22.07.2015 Κύριοι, Πρόσκληση για την υποβολή προσφοράς ΠΑΡΟΧΗ ΣΥΜΒΟΥΛΕΥΤΙΚΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ΓΙΑ ΘΕΜΑΤΑ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ & ΥΓΕΙΑΣ 1. ΕΙΣΑΓΩΓΗ 1.1 Είδος Διαδικασίας Η Συνεργατική Πιστωτική Εταιρεία Περιφερειακής Λεμεσού Λτδ διενεργεί διαγωνισμό με τη μέθοδο της συνοπτικής διαδικασίας. Οι προσφορές πρέπει να ετοιμαστούν και να υποβληθούν σύμφωνα με τους ακόλουθους όρους και απαιτήσεις. Υποβολή προσφοράς συνεπάγεται αποδοχή αυτών των όρων και απαιτήσεων. 1.2 Πρόσωπο Επικοινωνίας Όλα τα ερωτήματα αναφορικά με τον πιο πάνω διαγωνισμό πρέπει να απευθύνονται προς: Υπηρεσία: Υπηρεσία Προσφορών Τηλέφωνο: 25 509 366 / 25 509 339 Φαξ: 25 724 665 / 25 725 409 e-mail: s.agathokleous@spelemesou.coop.com.cy, c.antoniou@spelemesou.coop.com.cy 2. ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟΥ ΤΗΣ ΣΥΜΒΑΣΗΣ ΤΟΠΟΣ και ΧΡΟΝΟΣ ΠΑΡΑΔΟΣΗΣ 2.1 Αντικείμενο Αντικείμενο της Σύμβασης είναι η παροχή Συμβουλευτικών Υπηρεσιών για Θέματα Ασφάλειας και Υγείας για τις ανάγκες της Περιφερειακής ΣΠΕ Λεμεσού ΛΤΔ για την χρονική περίοδο Ιούλιος 2015 Ιούλιος 2017. Οι ελάχιστες απαιτήσεις παρουσιάζονται στον Πίνακα Προσφοράς και Συμμόρφωσης (Έντυπο 2), που περιλαμβάνεται στο Παράρτημα της παρούσας πρόσκλησης. 3. ΤΟΠΟΣ και ΧΡΟΝΟΣ ΠΑΡΑΔΟΣΗΣ ΠΡΟΙΟΝΤΟΣ/ΥΠΗΡΕΣΙΑΣ 3.1 Τόπος Παράδοσης Τόπος παράδοσης των υπό προμήθεια προϊόντων/υπηρεσιών είναι τα κατά τόπους καταστήματα σύμφωνα με τις υποδείξεις της εταιρείας. Η προσφερόμενη τιμή πρέπει να περιλαμβάνει όλα τα σχετικά έξοδα για την παράδοση των ζητούμενων προϊόντων/υπηρεσιών στον καθορισμένο τόπο παράδοσης. 1
3.2 Χρόνος Παράδοσης Η παροχή συμβουλευτικών υπηρεσιών σχετικά με τον Σχεδιασμό και Μελέτη καθώς και την ετοιμασία των όρων της προκήρυξης προσφορών για την εγκατάσταση των απαραίτητων συστημάτων ασφαλείας όπως αναφέρεται ανωτέρω, θα πραγματοποιηθεί εντός 30 ημερών από την ημερομηνία κατακύρωσης της προσφοράς. 4. ΣΥΝΤΑΞΗ ΚΑΙ ΥΠΟΒΟΛΗ ΠΡΟΣΦΟΡΑΣ 4.1 Γλώσσα Προσφοράς Οι προσφορές πρέπει να συνταχθούν στην Ελληνική ή την Αγγλική γλώσσα. 4.2 Περιεχόμενα Προσφοράς (α) (β) (γ) (δ) Οι προσφορές πρέπει να περιλαμβάνουν τα ακόλουθα: Το Έντυπο Υποβολής Προσφοράς, το οποίο πρέπει να συνταχθεί σύμφωνα με το υπόδειγμα (Έντυπο 1) που επισυνάπτεται στην παρούσα πρόσκληση. Την Τεχνική Προσφορά, η οποία πρέπει να συνταχθεί σύμφωνα με το υπόδειγμα (Έντυπο 2) που επισυνάπτεται στην παρούσα πρόσκληση. Την Οικονομική Προσφορά, η οποία πρέπει να συνταχθεί σύμφωνα με το υπόδειγμα (Έντυπο 3) που επισυνάπτεται στην παρούσα πρόσκληση. Ο προσφοροδότης είναι υποχρεωμένος να επισυνάψει πληροφορίες αναφορικά με το προφίλ της εταιρείας (π.χ. αριθμό εργαζομένων) καθώς και προηγούμενη εμπειρία στον χώρο. Όλες οι σελίδες της προσφοράς πρέπει να είναι αριθμημένες και υπογραμμένες. Κάθε προσφορά να συνοδεύεται από τρία αντίγραφα. 4.3 Χρόνος και Τόπος Υποβολής των Προσφορών Οι προσφοροδότες πρέπει να υποβάλουν τις προσφορές στην Περιφερειακή ΣΠΕ Λεμεσού Λτδ το αργότερο μέχρι τη <31/07/2015> και ώρα <13:00>. Οι προσφορές πρέπει να τοποθετηθούν στο κιβώτιο προσφορών στον γραφείο 102, στον πρώτο όροφο των Κεντρικών Γραφείων της Περιφερειακής ΣΠΕ Λεμεσού Λτδ, στην Γωνία Λεωφόρο Σπύρου Κυπριανού & Συνεργατισμού 1, Μέσα Γειτονιά. 4.4 Περίοδος Ισχύος Προσφορών Προσφορές που υποβάλλονται θα ισχύουν και θα δεσμεύουν τους Προσφοροδότες για περίοδο δύο (2) μηνών προσμετρούμενους από την επομένη της ημέρας λήξης της προθεσμίας υποβολής Προσφορών. 2
5. ΑΝΑΘΕΣΗ ΣΥΜΒΑΣΗΣ 5.1 Κριτήριο Ανάθεσης Η Σύμβαση θα ανατεθεί στον Προσφοροδότη η προσφορά του οποίου πληροί τους όρους και απαιτήσεις της πρόσκλησης και θα έχει αναδειχθεί ως η οικονομικά συμφέρουσα προσφορά. Στην περίπτωση που δύο ή περισσότεροι Προσφοροδότες βρεθεί ότι έχουν υποβάλει την ίδια Οικονομική Προσφορά η οποία αντιστοιχεί στη χαμηλότερη τιμή μεταξύ όλων έγκυρων προσφορών, ακόμη και μετά από διαπραγμάτευση, τότε η επιλογή του Αναδόχου από την Αναθέτουσα Αρχή θα πραγματοποιηθεί με τη διαδικασία της κλήρωσης. Σημειώνεται ότι η Περιφερειακή ΣΠΕ Λεμεσού Λτδ δεν είναι υποχρεωμένη να κατακυρώσει την προσφορά στο χαμηλότερο προσφοροδότη στην περίπτωση μειοδοτικού διαγωνισμού ή στον υψηλότερο προσφοροδότη στην περίπτωση πλειοδοτικού διαγωνισμού. Η κατακύρωση της προσφοράς μπορεί να γίνει συνολικά ή τμηματικά κατά την απόλυτη κρίση της Περιφερειακής ΣΠΕ Λεμεσού Λτδ. 5.2 Τρόπος Πληρωμής Οι πληρωμές θα καταβάλλονται σε Ευρώ 1. με την έκδοση τραπεζικής επιταγής στο όνομα του Ανάδοχου έναντι τιμολογίου, μετά την αποδοχή των παραδοθέντων προϊόντων/υπηρεσιών. 2. με πίστωση του λογαριασμού του προσφοροδότη σε λογαριασμό που διατηρεί σε Συνεργατικό Πιστωτικό Ίδρυμα 5.3 Δικαίωμα πιστής εκτέλεσης συμβολαίου (Performance guarantee) Η Εταιρεία δύναται να ζητήσει καταβολή δικαιώματος πιστής εκτέλεσης (Performance guarantee) ύψους 10% επί της συνολικής αξίας της σύμβασης, με τη μορφή τραπεζικής εγγυητικής. Με την ολοκλήρωση της διαδικασίας, η τραπεζική εγγυητική θα επιστρέφεται. 3
ΕΝΤΥΠΟ 1 ΕΝΤΥΠΟ ΥΠΟΒΟΛΗΣ ΠΡΟΣΦΟΡΑΣ Προς: Περιφερειακή ΣΠΕ Λεμεσού Λτδ Θέμα: Παροχή Συμβουλευτικών Υπηρεσιών για Θέματα Ασφάλειας και Υγείας 1. Αφού μελετήσαμε τα Έγγραφα Διαγωνισμού και αφού έχουμε αποκτήσει πλήρη αντίληψη του Αντικειμένου της Σύμβασης, εμείς οι υποφαινόμενοι, αναλαμβάνουμε να αρχίσουμε, εκτελέσουμε και συμπληρώσουμε το Αντικείμενο της Σύμβασης, σύμφωνα με τα Έγγραφα Διαγωνισμού και τη συνημμένη Προσφορά μας. 2. Αν η Προσφορά μας γίνει αποδεκτή, αναλαμβάνουμε να αρχίσουμε την εκτέλεση του Αντικειμένου της Σύμβασης από την ημερομηνία υπογραφής της Συμφωνίας. 3. Συμφωνούμε πως η Προσφορά μας αυτή θα ισχύει για περίοδο ίση με αυτή που αναφέρεται στην Παράγραφο 4.4 πιο πάνω, θα μας δεσμεύει και θα μπορεί να γίνει αποδεκτή ανά πάσα στιγμή πριν τη λήξη της περιόδου αυτής. 4. Τα στοιχεία της επιχείρησής μας και τα στοιχεία επικοινωνίας με αρμόδιο άτομο της επιχείρησής μας είναι τα ακόλουθα: Επωνυμία Προσφοροδότη Καταχωρημένη Διεύθυνση Διεύθυνση Επικοινωνίας (αν διαφέρει με την πιο πάνω) Διεύθυνση στο Διαδίκτυο Αριθμός ΦΠΑ Άτομο Επικοινωνίας: Ονοματεπώνυμο Αρ. Τηλεφώνου Αρ. Φαξ Ηλεκτρονικό Ταχυδρομείο Εκ μέρους και για λογαριασμό του προσφοροδότη: Υπογραφή:... Ονοματεπώνυμο:... Ιδιότητα/Θέση:... Ημερομηνία:... Σημείωση: Όλα τα κενά να συμπληρωθούν από τον Προσφοροδότη ή τον Εκπρόσωπό του. - 4 -
ΕΝΤΥΠΟ 2 ΠΙΝΑΚΕΣ ΤΕΧΝΙΚΗΣ ΠΡΟΣΦΟΡΑΣ 1. Ζητούμενη υπηρεσία (1): Συνεχής Υπηρεσία Ασφάλεια/ Προστασία Α/Α Απαιτήσεις - Προδιαγραφές Απαίτηση Απάντηση - Προσφορά 1. ΓΕΝΙΚΕΣ ΑΠΑΙΤΗΣΕΙΣ 1.1 Εφαρμογή των μέτρων που έχουν καταγραφεί στην Μελέτη Εκτίμησης Επικινδυνότητας για τη φυσική ασφάλεια των κτιριακών εγκαταστάσεων της Περιφερειακής ΣΠΕ Λεμεσού Λτδ και η συνεχής αξιολόγηση των μέτρων προστασίας, επαναξιολόγησης και αναθεώρησης της εκτίμησης επικινδυνότητας 2. ΕΙΔΙΚΕΣ ΑΠΑΙΤΗΣΕΙΣ 2.1 2.2 Παρακολούθηση, συντήρηση, επισκευή του τεχνικού εξοπλισμού των συστημάτων ασφαλείας (Σύστημα Συναγερμού, Πυρανίχνευσης κτ.) και διεργασίες όπως: Έλεγχος για την ορθή κάλυψη των υφιστάμενων συστημάτων σε σχέση με τις ανάγκες του Οργανισμού Διορθώσεις για να επιτευχθεί ορθή κάλυψη από τα συστήματα προστασίας Καταγραφή προδιαγραφών συντήρησης τεχνικού εξοπλισμού συστημάτων ασφαλείας Αξιολόγηση προσφορών τεχνικού εξοπλισμού των συστημάτων ασφαλείας Καταγραφή συμβολαίων συντήρησης Παρακολούθηση συντήρησης συστημάτων, ώστε να συντηρούνται σωστά Καταγραφή συστημάτων και τήρηση αρχείου Ετήσια αναφορά προς τη Διεύθυνση Ετοιμασία Προϋπολογισμού Παρακολούθηση επιδιόρθωσης βλαβών στα συστήματα Έλεγχος ορθής κοστολόγησης Σε περίπτωση εγκατάστασης νέων συστημάτων: Καταγραφή προδιαγραφών Εισήγηση Αξιολόγηση προσφορών Παρακολούθηση εγκατάστασης ΝΑΙ ΝΑΙ Υπογραφή και Σφραγίδα Προσφοροδότη 5
2.3 Καταγραφή Πολιτικών, Εγχειριδίων και Διαδικασιών για τα πιο κάτω: Έλεγχο συστήματος Συναγερμού Έλεγχο συστήματος Πυρανίχνευσης Έλεγχο συστήματος Κλειστού Κυκλώματος Τηλεόρασης Διαδικασία αναφοράς και παρακολούθησης προβλήματος των πιο πάνω συστημάτων ασφαλείας στην αρμόδια εταρεία Διαδικασία που θα ακολουθείται κατά την ενεργοποίηση ενός συστήματος ασφαλείας κατά τις εργάσιμες και μη εργάσιμες ώρες Διαδικασία συντονισμού και παραγγελιών χρημάτων από και προς τα καταστημάτω (Χρηματαποστολές) Διαδικασία με την οποία θα εφαρμόζεται το μέτρο της διπλής εποπτείας κατά το άνοιγμα χρηματοκιβωτίου ή/και θησαυροφυλακίου Διαδικασία σύμφωνα με την οποία θα δοκιμάζονται και θα συντηρούνται οι γεννήτριες, όπου υπάρχουν Διαδικασία για την τήρηση του μέτρου χρονοκαθυστέρησης στα ταμεία και όρια του ταμείου Διαδικασία για την τήρηση του μέτρου ελεγχόμενης πρόσβασης στο κατάστημα Διαχείριση τεχνικού εξοπλισμού, αναφορά και επιτήρηση για την επίλυση των τεχνικών προβλημάτων που παρουσιάζονται στα συστήματα προστασίας 2. Ζητούμενη υπηρεσία (2): Εφαρμογή Μέτρων Μελέτης Α/Α Απαιτήσεις - Προδιαγραφές Απαίτηση Απάντηση - Προσφορά 1. ΓΕΝΙΚΕΣ ΑΠΑΙΤΗΣΕΙΣ 1.1 Εφαρμογή και υλοποίηση των ευρημάτων/ μέτρων που έχουν καταγραφεί στην Μελέτη Εκτίμησης Επικινδυνότητας για την Φυσική Ασφάλεια των κτιριακών εγκαταστάσεων της Περιφερειακής ΣΠΕ Λεμεσού Λτδ, σαν μεμονωμένο έργο, χωρίς τη συνεχή παρακολούθηση ΝΑΙ Διευκρινίσεις: 1. στη Στήλη «ΑΠΑΙΤΗΣΕΙΣ-ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ», περιγράφονται αναλυτικά οι αντίστοιχοι τεχνικοί όροι, υποχρεώσεις ή επεξηγήσεις για τις οποίες πρέπει να δοθούν αντίστοιχες απαντήσεις 2. στη στήλη «ΑΠΑΙΤΗΣΗ»: (α) η λέξη «ΝΑΙ» σημαίνει ότι η αντίστοιχη προδιαγραφή είναι υποχρεωτική για τον υποψήφιο Ανάδοχο (β) ένας αριθμός σημαίνει υποχρεωτικό αριθμητικό μέγεθος της προδιαγραφής και απαιτεί συμμόρφωση 3. στη στήλη «ΑΠΑΝΤΗΣΗ» σημειώνεται η απάντηση του Προσφοροδότη ως ακολούθως: (α) το συγκεκριμένο προϊόν που προσφέρει ή (β) στη μορφή ΝΑΙ/ΟΧΙ (ανάλογα με το εάν η αντίστοιχη προδιαγραφή πληρούται ή όχι από την προσφορά) ή (γ) ένα αριθμητικό μέγεθος. Υπογραφή και Σφραγίδα Προσφοροδότη 6
ΥΠΗΡΕΣΙ ΕΣ ΕΝΤΥΠΟ 3 ΠΙΝΑΚΕΣ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗΣ ΠΡΟΣΦΟΡΑΣ Απαιτούμενη Υπηρεσία Ποσότ. Προσφερόμενα Προϊόντα Τιμή Μονάδας εξαιρουμ. ΦΠΑ Συνολική Τιμή εξαιρουμ. ΦΠΑ 1. Συνεχής Υπηρεσία Ασφάλειας και Προστασίας 2. Εφαρμογή μέτρων μελέτης ΣΥΝΟΛΟ (εξαιρουμένου του ΦΠΑ) ΠΟΣΟ ΓΙΑ ΠΡΟΑΙΡΕΤΙΚΕΣ ΑΓΟΡΕΣ (...% επί του ΣΥΝΟΛΟΥ) 1 ΣΥΝΟΛΙΚΗ ΤΙΜΗ ΠΡΟΣΦΟΡΑΣ (εξαιρουμένου του ΦΠΑ) Υπογραφή και Σφραγίδα Προσφοροδότη 1 Η χρησιμοποίηση του Ποσού για Προαιρετικές Αγορές επαφίεται στην απόλυτη κρίση και διακριτική ευχέρεια της ΣΚΤ. Το ποσό αυτό δύναται να χρησιμοποιηθεί για την αγορά επιπρόσθετων προϊόντων/υπηρεσιών που περιλαμβάνονται στον πιο πάνω πίνακα και/ή προϊόντων/υπηρεσιών που περιλαμβάνονται στον πίνακα «Προαιρετικά Προϊόντα/Υπηρεσίες», πιο κάτω. 7
ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ ΠΡΟΪΟΝΤΑ Προαιρετικά Προϊόντα/Υπηρεσίες Απαιτούμενο Προϊόν/ Υπηρεσία Ποσότ. Προσφερόμενα Προϊόντα/Υπηρεσίες Τιμή Μονάδας εξαιρουμ. ΦΠΑ Συνολική Τιμή εξαιρουμ. ΦΠΑ Υπογραφή και Σφραγίδα Προσφοροδότη 8