ΤΜΗΜΑ ΒΙΒΛΙΟΘΗΚΟΝΟΜΙΑΣ &

ΤΕΙ ΑΘΗΝΑΣ ΤΜΗΜΑ ΒΙΒΛΙΟΘΗΚΟΝΟΜΙΑΣ & ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΗΣΗΣ

Οι πληροφορίες που έχουν παραχθεί ή ληφθεί από ένα φυσικό ή νομικό πρόσωπο στο πλαίσιο των δραστηριοτήτων του και έχουν καταχωρισθεί σε ορισμένο υλικό. Ο άνθρωπος δημιουργεί πληροφορίες αρχειακού χαρακτήρα, είτε για να επικοινωνήσει με τους γύρω του είτε για να πετύχει συγκεκριμένους στόχους. Ο αρχειονόμος είναι ο «τεχνικός» που επιφορτίζεται με τη διαχείριση αυτών των πληροφοριών.

Είναι το σύνολο των τεκμηρίων, ανεξαρτήτως χρονολογίας, σχήματος και ύλης που έχει δεχθεί ή παραγάγει οποιοδήποτε φυσικό ή νομικό πρόσωπο, οποιοσδήποτε οργανισμός, δημόσιος ή ιδιωτικός, στο πλαίσιο των δραστηριοτήτων του. Πρωτογενείς ιδιότητες: Τα τεκμήρια είναι οργανικά προϊόντα. Τα τεκμήρια είναι φυσικά προϊόντα. Τα τεκμήρια είναι μοναδικά. Το αρχείο υφίσταται μόνο ως σύνολο. Τα αρχείο εξελίσσεται σε μάρτυρα ρ των δραστηριοτήτων.

Παρεπόμενο και άμεση συνέπεια του αρχειακού δεσμού είναι η έννοια του ΑΡΧΕΙΑΚΟΥ ΣΥΝΟΛΟΥ, του συνόλου δηλαδή των τεκμηρίων αδιακρίτως χρονολογίας, σχήματος και ύλης που έχει δεχθεί ή παραγάγει ένα ορισμένο φυσικό ή νομικό πρόσωπο στα πλαίσια των δραστηριοτήτων του.

Εδ Ειδικότερα η ΣΥΛΛΟΓΗ τεκμηρίων μπορεί να χαρακτηρισθεί ως το μη αρχειακό σύνολο τεκμηρίων. Πρόκειται απλώς για μια συγκέντρωση τεκμηρίων γύρω από ένα κοινό σημείο, όπως ένα θέμα, ένα πρόσωπο, μια περιοχή, μια περίοδο. Σε αντίθεση δηλαδή με το αρχειακό σύνολο που, έχοντας δημιουργηθεί κατά τρόπο φυσικό και αυτόματο, διαθέτει τεκμηριωτική αξία, η συλλογή έχει δημιουργηθεί κατά τρόπο τεχνητό, προκειμένου να ικανοποιήσει ερευνητικά ή απλώς συλλεκτικά ενδιαφέροντα. φρ

Είναι η αρχή σύμφωνα με την οποία τα τεκμήρια που προέρχονται από ένα νομικό ή φυσικό πρόσωπο πρέπει να μένουν συγκεντρωμένα και να μη κατατέμνονται, διασκορπίζονται ή αναμειγνύονται με τεκμήρια άλλων προσώπων (πρώτο επίπεδο). Περαιτέρω τα τεκμήρια πρέπει να διατηρούν την ταξινόμηση που τους δόθηκε από τον παραγωγό του αρχείου (δεύτερο επίπεδο).

Ο αρχειακός δεσμός διαρθρώνεται σε δύο επίπεδα, εκ των οποίων το δεύτερο είναι συμπλήρωμα και λογική συνέπεια του πρώτου. Ενώ στο πρώτο επίπεδο αντικείμενο είναι η διαφύλαξη του ενιαίου και αυτόνομου χαρακτήρα κάθε αρχειακού συνόλου, στο δεύτερο επίπεδο το ζητούμενο είναι η εσωτερική οργάνωση του αρχειακού συνόλου να ακολουθεί την ταξινόμηση που δόθηκε στα τεκμήρια από τον παραγωγό γ του αρχείου.

Υπέρ της διατήρησης της αρχικής οργάνωσης συνηγορούν και δύο επιχειρήματα πρακτικής φύσεως: η εξοικονόμηση χρόνου και εργασίας και η διευκόλυνση των ερευνών του οργανισμού παραγωγού ύ του αρχείου. Το δεύτερο επίπεδο του αρχειακού δεσμού απαλλάσσει τον αρχειονόμο από την επώδυνη εργασία της αναταξινόμησης που συχνά γίνεται κατά τεκμήριο. Επιπλέον στην περίπτωση των ανοικτών αρχειακών συνόλων, αν το αρχείο διατηρεί την ταξινόμηση που του δόθηκε από τη διοίκηση, ο οργανισμός παραγωγός εντοπίζει πολύ εύκολα τις ζητούμενες πληροφορίες. Το δεύτερο επίπεδο του αρχειακού δεσμού εκφράζει έτσι όχι μόνο μια θεωρητική σύλληψη αλλά και μια απτή αναγκαιότητα.

Εν πρώτοις δεν πρέπει να αποφεύγεται η εκ νέου ταξινόμηση ενός αρχειακού συνόλου με την πρόφαση πως, αφήνοντας το αταξινόμητο, προβάλλουμε την έλλειψη οργάνωσης του παραγωγού του. Αν αντίθετα ο παραγωγός του αρχειακού συνόλου το έχει ταξινομήσει με ένα ορισμένο σύστημα, πρέπει να εξετάσουμε: αν αυτή η οργάνωση είναι αρχειακού χαρακτήρα (και όχι μια απλή αποθηκευτική διάταξη, λ.χ., ανάλογα με το σχήμα των τεκμηρίων), ) αν αφορά σε όλα τα τεκμήρια και Αν εφαρμόστηκε συστηματικά και με συνέχεια στο χρόνο. Με άλλα λόγια, το ζητούμενο ο' αυτή τη φάση είναι αν η ταξινόμηση συγκεντρώνει τις στοιχειώδεις προϋποθέσεις που θα της προσέδιδαν τεκμηριωτική αξία.

Εφ' όσον η αρχική οργάνωση πληροί αυτές τις προδιαγραφές, ο αρχειονόμος πρέπει να αξιολογήσει τις πρακτικές παραμέτρους. Στην απόφαση του εκτός από την τεκμηριωτική αξία θα συνυπολογίσει: το χρόνο εργασίας, τη σημαντικότητα του αρχείου για την έρευνα και τη ηχρηστικότητα η της αρχικής ταξινόμησης. ης Ιδιαίτερα στην περίπτωση που η αρχική οργάνωση των τεκμηρίων έχει σημαντικά διαταραχθεί είναι προτιμότερο να ταξινομήσουμε εκ νέου τα τεκμήρια, παρά να προσπαθήσουμε να ανασυνθέσουμε την αρχική τους οργάνωση.

Αάλ Ανάλογα θα αντιδράσει δά ο επαγγελματίας αρχειονόμος και στις περιπτώσεις αρχειακών συνόλων των οποίων τα τεκμήρια, αν και εμφανίζουν μια ορισμένη οργάνωση, ωστόσο αυτή δεν είναι η αρχική. Αυτή η διάταξη θα διατηρηθεί, εφ' όσον συγκεντρώνει τις απαιτούμενες προδιαγραφές: είναι αρχειακού χαρακτήρα, αφορά σε όλα τα τεκμήρια και εφαρμόστηκε με συνέπεια, είναι εύχρηστη η για τους ερευνητές και η ανασύσταση της αρχικής, οργάνωσης των τεκμηρίων εμφανίζεται εξαιρετικά περίπλοκη και χρονοβόρα.

Το πρώτο και βασικότερο πρόβλημα είναι να καθορίσει κανείς τι συνιστά το αρχειακό σύνολο και ποια είναι τα όρια του. Το πρόβλημα προκύπτει από τη δυσκολία καθορισμού και διάκρισης των παραγωγών των αρχειακών συνόλων, των νομικών ή φυσικών προσώπων δηλαδή, από τις δραστηριότητες των οποίων έχουν απορρεύσει τα αρχειακά σύνολα.

Στο ένα άκρο βρίσκεται η αντίληψη που εκλαμβάνει ως παραγωγό ενός αρχειακού συνόλου τη μικρότερη διοικητική μονάδα και η οποία έχει αποκληθεί μινιμαλιστική. Στη μινιμαλιστική προσέγγιση, αν και διαφυλάσσεται η αυτοτέλεια των διαφόρων διοικητικών μονάδων, δε διακρίνονται σαφώς οι οργανωσιακές και ιεραρχικές τους σχέσεις.

Αυτή η αδυναμία μπορεί ωστόσο να καλυφθεί με συμπληρωματικά μέτρα: με τη χρήση κωδικών που εκφράζουν σχέσεις εξάρτησης ανάμεσα σε υπηρεσίες παραγωγής αρχειακών συνόλων, με την ομαδοποίηση αρχειακών συνόλων σύμφωνα με τη λειτουργία που επιτελούν, με περιφραστικές διευκρινίσεις στην εισαγωγή γήτων εργαλείων έρευνας.

Το σημαντικότερο όμως μειονέκτημα της μινιμαλιστικής στάσης είναι ο κίνδυνος να κατατμήσουμε αδιαίρετα αρχειακά σύνολα και να οδηγηθούμε έτσι σε «σύνολα» τεκμηρίων που στερούνται τεκμηριωτικής αξίας.

Στον αντίποδα βρίσκεται η λεγόμενη μαξιμαλιστική προσέγγιση. Η μαξιμαλιστική προσέγγιση δημιουργεί κάποτε δύσχρηστα υπερμεγέθη αρχειακά σύνολα και ενέχει τον κίνδυνο να ανατρέψει την ουσία του αρχειακού δεσμού, περιλαμβάνοντας σε ένα αρχειακό σύνολο τεκμήρια πολλών υπηρεσιών.

Από την άλλη μεριά μάς επιτρέπει να παρακάμψουμε το δυσεπίλυτο πρόβλημα της συχνής μεταβολής αρμοδιοτήτων και μεταφοράς τεκμηρίων από έναν παραγωγό αρχειακού συνόλου. Μια τέτοια προσέγγιση όμως μπορεί απλώς να συγκαλύπτει την οργανωσιακή πραγματικότητα, την ύπαρξη δηλαδή εντός του κεντρικού οργανισμού μονάδων με διοικητική και λειτουργική αυτοτέλεια.

Είναι προφανές πως τόσο η μια όσο και η άλλη προσέγγιση εμφανίζουν αδυναμίες που ο αρχειονόμος καλείται να καλύψει εφαρμόζοντας τες ςμε μετριοπάθεια και συνοδεύοντας τες με συμπληρωματικά μέτρα. Πέρα από τον πραγματισμό, το στοιχείο που καθορίζει την επιλογή της μιας ή της άλλης προσέγγισης είναι ο ίδιος ο οργανισμός, η αποστολή του, η διάρθρωση του, η διοικητική του παράδοση και η οργανωσιακή του κουλτούρα. Η επιλογή της μινιμαλιστικής ή της μαξιμαλιστικής προσέγγισης αντανακλά πρωτίστως τον τρόπο διοίκησης ενός οργανισμού.

Μια δεύτερη δυσκολία στη διάκριση των αρχειακών συνόλων προέρχεται από το γεγονός πως οι οργανισμοί παραγωγοί δεν παραμένουν αμετάβλητοι στο χρόνο και τα όρια τους συνεχώς μετακινούνται.

Απαραίτητη για τη διαχείριση συναφών περιπτώσεων είναι η χρήση των εννοιών ανοικτό και κλειστό αρχειακό σύνολο. ΚΛΕΙΣΤΌ ονομάζεται το αρχειακό σύνολο, του οποίου ο παραγωγός έχει τερματίσει τις δραστηριότητες (είτε πρόκειται για θάνατο φυσικού προσώπου είτε για κατάργηση / διάλυση νομικού προσώπου) και τη συνεπαγόμενη παραγωγή τεκμηρίων. Αντιθέτως ένα αρχειακό σύνολο μπορεί να παραμείνει επί αιώνες ΑΝΟΙΧΤΌ, εφ' όσον οι δραστηριότητες του οργανισμού παραγωγού ρ γ γ συνεχίζονται.

Χρησιμοποιώντας αυτές τις δύο έννοιες, είναι δυνατό να προτείνουμε ένα σύνολο κανόνων, προκειμένου να αντιμετωπιστούν συστηματικά οι βασικότερες τουλάχιστον από τις περιπτώσεις των διοικητικών μεταβολών.

Εάν ένας παραγωγός γός αλλάξει το όνομα του διατηρώντας ας αμετάβλητες τις αρμοδιότητες του, τότε το αρχειακό σύνολο παραμένει ανοιχτό με τη νέα όμως ονομασία. Η απλή μετονομασία με κανέναν τρόπο δε συνιστά επαρκή λόγο,, για να «κλείσουμε» μ το αρχειακό σύνολο. Αντίθετα μια τέτοια κίνηση θα ενείχε τον κίνδυνο να κατατμήσουμε σε διάφορα αρχειακά σύνολα τα τεκμήρια που έχουν παραχθεί από τον έναν και αυτό οργανισμό. Στην προκειμένη περίπτωση θα αρκούσε να σημειώσει κανείς την παλαιά ονομασία και να δημιουργήσει τις απαιτούμενες παραπομπές προς τη νεότερη.

Εάν ένας οργανισμός μεταβάλει ουσιωδώς τις αρμοδιότητες του, διατηρώντας αναλλοίωτο το όνομα του, τότε το αρχειακό σύνολο παραμένει ανοιχτό. Μια αλλαγή αρμοδιοτήτων δεν καταργεί τη διοικητική συνέχεια ενός οργανισμού, όπως ακριβώς τα διάφορα επαγγέλματα που ασκεί ένας ιδιώτης δε δικαιολογούν τη δημιουργία διαφορετικών αρχειακών συνόλων. Εξάλλου η διατήρηση του ονόματος υποδηλώνει συχνά πως οι μεταβολές δεν είναι σημαντικές. Η αλλαγή αρμοδιοτήτων θα σημειωθεί βέβαια στο αργότερα στην περιγραφή.

Εάν παρά τις διάφορες μεταβολές τεκμηρίων ένα αρχειακό σύνολο διατηρεί την ταυτότητα και ιδιαιτερότητα του, πρέπει να εκληφθεί ως το αρχειακό σύνολο του οργανισμού που το παρήγαγε, έστω και αν έχει κατατεθεί στην αρχειακή υπηρεσία από έναν άλλο οργανισμό, έστω δηλαδή και αν βρίσκεται εντός άλλου αρχειακού συνόλου.

Η παραπάνω οδηγία αφορά σε οργανισμούς ή ιδιώτες που κάποια στιγμή έγιναν κάτοχοι αλλότριων αρχείων, χωρίς ωστόσο να τα χρησιμοποιήσουν στις καθημερινές τους δραστηριότητες. Εμφανέστερη αυτών των περιπτώσεων είναι η πρόσκτηση κλειστών αρχειακών συνόλων από υπηρεσίες (απλή φύλαξη ή αποθήκευση αρχείων) ή ιδιώτες (συλλογή αρχειακών τεκμηρίων).

Στην περίπτωση που κατά τις μεταφορές τεκμηρίων τα τεκμήρια ενός οργανισμού έχουν συγχωνευθεί κατά τρόπο ανεπανόρθωτο με τα τεκμήρια ενός άλλου οργανισμού, πρέπει να θεωρήσουμε πως ανήκουν στο αρχειακό σύνολο του δεύτερου οργανισμού. Το γεγονός θα σημειωθεί αργότερα στην περιγραφή. Σ' αυτή τη βασική οδηγία, που λειτουργεί ως αντίποδας του προηγούμενου κανόνα, πρέπει να καταφεύγει ο αρχειονόμος, μόνο όπου η διάκριση των αρχειακών συνόλων καθίσταται αδύνατη από ιδιαίτερους παράγοντες, όπως έλλειψη πληροφοριών, καταστροφή αρχειακού υλικού κλπ.

Αν ένας καινούριος οργανισμός δημιουργήθηκε, για να ασκήσει τις αρμοδιότητες ενός κατηργημένου οργανισμού, και υπάρχει μια αναμφισβήτητη συνέχεια αρμοδιοτήτων ανάμεσα στους δύο, τότε το αρχειακό σύνολο παραμένει ανοιχτό παίρνοντας το όνομα του δεύτερου οργανισμού. Στην πραγματικότητα σ' αυτές τις περιπτώσεις πρόκειται για απλή μετονομασία του οργανισμού, η οποία πρέπει να αντανακλάται και στην επωνυμία του ενός και μόνου αρχειακού συνόλου.

Στην περίπτωση μεταφοράς αρμοδιοτήτων, τα ανενεργά τεκμήρια που αφορούν στις συγκεκριμένες αρμοδιότητες ανήκουν στο αρχειακό σύνολο του οργανισμού που ασκούσε τις αρμοδιότητες πριν τη μεταφορά. Αντιθέτως τα αντίστοιχα ενεργά και ημιενεργά τεκμήρια, στο βαθμό που έχουν ενταχθεί στις δραστηριότητες του νέου οργανισμού, πρέπει να αποδοθούν στο αρχειακό του σύνολο.

Εάν ένας οργανισμός καλείται να ασκήσει αρμοδιότητες ενός ή πολλών κατηργημένων οργανισμών, τα ανενεργά τεκμήρια του ή των κατηργημένων οργανισμών συνιστούν ίδια κλειστά αρχειακά σύνολα. Τα τεκμήρια του ή των κατηργημένων οργανισμών που χρησιμοποιούνται διοικητικά από τον οργανισμό, ο οποίος ασκεί εφεξής τις εν λόγω αρμοδιότητες, ανήκουν στο αρχειακό του σύνολο.

Ο αρχειονόμος πρέπει να εφαρμόζει τους παραπάνω κανόνες γνωρίζοντας πως η οριοθέτηση των αρχειακών συνόλων είναι μέρος μόνο της λύσης του προβλήματος. Παράλληλα προς τη λήψη αυτής ή εκείνης της απόφασης είναι απαραίτητο κατά την αρχειακή περιγραφή να σημειώνονται η διοικητική ιστορία του οργανισμού παραγωγού (ή αντίστοιχα το βιογραφικό σημείωμα του φυσικού προσώπου) και οι μεταβολές στην νομή και κυριότητα των τεκμηρίων.

O αριθμός των τεκμηρίων δεν αποτελεί επαρκές κριτήριο. Το ερώτημα δεν είναι εάν τα τεκμήρια είναι πολλά ήλίγα,, αλλά εάν μας επιτρέπουν να ανασυνθέσουμε το συνολικό αρχειακό υλικό και το διοικητικό περιβάλλον απ' όπου απέρρευσαν. Εκείνο που δικαιολογεί το χαρακτηρισμό του αρχειακού συνόλου είναι η ύπαρξη τεκμηριωτικής αξίας από μέρους των τεκμηρίων. Η έλλειψη τεκμηριωτικής αξίας δεν αρκεί, για να υποβιβάσουμε τα τεκμήρια στο επίπεδο της συλλογής τεκμηρίων.

Συνεπώς, αν δε δικαιολογείται ο χαρακτηρισμός αρχειακό σύνολο, είναι προτιμότερο να χρησιμοποιήσουμε έναν ενδιάμεσο όρο, όπως, λ.χ., αρχειακή ενότητα. Ωστόσο, αν τα τεκμήρια εκληφθούν ως αρχειακό σύνολο, έστω και ελλιπές, είναι προτιμότερο να αποφύγουμε την αυθαίρετη ομαδοποίηση «μικρών αρχειακών συνόλων» που θα τα αντιδιαστέλλει με τα υπόλοιπα,, τα δήθεν «πραγματικά ρ αρχειακά σύνολα».

Είναι συχνό φαινόμενο ο διαμελισμός ενός αρχειακού συνόλου και η φυσική διάσπαση του σε πολλούς κατόχους. Η κατάτμηση αυτή μπορεί να οφείλεται στην ιστορία του αρχείου και στις καταστροφές που υπέστη, στον ανταγωνισμό μεταξύ αρχειακών ιδρυμάτων ή συλλεκτών, τέλος στο γεγονός πως η τμηματική εκποίηση ενός αρχείου είναι η πιο επικερδής για τον ιδιοκτήτη του. Παρ' ότι για τον αρχειονόμο το πρόβλημα τίθεται κυρίως κατά την πρόσκτηση, έχει επιπτώσεις και στην περιγραφή ργρ του αρχείου.

Διάφορες μέθοδοι μπορούν να επιστρατευθούν, για να αντιμετωπισθεί το πρόβλημα. Η κυριότερη είναι η εκπόνηση από κάθε αρχειακή υπηρεσία «πολιτικής προσκτήσεων». Ευνόητο είναι πως στην περίπτωση που το αρχειακό σύνολο έχει ήδη διασπασθεί οι προσπάθειες πρέπει να κατατείνουν προς τη φυσική του ανασυγκρότηση. Εάν αυτή η τελευταία είναι αδύνατη, δεν μπορούμε παρά να επισημάνουμε τη διανοητική ενότητα του συνόλου σημειώνοντας στην περιγραφή κάθε «τμήματος» την ύπαρξη των άλλων που φυλάσσονται χωριστά.

Όλο και συχνότερα ο αρχειονόμος συναντά αρχεία που έχουν δημιουργηθεί από την κοινή δραστηριότητα δύο ή περισσότερων ρ οργανισμών. Χαρακτηριστικά είναι τα παραδείγματα των κατασκευαστικών εταιριών που αναλαμβάνουν τη σπονδυλωτή εκτέλεση μεγάλων έργων, των συνεδρίων ή πολιτιστικών εκδηλώσεων που συνδιοργανώνονται από την τοπική αυτοδιοίκηση, υπουργεία και ιδιωτικές εταιρίες, χωρίς να ξεχνάμε τις διάφορες επιτροπές που συστήνονται με τη συμμετοχή πολλών φορέων,, προκειμένου να επεξεργασθούν ένα συγκεκριμένο αντικείμενο.

Στην περίπτωση αυτή τα τεκμήρια πρέπει να περιληφθούν στο αρχειακό σύνολο του οργανισμού που έχει την κύρια ευθύνη και διαχείριση της δραστηριότητας. Ιδεωδώς μάλιστα θα έπρεπε στην περιγραφή που αφορά στα αρχειακά σύνολα των άλλων συνεργατών να επισημαίνεται η σχέση τους με τα εν λόγω τεκμήρια.

Στην περίπτωση αυτή, όπου πλέον ο νεοσυσταθείς οργανισμός αποκτά μια αυτονομία λειτουργίας από τους επί μέρους συμπράττοντες, πρέπει να θεωρήσουμε πως πρόκειται για ένα ξεχωριστό αρχειακό σύνολο.

Το παραπάνω πρόβλημα έγκειται στη δυσκολία να χαρακτηρίσει κανείς ως προσωπικό ή όχι το τεκμήριο που παράγει ένας δημόσιος λειτουργός ςή αιρετός άρχων. Το μόνο κριτήριο που μπορεί να καθορίσει σε ποιο αρχειακό σύνολο ανήκει ένα τέτοιο τεκμήριο είναι το αν η δημιουργία του έγινε μέσα στα πλαίσια λειτουργίας του οργανισμού. Στο αρχειακό σύνολο του οργανισμού περιλαμβάνονται όλα τα τεκμήρια που ο δημόσιος λειτουργός ή ο αιρετός άρχων παρήγαγε κατά την εκτέλεση των καθηκόντων του.

Συνέχεια

Το ανοικτό αρχειακό σύνολο δεν προέρχεται αποκλειστικά από τη δημόσια διοίκηση, αλλά συναντάται και σε ιδιωτικές υπηρεσίες ςή εταιρίες ακόμα και φυσικά πρόσωπα. Η έλλειψη χώρου, η αναζήτηση καλύτερων συνθηκών συντήρησης καθώς επίσης και οικονομικά κίνητρα μπορούν να εξωθήσουν έναν ιδιώτη στην τμηματική κατάθεση του αρχείου του. Τούτη όμως η επιλογή οδηγεί στην κατάτμηση, κάποτε μάλιστα αυθαίρετη, του αρχειακού υλικού και ενέχει τον κίνδυνο τμήματα του αυτού αρχειακού υλικού να κατευθυνθούν σε διαφορετικές αρχειακές υπηρεσίες.

Η αρχειακή υπηρεσία οφείλει να εξασφαλίσει (εάν ά είναι δυνατό και με έγγραφη συμφωνία) την κατάθεση ολόκληρου του αρχειακού υλικού από μέρους του φυσικού ή νομικού προσώπου. Πρέπει επίσης να εκπονήσει μια «πολιτική προσκτήσεων», η οποία θα καθορίζει με ευκρίνεια το πεδίο των προσκτήσεων της και δε θα αφήνει περιθώριο ανταγωνισμού με άλλες αρχειακές υπηρεσίες.

Το δεύτερο πρόβλημα του ανοικτού αρχειακού συνόλου αφορά στην ταξινόμησή του. Οι διάφορες τμηματικές καταθέσεις ςμιας υπηρεσίας πρέπει να ενταχθούν στο αρχικό ταξινομικό δένδρο του οργανισμού ή να διατηρήσουν την ιδιαίτερή τους εσωτερική ταξινόμηση; Στις περιπτώσεις των αρχείων ιδιωτών, η αρχειακή υπηρεσία είναι προτιμότερο να αναμείνει την ολοκλήρωση των καταθέσεων του αρχειακού υλικού και εν συνεχεία να προβεί στη συνολική επεξεργασία του. Στα διοικητικά αρχεία, όπου δεν παρέχεται αυτή η ευχέρεια, ο αρχειονόμος θα εκλάβει ως μονάδα εργασίας για την ταξινόμηση το περιοδικώς κατατιθέμενο τμήμα του αρχειακού υλικού.

Για κάθε τμήμα του αρχειακού συνόλου θα συντάσσεται ένα δελτίο εισαγωγής, που θα περιλαμβάνει μια συνοπτική περιγραφή του υλικού (ακριβή απαρίθμηση των μεγάλων ενοτήτων, τίτλο, χρονολογίες). Το σύνολο των δελτίων εισαγωγής γήςθα αποτελεί το εργαλείο έρευνας ένα είδος ανοικτού ευρετηρίου. Η αυτόματη αποδελτίωση από τον υπολογιστή των όρων που χρησιμοποιήθηκαν κατά την περιγραφή του αρχειακού υλικού θα συνιστά το εργαλείο θεματικής πρόσβασης των ερευνητών στο εν λόγω υλικό. Κατά τη διαδικασία αυτή ο αρχειονόμος δε θα επεμβαίνει στην εσωτερική ταξινόμηση κάθε κατατεθειμένου τμήματος.

Το ιδεώδες δώδ είναι να είχε ήδη επέμβει έβ στη φάση των ενεργών αρχείων και με βάση τις λειτουργίες του οργανισμού να είχε προτείνει ένα ταξινομικό δένδρο που θα παρέμενε σεβαστό μέχρι τη λήξη της υπηρεσιακής χρήσης των τεκμηρίων και την κατάθεση τους στην αρχειακή υπηρεσία. Αν τούτο δεν έχει συμβεί, είναι προτιμότερο να διατηρήσει την οργάνωση που έχει δώσει η διοίκηση στα διάφορα τμήματα του κατατεθειμένου υλικού,, παρά να προχωρήσει στην επώδυνη διαδικασία της αναταξινόμησης.

Ο αρχειακός δεσμός παρεμβαίνει ως κατευθυντήρια αρχή σε όλα τα στάδια της αρχειακής αλυσίδας: πρόσκτηση, ταξινόμηση, περιγραφή, ευρετηρίαση, αξιολόγηση και συντήρηση. Πριν όμως υπεισέλθουμε στη διαπραγμάτευση των αρχειακών λειτουργιών, είναι χρήσιμο να διερευνήσουμε τη φύση του αρχειακού δεσμού που ως αρχή αφορά τόσο στη διανοητική όσο και στη φυσική οργάνωση των τεκμηρίων.

Η αρχή στηρίζεται στη διαπίστωση πως τα τεκμήρια κοινής προέλευσης συνδέονται με έναν ιδιαίτερο δεσμό. Ο δεσμός αυτός είναι διανοητικής υφής και αφορά αποκλειστικά στις πληροφορίες των τεκμηρίων. Είναι δηλαδή δή ανεξάρτητος από την ηλικία (ενεργά ά ημιενεργά ανενεργά), τη χρονολογία, το υπόστρωμα και το θεματικό αντικείμενο των τεκμηρίων.

Η διαφύλαξη του σημαντικότατου διανοητικού δεσμού του αρχειακού υλικού προϋποθέτει τη γνώση της προέλευσης κάθε τεκμηρίου αλλά και τη συγκέντρωση όλων των αρχειακών πληροφοριών, όλων των τεκμηρίων της αυτής προέλευσης. Αυτό το ζητούμενο επιτυγχάνεται με την έννοια του αρχειακού συνόλου.

Παρ' ' ότι όμως το αρχειακό σύνολο εκφράζει τη διανοητική ενότητα ορισμένων πληροφοριών, λειτουργεί παράλληλα και ως συνδετικός κρίκος για το σύνολο του υλικού υποστρώματος (χαρτί, βινύλιο, φιλμ κλπ.), στο οποίο έχουν καταχωρισθεί αυτές οι πληροφορίες.

Το πέρασμα από τη διανοητική στη φυσική ενότητα του αρχειακού συνόλου δικαιολογείται, στο βαθμό που: ελλείψει έρευνας η φυσική ενότητα υποκαθιστά τη διανοητική Το επιχείρημα αυτό ήταν ιδιαίτερα ισχυρό κατά το 19ο αιώνα που εμφανίστηκε η αρχή. Σ' εκείνη την εποχή μια ενδεχόμενη φυσική διάσπαση των τεκμηρίων σήμαινε αυτόματα πως δεν ήταν δυνατό να εντοπισθεί η προέλευση τους. ηφυσική διάσπαση του αρχειακού υλικού δυσχεραίνει τη διανοητική εργασία τόσο του αρχειονόμου όσο και του ερευνητή.

Έτσι, παράλληλα προς την αντιμετώπιση του αρχειακού συνόλου ως ενιαίου διανοητικού σώματος, ο αρχειακός δεσμός υποδεικνύει και την ενιαία φυσική διαχείριση του από μία και μόνη αρχειακή υπηρεσία. Εν τούτοις η φυσική υφή του αρχειακού δεσμού δεν επεκτείνεται και στην αποθήκευση του υλικού εντός της αρχειακής υπηρεσίας. Ο αρχειακός δεσμός με κανέναν τρόπο δε στηρίζεται στη φυσική επαφή των τεκμηρίων. Εφ' όσον τα τεκμήρια αντιμετωπίζονται ως φυσική και διανοητική ολότητα από μια υπηρεσία, ο αρχειακός δεσμός έχει ήδη εφαρμοσθεί.

Αν η αρχειακή υπηρεσία κρίνει για λόγους εσωτερικής διαχείρισης πως τα τεκμήρια πρέπει να αποθηκευτούν σε διαφορετικούς χώρους, τούτο δεν αντιβαίνει στην αρχή του αρχειακού δεσμού. Το αρχείο ενός ιδιώτη, για παράδειγμα, παραμένει αρχειακό σύνολο, έστω και αν λόγοι συντήρησης επιβάλλουν τη φύλαξη των γραπτών τεκμηρίων, των φωτογραφιών και των δίσκων σε τρεις διαφορετικούς χώρους. Ομοίως το αρχείο ενός υπουργείου διατηρεί κατά τη μεταφορά του στην αποθήκη ημιενεργών τεκμηρίων τον αρχειακό του δεσμό, έστω και αν το συσκευασμένο υλικό είναι τοποθετημένο σε διαφορετικά σημεία για λόγους εξοικονόμησης χώρου.

Το επιχείρημα της φυσικής ενότητας του αρχειακού υλικού ενισχύεται και προσδιορίζεται από την ΑΡΧΗ ΤΗΣ ΕΝΤΟΠΙΟΤΗΤΑΣ. Κατά την αρχή αυτή τα αρχεία πρέπει να φυλάσσονται στις αρχειακές υπηρεσίες του τόπου (χώρας ή περιοχής) όπου δημιουργήθηκαν.

Σύμφωνα με τη συλλογιστική που στηρίζει την αρχή της εντοπιότητας τα αρχεία ανήκουν δικαιωματικά στην κοινωνία που τα παρήγαγε. Μόνο εντός της συγκεκριμένης κοινωνίας μπορούν να τύχουν της μεγαλύτερης χρήσης και να κατανοηθεί πληρέστερα ο ρόλος τους ως πολιτιστικό αγαθό και φορέας ιστορικής μνήμης. Η αρχή της εντοπιότητας άπτεται του διεθνούς δικαίου και κατ αρχήν αφορούσε μόνο σε εθνικούς χώρους.

Επίδραση της αρχής της εντοπιότητας μπορούμε να διακρίνουμε στη Συνθήκη της Βιέννης για τη διαδοχή κρατών σε θέματα αγαθών, αρχείων και χρεών (1983). Η βαθμιαία επέκταση της αρχής στο εσωτερικό των χωρών ήταν μια φυσιολογική εξέλιξη. Η συλλογιστική που τη δικαιολόγησε ήταν η ίδια: Το αρχείο βρίσκεται αναβαθμισμένο, μένο αν συνδεθεί με τις άλλες μορφές τοπικής μνήμης και γίνει ευκολότερα προσιτό στην τοπική έρευνα.

Βλέπουμε έτσι πως μια αρχή που αφορά στην κυριότητα των αρχείων, η αρχή της εντοπιότητας, συμπληρώνει και προεκτείνει τη βασικότερη μεθοδολογική αρχή της αρχειονομίας, τον αρχειακό δεσμό: Το αρχειακό σύνολο πρέπει να διαφυλαχθεί ως ενιαίο διανοητικό σώμα και να τύχει ενιαίας διαχείρισης από την αρχειακή υπηρεσία της κοινωνίας που το παρήγαγε.

Δύο στοιχεία προκύπτουν αβίαστα από τη διαπραγμάτευση της αρχής του αρχειακού δεσμού: το πρώτο είναι η σπουδαιότητα της και το δεύτερο οι πολλές δυσκολίες εφαρμογής της.

Η αρχή του αρχειακού δεσμού είναι ένα ισχυρό μεθοδολογικό εργαλείο που έχει σοβαρές συνέπειες τόσο στην καθημερινή πρακτική του επαγγελματία αρχειονόμου όσο και στην αρχειακή επιστήμη εν γένει. Στο μακρύ αγώνα που διεξήγαγε γ η αρχειονομία ως επιστημονικός χώρος και ως επαγγελματική πρακτική, για να χειραφετηθεί αφ' ενός από την ιστορία και αφ' ετέρου από τη βιβλιοθηκονομία, βλ ο αρχειακός δεσμός ήταν το σημαντικότερο όπλο. Σ' αυτή την αρχή συμπυκνώνεται όχι μόνο ένα σημαντικό ποσοστό της αρχειακής θεωρίας αλλά και η μεγάλη μεθοδολογική ιδιαιτερότητα του αρχειακού επαγγέλματος.

Ο αρχειακός δεσμός μπορεί να εφαρμόζεται ανεξάρτητα από τη χρονολογία, την υλική μορφή, την ηλικία, το περιεχόμενο και την προέλευση των εγγράφων. Κατά τούτο όχι μόνο διαχωρίζει την αρχειονομία από τους συναφείς επαγγελματικούς κλάδους, αλλά λειτουργεί και ως συνεκτικός κρίκος για τις πάμπολλες αρχειακές εξειδικεύσεις.

Η αρχή του αρχειακού δεσμού είναι το νήμα που συνδέει τον αρχειονόμο, ο οποίος παρεμβαίνει στη δημιουργία των ενεργών εγγράφων,, με εκείνον που διευκολύνει τους ερευνητές στη μελέτη των ιστορικών τεκμηρίων, όπως επίσης τον αρχειονόμο που χρησιμοποιεί την παλαιογραφία, για να αποκωδικοποιήσει ένα βυζαντινό έγγραφο, με τον αρχειακό που ειδικεύεται στην οργάνωση των ηλεκτρονικών αρχείων. Όλοι τους εργάζονται πάνω στο ίδιο αντικείμενο,, την αρχειακή πληροφορία, και χρησιμοποιούν μία κοινή μεθοδολογική αρχή, τον αρχειακό δεσμό.

Το πεδίο εφαρμογής της αρχής αλλάζει σήμερα θεαματικά και μαζί του μεταβάλλεται και το ίδιο το περιεχόμενο της. Ποια είναι η έννοια του αρχειακού συνόλου, όταν οι σύγχρονες τεχνολογίες μάς επιτρέπουν να εντοπίσουμε κατευθείαν τη ζητούμενη πληροφορία εξετάζοντας τεκμήρια ποικίλων προελεύσεων ταυτόχρονα; Τι μπορεί να σημαίνει η «διαφύλαξη της αρχικής οργάνωσης» για τεκμήρια που παράγονται μέσω υπολογιστή χωρίς ουσιαστικά καμία ταξινόμηση; Τι νόημα έχει η φυσική οργάνωση των τεκμηρίων κατά αρχειακά σύνολα, όταν μέσω των σύγχρονων τεχνολογιών μπορούμε να εντοπίσουμε την προέλευση των εγγράφων και να συγκεντρώσουμε στην οθόνη τις πληροφορίες κοινής προέλευσης;

Η αρχή του αρχειακού δεσμού όχι μόνο παρέμεινε αλώβητη, αλλά βγήκε και ενισχυμένη από τις αλλαγές που έφερε η «εποχή της πληροφορίας». Ο αρχειακός δεσμός δεν αφορά πλέον αποκλειστικά στην περιγραφή και οργάνωση απτών αρχειακών τεκμηρίων, αλλά επεμβαίνει σε όλο το φάσμα των αρχειακών λειτουργιών. Είναι η κατευθυντήρια αρχή στο σύνθετο έργο της σύγχρονης αρχειονομίας που είναι η διαχείριση της αρχειακής πληροφορίας.

Η ανάγκη να εντοπίζεται το περιβάλλον παραγωγής των τεκμηρίων έχει γίνει εντονότερη. Όχι μόνο η πηγή προέλευσης των εγγράφων πρέπει να επισημαίνεται, αλλά και το περιβάλλον παραγωγής τους πρέπει να περιγράφεται αναλυτικά. Προκειμένου να πετύχει το στόχο αυτό, ο αρχειονόμος καλείται σήμερα να αναπτύξει τις μεθόδους του και να ελέγξει αποτελεσματικότερα τη διοίκηση.

Ο αρχειακός δεσμός αποτελεί τη σπουδαιότερη συνεισφορά της αρχειονομίας στις επιστήμες της πληροφόρησης. ρη ης Πρόκειται στην ουσία για μία μέθοδο που επιτρέπει να αντιληφθούμε και να επεξεργαστούμε τις πληροφορίες ως παράγωγα της διοικητικής δραστηριότητας. Ι διαίτερα με την έννοια της τεκμηριωτικής αξίας και του αρχειακού περιβάλλοντος ο αρχειακός δεσμός προσφέρει ένα καίριο κριτήριο για την επεξεργασία, αξιολόγηση και διαλογή των πληροφοριών που είναι καταχωρισμένες σε σύγχρονα υποστρώματα.

Καθ' όλη τη διαπραγμάτευση του αρχειακού δεσμού ήταν εμφανές πως η αρχή δεν έχει ικανοποιητικά εξελιχθεί και κωδικοποιηθεί από την αρχειακή κοινότητα. Οι πολλές δυσκολίες εφαρμογής της είναι εν μέρει αποτέλεσμα αυτής της καθυστέρησης. Τα 150 χρόνια παρουσίας της αρχής πιστοποιούν βέβαια την ισχύ της, δείχνουν όμως και την αδυναμία της αρχειονομίας να ισχυροποιήσει και ανανεώσει το θεωρητικό της εξοπλισμό.

Σήμερα καλούμαστε να επεξεργαστούμε συστηματικά την αρχή λαμβάνοντας υπόψη τις πολλές παραμέτρους του προβλήματος: τη διεθνή εμπειρία, την πολυπλοκότητα λ και μεταβλητότητα των σύγχρονων διοικήσεων, την ποικιλία των υποστρωμάτων στα οποία εγγράφονται οι αρχειακές πληροφορίες, τα νεότερα δεδομένα που δημιούργησαν οι σύγχρονες τεχνολογίες στην παραγωγή και ανάκτηση των πληροφοριών, τις εξειδικευμένες ανάγκες της διοίκησης και της έρευνας, και τέλος τις ιδιαιτερότητες της ελληνικής πραγματικότητας. Η αρχή του αρχειακού δεσμού παραμένει πάντα σε ισχύ, αλλά οι αρχειονόμοι βρίσκονται ακόμα μακριά από την οριστική ανάλυση των πολλών θεωρητικών και πρακτικών πλευρών της.

Στην αρχειονομία, όπως άλλωστε συμβαίνει σε όλα τα επαγγέλματα της πληροφόρησης, οι επιμέρους εργασίες οργανώνονται σε μία αλληλουχία, την οποία αποκαλούμε αρχειακή αλυσίδα: Πρόσκτηση Ταξινόμηση Περιγραφή Ευρετηρίαση Αξιολόγηση η Συντήρηση Προβολή αρχειακού υλικού.

Οι εργασίες αυτές απαρτίζουν το σύνολο των παρεμβάσεων που απαιτούνται από την εισαγωγή του αρχειακού υλικού στην αρχειακή υπηρεσία μέχρι τη διάθεσή του στο κοινό. Η διανοητική εργασία που παράγεται από την αρχειονόμο με στόχο την καλύτερη οργάνωση και ανάδειξη της πληροφοριακής τεκμηριωτικής αξίας του αρχειακού υλικού αποκαλείται προστιθέμενη αξία.

Ευνόητο είναι πως οι εργασίες οι οποίες αφορούν στην εισαγωγή (πρόσκτηση) και στην επεξεργασία (ταξινόμηση, περιγραφή, ευρετηρίαση) του αρχειακού υλικού στηρίζονται στο σεβασμό του αρχειακού δεσμού. Αντίθετα, η διάθεση του αρχειακού υλικού στο κοινό καθώς και η διαχείριση του υλικού υποστρώματος των τεκμηρίων (συντήρηση) δεν επηρεάζονται από τον αρχειακό δεσμό.

Πρόσκτηση είναι η διαδικασία δ με την οποία η αρχειακή υπηρεσία γίνεται κάτοχος τεκμηρίων, προκειμένου να εμπλουτίσει ή να συμπληρώσει το αρχειακό υλικό της. Οι νομικές μορφές μέσω των οποίων πραγματοποιείται η πρόσκτηση είναι ποικίλες: Κατάθεση Δωρεά Κληροδότημα Αγορά Ανταλλαγή.

Στη χώρα μας οι αρχειακές υπηρεσίες περιορίζονται κατά κανόνα στις προσκτήσεις ιστορικών τεκμηρίων και μάλιστα κλειστών αρχειακών συνόλων. Ωστόσο, αυτή η πρακτική δεν είναι άμοιρη σφαλμάτων.

Το πρώτο είναι η αντίληψη ίλψ ότι τεκμήρια ποικίλων προελεύσεων, τα οποία απλώς σχετίζονται ή αναφέρονται σε ένα νομικό ή φυσικό πρόσωπο, είναι δυνατό να περιληφθούν στο αρχειακό του σύνολο. Είναι πολλές οι φορές που με τις καλύτερες προθέσεις ιστορικοί και αρχειοδίφες διέλυσαν ή ακρωτηρίασαν αρχειακά σύνολα, προκειμένου να δημιουργήσουν θεματικές συλλογές τεκμηρίων.

Το δύ δεύτερο είναι η πρόσκτηση ακρωτηριασμένων αρχειακών συνόλων, απλών ομάδων τεκμηρίων ή ακόμη και μεμονωμένων τεκμηρίων. Το φαινόμενο αυτό αποτέλεσμα του ανταγωνισμού και της έλλειψης συντονισμού των διάφορων αρχειακών υπηρεσιών μπορεί σήμερα να αντιμετωπισθεί με τις λεγόμενες πολιτικές προσκτήσεων. Πρόκειται για κείμενα στα οποία δηλώνεται το αρχειακό υλικό που μια υπηρεσία προτίθεται να αποκτήσει.

Στον Καναδά, όπου το σύστημα εφαρμόζεται με επιτυχία, κάθε αρχειακή υπηρεσία έχει επιλέξει και περιορίζεται στην απόκτηση αρχείων ορισμένου περιεχομένου. Έτσι η Εθνική Βιβλιοθήκη ειδικεύεται στα λογοτεχνικά αρχεία, το Καναδικό Κέντρο Αρχιτεκτονικής στα αρχιτεκτονικά αρχεία, ενώ τα πανεπιστήμια Concordia και UQAM, πέρα από τα πανεπιστημιακά αρχεία, ενδιαφέρονται φρ το πρώτο για την ιστορία της τζαζ ζζκαι το δεύτερο για τα κοινωνικά κινήματα και τις συνδικαλιστικές συσσωματώσεις.

Κατ αυτό τον τρόπο αποφεύγεται ο ανταγωνισμός και τα αρχειακά σύνολα κατευθύνονται σε αρχειακές υπηρεσίες με πείρα και εξειδίκευση στην επεξεργασία τους.

Στη χώρα μας, που συχνά έχουν παρατηρηθεί φαινόμενα ανταγωνισμού και τριβών μεταξύ αρχειακών υπηρεσιών, θα μπορούσε να εφαρμοστεί ένα ανάλογο σύστημα. Η εθνική αρχειακή υπηρεσία θα έπρεπε να έχει την ευθύνη να εγκρίνει και να συντονίζει τις διάφορες πολιτικές. Η έγκριση μάλιστα μιας τέτοιας πολιτικής θα μπορούσε να είναι προϋπόθεση για το χαρακτηρισμό μιας αρχειακής υπηρεσίας ως «Ειδικό Αρχείο».

Ως προς τα ανοικτά αρχειακά σύνολα η αρχειακή υπηρεσία πρέπει να είναι προετοιμασμένη, για να αντιμετωπίσει τις μετονομασίες και τις ποικίλες μεταβολές των οργανισμών παραγωγών.

Σε ένα ειδικό δλί δελτίο (δελτίο λί πρόσκτησης) ) θα σημειώνονται: η σημερινή και οι παλαιότερες ονομασίες του οργανισμού παραγωγού, το αντικείμενό του, η διοικητική του θέση (διοικητικό καθεστώς, προϊστάμενη υπηρεσία, υφιστάμενες υπηρεσίες), η συνάφεια με άλλους οργανισμούς (προηγούμενος οργανισμός, διάδοχος οργανισμός ή οργανισμοί, οργανισμοί με συναφές αντικείμενο), ) και τέλος οι μεταφορές τεκμηρίων από υπηρεσία σε υπηρεσία.

Αυτές οι πληροφορίες όχι μόνο είναι απαραίτητες για τη διαχείριση των ανοικτών συνόλων, αλλά είναι δυνατό να αξιοποιηθούν και κατά την περιγραφή του αρχειακού συνόλου.