ΜΕΛΕΤΗ ΤΕΧΝΙΚΗ ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ. Αριθμός Μελέτης M6 /2016 Προμήθειας ειδικού λογισμικού-συστήματος «Ηλεκτρονικής διαχείρισης διαδικασιών»

ΜΕΛΕΤΗ ΤΕΧΝΙΚΗ ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ Αριθμός Μελέτης M6 /2016 Προμήθειας ειδικού λογισμικού-συστήματος «Ηλεκτρονικής διαχείρισης διαδικασιών»

Κέρκυρα 1/8/2016 ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ ΠΕΡΙΦΕΡΕΙΑ ΙΟΝΙΩΝ ΝΗΣΩΝ ΝΟΜΟΣ ΚΕΡΚΥΡΑΣ ΔΗΜΟΣ ΚΕΡΚΥΡΑΣ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΥ, ΟΡΓΑΝΩΣΗΣ & ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗΣ ΤΜΗΜΑ ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗΣ & ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΩΝ ταχ. Διεύθυνση: Κώστα Γεωργάκη 38 Κέρκυρα 49100 Τηλ. 2661364645-650 Fax 2661364644 E-mail: admin@corfu.gov.gr ΤΕΧΝΙΚΗ ΕΚΘΕΣΗ Προμήθειας ειδικού λογισμικού-συστήματος «Ηλεκτρονικής διαχείρισης διαδικασιών» Έχοντας υπόψη : Τον Ν. 3852/2010 (ΦΕΚ Α 87/07.06.2010) «Νέα αρχιτεκτονική της αυτοδιοίκησης και της αποκεντρωμένης διοίκησης Πρόγραμμα Καλλικράτης». Του Ν. 3463/2006, περί «Κύρωσης του Κώδικα Δήμων και Κοινοτήτων» (ΦΕΚ 114/08.06.2006 ΤΕΥΧΟΣ ΠΡΩΤΟ)». Τις διατάξεις του Ν. 4412/2016 (Φ.Ε.Κ. 147/τ.Α /08-08-2016) «Δημόσιες Συμβάσεις Έργων, Προμηθειών και Υπηρεσιών (προσαρμογή στις Οδηγίες 2014/24/ ΕΕ και 2014/25/ΕΕ)». Την εγκυκλίο (αρ. πρωτ. ΔΙΑΔΙΠΥΔ/ΤΣΠΕΑΔ/Φ.18/οικ.9462) στις 1 Απριλίου 2016 το υπουργείο στοχεύει στην «Απλούστευση διαδικασιών» μέσω συνεχούς και συστηματικής αναθεώρησης των νομοθετικών και γενικότερα των κανονιστικών ρυθμίσεων και διοικητικών πρακτικών που καθορίζουν τις διοικητικές διαδικασίες, ώστε να είναι συμβατές με τις αρχές της καλής νομοθέτησης και της αποτελεσματικής λειτουργίας των δημοσίων υπηρεσιών προς εξυπηρέτηση του πολίτη και της επιχείρησης. Το με ΑΠ 21830/25-4-2016 έγγραφο της Διεύθυνση Προγραμματισμού, Οργάνωσης & Πληροφορικής με θέμα «Αναμόρφωση προϋπολογισμού έτους 2016» Προμήθεια ειδικού λογισμικού-συστήματος «Ηλεκτρονικής διαχείρισης διαδικασιών». - 1

Την υπ αριθμ.17-21/2016 απόφαση της Οικονομικής Επιτροπής του Δήμου Κέρκυρας (ΑΔΑ 6ΑΤΝΩΕΑ-Ι5Ι) με θέμα «Περί αναμόρφωσης δημοτικού προϋπολογισμού οικονομικού έτους 2016.» Την υπ αριθμ.12-335/8-7-2016 απόφαση του Δημοτικού Συμβουλίου Κέρκυρας (77Ρ9ΩΕΑ-Β2Ψ) με θέμα «Έγκριση Αποφάσεων Οικονομικής Επιτροπής περί αναμορφώσεων δημοτικού προϋπολογισμού εσόδων εξόδων οικονομικού έτους 2016» Την αναγκαιότητα προμήθειας λογισμικού για την τήρηση των διαδικασιών του Δήμου, σε επιτελικό/διοικητικό και λειτουργικό επίπεδο, με τη χρήση των ΤΠΕ για την καλύτερη διαχείριση και παρακολούθηση των διαδικασιών. Η παρούσα τεχνική έκθεση αφορά την προμήθεια ειδικού λογισμικού-συστήματος «Ηλεκτρονικής διαχείρισης διαδικασιών» (ΣΗΔΔ). 1. Εισαγωγή σκοπός προμήθειας Στα πλαίσια των αυξημένων λειτουργικών αναγκών όσο και των αυξανόμενων απαιτήσεων από τις υπηρεσίες του Δήμου, κρίνεται απαραίτητη η αναδιάρθρωση των διαδικασιών του Δήμου, σε επιτελικό/διοικητικό και λειτουργικό επίπεδο, με τη χρήση των ΤΠΕ για την καλύτερη διαχείριση και παρακολούθηση των διαδικασιών. Σκοπός του ειδικού λογισμικού είναι να συμβάλει στην εύρυθμη και αναβαθμισμένη επιχειρησιακή λειτουργίας του Δήμου και τη δυνατότητα αποτελεσματικότερης εκτέλεσης και ελέγχου των διαδικασιών/διεργασιών του Δήμου. Το υπό προμήθεια σύστημα θα πρέπει να είναι ένα ολοκληρωμένο και αποτελεσματικό πρόγραμμα και περιλαμβάνει: Μελέτη εφαρμογής Μοντελοποιήση διαδικασιών και γραφική απεικόνηση. Προμήθεια και εγκατάσταση λογισμικού «Ηλεκτρονικής διαχείρισης διαδικασιών» (ΣΗΔΔ) συμπεριλαμβανομένου αναγκαίων λογισμικών εμπορίου. Υπηρεσίες παραμετροποίησης του ΣΗΔΔ σύμφωνα με τις ανάγκες του οργανισμού Υπηρεσίες εκπαίδευσης προσωπικού Υπηρεσίες εγγύησης καλής λειτουργίας για ένα (1) έτος Προμήθεια ειδικού λογισμικού-συστήματος «Ηλεκτρονικής διαχείρισης διαδικασιών». - 2

2. Απαιτήσεις σε Εξοπλισμό Το λογισμικό σύστημα θα παραμετροποιηθεί και θα εγκατασταθεί στον εξυπηρετητή που θα υποδειχθεί από τον Δήμο Κέρκυρας. είναι: 3. Οφέλη συστήματος Τα οφέλη που θα προκύψουν από τη χρήση του συστήματος ΣΗΔΔ για το Δήμο θα 1. Ταχύτερη υλοποίηση διαδικασιών και εργασιών στο φορέα. Οι διαδικασίες που εκτελούνται καθημερινά στο φορέα θα εκτελούνται γρηγορότερα λόγω της εύκολης πρόσβασης σε πληροφορίες και έγγραφα. 2. Μειωμένο κόστος αποθήκευσης εγγράφων. Η οργανωμένη και αυτοματοποιημένη αποθήκευση εγγράφων θα συμβάλλει στην εξοικονόμηση φυσικού και ψηφιακού χώρου αποθήκευσης και άρα στην εξοικονόμηση χρημάτων. 3. Αυξημένη παραγωγικότητα. Θα υπάρχει γρήγορη και εύκολη πρόσβαση στα έγγραφα και αρχεία αφού θα αρχειοθετούνται όλα τα έγγραφα κάθε εργασίας. 4. Αυτοματοποίηση εκτέλεσης όλων των εργασιών 5. Πλήρης έλεγχος λειτουργίας. 6. Ενημέρωση προς τρίτους για τις διαδικασίας που τους αφορούν 7. Σύνδεση των Διαδικασιών με τα έγγραφα που παράγει μια Υπηρεσία καθώς και σύνδεση διαδικασιών διαφορετικών τμημάτων της Υπηρεσίας, μέσω ανταλλαγής ηλεκτρονικών εγγράφων. 8. Μειωμένο κόστος έκδοσης αναφορών. Μέσω του συστήματος η διαδικασία έκδοσης αναφορών θα είναι πλήρως αυτοματοποιημένη και ταχύτατη. 9. Αποδοτικότερη λήψη αποφάσεων. Στελέχη σε τελείως διαφορετικές τοποθεσίες, θα έχουν τη δυνατότητα να εξετάζουν το ίδιο έγγραφο/πληροφορία, την ίδια στιγμή επιτρέποντας την ταχύτερη λήψη αποφάσεων. 10. Παρακολούθηση Ροών Εργασίας. Σε περιπτώσεις διαδικασιών με προκαθορισμένα βήματα θα υπάρχει δυνατότητα παρακολούθησης της ροής ενός εγγράφου, προσθήκη επιπλέον εγγράφων στην ίδια ροή, αναθέσεις σε συγκεκριμένους υπαλλήλους και παρακολούθησης του status κάθε βήματος. 11. Σύνθετες δυνατότητες αναζήτησης εγγράφων. 12. Ανάθεση ρόλων και δικαιωμάτων. Θα προβλέπεται η διαδικασία προσδιορισμού των διαφόρων ρόλων και δικαιωμάτων που μπορεί να αποδοθούν στους υπαλλήλους και με βάση αυτά, θα γίνεται έλεγχος σε ποια έγγραφα έχει πρόσβαση ο κάθε υπάλληλος και για ποια ενέργεια. Προμήθεια ειδικού λογισμικού-συστήματος «Ηλεκτρονικής διαχείρισης διαδικασιών». - 3

13. Σχηματική απεικόνιση των Διαδικασιών κάθε υπηρεσίας με ακριβή προσδιορισμό των δομικών και χρονικών στοιχείων κάθε διαδικασίας. 4. Εμπλεκόμενοι φορείς (Δνσεις Τμήματα Δήμου ) Το ειδικό λογισμικό-σύστημα «Ηλεκτρονικής διαχείρισης διαδικασιών» (ΣΗΔΔ) θα χρησιμοποιηθεί από τα παρακάτω αναφερόμενα τμήματα του Δήμου Κέρκυρας (με τις αρμοδιότητες που καταγράφονται στον Οργανισμού Εσωτερικής Υπηρεσίας (Ο.Ε.Υ.) Δήμου Κέρκυρας (ΦΕΚ 280/β/13-2012). Πίνακας εμπλεκομένων υπηρεσιών Διεύθυνση Προγραμματισμού, Οργάνωσης και Πληροφορικής α) Τμήμα Προγραμματισμού και Ανάπτυξης β) Τμήμα Αποτελεσματικότητας, Ποιότητας, Οργάνωσης και Διαφάνειας γ) Τμήμα Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών (ΤΠΕ) δ) Τμήμα Τουρισμού και Απασχόλησης Διεύθυνση Οικονομικών Υπηρεσιών α) Τμήμα Προϋπολογισμού & Οικονομικής Πληροφόρησης β) Τμήμα Λογιστηρίου και Αποθηκών γ) Τμήμα Εσόδων ε) Τμήμα Ταμείου στ) Τμήμα Προμηθειών Υλικών / Εξοπλισμού / Υπηρεσιών Διεύθυνση Τεχνικών Υπηρεσιών α) Τμήμα Συγκοινωνιακών και Λιμενικών Έργων β) Τμήμα Κτιριακών Έργων και Υπαιθρίων Χώρων γ) Τμήμα Ηλεκτρομηχανολογικών Εγκαταστάσεων και Εξοπλισμού δ) Τμήμα Υδραυλικών και Εγγειοβελτιωτικών Έργων ε) Τμήμα Συγκοινωνιών, Κυκλοφορίας και Αδειών Μεταφορών Διεύθυνση Κοινωνικής Προστασίας, Παιδείας και Πολιτισμού α) Τμήμα Κοινωνικής Πολιτικής, Πολιτικών Ισότητας των Φύλων και Εφαρμογής Προγραμμάτων Κοινωνικής Προστασίας Διεύθυνση Διοικητικών Υπηρεσιών α) Τμήμα Υποστήριξης Συλλογικών Οργάνων Διεύθυνση Καθαριότητας α) Τμήμα Σχεδιασμού και Εποπτείας Καθαριότητας - Ανακύκλωσης γ) Τμήμα Διαχείρισης και Συντήρησης Οχημάτων 5. Διαδικασίες που θα μοντελοποιηθούν - αποτύπωση σε ροές εργασιών. Μελέτη Εφαρμογής. Στο πλαίσιο της παρούσας παροχής υπηρεσιών ο ανάδοχος θα αναπτύξει, αρχικά, μελέτη εφαρμογής με αντικείμενο την μοντελοποιήση των διαδικασιών και την αποτύπωση τους σε ροές εργασιών και βημάτων, οι οποίες θα αναλύονται τόσο περιγραφικά όσο και με γραφικές μεθόδους απεικόνισης. Προμήθεια ειδικού λογισμικού-συστήματος «Ηλεκτρονικής διαχείρισης διαδικασιών». - 4

Οι Γραφικές μέθοδοι απεικόνισης προσδίδουν την απαραίτητη λεπτομέρεια και είναι πιο κατάλληλες για την παρουσίαση της ροής των εργασιών και για την επισήμανση παράλληλων εργασιών. Η μελέτη εφαρμογής θα επικεντρώνει και θα μοντελοποιεί διαδικασίες στο πλαίσιο: Του Ν. 4412/2016 (Φ.Ε.Κ. 147/τ.Α /08-08-2016) «Δημόσιες Συμβάσεις Έργων, Προμηθειών και Υπηρεσιών (προσαρμογή στις Οδηγίες 2014/24/ ΕΕ και 2014/25/ΕΕ)». Οργανισμού Εσωτερικής Υπηρεσίας (Ο.Ε.Υ.) Δήμου Κέρκυρας (ΦΕΚ 280/τΒ/13-2012). Και θα αφορούν: Διαδικασία Συμβάσεων Προμήθειας (Απ ευθείας αναθέσεις, συνοπτικούς, ανοικτούς κλειστούς διαγωνισμούς) Διαδικασία Συμβάσεων παροχής υπηρεσιών (Απ ευθείας αναθέσεις, συνοπτικούς, ανοικτούς κλειστούς διαγωνισμούς). Διαδικασία Συμβάσεων Τεχνικών Έργων. Η μελέτη εφαρμογής θα αναπτυχθεί σε συνεργασία και θα φέρει την έγκριση των: α) Τη Διεύθυνση Προγραμματισμού, Οργάνωσης &Πληροφορικής (Τμήμα Αποτελεσματικότητας, Ποιότητας, Οργάνωσης & Διαφάνειας) του Δήμου, β) Τη Νομική υπηρεσία του Δήμου Κέρκυρας. 6. Ελάχιστες τεχνικές Προδιαγραφές - Λειτουργικές Απαιτήσεις Συστήματος Το σύστημα θα πρέπει να είναι ολοκληρωμένο και να προσφέρει τουλάχιστον τα παρακάτω χαρακτηριστικά: Τεχνικές Προδιαγραφές Λογισμικού (ΣΗΔΔ) Πίνακες Συμμόρφωσης Α/Α 1. 2. Προδιαγραφές Σύστημα ΣΗΔΔ. Να αναφερθούν το όνομα, Έκδοση, Χρονολογία διάθεσης του προσφερόμενου λογισμικού. Δυνατότητα χρήσης του συστήματος μέσω πλήρους λειτουργικότητας thick client (windows xp, 7, 8, 10 κλπ) ή μέσω web client (Internet explorer, Firefox, Chrome). Υποχρεωτική απαίτηση Προμήθεια ειδικού λογισμικού-συστήματος «Ηλεκτρονικής διαχείρισης διαδικασιών». - 5

Α/Α 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Προδιαγραφές Το σύστημα να παρέχει ανεξαρτησία από Λειτουργικό Σύστημα. Να υποστηρίζει την πλήρη λειτουργία του στα ευρέως διαδεδομένα λειτουργικά συστήματα εξυπηρετητών και συγκεκριμένα τουλάχιστον στα: Windows STD 2012R2 server ή νεώτερο, Unix, Linux. Δεν πρέπει να υφίσταται καμία σχετική δέσμευση ή εξάρτηση από συγκεκριμένο λειτουργικό σύστημα προκειμένου να διασφαλίζεται η μεταφερσιμότητα του. Θα πρέπει να προσφέρει σημαντικές δυνατότητες για την προστασία των δεδομένων. Το σύστημα (ΣΗΔΔ) θα προσφέρεται με άδεια χρήσης χωρίς όριο χρηστών (site license). Δεν θα πρέπει να τίθεται περιορισμός στον αριθμό των χρηστών που θα μπορούν ταυτόχρονα να έχουν πρόσβαση στο σύστημα. Δεν πρέπει να τίθεται περιορισμός στον αριθμό των χρηστών που θα εισάγουν δεδομένα στο σύστημα. Έτοιμα λογισμικά που συμπεριλαμβάνονται στην προσφερόμενη λύση: Να αναφερθούν αναλυτικά οι εφαρμογές του υποσυστήματος που εντάσσονται στην προσφορά του αναδόχου (π.χ. Βάση δεδομένων RDBMS, κ.α.) Σύστημα Διαχείρισης Βάσης Δεδομένων (RDBMS) - Να αναφερθούν το όνομα, Έκδοση, Χρονολογία διάθεσης του προσφερόμενου λογισμικού. Να παρέχεται περιβάλλον διαχείρισης της πολιτικής ασφάλειας (Σύστημα Επίβλεψης Administration module ). Να προσφέρει τη δυνατότητα ορισμού χρηστών και ομάδων στο επίπεδο της ασφάλειας. Να καθορίζονται κωδικοί πρόσβασης / ελέγχου. Να μην είναι επιτρεπτή η πρόσβαση στο σύστημα και στα δεδομένα σε μη εξουσιοδοτημένους χρήστες. Η φιλικότητα προς το χρήστη είναι ιδιαίτερα σημαντική λαμβάνοντας υπόψη ότι θα είναι προσπελάσιμο από διαφορετικά επίπεδα χρηστών. Επομένως όλο το περιβάλλον χρήστη ( User Interface, μηνύματα, κλπ.) και τα αναλυτικά εγχειρίδια χρήσης, διαχείρισης και παραμετροποίησης του συστήματος ( user, administration), να παρέχονται στην ελληνική γλώσσα. Υποχρεωτική απαίτηση Προμήθεια ειδικού λογισμικού-συστήματος «Ηλεκτρονικής διαχείρισης διαδικασιών». - 6

Α/Α Προδιαγραφές Υποχρεωτική απαίτηση Ειδικότερα για κάθε σενάριο ροής διαδικασίας να μπορούν να οριστούν οι παρακάτω παράμετροι: Το όνομα της διαδικασίας. Οι χρήστες που μπορούν να εκκινήσουν την διαδικασία. Οι χρήστες, ομάδες ή ρόλοι χρηστών οι οποίες διεκπεραιώνουν ένα βήμα. Τα βήματα που την απαρτίζουν και η περιγραφή των λειτουργιών τους. Οι συνθήκες μετάβασης της διαδικασίας από βήμα σε βήμα Οι συνδέσεις βημάτων. Ορίζονται οι εναλλακτικές διαδρομές 11. της διαδικασίας ανάλογα με τα αποτελέσματα της εκτέλεσης του κάθε βήματος. Οι ενέργειες (αυτοματοποιημένες ή όχι) οι οποίες πρέπει να γίνουν από τον αρμόδιο χρήστη έτσι ώστε ένα βήμα να θεωρηθεί ολοκληρωμένο. Οι συνθήκες βάσει των οποίων η διαδικασία μεταβιβάζεται σε επόμενο ή προηγούμενο βήμα. Οι τύποι εγγράφων τους οποίους αφορά. Αυτό σημαίνει ότι μία διαδικασία μπορεί να χρησιμοποιείται για ορισμένους και μόνο τύπους εγγράφων και υποθέσεων. Βοήθεια επί της διαδικασίας ( π.χ. Νομοθεσία, πρότυπα έγγραφα κ.τ.λ.) 12. Ο χρήστης βλέπει τις ροές εργασίας που τον αφορούν και τις λειτουργίες που μπορεί να επιτελέσει (προσωποποίηση του περιβάλλοντος εργασίας ). Δυνατότητα εμφάνισης των εργασιών του κάθε χρήστη που εκκρεμούν. 13. Ευέλικτη παραμετροποίηση χρηστών βάσει ρόλων, ειδικοτήτων και ομάδων. Ρόλοι: Κάθε χρήστης έχει συγκεκριμένα δικαιώματα πρόσβασης στο σύστημα. Ειδικότητες: Κάθε χρήστης μπορεί να έχει μία ή περισσότερες ειδικότητες ώστε να αναλαμβάνει αυτόματα σχετικές εργασίες. Ομάδες: Κάθε χρήστης εντάσσεται σε μία ή περισσότερες ομάδες ώστε να έχει διαθέσιμες προς εκτέλεση συγκεκριμένες ομάδες διαδικασιών. 14. Το σύστημα να διαθέτει μηχανισμό αποστολής και λήψης ηλεκτρονικών μηνυμάτων. 15. Δυνατότητα εμφάνισης του ιστορικού μίας ροής εργασίας. 16. Προσθήκη σημειώσεων σχόλιων, υπογραμμίσεων και επισυνάψεων σε οποιαδήποτε εργασία της ροής εργασιών. 17. Το σύστημα υποστηρίζει την εκτέλεση αυτόματων ενεργειών ( π.χ. αυτόματη αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου). Ο χρήστης θα βλέπει την ροή εργασίας τουλάχιστον σε μία από τις παρακάτω διαφορετικές μορφές : 18. -Γραφική αναπαράσταση της ροής εργασίας -Εξαγωγή σε XML μορφή της ροής εργασίας. Οι ροές εργασιών να μπορούν να αναπαρασταθούν ως XML αρχεία. ) 19. Υποστήριξη ορισμού συνημμένων (attachments) σε κάθε βήμα (task) των ροών εργασίας. 20. Το σύστημα παρέχει δυνατότητα τροποποίησης των ροών εργασιών από τους διαχειριστές των ροών (workflow/process managers). 21. Το σύστημα επιτρέπει την παρακολούθηση της κατάστασης και ροής των εργασιών και τη διεκπεραίωση των εργασιών. Προμήθεια ειδικού λογισμικού-συστήματος «Ηλεκτρονικής διαχείρισης διαδικασιών». - 7

Α/Α 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. 32. 33. 34. 35. 36. 37. 38. 39. Προδιαγραφές Το σύστημα θα πρέπει να παρέχει τη δυνατότητα να εμφανίζονται σε κατάλληλο διαμορφωμένο περιβάλλον αναλυτικά στοιχεία για κάθε βήμα των ροών εργασίας, π.χ. περιγραφή, κατάσταση, ημερομηνία ολοκλήρωσης, υπεύθυνος κλπ Εύκολη δημιουργία διαδικασιών με ακριβή προσδιορισμό όλων των εργασιών που την αποτελούν και των ατόμων που εμπλέκονται. Αυτοματοποιημένες αναθέσεις εκτέλεσης εργασιών βάση οργανογράμματος και ειδικότητας χρήστη. Δημιουργία δεξαμενής εγγράφων για κάθε διαδικασία με διαγράμματα, χρήσιμα έντυπα και οδηγίες εκτέλεσης. Θα πρέπει να επιτρέπει ευέλικτη παραμετροποίηση χρηστών βάση ρόλων, ειδικοτήτων και ομάδων. Κάθε χρήστης θα πρέπει να εκτελεί τις εργασίες που του ανατίθενται αυτόματα από το σύστημα χωρίς να αναζητά τα έγγραφα που χρειάζεται. Θα πρέπει να υπάρχει εμπλοκή μόνο των χρηστών που χρειάζονται για την εκτέλεση και ολοκλήρωση κάθε διαδικασίας. Θα πρέπει να δίνεται η δυνατότητα επισύναψης σχετικών εγγράφων σε κάθε εργασία και διαδικασία. Παρακολούθηση Στατιστικών. Θα πρέπει να παρέχεται δυνατότητα εύκολης παρακολούθησης των στατιστικών εκτέλεσης κάθε διαδικασίας. Θα πρέπει να παράγονται στατιστικά διάρκειας υλοποίησης διαδικασιών και επιμέρους εργασιών. Κάθε χρήστης που εμπλέκεται στην εκτέλεση μίας διαδικασίας θα πρέπει να λαμβάνει ενημερώσεις μέσω email για την ανάθεση ή ολοκλήρωση κάθε εργασίας Ροή εργασιών : Η ροή εργασίας βασίζεται σε κανόνες που επιτρέπουν σε έναν διαχειριστή να δημιουργήσει έναν κανόνα που να υπαγορεύει τη ροή του εγγράφου μέσω ενός οργανισμού. Σύνθετοι μηχανισμοί ροή εργασίας μπορεί να χειριστούν το περιεχόμενο, ενώ οι κανόνες αυτοί είναι σε ισχύ. Δυνατότητα υποστήριξης ψηφιακής υπογραφή στα συνημμένα έγγραφα των εργασιών. Να υποστηρίζει τη χρήση προτυποποιημένων εγγράφων σε κάθε εργασία. Σύνδεση των εφαρμογών των σταθμών εργασίας χρηστών με την πλατφόρμα, για τις εφαρμογές OpenOffice και Microsoft Office. Σύνταξη εγχειριδίου χρήσης το οποίο θα περιλαμβάνει τουλάχιστον τα εξής: Ροή oθονών Αναφορές και Επεξεργασίες Οδηγό του Χρήστη Εκπαίδευση χρηστών με βάση εγχειρίδια (στα Ελληνικά), στη χρήση των εφαρμογών που θα αναπτυχθούν. Να περιγραφεί η μεθοδολογία που θα ακολουθήσει ο Ανάδοχος για την μεταφορά τεχνογνωσίας στα στελέχη του Φορέα Λειτουργίας και την παροχή πρακτικής εκπαίδευσης ( on the job training) Ο Ανάδοχος υποχρεούται να εκπαιδεύσει το προσωπικό που θα υποδείξει ο Δήμος. Υποχρεωτική απαίτηση Προμήθεια ειδικού λογισμικού-συστήματος «Ηλεκτρονικής διαχείρισης διαδικασιών». - 8

Α/Α 40. 41. 42. Προδιαγραφές Ο Ανάδοχος καλείται περιγράψει και να προσφέρει υπηρεσίες Εγγύησης και Συντήρησης για ένα (1) έτος. Στις υπηρεσίες υποστήριξης συμπεριλαμβάνεται : Συνεχή παρακολούθηση της λειτουργικότητας, και ενημέρωση αναβάθμιση των εφαρμογών τους με επίσημες από την κατασκευάστρια εταιρία νέες εκδόσεις. Άμεση τηλεφωνική υποστήριξη σε όλα τα θέματα των εφαρμογών. Remote Υποστήριξη (Απομακρυσμένη Σύνδεση με χρήση Ειδικού Λογισμικού για έλεγχο Αρχείων, Εκπαίδευση, Ειδικές Εργασίες κ.λ.π.). Επανεγκατάστασης εφαρμογών σε περίπτωση προβλημάτων. Έλεγχος για την καλή λειτουργία των εφαρμογών. Συντήρηση των εφαρμογών & έλεγχος των δεδομένων. Υποστήριξη για εξαγωγή δεδομένων και αποτελεσμάτων. Αντιμετώπιση εκτάκτων προβλημάτων και έλεγχος. Υποστήριξη του διοικητικού προσωπικού σε θέματα της εφαρμογής, τηλεφωνική και επί τόπου υποστήριξη. Απομακρυσμένης Εκπαίδευση προσωπικού Οι παραπάνω υπηρεσίες υποστήριξης θα πρέπει να παρέχονται όλες τις εργάσιμες μέρες. Έκδοση στατιστικών στοιχείων (μορφή αρχείων pdf, excel, αλλά και σε εκτυπωσιμη μορφή ) : Ολοκληρωμένες διαδικασίες ( επιτυχείς). Μη ολοκληρωμένες διαδικασίες Σε εξέλιξη διαδικασίες Ιστορικό διαδικασίας. Διάρκειας υλοποίησης διαδικασιών και επιμέρους εργασιών Δυνατότητα περαιτέρω ανάλυσης στατιστικών για κάθε εργασία Το σύστημα θα έχει τη δυνατότητα να αναπτύσσει ροές εργασίες και πέρα από τις αναφερόμενες στην παρούσα. Υποχρεωτική απαίτηση 7. Υπηρεσίες παραμετροποίησης του ΣΗΔΔ Ο Ανάδοχος θα εγκαταστήσει το νέο σύστημα ΣΗΔΔ σε υφιστάμενη υποδομή του Δήμου Κέρκυρας και θα προσαρμόσει τη λειτουργία του για να είναι έτοιμο για επιχειρησιακή λειτουργία Ενδεικτικές ενέργειες: Εγκατάσταση της εφαρμογής στον εξυπηρετητή που θα υποδειχθεί από την αναθέτουσα αρχή. Προσαρμογή του συστήματος και έναρξη λειτουργίας. Ορισμός δημιουργία χρηστών (accounts) Προμήθεια ειδικού λογισμικού-συστήματος «Ηλεκτρονικής διαχείρισης διαδικασιών». - 9

Ορισμός δημιουργία διαχειριστών (accounts) Ορισμός ρόλων και συσχέτισης τους χρήστες ( accounts) του σύμφωνα με Οργανόγραμμα Δήμου. Υλοποίηση σχεδίων ροών εργασιών σύμφωνα με τη Μελέτη εφαρμογής. Καταχώρησης στο σύστημα των πρότυπων εγγράφων Ανάπτυξη υποσυστήματος backup και ημερολογίου backup. 7. Εκπαίδευση Χρηστών Ο Ανάδοχος θα εκπαιδεύσει τα στελέχη του Φορέα. Στόχος των υπηρεσιών εκπαίδευσης είναι: η ολοκληρωμένη μεταφορά τεχνογνωσίας προς ένα ικανό πυρήνα στελεχών του Φορέα, οι οποίοι θα επιφορτιστούν τη διαχείριση, υποστήριξη της εφαρμογή η ανάπτυξη των κατάλληλων δεξιοτήτων των χρηστών του συστήματος, ώστε να υποστηριχθεί η διαδικασία της πλήρους ένταξης αυτού σε παραγωγική λειτουργία, η επίλυση προβλημάτων που σχετίζονται με την αρχική εξοικείωση των χρηστών στις νέες διαδικασίες και τη συστηματική υποστήριξη της προσαρμογής τους στα νέα εργαλεία. Ο Ανάδοχος υποχρεούται να παρέχει εκπαίδευση διάρκειας τουλάχιστον 14 ωρών, στο προσωπικό που θα υποδείξει ο Δήμος Κέρκυρας. Η εκπαίδευση θα πραγματοποιηθεί σε χώρους που θα υποδειχθούν από το Δήμο Κέρκυρας, με φυσική παρουσία των εκπαιδευτών και των εκπαιδευομένων. Η διαδικασία εκπαίδευσης για τουλάχιστον δύο ομάδες εκπαιδευομένων: Διαχειριστές του συστήματος Απλοί χρήστες του συστήματος Κατά τη φάση της εκπαίδευσης, ο Ανάδοχος πρέπει να παραδώσει το εκπαιδευτικό υλικό, σε έντυπη και ψηφιακή μορφή. Ειδικότερα για τους διαχειριστές του συστήματος, ο ανάδοχος θα αναπτύξει εγχειρίδιο ανάκτησης της λειτουργικότητας της υποδομής, για την περίπτωση έκτακτης ανάγκης (recovery plan). Στα πλαίσια της εκπαίδευσης ο ανάδοχος θα παρέχει για χρονικό διάστημα ενός μήνα υποστήριξη-εκπαίδευση χρηστών on-the-job, απομακρυσμένα. Προμήθεια ειδικού λογισμικού-συστήματος «Ηλεκτρονικής διαχείρισης διαδικασιών». - 10

8. Φάσεις Έργου Χρονοδιάγραμμα Παραδοτέα Ο υποψήφιος Ανάδοχος υποχρεούται να παρουσιάσει στην τεχνική του προσφορά μια ολοκληρωμένη μεθοδολογική προσέγγιση που θα ακολουθήσει για την υλοποίηση του έργου, λαμβάνοντας υπόψη τις απαιτήσεις του έργου. Ειδικότερα οι φάσεις του έργου είναι ενδεικτικά: Μελέτη εφαρμογής Μοντελοποιήση διαδικασιών και γραφική απεικόνηση. Προμήθεια και εγκατάσταση λογισμικού «Ηλεκτρονικής διαχείρισης διαδικασιών» (ΣΗΔΔ) συμπεριλαμβανομένου αναγκαίων λογισμικών εμπορίου. Ανάπτυξη της πληροφοριακής υποδομής σε χώρους του φορέα και υπηρεσίες παραμετροποίησης του ΣΗΔΔ σύμφωνα με τις ανάγκες του οργανισμού Υπηρεσίες εκπαίδευσης προσωπικού Υπηρεσίες εγγύησης καλής λειτουργίας για ένα (1) έτος H διάρκεια του έργου είναι τέσσερεις(4) μήνες Α/Α ΦΑΣΕΙΣ Μ1 Μ2 Μ3 Μ4 1 Μελέτη εφαρμογής 2 3 Προμήθεια και εγκατάσταση λογισμικού «Ηλεκτρονικής διαχείρισης διαδικασιών» (ΣΗΔΔ) συμπεριλαμβανομένου αναγκαίων λογισμικών εμπορίου Ανάπτυξη της πληροφοριακής υποδομής σε χώρους του φορέα. 4 Υπηρεσίες εκπαίδευσης προσωπικού Η δαπάνη θα χρηματοδοτηθεί από ιδίους πόρους και θα σε βάρος του Κ.Α. 10.7134.006 με τίτλο «Προμήθεια Λογισμικού Συστήματος ηλεκτρονικής διαχείρισης διαδικασιών» του δημοτικού προϋπολογισμού 2016. Ο ΣΥΝΤΑΞΑΣ Τμήμα Τεχνολογιών Πληροφορικής & Επικοινωνιών ΘΕΩΡΕΙΤΑΙ Ο Διευθυντής Προγραμματισμού, Οργάνωσης & Πληροφορικής Παγκράτης Θεοφάνης ΠΕ Πληροφορικής Πίτσας Ευάγγελος ΠΕ Περιφερειακής Ανάπτυξης Προμήθεια ειδικού λογισμικού-συστήματος «Ηλεκτρονικής διαχείρισης διαδικασιών». - 11

ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ ΠΕΡΙΦΕΡΕΙΑ ΙΟΝΙΩΝ ΝΗΣΩΝ ΝΟΜΟΣ ΚΕΡΚΥΡΑΣ ΔΗΜΟΣ ΚΕΡΚΥΡΑΣ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΥ, ΟΡΓΑΝΩΣΗΣ & ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗΣ ΤΜΗΜΑ ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗΣ & ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΩΝ Ταχ, Διευθυνση: Κώστα Γεωργάκη 38 Κέρκυρα 49100 Τηλ. 2661364645-650 Fax 2661364644 E-mail: admin@corfu.gov.gr Ε Ν Δ Ε Ι Κ Τ Ι Κ Ο Σ Προμήθειας ειδικού λογισμικούσυστήματος «Ηλεκτρονικής διαχείρισης διαδικασιών» Π Ρ Ο Ϋ Π Ο Λ Ο Γ Ι Σ Μ Ο Σ Α/Α ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΕΦΑΡΜΟΓΩΝ ΠΟΣΟ- ΤΗΤΑ CPV ΤΙΜΗ ΜΟΝ. ΔΑΠΑΝΗ 1 κατ 1. Μελέτη εφαρμογής 72224100-2 αποκοπή 2.000,00 2.000,00 2. Προμήθεια εγκατάσταση έτοιμου και 1 κατ ανάπτυξη λογισμικού «Ηλεκτρονικής 72268000-1 αποκοπή διαχείρισης διαδικασιών» (ΣΗΔΔ). 6.400,00 6.400,00 3. Υπηρεσίες παραμετροποίησης του ΣΗΔΔ 1 κατ 72260000-5 σύμφωνα με τις ανάγκες του οργανισμού αποκοπή 1.000,00 1.000,00 4. Υπηρεσίες εκπαίδευσης προσωπικού 1 κατ 80533100-0 2.500,00 2.500,00 αποκοπή Σύνολο καθαρής αξίας 11.900,00 ΦΠΑ 24% 2.856,00 Γενικό σύνολο δαπάνης 14.756,00 Ο ΣΥΝΤΑΞΑΣ Τμήμα Τεχνολογιών Πληροφορικής & Επικοινωνιών ΘΕΩΡΕΙΤΑΙ Ο Διευθυντής Προγραμματισμού, Οργάνωσης & Πληροφορικής Παγκράτης Θεοφάνης ΠΕ Πληροφορικής Πίτσας Ευάγγελος ΠΕ Περιφερειακής Ανάπτυξης Προμήθεια ειδικού λογισμικού-συστήματος «Ηλεκτρονικής διαχείρισης διαδικασιών». - 12

Κέρκυρα 1/8/2016 ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ ΠΕΡΙΦΕΡΕΙΑ ΙΟΝΙΩΝ ΝΗΣΩΝ ΝΟΜΟΣ ΚΕΡΚΥΡΑΣ ΔΗΜΟΣ ΚΕΡΚΥΡΑΣ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΥ, ΟΡΓΑΝΩΣΗΣ & ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗΣ ΤΜΗΜΑ ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗΣ & ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΩΝ ταχ. Διεύθυνση: Κώστα Γεωργάκη 38 Κέρκυρα 49100 Τηλ. 2661364645-650 Fax 2661364644 E-mail: admin@corfu.gov.gr ΣΥΓΓΡΑΦΗ ΥΠΟΧΡΕΩΣΕΩΝ Προμήθειας ειδικού λογισμικού-συστήματος «Ηλεκτρονικής διαχείρισης διαδικασιών» Άρθρο 1ο: Αντικείμενο συγγραφής Η παρούσα αφορά την αφορά την προμήθεια ειδικού λογισμικού-συστήματος «Ηλεκτρονικής διαχείρισης διαδικασιών» (ΣΗΔΔ). Σκοπός του ειδικού λογισμικού είναι να συμβάλει στην εύρυθμη και αναβαθμισμένη επιχειρησιακή λειτουργίας του Δήμου και τη δυνατότητα αποτελεσματικότερης εκτέλεσης και ελέγχου των διαδικασιών/διεργασιών του Δήμου. Ειδικότερα: Άρθρο 2ο: Μελέτη εφαρμογής Μοντελοποιήση διαδικασιών και γραφική απεικόνηση. Προμήθεια και εγκατάσταση λογισμικού «Ηλεκτρονικής διαχείρισης διαδικασιών» (ΣΗΔΔ) συμπεριλαμβανομένου αναγκαίων λογισμικών εμπορίου. Ανάπτυξη της πληροφοριακής υποδομής σε χώρους του φορέα και υπηρεσίες παραμετροποίησης του ΣΗΔΔ σύμφωνα με τις ανάγκες του οργανισμού Υπηρεσίες εκπαίδευσης προσωπικού Υπηρεσίες εγγύησης καλής λειτουργίας για ένα (1) έτος Ισχύουσες διατάξεις Η ανάθεση της εργασίας θα γίνει σύμφωνα με τις διατάξεις: Τις διατάξεις του Ν. 4412/2016 (Φ.Ε.Κ. 147/τ.Α /08-08-2016) «Δημόσιες Συμβάσεις Έργων, Προμηθειών και Υπηρεσιών (προσαρμογή στις Οδηγίες 2014/24/ ΕΕ και 2014/25/ΕΕ)». Τις διατάξεις του Ν.3463/2006 Κύρωση Κώδικα Δήμων και Κοινοτήτων (ΦΕΚ 114Α/8-6-2006). Προμήθεια ειδικού λογισμικού-συστήματος «Ηλεκτρονικής διαχείρισης διαδικασιών». - 13

Τις διατάξεις του Νόμου 3852/2010 «Νέα Αρχιτεκτονική της Αυτοδιοίκησης και της Αποκεντρωμένης Διοίκησης- Πρόγραμμα Καλλικράτης».(ΦΕΚ 87Α/07-6-2010). Τις διατάξεις του Ν.3861/2010 «Ενίσχυση της Διαφάνειας με την υποχρεωτική ανάρτηση νόμων και πράξεων κυβερνητικών, διοικητικών και αυτοδιοικητικών οργάνων στο διαδίκτυο, Πρόγραμμα Διαύγεια». Τις διατάξεις του Ν. 2690/1999 (ΦΕΚ 45/Α/9-3-1999) «Κύρωση Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας και άλλες διατάξεις. Τις διατάξεις του Ν. 4250 /2014 (ΦΕΚ 74Α/26-03-2014) «Διοικητικές Απλουστεύσεις Καταργήσεις Συγχώνευσης Νομικών Προσώπων και Υπηρεσιών του Δημοσίου Τομέα Τροποποίηση Διατάξεων του Π.Δ.318 / 1992 ( Α 161 ) και λοιπές ρυθμίσεις. Τις με αρ πρωτ 63530/2014 και 66148/2014 αποφάσεις Δημάρχου περί ορισμού Αντιδημάρχων και μεταβίβασης αρμοδιοτήτων. Άρθρο 3ο: Συμβατικά στοιχεία Τα συμβατικά στοιχεία κατά σειρά ισχύος είναι: Συμβατικά στοιχεία της προμήθειας είναι κατά σειρά ισχύος τα ακόλουθα: 1. Η παρούσα συγγραφή υποχρεώσεων 2. O ενδεικτικός προϋπολογισμός 3. Η μελέτη Τα κείμενα αυτά περιλαμβάνονται στην παρούσα μελέτη και αποτελούν αναπόσπαστο τμήμα αυτής. Άρθρο 4ο: Χρόνος εκτέλεσης Φάσεις προμήθειας H διάρκεια του έργου είναι τέσσερεις(4) μήνες. Ειδικότερα οι φάσεις του έργου είναι: Μελέτη εφαρμογής Μοντελοποιήση διαδικασιών και γραφική απεικόνηση. Προμήθεια και εγκατάσταση λογισμικού «Ηλεκτρονικής διαχείρισης διαδικασιών» (ΣΗΔΔ) συμπεριλαμβανομένου αναγκαίων λογισμικών εμπορίου. Ανάπτυξη της πληροφοριακής υποδομής σε χώρους του φορέα και υπηρεσίες παραμετροποίησης του ΣΗΔΔ σύμφωνα με τις ανάγκες του οργανισμού Υπηρεσίες εκπαίδευσης προσωπικού Υπηρεσίες εγγύησης καλής λειτουργίας για ένα (1) έτος H διάρκεια του έργου είναι τέσσερεις(4) μήνες Α/Α ΦΑΣΕΙΣ Μ1 Μ2 Μ3 Μ4 1 Μελέτη εφαρμογής 2 Προμήθεια και εγκατάσταση λογισμικού «Ηλεκτρονικής διαχείρισης διαδικασιών» (ΣΗΔΔ) συμπεριλαμβανομένου αναγκαίων λογισμικών εμπορίου Προμήθεια ειδικού λογισμικού-συστήματος «Ηλεκτρονικής διαχείρισης διαδικασιών». - 14

3 Ανάπτυξη της πληροφοριακής υποδομής σε χώρους του φορέα. 4 Υπηρεσίες εκπαίδευσης προσωπικού Άρθρο 5ο: Απαραίτητα δικαιολογητικά συμμετοχής Κάθε υποψήφιος ανάδοχος ο οποίος υποβάλλει προσφορά για την προμήθεια του εξοπλισμού της Πράξης, οφείλει να συμπεριλάβει εντός αυτής τα παρακάτω δικαιολογητικά συμμετοχής: 1. Πιστοποιητικό του οικείου Επαγγελματικού Επιμελητηρίου με το οποίο θα πιστοποιείται σ αυτό η εγγραφή του και το επάγγελμά του. 2. Υπεύθυνη δήλωση του άρθρου 8 του Ν.1599/86 στην οποία θα δηλώνει οτι: o o Τα προσφερόμενα είδη είναι σύμφωνα με τις τεχνικές προδιαγραφές της μελέτης. Έχει λάβει γνώση των όρων της παρούσης Συγγραφής Υποχρεώσεων για την προμήθεια εξοπλισμού και λογισμικού και τους αποδέχεται χωρίς καμία επιφύλαξη. 3. Πλήρως συμπληρωμένοι Πίνακες αντίστοιχοι με αυτούς των Τεχνικών Προδιαγραφών. 4. Τεχνική περιγραφή, προσπέκτους και ότι άλλο υλικό πληροφόρησης (έντυπο ή ηλεκτρονικό) στο οποίο θα υπάρχουν στοιχεία απαραίτητα για την αξιολόγηση της προσφοράς του. 5. Τεκμηρίωση για τη οργάνωση, δομή και μέσα, με τα οποία να είναι ικανός, να ανταπεξέλθει πλήρως, άρτια και ολοκληρωμένα, στις απαιτήσεις του υπό ανάθεση Έργου. Άρθρο 6ο: Ειδικοί όροι 1. Η παροχή υπηρεσιών από μέρους του Αναδόχου θα γίνεται με τον όρο ότι στις εφαρμογές λογισμικού επεμβαίνουν μόνο συνεργάτες πιστοποιημένοι και εξουσιοδοτημένοι από τον Ανάδοχο, εκτός και αν υπάρχει προηγούμενη έγγραφη άδεια του Αναδόχου και της Αναθέτουσας Αρχής προς αυτόν, για την επέμβαση τρίτων. 2. Τα αντισυμβαλλόμενα μέρη αναλαμβάνουν να τηρούν τις υποχρεώσεις που απορρέουν από τον Ν. 2472/1997 περί προστασίας του ατόμου από την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και στις σχετικές αποφάσεις, οδηγίες και κανονιστικές πράξεις της Αρχής Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα. 3. Κάθε συμβαλλόμενο μέρος αναλαμβάνει να μην ανακοινώνει, διαθέτει ή δημοσιοποιεί με οποιονδήποτε τρόπο σε τρίτους, οι οποίοι δεν σχετίζονται με τους σκοπούς των εργασιών και για τους οποίους δεν υπάρχει τέτοια υποχρέωση ή δικαίωμα από το νόμο ή δικαστική απόφαση, πληροφορίες που έχει λάβει και επεξεργάζεται στα πλαίσια της Προμήθεια ειδικού λογισμικού-συστήματος «Ηλεκτρονικής διαχείρισης διαδικασιών». - 15

δραστηριότητάς του. Τα παραπάνω επιβιώνουν της λύσης ή της λήξης της παρούσας εργασίας. 4. Σε περίπτωση κατά την οποία ο Ανάδοχος θεωρεί ότι οι χρήστες των λογισμικών της Αναθέτουσας Αρχής κάνουν κακή και εκτός προδιαγραφών χρήση των εφαρμογών, ειδοποιεί εγγράφως και αιτιολογημένα τον Υπεύθυνο Υποστήριξης της Αναθέτουσας Αρχής, και ζητά αλλαγή του τρόπου χρήσης των εφαρμογών. Άρθρο 7ο: Ανωτέρα βία Ως ανωτέρα βία θεωρείται κάθε απρόβλεπτο και τυχαίο γεγονός που είναι αδύνατο να προβλεφθεί έστω και εάν για την πρόβλεψη και αποτροπή της επέλευσης του καταβλήθηκε υπερβολική επιμέλεια και επιδείχθηκε η ανάλογη σύνεση. Ενδεικτικά γεγονότα ανωτέρας βίας είναι: εξαιρετικά και απρόβλεπτα φυσικά γεγονότα, πυρκαγιά που οφείλεται σε φυσικό γεγονός ή σε περιστάσεις για τις οποίες ο εντολοδόχος ή ο εντολέας είναι ανυπαίτιοι, αιφνιδιαστική απεργία προσωπικού, πόλεμος, ατύχημα, αιφνίδια ασθένεια του προσωπικού του εντολοδόχου κ.α. στην περίπτωση κατά την οποία υπάρξει λόγος ανωτέρας βίας ο εντολοδόχος οφείλει να ειδοποιήσει αμελλητί τον εντολέα και να καταβάλει κάθε δυνατή προσπάθεια σε συνεργασία με το άλλο μέρος για να υπερβεί τις συνέπειες και τα προβλήματα που ανέκυψαν λόγω της ανωτέρας βίας. Ο όρος περί ανωτέρας βίας εφαρμόζεται ανάλογα και για τον εντολέα προσαρμοζόμενος ανάλογα. Άρθρο 8ο: Αναθεώρηση τιμών Οι τιμές δεν υπόκεινται σε καμία αναθεώρηση για οποιονδήποτε λόγο ή αιτία, αλλά παραμένουν σταθερές και αμετάβλητες καθ όλη την διάρκεια ισχύος της εντολής. Άρθρο 9ο: Τρόπος πληρωμής Για την παροχή των παραπάνω υπηρεσιών η αμοιβή του εντολοδόχου καθορίζεται σύμφωνα με το ποσό της προσφοράς του Αναδόχου, συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ. Στο ποσό της αμοιβής συμπεριλαμβάνονται οι βαρύνοντες τον εντολοδόχο φόροι και βάρη. Η πληρωμή θα γίνει από το Ταμείο της Αναθέτουσας Αρχής (Δήμος Κέρκυρας) μετά την έκδοση χρηματικού εντάλματος βάσει του πρακτικού παραλαβής της αρμόδιας επιτροπής και παράδοσης των συμβατικών αντικειμένων του έργου. Προμήθεια ειδικού λογισμικού-συστήματος «Ηλεκτρονικής διαχείρισης διαδικασιών». - 16

Άρθρο 10ο: Φόροι, τέλη, κρατήσεις Ο Ανάδοχος βαρύνεται με όλους τους νόμιμους φόρους, τέλη & κρατήσεις που ισχύουν κατά την ημέρα υπογραφής της σύμβασης. Άρθρο 11ο: Επίλυση διαφορών Οι διαφορές που θα εμφανισθούν κατά την εφαρμογή της σύμβασης, επιλύονται σύμφωνα με τις ισχύουσες διατάξεις Ο ΣΥΝΤΑΞΑΣ Τμήμα Τεχνολογιών Πληροφορικής & Επικοινωνιών ΘΕΩΡΕΙΤΑΙ Ο Διευθυντής Προγραμματισμού, Οργάνωσης & Πληροφορικής Παγκράτης Θεοφάνης ΠΕ Πληροφορικής Πίτσας Ευάγγελος ΠΕ Περιφερειακής Ανάπτυξης Προμήθεια ειδικού λογισμικού-συστήματος «Ηλεκτρονικής διαχείρισης διαδικασιών». - 17

Ε Ν Τ Υ Π Ο Ο Ι Κ Ο Ν Ο Μ Ι Κ Η Σ Π Ρ Ο Σ Φ Ο Ρ Α Σ Α/Α ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΕΦΑΡΜΟΓΩΝ ΠΟΣΟΤΗΤΑ ΤΙΜΗ ΜΟΝ. ΔΑΠΑΝΗ 1. Μελέτη εφαρμογής Προμήθεια εγκατάσταση έτοιμου και ανάπτυξη λογισμικού 2. «Ηλεκτρονικής διαχείρισης διαδικασιών» (ΣΗΔΔ). Υπηρεσίες παραμετροποίησης 3. του ΣΗΔΔ σύμφωνα με τις ανάγκες του οργανισμού Υπηρεσίες εκπαίδευσης 4. προσωπικού Σύνολο καθαρής αξίας ΦΠΑ 24% Γενικό σύνολο δαπάνης Ο προσφέρων Προμήθεια ειδικού λογισμικού-συστήματος «Ηλεκτρονικής διαχείρισης διαδικασιών». - 18