Ο Γενικός Γραμματέας 8-06-2007 D(2007) 32985 ΣΗΜΕΙΩΜΑ ΠΡΟΣ ΤΑ ΜΕΛΗ ΤΟΥ ΠΡΟΕΔΡΕΙΟΥ Θέμα: 3η ενημερωτική έκθεση για τα ιστορικά αρχεία του ΕΚ και τη δραστηριότητα του Κέντρου Αρχείων και Τεκμηρίωσης (CARDOC) - Έτος 2006 (Άρθρο 9.2 του κανονισμού (ΕΚ, Ευρατόμ) αριθ. 354/83 του Συμβουλίου, της 1ης Φεβρουαρίου 1983, όπως τροποποιήθηκε από τον κανονισμό (ΕΚ, Ευρατόμ) αριθ. 1700 /2003 του Συμβουλίου της 22.09.03 για το άνοιγμα στο κοινό των ιστορικών αρχείων της ΕΟΚ και της Ευρατόμ) ΙΣΤΟΡΙΚΟ Ο κανονισμός αριθ. 354/83 του Συμβουλίου, της 1ης Φεβρουαρίου 1983, όπως τροποποιήθηκε από τον κανονισμό (ΕΚ, Ευρατόμ) αριθ. 1700/2003 του Συμβουλίου της 22.09.2003 για το άνοιγμα στο κοινό των ιστορικών αρχείων της Ευρωπαϊκής Οικονομικής Κοινότητας και της Ευρωπαϊκής Κοινότητας Ατομικής Ενέργειας, ορίζει στο άρθρο 9.2 ότι "κάθε όργανο εκδίδει ετησίως ενημερωτικό δελτίο σχετικά με τις δραστηριότητές του στον τομέα των ιστορικών αρχείων". Η διάταξη αυτή στοχεύει στη διάδοση της γνώσης σχετικά με τις δραστηριότητες των οργάνων στον τομέα της ιστορικής τεκμηρίωσης, προς τους πολίτες και κυρίως τους κύκλους που ενδιαφέρονται ιδιαίτερα για την ιστορία της Ευρωπαϊκής Ένωσης (ιστορικοί, ερευνητές, φοιτητές). Η έκθεση δραστηριότητας του Κέντρου Αρχείων και Τεκμηρίωσης (CARDOC) είναι σύμφωνη με το τυπικό σχήμα που έχει καθορίσει η Διοργανική Ομάδα Συνεργασίας στον τομέα των Αρχείων, η οποία συγκροτήθηκε με απόφαση των θεσμικών οργάνων και οργανισμών της ΕΕ. Αφορά ειδικότερα την υλοποίηση των στόχων που είχε θέσει το Προεδρείο με την απόφαση που έλαβε στις 16 Δεκεμβρίου 2002 ("Ενίσχυση της ενημέρωσης και της διαφάνειας: τα Αρχεία του ΕΚ"), ιδίως όσον αφορά την κεντρική συγκέντρωση των αρχείων του ΕΚ στο CARDOC, τον εκσυγχρονισμό των αρχείων (ψηφιοποίηση και δημοσίευση των στοιχείων σε βάση δεδομένων διαθέσιμη στο Intranet / Internet) και την πρόσβαση του κοινού στα αρχειακά έγγραφα. Λαμβάνει επίσης υπόψη την απόφαση του Προεδρείου της 26ης Απριλίου 2006 σχετικά με το χειρισμό του αρχειακού υλικού των πρώην βουλευτών. ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑ Καλείται το Προεδρείο να λάβει γνώση της ενημερωτικής έκθεσης δραστηριοτήτων των ιστορικών αρχείων του ΕΚ για το 2006 και να εξουσιοδοτήσει τη δημοσιοποίησή της, με ανακοίνωση προς τα άλλα όργανα και δημοσίευση στην ιστοσελίδα Intranet/ Internet του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου. Harald RØMER Παράρτημα: Ενημερωτική έκθεση - Έτος 2006 NT\672291.doc PE 390.077/ΠΡΟΕΔΡ.
Λουξεμβούργο, 23 Μαΐου 2007 3Η ΕΝΗΜΕΡΩΤΙΚΗ ΕΚΘΕΣΗ για ΤΑ ΙΣΤΟΡΙΚΑ ΑΡΧΕΙΑ ΤΟΥ ΕΚ και ΤΗ ΔΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΑ ΤΟΥ ΚΕΝΤΡΟΥ ΑΡΧΕΙΩΝ ΚΑΙ ΤΕΚΜΗΡΙΩΣΗΣ (CARDOC) - ΕΤΟΣ 2006 - (Άρθρο 9.2 του κανονισμού (ΕΚ, Ευρατόμ) αριθ. 354/83 του Συμβουλίου, της 1ης Φεβρουαρίου 1983, όπως τροποποιήθηκε από τον κανονισμό (ΕΚ, Ευρατόμ) αριθ. 1700/2003 του Συμβουλίου, της 22ας Σεπτεμβρίου 2003, σχετικά με το άνοιγμα στο κοινό των ιστορικών αρχείων της ΕΟΚ και της Ευρατόμ) PE 390.077/ΠΡΟΕΔΡ. 2/15 NT\672291.doc
ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ Εισαγωγή 3 1 Διοίκηση 4 1.1 Προϋπολογισμός 4 1.2 Προσωπικό 5 1.3 Κατάρτιση 6 1.4 Εσωτερική επικοινωνία 6 2 Κτηριακοί χώροι 8 3 Αυτοματοποίηση 8 3.1 Υλικό (Hardware) 8 3.2 Λογισμικό (Software) 8 4 Ενδιάμεσα αρχεία 9 5 Ιστορικά αρχεία 10 5.1 Εξυπηρέτηση κοινού/ερευνητών 10 5.2 Αρχειονομική επεξεργασία 11 6 Σχέσεις με επαγγελματικούς και ακαδημαϊκούς οργανισμούς 12 7 Ομάδα διοργανικής συνεργασίας 12 NT\672291.doc 3/15 PE 390.077/ΠΡΟΕΔΡ.
Εισαγωγή Η παρούσα έκθεση συντάσσεται σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 9.2 του κανονισμού (ΕΚ, Ευρατόμ) αριθ. 354/83 του Συμβουλίου της 1ης Φεβρουαρίου 1983 (όπως τροποποιήθηκε από τον κανονισμό (ΕΟΚ, Ευρατόμ) αριθ. 1700/2003 του Συμβουλίου της 22.09.2003) σχετικά με την πρόσβαση του κοινού στα ιστορικά αρχεία της Ευρωπαϊκής Οικονομικής Κοινότητας και της Ευρωπαϊκής Κοινότητας Ατομικής Ενέργειας, που ορίζει ότι "κάθε όργανο εκδίδει ετησίως ενημερωτικό δελτίο σχετικά με τις δραστηριότητές του στον τομέα των ιστορικών αρχείων". Η έκθεση παρέχει ενημέρωση σχετικά με τα ιστορικά αρχεία του ΕΚ και με τη Μονάδα "Κέντρο Αρχείων και Τεκμηρίωσης" (CARDOC), στην οποία ανατίθενται τα αρχεία 1. Το 2006 συνεχίστηκε η φάση προώθησης που είχε ξεκινήσει το 2005. Έπρεπε να δοθεί νέα ώθηση στην εφαρμογή της απόφασης που έλαβε το Προεδρείο στις 16 Δεκεμβρίου 2002 σχετικά με την "ενίσχυση της ενημέρωσης και διαφάνειας: τα αρχεία του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου" και να τεθεί σε εφαρμογή η απόφαση του Προεδρείου της 26ης Απριλίου 2006 σχετικά με τον "χειρισμό της αρχειακού υλικού των πρώην βουλευτών". Προς το σκοπό αυτό, η πλέον χαρακτηριστική δράση ήταν η χάραξη και υλοποίηση νέων στρατηγικών ανάδειξης του αρχειακού υλικού: πραγματοποίηση ιστορικών μελετών επί του υπάρχοντος αρχειακού υλικού παρουσίαση του αρχειακού υλικού στο Διαδίκτυο οργάνωση μαθημάτων κατάρτισης σε θέματα διαχείρισης αρχείων εγγράφων, σε συνεργασία με τις Μονάδες "Αλληλογραφία" και "Μητρώο" χάραξη νέας πολιτικής για το χειρισμό των αρχείων των πρώην βουλευτών. Οι καινοτόμες αυτές ενέργειες εντάσσονται σε ένα πιο δομημένο πλαίσιο δραστηριοτήτων για τη θέση σε εφαρμογή των στόχων που έχει ορίσει το Προεδρείο: Κεντρική συγκέντρωση των αρχείων ιστορικού ενδιαφέροντος του ΕΚ: πραγματοποιήθηκαν επαφές με διάφορες υπηρεσίες του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου για την απόκτηση αρχείων που έχουν νομοθετικό ή διοικητικό ενδιαφέρον (βλ. κεφάλαιο 4) συνεχίστηκε η απόκτηση ηχογραφήσεων των κοινοβουλευτικών επιτροπών, με αρχειακή επεξεργασία και ψηφιοποίηση των μαγνητικών εγγραφών (βλ. κεφάλαιο 4) οργανώθηκαν μαθήματα κατάρτισης σε θέματα διαχείρισης αρχείων εγγράφων, με πρωτοβουλία του CARDOC, από τις Μονάδες CARDOC, Μητρώο, Αλληλογραφία (και με την πλαισίωση της Μονάδας Επαγγελματικής Κατάρτισης). Τα εν λόγω μαθήματα απευθύνονται σε υπαλλήλους που έχουν αναλάβει τη διαχείριση των αρχείων στις αντίστοιχες υπηρεσίες τους, ώστε να καταστεί δυνατός, μεταξύ άλλων, ένας ομοιογενής χειρισμός κατά τις διάφορες καταθέσεις εγγράφων στο CARDOC (βλ. κεφάλαιο 1.3). Αυτοματοποίηση των αρχείων (βλ. κεφάλαιο 5.2): η ψηφιοποίηση των παλαιών αρχείων, η οποία ξεκίνησε ήδη το 2002, συνεχίστηκε με τυπικά νομοθετικά έγγραφα του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου (εκθέσεις, κοινοβουλευτικές ερωτήσεις, προτάσεις ψηφίσματος, συζητήσεις), με την ψηφιοποίηση και ευρετηρίαση άνω των 600.000 σελίδων και άνω των 90.000 εγγράφων συνεχίστηκε η επεξεργασία των αρχείων των προέδρων του ΕΚ, με την ψηφιοποίηση και ευρετηρίαση των αρχειακών εγγράφων των προέδρων Pierre Pflimlin και Charles Henry Plumb 1 Η έκθεση αναφέρεται στην πρόοδο που συντελέστηκε σε σχέση με το 2005. Για κάθε βασική πληροφορία όσον αφορά τη δομή και τα καθήκοντα του CARDOC, βλ. ενημερωτική έκθεση αριθ. 1, η οποία αφορά το έτος 2004. PE 390.077/ΠΡΟΕΔΡ. 4/15 NT\672291.doc
προετοιμάστηκε σε επίπεδο γραφικών και περιεχομένου των ιστοσελίδων η παρουσίαση στο Διαδίκτυο των εγγράφων και υπηρεσιών του CARDOC υπάρχουν ακόμη προβλήματα που θα πρέπει να επιλυθούν το 2007 για την εξέλιξη της βάσης δεδομένων (ανάγκη εγκατάστασης UNICODE). Πρόσβαση στα έγγραφα για τους ερευνητές και τους πολίτες που επιθυμούν να εμβαθύνουν στην ιστορία της ευρωπαϊκής ολοκλήρωσης (βλ, κεφάλαιο 5.1): πραγματοποιήθηκαν μελέτες ιστορικού χαρακτήρα, ώστε να αναδειχθούν τα πιο ενδιαφέροντα από ιστορικής σκοπιάς αρχεία: "Επιτροπή των τεσσάρων Προέδρων", "Ευρωπαϊκή Συνέλευση", "Προς ένα ενιαίο Κοινοβούλιο". Οι μελέτες αυτές δημοσιεύονται στο Intranet και ενίοτε υπό μορφή φυλλαδίου ευρείας διάδοσης (Το φυλλάδιο "Προς ένα ενιαίο Κοινοβούλιο" τυπώθηκε με σκοπό την κυκλοφορία του στους πολίτες κατά την 50ή επέτειο από τις Συνθήκες της Ρώμης) οι ενέργειες επεξεργασίας του αρχειακού υλικού των βουλευτών, που έχει κατατεθεί σε εθνικά ιδρύματα ή ενώσεις, ανεστάλησαν προσωρινά εν αναμονή απόφασης του Προεδρείου σχετικά με την υπό εκπόνηση πολιτική αρχειοθέτησης του αρχειακού υλικού των πρώην βουλευτών οι σχέσεις με τους πανεπιστημιακούς κύκλους συνεχίστηκαν και εμβαθύνθηκαν η υποδοχή ασκουμένων και μελετητών συνεχίστηκε και προσανατολίστηκε περαιτέρω στην εξέταση ιστορικών θεμάτων και στην αρχειονομική διαχείριση παλαιών αρχείων (ΑΚΕ, Επιτροπή των τεσσάρων Προέδρων) η σελίδα Intranet και η βάση δεδομένων ARCDOC εξακολουθούν να δέχονται τακτικές επισκέψεις από την πλευρά των εσωτερικών χρηστών του Κοινοβουλίου μια απόφαση του Προεδρείου αποσκοπούσε στη σύσταση επιτροπής αποχαρακτηρισμού, ώστε να επιλυθούν τα προβλήματα που αφορούν την πρόσβαση σε ιστορικά έγγραφα εμπιστευτικού χαρακτήρα η απόφαση αυτή τέθηκε σε εφαρμογή, καθώς η επιτροπή είχε ήδη προτείνει κριτήρια αποχαρακτηρισμού, τα οποία αποτυπώθηκαν σε απόφαση του Γενικού Γραμματέα. 1. Διοίκηση 1.1 Προϋπολογισμός Το CARDOC διαχειρίστηκε το 2006 τρεις γραμμές του προϋπολογισμού του ΕΚ, η μία εκ των οποίων περιείχε τρεις επιμέρους θέσεις (3222-01/02/03): Γραμμή Ονομασία Τρέχουσες δραστηριότητες 2140-02 Υλικό και τεχνικές εγκαταστάσεις: Συντήρηση συσκευών αρχεία (κυρίως ανάγνωσης/ αναπαραγωγής) 3220-05 Δαπάνες τεκμηρίωσης και βιβλιοθήκης: Αγορά βιβλίων και περιοδικών για τη ΓΔ βιβλία, συνδρομές, εφημερίδες, περιοδικά και προϊόντα βιβλιοθηκών πολυμέσων για τη ΓΔ Προεδρίας 3222-01 Δαπάνες για υλικό των αρχείων: Εξωτερικές υπηρεσίες Επεξεργασία του υλικού αρχείων του αρχειονομικού χαρακτήρα Κοινοβουλίου και των οργάνων του σε όλα τα υποθέματα, και απόκτηση υλικού αρχείων σε υποθέματα υποκατάστασης 3222-02 Δαπάνες για υλικό των αρχείων: Συγχρηματοδότηση επεξεργασίας Επεξεργασία του υλικού αρχείων των μελών αρχείων βουλευτών/παλαιών βουλευτών NT\672291.doc 5/15 PE 390.077/ΠΡΟΕΔΡ.
του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου που κατατίθεται υπό μορφή δωρεών ή κληροδοτημάτων 3222-03 Δαπάνες για υλικό των αρχείων: Ειδικό Αγορά ειδικού υλικού και ειδικών υλικό και υπηρεσίες για το Κέντρο υπηρεσιών Αρχείων και Τεκμηρίωσης (CARDOC) Η γραμμή, η εκτέλεση της οποίας περιελάμβανε τις περισσότερες καινοτομίες σε επιχειρησιακό επίπεδο, ήταν η 3222, για τις δύο επιμέρους θέσεις 01 και 02: Γραμμή 3222-01: τρεις συμβάσεις πλαίσιο για την αρχειακή επεξεργασία και την ψηφιοποίηση του υλικού αρχείων έληγαν το 2006. Προκειμένου να υπάρχει πλήρης κάλυψη των αρχειακών αναγκών και, συγχρόνως, να επέλθει εξορθολογισμός και απλοποίηση του συνολικού νομικού πλαισίου, έγιναν δύο προσκλήσεις υποβολής προσφορών (εκ των οποίων η μία σε τρεις παρτίδες). Έτσι συνήφθησαν τέσσερις συμβάσεις πλαίσιο στους ακόλουθους τομείς: υπηρεσίες αρχειοθέτησης (εξωτερικοί σύμβουλοι, οργάνωση του αρχειακού υλικού, ευρετηρίαση, επεξεργασία ηλεκτρονικών δελτιοθηκών, ψηφιοποίηση, συσκευασία) αποτύπωση σε μικροφίλμ (με βάση ψηφιοποιημένες εικόνες) εξωτερική αρχειακή αρωγή συντήρηση συσκευών ανάγνωσης/αναπαραγωγής. Η σύναψη των συμβάσεων αυτών κατέστησε δυνατή τη λύση μιας άλλης σύμβασης που ήταν ακόμη σε ισχύ (στον τομέα του ειδικού αρχειακού υλικού). Μία πέμπτη σύμβαση που ισχύει από το 2005 εξακολουθεί να καλύπτει τον τομέα της ψηφιοποίησης των ηχητικών υποθεμάτων (κασέτες ηχογράφησης συνεδριάσεων κοινοβουλευτικών οργάνων). Γραμμή 3222-02: με απόφαση του Προεδρείου του 2005 είχε ανασταλεί η εκτέλεση της γραμμής αυτής, η οποία αποσκοπεί στη χρηματοδότηση της επεξεργασίας του αρχειακού υλικού των πρώην βουλευτών του ΕΚ πράγματι, το Προεδρείο επιθυμούσε την υιοθέτηση νέας πολιτικής για τα αρχεία των τέως βουλευτών. Το Προεδρείο αποφάσισε στη συνέχεια, στις 26.04.2006, να δώσει νέα ώθηση στην πολιτική επεξεργασίας των αρχείων των πρώην μελών του ΕΚ και έδωσε εντολή στον Γενικό Γραμματέα να του υποβάλει προτάσεις για άμεση απόκτηση των αρχείων αυτών από τα Ιστορικά Αρχεία της Ευρωπαϊκής Ένωσης (υπό την αιγίδα του Κοινοβουλίου) και για νέες κανονιστικές ρυθμίσεις που θα απλοποιούν τον τρόπο με τον οποίο κατανέμονται οι επιχορηγήσεις στα εθνικά ιδρύματα που χειρίζονται τα αρχεία αυτά. Οι προτάσεις αυτές εκπονήθηκαν το 2006 και αναμένεται να υποβληθούν στο Προεδρείο το 2007, ύστερα από γνωμοδότηση της Νομικής Υπηρεσίας. 1.2 Προσωπικό Προσωπικό στο οργανόγραμμα Δεν σημειώθηκε καμία τροποποίηση στο οργανόγραμμα του CARDOC, μετά τον εξορθολογισμό που έγινε το 2005. Συνεπώς, το οργανόγραμμα εξακολουθεί να περιλαμβάνει 27 θέσεις, εκ των οποίων οι 5 αφορούν καθήκοντα διαχείρισης και οι 22 τυπικά καθήκοντα της Ένωσης (αρχειονομία, διαχείριση των βάσεων δεδομένων, πληροφορική, διάδοση των πληροφοριών και των εγγράφων). Ο προϊστάμενος της μονάδας ολοκλήρωσε την αναδιοργάνωση του οργανογράμματος κατά ομάδες καθηκόντων: Ομάδες καθηκόντων που υπόκεινται σε διαχείριση από ομάδες: - παραλαβή εγγράφων - οργάνωση των φακέλων και διαχείριση των αποθεμάτων - διάδοση των εγγράφων και των πληροφοριών - διαχείριση της μικροταινιοθήκης - διοίκηση προϋπολογισμού και τεχνολογιών της πληροφορίας. PE 390.077/ΠΡΟΕΔΡ. 6/15 NT\672291.doc
Ομάδες καθηκόντων που υπόκεινται σε διαχείριση από υπαλλήλους (σε ατομικό επίπεδο): - διαχείριση/εξέλιξη της βάσης δεδομένων - μελέτες - διαχείριση των καταθέσεων ad hoc. Εξωτερικό προσωπικό Το εξωτερικό προσωπικό, το οποίο είναι τοποθετημένο σε αρχειονομικά καθήκοντα, ανήλθε σε 9-11 μονάδες εργαζόμενες "intra muros". 1.3 Κατάρτιση Οι ενέργειες κατάρτισης που πραγματοποιήθηκαν σε συνεργασία με τη Μονάδα Επαγγελματικής Κατάρτισης και έναν εξωτερικό συμβαλλόμενο αποδείχθηκε ότι δεν συνάδουν με τις προσδοκίες των συναδέλφων. Πράγματι, η κύρια ανάγκη συνίσταται στη διαχείριση των τρεχόντων αρχείων αυτό προϋποθέτει βαθιά γνώση των κυκλωμάτων των εγγράφων καθώς και των κανόνων του Οργάνου περί διαχείρισης και διατήρησης ωστόσο, τη γνώση αυτή τη διαθέτουν μόνο ειδικοί που εργάζονται "intra muros". Για το λόγο αυτό, το 2006 εκπονήθηκε μια νέα στρατηγική για την εσωτερική οργάνωση μαθημάτων διαχείρισης εγγράφων και αρχείων στα μαθήματα αυτά θα διδάξουν, υπό την αιγίδα της Μονάδας της Επαγγελματικής Κατάρτισης, ειδικοί από τις τρεις Μονάδες της Διεύθυνσης Α (Υπηρεσίες Προεδρίας) της ΓΔ Προεδρίας, ενώ το CARDOC θα ενεργήσει προς το σκοπό αυτό σε συνεργασία με τις Μονάδες Μητρώου και Επίσημης Αλληλογραφίας. Επιπλέον, το εξειδικευμένο προσωπικό του CARDOC κλήθηκε με τη σειρά του να εμβαθύνει και να ενημερώσει τις γνώσεις του σε εξειδικευμένους εξωτερικούς οργανισμούς (Αρχεία της Γαλλίας, κ.λπ.) ή στο πλαίσιο διεθνών συνεδρίων (π.χ.: στο διεθνές συνέδριο για τη διαχείριση των ηλεκτρονικών αρχείων, το οποίο διεξήχθη στο Μιλάνο τον Δεκέμβριο του 2006). Το CARDOC συνέβαλε επίσης στο πρόγραμμα εισαγωγής που παρέχεται στους νέους υπαλλήλους που εντάσσονται στο ΕΚ η συμβολή του CARDOC στοχεύει στην παρουσίαση των δυνατοτήτων έρευνας και των τρόπων κατάθεσης εγγράφων στη Μονάδα. 1.4 Εσωτερική επικοινωνία και συνεργασίες Η Μονάδα CARDOC αποτελεί τμήμα της ΓΔ "Προεδρία", εντός της οποίας εντάσσεται στη Διεύθυνση Α "Υπηρεσίες της Προεδρίας". Συνεπώς, υπάρχουν προνομιακές σχέσεις με τις υπηρεσίες αυτής της ΓΔ (οι συνέργειες με τις Μονάδες Μητρώου και Αλληλογραφίας αποτελούν μάλιστα γενικό στόχο της δράσης κάθε χρόνο): Μονάδα Μητρώου - Αιτήσεις για έγγραφα Αυτή η Μονάδα απευθύνεται στο CARDOC για κάθε θεματική αναζήτηση εγγράφων που ζητούν οι πολίτες. Το 2006 υποβλήθηκαν 320 αιτήσεις για έγγραφα. - Αιτήσεις άρσης της εμπιστευτικότητας Κάθε αίτηση για έγγραφο εμπιστευτικού χαρακτήρα απευθύνεται από το CARDOC στο Μητρώο για προκαταρκτική αξιολόγηση. Το 2006 υποβλήθηκαν 20 περίπου τέτοιες αιτήσεις. - Υπηρεσία εμπιστευτικών αρχείων NT\672291.doc 7/15 PE 390.077/ΠΡΟΕΔΡ.
Την υπηρεσία αυτή τη διαχειρίζεται το Μητρώο, αλλά μέχρι στιγμής το CARDOC ασκεί καθήκοντα διατήρησης των εγγράφων που βγαίνουν από την αίθουσα εμπιστευτικών εγγράφων. Ωστόσο, προβλέπεται ότι εν καιρώ καθήκοντα διατήρησης θα αναλάβει και το Μητρώο. - Αποχαρακτηρισμός Κανονικά, η πρόσβαση στα έγγραφα είναι δημόσια, σύμφωνα με τον κανονισμό αριθ. 1049/2001 του Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου (Πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, του Συμβουλίου και της Επιτροπής). Ωστόσο, προβλέπονται και εξαιρέσεις (άρθρα 4 και 9 του κανονισμού 1049) οι εξαιρέσεις αυτές αφορούν κυρίως την ιδιωτική ζωή και την ατομική ακεραιότητα, καθώς και τα εμπορικά συμφέροντα φυσικού ή νομικού προσώπου. Είναι αλήθεια ότι, σε ό,τι αφορά τα ιστορικά αρχεία, ο κανονισμός 354/83, όπως τροποποιήθηκε με τον κανονισμό (ΕΚ/Ευρατόμ) αριθ. 1700/2003 του Συμβουλίου, ορίζει ότι, μετά την παρέλευση τριακονταετίας από την ημερομηνία παραγωγής, το κοινό έχει ελεύθερη πρόσβαση στα έγγραφα. Ωστόσο, οι αναφερόμενες εξαιρέσεις μπορούν να εξακολουθήσουν να ισχύουν για τα έγγραφα ακόμη και μετά την περίοδο της τριακονταετίας, αν εξακολουθούν να πληρούνται οι σχετικοί όροι της εφαρμογής τους. Τούτο σημαίνει ότι η πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα αυτά μετά την τριακονταετία δεν είναι αυτόματη και ότι απαιτείται μια προκαταρκτική αξιολόγηση. Γι' αυτό και ο κανονισμός 354/83 προβλέπει ότι τα έγγραφα εμπιστευτικού χαρακτήρα, στα οποία το κοινό μπορεί να αποκτήσει πρόσβαση μετά την παρέλευση 30 ετών, θα πρέπει να αποχαρακτηρίζονται 25 έτη μετά την παραγωγή/παραλαβή τους. Προκειμένου να διασφαλισθεί μια συστηματική αξιολόγηση των εγγράφων ηλικίας άνω των 25 ετών, οι Μονάδες CARDOC και Μητρώο προώθησαν, στο πλαίσιο της Γενικής Γραμματείας και του Προεδρείου, τη συγκρότηση μιας Επιτροπής Αποχαρακτηρισμού, στην οποία συμμετέχουν επίσης ο εντεταλμένος για την προστασία των δεδομένων και ένας εκπρόσωπος της Νομικής Υπηρεσίας. Η επιτροπή προτείνει στο Γενικό Γραμματέα κριτήρια αποχαρακτηρισμού, καθώς και τον αποχαρακτηρισμό αρχείων ή τμημάτων αρχείων. Η επιτροπή διεξήγαγε διάφορες συνεδριάσεις το 2006 και πρότεινε ήδη στον Γενικό Γραμματέα τα κριτήρια αποχαρακτηρισμού, τα οποία επικυρώθηκαν με απόφαση του ΓΓ στις 31.10.2006. Στη συνέχεια, η επιτροπή ξεκίνησε την εξέταση των αρχείων της Simone Veil, πρώτης Προέδρου του Κοινοβουλίου που εξελέγη με καθολική ψηφοφορία. Το 2007 θα υποβληθούν στον Γενικό Γραμματέα προτάσεις αποχαρακτηρισμού. Μονάδα Αλληλογραφίας Η συνεργασία με τη Μονάδα Αλληλογραφίας κατέστησε δυνατή την εφαρμογή της απόφασης του Γενικού Γραμματέα που προβλέπει την κατάθεση των παραρτημάτων των επιστολών. Μονάδα Προϋπολογισμού/Οικονομικών της Διεύθυνσης Α Η μονάδα είναι αρμόδια για τις πράξεις δημοσιονομικής εκτέλεσης, τον προκαταρκτικό έλεγχο των πράξεων αυτών και την πλαισίωση των διαδικασιών αγοράς. Οι σχέσεις με το CARDOC είναι έντονες: κατ' αρχάς, η Μονάδα Προϋπολογισμού/Οικονομικών εξέδωσε και έλεγξε πάνω από εκατό πράξεις δημοσιονομικής εκτέλεσης (ιδίως αναλήψεις δαπανών και διατάγματα πληρωμής) επιπλέον, αποτέλεσε βασικό σημείο αναφοράς για τον τεχνικό σχεδιασμό της εκκίνησης και της παρακολούθησης κάθε πράξης η οποία έχει αντίκτυπο στον προϋπολογισμό (δύο διαδικασίες αγορών ξεκίνησαν το 2006). Διεύθυνση Τεχνολογιών της Πληροφορίας (DIT) Μεταξύ των προβλημάτων που αντιμετωπίστηκαν με την DIT το 2006 περιλαμβάνονται: PE 390.077/ΠΡΟΕΔΡ. 8/15 NT\672291.doc
- μια ανάλυση των καθηκόντων που περιλαμβάνει το CARDOC, ως προκαταρκτικό στάδιο για τον καθορισμό των αναγκών για την ανάπτυξη μιας βάσης δεδομένων εναλλακτικής προς το ARCDOC - η ανανέωση της διαδικτυακής σύνδεσης της βάσης δεδομένων ARCDOC και η εφαρμογή, στη βάση αυτή, του λογισμικού UNICODE, το οποίο καθιστά δυνατή την ανάγνωση όλων των αλφαβήτων η DIT παρέσχε τεχνική στήριξη για την ανάπτυξη αυτών των εφαρμογών, τις οποίες πραγματοποίησε εξωτερική εταιρεία. Η Μονάδα CARDOC συμμετείχε ενεργά στα 3 εργαστήρια με θέμα τη Διαχείριση Εγγράφων που οργάνωσε η DIT, διατυπώνοντας προτάσεις που συμπεριελήφθησαν στο τελικό έγγραφο το οποίο υπεβλήθη στον Γενικό Γραμματέα. Πραγματοποιούνται επίσης συχνές επαφές με τις υπηρεσίες των άλλων ΓΔ: ΔΓ Πληροφόρησης (Info) Το 2006 εγκαινιάστηκε συνεργασία με τη ΓΔ Info, προκειμένου να προωθηθεί η μέγιστη διάδοση των πρωτοβουλιών προώθησης των αρχείων του CARDOC. Ειδικότερα, η Μονάδα Συντονισμού των Γραφείων Πληροφοριών παρουσίασε τις ανάγκες της όσον αφορά τη διανομή, στα Γραφεία, του αναμνηστικού φυλλαδίου για την 50ή επέτειο από τις Συνθήκες της Ρώμης με τον τίτλο "Προς ένα ενιαίο Κοινοβούλιο". Η μελέτη αυτή εκδόθηκε σε 10.000 αντίτυπα ώστε τα Γραφεία να κάνουν μια πρώτη διανομή την κατάλληλη ημερομηνία. Μια νέα έκδοση ενδέχεται να κριθεί αναγκαία το 2007 ανάλογα με τις ανάγκες. ΓΔ IPOL, EXPO, PERS, FINS, IFIN Πραγματοποιήθηκε συνεργασία με ορισμένες υπηρεσίες αυτών των ΓΔ, ώστε να καθοριστούν οι λεπτομέρειες της κατάθεσης νομοθετικών ή διοικητικών αρχείων στο CARDOC. Μονάδα "Επαγγελματική Επιμόρφωση" (ΓΔ PERS) Οι σχέσεις με αυτή τη Μονάδα αφορούν τη διεξαγωγή μαθημάτων κατάρτισης στον τομέα των αρχείων (βλ. παρ. 1.3). 2. Κτηριακοί χώροι Η πολιτική εξορθολογισμού στη διαχείριση των αποθηκών κατέστησε δυνατή τη συγκέντρωση όλων των αρχείων σε χαρτί σε τρεις μόνο κτηριακούς χώρους στο Λουξεμβούργο, και συγκεκριμένα στο κτήριο KAD (- 1C 862ST και - 1E 866ST) και στην έδρα του CARDOC. Αυτή η δράση εξορθολογισμού οδήγησε το 2006 στη μεταφορά 60 γραμμικών μέτρων παλαιών αρχείων στα Ιστορικά Αρχεία της Ευρωπαϊκής Ένωσης στη Φλωρεντία. 3. Αυτοματοποίηση 3.1 Υλικό (Hardware) Το θέμα αυτό είναι άνευ αντικειμένου για το Cardoc. Η διαχείριση του τμήματος υλικού (hardware), κεντρικού υπολογιστή (server) και βάσης δεδομένων που σχετίζονται με την Υπηρεσία, καλύπτεται από την DIT (Διεύθυνση Τεχνολογιών της Πληροφορίας). 3.2 Λογισμικό (Software) 3.2.1 Εξέλιξη του λογισμικού CLARA NT\672291.doc 9/15 PE 390.077/ΠΡΟΕΔΡ.
Η Μονάδα CARDOC διαθέτει από το 2000 ένα λογισμικό διαχείρισης αρχείων, το CLARA, το οποίο στηρίζει τη βάση δεδομένων ARCDOC. Αυτή τη βάση δεδομένων μπορεί κανείς να τη συμβουλευθεί στους χώρους του CARDOC (σε μια εκδοχή η οποία επιτρέπει μια πιο προηγμένη αναζήτηση), ή στη διαδικτυακή ιστοσελίδα (μέσω διαδικτυακής διασύνδεσης). Το 2005 ξεκίνησε ένα σχέδιο για τη δημιουργία νέας βάσης δεδομένων, πιο προηγμένης και καλύτερα συνδεόμενης με τις άλλες βάσεις δεδομένων του Οργάνου το σχέδιο αυτό είχε μια πρώτη ανάπτυξη το 2006, μέσω μιας ανάλυσης της υφιστάμενης κατάστασης, που θα συνεχισθεί το 2007 ακολουθούμενη από την ανάλυση των νέων αναγκών. Εξάλλου, οι εργασίες για την εξέλιξη της διαδικτυακής διασύνδεσης, προκειμένου να καταστεί πιο φιλική για τους χρήστες, συνεχίστηκαν και αναμένεται να περατωθούν το 2007. 3.2.2 Σελίδα Intranet Την ιστοσελίδα του CARDOC μπορεί να συμβουλευθεί κανείς στην ακόλουθη διεύθυνση: http:\\www.europarl.ep.ec/archives. Η σελίδα εμπλουτίστηκε το 2006 με μια στήλη αφιερωμένη στις μελέτες που εκπονεί η Ένωση για το αρχειακό υλικό που διατίθεται και στο κοινό. Η αναζήτηση στοιχείων στη βάση δεδομένων ARCDOC και στις άλλες σελίδες του δικτυακού τόπου Intranet το 2006 έφτασε αντιστοίχως τις 65.484 και τις 2.954 σελίδες. 3.2.2 Παρουσίαση στο Internet των εγγράφων και των υπηρεσιών του CARDOC Η μεταφορά στο Internet των εγγράφων του CARDOC αποτελεί λύση για διάφορα προβλήματα: πρόσβαση στα έγγραφα: η κατάρτιση κριτηρίων αποχαρακτηρισμού (βλ. σημείο 1.4 "Μονάδα Μητρώου") επιτρέπει τον εντοπισμό των δημοσιεύσιμων εγγράφων γραφιστική παρουσίαση (που πρέπει να είναι ομοιογενής με αυτή του ιστοτόπου Europarl): την άδεια για τη διαμόρφωση έδωσαν τα αρμόδια όργανα (COMTEC και Εκδοτική Επιτροπή) προσαρμογή του λογισμικού CLARA, το οποίο στηρίζει τη βάση δεδομένων: το πρόβλημα της τεχνικής καταλληλότητας του λογισμικού CLARA, μέσω της εισαγωγής του l'unicode, αναμένεται να επιλυθεί εντός του πρώτου εξαμήνου του 2007. 4. Ενδιάμεσα αρχεία Τα διαθέσιμα σήμερα ενδιάμεσα αρχεία ανέρχονται σε περίπου 3.000 m/l και αποτελούνται ως επί το πλείστον από νομοθετικό αρχειακό υλικό που είναι ακόμη σε φάση επεξεργασίας. Μια μη εξαντλητική λίστα τους προσαρτάται σε παράρτημα. Τα αρχεία αυτά υποβάλλονται σε επεξεργασία σε δύο φάσεις: Κατάθεση: το 2006 ελήφθησαν, στο πλαίσιο των τακτικών καταθέσεων, περίπου 5.000 φάκελοι σε χαρτί (προφορικές ερωτήσεις, γραπτές ερωτήσεις, ερωτήσεις της ώρας των ερωτήσεων, αρχικές τροπολογίες, σχέδια εκθέσεων) και 30 m/l εγγράφων από τη Μονάδα Διανομής και την Υπηρεσία Επισήμων Εκδόσεων των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων. Έγιναν επίσης οι ακόλουθες έκτακτες καταθέσεις: περίπου 40 m/l εγγράφων του Προεδρείου του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου για τις συνεδριάσεις του οργάνου αυτού κατά την περίοδο 1989-2003 Χάρτης των Θεμελιωδών Δικαιωμάτων της Ευρωπαϊκής Ένωσης (συμμετοχή του ΕΚ στις εργασίες για τη σύνταξή του): 4 m/l Υπηρεσία Καταχώρισης και Παραπομπής: Προτάσεις για μεταφορές πιστώσεων από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή - Αποφάσεις της Επιτροπής Προϋπολογισμών - Γνωμοδοτήσεις του Συμβουλίου: 1 m/l Συμβούλιο της Ευρωπαϊκής Ένωσης, Γραφείο Συμφωνιών: 29 CD Κοινοβουλευτικές επιτροπές - Αντιπροσωπείες: 1990 κασέτες Επιτροπή Αλιείας: 8 m/l Υποεπιτροπή Ανθρωπίνων Δικαιωμάτων: 3 m/l PE 390.077/ΠΡΟΕΔΡ. 10/15 NT\672291.doc
Διαλογή και ενοποίηση: σε αυτή τη φάση ταυτοποιούνται και ανασυντίθενται οι φάκελοι, ενώ απομακρύνονται έγγραφα που δεν παρουσιάζουν διοικητικό ή ιστορικό ενδιαφέρον (άρθρο 7 του κανονισμού ΕΚ, Ευρατόμ αριθ. 1700/2003), ενόψει της ψηφιοποίησής τους. Όλες οι εκθέσεις και τα συνοπτικά πρακτικά του Κοινοβουλίου έως το μέσον της 4ης κοινοβουλευτικής περιόδου ανασυστάθηκαν, ευρετηριάστηκαν και ψηφιοποιήθηκαν. 5. Ιστορικά αρχεία 5.1 Εξυπηρέτηση κοινού/ερευνητών Η απόφαση του Προεδρείου της 16ης Δεκεμβρίου 2002 1 ανέθεσε στο CARDOC το καθήκον να παρέχει εξαντλητική τεκμηρίωση στους ερευνητές και στους ιδιώτες που επιθυμούν να μελετήσουν λεπτομερώς θέματα σχετικά με την Ευρωπαϊκή Ένωση και την ιστορία της. Προκειμένου να καταστεί πιο αποτελεσματική αυτή η απόφαση, ανελήφθησαν νέες πρωτοβουλίες όσον αφορά την προώθηση των αρχείων του CARDOC. Κατά συνέπεια, οι διάφοροι τρόποι πρόσβασης στα ιστορικά έγγραφα του ΕΚ, οι οποίοι προσφέρονται στο κοινό, εμπλουτίσθηκαν το 2006: 1. Στοιχεία τεκμηρίωσης στο Intranet + άμεση πρόσβαση στη βάση δεδομένων ARCDOC Πάνω από 65.000 σελίδες αποτέλεσαν αντικείμενο αναζήτησης. 2. Απάντηση στις εξ αποστάσεως - μέσω e-mail, τηλεφώνου κλπ. - στις αιτήσεις τεκμηρίωσης/ ενημέρωσης του κοινού Εξετάστηκαν πάνω από 900 αιτήσεις από την ομάδα βοήθειας προς τους ερευνητές, για πάνω από 40.000 σελίδες παρασχεθέντων εγγράφων. 3. Επιτόπια απευθείας πρόσβαση στα ιστορικά έγγραφα μέσα στα γραφεία του CARDOC, με τη βοήθεια της ομάδας «Front Office» Έγιναν δεκτές περίπου 35 επισκέψεις μελετών διάρκειας από 1 έως 15 ημέρες, με παροχή τεχνικής βοήθειας και βοήθειας σε επίπεδο τεκμηρίωσης. 4. Ασκούμενοι Έξι έμμισθοι ασκούμενοι εργάσθηκαν αντιστοίχως στους εξής τομείς: την αναδιοργάνωση της σειράς "Επιτροπή των Προέδρων" την αναδιοργάνωση του αρχειακού υλικού "Επιτροπή των τεσσάρων Προέδρων" το αρχειακό υλικό "ΑΚΕ" τη σειρά "Αντιπροσωπείες" τα βιογραφικά στοιχεία πρώην βουλευτών του Κοινοβουλίου. 5. Μελέτες και δημοσιεύσεις Σε ό,τι αφορά την προώθηση του αρχειακού υλικού του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, ξεκίνησε μια νέα πρωτοβουλία πρόκειται για την πραγματοποίηση μελετών για περιόδους της ιστορίας του Κοινοβουλίου και για θέματα σχετικά με αρχειακό υλικό που είναι διαθέσιμο στο κοινό. Οι μελέτες οι οποίες ξεκίνησαν το 2006 αφορούσαν την Επιτροπή των τεσσάρων Προέδρων, την "Ευρωπαϊκή Συνέλευση" και τη δραστηριότητα προβληματισμού που είχε αναπτύξει η Κοινή Συνέλευση της ΕΚΑΧ στο πλαίσιο της διαπραγμάτευσης των Συνθηκών της Ρώμης. Η τελευταία αυτή μελέτη, με τον τίτλο "Προς ένα ενιαίο Κοινοβούλιο" πραγματοποιήθηκε με στόχο μια ευρεία 1 Περί "ενίσχυσης της πληροφόρησης και της διαφάνειας: τα Αρχεία του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου", ένθ' ανωτ. NT\672291.doc 11/15 PE 390.077/ΠΡΟΕΔΡ.
κυκλοφορία της σε ευρωπαϊκό επίπεδο κατά την πεντηκοστή επέτειο των Συνθηκών της Ρώμης (25/03/2007). Όλες οι μελέτες δημοσιεύονται στη σελίδα Intranet του CARDOC. 6. Δημοσίευση στο Intranet των εγγράφων και των υπηρεσιών του CARDOC Η πρωτοβουλία αυτή παρουσιάζεται στο σημείο 3.2.2. 5.2 Αρχειονομική επεξεργασία Η επεξεργασία των "ιστορικών αρχείων" έπεται της φάσης της διαλογής και ενοποίησης των φακέλων (βλ. κεφάλαιο 4). Η επεξεργασία αυτή περιλαμβάνει τις ακόλουθες τρεις φάσεις: Ψηφιοποίηση: πάνω από 600.000 εικόνες ψηφιοποιήθηκαν το 2006 (η μείωση σε σχέση με το ένα εκατομμύριο εικόνες που έτυχαν επεξεργασίας το 2005 εξηγείται με τη λήξη μιας σύμβασης, η οποία αντικαταστάθηκε μόλις το 2007). Ο όγκος των εγγράφων που έτυχαν επεξεργασίας αναλύεται ως εξής: Ψηφιοποίηση έτους 2006 Κοινοβουλευτική περίοδος* Κοινοβουλευτική έκθεση Πρόταση ψηφίσματος Κοινοβουλευτική ερώτηση Συνοπτικά πρακτικά Αναφορά Συζήτηση Γραφεία Προέδρων AC 0 0 302 58 0 0 PE0 323 6 7710 94 0 0 PE1 3 10 4807 0 0 0 PE2 0 0 4875** 0 0 0 28799 PE3 6117 0 5621** 1810 0 0 PE4 9 0 4591** 1023 0 0 Σύνολο τεμάχια 6452 16 27906 2985 0 0 28799 Ο πίνακας παρουσιάζει το συνολικό αριθμό τεμαχίων ανά τύπο εγγράφου, δηλ. τον αριθμό των εγγράφων που ψηφιοποιήθηκαν και περιγράφηκαν το 2004. Ένα έγγραφο μπορεί να αποτελείται από μία ή περισσότερες σελίδες. * Κωδικοί: AC = Κοινή Συνέλευση, PEO = Κοινοβουλευτική Συνέλευση περιόδου 1958-1962 και Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο περιόδου 1962-1979 (μη άμεσα εκλεγέν). PE 1,2,3,4: 1 η, 2 η, 3 η 4 η κοινοβουλευτική περίοδος αντιστοίχως. ** Μόνον απαντήσεις στις ερωτήσεις H. Στην ψηφιοποίηση των εγγράφων σε χαρτί προστίθεται και η ψηφιοποίηση των ηχογραφήσεων των συνεδριάσεων των κοινοβουλευτικών επιτροπών: 3.000 ώρες ηχογράφησης μεταφέρθηκαν σε ψηφιακό υπόθεμα. Ευρετηρίαση και εισαγωγή στη βάση δεδομένων ARCDOC: πάνω από 6.000 φάκελοι έτυχαν επεξεργασίας. PE 390.077/ΠΡΟΕΔΡ. 12/15 NT\672291.doc
Αρχειονομική περιγραφή: η δραστηριότητα αυτή ανεστάλη προσωρινά, προκειμένου να δοθεί προτεραιότητα στην οργάνωση, ευρετηρίαση και ψηφιοποίηση του νομοθετικού αρχειακού υλικού και του ειδικού αρχειακού υλικού. 5.2.1 Επεξεργασία των ειδικών αρχείων: τα αρχεία των Προέδρων Από τον Σεπτέμβριο του 2004, το CARDOC ανέλαβε την αρχειακή επεξεργασία των "αρχείων των Προέδρων". Πρόκειται για τα έγγραφα που αφορούν την άσκηση της Προεδρίας του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου από το 1979 (πρώτο εκλεγέν Κοινοβούλιο). Το 2006 υπεβλήθησαν σε επεξεργασία τα αρχεία του κ. Pierre Pflimlin και του κ. Charles Henry Plumb. 6. Σχέσεις με τους επαγγελματικούς και ακαδημαϊκούς οργανισμούς Το CARDOC συνέχισε να αναπτύσσει τις σχέσεις με τους διεθνείς και τους διοργανικούς οργανισμούς στον αρχειακό τομέα. Πιο συγκεκριμένα, συμμετείχε στη συνεδρίαση των εκπροσώπων των Αρχείων των Υπουργείων Εξωτερικών, στη Βιέννη, και στο συνέδριο των σύγχρονων πολιτικών, το οποίο οργάνωσε στο Παρίσι η Ένωση Αρχειονόμων Γαλλίας. Το CARDOC συμμετείχε επίσης στις συνεδριάσεις της νέας "Ομάδας Ευρωπαίων Αρχειονόμων". Αυτή η ομάδα συγκροτήθηκε στο πλαίσιο σύστασης του Συμβουλίου του Νοεμβρίου 2005 και απαρτίζεται από εκπροσώπους των κρατών μελών και των ευρωπαϊκών οργάνων στοχεύει στην παρακολούθηση της εφαρμογής ορισμένων ενεργειών προτεραιότητας στον αρχειακό τομέα. Όσον αφορά τις σχέσεις με τους ακαδημαϊκούς οργανισμούς συνεχίστηκαν οι επαφές με το Πανεπιστήμιο του Λουξεμβούργου, του οποίου διάφοροι φοιτητές, που έκαναν μεταδιδακτορικό στην ιστορία της ευρωπαϊκής ολοκλήρωσης, μπόρεσαν να βοηθηθούν στις έρευνές τους. 7. Ομάδα διοργανικής συνεργασίας Το CARDOC συμμετείχε στις εξαμηνιαίες συνεδριάσεις της Ομάδας. Μεταξύ των θεμάτων που εγείρει τακτικά με τα άλλα θεσμικά όργανα είναι και ο αποχαρακτηρισμός των εμπιστευτικών εγγράφων 30 χρόνια μετά την παραγωγή τους (βλ. κεφάλαιο 5) το σημείο αυτό θα εξετασθεί ειδικότερα το 2007, στο πλαίσιο της διαδικασίας αναθεώρησης του κανονισμού 1049/2001 για την πρόσβαση στα έγγραφα. Η Μονάδα συνέβαλε στα αποτελέσματα της "Ομάδας εργασίας για την επιλογή και την αξιολόγηση των διοργανικών εγγράφων", την οποία είχε συγκροτήσει η Ομάδα Διοργανικής Συνεργασίας στις αρχές του 2006. NT\672291.doc 13/15 PE 390.077/ΠΡΟΕΔΡ.
Παράρτημα Περιγραφή τω κυριότερων αρχείων και συλλογών που αποτελούν μέρος των ενδιάμεσων ή των ιστορικών αρχείων Έγγραφα προερχόμενα από το κοινοβουλευτικό έργο Συνοπτικά πρακτικά συνεδριάσεων ολομελείας: - Πρωτότυπη έκδοση με την υπογραφή του Προέδρου (από το 1960) - Έκδοση δημοσιευμένη στην Επίσημη Εφημερίδα (πλήρης συλλογή, από το 1952). Συζητήσεις : - Πλήρης συλλογή, σε όλες τις γλώσσες, από το 1952 έως το 2000 (σε μικροφίλμ προσεχώς και σε ψηφιακό υπόθεμα) - Αποσπασματική συλλογή, με χειρόγραφες διορθώσεις των ομιλητών. Ψηφίσματα / Προτάσεις ψηφίσματος: - Πλήρης συλλογή από το 1952. Πρακτικά συνεδριάσεων κοινοβουλευτικών επιτροπών (ατελής συλλογή από το 1952). Εκθέσεις κοινοβουλευτικών επιτροπών, από το 1952, και προπαρασκευαστικά έγγραφα: - "ad hoc" Συνέλευση (1952-1955) - Κοινή Συνέλευση ΕΚΑΧ (1952-1958) - Ευρωπαϊκή Κοινοβουλευτική Συνέλευση και Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο πριν από την άμεση εκλογή του (1958-1979) - Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο, 1 η κοινοβουλευτική περίοδος (1979-1984) - Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο, 2 η κοινοβουλευτική περίοδος (1984-1989) - Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο, 3 η κοινοβουλευτική περίοδος (1989-1994). Αναφορές : - πλήρης συλλογή από το 1953 έως το 2000. Κοινοβουλευτικές ερωτήσεις (γραπτές, προφορικές, από την Ώρα των Ερωτήσεων) : πλήρης συλλογή. Γραπτές δηλώσεις. Έγγραφα πολιτικών οργάνων Αρχεία των Προέδρων (ακόμη κλειστά) : - Αρχεία Simone VEIL, Προέδρου 1979-1982 (έγινε απογραφή) - Αρχεία Pieter DANKERT, Προέδρου 1982-1984 (έγινε απογραφή) - Αρχεία Pierre PFLIMLIN, Προέδρου 1984-1987 - Αρχεία Lord PLUMB, Προέδρου 1987-1989 - Αρχεία Enrique BARON CRESPO 1989-1992 - Αρχεία KLEPSCH 1992-1994 - Αρχεία HÄNSCH 1994-1997 - Αρχεία GIL-ROBLES 1997-1999 Κείμενα Προεδρείου και Διευρυμένου Προεδρείου (πρακτικά και έγγραφα, πλήρης συλλογή από 1952 έως 1984 και από 1989 έως 2003), Επιτροπή των Προέδρων (1952-1973). PE 390.077/ΠΡΟΕΔΡ. 14/15 NT\672291.doc
Επίσημη αλληλογραφία Πλήρης χρονολογημένη συλλογή, από το 1952. Συλλογή του Προέδρου (γνωστή ως "ιδιαιτέρου γραφείου"), χρονολογημένη από το 1981. Ειδικά αρχεία Συλλογή "κοινές συνεδριάσεις της Κοινοβουλευτικής Συνέλευσης και της Συμβουλευτικής Συνέλευσης Συμβουλίου της Ευρώπης". Αρχεία της Επιτροπής των 4 Προέδρων (1952-1967). Συλλογή (αποσπασματική στις επίσημες γλώσσες) των συνόδων της Συνέλευσης ΑΚΕ 1958-2000. Διακυβερνητικές Διασκέψεις (ΔΚΔ). Αρχεία των Γενικών Γραμματέων. Αρχεία Bruck: τεκμηρίωση για τον Κανονισμό του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου. Φωτογραφίες προσωπικοτήτων συνδεδεμένων με την ιστορία της ευρωπαϊκής ολοκλήρωσης. Συλλογή από αφίσες. Αποκόμματα Τύπου. NT\672291.doc 15/15 PE 390.077/ΠΡΟΕΔΡ.