ΕΠΑΦΟΣ Συστήματα Πληροφορικής Ελ. Βενιζέλου (Θησέως) 48 & Κανακίδη 1, 17676 ΚΑΛΛΙΘΕΑ Τηλ. 210-6990401 Fax 210-6990441 www.epafos.gr e-mail: support@epafos.gr δ-βάση Αναβάθμιση Γενικών Λυκείων Σεπτέμβριος 2015 Σχεδίαση Λογισμικού, Ανάπτυξη Προγραμμάτων και Τεχνική Υποστήριξη Τηλ. 210-6990401 Fax 210-6990441 www.epafos.gr
ΙΑΒΑΣΤΕ ΠΟΛΥ ΠΡΟΣΕΚΤΙΚΑ ΤΙΣ ΕΠΟΜΕΝΕΣ ΣΕΛΙ ΕΣ Αξιότιμοι Κυρίες - Κύριοι, Σας ενημερώνουμε ότι είναι διαθέσιμη η τελική έκδοση του λογισμικού δ-βαση (Version 30.10), με την οποία θα δημιουργήσετε το Νέο Σχολικό Έτος 2015-2016 και η οποία ενσωματώνει και όλες τις Αλλαγές στα Ωρολόγια Προγράμματα του 2015-2016. ΜΕΡΙΚΕΣ ΓΕΝΙΚΕΣ ΣΥΜΒΟΥΛΕΣ Πριν ξεκινήσετε την εφαρμογή του δ-βαση αυτή την περίοδο, θα θέλαμε να σας επισημάνουμε κάποια σημεία που θα διευκολύνουν το έργο σας και συγχρόνως θα κάνουν αποδοτικότερη την υποστήριξη που παρέχει η εταιρεία μας. Η πιο σημαντική παρατήρηση είναι ότι όλοι οι χρήστες του δ-βαση, ανεξάρτητα από την εμπειρία που διαθέτουν στους ηλεκτρονικούς υπολογιστές και στη χρήση λογισμικού, πρέπει να διαβάσουν τις οδηγίες πολύ προσεκτικά. Οι επόμενες σελίδες αποτελούν ένα συνοπτικό οδηγό, τον οποίο αν ακολουθήσετε σωστά είναι βέβαιο ότι δε θα ταλαιπωρηθείτε. Το τμήμα υποστήριξης του ΕΠΑΦΟΥ θα βρίσκεται στη διάθεσή σας για να δώσει λύσεις σε τέτοιου είδους προβλήματα. Η δεύτερη παρατήρηση αφορά στις παραμέτρους του δ-βαση. Έχει καταβληθεί ιδιαίτερη προσπάθεια από το τμήμα σχεδιασμού και ανάλυσης ώστε η εφαρμογή να χρειάζεται ελάχιστη προσαρμογή από την πλευρά των χρηστών και μόνο στα σημεία που επισημαίνονται σε αυτό το φυλλάδιο. Κατά συνέπεια μην τροποποιείτε καμία παράμετρο της εφαρμογής χωρίς να ρωτήσετε το τμήμα τεχνικής υποστήριξης του ΕΠΑΦΟΥ. Ειδικά κάποιες παράμετροι στην καρτέλα της τάξης είναι πολύ κρίσιμες και η άστοχη τροποποίησή τους οδηγεί σε λανθασμένα αποτελέσματα. Τέλος, αν κατά λάθος έγιναν τέτοιου είδους επεμβάσεις, πρέπει οπωσδήποτε να τις αναφέρετε στο τμήμα υποστήριξης. Χάνεται πολύτιμος χρόνος και για τις δύο πλευρές αν ο τεχνικός μας δεν καθοδηγείται στοιχειωδώς για το τι συμβαίνει στην εφαρμογή σας. Η τελευταία παρατήρηση αφορά στην κατάσταση του υπολογιστή σας και του εξοπλισμού σας γενικότερα. Πριν χρησιμοποιήσετε το δ-βαση και οποιαδήποτε άλλη διαχειριστική εφαρμογή βεβαιωθείτε ότι ο εξοπλισμός σας βρίσκεται σε άψογη κατάσταση. Παράλληλα, αν υπάρχουν γνωστά προβλήματα όπως «πάγωμα» του υπολογιστή, δίσκος που μερικές φορές δε δουλεύει σωστά κλπ, φροντίστε να λυθούν εγκαίρως πριν δημιουργήσουν σοβαρότερα προβλήματα. ΠΡΙΝ ΞΕΚΙΝΗΣΕΤΕ Προσοχή! Για να εγκαταστήσετε σωστά τη νέα έκδοση του δ-βαση θα πρέπει απαραιτήτως να έχετε εγκατεστημένη την έκδοση 30.00 ή οποιαδήποτε μεταγενέστερη. Αν αυτό δεν ισχύει, τότε επικοινωνήστε με το Τμήμα Υποστήριξης Λογισμικού. Επίσης, πριν ξεκινήσετε την εγκατάσταση της νέας έκδοσης θα πρέπει να κρατήσετε αντίγραφα ασφαλείας των δεδομένων σε όποιο εξωτερικό μέσο διαθέτετε. Η διαδικασία των αντιγράφων είναι αποκλειστική ευθύνη των υπευθύνων της εφαρμογής. Το αρχείο που περιέχει τα δεδομένα που πληκτρολογείτε και του οποίου πρέπει να κρατάτε αντίγραφο καθημερινά είναι το DB2000.MDB που βρίσκεται συνήθως στον κατάλογο C:\DB2000 του υπολογιστή σας. Η συγκεκριμένη εργασία περιγράφεται αναλυτικά στο εγχειρίδιο χρήσης του δ-βαση και με την ευκαιρία τονίζουμε για μία ακόμη φορά το πόσο σημαντική είναι. ΣΗΜΑΝΤΙΚΗ ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΗ Τα αντίγραφα ασφαλείας αποτελούν τη σημαντικότερη λειτουργία του δ-βαση (αλλά και κάθε άλλου προγράμματος), μολονότι οι χρήστες των μηχανογραφικών συστημάτων συχνά υποβαθμίζουν τη σημασία της και την αμελούν (μέχρι να χάσουν τα πολύτιμα στοιχεία τους και να είναι αναγκασμένοι να τα πληκτρολογήσουν εξ αρχής). Ανεξάρτητα από το πόσο καινούριος και καλός είναι ο υπολογιστής σας ή το πόσο καλό είναι το software που χρησιμοποιείτε, η λήψη σωστών και πολλαπλών αντιγράφων ασφαλείας πρέπει να αποτελεί την πρώτη σας φροντίδα και να γίνεται καθημερινά. Καμία εταιρεία ανάπτυξης λογισμικού δε φέρει οποιαδήποτε ευθύνη αν δεν έχετε πάντοτε ένα σωστό αντίγραφο ασφαλείας των δεδομένων σας. Έτσι και ο ΕΠΑΦΟΣ δε μπορεί να σας προσφέρει βοήθεια, αν χρειαστείτε το εφεδρικό αντίγραφο της βάσης και αυτό δεν είναι σωστό. Σελίδα 2 από 12
Η ΕΓΚΑΤΑΣΤΑΣΗ από το internet Για να εγκαταστήσετε τη νέα έκδοση του δ-βάση ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα: Βεβαιωθείτε ότι ο Η/Υ είναι συνδεδεμένος στο Internet Μέσα από την εφαρμογή επιλέξτε Βοήθεια Για την εφαρμογή Πιέστε τη συντόμευση Αναβάθμιση Νέας Έκδοσης Στο παράθυρο που θα εμφανιστεί επιλέξτε το αρχείο που επιθυμείτε να κατεβάσετε (δ-βάση Αναβάθμιση) και κάντε κλικ στο κουμπί συνέχεια Στο επόμενο παράθυρο, κάντε κλικ στο «Λήψη» και στην ερώτηση Αποθήκευση ως επιλέξτε την Επιφάνεια εργασίας (Desκtop) και πατήστε το κουμπί Αποθήκευση. Εάν εμφανιστεί μήνυμα επιβεβαίωσης αντικατάστασης του αρχείου πρέπει να απαντήσετε θετικά. Περιμένετε μέχρι να ολοκληρωθεί η λήψη του αρχείου Κλείστε όλες τις εφαρμογές που έχετε ανοιχτές (συμπεριλαμβανομένης του δ-βάση) Κάντε διπλό κλικ στο αρχείο Db.zip και εκτελέστε το Db.exe. Tο πρόγραμμα εγκατάστασης θα ξεκινήσει αυτόματα. Μόλις ολοκληρωθεί η διαδικασία της εγκατάστασης, ξεκινήστε την εφαρμογή ΣΗΜΑΝΤΙΚΗ ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΗ ΓΙΑ ΤΑ ΕΣΠΕΡΙΝΑ ΣΧΟΛΕΙΑ Στις οδηγίες που ακολουθούν, όπως πάντα, γίνεται αναφορά στην Α, Β και Γ τάξη του Γενικού Λυκείου. Αν το σχολείο σας είναι Εσπερινό Γενικό Λύκειο, τότε θα πρέπει να ακολουθήσετε τις οδηγίες που αφορούν την Α Γενικού Λυκείου για τις Α και Β τάξεις Εσπερινού Γενικού Λυκείου, τις οδηγίες της Β τάξης του Γενικού Λυκείου για τη Γ τάξη του Εσπερινού Γενικού Λυκείου και τέλος, τις οδηγίες της Γ τάξης του Γενικού Λυκείου για τη τάξη Εσπερινού Γενικού Λυκείου. Σελίδα 3 από 12
Οδηγίες για την έναρξη της νέας σχολικής χρονιάς 2015-2016 Βήμα 1ο ημιουργία Νέου Σχολικού Έτους Από την επιλογή Αρχεία Σχολικά Έτη Γενικά Στοιχεία, πιέστε το κουμπί Νέα Εγγραφή. Στο πεδίο "Κωδικός" δώστε την τιμή 15-16, στο πεδίο "Σχολική Χρονιά Από" δώστε την τιμή 2015, στο πεδίο "Σχολική Χρονιά Έως" δώστε την τιμή 2016 και πιέστε το κουμπί Αποθήκευση. Βήμα 2ο Επιλογή Νέου Σχολικού Έτους Από την επιλογή Αρχεία Σχολικά Έτη Αλλαγή Σχολικού Έτους, επιλέξτε το Σχολικό Έτος 15-16 και πιέστε το κουμπί Επιλογή. Βήμα 3ο Επανεγγραφή Τάξεων Από την επιλογή Αρχεία Τάξεις Αυτόματη Επανεγγραφή Τάξεων, επιλέξτε το Σχολικό Έτος 14-15 και πιέστε το κουμπί Ενημέρωση. Με τη διαδικασία αυτή θα μεταφερθούν από το Σχολικό Έτος Επανεγγραφής, οι τάξεις Α, Β και Γ Γενικού Λυκείου με τα μαθήματα τους. Βήμα 4ο Επανεγγραφή Τμημάτων Από την επιλογή Αρχεία Τμήματα Αυτόματη Επανεγγραφή Τμημάτων, φωτίστε το Σχολικό Έτος 14-15 και πιέστε το κουμπί Ενημέρωση. Με τη διαδικασία αυτή θα μεταφερθούν από το Σχολικό Έτος Επανεγγραφής, όλα τα Τμήματα της Α, Β και Γ Γενικού Λυκείου. Βήμα 5ο ημιουργία Τμημάτων Προσανατολισμού Γ Τάξης Από την επιλογή Αρχεία Τμήματα Γενικά Στοιχεία θα πρέπει δημιουργήσετε τα Τμήματα Προσανατολισμού (Ανθρωπιστικών Σπουδών / Θετικών Σπουδών / Σπουδών Οικονομίας και Πληροφορικής) που θα έχει η Γ Τάξη του Ημερησίου Λυκείου ( Τάξη Εσπερινού). Αυτό μπορείτε να το καθορίσετε κατά την δημιουργία του τμήματος επιλέγοντας στον Τύπο Τμήματος την αντίστοιχη τιμή. Σελίδα 4 από 12
Βήμα 6ο Επανεγγραφή Επιτυχόντων Μαθητών Από την επιλογή Αρχεία Μαθητές Αυτόματη Επανεγγραφή Επιτυχόντων Μαθητών, φωτίστε το Σχολικό Έτος 14-15 και πιέστε το κουμπί Ενημέρωση. Στον πίνακα που ακολουθεί στο πεδίο "Τάξεις Σχολικού Έτους Σε: 15-16" επιλέξτε τις τάξεις Β και Γ Γενικού Λυκείου όπως φαίνεται παρακάτω και στην συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί Ενημέρωση. Με αυτόν τον τρόπο θα επανεγγραφούν αυτόματα όλοι οι Επιτυχόντες Μαθητές του Σχολικού Έτους 2014-2015. Τους μαθητές αυτούς πρέπει να τους κατανείμετε σε Τμήματα Προσανατολισμού. Βήμα 7ο Επανεγγραφή Απορριφθέντων Μαθητών Από την επιλογή Αρχεία Μαθητές Αυτόματη Επανεγγραφή Απορριφθέντων Μαθητών, φωτίστε το Σχολικό Έτος 14-15 και πιέστε το κουμπί Ενημέρωση. Με αυτόν τον τρόπο θα επανεγγραφούν αυτόματα όλοι οι Μαθητές τους Σχολικού Έτους 2014-2015 οι οποίοι δεν προήχθησαν στην επόμενη Τάξη. Οι μαθητές θα πρέπει να κατανεμηθούν σε Τμήματα Προσανατολισμού. Βήμα 8ο Επανεγγραφή και χαρακτηρισμός Μαθητών οι οποίοι δεν έλαβαν Απολυτήριο Ενιαίου/Γενικού Λυκείου και δεν φοιτούν Αν έχετε μαθητές οι οποίοι δεν έλαβαν Απολυτήριο Ενιαίου ή Γενικού Λυκείου κατά τα Προηγούμενα Σχολικά Έτη και δεν θα φοιτήσουν φέτος ξανά στην Γ' Γενικού Λυκείου, αλλά έκαναν δήλωση στο σχολείο σας ότι θα συμμετάσχουν στις πανελλαδικές εξετάσεις, τότε: Εάν οι μαθητές αυτοί φοιτούσαν στο σχολείο σας, από την επιλογή Αρχεία Μαθητές Γενικά Στοιχεία αφού ορίσετε την εμφάνιση από τα Φίλτρα Επιλογής, κάντε κλικ στο κουμπί Επανεγγραφή και μεταφέρετέ τους στην τρέχουσα Σχολική Χρονιά. Εάν οι μαθητές αυτοί ΕΝ φοιτούσαν σε παλαιότερη σχολική χρονιά στο σχολείο σας, από την επιλογή Αρχεία Μαθητές Γενικά Στοιχεία, αφού ορίσετε την εμφάνιση από τα Φίλτρα Επιλογής, κάντε κλικ στο κουμπί Νέα Εγγραφή. Από την καρτέλα Τάξη - Τμήμα θα πρέπει να ορίσετε: Τάξη, Τμήμα Γενικής Παιδείας, Τμήμα Προσανατολισμού, Τμήμα Ξένων Γλωσσών, Τμήμα Επιλογής (εάν δεν θέλετε αυτοί οι μαθητές να εμφανίζονται στο ίδιο τμήμα με τους μαθητές που φοιτούν κανονικά στο σχολείο σας, μπορείτε να δημιουργήσετε νέα τμήματα και να εισάγετε τους μαθητές αυτούς στα νέα αυτά τμήματα). Εάν οι μαθητές πέρυσι είχανε Απαλλαγή σε κάποιο από τα μαθήματα, θα πρέπει να το δηλώσετε και φέτος (Προσοχή! Μην αλλάξετε την ένδειξη Υπολογίζεται στον ΓΜΟ). Εάν οι μαθητές πέρυσι είχαν διαφορετική έκδοση αποτελεσμάτων (πχ. Μουσουλμάνοι των νομών Θράκης, Αλλοδαποί που φοιτούν 1η Χρονιά ή 2η Χρονιά στην Ελλάδα), θα πρέπει να δηλώσετε την ίδια έκδοση αποτελεσμάτων και φέτος. Στην ερώτηση Συμμετέχει στις Πανελλαδικές Εξετάσεις δηλώστε Όχι και στην Αιτιολογία επιλέξτε Υποψήφιος που δεν έλαβε Απολυτήριο Ενιαίου Λυκείου κατά τα Προηγούμενα Σχολικά Έτη και ΕΝ ΦΟΙΤΑ. ΠΡΟΣΟΧΗ!!!: Αν έχετε μαθητές που δεν έλαβαν Απολυτήριο Ενιαίου ή Γενικού Λυκείου κατά τα Προηγούμενα Σχολικά Έτη και δεν θα φοιτήσουν φέτος ξανά στην Γ' Γενικού Λυκείου, ΕΝ θα εξεταστούν πανελλαδικά, αλλά μόνο ενδοσχολικά για την λήψη απολυτηρίου, τότε στην Αιτιολογία επιλέξτε Υποψήφιος για λήψη Απολυτηρίου με Ενδοσχολικές Εξετάσεις, που δεν έλαβε Απολυτήριο και Ε ΦΟΙΤΑ. Στην ερώτηση Σχολικό Έτος Φοίτησης επιλέξτε το Σχολικό Έτος κατά το οποίο φοίτησε ο μαθητής στην Γ' Ενιαίου (Γενικού) Λυκείου (εύρος τιμών από 1999-2000 έως 2014-2015). Αφού αποθηκεύσετε τον μαθητή στο σύστημα, θα πρέπει να μεταφέρετε τη βαθμολογία του στη φετινή σχολική χρονιά. Φωτίστε το μαθητή και χωρίς να κλείσετε το παράθυρο των γενικών στοιχείων, επιλέξτε: Αρχεία Μαθητές Βαθμοί. Μόλις εμφανιστεί η καρτέλα της βαθμολογίας του, πιέστε το κουμπί Μεταφορά Βαθμολογίας. Θα πρέπει να αντιπαραβάλετε τους βαθμούς της καρτέλας της βαθμολογίας του μαθητή με την χειρόγραφη καρτέλα του σχολείου. Σελίδα 5 από 12
ΟΙ ΣΩΣΤΕΣ ΠΑΡΑΜΕΤΡΟΙ ΣΤΙΣ ΚΑΡΤΕΛΕΣ ΤΑΞΕΩΝ ΤΟΥ δ-βάση. Στις επόμενες σελίδες ακολουθούν οι σωστές τιμές των παραμέτρων που υπάρχουν στις καρτέλες τάξεων του δ-βάση. Θα πρέπει από την επιλογή Εκτυπώσεις Τάξεων Έντυπα να εκτυπώσετε τις καρτέλες των τάξεων του δικού σας συστήματος και να τις αντιπαραβάλλετε με τις αντίστοιχες καρτέλες που βρίσκονται στις επόμενες σελίδες. Αν εντοπίσετε οποιαδήποτε διαφορά, πρέπει να επικοινωνήσετε άμεσα με το Τμήμα Υποστήριξης Λογισμικού. ΚΑΡΤΕΛΑ ΤΑΞΗΣ Α' ΓΕΝΙΚΟΥ ΛΥΚΕΙΟΥ Προσοχή! Μόνο για τα μαθήματα Ξένης Γλώσσας Γενικής Παιδείας (Αγγλικά, Γαλλικά, Γερμανικά), αν στην στήλη (Τμήμα) έχετε διαφορετική ένδειξη (ΚΕΝΟ αντί για ΝΑΙ), μην κάνετε καμία τροποποίηση. Σελίδα 6 από 12
ΚΑΡΤΕΛΑ ΤΑΞΗΣ Β' ΓΕΝΙΚΟΥ ΛΥΚΕΙΟΥ Προσοχή! Για τα μαθήματα Ξένης Γλώσσας Γενικής Παιδείας (Αγγλικά, Γαλλικά, Γερμανικά), αν στην στήλη (Τμήμα) έχετε διαφορετική ένδειξη (ΚΕΝΟ αντί για ΝΑΙ), μην κάνετε καμία τροποποίηση. Σελίδα 7 από 12
ΚΑΡΤΕΛΑ ΤΑΞΗΣ Γ' ΓΕΝΙΚΟΥ ΛΥΚΕΙΟΥ Προσοχή! Μόνο για τα μαθήματα Ξένης Γλώσσας Γενικής Παιδείας (Αγγλικά, Γαλλικά, Γερμανικά), αν στην στήλη (Τμήμα) έχετε διαφορετική ένδειξη (ΚΕΝΟ αντί για ΝΑΙ), μην κάνετε καμία τροποποίηση. Σελίδα 8 από 12
ΚΑΡΤΕΛΑ ΤΑΞΗΣ Α' ΕΣΠΕΡΙΝΟΥ ΓΕΝΙΚΟΥ ΛΥΚΕΙΟΥ Προσοχή! Μόνο για τα μαθήματα Ξένης Γλώσσας Γενικής Παιδείας (Αγγλικά, Γαλλικά, Γερμανικά), αν στην στήλη (Τμήμα) έχετε διαφορετική ένδειξη (ΚΕΝΟ αντί για ΝΑΙ), μην κάνετε καμία τροποποίηση. Σελίδα 9 από 12
ΚΑΡΤΕΛΑ ΤΑΞΗΣ Β' ΕΣΠΕΡΙΝΟΥ ΓΕΝΙΚΟΥ ΛΥΚΕΙΟΥ Προσοχή! Μόνο για τα μαθήματα Ξένης Γλώσσας Γενικής Παιδείας (Αγγλικά, Γαλλικά, Γερμανικά), αν στην στήλη (Τμήμα) έχετε διαφορετική ένδειξη (ΚΕΝΟ αντί για ΝΑΙ), μην κάνετε καμία τροποποίηση. Σελίδα 10 από 12
ΚΑΡΤΕΛΑ ΤΑΞΗΣ Γ' ΕΣΠΕΡΙΝΟΥ ΓΕΝΙΚΟΥ ΛΥΚΕΙΟΥ Προσοχή! Για τα μαθήματα Ξένης Γλώσσας Γενικής Παιδείας (Αγγλικά, Γαλλικά, Γερμανικά), αν στην στήλη (Τμήμα) έχετε διαφορετική ένδειξη (ΚΕΝΟ αντί για ΝΑΙ), μην κάνετε καμία τροποποίηση. Σελίδα 11 από 12
ΚΑΡΤΕΛΑ ΤΑΞΗΣ ' ΕΣΠΕΡΙΝΟΥ ΓΕΝΙΚΟΥ ΛΥΚΕΙΟΥ Σελίδα 12 από 12