(.Ε.Υ.Α.Σ.) ΗΜΟΤΙΚΗ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗ Υ ΡΕΥΣΗΣ ΑΠΟΧΕΤΕΥΣΗΣ ΣΠΑΡΤΗΣ ΑΝΑΡΤΗΤΕΑ ΑΠΟΣΠΑΣΜΑ Από το πρακτικό 2/2014 συνεδρίασης του ιοικητικού Συµβουλίου της.ε.υ.α.σ. Αριθµός Απόφασης: 17/2014 Σήµερα 27 του µηνός Ιανουαρίου 2014 ηµέρα ευτέρα και ώρα 19:00 και εις τα γραφεία της.ε.υ.α.σ. το ιοικητικό Συµβούλιο αυτής συνήλθε σε συνεδρίαση µετά από την υπ αρ. 2/23-01-2014 πρόσκληση του Προέδρου αυτού κ ου ηµητρόπουλου Χρήστου η οποία επιδόθηκε σε καθ' ένα από τα µέλη του Σύµφωνα µε τις διατάξεις του άρθρου 4 του Ν. 1069/80. Στη συνεδρίαση αυτή έλαβαν µέρος οι πιο κάτω: 1. ηµητρόπουλος Χρήστος Πρόεδρος ΕΥΑΣ, 2. Κανακάκος Χρήστος, 3. Παπαστάθη-Σοφού Ευγενία, 4. Λυµπιωτάκου Κων/να, 5. Νικόλαος Ορφανός, 6. Γοµάτου Μαρία, 7. Κουτσουµπός Βασίλειος. ΑΠΟΝΤΕΣ: 1. Ρήγας Παναγιώτης, 2. Μαρκουτσάς Ιωάννης, 3. Ψυχογιός Παναγιώτης, Η συνεδρίαση αυτή έγινε παρουσία κ. Ηλία Τρακάκη, /ντου ΕΥΑΣ. Στην συνεδρίαση παραβρέθηκε και η Τραγά Μαριάνθη, υπάλληλος της.ε.υ.α.σ. για την τήρηση των Πρακτικών καθώς και ο Προϊστάµενος της Τ.Υ. της.ε.υ.α.σ. κ. Κουραντής ηµήτριος Πολιτικός Μηχανικός για την εισήγηση των Τεχνικών Θεµάτων. Αφού διαπιστώθηκε ότι υπάρχει η νόµιµη απαρτία ο Πρόεδρος της ΕΥΑΣ κήρυξε την έναρξη της συνεδρίασης. ΑΠΟΦΑΣΗ 17η Ο κος ιευθυντής εισηγείται το 1ο θέµα της ηµερήσιας διάταξης: «Μηχανογράφηση ΕΥΑΣ». Εν συνεχεία ενηµερώνει το ιοικητικό Συµβούλιο για την υπάρχουσα κατάσταση που αφορά το πληροφοριακό σύστηµα της ΕΥΑΣ και συγκεκριµένα το Πρωτόκολλο, την Οικονοµική ιαχείριση και την ιαχείριση Ύδρευσης επισηµαίνοντας τις δυσκολίες που υπάρχουν στις διαδικασίες που καθηµερινά πρέπει να εκτελούνται από τους χρήστες της ΕΥΑΣ µε το υπάρχον σύστηµα.κατόπιν
έρευνας αγοράς, που πραγµατοποιήθηκε και επίδειξη των προγραµµάτων σε πραγµατικές συνθήκες, στους εµπλεκόµενους υπηρεσιακούς παράγοντες της ΕΥΑΣ αποφασίσθηκε να ζητηθεί προσφορά από την εταιρεία INFOTECHNICA AE. Με την εν λόγω εταιρεία συνεργάζονται και άλλες ΕΥΑ (Κορίνθου, Λουτρακίου κλπ) οι οποίες είναι ευχαριστηµένες µε το πρόγραµµα και την συνεργασία τους. Στην συνέχεια θέτει την υπ αρ. 72/10-01-2014 προσφορά της εταιρείας INFOTECHNICA AE, η οποία έχει ως κάτωθι: Μετά την επικοινωνία µας, σας καταθέτουµε σε ηλεκτρονική µορφή την βελτιωµένη προσφορά µας, όπως αυτή διαµορφώθηκε, σύµφωνα µε τις ανάγκες που επισήµαναν τα υπηρεσιακά στελέχη της ΕΥΑΣ. Πιστεύουµε, ότι το έργο το οποίο προτιθέµεθα να υλοποιήσουµε στην ΕΥΑΣ, θα είναι όχι µόνο ένα πλήρες εργαλείο το οποίο θα διευκολύνει την καθηµερινότητα, στην µηχανογραφική λειτουργία του Οργανισµού, αλλά και ένα εργαλείο, µε το οποίο η ΕΥΑΣ θα βαδίσει στο νέο απαιτητικό περιβάλλον που δηµιουργείται. 1. ΣΚΟΠΟΣ ΤΟΥ ΕΡΓΟΥ Σκοπός του παρόντος έργου είναι η παροχή µιας ολοκληρωµένης λύσης πληροφορικής, η οποία θα καλύπτει τις ιδιαίτερες ανάγκες µηχανογράφησης της.ε.υ.α. ΣΠΑΡΤΗΣ. Ταυτόχρονα θα είναι συµβατή µε την γενικότερη απαίτηση για ικανοποίηση κοινών προδιαγραφών και συµβατότητας µεταξύ υπολογιστικών συστηµάτων και εφαρµογών. Η συνολική λύση της προσφοράς µας καλύπτει τους ακόλουθους τοµείς: Την προµήθεια, εγκατάσταση και παραµετροποίηση των εφαρµογών «Ύδρευση.Ε.Υ.Α., Οικονοµική ιαχείριση.ε.υ.α. και Πρωτόκολλο» της SINGULARLOCIG Την αρχική λειτουργία των εφαρµογών και την παρακολούθηση της παραγωγικής λειτουργίας. Την εκπαίδευση των χρηστών 2. ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΤΩΝ ΕΦΑΡΜΟΓΩΝ «Υ ΡΕΥΣΗ.Ε.Υ.Α. ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΥΑ & ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΟ» Οι εφαρµογές «Ύδρευση.Ε.Υ.Α., Οικονοµική ιαχείριση.ε.υ.α. και Πρωτόκολλο» αναπτύχθηκαν από την SINGULARLOCIG µε σκοπό να εξυπηρετήσουν τις συνολικές ανάγκες µηχανογράφησης των ηµοτικών Επιχειρήσεων Ύδρευσης Αποχέτευσης (.Ε.Υ.Α.) ξεκινώντας από τις διαδικασίες συλλογής στοιχείων, χρέωσης και είσπραξης των τελών υπό ύδρευση, αποχέτευση έως την τήρηση και αυτόµατη ενηµέρωση των λογαριασµών Γενικής Λογιστικής. Η
εφαρµογή έχει λάβει υπόψη της, παράλληλα µε το θεσµικό πλαίσιο λειτουργίας και τις διαδικασίες λειτουργίας ενός µεγάλου αριθµού.ε.υ.α. της χώρας. Πιο αναλυτικά, η εφαρµογή αποτελείται από τα εξής επιµέρους υποσυστήµατα: Υ/Σ οργάνωσης συστήµατος.ε.υ.α.: Παρέχει την δυνατότητα καθορισµού των επιµέρους στοιχείων που θα χρησιµοποιηθούν από την εφαρµογή, όπως είναι οι περίοδοι αναφοράς (κανονική, ψευδοπερίοδος ή εκκαθαριστική), οι διαδροµές των υδρονοµέων, τα στοιχεία των καταναλωτών, οι χρεώσεις, τα τέλη κλπ. Υ/Σ ιαχείρισης Ενδείξεων: Αφορά στην συλλογή και ενηµέρωση των λογαριασµών κάθε περιόδου (δηµιουργία µεταβολή στοιχείων περιόδου, αναζήτηση-προβολή και µεταβολή των ενδείξεων, διαχείριση ηλεκτρονικών µετρητών χειρός, εκτυπώσειςστατιστικά) Υ/Σ Υπολογισµού: Σχετίζεται µε τις διαδικασίες υπολογισµού των τελών και την έκδοση των λογαριασµών ύδρευσης (υπολογισµός τελών περιόδου, υπολογισµός τόκων, στρογγυλοποιήσεις, µαζική πληρωµή από προκαταβολές, υπολογισµός εκκαθαριστικών περιόδων µε αυτόµατη πίστωση των ποσών που χρεώθηκαν σε προηγούµενους λογαριασµούς, αυτόµατη µεταφορά πιστώσεων λόγω εκκαθάρισης σε επόµενο λογαριασµό, κριτήρια επιβολής εκτάκτων χρεώσεων, κλπ. Υ/Σ Ταµείου: Αφορά στις διαδικασίες είσπραξης των λογαριασµών καθώς και στις διαδικασίες χρέωσης και είσπραξης των επιµέρους χρεώσεων (διαχείριση ταµείου, έκδοση πληρωµή παραστατικών, δηµιουργία διακανονισµών, πληρωµές µέσω τράπεζας ταχυπληρωµής, εκτυπώσεις στατιστικά) Υ/Σ Βοηθητικών εφαρµογών (Utilities): Περιλαµβάνει εργαλεία για τον καθορισµό παραµετρικών εκτυπώσεων, την σύνδεση µε Γενική Λογιστική, τον καθορισµό των δικαιωµάτων πρόσβασης ανά χρήστη, τον ορισµό νοµισµάτων και ισοτιµιών, την εισαγωγή εξαγωγή δεδοµένων σε µορφή ASCII, κλπ. Οικονοµική ιαχείριση: Η εφαρµογή της Οικονοµικής ιαχείρισης αποσκοπεί στο να προσφέρει στην ΕΥΑ την δυνατότητα της µηχανογραφικής τήρησης όλων των βιβλίων του αλλά και της µηχανογραφικής έκδοσης των στοιχείων τους. Επιπλέον, όµως, είναι ένα ολοκληρωµένο οικονοµικό πληροφοριακό σύστηµα που µπορεί να αποτελέσει το εργαλείο (αλλά και το σύµβουλο) εκτέλεσης κάθε οικονοµικής δραστηριότητας. Περιλαµβάνει: i) Παρακολούθηση της συνολικής εµπορικής δραστηριότητας (Συναλλασσόµενοι, Καταναλωτές, Λογαριασµοί, Πωλήσεις, Αγορές, Ταµείο)
ii) Παρακολούθηση εκτέλεσης του προϋπολογισµού Ανάληψης απανών Τήρησης Μητρώου εσµεύσεων) iii) Ενηµέρωση και παρακολούθηση Γενικής Λογιστικής Πρωτόκολλο: Περιλαµβάνει την τήρηση των διαδικασιών πρωτοκόλλησης των κάθε είδους εισερχοµένων και εξερχοµένων στη.ε.υ.α. εγγράφων και τη διανοµή τους στις επιµέρους υπηρεσίες της.ε.υ.α. ή στους αντίστοιχους παραλήπτες. 3. ΠΑΡΕΧΟΜΕΝΕΣ ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ Οι υπηρεσίες που θα παρασχεθούν από την INFOTECHNICA A.E. στα πλαίσια του συγκεκριµένου έργου είναι οι εξής: Υπηρεσίες διαχείρισης του έργου: Στις υπηρεσίες αυτές συγκαταλέγονται οι διαδικασίες που διασφαλίζουν ότι το έργο εξυπηρετεί του αρχικούς στόχους του και ότι εκτελείται σύµφωνα µε το χρονοδιάγραµµα και τις οικονοµικές απαιτήσεις που έχουν συµφωνηθεί. Οι συγκεκριµένες υπηρεσίες καλύπτουν όλη την διάρκεια του έργου. Υπηρεσίες εγκατάστασης και θέση σε λειτουργία των εφαρµογών «Υ ΡΕΥΣΗ.Ε.Υ.Α., ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΥΑ και ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΟ»: Αφορά στην συγκέντρωση και ενσωµάτωση όλων εκείνων των πληροφοριών που είναι απαραίτητες για την λειτουργία της εφαρµογής, καθώς και την παραµετροποίηση της εφαρµογής και την πλήρη προσαρµογή της στις ανάγκες της.ε.υ.α. Σπάρτης. Παρακολούθηση παραγωγικής λειτουργίας Αφορά την παρακολούθηση της ορθής λειτουργίας των εφαρµογών µε παρουσία ειδικευµένου προσωπικού της Εταιρείας µας στις εγκαταστάσεις της.ε.υ.α και για διάστηµα τριών (3) ηµερολογιακών µηνών, από 01/01/2014 έως 31/03/2014. Εκπαίδευση χρηστών: Περιλαµβάνει το σύνολο των υπηρεσιών που απαιτούνται για την εκµάθηση του τρόπου λειτουργίας, την ρύθµιση βασικών παραµέτρων και την πραγµατοποίηση εργασιών µέσω της συγκεκριµένης εφαρµογής από τους τελικούς χρήστες. Η εκπαίδευση θα γίνει από ειδικευµένο προσωπικό της INFOTECHNICA A.E. επιλεγµένα άτοµα στις εγκαταστάσεις της.ε.υ.α. και για διάστηµα τριών (3) ηµερολογιακών µηνών. Υπηρεσίες υποστήριξης χρηστών µέσω Help Desk Υποστήριξη συστηµάτων (εξοπλισµού και εφαρµογών) µε στόχο την απρόσκοπτη παροχή υπηρεσιών προς τους χρήστες.
4. ΕΓΓΥΗΣΗ ΚΑΙ ΣΥΝΤΗΡΗΣΗ Το σύνολο του λογισµικού που θα παρασχεθεί στα πλαίσια του παρόντος έργου καλύπτεται από εγγύηση καλής λειτουργίας. Ο χρόνος εγγύησης ανά κατηγορία λογισµικού αναλύεται ως εξής: Οι εφαρµογές «Υ ΡΕΥΣΗ.Ε.Υ.Α, ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΥΑ και ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΟ» συνοδεύεται από εγγύηση 12 µηνών από την τιµολόγηση των εφαρµογών και καλύπτει την προµήθεια εκδόσεων (releases) των εφαρµογών, που θα εκδοθούν στο διάστηµα αυτό. Μετά το πέρας της εγγύησης, ισχύει ο τρέχον τιµοκατάλογος της SINGULARLOGIC. Επιπλέον, µε την παράδοσή του έργου θα υπογραφεί σύµβαση παροχής υπηρεσιών υποστήριξης για τις εφαρµογές «Υ ΡΕΥΣΗ.Ε.Υ.Α., ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΙΑΧΕΙΡΙΣΗ και ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΟ» που θα αφορά το χρονικό διάστηµα από 01/04/2014 έως 31/12/2014 5. ΙΑΡΚΕΙΑ ΤΟΥ ΕΡΓΟΥ Χρονοδιάγραµµα Υλοποίησης Η υλοποίηση του έργου θα γίνει από την INFOTECHNICA A.E. Mετά την έναρξη του έργου και στα πλαίσια των γενικότερων διαδικασιών ορθής διαχείρισης, η υλοποίηση θα γίνει τµηµατικά προκειµένου να επιτρέπεται ο καλύτερος έλεγχος παραλαβής από την.ε.υ.α. Η συνολική διάρκεια του έργου εκτιµάται στους τρεις (3) ηµερολογιακούς µήνες Task Name Month 1 Month 2 Month 3 1 - ΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΟΥ 2 3 4 Εγκατάσταση και Παραµετροποίηση εφαρµογής "ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΙΑΧΕΙΡΙΣΗ" Εγκατάσταση, Παραµετροποίηση και µετάπτωση των δεδοµένων της ΕΥΑ στην εφαρµογής "Υ ΡΕΥΣΗ ΕΥΑ" Εγκατάσταση και Παραµετροποίηση εφαρµογής "ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΟ" 5 Εκπαίδευση χρηστών 6 Παρακολούθηση Πιλοτικής Λειτουργίας
Παραδοτέα Χρόνος υλοποίησης Περιγραφή Έναρξη λειτουργίας Χρόνος υλοποίησης καταγραφής και ανάλυσης της Από την υπογραφή της 1 ηµέρα υφιστάµενης κατάστασης σύµβασης Προµήθεια και εγκατάσταση Εφαρµογών Παραµετροποίηση και θέση σε πλήρη λειτουργία Εφαρµογής Οικονοµικής ιαχείρισης Παραµετροποίηση και θέση σε πλήρη λειτουργία Εφαρµογής Υδρευση ΕΥΑ Παραµετροποίηση και θέση σε πλήρη λειτουργία Εφαρµογής Πρωτόκολλου Εκπαίδευση Χρηστών και ιαχειριστών Οικονοµικής ιαχείρισης Εκπαίδευση Χρηστών και ιαχειριστών Ύδρευσης ΕΥΑ Εκπαίδευση Χρηστών και ιαχειριστών Πρωτόκολλου Παροχή Υπηρεσιών Παραγωγικής Λειτουργίας (on the job training, υποστήριξη, αποσφαλµάτωση κλπ) για το Σύνολο των Εφαρµογών Σύµφωνα µε την προσφορά Σύµφωνα µε την προσφορά Σύµφωνα µε την προσφορά Σύµφωνα µε την προσφορά Από το τέλος της παραµετροποίησης της εφαρµογής Από το τέλος της παραµετροποίησης της εφαρµογής Από το τέλος της παραµετροποίησης της εφαρµογής Με την ολοκλήρωση της εκπαίδευσης ανά εφαρµογών και έως 31/03/2014 5 ηµέρες 15 ηµέρες 10 ηµέρες 2 ηµέρες 5 ηµέρες 10 ηµέρες 2 ηµέρες 1 ανθρωποµήνας Σηµειώσεις επί της υλοποίησης του Έργου: - Η εγκατάσταση και έναρξη λειτουργία για την Οικονοµική ιαχείριση και Πρωτόκολλο θα έχουν πραγµατοποιηθεί έως 1.1.2014. - Η µετάβαση από το υπάρχων πρόγραµµα Ύδρευσης στο πρόγραµµα Genesis της SingularLogic θα πραγµατοποιηθεί στο διάστηµα 15.01.2014 έως 15.02.2014 - Μέχρι 31.03.2014 θα έχει ολοκληρωθεί και θα έχει τεθεί σε πλήρη επιχειρησιακή λειτουργία το σύνολο των εφαρµογών
6. ΚΟΣΤΟΣ ΤΟΥ ΕΡΓΟΥ ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ Κόστος (Ευρώ) 1. ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΑ 1.1 ΕΦΑΡΜΟΓΗ «Υ ΡΕΥΣΗ.Ε.Υ.Α» ΕΤ. REALEASE 12 µηνών 2.500 1.2 ΕΦΑΡΜΟΓΗ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗΣ ΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ET. RELEASE 12 µηνών 2.000 1.3 ΕΦΑΡΜΟΓΗ ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΟ ΕΤ. RELEASE 12 µηνών 500 3. ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ Υπηρεσίες ιαχείριση έργου, Εγκατάσταση, Μετάπτωση αναγκών, Παραµετροποίηση, Θέση σε αρχική λειτουργία, παρακολούθηση παραγωγικής λειτουργίας Εκπαίδευση χρηστών 7.000 ΣΥΝΟΛΟ 12.000 ΣΥΝΟΛΙΚΗ ΑΞΙΑ ΜΕ ΦΠΑ 23%: 14.760 Ο Πρόεδρος λαµβάνοντας υπόψη τα παραπάνω και δεδοµένου ότι διαπιστώθηκε, το αξιόπιστο των εφαρµογών, και το ότι, όταν τεθούν σε πλήρη επιχειρησιακή λειτουργία, θα επιφέρουν θετικά αποτελέσµατα σε όλες τις διαδικασίες που αφορούν τα τµήµατα της ΕΥΑΣ δηλ. Πρωτόκολλο, ιαχείριση Ύδρευσης, Λογιστήριο, Αποθήκη πάγια, προτείνει να προχωρήσει η ΕΥΑΣ στην προµήθεια νέου µηχανογραφικού συστήµατος από την ανωτέρω εταιρεία. Το ιοικητικό Συµβούλιο της ΕΥΑΣ αφού έλαβε υπόψη του τα ανωτέρω, την ικανοποίηση που εξέφρασαν οι υπεύθυνοι µηχανογράφησης, σε εγκαταστάσεις που ήδη βρίσκονται σε λειτουργία, την ανάγκη εκσυγχρονισµού της µηχανογράφησης ΑΠΟΦΑΣΙΖΕΙ ΟΜΟΦΩΝΑ 1. εγκρίνει την προµήθεια µηχανογραφικού συστήµατος από την εταιρεία INFOTECHNICA A.E. συνολικού κόστους 12.000,00 πλέον Φ.Π.Α., σύµφωνα µε την παραπάνω προσφορά.
2. Η πίστωση της εν λόγω δαπάνης θα καλυφθεί από τον προϋπολογισµό 2014 Κ.Α. 14.03 «Ηλεκτρονικοί Υπολογιστές Προγράµµατα. Για τα πιο πάνω συντάχθηκε και υπογράφεται το πρακτικό αυτό ως έχει. ΤΑ ΜΕΛΗ Ο ΠΡΟΕ ΡΟΣ Σ/ ΕΥΑΣ ΚΑΝΑΚΑΚΟΣ ΧΡΗΣΤΟΣ ΠΑΠΑΣΤΑΘΗ-ΣΟΦΟΥ ΕΥΓΕΝΙΑ ΗΜΗΤΡΟΠΟΥΛΟΣ ΧΡΗΣΤΟΣ ΛΥΜΠΙΩΤΑΚΟΥ ΚΩΝΣΤΑΝΤΙΝΑ ΟΡΦΑΝΟΣ ΝΙΚΟΛΑΟΣ ΓΟΜΑΤΟΥ ΜΑΡΙΑ ΚΟΥΤΣΟΥΜΠΟΣ ΒΑΣΙΛΕΙΟΣ