ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΚΟ ΕΚΠΑΙΔΕΥΤΙΚΟ ΙΔΡΥΜΑ ΚΑΒΑΛΑΣ

ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΚΟ ΕΚΠΑΙΔΕΥΤΙΚΟ ΙΔΡΥΜΑ ΚΑΒΑΛΑΣ Σχολή Διοίκησης και Οικονομίας Τμήμα Λογιστικής Πτυχιακή Εργασία «Πληροφοριακά Συστήματα Λογιστικού Γραφείου» ΟΝΟΜΑΤΕΠΩΝΥΜΟ: ΑΒΑΓΙΑΝΟΥ ΕΥΣΤΡΑΤΙΑ (ΑΕΜ 9353) ΕΙΣΗΓΗΤΗΣ: ΒΑΛΣΑΜΙΔΗΣ ΣΤΑΥΡΟΣ ΜΑΙΟΣ 2012

Πίνακας περιεχομένων ΕΥΧΑΡΙΣΤΙΕΣ...4 ΕΙΣΑΓΩΓΗ... 5 ΣΤΟΧΟΙ ΠΤΥΧΙΑΚΗΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣ...7 ΠΕΡΙΛΗΨΗ ΤΩΝ ΚΕΦΑΛΑΙΩΝ... 8 ΚΕΦΑΛΑΙΟ ΠΡΩΤΟ: ΕΞΕΛΙΞΗ ΤΠΕ...10 1.1 ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟΙ ΥΠΟΛΟΓΙΣΤΕΣ ΚΑΙ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΙΣ...10 ΚΕΦΑΛΑΙΟ ΔΕΥΤΕΡΟ: ΔΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΕΣ ΛΟΓΙΣΤΙΚΟΥ ΓΡΑΦΕΙΟΥ... 15 2.1.1 ΑΤΟΜΙΚΗ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗ... 15 2.1.2 ΟΜΟΡΡΥΘΜΗ ΕΤΑΙΡΕΙΑ...16 2.1.3 ΕΤΕΡΟΡΡΥΘΜΗ ΕΤΑΙΡΙΑ...18 2.1.4 ΑΝΩΝΥΜΗ ΕΤΑΙΡΙΑ...19 2.1.5 ΕΤΑΙΡΙΑ ΠΕΡΙΟΡΙΣΜΕΝΗΣ ΕΥΘΥΝΗΣ...22 2.2 ΛΟΓΙΣΤΙΚΑ ΒΙΒΛ ΙΑ...25 2.2.1 ΒΙΒΛΙΑ ΔΕΥΤΕΡΗΣ ΚΑΤΗΓΟΡΙΑΣ... 25 2.2.2 ΒΙΒΛΙΑ ΤΡΙΤΗΣ ΚΑΤΗΓΟΡΙΑΣ...26 2.2.3 ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΙΚΗ ΕΝΗΜΕΡΩΣΗ ΤΩΝ ΒΙΒΛΙΩΝ...27 2.3 ΣΥΝΗΘΕΣΤΕΡΕΣ ΕΡΓΑΣΙΕΣ ΛΟΓΙΣΤΙΚΟΥ ΓΡΑΦΕΙΟΥ... 37 2.3.1 ΕΝΑΡΞΗ ΕΡΓΑΣΙΩΝ... 37 2.3.2 ΔΙΑΚΟΠΗ ΕΡΓΑΣΙΩΝ... 38 2.3.3 ΠΕΡΙΟΔΙΚΗ ΔΗΛΩΣΗ Φ.Π.Α... 39 2.3.4 ΕΚΚΑΘΑΡΙΣΤΙΚΗ ΔΗΛΩΣΗ... 43 2.3.5 Ε1... 44 2.3.6 Ε 3... 45 2.3.7 Ε 9... 46 2.3.8 ΔΗΛΩΣΗ 47 2.3.9 Φ.Μ.Υ. (ΦΟΡΟΣ ΜΙΣΘΩΤΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ)... 47 2.3.10 ΣΥΓΚΕΝΤΡΩΤΙΚΕΣ ΚΑΤΑΣΤΑΣΕΙΣ ΠΕΛΑΤΩΝ- ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΩΝ... 47 2.3.11 Φ.Μ.Α.Π (ΦΟΡΟΣ ΜΕΓΑΛΗΣ ΑΚΙΝΗΤΗΣ ΠΕΡΙΟΥΣΙΑΣ). 48 2

ΚΕΦΑΛΑΙΟ ΤΡΙΤΟ: ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ... 50 3.1 ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ... 50 3.2. ΔΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΕΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ... 51 3.2.1. ΣΥΛΛΟΓΗ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ... 53 3.2.2 ΑΠΟΘΗΚΕΥΣΗ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ... 55 3.2.3 ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ... 55 3.2.4 ΔΙΑΔΟΣΗ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ...56 3.3 ΠΛΕΟΝΕΚΤΗΜΑΤΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ...56 3.4 ΜΕΙΟΝΕΚΤΗΜΑΤΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ... 56 3.5 ΤΥΠΟΙ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ...57 3.5.1 ΧΕΙΡΟΓΡΑΦΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ... 57 3.5.2 ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΗΜΕΝΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ..58 3.5.3 ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑΣ ΣΥΝΑΛΛΑΓΩΝ... 59 3.5.4 ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ...60 3.5.5 ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗΣ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ...62 3.6 ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΗ ΔΟΜΗ ΚΑΙ ΡΟΗ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ...64 3.7 ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΕΣ ΕΝΟΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟΥ ΣΥΣΤΗΜ ΑΤΟΣ...67 3.8 ΛΟΓΙΣΤΙΚΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ... 68 3.9 ΒΑΣΕΙΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΚΑΙ ΣΔΒΔ...71 3.10. ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟ ΕΜΠΟΡΙΟ (E-COMMERCE)... 72 3.10.1. ΚΙΝΗΤΟ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟ ΕΜΠΟΡΙΟ (ΚΗΕ) - MOBILE- COMMERCE...74 3.11. ΣΥΣΤΗΜΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΜΑΤΙΚΩΝ ΠΟΡΩΝ - (ERP)...75 3.12. ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΕΦΟΔΙΑΣΤΙΚΗΣ ΑΛΥΣΙΔΑΣ ΚΑΙ LOGISTICS... 79 3.13. ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΠΕΛΑΤΕΙΑΚΩΝ ΣΧΕΣΕΩΝ (CRM)...80 3.14. ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΑΝΘΡΩΠΙΝΩΝ ΠΟΡΩΝ (HRM)... 82 ΕΠΙΛΟΓΟΣ... 83 ΒΙΒΛΙΟΓΡΑΦΙΑ... 86 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑΤΑ... 88 3

ΕΥΧΑΡΙΣΤΙΕΣ Με την ολοκλήρωση αυτής της πτυχιακής εργασίας θα ήθελα να ευχαριστήσω θερμά τον κ. Βαλσαμίδη Σταύρο, καθηγητή μου στο Τεχνολογικό Εκπαιδευτικό Ίδρυμα στη σχολή Διοίκησης και Οικονομίας του τμήματος Λογιστικής της Καβάλας, για την εμπιστοσύνη που μου έδειξε αναθέτοντας το συγκεκριμένο θέμα εργασίας, δίνοντας μου έτσι την δυνατότητα, να μάθω πολύ χρήσιμα πράγματα σχετικά με το αντικείμενο των σπουδών μου. Θα ήθελα εξίσου να τον ευχαριστήσω για την πολύτιμη βοήθεια και την συμπαράσταση που μου παρείχε, καθ όλη την διάρκεια της έρευνας μου και για την καθοδήγηση του προκειμένου να έχω το επιθυμητό αποτέλεσμα. 4

ΕΙΣΑΓΩΓΗ Στις μέρες μας, η λογιστική έχει εξελιχθεί με θεαματικό τρόπο. Η ανάπτυξη της τεχνολογίας οδήγησε σε μεγάλο βαθμό στην αυτοματοποίηση των λογιστικών εργασιών και στην ανάπτυξη των κλάδων της λογιστικής επιστήμης. Η λογιστική είναι μια μονοδιάστατη επιστήμη και διαδραματίζει ρόλο πρωταρχικό στις σύχρονες οικονομίες. Η λογιστική γνώση αναδεικνύεται ως απαραίτητο εργαλείο για όσους μελετούν τα δεδομένα των οικονομικών μονάδων, επενδύουν στο χρηματιστήριο, συμμετέχουν σε εταιρίες, δανείζουν ή δανείζονται. Η λογιστική ορίζεται συχνά ως η γλώσσα των επιχειρήσεων. Η εκμάθηση της λογιστικής είναι αναγκαίο προαπαιτούμενο για επαγγελματική σταδιοδρομία στη βιομηχανία, το εμπόριο, τις υπηρεσίες, τη δημόσια διοίκηση και γενικά σε όλους τους τομείς της οικονομικής δραστηριότητας. Υπό μία άλλη σκοπιά, η λογιστική θεωρείται ως μία συλλογή αρχών και κανόνων με βάση των οποίων γίνεται η μετατροπή των δεδομένων σε πληροφορία. Η πληροφορία χρησιμοποιείται από τη διοίκηση για τη λήψη αποφάσεων. Στην ουσία, η λογιστική είναι το μέσο για τη μετατροπή των δεδομένων σε κάτι χρήσιμο, δηλαδή, την πληροφορία. Η μετατροπή αυτή, γίνεται μέσω ενός συστήματος το οποίο αποτελείται από ανθρώπους, μηχανές και συγκεκριμένες μεθόδους. Αυτά τα τμήματα είναι οργανωμένα, με τέτοιο τρόπο, ώστε να επιτυγχάνουν κάποιες συγκεκριμένες λειτουργίες. Επειδή η αξία τους βασίζεται στην ενοποίηση διαφορετικών τμημάτων διαμέσου της επιχείρησης για να λειτουργεί σαν μία ενοποιημένη οντότητα, τα λογιστικά πληροφοριακά συστήματα πιστοποιούν το ρητό ότι το σύνολο είναι μεγαλύτερο από τα τμήματα του. 5

Η εξέλιξη της Πληροφορικής και οι πολύμορφες εφαρμογές της στη Λογιστική επιβάλουν τη χρήση του Ηλεκτρονικού Υπολογιστή στο σύνολο των δραστηριοτήτων ενός σύγχρονου λογιστηρίου. Παράλληλα η πολυπλοκότητα και οι συνεχείς αλλαγές του φορολογικού μας συστήματος επιβάλλουν τη συνεχή επεγγελματική κατάρτιση των Λογιστικών-Φοροτεχνικών, που αποτελεί ένα δύσκολο όσο και ενδιαφέρον επάγγελμα, το οποίο απαιτεί συνεχή ενημέρωση και την ικανότητα ερμηνείας των Φορολογικών Νόμων και Υπουργικών Αποφάσεων. Τα Λογιστικά Πληροφοριακά Συστήματα ασχολούνται με την οργάνωση των υπηρεσιών του λογιστικού γραφείου, που με την κλασική δομή τους περιλαμβάνουν την συγκέντρωση, την ταξινόμηση, την αξιολόγηση, την καταχώρηση, τον έλεγχο των λογιστικών πληροφοριών και την παρουσίαση αυτώνν με βάση τον ΚΒΣ. Με τον τρόπο αυτό κάθε οικονομικός οργανισμός, χρησιμοποιεί λογιστικά πληροφοριακά συστήματα, ώστε να συλλέγονται άμεσα και έγκαιρα οι οικονομικές πληροφορίες και να επεξεργάζονται. Ουσιαστικά δεν μιλάμε για μία καινούρια έννοια αλλά για την νέα σύγχρονη προσέγγιση της λογιστικής. 6

ΣΤΟΧΟΙ ΠΤΥΧΙΑΚΗΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣ Στόχος αυτής της πτυχιακής εργασίας είναι η περιληπτική παρουσίαση της τεχνολογίας πληροφοριών (ΤΠ) που ήρθε προκειμένου να μετασχηματίσει τους τρόπους που τα σύγχρονα συστήματα αποκτούν, αποθηκεύουν, έχουν πρόσβαση και διαβιβάζουν τις πληροφορίες προκειμένου να βοηθήσουν στην συμπλήρωση λογιστικών καταστάσεων και όχι μονό. Αυτές οι εξελίξεις προσφέρουν σημαντικά οφέλη στους επιχειρηματίες αλλά και στους λογιστές. Το γεγονός αυτό οδηγεί μονοσήμαντα στην υιοθέτηση και εφαρμογή πληροφοριακών συστημάτων και τεχνολογιών πληροφορικής, προκειμένου να καταγραφεί και να γίνει επεξεργασία του μεγάλου όγκου των πληροφοριών και των δεδομένων, που προέρχονται. Η συγκεκριμένη πτυχιακή εργασία ερευνά την υιοθέτηση και την χρήση των πληροφοριακών συστημάτων στο τομέα της λογιστικής και συγκεκριμένα από ιδιώτες ελεύθερους επαγγελματίες. 7

ΠΕΡΙΛΗΨΗ ΤΩΝ ΚΕΦΑΛΑΙΩΝ Η παρούσα πτυχιακή εργασία εξετάζει τη διείσδυση της χρήσης των ολοκληρωμένων πληροφοριακών συστημάτων και του Διαδικτύου που χρησιμοποιούνται στα λογιστικά γραφεία. Η μελέτη απαρτίζεται από τρία επιμέρους κεφάλαια. Πιο συγκεκριμένα: Στο πρώτο κεφάλαιο γίνεται η παρουσίαση των βασικότερων εννοιών σχετικά με την πληροφορική (η επιστήμη και η τεχνολογία που έχει σαν αντικείμενο την επεξεργασία της πληροφορίας με την βοήθεια ηλεκτρονικών υπολογιστικών συστημάτων με σκοπό τη λήψη αποφάσεων), στην συνέχεια γίνεται μια ανάλυση με ορισμούς τι είναι ηλεκτρονικοί υπολογιστές (ένα σύνολο από μηχανήματα όπου η λειτουργία τους καθορίζεται από ένα σύνολο προγραμμάτων) και σε τι χρησημεύουν και τέλος γίνεται μια αναφορά στην εξέλιξη του Ιντερνέτ (αποτελεί ένα ενιαίο ηλεκτρονικό χώρο για τις εμπορικέςεπιχειρηματικές συναλλαγές). Στο δεύτερο κεφάλαιο αναλύονται οι διαδικασίες με τις οποίες ασχολούνται τα λογιστικά γραφεία σε συνδυασμό με την ανάλυση των διαφορετικών τύπων επιχειρήσεων (Ατομική Επιχείρηση, Ομόρρυθμη Επιχείρηση, Ετερόρρυθμή Επιχείρηση, Ανώνυμη Εταιρία, Εταιρία Περιορισμένης Ευθύνης), επίσης γίνεται μια αναφορά των Λογιστικών Βιβλίων ( Βιβλία Δεύτερης Κατηγορίας και Τρίτης Κατηγορίας) και τέλος γίνεται μια παρουσίαση των συνηθέστερων εργασιών ενός λογιστικού γραφείου (Έναρξη- Διακοπή Εργασιών, Περιοδική-Εκκαθαριστική Δήλωση ΦΠΑ, Δηλωση VIES, ΦΜΥ, Ε1, Ε3, Ε9, Συγκεντρωτικές Κατάστασης Πελατών-Προμηθευτών, ΦΜΑΠ). 8

Στο τρίτο κεφάλαιο αναπτύσσονται οι βασικότερες έννοιες των πληροφοριακών συστημάτων (ένα σύνολο οντοτήτων το οποίο συλλέγει, αποθηκεύει, αναλύει, δεδομένα και διαχέει πληροφορίες), επιπλέον αναλύονται οι δραστηριότητες των πληροφοριακών συστημάτων (συλλογή-αποθήκευση-επεξεργασία δεδομένων και διάδοση πληροφοριών), τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα των πληροφοριακών συστημάτων, επίσης γίνεται μια αναφορά στην θεωρίας των πληροφοριακών συστημάτων (χειρόγραφαμηχανογραφημένα Π.Σ, συστήματα επεξεργασίας συναλλαγών, Π.Σ διοίκησης, συστήματα υποστήριξης διοίκησης), στην οργανωτική δομή και ροή πληροφοριών, στην λειτουργία ενός πληροφοριακού συστήματος, στα λογιστικά πληροφοριακά συστήματα, στις βάσεις δεδομένων και ΣΔΒΔ και τέλος γίνεται μια ανάλυση στην έννοια του ηλεκτρονικού εμπορίου ( κινητό ηλεκτρονικό εμπόριο, συστήματα διαχείρισης επιχειρηματικών πόρων- εφοδιαστικής αλυσίδας και ΙοςΙβίΙοβ-πελατειακών σχέσεων και συστήματα ανθρωπίνων πόρων). 9

ΚΕΦΑΛΑΙΟ ΠΡΩΤΟ: ΕΞΕΛΙΞΗ ΤΠΕ 1.1 ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟΙ ΥΠΟΛΟΓΙΣΤΕΣ ΚΑΙ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΙΣ Οι ηλεκτρονικοί υπολογιστές είναι ένα από τα σημαντικότερα και απαταίτητα εργαλεία που χρησιμοποιούν οι άνθρωποι με ή χωρις αναπηρίες σε όλα τα μήκη και πλάτη της γης. Είναι το μόνο εργαλείο που εξομοιώνει τους χειριστές με αναπηρίες με τους ικανούς σωματικά χειριστές. Εκτελούν εργασίες ή υπολογισμούς σύμφωνα με ένα σύνολο οδηγιών ή προγραμμάτων. Ο ηλεκτρονικός υπολογιστής δεν διακρίνει δυσμενώς ή ευμενώς τους χειριστές του. Είναι ένα σύστημα ίσης μεταχείρισης στα πλαίσια του οποίου ο χειριστής είναι αφανής. Ο υπολογιστής αποτελεί τη μόνη λύση τόσο για τις συμβατικές επιχειρήσεις όσο και για τις επιχειρήσεις των ανθρώπων με αναπηρίες που αναγκαστικά είναι επιχειρήσεις με ιδιαιτερότητες και πολλαπλές ανάγκες. Πολλές δραστηριότητες θα ήταν απροσπέλαστες σε επιχειρηματίες εάν δεν υπήρχαν οι ηλεκτρονικοί υπολογιστές. Οι επιτραπέζιες εκδόσεις, η λογιστική, η διαφήμιση, το marketing, η γραφιστική θα ήταν απολύτως απροσπέλαστα επαγγέλματα χωρίς τους υπολογιστές. Αυτά τα ίδια επαγγέλματα είναι -όχι μόνο προσπελάσιμα- αλλά τείνουν να καταστούν στερεότυπα επαγγελμάτων από τότε που γενικεύτηκε η χρήση των υπολογιστών (Βενιέρης,1998). Σήμερα, με τους υπολογιστές κάθε έλληνας μπορεί να είναι επαγγελματικά ενεργός ακόμη και μέσα από το σπίτι του. Υπάρχουν όλα τα μέσα που μπορούν να συμβάλλουν στην ενίσχυση των περιορισμένων ικανοτήτων των ελλήνων ώστε να καταστούν ανταγωνιστικοί στην αγορά. Επίσης με τους υπολογιστές το κόστος παραγωγής των επιχειρήσεων είναι χαμηλό. 10

Διεθνώς η ανάπτυξη του Internet και η χρήση νέων Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών (ΤΠΕ) αποτελεί σημαντικό παράγοντα ανάπτυξης και ευημερίας για μια χώρα. Σαν ορισμό μπορούμε να πούμε ότι το Internet είναι ένα, δημόσια διαθέσιμο, παγκόσμιο σύστημα υπολογιστών και δικτύων συνδεδεμένων μεταξύ τους (καθώς επίσης περιεχόμενο, πληροφορίες και υπηρεσίες παρέχονται στους χρήστες). Το Internet επηρεάζει σημαντικά τη γνώση και τις παγκόσμιες απόψεις αφού εκατομμύρια άνθρωποι στον κόσμο έχουν εύκολη και άμεση πρόσβαση σε ένα τεράστιο και ποικίλο, ως προς το περιεχόμενο, όγκο πληροφοριών. Το Internet παρέχεται από Εταιρείες Παροχής Υπηρεσιών Internet, τους λεγόμενους!nternet Service Providers (ISP), που παρέχουν υπηρεσίες όπως η πρόσβαση. Τα βασικά στοιχεία του hternet είναι: Πρόσβαση Περιεχόμενο Υπηρεσίες Οι τεχνολογίες Πληροφορικής και Επικοινωνιών (ΤΠΕ) αποτελούν μείζονα κινητήρια δύναμη οικονομικού και κοινωνικού εκσυγχρονισμού. Η αύξηση της χρήσης των ΤΠΕ είναι δυνατό να οδηγήσει σε αλλαγές όσον αφορά στο χώρο, στο χρόνο και στη διάρκεια διαφόρων κοινωνικών και οικονομικών δραστηριοτήτων, ιδιαίτερα όσων εμπεριέχουν διακίνηση πληροφοριών. (Αναστασιάδης, 2000). Ο όρος «τεχνολογία πληροφορικής και των επικοινωνιών» (ΤΠΕ) αποτελεί μετάφραση του αγγλικού όρου «Information and Communications Technologies» (ICT) που εισήγαγε το Συμβούλιο των Ευρωπαϊκών Επαγγελματικών Ενώσεων Πληροφορικής (Council of European Professional Societies) για να περιγράψει το σύνολο όλων των συγγενών μεταξύ τους τεχνολογιών της πληροφορικής και των τηλεπικοινωνιών. 11

Οι τεχνολογίες αυτές έχουν φθάσει πλέον σε στάδιο ωριμότητας και είναι σε θέση χάρις στην ευκολία χρήσης τους να διαχέουν τις γνώσεις καταργώντας γεωγραφικά ή πολιτιστικά εμπόδια (Αναστασιάδης, 2000). Οι επενδύσεις στις νέες τεχνολογίες και τα δίκτυα πληροφοριών που μπορεί να δημιουργηθούν θεωρούνται ένας από τους αποδοτικότερους τρόπους για την επιτάχυνση, σύγκλιση και υπερπήδηση των εμποδίων που αντιμετωπίζουν οι απομακρυσμένες περιοχές προς την επίτευξη της καινοτομίας και της κοινωνίας της γνώσης. Ειδικά στις περισσότερο απομακρυσμένες περιοχές, ο ρόλος της κοινωνίας της πληροφορίας και των τηλεπικοινωνιών ενισχύεται καθώς οι υποδομές και εφαρμογές ΤΠΕ συμβάλλουν στην εξάλειψη της γεωγραφικής απομάκρυνσης και επιτρέπουν την υλοποίηση σημαντικών εφαρμογών, όπως το ηλεκτρονικό εμπόριο, οι ηλεκτρονικές δημόσιες υπηρεσίες, η τηλεϊατρική, χωρίς να παραλείπονται άλλοι τομείς όπως η παιδεία, ο τουρισμός ή η έρευνα. Οι τεχνολογίες πληροφορικής και επικοινωνιών (ΤΠΕ) περιλαμβάνουν όλες τις τεχνολογίες που εφαρμόζονται για την παραγωγή, αποθήκευση, επεξεργασία, διάδοση και ανταλλαγή πληροφοριών. Ο όρος περιλαμβάνει ένα μεγάλο εύρος σχετικών τομέων στην έρευνα και τεχνολογική ανάπτυξη, στη βιομηχανική παραγωγή και στις υπηρεσίες, καλύπτοντας τα βασικά υλικά και τα λειτουργικά μέρη, τις συσκευές και, στα συστήματα, το επίπεδο υλικού, το λογισμικό και τα συστήματα υψηλού επιπέδου που χρησιμοποιούνται για την αποθήκευση και επεξεργασία πληροφοριών, τις τηλεπικοινωνίες, τους αισθητήρες, τις ηλεκτρονικές συσκευές ευρείας κατανάλωσης και άλλα σχετικά μέσα (Βενιέρης,1998). Οι τρέχουσες τάσεις οδηγούν στη σμίκρυνση μέσω της εφαρμογής και της περαιτέρω εξέλιξης των νανοτεχνολογιών και των νανοσυστημάτων για να προσφέρουν ένα ολοκληρωμένο περιβάλλον περιβάλλουσας νοημοσύνης για το μέλλον. 12

Κατά συνέπεια, οι τεχνολογίες πληροφορικής και επικοινωνιών έχουν καταστεί σημαντικό μέρος της κοινωνικής και οικονομικής δραστηριότητας και υποδομής και αφορούν τομείς που αυτή την περίοδο εξελίσσονται ραγδαία. Οι εξελιγμένες τεχνολογίες και λύσεις της εποχής της πληροφορικής είναι σήμερα παρούσες σε κάθε τομέα της ζωής και της εργασίας. Η κοινωνία έχει προσαρμόσει τη συμπεριφορά και την οργάνωσή της στους γρήγορους ρυθμούς της τεχνολογικής ανάπτυξης. Ο αυξημένος ανταγωνισμός μεταξύ των προμηθευτών εξοπλισμού και των παρόχων υπηρεσιών έχει επηρεάσει τη μείωση του κόστους της επικοινωνίας. Η ανάπτυξη νέων εφαρμογών και υπηρεσιών αυξάνει ακόμη περισσότερο την ευρεία χρήση των τεχνολογιών πληροφορικής και τηλεπικοινωνιών. Η μεγάλη αύξηση στη χρήση των ΤΠΕ συμπίπτει με τη διαδικασία σύγκλισης των τεχνολογιών, η οποία ωθεί τις διαφορετικές συσκευές, πρότυπα και πρωτόκολλα στη συγχώνευση και ενοποίηση (Γκίνογλου, 2004). Οι υπολογιστές, οι οικιακές συσκευές, τα ηλεκτρονικά συστήματα αυτοκινήτων, ο φωτογραφικός εξοπλισμός, τα μηχανήματα και άλλες συσκευές εξελίσσονται σε διασυνδεδεμένες μονάδες που αλληλεπιδρούν μεταξύ τους, χρησιμοποιούν από κοινού και ανταλλάσσουν δεδομένα και επικοινωνούν. Εξαιτίας των εξελίξεων στον τομέα της σύγκλισης, οι τεχνολογίες πληροφορικής και επικοινωνιών αντιπροσωπεύουν μια κρίσιμη πλατφόρμα για μελλοντικές λύσεις και συνεχώς εξελισσόμενα έργα για τις σύγχρονες οικονομίες, επιχειρήσεις και νοικοκυριά. Οι σημερινές εξελίξεις στις ΤΠΕ είναι εντυπωσιακές και το συνεχώς αυξανόμενο επίπεδο της έρευνας στις ΤΠΕ επόμενης γενιάς αναμένεται ότι θα αποδώσει περαιτέρω αξιοθαύμαστες εξελίξεις. Βρισκόμαστε σε έναν τεχνολογικό αγώνα ταχύτητας για μικρότερους, φθηνότερους και ταχύτερους επεξεργαστές, για μνήμες μεγέθους terabit και για ακόμη μεγαλύτερο εύρος ζώνης στις επικοινωνίες. 13

Παράλληλα, οι εξελίξεις στις τεχνολογίες αισθητήρων, στα μικροσυστήματα και, πλέον, στα νανοσυστήματα, στις οθόνες και στο λογισμικό, ετοιμάζουν το έδαφος για νέα συστήματα και εφαρμογές που χαρακτηρίζονται από διαισθητική, ευέλικτη και περισσότερο αυτόνομη συμπεριφορά, τείνοντας σε μια ενιαία και ολοκληρωμένη λειτουργία και στην περιβάλλουσα νοημοσύνη (Γκίνογλου, 2004). Σύμφωνα με αποτελέσματα ερευνών (ΕΔΕΤ - ebusinessforum) που αφορούν την Χρήση νέων Τεχνολογιών Πληροφορικής & Επικοινωνιών (ΤΠΕ) από τις μικρομεσαίες επιχειρήσεις (ΜΜΕ), τα επίπεδα εισαγωγής υποδομών για νέες τεχνολογίες από τις ελληνικές ΜΜΕ παρουσιάζουν σχετικά χαμηλό βαθμό «ετοιμότητας» σε αντίθεση με τις υπόλοιπες ευρωπαϊκές χώρες και γενικότερα το διεθνή χώρο, όσο αφορά την προώθηση και την ανάπτυξη ενός «δυναμικού περιβάλλοντος ηλεκτρονικού επιχειρείν». Το μέγεθος της επιχείρησης αποτελεί τον βασικότερο παράγοντα για την εισαγωγή και χρήση νέων τεχνολογιών. Παρατηρείται ψηφιακό χάσμα μεταξύ των πολύ μικρών επιχειρήσεων (1-5 ατόμων) και των επιχειρήσεων με περισσότερα από 11 άτομα. Η Ελλάδα υστερεί έναντι των υπολοίπων ευρωπαϊκών χωρών σε ό,τι αφορά στην εισαγωγή και χρήση νέων τεχνολογιών για τις πολύ μικρές ΜΜΕ (1-5 ατόμων), ενώ αντίθετα παρουσιάζεται ικανοποιητική χρήση αυτών για ΜΜΕ μεγαλύτερες των 11 ατόμων. Συγκεκριμένα, τα πλεονεκτήματα των νέων τεχνολογιών υποσκελίζονται από έντονους προβληματισμούς σχετικά με την συμβατότητα, το κόστος σε σχέση με τα αναμενόμενα οφέλη και τις ειδικές γνώσεις που απαιτούνται για την διαχείριση τέτοιων συστημάτων. Σημαντικά βοηθούν τα κίνητρα χρηματοδότησης τέτοιων επενδύσεων και εκπαίδευσης του προσωπικού. Παρά την υψηλή σημασία των ΤΠΕ στην λειτουργία των ελληνικών επιχειρήσεων και των εξαιρετικών προοπτικών που προσφέρουν, η υιοθέτηση τους από την πλειοψηφία των ΜΜΕ κυμαίνεται γενικά σε ιδιαίτερα χαμηλά επίπεδα (Βενιέρης,1998). 14

ΚΕΦΑΛΑΙΟ ΔΕΥΤΕΡΟ: ΔΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΕΣ ΛΟΓΙΣΤΙΚΟΥ ΓΡΑΦΕΙΟΥ 2.1 ΝΟΜΙΚΗ ΜΟΡΦΗ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΩΝ Η νομική μορφή μιας επιχείρησης αποτελεί μία πολύ σημαντική παράμετρο για την επιτυχή της πορεία και η επιλογή της θα πρέπει να αποτελεί αντικείμενο ενδελεχούς διερεύνησης λόγω των νομικών και φορολογικών αποτελεσμάτων που αυτή συνεπάγεται. Κατά τη διάρκεια της αξιολόγησης των εναλλακτικών νομικών μορφών που επιτρέπονται από την ελληνική νομοθεσία εκτός από τις νομικές και φορολογικές συνέπειες θα πρέπει να συνεκτιμώνται και καθαρά οικονομικοί παράγοντες, όπως ο κλάδος (industry) στον οποίο θα δραστηριοποιηθεί η επιχείρηση, αν τα πρόσωπα που συμμετέχουν θα ενεργούν ως επιχειρηματίες ή ως επενδυτές, η δυνατότητα απεμπλοκής από την συμμετοχή / επένδυση κλπ. Κάθε τύπος επιχείρησης έχει ειδικά χαρακτηριστικά και η επιλογή του εξυπηρετεί ορισμένη οικονομική σκοπιμότητα. Έτσι, μία επιχείρηση μπορεί να είναι (Παπαναστασάτου,2002). 2.1.1 ΑΤΟΜΙΚΗ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗ Η μορφή αυτή είναι ιδιαίτερα διαδεδομένη. Ατομική επιχείρηση είναι η άσκηση δραστηριότητας από ένα φυσικό πρόσωπο. Εκτός από την εγγραφή του φυσικού προσώπου στο αρμόδιο επιμελητήριο δεν απαιτούνται λοιπές διατυπώσεις, με αποτέλεσμα ο χρόνος και το κόστος να είναι ελάχιστα. Το φυσικό πρόσωπο ευθύνεται για την ατομική επιχείρηση με το σύνολο της προσωπικής του περιουσίας. Κύριο πλεονέκτημά της είναι η μεγάλη ευελιξία ως προς τις επιχειρηματικές αποφάσεις που αφορούν το είδος της δραστηριότητας, την επιλογή των τεχνικών μεθόδων και, ως ένα βαθμό, το μέγεθος της παραγωγής. 15

Τα πλεονεκτήματα αυτά είναι ουσιώδη, κυρίως για τις μικρές και μέσου μεγέθους αγροτικές, βιοτεχνικές και εμπορικές επιχειρήσεις, στις οποίες η προσωπική επίβλεψη και πρωτοβουλία είναι μεγάλης σημασίας. Όταν όμως το είδος της δραστηριότητας επιβάλλει την ανάπτυξη μεγάλου μεγέθους, τότε η εταιρική μορφή της επιχείρησης είναι συχνά η πιο κατάλληλη (Καραγιώργος, 2006). Βασικά Χαρακτηριστικά Ο επιχειρηματίας διοικεί την επιχείρηση, εξασφαλίζει κεφάλαιο, αναλαμβάνει τους κινδύνους, υφίσταται τις ζημίες και πληρώνει όλους τους φόρους. Ο επιχειρηματίας είναι ο ιδιοκτήτης της επιχείρησης, εισπράτει αποκλειστικά όλα τα κέρδη και έχει την ευθύνη για τα χρέη και της υποχρεώσεις της. Δεν υπάρχει ανάγκη επένδυσης κάποιου κατ ελάχιστον απαιτούμενου κεφαλαίου. Οι απαιτήσεις των πιστωτών της επιχείρησης και του Δημοσίου ικανοποιούνται με τα περουσιακά στοιχεία τόσο της επιχείρησης όσο και της κίνητης και ακίνητης περιουσίας του ιδιοκτήτη. Είναι πολύ εύκολη η δημιουργία της διότη δεν υπάρχουν χρονοβόρες διαδικασίες (Καραγιώργος, 2006). 2.1.2 ΟΜΟΡΡΥΘΜΗ ΕΤΑΙΡΕΙΑ Για την ίδρυση ομόρρυθμης εταιρείας πρέπει να συμπράξουν δύο τουλάχιστον μέρη ή κατά την έκφραση του νόμου υποχρεούνται αμοιβαίως στην επιδίωξη κοινού σκοπού (άρθρο 741, Αστικού Κώδικα). Ομόρρυθμη είναι η προσωπική εταιρεία στην οποία οι εταίροι ευθύνονται ο καθένας ατομικά με την δική του περιουσία για το σύνολο των χρεών της εταιρείας. Η ετερόρρυθμη εταιρεία έχει τα ίδια βασικά χαρακτηριστικά με την ομόρρυθμη εταιρεία και για αυτό θεωρείται παραλλαγή ή ειδική μορφή της. 16

Επομένως θα μπορούσαμε να πούμε ότι η ετερόρρυθμη εταιρεία είναι προσωπική εταιρεία στην οποία υπάρχουν δύο κατηγορίες εταίρων: οι ομόρρυθμοι και οι ετερόρρυθμοι εταίροι. Οι πρώτοι ευθύνονται για τα χρέη της εταιρείας και με την ατομική τους περιουσία, ενώ οι δεύτεροι ευθύνονται μόνο μέχρι του ποσού της εισφοράς τους στο κεφάλαιο. Οι προσωπικές εταιρείες δεν υπόκεινται σε κρατική εποπτεία ούτε κατά την ίδρυση ούτε κατά τη λειτουργία τους και ιδρύονται με υπογραφή της εταιρικής σύμβασης (που μπορεί να έχει και τη μορφή ιδιωτικής σύμβασης), καταβολή των απαραίτητων φόρων και τελών και υποβολή της σύμβασης εντός δεκαπέντε ημερών στο Μητρώο Εταιρειών που τηρείται στο αρμόδιο Πρωτοδικείο. Η ίδια διαδικασία είναι απαραίτητη για κάθε τροποποίηση του καταστατικού της εταιρείας. Τα ιδρυτικά μέλη της ομόρρυθμης εταιρείας μπορεί να είναι φυσικά ή νομικά πρόσωπα. Τα φυσικά πρόσωπα πρέπει να έχουν συμπληρώσει το δέκατο όγδοο (18ο) έτος της ηλικίας τους (σύμφωνα με το άρθρο 127 του Αστικού Κώδικα, όπως τροποποιήθηκε με το άρθρο 3 του Ν.1329/83). Συμμετοχή ανηλίκου στην ίδρυση προσωπικής εταιρείας επιτρέπεται μόνο κατόπιν δικαστικής άδειας. (Παπαναστασάτου, 2002). Στην ομόρρυθμη εταιρεία, σε περίπτωση που δεν αναγράφεται κάτι διαφορετικό στο καταστατικό της εταιρείας, κάθε εταίρος, ενεργώντας ατομικά, δικαιούται να διαχειρίζεται τις υποθέσεις της εταιρείας τόσο εσωτερικά όσο και προς τρίτα πρόσωπα και δύναται να δεσμεύει την εταιρεία υπογράφοντας στο όνομά της. Στην περίπτωση της ετερόρρυθμης εταιρείας, οι ετερόρρυθμοι εταίροι δεν δικαιούνται να διαχειρίζονται τις υποθέσεις της εταιρείας ούτε να συμβάλλονται με τρίτα πρόσωπα στο όνομα της. Σε περίπτωση παραβίασης των παραπάνω, ευθύνονται ως ομόρρυθμοι εταίροι (Παπαναστασάτου, 2002). 17

Βασικά Χαρακτηριστικά Οι εταίροι της ομόρρυθμης εταιρείας ευθύνονται με ολόκληρη την περιουσία τους για όλες τις υποχρεώσεις της εταιρείας, με αλληλέγγυα ευθύνη τους. Με τη λύση της εταιρείας δεν παύει η ευθύνη των εταίρων για τα τυχόν υπάρχοντα χρέη της εταιρείας. Η ομόρρυθμη εταιρεία δεν χρειάζεται συμβολαιογραφικό έγγραφο για την κατάρτισή της, αντιθέτως αρκεί ένα ιδιωτικό συμφωνητικό. Η επωνυμία της εταιρίας επιλέγεται από τα ονόματα ενός ή όλων των εταίρων. Κάθε νέος ομόρρυθμος έταιρος, που εισέρχεται σε προσωπική εταιρία, ευθύνεται για όλα τα χρέη αυτής, ασχέτως αν αυτά δημιουργήθηκαν πριν ή μετά την εόσοδο του στην εταιρία, εκτός εάν υπάρχει συμφωνία μεταξύ των εταίρων για τα προγενέστερα χρέη της εταιρίας. Κάθε έταιρος πρέπει να είναι ελεύθερος επαγγελματίας, να μην εμφανίζεται ως υπάλληλος της εταιρίας και να είναι ασφαλισμένος στο Ασφαλιστικό Ταμείο Ο.Α.Ε.Ε (Οργανισμός Ασφάλισης Ελεύθερων Επαγγελμάτων, παλαιότερα Τ.Ε.Β.Ε). Επίσης όλοι οι έταιροι είναι υποχρεωμένοι να διαθέτουν και να εκδήδουν Δελτίο Παροχής Υπηρεσιών με την αμοιβή τους από την εταιρία που είσπραξαν. 2.1.3 ΕΤΕΡΟΡΡΥΘΜΗ ΕΤΑΙΡΙΑ Στις ετερόρρυθμες (Ε.Ε.) ένας τουλάχιστον εταίρος( ο ομμορυθμος) είναι υπεύθυνος με όλη του την περιουσία για τα χρέη της εταιρείας και υπόκειται σε προσωπική κράτηση για τη μη εξόφλησή τους, ενώ κάθε (ετερόρρυθμος) έταιρος έχει περιορισμένη ευθύνη απέναντι στους πιστωτές της εταιρείας, που δεν μπορεί να υπερβεί το ποσό της εισφοράς του στη εταρεία. Για την ίδρυση ετερόρρυθμης εταιρείας πρέπει να συμπράξουν δύο τουλάχιστον μέρη ή κατά την έκφραση του νόμου υποχρεούνται αμοιβαίως στην επιδίωξη κοινού σκοπού (άρθρο 741, Αστικού Κώδικα). 18

Τα ιδρυτικά μέλη της ετερόρρυθμης εταιρείας μπορεί να είναι φυσικά ή νομικά πρόσωπα. Τα φυσικά πρόσωπα πρέπει να έχουν συμπληρώσει το δέκατο όγδοο (18ο) έτος της ηλικίας τους (σύμφωνα με το άρθρο 127 του Αστικού Κώδικα, όπως τροποποιήθηκε με το άρθρο 3 του Ν.1329/83). Συμμετοχή ανηλίκου στην ίδρυση προσωπικής εταιρείας επιτρέπεται μόνο κατόπιν δικαστικής άδειας (Γκινογλου, 2004) Βασικά Χαρακτηριστικά Διαίρεση των εταίρων της ετερόρρυθμης εταιρείας σε δύο κατηγορίες: τους ομόρρυθμους και τους ετερόρρυθμους. Η ευθύνη των ομόρρυθμων εταίρων απέναντι στους πιστωτές της εταιρείας είναι αλληλέγγυα και απεριόριστη. Η ευθύνη των ετερόρρυθμων εταίρων είναι περιορισμένη και δεν μπορεί να υπερβεί το ποσό της εισφοράς του στην εταιρεία. Η ετερόρρυθμη εταιρεία δεν χρειάζεται συμβολαιογραφικό έγγραφο για την κατάρτισή της, αντιθέτως αρκεί ένα ιδιωτικό συμφωνητικό. 2.1.4 ΑΝΩΝΥΜΗ ΕΤΑΙΡΙΑ Στις ανώνυμες εταιρείες (Α.Ε.), που είναι μετοχικές, κάθε εταίρος (μέτοχος) είναι υπεύθυνος μόνο για το ποσοστό συμμετοχής του, δηλαδή για τον αριθμό των μετοχών τις οποίες διαθέτει. Ο μέτοχος συμμετέχει στην εκλογή της διοίκησης της εταιρείας, στη διαμόρφωση των γενικών αρχών της πολιτικής και στα κέρδη, ανάλογα με τον αριθμό των μετοχών που διαθέτει. Στη γενική συνέλευση των μετόχων κάθε μέτοχος διαθέτει τόσους ψήφους όσες είναι οι μετοχές που κατέχει. Σε περίπτωση ζημιών ή πτωχεύσεως είναι υπεύθυνος μέχρι του ποσού που έχει καταβάλει για τις μετοχές του, δηλαδή, στη χειρότερη περίπτωση, οι μετοχές του χάνουν τελείως την αξία τους (Γκινογλου, 2004). 19

Η νομική μορφή που συνήθως επιλέγεται για την άσκηση σημαντικών επιχειρηματικών δραστηριοτήτων στην Ελλάδα είναι αυτής της Ανωνύμου Εταιρείας (Α.Ε.), η οποία αποτελεί εμπορική κεφαλαιουχική εταιρεία με νομική προσωπικότητα, για τις υποχρεώσεις της οποίας η ευθύνη του μετόχου περιορίζεται μέχρι του ποσού της συμμετοχής του. Τόσο η ίδρυση όσο και η λειτουργία της Α.Ε. υπόκειται στην εποπτεία του Υπουργείου Ανάπτυξης ή των κατά τόπο αρμοδίων νομαρχιών (Παπαναστασάτου, 2002). Για την ίδρυση μιας Α.Ε. είναι απαραίτητη η συμμετοχή δύο ιδρυτών - φυσικών ή νομικών προσώπων (μετά την ίδρυση της Α.Ε. οι μετοχές μπορούν να περιέλθουν στα χέρια ενός μόνο προσώπου) και απαιτούνται τα ακόλουθα βήματα: Προέλεγχος και κράτηση επωνυμίας στο αρμόδιο Επιμελητήριο. Σύνταξη του καταστατικού ενώπιον συμβολαιογράφου. Υποβολή και έγκριση του Καταστατικού από την αρμόδια Νομαρχία. Καταχώρηση στο Μητρώο Ανωνύμων Εταιρειών. Δημοσίευση του Καταστατικού και της Ανακοίνωσης της ίδρυσης στο Τεύχος Α.Ε. και Ε.Π.Ε. της Εφημερίδας της Κυβερνήσεως. Για την ίδρυση ανώνυμης εταιρείας πρέπει να συμπράξουν δύο τουλάχιστον μέρη ή κατά την έκφραση του νόμου το κεφάλαιο αυτής πρέπει να αναληφθεί από δύο τουλάχιστον ιδρυτές (άρθρο 8, Κ.Ν. 2190/20). Η αναλογία συμμετοχής των ιδρυτών δεν ορίζεται. (Γκίνογλου, 2004) Τα ιδρυτικά μέλη της ανώνυμης εταιρείας μπορεί να είναι φυσικά ή νομικά πρόσωπα. Τα φυσικά πρόσωπα πρέπει να έχουν συμπληρώσει το δέκατο όγδοο (18ο) έτος της ηλικίας τους (σύμφωνα με το άρθρο 127 του Αστικού Κώδικα, όπως τροποποιήθηκε με το άρθρο 3 του Ν.1329/83). Συμμετοχή ανηλίκου στην ίδρυση ανώνυμης εταιρείας επιτρέπεται μόνο κατόπιν δικαστικής άδειας. 20

Βασικά χαρακτηριστικά Απαιτείται μεγάλο σχετικά κεφάλαιο για την ίδρυσή της. Η διαίρεση του κεφαλαίου σε ίσα μερίδια, που ενσωματώνονται σε έγγραφα, τις μετοχές. Οι αυστηροί όροι δημοσιότητας κατά την ίδρυσή της αλλά και καθ' όλη τη διάρκεια της ζωής της. Η μακρά διάρκειά της (συνήθως 50 ετών). Η περιορισμένη ευθύνη των μετόχων. Η λήψη αποφάσεων κατά πλειοψηφία. Η ύπαρξη δύο οργάνων, ήτοι της Γενικής Συνέλευσης των μετόχων και του Διοικητικού Συμβουλίου. Το ελάχιστο κεφάλαιο που απαιτείται για την ίδρυση μιας Α.Ε. είναι 60.000 ΕΥΡΩ και πρέπει να καταβληθεί πλήρως είτε σε χρήματα (σε τραπεζικό λογαριασμό) είτε σε είδος. Το μετοχικό κεφάλαιο διαιρείται σε ανώνυμες ή ονομαστικές μετοχές (οι μετοχές ορισμένων Α.Ε., όπως π.χ. των τραπεζών, πρέπει να είναι υποχρεωτικά ονομαστικές). Τα όργανα διοίκησης μιας Α.Ε. είναι η Γενική Συνέλευση των Μετόχων και το Διοικητικό Συμβούλιο. Η Γενική Συνέλευση συγκαλείται τουλάχιστον μία φορά το χρόνο και είναι το ανώτατο όργανο της εταιρείας. Για την έγκυρη λήψη αποφάσεων από τη Γενική Συνέλευση απαιτείται η επίτευξη απαρτίας και πλειοψηφίας. Για συνήθεις αποφάσεις της Γενικής Συνέλευσης απαιτείται απαρτία του 1/5 του καταβεβλημένου κεφαλαίου και απόλυτη πλειοψηφία των εκπροσωπούμενων ψήφων (50% συν ένας ψήφος), εκτός από ιδιαίτερα σημαντικές αποφάσεις (π.χ. για τη μεταβολή της εθνικότητας της εταιρείας, του αντικειμένου της κλπ.), για τις οποίες απαιτούνται υψηλότερα ποσοστά (Γκίνογλου, 2004). 21

Η Γενική Συνέλευση είναι η μόνη αρμόδια να αποφασίζει για τον τρόπο διάθεσης των κερδών με συγκεκριμένους βέβαια περιορισμούς που προβλέπονται από το νόμο (π.χ. καταβολή πρώτου μερίσματος, κρατήσεις για τακτικό αποθεματικό κλπ.). Το Διοικητικό Συμβούλιο συνεδριάζει τουλάχιστον μία φορά το μήνα, στην έδρα της εταιρείας ή σε άλλο τόπο αν επιτρέπει το Καταστατικό. Τα μέλη του Διοικητικού Συμβουλίου ευθύνονται προσωπικά για τις πράξεις ή παραλείψεις τους και υπό ορισμένες προϋποθέσεις μπορεί να τους επιβληθούν κυρώσεις (Πετρίδης, 2006). 2.1.5 ΕΤΑΙΡΙΑ ΠΕΡΙΟΡΙΣΜΕΝΗΣ ΕΥΘΥΝΗΣ Η Ε.Π.Ε. είναι ένας συνδυασμός Α.Ε. και προσωπικής εταιρείας. Παρουσιάζει χαρακτηριστικά τόσο μίας Α.Ε. (π.χ. περιορισμένη ευθύνη) όσο και προσωπικών εταιρειών (π.χ. η διπλή πλειοψηφία που απαιτείται για τη λήψη αποφάσεων από τη Συνέλευση των Εταίρων, δηλαδή η πλειοψηφία του όλου αριθμού των εταίρων που εκπροσωπούν την πλειοψηφία του όλου εταιρικού κεφαλαίου). Η Ε.Π.Ε. δεν υπόκειται σε κρατική εποπτεία ούτε κατά την ίδρυση ούτε κατά τη λειτουργία της. Για την ίδρυση μιας Ε.Π.Ε. απαιτούνται κατ αρχήν οι παρακάτω διατυπώσεις: Υπογραφή του καταστατικού ενώπιον συμβολαιογράφου, από δύο τουλάχιστον μέλη (ή από το μοναδικό μέλος στην περίπτωση της μονοπρόσωπης Ε.Π.Ε.). Κατάθεση του καταστατικού στο Μητρώο Εταιρειών που τηρείται στη γραμματεία του Πρωτοδικείου της έδρας της. Δημοσίευση περίληψης του Καταστατικού της εταιρείας στο τεύχος Α.Ε. και Ε.Π.Ε. της Εφημερίδας της Κυβερνήσεως. 22

Σύμφωνα με το άρθρο 3 του Ν.3190/1955, η εταιρεία περιορισμένης ευθύνης είναι εμπορική, έστω και αν ο σκοπός αυτής δεν είναι εμπορική επιχείρηση, ωστόσο απαγορεύεται η άσκηση ορισμένων δραστηριοτήτων, όπως τραπεζικές, ασφαλιστικές, χρηματιστηριακές, διαχείριση χαρτοφυλακίου αξιογράφων, διαχείριση αμοιβαίων κεφαλαίων, χρηματοδοτική μίσθωση, πρακτορεία επιχειρηματικών απαιτήσεων, προώθηση και υλοποίηση επενδύσεων υψηλής τεχνολογίας (μόνο venture capital) και αθλητικές δραστηριότητες. Για την ίδρυση εταιρείας περιορισμένης ευθύνης απαιτείται εταιρικό κεφάλαιο το οποίο δεν μπορεί να είναι μικρότερο των 10.000., ενώ θα πρέπει να έχει καταβληθεί ολόκληρο κατά την υπογραφή του Καταστατικού (άρθρο 4 παρ.1 του Ν.3190/1955 όπως αντικαταστάθηκε με την παρ.3 του αρθρ.11 του Ν.2579/1998). Το μισό τουλάχιστον του ποσού αυτού πρέπει να είναι καταβεβλημένο σε μετρητά. Περιορισμός ως προς το ύψος του κεφαλαίου δεν υπάρχει (Πετρίδης, 2006). Σύμφωνα με το Ν.2842/2000, το ελάχιστο κεφάλαιο για την ίδρυση E ^ ^ από 1/1/2002 ορίζεται στα 18.000 Euro. Για τις ήδη υπάρχουσες εταιρείες προβλέπεται η δυνατότητα να συνεχίσουν να λειτουργούν με 2.5% χαμηλότερο κεφάλαιο (17.550 Euro). Σύμφωνα με το άρθρο 43α του Ν.3190/1955 που τροποποιήθηκε με το άρθρο 2 του Π.Δ. 279/1993, Εταιρεία Περιορισμένης Ευθύνης μπορεί να συστήσει και ένα μόνο πρόσωπο ή μία ήδη συνεστημένη ΕΠΕ να μετατραπεί σε μονοπρόσωπη. Ωστόσο, η μονοπρόσωπη ΕΠΕ είναι άκυρη, αν ο εταίρος (φυσικό ή νομικό πρόσωπο) που τη συνέστησε είναι και μοναδικός εταίρος σε άλλη μονοπρόσωπη ΕΠΕ, ή αν έχει συσταθεί από άλλη μονοπρόσωπη ΕΠΕ. Η διοίκηση της Ε.Π.Ε. ασκείται από ένα ή περισσότερα πρόσωπα (εταίρους ή μη), τους διαχειριστές, οι οποίοι ορίζονται με το καταστατικό ή κατόπιν απόφασης της Γενικής Συνέλευσης. Σε περίπτωση μη διορισμού διαχειριστών, η διοίκηση των υποθέσεων ασκείται συλλογικά από όλους τους εταίρους. 23

Οι διαχειριστές ευθύνονται προσωπικά απέναντι στην εταιρεία, τα μέλη της και κάθε τρίτο για κάθε παράβαση του νόμου και του καταστατικού, καθώς και για κάθε ενέργεια πλημμελούς διαχείρισης και υπό προϋποθέσεις μπορούν να τους επιβληθούν ποικίλες κυρώσεις. Το ανώτατο όργανο της εταιρείας παραμένει η Συνέλευση των Εταίρων. Για τη λήψη αποφάσεων από τη Συνέλευση των Εταίρων απαιτείται η διπλή πλειοψηφία που αναφέρθηκε ανωτέρω, δηλαδή κεφαλαιουχικής και αριθμητικής πλειοψηφίας. Η Συνέλευση των Εταίρων είναι η μόνη αρμόδια να αποφασίζει για τον τρόπο διάθεσης των κερδών με συγκεκριμένους βέβαια περιορισμούς που προβλέπονται από το νόμο (π.χ. κρατήσεις για τακτικό αποθεματικό κλπ.) (Καραγιώργος, 2003). Βασικά Χαρακτηριστικά Η διαίρεση του κεφαλαίου σε "μερίδες συμμετοχής κάθε μία εκ των οποίων αποτελείται από εταιρικά μερίδια, από τα οποία το καθένα δεν μπορεί να είναι μικρότερο των 5.000 ΕΥΡΩ. Συγκεκριμένοι όροι δημοσιότητας κατά την ίδρυσή της αλλά και καθ' όλη τη διάρκεια της ζωής της. Η ορισμένη διάρκειά της (αν και η παράλειψη αναγραφής της διάρκειας δεν αποτελεί λόγο ακυρότητας της εταιρείας). Η περιορισμένη ευθύνη των εταίρων. Η λήψη αποφάσεων κατά πλειοψηφία πλέον του μισού του όλου αριθμού των εταίρων, που εκπροσωπούν πλέον του μισού του όλου εταιρικού κεφαλαίου. Η ύπαρξη δύο οργάνων, ήτοι της Γενικής Συνέλευσης των εταίρων και του διαχειριστή ή διαχειριστών. Οι εταιρείες περιορισμένης ευθύνης (Ε.Π.Ε.) είναι ένας ενδιάμεσος τύπος μεταξύ των προσωπικών εταιρειών (Ο.Ε. και Ε.Ε.) και της ανώνυμης εταιρείας. 24

Το κύριο γνώρισμα των εταιρειών αυτών είναι το μικρό κεφάλαιο που χρειάζεται για τη σύστασή τους και η περιορισμένη ευθύνη των εταίρων τους μέχρι το ύψος του κατατεθειμένου εταιρικού κεφαλαίου, όπως ακριβώς συμβαίνει και με τις ανώνυμες εταιρείες, σε αντίθεση με τις προσωπικές εταιρείες. Μολονότι οι κλασικοί διαχωρισμοί μεταξύ ατομικών και συλλογικών μορφών επιχειρήσεων ή μεταξύ προσωπικών και κεφαλαιουχικών εταιρειών, παρουσιάζουν ακόμη ενδιαφέρον από πλευράς νομικής και φορολογικής, η νομοθεσία παρέχει σημαντικές δυνατότητες στον σύγχρονο επιχειρηματία να διαμορφώσει την επιχείρησή του κατά τον πλέον πρόσφορο για τους σκοπούς του τρόπο απομακρυνόμενος από τα παραδοσιακά μοντέλα επιχειρηματικότητας (διατηρώντας βεβαίως την βασική δομή οργάνωσης που προβλέπεται από τον νόμο). Ο νομικός ή και φορολογικός σχεδιασμός είναι πολύτιμα εργαλεία για την χάραξη των επιχειρησιακών στρατηγικών (Καραγιώργος, 2003). 2.2 ΛΟΓΙΣΤΙΚΑ ΒΙΒΛΙΑ Κάθε επιτηδευματίας ανεξαρτήτως εάν είναι φυσικό ή νομικό πρόσωπο που ασκεί οποιαδήποτε μορφή επιχειρηματικής δραστηριότητας που αποβλέπει στην απόκτηση εισοδήματος είναι υποχρεωμένος να τηρεί βιβλία. Ο Κώδικας Βιβλίων και Στοιχείων (Κ.Β.Σ) Έχει ως στόχο τον προσδιορισμό της πραγματικής φορολογητέας ύλης και για αυτό υπάρχει η Διάκριση σε 3 κατηγορίες με κριτήρια τα ακαθάριστα έσοδα και το νομικό τους σχήμα (Παπαναστασάτου, 2002). 2.2.1 ΒΙΒΛΙΑ ΔΕΥΤΕΡΗΣ ΚΑΤΗΓΟΡΙΑΣ Ακαθάριστα Έσοδα μέχρι 1.500.000 Ευρώ. Όσοι δεν έχουν το νομικό σχήμα της Ανώνυμης Εταιρείας και της Εταιρείας. Περιορισμένης Ευθύνης τα καθαρά κέρδη προσδιορίζονται με ειδικό τρόπο. 25

Όσοι ασκούν δραστηριότητα εκμετάλλευσης πλοίου. Όσοι διατηρούν πρακτορεία εφημερίδων και περιοδικών. Όσοι ασχολούνται με εμπόριο πετρελαιοειδών ή υγρών καυσίμων. Χονδρέμποροι καπνοβιομηχανικών προϊόντων. Τήρηση βιβλίων εσόδων - εξόδων. 2.2.2 ΒΙΒΛΙΑ ΤΡΙΤΗΣ ΚΑΤΗΓΟΡΙΑΣ Κατατάσσονται οι Ανώνυμες Εταιρείες και οι Εταιρείες Περιορισμένης Ευθύνης ανεξαρτήτου τζίρου. Όλοι οι επιτηδευματίες που αποκομίζουν ακαθάριστα έσοδα πάνω από 1.500.000 Ευρώ Στην κατηγορία αυτή τηρούν λογιστικά βιβλία ενός πλήρους λογιστικού συστήματος, τα βιβλία 3ης Κατηγορίας είναι: 1- Συγκεντρωτικό ημερολόγιο ή γενικό ημερολόγιο ή Ενιαίο Ημερολόγιο Εδώ γίνεται καταγραφή της καθημερινής πορείας μιας επιχείρησης. Είναι το βιβλίο από το οποίο ενημερώνονται και τα υπόλοιπα βιβλία. Γίνεται η καταχώριση κατά χρονολογική σειρά όλων των λογιστικών γεγονότων. Καταγράφονται οι πράξεις με βάση το διπλογραφικό σύστημα (Κάθε εγγραφή συνεπάγεται με την κίνηση 2 λογαριασμών από τους οποίους ο ένας χρεώνεται και ο άλλος πιστώνεται). 2- Καθολικά - 2 κατηγορίες (Γενικό και Αναλυτικά) Στο γενικό καθολικό μεταφέρονται από το ημερολόγιο όλοι οι πρωτοβάθμιοι λογαριασμοί (γενικοί λογαριασμοί που καταγράφουν μεταβολές των περιουσιακών στοιχείων του οργανισμού καθώς και των εσόδων εξόδων που δημιουργούνται κατά την διάρκεια της χρήσης) 26

Στα Αναλυτικά Καθολικά καταγράφεται η ανάλυση των πρωτοβάθμιων λογαριασμών (υπάρχουν αναλυτικά δευτεροβάθμιων, τριτοβάθμιων, τεταρτοβάθμιων) 3- Βιβλίο Απογραφών και Ισολογισμών Πραγματοποιείται η λεπτομερή και αναλυτική περιγραφή, η ποσοτική καταμέτρηση και αποτίμηση όλων των ενεργητικών και παθητικών στοιχείων της επιχείρησης και καταγράφεται ο Ισολογισμός της Επιχείρησης 2.2.3 ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΙΚΗ ΕΝΗΜΕΡΩΣΗ ΤΩΝ ΒΙΒΛΙΩΝ. Ο επιτηδευματίας, που χρησιμοποιεί ηλεκτρονικά μέσα για την τήρηση των βιβλίων ή και την έκδοση των στοιχείων, υπάγεται και στις διατάξεις των άρθρων 23 έως και 25, οι οποίες κατισχύουν των αντίστοιχων σχετικών διατάξεων του Κώδικα αυτού. Στις περιπτώσεις που εφαρμόζεται σύστημα χειρόγραφο και μηχανογραφικό, ισχύουν οι αντίστοιχες, κατά περίπτωση, διατάξεις (Παπαναστασάτου, 2002). 1- Αρθρο 23 Υποχρεώσεις χρηστών. Τεχνικές προδιαγραφές λογισμικού 1. Ο επιτηδευματίας που χρησιμοποιεί ηλεκτρονικό υπολογιστή (Η/Υ) για την τήρηση των βιβλίων ή την έκδοση των στοιχείων υποχρεούται: να έχει αναλυτικό εγχειρίδιο οδηγιών χρήσης του λογισμικού στην ελληνική γλώσσα, που αναφέρεται τουλάχιστον στην εφαρμογή των διατάξεων του Κώδικα αυτού και το οποίο ενημερώνεται αμέσως για κάθε μεταβολή που επέρχεται σ' αυτό, να θέτει στη διάθεση του προϊσταμένου της ΔΟΥ, το κατάλληλο προσωπικό για τη χρήση του λογισμικού της επιχείρησης, για όσο χρόνο απαιτηθεί, κατά τη διάρκεια του ελέγχου, να επιτρέπει σε συνεργείο ελέγχου που συμμετέχει και υπάλληλος με ειδικότητα πληροφορικής, την απευθείας λήψη οποιουδήποτε στοιχείου ή πληροφορίας από τα αρχεία του ηλεκτρονικού υπολογιστή. 27

Τις υποχρεώσεις των περιπτώσεων α' και β' έχει και όποιος αναλαμβάνει τη μηχανογραφική τήρηση των βιβλίων επιτηδευματιών, να διαφυλάσσει, εκτός από τα βιβλία και στοιχεία που ορίζονται από την παράγραφο 2 του Αρθρου 21 του Κώδικα αυτού, τα μηνιαία ισοζύγια του γενικού καθολικού, τις μηνιαίες καταστάσεις του βιβλίου αποθήκης, τα ηλεκτρομαγνητικά μέσα αποθήκευσης πληροφοριών, μέχρι την εκτύπωση των δεδομένων τους, και το εγχειρίδιο οδηγιών χρήσης του λογισμικού. 2. Το λογισμικό πρέπει να ανταποκρίνεται πλήρως στις απαιτήσεις των διατάξεων του Κώδικα αυτού, όπως ισχύουν κάθε φορά, και επιπλέον πρέπει να έχει τις ακόλουθες δυνατότητες: ανάπτυξης κωδικών αριθμών και τίτλων λογαριασμών από τους επιτηδευματίες που τηρούν βιβλία τρίτης κατηγορίας, ανάλογης με εκείνη του Ελληνικού Γενικού Λογιστικού Σχεδίου, ή των κλαδικών λογιστικών σχεδίων, εφόσον προορίζεται για επιχειρήσεις που τα εφαρμόζουν. Προκειμένου για επιτηδευματίες που τηρούν βιβλία δεύτερης κατηγορίας τα πληροφοριακά στοιχεία που προβλέπονται από τα άρθρα 5 και 6 του Κώδικα αυτού πρέπει να προκύπτουν υποχρεωτικά από ανάπτυξη αντίστοιχων στηλών στα βιβλία αυτά, εφόσον δεν συντάσσονται οι αναλυτικές καταστάσεις που προβλέπονται από τις ίδιες διατάξεις, προσδιορισμού των χρησιμοποιούμενων μεταβλητών φορολογικών συντελεστών, εισφορών, τελών από τον ίδιο το χρήστη, αυτόματης ετήσιας προοδευτικής αρίθμησης κάθε ημερολογιακής εγγραφής, ξεχωριστά για κάθε ημερολόγιο, η οποία δεν επιτρέπεται να μεταβάλλεται από τον χρήστη. Η απλή εισαγωγή πληροφοριών ή άλλων ενδείξεων για μελλοντική έκδοση φορολογικών στοιχείων, δεν ασκεί οποιαδήποτε επίδραση στα λογιστικοποιημένα οικονομικά στοιχεία, διασφάλισης της ενημέρωσης των βιβλίων του επιτηδευματία με το περιεχόμενο των στοιχείων που εκδίδονται μηχανογραφικά, 28

ακύρωσης εγγραφής με έκδοση ειδικού ακυρωτικού στοιχείου, σε περίπτωση λανθασμένης έκδοσης φορολογικών στοιχείων, εφόσον δεν έγινε χρήση αυτών Η διόρθωση της λανθασμένης εγγραφής μπορεί να γίνεται με αλγεβρική απεικόνιση, με την προϋπόθεση ότι η ίδια μέθοδος θα εφαρμόζεται σε όλα τα επίπεδα λογαριασμών στους οποίους αφορά η διόρθωση, διαχωρισμού, καταχώρησης και εκτύπωσης των οικονομικών πράξεων της νέας διαχειριστικής περιόδου, παράλληλα με τις οικονομικές πράξεις και τις τακτοποιητικές πράξεις της διαχειριστικής χρήσης που έληξε (σύνταξη ισολογισμού), καθώς και αυτόματης μεταφοράς των υπολοίπων στους λογαριασμούς της νέας χρήσης. Κάθε υπόλοιπο που μεταφέρεται στη νέα χρήση πρέπει να είναι οριστικό και εκκαθαρισμένο, διαχωρισμού και χωριστής εκτύπωσης των πράξεων του τελευταίου μήνα της διαχειριστικής χρήσης που έληξε από τις τακτοποιητικές πράξεις της ίδιας χρήσης, μεταγενέστερης αναπαραγωγής των εγγραφών σε περίπτωση τροποποίησης του λογισμικού. 2- Άρθρο 24 Χρόνος και τρόπος μηχανογραφικής ενημέρωσης των βιβλίων και έκδοσης των στοιχείων 1. Ο επιτηδευματίας που τηρεί βιβλία τρίτης κατηγορίας: Ενημερώνει τα ημερολόγιά του στις προθεσμίες που ορίζονται από την παράγραφο 2 του Αρθρου 17. Η εκτύπωση αυτών γίνεται στο τέλος του επόμενου μήνα που αφορούν τις οικονομικές πράξεις και το ημερολόγιο των εγγραφών του ισολογισμού στο χρόνο κλεισίματος του ισολογισμού, με δυνατότητα αποθήκευσης αυτών σε ηλεκτρομαγνητικά μέσα. 29

Εκτυπώνει μέχρι το τέλος του επόμενου μήνα εκείνου τις οικονομικές πράξεις από το θεωρημένο ισοζύγιο λογαριασμών "Γενικού - Αναλυτικών Καθολικών" στο οποίο εμφανίζονται τα προοδευτικά αθροίσματα χρέωσης και πίστωσης των λογαριασμών όλων των βαθμίδων, καθώς και των υπολοίπων αυτών μέχρι το τέλος του προηγούμενου μήνα, τα σύνολα των κινήσεων του μήνα, τα συνολικά αθροίσματα χρέωσης και πίστωσης των λογαριασμών, καθώς και τα υπόλοιπά τους, χρεωστικά και πιστωτικά, μέχρι το τέλος του μήνα που αφορούν. Παρέχεται η δυνατότητα εμφάνισης στο ισοζύγιο του προηγούμενου εδαφίου τουλάχιστον των πρωτοβάθμιων λογαριασμών, με την προϋπόθεση ανάπτυξής του σε λογαριασμούς της κατώτερης βαθμίδας, εφαρμοζομένων αναλόγως των τριών τελευταίων εδαφίων της παραγράφου 7 του Αρθρου 24 του παρόντος. Εκτυπώνει τα αναλυτικά καθολικά, το γενικό καθολικό και το μητρώο παγίων στο τέλος της διαχειριστικής περιόδου και μέσα στην προθεσμία σύνταξης του ισολογισμού, με δυνατότητα μη εκτύπωσής τους, εφόσον τα δεδομένα τους φυλάσσονται σε ηλεκτρομαγνητικά μέσα αποθήκευσης. 2. Ο επιτηδευματίας που τηρεί βιβλίο αποθήκης ενημερώνει το βιβλίο στην προθεσμία που ορίζεται από την παράγραφο 2 του Αρθρου 17 και αποθηκεύει μέχρι το τέλος του επόμενου μήνα τις οικονομικές πράξεις, τα δεδομένα του βιβλίου με επιπλέον αναγραφή για κάθε μήνα του αριθμού των μερίδων των κινηθέντων ειδών σε οπτικό δίσκο (CD - ROM τεχνολογίας WORM), ο οποίος σημαίνεται (θεωρείται) και προστατεύεται από επιπλέον προσπάθειες εγγραφής, ώστε να διασφαλίζονται οι πληροφορίες που περιέχονται σ' αυτόν. Σε κάθε οπτικό δίσκο αποθηκεύονται τα δεδομένα ενός μόνο μήνα και επί μη επιτυχημένης εγγραφής του CD, το κατεστραμμένο CD αρχειοθετείται και γίνεται νέα εγγραφή σε άλλο θεωρημένο CD. Ο επιτηδευματίας μπορεί να αποθηκεύει τα είδη που κινήθηκαν κατά τη διάρκεια του μήνα, κατ' είδος, ποσότητα και αξία. (Καραγιώργος, 2003). 30

Ο επιτηδευματίας εκτυπώνει το βιβλίο τεχνικών προδιαγραφών εντός της προβλεπόμενης προθεσμίας ενημέρωσής του και το βιβλίο παραγωγής κοστολογίου στο τέλος της διαχειριστικής περιόδου και μέσα στην προθεσμία σύνταξης του ισολογισμού, με δυνατότητα μη εκτύπωσής του, εφόσον τα δεδομένα του φυλάσσονται σε ηλεκτρομαγνητικά μέσα αποθήκευσης. Με την ίδια προϋπόθεση παρέχεται η δυνατότητα μη εκτύπωσης των δελτίων εσωτερικής διακίνησης της παραγράφου 2 του Αρθρου 8 του Κώδικα αυτού (Μπαραλέξης, 2006). 3. Ο επιτηδευματίας που τηρεί βιβλία δεύτερης κατηγορίας ενημερώνει τα βιβλία της έδρας ή του υποκαταστήματός του μέσα στις προθεσμίες που ορίζουν οι διατάξεις της παραγράφου 1 του Αρθρου 17 του Κώδικα αυτού. Στο τέλος του επόμενου μήνα εκείνου που αφορούν οι οικονομικές πράξεις, εκτυπώνει: το βιβλίο αγορών ή εσόδων - εξόδων με δυνατότητα αποθήκευσης αυτών σε ηλεκτρομαγνητικά μέσα, μηνιαία κατάσταση στην οποία εμφανίζονται μόνο τα μηνιαία αθροίσματα των αντίστοιχων στηλών του τηρούμενου βιβλίου αγορών και εσόδων - εξόδων. 4. Ο επιτηδευματίας της τρίτης κατηγορίας για τις οικονομικές πράξεις του υποκαταστήματός του: Εκτυπώνει το ημερήσιο φύλλο συναλλαγών και αποστέλλει αυτό στην έδρα για την ενημέρωση των βιβλίων εντός του πρώτου δεκαπενθημέρου του επόμενου μήνα. Ενημερώνει το ημερολόγιο ταμειακών και συμψηφιστικών πράξεων μέσα στην προθεσμία της παραγράφου 2 του Αρθρου 17 του Κώδικα αυτού και εκτυπώνει αυτό ή το φύλλο ανάλυσης και ελέγχου εντός του πρώτου δεκαπενθημέρου του επόμενου μήνα. 31

Επιπλέον ενημερώνει το βιβλίο αποθήκης και αποθηκεύει τα δεδομένα του, σύμφωνα με τις διατάξεις της παραγράφου 2 του Αρθρου αυτού. Τα βιβλία των παραπάνω περιπτώσεων μπορούν να μην εκτυπώνονται και τα δεδομένα τους να αποθηκεύονται σε ηλεκτρομαγνητικά μέσα αποθήκευσης. 5. Σε περίπτωση που ο επιτηδευματίας διαθέτει κεντρική μονάδα (Η/Υ), με την οποία παρακολουθεί τα λογιστικά στοιχεία όλων των επαγγελματικών εγκαταστάσεων, μπορεί, μετά από προηγούμενη γνωστοποίηση στον προϊστάμενο της Δ.Ο.Υ. της έδρας του, να εκτυπώνει μέχρι το τέλος του επόμενου μήνα στη μονάδα αυτή τα λογιστικά βιβλία και το βιβλίο αποθήκης κάθε επαγγελματικής εγκατάστασης, όταν η μεταβίβαση των εγγραφών από τις επαγγελματικές εγκαταστάσεις γίνεται είτε με απευθείας σύνδεση, είτε με άλλα ηλεκτρονικά μέσα, στις προβλεπόμενες προθεσμίες. Τα τυπωμένα βιβλία ή τα ηλεκτρομαγνητικά μέσα αποστέλλονται μέσα σε δέκα ημέρες από τη λήξη του μήνα της εκτύπωσης στην επαγγελματική εγκατάσταση την οποία αφορούν, όπου και φυλάσσονται.τα θεωρημένα και μη χρησιμοποιημένα βιβλία ή οι θεωρημένοι οπτικοί δίσκοι (CD - ΚΘΜ) μπορεί να φυλάσσονται στο χώρο της κεντρικής μονάδας του Η/Υ μέχρι τη χρησιμοποίησή τους. 6. Η εκτύπωση της ποσοτικής καταγραφής των αποθεμάτων, ιδίων και τρίτων, στο βιβλίο απογραφών γίνεται μέχρι τη λήξη της προθεσμίας της παραγράφου 7 του Αρθρου 17 του Κώδικα αυτού. Η κατά ποσότητα και αξία εκτύπωσης των αποθεμάτων γίνεται μέσα στην προθεσμία της παραγράφου 8 του Αρθρου 17 του Κώδικα αυτού, με δυνατότητα μη εκτύπωσής τους, όταν αποθηκεύονται σε ηλεκτρομαγνητικά μέσα (Μπαραλέξης, 2006). 32

Το βιβλίο μετόχων των ανωνύμων εταιριών, των οποίων οι μετοχές είναι εισηγμένες στο χρηματιστήριο, μπορεί να εκτυπώνεται μία φορά στο τέλος της χρήσης και εντός της προθεσμίας κλεισίματος του ισολογισμού με τους κατόχους των μετοχών κατά τη λήξη της διαχειριστικής περιόδου, με την προϋπόθεση ότι οι αναλυτικές κινήσεις του βιβλίου μετόχων θα φυλάσσονται σε ηλεκτρομαγνητικά μέσα αποθήκευσης και υπάρχει δυνατότητα εκτύπωσης αυτών όταν ζητηθεί από τον προϊστάμενο της Δ.Ο.Υ. Τα πρόσθετα και ειδικά βιβλία ενημερώνονται και εκτυπώνονται εντός των προβλεπόμενων προθεσμιών από τις διατάξεις του Κώδικα αυτού ή των αποφάσεων του Υπουργού Οικονομικών, που εκδίδονται κατ' εξουσιοδότηση νόμου και καθιερώνουν την τήρησή τους. Με εξαίρεση τα βιβλία που ενημερώνονται βάσει εκδιδόμενων παραστατικών τα οποία μπορεί να εκτυπώνονται μέχρι το τέλος του επόμενου μήνα, με την προϋπόθεση ότι όταν ζητηθεί από τον Προϊστάμενο της Δημόσιας Οικονομικής Υπηρεσίας ή από τον εξουσιοδοτούμενο από αυτόν υπάλληλο, να είναι δυνατή η εκτύπωση σε αθεώρητο μηχανογραφικό χαρτί, άμεσα των δεδομένων των βιβλίων αυτών μέχρι και την τελευταία ημέρα ενημέρωσης. Με την προϋπόθεση του προηγούμενου εδαφίου μπορεί να εκτυπώνεται μέχρι το τέλος του επόμενου μήνα και το βιβλίο κίνησης οχημάτων. 7. Οι προθεσμίες που ορίζονται για την εκτύπωση των βιβλίων που προβλέπονται από τις παραγράφους 1 έως και 5 του Αρθρου αυτού, τελούν υπό την προϋπόθεση ότι όταν ζητηθεί εγγράφως από τον προϊστάμενο της ΔΟΥ ή από τον εξουσιοδοτημένο από αυτόν υπάλληλο, να είναι δυνατή η εκτύπωση σε αθεώρητο μηχανογραφικό χαρτί, όλων των υπολοίπων ή μερικών λογαριασμών του γενικού καθολικού, του βιβλίου αποθήκης καθώς και του υπολοίπου ταμείου και εντός δύο (2) ημερών όλων ή μερικών των βιβλίων που τηρούνται μέχρι την ημέρα, που σύμφωνα με τις διατάξεις των παραγράφων 1 και 2 του Αρθρου 17 του Κώδικα αυτού, έπρεπε να έχει γίνει εισαγωγή των στοιχείων στον Η/Υ. 33

Εφόσον είναι αντικειμενικά αδύνατη η εκτύπωση αυτή μέσα στις παραπάνω προθεσμίες, ο προϊστάμενος της Δ.Ο.Υ. ή ο εξουσιοδοτημένος από αυτόν υπάλληλος μπορεί, μετά από αίτηση του επιτηδευματία, να τις παρατείνει. Οι προθεσμίες ενημέρωσης και εκτύπωσης των βιβλίων με τις τρέχουσες συναλλαγές παρατείνονται αυτοδίκαια για όσο χρόνο ορίζεται για τις παραπάνω εκτυπώσεις. Τα δεδομένα που είναι αποθηκευμένα σε ηλεκτρομαγνητικά μέσα κατά τις διατάξεις των παραγράφων 1, 2, 3, 4 και 6 του Αρθρου αυτού, καθώς και της παραγράφου 6 του Αρθρου 27 του ίδιου Κώδικα εκτυπώνονται εντός τριών (3) ημερών, όταν ζητηθεί από το φορολογικό έλεγχο. Η ανωτέρω προθεσμία μπορεί να παρατείνεται μέχρι δεκαπέντε (15) ημέρες, εφόσον η εκτύπωση των δεδομένων αυτών είναι εξαιρετικά δυσχερής στην προβλεπόμενη προθεσμία. Η μη διαφύλαξη των ηλεκτρομαγνητικών μέσων ή η αδυναμία αναπαραγωγής του περιεχομένου αυτών εξομοιώνεται με μη τήρηση των βιβλίων ή των καταστάσεων που εμπεριέχονται σε αυτά. (ΑνΐΤΑΙ_, 2003) 8. Οι διατάξεις της παραγράφου 6 του Αρθρου 17 του Κώδικα αυτού έχουν ανάλογη εφαρμογή και για την παράταση της προθεσμίας εκτύπωσης ή της εγγραφής σε θεωρημένο οπτικό δίσκο που ορίζεται από τις παραγράφους 1 περιπτώσεις α' και β', 2 έως και 4 του Αρθρου αυτού. Σε περίπτωση παράτασης του χρόνου ενημέρωσης των βιβλίων παρέχεται ισόχρονη παράταση και στο χρόνο εκτύπωσής τους. 3- Αρθρο 25 Ειδικές διατάξεις 1. Η εκτύπωση των θεωρημένων βιβλίων και καταστάσεων, μπορεί να γίνεται σε ενιαίο θεωρημένο μηχανογραφικό χαρτί γενικής αρίθμησης, με την προϋπόθεση ότι κατά την εκτύπωση αποτυπώνεται το είδος του βιβλίου ή της κατάστασης. 34

Δίνεται ενιαία εσωτερική αρίθμηση των σελίδων κάθε είδους βιβλίου ή κατάστασης και με το σημείωμα θεώρησης γνωστοποιείται στον προϊστάμενο της Δ.Ο.Υ. το είδος των βιβλίων και των καταστάσεων που θα εκτυπωθούν από το ενιαίο έντυπο. Η επέκταση της δυνατότητας της εκτύπωσης και άλλου θεωρημένου βιβλίου ή κατάστασης από το ίδιο θεωρημένο μηχανογραφικό χαρτί επιτρέπεται, εφόσον πριν από την εκτύπωση του νέου βιβλίου ή κατάστασης δηλωθεί αυτό εγγράφως στον προϊστάμενο της αρμόδιας Δ.Ο.Υ. που θεώρησε το μηχανογραφικό χαρτί. 2. Επιτρέπεται η έκδοση των φορολογικών στοιχείων από το ίδιο θεωρημένο στέλεχος μηχανογραφικού εντύπου πολλαπλής χρήσης, που φέρει ενιαία αρίθμηση, εφόσον με το σημείωμα θεώρησης γίνει γνωστοποίηση στον αρμόδιο προϊστάμενο Δ.Ο.Υ. για το είδος και τις σειρές των στοιχείων που εκδίδονται από αυτό και με την προϋπόθεση ότι κατά τη μηχανογραφική έκδοση αποτυπώνεται ο τίτλος και η σειρά του στοιχείου με ενιαία εσωτερική αρίθμηση για κάθε είδος και σειρά στοιχείου. Η επέκταση της δυνατότητας έκδοσης και άλλου είδους ή άλλης σειράς στοιχείων από το ίδιο θεωρημένο στέλεχος επιτρέπεται, εφόσον πριν από την έκδοση αυτή δηλωθεί τούτο εγγράφως στον προϊστάμενο της αρμόδιας Δ.Ο.Υ. που θεώρησε τα στοιχεία αυτά. 3. Εφόσον από το υποκατάστημα του επιτηδευματία μεταβιβάζονται οι λογιστικές εγγραφές ή καταχωρήσεις με απευθείας σύνδεση στην έδρα, μπορεί μετά από προηγούμενη γνωστοποίηση στον προϊστάμενο Δ.Ο.Υ. της έδρας, να μην τηρεί βιβλία στην εγκατάσταση αυτή, με εξαίρεση τα πρόσθετα βιβλία του Αρθρου 10 και την κατάσταση απογραφής υποκαταστήματος. Στην περίπτωση αυτήν οι αγορές, τα έσοδα και το ταμείο του κάθε υποκαταστήματος παρακολουθούνται χωριστά στον Η/Υ. Τα δεδομένα του βιβλίου αποθήκης ή το βιβλίο αποθήκης των υποκαταστημάτων που βρίσκονται πάνω από 50 χλμ. ή σε άλλο νομό ή νησί από την έδρα, μπορεί να καταγράφονται μόνο στον οπτικό δίσκο που τηρείται στην έδρα. 35

Με την προϋπόθεση ότι είναι δυνατή από το υποκατάστημα άμεσα η ανάγνωση και η εκτύπωση του περιεχομένου του οπτικού δίσκου μέχρι και το μήνα που είναι εγγεγραμμένος (Δ νΐϊδ Ι, 2003). 4. Μηχανογραφικές καταστάσεις ή βεβαιώσεις, σε έγγραφη ή μαγνητική μορφή, οι οποίες εκδίδονται ή παράγονται από τράπεζες ή άλλους πιστωτικούς οργανισμούς και πιστοποιούν την πραγματοποίηση από αυτές εισπράξεων ή πληρωμών για λογαριασμό του Δημοσίου, νομικών προσώπων δημοσίου δικαίου ή ασφαλιστικών οργανισμών, επέχουν θέση παραστατικών εγγράφων των δοσοληψιών που αναφέρονται σ' αυτές. 5. Σε περίπτωση βλάβης μηχανήματος ή γενικά μη λειτουργίας του λογισμικού: Τα στοιχεία μπορεί να εκδίδονται από χειρόγραφα στελέχη ιδιαίτερης σειράς εντύπων ή τα δεδομένα αυτών να αναγράφονται χειρόγραφα στα μηχανογραφικά έντυπα και η καταχώριση των δεδομένων στα πρόσθετα ή ειδικά βιβλία γίνεται χειρόγραφα στα μηχανογραφικά έντυπα. Υποβάλλεται σχετική γνωστοποίηση στον προϊστάμενο της Δ.Ο.Υ. εντός της μεθεπόμενης εργάσιμης για τη Δ.Ο.Υ. ημέρας και παρατείνεται για δέκα (10) ημέρες και όχι πέραν από την προθεσμία υποβολής της δήλωσης φορολογίας εισοδήματος ή κλεισίματος του ισολογισμού επί τήρησης βιβλίων Γ κατηγορίας: Η προθεσμία εκτύπωσης ή εγγραφής σε θεωρημένο οπτικό δίσκο, ορίζεται από τις παραγράφους 1 περιπτώσεις α' και β', 2 έως και 4 του Αρθρου 24 του Κώδικα αυτού, καθώς και η προθεσμία εκτύπωσης των πρόσθετων και ειδικών βιβλίων που εκτυπώνονται ή εγγράφονται σε θεωρημένο οπτικό δίσκο μέχρι το τέλος του επόμενου μήνα. Η προθεσμία ενημέρωσης ορίζεται από τις παραγράφους 1, 2 περιπτώσεις α', β' και γ' και 5 του Αρθρου 17 του Κώδικα αυτού. Όταν τα αίτια της μη ενημέρωσης συνεχίζονται και μετά από το χρόνο της παράτασης αυτής, οι πρωτογενείς εγγραφές μέχρι την αποκατάσταση της βλάβης γίνονται χειρόγραφα σε αθεώρητα έντυπα. 36

Μετά τη λειτουργική αποκατάσταση του συστήματος γίνεται αμέσως η μεταφορά των εγγραφών από τα χειρόγραφα βιβλία στον Η/Υ, καθώς και η εκτύπωση των βιβλίων ή καταστάσεων, εφόσον παρήλθε η προθεσμία εκτύπωσής τους. (ΕΝΝΕΧ, 1998) 2.3 ΣΥΝΗΘΕΣΤΕΡΕΣ ΕΡΓΑΣΙΕΣ ΛΟΓΙΣΤΙΚΟΥ ΓΡΑΦΕΙΟΥ Τήρηση Λογιστικών βιβλίων Γ' Κατηγορίας Ο.Ε. Ε.Ε Ε.Π.Ε. & Α.Ε. Συστάσεις / Ενάρξεις / Μεταβολές / Διακοπές / Εκκαθαρίσεις Εταιριών - Επιχειρήσεων. Παροχή φορολογικών συμβουλών. Διεκπεραιώσεις διοικητικών και φορολογικών υποθέσεων (Θεώρηση Βιβλίων και στοιχείων, πληρωμές εργοδοτικών εισφορών, Έκδοση φορολογικών, ασφαλιστικών ενημεροτήτων). Τήρηση και έλεγχος μισθοδοτικών καταστάσεων. Προγραμματισμός και έλεγχος όλων των φορολογικών υποχρεώσεων με βάση το εκάστοτε ισχύον θεσμικό πλαίσιο. 2.3.1 ΕΝΑΡΞΗ ΕΡΓΑΣΙΩΝ Σε γενικές γραμμές η έναρξη εργασιών για μια επιχείρηση ακολουθεί τα παρακάτω βήματα, το λογιστικό γραφείο μπορεί να τα πραγματοποιήσει για λογαριασμό των πελατών του : Προσδιορισμός νομικής μορφής. (Ατομική, Ομόρρυθμη Εταιρία, Ετερόρρυθμη Εταιρία, Ε.Π.Ε., Α.Ε,) Σε εταιρική μορφή, σύνταξη εταιρικού και δημοσίευση του. Η νομική μορφή της επιχείρησης επηρεάζει τον φόρο των φορολογητέων καθαρών κερδών. Σε εταιρείες εισφορά 1% στο ποσό του κεφαλαίου (άρθρο 17 ν. 1676/86). Διορισμός εκπροσώπου (σε εταιρία). Δήλωση έναρξης εργασιών (άρθρο 36 ν. 2859/2000). 37

Βεβαίωση έναρξης εργασιών από τη Δ.Ο.Υ. (χωρίς χαρτόσημο). Ειδική δήλωση για τον τρόπο υπολογισμού Φ.Π.Α. σε επιχειρήσεις λιανικής πώλησης τροφίμων (αν το επιθυμούν). Άδεια από αστυνομική ή άλλη αρχή όπου απαιτείται. Στα καταλύματα κάθε λειτουργικής μορφής απαιτείται η προσκόμιση ειδικού σήματος του ΕΟΤ (1109769/ΠΟΛ. 1222/23.11.99. Υπ Οικ.). Για τα ενοικιαζόμενα δωμάτια απαιτείται από 17/9/1999 προσκόμιση ειδικού σήματος του ΕΟΤ. Προσκόμιση στη Δ.Ο.Υ. μισθωτηρίου συμβολαίου ή τίτλου ιδιοκτησίας. Προσκόμιση βεβαίωσης ότι είναι γραμμένος σε ΤΑΕ, ΤΕΒΕ(έχουν πλέον ενοποιηθεί) και Επιμελητήριο. Αναγγελία στον ΟΑΕΔ του προσωπικού που πρόκειται να απασχολήσει. Εφόσον απασχολεί προσωπικό πρέπει να γίνει ενημέρωση του Ι.Κ.Α. για απογραφή των εργαζομένων. Έρευνα αν εμπίπτει σε πρόγραμμα επιδότησης προσωπικού (πληροφορίες από ΟΑΕΔ). Εγγυητική επιστολή τράπεζας ισχύος για 1 έτος για την εκπλήρωση όλων των φορολογικών υποχρεώσεων. 2.3.2 ΔΙΑΚΟΠΗ ΕΡΓΑΣΙΩΝ Βήματα Διακοπής Ατομικών και Εταιρικών Επιχειρήσεων. Πώληση ή αυτοπαράδοση των παγίων και εμπορεύσιμων στοιχείων, και των επαγγελματικών αυτοκινήτων. Πώληση ή αυτοπαράδοση Φ.Τ.Μ. (αφού γίνει έλεγχος και κλείσιμο της Φ.Τ.Μ. απο ειδικό τεχνικό). Δήλωση διακοπής εντός 10 ημερολογιακών ημερών απο την πραγματική ημερομηνία διακοπής των εργασιών. Υπεύθυνη δήλωση περί μη ύπαρξης παγίων - εμπορευσίμων στοιχείων και επαγγελματικών αυτοκινήτων κατά την διακοπή. Αστυνομική ταυτότητα ή διαβατήριο. Προσωπική παρουσία ή εξουσιοδότηση τρίτου, με γνήσιο υπογραφής απο αστυνομική αρχή. 38

Προσκόμιση των δηλώσεων Φ.Π.Α. - περιοδικές και εκκαθαριστικές. Προσκόμιση των δηλώσεων εισοδήματος. Προσκόμιση των καταστάσεων Πελατών - Προμηθευτών. Προσκόμιση των προσωρινών και οριστικών δηλώσεων Φ.Μ.Υ. Θεωρημένα και αχρησιμοποίητα βιβλία και στοιχεία πρός ακύρωση ( εφόσον γίνουν οι τελικές ενημερώσεις των κινήσεων ). Αυτοψία και έλεγχος του χώρου απο ελεγκτή της αρμόδιας Δ.Ο.Υ. Υποβολή της περιοδικής δήλωσης Φ.Π.Α. εντός 20 ημερολογιακών ημερών απο την ημέρα της διακοπής, Υποβολή της εκκαθαριστικής δήλωσης Φ.Π.Α. εντός 55 ημερολογιακών ημερών απο την ημέρα της διακοπής, Δήλωση διακοπής της δραστηριότητας στο ΤΕΒΕ / ΤΑΕ / ΤΣΑΥ / ΤΑΙΣΥΤ κτλ. Δήλωση διακοπής της δραστηριότητας στο Επιμελητήριο. Επιπλέον και Ειδικά για τις Εταιρίες Σύνταξη καταστατικού διάλυσης / διακοπής της εταιρίας ( η διαδικασία είναι ίδια με την σύσταση εταιρίας). Προσωπική παρουσία ή εξουσιοδότηση αστυνομικής αρχής, τρίτου απο το διαχειριστή της εταιρίας. Δήλωση αποτελεσμάτων (κερδών / ζημιών) εντός 3 μηνών, απο τη διακοπή. 2.3.3 ΠΕΡΙΟΔΙΚΗ ΔΗΛΩΣΗ Φ.Π.Α Η περιοδική δήλωση υποβάλλεται υποχρεωτικά ανεξάρτητα αν το αποτέλεσμα αυτής είναι χρεωστικό, μηδενικό ή πιστωτικό για κάθε φορολογική περίοδο. Σημειώνεται ότι οι υποκείμενοι στον Φ.Π.Α. που τηρούν βιβλία Γ' κατηγορίας του Κ.Β.Σ., υποχρεούνται να υποβάλλουν τις αρχικές εμπρόθεσμες περιοδικές δηλώσεις Φ.Π.Α. με τη χρήση αποκλειστικά και μόνο ηλεκτρονικής μεθόδου επικοινωνίας μέσω του ειδικού συστήματος TAXIS NET (πλην των εξαιρέσεων της ΠΟΛ. 1149/2002). 39

Οι υποκείμενοι στον Φ.Π.Α. με Β' βιβλία υποβάλλουν προαιρετικά μέσω Διαδικτύου τις περιοδικές δηλώσεις (ΠΟΛ. 1063/2004) (Πετρίδης, 2006). Α. Υποβολή μέσω taxisnet Οι αρχικές εμπρόθεσμες περιοδικές δηλώσεις με χρεωστικό υπόλοιπο, υποβάλλονται με τη χρήση ηλεκτρονικής μεθόδου (μέσω του ειδικού δικτύου TAXIS net) μέχρι την εικοστή έκτη (26η) ημέρα του επόμενου μήνα που ακολουθεί η λήξη της φορολογικής περιόδου στην οποία αφορά τη δήλωση, ανεξαρτήτως του τελευταίου ψηφίου Α.Φ.Μ.. Η ίδια ημερομηνία θεωρείται ως καταληκτική για τις πληρωμές των οφειλόμενων ποσών μέσω τραπεζών (ΠΟΛ. 1060/2006). Οι αρχικές εμπρόθεσμες περιοδικές δηλώσεις με πιστωτικό ή μηδενικό υπόλοιπο, υποβάλλονται ηλεκτρονικά μέσω του ειδικού δικτύου TAXIS net, μέχρι την τελευταία ημέρα του επόμενου μήνα που ακολουθεί η λήξη της φορολογικής περιόδου στην οποία αφορά τη δήλωση, ανεξαρτήτως του τελευταίου ψηφίου ΑΦΜ. Οι προθεσμίες υποβολής που ορίζονται κατά περίπτωση στις προηγούμενες παραγράφους, ισχύουν και για τις περιπτώσεις που οι δηλώσεις αυτές, υποβάλλονται στην αρμόδια Δ.Ο.Υ. λόγω τεχνικής αδυναμίας υποβολής τους μέσω του συστήματος TAXIS net ή πληρωμής τους μέσω των πιστωτικών ιδρυμάτων και του Διατραπεζικού Συστήματος ΔΙΑΣ (ΠΟΛ. 1060/2006). Β.Υποβολή σε Δ.Ο.Υ. Η υποχρεωτική υποβολή των περιοδικών δηλώσεων Φ.Π.Α., αποκλειστικά και μόνο με ηλεκτρονικό τρόπο δεν ισχύει και συνεπώς επιτρέπεται η υποβολή τους στην αρμόδια Δ.Ο.Υ.: 40

Από τους υποκείμενους που η επιχείρησή τους έχει τεθεί σε εκκαθάριση, πτώχευση ή αδράνεια, εφόσον έχει υποβληθεί ανάλογη δήλωση μεταβολών, Από τις επιχειρήσεις που μετασχηματίζονται, μετατρέπονται, συγχωνεύονται, διασπώνται ή απορροφώνται, Από το Δημόσιο, τα Νομικά Πρόσωπα Δημοσίου Δικαίου, τους Δήμους, τις Κοινότητες, τους Συνεταιρισμούς και γενικά τα Νομικά Πρόσωπα μη κερδοσκοπικού χαρακτήρα, Από την Τράπεζα της Ελλάδος. (ΠΟΛ. 1149/15-5-2002). Η περιοδική δήλωση υποβάλλεται μόνο στην αρμόδια Δ.Ο.Υ. της έδρας ή του κεντρικού. Κατ' εξαίρεση οι εποχιακές επιχειρήσεις και οι επιχειρήσεις που εδρεύουν σε νησί που δεν εδρεύει Δ.Ο.Υ. καθώς και οι επί του πλειστηριασμού υπάλληλοι. Στην περίπτωση που δεν πληρούνται οι προϋποθέσεις της ισχύουσας νομοθεσίας, μπορούν να αποστέλλουν στην αρμόδια Δ.Ο.Υ. συστημένη επιστολή στην οποία εσωκλείουν την περιοδική δήλωση. Στην περίπτωση που υπάρχει ποσό για καταβολή επισυνάπτεται ισόποση τραπεζική επιταγή. Η επιταγή εκδίδεται σε διαταγή για την παραλαβή της περιοδικής δήλωσης Δ.Ο.Υ. ή απευθείας σε διαταγή του ελληνικού δημοσίου. 41

ΠΕΡΙΟΔΙΚΗ ΔΗΛΩΣΗ Φ.Π.Α. Για υποκείμενους με Β ' ή Γ κατηγ. βιβλία ΚΒΣ Εκτακτη δήλωση τω ν υποκειμένων αυτών, των μη υποκειμένων ή ατταλ/μένων. Εττέχα θέση και ΑΠΟΔΕΙΚΤΙΚΟΥ ΕΙΣΠΡΑΞΗΣ, αν δεν εκδίδετα μηχανογραφικά. Υποβάλλεται σε δύο (2) αντίτυπα. ΑΡΙΘΜΟΣ ΔΗΛΩΣΗΣ ΥΠΟΒΟΛΗΣ ΔΗΛΩΣΗΣ ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ ΕΙΣΠΡΑΞΗΣ Ή ΠΑΡΑΛΑΒΗΣ Λ0Μ05 ΑΡ Μ Ο Δ ΙΑ ΔΟΥ.. ΗΜΕΡΟΛΟΓΙΑΚΗ ΠΕΡΙΟΔΟΣ I Iέω<; 1 ~ Αν π δήλωση Ί '. ' ΦΟΡΟΛΟΓΙΚΗ ΠΕΡΙΟΔΟΣ (Διαγραμμίσω με χ> I 6 7 8 9110I 1ΐΤΐ7 _ ΔΟΣ ΔΗΛΩΣΗΣ Ε Κ Τ Α Κ Τ Η Δ Η Λ Ω Σ Η (Διαγραμμίστε με χ) I ΦΥΛΑ-Η δια γραμϋίοτηκε κωδ 0 '2-3 ΛΗΠΤΗΣ ΑΠΜΑΟΣ Ο Ι 1 Ε»Α. ΣΥΜΗ ΑΠΑΛΙΙΘΚΎ ΜΘΠΤίΡΗΙΗ ίξαγαγηικλπ Ε50ΜΚΛΠ0 *0Ρ«Κ» ΚΑΓ «ΠΟΚΟΠί ΚΑΤΑΒΟΛΗ ΑΛΛΗ ΑΙΤΙΑ 2 3 4 5 6 7 8 αρέραιε Είδος απαλλαγής/έιος/αρ πρωί αρχικής απηοης ΜΟΝΟΝ αν δέσγραμμισ τκ ε ο κωδ. 012-4. συμπληρώστε τους κωδ 006 και 009. ΜΗΝΑΣΗΝΔΟΚ ΣΥΝΑΛ/ΓΟΝ Α. ΠΙΝΑΚΑΣ ΜΕ ΤΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΤΟΥ ΥΠΟΚΕΙΜΕΝΟΥ ΣΤΟ ΦΟΡΟ Ή ΛΗΠΤΗ ΟΝΟΜΑ Β ΠΙΝΑΚΑΣ ΕΚΡΟΩΝ - ΕΙΣΡΟΩΝ μετά την αφαίρεση (κατά συντελεστή) των επιστροφών - εκπτώσεων. αναλογεί οι ι: 4 ΠΡΑΞΕΙΣ ΛΗΠΤΗ στα νν^σιά Ατ^πΐον II ΕΙΣΡΟΕΣ. ΕΜΟΚ ΛΠΟΚ1 οι 13 ι:.. : - μ ΠΡΑΞΕΙΣ ΛΗΠΤΗ ΦΟΡ ΦΠΑ 308 #ΟΡΟΛί?Ε! ί' 3 >78 309 Εκροές πτταλλτς & τ^αρ χμρ<5 πιωμ έκπτωσης 310 ΣΥΝΟΛΟ ΤΟΥ ΦΟΡΟΥ ΕΙΣΡΟΩΝ ΣΥΝΟΛΟ ΕΚΡΟΟΝ 311 ΕΙΔΙΚΟΙ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΙ ΑΝ Α ΙΡ Ο Υ Μ Ε Ν Α Π ΟΣΑ Α Π Ο ΤΟ ΥΝΟΛΟ ΤΟΥ ΦΟΡΟΥ ΕΙΣΡΟΩΝ ΦΠΑ εσ^οών σοο,π^έττει 411 412 Γ. ΠΙΝΑΚΑΣ ΕΚΚΑΘΑΡΙΣΗΣ ΤΟΥ ΦΟΡΟΥ για καταβολή, έκπτωση ή επιστροφή (κωδ. 337 - κωδ. 420) ΕΚΠΤΩΣΗ Ή ΕΠΙΣΤΡΟΦΗ ΧΡΕΩΣΤΙΚΟ ΥΠΟΛΟΙΠΟ ΠΙΣΤΩΤΙΚΟ ΠΡΟΣ ΑΥΞΗΣΗ... % VΓΙΟΛΟ I ΙΟ υαιράθ. οποβολτχ; για έκπτωση ΠΡΟΣΑΥΞΗΣΗ ΣΥΝΟΛΟ (811*512*514) ΥΠΟΛΟΙΠΟ ΦΟΡΟΥ ΕΙΣΡΟΩΝ 420 ΠΡΩΤΗ ΔΟΣΗ ΥΠΟΛΟΙΠΟ ΠΟΣΟ ΑΙΤΙΑ ΕΠΙΣΤΡΟΦΗΣ (Διαγραμμίστε με χ) Δικαίωμα καταβολής Εωστκοϋ υττολοίττου την υποβολή της δήλωσης καταβάλλεται ωδ.521) που δίν μπο κιν καταβληθεί εμπρόθεσμα όλες οι δόσεις από προηγούμενες δηλώσεις που υποβλήθηκαν κατά τιτν τρέχουσα και την προηγούμενη δβχαρκττκή περίοδο Το υπόλοιπο ποσό (κωδ 522) προσαυξημένο * στά 2% (κωδ 514) κχτεφάλλεται το πολύ σε 2 μηνιαίες δόσεις, με πιν προϋπόθεση ότι κάθε δόση δεν μπορεί να είναι μικρότερη από 300. εκτός από πιν τελευτά ίσ Σε περίπτωση που η δήλωση παραλαμβάνεται χειρόγραφα συμπληρώστε ολογράφως το σύνολο γκι καταβολή σε ευρώ ΚΑΤΑΒΟΛΗ ΧΡ ΕΩ ΣΤΙΚ Ο Υ ΥΠΟΛΟΙΠ Ο Υ ΚΩΔ. 511 (μέχρι 3 δόσεις - μόνο για εμπρόθεσμη δήλωση) ΟΔΗΛΩΝ Ο ΛΟΓΙΣΤΗΣ Ο ΠΑΡΑΛΑΒΩΝ Ο ΤΑΜΙΑΣ (Ονομίμο ή Επωνυμία. ΑΦΜ. Λ.Μ. αδείας. ΚηιηγορΙρ οδείπς. λίνοη) Τ ΰ ϊ ΐ π ΰ ρ ω ϊ ΐ τ α ^ ΐ ^ τ ^ ^ - Αν αποιοδήποτε ποσό πο<ι καταχωρείτε είνε» αρνητκάς αριθμός, σημειώστε το πρόσημο πλην (-) πριν απ' αστό. - Τα ποσό σι ΕΥΡΟ ανανρόρονται αποχρεωπιεϊ με τη χρήση δύο (2) δεκαδικών ψηφίων μετά την αποδκκπολή. π χ 45.00 ή 45.63. ΕΚΔΟΣΗ 2011 (2) 0 5 0 - Φ.Π Α. Υ.Ε.Ε.ΑΔ ΥΠΟΥΡΓΕΙΟΥ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ Εικόνα 1 ΠΕΡΙΟΔΙΚΗ ΔΗΛΩΣΗ Φ.Π.Α 42

2.3.4 ΕΚΚΑΘΑΡΙΣΤΙΚΗ ΔΗΛΩΣΗ Είναι η τελική δήλωση, η κατάθεση της γίνεται κάθε έτος (20 Φεβρουαρίου) στην εφορία. Στην εκκαθαριστική Δήλωση δηλώνεται το καθαρό πόσο εισοδήματος έτσι ώστε να γίνουν οι απαραίτητοι υπολογισμοί εκ μέρους της εφορίας για τον υπολογισμό του φόρου. ΕΚ Κ Α Θ Α ΡΙΣΤΙΚ Η Δ Η ΛΩ ΣΗ Φ.Π.Α ferre/ci β ίσ η και ΑΠΟΔΕΙΚΤΙΚΟΥ ΕΙΣΠΡΑΞΗΣ, αν «εν κκβίβκται μηχανογραφικά (Υποβάλλεται σε τρία (3> αντίτυπα) Δ ΙΑ ΧΕ ΙΡ ΙΣ ΤΙΚ Η Π Ε Ρ ΙΟ Δ Ο Σ I 1 I I ** I ' I I ΕΙΔΟΣ ΔΗΛΩΣΗΣ ΣΤΟ ΙΧ ΕΙΑ : Φορολογικού αντιπροσώπου [ΤΙ Νομίμου εκπροσώπου Αντικλήτου 0 ΤΛΧΥΚΛΔ Ζ. Π ΙΝ Α Κ Α! Διακανονισμού εισροών αρθ. 33 παρ. Ια & Βασειτης αναλογίας (Pro-rata) αρθ 31 παρ. 1 και αρθ. 33 παρ. 3 Δεύτερο εδάφιο ν. 2638/00 Πρά»ις φορολογητέες ρ mmmm mmm m ίΐρ ά ξβ κ οηαλλαοοομενφς I* δικαίωμα έκπτωσης BE *P *F F fc Στρογγυλοποίηση οριστικού ποσοστού ndpse a p B M n w p a Αφαιρουμενα ποσά απά το γενικό σύνολο του φόρου εισροών ΠλιΤβος Γ Μ Μ Πλήθος κωβ (421-σ) + (422-6) Η. Π ΙΝ Α Κ Α Σ πενταετούς Διακανονισμού φόρου εισροών επενδυτικών αγαθών (παγίων) άρβ 33 παρ. 2 *3, ν.2θ3β/0ΰ Ετος χρηοι μκκτοίτσής παγίων WOUNt Ρτοτβε έτους ηρώτηεχρησιμι W IT O ως το τέλος της χρήσης στήλη (4) X [«>6.(301-2) - στήλη (2)) % : 6 ΦΠΑ αγοράς παγίων που παραοόβημμ κλπ μόοαοτη _»ιήοη«ε βεωρείτα ση διατέθηκαν σε Φορολογητέες ΠΟΣΑ ΑΠΟ 1Ο0% PftORATA _ Υ!3 9 * 5 _ στήλη (β) χ 100-στήλη <Ζ)]%Χ [6-στήλη (1)): 3 παγίων που κλπ. μέσα στη χρήοηκα θεωρείται όπ Διατέθηκαν σε αφορολόγητες δραστηριότητες [306-51 + (3067) (3064) + (506-10) β. Π ΙΝ Α Κ Α! με πληροφοριακά, οικονομικά & στατιστικά στοιχεία της επιχείρησης. «τυ7κππ ς, αυντηρηστς. ΕΚ βιπ/πνν μ<χρι β βίστβν ;τ. Νβα (w p fe ΦΠΑ) M a m a a μέχρι β Ιεν εν ν Αν ο κωδ. 607 > Μ ΕΥΡΩ μετοφέρεται στον κωδ. 7U2 Αν ο κωδ. 6CT7 < -90 ΕΥΡΟ μεταφέρεται <υς βτπκός στον κχοό 706 K»3SL κωχολοεμενευ ΚφορβΟν λβμλ υπα (ΟνομιΥο ή Επώνυμα. ΑΦΜ. Α.Μ. ΛΛβας Κατηγορία αθεΐας. Δ/νση) (ΣφρσγΟα και ικτογραφή) Ρφραγβα. ημερομηνία κχε υπογραφή) Συμπληρώνεται από τη ΔΟΥ Αν σποιοδήττστε πόσο που «παχωρβπαι οίνοι αρνητικός αριθμός, στμαώστε το πρόσημο πλην ( ) πριν απ αυτό Εικόνα 2 ΕΚΚΑΘΑΡΙΣΤΙΚΗ ΔΗΛΩΣΗ 43

2.3.5 Ε1 Είναι έντυπο φορολογίας εισοδήματος το οποίο υποβάλλεται στην εφορία κάθε έτος (15 Ιουνίου), συμπληρώνεται από όλα τά φορολογικώς ελεγχόμενα άτομα τών οποίων τά εισοδήματα προέρχονται από διάφορες πηγές (εμπορικές δρστηριότητες, γεωργικές δραστηριότητες, ελευθέρια επαγγέλματα, μισθωτές ή άλλες υπηρεσίες, από κινητές καί ακίνητες αξίες καί εκμεταλλεύσεις). Εικόνα 3 Ε1 44

2.3.6 Ε3 Είναι τό έντυπο στό οποίο, υποβάλλεται κάθε έτος, η εταιρία αλλά καί όσοι ασκούν ελλευθέρα επαγγέλματα δηλώνουν τά οικονομικά τους στοιχεία (έσοδα-έξοδα-φορολογητέα κέρδη κλπ) Εικόνα 4 Ε3 45

2.3.7 Ε9 Είναι η δήλωση στοιχείων όλων τών ακινήτων. Η υποβολλή της ξεκίνησε από το 2007 και την ξανά υποβάλλουμε μόνο όταν έχουμε ματαβολές. Δήλωση υποχρεούνται νά υποβάλλουν όσοι φορολογούμενοι (φυσικό ή νομικό πρόσωπο) έχουν στήν κατοχή τους ακίνητη περιουσία. Εικόνα 5 Ε9 46

2.3.8 ΔΗΛΩΣΗ V.I.E.S. Το VIES (VAT Information Exchange System) είναι σύστημα ανταλλαγής πληροφοριών σχετικά με το ΦΠΑ με άλλα Κράτη Μέλη (ΚΜ), στα πλαίσια της διοικητικής συνεργασίας μεταξύ των ΚΜ. Οι πληροφορίες που ανταλλάσσονται περιλαμβάνουν στοιχεία της εγγραφής στο Μητρώο ΦΠΑ και στοιχεία που συλλέγονται από πρόσωπα εγγεγραμμένα στο Μητρώο ΦΠΑ που πραγματοποιούν ενδοκοινοτικές παραδόσεις ή και παροχές. 2.3.9 Φ.Μ.Υ. (ΦΟΡΟΣ ΜΙΣΘΩΤΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ) Οριστική Δήλωση Φ.Μ.Υ. υποβάλουν όσοι παρακρατούν φόρο από ΜΙΣΘΟΥΣ και ΣΥΝΤΑΞΕΙΣ. Η υποβολή της δήλωσης πραγματοποιείται μέχρι την τελευταία εργάσιμη για τις Δημόσιες Υπηρεσίες ημέρα του Μαρτίου κάθε έτους. Η υποβολή οριστικής ΦΜΥ με πιστωτικό υπόλοιπο, δεν γίνεται αποδεκτή. Σε περίπτωση που έχει γίνει μεγαλύτερη παρακράτηση φόρου από εργαζόμενο, τότε η διαφορά πρέπει να αποδίδεται στον ίδιο με την βεβαίωση αποδοχών. 2.3.10 ΣΥΓΚΕΝΤΡΩΤΙΚΕΣ ΚΑΤΑΣΤΑΣΕΙΣ ΠΕΛΑΤΩΝ- ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΩΝ Η υποβολή των συγκεντρωτικών καταστάσεων αποσκοπεί στη διασταύρωση στοιχείων των συναλλαγών του υπόχρεου και των συναλλασσόμενων. Οι συγκεντρωτικές καταστάσεις υποβάλλονται για τις συναλλαγές κάθε ημερολογιακού έτους από 30 Σεπτεμβρίου του επόμενου έτους και μετά, ανάλογα με το τελευταίο ψηφίο του Α.Φ.Μ. του υπόχρεου. Σύμφωνα με τις ισχύουσες διατάξεις του Κ.Β.Σ. είναι σαφές ότι οι συγκεντρωτικές καταστάσεις αναφέρονται σε συναλλαγές του ημερολογιακού έτους και δεν συναρτάται η υποβολή τους με το χρόνο έναρξης και λήξης της διαχειριστικής περιόδου. 47

2.3.11 Φ.Μ.Α.Π (ΦΟΡΟΣ ΜΕΓΑΛΗΣ ΑΚΙΝΗΤΗΣ ΠΕΡΙΟΥΣΙΑΣ) Σύμφωνα με τον νόμο ΠΟΛ.1094/14.6.2010. Ο φόρος Φ.Μ.Α.Π επιβάλλεται στη συνολική αξία της ακίνητης περιουσίας κάθε φυσικού (ανεξάρτητα από την ιθαγένεια ή την κατοικία του,) ή νομικού προσώπου (ανεξάρτητα από το αν η έδρα του είναι στην Ελλάδα ή την αλλοδαπή). Όλα τα νομικά πρόσωπα με εξαίρεση το Ελληνικό Δημόσιο, οφείλουν να υποβάλουν δήλωση φόρου ακίνητης περιουσίας ανάλογα με το τελευταίο ψηφίο του Α.Φ.Μ. τους. Η δήλωση υποβάλλεται από το νόμιμο εκπρόσωπο του νομικού προσώπου ή από πρόσωπο που έχει ειδικά εξουσιοδοτηθεί από αυτόν για να υποβάλει δήλωση. Με συντελεστή 6%ο φορολογείται η αξία των ακινήτων των νομικών προσώπων. Με συντελεστή 3% φορολογείται η αξία των ακινήτων των ημεδαπών και αλλοδαπών. Με συντελεστή 1% φορολογούνται η αξία των κτισμάτων των ακινήτων τα οποία ιδιοχρησιμοποιούνται για την παραγωγή ή την άσκηση εμπορικής δραστηριότητας από επιχειρήσεις, ανεξαρτήτως αντικειμένου εργασιών. Ο προσδιορισμός της αξίας ακινήτων των φυσικών προσώπων γίνεται για κάθε κατηγορία ακινήτου και ανάλογα με το εάν το ακίνητο βρίσκεται σε περιοχή στην οποία εφαρμόζεται το αντικειμενικό σύστημα προσδιορισμού της αξίας ή όχι. Σε περιοχές όπου δεν εφαρμόζεται το αντικειμενικό σύστημα η αξία των οικοπέδων καθορίζεται με απόφαση του Υπουργού Οικονομικών, με βάση την κατώτερη τιμή ανά τετραγωνικό μέτρο του δήμου ή της κοινότητας. Το όριο του ποσού που δεν καταβάλλει Φ.Μ.Α.Π είναι μέχρι 400.000,00 για κάθε φυσικό πρόσωπο. 48

Από το ποσό αυτό και άνω η αξία της ακίνητης περιουσίας των φυσικών προσώπων φορολογείται με προοδευτική κλίμακα ως εξής: Κλιμάκιο ( ) Φορολογικός συντελεστής Ποσό φόρου κατά κλιμάκιο ( ) Σύνολο φορολογητέας αξίας ( ) Σύνολο φόρου ( ) κατά κλιμάκιο % 400.000,00 0 0,00 400.000,00 0,00 100.000,00 0,1% 100,00 500.000,00 100,00 100.000,00 0,3% 300,00 600.000,00 400,00 100.000,00 0,6% 600,00 700.000,00 100.000,00 0,9% 900,00 800.000,00 υπερβάλλον 1,0% 1.000,0 0 1.900,0 0 Πίνακας 1 ΚΛΙΜΑΚΑ ΦΟΡΟΛΟΓΗΣΗΣ ΑΚΙΝΗΤΗΣ ΠΕΡΙΟΥΣΙΑΣ ΦΥΣΙΚΟΥ ΠΡΟΣΩΠΟΥ. Ο αναλογών φόρος είναι ετήσιος και καταβάλλεται σε τρεις (3) ίσες διμηνιαίες δόσεις, είτε είναι φυσικό ή νομικό πρόσωπο, από τις οποίες η πρώτη με την υποβολή της εμπρόθεσμης δήλωσης, οι δε υπόλοιπες την τελευταία εργάσιμη, για τις δημόσιες υπηρεσίες, ημέρα των διμήνων που ακολουθούν. 49

ΚΕΦΑΛΑΙΟ ΤΡΙΤΟ: ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ 3.1 ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ Πληροφοριακά συστήματα ονομάζεται ένα σύνολο διαδικασιών, ανθρώπινου δυναμικού και αυτοματοποιημένων υπολογιστικών συστημάτων, που προορίζονται για τη συλλογή, εγγραφή, ανάκτηση, επεξεργασία, αποθήκευση και ανάλυση πληροφοριών. Τα συστήματα αυτά μπορούν να περιλαμβάνουν λογισμικό, υλικό και τηλεπικοινωνιακό σκέλος. Τα πληροφοριακά συστήματα αποτελούν το μέσο για την αρμονική συνεργασία ανθρώπινου δυναμικού, δεδομένων, διαδικασιών και τεχνολογιών πληροφορίας και επικοινωνιών. Προέκυψαν ως γέφυρα μεταξύ των πρακτικών εφαρμογών της επιστήμης υπολογιστών και του επιχειρηματικού κόσμου. Τα είδη των πληροφoριακών συστημάτων είναι τα εξής (Πετρίδης, 2006): Σύστημα Λειτουργικού επιπέδου. (Operational - level systems) Σύστημα επιπέδου Γνώσης. (Knowledge - level systems) Συστήματα Διοικητικού επιπέδου. (Management - level systems) Συστήματα Στρατηγικού επιπέδου. (Strategic - level systems) Τα συστήματα τα οποία έχουν την δυνατότητα να αλλάζουν ώστε να επιβιώσουν ονομάζονται προσαρμόσιμα. Για παράδειγμα το ανθρώπινο σώμα αυτόματα ρυθμίζει πολλές από τις λειτουργίες του (θερμοκρασία, καρδιακός παλμός, αναπνοή). Τα συστήματα αξιολογούνται βάσει δύο κριτηρίων: της παραγωγικότητας και της αποτελεσματικότητας. Η παραγωγικότητα ή αποδοτικότητα (efficiency) είναι οι είσοδοι που χρησιμοποιήθηκαν για την επίτευξη των στόχων (εξόδων). Αποτελεσματικότητα (effectiveness) από την άλλη μεριά, είναι ο βαθμός επίτευξης των σωστών στόχων. 50

Ο Drucker ξεχωρίζει τις δύο αυτές έννοιες ως εξής: Αποδοτικότητα = Κάνω σωστά αυτό που κάνω Αποτελεσματικότητα = Αυτό που κάνω είναι σωστό 3.2. ΔΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΕΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ Τα πληροφοριακά συστήματα βοηθάνε στον έλεγχο, στο συντονισμό, στην ανάλυση προβλημάτων, στη λήψη αποφάσεων και στην ανάπτυξη νέων προϊόντων. Κάθε πληροφοριακό σύστημα πρέπει να προσδιορίζει αποδοτικά και αποτελεσματικά τις ανθρώπινες ανάγκες αυτών που χρησιμοποιούν το πληροφοριακό σύστημα και να επεξεργάζεται όλες τις πληροφορίες με αποτέλεσμα την ικανοποίηση των αναγκών αυτών. Για την πραγματοποίηση των παραπάνω θα πρέπει να υπάρχει αποτελεσματική ανάκτηση, αποθήκευση, επεξεργασία, παρουσίαση και διάδοση των πληροφοριών. Επίσης θα πρέπει να υπάρχει η παροχή των απαραίτητων μέσων και του κατάλληλου περιβάλλοντος μάθησης στους εμπλεκόμενους χρήστες ώστε να βελτιωθεί η αποτελεσματικότητα της διαδικασίας λήψης απόφασης. Τέλος η υποστήριξη των διαδικασιών λειτουργίας, ελέγχου και στρατηγικού σχεδιασμού στις επιχειρήσεις ή τους οργανισμούς (Πετρίδης, 2006). Ένα πληροφοριακό σύστημα δημιουργείται, αναπτύσσεται, εξελίσσεται και αποσύρεται. Η ύπαρξή του αρχίζει από τη στιγμή που η επιχείρηση ή ο οργανισμός θα αποφασίσει τη δημιουργία του. Στη συνέχεια υπάρχει μια περίοδος στην οποία προσδιορίζονται οι βασικές απαιτήσεις των λειτουργιών του και σχεδιάζονται οι λειτουργίες που ικανοποιούν τις απαιτήσεις αυτές. Έπειτα αρχίζει μια μεγάλη χρονική περίοδος στην οποία πραγματοποιείται η ανάπτυξή του και η διαρκής εξέλιξή του ώστε να ικανοποιεί τις ανάγκες της επιχείρησης ή του οργανισμού στον οποίο ανήκει. Όταν η επιχείρηση ή ο οργανισμός αποφασίσει ότι είναι πια αναποτελεσματικό και μη αποδοτικό, το πληροφοριακό σύστημα αποσύρεται. Οι επιχειρήσεις χρησιμοποιούν τα πληροφοριακά συστήματα για τους εξής λόγους: Για ταχύτατη και ακριβή επεξεργασία των δεδομένων. Λόγω μεγάλης αποθηκευτικής ικανότητας. 51

Για ταχύτατη επικοινωνία μεταξύ τοποθεσιών. Για άμεση πρόσβαση σε πληροφορίες που πρέπει να αντλήσει η επιχείρηση για την δραστηριότητά της. Λόγω δυνατότητας συντονισμού ατόμων, ομάδων και οργανισμών. Για την υποστήριξη των αποφάσεων που θα ληφθούν από την επιχείρηση. Για αυτοματοποίηση και βελτίωση των διαδικασιών και των ροών εργασιών Για καλύτερη αξιοποίηση των πολύτιμων δεδομένων της επιχείρησης. Για την αύξηση της αποτελεσματικότητας της επιχείρησης. Επιπλέον τα πληροφοριακά συστήματα συλλέγουν, αποθηκεύουν, μεταδίδουν και επεξεργάζονται δεδομένα για την παροχή χρήσιμων, ολοκληρωμένων και έγκαιρων πληροφοριών. Περιλαμβάνουν αρχές, διαδικασίες, οργανωτική δομή, προσωπικό, δεδομένα, υλικό, εγκαταστάσεις, δίκτυα επικοινωνιών και λογισμικό τα οποία αλληλεπιδρούν μεταξύ τους και με το περιβάλλον, με σκοπό την παραγωγή και διαχείριση πληροφορίας για την υποστήριξη των λειτουργιών ενός οργανισμού. Ένα πληροφοριακό σύστημα αποτελείται από έξι στοιχεία (Μπαραλέξης, 2006): Άνθρωποι (σύνολο ανθρώπων που εργάζονται με το πληροφοριακό σύστημα σε διάφορους ρόλους, όπως χρήστες, διαχειριστές κ.τ.λ.). Διαδικασίες (σύνολο οδηγιών για τη χρήση και το συνδυασμό όλων των στοιχείων υποδομής ενός Πληροφοριακού Συστήματος). Database (βάση δεδομένων). Software (λογισμικό). Hardware (υλικός εξοπλισμός). Network (δίκτυο). 52

3.2.1. ΣΥΛΛΟΓΗ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ Τα δεδομένα είναι ένα σύνολο από διακριτά, αντικειμενικά γεγονότα σχετικά με κάποια ενέργεια. Σε ένα οργανωσιακό περιβάλλον, τα δεδομένα περιγράφονται συνήθως ως δομημένες εγγραφές, ή συναλλαγές. Στους σύγχρονους οργανισμούς τα δεδομένα αποθηκεύονται συνήθως μέσα σε τεχνολογικά συστήματα. (Avital, 2003). Το πιο σημαντικό χαρακτηριστικό των δεδομένων είναι ότι δεν προσφέρουν κανένα στοιχείο σχετικά με την αιτία και το σκοπό της ενέργειας. Δε μας λένε τίποτα για το χαρακτήρα του ατόμου, ή των ατόμων που ενήργησαν με κάποιο τρόπο. Τα δεδομένα απλά περιγράφουν ένα κομμάτι μιας ενέργειας. Δεν μπορούν να εξαχθούν συμπεράσματα με βάση αυτά. Στην ουσία, τα δεδομένα είναι η πρώτη ύλη για τη δημιουργία πληροφοριών. Η πληροφορία μπορεί να χαρακτηριστεί ως ένα μήνυμα, συνήθως με τη μορφή ενός εγγράφου ή μιας οπτικής ή ακουστικής επικοινωνίας. Όπως και κάθε μήνυμα, η πληροφορία έχει έναν αποστολέα και έναν παραλήπτη. Η πληροφορία έχει σαν σκοπό να αλλάξει τον τρόπο με τον οποίο ο παραλήπτης αντιλαμβάνεται κάτι, να επηρεάσει την κρίση και τη συμπεριφορά του. ^αχυνάκης, 2004). Οι πληροφορίες διακινούνται στους οργανισμούς διαμέσου κλασικών και άτυπων δικτύων. Ένα κλασικό δίκτυο έχει μία ορατή και συγκεκριμένη υποδομή: καλώδια, δορυφορικά πιάτα, ταχυδρομικά γραφεία, διευθύνσεις, κουτιά ταχυδρομείου. Τα μηνύματα που διακινούνται μέσω ενός τέτοιου δικτύου περιλαμβάνονται στα e-mail, στις παραδοσιακές επιστολές, στα πακέτα υπηρεσιών και στις δικτυακές μεταδόσεις. Ενώ το άτυπο δίκτυο είναι λιγότερο επίσημο και ορατό. Η παράδοση ενός σημειώματος, ή ενός αποκόμματος κάποιου άρθρου από έναν υπάλληλο μιας εταιρείας σε κάποιον άλλο αποτελεί παράδειγμα μεταφοράς πληροφοριών μέσω ενός κλασικού δικτύου. Σε αντίθεση με τα δεδομένα, η πληροφορία εμπεριέχει νόημα, είναι οργανωμένη με βάση κάποιο σκοπό. 53

Τα δεδομένα μετατρέπονται σε πληροφορία, όταν προστίθεται σε αυτά νόημα. Υπάρχουν διάφορες μέθοδοι για τη μετατροπή των δεδομένων σε πληροφορία: Καθορισμός του σκοπού για τον οποίο συγκεντρώθηκαν τα δεδομένα. Κατηγοριοποίηση των δεδομένων με βάση τα στοιχεία που τα συνθέτουν. Ανάλυση των δεδομένων με μαθηματικές, ή στατιστικές μεθόδους. Αναζήτηση για πιθανά λάθη στα δεδομένα και διόρθωσή τους. Σύνοψη των δεδομένων σε μια πιο σαφή και περιεκτική μορφή. Εν κατακλείδι, μπορεί κανείς να πει ότι η πληροφορία είναι δεδομένα στα οποία έχει προστεθεί νόημα με την έννοια του περιεχομένου. Αρκετά είδη πληροφοριακών συστημάτων μπορούν να χρησιμοποιηθούν ανάλογα με τις ανάγκες και τις οικονομικές δυνατότητες της επιχείρησης. Τα σημαντικότερα πληροφοριακά συστήματα είναι τα εξής (McLEAN, 2002): SCMS (Supplier and Contract Management System / Συστήματα Διαχείρισης Αλυσίδας Εφοδιασμού) KMS (Knowledge Management Systems / Συστήματα Διαχείρισης Γνώσης) OAS (Office Automation Systems / Συστήματα Αυτοματοποίησης Γραφείου) TPS (Transaction Processing Systems / Συστήματα Επεξεργασίας Συναλλαγών) ERP (Enterprise resource planning / Συστήματα Ενδοεπιχειρησιακού Σχεδιασμού) ESS (Executive Support Systems / Συστήματα Υποστήριξης Διοίκησης) DSS (Decision Support Systems / Συστήματα Υποστήριξης Απόφασης) MIS (Management Information Systems / Διοικητικά Συστήματα Πληροφόρησης) 54

Το ποιο ή ποια από τα παραπάνω πληροφοριακά συστήματα θα επιλέξει η επιχείρηση εξαρτάται από αρκετούς παράγοντες. Υπάρχουν θετικά αλλά και αρνητικά για το καθένα σύστημα, ανάλογα βέβαια την επιχείρηση. 3.2.2 ΑΠΟΘΗΚΕΥΣΗ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ Τα δεδομένα που αποθηκεύονται και φυλάσσονται με έναν οργανωμένο τρόπο για μελλοντική χρήση σε έναν υπολογιστή αναπαριστώνται από ακολουθίες bits και μπορεί να είναι: Αριθμοί Χαρακτήρες κειμένου Εικόνες Ήχοι Οτιδήποτε άλλο Από τα πιο βασικά συστήματα αποθήκευσης είναι ο HDD, Ο σκληρός δίσκος βρίσκεται ακόμη και σήμερα σε στάδιο περαιτέρω εξέλιξης. Ο Hitachi Deskstar 7K500 ήταν ο πρώτος σκληρός δίσκος ο οποίος μπορούσε να αποθηκεύσει 500GB δεδομένων - περίπου 120.000 φορές περισσότερα δεδομένα από τον 305 RAMAC της IBM, ενώ αρκετοί σύγχρονοι σκληροί δίσκοι φθάνουν σε χωρητικότητα τα 2 ΤΒ σε εσωτερικές συσκευές και τα 8 TB σε εξωτερικές. Υπάρχουν πολλές άλλες μορφές αποθηκευτικών μέσων, όπως κάρτες μνήμης (SD, CF, Flash κτλ). 3.2.3 ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ Η επεξεργασία δεδομένων αφορά τη συλλογή, την ταξινόμηση, την καταχώρηση, τη μεταβολή, την αποθήκευση, την αναζήτηση, και την ανάκτηση δεδομένων με ή χωρίς τη βοήθεια του ηλεκτρονικού υπολογιστή για την παραγωγή πληροφοριών. 55

3.2.4 ΔΙΑΔΟΣΗ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ Ο στόχος ενός Πληροφοριακού Συστήματος είναι η διάδοση πληροφοριών. Η πληροφορία μπορεί να διαδοθεί σε διάφορες μορφές (μηνύματα, φόρμες, αναφορές, λίστες, γραφήματα κτλ). 3.3 ΠΛΕΟΝΕΚΤΗΜΑΤΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ Γενικά τα πληροφοριακά συστήματα παρέχουν στις επιχειρήσεις πολλά οφέλη και υπηρεσίες. Κάποια από αυτά τα οφέλη που προσκομίζει η εταιρεία είναι η ταχύτατη και ακριβής επεξεργασία δεδομένων, η μεγάλη αποθηκευτική ικανότητα και η ταχύτατη επικοινωνία μεταξύ τοποθεσιών. Προσφέρουν επίσης δυνατότητα καλύτερου συντονισμού ατόμων, ομάδων και υπηρεσιών, υποστήριξη αποφάσεων, αυτοματοποίηση και βελτίωση της ροής των εργασιών, αύξηση της αποτελεσματικότητας του οργανισμού και καλύτερη αξιοποίηση των πολύτιμων δεδομένων του. 3.4 ΜΕΙΟΝΕΚΤΗΜΑΤΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ Εκτός όμως από τα πολλά και σημαντικά πλεονεκτήματα που διαθέτουν τα πληροφοριακά συστήματα, αναγκαίο είναι να αναφερθούμε και στα μειονεκτήματά τους. Αρχικά, ορισμένα πληροφοριακά συστήματα έχουν έλλειψη δημιουργικότητας και ποιοτικής πληροφορίας, δεν προσαρμόζονται εύκολα και η αναλυτική ικανότητά τους δεν είναι επαρκής σε σχέση με άλλα συστήματα. Κάποια άλλα συμβάλλουν καθοριστικά για την επιτυχία μιας επιχείρησης μιας και οργανώνουν αρκετές λειτουργίες της, όπως είναι οι προμήθειες πρώτων υλών αλλά και ο έλεγχος ποιότητας. Είναι πολύ εύκολο όμως να διαπιστωθούν λάθη που οδηγούν στην όχι καλή πορεία της επιχείρησης. 56

Άλλα συστήματα λόγω επιβάρυνσης με καινούργιους χρήστες μειώνεται αισθητά η επίδοσή τους και λειτουργούν μόνο στο ίδιο περιβάλλον της επιχείρησης. Τέλος, η ανάπτυξη και η δημιουργία άλλων πληροφοριακών συστημάτων αποτελεί μια χρονοβόρα διαδικασία που είναι πολύ ακριβή, δεν υπάρχει ευελιξία και δημιουργούνται προβλήματα ολοκλήρωσης σε σχέση με άλλα πληροφοριακά συστήματα. 3.5 ΤΥΠΟΙ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ 3.5.1 ΧΕΙΡΟΓΡΑΦΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ Τα χειρόγραφα πληροφοριακά συστήματα υπήρχαν ανέκαθεν στις επιχειρήσεις και στους οργανισμούς. Τα διευθυντικά στελέχη για να πάρουν τις αποφάσεις τους έπρεπε να βασίζονται σε πληροφορίες, δηλαδή σε επεξεργασμένα δεδομένα, που αφορούσαν το εσωτερικό και εξωτερικό περιβάλλον των επιχειρήσεών τους. Τα πληροφοριακά συστήματα που χρησιμοποίησαν αρχικά οι επιχειρήσεις ήταν πολύ άτυπα και απλά. Με την ανάπτυξη όμως των οικονομιών, οι οικονομικές μονάδες βελτίωναν συνεχώς τα χειρογραφικά συστήματα για τη συλλογή, επεξεργασία, αποθήκευση, επανάκτηση και διανομή των πληροφοριών. Ένα κλασικό παράδειγμα χειρογραφικού πληροφοριακού συστήματος αποτελεί το αρχείο με τις καρτέλες, που χρησιμοποιούσαν παλαιότερα οι ταμίες σε ορισμένες τράπεζες. Όταν κάποιος πελάτης πήγαινε στην τράπεζα για να καταθέσει ένα χρηματικό ποσό, ο/η ταμίας με τη βοήθεια ενός ατομικού κωδικού αριθμού του πελάτη - που βρισκόταν τυπωμένος στο βιβλιάριό του - έψαχνε τις καρτέλες και μόλις εντόπιζε την καρτέλα του πελάτη, πραγματοποιούσε τη συναλλαγή. Η καρτελοθήκη του παραπάνω παραδείγματος δεν είναι τίποτε άλλο παρά ένα χειρογραφικό πληροφοριακό σύστημα, ένα σύστημα δηλαδή, που παρέχει πληροφορίες για τους πελάτες της τράπεζας στον / στην ταμία ή σε οποιονδήποτε άλλο υπάλληλο που έιχε πρόσβαση στη καρτελοθήκη. 57

Ένα πληροφοριακό σύστημα, είτε είναι χειρογραφικό είτε μηχανογραφημένο, αποτελείται από πέντε βασικά μέρη με τα οποία πραγματοποιείται η αποστολή του. Σε οποιονδήποτε τύπο συστήματος οι βασικές του λειτουργίες είναι οι ακόλουθες (Γκίνογλου, 2004): Εισαγωγή δεδομένων στο σύστημα. Επεξεργασία των δεδομένων. Διατήρηση αρχείων. Ανάπτυξη διαδικασιών για το είδος των δεδομένων και για το πότε αυτά χρειάζονται, για το πότε αποκτούνται και το πως αυτά χρησιμοποιούνται, καθώς επίσης και οδηγίες που πρέπει να ακολουθεί ο επεξεργαστής (άνθρωπος ή μηχάνημα). Εξαγωγή πληροφοριών από το σύστημα Στο χειρογραφικό σύστημα οι πέντε αυτές λειτουργίες εκτελούνται από τον άνθρωπο, ενώ στο μηχανογραφημένο σύστημα με τη βοήθεια του Η/Υ. 3.5.2 ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΗΜΕΝΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ Η εισαγωγή των Η/Υ στο πληροφοριακό σύστημα συνετέλεσε στην δημιουργία συστημάτων, που επεξεργάζονται αυτόματα μεγάλο όγκο δεδομένων. Ακόμα, η τεχνολογία της πληροφορίας (information technology), που είναι η σύγκληση της τεχνολογίας των Η/Υ, του αυτοματισμού γραφείου και των τηλεπικοινωνιών, προσέφερε νέες δυνατότητες ανάπτυξης πληροφοριακών συστημάτων, οι οποίες προηγουμένως δεν ήταν εφικτές. Παράλληλα όμως, η τεχνολογία αυτή δημιούργησε νέα προβλήματα και απαιτήσεις σχετικά με τη μέθοδο ανάπτυξης μηχανογραφημένων πληροφοριακών συστημάτων. Στο σημείο αυτό θα πρέπει να σημειώσουμε, ότι με τον όρο «μηχανογραφημένο πληροφοριακό σύστημα» δεν εννοούμε πλήρη αυτοματοποίηση της πληροφορίας. Όπως προκύπτει από τον ορισμό του πληροφοριακό συστήματος, αυτό αποτελείται από μηχανήματα, ανθρώπους, προγράμματα και διαδικασίες. 58

Έτσι, ενώ ορισμένες εργασίες εκτελούνται από το μηχάνημα, υπάρχουν και κάποιες που εκτελούνται από τον άνθρωπο με βάση βέβαια συγκεκριμένες οδηγίες. Ακόμα, δε θα πρέπει να ξεχνάμε, ότι σε κάθε επιχείρηση και οργανισμό υπάρχουν δεδομένα και πληροφορίες, που δεν μπορούν να αυτοματοποιηθούν. 3.5.3 ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑΣ ΣΥΝΑΛΛΑΓΩΝ Η επεξεργασία των συναλλαγών αποτελεί βασική δραστηριότητα των οικονομικών μονάδων και τα συστήματα που την υποστηρίζουν είναι ζωτικής σημασίας για τις λειτουργίες των μονάδων αυτών. Στα χειρογραφία πληροφοριακά συστήματα, πριν δηλαδή την εισαγωγή του Η/Υ, η επεξεργασία των συναλλαγών. γινόταν χειρογραφικά ή και με τη βοήθεια αριθμομηχανών. Σήμερα όμως, η ηλεκτρονική επεξεργασία των δεδομένων έχει αυξήσει σημαντικά τόσο την ταχύτητα όσο και την πολυπλοκότητα της επεξεργασίας των συναλλαγών. Έτσι, όταν μια επιχείρηση αντιμετωπίζει δομημένες διαδικασίες, οι οποίες επαναλαμβάνονται πολλές φορές κατά τη διάρκεια της ημέρας ή της εβδομάδας και οι οποίες γίνονται χειρογραφικά, οι διαδικασίες αυτές μπορούν να πραγματοποιούνται πολύ πιο εύκολα και γρήγορα με ένα σύστημα επεξεργασίας συναλλαγών βασισμένο στον Η/Υ, με το οποίο αυτοματοποιείτε η συλλογή και η επεξεργασία των δεδομένων. Το κύριο χαρακτηριστικό αυτών των πληροφοριακών συστημάτων είναι η δυνατότητά τους να αντιμετωπίζουν δομημένες και επαναλαμβανόμενες διαδικασίες, οι οποίες μπορούν εύκολα να πραγματοποιούνται με τη βοήθεια του Η/Υ (Μπαραλέξης, 2006). Ένα σύστημα επεξεργασίας συναλλαγών, εκτός από τη συλλογή και επεξεργασία των δεδομένων, ενημερώνει αυτόματα και τα υπάρχοντα αρχεία με τα αντίστοιχα δεδομένα και δημιουργεί τα απαραίτητα έγγραφα της συναλλαγής. 59

Έτσι, η πώληση κάποιου ανταλλακτικού για το αυτοκίνητό μας, συνοδεύεται από το παραστατικό της πώλησης (απόδειξη ή τιμολόγιο) και ταυτόχρονα αφαιρείται μία μονάδα του συγκεκριμένου ανταλλακτικού από την υπάρχουσα τράπεζα δεδομένων της επιχείρησης. Κάτι παραπλήσιο συμβαίνει και σ ένα σύστημα λήψης παραγγελιών, σ ένα σύστημα εισπρακτέων λογαριασμών, ή σ ένα σύστημα κράτησης θέσεων που χρησιμοποιούν οι αεροπορικές εταιρίες. Έτσι, όταν κάποιος επιβάτης της πτήσης «Αθήνας - Λονδίνου» για παράδειγμα, περνά τον τελικό έλεγχο εισιτηρίων για τη συγκεκριμένη πτήση, ο υπάλληλος της αεροπορικής εταιρίας χρησιμοποιεί τον Η/Υ για να «κλείσει» κάποια θέση. Μόλις η θέση δοθεί στον πελάτη, ο Η/Υ ενημερώνει την τράπεζα δεδομένων, αφαιρεί τη θέση από τη λίστα των διαθεσίμων θέσεων και επιβεβαιώνει το όνομα του πελάτη σ αυτήν (Μπαραλέξης, 2006). Ένα σύστημα επεξεργασίας συναλλαγών είναι δυνατόν να συνεργάζεται άμεσα με κάποιο άλλο μηχανογραφικό σύστημα μέσω της ηλεκτρονικής μεταβίβασης δεδομένων Για παράδειγμα, ένας λιανοπωλητής ηλεκτρικών οικιακών συσκευών μπορεί να έχει συνδέσει ηλεκτρονικά το σύστημα τοποθέτησης παραγγελιών με τα συστήματα των προμηθευτών του. Εάν ο λιανοπωλητής χρειασθεί έναν αριθμό ηλεκτρικών συσκευών ( π.χ. 42 ψυγεία ), ο Η/Υ «ανιχνεύει» τα συστήματα των προμηθευτών του και δίνει την παραγγελία στον προμηθευτή που προσφέρει τη μικρότερη τιμή. 3.5.4 ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ Από την παρουσίαση των συστημάτων επεξεργασίας συναλλαγών, που αυτοματοποιούν την επεξεργασία των συναλλαγών, είναι φανερό, ότι ο κύριος σκοπός των συστημάτων αυτών είναι η διατήρηση αρχείων και η ταχύτατη επεξεργασία μεγάλου όγκου δεδομένων, παρά η υποστήριξη των διευθυντικών στελεχών με πληροφόρηση για τη διαδικασία της λήψης αποφάσεων. 60

Αντίθετα, ένα πληροφοριακό σύστημα διοίκησης, συλλέγει και επεξεργάζεται δεδομένα και μεταφέρει από αυτά πληροφορίες, που είναι απαραίτητες για τη λήψη των δομημένων κυρίως αποφάσεων, στα διευθυντικά στελέχη. Με άλλα λόγια, σκοπός ενός πληροφοριακού συστήματος διοικήσεως είναι όχι μόνο η συλλογή και επεξεργασία των δεδομένων αλλά και η διανομή των πληροφοριών στα διευθυντικά στελέχη, έτσι ώστε, να μπορούν να αξιολογούν τις παρουσιαζόμενες καταστάσεις και χρησιμοποιώντας τις απαραίτητες πληροφορίες, την κρίση και τη διαίσθησή τους, να παίρνουν τις καλύτερες δυνατές αποφάσεις. Τα πληροφοριακά συστήματα διοίκησης συνήθως παρέχουν αναφορές και στατιστικές αναλύσεις, όπως για παράδειγμα είναι οι μηνιαίες πωλήσεις ανά προϊόν, ομάδα προϊόντων, πωλητή, γεωγραφική περιοχή κ.τ.λ., στοιχεία σχετικά με τους εργαζόμενους και άλλα πολλά. Βέβαια για την επίτευξη του στόχου τους τα πληροφοριακά συστήματα διοίκησης συλλέγουν τα δεδομένα από τα συστήματα επεξεργασίας συναλλαγών και τα μετατρέπουν σε πολύτιμη πληροφόρηση. Ακόμα, μπορεί να έχουν τη δυνατότητα να παρέχουν αυτοματοποιημένες απαντήσεις στις περιπτώσεις, όπου οι αποφάσεις παίρνονται και επαναλαμβάνονται με σχετικά μεγάλη συχνότητα. Ωστόσο, θα πρέπει να τονίσουμε, πως τα πληροφοριακά συστήματα διοίκησης δεν παίρνουν από μόνα τους τις αποφάσεις, ούτε λένε στα διευθυντικά στελέχη πως να τις πάρουν, αλλά απλά παρέχουν σ αυτά τις πληροφορίες, που είναι απαραίτητες στη διαδικασία λήψης των αποφάσεων. Τα πληροφοριακά συστήματα διοίκησης είναι προφανές, ότι συνδέονται με τα συστήματα επεξεργασίας συναλλαγών - σύστημα Ηλεκτρονικής Επεξεργασίας Δεδομένων- διότι πολλά από τα δεδομένα που απαιτούνται για την υποστήριξη της λήψης των αποφάσεων, προέρχονται από τις επιχειρησιακές συναλλαγές και ως γνωστό τέτοιου είδους δεδομένα συλλέγονται και αποθηκεύονται σε συστήματα επεξεργασίας συναλλαγών. 61

Χωρίς αυτά τα συστήματα δε θα ήταν διαθέσιμα τα δεδομένα που θα δώσουν τις αναγκαίες πληροφορίες για τη λήψη των αποφάσεων. Όμως, παρά τη σχέση τους αυτή, τα δύο είδη συστημάτων δεν είναι «συνώνυμα», γιατί τα Συστήματα Επεξεργασίας Συναλλαγών δεν υποστηρίζουν τη διαδικασία λήψης αποφάσεων, κάτι που είναι ο κύριος σκοπός των Πληροφοριακών Συστημάτων Διοίκησης, μια και τα στοιχεία των συστημάτων υπόκεινται σε επιπρόσθετη επεξεργασία, για να δώσουν τις απαραίτητες πληροφορίες στα διευθυντικά στελέχη (ΙίνΔΡΙ, 2005). Κατά συνέπεια τα Συστήματα Επεξεργασίας Συναλλαγών σχετίζονται κυρίως με τις λειτουργικές δραστηριότητες της επιχείρησης, π.χ. παραγγελίες, πωλήσεις, αγορές κ.τ.λ. ενώ τα Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης θεωρούνται ότι είναι επιχειρησιακά εργαλεία για την υποστήριξη της διαδικασίας της λήψης των αποφάσεων και ιδιαίτερα των αποφάσεων εκείνων που είναι κατανοητές, επαναλαμβανόμενες και δομημένες. 3.5.5 ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗΣ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ Τα Συστήματα Υποστήριξης Διοίκησης βοηθούν τη διοίκηση της επιχείρησης στη λήψη μη δομημένων αποφάσεων και περιλαμβάνουν τα Συστήματα Υποστήριξης Αποφάσεων, τα Έμπειρα Συστήματα και τα Στρατηγικά Πληροφοριακά Συστήματα. Τα Συστήματα Υποστήριξης Αποφάσεων βοηθούν τα διευθυντικά στελέχη στην επίλυση κυρίως των ημιδομημένων προβλημάτων. Δηλαδή των προβλημάτων εκείνων στα οποία δεν μπορεί να δοθεί μια άμεση απάντηση, διότι απαιτείται ανθρώπινη παρέμβαση, που στη συγκεκριμένη περίπτωση είναι η κρίση του διευθυντικού στελέχους και η υποκειμενική του ανάλυση. 62

Έτσι η απάντηση στο πρόβλημα δίνεται από την αλληλεπίδραση του ανθρώπου με τον Η/Υ, πράγμα που σημαίνει, ότι η αντίστοιχη απόφαση είναι αποτέλεσμα της σχετικής πληροφόρησης, που δημιουργείται από το πληροφοριακό σύστημα και της επιπρόσθετης κρίσης και εμπειρίας των διοικητικών στελεχών. Εν ολίγοις, το χαρακτηριστικό των Σ.Υ.Α είναι ότι βοηθούν στη λύση ημι-δομημένων προβλημάτων, δηλαδή προβλημάτων που ένα μέρος τους μπορεί να προγραμματισθεί / δομηθεί, και το οποίο λύνεται από τον Η/Υ, ενώ ένα μέρος τους δεν μπορεί να προγραμματισθεί / δομηθεί και για το οποίο χρειάζεται η διαίσθηση και η κρίση του διευθυντικού στελέχους για να δοθεί λύση. Τα Έμπειρα Συστήματα, που ονομάζονται και Συστήματα Εμπειρογνώμονες, αναφέρονται σε εξειδικευμένους τομείς της ανθρώπινης γνώσης και αναπτύσσονται με βάση τη γνώση των ειδικών για να λύσουν προβλήματα τα οποία κανονικά χρειάζεται ανθρώπινη γνώση και εμπειρία. Τα Έμπειρα Συστήματα μιμούνται τον τρόπο με τον οποίο τα στελέχη των επιχειρήσεων και οργανισμών λαμβάνουν τις μη δομημένες κυρίως αποφάσεις τους, όπως π.χ. αποφάσεις σχετικές με επιλογή και πρόκριση επενδύσεων, με τη διερεύνηση της αξιοπιστίας των πελατών που ζητούν υψηλά δάνεια από τράπεζες κ.α. Τα Έμπειρα Συστήματα για να δώσουν απάντηση σ ένα πρόβλημα, η πληροφόρηση για το οποίο είναι συνήθως αβέβαιη, ασαφής ή και ατελής, χρησιμοποιούν ευρετικές μεθόδους για να βρούν γρήγορα μια ικανοποιητική λύση. Με τα Στρατηγικά Πληροφοριακά Συστήματα, που άρχισαν ν αναπτύσσονται κατά τη δεκαετία του 1980, επιδιώκεται η σύνδεση των δυνατοτήτων της πληροφορικής με την επιχειρησιακή στρατηγική των οικονομικών μονάδων. Δημιουργήθηκαν λοιπόν νέα Πληροφοριακά Συστήματα, τα οποία βοήθησαν τις επιχειρήσει να επιτύχουν σημαντικές επιδόσεις στις αγορές, εθνικές ή και διεθνείς, στις οποίες διέθεταν τα προϊόντα τους. Επιχειρήσεις όπως η American Hospital Sypply, η American Airlines, κ.α. απέκτησαν μέσω της στρατηγικής χρήσης της πληροφορικής σημαντικά ανταγωνιστικά πλεονεκτήματα (Καραγιώργος, 2003). 63

Τα πληροφοριακά συστήματα βοήθησαν τις επιχειρήσεις αυτές να βελτιώσουν τον τρόπο εκτέλεσης των επιχειρηματικών τους δραστηριοτήτων και να επηρεάσουν τόσο την ένταση του ανταγωνισμού όσο και τη θέση τους έναντι των ανταγωνιστών τους Αποτέλεσμα των παραπάνω εξελίξεων ήταν, ότι πολλοί βιομηχανικοί κλάδοι άρχισαν βαθμιαία ν αντιλαμβάνονται ότι τα Πληροφοριακά Συστήματα δεν είναι μόνο απλά εργαλεία υποστήριξης εργασιών ρουτίνας, αλλά και στρατηγικά και αποτελεσματικά μέσα για την απόκτηση ανταγωνιστικών πλεονεκτημάτων, συμβάλλοντας έτσι σημαντικά στην επέκταση των δραστηριοτήτων των επιχειρήσεων και οργανισμών. 3.6 ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΗ ΔΟΜΗ ΚΑΙ ΡΟΗ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ Για τον καλύτερο σχεδιασμό των Πληροφοριακών Συστημάτων και τη άριστη κατανομή των απαιτούμενων πόρων, είναι απαραίτητη η ύπαρξη ενός πλαισίου ανάλυσης που να περιγράφει τη δομή του Πληροφοριακού Συστήματος. Με τον όρο δομή εννοούμε ένα εννοιολογικό μοντέλο, το οποίο μας βοηθάει να αντιλαμβανόμαστε τα Πληροφοριακά Συστήματα και να επικοινωνούμε μ αυτά. Αναγκαία προϋπόθεση είναι να γνωρίζουμε το είδος των πληροφοριών που απαιτούνται για την υποστήριξη των διαφόρων επιπέδων διοικητικής ιεραρχίας, δηλαδή λειτουργική πληροφόρηση για το κατώτερο επίπεδο, διοικητική πληροφόρηση για το ενδιάμεσο επίπεδο και στρατηγική πληροφόρηση για το ανώτερο επίπεδο διοικητικής ιεραρχίας. Για την εσωτερική πληροφόρηση, είναι γενικά αποδεκτό ότι όσο ανερχόμαστε στα επίπεδα της διοικητικής ιεραρχίας, τόσο περισσότερο συγκεντρωτική πληροφόρηση χρειαζόμαστε. Έτσι το προσωπικό που ασχολείται με την επεξεργασία των συναλλαγών χρειάζεται λεπτομερής εσωτερική πληροφόρηση, ενώ αντίθετα τα ανώτατα στελέχη λαμβάνουν κυρίως συνοπτικές αναφορές. Ακριβώς το αντίθετο ισχύει με την πληροφορία που αφορά το εξωτερικό περιβάλλον της επιχείρησης. 64

Το ανώτατο επίπεδο διοίκησης χρειάζεται περισσότερη εξωτερική πληροφόρηση από το κατώτερο επίπεδο και αυτό γιατί τα ανώτατα στελέχη είναι επιφορτισμένα κυρίως με το στρατηγικό σχεδιασμό, για τον οποίο απαιτούνται πολλές πληροφορίες του εξωτερικού περιβάλλοντος, ενώ τα στελέχη του κατώτερου επιπέδου είναι επιφορτισμένα με τον έλεγχο της επιχείρησης, για τον οποίο χρειάζονται σχετικά λίγες εξωτερικές πληροφορίες (Π απαναστασάτου,2002). Τα περισσότερα Πληροφοριακά Συστήματα χρησιμοποιούν ένα πλαίσιο-ανάλυσης για τη δόμηση των διαφόρων δραστηριοτήτων και για τον καθορισμό των ενεργειών που είναι απαραίτητες στα διάφορα επιχειρησιακά επίπεδα. Υπάρχει διαφορά μεταξύ της τράπεζας δεδομένων του κατώτερου επιπέδου και της τράπεζας πληροφοριών, που υποστηρίζει τις αποφάσεις του ανώτατου επιπέδου της διοικητικής ιεραρχίας. Βέβαια η επεξεργασία των δεδομένων και των πληροφοριών στα τρία επίπεδα ιεραρχίας (κατώτερη - μεσαία - ανώτατη) είναι αλληλοσυσχετιζόμενη. Το ζητούμενο επομένως είναι η ύπαρξη μιας δομής στα πληροφοριακά συστήματα που να υποστηρίζει την παροχή των κατάλληλων πληροφοριών σε όλα τα επίπεδα της διοικητικής ιεραρχίας. Τα εξελιγμένα στη δομή πληροφοριακά συστήματα βοηθούν σημαντικά τη διοίκηση σε όλα τα παραπάνω. Τα στάδια της διαδικασίας αυτής παρουσιάζονται ως εξής : ΑΝΑΓΝΩΡΙΣΗ ΠΡΟΒΛΗΜΑΤΟΣ Αναγνώριση προβλήματος η ή ευκαιρίας. Συλλογή Δεδομένων. ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ Ανάπτυξη και αξιολόγηση εναλλακτικών σχεδίων δράσης. 65

ΕΠΙΛΟΓΗ Επιλογή του καλύτερου εναλλακτικού σχεδίου δράσης για εφαρμογή της απόφασης Η διαδικασία λήψης αποφάσεων αρχίζει με την ανίχνευση του περιβάλλοντος για την ανεύρεση προβλημάτων ή ευκαιριών που απαιτούν την λήψη κάποιας απόφασης. Στο στάδιο αυτό γίνεται συλλογή δεδομένων, από τα οποία τα διευθυντικά στελέχη ζητούν πληροφορίες για τον καλύτερο δυνατό προσδιορισμό του προβλήματος. Συνήθως οι ερωτήσεις που πρέπει να απαντηθούν είναι : «τι ορίζουμε ως πρόβλημα;» και «ποιες είναι οι πηγές για την αναγνώρισή του ;». Καθορισμός προβλήματος : Τα περισσότερα προβλήματα που αντιμετωπίζουν τα διευθυντικά στελέχη των επιχειρήσεων προέρχονται κυρίως από δύο πηγές. Η πρώτη πηγή είναι η οργανωσιακή στόχοι της επιχείρησης. Οι ίδιοι στόχοι, αν και δεν θεωρούνται ως προβλήματα, είναι ωστόσο βασικοί παράγοντες που ενεργοποιούν τη διαδικασία λήψης αποφάσεων, όπως για παράδειγμα «η αύξηση της απόδοσης των επενδυμένων κεφαλαίων κατά 10 % τη διετία 2006-2007». Η δεύτερη πηγή σχετίζεται με την πρώτη και αφορά την απόκλιση μεταξύ του επιθυμητού στόχου που έχει τεθεί από τη διοίκηση και αυτό που πραγματοποιείται κατά τη διάρκεια μίας συγκεκριμένης χρονικής περιόδου. Πηγές για την αναγνώριση του προβλήματος : Η διαδικασία αναγνώριση του προβλήματος σχετίζεται με τις πληροφοριακές πηγές που είναι διαθέσιμες στα διευθυντικά στελέχη. Οι πηγές αυτές είναι είτε εσωτερικές π.χ. για να καθοριστεί αν μεταβλήθηκε ή όχι η επίδοση της επιχείρησης, τα διευθυντικά στελέχη χρησιμοποιούν συγκριτικά ή ιστορικά δεδομένα, είτε εξωτερικές, όπως είναι οι πελάτες, οι ανταγωνιστές, οι προμηθευτές κ.α., λόγω των οποίων ενεργοποιείται η διαδικασία λήψης αποφάσεων. 66

Το δεύτερο στάδιο της διαδικασίας αποτελείται από δύο επιμέρους φάσεις που αφορούν την ανάπτυξη των εναλλακτικών σχεδίων δράσης και την αξιολόγηση των σχεδίων αυτών. Στην πρώτη φάση τα διευθυντικά στελέχη εξετάζουν διαφορετικές ιδέες και απόψεις για το συγκεκριμένο πρόβλημα. Στη δεύτερη φάση κάθε ένα εναλλακτικό σχέδιο δράσης αξιολογείται ως προς τη δυνατότητα πραγματοποίησης του και απορρίπτονται εκείνα τα οποία δεν ικανοποιούν προκαθορισμένα κριτήρια. Στο τρίτο στάδιο τα διευθυντικά στελέχη επιλέγουν το πλέον αποδεκτό εναλλακτικό σχέδιο δράσης. Η επιλογή γίνεται με βάση την κρίση των στελεχών. Η επιλογή επηρεάζεται επίσης από την ποιότητα των χρησιμοποιουμένων πληροφοριών. Τα πληροφοριακά συστήματα παρέχουν σημαντική βοήθεια στο πολύ κρίσιμο αυτό στάδιο της λήψης των σωστότερων αποφάσεων και η αποτελεσματικότητά τους εξαρτάται από την ορθολογική, ευέλικτη και εξειδικευμένη δομή των συστημάτων αυτών (Παπαναστασάτου, 2002). 3.7 ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΕΣ ΕΝΟΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑ ΤΟΣ Προσδιορισμός των αναγκών των χρηστών (αντικειμενικότητα). ο Υποκειμενικότητα (σωστό - λάθος), ερμηνεία με διαφορετικές οπτικές γωνίες. ο Στα ανθρώπινα συστήματα τα περισσότερα προβλήματα δεν είναι καλά. ο Διαφορετική ερμηνεία των συλλογικών στόχων του οργανισμού από κάθε άτομο. Δημιουργία συστήματος επεξεργασίας δεδομένων για τη συνεχή ικανοποίηση των αναγκών των χρηστών. ο Απόκτηση, αποθήκευση, επεξεργασία, διάδοση και παρουσίαση πληροφοριών. ο Παροχή μέσων και περιβάλλοντος μάθησης στους χρήστες. 67

ο Υποστήριξη διαδικασιών ελέγχου και στρατηγικού σχεδιασμού του οργανισμού. Σχήμα 3.1 ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΕΣ ΕΝΟΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ 3.8ΛΟΓΙΣΤΙΚΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ Το αντικείμενο του πληροφοριακού συστήματος είναι το μικρότερο τμήμα ενός συστήματος και μπορεί να χρησιμοποιηθεί στην περιγραφή του συστήματος ή το σχεδιασμό του. Ένα αντικείμενο ανήκει στο σύστημα αν συμμετέχει σε μία δραστηριότητα του συστήματος. Η περιγραφή ενός συστήματος ξεκινάει με την περιγραφή των αντικειμένων του. Στόχοι συστήματος: Οι στόχοι ενός συστήματος είναι οι λόγοι για τους οποίους ένα σύστημα υπάρχει. Ένα σύστημα μπορεί να έχει έναν ή περισσότερους στόχους. Οι στόχοι ενός συστήματος δένουν τα υποσυστήματα μεταξύ τους, καθώς και τα αντικείμενα μεταξύ τους. Κάθε σύστημα έχει ένα επιθυμητό αποτέλεσμα, το οποίο πρέπει να πραγματοποιηθεί μέσα σε ένα χρονικό διάστημα.με βάση το αποτέλεσμα αυτό, προκύπτει και ο στόχος του συστήματος για την πραγματοποίηση του αποτελέσματος αυτού (Καραγιώργος, 2006). 68

Διαφορετικά συστήματα με ίδιους στόχους μπορεί να ρυθμίζουν τα αντικείμενα τους με διαφορετικό τρόπο προκειμένου να επιτύχουν τους στόχους τους. Οι οργανισμοί απαιτούν από τους σχεδιαστές των συστημάτων να επιτύχουν πολλούς στόχους, οι οποίοι θα ήταν εύκολο να επιτευχθούν αν υπήρχαν απεριόριστοι πόροι για να χτιστεί και να σχεδιαστεί το σύστημα. Οι σχεδιαστές θα πρέπει να συμβιβαστούν με τον περιορισμένο αριθμό πόρων. Αυτός ο συμβιβασμός επηρεάζει σημαντικά τα χαρακτηριστικά του συστήματος σε θέματα όπως: το πόσες λεπτομέρειες θα καταγραφούν, το πόσες αναφορές θα παραχθούν και πόσο συχνά αυτές θα εμφανίζονται, το πόσο καιρό τα αρχεία θα διατηρούνται και τέλος το πόσο γρήγορα συγκεκριμένες απαιτήσεις για πληροφορία θα ολοκληρώνονται. Ο βαθμός του συμβιβασμού θα καθορίσει το πόσο χρήσιμο θα είναι το σύστημα να διαχειριστεί. Γενικότερα το σύστημα επιτυγχάνει τους στόχους του με την διαδικασία της μετατροπής των δεδομένων των συναλλαγών σε πληροφορία, η οποία είναι χρήσιμη για τον έλεγχο και τη λήψη αποφάσεων σε έναν οργανισμό. Όλη αυτή η διαδικασία πρέπει να γίνεται με ένα λογικό κόστος. Επίσης, αυτή η διαδικασία απαιτεί ότι το σύστημα θα υποστηρίζει όλα τα επίπεδα του ελέγχου. Η διαδικασία θα υποστηρίζει τους ελέγχους της ανώτερης διοίκησης με το να δημιουργεί αναφορές και φόρμες που έχουν ανάλογα περιεχόμενα με τις απαιτήσεις της διοίκησης. Αυτή ακόμα θα υποστηρίζει οικονομικούς ελέγχους περιλαμβάνοντας στοιχεία που αφορούν την πρόβλεψη και τη συμμόρφωση με τα διεθνή λογιστικά πρότυπα. (Πετρίδης, 2006). Ο στόχος ενός λογιστικού πληροφοριακού συστήματος συνίσταται στην παρακολούθηση της νομισματικής διάστασης μίας οικονομικής δραστηριότητας ενός οργανισμού και γίνεται με την επεξεργασία των δεδομένων σύμφωνα με γνωστούς κανόνες και τέλος την παράδοση ακριβούς πληροφορίας που είναι χρήσιμη για αυτούς που σχεδιάζουν και διοικούν τις δραστηριότητες του οργανισμού, καθώς και τα ενδιαφερόμενα μέρη. 69

Η πληροφορία που αυτά τα συστήματα προμηθεύουν, αποτελεί ένα συνεπές και ακριβές πλαίσιο που καθοδηγεί τις διοικητικές λειτουργίες οι οποίες σφαιρικά καλύπτουν τα έσοδα, τα έξοδα, τα περιουσιακά στοιχεία, τις υποχρεώσεις και τα κέρδη του οργανισμού. Το λογιστικό πληροφοριακό σύστημα δέχεται πραγματικά στοιχεία εισροών που αποτελούνται από δεδομένα προϋπολογισμού και συναλλαγών, εκφρασμένα σε νομισματικές μονάδες. Παράγει πληροφορίες που αφορούν συναλλαγές με πολύ εξειδικευμένες διαδικασίες. Αυτές οι διαδικασίες, τυπικά περιέχουν προγράμματα που συλλαμβάνουν και ελέγχουν λογιστικά δεδομένα. Τα στοιχεία εξόδου του συστήματος είναι αναφορές βασισμένες σε δεδομένα και φτιαγμένες με βάση τις ανάγκες των εσωτερικών και εξωτερικών χρηστών του συστήματος. Το λογιστικό σύστημα είναι μοναδικό γιατί τα στοιχεία εξόδου του, είναι η βάση για πολλούς από τους ελέγχους που διενεργούνται σε άλλα τμήματα του οργανισμού. Τα πιο γνωστά λογιστικά πληροφοριακά συστήματα είναι: Γ ενική Λογιστική - Union Altec xline ERP ή Λογιστική Σουίτα Epsilon Net Q - Prime ERP Extra (Μισθοδοσία,Έσοδα-Έξοδα, Γενική Λογιστική, Tax System) Hyper Axion (Λογιστική Διαχείριση, Μισθοδοσία) 70

3.9 ΒΑΣΕΙΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΚΑΙ ΣΔΒΔ Σχήμα 3.2 Η ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ ΤΩΝ ΒΑΣΕΩΝ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ Μια Βάση Δεδομένων είναι μια οργανωμένη συλλογή θεματικών συναφών δεδομένων (συνήθως σε μεγάλη κλίμακα). Ένα Σύστημα Διαχείρισης Βάσεων Δεδομένων (DataBase Management System - DBMS) είναι ένα πακέτο λογισμικού που σκοπό έχει τη διαχείριση βάσεων δεδομένων. ΡΜΟΝ SMON System Global Area User Processes Dedicated Server Process D000 CKPT ARCO O ffline Storage Device DBWQ LGWR L e g e n d : L Μ ΐ- RE S M O N [: KPT ARCO D BW U LG W K DO OU Lock process Recoverer process Process monitor System monitor Checkpoint Archiver Database writer Log writer Dispatcher Process Control Files Σχήμα 3.3 Η ΑΡΧΙΤΕΚΤΟΝΙΚΗ ΕΝΟΣ ΣΧΕΣΙΑΚΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΒΑΣΕΩΝ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ 71

3.10. ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟ ΕΜΠΟΡΙΟ (E-COMMERCE) Το Ηλεκτρονικό Εμπόριο είναι μία έννοια όπου έχουν δοθεί πολλαπλοί ορισμοί, οι οποίοι πηγάζουν κυρίως από το τρόπο με τον οποίο προσεγγίζεται από διάφορες επιστήμες (π.χ «επιχειρείν ηλεκτρονικά», «ο συνδυασμός Intemet και EDI», κλπ). Οι διάφοροι ορισμοί αυτοί δεν καλύπτουν όλο το εύρος της έννοιας, δεδομένου ότι τα μέσα που απαιτούνται για την διενέργεια του ηλεκτρονικού εμπορίου δεν είναι μόνο ηλεκτρονικά, όπως επίσης και ότι οι τεχνολογίες Intemet και EDI δεν αποτελούν αναγκαία και ικανή συνθήκη για την υλοποίησή του. Επιπλέον, οι ορισμοί αυτοί δεν δείχνουν τις επιδιώξεις των επιχειρήσεων σχετικά με το ηλεκτρονικό εμπόριο. Έναν ορισμό που θα μπορούσαμε να δώσουμε είναι ότι το ηλεκτρονικό εμπόριο αποτελεί μια ολοκληρωμένη συναλλαγή που πραγματοποιείται μέσω του Διαδικτύου (Internet) χωρίς να είναι απαραίτητη η φυσική παρουσία των συμβαλλόμενων μερών, δηλαδή του πωλητή και του αγοραστή, οι οποίοι μπορούν να βρίσκονται ακόμα και σε διαφορετικές χώρες. Το Διαδίκτυο αποτελεί αυτή τη στιγμή τη βασικότερη πλατφόρμα ανάπτυξης εφαρμογών Ηλεκτρονικού Εμπορίου για τις επιχειρήσεις, κατέχοντας το 75% των επιχειρηματικών επενδύσεων σε Ηλεκτρονικό Εμπόριο. Το Ηλεκτρονικό Εμπόριο καλείται να επιλύσει παραδοσιακά επιχειρηματικά προβλήματα, όπως η δυσχέρεια των έγγραφων συναλλαγών, την βελτιστοποίηση της διαχείρισης των αποθεμάτων και να προσφέρει νέες επιχειρηματικές ευκαιρίες όπως η εύρεση νέων εταίρων αλλά και προμηθευτών και πελατών σε παγκόσμια κλίμακα με μειωμένο κόστος. 72

Το Ηλεκτρονικό Εμπόριο αποτελεί επιχειρηματική πρακτική που λαμβάνει διαστάσεις στρατηγικής τοποθέτησης των επιχειρήσεων χρηστών, που επιδιώκουν την αύξηση της αξίας τους σε οποιοδήποτε επίπεδο (είτε οικονομικής κατάστασης, είτε ανταγωνισμού, είτε μεριδίου αγοράς, είτε οποιουδήποτε άλλου είναι στρατηγικός επιθυμητό από την επιχείρηση) (Καραγιώργος, 2003). Οι τεχνολογίες και οι μέθοδοι του Ηλεκτρονικού Εμπορίου συμπεριλαμβάνουν σαρωτές (scanners), βάσεις δεδομένων, μέσα εξόρυξης πληροφορίες (data mining και data warehousing), μέσα και κανόνες κωδικοποίησης της πληροφορίας (για παράδειγμα κωδικοποίηση κατά ΕΑΝ), τεχνολογίες επικοινωνιών (EDI, Internet, VAN, X.400 Remote Frequency κ.λπ.) και μεθόδους αναδιοργάνωσης επιχειρηματικών διαδικασιών (business process re-engineering). Το Ηλεκτρονικό Εμπόριο καλύπτει όλο τον εμπορικό κύκλο, από την υποδοχή πρώτων υλών μέχρι την επικοινωνία με το καταναλωτή. Συμπεριλαμβάνει και τρίτους φορείς, αναγκαίους για την διενέργειά του, όπως είναι οι τράπεζες, οι υπηρεσίες δημόσιου τομέα, μεταφορικές εταιρείες, ασφαλιστικούς οργανισμούς κλπ. Το πεδίο εφαρμογής του καλύπτει οποιοδήποτε τομέα οικονομικής δραστηριότητας, καλύπτοντας μεταξύ άλλων όλες τις μορφές εμπορίου, τη βιομηχανία, τις τράπεζες, το τουρισμό, την υγεία, το δημόσιο τομέα και τις μεταφορές. Μια επιχείρηση για να δραστηριοποιηθεί στο ηλεκτρονικό εμπόριο χρειάζεται τουλάχιστον (Καραγιώργος, 2003): Ένα προϊόν ή μια υπηρεσία. Ένα δικτυακό τόπο όπου θα αγοράζουν τα προϊόντα της. Μεθόδους προσέλκυσης του πελατειακού κοινού στην ιστοσελίδα της. Προσωπικό εξειδικευμένο για την υποδοχή και επεξεργασία των παραγγελιών. Μεθόδους για την είσπραξη των χρημάτων (θύρα on-line πληρωμών). Υπηρεσία με την οποία θα στέλνει τα προϊόντα στους πελάτες της. 73

Υπηρεσία επιστροφής προϊόντων. Υπηρεσία εξυπηρέτησης πελατών. 3.10.1. ΚΙΝΗΤΟ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟ ΕΜΠΟΡΙΟ (ΚΗΕ) - MOBILE- COMMERCE Η κινητή τηλεφωνία και το Internet αποτέλεσαν τα κύρια σχήματα της Ευρωπαϊκής Βιομηχανίας τηλεπικοινωνιών την τελευταία δεκαετία και χωρίς αμφιβολία είχαν μεγάλη επίδραση στο σύγχρονο επιχειρείν. Νέες τεχνολογίες όπως το GPRS (General Packet Radio Service) και το UMTS (Universal Mobile Telecommunications System) επέτρεψαν την ανάπτυξη μιας σειράς νέων υπηρεσιών προστιθέμενης αξίας διαμέσω ασυρμάτων ευρυζωτικών συνδέσεων. Παράλληλα, μια σειρά από άλλες ενσύρματες και ασύρματες τεχνολογίες επικοινωνίας αναπτύχθηκαν με την συνεπακόλουθη δημιουργία νέων επιχειρησιακών μοντέλων στο χώρο. Σε αυτό το κλίμα όλοι οι αναλυτές συγκλίνουν στην άποψη ότι το κινητό ηλεκτρονικό εμπόριο (ΚΗΕ) βρίσκεται σε ένα κρίσιμο σταυροδρόμι τόσο σε Ευρωπαϊκό όσο και παγκόσμιο επίπεδο. Στην συνέχεια ακολουθεί μια αναλυτική παρουσίαση της δομής της αγοράς ΚΗΕ καθώς και των τάσεων που αναπτύσσονται στο χώρο τόσο σε όρους προσφοράς όσο και ζήτησης (Καραγιώργος, 2006). Οι προοπτικές ανάπτυξης του ηλεκτρονικού όσο και του ΚΗΕ παρουσιάστηκαν αρχικά αρκετά θετικές. Η IDC (International Data Corp.) εκτιμούσε ότι οι συναλλαγές στη αγορά του ΚΗΕ θα ανέλθουν στα 38 δισ. Ευρώ έως το 2003 με ετήσιο ρυθμό ανάπτυξης 55%. 74

Η ΙΒΜ εκτιμούσε ότι η αγορά συμβουλευτικών υπηρεσιών για το ΚΗΕ θα αποτιμάται 12 δις ευρώ έως το 2003 με ρυθμό ανάπτυξης 86%. Ωστόσο, οι αρχικές προβλέψεις δεν επαληθεύτηκαν και η παγκόσμια οικονομική ύφεση σε συνδυασμό με μια σειρά αποτυχημένες επιχειρηματικές και επενδυτικές πρωτοβουλίες που αναπτύχθηκαν ειδικά την τελευταία τριετία οδήγησαν τον κλάδο του ΚΗΕ σε μια στασιμότητα. 3.11. ΣΥΣΤΗΜΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΜΑΤΙΚΩΝ ΠΟΡΩΝ - (ERP) Τα ERP συστήματα αποτελούν μία ακολουθία από υλοποιήσιμα πακέτα εφαρμογών (applications), που καλύπτουν όλες τις λειτουργίες μίας επιχείρησης και διαθέτουν την απαραίτητη ευλυγισία για τη δυναμική προσαρμογή τους στις απαιτήσεις και τις μεταβολές που συμβαίνουν σε αυτή, παρέχοντας τη δυνατότητα στην επιχείρηση να λειτουργήσει συντονισμένα σαν ένα ενιαίο σύνολο. Στην ουσία αποτελούν μια συλλογή από προγράμματα που συνδέουν μεταξύ τους τις διάφορες λειτουργίες μιας επιχείρησης, και ενοποιούν την αλυσίδα αξίας της επιχείρησης (Value Chain). Τα ERP συστήματα επεξεργάζονται πληροφορίες, τις αποθηκεύουν και δημιουργούν αναφορές για την διοίκηση παρέχοντας της την δυνατότητα ανάλυσης όλων των δεδομένων που χρειάζεται για τον ομαλό σχεδιασμό και την εύρυθμη λειτουργία της επιχείρησης, ενοποιώντας τις δραστηριότητες και λειτουργίες της αλυσίδας Αξίας. 75

H ΑΛΥΣΙΔΑ ΑΞΙΑΣ (VALUE CHAIN) ΕΣΩΤΕΡΚΗ ΥΠΟΔΟΜΗ (στρατηγική, λογιστήριο, χρηματοδοτική διοίκηση) ΔΙΟΙΚΗΣΗ ΑΝΘΡΩΠΙΝΩΝ ΠΟΡΩΝ (στελεχωση, εκπαίδευση, αναπτυξη) ΕΡΕΥΝΑ & ΑΝΑΠΤΥξΗ (τεχνολογια, βελτιωςη προιοντων και τεχνολογίας) ΠΡΟΜΗΘΕΙΕΣ (Πρωτων υλων, μηχανών κ.α.) INBOUND ΠΑΡΑΓΩΓΗ OUTBOUND MARKETING LOGISTICS LOGISTICS & υποδοχή, διαδικασίες πωληςεις αποθήκευσή, συλλογής εσωτερική αποθήκευσης διακίνηση & διανομής πρώτων υλών των προιοντων à i ΚΥΡΙΕΣ ΛΕΙΤΟ ΥΡΓΙΕΣ Σχήμα 3.4 Η ΑΛΥΣΙΔΑ ΑΞΙΑΣ Όπως, έχει αναφέρει και ο Porter (McLEAN, 2002) «η κάθε επιχείρηση δεν αποτελεί απλά μία μεμονωμένη συλλογή μηχανών, κεφαλαίου και προσωπικού. Αντίθετα, η ικανότητα της να πραγματοποιεί και να συνδέει δραστηριότητες μεταξύ τους, αποτελεί τη βάση για την επίτευξη ανταγωνιστικού πλεονεκτήματος». Αυτή την ικανότητα της επιχείρησης έρχεται να στηρίξει σε μεγάλο βαθμό το ERP σύστημα το οποίο, δημιουργώντας "γέφυρες" επικοινωνίας και πληροφόρησης μεταξύ των λειτουργιών του οργανισμού και βελτιστοποιώντας την ροή της πληροφόρησης ώστε να γίνεται απρόσκοπτα χωρίς εμπόδια, επιτυγχάνει την ενοποίηση των λειτουργιών της αλυσίδας Αξίας της επιχείρησης. 76