ΣΥΜΒΟΥΛΙΟ ΤΗΣ ΕΥΡΩΠΑΪΚΗΣ ΕΝΩΣΗΣ Βρυξέλλες, 9 Ιουνίου 2011 (10.06) (OR. en) 11336/11 POLGEN 99 CSC 39 CAB 38 ΣΗΜΕΙΩΜΑ ΣΗΜΕΙΟΥ «I/A» της: Ομάδας Antici προς: την ΕΜΑ/το Συμβούλιο Θέμα: Μεταχείριση των εσωτερικών εγγράφων του Συμβουλίου Εισαγωγή 1. Μετά την πρόσκληση της ΕΜΑ, η Επιτροπή Ασφαλείας του Συμβουλίου συζήτησε στις 29 Σεπτεμβρίου και στις 16 Νοεμβρίου 2010, καθώς και στις 17 Φεβρουαρίου 2011, τον χειρισμό των ευαίσθητων μη διαβαθμισμένων πληροφοριών εντός του Συμβουλίου με σκοπό να υποβάλει έκθεση στην Ομάδα Antici (βλ. έγγραφο 12204/10 της 14ης Ιουλίου 2010). 2. Η Ομάδα Antici συζήτησε το θέμα αυτό στις 16 και 30 Μαΐου 2011 και διατύπωσε οριστικά το σχέδιο κατευθυντήριων γραμμών που παρατίθεται στο παράρτημα. 3. Κατά την εξέταση του ζητήματος αυτού, ελήφθη πλήρως υπόψη η επιθυμία που είχε εκφράσει προηγουμένως η ΕΜΑ, σύμφωνα με την οποία οι κατευθυντήριες γραμμές πρέπει να είναι «ελαστικές και αναλογικές ώστε να μην εμποδίζουν την απρόσκοπτη λειτουργία του Συμβουλίου». 11336/11 ΔΙ/γπ 1 DG A EL
4. Σε αυτό το στάδιο των συζητήσεων με θέμα τον χειρισμό των ευαίσθητων μη διαβαθμισμένων πληροφοριών εντός του Συμβουλίου προέκυψε ένας γενικός προσανατολισμός οι υπάρχουσες κατευθυντήριες γραμμές σχετικά με τη μεταχείριση των εσωτερικών εγγράφων του Συμβουλίου τα οποία δεν δημοσιοποιούνται αυτομάτως στο κοινό (φέρουν την ένδειξη «LIMITE») πρέπει να αναπτυχθούν λίγο περισσότερο και να προβληθούν περαιτέρω, έτσι ώστε να ενισχυθούν οι πτυχές προστασίας, αποθήκευσης και διάθεσης των διαδικασιών χειρισμού. Επιπλέον οι νέες κατευθυντήριες γραμμές πρέπει να εγκριθούν από το Συμβούλιο. 5. Με την επιφύλαξη επιβεβαίωσης από την Επιτροπή των Μονίμων Αντιπροσώπων, το Συμβούλιο καλείται να εγκρίνει τις κατευθυντήριες γραμμές που παρατίθενται στο παράρτημα. 11336/11 ΔΙ/γπ 2 DG A EL
ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ ΚΑΤΕΥΘΥΝΤΗΡΙΕΣ ΓΡΑΜΜΕΣ ΓΙΑ ΤΗ ΜΕΤΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΣΩΤΕΡΙΚΩΝ ΕΓΓΡΑΦΩΝ ΤΟΥ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟΥ I. Εισαγωγή 1. Το παρόν έγγραφο ορίζει συγκεκριμένες απαιτήσεις σχετικά με τη μεταχείριση μη διαβαθμισμένων εγγράφων του Συμβουλίου τα οποία διανέμονται εσωτερικά στο Συμβούλιο, στα μέλη του, στην Επιτροπή, στην Ευρωπαϊκή Υπηρεσία Εξωτερικής Δράσης (ΕΥΕΔ) και, ανάλογα με τον τομέα πολιτικής, σε ορισμένα άλλα θεσμικά όργανα (π.χ. Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο, Δικαστήριο, Ευρωπαϊκή Κεντρική Τράπεζα) και φορείς της ΕΕ (π.χ. Επιτροπή των Περιφερειών, Ευρωπαϊκή Οικονομική και Κοινωνική Επιτροπή). Η δημοσιοποίηση τέτοιων εγγράφων τη λάθος χρονική στιγμή θα μπορούσε να επηρεάσει αρνητικά τις διαδικασίες λήψης αποφάσεων του Συμβουλίου. 2. Αυτές οι συγκεκριμένες απαιτήσεις εφαρμόζονται στη λειτουργία του Συμβουλίου και συνεπώς πρέπει να γίνονται σεβαστές από τα κράτη μέλη, στον βαθμό που αποτελούν μέλη του Συμβουλίου, σύμφωνα με την αρχή της έντιμης συνεργασίας η οποία διέπει τις σχέσεις ανάμεσα στα θεσμικά όργανα της ΕΕ και τα κράτη μέλη. 3. Οι κατευθυντήριες γραμμές που περιέχονται στο παρόν έγγραφο αντικαθιστούν τις κατευθυντήριες γραμμές που ορίζονται στο έγγραφο 5847/06 της 16ης Μαρτίου 2006 σχετικά με τη μεταχείριση εγγράφων που φέρουν την ένδειξη «LIMITE». 11336/11 ΔΙ/γπ 3
II. Ένδειξη και εφαρμοστέα νομοθεσία 4. Τα εσωτερικά έγγραφα του Συμβουλίου οφείλουν να φέρουν την ένδειξη «LIMITE» στην πρώτη σελίδα και στο κάτω μέρος όλων των υπόλοιπων σελίδων, σε όλες τις γλώσσες. Η ένδειξη «LIMITE» είναι ένδειξη διανομής και δεν αποτελεί επίπεδο διαβάθμισης όπως εννοείται στους κανόνες ασφαλείας του Συμβουλίου 1. 5. Τα έγγραφα που φέρουν την ένδειξη «LIMITE» θεωρείται ότι καλύπτονται από την υποχρέωση επαγγελματικού απορρήτου σύμφωνα με το άρθρο 339 της συνθήκης για τη λειτουργία της Ευρωπαϊκής Ένωσης (ΣΛΕΕ) και το άρθρο 6 παράγραφος 1 του εσωτερικού κανονισμού του Συμβουλίου 2. Επιπλέον η μεταχείρισή τους πρέπει να συμμορφώνεται με τη σχετική ενωσιακή νομοθεσία, ιδίως: (i) τον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 1049/2001 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 30ής Μαΐου 2001, για την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, του Συμβουλίου και της Επιτροπής 3 (ii) τον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 45/2001 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 18ης Δεκεμβρίου 2000, σχετικά με την προστασία των φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα από τα όργανα και τους οργανισμούς της Κοινότητας και σχετικά με την ελεύθερη κυκλοφορία των δεδομένων αυτών 4 (iii) τον κανονισμό (ΕΟΚ, Ευρατόμ) αριθ. 354/83 του Συμβουλίου, της 1ης Φεβρουαρίου 1983, για το άνοιγμα στο κοινό των ιστορικών αρχείων της Ευρωπαϊκής Οικονομικής Κοινότητας και της Ευρωπαϊκής Κοινότητας Ατομικής Ενέργειας 5. 6. Τα μη διαβαθμισμένα έγγραφα που δεν φέρουν την ένδειξη «LIMITE» είναι αυτομάτως προσιτά στο κοινό αυτό αφορά τα περισσότερα έγγραφα του Συμβουλίου 6. 1 2 3 4 5 6 Απόφαση του Συμβουλίου (2011/292/ΕΕ της 31ης Μαρτίου 2011) σχετικά με τους κανόνες ασφαλείας για την προστασία των διαβαθμισμένων πληροφοριών της ΕΕ (ΕΕ L 141, 27.5.2011, σ. 17-65). Απόφαση του Συμβουλίου (2009/937/ΕΕ της 1ης Δεκεμβρίου 2009) για τη θέσπιση του εσωτερικού του κανονισμού (ΕΕ L 325, 11.12.2009, σ. 35-61). ΕΕ L 145, 31.5.2001, σ. 43-48. ΕΕ L 8, 12.1.2001, σ. 1-22. ΕΕ L 43, 15.2.1983, σ. 1 3. Το 2010 το 75,5% όλων των επίσημων εγγράφων του Συμβουλίου ανήκαν στην κατηγορία αυτή. 11336/11 ΔΙ/γπ 4
III. Ελάχιστα προστατευτικά μέτρα για έγγραφα που φέρουν την ένδειξη «LIMITE» 7. Τα έγγραφα που φέρουν την ένδειξη «LIMITE» πρέπει να αποθηκεύονται σε επίσημους χώρους όταν αυτό είναι δυνατό. Οι υπάλληλοι της ΕΕ και των κρατών μελών δεν πρέπει να αφήνουν έγγραφα που φέρουν την ένδειξη «LIMITE» σε εμφανές σημείο πάνω στα γραφεία τους όταν αφήνουν τις πόρτες των γραφείων τους ξεκλείδωτες ή όταν δέχονται εξωτερικούς επισκέπτες. Όταν δεν χρησιμοποιούνται, τέτοια έγγραφα πρέπει να αποθηκεύονται μέσα σε κλειδωμένα έπιπλα. 8. Όταν μεταφέρονται εκτός των επίσημων χώρων, τα έγγραφα που φέρουν την ένδειξη «LIMITE» πρέπει να παραμένουν πάντοτε υπό τον έλεγχο του υπαλλήλου, είτε στην κατοχή του είτε μέσα σε κλειδωμένο έπιπλο. 9. Το δίκτυο Extranet είναι το σύστημα ηλεκτρονικής διανομής των επίσημων εγγράφων του Συμβουλίου, συμπεριλαμβανομένων όσων φέρουν την ένδειξη «LIMITE». Εάν σε εξαιρετικές περιπτώσεις έγγραφα που φέρουν την ένδειξη «LIMITE» πρέπει να αποσταλούν με το ταχυδρομείο, με μη κρυπτογραφημένο φαξ ή μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, πρέπει να εξασφαλιστεί δεόντως ότι αποστέλλονται μόνο αφού έχει δοθεί η κατάλληλη άδεια από υπεύθυνο υπάλληλο και αποκλειστικά σε παραλήπτες που έχουν το δικαίωμα να τα παραλάβουν 7. 10. Όταν έγγραφα που φέρουν την ένδειξη «LIMITE» αποστέλλονται με το ταχυδρομείο, οι φάκελοι και τα πακέτα πρέπει να έχουν ως παραλήπτη πρόσωπο που κατονομάζεται και/ή τίτλο της θέσης εργασίας, να περιλαμβάνουν διεύθυνση επιστροφής και να μη φέρουν την ένδειξη «LIMITE». 11. Τα συστήματα επικοινωνιών και πληροφοριών που χειρίζονται έγγραφα τα οποία φέρουν την ένδειξη «LIMITE» δεν απαιτούν συγκεκριμένα τεχνικά μέτρα προστασίας πέρα από τα τυποποιημένα μέτρα προστασίας για τα δίκτυα. 12. Ιδιαίτερη προσοχή πρέπει να δίνεται όταν αποθηκεύονται πολυάριθμα έγγραφα που φέρουν την ένδειξη «LIMITE» σε μέσα με δυνατότητα εγγραφής (π.χ. αφαιρούμενοι σκληροί δίσκοι, κλειδιά μνήμης, CD), καθώς η συλλογική ζημία που θα προκληθεί από την απώλεια ενός τέτοιου μέσου, η οποία θα έχει ως αποτέλεσμα την άνευ αδείας δημοσιοποίηση, θα μπορούσε να είναι πιο επιζήμια για τη διαδικασία λήψης αποφάσεων του Συμβουλίου απ ό,τι η άνευ αδείας δημοσιοποίηση ενός μεμονωμένου εγγράφου που φέρει την ένδειξη «LIMITE». 7 Το δίκτυο Extranet επιτρέπει σε μεμονωμένους χρήστες να αποκτήσουν πρόσβαση σε επίσημα έγγραφα του Συμβουλίου που φέρουν την ένδειξη «LIMITE» στους προσωπικούς υπολογιστές τους μία ώρα μετά την έκδοσή τους. Επιπλέον οι χρήστες ενημερώνονται γρήγορα σχετικά με τη διαθεσιμότητα των εγγράφων μέσω της λειτουργίας «ηλεκτρονική ειδοποίηση» του συστήματος. Ωστόσο, σε εξαιρετικές περιπτώσεις, και προκειμένου να διευκολυνθεί η έγκαιρη προετοιμασία των συζητήσεων, έγγραφα με την ένδειξη «LIMITE» μπορεί να διανεμηθούν με μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. 11336/11 ΔΙ/γπ 5
13. Όταν έγγραφα που φέρουν την ένδειξη «LIMITE» παύσουν να είναι χρήσιμα και έχουν αρχειοθετηθεί με τον κατάλληλο τρόπο, όλα τα εναπομείναντα αντίγραφα πρέπει να διατίθενται με τεμαχισμό σε λωρίδες ή με αντίστοιχη μέθοδο καταστροφής. Όταν κάτι τέτοιο δεν είναι δυνατό, τα έγγραφα πρέπει να σκίζονται με το χέρι. Δεν απαιτούνται ιδιαίτερα μέτρα για τη διαγραφή εγγράφων που φέρουν την ένδειξη «LIMITE» από επαναχρησιμοποιήσιμα μέσα αποθήκευσης υπολογιστών. IV. Διανομή εγγράφων που φέρουν την ένδειξη «LIMITE» 14. Τα έγγραφα του Συμβουλίου που φέρουν την ένδειξη «LIMITE» μπορούν να διανεμηθούν σε όλους τους υπαλλήλους της δημόσιας διοίκησης ενός κράτους μέλους, του Ευρωπαϊκού Συμβουλίου, του Συμβουλίου, της Ευρωπαϊκής Επιτροπής και της ΕΥΕΔ. Τα έγγραφα που φέρουν την ένδειξη «LIMITE» μπορούν επίσης να διανεμηθούν σε υπηκόους ενός κράτους μέλους οι οποίοι διαθέτουν την κατάλληλη άδεια πρόσβασης σε τέτοια έγγραφα λόγω της θέσης τους. 15. Ορισμένα έγγραφα που φέρουν την ένδειξη «LIMITE» είναι προσιτά στα υποψήφια προς ένταξη κράτη 8, καθώς και σε άλλα θεσμικά όργανα και οργανισμούς της ΕΕ ανάλογα με τον θεματικό κωδικό που εμφανίζεται στην πρώτη σελίδα του εγγράφου. 16. Μπορεί να παραχωρηθεί προνομιακή πρόσβαση σε έγγραφα που φέρουν την ένδειξη «LIMITE» σε ιδιώτες εργολήπτες σύμφωνα με τις σχετικές συμβατικές υποχρεώσεις, οι οποίες πρέπει να είναι συνεπείς με την παρούσα πολιτική, ιδιαίτερα σε ό,τι αφορά το επαγγελματικό απόρρητο και τη μη δημοσιοποίηση. 17. Έγγραφα που φέρουν την ένδειξη «LIMITE» δεν επιτρέπεται να διανέμονται σε άλλη οντότητα ή πρόσωπο, στα μέσα ενημέρωσης ή στο κοινό χωρίς την παραχώρηση προηγούμενης άδειας (κατά προτίμηση εγγράφως) από σχετικό υπάλληλο (βλ. επίσης παραγράφους 18-19 παρακάτω). 18. Σε εξαιρετικές περιπτώσεις αντίγραφα σε χαρτί εγγράφων που φέρουν την ένδειξη «LIMITE» μπορούν να διανεμηθούν στους προέδρους σχετικών επιτροπών του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, ύστερα από γραπτή αίτηση προς τη Γενική Γραμματεία του Συμβουλίου και κατόπιν συμφωνίας δεόντως εξουσιοδοτημένων υπαλλήλων του Συμβουλίου, υπό τον όρο ότι το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο θα τα μεταχειριστεί με τρόπο που είναι συνεπής με την παρούσα πολιτική και δεν θα δημοσιοποιήσει τέτοια έγγραφα ή μέρος τους χωρίς προηγούμενη άδεια. 8 Το Συμβούλιο έχει συμφωνήσει σε λεπτομερείς εσωτερικούς κανόνες για την εφαρμογή των διαδικασιών πληροφόρησης και διαβούλευσης με τα προς ένταξη κράτη (βλ. έγγραφο 16326/04 της 6ης Ιανουαρίου 2005, Διεύρυνση, Εσωτερικοί κανόνες εφαρμογής της ΕΕ για την ενδιάμεση περίοδο). 11336/11 ΔΙ/γπ 6
19. Έγγραφα που φέρουν την ένδειξη «LIMITE» μπορούν να καταστούν διαθέσιμα σε τρίτες χώρες ή διεθνείς οργανισμούς με σχετική απόφαση του Συμβουλίου ή μέσω προσώπων δεόντως εξουσιοδοτημένων να δημοσιοποιούν τέτοια έγγραφα δυνάμει σχετικής απόφασης του Συμβουλίου. Τα τρίτα μέρη θα καλούνται να μεταχειριστούν τέτοια έγγραφα με τρόπο συνεπή προς την παρούσα πολιτική και να μην τα δημοσιοποιήσουν χωρίς προηγούμενη άδεια. V. Πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα που φέρουν την ένδειξη «LIMITE» 20. Τα έγγραφα που φέρουν την ένδειξη «LIMITE» δεν πρέπει να δημοσιοποιούνται εκτός αν έχει ληφθεί αντίθετη απόφαση από δεόντως εξουσιοδοτημένους υπαλλήλους του Συμβουλίου, τη δημόσια διοίκηση ενός κράτους μέλους (βλ. παράγραφο 21) ή, κατά περίπτωση, το Συμβούλιο, σύμφωνα με τον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 1049/2001 και τον εσωτερικό κανονισμό του Συμβουλίου. 21. Τα μέλη του προσωπικού οποιουδήποτε θεσμικού οργάνου ή οργανισμού της ΕΕ εκτός του Συμβουλίου δεν μπορούν να αποφασίσουν από μόνα τους να δημοσιοποιήσουν έγγραφα που φέρουν την ένδειξη «LIMITE» χωρίς να συμβουλευθούν προηγουμένως τη Γενική Γραμματεία του Συμβουλίου. Τα μέλη του προσωπικού της δημόσιας διοίκησης ενός κράτους μέλους συμβουλεύονται τη Γενική Γραμματεία του Συμβουλίου προτού πάρουν μια τέτοια απόφαση, εκτός αν είναι σαφές ότι το έγγραφο μπορεί να δημοσιοποιηθεί, σύμφωνα με το άρθρο 5 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001. 22. Το περιεχόμενο εγγράφων που φέρουν την ένδειξη «LIMITE» μπορεί να δημοσιευθεί αποκλειστικά σε ασφαλείς δικτυακούς τόπους ή διαδικτυακές πλατφόρμες που έχουν εγκριθεί από το Συμβούλιο ή που διαθέτουν λειτουργίες προστατευόμενης πρόσβασης (π.χ. EXTRANET L). 11336/11 ΔΙ/γπ 7