4.1 Άνοιγμα υπάρχοντος βιβλίου εργασίας

Transcript

1 4.1 Άνοιγμα υπάρχοντος βιβλίου εργασίας Άνοιγμα υπάρχοντος βιβλίου εργασίας από βάση δεδομένων Όταν εκκινήσουμε τον Discoverer εμφανίζεται στην οθόνη μας το παράθυρο διαλόγου του βοηθητικού προγράμματος (wizard) "Δημιουργία/Άνοιγμα Βιβλίου Εργασίας". Για να ανοίξουμε ένα βιβλίο που έχει αποθηκευτεί στη βάση δεδομένων πατάμε το πλήκτρο Άνοιγμα ενός υπάρχοντος βιβλίου εργασίας και στη συνέχεια το πλήκτρο Βάση Δεδομένων. Στην οθόνη μας εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου "Άνοιγμα Βιβλίου Εργασίας από τη Βάση Δεδομένων". Επιλέγουμε το βιβλίο εργασίας που θέλουμε να εμφανίσουμε και πατάμε το πλήκτρο Άνοιγμα.

2 Στην οθόνη μας εμφανίζεται σχετικό μήνυμα που μας ρωτά αν θέλουμε να εκτελέσουμε το ερώτημα για το συγκεκριμένο φύλλο. Ο Discoverer υπολογίζει το χρόνο που θα χρειαστεί για το άνοιγμα του πρώτου φύλλου εργασίας του βιβλίου εργασίας. Ανάλογα με τις ρυθμίσεις του Discoverer, μια ένδειξη προόδου δείχνει τον εκτιμώμενο χρόνο για τη φόρτωση του πρώτου φύλλου. Τελικά το βιβλίο εργασίας εμφανίζεται στην οθόνη μας. Σε περίπτωση που έχουμε ήδη εκκινήσει και βρισκόμαστε μέσα στο περιβάλλον εργασίας του Discoverer επιλέγουμε "Αρχείο > Άνοιγμα" για να εμφανίσουμε τον διάλογο εκκίνησης βιβλίου εργασίας. Στην οθόνη μας εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου "Άνοιγμα βιβλίου εργασίας από τη βάση δεδομένων". Επιλέγουμε το βιβλίο εργασίας που θέλουμε να εμφανίσουμε και πατάμε το πλήκτρο Άνοιγμα. Στην οθόνη μας εμφανίζεται σχετικό μήνυμα που μας ρωτά αν θέλουμε να εκτελέσουμε το ερώτημα για το συγκεκριμένο φύλλο. Αν το βιβλίο ή το φύλλο εργασίας περιλαμβάνει κάποια παράμετρο, εμφανίζεται το παράθυρο Επεξεργασίας τιμών παραμέτρου όπου μας ζητείται να εισάγουμε μια τιμή με την οποία θα φιλτραριστούν τα δεδομένα στο φύλλο εργασίας.

3 4.1.2 Επεξεργασία/ Διόρθωση βιβλίου εργασίας Όταν θέλουμε να κάνουμε αλλαγές σε ένα βιβλίο εργασίας μπορούμε να το κάνουμε πολύ εύκολα μέσω της δυνατότητας επεξεργασίας του Discoverer. Για παράδειγμα, ίσως θέλουμε να προσθέσουμε ή να αφαιρέσουμε πεδία στο φύλλο εργασίας της αναφοράς που επεξεργαζόμαστε ή να αλλάξουμε την σειρά ή την εμφάνιση των πεδίων. Για να επεξεργαστούμε ένα φύλλο εργασίας που έχουμε ενεργό, επιλέγουμε "Φύλλο > Επεξεργασία Φύλλου". Στην οθόνη μας εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Επεξεργασία Φύλλου Εργασίας όπου μπορούμε να κάνουμε τις αλλαγές που επιθυμούμε στις ιδιότητες του φύλλου εργασίας που περιλαμβάνει.

4 Έτσι για παράδειγμα μπορούμε να προσθέσουμε ένα ακόμα πεδίο στο φύλλο εργασίας. Στην περίπτωση μας το πεδίο ΚΠΣ Τίτλος. Στη συνέχεια πηγαίνουμε στην καρτέλα Διάταξη, μεταφέρουμε το στοιχείο που προσθέσαμε στα στοιχεία της σελίδας και πατάμε το πλήκτρο ΟΚ για να επικυρώσουμε τις αλλαγές μας. Στην οθόνη μας εμφανίζεται το φύλλο εργασίας με όλες τις αλλαγές που έχουμε κάνει. Μπορούμε να δώσουμε τώρα και συγκεκριμένο τίτλο στο φύλλο εργασίας που θα ανταποκρίνεται στην αναφορά που κάνουμε, μετονομάζοντας το φύλλο εργασίας από τον default τίτλο του Discoverer. Για να μετονομάσουμε το φύλλο εργασίας επιλέγουμε "Φύλλο > Μετονομασία Φύλλου". Στο πλαίσιο διαλόγου Μετονομασία Φύλλου Εργασίας που εμφανίζεται πληκτρολογούμε το καινούριο όνομα που επιθυμούμε και πατάμε το πλήκτρο ΟΚ Αναδιάταξη φύλλων εργασίας Πολλές φορές χρειάζεται να αναδιατάξουμε τα φύλλα ενός βιβλίου εργασίας όταν θέλουμε να αλλάξουμε την σειρά με την οποία εμφανίζονται σε αυτό. Για παράδειγμα, ίσως θέλουμε να τοποθετήσουμε το φύλλο εργασίας που χρησιμοποιείται συχνότερα στην αρχή του βιβλίου εργασίας ώστε να είναι ευκολότερα προσβάσιμες οι πληροφορίες. Για να αναδιατάξουμε τα φύλλα ενός βιβλίου εργασίας επιλέγουμε "Φύλλο > Μετακίνηση φύλλων" ώστε να εμφανίσουμε το πλαίσιο διαλόγου "Μετακίνηση Φύλλων Εργασίας".

5 Στη συνέχεια πατάμε στο όνομα του φύλλου εργασίας που θέλουμε να μετακινήσουμε και μετά στο βελάκι με φορά προς τα πάνω ή προς τα κάτω ανάλογα με τη θέση που θέλουμε να δώσουμε στο φύλλο, ώστε να το μετακινήσουμε σε άλλη θέση στο βιβλίο εργασίας. Όταν ολοκληρώσουμε τη διαδικασία μετακίνησης, πατάμε ΟΚ ώστε να αποθηκεύσουμε τις αλλαγές. Τα φύλλα εργασίας είναι τώρα στη σειρά που καθορίσαμε Ιεραρχίες Με την ιεράρχηση των αποτελεσμάτων βάσει του επιπέδου αναζήτησης: "Drill in and out of the data", ο χρήστης έχει τη δυνατότητα να συνενώνει δεδομένα για πιο συνοπτική επισκόπηση (drill out) ή να εμφανίζει στοιχεία με μεγαλύτερη λεπτομέρεια (drill in). Στο Discoverer είναι ενεργοποιημένες οι ιεραρχίες για τις εξής διαστάσεις: Οργανωτική δομή των έργων (δέντρο: ΚΠΣ, EΠ, Άξονας Προτεραιότητας, Μέτρο), Χρόνος για όλες τις Business Areas του Discoverer, και Χωροθέτηση για τη διάσταση "Χωροταξικός επιμερισμός Συμβάσεων και Πληρωμών". Τα πεδία, που επιτρέπουν αυτή τη λειτουργία, είναι προκαθορισμένα στη θεματική περιοχή και εμφανίζουν στην αναφορά το σύμβολο μπροστά από τον τίτλο του πεδίου. Ενεργοποιώντας το σύμβολο αυτό, μπορούμε από το επίπεδο που

6 βρισκόμαστε να δούμε δεδομένα για τα προηγούμενα επίπεδα. Δηλαδή από το κατώτερο επίπεδο "ανεβαίνουμε" στο ανώτερο. Α. Οργανωτική Δομή των Έργων Ενεργοποιώντας το σύμβολο μπορούμε να επιλέξουμε διαφορετική ιεράρχηση των δεδομένων μας βάσει των επιλογών που εμφανίζονται στο αναδυόμενο πλαίσιο. Στο συγκεκριμένο παράδειγμα επιλέγουμε Ιεράρχηση ως προς Μέτρο Κωδικός.

7 Όπως μπορούμε να δούμε στο φύλλο εργασίας μας εμφανίστηκε μια νέα στήλη με τίτλο Μέτρο Κωδικός. Ενεργοποιώντας το σύμβολο στη στήλη που δημιουργήσαμε και επιλέγοντας ιεράρχηση των δεδομένων μας βάσει του Κωδικού Άξονα Προτεραιότητας βλέπουμε ότι το φύλλο εργασίας μας επιστρέφει στην προηγούμενη μορφή του.

8 Β. Διάσταση - Χρόνος Για να μπορεί να γίνει ιεράρχηση, κάθε ημερομηνία είναι ενσωματωμένη σε ένα φάκελο της περιοχής εργασίας με μία λογική αντιστοίχηση της ενότητας, που ανήκει στο ΟΠΣ (ΣΤΔΕ, Σύμβαση, Μηνιαίο, Τριμηνιαίο). Η Διάσταση Χρόνος έχει ενημερωθεί με τα έτη Ενεργοποιώντας το σύμβολο στη στήλη Περιγραφή Έτους μπορούμε να επιλέξουμε διαφορετική ιεράρχηση των δεδομένων μας βάσει των επιλογών που εμφανίζονται στο αναδυόμενο πλαίσιο. Πιο συγκεκριμένα μπορούμε να επιλέξουμε Ιεράρχηση ως προς Περιγραφή Τριμήνου, Περιγραφή Μήνα και Ημερομηνία Έγκρισης Αναλυτικού ΤΔΕ.

9 Επιλέγουμε Ιεράρχηση ως προς Περιγραφή Τριμήνου και στη συνέχεια ως προς Ημερομηνία Έγκρισης. Στην οθόνη μας βλέπουμε πως τροποποιείται το φύλλο εργασίας μας εμφανίζοντας αναλυτικά τους Επιλέξιμους προϋπολογισμούς ανά Έτος, Τρίμηνο και Ημερομηνία Έγκρισης Αναλυτικού ΤΔΕ. Γ. Διάσταση - Χωροθέτηση Η εργασία "Ιεραρχίες - Χωροταξικός επιμερισμός Συμβάσεων και Πληρωμών" περιλαμβάνει ένα φάκελο στην ΕΝΔΟΕΠΙΧΕΙΡΗΣΙΑΚΗ ΠΛΗΡΟΦΟΡΗΣΗ που λέγεται ΧΩΡΟΘΕΤΗΣΕΙΣ. Η λογική είναι να μπορούμε να δημιουργούμε μία αναφορά σε επίπεδο έργου ή υποέργου με τρόπο χωροθέτησης στο ΕΡΓΟ ή στο ΥΠΟΕΡΓΟ, δηλαδή π.χ. για μία συγκεκριμένη Περιφέρεια (αντίστοιχα Νομό, Δήμο) αντλούνται τα ποσά των Π/Υ, Συμβάσεων, Πληρωμών σε ΣΚ ή ΔΔ, αναζητώντας στη βάση όλα τα έργα που είναι χωροθετημένα σ' αυτή την Περιφέρεια και αθροίζοντας τα ποσά.

10 Ενεργοποιώντας το σύμβολο στη στήλη Κωδικός Περιφέρειας μπορούμε να επιλέξουμε διαφορετική ιεράρχηση των δεδομένων μας βάσει των επιλογών που εμφανίζονται στο αναδυόμενο πλαίσιο. Πιο συγκεκριμένα μπορούμε να επιλέξουμε Ιεράρχηση ως προς Κωδικό Νομού, Κωδικό Επαρχίας και Κωδικό Δήμου. Επιλέγουμε Ιεράρχηση ως προς Κωδικός Νομού. Στην οθόνη μας βλέπουμε πως τροποποιείται το φύλλο εργασίας μας εμφανίζοντας αναλυτικά τις Συμβάσεις Χωροθέτησης ανά κωδικό Νομού.

11 4.1.5 Φύλλο Διπλότυπο ως Πίνακας Σε αρκετές περιπτώσεις θα χρειαστεί κατά τη διάρκεια της εργασίας μας να δημιουργήσουμε πίνακες βασιζόμενοι σε άλλους ήδη υπάρχοντες. Σε αυτές τις περιπτώσεις θα μας φανεί πολύ χρήσιμη η λειτουργία Διπλότυπο ως Πίνακας. Για να κάνουμε χρήση της λειτουργίας αυτής ακολουθούμε τη διαδρομή "Φύλλο > Διπλότυπο ως Πίνακας". Στο πλαίσιο διαλόγου Αντίγραφο σαν Πίνακας μπορούμε να κάνουμε αλλαγές στις καρτέλες Επιλογή Στοιχείων, Διάταξη πίνακα, Μορφή, Συνθήκες, Ταξινόμηση, Υπολογισμοί, Ποσοστά, Σύνολα, Παράμετροι. ΣΗΜΕΙΩΣΗ Η διαδικασία αυτή έχει παρουσιαστεί στο μάθημα Δημιουργία / Επεξεργασία Βιβλίου Εργασίας.

12 Τέλος, πατάμε το πλήκτρο ΟΚ για να αποδεχθούμε τυχούσες αλλαγές. Όπως μπορούμε να δούμε, βασιζόμενοι σε ένα ήδη υπάρχον φύλλο εργασίας δημιουργήσαμε ένα καινούριο φύλλο με τις επιπλέον πληροφορίες Φύλλο Διπλότυπο ως Μήτρα Σε αρκετές περιπτώσεις θα χρειαστεί κατά τη διάρκεια της εργασίας μας να δημιουργήσουμε μήτρες βασιζόμενες σε άλλες ήδη υπάρχουσες. Σε αυτές τις περιπτώσεις θα μας φανεί πολύ χρήσιμη η λειτουργία Διπλότυπο ως Μήτρα. Για να κάνουμε χρήση της λειτουργίας αυτής ακολουθούμε τη διαδρομή "Φύλλο > Διπλότυπο ως Μήτρα". Στο πλαίσιο διαλόγου Αντίγραφο σαν Μήτρα μπορούμε να κάνουμε αλλαγές στις καρτέλες Επιλογή Στοιχείων, Διάταξη μήτρας, Μορφή, Συνθήκες, Υπολογισμοί, Ποσοστά, Σύνολα, Παράμετροι.

13 Τέλος, πατάμε το πλήκτρο ΟΚ για να αποδεχθούμε τυχούσες αλλαγές. Όπως μπορούμε να δούμε, βασιζόμενοι σε ένα ήδη υπάρχον φύλλο εργασίας δημιουργήσαμε ένα καινούριο φύλλο με τις επιπλέον πληροφορίες. Ας δούμε ένα παράδειγμα δημιουργίας Αντιγράφου Μήτρας με αλλαγή στην καρτέλα Διάταξη Μήτρας.

14

15 4.1.7 Κοινή Χρήση Πληροφορίες για την κοινή χρήση βιβλίων εργασίας Το Discoverer σας διευκολύνει να έχετε κοινή χρήση βιβλίων εργασίας με άλλους χρήστες. Για παράδειγμα, είναι πιθανό να έχετε δημιουργήσει μια εβδομαδιαία αναφορά και θέλετε να μπορούν οι συνεργάτες σας να αξιοποιήσουν την ίδια αναφορά. Όταν κάνετε κοινή χρήση βιβλίων εργασίας, μοιράζεστε τη δομή του ερωτήματος και όχι τα ίδια τα δεδομένα του ερωτήματος. Τα δεδομένα ερωτήματος στα οποία μπορούν να έχουν πρόσβαση οι χρήστες εξαρτώνται από τα δικαιώματα πρόσβασης των χρηστών στη βάση δεδομένων. Η πρόσβαση δίνει στους χρήστες του Discoverer τη δυνατότητα: να δουν το κοινό βιβλίο εργασίας να επεξεργαστούν το κοινό βιβλίο εργασίας να εκτυπώσουν το κοινό βιβλίο εργασίας να αποθηκεύσουν το δικό τους προσωπικό αντίγραφο του κοινού βιβλίου εργασίας - το πρωτότυπο βιβλίο εργασίας επιδέχεται τροποποίηση μόνο από το δημιουργό του Όταν μοιράζεστε βιβλία εργασίας με άλλους χρήστες του Discoverer, μπορείτε να παραχωρήσετε δικαιώματα πρόσβασης με δύο τρόπους: Να χρησιμοποιήσετε ένα βιβλίο εργασίας από κοινού με πολλούς χρήστες - χρησιμοποιήστε αυτή την επιλογή όταν έχετε έναν περιορισμένο αριθμό βιβλίων εργασίας που θέλετε να τα μοιραστείτε με μεγάλο αριθμό χρηστών τού Discoverer.

16 Να χρησιμοποιήσετε πολλά βιβλία εργασίας από κοινού με ένα χρήστη - χρησιμοποιήστε αυτή την επιλογή όταν έχετε ένα μεγάλο αριθμό βιβλίων εργασίας που θέλετε να τα μοιραστείτε με έναν μικρό αριθμό χρηστών τού Discoverer. Όταν χρησιμοποιείτε ένα βιβλίο εργασίας από κοινού, καθορίζετε ρητά τους χρήστες τού Discoverer που έχουν πρόσβαση στο συγκεκριμένο βιβλίο εργασίας. Μόνο οι χρήστες που καθορίζετε θα έχουν πρόσβαση στα βιβλία εργασίας που επιλέγετε να μοιραστείτε μαζί τους. Για να μοιραστείτε ένα βιβλίο εργασίας με πολλαπλούς χρήστες του Discoverer και αντίστροφα επιλέξτε "Αρχείο > Διαχείριση βιβλίων εργασίας > Κοινή χρήση". Στην οθόνη εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Κοινή Χρήση βιβλίων εργασίας όπου μπορείτε να μοιράσετε ένα βιβλίο σε χρήστη και αντίστροφα. Στην καρτέλα Βιβλίο εργασίας -> Χρήστης, χρησιμοποιήστε την αναδυόμενη λίστα Βιβλίο εργασίας για να προσδιορίσετε το βιβλίο εργασίας που θέλετε να καταστήσετε κοινόχρηστο.

17 Σημείωση: Η αναδυόμενη λίστα "Βιβλίο εργασίας" εμφανίζει μόνο τα βιβλία εργασίας που έχετε δημιουργήσει εσείς. Για να καταστήσετε κοινόχρηστο το συγκεκριμένο βιβλίο εργασίας, μετακινήστε τους χρήστες από τη λίστα Διαθέσιμα στη λίστα Κοινή χρήση. Υπόδειξη: Μπορείτε να επιλέξετε περισσότερους από έναν χρήστες πατώντας το πλήκτρο Ctrl και κάνοντας κλικ σε άλλο χρήστη. Κάντε κλικ στο OK για να καταστήσετε το βιβλίο κοινόχρηστο με τους χρήστες τού Discoverer που καθορίσατε και κλείστε το πλαίσιο διαλόγου "Κοινή χρήση βιβλίων εργασίας". Οι χρήστες που καθορίσατε θα είναι σε θέση να έχουν πρόσβαση στο βιβλίο εργασίας

18 την επόμενη φορά που θα συνδεθούν με το Discoverer. Ακριβώς την ίδια διαδικασία ακολουθείτε για να μοιραστείτε πολλαπλά βιβλία εργασίας με έναν χρήστη του Discoverer. Η αναζήτηση ενός βιβλίου σε κοινή χρήση, γίνεται από τη διαδρομή "Αρχείο > Άνοιγμα". Το βιβλίο εργασίας που αναζητάμε έχει σαν πρώτο συνθετικό του τίτλου το όνομα του χρήστη που το έχει μοιράσει και σαν δεύτερο τον τίτλο της αναφοράς. Για να είναι εφικτή η τροποποίηση της δομής της αναφοράς ο χρήστης πρέπει να το αποθηκεύσει με νέο όνομα Αποθήκευση βιβλίου εργασίας ΣΗΜΕΙΩΣΗ Για να έχετε τη δυνατότητα να αποθηκεύσετε ένα βιβλίο εργασίας στη βάση δεδομένων, θα πρέπει προηγουμένως να σας έχει δώσει την άδεια ο διαχειριστής του Discoverer να προβείτε στην ενέργεια αυτή. Με την προϋπόθεση ότι έχετε το προνόμιο αυτό, μπορείτε να: - αποθηκεύσετε αλλαγές στα βιβλία εργασίας που έχετε δημιουργήσει - ανοίξετε ένα προσβάσιμο βιβλίο εργασίας και να αποθηκεύσετε ένα προσωπικό σας αντίγραφο του βιβλίου αυτού, αλλάζοντας το όνομα του αρχείου. Για να αποθηκεύσουμε αλλαγές σε ένα βιβλίο εργασίας επιλέγουμε "Αρχείο > Αποθήκευση".

19 Οι αλλαγές αποθηκεύονται και το βιβλίο εργασίας παραμένει ανοιχτό. Για να αποθηκεύσουμε αλλαγές σε ένα βιβλίο εργασίας, κλείνοντας το αρχείο επιλέγουμε "Αρχείο > Κλείσιμο". Αν δεν έχουμε κάνει αλλαγές σε κανένα φύλλο του βιβλίου εργασίας, το βιβλίο εργασίας απλώς κλείνει. Αν στο βιβλίο εργασίας υπάρχουν φύλλα με μη αποθηκευμένες αλλαγές, ο Discoverer μας υπενθυμίζει να τις αποθηκεύσουμε. Για να αποθηκεύσουμε ένα βιβλίο εργασίας με νέο όνομα και να κρατήσουμε το βιβλίο εργασίας ανοιχτό επιλέγουμε "Αρχείο > Αποθήκευση ως " για να εμφανίσουμε το πλαίσιο διαλόγου "Αποθήκευση Βιβλίου Εργασίας στη βάση Δεδομένων". Στο πλαίσιο διαλόγου "Αποθήκευση Βιβλίου Εργασίας στη βάση Δεδομένων" πληκτρολογούμε ένα νέο όνομα στο πεδίο κειμένου. ΣΗΜΕΙΩΣΗ Το όνομα του αρχείου: δεν μπορεί να ξεπερνά τους κατά προσέγγιση 45 χαρακτήρες, περιλαμβάνει πεζούς ή κεφαλαίους χαρακτήρες και διαστήματα.

20 Τέλος πατάμε το πλήκτρο Αποθήκευση και το βιβλίο εργασίας αποθηκεύεται στη βάση δεδομένων με το νέο όνομα βιβλίου εργασίας και τις αλλαγές που κάναμε. Το βιβλίο εργασίας παραμένει ανοιχτό. Το αρχικό βιβλίο εργασίας παραμένει στη βάση δεδομένων Διαγραφή βιβλίου εργασίας Όταν δεν θέλουμε πλέον να χρησιμοποιούμε ένα βιβλίο εργασίας μπορούμε να το διαγράψουμε μόνιμα από τη βάση δεδομένων. ΣΗΜΕΙΩΣΗ Προτού διαγράψουμε παλιά βιβλία εργασίας πρέπει να είμαστε σίγουροι πως κανένας χρήστης του Discoverer δεν θα τα χρειαστεί στο μέλλον. Για να διαγράψουμε ένα βιβλίο εργασίας από τη βάση δεδομένων επιλέγουμε "Αρχείο > Διαχείριση Βιβλίων Εργασίας > Διαγραφή" για να εμφανίσουμε το πλαίσιο διαλόγου "Διαγραφή Βιβλίων Εργασίας από τη Βάση Δεδομένων". Επιλέγουμε το βιβλίο εργασίας που θέλουμε να διαγράψουμε από τη λίστα των βιβλίων εργασίας και πατάμε Διαγραφή για να το διαγράψουμε και να κλείσουμε το διάλογο.

21 Στο διάλογο επιβεβαίωσης που εμφανίζεται πατάμε Ναι. Το επιλεγμένο βιβλίο εργασίας έχει αφαιρεθεί από τη βάση δεδομένων μόνιμα. Σε περίπτωση που θέλουμε να διαγράψουμε ένα βιβλίο εργασίας το οποίο έχουμε ανοιχτό, επιλέγουμε "Αρχείο> Διαχείριση Βιβλίων Εργασίας > Διαγραφή" και επιλέγουμε το τρέχον βιβλίο εργασίας από τη λίστα. Στη συνέχεια, κλείνουμε το βιβλίο εργασίας χωρίς να το αποθηκεύσουμε.