Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο

Transcript

1 Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο «ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΕΣ ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ» Αναθέτουσα Αρχή: Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας (Ε.Λ.Κ.Ε.) του Πανεπιστημίου Μακεδονίας Προϋπολογισμός: Εκατόν Εβδομήντα Χιλιάδες Επτακόσια Τριάντα Ένα Ευρώ και Εβδομήντα Ένα Λεπτά ,71 (χωρίς ΦΠΑ) Πλέον Δικαιώματα Προαίρεσης: ( χωρίς ΦΠΑ Διάρκεια: Δέκα (10) μήνες Διαδικασία Ανάθεσης: Ανοικτός Διεθνής με κριτήριο την οικονομικά συμφερότερη προσφορά Ημερομηνία διενέργειας διαγωνισμού: HH/MM/EE Κωδικός ΟΠΣ: [ ] Σελίδα 1 από 103

2 Πίνακας Περιεχομένων ΜΕΡΟΣ C: ΠΑΡΑΡΤΗΜΑΤΑ... 4 C1. Υποδείγματα Εγγυητικών Επιστολών... 4 C1.1 Εγγυητική Επιστολή Συμμετοχής... 4 C1.2 Εγγυητική Επιστολή Καλής Εκτέλεσης Σύμβασης... 6 C1.3 Εγγυητική Επιστολή Προκαταβολής... 8 C1.4 Εγγυητική Επιστολή Καλής Λειτουργίας C1.5 Εγγυητική Επιστολή Καλής Εκτέλεσης Συντήρησης C2. Υπόδειγμα Βιογραφικού Σημειώματος C3. Πίνακες Συμμόρφωσης C3.1 Γενικές Προδιαγραφές Συστήματος C3.2 ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΟΤΗΤΕΣ C3.2.1 Διαχείριση ΕΛΚΕ...22 C Διαχείριση Μητρώων...22 C Διαχείριση Διοικητικών Στοιχείων Έργων...23 C Διαχείριση Οικονομικών Στοιχείων Έργων...25 C Λογιστική...28 C Λοιπές Εργασίες...30 C3.2.2 Διαχείριση Οικονομικών Υποθέσεων...31 C Διαχείριση Οικονομικών Υποθέσεων [ΒΑΣΙΚΕΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΟΤΗΤΕΣ]...31 C Διαχείριση Οικονομικών Υποθέσεων [ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΟΤΗΤΕΣ ΟΛΟΚΛΗΡΩΣΗΣ] 55 C3.2.3 Διαχείριση Έργων...59 C Διαχείριση Έργων [ΒΑΣΙΚΕΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΟΤΗΤΕΣ]...59 C Διαχείριση Έργων [ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΟΤΗΤΕΣ ΟΛΟΚΛΗΡΩΣΗΣ]...64 C3.2.4 Διαχείριση Προμηθειών...66 C Διαχείριση Προμηθειών [ΒΑΣΙΚΕΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΟΤΗΤΕΣ]...66 C Διαχείριση Προμηθειών [ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΟΤΗΤΕΣ ΟΛΟΚΛΗΡΩΣΗΣ]...75 C3.2.5 Διαχείριση Προσωπικού...77 C Διαχείριση Προσωπικού [ΒΑΣΙΚΕΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΟΤΗΤΕΣ]...77 C Διαχείριση Προσωπικού [ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΟΤΗΤΕΣ ΟΛΟΚΛΗΡΩΣΗΣ]...77 C3.3 Υπηρεσίες Επανακωδικοποίησης Δεδομένων C3.4 Εκπαίδευση Τεκμηρίωση Πιλοτική Λειτουργία C3.5 Παραγωγική λειτουργία Εγγύηση Συντήρηση C4. Πίνακες Οικονομικής Προσφοράς C4.1 Πληροφοριακό Σύστημα C4.1.1 Έτοιμο Λογισμικό...83 C4.1.2 Υλοποίηση λειτουργικοτήτων (βλ. C3.2)...83 C4.1.3 Υπηρεσίες επανακωδικοποίησης και προετοιμασίας (βλ. C 3.3)...83 C4.1.4 Άλλες δαπάνες...84 Σελίδα 2 από 103

3 C4.2 Εκπαίδευση τεκμηρίωση πιλοτική λειτουργία C4.2.1 Εκπαίδευση τεκμηρίωση πιλοτική λειτουργία (βλ. C3.4)...84 C4.3 Συγκεντρωτικός Πίνακας Οικονομικής Προσφοράς Έργου C4.4 Συγκεντρωτικός Πίνακας Οικονομικής Προσφοράς Συντήρησης C4.5 Παραρτήματα που αφορούν το Έργο C4.5.1 Σχέδιο Σύμβασης...86 Σελίδα 3 από 103

4 ΜΕΡΟΣ C: ΠΑΡΑΡΤΗΜΑΤΑ C1. Υποδείγματα Εγγυητικών Επιστολών C1.1 Εγγυητική Επιστολή Συμμετοχής ΕΚΔΟΤΗΣ... Ημερομηνία έκδοσης... Προς: Πανεπιστήμιο ΜΑΚΕΔΟΝΙΑΣ Εγνατίας 156, Θεσσαλονίκη, Εγγυητική επιστολή μας υπ αριθμ... για ευρώ... Με την παρούσα εγγυόμαστε, ανέκκλητα και ανεπιφύλακτα παραιτούμενοι του δικαιώματος της διαιρέσεως και διζήσεως, υπέρ {Σε περίπτωση μεμονωμένης εταιρίας: της Εταιρίας.. οδός. αριθμός ΤΚ..,} {ή σε περίπτωση Ένωσης ή Κοινοπραξίας: των Εταιριών α).... οδός... αριθμός...τκ β).. οδός... αριθμός...τκ γ).. οδός... αριθμός...τκ μελών της Ένωσης ή Κοινοπραξίας, ατομικά για κάθε μια από αυτές και ως αλληλέγγυα και εις ολόκληρο υπόχρεων μεταξύ τους εκ της ιδιότητάς τους ως μελών της Ένωσης ή Κοινοπραξίας,} και μέχρι του ποσού των ευρώ..., για τη συμμετοχή στο διενεργούμενο διαγωνισμό της (συμπληρώνετε την ημερομηνία διενέργειας του διαγωνισμού).. με αντικείμενο (συμπληρώνετε τον τίτλο του έργου).. συνολικής αξίας (συμπληρώνετε τον προϋπολογισμό με διευκρίνιση εάν περιλαμβάνει ή όχι τον ΦΠΑ)..., σύμφωνα με τη με αριθμό... Διακήρυξή σας. Σελίδα 4 από 103

5 Η παρούσα εγγύηση καλύπτει καθ όλο το χρόνο ισχύος της μόνο τις από τη συμμετοχή στον ανωτέρω διαγωνισμό απορρέουσες υποχρεώσεις {Σε περίπτωση μεμονωμένης εταιρίας: της εν λόγω Εταιρίας.} {ή σε περίπτωση Ένωσης ή Κοινοπραξίας: των Εταιριών της Ένωσης ή Κοινοπραξίας ατομικά για κάθε μια από αυτές και ως αλληλέγγυα και εις ολόκληρο υπόχρεων μεταξύ τους εκ της ιδιότητάς τους ως μελών της Ένωσης ή Κοινοπραξίας.} Το ανωτέρω ποσό της εγγύησης τηρείται στη διάθεσή σας, το οποίο και υποχρεούμαστε να σας καταβάλουμε ολικά ή μερικά χωρίς καμία από μέρους μας αντίρρηση ή ένσταση και χωρίς να ερευνηθεί το βάσιμο ή μη της απαίτησής σας, μέσα σε τρεις (3) ημέρες από την έγγραφη ειδοποίησή σας. Η παρούσα ισχύει μέχρι και την (Σημείωση προς την Τράπεζα : ο χρόνος ισχύος πρέπει να είναι μεγαλύτερος τουλάχιστον κατά ένα (1) μήνα του χρόνου ισχύος της Προσφοράς). Αποδεχόμαστε να παρατείνουμε την ισχύ της εγγύησης, ύστερα από έγγραφη δήλωσή σας, με την προϋπόθεση ότι το σχετικό αίτημα σας θα μας υποβληθεί πριν από την ημερομηνία λήξης της. Σε περίπτωση κατάπτωσης της εγγύησης, το ποσό της κατάπτωσης υπόκειται στο εκάστοτε ισχύον πάγιο τέλος χαρτοσήμου. Βεβαιούμε ότι όλες οι ισχύουσες Εγγυητικές Επιστολές της Τράπεζάς μας, οι οποίες έχουν χορηγηθεί στο Δημόσιο, στα Ν.Π.Δ.Δ. και στα Ν.Π.Ι.Δ., συμπεριλαμβανομένης και της παρούσης, δεν ξεπερνάνε το όριο το οποίο έχει καθοριστεί βάσει νόμου για την Τράπεζά μας. (Εξουσιοδοτημένη υπογραφή) Σελίδα 5 από 103

6 C1.2 Εγγυητική Επιστολή Καλής Εκτέλεσης Σύμβασης ΕΚΔΟΤΗΣ... Ημερομηνία έκδοσης... Προς: Πανεπιστήμιο ΜΑΚΕΔΟΝΙΑΣ Εγνατίας 156, Θεσσαλονίκη, Εγγυητική επιστολή μας υπ αριθμ... για ευρώ... Με την παρούσα εγγυόμαστε, ανέκκλητα και ανεπιφύλακτα παραιτούμενοι του δικαιώματος της διαιρέσεως και διζήσεως, υπέρ {Σε περίπτωση μεμονωμένης εταιρίας : της Εταιρίας Οδός. Αριθμός. Τ.Κ. } {ή σε περίπτωση Ένωσης ή Κοινοπραξίας : των Εταιριών α) οδός αριθμός. Τ.Κ... β) οδός αριθμός. Τ.Κ... γ) οδός αριθμός. Τ.Κ... μελών της Ένωσης ή Κοινοπραξίας, ατομικά για κάθε μία από αυτές και ως αλληλέγγυα και εις ολόκληρο υπόχρεων μεταξύ τους εκ της ιδιότητάς τους ως μελών της Ένωσης ή Κοινοπραξίας}, και μέχρι του ποσού των ευρώ..., για την καλή εκτέλεση της σύμβασης με αριθμό... που αφορά στο διαγωνισμό της (συμπληρώνετε την ημερομηνία διενέργειας του διαγωνισμού). με αντικείμενο (συμπληρώνετε τον τίτλο του έργου)... συνολικής αξίας (συμπληρώνετε το συνολικό συμβατικό τίμημα με διευκρίνιση εάν περιλαμβάνει ή όχι τον ΦΠΑ)..., σύμφωνα με τη με αριθμό... Διακήρυξή σας. Το ανωτέρω ποσό της εγγύησης τηρείται στη διάθεσή σας, το οποίο και υποχρεούμαστε να σας καταβάλουμε ολικά ή μερικά χωρίς καμία από μέρους μας αντίρρηση ή ένσταση και χωρίς να ερευνηθεί το βάσιμο ή μη της απαίτησής σας, μέσα σε τρεις (3) ημέρες από την έγγραφη ειδοποίησή σας. Σελίδα 6 από 103

7 Η παρούσα ισχύει μέχρις ότου αυτή μας επιστραφεί ή μέχρις ότου λάβουμε έγγραφη δήλωσή σας ότι μπορούμε να θεωρήσουμε την Τράπεζά μας απαλλαγμένη από κάθε σχετική υποχρέωση. Σε περίπτωση κατάπτωσης της εγγύησης, το ποσό της κατάπτωσης υπόκειται στο εκάστοτε ισχύον πάγιο τέλος χαρτοσήμου. Βεβαιούμε ότι όλες οι ισχύουσες Εγγυητικές Επιστολές της Τράπεζάς μας, οι οποίες έχουν χορηγηθεί στο Δημόσιο, στα Ν.Π.Δ.Δ. και στα Ν.Π.Ι.Δ., συμπεριλαμβανομένης και της παρούσης, δεν ξεπερνάνε το όριο το οποίο έχει καθοριστεί βάσει νόμου για την Τράπεζά μας. (Εξουσιοδοτημένη υπογραφή) Σελίδα 7 από 103

8 C1.3 Εγγυητική Επιστολή Προκαταβολής ΕΚΔΟΤΗΣ... Ημερομηνία έκδοσης... Προς: Πανεπιστήμιο ΜΑΚΕΔΟΝΙΑΣ Εγνατίας 156, Θεσσαλονίκη, Εγγυητική επιστολή μας υπ αριθμ... για ευρώ... Με την παρούσα εγγυόμαστε ανέκκλητα και ανεπιφύλακτα παραιτούμενοι του δικαιώματος της διαιρέσεως και διζήσεως υπέρ {Σε περίπτωση μεμονωμένης εταιρίας : της Εταιρίας. Οδός. Αριθμός. Τ.Κ. } {ή σε περίπτωση Ένωσης ή Κοινοπραξίας : των Εταιριών α) οδός αριθμός. Τ.Κ... β) οδός αριθμός. Τ.Κ... γ) οδός αριθμός. Τ.Κ... μελών της Ένωσης ή Κοινοπραξίας, ατομικά για κάθε μια από αυτές και ως αλληλέγγυα και εις ολόκληρο υπόχρεων μεταξύ τους εκ της ιδιότητάς τους ως μελών της Ένωσης ή Κοινοπραξίας.} για την λήψη προκαταβολής για τη χορήγηση του % της συμβατικής αξίας μη συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ, ευρώ σύμφωνα με τη σύμβαση με αριθμό...και τη Διακήρυξή σας με αριθμό., στο πλαίσιο του διαγωνισμού της (συμπληρώνετε την ημερομηνία διενέργειας του διαγωνισμού). για εκτέλεση του έργου (συμπληρώνετε τον τίτλο του έργου) συνολικής αξίας (συμπληρώνετε το συνολικό συμβατικό τίμημα με διευκρίνιση εάν περιλαμβάνει ή όχι τον ΦΠΑ)..., και μέχρι του ποσού των ευρώ (συμπληρώνετε το ποσό το οποίο καλύπτει η συγκεκριμένη εγγυητική επιστολή)... πλέον τόκων επί της προκαταβολής αυτής που θα καταλογισθούν σε βάρος της Εταιρίας ή, σε περίπτωση Ένωσης ή Σελίδα 8 από 103

9 Κοινοπραξίας, υπέρ των Εταιριών της Ένωσης ή Κοινοπραξίας, υπέρ της οποίας εγγυόμαστε σε εφαρμογή των σχετικών άρθρων του Κανονισμού Προμηθειών της Αναθέτουσα Αρχή, στο οποίο και μόνο περιορίζεται η εγγύησή μας. Το ανωτέρω ποσό της εγγύησης τηρείται στη διάθεσή σας, το οποίο και υποχρεούμαστε να σας καταβάλουμε ολικά ή μερικά χωρίς καμία από μέρους μας αντίρρηση ή ένσταση και χωρίς να ερευνηθεί το βάσιμο ή μη της απαίτησής σας, μέσα σε τρεις (3) ημέρες από την έγγραφη ειδοποίησή σας. Η παρούσα ισχύει μέχρις ότου αυτή μας επιστραφεί ή μέχρις ότου λάβουμε έγγραφη δήλωσή σας ότι μπορούμε να θεωρήσουμε την Τράπεζά μας απαλλαγμένη από κάθε σχετική υποχρέωση. Σε περίπτωση κατάπτωσης της εγγύησης, το ποσό της κατάπτωσης υπόκειται στο εκάστοτε ισχύον πάγιο τέλος χαρτοσήμου. (Εξουσιοδοτημένη υπογραφή) Σελίδα 9 από 103

10 C1.4 Εγγυητική Επιστολή Καλής Λειτουργίας ΕΚΔΟΤΗΣ... Ημερομηνία έκδοσης... Προς: Πανεπιστήμιο ΜΑΚΕΔΟΝΙΑΣ Εγνατίας 156, Θεσσαλονίκη, Εγγυητική επιστολή μας υπ αρ... για ευρώ... Με την παρούσα εγγυόμαστε, ανέκκλητα και ανεπιφύλακτα παραιτούμενοι του δικαιώματος της διαιρέσεως και διζήσεως, υπέρ {Σε περίπτωση μεμονωμένης εταιρίας : της Εταιρίας Οδός. Αριθμός. Τ.Κ. } {ή σε περίπτωση Ένωσης ή Κοινοπραξίας : των Εταιριών α) οδός αριθμός. Τ.Κ... β) οδός αριθμός. Τ.Κ... γ) οδός αριθμός. Τ.Κ... μελών της Ένωσης ή Κοινοπραξίας, ατομικά για κάθε μία από αυτές και ως αλληλέγγυα και εις ολόκληρο υπόχρεων μεταξύ τους εκ της ιδιότητάς τους ως μελών της Ένωσης ή Κοινοπραξίας}, και μέχρι του ποσού των ευρώ..., για την καλή λειτουργία του αντικειμένου της σύμβασης με αριθμό που αφορά. συνολικής αξίας. σύμφωνα με τη με αριθμό. Διακήρυξη της Αναθέτουσα Αρχή Το ανωτέρω ποσό της εγγύησης τηρείται στη διάθεσή σας, το οποίο και υποχρεούμαστε να σας καταβάλουμε ολικά ή μερικά χωρίς καμία από μέρους μας αντίρρηση ή ένσταση και χωρίς να ερευνηθεί το βάσιμο ή μη της απαίτησής σας, μέσα σε τρεις (3) ημέρες από την έγγραφη ειδοποίησή σας. Σελίδα 10 από 103

11 Η παρούσα ισχύει μέχρις ότου αυτή μας επιστραφεί ή μέχρις ότου λάβουμε έγγραφη δήλωσή σας ότι μπορούμε να θεωρήσουμε την Τράπεζά μας απαλλαγμένη από κάθε σχετική υποχρέωση. Σε περίπτωση κατάπτωσης της εγγύησης, το ποσό της κατάπτωσης υπόκειται στο εκάστοτε ισχύον πάγιο τέλος χαρτοσήμου. Βεβαιούμε ότι όλες οι ισχύουσες Εγγυητικές Επιστολές της Τράπεζάς μας, οι οποίες έχουν χορηγηθεί στο Δημόσιο, στα Ν.Π.Δ.Δ. και στα Ν.Π.Ι.Δ., συμπεριλαμβανομένης και της παρούσης, δεν ξεπερνάνε το όριο το οποίο έχει καθοριστεί βάσει νόμου για την Τράπεζά μας. (Εξουσιοδοτημένη υπογραφή) Σελίδα 11 από 103

12 C1.5 Εγγυητική Επιστολή Καλής Εκτέλεσης Συντήρησης ΕΚΔΟΤΗΣ... Ημερομηνία έκδοσης... Προς: Πανεπιστήμιο ΜΑΚΕΔΟΝΙΑΣ Εγνατίας 156, Θεσσαλονίκη, Εγγυητική επιστολή μας υπ αρ... για ευρώ... Με την παρούσα εγγυόμαστε ανέκκλητα και ανεπιφύλακτα παραιτούμενοι του δικαιώματος της διαιρέσεως και διζήσεως υπέρ {Σε περίπτωση μεμονωμένης εταιρίας : της Εταιρίας Οδός. Αριθμός. Τ.Κ. } {ή σε περίπτωση Ένωσης ή Κοινοπραξίας : των Εταιριών α) οδός αριθμός. Τ.Κ... β) οδός αριθμός. Τ.Κ... γ) οδός αριθμός. Τ.Κ... μελών της Ένωσης ή Κοινοπραξίας, ατομικά για κάθε μία από αυτές και ως αλληλέγγυα και εις ολόκληρο υπόχρεων μεταξύ τους εκ της ιδιότητάς τους ως μελών της Ένωσης ή Κοινοπραξίας}, και μέχρι του ποσού των ευρώ..., για την καλή εκτέλεση των υπηρεσιών συντήρησης του αντικειμένου της σύμβασης με αριθμό... που αφορά... συνολικής αξίας..., σύμφωνα με τη με αριθμό Διακήρυξή της ΑναθέτουσαΑρχή. Το ανωτέρω ποσό της εγγύησης τηρείται στη διάθεσή σας, το οποίο και υποχρεούμαστε να σας καταβάλουμε ολικά ή μερικά χωρίς καμία από μέρους μας αντίρρηση ή ένσταση και χωρίς να ερευνηθεί το βάσιμο ή μη της απαίτησής σας, μέσα σε τρεις (3) ημέρες από την έγγραφη ειδοποίησή σας. Σελίδα 12 από 103

13 Η παρούσα ισχύει μέχρις ότου αυτή μας επιστραφεί ή μέχρις ότου λάβουμε έγγραφη δήλωσή σας ότι μπορούμε να θεωρήσουμε την Τράπεζά μας απαλλαγμένη από κάθε σχετική υποχρέωση. Σε περίπτωση κατάπτωσης της εγγύησης, το ποσό της κατάπτωσης υπόκειται στο εκάστοτε ισχύον πάγιο τέλος χαρτοσήμου. Βεβαιούμε ότι όλες οι ισχύουσες Εγγυητικές Επιστολές της Τράπεζάς μας, οι οποίες έχουν χορηγηθεί στο Δημόσιο, στα Ν.Π.Δ.Δ. και στα Ν.Π.Ι.Δ., συμπεριλαμβανομένης και της παρούσης, δεν ξεπερνάνε το όριο το οποίο έχει καθοριστεί βάσει νόμου για την Τράπεζά μας. (Εξουσιοδοτημένη υπογραφή) Σελίδα 13 από 103

14 C2. Υπόδειγμα Βιογραφικού Σημειώματος ΒΙΟΓΡΑΦΙΚΟ ΣΗΜΕΙΩΜΑ ΠΡΟΣΩΠΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ Επώνυμο: Πατρώνυμο: Ημερομηνία Γέννησης: Τηλέφωνο: Fax: Διεύθυνση Κατοικίας: / / Όνομα: Μητρώνυμο: Τόπος Γέννησης: E mail: ΕΚΠΑΙΔΕΥΣΗ Όνομα Ιδρύματος Τίτλος Πτυχίου Ειδικότητα Ημερομηνία Απόκτησης Πτυχίου ΚΑΤΗΓΟΡΙΑ ΣΤΕΛΕΧΟΥΣ (στο προτεινόμενο, από τον υποψήφιο Ανάδοχο, σχήμα διοίκησης Έργου) ΕΠΑΓΓΕΛΜΑΤΙΚΗ ΕΜΠΕΙΡΙΑ Έργο (ή Θέση) Εργοδότης Ρόλος 1 και Καθήκοντα στο Έργο (ή Θέση) Απασχόληση στο Έργο Περίοδος ΑΜ 2 (από έως) / / / / 1 Ως Ρόλος ενδεικτικά αναφέρονται: manager, senior consultant, consultant, business expert κλπ. 2 Αφορά τους πραγματικούς ανθρωπομήνες απασχόλησης στο έργο υπολογιζόμενοι σε ισοδύναμα ανθρωποετών, Δεν ταυτίζεται με τη συνολική χρονική διάρκεια της χρονικής περιόδου απασχόλησης στο έργο. Σελίδα 14 από 103

15 / / / / / / / / Σελίδα 15 από 103

16 C3. Πίνακες Συμμόρφωσης Ο υποψήφιος Ανάδοχος συμπληρώνει τους παρακάτω πίνακες συμμόρφωσης με την απόλυτη ευθύνη της ακρίβειας των δεδομένων. C3.1 Γενικές Προδιαγραφές Συστήματος ΓΕΝΙΚΕΣ ΑΠΑΙΤΗΣΕΙΣ ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΠΡΟΣΦΟΡΑΣ Α/Α ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΗ ΑΠΑΙΤΗΣΗ ΑΠΑΝΤΗΣΗ 1. ΓΕΝΙΚΕΣ ΤΕΧΝΙΚΕΣ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ 1. Λόγω της υφιστάμενης υποδομής και της δεδομένης τεχνογνωσίας του προσωπικού του Ιδρύματος, το σύνολο του λογισμικού εφαρμογών θα εγκατασταθεί σε εξοπλισμό που θα υποδειχθεί από το Φορέα. Το σύνολο του λογισμικού εφαρμογών θα πρέπει να είναι ανεξάρτητο από μοντέλα και κατασκευαστές εξοπλισμού εξυπηρετητών (servers) Εγκατεστημένη Βάση 2. Πλήθος ολοκληρωμένων εγκαταστάσεων σε Εκπαιδευτικά Ιδρύματα της Τριτοβάθμιας Εκπαίδευσης (ΑΕΙ και ΤΕΙ). ως ολοκληρωμένη εγκατάσταση νοείται η εγκατάσταση στην οποία εγκαταστάθηκαν και λειτουργούν ως ΟΠΣ, τουλάχιστον όλα τα ζητούμενα υποσυστήματα και εφαρμογές του παρόντος διαγωνισμού. Δομή 3. Δυνατότητα Διασύνδεσης με άλλες εφαρμογές 4. Αναλυτική Περιγραφή Αρχιτεκτονικής Τεχνολογίας 5. Αναλυτική Περιγραφή Τεχνολογιών και Διαδικασιών Ασφάλειας 6. Αναλυτική καταγραφή συμβάντων που περιλαμβάνει στοιχεία ενέργειας, χρονική σήμανση και στοιχεία χρήστη Άδειες χρήσης 7. Αριθμός συνολικών αδειών Οικονομικής Διαχείρισης 8. Αριθμός συνολικών αδειών Διαχείρισης Προμηθειών >=2 Απεριόριστα Απεριόριστα Σελίδα 16 από 103

17 ΓΕΝΙΚΕΣ ΑΠΑΙΤΗΣΕΙΣ ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΠΡΟΣΦΟΡΑΣ Α/Α ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΗ ΑΠΑΙΤΗΣΗ ΑΠΑΝΤΗΣΗ 9. Αριθμός συνολικών αδειών Διαχείρισης Έργων Απεριόριστα 10. Αριθμός συνολικών αδειών Διαχείρισης Ερευνητικών Προγραμμάτων 11. Αριθμός συνολικών αδειών Διαχείρισης Προσωπικού 12. Υποσύστημα Διασυνδεσιμότητας για την επικοινωνία των προσφερόμενων εφαρμογών με τρίτες που θα αναπτύξει το ίδιο το Ίδρυμα μέσω Web Services, XML, SMTP, κλπ. Τυπικά χαρακτηριστικά 13. Πλήρες Εξελληνισμένο περιβάλλον κατά τον χρόνο υποβολής προσφοράς 14. Υποστήριξη ασφάλειας συναλλαγών μέσω Internet (να περιγραφεί αναλυτικά) 15. Για τις υπηρεσίες που θα παρέχονται πάνω από το διαδίκτυο, η πρόσβαση των χρηστών θα γίνεται μέσω απλών προσωπικών υπολογιστών, εφοδιασμένων με web browsers (κατ ελάχιστο Microsoft Internet Exlporer, Netscape Navigator, Μozilla Firefox, Safari, Opera) και λειτουργικό Windows, Solaris, MacOS, Unix, Linux. 16. Συμβατότητα με διεθνή πρότυπα υλοποίησης για διαδικτυακά συστήματα, για προσβασιμότητα του διαδικτύου και διεθνή μορφότυπα κωδικοποίησης, & πλήρης υποστήριξη UNICODE 17. Επεκτασιμότητα & προσαρμοστικότητα των συνθετικών του συστήματος 18. Προστασία των διαδικασιών και δεδομένων από μη αρμόδιους χρήστες 19. Ενιαία Σχεδίαση σε όλα τα επίπεδα της εφαρμογής συμπεριλαμβανομένων των υποσυστημάτων, έτσι ώστε κάθε πληροφορία να είναι καταχωρημένη μία και μόνο φορά. Υλοποίηση σε γραφικό περιβάλλον, με έμφαση στα εξής: σχεδιαστική ομοιομορφία & συνέπεια των διεπαφών φιλικότητα προς τον χρήστη και εργονομία Σελίδα 17 από 103 Απεριόριστα Απεριόριστα Απεριόριστα NAI

18 ΓΕΝΙΚΕΣ ΑΠΑΙΤΗΣΕΙΣ ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΠΡΟΣΦΟΡΑΣ Α/Α ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΗ ΑΠΑΙΤΗΣΗ ΑΠΑΝΤΗΣΗ 20. Το γραφικό περιβάλλον εργασίας χρήστη NAI πρέπει να είναι εύχρηστο και ελεγχόμενο μέσω μιας σειράς δομημένων μεθόδων προσπέλασης (π.χ. δομημένα μενού επιλογών), επιτρέποντας την άμεση πρόσβαση σε οποιαδήποτε λειτουργία για την οποία ο χρήστης είναι εξουσιοδοτημένος. Ακόμη, πρέπει να είναι ευέλικτο, ικανό να υποστηρίζει τις ιδιαιτερότητες κάθε περιβάλλοντος εργασίας και χώρου. Να περιγραφεί πλήρως η εργονομία του συστήματος 21. Κατά την εισαγωγή και διόρθωση τιμών στα πεδία να υπάρχει η δυνατότητα για: επιλογή, αντιγραφή, αποκοπή, επικόλληση, διαγραφή περιεχομένου, μετακίνηση σε επόμενο και προηγούμενο πεδίο καθώς και αναίρεση τροποποιήσεων 22. Σε όλα τα πεδία με περιεχόμενο τιμές από συγκεκριμένο σύνολο να υπάρχει δυνατότητα επιλογής της τιμής από λίστα 23. Σε όλα τα πεδία με περιεχόμενο τιμές που αναφέρονται σε άλλο πίνακα να είναι δυνατή η επιλογή από κατάλογο στον οποίο γίνεται η αναζήτηση με κριτήρια 24. Προκαθορισμένες τιμές πεδίων και αυτόματη προ συμπλήρωση των πεδίων, εφόσον είναι δυνατή, βάσει των λοιπών στοιχείων με δυνατότητα διόρθωσης 25. Έλεγχος ορθότητας τιμών (τύπος δεδομένων, εκτός ορίων, ασυμφωνία) κατά την πληκτρολόγηση 26. Πληροφοριακό υλικό επεξήγησης λειτουργιών και περιεχομένου πεδίων στα ελληνικά διαθέσιμο κατά την χρήση 27. Ευχρηστία και Γραφικό περιβάλλον. Μετάβαση από ένα σημείο της εφαρμογής σε οποιαδήποτε άλλο με τις ελάχιστες κινήσεις 28. Παροχή βοήθειας με τρόπο κατανοητό και φιλικό προς τον χρήστη Απαιτήσεις Ασφάλειας 29. Ο Ανάδοχος καλείται να περιγράψει συνοπτικά τη μεθοδολογία κάλυψης των παρακάτω βασικών αρχών ασφαλείας δεδομένων που θα υλοποιήσει: Πιστοποίηση ταυτότητας (authentication): έλεγχος της αυθεντικότητας της ταυτότητας Σελίδα 18 από 103

19 ΓΕΝΙΚΕΣ ΑΠΑΙΤΗΣΕΙΣ ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΠΡΟΣΦΟΡΑΣ Α/Α ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΗ ΑΠΑΙΤΗΣΗ ΑΠΑΝΤΗΣΗ των μερών μιας ανταλλαγής δεδομένων. Εξουσιοδότηση (Authorization): η πρόσβαση του χρήστη πρέπει να είναι εξουσιοδοτημένη. Εμπιστευτικότητα (confidentiality): η διασφάλιση της μη εξουσιοδοτημένης πρόσβασης στα δεδομένα. Ακεραιότητα (integrity): διασφάλιση της μηεξουσιοδοτημένης τροποποίησης των δεδομένων. Διαθεσιμότητα (availability): τα δεδομένα πρέπει να είναι διαθέσιμα στους εξουσιοδοτημένους χρήστες, στον κατάλληλο χρόνο και με την κατάλληλη μορφή. 30. Ορισμός ασφάλειας επιπέδου εφαρμογής, δηλαδή ορισμός δικαιωμάτων ανά χρήστη και ανά αντικείμενο της εφαρμογής (φόρμες, reports, κλπ). Να περιγραφεί 31. Πλήρης συλλειτουργία του συστήματος ασφάλειας εφαρμογής με την ασφάλεια πρόσβασης στο database server & στο λειτουργικό σύστημα (π.χ. με τη δημιουργία χρήστη εφαρμογής να δημιουργείται χρήστης και στο server) Διαλειτουργικότητα 32. Κάλυψη των προδιαγραφών Διαλειτουργικότητας µε άλλα συστήματα του Δημοσίου Τομέα, όπως περιγράφονται στη διακήρυξη και ειδικότερα συμφωνία με: προδιαγραφές του Ελληνικού Π Η τις απαιτήσεις διαλειτουργικότητας και μελλοντικής επικοινωνίας με την πύλη ΕΡΜΗΣ Β) ΑΠΑΙΤΗΣΕΙΣ ΔΙΑΣΥΝΔΕΣΙΜΟΤΗΤΑΣ ΜΕΣΩ WEB SERVICES ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΠΡΟΣΦΟΡΑΣ Α/Α ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΗ ΑΠΑΙΤΗΣΗ ΑΠΑΝΤΗΣΗ Γενικές προδιαγραφές Σελίδα 19 από 103

20 Β) ΑΠΑΙΤΗΣΕΙΣ ΔΙΑΣΥΝΔΕΣΙΜΟΤΗΤΑΣ ΜΕΣΩ WEB SERVICES ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΠΡΟΣΦΟΡΑΣ Α/Α ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΗ ΑΠΑΙΤΗΣΗ ΑΠΑΝΤΗΣΗ 1. Η πλατφόρμα διασυνδεσιμότητας να χρησιμοποιεί σύγχρονες τεχνολογίες βασισμένες σε web services και να δίνει τη δυνατότητα ανάπτυξης εφαρμογών σε όλα τα γνωστά περιβάλλοντα ανάπτυξης συστημάτων. 2. Υποστήριξη διαχείρισης οποιουδήποτε δεδομένου για διάβασμα, εισαγωγή, διαγραφή και μεταβολή, μέσω ενσωματωμένης λειτουργικότητας του Εξυπηρετητή Εφαρμογών (Application Server) της εφαρμογής 3. Το σύστημα θα πρέπει να μπορεί να επικοινωνήσει με άλλες εφαρμογές οι οποίες πρόκειται στο μέλλον να αναπτυχθούν από το Ίδρυμα με Web Services. Διασυνδεσιμότητα 4. Τα interfaces για συστήματα Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου (e Mail) πρέπει να ακολουθούν το πρότυπο SMTP/MIME για μεταφορά μηνυμάτων (message transport) και το POP3 ή IMAP για την ανεύρεση/ανάκληση θυρίδων (mailbox retrieval). Το S/MIME V3 πρέπει να χρησιμοποιείται για την ασφάλεια των μηνυμάτων εκτός και εάν υπάρχουν άλλες ειδικές κυβερνητικές απαιτήσεις ασφαλείας. 5. Υπηρεσίες βασισμένες στο Web θα πρέπει να υλοποιούνται με το πρωτόκολλο SOAP, το πρότυπο καταλόγου UDDI και το πρότυπο περιγραφής υπηρεσιών WSDL. 6. XML και XML schemas για ολοκλήρωση δεδομένων 7. XSL για μετασχηματισμό δεδομένων (Data Transformation) 8. Όλες οι υλοποιήσεις XML θα πρέπει να αναπτύσσονται έτσι ώστε να ικανοποιούν τις οδηγίες και τα πρότυπα του World Wide Web Consortium (W3C Τα συστήματα πληροφορικής του Δημοσίου θα πρέπει να βασίζονται στις σχετικές προδιαγραφές του W3C. Να αποφευχθεί η χρήση επεκτάσεων που δεν έχουν κατατεθεί στο W3C ειδικά σε σημεία που αφορούν στη Σελίδα 20 από 103

21 Β) ΑΠΑΙΤΗΣΕΙΣ ΔΙΑΣΥΝΔΕΣΙΜΟΤΗΤΑΣ ΜΕΣΩ WEB SERVICES ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΠΡΟΣΦΟΡΑΣ Α/Α ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΗ ΑΠΑΙΤΗΣΗ ΑΠΑΝΤΗΣΗ διαλειτουργικότητα. Σελίδα 21 από 103

22 C3.2 ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΟΤΗΤΕΣ C3.2.1 Διαχείριση ΕΛΚΕ Α/Α ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΗ ΑΠΑΙΤΗΣΗ 1. Διαχείριση Μητρώων, σύμφωνα με τις αναλυτικές απαιτήσεις των επόμενων παραγράφων (C ). 2. Διαχείριση Διοικητικών Στοιχείων Έργων, σύμφωνα με τις αναλυτικές απαιτήσεις των επόμενων παραγράφων (C ). 3. Διαχείριση Οικονομικών Στοιχείων Έργων, σύμφωνα με τις αναλυτικές απαιτήσεις των επόμενων παραγράφων (C ). 4. Λογιστική, σύμφωνα με τις αναλυτικές απαιτήσεις των επόμενων παραγράφων (C ). 5. Λοιπές Εργασίες, σύμφωνα με τις αναλυτικές απαιτήσεις των επόμενων παραγράφων (C ). ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΠΡΟΣΦΟΡΑΣ ΑΠΑΝΤΗΣΗ C Διαχείριση Μητρώων ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΠΡΟΣΦΟΡΑΣ Α/Α ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΗ ΑΠΑΙΤΗΣΗ ΑΠΑΝΤΗΣΗ Στοιχεία ταυτότητας 1. Ταυτότητα προσφερόμενου λογισμικού: Επωνυμία και Εμπορική ονομασία, Κατασκευαστής του προσφερόμενου λογισμικού. Διαχείριση Αποδεκτών 2. Δυνατότητα καταχώρησης όλων των στοιχείων ταυτότητας και επικοινωνίας των απασχολούμενων σε έργα. 3. Δυνατότητα καταχώρησης όλων των στοιχείων ταυτότητας και επικοινωνίας των πελατών και προμηθευτών. 4. Δυνατότητα καταχώρησης των στοιχείων των μονάδων του Ιδρύματος. Σελίδα 22 από 103

23 C Διαχείριση Διοικητικών Στοιχείων Έργων ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΠΡΟΣΦΟΡΑΣ Α/Α ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΗ ΑΠΑΙΤΗΣΗ ΑΠΑΝΤΗΣ Η 1. Διοικητική καρτέλα έργου Δυνατότητα καταχώρησης όλων των στοιχείων ταυτότητας του έργου (Τίτλος, Επιστημονικά Υπεύθυνος, Διάρκεια, Χρηματοδότες, Πλαίσιο Χρηματοδότησης, Ερευνητική Περιοχή) καθώς και των υποχρεώσεων του έργου (παραδοτέα). 2. Προϋπολογισμοί έργων Το σύστημα θα πρέπει να παρέχει τις εξής δυνατότητες, σε πιστοποιημένους χρήστες: o Δυνατότητα καταχώρησης ομάδων κατηγοριών προϋπολογισμού ανάλογα με τις απαιτήσεις του φορέα χρηματοδότησης o Δυνατότητα καταχώρησης αρχικού ποσού ανά κατηγορία προϋπολογισμού (αρχικός προϋπολογισμός) o Δυνατότητα μεταβολής προϋπολογισμού (αναμόρφωση συμπληρωματικός) 3. Φυσικό αντικείμενο έργου Να παρέχεται η δυνατότητα καταχώρησης: o Πακέτων εργασίας και διακριτών τμημάτων του ερευνητικού έργου με όλα τα στοιχεία τους (Ονομασία, Περιγραφή, Προϋπολογισμός, Διάρκεια, Μονάδα Μέτρησης, Τιμή Στόχου) o Δεικτών έργου και υποέργου με αντίστοιχα στοιχεία o Ερευνητικών ομάδων έργων με τα στοιχεία των προσώπων που τις απαρτίζουν και αντιστοίχησή τους στα διακριτά τμήματα και πακέτα εργασίας του έργου Να δίνεται η δυνατότητα σύνδεσης των παραδοτέων του έργου με τα αντίστοιχα διακριτά τμήματα και πακέτα εργασίας. Σελίδα 23 από 103

24 4. Συμβάσεις απασχολουμένων σε έργα Να παρέχεται η δυνατότητα καταχώρησης: o Έργο που ανήκει η σύμβαση o Συμβαλλόμενος o Τύπος σύμβασης o Διάρκεια o Ποσό o Τρόπος καταβολής o Πρωτόκολλο πρόσληψης Να δίνεται η δυνατότητα εκτύπωσης της σύμβασης με κείμενο ανάλογο του τύπου της. Να υπάρχει η δυνατότητα να φτιαχτεί ειδικό κείμενο σύμβασης για κάθε τύπο χρησιμοποιώντας ελεύθερο κείμενο και τα στοιχεία που έχουν καταχωρηθεί. Το κείμενο αυτό να μπορεί να είναι διαφορετικό ανάλογα με το πλαίσιο χρηματοδότησης. Να δίνεται η δυνατότητα σύνδεσης της σύμβασης με το αντίστοιχο παραδοτέο. 5. Διαχείριση αιτήσεων Δυνατότητα καταχώρησης των αιτήσεων των ενδιαφερομένων για διάφορες βεβαιώσεις (προϋπηρεσίας, αποδοχής διαχείρισης έργου, κλπ.) Δυνατότητα αυτόματης δημιουργίας και πρωτοκόλλησης βεβαιώσεων προϋπηρεσίας με στοιχεία από τις συμβάσεις. Σελίδα 24 από 103

25 C Διαχείριση Οικονομικών Στοιχείων Έργων Α/Α ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΗ ΑΠΑΙΤΗΣΗ Κάρτα έργου 1. Τήρηση κάρτας έργου όπου θα εμφανίζονται τουλάχιστον : Τα σύνολα των καταθέσεων, αναλήψεων και δεσμεύσεων του έργου Το ταμειακό και διαθέσιμο υπόλοιπο Ο προϋπολογισμός, οι αναλήψεις, οι δεσμεύσεις και τα υπόλοιπα προϋπολογισμού ανά κατηγορία δαπάνης. ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΠΡΟΣΦΟΡΑΣ ΑΠΑΝΤΗΣΗ Οικονομικές κινήσεις 2. Δυνατότητα εμφάνισης των οικονομικών κινήσεων που έχουν παραχθεί από άλλες λειτουργίες του συστήματος καθώς και δημιουργία νέων. 3. Κατάλληλη κατηγοριοποίηση των κινήσεων ώστε να απεικονίζουν όλες τις περιπτώσεις που προκύπτουν σε έναν οργανισμό αυτού του είδους. 4. Αυτόματη δημιουργία αντίστοιχων λογιστικών άρθρων κατά την καταχώρηση οικονομικής κίνησης, ανάλογα με τον τύπο της. 5. Δυνατότητα σύνθετης αναζήτησης οικονομικών κινήσεων με κριτήρια στοιχεία που έχουν εισαχθεί από αυτή ή και άλλες λειτουργίες του συστήματος, και δημιουργία εξατομικευμένων reports. 6. Δυνατότητα παρακολούθησης της κατάστασης των επιταγών (παραδοθείσες ή όχι) και καταγραφής του παραλαβόντος. Αμοιβές 7. Δυνατότητα επιλογής σύμβασης, εισαγωγής του διαστήματος αποδοχών και του ποσού και αυτόματης δημιουργίας των στοιχείων της μισθοδοσίας (κρατήσεις, φόροι, καθαρό ποσό), ανάλογα με τα ισχύοντα από τη νομοθεσία για τον τύπο της σύμβασης. 8. Αυτόματη δημιουργία των λογιστικών άρθρων που αντιστοιχούν στον τύπο της αμοιβής κατά την καταχώρησή της. 9. Δυνατότητα έκδοσης καταστάσεων αμειβομένων ανά κατηγορία σύμβασης και ενταλμάτων πληρωμής για την απόδοση Σελίδα 25 από 103

26 Α/Α ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΗ ΑΠΑΙΤΗΣΗ φόρων και ασφαλιστικών εισφορών κάθε περιόδου. 10. Έκδοση ετήσιων βεβαιώσεων αποδοχών αμειβομένων. 11. Δυνατότητα εκτύπωσης και παραγωγής ηλεκτρονικού αρχείου Αναλυτικής Περιοδικής Δήλωσης (για το ΙΚΑ) και Εισφορών Εργασίας (για το ΤΣΜΕΔΕ) ανά αντίστοιχη περίοδο. 12. Δυνατότητα υπολογισμού, εκτύπωσης και παραγωγής αρχείου Οριστικής Δήλωσης Φόρου Μισθωτών Υπηρεσιών. Προμήθειες 13. Κατηγοριοποίηση προμηθειών ανάλογα με το ποσό. 14. Δυνατότητα καταχώρησης όλων των σχετικών με την προμήθεια στοιχείων (αν αφορά σε αγαθά ή υπηρεσίες, σύντομη περιγραφή, σύμβουλος, ημερομηνία ολοκλήρωσης). 15. Δυνατότητα καταχώρησης όταν απαιτείται διαγωνισμός: Στοιχεία διαγωνισμού (στοιχεία υπεύθυνου, διακανονισμός και διάστημα αποπληρωμής, τόπος και διάστημα παράδοσης, κλπ.) Στοιχεία τακτικών και αναπληρωματικών μελών επιτροπών διαγωνισμού, ενστάσεων και παραλαβής Εγγράφων σχετικών με το διαγωνισμό, εγγυητικών αποστολών, δημοσιεύσεων 16. Δυνατότητα καταχώρησης στοιχείων συμβάσεων προμηθειών: Τύπος σύμβασης Ποσό Προμηθευτής Ημερομηνία Υπογραφής Ημερομηνία Λήξης Κατηγορία Δαπάνης 17. Δυνατότητα καταχώρησης στοιχείων εγγυητικών επιστολών: Είδος Εκδότης Προμηθευτής Ποσό Ημερομηνίες έκδοσης, λήξης ισχύος, επιστροφής και κατάπτωσης Σελίδα 26 από 103 ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΠΡΟΣΦΟΡΑΣ ΑΠΑΝΤΗΣΗ

27 Α/Α ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΗ ΑΠΑΙΤΗΣΗ Δαπάνες 18. Δυνατότητα καταχώρησης εντολών δαπανών με στοιχεία: Έργο Τύπος Κατηγορία δαπάνης Ποσό τρόπος πληρωμής 19. Αυτόματη πρωτοκόλληση εγγράφου με την καταχώρηση της εντολής δαπάνης 20. Δυνατότητα καταχώρησης αποδόσεων δαπανών με στοιχεία: Έργο Τύπος Στοιχεία παραστατικών της δαπάνης Στοιχεία δικαιούχου πληρωμής Επιπλέον στοιχεία για την περίπτωση που η δαπάνη αφορά μετακίνηση (Ημερομηνία αναχώρησης/επιστροφής, διαδρομή, χιλιομετρική απόσταση, κλπ.) Αυτόματη παραγωγή των αντίστοιχων λογιστικών άρθρων. Πληρωμές Μεταφορές 21. Δυνατότητα έκδοσης επιταγών (εκτύπωσης στοιχείων σε προεκτυπωμένο χαρτί τράπεζας). 22. Δυνατότητα δημιουργίας κατάλληλου γραμμογραφημένου για κάθε τράπεζα αρχείου που να μπορεί να εισαχθεί στο μηχανογραφικό της σύστημα για να πιστωθούν αυτόματα οι τραπεζικοί λογαριασμοί των δικαιούχων. 23. Δυνατότητα καταχώρησης στοιχείων εμβάσματος σε τράπεζα του εσωτερικού ή εξωτερικού και έκδοσης εμβάσματος και αντίστοιχου συνοδευτικού εγγράφου. 24. Δυνατότητα έκδοσης εντολών μεταφορών από ένα λογαριασμό της τράπεζας με την οποία συνεργάζεται το Ίδρυμα σε έναν άλλο. Καταθέσεις 25. Δυνατότητα καταχώρησης στοιχείων παραστατικών καταθέσεων. 26. Δυνατότητα έκδοσης παραστατικού (εκτύπωση σε προεκτυπωμένο χαρτί με τα στοιχεία του Ιδρύματος) με σύνδεση με φορολογικό μηχανισμό θεώρησης («Ζ»), και εκτύπωσης συνοδευτικού εγγράφου. ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΠΡΟΣΦΟΡΑΣ ΑΠΑΝΤΗΣΗ Σελίδα 27 από 103

28 Α/Α ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΗ ΑΠΑΙΤΗΣΗ 27. Αυτόματη δημιουργία λογιστικών άρθρων κατά την καταχώρηση παραστατικών. 28. Δυνατότητα εισαγωγής στο σύστημα του ηλεκτρονικού αρχείου («extrait») της τράπεζας που περιέχει τις κινήσεις στους τραπεζικούς λογαριασμούς του ιδρύματος. 29. Δυνατότητα χαρακτηρισμού των τραπεζικών κινήσεων, σύνδεσής τους με τις αντίστοιχες οικονομικές και αυτόματη παραγωγή των αντίστοιχων λογιστικών άρθρων. ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΠΡΟΣΦΟΡΑΣ ΑΠΑΝΤΗΣΗ C Λογιστική Α/Α ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΗ ΑΠΑΙΤΗΣΗ 1. Άρθρα Δυνατότητα αναζήτησης λογιστικών άρθρων με σύνθετα κριτήρια. Δυνατότητα αλλαγής λογιστικών άρθρων που έχουν παραχθεί αυτόματα. Δυνατότητα καταχώρησης μεμονωμένων λογιστικών άρθρων από το χρήστη. Δυνατότητα εμφάνισης της εγγραφής από την οποία προήλθε το επιλεγμένο αυτόματο άρθρο. 2. Λογιστικές καταστάσεις Δυνατότητα έκδοσης όλων των ειδών των λογιστικών καταστάσεων. Ειδικότερα: Ισοζύγιο Ημερολόγια Καρτέλα Λογαριασμού Γενικό Καθολικό Απογραφή ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΠΡΟΣΦΟΡΑΣ ΑΠΑΝΤΗΣΗ Επίσης, δυνατότητα εκτύπωσης θεωρημένων λογιστικών καταστάσεων 3. Κλείσιμο περιόδων Δυνατότητα οριστικοποίησης λογιστικών άρθρων τα οποία έχουν συμπεριληφθεί σε θεωρημένα βιβλία. Σελίδα 28 από 103

29 Α/Α ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΗ ΑΠΑΙΤΗΣΗ ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΠΡΟΣΦΟΡΑΣ ΑΠΑΝΤΗΣΗ Δυνατότητα κλειδώματος περιόδου για την οποία έχουν εκτυπωθεί θεωρημένες λογιστικές καταστάσεις. Δυνατότητα μαζικής δημιουργίας λογιστικών άρθρων κλεισίματος χρήσης. Δυνατότητα εκτύπωσης συγκεντρωτικών καταστάσεων πελατών προμηθευτών κάθε χρήσης και παραγωγής αντίστοιχων ηλεκτρονικών αρχείων. 4. Διαχείριση παγίων Αυτόματη δημιουργία μητρώου παγίων από τις καταχωρήσεις των παραστατικών δαπανών. Δυνατότητα διαχείρισης λογαριασμών παγίων και ορισμό του ποσοστού απόσβεσης καθενός. Εμφάνιση πίνακα μεταβολών παγίων για κάθε χρήση. Αυτόματη δημιουργία λογιστικών άρθρων απόσβεσης παγίων. Σελίδα 29 από 103

30 C Λοιπές Εργασίες Α/Α ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΗ ΑΠΑΙΤΗΣΗ 1. Πρωτοκόλληση εγγράφων Δυνατότητα σάρωσης εγγράφων και σύνδεσης τους με το αντίστοιχο πρωτόκολλο ώστε να μπορεί να ανακληθεί η ψηφιακή εικόνα τους. Δυνατότητα ταυτοποίησης εγγράφων με επιλογή κατάλληλης κατηγορίας. Αυτόματη δημιουργία θέματος ημερήσιας διάταξης όταν επιλέγεται κατηγορία που είναι αντίστοιχα χαρακτηρισμένη. 2. Διαχείριση ημερήσιας διάταξης Δυνατότητα εισαγωγής νέων θεμάτων από το χρήστη, τροποποίησης ή διαγραφής υπαρχόντων θεμάτων. Δυνατότητα εύρεσης αποφάσεων που αφορούν συγκεκριμένα έγγραφα ή έργα. Δυνατότητα εκτύπωσης θεμάτων ημερήσιας διάταξης (με τις εισηγήσεις) και πρακτικού (με τις αποφάσεις της συνεδρίασης). 3. Ανάρτηση στην ιστοσελίδα «ΔΙΑΥΓΕΙΑ» Αυτόματη δημιουργία ενταλμάτων δαπανών κατά την καταχώρηση των παραστατικών. Δυνατότητα σύνδεσης στην ιστοσελίδα μέσα από το σύστημα. Εμφάνιση ενταλμάτων προς αποστολή και ήδη απεσταλμένων. Δυνατότητα τροποποίησης εντάλματος. Δυνατότητα μαζικής ανάρτησης ενταλμάτων με παρακολούθηση της εξέλιξης της διαδικασίας. ΑΠΑΝΤΗΣΗ ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΠΡΟΣΦΟΡΑΣ Σελίδα 30 από 103

31 C3.2.2 Διαχείριση Οικονομικών Υποθέσεων C Διαχείριση Οικονομικών Υποθέσεων - [ΒΑΣΙΚΕΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΟΤΗΤΕΣ] Α) Υπο περιοχή Λογιστικής και Οικονομικής Διαχείρισης ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΠΡΟΣΦΟΡΑΣ Α/Α ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΗ ΑΠΑΙΤΗΣΗ ΑΠΑΝΤΗΣΗ Στοιχεία ταυτότητας του υποσυστήματος 5. Ταυτότητα προσφερόμενου λογισμικού: Επωνυμία κα Εμπορική ονομασία, Κατασκευαστής του προσφερόμενου λογισμικού 6. Εφαρμογές που συμπεριλαμβάνονται στο προσφερόμενο λογισμικό: Να αναφερθούν αναλυτικά οι εφαρμογές του υποσυστήματος που εντάσσονται στην προσφορά του αναδόχου Γενικά Στοιχεία του υποσυστήματος 7. Ταυτόχρονη λειτουργία Να καλύπτει ταυτόχρονα και τα τρία απαιτούμενα λογιστικά σχέδια: Γενική, Αναλυτική και Δημόσια Λογιστική. Τα λογιστικά σχέδια να συνυπάρχουν αλλά να μπορούν να λειτουργούν και αυτόνομα. 8. Επικοινωνία με τον χρήστη Το περιβάλλον εργασίας και η επικοινωνία με τον χρήστη, θα είναι σύμφωνα με την Δημόσια λογιστική (Με την οποία και είναι εξοικειωμένο το προσωπικό). 9. Άρθρα ενημέρωσης λογαριασμών Τα άρθρα ενημέρωσης των Λογαριασμών Τάξεως, της Γενικής και της Αναλυτικής Λογιστικής, να παράγονται αυτόματα, από την καθημερινή κίνηση και την κίνηση των παραστατικών πάσης φύσεως (Είτε αυτά εκδίδονται μηχανογραφικά, είτε λαμβάνονται από τρίτους). Αποκλείονται ρητά περιπτώσεις λειτουργίας δύο ή τριών εφαρμογών για την κάλυψη των αναγκών, όπως επίσης αποκλείονται περιπτώσεις batch ή με «γέφυρες», ενημερώσεις μεταξύ των λογιστικών σχεδίων. 10. Καθορισμός λογιστικών άρθρων Να υπάρχει δυνατότητα (μέσω της παραμετροποίησης), καθορισμού των άρθρων που παράγονται από τα παραστατικά. Διαχείριση Προϋπολογισμού 11. Ευρετήριο κωδικών αριθμών προϋπολογισμού όπου θα εμφανίζονται τουλάχιστον: Ο κωδικός αριθμός Σελίδα 31 από 103

32 Α) Υπο περιοχή Λογιστικής και Οικονομικής Διαχείρισης ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΠΡΟΣΦΟΡΑΣ Α/Α ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΗ ΑΠΑΙΤΗΣΗ ΑΠΑΝΤΗΣΗ «απλογραφικού», ο αντίστοιχος λογαριασμός τάξεως, η περιγραφή και τα ποσά: προϋπολογισθέντα, εγκριθέντα, δεσμευθέντα, ενταλθέντα, πληρωθέντα κλπ. Δυνατότητα πολλαπλών ταξινομήσεων με βάση τα παραπάνω πεδία και άμεση μετάβαση στην οθόνη επεξεργασίας κατάρτισης και εμφάνισης των στοιχείων παρακολούθησης της κίνησης του κωδικού. 12. Τήρηση καρτέλας Κ.Α. όπου θα εμφανίζονται τουλάχιστον : Τα ποσά εκτέλεσης του τρέχοντος έτους (πρόταση, έγκριση, ποσοστό διάθεσης, ποσό διάθεσης, αναμορφώσεις, διαμορφωμένος, δεσμευθέντα, τιμολογηθέντα, ενταλθέντα, πληρωθέντα, προπληρωθέντα) Τα υπόλοιπα εκτέλεσης (δεσμευθέντα, τιμολογηθέντα, ενταλθέντα, πληρωθέντα) ως προς τον διαμορφωμένο προϋπολογισμό. Προϋπολογιστικά και απολογιστικά στοιχεία προηγούμενων οικονομικών χρήσεων. Προϋπολογιστικά στοιχεία (εκτιμήσεις) επόμενων οικονομικών ετών. Οι κινήσεις εκτέλεσης του προϋπολογισμού με δυνατότητα επιλογής τύπου κινήσεων και ημερολογιακού διαστήματος (από έως) 13. Δυνατότητα επιβολής ποσοστού διάθεσης πιστώσεων προϋπολογισμού με το οποίο ορίζεται το ανώτατο όριο εκτέλεσης του προϋπολογισμού ανά χρονική περίοδο. Το ποσοστό διάθεσης να ορίζεται ανά Κ.Α. ή ομάδα Κ.Α. 14. Κατάρτιση προϋπολογισμού εσόδων και εξόδων, με δυνατότητες: Αυτόματης μεταφοράς ποσών (προϋπολογιστικών ή/και απολογιστικών) από προηγούμενα οικονομικά έτη. Δημιουργίας προϋπολογισμού επόμενων ετών(τριετίας). Καταχώρηση των εισηγήσεων (Φύλλων αιτιολόγησης). Καταχώρηση των λογαριασμών τάξεως και του αντίστοιχου κωδικού αριθμού «απλογραφικού» Αυτόματη μεταφορά των προτεινόμενων ποσών στα εγκριθέντα Συγκέντρωσης των στοιχείων του Σελίδα 32 από 103

33 Α) Υπο περιοχή Λογιστικής και Οικονομικής Διαχείρισης ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΠΡΟΣΦΟΡΑΣ Α/Α ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΗ ΑΠΑΙΤΗΣΗ ΑΠΑΝΤΗΣΗ προϋπολογισμού σε συγκεντρωτικά επίπεδα. Αυτόματη οριστικοποίηση του προϋπολογισμού μετά την έγκριση, με αυτόματη δημιουργία του άρθρου έγκρισης του προϋπολογισμού. 15. Δυνατότητα χρησιμοποίησης διαφορετικών μεθόδων αναμόρφωσης του προϋπολογισμού. Οι αναμορφώσεις θα γίνονται είτε με αύξηση των εσόδων και ταυτόχρονη αύξηση των εξόδων μέσω του αποθεματικού, είτε με μεταφορά ποσών από κωδικούς εξόδων σε άλλους κωδικούς εξόδων μέσω του αποθεματικού. Σε κάθε περίπτωση να προκαλεί αυτόματα τα αντίστοιχα λογιστικά άρθρα και να ενημερώνει τους λογαριασμού Δ. Λ. 16. Δυνατότητα καθορισμού της οργανωτικής και ιεραρχικής δομής του προϋπολογισμού (π.χ. τομείς, φορείς, κέντρα εξόδων / εσόδων). 17. Δυνατότητα δενδροειδούς ανάπτυξης του οργανογράμματος του οργανισμού. 18. Δυνατότητα επιλεκτικής διασύνδεσης μεταξύ των στοιχείων του οργανογράμματος και των Κ.Α. 19. Δυνατότητα κατάρτισης αλλά και παρακολούθησης του προϋπολογισμού σε επίπεδο στοιχείου του οργανογράμματος ανάλογα με τους Κ.Α. με τους οποίους έχει διασυνδεθεί. 20. Δυνατότητα κατανομής ποσού στον κάθε Κ.Α. ανά στοιχείο του οργανογράμματος. 21. Δυνατότητα προκαθορισμού των ειδικών ταμειακών κατηγοριών ή χρηματοδοτήσεων σε κάθε κ. α. 22. Δυνατότητα προκαθορισμού άλλων ειδικών χαρακτηριστικών σε κάθε Κ.Α. (κατηγορίαυποκατηγορία, ομάδα κλπ). Τα ειδικά χαρακτηριστικά θα πρέπει να ορίζονται από παραμετρικούς πίνακες σύμφωνα με τις ανάγκες της υπηρεσίας.) 23. Δυνατότητα παρακολούθησης κατάστασης προϋπολογισμού ανά πάσα στιγμή. Με την πραγματοποίηση κάθε είδους κίνηση που επηρεάζει την υλοποίηση του προϋπολογισμού: Δέσμευση, λήψη παραστατικού στοιχείου, έκδοση εντάλματος, πληρωμή, βεβαίωση, είσπραξη κλπ, να ενημερώνεται αυτόματα ο Σελίδα 33 από 103

34 Α) Υπο περιοχή Λογιστικής και Οικονομικής Διαχείρισης ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΠΡΟΣΦΟΡΑΣ Α/Α ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΗ ΑΠΑΙΤΗΣΗ ΑΠΑΝΤΗΣΗ αντίστοιχος κ. α. Τα προοδευτικά στοιχεία κίνησης να εμφανίζονται άμεσα σε μία οθόνη συνολικής παρακολούθησης του προϋπολογισμού. 24. Δυνατότητα ελέγχου σε περίπτωση υπέρβασης του προϋπολογισμού ανά ΚΑΕ σε κάθε στάδιο εκτέλεσης του προϋπολογισμού. 25. Δυνατότητα παρακολούθησης των αναλήψεων και των επιμερισμών πιστώσεων. 26. Να διαθέτει εργαλείο παραγωγής στατιστικών και απολογιστικών καταστάσεων 27. Δυνατότητα ποικιλίας εκτυπώσεων όπως (ενδεικτικά): Σχέδια προϋπολογισμών προς έγκριση εισηγητική προϋπολογισμού Αναλυτικοί ή συγκεντρωτικοί προϋπολογισμοί ανά φορέα, τομέα, κέντρο εξόδου / εσόδου, έργο κλπ Εγκεκριμένοι προϋπολογισμοί Αναμορφώσεις προϋπολογισμών Στοιχεία προδεσμεύσεων, δεσμεύσεων, αναλήψεων, επιμερισμών και αναμορφώσεων προϋπολογισμού Καταστάσεις αποκλίσεων προϋπολογιστικών στοιχείων από τα πραγματοποιηθέντα έσοδα / έξοδα Καταστάσεις κλεισίματος του οικονομικού έτους. Τουλάχιστον όσες προβλέπονται από το Δημόσιο Λογιστικό Περιοδικές καταστάσεις πραγματοποιηθέντων εσόδων και εξόδων Διαχείριση Εσόδων 28. Διαχείριση όλων των απαιτήσεων, είτε πρόκειται για κρατικές πιστώσεις είτε επιπρόσθετους πόρους από βεβαιωμένα έσοδα. 29. Τήρηση μητρώου οφειλετών το οποίο περιλαμβάνει πλήρη στοιχεία ταυτότητας και συναλλαγών όπως :. Επωνυμία Α.Δ.Τ. Α.Φ.Μ. & Δ.Ο.Υ. Επάγγελμα Στοιχεία Τραπεζικών Λογαριασμών (Τράπεζα, Αριθμός λογαριασμού, IBAN) Στοιχεία επικοινωνίας (Διεύθυνση, Σελίδα 34 από 103

35 Α) Υπο περιοχή Λογιστικής και Οικονομικής Διαχείρισης ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΠΡΟΣΦΟΡΑΣ Α/Α ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΗ ΑΠΑΙΤΗΣΗ ΑΠΑΝΤΗΣΗ τηλέφωνα κλπ) Στοιχεία εκπροσώπησης (Νόμιμος εκπρόσωπος, ΦΕΚ, κλπ) εάν πρόκειται για νομικό πρόσωπο. Στοιχεία φορολογικής και ασφαλιστικής ενημερότητας. Συγκεντρωτική και αναλυτική καρτέλα χρεωπιστώσεων οφειλέτη. Αναλυτική καρτέλα οφειλέτη με δυνατότητα εμφάνισης οφειλών ανά οικονομική χρήση ή/και κατάσταση (βεβαιωθέντα, εισπραχθέντα, ανείσπρακτα κλπ). 30. Δυνατότητα κατηγοριοποίησης και ομαδοποίησης οφειλετών. 31. Πλήρη τήρηση και διαχείριση καρτέλας χρεωπιστώσεων υπόχρεων όπου θα εμφανίζονται κάθε είδους απαιτήσεις. Η καρτέλα θα ενημερώνεται αυτόματα με κάθε κίνηση και θα είναι ανά πάσα στιγμή διαθέσιμη είτε για απλή πληροφόρηση είτε κατά τα διάρκεια των προβλεπόμενων ενεργειών. Π.χ. στην φάση έκδοσης των διπλοτύπων είσπραξης. 32. Δυνατότητα ελέγχου οφειλών για την έκδοση Δημοτικής Ενημερότητας 33. Δυνατότητα αναζήτησης εισπράξεων με διάφορα κριτήρια. 34. Παρακολούθηση όλων των φάσεων και των διαδικασιών είσπραξης είτε από παραστατικό εσόδου, είτε από παραστατικό εσόδου, είτε από βεβαίωση οίκοθεν, είτε από χρηματικό κατάλογο. Πλήρη τήρηση και ενημέρωση των υπολοίπων σε κάθε φάση. Αυτόματη δημιουργία λογιστικών άρθρων και ενημέρωση των οικείων λογαριασμών, με την ολοκλήρωση κάθε διαδικασίας: Βεβαίωση, υπολογισμό προσαύξησης, έκδοση διπλοτύπου, γραμμάτιο είσπραξης κλπ. 35. Ορισμός και διαχείριση παραστατικού εσόδου μέσου του οποίου θα καταχωρούνται οι κρατικές πιστώσεις και τα λοιπά έσοδα. 36. Κατά την καταχώρηση παραστατικού εσόδου να υπάρχει η δυνατότητα διασύνδεσης με έργο ώστε να ενημερώνεται αυτόματα η καρτέλα των πιστώσεων και χρηματοδοτήσεων του έργου. 37. Δυνατότητα έκδοσης παραστατικού εσόδου με περισσότερους από έναν κωδικό. Σελίδα 35 από 103

36 Α) Υπο περιοχή Λογιστικής και Οικονομικής Διαχείρισης ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΠΡΟΣΦΟΡΑΣ Α/Α ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΗ ΑΠΑΙΤΗΣΗ ΑΠΑΝΤΗΣΗ 38. Δυνατότητα αυτόματου υπολογισμού κρατήσεων σε γραμμάτιο είσπραξης. 39. Δυνατότητα αυτόματης απόδοσης κρατήσεων εσόδων. 40. Δυνατότητα ορισμού ακυρωτικού Γραμματίου Είσπραξης Διαχείριση Εξόδων 41. Τήρηση μητρώου δικαιούχων το οποίο περιλαμβάνει πλήρη στοιχεία ταυτότητας και συναλλαγών όπως: Επωνυμία Α.Δ.Τ. Α.Φ.Μ. & Δ.Ο.Υ. Επάγγελμα Στοιχεία Τραπεζικών Λογαριασμών (Τράπεζα, Αριθμός λογαριασμού, IBAN) Στοιχεία επικοινωνίας (Διεύθυνση, τηλέφωνα κλπ) Στοιχεία εκπροσώπησης (Νόμιμος εκπρόσωπος, ΦΕΚ, κλπ) εάν πρόκειται για νομικό πρόσωπο. Στοιχεία φορολογικής και ασφαλιστικής ενημερότητας. Συγκεντρωτική και αναλυτική καρτέλα χρεωπιστώσεων οφειλέτη. Αναλυτική καρτέλα οφειλέτη με δυνατότητα εμφάνισης παραστατικών ανά οικονομική χρήση ή/και κατάσταση (ενταλματοποιημένα, μη ενταλματοποιημένα, πληρωθέντα, απλήρωτα, κλπ). 42. Δυνατότητα κατηγοριοποίησης και ομαδοποίησης δικαιούχων.(προμηθευτές εσωτερικού ή εξωτερικού κάθε είδους αγαθών και υπηρεσιών, μελετητές, εργολήπτες, στελέχη, δικαιούχοι επιδομάτων και επιχορηγήσεων, κλπ). 43. Πλήρη τήρηση και διαχείριση καρτέλας χρεοπιστώσεων δικαιούχων όπου θα εμφανίζονται κάθε είδους υποχρεώσεις. Η καρτέλα θα ενημερώνεται αυτόματα με κάθε κίνηση και θα είναι ανά πάσα στιγμή διαθέσιμη είτε για απλή πληροφόρηση είτε κατά τα διάρκεια των προβλεπόμενων ενεργειών. Π.χ. στην φάση έκδοσης των χρηματικών ενταλμάτων πληρωμής. 44. Τήρηση αρχείου συμβάσεων και παραστατικών του δικαιούχου τα οποία έχουν εκχωρηθεί. 45. Τήρηση μητρώου υπολόγων χρηματικών ενταλμάτων προπληρωμής το οποίο Σελίδα 36 από 103

37 Α) Υπο περιοχή Λογιστικής και Οικονομικής Διαχείρισης ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΠΡΟΣΦΟΡΑΣ Α/Α ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΗ ΑΠΑΙΤΗΣΗ ΑΠΑΝΤΗΣΗ περιλαμβάνει πλήρη στοιχεία ταυτότητας και συναλλαγών. 46. Τήρηση μητρώου υπολόγων παγίας προκαταβολής το οποίο περιλαμβάνει πλήρη στοιχεία ταυτότητας και συναλλαγών 47. Παρακολούθηση όλων των φάσεων και των διαδικασιών πραγματοποίησης εξόδων. Πλήρη τήρηση και ενημέρωση των υπολοίπων σε κάθε φάση. Αυτόματη δημιουργία λογιστικών άρθρων και ενημέρωση των οικείων λογαριασμών, με την ολοκλήρωση κάθε διαδικασίας: Δέσμευση, Παραστατικό εξόδου, Ένταλμα, Πληρωμή κλπ. 48. Δυνατότητα συλλογής αιτημάτων για την πραγματοποίηση δαπανών όπου καταγράφονται τουλάχιστον : Ημερομηνία υποβολής και Αριθμός Πρωτοκόλλου Στοιχεία αιτούντος Αιτιολογία Κ.Α. Εξόδου & Ποσό Έργο 49. Καταγραφή κατάστασης (υποβολή, έλεγχος, έγκριση, δέσμευση κλπ) αξιολόγησης των αιτημάτων αίτησης 50. Δυνατότητα αυτόματης δημιουργίας Έκθεσης Ανάληψης Δαπάνης για αιτήματα που έχουν λάβει έγκριση. 51. Ευρετήριο αιτημάτων με δυνατότητα πολλαπλών κριτηρίων αναζήτησης (ημερολογιακά, αιτούντα, αριθμό κλπ) 52. Έκδοση πρότασης Ανάληψης Υποχρέωσης (και σύμφωνα με τις απαιτήσεις του Π.Δ. 113) 53. Τήρηση μητρώου δεσμεύσεων αναλυτικά και συγκεντρωτικά σύμφωνα με τις απαιτήσεις του Π.Δ Το μητρώο ενημερώνεται αυτόματα με την ολοκλήρωση κάθε διαδικασίας : Δέσμευση, καταχώρηση παραστατικού, ενταλματοποίηση, πληρωμή κλπ 54. Τήρηση και εκτύπωση Βιβλίου Αναλαμβανομένων Υποχρεώσεων με χρήση πολλαπλών κριτηρίων επιλογής (από Κ.Α. έως Κ.Α., ημερολογιακά, τμήμα οργανογράμματος, Αριθμό Δέσμευση ς (από.. έως..) 55. Δυνατότητα δημιουργίας δέσμευσης πιστώσεων για κάθε αντίστοιχο κέντρο Σελίδα 37 από 103

38 Α) Υπο περιοχή Λογιστικής και Οικονομικής Διαχείρισης ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΠΡΟΣΦΟΡΑΣ Α/Α ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΗ ΑΠΑΙΤΗΣΗ ΑΠΑΝΤΗΣΗ εξόδων φορέων / έργων με βάση το ποσό της ατομικής απαίτησης πληρωμής. 56. Δυνατότητα διασύνδεσης Έκθεσης Ανάληψης Δαπάνης με έργο ή/και σύμβαση. 57. Δυνατότητα καταχώρησης τουλάχιστον των παρακάτω στοιχείων ανά Δέσμευση : Αριθμός (αποδίδεται αυτόματα) Ημερομηνία Αριθμός Πρωτοκόλλου αίτησης & έγκρισης Αιτιολογία Ημερομηνία λήξης ΧΕΠ εφόσον αφορά δαπάνη η οποία θα εκτελεστεί μέσω ΧΕΠ. Ταμειακή κατηγορία & Χρηματοδότηση 58. Δυνατότητα ταυτόχρονης δέσμευσης πολλών κωδικών προϋπολογισμού σε μία απόφαση. 59. Δυνατότητα ελέγχου των υπερβάσεων με απαγόρευση η απλή προειδοποίηση στην φάση της καταχώρησης του ποσού της δέσμευσης 60. Δυνατότητα ολικής ανάκλησης της δέσμευσης με ταυτόχρονη δημιουργία των απαιτούμενων λογιστικών άρθρων και ενημέρωση των λογαριασμών. 61. Δυνατότητα τήρησης καρτελών ανά δέσμευση και παρακολούθησης των υπολοίπων των δεσμεύσεων σε κάθε φάση (Παραστατικά εξόδων ανά δέσμευση, εντάλματα ανά δέσμευση και πληρωμές ανά δέσμευση). 62. Δυνατότητα παραμετρικού ορισμού τύπων παραστατικών Γ.Λ. (π.χ. παραστατικά δαπανών, αγορών, παγίων) 63. Δυνατότητα δημιουργίας πρότυπων παραστατικών Γενικής Λογιστικής στα οποία ορίζονται τουλάχιστον : Ο τύπος παραστατικού Ο δικαιούχος Οι κρατήσεις Οι Κ.Α. Εξόδου 64. Δυνατότητα ομαδοποίησης και ταξινόμησης των απαιτήσεων πληρωμής με πολλαπλούς τρόπους: Κατά ημερομηνία, κατά τύπο, κατά δικαιούχο, κατά ομάδα δικαιούχων κλπ. 65. Δυνατότητα τήρησης τυπικών όρων πληρωμής, δηλαδή καθορισμού των κρατήσεων που επιβάλλονται σε κάθε Σελίδα 38 από 103

39 Α) Υπο περιοχή Λογιστικής και Οικονομικής Διαχείρισης ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΠΡΟΣΦΟΡΑΣ Α/Α ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΗ ΑΠΑΙΤΗΣΗ ΑΠΑΝΤΗΣΗ περίπτωση πληρωμής, ώστε αυτές να υπολογίζονται αυτόματα. Ο διαχειριστής του υποσυστήματος, να έχει τη δυνατότητα να καθορίσει σε ποια φάση θα γίνεται η επιβολή των κρατήσεων και η λογιστικοποίησή τους. Π.χ. Είτε με την καταχώρηση των παραστατικών, είτε με την πληρωμή. 66. Δυνατότητα ελέγχου για την ύπαρξη επαρκούς πιστώσεως στην αντίστοιχη δέσμευση, πριν την αποδοχή καταχώρησης χρηματικού ποσού σε παραστατικό εξόδου. 67. Δυνατότητα καταχώρησης παραστατικού με πολλούς Κ.Α. και διασύνδεση με πολλές Ε.Α.Δ. 68. Δυνατότητα αλλαγής του Κωδικού Γενικής Λογιστικής στην γραμμή του παραστατικού 69. Δυνατότητα επιλογής διαφορετικού τύπου κρατήσεων ανά γραμμή του παραστατικού 70. Δυνατότητα καταχώρησης παραστατικού εξόδου εις απόδοση χρηματικού εντάλματος προπληρωμής 71. Δυνατότητα καθορισμού του κωδικού έργου ή της αντίστοιχης προμήθειας, ώστε να ενημερωθεί αυτόματα η χρηματοοικονομική εικόνα του έργου στη συνέχεια: Καρτέλες κίνησης παραστατικών, ενταλμάτων και πληρωμών ανά έργο, στο υποσύστημα παρακολούθησης έργων. 72. Δυνατότητα διασύνδεσης των γραμμών του παραστατικού με διαφορετικά έργα. 73. Δυνατότητα αυτόματου υπολογισμού κρατήσεων και φόρου με την καταχώρηση του παραστατικού. 74. Τήρηση αναλυτικής καρτέλας για κάθε κράτηση και φόρο. 75. Δυνατότητα διαγραφής ή μεταβολής των παραστατικών εξόδων και μεταβολής των αρχικών δεσμεύσεων, μόνο εφόσον δεν έχουν εκδοθεί εντάλματα. 76. Αυτόματη δημιουργία Δελτίου Συμψηφιστικής Εγγραφής(Δ.Σ.Ε.) με την καταχώρηση του παραστατικού. Προβολή του Δ.Σ.Ε. μέσα από το παραστατικό. 77. Δυνατότητα προβολής σχετιζόμενης ΕΑΔ, Δ.Σ.Ε., Κατάστασης Δαπάνης, Εντάλματος μέσα από το παραστατικό. 78. Δυνατότητα επιλογής πρότυπων εκτυπώσεων σε μορφή.doc ως συνοδευτικά του παραστατικού. Σελίδα 39 από 103

40 Α) Υπο περιοχή Λογιστικής και Οικονομικής Διαχείρισης ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΠΡΟΣΦΟΡΑΣ Α/Α ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΗ ΑΠΑΙΤΗΣΗ ΑΠΑΝΤΗΣΗ 79. Διαδικασία παρακολούθησης παραστατικών τα οποία έχουν εκχωρηθεί. 80. Δυνατότητα δημιουργίας Κατάστασης Δαπάνης Παραστατικών. Δημιουργείται πριν από την φάση της ενταλματοποίησης. Η Κατάσταση Δαπάνης : Λαμβάνει αυτόματα αύξουσα αρίθμηση Δημιουργείται με επιλογή ήδη καταχωρημένων στο σύστημα παραστατικών Συνοδεύεται από τα σχετικά δικαιολογητικά. Διασυνδέεται κατ επιλογή του χρήστη με Τράπεζα και Τραπεζικό Λογαριασμό. 81. Δυνατότητα ορισμού διαφορετικών τύπων χρηματικών ενταλμάτων πληρωμής, ώστε να γίνεται αυτοματοποιημένη η διαδικασία έκδοσης. Σε κάθε τύπο χρηματικού εντάλματος να καθορίζονται κυρίως: Η δυνατότητα σειρών και η αρίθμηση και αν είναι ή όχι αυτόματη. Τα δικαιολογητικά που θα αναφέρονται ως συνοδευτικά του εντάλματος, ποια από αυτά θα εκτυπώνονται αυτόματα μαζί με το ένταλμα και με ποιες φόρμες εκτύπωσης. Η τράπεζα και ο τραπεζικός λογαριασμός από τον οποίο θα εκδοθεί η εξοφλητική επιταγή. 82. Δυνατότητα αυτόματης δημιουργίας χρηματικού εντάλματος, είτε με βάση ένα συγκεκριμένο παραστατικό εξόδου, είτε με επιλογή περισσοτέρων του ενός από τον χρήστη. Δηλαδή, πολλά παραστατικά εξόδου ενός ή περισσοτέρων δικαιούχων να γίνουν αυτόματα ένα ένταλμα. 83. Δυνατότητα αυτόματης δημιουργίας χρηματικού εντάλματος με μετασχηματισμό εκκαθαρισμένης Κατάστασης Δαπάνης. 84. Δυνατότητα καθορισμού της ειδικής ταμειακής κατηγορίας από την οποία θα πραγματοποιηθεί η εξόφληση και δυνατότητα καθορισμού της συγκεκριμένης χρηματοδότησης που αφορά το έξοδο. Παρακολούθηση χρηματοοικονομικών καρτελών και υπολοίπων των ταμειακών κατηγοριών και των χρηματοδοτήσεων. 85. Δυνατότητα έκδοσης εντάλματος σε δικαιούχο διαχειριστή Παγίας Προκαταβολής. 86. Δυνατότητα καταχώρησης και έκδοσης Σελίδα 40 από 103

41 Α) Υπο περιοχή Λογιστικής και Οικονομικής Διαχείρισης ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΠΡΟΣΦΟΡΑΣ Α/Α ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΗ ΑΠΑΙΤΗΣΗ ΑΠΑΝΤΗΣΗ Χρηματικού Εντάλματος Προπληρωμής (Χ.Ε.Π.) και πλήρη δυνατότητα παρακολούθησης της διαδικασίας απόδοσης λογαριασμού ΧΕΠ. 87. Παρακολούθηση της διαδικασίας αποστολής των χρηματικών ενταλμάτων στον Επίτροπο προς θεώρηση. 88. Εντάλματα που επιστρέφουν θεωρημένα να χαρακτηρίζονται ως πληρωτέα. 89. Δυνατότητα επανυποβολής ενταλμάτων τα οποία δεν θεωρήθηκαν. 90. Δυνατότητα διαγραφής ή μεταβολής καταχωρημένου χρηματικού εντάλματος μόνον εφόσον δεν έχει πραγματοποιηθεί καμία πληρωμή. Δυνατότητα ακύρωσης του χρηματικού εντάλματος, με έκδοση ειδικού ακυρωτικού στοιχείου, με αυτόματη δημιουργία των λογιστικών άρθρων και ενημέρωση των λογαριασμών (αντιλογισμός). 91. Αυτόματη εφαρμογή των πληρωμών στα αντίστοιχα χρηματικά εντάλματα, είτε με βάση ένα χρηματικό ένταλμα, είτε με βάση περισσότερα του ενός. Π.χ. Εξόφληση πολλών ενταλμάτων ενός δικαιούχου σε μία πληρωμή. 92. Δυνατότητα πληρωμών με όλους τους δυνατούς τρόπους: Μετρητά, με έκδοση επιταγών, με έμβασμα, Τραπεζική εντολή 93. Δυνατότητα διαχείρισης πολλαπλών ταμείων. 94. Πλήρη δυνατότητα έκδοσης μηχανογραφημένων επιταγών και δυνατότητα ακύρωσης επιταγών. 95. Δυνατότητα ενημέρωσης ενδιάμεσων λογαριασμών / κέντρων εξόδων / κέντρων κόστους κατά την έκδοση των επιταγών και ενημέρωση των πραγματικών λογαριασμών / κέντρων εξόδων / κέντρων κόστους κατά την εξόφληση των επιταγών. 96. Δυνατότητα συμφωνίας επιταγών μεταξύ τραπεζικών λογαριασμών με τις αντίστοιχες κινήσεις με ειδική διαδικασία εξόφλησης. Δυνατότητα αυτόματης εξόφλησης με ηλεκτρονικό αρχείο εφόσον παρέχεται από την τις τράπεζες. 97. Αυτόματη χρέωση των κέντρων εξόδων και των κέντρων κόστους και δημιουργία λογιστικών εγγραφών τόσο της γενικής και αναλυτικής λογιστικής, όσο και των Σελίδα 41 από 103