Επιστημονική Εκδήλωση ΕΛΛΗΝΙΚΗΣ ΔΙΑΒΗΤΟΛΟΓΙΚΗΣ ΕΤΑΙΡΕΙΑΣ «Σακχαρώδης Διαβήτης» 20-22 Μαρτίου 2014 ΑΘΗΝΑ, Ξενοδοχείο HILTON ΑΤΗΕNS Αγαπητές κυρίες, Αγαπητοί κύριοι, Αθήνα, 18 Σεπτεμβρίου 2013 H ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΙΑΒΗΤΟΛΟΓΙΚΗ ΕΤΑΙΡΕΙΑ επιθυμεί να σας ενημερώσει ότι θα πραγματοποιήσει Επιστημονική Εκδήλωση με τίτλο: «Σακχαρώδης Διαβήτης» στην ΑΘΗΝΑ, στο Ξενοδοχείο HILTON από 20 έως 22 Μαρτίου 2014. Στο πλαίσιο αυτής της Επιστημονικής Εκδήλωσης, θέλουμε να σας γνωρίσουμε τους τρόπους συμμετοχής και χορηγίας με την παράκληση να μας παρέχετε και πάλι την οικονομική σας υποστήριξη η οποία θα βοηθήσει σημαντικά την πραγμάτωση του Εκπαιδευτικού στόχου του Συνεδρίου. Έχει εξασφαλισθεί για τη διαμονή των Ομιλητών και των Συνέδρων μεγάλος αριθμός δωματίων στο Συνεδριακό Ξενοδοχείο και σε άλλα Ξενοδοχεία της περιοχής. 1. ΕΚΤΥΠΩΣΗ ΕΝΤΥΠΟΥ ΣΥΝΕΔΡΙΑΚΟΥ ΥΛΙΚΟΥ Α ΑΝΑΚΟΙΝΩΣΗ Τα 5.000 αντίτυπα της Α Ανακοίνωσης θα ταχυδρομηθούν σε όλα τα μέλη της Διαβητολογικής Εταιρείας, Τακτικά και Πάρεδρα. Επίσης θα διανεμηθεί σε Νοσοκομεία, Συνέδρια, Ημερίδες κ.λπ. που έχουν σχέση με το Μεταβολισμό, μέχρι την ημερομηνία που θα είναι έτοιμο το Πρόγραμμα. Η Α Ανακοίνωση θα είναι έντυπο δίπτυχο (διαστάσεις 17 Χ 24) με αποκλειστική μία διαφημιστική καταχώρηση Κόστος 4.000,00 Αποστολή της διαφημιστικής καταχώρησης ηλεκτρονικά, για την Α ΑΝΑΚΟΙΝΩΣΗ, το συντομότερο δυνατό. 1
ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ Τα 12.000 αντίτυπα του Προγράμματος θα ταχυδρομηθούν σε όλα τα μέλη της Διαβητολογικής Εταιρείας, (Τακτικά και Πάρεδρα), Ενδοκρινολόγους, Παθολόγους, Καρδιολόγους, Ιατρούς που ασχολούνται με Λιπίδια, Αθηροσκλήρωση, Παχυσαρκία, Γενικούς Ιατρούς, Αγροτικούς Ιατρούς κ.λπ. Επίσης σημαντικός αριθμός θα διανεμηθεί σε Νοσοκομεία, Συνέδρια, Ημερίδες κ.λπ. που έχουν σχέση με το Μεταβολισμό, μέχρι να πραγματοποιηθεί το Συνέδριο. Το Πρόγραμμα θα έχει διαστάσεις 17 Χ 24 και θα παραδοθεί στους Συνέδρους κατά την εγγραφή τους και παραλαβή του Συνεδριακού υλικού. Οπισθόφυλλο 2.500,00 2 α εξωφύλλου 1.800,00 3 η εξωφύλλου 1.200,00 1 η εσωτερική σελίδα 1.800,00 Εσωτερική σελίδα 1.000,00 Σαλόνι 2.000,00 Αποστολή των διαφημιστικών καταχωρήσεων ηλεκτρονικά για το ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ, το συντομότερο δυνατό ΠΡΑΚΤΙΚΑ διαστάσεων 17 Χ 24, θα εκτυπωθούν σε 1.200 αντίτυπα και θα παραδοθεί στους Συνέδρους κατά την εγγραφή τους. Οπισθόφυλλο 2.000,00 2 α εξωφύλλου 1.500,00 3 η εξωφύλλου 1.200,00 Εσωτερική σελίδα 800,00 Σαλόνι 2.000,00 Αποστολή των διαφημιστικών καταχωρήσεων ηλεκτρονικά για τα ΠΡΑΚΤΙΚΑ μέχρι 7 Φεβρουαρίου 2014. 2. ΤΟΠΟΘΕΤΗΣΗ ΕΝΘΕΤΟΥ στην Τσάντα των Συνέδρων Κόστος Χορηγίας 1.200,00 2
3. ΕΚΘΕΣΙΑΚΑ ΠΕΡΙΠΤΕΡΑ - STANDS Κατά τη διάρκεια του Συνεδρίου, θα λειτουργήσει έκθεση Φαρμακευτικών ειδών, προϊόντων και μηχανημάτων στο Foyer της Κεντρικής Αίθουσας του Συνεδρίου. Στο κόστος ενοικίασης του Εκθεσιακού περιπτέρου συμπεριλαμβάνεται παροχή ηλεκτρικού ρεύματος ισχύος 500 watt. Σε περίπτωση που οι εκθέτες χρειάζονται μεγαλύτερη ισχύ, θα πρέπει να μας ενημερώσουν έγκαιρα. Η προφύλαξη από απώλεια ή κλοπή καθώς και η ασφάλιση προϊόντων ή υλικών, είναι ευθύνη της κάθε χορηγού εταιρείας, όπως επίσης και τυχόν ζημιές που μπορεί να προκληθούν στον Εκθεσιακό χώρο. Επισυνάπτεται σχεδιάγραμμα. To κόστος ενοικίου των εκθεσιακών χώρων για κάθε ένα από τα περίπτερα διαμορφώνεται ως εξής: No 1, 2+3, 9+10, 17+18, 30, 31, 32, 33 (12 τ.μ.) 13.500,00 (προνομιούχα) Νo 4, 5, 6, 7, 8, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 28 (6 τ.μ.) 6.800,00 (προνομιούχα) Νo 11, 12, 13, 14, 15, 16, 25, 26, 27 5.000,00 No 29 a, 29 β, 29 γ (συνολικά 18 τ.μ.) το κόστος θα διαμορφωθεί κατόπιν συνεννόησης ή μεμονωμένα το καθένα 6.800,00 No 34, 35 banner με τραπέζι & 2 καρέκλες 3.000,00 Στην επιλογή των Περιπτέρων, θα τηρηθεί σειρά προτεραιότητας λαμβάνοντας υπόψη το συνολικό ύψος χορηγίας της Εταιρείας καθώς και την ημερομηνία εκδήλωσης ενδιαφέροντος. 4. ΔΟΡΥΦΟΡΙΚΑ ΣΥΜΠΟΣΙΑ Κατά τη διάρκεια τoυ Συνεδρίου θα πραγματοποιηθούν Δορυφορικά Συμπόσια, σε συνεννόηση με την Οργανωτική Επιτροπή ως προς το θέμα, την ημέρα και ώρα. Το ποσό χορηγίας διαμορφώνεται ως ακολούθως: ΔΟΡΥΦΟΡΙΚΑ ΣΥΜΠΟΣΙΑ Μεσημέρι Απόγευμα Βράδυ Πέμπτη 20/ 3/ 2014 10.500,00 Παρασκευή 21/ 3/ 2014 10.000,00 11.000,00 12.000,00 Σάββατο 22/ 3/ 2014 10.000,00 11.000,00 13.500,00 3
Η Εταιρεία που θα συμμετέχει με Δορυφορικό Συμπόσιο κατά τις μεσημβρινές ή βραδινές ώρες, δεσμεύεται να καλύψει την κοινωνική εκδήλωση που θα ακολουθήσει, γεύμα ή δείπνο αντίστοιχα. Η Εταιρεία Χορηγός θα προβάλλεται στον χώρο της συγκεκριμένης εκδήλωσης. Οι Εταιρείες που θα συμμετέχουν με Δορυφορικό Συμπόσιο τις απογευματινές ώρες της Παρασκευής και του Σαββάτου, θα πρέπει να καλύψουν την προσφορά καφέαναψυκτικού ενός διαλείμματος. Το όνομα των εταιρειών χορηγών θα προβληθεί στην οθόνη αμέσως πριν ή μετά τη λήξη του Δορυφορικού Συμποσίου και θα αναφερθεί η χορηγία τους στη ροή του ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ, τη συγκεκριμένη ώρα διεξαγωγής του στον χώρο προσφοράς του γεύματος ή δείπνου ή καφέ-αναψυκτικών σε ειδικές σημάνσεις Γεύματα - Δείπνα Τα μεσημεριανά γεύματα (μπουφές) θα προσφέρονται στο χώρο της Έκθεσης. Τα δείπνα θα προσφέρονται στο χώρο της Έκθεσης ή στις αίθουσες ΤΕΡΨΙΧΟΡΗ Α και Β ή και ΕΣΠΕΡΙΔΕΣ, ανάλογα με τον αριθμό συμμετοχής των συνέδρων. Το όνομα της Χορηγού Εταιρείας θα αναγράφεται στο έντυπο του Προγράμματος του Συνεδρίου, την ημέρα και ώρα παράθεσης του γεύματος ή δείπνου. Το κόστος θα καθοριστεί από την επιλογή menu και ποτών που θα αποσταλεί στις ενδιαφερόμενες εταιρείες. 5. ΔΟΡΥΦΟΡΙΚΕΣ ΔΙΑΛΕΞΕΙΣ Στο Πρόγραμμα, θα περιληφθούν επίσης και θέματα Δορυφορικών Διαλέξεων ύστερα από συνεννόηση με την Οργανωτική Επιτροπή, το κόστος των οποίων ανέρχεται στις 5.200,00 Η Εταιρεία που θα συμμετέχει με ΔΟΡΥΦΟΡΙΚΗ ΔΙΑΛΕΞΗ, δεσμεύεται να καλύψει την προσφορά καφέ αναψυκτικών ενός διαλείμματος. 4
Το όνομα της χορηγού εταιρείας, θα αναφέρεται σε ειδική σήμανση που θα τοποθετηθεί στον χώρο της προσφοράς του καφέ, κατά τη διάρκεια του διαλείμματος, καθώς και στo έντυπο Πρόγραμμα την ημέρα και ώρα παράθεσης του καφέ. Κόστος 2.000,00 ανά διάλειμμα. 5. ΣΥΝΕΔΡΙΑΚΗ ΤΣΑΝΤΑ Χορηγία περίπου 1.200 τσαντών/ folders συνοδευμένο από σημειωματάριο και στυλό με λογότυπο της Χορηγού Εταιρείας. Η επιλογή των τσαντών/ folders θα γίνει σε συνεννόηση με την Οργανωτική Επιτροπή. 6. ΚΟΝΚΑΡΔΕΣ Θα χρειασθούν 1.200 τεμάχια πλαστικές θήκες και καρτελάκια, όπου θα αναγράφεται το Λογότυπο της εταιρείας χορηγού στο πίσω μέρος, και αντίστοιχο αριθμό κορδονιών (lanyards). Κόστος χορηγίας 1.200,00 πλέον της κατασκευής των badges και lanyards 7. ΟΠΤΙΚΟΑΚΟΥΣΤΙΚΑ ΜΕΣΑ (ΠΡΟΒΟΛΗ ΦΑΡΜΑΚΕΥΤΙΚΩΝ ΠΡΟΙΟΝΤΩΝ) Χορηγία για την ενοικίαση οπτικοακουστικού εξοπλισμού. Το όνομα και τα προϊόντα της χορηγού εταιρείας θα προβάλλονται στην οθόνη της Αίθουσας αλλά και σε plasma οθόνες στον εκθεσιακό χώρο μία (1) ώρα πριν την έναρξη των ομιλιών κάθε μέρα και κατά τη διάρκεια των διαλειμμάτων. Κόστος 5.000,00 5
8. INTERACTIVE ΚΑΛΥΨΗ Θα χρησιμοποιηθεί interactive κάλυψη (voting system) στο πλαίσιο των Συμποσίων. Το κόστος ανέρχεται στα 1.300,00 για κάθε Συνεδρία Συμποσίου ή Κλινικού Φροντιστηρίου κ.λπ. 9. ΠΡΟΒΟΛΗ ΠΡΟΪΌΝΤΩΝ ΤΗΣ ΕΤΑΙΡΕΙΑΣ ΣΑΣ ΣΤΗ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑ Η Εταιρεία σας δύναται να προβάλει προϊόντα της στην Ειδική Κατασκευή, σε μεγάλες φωτιζόμενες αφίσες στην πλάτη της Γραμματείας του Συνεδρίου. Το κόστος διαφήμισης ανέρχεται στα 5.000,00 10. ΕΓΓΡΑΦΕΣ ΣΤΟ ΣΥΝΕΔΡΙΟ Οι εγγραφές στην Επιστημονική Εκδήλωση είναι ΔΩΡΕΑΝ για όλους τους συνέδρους. ΟΡΟΙ ΣΥΜΜΕΤΟΧΗΣ Σημειώνεται ότι τα προαναφερθέντα ποσά χορηγιών είναι πλέον φ.π.α. Παράκληση με την επιβεβαίωση της συμμετοχής σας, όπως καταβληθεί ποσοστό 50% του συνολικού ποσού, προκειμένου να ανταποκριθούμε στις προκαταβολές των δαπανών που προκύπτουν για την όλη οργάνωση της Επιστημονικής Εκδήλωσης. Η εξόφληση θα γίνει μετά την έκδοση του τιμολογίου, με τη λήξη του Συνεδρίου, από το γραφείο Congress World Event Travel EE. Παράκληση όπως για την εκδήλωση ενδιαφέροντος, επικοινωνείτε με την Εταιρεία CONGRESS WORLD EVENT TRAVEL E.E. Μαιάνδρου 23, 115 28 Αθήνα www.congressworld.gr Τηλ. 210 7210 052, 210 7210001 Fax. 210 7210 051 Mob 6944 641994 Υπόψη Μαρίας Παπαπαναγιώτου e-mail: mp@congressworld.gr 6