ΑΝΧΣΑΣΟ ΣΔΥΝΟΛΟΓΙΚΟ ΔΚΠΑΙΓΔΤΣΙΚΟ ΙΓΡΤΜΑ ΘΔΑΛΟΝΙΚΗ ΥΟΛΗ ΓΙΟΙΚΗΗ ΟΙΚΟΝΟΜΙΑ ΣΜΗΜΑ ΔΜΠΟΡΙΑ ΚΑΙ ΓΙΑΦΗΜΙΗ EVENT EΝΑ ΤΓΥΡΟΝΟ ΜΔΟ ΠΡΟΧΘΗΗ ΣΟΤ MARKETING ΠΣΤΥΙΑΚΗ ΔΡΓΑΙΑ ΣΧΝ ΜΗΣΙΟΤ ΓΔΧΡΓΙΟ ΣΑΣΙΟΠΟΤΛΟ ΒΑΙΛΔΙΟ Επιβλέπων: Τασλαρίδης Εμμανοσήλ Επίκοσρος καθηγητής Θεζζαλονίκη 2008
ΠΔΡΙΔΥΟΜΔΝΑ ΔΙΑΓΧΓΗ.. ΚΔΦΑΛΑΙΟ 1. ΣΙ ΔΙΝΑΙ EVENT 1.1. Η ζέζε ησλ events ζην κείγκα επηθνηλσλίαο θαη πξνψζεζεο............6 ΚΔΦΑΛΑΙΟ 2. ΣΤΠΟΙ EVENT 2.1. Mega events..... 8 2.2. Festival events.....8 2.3. Άιινη ηχπνη event..9 ΚΔΦΑΛΑΙΟ 3. ΑΠΟΣΔΛΔΜΑΣΑ ΣΧΝ EVENT 3.1. Κνηλσληθά θαη πνιηηηζηηθά απνηειέζκαηα......12 3.2. Πνιηηηθά απνηειέζκαηα....12 3.3. Απνηειέζκαηα ζηνλ ηνπξηζκφ θαη ηελ νηθνλνκία 13 3.3.1. Γεκηνπξγία λέσλ ζέζεσλ εξγαζίαο. 14 3.4. Παξάδεηγκα επηπηψζεσλ ελφο event ζε κηα θνηλσλίαθνηλφηεηα....15 ΚΔΦΑΛΑΙΟ 4. ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΣΙΜΟ ΔΝΟ EVENT 4.1 Ση είλαη πξνγξακκαηηζκφο..17 4.2 Πξνγξακκαηηζκφο ησλ event.18 4.3 ηνηρεία πξνγξακκαηηζκνχ ελφο event...19 ΚΔΦΑΛΑΙΟ 5. ΓΙΑΥΔΙΡΙΗ ΑΝΘΡΧΠΙΝΧΝ ΠΟΡΧΝ 5.1. ρεδηαζκφο αλζξσπίλσλ πφξσλ. 32 5.2. ηξαηεγηθή αλζξσπίλσλ πφξσλ....32 5.3. Πνιηηηθέο θαη δηαδηθαζίεο...34 5.4. Σερληθέο επηινγήο νκάδαο ηεο ελέξγεηαο 35 5.5. Δχξεζε θαη επηινγή ηεο νκάδαο..36 5.6. πλεληεχμεηο 38 5.7. Δθπαίδεπζε.39 5.8. Δπίβιεςε.39 2
ΚΔΦΑΛΑΙΟ 6. ΑΞΙΟΛΟΓΗΗ ΚΔΦΑΛΑΙΟ 7. ΠΑΡΟΤΙΑΗ ΔΙΡΑ EVENTS DEWAR S 7.1. Dewar s event map.42 7.2. Μεγάια events 43 7.3. Special events.46 7.4. Πξνψζεζε ησλ event.48 7.5. Δπηθνηλσλία ηεο ελέξγεηαο....53 7.6. πλνιηθφ θφζηνο ηεο ελέξγεηαο.58 7.7. Αμηνιφγεζε ησλ ελεξγεηψλ 61 ΚΔΦΑΛΑΙΟ 8. ΑΣΔΙ ΔΜΠΟΡΙΑ ΚΑΙ ΓΙΑΦΗΜΙΗ «Η ΘΔΧΡΙΑ ΣΗΝ ΠΡΑΞΗ» 8.1. Δηζαγσγή.62 8.2. Υαξαθηεξηζηηθά ηνπ δηαγσληζκνχ 63 8.3. Σν event...64 8.3.1 Ο ρψξνο...64 8.3.2 Η εθδήισζε.64 8.3.3 Οη άλζξσπνη 65 8.3.4 Ο εμνπιηζκφο..66 8.4. Απνηειέζκαηα ελέξγεηαο...67 8.4.1 Οθέιε γηα ηνπο ζπνπδαζηέο.67 8.4.2 Οθέιε γηα ην ηκήκα 68 8.4.3 Οθέιε γηα ηηο εηαηξείεο...68 8.5. Πηζαλά πξνβιήκαηα...69 8.6. Κφζηνο ηεο ελέξγεηαο.69 ΚΔΦΑΛΑΙΟ 9. Ο ΘΔΜΟ ΣΧΝ OPEN DAYS 9.1. Οθέιε απφ ηα open days..71 9.2. Open days ζην ηκήκα Δκπνξίαο θαη Γηαθήκηζεο..72 9.3. Σν event... 72 9.4 Απνηειέζκαηα ελέξγεηαο... 75 9.4.1 Οθέιε γηα καζεηέο θαη γνλείο... 75 9.4.2 Οθέιε γηα ην ηκήκα Δκπνξίαο θαη Γηαθήκηζεο..75 9.5. Κφζηνο ηεο ελέξγεηαο.75 ΒΙΒΛΙΟΓΡΑΦΙΑ...76 ΓΙΚΣΤΑΚΟΙ ΣΟΠΟΙ......77 3
ΔΙΑΓΧΓΗ Ο άλζξσπνο απφ αξραηνηάησλ ρξφλσλ έβξηζθε ηξφπνπο λα δίλεη έκθαζε ζε ζεκαληηθά γεγνλφηα πνπ επεξέαδαλ ηελ δσήο ηνπ φπσο, ε αιιαγή ησλ επνρψλ, ηα ζηάδηα ηεο ζειήλεο, ηελ αλαγέλλεζε ηεο θχζεο ηελ άλνημε. Απφ ηα Διεπζίληα κπζηήξηα, κέρξη ηελ Κηλέδηθε Πξσηνρξνληά θαη ηελ γέλλεζε ηνπ θαξλαβαιηνχ ηελ επνρή ηνπ Μεζαίσλα, κχζνη θαη έζηκα δεκηνπξγήζεθαλ γηα λα εμεγήζνπλ θπζηθά θαηλφκελα. Με ην πέξαζκα ησλ ρξφλσλ ηελ εμέιημε ηνπ άλζξσπνπ θαη καδί ησλ επηζηεκψλ θαη ηεο ηερλνινγίαο θάπνηεο ζπλήζεηεο θαη έζηκα έπαςαλ λα ππάξρνπλ, θάπνηεο άιιεο ηξνπνπνηήζεθαλ θαη θάπνηεο άιιεο παξέκεηλαλ φπσο είραλ. Κάπνηεο απφ απηέο ηηο ενξηέο απφθηεζαλ εκπνξηθφ ραξαθηήξα. Δπηρεηξήζεηο αλέιαβαλ ηελ δηνξγάλσζε ηνπο θαη, σο έλα βαζκφ, ηελ νηθνλνκηθή ηνπο εθκεηάιιεπζε. Έηζη θάπνηεο εθδειψζεηο θαη δηνξγαλψζεηο ζεσξνχληαη πεξηζζφηεξν events, παξά απιά κηα γηνξηή. ήκεξα ν αξηζκφο ησλ events πνπ πξαγκαηνπνηνχληαη είλαη ηφζν κεγάινο φζν πνηέ άιινηε. Οξγαληζκνί θαη επηρεηξήζεηο ηα ρξεζηκνπνηνχλ σο βνήζεηα ζηελ ζηξαηεγηθή ηνπ marketing θαη γηα ηελ δεκηνπξγία κηαο επηζπκεηήο εηθφλαο. Σα event παξνπζηάδνληαη ζηηο εθεκεξίδεο, ηελ ηειεφξαζε θαη απαζρνινχλ αξθεηφ απφ ηνλ ειεχζεξν καο ρξφλν. 4
1. ΣΙ ΔΙΝΑΙ EVENT Με ηνλ φξν event κπνξνχκε λα πεξηγξάςνπκε κηα παξνπζίαζε ελφο πξντφληνο, έλα ζπλέδξην, κηα επίδεημε κφδαο, κηα έθζεζε, ηα εγθαίληα ελφο πνιπθαηαζηήκαηνο θαη πνιιά άιια. Παξαηεξείηαη φηη ην πεδίν ησλ events είλαη ηφζν κεγάιν κε απνηέιεζκα λα είλαη δχζθνιν λα νξηζηεί επαθξηβψο ηη ζεκαίλεη event. Παξφια, απηά, ππάξρνπλ ζχκθσλα κε ηνλ Getz (1997) δχν νξηζκνί. Έλαλ απφ ηελ πιεπξά ηνπ νξγαλσηή ηνπ event θαη έλαλ απφ ηελ πιεπξά ηνπ πειάηε-θαιεζκέλνπ. Απφ ηελ πιεπξά ηνπ νξγαλσηή "event είναι ηο γεγονός ποσ πραγμαηοποιείηαι μια θορά ή επαναλαμβανόμενα". Γηα ηνλ πειάηε ή ηνλ επηζθέπηε event είλαη κηα επθαηξία γηα δηαζθέδαζε, ελεκέξσζε, θνηλσληθή θαη πνιηηηζηηθή εκπεηξία πέξα απφ ηηο δπλαηφηεηεο πνπ έρεη κε ηηο θαζεκεξηλέο ηνπ επηινγέο. 5
.1.1 Η ΘΔΗ ΣΧΝ EVENTS ΣΟ ΜΙΓΜΑ ΔΠΙΚΟΙΝΧΝΙΑ ΚΑΙ ΠΡΟΧΘΗΗ Σν κίγκα επηθνηλσλίαο θαη πξνψζεζεο φπσο είλαη γλσζηφ απνηειείηαη απφ ηελ Γηαθήκηζε, ηηο Πξνσζήζεηο πσιήζεσλ, ηηο Γεκφζηεο ζρέζεηο θαη ηελ Πξνζσπηθή πψιεζε. Σν θάζε έλα απφ απηά κε ηε ζεηξά ηνπο απνηειείηαη απφ δηάθνξα θνκκάηηα φπσο γηα παξάδεηγκα ε Γηαθήκηζε πνπ απνηειείηαη απφ ηελ έληππε, ηελ ξαδηνθσληθή, ηηο δηαθεκίζεηο ζηελ ηειεφξαζε, ηελ ειεθηξνληθή θ.α. Σα events δελ πεξηιακβάλνληαη απηνχζηα ζε θάπνην απφ ηα ηέζζεξα απηά θνκκάηηα ηνπ κίγκαηνο, αιιά ρσξίδεηαη κεηαμχ ησλ Πξνζσπηθψλ πσιήζεσλ θαη ησλ Γεκφζησλ ζρέζεσλ. Παξαθάησ αλαιχνληαη νη ηχπνη ησλ events πνπ ππάξρνπλ θαη φπσο ζα δνχκε ελψ θάπνηνη αλήθνπλ ζηελ Πξνψζεζε πσιήζεσλ θάπνην άιινη αλήθνπλ ζηηο Γεκφζηεο ζρέζεηο. Γηα παξάδεηγκα νη εθζέζεηο θαη νη επηδείμεηο, πνπ είλαη ηχπνη events, είλαη κέξνο ησλ Πξνζσπηθψλ πσιήζεσλ ηελ ίδηα ζηηγκή πνπ ηα ζεκηλάξηα, ηχπνο events θαη απηά, είλαη κέξνο ησλ Γεκνζίσλ ζρέζεσλ. ΠΡΟΩΘΗΗ ΠΩΛΗΔΩΝ Η ρξεζηκνπνίεζε ηεο Πξνψζεζεο Πσιήζεσλ απφ κηα επηρείξεζε, ζχκθσλα κε ηελ κειέηε ηνπ Brown (1974), δίλεη ηε δπλαηφηεηα λα ζέζεη θάπνηνπο ζηφρνπο φπσο, ηελ γξήγνξε αληαπφθξηζε ζηηο πσιήζεηο, ηελ πξνζέιθπζε πειαηψλ πνπ ζπλεζίδνπλ λα επηζθέπηνληαη εθδειψζεηο κε εκπνξηθφ ραξαθηήξα, ηελ δεκηνπξγία ελφο βξαρπρξφληνπ αγνξαζηηθνχ θνηλνχ κε ρακειφ θφζηνο, ηελ δηάζπαζε ηεο αθνζίσζεο ζε θάπνηα κάξθα. Η Πξνψζεζε πσιήζεσλ γηα ηελ επίηεπμε απηψλ ησλ ζηφρσλ ρξεζηκνπνηεί θάπνηα εξγαιεία φπσο : δείγκαηα, θνππφληα, παθέηα έθπησζεο, βξαβεία (δηαγσληζκνί, θιεξψζεηο, παηρλίδηα), δσξεάλ δνθηκέο, κείσζε ηηκήο, δσξεάλ πξντφληα θ. α. 6
ΓΗΜΟΙΔ ΥΔΔΙ Γηα λα ρξεζηκνπνηεζνχλ νη Γεκφζηεο ζρέζεηο πξέπεη πξψηα ην κάλαηδκελη λα έρεη ζέζεη ηνπο ζηφρνπο ηνπ κάξθεηηλγθ. Γεληθά νη Γεκφζηεο ζρέζεηο κπνξνχλ λα βνεζήζνπλ ζηα εμήο ζέκαηα : Να δεκηνπξγήζνπλ επίγλσζε ελφο πξντφληνο, κηαο ππεξεζίαο ή ελφο αηφκνπ. Μπνξνχλ λα δεκηνπξγήζνπλ αμηνπηζηία. Να βνεζήζνπλ λα ηνλσζεί ν ελζνπζηαζκφο ηεο δχλακεο ησλ πσιήζεσλ. Να βνεζήζνπλ ζην ιαλζάξηζκα λέσλ πξντφλησλ. Να ππεξαζπίζνπλ πξντφληα πνπ αληηκεησπίδνπλ δεκφζηα πξνβιήκαηα. Να δεκηνπξγήζνπλ κηα εηαηξηθή εηθφλα ψζηε ηα πξντφληα ηεο λα έρνπλ επλντθή απήρεζε. Να δεκηνπξγήζνπλ ελδηαθέξνλ γηα κηα θαηεγνξία πξντφληνο. Σα εξγαιεία πνπ ρξεζηκνπνηνχλ νη Γεκφζηεο ζρέζεηο γηα ηελ επίηεπμε φισλ ησλ παξαπάλσ είλαη: Δθδειψζεηο, εηδήζεηο, νκηιίεο, θνηλσθειείο δξαζηεξηφηεηεο, έληππν πιηθφ θ. α Ύζηεξα απφ ηελ αλάιπζε ησλ ζηφρσλ πνπ επηηπγράλνπλ θαη ησλ εξγαιείσλ πνπ ρξεζηκνπνηνχλ, ε Πξνψζεζε ησλ πσιήζεσλ θαη νη Γεκφζηεο ζρέζεηο, παξαηεξείηαη φηη πνιιά απφ απηά ηα ζπλαληάκε θαη ζηα events. ηφρνη ησλ Πξνσζήζεσλ πσιήζεσλ φπσο, άκεζε αληαπφθξηζε ζηηο πσιήζεηο, δηάζπαζε αθνζίσζεο ζε θάπνηα κάξθα θαη ησλ Γεκνζίσλ ζρέζεσλ, δεκηνπξγία επλντθήο εηθφλαο γηα έλα πξντφλ θαη δεκηνπξγία ελδηαθέξνληνο γηα ζπγθεθξηκέλε θαηεγνξία πξντφληνο, ηνπο ζπλαληάκε ζπρλά ζην κάλαηδκελη ησλ events. Αιιά θαη εξγαιεία ηφζν ησλ Πξνσζήζεσλ πσιήζεσλ, φζν θαη ησλ Γεκνζίσλ ζρέζεσλ είλαη ζπρλά θαη εξγαιεία ησλ events. Αξθεί λα αλαθέξνπκε ηηο δσξεάλ δνθηκέο, ηα δσξεάλ πξντφληα, ηηο εθδειψζεηο θαη ηηο θνηλσθειείο δξαζηεξηφηεηεο. Βιέπνπκε ινηπφλ, φηη ηα events είλαη κέξνο ηφζν ησλ Πξνσζήζεσλ πσιήζεσλ φζν θαη ησλ Γεκνζίσλ ζρέζεσλ. 7
2. ΣΤΠΟΙ EVENT Σα events ραξαθηεξίδνληαη ζχκθσλα κε ην κέγεζνο ηνπο. χλεζεο θαηεγνξίεο είλαη ηα Mega-Events, Festival Events, θαη ηα απιά Events παξφιν πνπ νη νξηζκνί δελ είλαη ηφζν μεθάζαξνη κεηαμχ ηνπο. Σα event ρσξίδνληαη επίζεο αλάινγα ηνλ ζθνπφ ή ηνλ ηνκέα ζηνλ νπνίν αλήθνπλ. Γηα παξάδεηγκα πνιηηηθά, πνιηηηζηηθά, αζιεηηθά, events ζρεηηθά κε ηνλ ηνπξηζκφ ή events δηνξγαλσκέλα απφ επηρεηξήζεηο. 2.1 MEGA EVENTS Σα Mega Events είλαη εθείλα πνπ επεξεάδνπλ νιφθιεξεο νηθνλνκίεο θαη πνιηηηθά πξνγξάκκαηα θαη απαζρνινχλ αξθεηά ηα κέζα καδηθήο ελεκέξσζεο. Ο φξνο Mega (κεγάιν) δίλεηαη ιφγσ ηνπ κεγέζνπο ηνπο θαη ηεο πξνζνρήο πνπ απνζπνχλ απφ ηελ παγθφζκηα θνηλσλία. Υαξαθηεξηζηηθφ παξάδεηγκα απνηεινχλ νη Οιπκπηαθνί Αγψλεο ή νη Γηεζλείο Δθζέζεηο. Όζν πεξίεξγν θαη αλ αθνχγεηαη νη Οιπκπηαθνί Αγψλεο ζεσξνχληαη έλα κεγάιν Event. Πην ζπγθεθξηκέλα, ε άπνςε απηή μεθίλεζε απφ ηνπο Οιπκπηαθνχο Αγψλεο ηνπ Λνο Άληδειεο, ην 1984 θαη κεηέπεηηα, φπνπ ε ηειεφξαζε, νη κεγάιεο πνιπεζληθέο εηαηξείεο θαη γεληθφηεξα ν φξνο marketing «εηζρψξεζαλ» ζηνλ ζεζκφ. Η θαηεγνξία απηή δελ πεξηέρεη πνιιά παξαδείγκαηα Events θαζψο είλαη ιίγα εθείλα πνπ έρνπλ ηφζν κεγάιν κέγεζνο θαη ηφζν κεγάιε επηξξνή. 2.2 FESTIVAL - EVENTS Ο φξνο ησλ Festival-Events αλαθέξεηαη ζε εθείλα πνπ είλαη ζπλπθαζκέλα κε ηα ήζε θαη έζηκα φπσο θαη ην «πλεχκα» κηαο πφιεο ή κηαο πεξηνρήο γη απηφ πνιιέο θνξέο παίξλνπλ ηελ νλνκαζία ηνπο απφ ηνλ ηφπν απηφ. 8
Υαξαθηεξηζηηθφ παξάδεηγκα ηεο θαηεγνξίαο απηήο είλαη ην Καξλαβάιη ηνπ Ρίν ληε Σδαλέτξν γλσζηφ αλά ηνλ θφζκν σο κηα έθθξαζε ηνπ μέθξελνπ γιεληηνχ. ' απηή ηελ θαηεγνξία ηα event έρνπλ κεγάιε αλαγλσξηζηκφηεηα θαη νθείινπλ έλα κέξνο ηεο επηηπρία ηνπο ζηε κνλαδηθφηεηα ηνπο. πλεηζθέξνπλ πνιχ ζηελ αλάπηπμε ηνπ ηνπξηζκνχ θαζψο θαη ηεο νηθνλνκίαο κηαο πφιεο ή ηεο επξχηεξεο πεξηνρήο. 2.3 ΑΛΛΟΙ ΣΤΠΟΙ EVENT Σα Mega-events θαη ηα Festivals είλαη νη κεγαιχηεξνη ζε κέγεζνο θαη επηξξνή ηχπνη event. Τπάξρνπλ φκσο θαη άιινη ηχπνη events κηθξφηεξνπ κεγέζνπο θαη επηξξνήο φπσο: Πολιηικά events Δίλαη νη εθδειψζεηο πνιηηηθνχ θαη πνιηηηζηηθνχ πεξηερφκελνπ φπσο νκηιίεο, νξγάλσζε ζπλδηαζθέςεσλ θαη έρνπλ ην ραξαθηήξα δηαηχπσζεο θαη πξνψζεζεο πνιηηηθψλ ηδεψλ. Δκθέζειρ Οξγάλσζε εκπνξηθψλ θαη θιαδηθψλ εθζέζεσλ, κε απψηεξν ζθνπφ ηελ πξνζέιθπζε λέσλ πειαηψλ, πξνζνρήο γηα λέα πξντφληα ή άιιεο δξαζηεξηφηεηεο κηαο εηαηξείαο. Καηά ηε δηάξθεηα ησλ εκπνξηθψλ εθζέζεσλ ζπλεζίδεηαη ε δσξεάλ δηαλνκή πξντφλησλ, ή πξντφλησλ ζε κεησκέλεο ηηκέο θαζψο επίζεο θαη έληππνπ δηαθεκηζηηθνχ πιηθνχ. Δπιδείξειρ μόδαρ ρεδηαζκφο, επηκέιεηα θαη πιήξεο νξγάλσζε επηδείμεσλ κφδαο κε ζθνπφ ηελ πξνβνιή λέσλ ελδπκάησλ θαη αμεζνπάξ φπσο ηζάληεο, παπνχηζηα, δψλεο, θνζκήκαηα θ. α. 9
Δγκαίνια Γεκηνπξγία ηδεψλ, ζρεδηαζκφο θαη νξγάλσζε εηδηθψλ εθδειψζεσλ ζπζρεηηδφκελσλ κε εγθαίληα εκπνξηθψλ θαηαζηεκάησλ, αζιεηηθψλ εγθαηαζηάζεσλ, δεκφζησλ έξγσλ θ. α. ςνέδπια ρεδηαζκφο θαη νξγάλσζε ζεκηλαξίσλ, ζπλεδξίσλ, εκεξίδσλ θαη δεμηψζεσλ. Οκηιίεο ζπλήζσο ζρεηηθά κε ηνλ επηζηεκνληθφ, νηθνλνκηθφ, θνηλσληθφ ή πνιηηηζηηθφ ηνκέα, δηαηχπσζε θαη αληαιιαγή απφςεσλ θαη ηδεψλ γχξσ απφ ην ζέκα ηεο ζπδήηεζεο. Παποςζιάζειρ πποϊόνηων Νέα πξντφληα ή λέεο εηαηξείεο πνπ εκθαλίδνληαη ζηελ αγνξά παξνπζηάδνληαη ζην θνηλφ θαη ηνπο αλζξψπνπο ηεο αγνξάο κε ηδηαίηεξε έκθαζε ζηα πιενλεθηήκαηα θαη ηηο θαηλνηνκίεο πνπ έρνπλ λα πξνζθέξνπλ ζηελ αγνξά. Action Events ρεδηαζκφο θαη νξγάλσζε ελεξγεηψλ κε εηδηθέο δξαζηεξηφηεηεο, εθδειψζεηο κε αζιεηηθφ θαη ςπραγσγηθφ ραξαθηήξα. Cultural Productions Δπηκέιεηα θαη νξγάλσζε θαιιηηερληθψλ παξαγσγψλ φπσο κνπζηθά θνλζέξηα, ζεαηξηθέο παξαζηάζεηο, ζπλαπιίεο θ. α. Γωπεέρ Event γηα θηιαλζξσπηθνχο ζθνπνχο φπσο ζπγθέληξσζε ρξεκάησλ ή επαηζζεηνπνίεζε ηεο θνηλσλίαο θαη ησλ πνιηηηθψλ θνξέσλ ζρεηηθά κε πξνβιήκαηα πνπ αληηκεησπίδεη ζπγθεθξηκέλε νκάδα αηφκσλ ή γηα έλα ζεκαληηθφ ζθνπφ. Πνιιέο εηαηξείεο κπνξνχλ λα βειηηψζνπλ ηελ θήκε ηνπο απέλαληη ζην θνηλφ ζπλεηζθέξνληαο ρξήκαηα θαη ρξφλν ζε θνηλσθειείο ζθνπνχο. 10
Δκδηλώζειρ με παπαδοζιακό σαπακηήπα Πξφθεηηαη γηα εθδειψζεηο κε κεγάιε πξντζηνξία θαη ζπλήζσο ηνπηθφ ραξαθηήξα κέζα απφ ηηο νπνίεο πξνβάιινληαη ήζε θαη έζηκα ελφο ηφπνπ. ηηο πεξηζζφηεξεο ησλ πεξηπηψζεσλ ζπλδπάδεηαη κηα ζξεζθεπηηθή ενξηή κε απηνχ ηνπ είδνπο ηηο εθδειψζεηο. Σοςπιζηικά events Event κε απψηεξν ζθνπφ ηελ ηνπξηζηηθή πξνψζεζε κηαο επξχηεξεο πεξηνρήο. Πξφθεηηαη γηα ζεαηξηθέο, παξαζηάζεηο ζπλαπιίεο, εθζέζεηο βηβιίσλ, βξαδηέο παξαδνζηαθψλ ρνξψλ, εθζέζεηο δσγξαθηθήο ή εθζέζεηο πξντφλησλ ηεο πεξηνρήο θ. α. Αθληηικά events Παξνπζηάζεηο αζιεηηθψλ πξντφλησλ, βξαβεχζεηο αζιεηψλ, εγθαίληα αζιεηηθψλ εγθαηαζηάζεσλ θ. α. 11
3. ΑΠΟΣΔΛΔΜΑΣΑ ΣΧΝ EVENTS Σα event έρνπλ ηφζν ζεηηθά φζν θαη αξλεηηθά απνηειέζκαηα. Δίλαη απαξαίηεην ν event manager λα κπνξεί λα αλαγλσξίζεη θαη λα πξνβιέςεη ηα απνηειέζκαηα απηά. Να θαηαθέξεη λα αλαδείμεη ηα ζεηηθά απνηειέζκαηα θαη λα ειαρηζηνπνηήζεη ηα αξλεηηθά. Η επηηπρία ελφο event πνιιέο θνξέο εμαξηάηαη απφ ηελ ηθαλφηεηα ηνπ event manager ζηελ «ζσζηή δηαρείξηζε θαη πξνβνιή» ησλ απνηειεζκάησλ ελφο event. 3.1 ΚΟΙΝΧΝΙΚΑ ΚΑΙ ΠΟΛΙΣΙΣΙΚΑ ΑΠΟΣΔΛΔΜΑΣΑ Σα πεξηζζφηεξα events έρνπλ θνηλσληθά θαη πνιηηηζηηθά απνηειέζκαηα. Μπνξεί λα είλαη απιά ε δπλαηφηεηα ςπραγσγίαο απφ έλα αζιεηηθφ event, κηα ζεαηξηθή παξάζηαζε ή κηα ζπλαπιία. Μπνξεί φκσο λα είλαη πην ζχλζεηα φπσο ε αλαβίσζε κηαο παξάδνζεο ή ε "πξνψζεζε" κηαο πφιεο ζε θφζκν πνπ δελ ηελ γλσξίδεη θαιά θαη εηδηθά ζε ηνπξίζηεο. Μεξηθέο θνξέο εκθαλίδνληαη θαη αξλεηηθά απνηειέζκαηα φπσο ε αιινίσζε ηνπ ηνπηθνχ ραξαθηήξα ή παξεθηξνπέο ζηελ ζπκπεξηθνξά ησλ πνιηηψλ, θαηλφκελν πνπ παξαηεξείηαη αξθεηέο θνξέο ζε ενξηαζκνχο ηνπ θαξλαβαιηνχ φπσο απηφ ηεο Πάηξαο. 3.2 ΠΟΛΙΣΙΚΑ ΑΠΟΣΔΛΔΜΑΣΑ πρλφ θαηλφκελν απνηειεί άλζξσπνη ηνπ πνιηηηθνχ ρψξνπ λα ρξεζηκνπνηνχλ θάπνηα events γηα ηελ δεκηνπξγία κηαο ζεηηθήο εηθφλαο ηνπο ζηνλ θφζκν, λα πξνζειθχζνπλ λένπο ςεθνθφξνπο θαζψο επίζεο λα θέξνπλ ηνπο λένπο θνληά ηνπο. Υαξαθηεξηζηηθφ παξάδεηγκα απνηεινχλ θάπνηεο ζπλαπιίεο πνπ δηνξγαλψλνληαη ζε εθινγηθά θέληξα θαηά ηελ πξνεθινγηθή πεξίνδν. 12
Κάπνηεο θνξέο ρξεζηκνπνηνχληαη events σο κηα επθαηξία γηα λα δηαηππσζνχλ πνιηηηθέο ζέζεηο κηαο πνιηηηθήο παξάηαμεο, φπσο ζπκβαίλεη ζηε Γηεζλή Έθζεζε ηεο Θεζζαινλίθεο. Γεληθά ηα event βνεζνχλ ζηελ δεκηνπξγία ελφο ζεηηθνχ πξνθίι ελφο θνκκαηηθνχ ζρεκαηηζκνχ ή κεκνλσκέλα ελφο πνιηηηθνχ θαη σο επαθφινπζν έρνπλ πξνζέιθπζε ςεθνθφξσλ. Τπάξρνπλ βέβαηα θαη πεξηπηψζεηο ζηηο νπνίεο απνζθνπνχλ θαζαξά ζηνλ απνπξνζαλαηνιηζκφ ηεο θνηλήο γλψκεο απφ ηα θαζεκεξηλά πξνβιήκαηα θαη κφλνο ζηφρνο είλαη ε ζπιινγή ςήθσλ, ε ιεγφκελε ςεθνζεξία. 3.3 ΑΠΟΣΔΛΔΜΑΣΑ ΣΟΝ ΣΟΤΡΙΜΟ ΚΑΙ ΣΗΝ ΟΙΚΟΝΟΜΙΑ Πνιιά events επεξεάδνπλ ηνλ ηνπξηζκφ θαη ηελ νηθνλνκία κηαο πεξηνρήο, άιιεο θνξέο ζεηηθά θαη άιιεο θνξέο αξλεηηθά. ηα ζεηηθά ζπγθαηαιέγεηαη ε πξνβνιή ελφο ηφπνπ, εληφο θαη εθηφο ζπλφξσλ κε απνηέιεζκα ηελ αχμεζε ησλ επηζθεπηψλ. Σα events βνεζνχλ φρη κφλν ζηελ πξνζέιθπζε λέσλ επηζθεπηψλ γηα κηα πεξηνρή αιιά θαη ζηελ κεγαιχηεξε ρξνληθή δηάξθεηα ηεο δηακνλήο ηνπο. Η αχμεζε ηνπ ηνπξηζκνχ έρεη σο απνηέιεζκα ηελ αχμεζε ησλ εζφδσλ κηαο πεξηνρήο, ηελ αλάπηπμε ηεο θαζψο θαη ηελ δεκηνπξγία ζέζεσλ εξγαζίαο. Δπίζεο κε ηελ αλάπηπμε πεξηνρψλ ηεο επαξρίαο πξνσζείηαη ε απνθέληξσζε ηνπ πιεζπζκνχ. Βέβαηα ζε κεξηθέο πεξηπηψζεηο ε ξαγδαία αχμεζε ηνπ ηνπξηζκνχ κηαο πεξηνρήο αλαπφθεπθηα νδεγεί θαη ζηελ αιινίσζε ηνπ ηνπηθνχ ηεο ραξαθηήξα, ζηελ ζηαδηαθή εμαθάληζε πνιιψλ παξαδφζεσλ θ εζίκσλ. ην παξάδεηγκα ηεο παξαγξάθνπ 4.4 θαίλεηαη πσο έλα event κπνξεί λα πξνζειθχζεη επηζθέπηεο ζε κηα πεξηνρή. 13
3.3.1 ΓΗΜΙΟΤΡΓΙΑ ΝΔΧΝ ΘΔΔΧΝ ΔΡΓΑΙΑ Γηα ηνλ πξνγξακκαηηζκφ, ηελ νξγάλσζε θαη ηελ πινπνίεζε ελφο event απαηηείηαη λα δνπιέςεη κηα νιφθιεξε νκάδα αηφκσλ ψζηε λα ππάξρνπλ ηα επηζπκεηά απνηειέζκαηα. πλήζσο ππάξρεη κηα νκάδα πνπ ζα «ζπιιάβεη» ηελ ηδέα ηνπ event. Θα αλαιχζνπλ θαη ζα ζρεδηάζνπλ φιεο ηηο παξακέηξνπο ηνπ event κε απψηεξν ζηφρν ηελ επηηπρία ηνπ. ηε ζπλέρεηα ίζσο ρξεηαζηεί λα γίλνπλ θάπνηεο εηδηθέο θαηαζθεπέο γηα ηελ δηεμαγσγή ηεο ελέξγεηαο φπσο ε θαηαζθεπή ελφο πεξηπηέξνπ ζε κηα εκπνξηθή έθζεζε. Αθφκα ν ζρεδηαζκφο θαη ε εθηχπσζε δηαθεκηζηηθψλ θπιιαδίσλ ή αθηζψλ. Κάπνηα απφ απηά κπνξεί λα κε δεκηνπξγνχλ αθξηβψο λέεο ζέζεηο εξγαζίαο, παξ φια απηά ηνλψλνπλ ηελ αγνξά θαη δίλνπλ επηπιένλ εξγαζία ζε δηάθνξεο επηρεηξήζεηο. Σέινο, θαηά ηε δηεμαγσγή ηεο ελέξγεηαο πνιιέο θνξέο είλαη απαξαίηεην λα εξγαζζνχλ νκάδεο αηφκσλ ζπλήζσο λέσλ ζε ειηθία. Γηα παξάδεηγκα ζε εγθαίληα θαη εθζέζεηο ππάξρνπλ λέεο γπλαίθεο πνπ θαισζνξίδνπλ ηνπο επηζθέπηεο ή δίλνπλ απάληεζε ζε ηπρφλ απνξίεο ηνπο. Σηο πεξηζζφηεξεο θνξέο δελ πξφθεηηαη γηα κφληκε εξγαζία, είλαη φκσο πνιχ ρξήζηκε γηα λέα άηνκα θαη θνηηεηέο. 14
3.4 ΠΑΡΑΓΔΙΓΜΑ ΔΠΙΠΣΧΔΧΝ ΔΝΟ EVENT Δ ΜΙΑ ΚΟΙΝΟΣΗΣΑ -ΚΟΙΝΧΝΙΑ Ο ξφινο ηεο γεσξγίαο ζε κηα ηνπηθή θνηλσλία θαη ε ζρέζε ηεο κε ηελ αλάπηπμε ηνπξηζκνχ είλαη ζεκαληηθή. Γηα κεξηθέο πεξηνρέο ε ζρέζε ηνπξηζκνχ θαη γεσξγίαο είλαη ακθίδξνκε θαζψο ην έλα εμαξηάηαη απφ ην άιιν αληίζηνηρα. Ο ηνπξηζκφο κε ηηο θαηάιιειεο εθδειψζεηο θαη festival κπνξεί λα βνεζήζεη ζηελ πξνβνιή ησλ γεσξγηθψλ πξντφλησλ κηαο πεξηνρήο. Δίλαη ν ιεγφκελνο αγξνηνπξηζκφο. ηελ Διιάδα θάζε θαινθαίξη φιν θαη πεξηζζφηεξνη θνξείο επαξρηαθψλ πεξηνρψλ αληηιακβάλνληαη ηελ απνηειεζκαηηθφηεηα ηνπ αγξνηνπξηζκνχ θαη δηνξγαλψλνπλ αλάινγεο εθδειψζεηο. Η ηδέα ηνπ αγξνηνπξηζκνχ φκσο δελ μεθίλεζε απφ ηελ Διιάδα. ε πνιιέο πφιεηο ηνπ εμσηεξηθνχ ν ζεζκφο ππάξρεη ρξφληα ηψξα. ηελ Μειβνχξλε ππάξρεη θάζε Μάξηε ε ιεγφκελε «Η αγνξά ηνπ αγξφηε» φπνπ ιακβάλνπλ ρψξα πνιιά special events πξνσζψληαο ηελ ηνπηθή παξαγσγή θαη θνπδίλα. Τπάξρνπλ events φπσο «Μηα κέξα ζηελ εμνρή» φπνπ νη επηζθέπηεο κπνξνχλ λα ζπκκεηέρνπλ ζηελ ζπγθνκηδή θξνχησλ, ηελ δνθηκή πνιιψλ πνηθηιηψλ θξαζηψλ θαη λα παξαθνινπζήζνπλ δηάθνξεο εθδειψζεηο φπσο ζπλαπιίεο θαη ζεαηξηθέο παξαζηάζεηο. Δπίζεο ν επηζθέπηεο κπνξεί λα παξαθνινπζήζεη ηελ δηαδηθαζία παξαγσγήο αγξνηηθψλ πξντφλησλ θαη λα ζπιιέμεη ρξήζηκεο πιεξνθνξίεο. Σελ πξψηε ρξνληά (1997) ζηα events έιαβαλ κέξνο 17 παξαγσγνί θαη νη επηζθέπηεο ήηαλ 300. Σν 1998 ζπκκεηείραλ 40 παξαγσγνί θαη νη επηζθέπηεο ήηαλ 800. Σν 1999 νη παξαγσγνί πνπ ζπκκεηείραλ ήηαλ 44 θαη νη επηζθέπηεο πάλσ απφ 1000. Παξαηεξνχκε, φηη ρξφλν κε ηνλ ρξφλν, κε ηελ βνήζεηα ησλ παξαπάλσ events ν αξηζκφο ησλ ηνπξηζηψλ απμάλεηαη ζεακαηηθά. Ο ζεζκφο απηφο παξνηξχλεη φιν θαη πεξηζζφηεξν θφζκν λα επηζθεθζεί ηελ πεξηνρή θαη φζνη ην θάλνπλ απνηεινχλ ηνπο θαιχηεξνπο πξεζβεπηέο ηεο. 15
Οη ηνπηθνί θνξείο γηα ηελ νξγάλσζε θαη ηελ πξνβνιή ηνπ ζεζκνχ απεπζχλζεθαλ ζε εηαηξεία πξνγξακκαηηζκνχ θαη πινπνίεζεο event ψζηε λα επηηχρνπλ ηα θαιχηεξα δπλαηά απνηειέζκαηα. Έηζη επηιέρζεθε κηα ζεηξά ςπραγσγηθψλ εθδειψζεσλ ζε ζπλδπαζκφ κε ηελ πξνψζεζε ηεο ηδέαο ηνπ αγξνηνπξηζκνχ. Με ρξήζηκα ζπκπεξάζκαηα απφ ηελ πξψηε ρξνληά, έγηλε ν πξνγξακκαηηζκφο ηεο δεχηεξεο ρξνληάο ρξεζηκνπνηψληαο ηα απνδνηηθφηεξα κέζα γηα ηελ πξνβνιή ηνπ ζεζκνχ φπσο θαηαρσξίζεηο ζε πεξηνδηθά θαη ξαδηνθσληθά δηαθεκηζηηθά κελχκαηα. (Πεγή : Lyn Dore, La Trobe University 2000) 16
4. ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΣΙΜΟ ΔΝΟ EVENT 4.1 ΣΙ ΔΙΝΑΙ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΣΙΜΟ ηελ πην απιή ηνπ κνξθή ν πξνγξακκαηηζκφο ζα κπνξνχζακε λα πνχκε φηη είλαη ε αλάιπζε ηεο ππάξρνπζαο θαηάζηαζεο κηαο εηαηξείαο, ζε πνην επίπεδν απνζθνπεί λα θηάζεη ζην κέιινλ θαη κέζσ πνηαο ηαθηηθήο ζα θαηαθέξεη λα θηάζεη ζ' απηφ. Γειαδή, ε δηαδηθαζία ηνπ πξνγξακκαηηζκνχ ζηεξίδεηαη ζηα κέζα κε ηα νπνία θηάλεη ε επηρείξεζε ζην επηζπκεηφ απνηέιεζκα. Η ζεκαζία ηνπ πξνγξακκαηηζκνχ δηαθαίλεηαη κέζα απφ ηα ιφγηα ηνπ ακεξηθαλνχ ζηξαηεγνχ Douglas MacArthur ν νπνίνο παξαηήξεζε φηη «Υσξίο ζρέδην είζαη απιά έλαο ηνπξίζηαο». Δίλαη ε δηαδηθαζία ζηελ νπνία φια ηα ζηνηρεία ελφο event, φπσο ν ρψξνο, ε νκάδα πνπ ζπκκεηέρεη, ην θφζηνο, αλαιχνληαη θαη απνηεινχλ ζχκβνπινη γηα απνθάζεηο ζρεηηθά κε ην event. Πεξηέρεη ηελ πξφβιεςε θαη ηελ επίιπζε πηζαλφλ πξνβιεκάησλ. Δπεηδή φκσο ε πξφβιεςε φισλ ησλ πξνβιεκάησλ είλαη ζρεδφλ αδχλαηε είλαη πην ξεαιηζηηθφ λα εηπσζεί φηη είλαη κηα κέζνδνο κείσζεο ησλ πξνβιεκάησλ. Με απηφ ελλνείηαη ε πξνζπάζεηα νξγάλσζεο φισλ ησλ παξακέηξσλ ελφο event κε αιιαγέο φπνπ είλαη απαξαίηεην κε απψηεξν ζθνπφ ηελ κείσζε ησλ κειινληηθψλ πξνβιεκάησλ. 17
4.2 ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΣΙΜΟ ΣΧΝ EVENT Η επηηπρία ελφο event νθείιεηαη θαηά πνιχ ζε έλα ζσζηά νξγαλσκέλν πξνγξακκαηηζκφ. Ο πξνγξακκαηηζκφο ελφο event πνπ πξαγκαηνπνηείηαη γηα πξψηε θνξά δηαθέξεη απφ ηνλ πξνγξακκαηηζκφ ελφο event πνπ είρε πξαγκαηνπνηεζεί θαη ζην παξειζφλ. πλήζσο ε δηαδηθαζία πξνγξακκαηηζκνχ ελφο event αθνινπζεί ηα παξαθάησ βήκαηα: 1. ύλλητη και ανάπηςξη ηηρ ιδέαρ ηος event. 2. Οπιζμόρ ηυν ζηόσυν ηηρ ενέπγειαρ 3. Ανάλςζη ηηρ ςπάπσοςζαρ καηάζηαζηρ Ανάλςζη ηηρ αγοπάρ - ζηόσορ Ανάλςζη ηος ανηαγυνιζμού 4. Δπιλογή ηυν ππομηθεςηών Δπιλογή σπήζηρ ηυν εζυηεπικών πηγών 5. Δύπεζη σοπηγών 6. Ακπιβήρ ζσεδιαζμόρ ηηρ ενέπγειαρ 7. Έγκπιζη ππαγμαηοποίηζηρ ηος event 8. Κλείζιμο ηος event 9. Αξιολόγηζη και ζςμπεπάζμαηα από ηο event Παξαθάησ εμεηάδνληαη αλαιπηηθφηεξα ηα ζπγθεθξηκέλα βήκαηα. 18
4.3. ΣΟΙΥΔΙΑ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΣΙΜΟΤ ΔΝΟ EVENT ΙΓΔΑ To event μεθηλάεη κε κηα ηδέα ή έλα πηζαλφ ζελάξην. Η πξψηε εξψηεζε πνπ ζέηεηαη είλαη θαηά πφζν είλαη δπλαηφ λα πξαγκαηνπνηεζεί ε ηδέα απηή. Δθφζνλ ε ηδέα θαίλεηαη φηη κπνξεί λα πινπνηεζεί μεθηλάεη ν πξνγξακκαηηζκφο ηνπ event. Απηή ε δηαδηθαζία δελ αθνινπζείηαη κεραληθά. Η θάζε ελέξγεηα δηαθέξεη απφ κηα πξνεγνχκελε. Πηζαλφλ λα ππάξρνπλ άιιεο δπλαηφηεηεο, δηαθνξεηηθά ξίζθα θαη ιεπηνκέξεηεο ηεο ελέξγεηαο λα ρξεηάδνληαη δηαθνξεηηθή αλάιπζε. ε απηφ ην ζηάδην ηνπ πξνγξακκαηηζκνχ δίλνληαη απαληήζεηο ζε βαζηθά εξσηήκαηα φπσο πνπ ζα δηεμαρζεί ε ελέξγεηα, ηη κνξθή ζα έρεη, πφζν ζα δηαξθέζεη. πγθεθξηκέλα πξέπεη λα απαληεζνχλ ηα πέληε εξσηήκαηα πνπ έζεζε ν Goldblatt ζην βηβιίν ηνπ "Special Events-Best Practices in Modern Event Management" (New York, 1997): Γηαηί πξαγκαηνπνηείηαη ην event; Πξέπεη λα ππάξρνπλ ζεκαληηθνί ιφγνη γηα ηνπο νπνίνπο ε ελέξγεηα ζα πξαγκαηνπνηεζεί. Πνηνη ζα είλαη νη νξγαλσηέο ηεο ελέξγεηαο; Απηφ πεξηιακβάλεη εθηφο απφ ηνλ event manager θαη ηελ νκάδα ηεο ελέξγεηαο, ηνπο ηερληθνχο, ηνπο πξνκεζεπηέο θαη φζνπο δνπιέςνπλ απφ ηελ αξρή κέρξη ην ηέινο ηεο ελέξγεηαο. Πφηε ζα πξαγκαηνπνηεζεί ην event; Η εκεξνκελία πνπ ζα επηιερζεί πξέπεη λα δηεπθνιχλεη ηνπο επηζθέπηεο ηεο ελέξγεηαο. Γηα παξάδεηγκα ε δηεμαγσγή ελεξγεηψλ ην αββαηνθχξηαθν δίλεη ηε δπλαηφηεηα ζηνπο εξγαδφκελνπο λα επηζθεθζνχλ άλεηα ηελ ελέξγεηα. Αθφκα πξέπεη λα ππνινγηζηεί αλ κέζα ζην ρξνληθφ δηάζηεκα απφ ηελ αλαθνίλσζε ηεο ελέξγεηαο κέρξη ηελ εκέξα δηεμαγσγήο νη νξγαλσηέο πξνιαβαίλνπλ λα έρνπλ εηνηκάζεη φια φζα είλαη απαξαίηεηα γηα απηή. 19
Πνπ ζα πξαγκαηνπνηεζεί ην event; Η επηινγή ηνπ ρψξνπ ζα πξέπεη λα ζπλδπάδεη ηηο αλάγθεο ησλ δηνξγαλσηψλ, ηελ άλεζε ηνπ θνηλνχ, ηελ εχθνιε πξφζβαζε θαη ην ρακειφ θφζηνο. Ση είδνο event πξφθεηηαη λα νξγαλψζνπκε θαη ηη ζα απνηειεί απηφ; Η ελέξγεηα πξέπεη λα ηαηξηάδεη κε ηηο πξνηηκήζεηο θαη ηηο απαηηήζεηο ηνπ θνηλνχ. ΣΟΥΟΙ Γηα ηνπο αλζξψπνπο πνπ δηνξγαλψλνπλ ην θάζε event ππάξρνπλ θάπνηνη ζηφρνη ζηνπο νπνίνπο απνζθνπνχλ. Τπάξρεη ε ιεγφκελε «απνζηνιή» ηνπ event. Οη ζηφρνη απηνί ζα πξέπεη λα δηεπθξηληζηνχλ απφ ηελ αξρή θαηά ην ζηάδην ηεο νξγάλσζεο ηνπ event. Τπάξρνπλ δηάθνξα είδε ζηφρσλ φπσο : Οηθνλνκηθνί ζηφρνη. Γηα παξάδεηγκα έλαο ρνξεγφο ηνπ event, κπνξεί λα ζέζεη σο ζηφρν, ζπγθεθξηκέλε αχμεζε ηνπ πνζνζηνχ κεξηδίνπ ηνπ ζηελ αγνξά. Αξηζκφο επηζθεπηψλ. Μπνξεί λα νξηζηεί σο ζηφρνο ε πξνζέιεπζε ζπγθεθξηκέλνπ αξηζκνχ επηζθεπηψλ ηεο ελέξγεηαο. Πνηφηεηα. Σν επίπεδν ηεο πνηφηεηαο κηαο ελέξγεηαο κπνξεί λα δηαπηζησζεί απφ ηνλ αξηζκφ ησλ ρνξεγηψλ θαη ην θχξνο πνπ έρνπλ ζηελ αγνξά νη εηαηξείεο απηέο. Αθφκα ε πνηφηεηα ηεο ελέξγεηαο δηαθαίλεηαη θαη απφ ηηο δειψζεηο παξαπφλσλ πνπ ζπιιέγνληαη κε ηελ ιήμε ηεο ελέξγεηαο. Γειαδή, ηα παξάπνλα, ηηο παξαηεξήζεηο θαη ηηο επηζεκάλζεηο ησλ επηζθεπηψλ ηεο ελέξγεηαο. 20
. Αλζξψπηλνη πφξνη. Ο αξηζκφο ησλ αηφκσλ πνπ ζπκκεηέρνπλ γηα ηελ επηηπρή δηεμαγσγή ηνπ event λα παξακείλεη ν ίδηνο κε απηφλ πνπ νξίζηεθε αξρηθά. Γειαδή, λα κελ ππάξρνπλ απμνκεηψζεηο ηνπ αξρηθνχ αξηζκνχ. Με ηνλ πξνζδηνξηζκφ ησλ ζηφρσλ επηηπγράλεηαη ε ζσζηή θαηεχζπλζε θαη ηα βήκαηα πνπ ζα αθνινπζήζνπλ νη άλζξσπνη ηεο νξγάλσζεο ηνπ event. Δηδηθά ζε πεξηπηψζεηο πνπ ην event είλαη δχζθνιν θαη ζχλζεην κε πνιινχο ζπλεξγάηεο ν πξνζδηνξηζκφο ησλ ζηφρσλ είλαη απαξαίηεηνο. Οη ζηφρνη πνπ ζα ηεζνχλ ζα πξέπεη λα είλαη: Ακπιβείρ : επηθεληξσκέλνη ζε ζπγθεθξηκέλνπο ζθνπνχο. Μεηξήζηκνη; λα είλαη δπλαηή ε κέηξεζε ηνπο φπσο γηα παξάδεηγκα αξηζκφο επηζθεπηψλ. Δθικηοί : ε νξγάλσζε ηνπ event ζα πξέπεη λα δηαζέηεη ην απαηηνχκελν πξνζσπηθφ, ηελ νηθνλνκηθή δπλαηφηεηα θαη ηνλ θαηάιιειν εμνπιηζκφ γηα λα πεηχρεη ηνπο ζηφρνπο πνπ έρεη ζέζεη. Υπονικά πποζδιοπιζμένοι: λα ππάξρεη έλα ζπγθεθξηκέλν ρξνληθφ πεξηζψξην γηα ηελ επίηεπμε ηνπο. 21
ΑΝΑΛΤΗ ΚΑΣΑΣΑΗ Μηα πνιχ ρξήζηκε δηαδηθαζία κε ηελ νπνία επηηπγράλεηαη κηα ιεπηνκεξήο εηθφλα ησλ δπλαηνηήησλ θαη ησλ πηζαλψλ πξνβιεκάησλ πνπ ίζσο αληηκεησπίζεη κηα ελέξγεηα είλαη ε αλάιπζε ηεο ππάξρνπζαο θαηάζηαζεο ηεο ελέξγεηαο. Η δηαδηθαζία απηή πεξηέρεη ηελ ζπιινγή πιεξνθνξηψλ απφ παξφκνηα event κέζσ αξρείσλ θαη παιηψλ αλαθνξψλ. Οη άλζξσπνη ηνπ event νδεγνχληαη ζηελ πιήξε θαηαλφεζε ησλ απαηηήζεσλ θαη ησλ ζπλεζεηψλ ησλ ππνςήθησλ επηζθεπηψλ. Σν εμσηεξηθφ πεξηβάιινλ απνηειείηαη απφ ζηνηρεία φπσο πνιηηηθά, νηθνλνκηθά, θνηλσληθά, ηερλνινγηθά, αληαγσληζκνχ θ. α. Αλαιπηηθφηεξα: Πνιηηηθά. Οη πεξηνξηζκνί πνπ ππάξρνπλ απφ κηα θπβέξλεζε θαη επεξεάδνπλ ηνλ ηξφπν δσήο κηαο θνηλσλίαο. Γηα παξάδεηγκα εάλ ε θαηαλάισζε αιθνφι ζε δεκφζηνπο ρψξνπο κεηά απφ κηα ζπγθεθξηκέλε ψξα απαγνξεχεηαη, απηφ επεξεάδεη άκεζα ηελ δηεμαγσγή ελφο βξαδχλνπ event ην νπνίν αθνξά, άκεζα ή έκκεζα, νηλνπλεπκαηψδε πνηά. Οηθνλνκηθά. Οηθνλνκηθά ζηνηρεία φπσο αλεξγία, επίπεδν κηζζψλ, πιεζσξηζκφο κπνξνχλ λα επεξεάζνπλ ηελ αλάγθε γηα event. Γηα παξάδεηγκα ζε «θησρέο» πεξηνρέο δελ ελδείθλπληαη event κε εηζηηήξην γηα ηελ είζνδν ζε απηφ. Κνηλσληθά. Οη αληηιήςεηο θαη ηα ελδηαθέξνληα κηαο θνηλσλίαο γχξσ απφ ζεζκνχο φπσο νηθνγέλεηα, ζξεζθεία, ήζε-έζηκα, πνιηηηζκφ, αζιεηηζκφ επεξεάδνπλ αξθεηά ηνλ ηξφπν δηεμαγσγήο ελφο event ή αθφκα θαη ηελ δηεμαγσγή ηνπ γεληθά. Γηα παξάδεηγκα, ε πξνηίκεζε κηαο θνηλφηεηαο ζηνλ αζιεηηζκφ είλαη ζεκάδη γηα δηεμαγσγή ελεξγεηψλ πνπ λα ζρεηίδνληαη κε ηνλ αζιεηηζκφ. Αθφκα ην είδνο ηεο ελέξγεηαο δελ ζα πξέπεη λα έξρεηαη ζε αληίζεζε κε ηηο αληηιήςεηο απηέο. 22
Σερληθά. Η εμέιημε ζηνλ ηνκέα ηεο ηερλνινγίαο έρεη δψζεη ηε δπλαηφηεηα ζηα events λα γίλνπλ πην εληππσζηαθά απμάλνληαο ην ελδηαθέξνλ ησλ επηζθεπηψλ. Σψξα ππάξρνπλ πην εληππσζηαθνί θσηηζκνί, ζηελ πξαγκαηηθφηεηα παξνπζηάδνληαη νιφθιεξα light show. Σα ζπζηήκαηα ήρνπ έρνπλ θαη απηά πνιχ θαιχηεξε απφδνζε δεκηνπξγψληαο έηζη θαιχηεξε αηκφζθαηξα ζηελ ελέξγεηα. Δπίζεο, ππάξρεη ε δπλαηφηεηα ρξεζηκνπνίεζεο εηδηθνχ project show ζην νπνίν κπνξνχλ λα εκθαλίδνληαη δηαθεκηζηηθά ζπνη, δηάθνξα κελχκαηα ή απιά εηθφλεο ζρεηηθέο κε ην ζέκα ηνπ event. Σέινο, νη ππεχζπλνη ηεο ελέξγεηαο έρνπλ ηελ δπλαηφηεηα λα ρξεζηκνπνηήζνπλ γηα ηελ πξνβνιή ηεο ην δηαδίθηπν. Αλάινγα κε ηνλ πξνυπνινγηζκφ ηεο ελέξγεηαο νη άλζξσπνη ηεο νξγάλσζεο ζα απνθαζίζνπλ πνηα απφ ηα παξαπάλσ ηερλνινγηθά κέζα ζα ρξεζηκνπνηήζνπλ πξηλ ή θαη θαηά ηε δηάξθεηα δηεμαγσγήο ηεο. Γεκνγξαθηθά. Η ζχλζεζε ηεο θνηλσλίαο φζν αθνξά φξνπο φπσο ειηθία, γέλνο, εθπαίδεπζε, επάγγεικα αιιάδεη κε ην πέξαζκα ησλ ρξφλσλ. Η ζχλζεζε απηή έρεη ζεκαληηθφ ξφιν ζηελ επηινγή θαη ην είδνο ελφο event πνπ πξφθεηηαη λα δηεμαρζεί. Υαξαθηεξηζηηθφ παξάδεηγκα απνηειεί ε επνλνκαδφκελε γεληά σο baby boomers (αλήθνπλ ζε απηή φζνη γελλήζεθαλ κεηαμχ 1945 θαη 1960). Δίλαη ε γεληά πνπ γαινπρήζεθε (ζηηο ΗΠΑ) κε έλλνηεο φπσο rock' n' roll, blue jeans, έληνλε ακθηζβήηεζε ηεο θνηλσλίαο, ζεμνπαιηθή απειεπζέξσζε. Απνηεινχλ κηα κεγάιε αγνξά γηα events πνπ παξνπζηάδνπλ θάηη ην θαηλνχξην θαη πξσηνπνξηαθφ ή αθφκα γηα ελέξγεηεο πνπ ζρεηίδνληαη κε ηηο παξαπάλσ έλλνηεο. Πεξηβάιινλ. Με ην ελδηαθέξνλ νινέλα θαη πεξηζζφηεξσλ πνιηηψλ ζε νηθνινγηθά πξνβιήκαηα έλα event δελ ζα πξέπεη λα παξεκβαίλεη αξλεηηθά ζην πεξηβάιινλ αιιά λα είλαη ελαξκνληζκέλν κε απηφ. Δπίζεο, ζπλερψο πιεζαίλνπλ ηα events κε ζέκα ηελ πξνζηαζία ηνπ πεξηβάιινληνο απνβιέπνληαο ζηελ θνηλσληθή επαηζζεηνπνίεζε (εηδηθά ησλ λέσλ). 23
Αληαγσληζκφο. Δίλαη αλαγθαίν θαηά ηνλ πξνγξακκαηηζκφ ελφο event λα αλαιπζεί ν αληαγσληζκφο (εάλ ππάξρεη). Χο αληαγσληζκφο αλαθέξνληαη ελέξγεηεο κε παξφκνην ζέκα ή πνπ απεπζχλεηαη ζην ίδην θνηλφ. Δάλ θξηζεί απαξαίηεην κπνξεί λα αιιάμεη κέρξη θαη ε εκεξνκελία ελφο event φηαλ ζπκπίπηεη κε παξφκνηα ελέξγεηα θαη εθηηκάηαη φηη απηφ ζα έρεη αξλεηηθέο ζπλέπεηεο ζε απηφ. 24
Η ΑΓΟΡΑ - ΣΟΥΟ Όπσο ππνζηεξίδεη θαη ν Hall, (1997) γηα λα νξγαλψζεη ηελ ζηξαηεγηθή ηνπ ν event manager πξέπεη πξψηα λα έρεη κειεηήζεη ηελ ζπκπεξηθνξά ησλ επηζθεπηψλ θαη ησλ θαηαλαισηψλ ελφο event. Απηφ πεξηιακβάλεη ηελ ηκεκαηνπνίεζε ηεο αγνξάο θαη ηελ πξνζθνξά ησλ ζηνηρείσλ εθείλσλ πνπ ζα ηθαλνπνηήζνπλ ηηο αλάγθεο ηεο. Η ηκεκαηνπνίεζε ηεο αγνξάο κπνξεί λα γίλεη βάζε γεσγξαθηθψλ θαη δεκνγξαθηθψλ ζηνηρείσλ θαζψο θαη βάζε ηνπ ηξφπνπ δσήο (lifestyle) ησλ θαηαλαισηψλ. Ο event manager πξέπεη λα δηεπθξηλίζεη ζε πνην ηκήκα ηεο αγνξάο απεπζχλεηαη ε ελέξγεηα ηνπ. ηε ζπλέρεηα λα πξνβεί ζε φιεο εθείλεο ηηο ελέξγεηεο κε ηηο νπνίεο ζα πξνζειθχζεη φζν ην δπλαηφ πεξηζζφηεξνπο επηζθέπηεο απφ απηήλ ηελ θαηεγνξία. Η ηκεκαηνπνίεζε αξρηθά κπνξεί λα γίλεη βάζεη γεσγξαθηθψλ θξηηεξίσλ ε νπνία ζρεηίδεηαη κε ην κέξνο πνπ θαηνηθνχλ νη επηζθέπηεο ελφο event. Πηζαλφλ λα θαηνηθνχλ ζηελ πεξηνρή πνπ πξαγκαηνπνηείηαη ην event, κπνξεί φκσο λα έρνπλ ηαμηδέςεη απφ άιιεο πεξηνρέο γηα λα παξαθνινπζήζνπλ ην ζπγθεθξηκέλν event. Δπίζεο, ην event κπνξεί λα παξαθνινπζήζνπλ ηαμηδηψηεο ή ηνπξίζηεο πνπ έηπρε ηελ ζπγθεθξηκέλε ρξνληθή πεξίνδν λα βξίζθνληαη ζηελ πφιε πνπ δηεμάγεηαη ην event. Η ηκεκαηνπνίεζε βάζεη δεκνγξαθηθψλ ζηνηρείσλ πεξηιακβάλεη ραξαθηεξηζηηθά ησλ επηζθεπηψλ φπσο ε ειηθία, ην επάγγεικα, ην κνξθσηηθφ θαη θνηλσληθφ επίπεδν θαζψο θαη ηελ νηθνλνκηθή θαηάζηαζε ζηελ νπνία βξίζθνληαη. Οη πξνηηκήζεηο ζε events θαη festivals δηαθέξνπλ αλάινγα ηα δεκνγξαθηθά ζηνηρεία ησλ θαηαλαισηψλ. πλήζσο φηαλ ην κνξθσηηθφ επίπεδν είλαη πςειφ ηα ελδηαθέξνληα ζηξέθνληαη πεξηζζφηεξν ζηηο ηέρλεο θαη ηνλ πνιηηηζκφ. Βέβαηα ζε απηή ηε θάζε έρνπκε θαη ηηο εμαηξέζεηο απφ ηνπο θαλφλεο. Γηα παξάδεηγκα ε άπνςε πνπ ζέιεη ηνπο θαηαλαισηέο πνπ αλήθνπλ ζηελ εξγαηηθή ηάμε λα ελδηαθέξνληαη κφλν γηα αζιεηηθά γεγνλφηα πνιιέο θνξέο δελ ηζρχεη θαη έρεη παξαηεξεζεί λα επηζθέπηνληαη θαη απηνί θαη λα παξαθνινπζνχλ ζεαηξηθέο θαη κνπζηθέο παξαζηάζεηο. 25
Η αγνξά κπνξεί λα ηκεκαηνπνηεζεί αλάινγα ηνλ ηξφπν δσήο πνπ αθνινπζνχλ νη θαηαλαισηέο. Οη λένη έρνπλ έλα ηειείσο δηαθνξεηηθφ ηξφπν δσήο απφ ηνπο γνλείο ηνπο θαζψο ηα ελδηαθέξνληα θαη ν ηξφπνο ςπραγσγίαο ηνπο παξνπζηάδεη ηεξάζηηεο δηαθνξέο. Σέινο γηα λα είλαη απνηειεζκαηηθή ε ηκεκαηνπνίεζε κηαο αγνξάο πξέπεη: Σα ραξαθηεξηζηηθά ηεο λα είλαη επδηάθξηηα θαη εχθνια κεηξήζηκα απφ ηνλ event manager. Οη αγνξέο ζηφρνη λα ζπκβαδίδνπλ κε ηηο ηκεκαηνπνηήζεηο πνπ έρνπλ νξηνζεηεζεί απφ ηνλ ρψξν ηεο επηθνηλσλίαο θαη ηεο πξνψζεζεο. Να πεξηέρεη ηνλ απαηηνχκελν αξηζκφ θαηαλαισηψλ Να είλαη ηφζν κεγάιε, ψζηε λα πξνζθέξεη νηθνλνκηθέο απνιαβέο ζην event. (Πεγή: Morgan, 1996) ΑΝΣΑΓΩΝΙΜΟ Η αλάιπζε ησλ αληαγσληζηψλ θαη ησλ θηλήζεσλ ηνπο, δίλεη ηελ δπλαηφηεηα ζηελ επηρείξεζε λα εληνπίζεη κε πνηνπο ηξφπνπο ζα δηαθνξνπνηεζεί, πνηα θελά ηεο αγνξάο κπνξεί λα ζπκπιεξψζεη θαη πσο λα εληζρχζεη ηελ εηθφλα ηεο ζην αγνξαζηηθφ θνηλφ. Αξθεηέο θνξέο γηα ηελ επίηεπμε ησλ παξαπάλσ νη επηρεηξήζεηο νδεγνχληαη ζηελ αλάιεςε ρνξεγηψλ, ζηελ πξαγκαηνπνίεζε action ή night events, ζηελ ζπκκεηνρή ζε εθζέζεηο, ζε παξνπζηάζεηο λέσλ πξντφλησλ ή ζπλέδξηα πσιήζεσλ. Γίλεηαη ινηπφλ αληηιεπηφ φηη γηα λα έρεη ηα επηζπκεηά απνηειέζκαηα απφ έλα event, πξέπεη πξψηα λα έρεη κειεηήζεη ηνλ αληαγσληζκφ. Η ελέξγεηα ζα θηλεζεί έρνληαο σο ππμίδα ηα ζπκπεξάζκαηα ηεο κειέηεο απηήο. 26
ΠΡΟΜΗΘΔΤΣΔ Οη πξνκεζεπηέο ελφο event είλαη έλαο απφ ηνπο πην ζεκαληηθνχο παξάγνληεο γηα ηελ επηηπρή ηνπ δηεμαγσγή. Η επηρείξεζε κπνξεί λα ρξεηαζηεί γηα ην event ηερληθφ πξνζσπηθφ, νπηηθναθνπζηηθφ πιηθφ, δηαθεκηζηηθά banners, έληππα, ηξφθηκα, εηδηθέο ελδπκαζίεο, δεκηνπξγία θαη ζηήζηκν ζθελήο, γεληθά φηη θξίλεηαη αλαγθαίν γηα ηελ πινπνίεζε ηεο ελέξγεηαο Η επηινγή ησλ πξνκεζεπηψλ πξέπεη λα γίλεηαη κε ππεπζπλφηεηα θαη θαηφπηλ νπζηαζηηθήο αλάιπζεο ησλ δεδνκέλσλ. Οη επηρεηξήζεηο πξνζαλαηνιίδνληαη ζηελ επαξθή θαη πνηνηηθή θάιπςε ησλ αλαγθψλ ηεο ελέξγεηαο απνθεχγνληαο ηηο ζπαηάιεο ρξεκαηηθψλ πνζψλ. πλήζσο φηαλ κηα επηρείξεζε κείλεη ηθαλνπνηεκέλε απφ έλαλ πξνκεζεπηή, δεκηνπξγείηαη κηα ζρέζε εκπηζηνζχλεο θαη κηα καθξνρξφληα ζπλεξγαζία. Απηφ δηεπθνιχλεη ηελ επηρείξεζε θαζψο κεηψλεηαη ην ξίζθν, επηηπγράλνληαη θαιχηεξεο ηηκέο θαη ν πξνγξακκαηηζκφο ηεο ελέξγεηαο ζρεδηάδεηαη πνιχ πην γξήγνξα, θαζψο δελ ππάξρεη ν πξνβιεκαηηζκφο ηεο επηινγήο ηνπ πξνκεζεπηή. ΔΩΣΔΡΙΚΔ ΠΗΓΔ ε απηφ ην θνκκάηη αλαιχνληαη ζηνηρεία φπσο, νη Αλζξψπηλνη πφξνη, ν εμνπιηζκφο πνπ δηαζέηεη ε επηρείξεζε γηα ην event θαη ην θεθάιαην πνπ πξνηίζεηαη λα δηαζέζεη. Η δηαδηθαζία ηεο εχξεζεο πξνζσπηθνχ γηα ην event γεληθφηεξα ησλ Αλζξσπίλσλ πφξσλ πνπ ζα αλαιπζεί δηεμνδηθά. Δίλαη αλαγθαίν επίζεο πξηλ έξζεη ζε επαθή κε ηνπο πξνκεζεπηέο λα εξεπλήζεη αλ κπνξεί λα θαιχςεη ε ίδηα θάπνηα θνκκάηηα κε πιηθφ πνπ έρεη απφ πξνεγνχκελεο ελέξγεηεο. Μεγάιεο ζεκαζίαο είλαη ε αλάιπζε ησλ νηθνλνκηθψλ, ην θφζηνο ηεο ελέξγεηαο θαη αλ δχλαηαη λα ην θαιχςεη ε εηαηξεία. 27
ΥΟΡΗΓΙΔ Οη ρνξεγίεο πξηλ απφ αξθεηά ρξφληα ήηαλ ην ακθηζβεηνχκελνη κέξνο ηεο πξνψζεζεο. Σψξα πηα είλαη αλαγλσξηζκέλν θνκκάηη ηνπ κίγκαηνο πξνψζεζεο. Όπσο θαη ηα ππφινηπα θνκκάηηα ηνπ κίγκαηνο πξνψζεζεο, έηζη θαη νη ρνξεγίεο, ρξεζηκνπνηνχληαη γηα ηελ επηθνηλσλία κε ζπγθεθξηκέλν θνηλφζηφρν θαη ηελ επίηεπμε νξηζκέλσλ ζηφρσλ φζν αθνξά ην θνηλφ απηφ. Γηα ηελ ρνξεγία έρνπλ δηαηππσζεί αξθεηνί νξηζκνί, φκσο απηφο πνπ ππάξρεη ζηελ ηζηνζειίδα "Smart Marketing Street Wise Workshop 2001" (www.smsw.com/contacti.htm) θαίλεηαη λα πεξηγξάθεη θαιχηεξα ηα νπζηψδε ζηνηρεία ηνπ φξνπ ρνξεγία. χκθσλα κε απηφ ηνλ νξηζκφ ινηπφλ ρνξεγία είλαη: "Η επένδσζη ζε αθληηιζμό, πολιηική, πολιηιζμό ενέργειες με εμπορικό ταρακηήρα με ανηάλλαγμα οικονομικά οθέλη για ηον τορηγό." Σα πεξηζζφηεξα events έρνπλ ρνξεγνχο πνπ κπνξεί λα είλαη εκπνξηθέο επηρεηξήζεηο (κεκνλσκέλα κφλν ην πξντφλ, γθάκα πξντφλησλ ή ε επηρείξεζε κφλε ηεο), θξαηηθνί ή θνηλσθειείο νξγαληζκνί θ. α. Οη δηνξγαλσηέο ησλ events επηδεηνχλ ρνξεγνχο γηα ηηο ελέξγεηεο ηνπο ψζηε λα είλαη νηθνλνκηθά βηψζηκεο θαηλά έρνπλ κεγαιχηεξε πξνβνιή πξηλ θαη κεηά ην ηέινο ηνπο. Πνιιέο εηαηξείεο αλαιακβάλνπλ ηελ ρνξεγία ζε θάπνηα ελέξγεηα θαζψο είλαη πνιχ πην θηελή απφ ηελ δηαθήκηζε ζε ηειεφξαζε, ε απνηειεζκαηηθφηεηα ηεο δηαθήκηζεο ζηελ ηειεφξαζε έρεη κεησζεί ζε ζρέζε κε πξνεγνχκελα ρξφληα θαη ππάξρεη κεγάιε αχμεζε ζηα κέζα ησλ media (πεξηνδηθά, εθεκεξίδεο, ηειενπηηθνί θαη ξαδηνθσληθνί ζηαζκνί). Οη ρνξεγνί αλαιακβάλνπλ ηελ πξνψζεζε ηεο ελέξγεηαο θαη θάπνηα ιεηηνπξγηθά έμνδα, κε αληάιιαγκα ηελ αχμεζε ηεο αλαγλσξηζηκφηεηαο ηνπ πξντφληνο, ηελ αλαβάζκηζε ηεο εηθφλαο ηεο επηρείξεζεο, ηελ αχμεζε ησλ πσιήζεσλ. Η παξνπζία ηνπ brand ηεο εηαηξείαο ή ηνπ πξντφληνο ζηελ ελέξγεηα επηηπγράλεηαη κε δηαθεκηζηηθά παλφ, αθίζεο, θπιιάδηα θαη δσξεάλ δηαλνκή δεηγκάησλ ησλ πξντφλησλ. 28
Ο ρνξεγφο πξηλ αλαιάβεη έλα event εμεηάδεη, εάλ ην event απηφ ηνπ παξέρεη ηηο θαηάιιειεο επθαηξίεο γηα ηελ θαιχηεξε δπλαηή πξνβνιή ηνπ. Γπλαηφηεηεο φπσο ελίζρπζε ηεο εηθφλαο ηεο επηρείξεζεο θαη ηνπ πξντφληνο θαη δεκηνπξγία δπλαηφηεξεο ζρέζεο κε ην αγνξαζηηθφ θνηλφ. Απφ ηελ επηθνηλσλία κέρξη ην θιείζηκν ηεο ζπκθσλίαο ηνπ ρνξεγνχ θαη ησλ δηνξγαλσηψλ ηεο ελέξγεηαο ππάξρεη ζπλήζσο θάπνηα δηαδηθαζία πνπ αθνινπζείηαη. ηελ αξρή ππάξρεη ε πξψηε επαθή, ζηελ νπνία γλσξίδεηαη ν ρνξεγφο κε ηνπο δηνξγαλσηέο θαη φπνπ δηαηππψλνληαη νη απαηηήζεηο ηεο θάζε πιεπξάο. ηε ζπλέρεηα νη δηνξγαλσηέο αλαιχνπλ ηελ εμέιημε ηεο ελέξγεηαο πξνηείλνληαο ηνπο ηξφπνπο κε ηνπο νπνίνπο ζα κπνξνχζε ν ρνξεγφο λα πξνβιεζεί. Ο ρνξεγφο πξνηείλεη θαη εθείλνο ηηο δηθέο ηνπ ηδέεο γηα ηελ παξνπζία ηνπ ζηελ ελέξγεηα. Σέινο κε ηελ επίηεπμε ηεο ζπκθσλίαο ρνξεγφο θαη δηνξγαλσηέο αζρνινχληαη κε ηηο ιεπηνκέξεηεο πνπ ίζσο ρξεηάδεηαη λα δηεπζεηεζνχλ κέρξη ηελ έλαξμε ηεο ελέξγεηαο. ΔΓΚΡΙΗ ΠΡΑΓΜΑΣΟΠΟΙΗΗ Ύζηεξα απφ ηελ αλάιπζε ησλ παξακέηξσλ ν event manager αλαθνηλψλεη ηα απνηειέζκαηα ηεο κειέηεο ηνπ ζηελ επηρείξεζε πνπ επηζπκεί λα πξαγκαηνπνηήζεη ην event θαη πεξηκέλεη ηελ έγθξηζε δηεμαγσγή ηεο ελέξγεηαο. ε πεξηπηψζεηο πνπ πξφθεηηαη λα ρξεζηκνπνηεζεί δεκφζηνο ρψξνο γηα ηελ ελέξγεηα πξέπεη λα ιεθζεί ε αλάινγε άδεηα απφ ηνλ δεκνηηθφ θνξέα ηεο πεξηνρήο. Η επαθή κε ηνλ θνξέα απηφλ πξέπεη λα γίλεη ακέζσο κφιηο απνθαζηζηεί φηη ε ελέξγεηα ζα πξαγκαηνπνηεζεί ζην ζπγθεθξηκέλν ρψξν. ΥΔΓΙΑΜΟ ην ζηάδην απηφ γίλεηαη πξνζπάζεηα γηα ζπγθξφηεζε ελφο ζρεδίνπ πνπ ζα βνεζήζεη ζηελ απνηειεζκαηηθή θαη έγθπξε δηεμαγσγή ηεο ελέξγεηαο. Πνπ ζα ζηεζεί ν νπηηθναθνπζηηθφο εμνπιηζκφο (αλ ππάξρεη), ζε πνην ζεκείν ζα είλαη ε νκάδα ηεο ελέξγεηαο, ηη ζα ππάξρεη ζηελ είζνδν ηνπ ρψξνπ ηεο ελέξγεηαο θαη γεληθά πσο ζα ζηεζεί νιφθιεξνο ν «ράξηεο» ηεο ελέξγεηαο. 29
Δπίζεο, ζην ζεκείν απηφ ζα απνθαζηζζνχλ ηα κέζα πνπ ζα παξαθνινπζνχλ ην event θαηά ηε δηάξθεηα δηεμαγσγήο ηνπ θαη ε δπλαηφηεηα επέκβαζεο ηνπο ζε πεξίπησζε πνπ δελ ππάξρνπλ ηα αλακελφκελα απνηειέζκαηα. TO EVENT Καηά ηελ δηάξθεηα πξαγκαηνπνίεζεο ηνπ event πξέπεη λα γίλνληαη παξεκβάζεηο απφ ηνλ event manager ζε ηπρφλ απξφβιεπηεο θαη αλεπηζχκεηεο εμειίμεηο. Πξέπεη λα ππάξρεη δηαξθή, επηθνηλσλία κε ηνπο ζπλεξγάηεο ηνπ θαη ηνπο επφπηεο ηεο ελέξγεηαο γηα ηελ επίιπζε νπνηνπδήπνηε πξνβιήκαηνο παξνπζηαζηεί. ΚΛΔΙΙΜΟ Χο κέξνο ηεο δηαδηθαζίαο ηνπ ζρεδηαζκνχ είλαη απαξαίηεην λα αλαπηπρζεί έλα ζρέδην γηα ην θιείζηκν ηνπ event. To ζρέδην απηφ ζα πεξηέρεη ην ρξνλνδηάγξακκα θαη ηνλ θαηακεξηζκφ επζπλψλ ακέζσο κεηά ην ηέινο ηεο ελέξγεηαο. Με πνην ηξφπν ζα γίλεη ε ζπγθέληξσζε θαη ε κεηαθνξά ηνπ εμνπιηζκνχ θαη αλ είλαη απαξαίηεην ε κεηαθνξά θαη ηνπ πξνζσπηθνχ πνπ εξγάζζεθε. Γηα παξάδεηγκα ζε πεξίπησζε πνπ ε ελέξγεηα πξαγκαηνπνηείηαη εθηφο πφιεσο θξίλεηαη απαξαίηεηε ε κεηαθνξά ηεο νκάδαο ηεο ελέξγεηαο πξνο θαη απφ ηνλ ρψξν δηεμαγσγήο. Ο event manager έρεη νξίζεη απφ ηελ αξρή ηεο ελέξγεηαο ηνπο επφπηεο θαη ηνπο ηερληθνχο πνπ είλαη ππεχζπλνη γηα ην θιείζηκν ηεο ελέξγεηαο θαη ηελ απνθαηάζηαζε ηνπ ρψξνπ. 30
ΑΞΙΟΛΟΓΗΗ Η αμηνιφγεζε είλαη ζπλήζσο ππνηηκεκέλν θνκκάηη ζηνλ πξνγξακκαηηζκφ ελφο event θαη ζε ιίγεο πεξηπηψζεηο νη νξγαλσηέο ζα αθηεξψζνπλ αξθεηφ ρξφλν ζ' απηφ. Παξ' φια απηά, κφλν κέζα απφ ηελ αμηνιφγεζε ελφο event κπνξνχλ λα βγνπλ ρξήζηκα ζπκπεξάζκαηα ζρεηηθά ηελ επηηπρία ηνπ θαη ηελ επίηεπμε ησλ ζηφρσλ πνπ είραλ νξηζηεί. Μέζα απφ απηφ ην θνκκάηη μερσξίδνπλ ηα πξνβιήκαηα πνπ παξνπζηάζηεθαλ αιιά θαη νη πηζαλέο ιχζεηο ηνπο ζε πεξίπησζε πνπ ε ελέξγεηα επαλαιεθζεί ή γηα παξφκνηεο ελέξγεηεο. Η αμηνιφγεζε κπνξεί λα γίλεη κε αλαθνξέο ζπκπιεξσκέλεο απφ ηελ νκάδα πνπ έιαβε κέξνο ζηελ δηεμαγσγή ηεο ελέξγεηαο. ηηο αλαθνξέο απηέο ζα επηζεκαίλνληαη ηα πξνβιήκαηα αιιά θαη ηα ζεηηθά ζηνηρεία ηεο ελέξγεηαο θαζψο θαη αλ νη ζηφρνη ηεο ελέξγεηαο επηηεχρζεθαλ. 31
. 5. ΓΙΑΥΔΙΡΙΗ ΑΝΘΡΧΠΙΝΧΝ ΠΟΡΧΝ Η επηηπρία ελφο event νθείιεηαη ζε κεγάιν βαζκφ ζην ζρεδηαζκφ θαη ζηελ Γηαρείξηζε ησλ Αλζξσπίλσλ Πφξσλ. Σν πξνζσπηθφ πνπ πξφθεηηαη λα εξγαζζεί ζε έλα event πξέπεη λα είλαη ζσζηά εθπαηδεπκέλν θαη λα ηνπ έρνπλ δνζεί θίλεηξα γηα ηελ εξγαζία απηή. 5. 1. ΥΔΓΙΑΜΟ ΑΝΘΡΧΠΙΝΧΝ ΠΟΡΧΝ Ο ζρεδηαζκφο ηεο Γηαρείξηζεο Αλζξσπίλσλ Πφξσλ απνηειείηαη απφ αιιειέλδεηα θνκκάηηα. Ο event manager πξέπεη λα θαηαλνήζεη ηελ ζεκαζία ηνπ θάζε θνκκαηηνχ θαη ηελ ζρέζε πνπ ππάξρεη κεηαμχ ηνπο ψζηε λα επηηεπρζνχλ νη αξρηθνί ζηφρνη ηεο ελέξγεηαο. χκθσλα κε ηνλ Getz (1997) ε δηαδηθαζία ηεο Γηαρείξηζεο Αλζξσπίλσλ Πφξσλ αθνινπζεί θάπνηα βήκαηα. Απηά είλαη: 1. ηξαηεγηθή Αλζξσπίλσλ Πφξσλ. 2. Πνιηηηθέο θαη δηαδηθαζίεο πνπ αθνινπζνχληαη. 3. Σερληθέο επηινγήο νκάδαο ελέξγεηαο (πξνζσπηθνχ) 4. Δπηινγή πξνζψπσλ. 5. Δθπαίδεπζε θαη θαζνδήγεζε. 6. Δπηηήξεζε θαη αμηνιφγεζε. 7. Σεξκαηηζκφο. 8. Αμηνιφγεζε ελέξγεηαο θαη ζπκπεξάζκαηα. 5.2. ΣΡΑΣΗΓΙΚΗ ΑΝΘΡΧΠΙΝΧΝ ΠΟΡΧΝ Η πην ζεκαληηθή απφθαζε ζε απηφ ην ηνκέα είλαη ε επάλδξσζε ηεο ελέξγεηαο. Ο event manager πξέπεη λα δψζεη απαληήζεηο ζε εξσηήκαηα φπσο ζην πφζα άηνκα ζα απνηειέζνπλ ηελ νκάδα, πνηεο ηθαλφηεηεο πξνυπνζέηεη ε ελέξγεηα, γηα πφζν ρξνληθφ δηάζηεκα ζα ηα ρξεηαζηεί. 32
Πξψηα θαηαγξάθνληαη φια ηα ζηνηρεία πνπ είλαη απαξαίηεηα γηα ηελ πξαγκαηνπνίεζε ηνπ event, φπσο νπηηθναθνπζηηθφο εμνπιηζκφο, πεξίθξαμε, ππφζηεγα, stands, θαηαζθεπέο, παλφ, θάδνη απνξξηκκάησλ θ.α. ηε ζπλέρεηα πξνζδηνξίδεηαη ν αξηζκφο ηνπ πξνζσπηθνχ πνπ ζα ρξεηαζζεί γηα ηελ δηεμαγσγή ηεο ελέξγεηαο. πλήζσο γίλεηαη έλαο πξφρεηξνο ππνινγηζκφο παίξλνληαο ππφςε αλάινγα event πνπ πξαγκαηνπνηήζεθαλ ζην παξειζφλ. Ιδηαίηεξε πξνζνρή δίλεηαη ζε πεξηπηψζεηο φπνπ ρξεηάδνληαη θάπνηεο ηθαλφηεηεο ή αλάινγε εκπεηξία απφ ηελ νκάδα. Δηδηθά φηαλ ην event πξαγκαηνπνηείηαη γηα πξψηε θνξά, ε εκπεηξία απφ παξφκνηα events θξίλεηαη απαξαίηεηε. Έηζη ινηπφλ ζπληάζζεηαη κηα πεξηγξαθή εξγαζίαο ε νπνία νξίδεη: Σν πνζφ πνπ ζα εηζπξάηηεη ν θάζε έλαο απφ ηελ νκάδα μερσξηζηά. Θα δηεπθξηλίδεηαη εάλ ε ακνηβή ζα γίλεηαη βάζεη σξψλ ή εκεξψλ. ε πνηεο πεξηπηψζεηο ζα δίλνληαη bonus. Όηαλ ππάξρεη εζεινληηζκφο πνηα ζα είλαη ηα εηδηθά bonus. Όπσο γηα παξάδεηγκα δσξεάλ t-shirts, εηζηηήξηα γηα parties, δσξεάλ γεχκαηα, souvenirs απφ ην event. Σηο ππνρξεψζεηο θαη ηα θαζήθνληα ηνπ θάζε έλα απφ ηελ νκάδα. Δδψ δελ πξέπεη λα ππάξρεη ιεπηνκεξήο αλάιπζε παξά κφλν νη θεληξηθέο αξκνδηφηεηεο ηηο εξγαζίαο. Σηο ζπζρεηίζεηο κηαο εξγαζίαο κε ηα άιια πφζηα κέζα θαη έμσ απφ ην event. Κξίλεηαη ηδηαίηεξα απνηειεζκαηηθή γηα ηελ δηεμαγσγή ηνπ event ε ζπλεξγαζία ησλ αηφκσλ πνπ ζα εξγαζηνχλ γηα ηελ επηηπρή δηεμαγσγή ηνπ. Αιιά θαη κε θνξείο εθηφο ηνπ event, φπσο αζηπλνκία, δεκνηηθέο αξρέο, ηνπηθέο θνηλφηεηεο, ε ζπλεξγαζία πνιιέο θνξέο επηβάιιεηαη. Σηο απαξαίηεηεο ηθαλφηεηεο θαη ηελ εκπεηξία πνπ ηπρφλ δεηνχληαη γηα ηελ δηεμαγσγή ηνπ event. ε κεξηθέο ελέξγεηεο νη απαηηήζεηο κπνξνχλ λα θαιπθζνχλ κε εθπαίδεπζε ηνπ πξνζσπηθνχ. Τπάξρνπλ φκσο θαη πην ζχλζεηεο ελέξγεηεο φπνπ ε πξνυπεξεζία θξίλεηαη ππνρξεσηηθή. Δθηφο απφ ηελ πξνυπεξεζία, απαξαίηεηε θξίλεηαη ε ηθαλφηεηα εξγαζίαο σο κέινο κηαο νκάδαο, ε δπλαηφηεηα δειαδή ζπλεξγαζίαο θαη δεκηνπξγίαο κε άιια άηνκα. 33
5.3. ΠΟΛΙΣΙΚΔ ΚΑΙ ΓΙΑΓΙΚΑΙΔ Η πνιηηηθή πνπ δηακνξθψλεηαη απφ θάζε event management είλαη απαξαίηεηε ψζηε λα νξηζζεί έλα πιαίζην εξγαζίαο ζχκθσλα κε ην νπνίν ζα παξζνχλ απνθάζεηο γηα ζέκαηα ηνπ ζρεδηαζκνχ Αλζξσπίλσλ Πφξσλ. Η επηινγή, ε εθπαίδεπζε, ε επαγγεικαηηθή αλάπηπμε, ε επηηήξεζε θαη ε αμηνιφγεζε είλαη ζηνηρεία ηεο Γηαρείξηζεο Αλζξσπίλσλ Πφξσλ πνπ ζα αληηκεησπηζηνχλ ζχκθσλα κε ηελ πνιηηηθή πνπ έρεη ραξαρζεί. χκθσλα κε ηνλ Stone (1998) νη πνιηηηθέο εμππεξεηνχλ ζε θάπνηα ζέκαηα φπσο: Γηαζθαιίδεηαη ε ηζφηηκε θαη κε αμηνθξαηηθά θξηηήξηα αληηκεηψπηζε θάζε κέινπο ηνπ πξνζσπηθνχ. Βνεζάεη ζηελ άκεζε θαη ζπλερή ιήςε απνθάζεσλ. Γίλεη ζηνλ manager ηε δχλακε λα ιχλεη δηάθνξα πξνβιήκαηα ρσξίο λα δηαηξέρεη ηνλ θίλδπλν λα εθηεζεί γηα ηηο απνθάζεηο ηνπ απηέο. Γηα παξάδεηγκα ζηελ πεξίπησζε πνπ έλαο manager αδπλαηεί λα απνθαζίζεη ζρεηηθά κε ηελ πξφζιεςε θάπνηνπ πνπ είλαη αδεξθφο ελφο ήδε εξγαδφκελνπ ζε κηα ελέξγεηα, κπνξεί λα βαζηζηεί ζηελ πνιηηηθή ηεο εηαηξείαο πνπ ππνζηεξίδεη ηελ ζρέζε κεηαμχ ησλ εξγαδνκέλσλ. Οη πνιηηηθέο πνπ αθνινπζνχληαη πξέπεη λα γλσζηνπνηνχληαη απφ ηνλ event manager ζηνλ εξγαδφκελν πξηλ αθφκα ζπκθσλεζεί ε κεηαμχ ηνπο ζπλεξγαζία. Γηα παξάδεηγκα, ζηελ πεξίπησζε πνπ ε εηαηξεία έρεη σο πνιηηηθή λα πιεξψλεη ηνπο ζπκκεηέρνληεο ελφο event κέζα ζην πξψην δεθαπελζήκεξν ηνπ επφκελνπ κήλα απφ απηφλ πνπ πξαγκαηνπνηήζεθε ε ελέξγεηα απηφ πξέπεη λα δηεπθξηληζηεί ζηνλ εξγαδφκελν πξηλ αθφκα ππάξμεη ζπκθσλία ζπλεξγαζίαο. Αθφκα ζε πεξηπηψζεηο φπνπ ε εηαηξεία δελ αλαιακβάλεη ηελ κεηαθνξά ηεο νκάδαο ζην ρψξν ηεο ελέξγεηαο απηφ πξέπεη λα αλαθνηλψλεηαη εμ' αξρήο. 34
5.4 ΣΔΥΝΙΚΔ ΔΠΙΛΟΓΗ ΟΜΑΓΑ ΔΝΔΡΓΔΙΑ Γηα ηελ απνηειεζκαηηθφηεξε θαη ηαρχηεξε επηινγή ηεο νκάδαο πνπ ζα δνπιέςεη γηα ηελ ελέξγεηα ε Nancy McDuff (1995) έρεη πξνηείλεη θάπνηεο ζπγθεθξηκέλεο ηερληθέο θαη θξηηήξηα ηα νπνία αλαιχνληαη παξαθάησ: Σα άηνκα πνπ ζα επηιερζνχλ λα εμππεξεηνχλ ηνλ ζθνπφ ηεο ελέξγεηαο. Γειαδή αλ θαηά ηε δηάξθεηα ηεο ελέξγεηαο απαηηείηαη αληίιεςε ηνπ ρψξνπ θαη κεγάιε πξνζνρή κέζα ζε απηφ, απηά ηα ραξαθηεξηζηηθά πξέπεη λα ππάξρνπλ ζην κέινο ηεο νκάδαο. Οη αξρεγνί ηεο νκάδαο πξέπεη λα είλαη εθπαηδεπκέλνη. Δίλαη απαξαίηεηε ε εθπαίδεπζε ησλ ζπγθεθξηκέλσλ αηφκσλ έηζη ψζηε λα κπνξέζνπλ λα θαζνδεγήζνπλ ηελ νκάδα θαηά ηελ δηάξθεηα ηεο ελέξγεηαο. Η νκάδα λα έρεη αληηθεηκεληθνχο ζθνπνχο. Πξέπεη λα ππάξρεη έλα πιάλν πνπ ζα νξηνζεηεί ηνλ αληηθεηκεληθφ ζθνπφ ηεο νκάδαο θαη ηεο ελέξγεηαο θαη πνπ ζα απνηειέζεη ην θίλεηξν γηα ηελ επηηπρή δηεμαγσγή. Να ππάξρεη ζπλνρή θαη ζπλεξγαζία κέζα ζηελ νκάδα. Δίλαη απηνλφεην φηη ρσξίο απηά ηα δχν ζηνηρεία δχζθνια ζα επηηεπρζεί ν ζηφρνο ηεο νκάδαο. Δπηθνηλσλία θαη ζπλεξγαζία κεηαμχ ηεο νκάδαο ηεο ελέξγεηαο θαη ηνπ event manager, ηεο νξγαλσηηθήο αξρήο. Καη απφ ηηο δχν πιεπξέο πξέπεη λα δηαηππψλνληαη νη απαηηήζεηο ή ηπρφλ πξνηάζεηο γηα απνηειεζκαηηθφηεξε δηεμαγσγή ηεο ελέξγεηαο. Δηδηθά ε επηθνηλσλία απφ ηελ νκάδα πξνο ηελ νξγαλσηηθή αξρή πξέπεη λα ελζαξξχλεηαη απφ ηνλ event manager. Η νκάδα ηεο ελέξγεηα πξέπεη λα έρεη ζπλεηδεηνπνηήζεη ηελ απνζηνιή ηεο θαη λα ελεξγεί ππεχζπλα. Η θαηεπζπληήξηα γξακκή ζα δνζεί απφ ηνλ event manager. Υσξίο λα γίλεη απφκαθξνο έρεη σο θαζήθνλ λα ειέγρεη ηελ νκάδα ζε πεξηπηψζεηο πνπ παξεθθιίλεη απφ ηνλ αξρηθφ ζθνπφ. Υξεηάδεηαη λα είλαη πξνζεθηηθφο, φρη ππεξβνιηθά απζηεξφο ψζηε λα κελ ράζεη ηελ άκεζε επηθνηλσλία κε ηελ νκάδα. Με ηελ ιήμε ηεο ελέξγεηαο θαη εθφζνλ απηή έρεη πξαγκαηνπνηεζεί κε επηηπρία, ν event manager πξέπεη λα επραξηζηήζεη έλαλ έλαλ ηνπο ζπκκεηέρνληεο ζηελ νκάδα κε αιεζηλφ ηξφπν θαη φρη ηππηθφ πνπ εχθνια γίλεηαη αληηιεπηφο. 35
5.5 ΔΤΡΔΗ ΚΑΙ ΔΠΙΛΟΓΗ ΣΗ ΟΜΑΓΑ Η εχξεζε θαη ε επηινγή ησλ αηφκσλ πνπ ζα απνηειέζνπλ ηελ νκάδα ηεο ελέξγεηαο είλαη πνιχ ζεκαληηθφ θνκκάηη ζηε δηαδηθαζία ηνπ event management. Οη δπλαηφηεηεο πνπ έρεη ν event manager έρεη θάπνηεο δπλαηφηεηεο επηινγήο ηεο νκάδαο πνπ ζα εξγαζζεί ζηελ ελέξγεηα. Απηέο νη επηινγέο είλαη νη εμήο: * Έλα αξρείν απφ βηνγξαθηθά ζεκεηψκαηα αηφκσλ πνπ έρνπλ ζπλεξγαζηεί κε ηελ επηρείξεζε ζην παξειζφλ γηα θάπνηα άιιε ελέξγεηα. Τπάξρνπλ βέβαηα θαη νη πεξηπηψζεηο πνπ ην άηνκν πνπ ζπκπιήξσζε ην βηνγξαθηθφ θαη ηειηθά δελ επειέγε γηα ηελ ελέξγεηα. Απηφ ζπκβαίλεη φηαλ δεηνχληαη άηνκα γηα έλα event θαη πξνζέξρνληαη πνιιά άηνκα θαη δίλνπλ έλα βηνγξαθηθφ. Δάλ ηειηθά θάπνηνο δελ επηιερζεί ην βηνγξαθηθφ ηνπ θαηαρσξείηαη ζην αξρείν γηα θάπνηα άιιε ελέξγεηα. Ο event manager ινηπφλ κπνξεί λα αλαηξέμεη ζηα βηνγξαθηθά απηά θαη λα θάλεη ηηο επηινγέο ηνπ. * ηελ πεξίπησζε πνπ νη αλάγθεο ηεο ελέξγεηαο δελ θαιπθζνχλ απφ ην αξρείν ηεο, κπνξεί λα δεηήζεη ηε βνήζεηα κηαο επηρείξεζεο κε ηελ νπνία ππάξρεη ζπλερήο ζπλεξγαζία. πλήζσο πξφθεηηαη γηα εηαηξείεο πνπ αλαιακβάλνπλ ηελ εχξεζε αηφκσλ γηα θάζε event. Ο event manager επηθνηλσλεί κε ηελ ζπγθεθξηκέλε επηρείξεζε δηαηππψλνληαο ηνπο ηηο αλάγθεο θαη ηηο απαηηήζεηο ηεο ελέξγεηαο ζε αλζξψπηλν δπλακηθφ θαη εθείλνη κε ηε ζεηξά ηνπο αλαιακβάλνπλ γηα ηελ εχξεζε ηνπ αλάινγνπ πξνζσπηθνχ. * Όηαλ νη αλάγθεο δελ θαιχπηνληαη νχηε απφ ηα ήδε ππάξρνληα βηνγξαθηθά αιιά νχηε θαη απφ άιιεο επηρεηξήζεηο, ν event manager πξέπεη λα αλαδεηήζεη κέζσ ηεο επηρείξεζεο ηνπ, λέα πξφζσπα. Απηφ επηηπγράλεηαη κέζσ αλαθνηλψζεσλ ζηνλ ηχπν ή ζε δηάθνξνπο νξγαληζκνχο. Οη αλαθνηλψζεηο απηέο ζπλήζσο γλσζηνπνηνχληαη απφ ζηφκα ζε ζηφκα κέζσ θίισλ θαη ζπγγελψλ κε απνηέιεζκα ε απήρεζε ηνπο λα επξχλεηαη. 36
Μεηά απφ ην ζηάδην ηεο εχξεζεο ησλ ππνςήθησλ ζπκκεηερφλησλ ζηελ ελέξγεηα, ν event manager πεξλάεη ζην ζηάδην ηεο επηινγήο ησλ αηφκσλ πνπ ζα εξγαζηνχλ ζηελ ελέξγεηα. Μηα δηαδηθαζία πην ζεκαληηθή απφ απηή ηεο εχξεζεο ησλ ππνςήθησλ ζπκκεηερφλησλ. Η επηινγή γίλεηαη βάζεη ζπγθεθξηκέλσλ θξηηεξίσλ πνπ απαξαίηεηα γηα ηελ απνηειεζκαηηθή δηεμαγσγή ηεο ελέξγεηαο. Γηα παξάδεηγκα ζηελ πξεκηέξα κηαο θηλεκαηνγξαθηθήο ηαηλίαο κε ρνξεγφ κηα επηρείξεζε ζα δεηεζνχλ λα ζπκκεηέρνπλ φκνξθεο θνπέιεο κε θάπνην αλάζηεκα. Γειαδή, ηα θξηηήξηα εδψ είλαη ην εμσηεξηθφ παξνπζηαζηηθφ. ε άιιε πεξίπησζε ίζσο λα επηδεηείηαη ε αλάινγε εξγαζία ζην παξειζφλ, δειαδή σο θξηηήξην ηίζεηαη ε πξνυπεξεζία. Δίλαη δπλαηφ λα ππάξμνπλ ινηπφλ θξηηήξηα ζρεηηθά κε ηελ εμσηεξηθή εκθάληζε, κε ζπγθεθξηκέλεο γλψζεηο (γηα παξάδεηγκα μέλεο γιψζζεο), αλάινγε πξνυπεξεζία, ζπγθεθξηκέλεο ηθαλφηεηεο φπσο πεηζψ ή εξγαηηθφηεηα. ηηο πεξηπηψζεηο πνπ ν ππνςήθηνο εξγαδφκελνο έρεη εξγαζηεί ζε πξνεγνχκελεο ελέξγεηεο ηεο επηρείξεζεο, δίλεηαη ε δπλαηφηεηα ζηνλ event manager λα αμηνινγήζεη ηελ απφδνζε ηνπ θαη ηελ απνηειεζκαηηθφηεηα ηνπ. ηε ζπλέρεηα, βάζεη ηεο αμηνιφγεζεο απηήο, θξίλεη αλ είλαη θαηάιιεινο γηα ηε λέα ελέξγεηα πνπ νξγαλψλεη. Η επηινγή εδψ αλακέλεηαη λα είλαη αξθεηά επηηπρήο κηαο θαη νη δπλαηφηεηεο ηνπ ππνςήθηνπ είλαη δνθηκαζκέλεο θαη ηα απνηειέζκαηα ζρεδφλ ζίγνπξα 37
5.6 ΤΝΔΝΣΔΤΞΔΙ Μεηά ηελ αξρηθή επηινγή ησλ κειψλ ηεο νκάδαο ηεο ελέξγεηαο ζχκθσλα κε ηα βηνγξαθηθά ή πξνεγνχκελεο ελέξγεηεο, ν event manager έξρεηαη ζε επαθή κε ηνλ ππνςήθην κέζα απφ κηα ζπλέληεπμε γηα ηελ ηειηθή επηινγή. Οη ζπλεληεχμεηο ινηπφλ είλαη απαξαίηεηεο γηα ηελ ηειηθή ζπγθξφηεζε ηεο νκάδαο πνπ ζα ζπκκεηέρεη ζην event. Η ζπλέληεπμε γηα λα απνδψζεη ηα επηζπκεηά απνηειέζκαηα πξέπεη λα πεξηέρεη εξσηήζεηο πνπ ζα δίλνπλ ζηνηρεία ζρεηηθά κε ηελ εκπεηξία ηνπ ππνςήθηνπ θαη ην ιφγν πνπ επηζπκεί λα ζπκκεηέρεη ζηελ ελέξγεηα. Παξάιιεια ν ηξφπνο πνπ εθθξάδεηαη ν ππνςήθηνο, νη απφςεηο ηνπ θαη ε άλεζε ηνπ ζηελ επηθνηλσλία ζπλζέηνπλ ρξήζηκα ραξαθηεξηζηηθά ηεο πξνζσπηθφηεηαο ηνπ. Ο ζπλδπαζκφο ησλ απαληήζεσλ θαη ηεο γεληθήο εηθφλαο ζα νδεγήζνπλ ηνλ event manager ζηελ ηειηθή ηνπ απφθαζε. Καηά ηε δηάξθεηα ηεο ζπλέληεπμεο, εξσηήζεηο ζα κπνξέζεη λα δηαηππψζεη θαη ν ππνςήθηνο πξνο ηνλ event manager. Οη εξσηήζεηο κπνξνχλ λα είλαη ζρεηηθέο κε ηελ ακνηβή, ην σξάξην, ηηο εκέξεο εξγαζίαο, ιεπηνκέξεηεο ηνπ event, ηηο απαηηήζεηο ηεο ελέξγεηαο απφ εθείλνλ θαη φ,ηη άιιν ζα ηνλ ελδηέθεξε. 5.7 ΔΚΠΑΙΓΔΤΗ Η εθπαίδεπζε ηεο νκάδαο πνπ ζα ζπκκεηέρεη ζην event δηακνξθψλεηαη θάζε θνξά αλάινγα κε ην είδνο ηνπ event. Σηο πεξηζζφηεξεο θνξέο ε εθπαίδεπζε έρεη πην πνιχ ηε κνξθή ελεκέξσζεο. Σα κέιε ηεο νκάδαο ελεκεξψλνληαη γηα ην ζηήζηκν ηεο ελέξγεηαο, ηνλ ηξφπν εξγαζίαο θαη ην θιείζηκν. 38
Δάλ δηνξγαλψλεηαη mega event, φπσο ε έλαξμε ελφο δηεζλνχο αζιεηηθνχ γεγνλφηνο ε εθπαίδεπζε πνπ ζα ρξεηαζηεί ζα δηαξθέζεη αξθεηέο κέξεο ή αθφκα θαη κήλεο. 5.8 ΔΠΙΒΛΔΦΗ Η επίβιεςε ηεο ελέξγεηαο θαηά ηελ δηεμαγσγή ηεο είλαη πνιχ ρξήζηκν εξγαιείν γηα ην management ηνπ event. Σελ επίβιεςε ηεο ελέξγεηαο κπνξνχλ λα πξαγκαηνπνηήζνπλ ηφζν άηνκα κέζα απφ ηελ επηρείξεζε φπσο ν event manager, φζν θαη κηζζσκέλνη ζπλεξγάηεο ηεο επηρείξεζεο εηδηθά γηα απηφ ην ζθνπφ. Καηά ηελ εμέιημε ηνπ event ίζσο δεκηνπξγεζνχλ θάπνηα πξνβιήκαηα φπσο ζηε πεξίπησζε πνπ δηαλέκεηαη θάπνην δηαθεκηζηηθφ πιηθφ( π.ρ. αλακλεζηηθά κπινπδάθηα) λα ηειεηψζνπλ ηα απνζέκαηα. Ο επηβιέπσλ αλαιακβάλεη λα εθνδηάζεη ηελ νκάδα πνπ δηαλέκεη ην δηαθεκηζηηθφ πιηθφ ψζηε λα ζπλερίζεη ε ελέξγεηα. Πξφβιεκα κπνξεί λα δεκηνπξγεζεί θαη ζηνλ νπηηθφ αθνπζηηθφ εμνπιηζκφ. Ο επηβιέπσλ ελεκεξψλεηαη θαη αλαιακβάλεη λα ζπληνλίζεη ηελ απνθαηάζηαζε ηνπ πξνβιήκαηνο. Γεληθφηεξα, νη πηζαλφηεηεο λα παξνπζηαζηεί θάπνην πξφβιεκα θαηά ηε δηάξθεηα ηνπ event είλαη πνιιέο. Ο επηβιέπσλ έρεη σο απνζηνιή λα ιχζεη ή λα πεξηνξίζεη ηα πξνβιήκαηα απηά ψζηε λα έρεη ηα αλακελφκελα απνηειέζκαηα ε ελέξγεηα. 39
6. ΑΞΙΟΛΟΓΗΗ Η βηνκεραλία ηνπ event έρεη ιίγα ρξφληα χπαξμεο κε απνηέιεζκα λα θαηαβάιιεηαη πξνζπάζεηα ψζηε λα θεξδίζεη ηελ εκπηζηνζχλε ηεο αγνξάο θαη ησλ θαηαλαισηψλ. Ο θαιχηεξνο ηξφπνο γηα λα επηηεπρζεί απηφ είλαη λα ππάξρεη ζσζηή αμηνιφγεζε δηνξζψλνληαο ηα ιάζε θαη αλαδεηθλχνληαο ηα επηηεχγκαηα. Με ηελ αλάιπζε, δειαδή, ησλ ζεηηθψλ θαη αξλεηηθψλ ελφο event ε επηρείξεζε απφ ελέξγεηα ζε ελέξγεηα γίλεηαη νινέλα θαη θαιχηεξε. Απηφ έρεη σο απνηέιεζκα ηελ γεληθφηεξε αλάπηπμε ηνπ θιάδνπ ησλ events. Βέβαηα ε αμηνιφγεζε ελφο event δελ εμππεξεηεί κφλν ηελ πξνψζεζε ηνπ θιάδνπ, αιιά πνιχ πεξηζζφηεξν ζηελ ζσζηή πιεξνθφξεζε ηνπ event manager θαη θαηά ζπλέπεηα ηεο νξγαλψηξηαο αξρήο ή επηρείξεζεο ζρεηηθά κε ηα απνηειέζκαηα ηεο ελέξγεηαο. Η αμηνιφγεζε κπνξεί λα είλαη ην ηειεπηαίν ζηάδην ζηνλ πξνγξακκαηηζκφ ελφο event, ζεσξείηαη φκσο πνιχ ζεκαληηθφ θνκκάηη ηεο δηαδηθαζίαο απηήο. χκθσλα κε ηνλ William Ο'Toole (2000), ε αμηνιφγεζε ελφο event είλαη ε θξηηηθή παξαηήξεζε θαη ε θαηαγξαθή ησλ απνηειεζκάησλ ηεο ελέξγεηαο κε ζθνπφ λα ρξεζηκνπνηεζνχλ σο ζχκβνπινη ζε κειινληηθέο απνθάζεηο ζρεηηθά κε αλάινγεο ελέξγεηεο. Γηα ηελ αμηνιφγεζε ηεο ελέξγεηαο ζα ρξεζηκνπνηεζνχλ ζηνηρεία φπσο, αλαθνξέο απφ ηελ νκάδα ελέξγεηαο, ηα ηειηθά θφζηε, ν αξηζκφο ησλ επηζθεπηψλ, νη εληππψζεηο ησλ επηζθεπηψλ θ. α. Καηά ηελ αμηνιφγεζε ηεο ελέξγεηαο ν event manager έρνληαο ζηα ρέξηα ηνπ ηα απνηειέζκαηα ηνπ event ηα ζπγθξίλεη κε ηνπο αξρηθνχο ζηφρνπο πνπ είραλ ηεζεί θαηά ηνλ πξνγξακκαηηζκφ ηεο ελέξγεηαο. Γηα παξάδεηγκα, αλ ππήξρε σο ζηφρνο ζπγθεθξηκέλνο αξηζκφο επηζθεπηψλ εχθνια δηαπηζηψλεη αλ ν ζηφρνο απηφο επηηεχρζεθε. Μπνξεί αθφκα λα ειέγμεη ην θφζηνο ηεο ελέξγεηαο αλ έθηαζε ηα επίπεδα πνπ είραλ πξνγξακκαηίζεη ή ηα μεπέξαζαλ. Αθνχ ν event manager ζπγθξίλεη ηα ηειηθά απνηειέζκαηα ηεο ελέξγεηαο κε απηά ηνπ πξνγξακκαηηζκνχ ζπληάζζεη κηα αλαθνξά ηελ νπνία ζα απνζηείιεη ζηελ επηρείξεζε-εξγνδφηε ηνπ. 40