Εφορεία Εκπαίδευσης Γενικής Εφορείας Αθήνα η Έκδοση

ΕΚΠΑΙΔΕΥΤΙΚΟ ΥΛΙΚΟ ΕΥΕΛΙΚΤΗΣ ΕΚΠΑΙΔΕΥΣΗΣ ΟΜΑΔΑ ΠΡΟΠΑΡΑΣΚΕΥΑΣΤΙΚΗΣ ΕΚΠΑΙΔΕΥΣΗΣ Ε8. Ο Κανονισμός Οικονομικής Διαχείρισης και Ελέγχου (ΚΟΔΕ) και η εφαρμογή του από την Ε.Κ.Σ Εφορεία Εκπαίδευσης Γενικής Εφορείας Αθήνα 2015-1η Έκδοση 1

Συγγραφέας Χαρατσάρης Κων/νος Υπεύθυνος Διαμόρφωσης επιστημονικών προδιαγραφών του εκπαιδευτικού υλικού Τσεσμελόπουλος Νεκτάριος Συμβουλευτική Υποστήριξη Γκούτσιας Δημήτρης Δήμητρα Κεφαλά Επιμέλεια κειμένων Σουρβίνος Συμεών Το παρόν δημιουργήθηκε στο πλαίσιο δημιουργίας εκπαιδευτικών εγχειριδίων για την «ευέλικτη εκπαίδευση» του Σώματος Ελλήνων Προσκόπων (Σ.Ε.Π). Η συγγραφή των κειμένων έχει γίνει με τη βοήθεια τεκμηριωμένων εγχειριδίων τα οποία αποτελούν το υφιστάμενο υλικό της Επίσημης εκπαίδευσης Ενηλίκων Στελεχών του Σ.Ε.Π.. Οι συγγραφείς έχουν επιλεγεί με τη βοήθεια της Εφορείας Εκπαιδεύσεως και είναι ενεργά μέλη του Εκπαιδευτικού προσωπικού του Σ.Ε.Π. 2

Περιεχόμενα Σκοπός... 4 Προσδοκώμενα Αποτελέσματα... 4 Εισαγωγή... 4 Ενότητα 1 Επιτροπή Κοινωνικής Συμπαράστασης... 5 Εισαγωγή... 5 Ε.Κ.Σ. - Επιλογή Προσώπων... 6 Έναρξη μιας Συνεργασίας Σύσταση Ε.Κ.Σ.... 7 Διορισμός - Συγκρότηση... 7 Καθήκοντα Μελών... 7 Βιβλία Επιτροπής... 8 Παραγγελία Βιβλίων... 12 Τραπεζικός Λογαριασμός... 13 Λειτουργία Διάφορα Θέματα Ε.Κ.Σ,... 13 Ενότητα 2 Κανονισμός Οικονομικής Διαχείρισης και Ελέγχου... 14 Εισαγωγή... 14 Υπεύθυνοι για την διαχείριση των οικονομικών... 15 Μέρος 3 ο Κ.Ο.Δ.Ε.... 15 Παράδειγμα Οικονομικού Προϋπολογισμού... 16 Παράδειγμα Οικονομικού Απολογισμού... 17 Παράδειγμα Απόδειξης Πληρωμής... 17 Παράδειγμα Απόδειξης Είσπραξης... 18 Οικονομικός Έλεγχος... 18 Σχέσεις με Κεντρική Διοίκηση... 18 Τα Ακίνητα του Σ.Ε.Π.... 19 Χορηγίες Δωρεές... 20 Ενότητα 3 Εγκύκλιος 1-3/1/2014... 20 Εγκύκλιος 1... 20 Βασικές Κινήσεις... 22 3

Σκοπός Σκοπός αυτής της εκπαιδευτικής ενότητας είναι να εξηγηθεί στα ενήλικα στελέχη του Προσκοπισμού η έννοια της Οικονομικής Διαχείρισης στα Προσκοπικά Κλιμάκια, να αναλυθεί η αναγκαιότητα της πιστής τήρησης των Κανονισμών που διέπουν την λειτουργία των Ε.Κ.Σ., να εξηγηθεί επαρκώς και με παραδείγματα ο Κανονισμός Οικονομικής Διαχείρισης και Ελέγχου ( ΚΟΔΕ ), να εξηγηθούν οι διαδικασίες Τήρησης και Παρακολούθησης των Προσκοπικών Κλιμακίων που πρέπει να βρίσκονται σε πλήρη εναρμόνιση με το ισχύον φορολογικό καθεστώς. Προσδοκώμενα Αποτελέσματα Με την ολοκλήρωση αυτής της εκπαιδευτικής ενότητας οι εκπαιδευόμενοι θα πρέπει να είναι σε θέση να αντιληφθούν και ενστερνιστούν την απόλυτη αναγκαιότητα της απαρέγκλιτα ορθής τήρησης των προβλεπομένων από τους Κανονισμούς λειτουργίας Ε.Κ.Σ και Κ.Ο.Δ.Ε. σε συνάρτηση με τα προβλεπόμενα από το ισχύον φορολογικό καθεστώς και να φροντίζουν ως υπεύθυνα ενήλικα Στελέχη του Σ.Ε.Π. για την εφαρμογή και την πιστή τήρηση τους Εισαγωγή Στο Σώμα Ελλήνων Προσκόπων, ως Νομικό Πρόσωπο Ιδιωτικού Δικαίου, με σκοπό όπως αυτός περιγράφεται στο κείμενο σύστασης του, δηλαδή με χαρακτήρα κοινωφελή και μη κερδοσκοπικό, με εποπτεία όμως από το δημόσιο φορέα της Πολιτείας, υπόκειται ως Νομικό Πρόσωπο, δηλαδή ως ένωση προσώπων και συνόλου περιουσίας που έχει αφιερωθεί στην εξυπηρέτηση του σκοπού για το οποίο ιδρύθηκε, σε κανόνες δικαίου, που περιγράφονται κάθε φορά από τις ισχύουσες νομοθεσίες. Έτσι, είναι απαραίτητο να γνωρίζουμε τις ισχύουσες στην περίπτωση μας φορολογικές διαδικασίες που περιγράφουν οι κατά περίπτωση Νόμοι και στις εκάστοτε ισχύουσες Εγκυκλίους και Ανακοινώσεις που περιγράφουν με σαφήνεια τις αντίστοιχες διαδικασίες που θα εξασφαλίσουν την έννομη Οικονομική του διαχείριση. Το παρόν εγχειρίδιο απευθύνεται σε νέους Αρχηγούς / Υπαρχηγούς Συστήματος και Εφόρους έχει σκοπό να εξηγήσει ποιο συνοπτικά αυτά που αναφέρουν οι παρακάτω κανονισμοί ανακοινώσεις : Κανονισμός Λειτουργίας Επιτροπών Κοινωνικής Συμπαράστασης Κανονισμός Οικονομικής Διαχείρισης και Ελέγχου Ανακοίνωση 49 17/5/2013 Δωρεές Χορηγίες Επιχειρήσεων προς Σ.Ε.Π. Εγκύκλιος 1 3/1/2014 - Νέα Διαδικασία για την τήρηση και παρακολούθηση δαπανών Προσκοπικών Συστημάτων / Κλιμακίων / Ε.Π.Π, σύμφωνα με το νέο φορολογικό πλαίσιο Ανακοίνωση 122 12/12/2007 Οικονομικά Βιβλία και Παραστατικά Στοιχεία 4

Οι Κανονισμοί - Ανακοινώσεις, αποτελούν τα πλήρη κείμενα που πρέπει να έχουν υπόψη τους οι Αρχηγοί Συστήματος, οι Έφοροι και τα μέλη των Επιτροπών Κοινωνικής Συμπαράστασης. Ενότητα 1 Επιτροπή Κοινωνικής Συμπαράστασης Εισαγωγή Σύμφωνα με το άρθρο 28 του Οργανισμού Σ.Ε.Π. που δημοσιεύθηκε στο ΦΕΚ 115 της 12 ης Μαΐου 2014, οι Επιτροπές Κοινωνικής Συμπαράστασης, αποτελούν απαραίτητη προϋπόθεση για την εύρυθμη λειτουργία των Προσκοπικών Συστημάτων και των Εφορειών, απαιτείται η συγκρότηση τους για την έγκριση λειτουργίας του Κλιμακίου και έχουν σαν σκοπό την ηθική και υλική ενίσχυση του έργου του Προσκοπισμού. Τα μέλη των Επιτροπών Κοινωνικής Συμπαράστασης, είναι μέλη του Σ.Ε.Π., με τις υποχρεώσεις που απορρέουν από την ιδιότητα τους αυτή όπως η ετήσια απογραφή και τα αντίστοιχα δικαιώματα όπως η δυνατότητα συμμετοχής τους στο ανώτατο όργανο του Σ.Ε.Π. την Γενική Συνέλευση. Ειδικότερα ο Σκοπός, η Οργάνωση, η Σύσταση, ο Διορισμός, η Χρονική διάρκεια της Θητείας των Μελών της, η Συγκρότηση, οι Αρχαιρεσίες, τα καθήκοντα του κάθε μέλους της αναλυτικά, η Διάλυση και η Κατάργηση τους καθώς επίσης και η επικοινωνία περιγράφονται με σαφήνεια στον ισχύοντα Κανονισμό Λειτουργίας των Επιτροπών Κοινωνικής Συμπαράστασης Σ.Ε.Π. Αναλυτικότερα ιδιαίτερη προσοχή θα πρέπει να δίνεται σε ότι αφορά την Οικονομική Διαχείριση, ενώ θα πρέπει να γίνεται κατανοητό ότι οι Ε.Κ.Σ. οφείλουν πάντοτε υπό την καθοδήγηση του προϊσταμένου του Κλιμακίου, το οποίο συνδράμουν, να ακολουθούν τα όσα προβλέπονται στο εδάφιο ΙΑ. ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΑ ΔΙΑΧΕΡΙΣΗ του ισχύοντος Κανονισμού Λειτουργίας τους. Το Σώμα Ελλήνων Προσκόπων στην προσπάθεια του να ενημερώνει και να βοηθά το έργο των Ε.Κ.Σ., ενέταξε στο Εκπαιδευτικό του Πρόγραμμα, στην επίσημη δηλαδή εκπαίδευση του τις 5

Σχολές Επιτροπών Κοινωνικής Συμπαράστασης για όλα τα μέλη τους και ειδικότερα για τους Προέδρους, τους Ταμίες και τους Γραμματείς τους. Ε.Κ.Σ. - Επιλογή Προσώπων Η Επιτροπή Κοινωνικής Συμπαράστασης, όπως διαβάζουμε στον Κανονισμό Λειτουργίας Ε.Κ.Σ., αποτελείτε από μέλη, όπου αριθμητικά πρέπει να είναι από 5 έως 15 και ως μέλη μια επιτροπής υποδεικνύονται παλιοί πρόσκοποι, φίλοι του Προσκοπισμού, γονείς ή κηδεμόνες των μελών των Προσκοπικών Τμημάτων. Ο Κανονισμός ορίζει τις προϋποθέσεις που πρέπει να ισχύουν για κάποιον για να μπορεί να γίνει μέλος μιας Επιτροπής αλλά το ποιο σημαντικό στοιχείο είναι να καταλάβουμε ότι η επιλογή των προσώπων που θα γίνουν μέλη σε μια Επιτροπή, είναι καθαρά μια προσωπική υπόθεση του Αρχηγού Συστήματος για την επιτροπή εντός Προσκοπικού Συστήματος και του Περιφερειακού Εφόρου για την επιτροπή μιας Περιφέρειας. Η Ε.Κ.Σ. πρέπει να αποτελείτε από μέλη που μπορούν να συνεργαστούν μεταξύ τους αλλά κυρίως, μέλη που μπορούν να συνεργαστούν, αρμονικά με τον ίδιο τον Αρχηγό Συστήματος ή τον Περιφερειακό Έφορο που τους επέλεξε. Ο Αρχηγός Συστήματος ή ο Έφορος και η Ε.Κ.Σ. είναι μια ομάδα ανθρώπων που έχουν σαν κύριο έργο την υποστήριξη των Βαθμοφόρων του Συστήματος ή της Εφορείας που ανήκουν. Για να γίνει πράξη η υποστήριξη πρέπει να υπάρχει μεταξύ των ανθρώπων μελών της Ε.Κ.Σ., σωστή συνεργασία. Συνεργασία σημαίνει σωστή επικοινωνία, σημαίνει ανταλλαγή απόψεων, ιδεών, σημαίνει ομαδική εργασία για να πετύχουν κοινούς στόχους. Οι στόχοι μιας Ε.Κ.Σ., ο σκοπός της ύπαρξής της, είναι συγκεκριμένοι και αναφέρονται αναλυτικά στον Κανονισμό Λειτουργίας Ε.Κ.Σ. στην παράγραφο Β και είναι η ηθική και υλική ενίσχυση του Προσκοπισμού. Η επιλογή των προσώπων που θα γίνουν μέλη σε μια Ε.Κ.Σ. πρέπει να στηρίζετε στις παρακάτω αρχές και είναι καθήκον του Α.Σ. ή του Π.Ε. να βρει ανθρώπους : 1. Που θέλουν να προσφέρουν εθελοντική εργασία και έχουν ελεύθερο χρόνο να διαθέσουν. Τα μέλη των Ε.Κ.Σ. καλούνται εκτός από συζητήσεις και να πάρουν αποφάσεις, να υλοποιήσουν έργα - δράσεις. Αυτό απαιτεί χρόνο και απαιτεί ανθρώπους που έχουν την διάθεση να αφιερώσουν τον προσωπικό τους χρόνο για τις εργασίες του Συστήματος. 2. Που είναι διακριτικοί και εχέμυθοι. Στη ζωή του Συστήματος παρουσιάζονται διάφορα θέματα προβλήματα, που σίγουρα θα πέσουν στην αντίληψη των μελών της Ε.Κ.Σ. και θα πρέπει να τα διαχειριστούν χωρίς να αποτελούν θέματα για συζητήσεις «κουτσομπολιού» ή συζητήσεων που μπορεί να προσβάλουν άλλα μέλη του Συστήματος ή των οικογενειών των μελών. 3. Που μπορούν να συνεργαστούν με τα άλλα μέλη της Ε.Κ.Σ. με στόχο να πετύχουν τους στόχους που έχουν θέσει. 6

4. Που θα ενθαρρύνουν τους Βαθμοφόρους για το έργο τους, χωρίς να τους κακολογούν και να τους κρίνουν, με διάθεση να ακούσουν τις ανησυχίες και τους προβληματισμούς τους και γενικότερα ανθρώπους που συνέχεια θα είναι συμπαραστάτες στο έργο τους. 5. Τέλος ανθρώπους που σέβονται την αξιολόγηση, τόσο των ίδιων όσο και του έργου που παράγουν με στόχο συνεχώς να βελτιώνονται και να βελτιώνουν τις δράσεις που βοηθάνε και υποστηρίζουν το έργο των Βαθμοφόρων. Έναρξη μιας Συνεργασίας Σύσταση Ε.Κ.Σ. Όπως αναφέραμε, ο Αρχηγός Συστήματος ή ο Περιφερειακός Έφορος πρέπει να επιλέξει τα κατάλληλα πρόσωπα που θα στελεχώσουν την Ε.Κ.Σ.. Για να γίνει αυτό, έχοντας υπόψη τις αρχές που αναφέραμε στην προηγούμενη παράγραφο για το τι ανθρώπους θέλουμε, τότε πρέπει να ξεκινήσει συζητήσεις με υποψήφια μέλη. Μέσα από την συζήτηση, την κουβέντα, θα καταλάβει για το έαν κάποιος καλύπτει τα παραπάνω στοιχεία και τελικά θα αποφασίσει εάν τον θέλει να είναι μέλος στην Ε.Κ.Σ. και κυρίως εάν μπορεί να συνεργαστεί μαζί του. Π.χ. Το γεγονός ότι κάποιος ήταν παλαιότερα Πρόσκοπος δεν είναι κριτήριο για το εάν μπορεί ή πρέπει να είναι μέλος σε μια Ε.Κ.Σ. Μπορεί να ήταν ο καλύτερος Βαθμοφόρος αλλά πλέον μπορεί να μην μπορεί να διαθέσει τον απαραίτητο χρόνο για τις δράσεις της Επιτροπή. Είναι σημαντικό κατά την επιλογή των προσώπων, να αφιερωθεί αρκετός χρόνος από τον Α.Σ. ή τον Έφορο με υποψήφια μέλη και να κάνει όσο το δυνατόν περισσότερες συναντήσεις και συζητήσεις. Αυτό θα του δώσει εναλλακτικές, αρκετές επιλογές και θα τον βοηθήσει στην επιλογή των καταλληλότερών. Όταν ο Αρχηγός καταλήξει στους ανθρώπους συμπληρώνει την Κατάσταση Προτεινόμενων Μελών για Συγκρότηση Ε.Κ.Σ. και την στέλνει προς έγκριση στο προϊστάμενο κλιμάκιο. Δείγμα της κατάστασης αυτής, υπάρχει στο παράρτημα του Κανονισμού Λειτουργίας Ε.Κ.Σ. Τα μέλη μιας Επιτροπής διορίζονται για μια θητεία διάρκειας 2 ετ Διορισμός - Συγκρότηση Μετά το διορισμό της ΕΚΣ από το προϊστάμενο κλιμάκιο, ο Αρχηγός Συστήματος ή ο Έφορος προσκαλεί τα μέλη σε πρώτη συνεδρίαση, στην οποία η Επιτροπή συγκροτείται σε σώμα εκλέγοντας Πρόεδρο, Αντιπρόεδρο, Γραμματέα και Ταμία. Ανάλογα με τον αριθμό των μελών της ΕΚΣ μπορούν να εκλέγονται και δεύτερος Αντιπρόεδρος, υπεύθυνος Δημοσίων Σχέσεων, Διαχειριστής υλικού κλπ. Αντίγραφο του Πρακτικού της Συγκρότησης της Ε.Κ.Σ. σε σώμα διαβιβάζεται στο κλιμάκιο που ενέκρινε τη λειτουργία της. Υπόδειγμα του Πρακτικού Συγκρότησης της Ε.Κ.Σ. σε σώμα υπάρχει στο παράρτημα του Κανονισμού Λειτουργίας Ε.Κ.Σ. Καθήκοντα Μελών Συνοπτικά τα καθήκοντα των μελών είναι : Πρόεδρος Ο Πρόεδρος εκπροσωπεί την ΕΚΣ, συγκαλεί και διευθύνει τις συνεδριάσεις της, εκτελεί τις αποφάσεις της, συνεργάζεται στενά με το Γραμματέα και τον Ταμία και υπογράφει τα 7

πρακτικά της ΕΚΣ, τα δικαιολογητικά εσόδων και δαπανών, τον απολογισμό και προϋπολογισμό και κάθε εξερχόμενο έγγραφο. Αν ο Πρόεδρος απουσιάζει ή εμποδίζεται να εκτελέσει τα καθήκοντα του αναπληρώνεται από τον Αντιπρόεδρο. Αντιπρόεδρος Ο Αντιπρόεδρος βοηθάει τον Πρόεδρο στην εκτέλεση των καθηκόντων του και τον αναπληρώνει όταν χρειαστεί. Γραμματέας Ο Γραμματέας συντάσσει τα πρακτικά των συνεδριάσεων. Τηρεί την αλληλογραφία, τα αναγκαία βιβλία, το αρχείο και τη σφραγίδα της Επιτροπής. Ταμίας Ο Ταμίας φροντίζει για τις εισπράξεις και τις πληρωμές σύμφωνα με τις αποφάσεις της ΕΚΣ, τηρεί το βιβλίο Ταμείου, τα δικαιολογητικά εισπράξεων και πληρωμών και ενεργεί κάθε πράξη που ανάγεται στην ταμειακή διαχείριση και τη διαχείριση του υλικού της Επιτροπής, εφόσον δεν υπάρχει υπεύθυνος υλικού. Υπεύθυνος Δημοσίων Σχέσεων Ο υπεύθυνος Δημοσίων Σχέσεων μεριμνά για τη συνεργασία της ΕΚΣ με την Εκκλησία, τις Δημόσιες Αρχές, τους Οργανισμούς Τοπικής Αυτοδιοίκησης, τα Σχολεία, τους γονείς και τους κοινωνικούς φορείς και για την προβολή και εξάπλωση της προσκοπικής κινήσεως σε συνεργασία πάντοτε με τον Αρχηγό Συστήματος ή τον Έφορο. Υπεύθυνος Υλικού Ο υπεύθυνος υλικού παρακολουθεί την καλή διαφύλαξη και συντήρηση του υλικού και τηρεί ή ελέγχει την τήρηση του βιβλίου υλικού. Κατά διαστήματα μαζί με τον Αρχηγό Συστήματος ή τον Έφορο ενεργεί επαλήθευση της απογραφής του υλικού και ενημερώνει το βιβλίο σχετικά με φθορές, απώλειες κ.α. Στην περίπτωση που, λόγω της φύσεως της ΕΚΣ είναι πιθανόν να υπάρξει ανάγκη δημιουργίας και άλλων υπευθύνων θέσεων, η Επιτροπή με απόφαση της εγκρίνει την υπευθυνότητα και ενημερώνει το προϊστάμενο Κλιμάκιο. Βιβλία Επιτροπής Διαβάζοντας τα καθήκοντα των μελών μιας Ε.Κ.Σ. καταλαβαίνουμε ότι για την σωστή λειτουργία των καθηκόντων τους, οι υπεύθυνοι χρησιμοποιούν τα ανάλογα βιβλία. Κάθε επιτροπή τηρεί βιβλία : Πρακτικών, για τις συνεδριάσεις που κάνει και κυρίως για τις αποφάσεις που λαμβάνει. Ταμείου για την διαχείριση των οικονομικών της. Και Απογραφών-Υλικού, για την καταγραφή του υλικού του Συστήματος ή της Εφορείας που ανήκει. Τα παραπάνω βιβλία είναι ενιαίας μορφής για όλες τις Επιτροπές του Σ.Ε.Π., αριθμημένα και θεωρημένα από τον Οικονομικό Σύμβουλο ΔΣ/ΣΕΠ, διατίθενται αποκλειστικά από το Προσκοπικό Πρατήριο. Αναλυτικότερα 8

Στο Βιβλίο Πρακτικών καταγράφονται όλες οι αποφάσεις της Ε.Κ.Σ., οι εγκρίσεις δαπανών και άλλων οικονομικών ενεργειών (τα ποσά των οποίων πρέπει ν αντιστοιχούν με τα ποσά που καταχωρούνται στο Βιβλίο Ταμείου), ο ετήσιος απολογισμός Εργασίας και οι ετήσιοι Οικονομικοί Απολογισμοί και Προϋπολογισμοί. Παράδειγμα Βιβλίου Στο Βιβλίο Ταμείου καταχωρούνται αναλυτικά τα έσοδα για τα οποία απαιτείται η έκδοση απόδειξης είσπραξης, καθώς και τα έξοδα βάσει των προβλεπόμενων από τον Κ.Β.Σ. παραστατικών. Ειδικότερα για αγορές ή δαπάνες από επαγγελματίες που στερούνται επαγγελματικής στέγης εκδίδεται απόδειξη δαπάνης η οποία και 9

καταχωρείται στο Βιβλίο Ταμείου. Τα μπλοκ αποδείξεων εισπράξεων και πληρωμών έχουν ενιαία και συνεχόμενη αρίθμηση και θεωρούνται από τον Οικονομικό Σύμβουλο Δ.Σ./ ΣΕΠ. Παράδειγμα Βιβλίου 10

Στο Βιβλίο Απογραφών Υλικού καταγράφονται τα κινητά ή μη υλικά του Συστήματος ή της Εφορείας. 11

Παραγγελία Βιβλίων Όπως αναφέραμε τα βιβλία και παραστατικά που χρησιμοποιούν οι Επιτροπές, έχουν συγκεκριμένη μορφή και για να προμηθευτή μια Επιτροπή πρέπει να τα παραγγείλει από το Προσκοπικό Πρατήριο. Η Ανακοίνωση 122 στις 12/12/2007 εξηγεί την διαδικασίες που πρέπει να ακολουθήσει κάποιος για να τα παραγγείλει. Συνοπτικά μπορούμε να πούμε ότι οι εργασίες που πρέπει να κάνει κάποιος είναι οι εξής : 1. Να συμπληρώσει το Δελτίο Παραγγελίας που επισυνάπτεται στο Παράρτημα της Ανακοίνωσης 122 2. Να κατεθέσει το αντίστοιχο ποσό για το κόστος αγοράς των βιβλίων στον λογαριασμό του Σ.Ε.Π. 3. Το βρεί το ανίγραφο του πρακτικού συγκρότησης της Ε.Κ.Σ. σε σώμα Και να στείλει τα παραπάνω 3 χαρτιά στο FAX 210 72 36 877. Οι Οικονομικές Υπηρεσίες του Σ.Ε.Π. μόλις επιβεβαιώσουν την ορθότητα των στοιχείων θα στείλουν στον ενδιαφερόμενο τα βιβλία / παραστατικά που ζητάει. 12

Τραπεζικός Λογαριασμός Κάθε Προσκοπικό Κλιμάκιο που έχει μια Ε.Κ.Σ. πρέπει να διαθέτει και έναν Τραπεζικό Λογαριασμό που τα κατατίθενται τα χρήματα του Κλιμακίου. Λόγω του ότι το Σ.Ε.Π. έχει έναν αριθμό φορολογικό μητρώου το ανοίξει ένας τραπεζικός λογαριασμός δεν είναι κάτι απλό, χρειάζεται να ακολουθηθεί μια συγκεκριμένη διαδικασία, η οποία είναι η εξής: Το Σύστημα ή το Κλιμάκιο πρέπει να στείλει ένα αίτημα για δημιουργία Τραπεζικού Λογαριασμού στο email της κυρίας Δέσποινας Χασιλίδης, dxasilidi@sep.org.gr μαζί με τα φωτοαντίγραφα των αστυνομικών ταυτοτήτων Προέδρου και Ταμία της Επιτροπής. Το αίτημα θα διαβιβαστεί προς έγκριση στην Εκτελεστική Επιτροπή και μετά την έγκριση του αιτήματος, παραδίδονται στους εκπροσώπους του Συστήματος ή του Κλιμακίου τα απαραίτητα έγγραφα για να πάνε ο Πρόεδρος και ο Ταμίας (οι οποίοι θα μπορούν να κινούν το λογαριασμό είναι οι Δικαιούχοι) στο κοντινότερο κατάστημα και να ανοίξουν λογαριασμό, που θα έχει την επωνυμία «ΣΕΠ-ΕΚΣ Συστ». Είναι σαφές ότι κάθε φορά που αλλάζουν τα μέλη σε μια Επιτροπή πρέπει να γίνονται και οι ανάλογες ενημερώσεις στην Τράπεζα που είναι ανοιχτός ο λογαριασμός για να μπορούν τα νέα μέλη να κινούν τον Τραπεζικό λογαριασμό και να βγαίνουν από δικαιούχοι τα παλαιότερα μέλη. Λειτουργία Διάφορα Θέματα Ε.Κ.Σ, Ο Κανονισμός Λειτουργίας Ε.Κ.Σ. στις 13 σελίδες του, αναλύει την λειτουργία της Επιτροπής άλλα και άλλα θέματα εκτός από αυτά που αναφέραμε, όπως τον τρόπο διάλυσης μιας Ε.Κ.Σ., την αλληλογραφία, την επικοινωνία, την περιβολή των μελών κ.ο.κ. Δεν είναι υπερβολικό να πούμε ότι η επιτροπή αποτελεί άλλο ένα τμήμα του Συστήματος η της Εφορείας που ανήκει, και προγραμματίζει και υλοποιεί δράσεις, με συγκεκριμένο τρόπο, για συγκεκριμένο σκοπό, έχοντας συγκεκριμένη οργάνωση, διάρθρωση και λειτουργία, που ελέγχετε από το προϊστάμενο κλιμάκιο. Δεν πρέπει να ξεχνάμε ότι οι δράσεις μιας Επιτροπής δεν είναι άσχετες και ανεξάρτητες από τον προγραμματισμό των Τμημάτων του Συστήματος ή τον προγραμματισμό της Εφορείας που ανήκουν. Οι δράσεις μιας επιτροπής γίνονται με σκοπό να συνεισφέρουν και να υποστηρίξουν υλικά και ηθικά στους Βαθμοφόρους και τα μέλη των Τμημάτων. Είναι υποχρέωση του Αρχηγού Συστήματος ή του Περιφερειακού Εφόρου να θυμίζει στα μέλη των Επιτροπών ότι βρίσκονται εκεί για να υποστηρίξουν και να ενισχύσουν τις δράσεις των μελών και το Προσκοπικό Πρόγραμμα που παράγετε στα Τμήματα και όχι να προγραμματίζουν αυτοί δράσεις άσχετες με το παραγόμενο Προσκοπικό Πρόγραμμα στα Τμήματα ή να παράγουν Προσκοπικό Πρόγραμμα για τους γονείς των μελών. 13

Ενότητα 2 Κανονισμός Οικονομικής Διαχείρισης και Ελέγχου Εισαγωγή Η ανάγκη για την σωστή και ορθή λειτουργία των Οικονομικών Θεμάτων στο Σ.Ε.Π. το Διοικητικό Συμβούλιο δημιούργησε τον Κανονισμό Οικονομικής Διαχείρισης και Ελέγχου που αναλύει πλήρως το πώς πρέπει ένα κλιμάκιο να εργάζεται πάνω στα οικονομικά θέματα. Ο Κανονισμός Οικονομικής Διαχείρισης και Οικονομικού Ελέγχου απευθύνεται σε όλους όσους ασχολούνται με κάθε είδους οικονομική διαχείριση εντός του ΣΕΠ. Αναφέρει αναλυτικά τις εργασίες που πρέπει να κάνουν οι υπεύθυνοι των Οικονομικών Θεμάτων στα Συστήματα, τα Κλιμάκια του Σ.Ε.Π., τις Ενώσεις Παλαιών Προσκόπων και είναι κατανοητό ότι η πιστή εφαρμογή του Κανονισμού αφορά όλα ανεξαιρέτως τα μέλη της Προσκοπικής Κίνησης, Οι όποιες τροποποιήσεις επί του παρόντος Κανονισμού και των όποιων αλλαγών του, γίνονται μόνο με σχετικές αποφάσεις του Διοικητικού Συμβουλίου, υποχρέωση του οποίου είναι η ενημέρωση των μελών του ΣΕΠ. Στον Κανονισμό Οικονομικής Διαχείρισης και Ελέγχου, τον οποίο ονομάζουμε χάριν συντομίας Κ.Ο.Δ.Ε., περιγράφονται αναλυτικά, η οικονομική πολιτική και οι διαδικασίες Οικονομικής Διαχείρισης του ΣΕΠ που αναφέρονται: Α. στην Κεντρική Διοίκηση, τη διαχείριση της οποίας ασκεί το Διοικητικό Συμβούλιο δια του Οικονομικού Συμβούλου, με την υποστήριξη της Οικονομικής Υπηρεσίας, σύμφωνα με τον Οργανισμό Σ.Ε.Π. (μέρος 1 ο Κανονισμού) Β. Στις Μεγάλες Πανελλήνιες και Διεθνείς Δράσεις που πραγματοποιούνται με ευθύνη του Σ.Ε.Π., τις Αποστολές μελών του ΣΕΠ στο εξωτερικό (Τζάμπορη φόρουμ. συνέδρια κλπ), καθώς και στις πάσης φύσεως Εκπαιδευτικές Δραστηριότητες 14

(Σχολές Σεμινάρια κλπ), τη διαχείριση των οποίων ασκεί ο Αρχηγός της Δράσης Αποστολής Εκπαίδευσης μέσω του οριζόμενου Διαχειριστή (μέρος 2 ο Κανονισμού) Γ. Στα Προσκοπικά Συστήματα, τις Εφορείες και τα Προσκοπικά Κέντρα, την οικονομική διαχείριση των οποίων ασκούν αποκλειστικά οι Επιτροπές Κοινωνικής Συμπαράστασης (σύμφωνα με το σχετικό άρθρο του Οργανισμού ΣΕΠ), καθώς και στις Ενώσεις Παλαιών Προσκόπων (μέρος 3 ο Κανονισμού). Υπεύθυνοι για την διαχείριση των οικονομικών Είναι ξεκάθαρο όπως διαβάζουμε μέσα στους Κανονισμούς ότι κάθε Προσκοπικό Κλιμάκιο που ασκεί οικονομική διαχείριση οφείλει να έχει διορισμένη Επιτροπή Κοινωνικής Συμπαράστασης, ο Πρόεδρος και ο Ταμίας της οποίας είναι αποκλειστικά και μόνο υπεύθυνοι για τη διαχείριση των οικονομικών και σε καμιά περίπτωση οι Βαθμοφόροι του Συστήματος. Υπεύθυνοι για την διαχείριση των οικονομικών δεν σημαίνει υπεύθυνοι για να αποφασίζουν ποια Προσκοπική Δράση θα γίνει ή όχι, όπως επίσης δεν σημαίνει ότι είναι τα «παιδιά για τα ψώνια». Υπεύθυνοι σημαίνει να εκδώσουν τις αποδείξεις είσπραξής για την οικονομική συμμετοχή των μελών, να δώσουν στους βαθμοφόρους τα χρήματα που απαιτούνται για τις αγορές, να μαζέψουν τις αποδείξεις πληρωμών για τα έξοδα που θα κάνουν οι βαθμοφόροι και όλα αυτά να τα αποτυπώσουν σωστά στο βιβλίο Ταμείου της Επιτροπής. Μέρος 3 ο Κ.Ο.Δ.Ε. Στο 3 ο μέρος του Κανονισμού διαβάζουμε τις οικονομικές υποχρεώσεις που έχει και τις διαδικασίες που εφαρμόζει, ένα Προσκοπικό Σύστημα, ή μια Ένωση Παλαιών Προσκόπων ή ένα Κατασκηνωτικό Κέντρο. Αυτές οι διαδικασίες πρέπει να ακολουθούνται απαρέγκλιτα από όλες τις Ε.Κ.Σ. και πρέπει να τις γνωρίζουν οι Αρχηγοί Συστήματος και Έφοροι των Κλιμακίων. Συνοπτικά στον Κ.Ο.Δ.Ε. γίνεται αναφορά στα ακόλουθα: Για το ύψος της Συνδρομής των μελών του Συστήματος,. Ότι οι Βαθμοφόροι διαχειρίζονται χρήματα αυστηρά και μόνο για τις ανάγκες εφαρμογής του Προσκοπικού Προγράμματος, μετά από έγκριση της αρμόδιας Ε.Κ.Σ. και αποδίδουν λογαριασμό μετά την ολοκλήρωση της συγκεκριμένης δράσης. Την πρόβλεψη Μικρού ταμείου στα Τμήματα του Συστήματος ή τις Ενωμοτίες υπό την προϋπόθεση ότι αυτό ελέγχεται τουλάχιστον κατ έτος από την Ε.Κ.Σ. του Συστήματος. Την διαδικασία Αγορών και Δαπανών καθώς και πως η λογιστική παρακολούθηση γίνεται από την Ε.Κ.Σ. π.χ. 3 προσφορές για αγορές μεγαλύτερες των 1000 Ότι η Ε.Κ.Σ. υποβάλλει ιεραρχικά στο Δ.Σ./ΣΕΠ τον ετήσιο Προϋπολογισμό και τον Οικονομικό Απολογισμό, μέχρι την 31η Μαρτίου εκάστου έτους. Για κάθε είσπραξη απαιτείται η χορήγηση απόδειξης, που υπογράφεται από τον Πρόεδρο και τον Ταμία της ΕΚΣ. 15

Ότι για όλα τα παραστατικά Ταμείου υπογράφονται από τον Πρόεδρο και Ταμία της ΕΚΣ. Τα διαθέσιμα του Ταμείου τοποθετούνται σε λογαριασμό στο όνομα της ΕΚΣ και σε Τράπεζα με την οποία συνεργάζεται το ΣΕΠ. Τα μη αναλώσιμα υλικά που έχουν αγοραστεί για τις ανάγκες του Συστήματος αποτελούν ιδιοκτησία του ΣΕΠ, καταγράφονται στο βιβλίο υλικού. Παράδειγμα Οικονομικού Προϋπολογισμού 16

Παράδειγμα Οικονομικού Απολογισμού Παράδειγμα Απόδειξης Πληρωμής 17

Παράδειγμα Απόδειξης Είσπραξης Οικονομικός Έλεγχος Ο Έλεγχος της οικονομικής διαχείρισης των Ε.Κ.Σ. διενεργείται από την αντίστοιχη Ε.Κ.Σ. του προϊσταμένου κλιμακίου. Έλεγχο μπορεί σε κάθε περίπτωση να διενεργήσει η Εκτελεστική Επιτροπή και το Διοικητικό Συμβούλιο του Σ.Ε.Π. μετά από σχετική απόφασή τους. Ο έλεγχος της οικονομικής διαχείρισης των Ε.Κ.Σ. των Συστημάτων συνήθως γίνετε μια φορά τον χρόνο από την Ε.Κ.Σ. της Περιφέρειακής Εφορείας που ανήκουν. Σε κάθε περίπτωση πραγματοποιείτε όταν αλλάζουν τα μέλη μιας Ε.Κ.Σ. Σχέσεις με Κεντρική Διοίκηση Είναι σαφές ότι από την στιγμή που οι Ε.Κ.Σ. διαχειρίζονται οικονομικά θέματα κάτω από το ένα και μοναδικό Αριθμό Φορολογικού Ελέγχου του Σ.Ε.Π. πρέπει να υπάρχει μια συνεχή και σωστή συνεργασία μεταξύ των Ε.Κ.Σ. των Συστημάτων με την Εκτελεστική Επιτροπή/ΔΣ και τις Οικονομικές Υπηρεσίες του Σ.Ε.Π. Συνοπτικά αναφέρουμε σε ποιες περιπτώσεις είδαμε μέχρι τώρα να υπάρχει μια επικοινωνία : 1. Στην προμήθεια των οικονομικών βιβλίων και στοιχείων της Ε.Κ.Σ 2. Στην δημιουργία ενός Τραπεζικού Λογαριασμού ή την μεταβολή των δικαιούχων. 18

3. Στον Οικονομικό Έλεγχο των οικονομικών θεμάτων των Ε.Κ.Σ. 4. Για αγορές υλικών, υπηρεσιών, από την Ε.Κ.Σ. ανω των 10.000 5. Στην υποβολή ιεραρχικά στο Διοικητικό Συμβούλιο του Σ.Ε.Π. του ετήσιου Προϋπολογισμού και του Οικονομικού Απολογισμού μέχρι την 31 η Μαρτίου του κάθε έτους. 6. Όταν αγοράζονται µη αναλώσιμα υλικά για τις ανάγκες του Συστήματος, Εφορείας ή Προσκοπικού Κέντρου που αποτελούν ιδιοκτησία του ΣΕΠ, που καταγράφονται στο βιβλίο υλικού και αντίγραφο της καταχώρησης αποστέλλεται στην Κεντρική Διοίκηση για να περιληφθεί και στο Βιβλίο Απογραφών. Τα Ακίνητα του Σ.Ε.Π. Το Σ.Ε.Π. έχει ακίνητη περουσία δηλαδή οικόπεδα, κτήρια, μαγαζιά, γραφεία, κατασκηνωτικά κέντρα σε όλη την Ελλάδα. Αυτά τα διαχειριζονται οι αντίστοιχες Περιφερειακές Εφορείες που ανήκουν γεωγραφικα. Οι Περιφερειακοί Έφοροι σε συνεργασία µε τις Ε.Κ.Σ. έχουν και την ευθύνη διαφύλαξης και διαχείρισης των ακινήτων, ιδιοκτησίας του ΣΕΠ, µε βάση τις εκάστοτε εξουσιοδοτήσεις του Διοικητικού Συμβουλίου του Σ.Ε.Π. Και σε αυτή την περίπτωση πρέπει να υπάρχει μια σωστή συνεργασία και ενημέρωση μεταξύ των Ε.Κ.Σ. των Περιφερειακών Εφορειών και της Οικονομικής Υπηρεσίας του Σ.Ε.Π. για την διαχείριση των θεμάτων που προκύπτουν. Σε γενικές γραμμές μπορούμε να πούμε ότι ισχύουν τα παρακάτω : Πριν από κάθε ενέργεια αξιοποίησης, επισκευής ή βελτίωσης ακινήτου από την Ε.Κ.Σ. της Περιφερειακής Εφορείας πρέπει να ενημερώνεται η Εκτελεστική Επιτροπή/ΔΣ, η οποία και εγκρίνει την ανάλογη ενέργεια. Όπου ακίνητα του ΣΕΠ εκμισθώνονται, υποβάλλεται το αίτημα στην Εκτελεστική Επιτροπή/ΔΣ η οποία προκηρύσσει την διαδικασία εκμίσθωσης, αποφασίζει για την κατακύρωση της και εξουσιοδοτεί αρμοδίως για την υπογραφή των μισθωτηρίων. Ο τρόπος είσπραξης των μισθωμάτων και η κατανομή των εσόδων καθορίζεται από την Εκτελεστική Επιτροπής/ΔΣ µε ειδική για κάθε περίπτωση απόφασή της. Η Κεντρική Διοίκηση, προκειμένου να πληρωθεί ο Φόρος Ακίνητης Περιουσίας, ο Φόρος Εισοδήματος και άλλοι φόροι, επιμερίζει τους φόρους αυτούς στα κλιμάκια που τα χρησιμοποιούν ή έχουν έσοδα από αυτά. 19

Χορηγίες Δωρεές Αρκετές φορές με ενέργειες που κάνουν Βαθμοφόροι, μέλη των Ε.Κ.Σ. των Συστημάτων ή των Κλιμακίων επιτυγχάνονται να δίνονται από Εταιρείες ή Ιδιώτες διαφόρων ειδών χορηγίες ή δωρεές. Οι χορηγίες δωρεές, μπορεί να είναι είτε της μορφής κάποιων υλικών, πραγμάτων, φαγητών, εξοπλισμού, για μια Προσκοπική δράση είτε οικονομικής μορφής δηλαδή κάποιο χρηματικό ποσό. Στις περιπτώσεις των χορηγιών, δωρεών, υλικών, πραγμάτων, φαγητών, εξοπλισμού, δεν χρειάζεται κάποια ιδιαίτερη ενημέρωση της Οικονομικής Υπηρεσίας της Κεντρικής Διοίκησης. Στις περιπτώσεις όμως των χορηγιών οικονομικής μορφής πρέπει να ενημερώνετε η Οικονομική Υπηρεσία της Κεντρικής Διοίκησης. Συγκεκριμένα πρέπει να αποστέλλετε στο fax 2107236561 (ή να παραδίδετε φωτοαντίγραφο) κάθε απόφαση οικονομικής ενίσχυσης, χρηματοδότησης, χορηγίας ή δωρεάς Κυβερνητικού Φορέα, Δημοσίου Οργανισμού ή Ν.Π.Δ.Δ. ώστε να ακολουθεί απόφαση αποδοχής του Διοικητικό Συμβούλιο του ΣΕΠ και να εκδίδονται τα σχετικά έγγραφα για την εκταμίευση των χρημάτων, τα οποία θα κατατίθενται σε λογαριασμό του Σ.Ε.Π. Μετά την εκταμίευση των χρημάτων στο λογαριασμό του Σ.Ε.Π. αυτά αποδίδονται αμέσως μέσω του Τραπεζικού Λογαριασμού στο κλιμάκιο που απευθύνονται. Σε περίπτωση φυσικού προσώπου (ιδιώτη) θα πρέπει να αποστέλλετε επιστολή του ότι επιθυμεί να χορηγήσει ή δωρίσει στο Κλιμάκιο και να καταθέσει σε λογαριασμό του Σ.Ε.Π. το ποσόν (ώστε να τυγχάνει της σχετικής φοροαπαλλαγής), το οποίο επίσης θα αποδίδεται αμέσως μόλις κατατεθεί στο Κλιμάκιο που απευθύνεται. Προσοχή : Στις περιπτώσεις που ζητούνται χορηγίες δωρεές από μεγάλες πολυεθνικές εταιρίες καλό είναι να γίνονται μέσω της Εφορείας Δημοσίων Σχέσεων Γ.Ε. έτσι ώστε να συντονίζονται καλύτερα οι ενέργειες των Κλιμακίων και να δείχνουμε μια «ενιαία εικόνα» προς τις εταιρίες αυτές. Με την ανακοίνωση Νο 49 17/5/2013 του Γενικού Εφόρου αναλύονται οι ενέργειες πρέπει να γίνονται στις περιπτώσεις των Χορηγιών-Δωρεών Εταιρειών προς το ΣΕΠ. H ανακοίνωση περιγράφει την διαδικασία που πρέπει να ισχύουν στο Σ.Ε.Π. για να συμμορφωθεί με αυτά που αναφέρονται στον Νόμο 4110/2013 του Ελληνικού Κράτους και αφορά την καταβολή Δωρεών και Χορηγιών από επιχειρήσεις προς Νομικά Πρόσωπα. Ενότητα 3 Εγκύκλιος 1-3/1/2014 Εγκύκλιος 1 Στις 3 Ιανουαρίου του 2014 το Διοικητικό Συμβούλιο του ΣΕΠ εξέδωσε μια επείγουσα Εγκύκλιο που αναφέρει την νέα διαδικασία για την τήρηση και παρακολούθηση των δαπανών Προσκοπικών Συστημάτων / Κλιμακίων / Ε.Π.Π. σύμφωνα με τον νέο φορολογικό πλαίσιο 20

τους Ελληνικού Κράτους όπως αυτό ανακοινώθηκε με τον Νόμο 4172/2013 του 2013, καθώς και τις τροποποιήσεις του που δημοσιεύθηκαν στο ΦΕΚ της 31-12-2013. Κύριο χαρακτηριστικό του νέου νόμου είναι ότι η πληρωμή τιμολογίων άνω των 500 πρέπει να γίνεται τραπεζικά. Μην ξεχνάμε ότι το ΣΕΠ είναι Ίδρυμα Ιδιωτικού Δικαίου, κοινωφελές μη κερδοσκοπικό εποπτευόμενο από το Υπουργείο Παιδείας και δεν έχει διαφορετική αντιμετώπιση από τις φορολογικές αρχές σε θέματα που αφορούν στον ΚΦΑΣ, αλλά και σε θέματα Φορολογίας Εισοδήματος & Λοιπών Φόρων. Για τις δαπάνες τους, τα Συστήματα / Κλιμάκια / Ε.Π.Π., ανεξαρτήτως του ύψους της δαπάνης, πρέπει να λαμβάνουν κάθε νόμιμο παραστατικό (απόδειξη ή τιμολόγιο), όπως προβλέπει ο Κώδικας Φορολογικής Απεικόνισης Συναλλαγών (Κ.Φ.Α.Σ.) Η Εγκύκλιο εξηγεί αναλυτικά, πως εκδίδονται, συλλέγονται στην Κεντρική Διοίκηση και πληρώνονται τα φορολογικά παραστατικά για δαπάνες που πραγματοποιούνται στα Συστήματα / Κλιμάκια / Ε.Π.Π. Όλοι οι εμπλεκόμενοι Βαθμοφόροι, Έφοροι, Μέλη Ε.Κ.Σ., Μέλη Ε.Π.Π πρέπει να γνωρίζουν και να τηρούν τις διαδικασίες που αναφέρει η Εγκύκλιος. Μη τήρηση των διαδικασιών της Εγκυκλίου, σημαίνει ότι το Σ.Ε.Π. κινδυνεύει να μην τηρεί τους Φορολογικούς Νόμους του Ελληνικού Κράτους με αρνητικές συνέπειες για όλη την Κίνηση. Συνοπτικά η Εγκύκλιος αναφέρει τα εξής : Δαπάνες, για τις οποίες λαμβάνεται τιμολόγιο, το οποίο εκδίδεται στην Επωνυμία και το Α.Φ.Μ. του Σ.Ε.Π. o o o Σύμφωνα με το Νόμο 4172 / 2013, «Φορολογία εισοδήματος, επείγοντα μέτρα εφαρμογής του ν. 4046/2012, του ν. 4093/2012 και του ν. 4127/2013 και άλλες διατάξεις», άρθρο 23, εδάφιο β, τα τιμολόγια πληρωτέου ποσού (καθαρή αξία + Φ.Π.Α.) άνω των 500,00, εξοφλούνται μόνο μέσω τραπεζικού μέσου, δηλαδή μόνο με κατάθεση σε τραπεζικό λογαριασμό του προμηθευτή ή με τραπεζική επιταγή. Τα τιμολόγια αξίας μικρότερης των 500,00, εκτός του τραπεζικού μέσου, μπορούν να εξοφλούνται και με μετρητά. Εφόσον για δαπάνες, οι οποίες πραγματοποιούνται ληφθεί τιμολόγιο, το οποίο έχει εκδοθεί στην Επωνυμία και τον Α.Φ.Μ. του Σ.Ε.Π., τότε η πληρωμή του τιμολογίου θα γίνεται μόνο μέσω της Κεντρικής Διοίκησης, αφού προηγουμένως το ποσό που απαιτείται για την πληρωμή αποδοθεί από το Σύστημα / Κλιμάκιο / Ε.Π.Π. προς την Κεντρική Διοίκηση. Όλα τα πρωτότυπα τιμολόγια, ανεξάρτητα από το ύψος του ποσού, θα αποστέλλονται άμεσα και θα καταχωρούνται μόνο στα βιβλία της Κεντρικής Διοίκησης Σ.Ε.Π. Στα βιβλία της Ε.Κ.Σ. του Συστήματος / Κλιμακίου ή της Ε.Π.Π., ως παραστατικό της δαπάνης, θα καταχωρείται Απόδειξη Είσπραξης, την οποία θα λαμβάνει το Σύστημα / Κλιμάκιο / Ε.Π.Π. από την Κεντρική Διοίκηση, για την απόδοση του ποσού πληρωμής, πάνω στην οποία θα επισυνάπτεται αντίγραφο του τιμολογίου. 21

o Υπενθυμίζεται και σημειώνεται ότι κανένα τιμολόγιο δεν εκδίδεται στην επωνυμία και το Α.Φ.Μ. του Σ.Ε.Π. άνευ προηγούμενης έγκρισης, σύμφωνα με τα οριζόμενα στον Κ.Ο.Δ.Ε Δαπάνες για τις οποίες λαμβάνεται Απόδειξη Λιανικών Συναλλαγών (Α.Λ.Σ.) o o o Οι Αποδείξεις Λιανικών Συναλλαγών πληρώνονται απευθείας από το Σύστημα / Κλιμάκιο / Ε.Π.Π και καταχωρούνται ως έξοδο στο Βιβλίου Ταμείου της Ε.Κ.Σ. Για τις Αποδείξεις Λιανικών Συναλλαγών, αξίας άνω των 1.500,00, η πληρωμή πρέπει να γίνεται μόνο με τραπεζικό μέσο. Οι Αποδείξεις αξίας μικρότερης των 1.500,00 μπορούν να πληρώνονται μετρητοίς. Το όριο των 1.500,00 αναφέρεται σε μία (1) Απόδειξη. Υπενθυμίζεται ότι, σύμφωνα με τον Κανονισμό Οικονομικής Διαχείρισης και Ελέγχου για ποσό δαπάνης ή αγοράς άνω των 1.000,00 επιβάλλεται η συγκέντρωση τριών εγγράφων προσφορών, ενώ για ποσά άνω των 10.000,00 απαιτείται έγκριση της δαπάνης από την Κεντρική Διοίκηση. Η διαδικασία που θεσπίζεται από το ΣΕΠ με την Εγκύκλιο 1/03.01.2014, αποτελεί τη δικλείδα ασφαλείας στις ισχύουσες φορολογικές διατάξεις. Η μη τήρηση της μπορεί να επιφέρει σοβαρές οικονομικές και νομικές επιπτώσεις για τα εμπλεκόμενα πρόσωπα και το ΣΕΠ. Βασικές Κινήσεις Τα φορολογικά παραστατικά εκδίδονται στα Φορολογικά Στοιχεία του ΣΕΠ Τα φορολογικά παραστατικά, που έχουν εκδοθεί στα φορολογικά στοιχεία του ΣΕΠ ανεξαρτήτως ποσού στέλνονται άμεσα και χωρίς καθυστερήσεις, στις Οικονομικές Υπηρεσίες του Σ.Ε.Π. Τα φορολογικά παραστατικά με ποσό μεγαλύτερο των 500 πληρώνονται από την Κεντρική Διοίκηση μετά από αίτημα του αντίστοιχου Συστήματος/ Κλιμακίου/Ε.Π.Π. (συμπληρώνετε το έντυπο ΑΙΤΗΜΑ ΠΛΗΡΩΜΗΣ ΤΙΜΟΛΟΓΙΟΥ) 22