بررسي رابطهي استقرار سيستمهاي اطلاعاتي مديريت و ساختار سازماني در ادارات دولتي شهر كرمان 2 1 محمود نكويي مقدم علي حسن زاده وحيد يزدي فيض آبادي 3 چكيده مقدمه: سيستمهاي اطلاعاتي مديريت يكي از عوامل مو ثر در بهبود نظام تصميمگيري مديران در سازمان به شمار ميروند. پژوهش حاضر به بررسي رابطهي بين استقرار سيستمهاي اطلاعاتي مديريت و ساختار سازماني در ادارات دولتي شهر كرمان پرداخته است. روش بررسي: اين مطالعه از دسته مطالعات مقطعي بود. جامعهي آماري اين پژوهش را كارشناسان ادارات دولتي شهر كرمان تشكيل داده بودند و حجم نمونه بر اساس روش نمونهگيري خوشهاي معادل 385 نفر انتخاب گرديد. ابزار جمعآوري دادهها پرسشنامهاي شامل دو بخش سيستمهاي اطلاعاتي مديريت و ساختار سازماني (رسميت پيچيدگي و تمركز) بود. روايي پرسشنامه با استفاده از روش محتوا براي سيستمهاي اطلاعاتي مديريت 83 درصد و براي پرسشنامهي ساختار سازماني 82 درصد و پايايي پرسشنامهها به ترتيب با استفاده از تكنيك آزمون-بازآزمون و تعيين ضريب همبستگي برابر 92 درصد و 88 درصد تعيين گرديد. دادهها پس از ورود به نرمافزار آماري SPSS با استفاده از آزمونهاي همبستگي اسپيرمن (Spearman) و كندال (Kendall) و تحليل لگ خطي تجزيه و تحليل گرديد. يافتهها: بين سيستمهاي اطلاعاتي مديريت و متغير تمركز با ضرايب همبستگي 0/408 Kendall و 0/309 Spearman ارتباط مستقيم معنيداري وجود داشت. بين سيستمهاي اطلاعاتي مديريت و متغير رسميت با ضرايب همبستگي Kendall و Spearman به ترتيب 0/314- و 0/238- ارتباط معنيدار ولي معكوس وجود داشت. نتيجهگيري: استقرار نظام اطلاعات مديريت در ادارات مورد بررسي باعث افزايش ميزان تمركز در تصميم گيري در سطوح مديريتي كاهش ميزان رسميت سازماني و افزايش پيچيدگي افقي و كاهش سلسله مراتب سازماني مي شود. واژههاي كليدي: نظامهاي مديريت اطلاعات سازمانهاي دولتي ساختارهاي اداري. نوع مقاله: تحقيقي دريافت مقاله: 86/10/26 اصلاح نهايي: 87/6/6 پذيرش مقاله: 87/6/16 ارجاع: نكويي مقدم محمود حسنزاده علي يزدي فيضآبادي وحيد. بررسي رابطهي استقرار سيستمهاي اطلاعاتي مديريت و ساختار سازماني در ادارات دولتي شهر كرمان. مديريت اطلاعات سلامت 1387 (1): 5 مقدمه در دنياي امروز به سبب پيچيدگي مساي ل و مشكلات نياز به اطلاعات و آمار و ارقام در تصميمگيريهاي مديريت بيش از هر زمان ديگر احساس ميشود. اطلاعات صحيح و جامع چنانچه به موقع در اختيار مديران قرار گيرد خطر اتخاذ تصميمات نادرست را به حداقل خواهد رساند. بنا بر اين سازمانهاي امروزي بايد انواع اطلاعات مورد نياز مديريت را جمعآوري طبقهبندي پردازش و تحليل كرده آن را به سرعت 1. استاديار مديريت خدمات بهداشتي درماني دانشگاه علوم پزشكي كرمان (نويسنده مسو ول) E-mail: mahmood.nekoeimoghadam@gmail.com 2. كارشناس ارشد مديريت دولتي دانشگاه آزاد اسلامي واحد كرمان 3. كارشناس ارشد مديريت خدمات بهداشتي درماني دانشگاه علوم پزشكي ايران
بررسي رابطهي استقرار سيستمهاي اطلاعاتي مديريت و ساختار... در اختيار مديران قرار دهند. براي تا مين چنين اطلاعاتي امروزه از كامپيوتر استفاده ميشود و سيستمهاي اطلاعات مديريت در اين راستا كاربرد گستردهتري يافتهاند (1). يك سيستم اطلاعاتي مديريت نوعي سيستم اطلاعاتي موجود در سطح مديريت يك سازمان است كه در وظايف برنامهريزي كنترل و تصميمگيري با فراهم آوردن گزارشهاي خلاصه و ويژه مديران را ياري ميرساند (2). نيازهاي اطلاعاتي مديران بر حسب ماهيت كار و سطح سازماني آنها و هدفي كه دنبال ميكنند متفاوت است. به طور كلي مديران سطوح بالاتر كمتر از مديران سطوح پايينتر يا كارشناسان به جزي يات موضوع توجه و نظر دارند. به عبارت بهتر افق ديد و نگرش مديران سطوح فوقاني نسبت به سازمان و ما موريتهايش به مراتب وسيعتر از مديران ساير سطوح است. بنا بر اين اطلاعاتي كه در اختيار اين دسته از مديران قرار ميگيرد بايد متناسب با چنين وسعت نظر و كلنگري باشد (1). از طرفي بايد به وضوح معلوم گردد كه چگونه سيستمهاي اطلاعات مديريت جديد ميتواند ساختار سازماني و مسو وليتهاي اجرايي را تغيير دهند و چگونه سيستم جديد در شغل هر يك از كاركنان تا ثير خواهد گذاشت (1). ساختار سازماني رابطهي حاكم بر افراد و گروههايي است كه در جهت كسب اهداف تلاش ميكند و به دو بعد ساختاري و محتوايي تقسيم ميشود. ابعاد ساختاري بيانگر ويژگيهاي دروني سازمان هستند و مبنايي به دست ميدهند كه ميتوان بدان وسيله سازمانها را اندازهگيري و يا با يكديگر مقايسه كرد. ابعاد محتوايي معرف كل سازمان شامل اندازه نوع تكنولوژي محيط و اهداف آن است كه بر ابعاد ساختاري اثر ميگذارد (3). مديران اجرايي برنامهاي معين و مشخص در دست دارند ولي مديران عالي سازمان درگير با مساي ل و موقعيتهاي مبهم و نامطمي ن هستند كه ضروري است سطح مديريت از تكنولوژي اطلاعات مناسب بهرهمند شود. ساختار سازماني نيز بايد به گونهاي طراحي شود كه اطلاعات مناسب و به موقع در اختيار مديران قرار گيرد. سيستم اطلاعات مديريت و سيستم پشتيباني تصميمات چنين نقشي را ايفا ميكنند (4). نظام اداري فعلي به علت نارساييها و ابهامات موجود در سيستمها فرآيندها و روشهاي انجام كار غيرمدون بودن روابط و رفتارها و غير شفاف بودن عمليات و نيز تنوع و تعدد قوانين و مقررات سنتي و ناكارآمد حاكم همچنين حاكميت عادات و سلايق مجريان به گونهاي است كه ضرورت تدوين و بهبود فرآيندها و روشهاي انجام كار و اتوماسيون فعاليتها و بهرهگيري از فنآوري هاي مناسب را اجتناب ناپذير ميسازد (5). نتايج انجام مطالعاتي نظير Wigand Burn و ضامنجاني نيز نشان داد كه بين فنآوريهاي اطلاعاتي و ساختار سازماني ارتباط معنيداري وجود دارد اين مطالعات بر اهميت ساختار سازماني به عنوان مو لفهي كليدي در پيادهسازي سيستمهاي اطلاعاتي تا كيد داشتند (6-8). بنابراين استقرار سيستمهاي اطلاعاتي مو ثر به منظور افزايش كارآيي و كارآمدي نظام اداري جلوگيري از افزايش بي رويهي هزينهها افزايش اثربخشي كاهش تصديگري و افزايش كيفيت خدمات با رويكرد مشتري محوري در بخش دولتي از اهميت ويژهاي برخوردار است و از سوي ديگر توجه به اهميت شناخت سازمان در طراحي و استقرار سيستمهاي اطلاعاتي مديريت به نحوي كه اين سيستمها بتوانند هم تحت تا ثير آن قرار گرفته هم بر آن تا ثير گذارند انكارناپذير است. لذا تحقيق حاضر به منظور بررسي رابطهي استقرار سيستمهاي اطلاعاتي مديريت و ابعاد سه گانهي ساختار سازماني بر اساس الگوي Robins شامل تمركز رسميت و پيچيدگي در ادارات دولتي شهر كرمان انجام پذيرفت. روش بررسي مطالعهي توصيفي حاضر كه به صورت مقطعي انجام پذيرفت رابطهي استقرار سيستمهاي اطلاعاتي مديريت و متغيرهاي
محمود نكويي مقدم و همكاران سه گانهي ساختار سازماني شامل تمركز رسميت و پيچيدگي پرداخت. جامعهي پژوهش را كارشناسان 20 ادارهي دولتي شهر كرمان به تعداد 1136 نفر تشكيل دادند. حجم نمونه با استفاده از فرمول كوكران و با روش نمونهگيري خوشهاي معادل 385 نفر انتخاب گرديد. ابزار جمعآوري داده پرسشنامهاي در دو بخش شامل تعيين سطح به كار گيري سيستمهاي اطلاعاتي مديريت و پرسشنامهي اصلاح شدهي استاندارد ساختار سازماني Robins متشكل از سه متغير تمركز رسميت و پيچيدگي بود. پرسشنامهي ميزان بهكارگيري سيستمهاي اطلاعاتي مديريت از 21 سو ال تشكيل شده بود و پرسشنامهي اصلاح شدهي استاندارد ساختار سازماني با استفاده از ارزيابي متغيرهاي ساختار سازماني در مجموع 21 سو ال دشتا كه 10 سو ال مربوط به سنجش ميزان تمركز و 7 سو ال مربوط به ميزان سنجش رسميت و 4 سو ال مربوط به ميزان سنجش پيچيدگي بود. از 384 پرسشنامهي توزيع شده 384 مورد آن قابل تجزيه و تحليل بود. جهت نمره دهي به گزينههاي هر دو پرسشنامه از مقياس پنج گزينهاي ليكرت (1= بسياركم تا 5= خيلي زياد) استفاده شد. براي سنجش اعتبار (روايي) پرسشنامه از روش قضاوت خبرگان Judgment) (Experts بهرهگيري به عمل آمد پرسشنامهها به همراه يك مقدمه در اختيار 5 نفر از افراد صاحبنظر قرار گرفت و از آنها درخواست شد كه با توجه به سو الات در نظر گرفته شده براي سنجش متغيرهاي مورد نظر روا بودن سو الات را با استفاده از پنج گزينهي كاملا مناسب مناسب نسبتا مناسب نامناسب و كاملا نامناسب مشخص نمايند. پرسشنامهها پس از عودت با استفاده از روشهاي آماري مورد بررسي قرار گرفت و در نهايت روايي پرسشنامهي سطح به كارگيري سيستمهاي اطلاعاتي مديريت 83 درصد و روايي ساختار سازماني 82 درصد تعيين گرديد. پايايي پرسشنامه نيز به روش آزمون - بازآزمون مورد بررسي قرار گرفت. بدين صورت كه پرسشنامهي تنظيم شدهي نهايي به 10 نفر از افراد جامعه آماري در طي دو مرحله با فاصلهي زماني 10 روزه توزيع گرديد سپس با استفاده از نرمافزار آماري SPSS همبستگي نتايج حاصل از مرحلهي اول و دوم با استفاده از ضريب همبستگي Spearman محاسبه شد و در انتها پايايي پرسشنامهي تعيين سطح به كار گيري سيستمهاي اطلاعاتي مديريت 92 درصد و پرسشنامهي ساختار سازماني 88 درصد تعيين گرديد. به منظور گردآوري دادهها پژوهشگران پرسشنامهي مورد اشاره را به اعضاي نمونهي پژوهش اراي ه نمودند و براي حصول اطمينان از دقت و كيفيت دادهها توضيحات حضوري نيز به پاسخگويان داده شد. بعد از ورود دادههاي خام به نرمافراز آماري SPSS ابتدا با استفاده از آمار توصيفي (فراواني و ميانگين) ميزان متغيرهاي سه گانهي ساختار سازماني شامل تمركز رسميت و پيچيدگي و سطح به كار گيري نظامهاي اطلاعاتي مديريت محاسبه گرديد و سپس به منظور بررسي ارتباط بين استقرار سيستمهاي اطلاعاتي مديريت با متغيرهاي ساختار سازماني از آزمونهاي همبستگي Kendall Spearman استفاده شد. يافتهها تجزيه و تحليل آمار توصيفي در خصوص اطلاعات زمينهاي پاسخگويان نشان داد كه 106 نفر (27/5 درصد) از پاسخگويان را زنان و 279 نفر (72/5 درصد) باقيمانده را مردان تشكيل دادند. بيشترين درصد پاسخگويان (23/6 درصد) در گروه سني 30-34 سال قرار داشتند. بيشترين درصد پاسخگويان (21/0 درصد) بين 6-10 سال سابقه خدمت داشتند. 322 نفر (83/6 درصد) از پاسخگويان داراي مدرك ليسانس بودند. از نظر پست سازماني 271 نفر (70/4 درصد) از پاسخگويان كارشناس و 113 نفر (29/4 درصد) كارشناس ارشد بودند. ميانگين متغير تعيين سطح به كار گيري سيستم اطلاعاتي مديريت برابر با 58/69 بيشترين نمره برابر با 87 و كمترين نمره برابر با 30 بود و بيشترين فراواني در نمرهي 51 متمركز بود.
بررسي رابطهي استقرار سيستمهاي اطلاعاتي مديريت و ساختار... نحوهي توزيع متغير سطح به كار گيري سيستم اطلاعاتي مديريت و نمرهي اكتسابي 75 درصد از پاسخگويان نشان داد كه ميزان استفادهي مديران از سيستم اطلاعاتي مديريت در ادارات مورد مطالعه در سطح به نسبت بالايي نيست. اين بدين معني است كه مديران در كليهي سطوح از سيستمهاي اطلاعاتي مديريت و اطلاعات حاصل از آن در جهت اخذ تصميمات استفادهي خيلي زيادي نميكنند. ميانگين متغير تمركز برابر با 30/02 بود. بيشترين مقدار برابر با 42 و كمترين مقدار برابر با 15 بود و بيشترين فراواني متعلق به نمرهي 31 بود. با توجه به نحوهي توزيع متغير تمركز در بين پاسخگويان مشاهده گرديد كه نيمي از پاسخگويان نمرهي در حدود 20 دريافت كردهاند و نمرهي اكتسابي 75 درصد از آنها (نمرهي زير 25) نشان داد كه اين ادارات ادارات متمركزي نيستند و تصميمات اتخاذ شده در سطوح پايين گرفته ميشود. اين بدين معني است كه ادارات مورد مطالعه به اندازهي كافي بزرگ هستند كه مقام ارشد اين ادارات قادر به اخذ تمامي تصميمات نيست. ميانگين متغير رسميت برابر با 22/95 بيشترين مقدار برابر با 33 و كمترين مقدار برابر با 12 بود و بيشترين فراواني متعلق به نمرهي 21 بود. با توجه به توزيع فراوانيها نمرات 75 درصد از پاسخگويان (نمرات بالاي 20) نشان داد كه ميزان رسميت در ادارات مورد مطالعه بالا است. ميانگين سو الات متغير پيچيدگي برابر با 11/82 بيشترين مقدار برابر با 18 وكمترين مقدار برابر با 3 بود و بيشترين فراواني در نمرهي 9 متمركز شده بود. با توجه به فراواني نمرههاي پاسخگويان مشاهده گرديد كه 75 درصد از آنها (نمرات بالاي 15) معتقد بودند كه در سازمانشان پيچيدگي زياد وجود دارد. يعني ميزان تفكيك افقي و عمودي بين واحدها بر اساس ميزان پراكندگي واحدها و امكانات و نيروهاي انساني از لحاظ سازماندهي جغرافيايي زياد است. با توجه به نتايج آماري فوق ميانگين كل متغير ساختار سازماني برابر با 64/91 بود. بيشترين مقدار برابر با نمرهي 84 و كمترين مقدار آن برابر با نمرهي 39 بود (جدول 1). در خصوص تعيين رابطهي بين استقرار سيستمهاي اطلاعاتي مديريت و ميزان تمركز در تصميمگيري با توجه به اين كه ضرايب همبستگي Kendall Spearman با ضريب اطمينان 95 درصد (0/05= α) به ترتيب برابر با 0/408 و 0/309 محاسبه گرديد و سطح معنيداري هر دو آزمون < 0/001 P به دست آمد در نتيجه بين دو متغير سيستم اطلاعاتي مديريت و تمركز رابطهي مستقيم خطي وجود داشت. معنيدار جدول 1: توصيف متغيرهاي ساختار سازماني در ادارات متغير تمركز رسميت پيچيدگي ساختار سازماني دولتي شهر كرمان ميانگين بيشترين نمره شاخص كمترين نمره نمرهي و اكتسابي 75 15 12 3 39 42 33 18 84 30/02 22/95 11/82 64/91 درصد نمونه كمتر از 25 بيشتر از 20 بيشتر از 15 رابطهي بين سيستمهاي اطلاعاتي مديريت و رسميت با توجه به اين كه ضرايب همبستگي Kendall Spearman با ضريب اطمينان 95 درصد (0/05 = α) به ترتيب برابر با 0/314- و 0/238- محاسبه گرديد در نتيجه بين دو متغير استقرار سيستم اطلاعاتي مديريت و رسميت رابطهي معنيدار معكوس خطي وجود داشت. بين دو متغير استقرار سيستم اطلاعاتي مديريت و ميزان پيچيدگي با ضرايب همبستگي به دست آمده Spearman Kendall به ترتيب برابر با 0/449 و 0/527 و با ضريب اطمينان 95 درصد (0/05 = α) رابطهي معنيدار و مستقيم خطي وجود داشت (جدول 2).
محمود نكويي مقدم و همكاران متغير ساختار سازماني تمركز رسميت پيچيدگي جدول 2: رابطهي بين سطح به كار گيري سيستمهاي اطلاعاتي مديريت و ساختار سازماني با استفاده از ضرايب همبستگي Kendall و Spearman استقرار سيستم اطلاعاتي مديريت Spearman Kendall فراواني ضريب همبستگي P value ضريب همبستگي P value < 0/001 0/ 309 384 < 0/ 001 0/ 408 Spearman Kendall فراواني ضريب همبستگي P value ضريب همبستگي P value < 0/001-0/ 238 384 < 0/ 001-0/ 314 Kendall Kendall فراواني ضريب همبستگي P value ضريب همبستگي P value < 0/001 0/ 527 384 < 0/ 001 0/ 449 به منظور تعيين ارتباط بين متغيرهاي سيستمهاي اطلاعاتي مديريت ساختار سازماني و متغيرهاي زمينهاي سن و سابقهي خدمت از تحليل لگ خطي براي تعيين استقلال يا عدم استقلال بين متغيرها استفاده گرديد كه با استفاده از آزمون χ2 نسبت درست نمايي وجود يا عدم وجود ارتباط معنيدار بين متغيرهاي سه گانه تعيين گرديد كه نتايج به شرح ذيل به دست آمد: بين دو متغير استقرار سيستم اطلاعاتي مديريت و ميزان تمركز سازماني در سطوح سن و سابقهي خدمت رابطهي معنيدار مستقيم وجود داشت كه با افزايش سن و سابقهي خدمت ميزان همبستگي دو متغير اصلي نيز افزايش يافت. بين متغير رسميت و استقرار سيستمهاي اطلاعاتي مديريت در سطوح سن و سابقهي خدمت به تفكيك رابطهي معنيدار معكوس وجود داشت. به عبارت ديگر اگرچه با افزايش سن و سابقهي خدمت ميزان همبستگي بين دو متغير اصلي كاهش يافت ولي همچنان بين سطح به كار گيري سيستمهاي اطلاعاتي مديريت و ميزان رسميت رابطهي معنيدار معكوس وجود داشت. بين سيستمهاي اطلاعاتي مديريت پيچيدگي در سطوح سن و سابقهي خدمت رابطهي معنيدار مثبتي مشاهده گرديد كه با افزايش سن و سابقه خدمت ميزان همبستگي بين دو متغير اصلي نيز افزايش يافت. بحث نتايج نشان داد كه بين استقرار سيستمهاي اطلاعاتي مديريت و ساختار سازماني ارتباط معنيدار وجود دارد. ضامنجاني نيز در پژوهش خود تحت عنوان "تا ثير فنآوري اطلاعات بر ساختار سازمان" نشان داد كه ارتباط معنيدار بين فنآوريهاي اطلاعاتي و ساختار سازماني وجود دارد كه با نتيجهي كلي پژوهش حاضر همخواني داشت (8). Spanos و همكاران نيز در پژوهش خود با عنوان "تا ثير فنآوري اطلاعات و ارتباطات بر ساختار شركتها: گواهي از اقتصاد در حال گذار" به اهميت ارتباط بين سطح فعلي و آيندهي استفاده از انواع مختلف فنآوريهاي اطلاعات و ارتباطات پيشرفته با تغييرات در ساختار سازماني پي بردند (9). Wang و همكار نيز ارتباط معنيدار بين زمينههاي سازماني نظير درجهي تمركز و رسميت و اثربخشي برنامهريزي نظام اطلاعات را تا ييد نمودند (10). بخشي از نتايج پژوهش حاضر در رابطه با ساختار سازماني بيانگر اين بود كه ادارات مورد بررسي از نظر مو لفههاي ساختار طبق الگوي Robins داراي عدم تمركز در تصميمگيري به لحاظ بزرگي و دامنهي فعاليت ادارات ميزان پيچيدگي و ميزان رسميت بالا به لحاظ ساختار بروكراسي حاكم بر سازمانهاي دولتي بودند.
بررسي رابطهي استقرار سيستمهاي اطلاعاتي مديريت و ساختار... در اين پژوهش نشان داده شد كه هر قدر سطح استفاده از سيستمهاي اطلاعاتي در ادارات مورد مطالعه بيشتر باشد تمركز و سرعت در تصميمگيري سطح مديريت عالي سازمان بيشتر خواهد بود. نتيجه اين بخش با تحقيقات Trist و همكار مبني بر تا ييد تا ثير فنآوري بر ساختار سازماني و تغيير حوزهي تصميمگيري از سطح گروهها و كاركنان رد يه اجرايي به سوي مديران يعني تمركز در تصميمگيري و كنترل بيشتر سرپرستان همخواني داشت (11). همچنين نتايج اين پژوهش همانند پژوهش Motohashi و همكار جزء اولين مطالعاتي است كه ارتباط بين سيستمهاي اطلاعاتي مديريت و به طور كلي فنآوريهاي اطلاعاتي را با تمركز در تصميمگيري در ادارات و سازمانهاي خدماتي مورد تا ييد قرار داد (12). البته لازم به توضيح است كه اين بخش از نتايج پژوهش با تحقيق Leavitt و همكار مبني بر ارتباط معنيدار و معكوس فنآوري اطلاعات و تمركز صريب همبستگي 0/68- مغايرت داشت (13). آنها نتيجه گرفتند كه عدم تمركز سازمان را از به كار گيري وسيع مدارك و روشهاي رسمي بينياز ميكند و باعث كاهش ارتباطات بيهوده ميگردد اما در اين پژوهش با افزايش سطح به كار گيري سيستمهاي اطلاعاتي مديريت و تا مين اطلاعات مورد نياز براي تصميمگيري خاص مديران موجب تمركز در تصميمگيري گرديده است. البته اين ميتواند گوياي تفاوت در فنآوري مورد مطالعه و فرهنگ سازماني تا ثير اين تفاوتها بر ساختار و مو لفهي تمركز باشد. لذا تصميمگيرندگان كه بيشتر در رأس سازمانها و ادارات قرار دارند راحتتر و سريعتر ميتوانند تصميم بگيرند و احتمال دارد تشكيل جلسات به منظور تصميمگيري كاهش پيدا كند كه به صورت تمركز در تصميمگيري در سطح سازمان نمود پيدا ميكند. چرا كه مديران براي تصميمگيري كمتر به برقراري ارتباطات حضوري و رو در رو در جلسات ميپردازند كه اين امر موجب تغيير در نگرش كاركنان و كاربران سيستمهاي اطلاعاتي به صورت تمركز در تصميمگيري شده است. در نهايت اين كه طبق تحقيقات قبلي و همچنين نتايج به دست آمده در اين پژوهش با روند گسترش سيستمهاي اطلاعاتي و شبكههاي ارتباطي چون مديران عالي سازمان به كمك سيستمهاي اطلاعاتي مديريت ارتباط بيشتري با يكديگر محدودهي قدرت بيشتري در حيطهي نظارت و كنترل و سرعت بيشتري در شناسايي مساي ل و سهولت در تصميمگيري دارند لذا تمركز در تصميمات و دخل و تصرف مديران عالي در تصميمات سازماني بيشتر خواهد بود. Nault در مقالهي خود تحت عنوان " نف آوري اطلاعات و طراحي سازمان: مكانيابي تصميمات و اطلاعات" نتيجه گرفت كه سيستم اطلاعات مديريت اطلاعات مورد نياز براي تصميمگيران را با استفاده از فنآوري اطلاعات فراهم ميكند در صورتي كه طراحي سازمان حوزههاي تصميمگيري را به سمت اطلاعات مربوط به آن قسمت هدايت ميكند. بنا بر اين سيستم اطلاعات مديريت با تمركز در تصميمگيري همراه است و طراحي سازمان با برخي از شكلهاي عدم تمركز در تصميمگيري مواجه بوده است (14). Gurbaxani نيز در مقالهي خود با عنوان "تا ثير نظامهاي اطلاعات بر سازمانها و بازارها" دريافتند كه فنآوري اطلاعات به دليل اين كه كيفيت و سرعت در فرآيند تصميمگيري مديريت سطوح عالي را ارتقاء ميبخشند باعث تمركز و يكپارچگي در تصميمگيري در سازمانها ميگردند (15). در مورد متغير رسميت نتايج نشان داد كه هر چه سطح به كار گيري سيستمهاي اطلاعاتي مديريت بيشتر باشد رسميت در سازمان كمتر خواهد بود. نتيجهي اين فرضيه با نتيجهي پژوهش ضامنجاني مبني بر رابطهي معكوس معنيدار بين سيستمهاي اطلاعاتي مديريت و تا ثير فنآوري اطلاعات با رسميت سازماني همخواني داشت. در پژوهش Spanos و همكاران نيز كاهش رسميت نتيجه استفاده بيشتر از انواع فنآوريهاي اطلاعاتي و ارتباطي بود (9). در خصوص متغير پيچيدگي نتيجه نشان داد كه هر چه استفاده از سطح به كار گيري سيستمهاي اطلاعاتي مديريت بيشتر باشد پيچيدگي ساختار سازماني بيشتر خواهد شد.
محمود نكويي مقدم و همكاران نتيجهي اين فرضيه با نتيجهي پژوهش Wigand در خصوص ميزان تا ثير فنآوري اطلاعات به خصوص پست الكترونيكي بر شكستن مرزهاي سلسله مراتبي بين سطوح مياني و اجرايي توسعه ارتباطات افقي و افزايش پيچيدگي افقي و نيز پژوهش ضامنجاني مبني بر تا ثير فنآوري اطلاعات بر افزايش پيچيدگي سازماني همخواني داشت( 7 8 ). Spanos و همكاران در بخشي از نتايج پژوهش خود ارتباط معنيدار بين استفاده از فنآوريهاي اطلاعات و ارتباطات و كاهش سلسله مراتب و پيچيدگي عمودي سازماني را تا ييد نمودند (9). بنا بر اين همانطوري كه توضيح داده شد ميزان به كار گيري سيستمهاي اطلاعاتي با پيچيدگي ساختار سازماني رابطهي مستقيم دارد و منجر به تخت شدن ساختار و افزايش پيچيدگي افقي سازمان ميگردد. ورود سيستمهاي اطلاعاتي مديريت و جريان سريع و زياد اطلاعات در سازمان منجر به اين گشته است كه محتواي برخي از مشاغل تغيير يابد و اين به لحاظ تغيير در ماهيت برخي فعاليتهاي سازمانهاست كه موجب ميگردد كارها طراحي مجدد گردند و به تبع آن محتواي برخي مشاغل تغيير نمايد و ساختار سازمان از شكل مكانيكي به طرف ارگانيكي پيش رود. لازمهي چنين ساختار سازماني ارگانيكي اين است كه افرادي با مهارتهاي بالا و تخصصي جايگزين كاركنان بدون مهارت گردند. جريان سريع و زياد اطلاعات در سيستم اطلاعاتي مديريت همچنين موجب ميگردد كه ساختار سازماني حوزههاي مختلف همپوشاني زيادي از طريق ارتباط نزديك افراد توانمند و متخصص داشته باشند. استفادهي صحيح و اثربخش از سيستم مديريت اطلاعات (MIS) حيطهي نظارت مديران را گسترش ميدهد و باعث افزايش پيچيدگي افقي ميشود. با كاهش سطوح عمودي سازماني محتواي برخي مشاغل تغيير نموده زمينه براي به كار گيري كاركنان با مهارت بالا و برخي پستهاي جديد همچون متخصص تجزيه و تحليل سيستمها افزايش مييابد و فرصت و زمينهي لازم براي رشد و غنيسازي مشاغل فراهم ميگردد نيل به اين هدف نيازمند برنامههاي آموزشي مناسب در سطج دواير سازمان و ادارات در راستاي ارتقاي مهارتهاي شغلي ميباشد. نتيجهگيري نتايج اين پژوهش يافتههاي مطالعات قبلي در خصوص وجود ارتباط بين انواع فنآوري اطلاعات و سيستمهاي اطلاعاتي با ساختار سازماني مورد را تا ييد قرار داد و آن را به عنوان يك مو لفهي مهم در شناخت سازمان و به طور كلي طراحي سيستمهاي اطلاعاتي مديريت تا ييد نمود. استقرار نظام اطلاعات مديريت در ادارات مورد بررسي باعث افزايش ميزان تمركز در تصميمگيري در سطوح مديريتي كاهش ميزان رسميت سازماني و افزايش پيچيدگي افقي و كاهش سلسله مراتب سازماني ميشود. لذا حاي ز اهميت است كه براي انطباق هر چه بيشتر بين ورود سيستمهاي اطلاعاتي مديريت و ساختار سازماني در راستاي استفادهي بهينه و اثربخش از اين سيستمها طراحي معماري سيستمهاي اطلاعاتي و طراحي مجدد ساختار سازماني به طور همزمان در قالب يك طرح تحول و توسعهي سازماني Development) (Organizational مورد توجه قرار گيرد. منابع
بررسي رابطهي استقرار سيستمهاي اطلاعاتي مديريت و ساختار... The relationship between establishment of management information systems and organizational structure in governmental offices in Kerman Mahmood Nekoeimoghadam, PhD 1 ; Ali Hasanzadeh 2 ; Vahid Yazdifeyzabadi 3 Abstract Introduction: Management information systems are an effective factor in improvement of managers' decision-making procedure. This study investigates the relationship between establishment of management information systems and organizational structure in governmental offices in the city of Kerman. Methods: This is a cross-sectional study and the study population includes experts working in the governmental offices in the city of Kerman. The size of sample was 385 experts based on cluster sampling method. Data were collected by a questionnaire comprised of two sections of management information systems and organizational structure (formality, complexity and centralization). The questionnaire was valid with 83% for management information system and 82% for organizational structure using content validity method. The reliability was 92% and 88% respectively by test-retest technique and correlation coefficient. Data were analyzed by entering to SPSS software and using Spearman's rank correlation, Kendall tau correlation coefficient and Log linear Model. Results: There was a significant direct relationship between management information systems and centralization variable with correlation coefficients (Kendall 408/0 and Spearman 309/0). The relationship between management information systems and formality variable was significant but inverse with correlation coefficients of Kendall 0.314 and Spearman 0.238. Conclusion: The establishment of management information system in governmental offices increased the centralization of decision-making in management levels and the horizontal complexity, and decreased organizational formalities and hierarchy. Keywords: Management Information Systems; Government Agencies; Administrative Structures. Type of article: Original research Received: 16 Jan, 2008 Accepted: 6 Sep, 2008 Citation: Nekoeimoghadam M, Hasanzadeh A, Yazdifeyzabadi V. Health Information Management 2008; 5 (1): 1. Assistant Professor, Health Services Management, Kerman University of Medical Sciences. Kerman, Iran (Corresponding Author) Email: mahmood.nekoeimoghadam@gmail.com 2. MSc, Government Management, Islamic Azad University Branch of Kerman. Kerman, Iran. 3. MSc, Health Services Management, Iran University of Medical Sciences. Tehran, Iran