Ο ΗΓΙΑ ΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΤΩΝ ΗΛΩΣΕΩΝ ΠΟΥ ΥΠΟΒΛΗΘΗΚΑΝ ΤΑΧΥ ΡΟΜΙΚΑ - Ο.Τ.Π.Μ.Κ_ΚΕΦ4_11_V2_10-01-2012 Ο ανάδοχος την ηµέρα που παραλαµβάνει την δήλωση συµπληρώνει στην κεντρική βάση την ηµεροµηνία παραλαβής της δήλωσης και καταχωρίζει τα απαραίτητα στοιχεία της σύµφωνα µε τα προβλεπόµενα στα συµβατικά τεύχη. Στην συνέχεια, ο ανάδοχος, ανάλογα µε την κάθε περίπτωση, προβαίνει στις ακόλουθες ενέργειες: ΠΕΡΙΠΤΩΣΗ 1: εν υπάρχουν εκκρεµότητες σύµφωνα µε την 4.3 του κεφαλαίου 4 του τεύχους των Τεχνικών Προδιαγραφών. Ο ανάδοχος εκδίδει και αποστέλλει το αποδεικτικό υποβολής δήλωσης. ΠΕΡΙΠΤΩΣΗ 2: Υπάρχουν εκκρεµότητες ως προς την συµπλήρωση των απαραίτητων πεδίων της δήλωσης ή ως προς την υποβολή των απαραίτητων εγγράφων. Ο ανάδοχος αποστέλλει επιστολή σύµφωνα µε το συνηµµένο ΥΠΟ ΕΙΓΜΑ 1 Περίπτωση 1 ή 2 ανάλογα µε την εκκρεµότητα που υπάρχει. ΠΕΡΙΠΤΩΣΗ 3: εν κατέστη δυνατός ο εντοπισµός των δηλούµενων ακινήτων Ο ανάδοχος εκδίδει και αποστέλλει στον δηλούντα αποδεικτικό υποβολής δήλωσης στο οποίο αναγράφεται η εκκρεµότητα και συνηµµένα επιστολή σύµφωνα µε το συνηµµένο ΥΠΟ ΕΙΓΜΑ 3. ΠΕΡΙΠΤΩΣΗ 4: εν έχει καταβληθεί το τέλος κτηµατογράφησης ή έχει καταβληθεί ποσό µικρότερο του αναλογούντος. Ο ανάδοχος αποστέλλει επιστολή σύµφωνα µε το συνηµµένο ΥΠΟ ΕΙΓΜΑ 1 Περίπτωση 3 στην οποία επισυνάπτει το έντυπο υπολογισµού παγίου τέλους 401. Η επεξεργασία της δήλωσης είναι δυνατόν να ολοκληρωθεί και πριν την αποκατάσταση της εκκρεµότητας. ΠΕΡΙΠΤΩΣΗ 5: Έχει καταβληθεί µεγαλύτερο ποσό από το αναλογούν τέλος κτηµατογράφησης. Ο ανάδοχος εκδίδει και αποστέλλει στον δηλούντα αποδεικτικό υποβολής δήλωσης και αποστέλλει επιστολή σύµφωνα µε το συνηµµένο ΥΠΟ ΕΙΓΜΑ 2 στην οποία επισυνάπτεται το έντυπο της αίτησης ΑΙΤ 1. Μόλις επιστραφεί η αίτηση συµπληρωµένη από τον δηλούντα ο ανάδοχος προβαίνει στις ενέργειες οι οποίες προβλέπονται από την σχετική διαδικασία. ΠΕΡΙΠΤΩΣΗ 6: Το δηλούµενο ακίνητο βρίσκεται σε ΟΤΑ που δεν είναι υπό κτηµατογράφηση. Ο ανάδοχος αποστέλλει επιστολή σύµφωνα µε το συνηµµένο ΥΠΟ ΕΙΓΜΑ 4. Στην περίπτωση που η ταχυδροµική δήλωση αφορά µόνο το συγκεκριµένο ακίνητο και δεν έχει καταχωριστεί στην κεντρική βάση, στην επιστολή αυτή επισυνάπτεται το
έντυπο της αίτησης ΑΙΤ 2 και πρωτότυπο του παραστατικού πληρωµής προκειµένου ο πολίτης να το υποβάλει στην ΚΤΗΜΑΤΟΛΟΓΙΟ Α.Ε. Επισηµαίνεται ότι σε κάθε περίπτωση στην αίτηση ΑΙΤ2 είναι απαραίτητη η επικύρωση του γνήσιου της υπογραφής του αιτούντος από αρµόδια αρχή επί του εντύπου της αίτησης. Είναι προφανές ότι στην περίπτωση που η δήλωση δεν αφορά µόνο το συγκεκριµένο εκτός ορίων ακίνητο, στην επιστολή επισυνάπτεται το έντυπο της αίτησης ΑΙΤ 1 και αντίγραφο του παραστατικού πληρωµής. Σε κάθε περίπτωση, εφόσον υπάρχει εκκρεµότητα, συµπληρώνονται στην κεντρική βάση το είδος της εκκρεµότητας και η ηµεροµηνία αποστολής του αποδεικτικού υποβολής δήλωσης ή των επιστολών άρσης εκκρεµοτήτων, στην περίπτωση που δεν είναι δυνατόν να ολοκληρωθεί η καταχώριση και να εκδοθεί αποδεικτικό υποβολής. Στην περίπτωση κατά την οποία η δήλωση υποβάλλεται ταχυδροµικά από τον δηλούντα στην ΚΤΗΜΑΤΟΛΟΓΙΟ Α.Ε., ο επιβλέπων της σύµβασης παραδίδει στον ανάδοχο τη δήλωση και εφαρµόζονται όλα τα ανωτέρω, λαµβάνοντας ως ηµεροµηνία παραλαβής αυτή που αναφέρεται στο σχετικό πρωτόκολλο παράδοσηςπαραλαβής που συντάσσει ο επιβλέπων. Στην περίπτωση κατά την οποία η δήλωση υποβάλλεται ταχυδροµικά και διαπιστωθεί ότι αφορά Γραφείο Κτηµατογράφησης άλλης µελέτης, ο ανάδοχος διαβιβάζει µε πρωτόκολλο παράδοσης-παραλαβής στον επιβλέποντα τη δήλωση, ώστε η ΚΤΗΜΑΤΟΛΟΓΙΟ Α.Ε. να τη διαβιβάσει στο αρµόδιο Γραφείο Κτηµατογράφησης. Οι δηλώσεις οι οποίες υποβάλλονται ταχυδροµικά, εφόσον δεν είναι δυνατό, λόγω εκκρεµοτήτων ή φόρτου, να καταχωριστούν στην κεντρική βάση και να λάβουν αριθµό πρωτοκόλλου κατά την ηµέρα της παραλαβής τους, θα πρέπει να καταγράφονται την ίδια µέρα στα Γραφεία Κτηµατογράφησης στα οποία παραλήφθηκαν. Η καταγραφή θα γίνεται σε Πίνακα σύµφωνα µε το συνηµµένο υπόδειγµα.
ΥΠΟ ΕΙΓΜΑ 1: Επιστολή για την άρση εκκρεµοτήτων δήλωσης που υποβλήθηκε ταχυδροµικά Κατά την επεξεργασία της δήλωσης που υποβάλατε ταχυδροµικά, διαπιστώθηκαν ορισµένες εκκρεµότητες και συγκεκριµένα ότι.. (Περίπτωση 1: Ελλείψεις στα στοιχεία δικαιούχου/ ακινήτου/ δικαιώµατος). δεν έχετε συµπληρώσει ορισµένα στοιχεία τα οποία είναι απολύτως απαραίτητα για την ολοκλήρωση της επεξεργασίας της. Οι ελλείψεις σηµειώνονται µε Χ στο συνηµµένο έντυπο δήλωσης το οποίο παρακαλούµε να συµπληρώσετε και να το αποστείλετε στο αρµόδιο γραφείο κτηµατογράφησης. (Περίπτωση 2: Ελλείψεις ως προς τα συνυποβαλλόµενα έγγραφα). δεν έχετε αποστείλει όλα τα έγγραφα τα οποία είναι απαραίτητα για την επεξεργασία της δήλωσή σας. Παρακαλούµε όπως αποστείλετε το ταχύτερο δυνατόν στο αρµόδιο γραφείο κτηµατογράφησης τα παρακάτω έγγραφα: 1. π.χ. αντίγραφο δελτίου ταυτότητας/διαβατηρίου 2. π.χ. έγγραφο που να αναφέρεται το ΑΦΜ 3. π.χ. αντίγραφο του τίτλο που τεκµηριώνει το δηλωθέν δικαίωµα (Περίπτωση 3: εν έχει καταβληθεί το συνολικώς οφειλόµενο πάγιο τέλος κτηµατογράφησης για τα δηλούµενα δικαιώµατα). δεν έχετε καταβάλει το συνολικώς οφειλόµενο πάγιο τέλος κτηµατογράφησης για τα δικαιώµατα τα οποία δηλώνετε. Η καταβολή του οφειλόµενου τέλους, σύµφωνα µε το ν. 2308/1995 αποτελεί απαραίτητη προϋπόθεση για την ολοκλήρωση της παραλαβής της δήλωσής σας. Στην παρούσα επιστολή θα βρείτε συνηµµένο το σχετικό έντυπο πληρωµής συµπληρωµένο µε τα στοιχεία σας και το υπόλοιπο οφειλόµενο ποσό. Μπορείτε να καταβάλετε το οφειλόµενο ποσό σε οποιαδήποτε από τις συνεργαζόµενες τράπεζες ή τα ΕΛΤΑ µε την επίδειξη του εντύπου αυτού.
Στη συνέχεια, θα πρέπει να προσκοµίσετε ή να αποστείλετε στο αρµόδιο γραφείο κτηµατογράφησης: α) το παραστατικό της πληρωµής και β) αντίγραφο του ανωτέρω εντύπου πληρωµής. (Σε όλες τις ανωτέρω περιπτώσεις) Παρακαλούµε όπως προβείτε στις απαραίτητες ενέργειες για την άρση των ως άνω εκκρεµοτήτων, προκειµένου να τύχει επεξεργασίας η δήλωση σας. Σηµειώνεται ότι κατά την επικοινωνία σας µε το γραφείο κτηµατογράφησης είναι απαραίτητο εκτός από τα στοιχεία σας, να αναφέρετε και τον ακόλουθο αριθµό ο οποίος είναι ο κωδικός της δήλωσης σας: <ΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧ> Για το Γραφείο Κτηµατογράφησης ΥΠΟ ΕΙΓΜΑ 2: Επιστολή για την περίπτωση δήλωσης που υποβλήθηκε ταχυδροµικά και έχει καταβληθεί πάγιο τέλος κτηµατογράφησης επί πλέον από το οφειλόµενο Κατά την επεξεργασία της δήλωσης που υποβάλατε ταχυδροµικά, διαπιστώθηκε ότι έχετε καταβάλει ποσό πλέον του οφειλόµενου τέλους κτηµατογράφησης. Προκειµένου να σας επιστραφεί το επί πλέον ποσό, παρακαλούµε να συµπληρώσετε και να αποστείλετε τη σχετική αίτηση που επισυνάπτεται (έντυπο ΑΙΤ1) στο αρµόδιο Γραφείο Κτηµατογράφησης. Σηµειώνεται ότι κατά την επικοινωνία σας µε το γραφείο κτηµατογράφησης είναι απαραίτητο, εκτός από τα στοιχεία σας, να αναφέρετε και τον ακόλουθο αριθµό ο οποίος είναι ο αριθµός πρωτοκόλλου της δήλωσης σας: <ΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧ> Για το Γραφείο
Κτηµατογράφησης ΥΠΟ ΕΙΓΜΑ 3: Επιστολή για την περίπτωση που δεν κατέστη δυνατός ο εντοπισµός ορισµένων από τα δηλούµενα ακίνητα Μετά την επεξεργασία της δήλωσης που υποβάλατε ταχυδροµικά, διαπιστώθηκε ότι δεν κατέστη δυνατός ο εντοπισµός των ακόλουθων ακινήτων, τα οποία εµφανίζονται στο συνηµµένο αποδεικτικό υποβολής δήλωσης µε κωδικούς ιδιοκτησίας: 1... 2... 3.... Σας ενηµερώνουµε ότι για τα ακίνητα για τα οποία δεν κατέστη δυνατός ο εντοπισµός τους µε βάση τα υποβληθέντα στοιχεία, θα πρέπει να επικοινωνήσετε µε το γραφείο κτηµατογράφησης προκειµένου να προσκοµίσετε επιπλέον στοιχεία ή/και να υποδείξετε τη θέση του ακινήτου σας στο γραφείο κτηµατογράφησης ή στο ύπαιθρο, εάν αυτό απαιτηθεί. Σηµειώνεται ότι κατά την επικοινωνία σας µε το γραφείο κτηµατογράφησης είναι απαραίτητο, εκτός από τα στοιχεία σας, να αναφέρετε και τον ακόλουθο αριθµό ο οποίος είναι ο αριθµός πρωτοκόλλου της δήλωσης σας: <ΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧ> Για το Γραφείο Κτηµατογράφησης ΥΠΟ ΕΙΓΜΑ 4: Επιστολή για την περίπτωση δήλωσης ακινήτου που βρίσκεται εκτός των κτηµατογραφούµενων περιοχών Σας ενηµερώνουµε ότι η δήλωση που αποστείλατε ταχυδροµικά για το ακίνητό που κατά δήλωσή σας βρίσκεται στον ΟΤΑ δεν µπορεί να τύχει επεξεργασίας καθώς ο ΟΤΑ. δεν κτηµατογραφείται.
Για την επιστροφή του ποσού που έχετε καταβάλει ως τέλος κτηµατογράφησης, παρακαλούµε όπως συµπληρώσετε το συνηµµένο έντυπο αίτησης (ΑΙΤ2), και το αποστείλετε µαζί µε τα πρωτότυπα παραστατικά πληρωµής του τέλους στην ΚΤΗΜΑΤΟΛΟΓΙΟ Α.Ε., Μεσογείων 288, ΤΚ16652, Χολαργός. Για το Γραφείο Κτηµατογράφησης
ΠΙΝΑΚΑΣ ΚΑΤΑΓΡΑΦΗΣ ΗΛΩΣΕΩΝ ΠΟΥ ΥΠΟΒΛΗΘΗΚΑΝ ΤΑΧΥ ΡΟΜΙΚΑ ΚΩ ΙΚΟΣ ΓΡΑΦΕΙΟΥ ΚΤΗΜΑΤΟΓΡΑΦΗΣΗΣ ΟΤΑ : α/α ΟΝΟΜΑΤΕΠΩΝΥΜΟ ΑΠΟΣΤΟΛΕΑ Ηµεροµηνία παραλαβής αριθµός συστηµένου R