ ταυτότητας των μερών μιας ανταλλαγής δεδομένων. Εξουσιοδότηση (Authorization): η πρόσβαση του χρήστη πρέπει να είναι εξουσιοδοτημένη. Εμπιστευτικότητα (confidentiality): η διασφάλιση της μη εξουσιοδοτημένης πρόσβασης στα δεδομένα. Ακεραιότητα (integrity): διασφάλιση της μη εξουσιοδοτημένης τροποποίησης των δεδομένων. Μη αποποίηση ευθύνης (nonrepudiation): ο χρήστης δεν πρέπει να μπορεί να αρνηθεί τη συμμετοχή του στην ανταλλαγή των δεδομένων. Έλεγχος (revision / audit): κάθε τροποποίηση ή επεξεργασία των δεδομένων πρέπει να μπορεί να ελεγχθεί, δηλαδή από ποιόν έγινε και πότε. Ευθύνη (accountability): πρέπει να προκύπτει ποιος είναι υπεύθυνος για την εισαγωγή, πρόσβαση ή τροποποίηση κάθε δεδομένου. Διαφάνεια (transparency): πρέπει να γίνεται τεκμηρίωση ελεγχθούν. Διαθεσιμότητα (availability): τα δεδομένα πρέπει να είναι διαθέσιμα στους εξουσιοδοτημένους χρήστες, στον κατάλληλο χρόνο και με την κατάλληλη μορφή. Λειτουργική Ενότητα Διαχείρισης Εγγράφων 127. Δυνατότητα δημιουργίας νέων και τροποποίησης των παλαιών εγγράφων 128. Δυνατότητα δημιουργίας και διαμόρφωσης με στοιχεία: 129. Γραμματοσειράς (τύπος, μέγεθος, μορφή, χρώμα, υπογράμμιση) 130. Εισαγωγής και ένθεσης γραφικών, εικόνων και πλαισίων Σελίδα 30 από 73 ΑΠΑΙΤ ΗΣΗ 131. Στοίχισης περιεχομένου πεδίων 132. Ορισμού ομάδων και στρωμάτων ΠΑΡΑΠΟΜΠΗ ΤΕΚΜΗΡΙΩΣΗΣ

ΟΛΟΚΛΗΡΩΣΗ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ, ΛΟΙΠΩΝ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΩΝ ΚΑΙ ΔΗΜΗΙΟΥΡΓΙΑ ΕΝΑΛΛΑΚΤΙΚΗΣ ΠΡΟΣΒΑΣΗΣ ΩΣΤΕ ΝΑ ΥΠΟΣΤΗΡΙΧΘΕΙ Η ΧΡΗΣΗ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΩΝ ΕΓΓΡΑΦΩΝ ΜΕ ΣΤΟΧΟ ΤΗΝ ΑΠΟΛΟΠΟΙΗΣΗ ΤΗΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗΣ ΤΟΥ ΟΠΣ, ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ ΕΝΑΛΛΑΚΤΙΚΗΣ ΠΡΟΣΒΑΣΗΣ, ΔΙΑΣΥΔΝΕΣΗ ΜΕ ΔΙΑΥΓΕΙΑ αντικειμένων ΑΠΑΙΤ ΗΣΗ 133. Μορφοποίησης ημερομηνιών 134. Έτοιμα πρότυπα εγγράφων για τη λειτουργία του ΟΠΣ. Θα πρέπει να διατίθενται τουλάχιστο τα παρακάτω πρότυπα εγγράφων (θα οριστικοποιηθούν στην Οριστική Μελέτη Εφαρμογής) -Πρακτικών Συμβουλίου Ιδρύματος -Πρακτικών Υπηρεσιακών Συμβουλίων - Απόφαση Συμβουλίου Ιδρύματος - -Σύγκλησης Οργάνου - Πρακτικών Οργάνου - Απόφαση Οργάνου Λειτουργική Ενότητα Προσωποποιημένης πολυκαναλικής ενημέρωσης 135. Υποστήριξη εναλλακτικών καναλιών επικοινωνίας με τους τελικούς χρήστες: Email SMS ιστοσελίδες 136. Δυνατότητα διασύνδεσης με την Κεντρική υποδομή αποστολής και λήψης σύντομων μηνυμάτων (GUNET SMS Aggregator) της πράξης «Ψηφιακές Υπηρεσίες Ακαδημαϊκών Ιδρυμάτων Οριζόντια Δράση» με δικαιούχο το Ακαδημαϊκό Διαδίκτυο GUnet ΠΑΡΑΠΟΜΠΗ ΤΕΚΜΗΡΙΩΣΗΣ Γ2.1.4 Υποσύστημα Επιλογής Εκτάκτου Εκπαιδευτικού Προσωπικού ΥΠΟΣΥΣΤΗΜΑ ΕΠΙΛΟΓΗΣ ΕΚΤΑΚΤΟΥ ΕΚΠΑΙΔΕΥΤΙΚΟΥ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ 1. ΓΕΝΙΚΕΣ ΤΕΧΝΙΚΕΣ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ 137. Το σύστημα θα είναι σε πλήρες περιβάλλον Web ΑΠΑΙΤ ΗΣΗ ΠΑΡΑΠΟΜΠΗ ΤΕΚΜΗΡΙΩΣΗΣ Σελίδα 31 από 73

ΥΠΟΣΥΣΤΗΜΑ ΕΠΙΛΟΓΗΣ ΕΚΤΑΚΤΟΥ ΕΚΠΑΙΔΕΥΤΙΚΟΥ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ 138. Υποστήριξη της διαδικασίας ετήσιας πρόσληψης έκτακτου εκπαιδευτικού προσωπικού όπως περιγράφεται στην παράγραφο Α3.4.4. 139. Διαχείριση της διαδικασίας αιτήσεων των υποψηφίων 140. Διαχείριση της διαδικασίας αποδελτίωσης και αξιολόγησης 141. Διαχείριση της διαδικασίας αναθέσεων εκπαιδευτικού έργου με βάση τους αξιολογικούς πίνακες ΑΠΑΙΤ ΗΣΗ 142. Πλήρης διαδύνδεση με το ΠΣ Φοιτητολογίου. 143. Υποστήριξη της τεχνολογίας Shibboleth για τη μοναδική ταυτοποίηση και εξουσιοδότηση χρηστών σε εφαρμογές Παγκόσμιου Ιστού στο εσωτερικό του ΤΕΙ Κρήτης και στο πλαίσιο ομοσπονδιών ακαδημαϊκών ιδρυμάτων. Οι υποψήφιοι ανάδοχοι πρέπει να περιγράψουν συνοπτικά έργα που χρησιμοποίησαν την τεχνολογία και να δώσουν αντίστοιχες βεβαιώσεις καλής εκτέλεσης εργασιών ή πρωτόκολλα παραλαβής ή άλλο ισοδύναμο έγγραφο από την εκάστοτε αναθέτουσα αρχή. 144. Υποστήριξης της τεχνολογίας Pubcookie για τη λειτουργία του κεντρικού εξυπηρετητή διαχείρισης ταυτότητας της υποδομής AAI. Οι υποψήφιοι ανάδοχοι πρέπει να περιγράψουν συνοπτικά έργα που χρησιμοποίησαν την τεχνολογία και να δώσουν αντίστοιχες βεβαιώσεις καλής εκτέλεσης εργασιών ή πρωτόκολλα παραλαβής ή άλλο ισοδύναμο έγγραφο από την εκάστοτε αναθέτουσα αρχή.. 145. Υποστήριξη πρωτοκόλλου LDAP v3 για την υλοποίηση του κεντρικού εξυπηρετητή καταλόγου (directory server) του Ιδρύματος όπου αποθηκεύονται τα στοιχεία των χρηστών.. Οι υποψήφιοι ανάδοχοι πρέπει να περιγράψουν συνοπτικά έργα που χρησιμοποίησαν την τεχνολογία και να δώσουν αντίστοιχες βεβαιώσεις καλής εκτέλεσης εργασιών ή πρωτόκολλα παραλαβής ή άλλο ισοδύναμο έγγραφο από την εκάστοτε αναθέτουσα αρχή.. 146. Πλήρης συμφωνία με τους όρους Κυριότητας και Πνευματικής Ιδιοκτησίας όπως ΠΑΡΑΠΟΜΠΗ ΤΕΚΜΗΡΙΩΣΗΣ Σελίδα 32 από 73

ΥΠΟΣΥΣΤΗΜΑ ΕΠΙΛΟΓΗΣ ΕΚΤΑΚΤΟΥ ΕΚΠΑΙΔΕΥΤΙΚΟΥ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ αναφέρονται στην παράγραφο Β5.9 147. Κατά την εισαγωγή και διόρθωση τιμών στα πεδία να υπάρχει η δυνατότητα για: επιλογή, αντιγραφή, αποκοπή, επικόλληση, διαγραφή περιεχομένου, μετακίνηση σε επόμενο και προηγούμενο πεδίο καθώς και αναίρεση τροποποιήσεων 148. Προκαθορισμένες τιμές πεδίων και αυτόματη προσυμπλήρωση των πεδίων, εφόσον είναι δυνατή, βάσει των λοιπών στοιχείων με δυνατότητα διόρθωσης 149. Έλεγχος εγκυρότητας τιμών (τύπος δεδομένων, εκτός ορίων, ασυμφωνία) κατά την πληκτρολόγηση 150. Το ΥΔΑ θα πρέπει να υποστηρίζει την πλήρη διασύνδεση με τις υφιστάμενες ή υπό αναβάθμιση (μέσω της Πράξης 304210 της δράσης Α2 της πρόσκλησης 21.1) εφαρμογές φοιτητολογίου του ΤΕΙ Κρήτης, η οποία έγκειται στα ακόλουθα: Στην ύπαρξη ενός ενιαίου τρόπου επιβολής των πολιτικών (ρόλοι χρηστών, δικαιώματα και εξουσιοδοτήσεις, ασφάλεια κλπ.) Στην καταγραφή γεγονότων και ενεργειών (logging) και αποστολής email για ορισμένες κρίσιμες περιπτώσεις μέσω του υποσυστήματος στην ενιαία τήρηση των κοινών δεδομένων μέσω τήρησης ενιαίας βάσης δεδομένων, ώστε οι πληροφορίες για μία οντότητα να διατηρούνται σε ένα και μοναδικό σημείο μέσα στο σύστημα και να δημιουργούνται/ενημερώνονται μόνο από το κατάλληλο υποσύστημα. 151. Δυνατότητα πρόσβασης και χρήσης της βάσης δεδομένων του υφιστάμενου πληροφοριακού συστήματος διαχείρισης των Φοιτητών. 152. Πρόβλεψη διαλειτουργικότητας με τις κεντρικές υποδομές αποστολής SMS μηνυμάτων που θα δημιουργηθούν από την οριζόντια δράση Α1 του Κεντρικού Μηχανισμού Διοικητικής Υποστήριξης του Υπ. ΑΠΑΙΤ ΗΣΗ ΠΑΡΑΠΟΜΠΗ ΤΕΚΜΗΡΙΩΣΗΣ Σελίδα 33 από 73

ΥΠΟΣΥΣΤΗΜΑ ΕΠΙΛΟΓΗΣ ΕΚΤΑΚΤΟΥ ΕΚΠΑΙΔΕΥΤΙΚΟΥ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ Παιδείας (Υποδομή GUnet SMS Aggregator) 153. Ο Ανάδοχος καλείται να περιγράψει συνοπτικά τη μεθοδολογία κάλυψης των παρακάτω βασικών αρχών ασφαλείας δεδομένων που θα υλοποιήσει: Πιστοποίηση ταυτότητας (authentication): έλεγχος της αυθεντικότητας της ταυτότητας των μερών μιας ανταλλαγής δεδομένων. Εξουσιοδότηση (Authorization): η πρόσβαση του χρήστη πρέπει να είναι εξουσιοδοτημένη. Εμπιστευτικότητα (confidentiality): η διασφάλιση της μηεξουσιοδοτημένης πρόσβασης στα δεδομένα. Ακεραιότητα (integrity): διασφάλιση της μηεξουσιοδοτημένης τροποποίησης των δεδομένων. Μη αποποίηση ευθύνης (nonrepudiation): ο χρήστης δεν πρέπει να μπορεί να αρνηθεί τη συμμετοχή του στην ανταλλαγή των δεδομένων. Έλεγχος (revision / audit): κάθε τροποποίηση ή επεξεργασία των δεδομένων πρέπει να μπορεί να ελεγχθεί, δηλαδή από ποιόν έγινε και πότε. Ευθύνη (accountability): πρέπει να προκύπτει ποιος είναι υπεύθυνος για την εισαγωγή, πρόσβαση ή τροποποίηση κάθε δεδομένου. Διαφάνεια (transparency): πρέπει να γίνεται τεκμηρίωση ελεγχθούν. Διαθεσιμότητα (availability): τα δεδομένα πρέπει να είναι διαθέσιμα στους εξουσιοδοτημένους χρήστες, στον κατάλληλο χρόνο και με την κατάλληλη μορφή. 154. Οι εφαρμογές που προσφέρονται πρέπει να διαθέτουν δυνατότητες διαχείρισης και παρακολούθησης των μη εξουσιοδοτημένων προσπαθειών πρόσβασης στις εφαρμογές και ειδικότερα: Να καταγράφουν τις αποτυχημένες προσπάθειες ανά λογαριασμό πρόσβασης. Να υπάρχει η δυνατότητα να αποκλείουν ΑΠΑΙΤ ΗΣΗ ΠΑΡΑΠΟΜΠΗ ΤΕΚΜΗΡΙΩΣΗΣ Σελίδα 34 από 73

ΥΠΟΣΥΣΤΗΜΑ ΕΠΙΛΟΓΗΣ ΕΚΤΑΚΤΟΥ ΕΚΠΑΙΔΕΥΤΙΚΟΥ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ ανενεργούς χρήστες από το σύστημα μετά από προκαθορισμένο χρονικό διάστημα αδράνειας (παραμετροποιήσιμο). Να τηρούν πλήρες αρχείο (log files) των χρηστών που συνδέονται με το σύστημα (κωδικός χρήστη, ημερομηνία, ώρα, διάρκεια, τερματικό πρόσβασης, κλπ.) 155. Το σύστημα καταγράφει αυτόματα τις ενέργειες που εκτελούν οι χρήστες (logging) 156. Το σύστημα παρέχει τη δυνατότητα προσθήκης ψηφιακής υπογραφής στα παραγόμενα και στα εξερχόμενα έγγραφα. 157. Το σύστημα θα πρέπει να υποστηρίζει PKI USB Tokens. Οι υποψήφιοι ανάδοχοι πρέπει να περιγράψουν συνοπτικά έργα που χρησιμοποίησαν την τεχνολογία και να δώσουν αντίστοιχες βεβαιώσεις καλής εκτέλεσης εργασιών ή πρωτόκολλα παραλαβής ή άλλο ισοδύναμο έγγραφο από την εκάστοτε αναθέτουσα αρχή. 158. Το σύστημα θα πρέπει να μπορεί να επικοινωνήσει με άλλες εφαρμογές οι οποίες πρόκειται στο μέλλον να αναπτυχθούν από το Ακαδημαϊκό Ίδρυμα με Web Services, Λειτουργική Ενότητα Διαχείρισης Χρηστών 159. Η διαχείριση των χρηστών θα υλοποιείται μέσω του υφιστάμενου ή υπό του αναβάθμιση (μέσω της Πράξης 304210 της δράσης Α2 της πρόσκλησης 21.1) υποσυστήματος διαχείρισης χρηστών του Ακαδημαϊκού Ιδρύματος. Το υποσύστημα θα πρέπει να παρέχει δυνατότητες σύνδεσης με την Υπηρεσία Καταλόγου (LDAP) και SSO του Ακαδημαϊκού Ιδρύματος. Θα πρέπει κατ ελάχιστο να υποστηρίζονται τα κάτωθι: Ανάθεση της διαδικασίας ταυτοποίησης και αυθεντικοποίησης του ΥΔΑ στο υφιστάμενο SSO του Ακαδημαϊκού Ιδρύματος (SAML 2.0 Shibboleth). Διαχείριση χρηστών και καθορισμού δικαιωμάτων στο ΥΔΑ (authorization) Έλεγχος πρόσβασης χρηστών σε επίπεδο συστήματος, υποσυστήματος, εγγράφων, βάσεων δεδομένων και αρχείων. ΑΠΑΙΤ ΗΣΗ ΠΑΡΑΠΟΜΠΗ ΤΕΚΜΗΡΙΩΣΗΣ Σελίδα 35 από 73

ΥΠΟΣΥΣΤΗΜΑ ΕΠΙΛΟΓΗΣ ΕΚΤΑΚΤΟΥ ΕΚΠΑΙΔΕΥΤΙΚΟΥ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ ΑΠΑΙΤ ΗΣΗ ΠΑΡΑΠΟΜΠΗ ΤΕΚΜΗΡΙΩΣΗΣ 160. Το υποσύστημα θα πρέπει να προσφέρει επίσης καταγραφή γεγονότων και ενεργειών (logging) και αποστολής email για ορισμένες κρίσιμες περιπτώσεις. Λειτουργική Ενότητα Διαχείρισης Αναφορών και Στατιστικών Στοιχείων 161. Εύκολη δημιουργία απλών και σύνθετων αναφορών 162. Δυνατότητα σύνδεσης των αναφορών σε οποιοδήποτε σημείο του ΟΠΣ Σελίδα 36 από 73 163. Ευελιξία στη διανομή αναφορών 164. Τα στατιστικά να εμφανίζονται για όλα ή για επιλεγμένα Τμήματα 165. Δυνατότητα δημιουργίας νέων και τροποποίησης των παλαιών αναφορών 166. Δυνατότητα δημιουργίας και διαμόρφωσης με στοιχεία: 167. Γραμματοσειράς (τύπος, μέγεθος, μορφή, χρώμα, υπογράμμιση) 168. Εισαγωγής και ένθεσης γραφικών, εικόνων και πλαισίων 169. Στοίχισης περιεχομένου πεδίων 170. Ορισμού ομάδων και στρωμάτων αντικειμένων 171. Μορφοποίησης ημερομηνιών 172. Έτοιμα πρότυπα αναφορές για τη λειτουργία του ΟΠΣ για την εξαγωγή στατιστικών στοιχείων και των πινάκων κατάταξης ανά θεματική ενότητα, και ανά τμήμα.. Θα πρέπει να διατίθενται τουλάχιστο τα παρακάτω πρότυπα (θα οριστικοποιηθούν στην Οριστική Μελέτη Εφαρμογής) πίνακες στατιστικών στοιχείων πλήθους υποψήφιων καθηγητών με πολλαπλά κριτήρια πρόσθετες ακαδημαϊκές σπουδές υποψήφιων καθηγητών με βάση τις καταχωρήσεις τους επαγγελματική εμπειρία υποψήφιων καθηγητών με βάση τις καταχωρήσεις τους Πίνακας κατάταξης ανά θεματική ενότητα

ΥΠΟΣΥΣΤΗΜΑ ΕΠΙΛΟΓΗΣ ΕΚΤΑΚΤΟΥ ΕΚΠΑΙΔΕΥΤΙΚΟΥ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ Πίνακας κατάταξης ανά θεματική Τμήμα ΑΠΑΙΤ ΗΣΗ ΠΑΡΑΠΟΜΠΗ ΤΕΚΜΗΡΙΩΣΗΣ Λειτουργική Ενότητα για τους υποψήφιους καθηγητές 173. Δυνατότητα φόρτωσης(upload) για αρχείων της μορφής.pdf, για την υποβολή των δικαιολογητικών 174. Δυνατότητα διαχείρισης των υποβαλλόμενων εγγράφων (διαγραφή, τυποποίηση, προβολή, κτλ) 175. Πρόβλεψη για αυτόματη απόδοση αριθμού πρωτοκόλλου στα κατατιθέμενα πιστοποιητικά από το ίδιο το σύστημα ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου 176. Υποστήριξη εναλλακτικών καναλιών επικοινωνίας με τους τελικούς χρήστες: - Email -SMS Για την ενημέρωση των νεοεισερχομένων για την ολοκλήρωση της προεγγραφής τους 177. Δυνατότητα τροποποίησης του μήνυμα ενημέρωσης (απαίτηση 102) από τους διαχειριστές, μέσω κατάλληλης διεπαφής Λειτουργική Ενότητα για τις επιτροπές αξιολόγησης 178. Δυνατότητα πλήρης διαχείρισης των αιτήσεων 179. Δυνατότητα διαχείρισης των υποβαλλόμενων εγγράφων (διαγραφή, τυποποίηση, προβολή, κτλ) 180. Δυνατότητα αναζήτησης και διαχείρισης των υποβαλλόμενων προεγγραφών 181. Δυνατότητα αποστολής,μηνύματος στον υποψήφιο καθηγητή για διευκρινήσεις ή ελλείψεις 182. Δυνατότητα επιστροφή μίας αίτησης προεγγραφής αν είναι λανθασμένη, για συμπλήρωση της 183. Υποστήριξη εναλλακτικών καναλιών επικοινωνίας με τους τελικούς χρήστες: - Email -SMS Για την ενημέρωση των νεοεισερχομένων για την «επιστροφή» της προεγγραφής τους 184. Δυνατότητα τροποποίησης του μήνυμα ενημέρωσης (απαίτηση 108) από της γραμματείς για να μπορούν να σημειώνουν τις Σελίδα 37 από 73