Ενιαία Οικονομική Διαχείριση ΣΕΠ

Transcript

1 Έκδοση 3 / Ενιαία Οικονομική Διαχείριση ΣΕΠ Εγχειρίδιο Χρήσης

2 Περιεχόμενα Α. Βασικές έννοιες... 2 Διοικητική δομή ΣΕΠ. Χρήστες και Δικαιώματα Νομιμοποίηση Χρηστών. Κωδικοί Χρήστη και Κωδικοί Πρόσβασης... 3 Ενεργοποίηση Κλιμακίου στο σύστημα... 3 Διαθέσιμα: Ταμείο και Τραπεζικός Λογαριασμός... 4 Κινήσεις - Συναλλαγές... 4 Προμηθευτές... 6 Οριστικοποίηση εγγραφών... 6 Διόρθωση εγγραφών... 6 Αντιλογισμός... 7 Αναφορές Κινήσεων... 7 Τριμηνιαίες Καταστάσεις Κλιμακίου... 7 Υποστήριξη Χρηστών... 8 Β. Εγχειρίδιο Χρήσης... 9 Β1. Είσοδος στο σύστημα... 9 Αρχική Οθόνη... 9 Οθόνη Εισόδου Οθόνη Λειτουργιών Β2. Έσοδα Οθόνη Εσόδων Κατηγορίες Εσόδων Νέα Εγγραφή Εσόδου Επεξεργασία / Διαγραφή Εσόδου Β3. Δαπάνες Οθόνη Δαπανών Κατηγορίες Δαπανών Τύποι Παραστατικών Δαπανών Νέα Εγγραφή Δαπάνης Επεξεργασία / Διαγραφή Δαπάνης Επισύναψη / Διαγραφή / Κατέβασμα Ψηφιακού Αντίγραφου Παραστατικού Β4. Μεταφορές Ποσών Οθόνη Μεταφοράς Ποσών Νέα Εγγραφή Μεταφοράς Ποσού Διαγραφή Μεταφοράς Ποσού Β5. Αποδόσεις Ποσών Οθόνη Αποδόσεων Ποσών Κατηγορίες Αποδόσεων Ποσών Αποδοχή Απόδοσης Ποσού Νέα Εγγραφή Απόδοσης Ποσού Διαγραφή Απόδοσης Ποσού Β6. Αναφορές Κινήσεων Τύποι Αναφορών Εισαγωγή Κριτηρίων Αναζήτησης. Εξαγωγή σε αρχείο Excel Β7. Προμηθευτές Οθόνη Προμηθευτών Νέα Εγγραφή Προμηθευτή Επεξεργασία Προμηθευτή Γ. Διαχείριση Δράσεων Κοινές Δράσεις μεταξύ Κλιμακίων Δράσεις Περιφερειακών Εφορειών Δράσεις Γενικής Εφορείας Χρήση Προσκοπικών Κέντρων από Κλιμάκια Ενίσχυση συμμετοχής ενηλίκων Μελών σε Εκπαιδεύσεις ΣΕΠ Δ. Υποδείγματα Page 1 of 44

3 Α. Βασικές έννοιες Η λειτουργία της εφαρμογής ακολουθεί τη διοικητική δομή του ΣΕΠ. Ειδικότερα, τα διοικητικά Κλιμάκια, Γενική Εφορεία και Περιφερειακές Εφορείες, έχουν τη δική τους διαχείριση και μπορούν να πραγματοποιούν κινήσεις και εγγραφές, καθώς επίσης μπορούν να «βλέπουν» τα υπαγόμενα Κλιμάκια, χωρίς ωστόσο να μπορούν να πραγματοποιούν κινήσεις σε αυτά. Διοικητική δομή ΣΕΠ. Χρήστες και Δικαιώματα. Σε κάθε Κλιμάκιο, υπάρχουν δύο Χρήστες της εφαρμογής, με τα αντίστοιχα Δικαιώματα: Χρήστης Επικεφαλής Κλιμακίου Δικαιώματα Είναι ο ΑΣ, ο Περιφερειακός Έφορος και ο Έφορος Οικονομικών και Περιουσίας της ΠΕ, ο Αρχηγός του ΠΚ ή ο Αρχηγός της ΕΠΠ. Δικαιώματα: Ο Επικεφαλής κάθε Κλιμακίου έχει δικαίωμα μόνο λήψης Αναφορών για το Κλιμάκιο του και δεν έχει δικαίωμα καταχώρησης Εγγραφών. Ειδικότερα, ο Επικεφαλής διοικητικού Κλιμακίου (ΠΕ, Γενική Εφορεία) έχει δικαίωμα μόνο λήψης Αναφορών, τόσο για το Κλιμάκιο του όσο και για τα υπαγόμενα σε αυτό Κλιμάκια του ΣΕΠ. Διαχειριστής Κλιμακίου Είναι ο Ταμίας της ΕΚΣ ή ο Υπαρχηγός Οικονομικών της ΕΠΠ. Δικαιώματα: Ο Διαχειριστής κάθε Κλιμακίου έχει δικαίωμα καταχώρησης Εγγραφών και λήψης Αναφορών για το Κλιμάκιο του και μόνο. Αναλυτικότερα, τα δικαιώματα των Χρηστών ανά Κλιμάκιο είναι τα εξής: Κλιμάκιο Γενική Εφορεία Δικαιώματα Χρηστών Επικεφαλής: Έχει δικαίωμα προβολής και λήψης Αναφορών επί των στοιχείων όλων των Κλιμακίων του ΣΕΠ. Δεν έχει δικαίωμα καταχώρησης εγγραφών. Διαχειριστής: Έχει δικαίωμα καταχώρησης εγγραφών για το Κλιμάκιο της ΓΕ. Περιφερειακή Εφορεία Επικεφαλής: Έχει δικαίωμα προβολής και λήψης Αναφορών για όλα τα υπαγόμενα στην ΠΕ Κλιμάκια. Δεν έχει δικαίωμα καταχώρησης εγγραφών. Διαχειριστής: Έχει δικαίωμα καταχώρησης εγγραφών για τις κινήσεις του Κλιμακίου της ΠΕ. Σύστημα Επικεφαλής: Page 2 of 44

4 Προσκοπικό Κέντρο ΕΠΠ Έχει δικαίωμα προβολής και λήψης Αναφορών επί των στοιχείων του Κλιμακίου του. Δεν έχει δικαίωμα καταχώρησης εγγραφών. Διαχειριστής: Έχει δικαίωμα καταχώρησης εγγραφών για τις κινήσεις του Κλιμακίου του. Νομιμοποίηση Χρηστών. Κωδικοί Χρήστη και Κωδικοί Πρόσβασης Οι Κωδικοί Χρήστη και οι Κωδικοί Πρόσβασης δίνονται στους Χρήστες από τον administrator της εφαρμογής. Για τη χορήγηση Κωδικού Χρήστη και Κωδικού Πρόσβασης, απαιτείται η Νομιμοποίηση του Χρήστη, η οποία είναι: Χρήστης Επικεφαλής Κλιμακίου Διαχειριστής Κλιμακίου Νομιμοποίηση Ενεργή Εντολή Διοίκησης ΑΣ, Περιφερειακού Εφόρου, Εφόρου Οικονομικών και Περιουσίας της ΠΕ, Αρχηγού ΠΚ ή Εκλογή Αρχηγού ΕΠΠ Εγκεκριμένη Εντολή Διορισμού ΕΚΣ και Ορισμός Καθηκόντων Ταμία ή Εκλογή Υπαρχηγού Οικονομικών ΕΠΠ Με τη λήξη της Νομιμοποίησης του Χρήστη, οι Κωδικοί Χρήστη και οι Κωδικοί Πρόσβασης απενεργοποιούνται. Σε περίπτωση μη ύπαρξης Επικεφαλής Κλιμακίου, τότε Κωδικοί Χρήστη και Κωδικοί Πρόσβασης δίνονται στον Επικεφαλής του προϊστάμενου Κλιμακίου. Σε περίπτωση μη ύπαρξης Διαχειριστή Κλιμακίου (Ταμία ΕΚΣ, Υπαρχηγού Οικονομικών ΕΠΠ), τότε με ευθύνη του Επικεφαλής του Κλιμακίου (ΑΣ, Αρχηγού ΠΚ, Αρχηγού ΕΠΠ, ΠΕ) και του Επικεφαλής του προϊσταμένου Κλιμακίου, τα διαθέσιμα του Κλιμακίου θα μεταφέρονται σε τραπεζικό λογαριασμό της Κεντρικής Διοίκησης, στον οποίο θα φυλάσσονται μέχρι τη Νομιμοποίηση νέου Διαχειριστή του Κλιμακίου. Ενεργοποίηση Κλιμακίου στο σύστημα Για την ενεργοποίηση του Κλιμακίου στο σύστημα, μετά τη Νομιμοποίηση των Χρηστών, ο Επικεφαλής του Κλιμακίου αποστέλλει τη φόρμα «Στοιχεία Εισαγωγής στο e-finance», στην οποία είναι συμπληρωμένα τα παρακάτω: Τα στοιχεία του Κλιμακίου, όπως ακριβώς είναι καταχωρημένα στο e-sep. Ο Αριθμός Μητρώου, το Ονοματεπώνυμο, το Τηλέφωνο και η Διεύθυνση Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου του Επικεφαλής και του Διαχειριστή του Κλιμακίου, τα οποία πρέπει να είναι καταχωρημένα και στο e- sep. Τα στοιχεία του Τραπεζικού Λογαριασμού, ο οποίος όπως προαναφέρθηκε πρέπει να έχει ανοιχθεί στον ΑΦΜ του ΣΕΠ και μόνο. Τα Υπόλοιπα Διαθεσίμων της σε Ταμείο (μετρητά) και Τράπεζα (Υπόλοιπα Έναρξης), Στη συνέχεια, το Κλιμάκιο θα ενεργοποιείται στο πληροφοριακό σύστημα, θα καταχωρούνται τα Υπόλοιπα Έναρξης, και θα αποστέλλονται Κωδικοί Χρήστη και Κωδικοί Πρόσβασης στα s των Χρηστών του Κλιμακίου, όπως αυτά είναι συμπληρωμένα στη φόρμα «Στοιχεία Εισαγωγής στο e-finance» και καταχωρημένα στο e-sep. Page 3 of 44

5 Μετά την λήψη Κωδικού Χρήστη και Κωδικού Πρόσβασης, ο Διαχειριστής του Κλιμακίου πρέπει να καταχωρήσει αναδρομικά εγγραφές για τις κινήσεις που έχουν πραγματοποιηθεί από την Το ισχύον χειρογραφικό σύστημα (πορτοκαλί βιβλία) θα τηρηθεί μέχρι και την και θα φυλάσσεται από το Κλιμάκιο, διαθέσιμο προς έλεγχο, μαζί με τα σχετικά παραστατικά. Από την θα τηρείται το μηχανογραφικό σύστημα (e-finance). Διαθέσιμα: Ταμείο και Τραπεζικός Λογαριασμός Η εφαρμογή ενημερώνει και να παρακολουθεί ξεχωριστά δύο Λογαριασμούς Διαθεσίμων του Κλιμακίου, το Ταμείο και τον Τραπεζικό Λογαριασμό: Λογαριασμός Διαθεσίμων Ταμείο Τράπεζα Ανάλυση Χρήματα τα οποία είναι μετρητά και βρίσκονται στα χέρια του Διαχειριστή του Κλιμακίου. Χρήματα τα οποία βρίσκονται στον Τραπεζικό Λογαριασμό του Κλιμακίου. Ο Τραπεζικός Λογαριασμός του Κλιμακίου αναγνωρίζεται, καταχωρείται και παρακολουθείται από το πληροφοριακό σύστημα, τότε και μόνο εφόσον αυτός έχει ανοιχθεί στο όνομα και στον ΑΦΜ του ΣΕΠ. Σε περίπτωση που το Κλιμάκιο δεν διαθέτει Τραπεζικό Λογαριασμό υπό τον ΑΦΜ του ΣΕΠ, τότε στο πληροφοριακό σύστημα ο λογαριασμός της Τράπεζας θα εμφανίζεται απενεργοποιημένος και δεν θα παρακολουθείται, καθώς επίσης η ταμειακή διαχείριση του Κλιμακίου θα γίνεται μόνο με το λογαριασμό του Ταμείου. Τυχόν Τραπεζικός Λογαριασμός σε όνομα ή ονόματα τρίτων δεν αναγνωρίζεται και τα χρήματα παρακολουθούνται ως Μετρητά από την εφαρμογή, μόνο με το λογαριασμό του Ταμείου. Κινήσεις - Συναλλαγές Οι κινήσεις, για τις οποίες ο Διαχειριστής του Κλιμακίου καταχωρεί εγγραφές, είναι οι παρακάτω: Κίνηση Έσοδα Περιγραφή Ως Έσοδα λογίζονται οι πρωτογενείς εισπράξεις τις οποίες πραγματοποιεί το Κλιμάκιο και οι οποίες προέρχονται από πρόσωπα (Μέλη, φίλους κλπ.), που καταβάλλουν χρήματα, για την πραγματοποίηση των σκοπών του ΣΕΠ. Τα Έσοδα κατηγοριοποιούνται σε προκαθορισμένες Κατηγορίες Εσόδων. Τα Έσοδα εισπράττονται είτε σε μετρητά είτε μέσω τράπεζας. Κάθε εγγραφή Εσόδου επηρεάζει το υπόλοιπο των Διαθεσίμων του Ταμείου ή του Τραπεζικού Λογαριασμού αντίστοιχα. Για κάθε είσπραξη Εσόδου, το Κλιμάκιο υποχρεούται στην έκδοση Απόδειξης Είσπραξης (ΑΕ), από το μπλοκ, το οποίο έχει παραλάβει από τις Οικονομικές Υπηρεσίες του ΣΕΠ, εκτός των Εσόδων από Τόκους Καταθέσεων. Δαπάνες Ως Δαπάνες λογίζονται ποσά τα οποία πληρώνει το Κλιμάκιο προς τρίτους Page 4 of 44

6 (προμηθευτές, λογαριασμοί, αμοιβές, μισθώματα κ.α.), για είδη ή υπηρεσίες, τα οποία αυτοί παρέχουν προς το Κλιμάκιο, για την λειτουργία του, για τις δράσεις του και γενικά για την επίτευξη των σκοπών του ΣΕΠ. Επίσης, ως Δαπάνες λογίζονται ποσά τα οποία το Κλιμάκιο καταβάλλει προς την «ΓΕΝΙΚΗ ΕΦΟΡΕΙΑ», για συμμετοχές Μελών του σε Δράσεις ΓΕ. Οι Δαπάνες κατηγοριοποιούνται σε προκαθορισμένες Κατηγορίες Δαπανών. Οι Δαπάνες πληρώνονται είτε σε μετρητά είτε μέσω τράπεζας. Κάθε εγγραφή Δαπάνης επηρεάζει το υπόλοιπο των Διαθεσίμων του Ταμείου ή του Τραπεζικού Λογαριασμού αντίστοιχα. Για την πιστοποίηση και την αναγνώριση κάθε Δαπάνης, το Κλιμάκιο υποχρεούται να λαμβάνει και να φυλάσσει στο αρχείο του νόμιμο πρωτογενές παραστατικό, σύμφωνα με τις ισχύουσες οδηγίες της Κεντρικής Διοίκησης. Χρήματα τα οποία το Κλιμάκιο καταβάλλει προς άλλα Κλιμάκια του ΣΕΠ, για διάφορους λόγους δεν λογίζονται ως Δαπάνες, αλλά ως Αποδόσεις Ποσών (βλ. παρακάτω), με εξαίρεση τα ποσά τα οποία το Κλιμάκιο καταβάλλει προς την «ΓΕΝΙΚΗ ΕΦΟΡΕΙΑ», για συμμετοχές Μελών του σε Δράσεις ΓΕ και Εκπαιδεύσεις. Ψηφιακό Αντίγραφο Παραστατικού Η εφαρμογή έχει τη δυνατότητα μεταφόρτωσης και επισύναψης στις εγγραφές Δαπανών ψηφιακού αντίγραφου του παραστατικού (φωτογραφία ή σάρωση). Η επισύναψη ψηφιακού αντίγραφου του παραστατικού απαιτείται: Για κάθε Δαπάνη αξίας μεγαλύτερης των 100 Για κάθε Δαπάνη με Τιμολόγιο ή Απόδειξη Παροχής Υπηρεσιών, ανεξαρτήτως ποσού Μεταφορές Ποσών Οι Μεταφορές Ποσών είναι οι Καταθέσεις και οι Αναλήψεις μετρητών, με τις οποίες χρήματα του Κλιμακίου μεταφέρονται από το Ταμείο στον Τραπεζικό του Λογαριασμό, εφόσον αυτός είναι υπό τον ΑΦΜ του ΣΕΠ και αντίστροφα. Οι Μεταφορές αποτελούν «εσωτερικές» μετακινήσεις ποσών του Κλιμακίου, από τον ένα Λογαριασμό Διαθεσίμων στον άλλο. Κάθε εγγραφή Μεταφοράς Ποσών αυξομειώνει ισόποσα τα υπόλοιπα των λογαριασμών Ταμείου και Τράπεζας, έτσι ώστε να παρακολουθούνται σωστά τα Διαθέσιμα του Κλιμακίου. Αποδόσεις Ποσών Ως Αποδόσεις Ποσών λογίζονται οι μεταξύ των Κλιμακίων καταβολές χρημάτων, οι οποίες πραγματοποιούνται στα πλαίσια των δραστηριοτήτων των Κλιμακίων και των ισχυόντων οδηγιών και αποφάσεων. Οι Αποδόσεις αποτελούν ξεχωριστή διαχειριστική κίνηση, καθώς πρόκειται για «εσωτερική» μεταφορά χρημάτων από ένα λογαριασμό του ΣΕΠ σε έναν άλλο λογαριασμό του ΣΕΠ και δεν αποτελούν πρωτογενές Έσοδο ή Έξοδο. Οι Αποδόσεις Ποσών κατηγοριοποιούνται σε προκαθορισμένες Κατηγορίες Αποδόσεων. Σε κάθε Απόδοση, είτε αυτή πραγματοποιήθηκε με μετρητά είτε τραπεζικά, το Κλιμάκιο το οποίο λαμβάνει το ποσό υποχρεούται στην έκδοση Απόδειξης Page 5 of 44

7 Είσπραξης από το μπλοκ το οποίο έχει παραλάβει από τις Οικονομικές Υπηρεσίες του ΣΕΠ. Το Κλιμάκιο που απέδωσε το ποσό πρέπει να φυλάσσει την Απόδειξη στο αρχείο του. Αποδοχή Απόδοσης Η εγγραφή της Απόδοσης στο σύστημα πραγματοποιείται από τον Διαχειριστή του Κλιμακίου το οποίο αποδίδει το ποσό και παραμένει σε κατάσταση αναμονής, χωρίς να επηρεάζει τους Λογαριασμούς Διαθεσίμων των δύο Κλιμακίων, μέχρις ότου η κίνηση να επιβεβαιωθεί από τον Διαχειριστή του Κλιμακίου που έλαβε το ποσό. Για την επιβεβαίωση της κίνησης, ο Διαχειριστής του Κλιμακίου που έλαβε το ποσό πραγματοποιεί Αποδοχή της εγγραφής. Μετά την Αποδοχή, η κίνηση «κλείνει» και οι αντίστοιχοι Λογαριασμοί Διαθεσίμων των δύο Κλιμακίων χρεοπιστώνονται. Προμηθευτές Η εφαρμογή ενημερώνει και τηρεί αρχείο Προμηθευτών, με όλους τους Προμηθευτές, με τους οποίους κάθε Κλιμάκιο πραγματοποιεί συναλλαγές Δαπανών, καθώς επίσης και με Προμηθευτές «Γενικής Μορφής», για την εγγραφή διαφόρων μορφών Δαπανών. Τα Κλιμάκια μπορούν να εισάγουν νέους Προμηθευτές στο αρχείο Προμηθευτών. Η διαγραφή Προμηθευτή δεν είναι δυνατή. Οριστικοποίηση εγγραφών Οι εγγραφές οριστικοποιούνται από τον administrator της εφαρμογής, ανά ημερολογιακό Τρίμηνο, την τελευταία ημέρα του επόμενου μήνα κάθε Τριμήνου. Μετά την Οριστικοποίηση, οι εγγραφές «κλειδώνουν» και καμία μεταβολή δεν είναι δυνατή από τους Χρήστες. Τρίμηνο Οριστικοποίηση 1 ο (1 Ιανουαρίου ως και 31 Μαρτίου) 30 η Απριλίου κάθε έτους 2 ο (1 Απριλίου ως και 30 Ιουνίου) 31 η Ιουλίου κάθε έτους 3 ο (1 Ιουλίου ως και 30 Σεπτεμβρίου) 30 η Οκτωβρίου κάθε έτους 4 ο (1 Οκτωβρίου ως και 31 Δεκεμβρίου) 31 η Ιανουαρίου του επόμενου έτους Διόρθωση εγγραφών Πριν την Οριστικοποίηση των εγγραφών: Στις εγγραφές Εσόδων και Δαπανών μπορεί να πραγματοποιηθεί Διαγραφή, καθώς επίσης και Επεξεργασία σε συγκεκριμένα πεδία. Στις εγγραφές Μεταφορών Ποσών μπορεί να πραγματοποιηθεί μόνο Διαγραφή. Page 6 of 44

8 Στις εγγραφές Αποδόσεων Ποσών μπορεί να πραγματοποιηθεί Διαγραφή από τον Διαχειριστή του Κλιμακίου που πραγματοποίησε την εγγραφή και μόνο εφόσον δεν έχει γίνει Αποδοχή της κίνησης, από το Διαχειριστή του Κλιμακίου προς το οποίο αποδόθηκε το Ποσό. Μετά την Οριστικοποίηση των εγγραφών, καμία μεταβολή δεν είναι δυνατή από τους Χρήστες και διορθώσεις μπορούν να πραγματοποιούνται μόνο με Αντιλογισμό. Αντιλογισμός Σε περίπτωση που η Επεξεργασία ή η Διαγραφή εγγραφής δεν είναι δυνατή, διορθώσεις θα γίνονται μόνο με εγγραφή Αντιλογισμού, στην πρώτη «ανοιχτή» ημερομηνία. Πεδίο Ημερομηνία Κατηγορία Αιτιολογία Ποσό Περιγραφή Αναγράφεται η πρώτη «ανοιχτή» ημερομηνία. Επιλέγεται η ίδια Κατηγορία Εσόδου, Δαπάνης ή Απόδοσης Ποσών με την αντιλογιζόμενη εγγραφή. Αναγράφεται «Αντιλογισμός Εγγραφής», η Ημερομηνία της αντιλογιζόμενης εγγραφής και η Αιτιολογία της διόρθωσης (π.χ. «Αντιλογισμός Εγγραφής Λάθος αξία τιμολογίου»). Αναγράφεται το ποσό της αντιλογιζόμενης εγγραφής με αρνητικό πρόσημο και καταχωρείται η «αντίστροφη» εγγραφή. Προσοχή: Αν υπάρχει λάθος στο ποσό μιας εγγραφής, αντιλογίζεται ολόκληρο το ποσό και στη συνέχεια καταχωρείται νέα εγγραφή με το σωστό ποσό. Αναφορές Κινήσεων Όλοι οι Χρήστες μπορούν να λαμβάνουν Αναφορές για το Κλιμάκιο τους. Ειδικότερα, οι Επικεφαλής των Διοικητικών Κλιμακίων μπορούν να λαμβάνουν Αναφορές και για τα υπαγόμενα Κλιμάκια, είτε για το καθένα ξεχωριστά είτε συνδυαστικά για περισσότερα του ενός Κλιμάκια, σε Συγκεντρωτικές Αναφορές. Τριμηνιαίες Καταστάσεις Κλιμακίου Μετά την Οριστικοποίηση των εγγραφών κάθε Τριμήνου, εκτυπώνονται οι Τριμηνιαίες Καταστάσεις του Κλιμακίου, οι οποίες είναι οι παρακάτω Αναφορές: 1. Αναλυτικό Ημερολόγιο Εγγραφών 2. Απολογισμός Κλιμακίου Οι Τριμηνιαίες Καταστάσεις εγκρίνονται από την ΕΚΣ ή από την ΕΠΠ, υπογράφονται από τον Πρόεδρο και τον Ταμία της ΕΚΣ ή από τον Αρχηγό και τον Υπαρχηγό Οικονομικών της ΕΠΠ και φυλάσσονται στο αρχείο του Κλιμακίου, μαζί με τα πρωτότυπα παραστατικά και τα αντίγραφα των παραστατικών που έχουν αποσταλεί προς το Λογιστήριο του ΣΕΠ, τα οποία επισυνάπτονται στα σχετικά Γραμμάτια Είσπραξης τα οποία το Κλιμάκιο έχει λάβει από την Κεντρική Διοίκηση, σύμφωνα με την Εγκύκλιο ΓΕ 1 του Page 7 of 44

9 Υποστήριξη Χρηστών Έφορος Οικονομικών και Περιουσίας Γ.Ε. Οικονομική Υπηρεσία Κεντρικής Διοίκησης Σ.Ε.Π. κ. Σπυριδούλα Σκούρα κ. Σταύρος Αντωνίου Για την πρακτική εξάσκηση των Χρηστών, η εφαρμογή λειτουργεί και σε παράλληλο Δοκιμαστικό Περιβάλλον. Η διεύθυνση URL για το Δοκιμαστικό Περιβάλλον είναι : Page 8 of 44

10 Β. Εγχειρίδιο Χρήσης Το λογισμικό MyErp.net είναι σχεδιασμένο για να λειτουργεί μέσω διαδικτύου και έχει παραμετροποιηθεί, έτσι ώστε να εξυπηρετεί τις ανάγκες των Κλιμακίων που λειτουργούν κάτω από την ομπρέλα του ΣΕΠ. Για να εισέλθει στο σύστημα, ο Χρήστης πρέπει να είναι συνδεδεμένος στο διαδίκτυο. Η διεύθυνση URL για την εφαρμογή είναι: Η διεύθυνση URL για το δοκιμαστικό περιβάλλον είναι: Μετά την πληκτρολόγηση της διεύθυνσης URL, εμφανίζεται η Αρχική Οθόνη. Στο πάνω αριστερό μέρος όλων των οθονών του Δοκιμαστικού Περιβάλλοντος, δίπλα στο γραφικό «e-finance», αναγράφεται TEST SITE. Σχετικά: Υποστήριξη Χρηστών Β1. Είσοδος στο σύστημα Αρχική Οθόνη Page 9 of 44

11 Από την Αρχική Οθόνη, ο Χρήστης κάνει κλικ στο σύνδεσμο Είσοδος, στο πάνω δεξί μέρος και εμφανίζεται η Οθόνη Εισόδου. Οθόνη Εισόδου Στην Οθόνη Εισόδου, ο Χρήστης καταχωρεί τον Κωδικό Χρήστη και τον Κωδικό Πρόσβασης. Οι Κωδικοί Χρήστη και Πρόσβασης δίνονται από τον administrator της εφαρμογής και οι Χρήστες πρέπει να τους προστατεύουν, διότι πιθανή κοινοποίηση σε τρίτους μπορεί να οδηγήσει σε ανεξέλεγκτη είσοδο στο σύστημα με όλα τα πιθανά προβλήματα. Μετά την καταχώρηση των σωστών Κωδικών Χρήστη και Πρόσβασης, εμφανίζεται στον Χρήστη η Οθόνη Λειτουργιών. Σχετικά: Διοικητική δομή ΣΕΠ. Χρήστες και Δικαιώματα Νομιμοποίηση Χρηστών. Κωδικοί Χρήστη και Κωδικοί Πρόσβασης Page 10 of 44

12 Οθόνη Λειτουργιών Η Οθόνη Λειτουργιών πληροφορεί το Χρήστη: Για τις εγγραφές Αποδόσεων Ποσών τις οποίες έχει πραγματοποιήσει ο Διαχειριστής του Κλιμακίου του Χρήστη για ποσά που έχουν αποδοθεί προς άλλο Κλιμάκιο και για τις οποίες ο Διαχειριστής του Κλιμακίου που έλαβε το ποσό δεν έχει πραγματοποιήσει Αποδοχή. Για τις εγγραφές Αποδόσεων Ποσών τις οποίες έχει πραγματοποιήσει άλλο Κλιμάκιο για ποσά που έχουν αποδοθεί προς το Κλιμάκιο του Χρήστη και για τις οποίες ο Διαχειριστής του Κλιμακίου του Χρήστη δεν έχει πραγματοποιήσει Αποδοχή. Με κλικ στο σύνδεσμο: Αρχείο Βοήθειας (Manual) εφαρμογής, ανοίγει καρτέλα με το παρόν Εγχειρίδιο Χρήσης, στον φυλλομετρητή διαδικτύου του Χρήστη. Σε όλες τις Οθόνες της εφαρμογής διακρίνονται τα παρακάτω κοινά στοιχεία: Μενού Εργασιών: Βρίσκεται στο αριστερό μέρος της οθόνης. Από εδώ ο Χρήστης επιλέγει την εργασία που θα εκτελέσει. Η μορφή του Μενού Εργασιών διαφοροποιείται για τους Χρήστες: Α) Για τους Διαχειριστές Κλιμακίων, οι εργασίες του Μενού Εργασιών είναι χωρισμένες σε τρείς λειτουργικές ομάδες: Κινήσεις Συναλλαγές Έσοδα Page 11 of 44

13 Δαπάνες Μεταφορά Ποσών Απόδοση Ποσών Αναφορές Κινήσεων Αναλυτικό Ημερολόγιο Εγγραφών Ημερολόγιο Κινήσεων και Διαθεσίμων Απολογισμός Κλιμακίου Συγκεντρωτικός Απολογισμός Προμηθευτές Προμηθευτές Β) Για τους Επικεφαλής Κλιμακίων, στο Μενού Εργασιών εμφανίζεται μόνο η λειτουργική ομάδα των Αναφορών Κινήσεων. Γραμμή Εργαλείων Είναι η πάνω μπλε γραμμή, στο αριστερό μέρος της οποίας εμφανίζονται τα εργαλεία και σύνδεσμοι λειτουργιών κάθε Οθόνης. Στο πάνω δεξί μέρος της Οθόνης εμφανίζονται το όνομα του Χρήστη και ο σύνδεσμος Έξοδος, για αποσύνδεση και έξοδο από την εφαρμογή. Στην κάτω μπλε γραμμή, εμφανίζεται η ιδιότητα του Χρήστη (Επικεφαλής ή Διαχειριστής Κλιμακίου). Σχετικά: Διοικητική δομή ΣΕΠ. Χρήστες και Δικαιώματα Κινήσεις - Συναλλαγές Αναφορές Κινήσεων Προμηθευτές Page 12 of 44

14 Β2. Έσοδα Οθόνη Εσόδων Από το Μενού Εργασιών, με κλικ στο σύνδεσμο Έσοδα, εμφανίζεται στο Χρήστη η Οθόνη Εσόδων, στην οποία εμφανίζονται οι καταχωρημένες εγγραφές Εσόδων. Με κλικ στην επικεφαλίδα οποιασδήποτε στήλης, οι εγγραφές ταξινομούνται κατά τη συγκεκριμένη στήλη, με τη σειρά που δείχνει το τρίγωνο (αύξουσα ή φθίνουσα). Με κλικ στο κουτάκι [+] δίπλα στη στήλη της Ημερομηνίας, η εγγραφή αναπτύσσεται και εμφανίζεται η Ανάλυση της, με τα σχετικά ποσά και Κατηγορίες. Με κλικ στο κουτάκι [-], η εγγραφή συμπτύσσεται. Page 13 of 44

15 Σέρνοντας την επικεφαλίδα οποιασδήποτε στήλης και αποθέτοντας στην κενή γραμμή κάτω από τη Γραμμή Εργαλείων, ο Χρήστης μπορεί να ομαδοποιήσει τις εγγραφές, κατά το περιεχόμενο της συγκεκριμένης στήλης. Στη Γραμμή Εργαλείων υπάρχουν σύνδεσμοι για τις ακόλουθες λειτουργίες: Οικ. Έτος: Επιλογή Οικονομικού Έτους Εισαγωγή: Εισαγωγή Νέας Εγγραφής Επεξεργασία: Επεξεργασία Εγγραφής Διαγραφή: Διαγραφή Εγγραφής Κατηγορίες Εσόδων Τα Έσοδα κατηγοριοποιούνται και παρακολουθούνται ως εξής: Κατηγορία Ανάλυση 1. Συνδρομές Μελών Έσοδα από τη συνδρομή την οποία τα Μέλη του Κλιμακίου καταβάλλουν προς το Κλιμάκιο και στην οποία εμπεριέχεται το ποσό της Ετήσιας Συνδρομής Μελών του ΣΕΠ. Για τις συνδρομές των ανήλικων Μελών, εκδίδεται Απόδειξη Είσπραξης στο Page 14 of 44

16 όνομα του ενηλίκου που πλήρωσε το ποσό. Το ποσό της Ετήσιας Απογραφής των Βαθμοφόρων καταβάλλεται προς το Κλιμάκιο ως συνδρομή και από εκεί αποδίδεται προς την Κεντρική Διοίκηση. Στην περίπτωση απευθείας πληρωμής της απογραφής μελών στην Κεντρική Διοίκηση, είτε με τραπεζική συναλλαγή είτε με μετρητά στην Οικονομική Υπηρεσία, το καταθετήριο ή η απόδειξη πρέπει να καταχωρείται ως απόδοση προς τη Γ.Ε. από το κλιμάκιο στο οποίο απογράφεται το μέλος και αυτό να εκδίδει απόδειξη είσπραξης στο μέλος του την οποία και καταχωρεί στα έσοδά του. 2. Οικονομικές Ενισχύσεις Έσοδα από ενισχύσεις μικροποσών φίλων, παλαιών Μελών κ.α., τα οποία μπορεί να εισπράττονται στα πλαίσια δράσεων τις οποίες το Κλιμάκιο πραγματοποιεί ή και μεμονωμένα. 3. Συμμετοχές σε Εκδηλώσεις - Δράσεις Έσοδα από την οικονομική συμμετοχή των Μελών του Κλιμακίου σε δράσεις και εκδηλώσεις (εκδρομές, κατασκηνώσεις, ΜΔΥ κλπ.) του Κλιμακίου, όσο και σε δράσεις που πραγματοποιούνται από υπερκείμενα Κλιμάκια. 4. Τόκοι Καταθέσεων Έσοδα από τόκους καταθέσεων των Διαθεσίμων του Κλιμακίου στον Τραπεζικό του Λογαριασμό, ο οποίος είναι υπό τον ΑΦΜ του ΣΕΠ. Οι τόκοι καταχωρούνται στο σύνολό τους, όπως ακριβώς εμφανίζονται στη Χρέωση του λογαριασμού και δεν γίνεται συμψηφισμός των τόκων με τους φόρους των καταθέσεων. Τόκοι καταθέσεων από Τραπεζικό Λογαριασμό, ο οποίος είναι στο όνομα και τον ΑΦΜ τρίτων, μπορούν να καταχωρηθούν μόνο ως οικονομικές ενισχύσεις. Νέα Εγγραφή Εσόδου Για την καταχώρηση μιας νέας εγγραφής Εσόδου, ο Χρήστης πρέπει να κάνει κλικ στο σύνδεσμο Εισαγωγή, στη Γραμμή Εργαλείων της Οθόνης Εσόδων Αμέσως μετά, εμφανίζεται η Οθόνη Νέας Εγγραφής Εσόδου. Στο πάνω μέρος της Οθόνης συμπληρώνονται τα βασικά πεδία της εγγραφής και ακολουθεί η Ανάλυση Εσόδου, στην οποία μπορούν να καταχωρηθούν ένα ή και περισσότερα ποσά, για διάφορες Κατηγορίες Εσόδων, εφόσον με την ίδια Απόδειξη Είσπραξης πληρώθηκαν π.χ. συνδρομή και συμμετοχή σε δράση. Page 15 of 44

17 Η συμπλήρωση των βασικών πεδίων της εγγραφής γίνεται ως εξής: Πεδίο Ημερομηνία Τύπος Εσόδου Αιτιολογία Περιγραφή Αναγράφεται η ημερομηνία της Απόδειξης Είσπραξης στο μπλοκ του Κλιμακίου ή η ημερομηνία των Τόκων του Τραπεζικού Λογαριασμού του Κλιμακίου, ο οποίος είναι υπό τον ΑΦΜ του ΣΕΠ (για τους Τόκους δεν εκδίδεται Απόδειξη Είσπραξης). Επιλέγεται «Είσπραξη με Μετρητά» ή «Κατάθεση στην Τράπεζα». Συμπληρώνεται αναλυτικά η αιτιολογία της εγγραφής. Ειδικότερα αναγράφεται, στις Συνδρομές Μελών το όνομα του Μέλους, στις Συμμετοχές σε Εκδηλώσεις και Δράσεις το Όνομα του Μέλους, το Τμήμα, η δράση με τόπο και ημερομηνία, στις Οικονομικές Ενισχύσεις η προέλευση του ποσού κ.α. Πρωτογενές Παραστατικό Ο Τύπος Παραστατικού είναι «Απόδειξη Είσπραξης» (προεπιλεγμένο). Η Σειρά δεν συμπληρώνεται. Συμπληρώνεται ο αριθμός της Απόδειξης Είσπραξης που εξέδωσε το Κλιμάκιο. Μετά την εισαγωγή των βασικών πεδίων, με κλικ στο σύνδεσμο Νέα, στο κέντρο του πλαισίου Ανάλυση Εσόδου, ο Χρήστης καταχωρεί μία ή και περισσότερες γραμμές Εσόδων, επιλέγοντας Κατηγορία Εσόδου και εισάγοντας το ποσό (Καθαρή Αξία). Page 16 of 44

18 Πεδίο Κατηγορία Εσόδου Καθαρή Αξία Περιγραφή Επιλέγεται η Κατηγορία του Εσόδου. Αναγράφεται το ποσό της Είσπραξης. Τα Έσοδα των Κλιμακίων του ΣΕΠ δεν έχουν ΦΠΑ. Τα στοιχεία κάθε γραμμής στην Ανάλυση της εγγραφής αποθηκεύονται με κλικ στο σύνδεσμο Ενημέρωση, ακριβώς κάτω από τη θέση εισαγωγής της Καθαρής Αξίας. Συνολικά η εγγραφή αποθηκεύεται με κλικ στο σύνδεσμο Αποθήκευση στη Γραμμή Εργαλείων ή ακυρώνεται με κλικ στο σύνδεσμο Ακύρωση. Προσοχή: Για κάθε Απόδειξη Είσπραξης που έχει κοπεί από το μπλοκ του Κλιμακίου, καταχωρείται ξεχωριστή εγγραφή Εσόδου. Επεξεργασία / Διαγραφή Εσόδου Πριν την Οριστικοποίηση, στις εγγραφές Εσόδων μπορεί να πραγματοποιηθεί: Διαγραφή, επιλέγοντας το σύνδεσμο Διαγραφή στη Γραμμή Εργαλείων. Επεξεργασία σε όλα τα πεδία της εγγραφής, εκτός από αυτά της Ανάλυσης του Εσόδου, τα οποία είναι η Κατηγορία και η Καθαρή Αξία, επιλέγοντας το σύνδεσμο Επεξεργασία στη Γραμμή Εργαλείων. Μετά την Οριστικοποίηση, καμία μεταβολή εγγραφής δεν είναι δυνατή από τους Χρήστες και διορθώσεις μπορούν να πραγματοποιούνται μόνο με Αντιλογισμό. Σχετικά: Οριστικοποίηση εγγραφών Διόρθωση εγγραφών Αντιλογισμός Page 17 of 44

19 Β3. Δαπάνες Οθόνη Δαπανών Από το Μενού Εργασιών, με κλικ στο σύνδεσμο Δαπάνες, εμφανίζεται στο Χρήστη η Οθόνη Δαπανών, στην οποία εμφανίζονται οι καταχωρημένες εγγραφές Δαπανών. Με κλικ στην επικεφαλίδα οποιασδήποτε στήλης, οι εγγραφές ταξινομούνται κατά τη συγκεκριμένη στήλη, με τη σειρά που δείχνει το τρίγωνο (αύξουσα ή φθίνουσα). Με κλικ στο κουτάκι [+] δίπλα στη στήλη της Ημερομηνίας, η εγγραφή αναπτύσσεται και εμφανίζεται η Ανάλυση της, με τα σχετικά ποσά και Κατηγορίες. Με κλικ στο κουτάκι [-], η εγγραφή συμπτύσσεται. Page 18 of 44

20 Σέρνοντας την επικεφαλίδα οποιασδήποτε στήλης και αποθέτοντας στην κενή γραμμή κάτω από τη Γραμμή Εργαλείων, ο Χρήστης μπορεί να ομαδοποιήσει τις εγγραφές, κατά το περιεχόμενο της συγκεκριμένης στήλης. Στη Γραμμή Εργαλείων υπάρχουν σύνδεσμοι για τις ακόλουθες λειτουργίες: Οικ. Έτος: Επιλογή Οικονομικού Έτους Εισαγωγή: Εισαγωγή Νέας Εγγραφής Επεξεργασία: Επεξεργασία Εγγραφής Διαγραφή: Διαγραφή Εγγραφής Download: Κατέβασμα επισυναπτόμενου ψηφιακού αντίγραφού παραστατικού Upload: Μεταφόρτωση και επισύναψη ψηφιακού αντίγραφού παραστατικού Κατηγορίες Δαπανών Οι Δαπάνες κατηγοριοποιούνται και παρακολουθούνται ως εξής: Κατηγορία Ανάλυση 1. Ενοίκια Ακινήτων Μισθώματα τα οποία καταβάλλει το Κλιμάκιο προς τον εκμισθωτή Ακινήτου το οποίο χρησιμοποιεί, βάσει μισθωτηρίου συμβολαίου. 2. Κοινόχρηστα Κοινόχρηστες δαπάνες χώρων. Page 19 of 44

21 3. Λογαριασμοί Κοινής Ωφέλειας 4. Έξοδα Εκδηλώσεων - Δράσεων 5. Συμμετοχή Μελών σε δράσεις ΓΕ 6. Συμμετοχή Μελών σε Εκπαιδεύσεις ΣΕΠ 7. Αγορές Μεταφορικών Μέσων και Μηχανημάτων 8. Αγορές Υλικού και Εξοπλισμού Δράσεων 9. Επισκευές και Συντηρήσεις Υλικού και Εξοπλισμού 10. Επισκευές και Συντηρήσεις Ακινήτων Λογαριασμοί και τιμολόγια ΔΕΚΟ, Τηλεφωνίας, Ενέργειας και Ύδρευσης, είτε αυτά εκδίδονται στον όνομα και τον ΑΦΜ του ΣΕΠ είτε στο όνομα και τον ΑΦΜ τρίτων και πληρώνονται από το Κλιμάκιο. Έξοδα δράσεων (εκδρομών, κατασκηνώσεων, ΜΔΥ, συγκεντρώσεων κ.α.) και λοιπών εκδηλώσεων του Κλιμακίου. Καταβολές από το Κλιμάκιο προς την Κεντρική Διοίκηση για την οικονομική συμμετοχή Μελών του Κλιμακίου σε Δράσεις Γενικής Εφορείας Ενίσχυση από το Κλιμάκιο για το σύνολο ή μέρος της οικονομικής συμμετοχής ενηλίκων Μελών σε Εκπαιδεύσεις του ΣΕΠ. Δαπάνες για αγορές ειδών όπως Ν/Π Λέμβοι, Ασύρματοι, Ηλεκτρονικοί Υπολογιστές, Περιφερειακά, Εξωλέμβιες μηχανές, Ποδήλατα κ.α. Δαπάνες αγορών κατασκηνωτικού και εκδρομικού υλικού, υλικού μαγειρείου κ.α. Δαπάνες για επισκευές και συντηρήσεις κάθε κινητού υλικού και εξοπλισμού του Κλιμακίου (κατασκηνωτικό και εκδρομικό υλικό, Ν/Π Λέμβοι, μηχανήματα, υπολογιστές κ.α.) Δαπάνες για επισκευές, συντηρήσεις, διαμορφώσεις, διακοσμήσεις, επεκτάσεις χώρου εστίας, Προσκοπικού Κέντρου, κλπ. 11. Αμοιβές Τρίτων Αμοιβές τεχνιτών, επαγγελματιών κ.α. 12. Τραπεζικά Έξοδα Έξοδα τα οποία η Τράπεζα χρεώνει στο Κλιμάκιο για τις Τραπεζικές του συναλλαγές. 13. Φόροι Τόκων Φόρων Τόκων Καταθέσεων στον Τραπεζικό Λογαριασμό του Κλιμακίου, ο οποίος είναι υπό τον ΑΦΜ του ΣΕΠ. Oι φόροι καταχωρούνται, όπως ακριβώς εμφανίζονται στην Πίστωση του λογαριασμού και δεν γίνεται συμψηφισμός με τους φόρους των καταθέσεων. 14. Λοιπά Έξοδα Δαπάνες για αναλώσιμα, μικροέξοδα και άλλα τα οποία δεν καλύπτονται από τις προηγούμενες Κατηγορίες. Τύποι Παραστατικών Δαπανών Κατηγορία 1. Τιμολόγιο Πώλησης Δελτίο Αποστολής / Τιμολόγιο Πώλησης Ανάλυση Για τα Τιμολόγια εφαρμόζεται η διαδικασία της Εγκυκλίου ΓΕ 1 του 2015: Εφόσον η αξία του τιμολογίου είναι μεγαλύτερη των 500, το ποσό που απαιτείται για την πληρωμή του πληρώνεται τραπεζικά, μέσω της Κεντρικής Διοίκησης. Τα τιμολόγια αξίας μικρότερης των 500 μπορούν να πληρωθούν και με Μετρητά. Όλα τα πρωτότυπα Τιμολόγια αποστέλλονται στο Λογιστήριο του ΣΕΠ και καταχωρούνται στα βιβλία του ΣΕΠ. Στο αρχείο του Κλιμακίου φυλάσσεται αντίγραφο του Τιμολόγιου, το οποίο επισυνάπτεται στο σχετικό Γραμμάτιό Είσπραξης το οποίο το Κλιμάκιο έχει λάβει από την Κεντρική Διοίκηση. Page 20 of 44

22 Η αποστολή του παραστατικού προς το Λογιστήριο του ΣΕΠ πρέπει να γίνεται εντός 10 ημερών από την έκδοσή του. 2. Τ.Π.Υ. / Α.Π.Υ. με Παρακράτηση Φόρου Για τα Τιμολόγια Παροχής Υπηρεσιών / Αποδείξεις Παροχής Υπηρεσιών εφαρμόζεται η διαδικασία της Εγκυκλίου ΓΕ 1 του Για ένα μεγάλο πλήθος επαγγελματιών, οι πληρωμές των Τ.Π.Υ. / Α.Π.Υ. υπόκεινται σε παρακράτηση φόρου. Στην κατηγορία «Τ.Π.Υ. / Α.Π.Υ. με Παρακράτηση Φόρου» καταχωρούνται τα παραστατικά στα οποία έχει παρακρατηθεί φόρος. Τα πρωτότυπα παραστατικά Τ.Π.Υ. / Α.Π.Υ., στα οποία έχει παρακρατηθεί φόρος αποστέλλονται στο Λογιστήριο του ΣΕΠ και καταχωρούνται στα βιβλία του ΣΕΠ. Στο αρχείο του Κλιμακίου φυλάσσεται αντίγραφο του Τ.Π.Υ. / Α.Π.Υ., το οποίο επισυνάπτεται στο σχετικό Γραμμάτιό Είσπραξης το οποίο το Κλιμάκιο έχει λάβει από την Κεντρική Διοίκηση. Η αποστολή του παραστατικού προς το Λογιστήριο του ΣΕΠ πρέπει να γίνεται εντός 10 ημερών από την έκδοσή του. 3. Τ.Π.Υ. / Α.Π.Υ. χωρίς Παρακράτηση Φόρου Για τα Τιμολόγια Παροχής Υπηρεσιών / Αποδείξεις Παροχής Υπηρεσιών εφαρμόζεται η διαδικασία της Εγκυκλίου ΓΕ 1 του Για ένα μεγάλο πλήθος επαγγελματιών, οι πληρωμές των Τ.Π.Υ. / Α.Π.Υ. υπόκεινται σε παρακράτηση φόρου. Στην κατηγορία «Τ.Π.Υ. / Α.Π.Υ. χωρίς Παρακράτηση Φόρου» καταχωρούνται τα παραστατικά στα οποία δεν έχει παρακρατηθεί φόρος. 4. Α.Λ.Π. / Απόδειξη Συναλλαγών Αποδείξεις Λιανικής Πώλησης / Αποδείξεις Συναλλαγών 5. Πιστωτικό Τιμολόγιο Στα Πιστωτικά Τιμολόγια, εφόσον έχουμε επιστροφή χρημάτων, τότε το παραστατικό καταχωρείται ως Δαπάνη, με αρνητικό ποσό. Αν δεν επιστραφούν χρήματα, αλλά υπάρχει πιστωτικό υπόλοιπο ή δοθεί δωροεπιταγή στο Κλιμάκιο, τότε δεν καταχωρείται εγγραφή, μέχρις ότου γίνει χρήση του υπολοίπου. Μετά τη χρήση του υπολοίπου η εγγραφή καταχωρείται για το ποσό το οποίο εκταμιεύθηκε (π.χ. δωροεπιταγή 100, σύνολο αγορών 150, πληρωμή και εγγραφή Δαπάνης για ποσό 50 ). 6. Απόδειξη Πληρωμής / Δαπάνης Το Κλιμάκιο μπορεί να εκδώσει Απόδειξη Πληρωμής / Δαπάνης : Για μικροέξοδα, αξίας μικρότερης των 20, για τα οποία η λήψη παραστατικού δεν είναι δυνατή Για μικροέξοδα με παραστατικά τα οποία λόγω χρόνου έχουν σβηστεί και δεν φαίνεται η αξία (επισυνάπτεται το παραστατικό) Για την ενίσχυση της συμμετοχής ενήλικων Μελών σε Εκπαιδεύσεις του ΣΕΠ Οι Αποδείξεις Πληρωμής / Δαπάνης υπογράφονται από τον λαβόντα το ποσό και αναφέρουν τα στοιχεία του και την αιτιολογία της καταβολής των χρημάτων, καθώς επίσης και από τον καταβάλλοντα το ποσό (διαχειριστή δράσης, Ταμία ΕΚΣ κ.α.). Ως Αποδείξεις Πληρωμής / Δαπάνης καταχωρούνται επίσης λογαριασμοί ηλεκτρικού ρεύματος, ενέργειας, τηλεφωνίας και ύδρευσης, οι οποίοι εκδίδονται σε ονόματα τρίτων, αλλά πληρώνονται από το Κλιμάκιο. Page 21 of 44

23 7. Λογαριασμός Κοινής Ωφέλειας Λογαριασμοί ηλεκτρικού ρεύματος, ενέργειας, τηλεφωνίας και ύδρευσης, οι οποίοι εκδίδονται στον ΑΦΜ του ΣΕΠ. Λογαριασμοί που εκδίδονται σε ονόματα τρίτων, αλλά πληρώνονται από Κλιμάκια του ΣΕΠ, καταχωρούνται με Τύπο Παραστατικού «Απόδειξη Πληρωμής / Δαπάνης». 8. Εξοδολόγιο Δράσης Συγκεντρωτική καταχώρηση Δαπανών αξίας μικρότερης των 20 ανά παραστατικό, οι οποίες πραγματοποιήθηκαν την ίδια ημερομηνία για μία δράση, με Α.Λ.Π. συμπεριλαμβανομένων και εισιτηρίων ΜΜΜ. Η καταχώρηση γίνεται σε μια εγγραφή, με καταγραφή των επιμέρους ποσών στην Ανάλυση Δαπανών (βλ. παρακάτω). Στις πολυήμερες δράσεις, για κάθε ημερομηνία πρέπει να γίνεται ξεχωριστό Εξοδολόγιο. Για δαπάνες δράσεων αξίας μεγαλύτερης των 20, απαιτείται ξεχωριστή εγγραφή ανά παραστατικό. Νέα Εγγραφή Δαπάνης Για την καταχώρηση μιας νέας εγγραφής Δαπάνης, ο Χρήστης πρέπει να κάνει κλικ στο σύνδεσμο Εισαγωγή, στη Γραμμή Εργαλείων της Οθόνης Δαπανών. Αμέσως μετά, εμφανίζεται η Οθόνη Νέας Εγγραφής Δαπάνης. Στο πάνω μέρος της Οθόνης συμπληρώνονται τα βασικά πεδία της εγγραφής και ακολουθεί η Ανάλυση Δαπανών, στην οποία μπορούν να καταχωρηθούν ένα ή και περισσότερα ποσά, για διάφορες Κατηγορίες Δαπανών, εφόσον με το ίδιο παραστατικό πληρώθηκαν ποσά που δεν κατηγοριοποιούνται ενιαία, καθώς επίσης, και για Δαπάνες που καταχωρούνται με Τύπο Παραστατικού «Εξοδολόγιο Δράσης». Page 22 of 44

24 Η συμπλήρωση των βασικών πεδίων της εγγραφής γίνεται ως εξής: Πεδίο Ημερομηνία Τύπος Δαπάνης Προμηθευτής Περιγραφή Αναγράφεται η ημερομηνία του πρωτογενούς Παραστατικού. Επιλέγεται «Πληρωμή με Μετρητά» ή «Πληρωμή μέσω Τράπεζας» Η συμπλήρωση του πεδίου του Προμηθευτή είναι υποχρεωτική. Ο Προμηθευτής επιλέγεται από το αρχείο των Προμηθευτών. Υπάρχει δυνατότητα με πληκτρολόγηση να γίνει αναζήτηση του Προμηθευτή, με Κωδικό, Επωνυμία και ΑΦΜ. Στην περίπτωση που ο Προμηθευτής δεν υπάρχει στο αρχείο των Προμηθευτών, τότε πρέπει πρώτα να γίνει εισαγωγή και δημιουργία καρτέλας του Προμηθευτή, από την επιλογή Προμηθευτές του Μενού Εργασιών και μετά να καταχωρηθεί η εγγραφή της Δαπάνης. Ειδικότερα, στις παρακάτω περιπτώσεις, επιλέγονται «Γενικοί Προμηθευτές», ακόμα και αν ο Προμηθευτής είναι ήδη καταχωρημένος στο αρχείο των Προμηθευτών: Κατηγορίες Δαπανών: Ενοίκια Ακινήτων: «ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΗΣ ΕΚΜΙΣΘΩΤΗΣ ΑΚΙΝΗΤΩΝ» Κοινόχρηστα: «ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΗΣ ΚΟΙΝΟΧΡΗΣΤΩΝ» Συμμετοχή Μελών σε Δράσεις ΓΕ: «ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΗΣ ΔΡΑΣΕΙΣ Γ.Ε.» Συμμετοχή Μελών σε Εκπαιδεύσεις ΣΕΠ: «ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΗΣ ΕΚΠΑΙΔΕΥΣΕΙΣ ΣΕΠ» Τραπεζικά Έξοδα: «ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΗΣ ΤΡΑΠΕΖΑ» Φόροι Τόκων: «ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΗΣ ΤΡΑΠΕΖΑ» Τύποι Παραστατικών: Α.Λ.Π. / Απόδειξη Συναλλαγών: «ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΗΣ ΛΙΑΝΙΚΩΝ ΣΥΝΑΛΛΑΓΩΝ» Απόδειξη Πληρωμής / Δαπάνης: «ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΗΣ ΛΙΑΝΙΚΩΝ ΣΥΝΑΛΛΑΓΩΝ» Εξοδολόγιο Δράσης: «ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΗΣ ΕΞΟΔΟΛΟΓΙΟ» Αιτιολογία Συμπληρώνονται περιγραφικά τα είδη, οι εργασίες και οι υπηρεσίες. Ειδικότερα, αναγράφονται, στα Ενοίκια Ακινήτων και στα Κοινόχρηστα ο μήνας, στα Έξοδα Εκδηλώσεων Δράσεων το Τμήμα και η δράση με τόπο και ημερομηνία κ.α. Πρωτογενές Παραστατικό Επιλέγεται ο Τύπος του Παραστατικού και αναγράφεται η Σειρά και ο Αριθμός. Η συμπλήρωση του πεδίου Σειρά είναι υποχρεωτική. Σε περίπτωση που το παραστατικό δεν αναγράφει Σειρά, τότε στο πεδίο συμπληρώνεται μια παύλα (-). Μετά την εισαγωγή των βασικών πεδίων, με κλικ στο σύνδεσμο Νέα, στο κέντρο του πλαισίου Ανάλυση Δαπάνης, ο Χρήστης καταχωρεί ένα ή και περισσότερα ποσά, επιλέγοντας Κατηγορία Εξόδου και εισάγοντας το ποσό (Καθαρή Αξία / ΦΠΑ). Page 23 of 44

25 Πεδίο Κατηγορία Δαπάνης Καθαρή Αξία / ΦΠΑ Περιγραφή Επιλέγεται η Κατηγορία της Δαπάνης Η Καθαρή Αξία και ο ΦΠΑ ανά Τύπο Παραστατικού καταχωρούνται ως εξής: Για τους παρακάτω Τύπους Παραστατικών, η Καθαρή Αξία και ο ΦΠΑ διαχωρίζονται: Τιμολόγιο Πώλησης Δελτίο Αποστολής / Τιμολόγιο Πώλησης Τ.Π.Υ. / Α.Π.Υ. Λογαριασμός Κοινής Ωφέλειας Ο Χρήστης καταχωρεί την Καθαρή Αξία και κάνει κλικ στο σύνδεσμο Ενημέρωση, ακριβώς κάτω από τη θέση εισαγωγής της Καθαρής Αξίας. Στη συνέχεια, ο Χρήστης κάνει κλικ στο σύνδεσμο Επεξ., στη στήλη # του πλαισίου της Ανάλυσης Δαπάνης, εισάγει το ποσό του ΦΠΑ και κάνει ξανά κλικ στο σύνδεσμο Ενημέρωση, ακριβώς κάτω από τη θέση εισαγωγής του ΦΠΑ. Για τους λοιπούς Τύπους Παραστατικών, δεν γίνεται διαχωρισμός ΦΠΑ. Στην Καθαρή Αξία καταχωρείται το τελικό πληρωτέο ποσό, συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ. Τα στοιχεία κάθε γραμμής στην Ανάλυση της εγγραφής αποθηκεύονται με κλικ στο σύνδεσμο Ενημέρωση, ακριβώς κάτω από τη θέση εισαγωγής της Καθαρής Αξίας. Συνολικά η εγγραφή αποθηκεύεται με κλικ στο σύνδεσμο Αποθήκευση στη Γραμμή Εργαλείων ή ακυρώνεται με κλικ στο σύνδεσμο Ακύρωση. Προσοχή: Για κάθε παραστατικό καταχωρείται ξεχωριστή εγγραφή Δαπάνης, εκτός του Εξοδολόγιου Δράσης. Επεξεργασία / Διαγραφή Δαπάνης Πριν την Οριστικοποίηση, στις εγγραφές Δαπανών μπορεί να πραγματοποιηθεί: Διαγραφή, επιλέγοντας το σύνδεσμο Διαγραφή στη Γραμμή Εργαλείων. Επεξεργασία, σε όλα τα πεδία της εγγραφής, εκτός από αυτά της Ανάλυσης των Δαπανών, τα οποία είναι η Κατηγορία και η Καθαρή Αξία, επιλέγοντας το σύνδεσμο Επεξεργασία στη Γραμμή Εργαλείων Μετά την Οριστικοποίηση, καμία μεταβολή εγγραφής δεν είναι δυνατή από τους Χρήστες και διορθώσεις μπορούν να πραγματοποιούνται μόνο με Αντιλογισμό. Page 24 of 44

26 Σχετικά: Οριστικοποίηση εγγραφών Διόρθωση εγγραφών Αντιλογισμός Επισύναψη / Διαγραφή / Κατέβασμα Ψηφιακού Αντίγραφου Παραστατικού Στις ακόλουθες περιπτώσεις, στην εγγραφή της Δαπάνης πρέπει να επισυνάπτεται ψηφιακό αντίγραφο του παραστατικού (φωτογραφία ή σάρωση): α) Δαπάνες αξίας μεγαλύτερης των 100 ανά παραστατικό, για οποιονδήποτε Τύπο Παραστατικού. β) Δαπάνες ανεξαρτήτως αξίας, οι οποίες πραγματοποιούνται με κάποιον από τους παρακάτω Τύπους Παραστατικού: «Τιμολόγιο Πώλησης / Τιμολόγιο Πώλησης Δελτίο Αποστολής» «Τ.Π.Υ. / Α.Π.Υ. με Παρακράτηση Φόρου» «Τ.Π.Υ. / Α.Π.Υ. χωρίς Παρακράτηση Φόρου». Επισύναψη ψηφιακού αντίγραφου παραστατικού Από την Οθόνη Δαπανών, ο Χρήστης επιλέγει την εγγραφή στην οποία θέλει να επισυνάψει το παραστατικό (αρχείο εικόνας jpg, jpeg, μέγιστος μέγεθος 4 Mb) και κάνει κλικ στο σύνδεσμο Upload, στη Γραμμή Εργαλείων. Εμφανίζεται το πλαίσιο Upload Αρχεία Δαπανών. Με κλικ στο κουμπί Αναζήτηση ο Χρήστης επιλέγει το αρχείο του ψηφιακού αντίγραφου του παραστατικού και με κλικ στο κουμπί Upload το αρχείο μεταφορτώνεται και επισυνάπτεται στην επιλεγμένη εγγραφή. Διαγραφή ψηφιακού αντίγραφου παραστατικού Από την Οθόνη Δαπανών, ο Χρήστης επιλέγει την εγγραφή στην οποία έχει επισυναφθεί το παραστατικό και κάνει κλικ στο σύνδεσμο Upload, στη Γραμμή Εργαλείων. Εμφανίζεται το πλαίσιο Upload Αρχεία Page 25 of 44

27 Δαπανών, καθώς και το ή τα συνημμένα αρχεία. Με κλικ στο σύνδεσμο Διαγραφή, το αρχείο διαγράφεται. Κατέβασμα ψηφιακού αντίγραφου παραστατικού Από την Οθόνη Δαπανών, ο Χρήστης επιλέγει την εγγραφή στην οποία έχει επισυναφθεί το παραστατικό και κάνει κλικ στο σύνδεσμο Download, στη Γραμμή Εργαλείων. Εμφανίζεται το πλαίσιο Download Αρχεία Δαπανών, καθώς και το ή τα συνημμένα αρχεία. Με κλικ σε ένα ή περισσότερα κουτάκια, στη στήλη # και κλικ στο κουμπί Download Επιλεγμένο ή στο κουμπί Download Επιλεγμένα (Zip), το ή τα επιλεγμένα αρχεία κατεβαίνουν στον υπολογιστή του Χρήστη. Page 26 of 44

28 Β4. Μεταφορές Ποσών Οθόνη Μεταφοράς Ποσών Από το Μενού Εργασιών, με κλικ στο σύνδεσμο Μεταφορά Ποσών, εμφανίζεται στο Χρήστη η Οθόνη Μεταφοράς Ποσών, στην οποία εμφανίζονται οι καταχωρημένες εγγραφές Μεταφορών Ποσών. Με κλικ στην επικεφαλίδα οποιασδήποτε στήλης, οι εγγραφές ταξινομούνται κατά τη συγκεκριμένη στήλη, με τη σειρά που δείχνει το τρίγωνο (αύξουσα ή φθίνουσα). Με κλικ στο κουτάκι [+] δίπλα στη στήλη της Ημερομηνίας, η εγγραφή αναπτύσσεται και εμφανίζεται η Ανάλυση της, με τα σχετικά ποσά και Κατηγορίες. Με κλικ στο κουτάκι [-], η εγγραφή συμπτύσσεται. Page 27 of 44

29 Σέρνοντας την επικεφαλίδα οποιασδήποτε στήλης και αποθέτοντας στην κενή γραμμή κάτω από τη Γραμμή Εργαλείων, ο Χρήστης μπορεί να ομαδοποιήσει τις εγγραφές, κατά το περιεχόμενο της συγκεκριμένης στήλης. Στη Γραμμή Εργαλείων υπάρχουν σύνδεσμοι για τις ακόλουθες λειτουργίες: Οικ. Έτος: Επιλογή Οικονομικού Έτους Εισαγωγή: Εισαγωγή Νέας Εγγραφής Διαγραφή: Διαγραφή Εγγραφής Page 28 of 44

30 Νέα Εγγραφή Μεταφοράς Ποσού Για την καταχώρηση μιας νέας εγγραφής Μεταφοράς Ποσού, ο Χρήστης πρέπει να κάνει κλικ στο σύνδεσμο Εισαγωγή, στη Γραμμή Εργαλείων της Οθόνης Μεταφοράς Ποσών. Αμέσως μετά, εμφανίζεται η Οθόνη Νέας Εγγραφής Μεταφοράς Ποσού. Η συμπλήρωση των πεδίων της εγγραφής γίνεται ως εξής: Πεδίο Ημερομηνία Μεταφορά Αιτιολογία Ποσό Περιγραφή Αναγράφεται η ημερομηνία της Κατάθεσης ή της Ανάληψης από την Τράπεζα, όπως αυτή εμφανίζεται στο αποδεικτικό της τραπεζικής συναλλαγής. Επιλέγεται «Από Ταμείο σε Τράπεζα» αν πρόκειται για Κατάθεση ή «Από Τράπεζα σε Ταμείο» αν πρόκειται για Ανάληψη. Αναγράφεται η αιτιολογία της κίνησης. Καταχωρείται το ποσό της Κατάθεσης ή Ανάληψης. Η εγγραφή αποθηκεύεται με κλικ στο σύνδεσμο Αποθήκευση στη Γραμμή Εργαλείων ή ακυρώνεται με κλικ στο σύνδεσμο Ακύρωση. Page 29 of 44

31 Διαγραφή Μεταφοράς Ποσού Πριν την Οριστικοποίηση, στις εγγραφές Μεταφορών Ποσών μπορεί να πραγματοποιηθεί μόνο Διαγραφή, επιλέγοντας το σύνδεσμο Διαγραφή στη Γραμμή Εργαλείων. Στις εγγραφές Μεταφορών Ποσών δεν είναι δυνατή η Επεξεργασία. Μετά την Οριστικοποίηση των εγγραφών, καμία μεταβολή δεν είναι δυνατή από τους Χρήστες και διορθώσεις μπορούν να πραγματοποιούνται μόνο με Αντιλογισμό. Σχετικά: Οριστικοποίηση εγγραφών Διόρθωση εγγραφών Αντιλογισμός Page 30 of 44

32 Β5. Αποδόσεις Ποσών Οθόνη Αποδόσεων Ποσών Από το Μενού Εργασιών, με κλικ στο σύνδεσμο Απόδοση Ποσών, εμφανίζεται στο Χρήστη η Οθόνη Αποδόσεων Ποσών, στην οποία εμφανίζονται οι καταχωρημένες εγγραφές Αποδόσεων Ποσών. Με κλικ στην επικεφαλίδα οποιασδήποτε στήλης, οι εγγραφές ταξινομούνται κατά τη συγκεκριμένη στήλη, με τη σειρά που δείχνει το τρίγωνο (αύξουσα ή φθίνουσα). Σέρνοντας την επικεφαλίδα οποιασδήποτε στήλης και αποθέτοντας στην κενή γραμμή κάτω από τη Γραμμή Εργαλείων, ο Χρήστης μπορεί να ομαδοποιήσει τις εγγραφές, κατά το περιεχόμενο της συγκεκριμένης στήλης. Page 31 of 44

33 Στη Γραμμή Εργαλείων υπάρχουν σύνδεσμοι για τις ακόλουθες λειτουργίες: Οικ. Έτος: Επιλογή Οικονομικού Έτους Εισαγωγή: Εισαγωγή Νέας Εγγραφής Διαγραφή: Διαγραφή Εγγραφής Κατηγορίες Αποδόσεων Ποσών Οι Αποδόσεις Ποσών κατηγοριοποιούνται και παρακολουθούνται ως εξής: Κατηγορία Ανάλυση 1. Απογραφή Μελών Ποσά τα οποία το Κλιμάκιο αποδίδει προς τη «ΓΕΝΙΚΗ ΕΦΟΡΕΙΑ», για την Ετήσια Απογραφή των Μελών του. Η εγγραφή πρέπει να πραγματοποιείται μετά την ολοκλήρωση και έγκριση της Απογραφής στο e-sep. Η Αποδοχή της Απόδοσης γίνεται από τη «ΓΕΝΙΚΗ ΕΦΟΡΕΙΑ». Σημειώνεται ιδιαίτερα ότι το ποσό της Ετήσιας Απογραφής των Βαθμοφόρων καταβάλλεται ως συνδρομή προς το Κλιμάκιο και από εκεί αποδίδεται προς την Κεντρική Διοίκηση. Απόδοση απογραφής κάνουν μόνο τα κλιμάκια. Τα ΠΡΟΣΚΟΠΙΚΑ ΚΕΝΤΡΑ παρόλο που έχουν ΕΚΣ δεν είναι κλιμάκια, ανήκουν στην ΠΕ, η οποία και κάνει την απογραφή των μελών των ΠΚ στο e- sep. Η ΕΚΣ των ΠΚ πρέπει να κάνει αποδόσεις των ποσών που πλήρωσε για την απογραφή στην ΠΕ και η ΠΕ να κάνει αποδοχή από τα ΠΚ Επίσης καταχωρεί στο e-finance τις κινήσεις απόδοσης της απογραφής στην ΓΕ. 2. Οικονομική Ενίσχυση Συμπεριλαμβάνονται ενδεικτικά: Ποσά τα οποία το Κλιμάκιο αποδίδει ως οικονομική ενίσχυση σε Προσκοπικό Κέντρο, το οποίο χρησιμοποίησε για την πραγματοποίηση δράσης. Page 32 of 44

34 Τα παρακάτω Πανελλήνια Προσκοπικά Κέντρα: ΠΥ.ΒΑ ΠΑΡΝΑΣΣΟΣ ΔΗΜΗΤΡΙΟΣ ΡΑΝ ΑΛΕΞΑΤΟΣ και ΑΓΙΟΣ ΑΝΔΡΕΑΣ Ανήκουν στην ΓΕΝΙΚΗ ΕΦΟΡΕΙΑ και οι αποδόσεις γίνονται προς αυτήν. Οικονομικές ενισχύσεις από τις ΠΕ ή από την Κεντρική Διοίκηση προς Κλιμάκια του ΣΕΠ, σύμφωνα με τις εκάστοτε αποφάσεις. Τυχόν ενισχύσεις από ΕΠΠ προς άλλα Κλιμάκια. 3. Συμμετοχή σε Δράση Συμπεριλαμβάνονται: Ποσά τα οποία το Κλιμάκιο αποδίδει για τη συμμετοχή των Μελών του σε κοινή δράση, προς το Κλιμάκιο το οποίο θα πραγματοποιήσει τη διαχείριση της δράσης. Ποσά τα οποία αποδίδονται από το Κλιμάκιο το οποίο πραγματοποίησε την διαχείριση κοινής δράσης προς Κλιμάκια τα οποία συμμετείχαν στην κοινή δράση, για ακυρώσεις συμμετοχών, επιμερισμό ταμειακού υπολοίπου κ.α. 4. Χορηγίες Δωρεές Αποδόσεις Ποσών από τη «ΓΕΝΙΚΗ ΕΦΟΡΕΙΑ» προς Κλιμάκια, για Χορηγίες και Δωρεές που έχουν εισπραχθεί μέσω της Κεντρικής Διοίκησης, όπως προβλέπεται. 5. Επιστροφή Μεριδίων Απογραφής Ποσά τα οποία η «ΓΕΝΙΚΗ ΕΦΟΡΕΙΑ» αποδίδει προς τις ΠΕ, για μερίδια Ετήσιας Απογραφής Μελών ΣΕΠ, σύμφωνα με τα προβλεπόμενα από τις εκάστοτε ισχύουσες Εγκυκλίους και αποφάσεις. Η ανταποδοτική επιβράβευση απογραφής δεν είναι απόδοση ούτε έσοδο για το κλιμάκιο. 6. Επιστροφή Αναλογίας Μισθωμάτων Ποσά τα οποία η «ΓΕΝΙΚΗ ΕΦΟΡΕΙΑ» αποδίδει προς τις ΠΕ, για επιστροφές Αναλογίας Μισθωμάτων, τα οποία έχουν εισπραχθεί μέσω της Κεντρικής Διοίκησης, όπως προβλέπεται από τους ισχύοντες Κανονισμούς και αποφάσεις για τη διαχείριση των Μισθωμάτων του ΣΕΠ. 7. Άλλο Ποσά τα οποία αποδίδονται μεταξύ Κλιμακίων και αφορούν σε περιπτώσεις οι οποίες δεν καλύπτονται από τις προηγούμενες Κατηγορίες. Αποδοχή Απόδοσης Ποσού Αφού ο Διαχειριστής Κλιμακίου, το οποίο κατέβαλε χρήματα προς κάποιο άλλο Κλιμάκιο, πραγματοποιήσει την εγγραφή Απόδοσης Ποσού, η εγγραφή εμφανίζεται ως εκκρεμότητα στην Οθόνη Απόδοσης Ποσών του Κλιμακίου προς το οποίο καταβλήθηκε το ποσό. Page 33 of 44

35 Ο Διαχειριστής του Κλιμακίου προς το οποίο καταβλήθηκε το ποσό μπορεί να πραγματοποιήσει Αποδοχή της εγγραφής, με κλικ στο σύνδεσμο Αποδοχή, στη στήλη # της δικής του Οθόνης Απόδοσης Ποσών. Μετά την πραγματοποίηση της Αποδοχής, το κουτάκι στη στήλη Αποδέχτηκε τσεκάρεται, η Ημερομηνία Αποδοχής καταχωρείται, η κίνηση «κλείνει» και οι σχετικοί Λογαριασμοί Διαθεσίμων των δύο Κλιμακίων χρεοπιστώνονται. Page 34 of 44

36 Νέα Εγγραφή Απόδοσης Ποσού Για την καταχώρηση μιας νέας εγγραφής Απόδοσης Ποσού, ο Χρήστης πρέπει να κάνει κλικ στο σύνδεσμο Εισαγωγή, στη Γραμμή Εργαλείων της Οθόνης Αποδόσεων Ποσών. Αμέσως μετά, εμφανίζεται η Οθόνη Νέας Εγγραφής Απόδοσης Ποσού. Η συμπλήρωση των πεδίων της εγγραφής γίνεται ως εξής: Πεδίο Ημερομηνία Από Λογαριασμό Προς Κλιμάκιο Προς Λογαριασμό Κατηγορία Περιγραφή Αν η Απόδοση έγινε με Μετρητά, αναγράφεται η ημερομηνία της Απόδειξης Είσπραξης του Κλιμακίου το οποίο έλαβε τα χρήματα. Αν η Απόδοση έγινε τραπεζικά (με κατάθεση ή μεταφορά ποσού στον Τραπεζικό Λογαριασμό του Κλιμακίου), τότε αναγράφεται η ημερομηνία του αποδεικτικού της κίνησης. Επιλέγεται ο λογαριασμός «Ταμείο» ή «Τράπεζα» του Κλιμακίου το οποίο απέδωσε το Ποσό. Επιλέγεται το Κλιμάκιο προς το οποίο αποδόθηκε το ποσό. Υπάρχει δυνατότητα με πληκτρολόγηση να γίνει αναζήτηση της ονομασίας του Κλιμακίου, στο αρχείο των Κλιμακίων του ΣΕΠ. Επιλέγεται ο λογαριασμός «Ταμείο» ή «Τράπεζα» του Κλιμακίου προς το οποίο αποδόθηκε το Ποσό. Επιλέγεται η Κατηγορία Απόδοσης. Page 35 of 44

37 Αιτιολογία Ποσό Αναγράφεται η Αιτιολογία της κίνησης και τα στοιχεία του παραστατικού (ημερομηνία, αριθμός) που εξέδωσε το Κλιμάκιο προς το οποίο αποδόθηκε το ποσό. Καταχωρείται το ποσό της Απόδοσης. Η εγγραφή αποθηκεύεται με κλικ στο σύνδεσμο Αποθήκευση στη Γραμμή Εργαλείων ή ακυρώνεται με κλικ στο σύνδεσμο Ακύρωση. Διαγραφή Απόδοσης Ποσού Πριν την Οριστικοποίηση, στις εγγραφές Αποδόσεων Ποσών μπορεί να πραγματοποιηθεί μόνο Διαγραφή από τον Διαχειριστή του Κλιμακίου που πραγματοποίησε την εγγραφή και μόνο εφόσον δεν έχει γίνει Αποδοχή της κίνησης, από το Διαχειριστή του Κλιμακίου προς το οποίο αποδόθηκε το Ποσό. Στις εγγραφές Αποδόσεων Ποσών δεν είναι δυνατή η Επεξεργασία. Μετά την Οριστικοποίηση των εγγραφών, καμία μεταβολή δεν είναι δυνατή από τους Χρήστες και διορθώσεις μπορούν να πραγματοποιούνται μόνο με Αντιλογισμό. Σχετικά: Οριστικοποίηση εγγραφών Διόρθωση εγγραφών Αντιλογισμός Page 36 of 44

38 Β6. Αναφορές Κινήσεων Τύποι Αναφορών Η εφαρμογή εξάγει τους παρακάτω Τύπους Αναφορών οι οποίοι εμφανίζονται στο Μενού Εργασιών: Αναφορά Αναλυτικό Ημερολόγιο Εγγραφών Ανάλυση Εμφανίζονται οι εγγραφές της επιλεγμένης περιόδου, με Ημερομηνία, Τύπο και Στοιχεία Παραστατικού, Αιτιολογία, Προμηθευτή, Χρέωση, Πίστωση και Υπόλοιπο Διαθεσίμων για κάθε εγγραφή. Η Αναφορά συγκαταλέγεται στις Τριμηνιαίες Καταστάσεις του Κλιμακίου. Ημερολόγιο Κινήσεων και Διαθεσίμων Απολογισμός Κλιμακίου Εμφανίζονται οι εγγραφές της επιλεγμένης περιόδου, με Ημερομηνία, Τύπο και Στοιχεία Παραστατικού, Αιτιολογία, Προμηθευτή και ποσά σε στήλες ανά Κατηγορία Κίνησης, καθώς και οι μεταβολές στους λογαριασμούς Ταμείου και Τράπεζας. Παρουσιάζεται ο Απολογισμός της επιλεγμένης περιόδου, με τα Υπόλοιπα Προηγούμενης Περιόδου, τα συνολικά ποσά ανά Κατηγορία Εσόδων, Δαπανών και Αποδόσεων, και τα Νέα Υπόλοιπα Περιόδου. Η Αναφορά συγκαταλέγεται στις Τριμηνιαίες Καταστάσεις του Κλιμακίου. Συγκεντρωτικός Απολογισμός Ο Επικεφαλής Διοικητικού Κλιμακίου μπορεί να επιλέξει ένα ή περισσότερα από τα υπαγόμενα Κλιμάκια. Στην Αναφορά παρουσιάζονται συνδυαστικά οι Απολογισμοί της επιλεγμένης περιόδου των επιλεγμένων Κλιμακίων, με τα Υπόλοιπα Προηγούμενης Περιόδου, τα συνολικά ποσά ανά Κατηγορία Εσόδων, Δαπανών και Αποδόσεων, και τα Νέα Υπόλοιπα Περιόδου. Σχετικά: Αναφορές Κινήσεων Τριμηνιαίες Καταστάσεις Κλιμακίου Εισαγωγή Κριτηρίων Αναζήτησης. Εξαγωγή σε αρχείο Excel Με κλικ στο σχετικό σύνδεσμο του Μενού Εργασιών, επιλέγουμε την Αναφορά που θέλουμε να εξάγουμε και εμφανίζεται η αντίστοιχη Οθόνη. Στη Γραμμή Εργαλείων υπάρχουν σύνδεσμοι για τις ακόλουθες λειτουργίες: Αναζήτηση: Εισαγωγή Κριτηρίων Αναζήτησης Εξαγωγή: Εξαγωγή σε αρχείο Excel (πρέπει να έχει προηγηθεί Αναζήτηση) Με κλικ στο σύνδεσμο Αναζήτηση, εμφανίζεται το πλαίσιο επιλογής Κριτηρίων Αναζήτησης των εγγραφών που θα συμπεριληφθούν στην Αναφορά: α) Μη συγκεντρωτικές Αναφορές (όλοι οι Χρήστες): Page 37 of 44

39 β) Συγκεντρωτικές Αναφορές (Επικεφαλής Διοικητικών Κλιμακίων): Μετά τη συμπλήρωση των Κριτηρίων Αναζήτησης, με κλικ στο κουμπί ΟΚ, η Αναφορά εμφανίζεται στην Οθόνη. Στη συνέχεια, επιλέγοντας το σύνδεσμο Εξαγωγή στη Γραμμή Εργαλείων, η Αναφορά μπορεί να εξαχθεί και σε αρχείο Excel. Page 38 of 44

40 Β7. Προμηθευτές Οθόνη Προμηθευτών Από το Μενού Εργασιών, με κλικ στο σύνδεσμο Προμηθευτές, εμφανίζεται η Οθόνη Προμηθευτών, στην οποία παρουσιάζεται ο κατάλογος των Προμηθευτών που είναι καταχωρημένοι στο σύστημα. Στη Γραμμή Εργαλείων υπάρχουν σύνδεσμοι για τις ακόλουθες λειτουργίες: Εισαγωγή: Εισαγωγή νέου Προμηθευτή στο αρχείο Προμηθευτών Επεξεργασία: Επεξεργασία Καρτέλας Προμηθευτή Σχετικά: Προμηθευτές Νέα Εγγραφή Προμηθευτή Για την καταχώρηση μιας νέας εγγραφής Προμηθευτή, ο Χρήστης πρέπει να κάνει κλικ στο σύνδεσμο Εισαγωγή, στη Γραμμή Εργαλείων της Οθόνης Προμηθευτών. Αμέσως μετά, εμφανίζεται η Οθόνη Νέας Εγγραφής Προμηθευτή. Page 39 of 44

41 Τα στοιχεία του προμηθευτή καταχωρούνται στα αντίστοιχα πεδία. Ειδικά κατά τη συμπλήρωση του πεδίου ΑΦΜ, πραγματοποιείται έλεγχος ορθότητας και σε περίπτωση μη έγκυρου ΑΦΜ, εμφανίζεται κατάλληλο μήνυμα. Η εγγραφή αποθηκεύεται με κλικ στο σύνδεσμο Αποθήκευση στη Γραμμή Εργαλείων ή ακυρώνεται με κλικ στο σύνδεσμο Ακύρωση. Επεξεργασία Προμηθευτή Από την Οθόνη των Προμηθευτών, με κλικ στο σύνδεσμο Επεξεργασία στη Γραμμή Εργαλείων, μπορεί να πραγματοποιηθεί Επεξεργασία, στα πεδία της καρτέλας του Προμηθευτή.\ Αλλαγή στο πεδίο ΑΦΜ δεν επιτρέπεται. Page 40 of 44

42 Γ. Διαχείριση Δράσεων Κοινές Δράσεις μεταξύ Κλιμακίων Η οικονομική διαχείριση των κοινών δράσεων μεταξύ Κλιμακίων πραγματοποιείται από ένα από τα συμμετέχοντα Κλιμάκια, με την εξής διαδικασία. Κάθε Κλιμάκιο εισπράττει τις συμμετοχές των Μελών του στην κοινή δράση, εκδίδει Απόδειξη Είσπραξης για κάθε Μέλος που κατέβαλε τη συμμετοχή του και καταχωρεί τις σχετικές εγγραφές Εσόδων στο Ταμείο του. Στη συνέχεια και αφού έχουν συγκεντρώσει τα Έσοδα τους, τα υπόλοιπα Κλιμάκια αποδίδουν συγκεντρωτικά τα ποσά με τα οποίο θα συμμετέχουν στη δράση προς το Κλιμάκιο που θα πραγματοποιήσει τη διαχείριση, το οποίο εκδίδει Απόδειξη Είσπραξης, στο όνομα του Κλιμακίου που αποδίδει το ποσό. Ο Διαχειριστής κάθε Κλιμακίου που απέδωσε ποσό καταχωρεί στο σύστημα εγγραφή Απόδοσης Ποσών: Κατηγορία Απόδοσης: «Συμμετοχή σε Δράση» Αιτιολογία: Αναγράφεται ο αριθμός της Απόδειξης Είσπραξης, το Τμήμα, η δράση και οι ημερομηνίες της δράσης Το Κλιμάκιο που πραγματοποιεί τη διαχείριση πραγματοποιεί Αποδοχή των Αποδόσεων των Ποσών από τα υπόλοιπα Κλιμάκια. Τα έξοδα της δράσης πληρώνονται από το Κλιμάκιο που έχει αναλάβει τη διαχείριση, στο Ταμείο του οποίου καταχωρούνται οι σχετικές εγγραφές Δαπανών. Ο επιμερισμός τυχόν υπολοίπου τακτοποιείται με Αποδόσεις Ποσών. Δράσεις Περιφερειακών Εφορειών Η οικονομική διαχείριση των δράσεων των Περιφερειακών Εφορειών πραγματοποιείται από την ΠΕ, με την ίδια διαδικασία με την οποία πραγματοποιείται η διαχείριση των κοινών Δράσεων μεταξύ Κλιμακίων. Αν το ποσό της συμμετοχής καταβάλλεται από συμμετέχοντα απευθείας προς την ΠΕ, τότε εκδίδεται από την ΠΕ Απόδειξη Είσπραξης στο όνομα του συμμετέχοντα και καταχωρείται η σχετική εγγραφή Εσόδου. Αν το ποσό καταβάλλεται από Κλιμάκιο προς την ΠΕ, τότε η ΠΕ εκδίδει Απόδειξη Είσπραξης στο όνομα του Κλιμακίου και το Κλιμάκιο καταχωρεί εγγραφή Απόδοσης Ποσού: Κατηγορία Απόδοσης: «Συμμετοχή σε δράση» Αιτιολογία: Αναγράφεται ο αριθμός της Απόδειξης Είσπραξης, το Τμήμα, η Δράση και οι ημερομηνίες της δράσης Στη συνέχεια πραγματοποιείται η Αποδοχή της Απόδοσης από την ΠΕ. Η παραπάνω διαδικασία πρέπει έγκαιρα να γίνεται ξεκάθαρη στον εκάστοτε διαχειριστή της δράσης, προς αποφυγή παρεξηγήσεων και λαθών. Δράσεις Γενικής Εφορείας Οι καταβολές από το Κλιμάκιο προς την Κεντρική Διοίκηση για την οικονομική συμμετοχή Μελών του Κλιμακίου σε Δράσεις Γενικής Εφορείας (ΓΕ) καταχωρούνται ως Δαπάνες, σε ειδική Κατηγορία, με την εξής διαδικασία. Page 41 of 44