ΠΡΟΣΚΛΗΣΗ ΓΙΑ ΤΗΝ ΥΠΟΒΟΛΗ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ 7 Φεβρουαρίου 2017 Κύριοι, ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΣ ΑΡΙΘΜΟΣ 10/2017 ΓΙΑ ΠΑΡΟΧΗ ΣΥΜΒΟΥΛΕΥΤΙΚΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑΣ 1. ΕΙΣΑΓΩΓΗ 1.1 Είδος Διαδικασίας Η Συνεργατική Κεντρική Τράπεζα διενεργεί διαγωνισμό με τη μέθοδο της ανοικτής διαδικασίας. Οι προσφορές πρέπει να ετοιμαστούν και να υποβληθούν σύμφωνα με τους ακόλουθους όρους και απαιτήσεις. Υποβολή προσφοράς συνεπάγεται αποδοχή αυτών των όρων και απαιτήσεων. 1.2 Πρόσωπο Επικοινωνίας Όλες τα ερωτήματα αναφορικά με τον πιο πάνω διαγωνισμό πρέπει να απευθύνονται προς: Υπηρεσία Προσφορών Συνεργατικής Κεντρικής Τράπεζας tendersdepartment@ccb.coop.com.cy 2. ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟΥ ΤΗΣ ΣΥΜΒΑΣΗΣ ΤΟΠΟΣ και ΧΡΟΝΟΣ ΠΑΡΑΔΟΣΗΣ 2.1 Αντικείμενο Αντικείμενο της Σύμβασης είναι η εργοδότηση συμβούλων επικοινωνίας για την κάλυψη των αναγκών της Συνεργατικής Κεντρικής Τράπεζας. Οι ελάχιστες απαιτήσεις παρουσιάζονται στον Πίνακα Τεχνικής Προσφοράς (Έντυπο 2), που περιλαμβάνεται στο Παράρτημα της παρούσας πρόσκλησης.
2.2 Χρόνος Παράδοσης Η παροχή των υπηρεσιών θα γίνεται στα γραφεία της Συνεργατικής Κεντρικής Τράπεζας ή και στα γραφεία των συμβούλων επικοινωνίας. 3. ΣΥΝΤΑΞΗ ΚΑΙ ΥΠΟΒΟΛΗ ΠΡΟΣΦΟΡΑΣ 3.1 Γλώσσα Προσφοράς Οι προσφορές πρέπει να συνταχθούν στην Ελληνική ή στην Αγγλική γλώσσα. 3.2 Περιεχόμενα Προσφοράς H προσφορά θα πρέπει να περιλαμβάνει τα ακόλουθα: (α) Το Έντυπο Υποβολής Προσφοράς, το οποίο πρέπει να συνταχθεί σύμφωνα με το υπόδειγμα (Έντυπο 1) που επισυνάπτεται στην παρούσα πρόσκληση. (β) Την Τεχνική Προσφορά, η οποία πρέπει να συνταχθεί σύμφωνα με το υπόδειγμα (Έντυπο 2) που επισυνάπτεται στην παρούσα πρόσκληση. (γ) Την Οικονομική Προσφορά, η οποία πρέπει να συνταχθεί σύμφωνα με το υπόδειγμα (Έντυπο 3) που επισυνάπτεται στην παρούσα πρόσκληση. Όλες οι σελίδες της προσφοράς πρέπει να είναι αριθμημένες. Κάθε προσφορά να συνοδεύεται από πέντε αντίγραφα. 3.3 Χρόνος και Τόπος Υποβολής των Προσφορών Οι προσφοροδότες πρέπει να υποβάλουν τις προσφορές τους στην ηλεκτρονική διεύθυνση ccbtenders@ccb.coop.com.cy το αργότερο μέχρι την Τρίτη 21 Φεβρουαρίου 2017 και ώρα 13:00. Οι προσφορές πρέπει να έχουν τίτλο: «Αρ. Διαγ. 10/2017 - Παροχή Συμβουλευτικών Υπηρεσιών Επικοινωνίας» 3.4 Περίοδος Ισχύος Προσφορών Προσφορές που υποβάλλονται θα ισχύουν και θα δεσμεύουν τους Προσφοροδότες για περίοδο δύο (2) μηνών, προσμετρούμενους από την επομένη της ημέρας λήξης της προθεσμίας υποβολής Προσφορών.
3.5 Δικαίωμα συμμετοχής (Participation guarantee) Η προσφορά θα πρέπει να συνοδεύεται από τραπεζική εγγυητική ύψους 1.000 (χίλια ευρώ μόνο) ως δικαίωμα συμμετοχής (Παράρτημα 1). Με την ολοκλήρωση της διαδικασίας, η τραπεζική εγγυητική θα επιστρέφεται. 3.6 Δικαίωμα πιστής εκτέλεσης συμβολαίου (Performance guarantee) Ο επιτυχών προσφοροδότης θα συνάψει συμβόλαιο συνεργασίας με τη Συνεργατική Κεντρική Τράπεζα, το οποίο ανάμεσα με άλλα δύναται να περιλαμβάνει όρο για καταβολή δικαιώματος πιστής εκτέλεσης (Performance guarantee) ύψους 10% επί της συνολικής αξίας της σύμβασης, με τη μορφή τραπεζικής εγγυητικής (Παράρτημα 2). Με την ολοκλήρωση της διαδικασίας, η τραπεζική εγγυητική θα επιστρέφεται. 4. ΑΝΑΘΕΣΗ ΣΥΜΒΑΣΗΣ 4.1 Κριτήριο Ανάθεσης Η Σύμβαση θα ανατεθεί στον Προσφοροδότη η προσφορά του οποίου πληροί τους όρους και απαιτήσεις της πρόσκλησης και θα έχει αναδειχθεί είτε ως η προσφορά με τη χαμηλότερη Συνολική Τιμή Προσφοράς είτε αυτή με τη ψηλότερη τελική κατάταξη (στάθμιση τεχνικής και οικονομικής αξιολόγησης). Σε περίπτωση που το αντικείμενο του διαγωνισμού είναι διαχωρισμένο σε τμήματα (σύμφωνα με το Έντυπο 3), τότε η ανάθεση για το κάθε τμήμα δύναται να γίνει ξεχωριστά. Σημειώνεται ότι η Συνεργατική Κεντρική Τράπεζα δεν είναι υποχρεωμένη να κατακυρώσει την προσφορά στο χαμηλότερο προσφοροδότη στην περίπτωση μειοδοτικού διαγωνισμού ή στον υψηλότερο προσφοροδότη στην περίπτωση πλειοδοτικού διαγωνισμού. Επιπρόσθετα η Συνεργατική Κεντρική Τράπεζα δύναται να κατακυρώσει, αποκλειστικά με την δική της κρίση, το αντικείμενο του διαγωνισμού σε περισσότερο από έναν προσφοροδότη. 4.2 Τρόπος Πληρωμής Οι πληρωμές θα καταβάλλονται σε Ευρώ 1. με πίστωση του λογαριασμού του προσφοροδότη σε λογαριασμό που διατηρεί σε Συνεργατικό Πιστωτικό Ίδρυμα. 4.3 Χρονική Διάρκεια Σύμβασης Η σύμβαση για την παροχή των Συμβουλευτικών Υπηρεσιών Επικοινωνίας θα έχει διάρκεια ίση με ένα έτος με δικαίωμα ανανέωσης μονομερώς εκ μέρους της Συνεργατικής Κεντρικής Τράπεζας για ακόμα ένα έτος από την λήξη της.
ΕΝΤΥΠΟ 1 ΕΝΤΥΠΟ ΥΠΟΒΟΛΗΣ ΠΡΟΣΦΟΡΑΣ Προς: Συνεργατική Κεντρική Τράπεζα Θέμα: Προσφορές για παροχή Συμβουλευτικών Υπηρεσιών Επικοινωνίας Αφού μελετήσαμε τα Έγγραφα Διαγωνισμού και αφού έχουμε αποκτήσει πλήρη αντίληψη του Αντικειμένου της Σύμβασης, εμείς οι υποφαινόμενοι, αναλαμβάνουμε να αρχίσουμε, εκτελέσουμε και συμπληρώσουμε το Αντικείμενο της Σύμβασης, σύμφωνα με τα Έγγραφα Διαγωνισμού και τη συνημμένη Προσφορά μας. 1. Αν η Προσφορά μας γίνει αποδεκτή, αναλαμβάνουμε να αρχίσουμε την εκτέλεση του Αντικειμένου της Σύμβασης από την ημερομηνία υπογραφής της Συμφωνίας. 2. Συμφωνούμε πως η Προσφορά μας αυτή θα ισχύει για περίοδο ίση με αυτή που αναφέρεται στην Παράγραφο 4.3 πιο πάνω, θα μας δεσμεύει και θα μπορεί να γίνει αποδεκτή ανά πάσα στιγμή πριν τη λήξη της περιόδου αυτής. 3. Τα στοιχεία της εταιρείας μας και τα στοιχεία επικοινωνίας με αρμόδιο άτομο της εταιρείας μας είναι τα ακόλουθα: Επωνυμία Προσφοροδότη Καταχωρημένη Διεύθυνση Διεύθυνση Επικοινωνίας (αν διαφέρει με την πιο πάνω) Διεύθυνση στο Διαδίκτυο Αριθμός ΦΠΑ Άτομο Επικοινωνίας: Ονοματεπώνυμο Αρ. Τηλεφώνου Αρ. Φαξ Ηλεκτρονικό Ταχυδρομείο
Εκ μέρους και για λογαριασμό του προσφοροδότη: Υπογραφή:... Ονοματεπώνυμο:... Ιδιότητα/Θέση:... Ημερομηνία:... Σημείωση: Όλα τα κενά να συμπληρωθούν από τον Προσφοροδότη ή τον νόμιμο Εκπρόσωπό του.
ΕΝΤΥΠΟ 2 ΠΙΝΑΚΕΣ ΤΕΧΝΙΚΗΣ ΠΡΟΣΦΟΡΑΣ 1. Ζητούμενες Υπηρεσίες: Α/Α Απαιτήσεις - Προδιαγραφές Απαίτηση 1. ΓΕΝΙΚΕΣ ΑΠΑΙΤΗΣΕΙΣ Παροχή Συμβουλευτικών Υπηρεσιών Επικοινωνίας 1. Σχεδιασμός, καταγραφή και παρακολούθηση της υλοποίησης, της Στρατηγικής Επικοινωνίας της Συνεργατικής Κεντρικής Τράπεζας συμπεριλαμβανόμενης της Πολιτικής Χορηγιών, Πολιτικής Εισφορών και της Πολιτικής Κοινωνικής Εταιρικής Ευθύνης. ΝΑΙ Απάντηση - Προσφορά 2. Σχεδιασμός και καταγραφή Πολιτικής και Σχεδίου Επικοινωνιακής Διαχείρισης Κρίσεων 3. Εντοπισμός αναγκών, σχεδιασμός, παρακολούθηση διεξαγωγής και ανάλυση αποτελεσμάτων ερευνών αγοράς Σχεδιασμός και υλοποίηση Πλάνου Ενεργειών σύμφωνα με την Στρατηγικής Επικοινωνίας της Συνεργατικής Κεντρικής Τράπεζας 4. Σχεδιασμός και υλοποίηση Πλάνου Διαχείρισης Σχέσεων της Συνεργατικής Κεντρικής Τράπεζας με - τα Μέσα Μαζικής Ενημέρωσης - λοιπές Ομάδες Ειδικού Ενδιαφέροντος, όπως οργανισμοί και άτομα επηρεασμού της κοινής γνώμης, πολιτικός κόσμος, μέτοχοι, μεγάλης βαρύτητας ομάδες πελατών,εργαζόμενοι στον Συνεργατισμό 4.1 Διοργάνωση διαφόρων εκδηλώσεων, μεταξύ άλλων, δημοσιογραφικών διασκέψεων, άλλων συναντήσεων με εκπροσώπους των ΜΜΕ. Οι προσφοροδότες δύνανται να προτείνουν και άλλου είδους παρόμοιες εκδηλώσεις. 4.2 Εκπαίδευση στελεχών της Συνεργατικής Κεντρικής Τράπεζας για παρουσία και επαφές με τα ΜΜΕ 4.3 Διαχείριση Γραφείου Τύπου της Συνεργατικής Κεντρικής Τράπεζας, συμπεριλαμβανομένων μεταξύ άλλων και της καθημερινής παρακολούθησης των δημοσιευμάτων, καταγραφή αρνητικών δημοσιευμάτων σε μηνιαία βάση και ετοιμασία σχετικής έκθεσης, συγγραφή ομιλιών/ χαιρετισμών/συνεντεύξεων, μεταφράσεις κειμένων, διαχείριση Κοινωνικών Δικτύων, ιστοσελίδας κ.α.
Διευκρινίσεις: 1. Στη στήλη «ΑΠΑΙΤΗΣΕΙΣ-ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ», περιγράφονται αναλυτικά οι αντίστοιχοι τεχνικοί όροι, υποχρεώσεις ή επεξηγήσεις για τις οποίες πρέπει να δοθούν αντίστοιχες απαντήσεις 2. Στη στήλη «ΑΠΑΙΤΗΣΗ»: (α) η λέξη «ΝΑΙ» σημαίνει ότι η αντίστοιχη προδιαγραφή είναι υποχρεωτική για τον υποψήφιο Ανάδοχο 3. Στη στήλη «ΑΠΑΝΤΗΣΗ» σημειώνεται η απάντηση του Προσφοροδότη ως ακολούθως: (α) στη μορφή ΝΑΙ/ΟΧΙ (ανάλογα με το εάν η αντίστοιχη προδιαγραφή πληρείται ή όχι από την προσφορά) ή
ΕΝΤΥΠΟ 3 ΠΙΝΑΚΕΣ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗΣ ΠΡΟΣΦΟΡΑΣ Απαιτούμενο Προϊόν/ Υπηρεσία Κόστος εξαιρουμένου του ΦΠΑ Παροχή Συμβουλευτικών Υπηρεσιών Στρατηγικής Επικοινωνίας Το κόστος να δοθεί με την μορφή μηνιαίας αμοιβής (retainer fee) με εξαίρεση το σημείο 4.1 όπου το κόστος για την διοργάνωση των σχετικών εκδηλώσεων θα πρέπει να δοθεί σε τιμή μονάδας.