δ-βάση Αναβάθµιση Σεπτεµβρίου 2015 Επαγγελµατικά Λύκεια ΕΠΑ.Λ. Σχεδίαση Λογισµικού, Ανάπτυξη Προγραµµάτων και Τεχνική Υποστήριξη

Transcript

1 ΕΠΑΦΟΣ Συστήµατα Πληροφορικής Ελ. Βενιζέλου (Θησέως) 48 & Κανακίδη 1, ΚΑΛΛΙΘΕΑ Τηλ Fax δ-βάση Αναβάθµιση Σεπτεµβρίου 2015 Επαγγελµατικά Λύκεια ΕΠΑ.Λ. Σχεδίαση Λογισµικού, Ανάπτυξη Προγραµµάτων και Τεχνική Υποστήριξη Τηλ Fax

2 ΙΑΒΑΣΤΕ ΠΟΛΥ ΠΡΟΣΕΚΤΙΚΑ ΤΙΣ ΕΠΟΜΕΝΕΣ ΣΕΛΙ ΕΣ Αξιότιµοι Κυρίες - Κύριοι, Σας ενηµερώνουµε ότι είναι διαθέσιµη η τελική έκδοση του λογισµικού δ-βαση (Version 30.15) µε την οποία θα δηµιουργήστε το Νέο Σχολικό Έτος και η οποία ενσωµατώνει όλες τις Αλλαγές στα Ωρολόγια Προγράµµατα του ΜΕΡΙΚΕΣ ΓΕΝΙΚΕΣ ΣΥΜΒΟΥΛΕΣ Πριν ξεκινήσετε την εφαρµογή του δ-βαση αυτή την περίοδο, θα θέλαµε να σας επισηµάνουµε κάποια σηµεία που θα διευκολύνουν το έργο σας και συγχρόνως θα κάνουν αποδοτικότερη την υποστήριξη που παρέχει η εταιρεία µας. Η πιο σηµαντική παρατήρηση είναι ότι όλοι οι χρήστες του δ-βαση, ανεξάρτητα από την εµπειρία που διαθέτουν στους ηλεκτρονικούς υπολογιστές και στη χρήση λογισµικού, πρέπει να διαβάσουν τις οδηγίες πολύ προσεκτικά. Οι επόµενες σελίδες αποτελούν ένα συνοπτικό οδηγό, τον οποίο αν ακολουθήσετε σωστά είναι βέβαιο ότι δε θα ταλαιπωρηθείτε. Το τµήµα υποστήριξης του ΕΠΑΦΟΥ θα βρίσκεται στη διάθεσή σας για να δώσει λύσεις σε τέτοιου είδους προβλήµατα. Η δεύτερη παρατήρηση αφορά στις παραµέτρους του δ-βαση. Έχει καταβληθεί ιδιαίτερη προσπάθεια από το τµήµα σχεδιασµού και ανάλυσης ώστε η εφαρµογή να χρειάζεται ελάχιστη προσαρµογή από την πλευρά των χρηστών και µόνο στα σηµεία που επισηµαίνονται σε αυτό το φυλλάδιο. Κατά συνέπεια µην τροποποιείτε καµία παράµετρο της εφαρµογής χωρίς να ρωτήσετε το τµήµα τεχνικής υποστήριξης του ΕΠΑΦΟΥ. Ειδικά κάποιες παράµετροι στην καρτέλα της τάξης είναι πολύ κρίσιµες και η άστοχη τροποποίησή τους οδηγεί σε λανθασµένα αποτελέσµατα. Τέλος, αν κατά λάθος έγιναν τέτοιου είδους επεµβάσεις, πρέπει οπωσδήποτε να τις αναφέρετε στο τµήµα υποστήριξης. Χάνεται πολύτιµος χρόνος και για τις δύο πλευρές αν ο τεχνικός µας δεν καθοδηγείται στοιχειωδώς για το τι συµβαίνει στην εφαρµογή σας. Η τελευταία παρατήρηση αφορά στην κατάσταση του υπολογιστή σας και του εξοπλισµού σας γενικότερα. Πριν χρησιµοποιήσετε το δ-βαση και οποιαδήποτε άλλη διαχειριστική εφαρµογή βεβαιωθείτε ότι ο εξοπλισµός σας βρίσκεται σε άψογη κατάσταση. Παράλληλα, αν υπάρχουν γνωστά προβλήµατα όπως «πάγωµα» του υπολογιστή, δίσκος που µερικές φορές δε δουλεύει σωστά κλπ, φροντίστε να λυθούν εγκαίρως πριν δηµιουργήσουν σοβαρότερα προβλήµατα. ΠΡΙΝ ΞΕΚΙΝΗΣΕΤΕ Πριν ξεκινήσετε την εγκατάσταση της νέας έκδοσης θα πρέπει να κρατήσετε αντίγραφα ασφαλείας των δεδοµένων σε δισκέτες ή σε όποιο άλλο µέσο διαθέτετε. Η διαδικασία των αντιγράφων είναι αποκλειστική ευθύνη των υπευθύνων της εφαρµογής. Το αρχείο που περιέχει τα δεδοµένα που πληκτρολογείτε και του οποίου πρέπει να κρατάτε αντίγραφο καθηµερινά είναι το DB2000.MDB που βρίσκεται στον κατάλογο C:\DB2000 του υπολογιστή σας. Η συγκεκριµένη εργασία περιγράφεται αναλυτικά στο εγχειρίδιο χρήσης του δ-βαση και µε την ευκαιρία τονίζουµε για µία ακόµη φορά το πόσο σηµαντική είναι. ΣΗΜΑΝΤΙΚΗ ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΗ Τα αντίγραφα ασφαλείας αποτελούν τη σηµαντικότερη λειτουργία του δ-βαση (αλλά και κάθε άλλου προγράµµατος), µολονότι οι χρήστες των µηχανογραφικών συστηµάτων συχνά υποβαθµίζουν τη σηµασία της και την αµελούν (µέχρι να χάσουν τα πολύτιµα στοιχεία τους και να είναι αναγκασµένοι να τα πληκτρολογήσουν εξ αρχής). Ανεξάρτητα από το πόσο καινούριος και καλός είναι ο υπολογιστής σας ή το πόσο καλό είναι το software που χρησιµοποιείτε, η λήψη σωστών και πολλαπλών αντιγράφων ασφαλείας πρέπει να αποτελεί την πρώτη σας φροντίδα και να γίνεται καθηµερινά. Καµία εταιρεία ανάπτυξης λογισµικού δε φέρει οποιαδήποτε ευθύνη αν δεν έχετε πάντοτε ένα σωστό αντίγραφο ασφαλείας των δεδοµένων σας. Έτσι και ο ΕΠΑΦΟΣ δε µπορεί να σας προσφέρει βοήθεια, αν χρειαστείτε το εφεδρικό αντίγραφο της βάσης και αυτό δεν είναι σωστό. Σελίδα 2 από 7

3 Η ΕΓΚΑΤΑΣΤΑΣΗ από το internet Για να εγκαταστήσετε τη νέα έκδοση του δ-βάση ακολουθήστε τα παρακάτω βήµατα: Βεβαιωθείτε ότι ο Η/Υ είναι συνδεδεµένος στο Internet Μέσα από την εφαρµογή επιλέξτε Βοήθεια Για την εφαρµογή Πιέστε τη συντόµευση Αναβάθµιση Νέας Έκδοσης Στο παράθυρο που θα εµφανιστεί επιλέξτε το αρχείο που επιθυµείτε να κατεβάσετε (δ-βάση Αναβάθµιση) και κάντε κλικ στο κουµπί συνέχεια Στο επόµενο παράθυρο, κάντε κλικ στο «Λήψη» και στην ερώτηση Αποθήκευση ως επιλέξτε την Επιφάνεια εργασίας (Desκtop) και πατήστε το κουµπί Αποθήκευση. Εάν εµφανιστεί µήνυµα επιβεβαίωσης αντικατάστασης του αρχείου πρέπει να απαντήσετε θετικά. Περιµένετε µέχρι να ολοκληρωθεί η λήψη του αρχείου Κλείστε όλες τις εφαρµογές που έχετε ανοιχτές (συµπεριλαµβανοµένης του δ-βάση) Κάντε διπλό κλικ στο αρχείο Db.zip και εκτελέστε το Db.exe. Tο πρόγραµµα εγκατάστασης θα ξεκινήσει αυτόµατα. Μόλις ολοκληρωθεί η διαδικασία της εγκατάστασης, ξεκινήστε την εφαρµογή Σελίδα 3 από 7

4 Οδηγίες χειρισµού για την έναρξη της Νέας Σχολικής Χρονιάς Βήµα 1ο ηµιουργία Νέου Σχολικού Έτους Από την επιλογή Αρχεία Σχολικά Έτη Γενικά Στοιχεία, πιέστε το κουµπί Νέα Εγγραφή. Στο πεδίο "Κωδικός" δώστε την τιµή 15-16, στο πεδίο "Σχολική Χρονιά Από" δώστε την τιµή 2015, στο πεδίο "Σχολική Χρονιά Έως" δώστε την τιµή 2016 και πιέστε το κουµπί Αποθήκευση. Βήµα 2ο Επιλογή Νέου Σχολικού Έτους Από την επιλογή Αρχεία Σχολικά Έτη Αλλαγή Σχολικού Έτους, φωτίστε το Σχολικό Έτος και πιέστε το κουµπί Επιλογή. Βήµα 3ο Επανεγγραφή Τάξεων Από την επιλογή Αρχεία Τάξεις Αυτόµατη Επανεγγραφή Τάξεων, φωτίστε το Σχολικό Έτος και πιέστε το κουµπί Ενηµέρωση. Με τη διαδικασία αυτή θα µεταφερθούν από το Σχολικό Έτος Επανεγγραφής, οι Τάξεις Α, Β και Γ Επαγγελµατικού Λυκείου µε τα µαθήµατά τους. Σηµαντικό: Μετά την επανεγγραφή των τάξεων θα πρέπει να γίνει η αρχικοποίηση µαθηµάτων σε ΟΛΕΣ τις τάξεις. Από την επιλογή Αρχεία Τάξεις Γενικά Στοιχεία επιλέξτε την τάξη Ηµερησίου/Εσπερινού Επαγγελµατικού Λυκείου (π.χ. Α Τάξη) και στην σελίδα Μαθήµατα πιέστε το κουµπί Αρχικοποίηση µαθηµάτων. Τέλος πιέστε το κουµπί Αποθήκευση. Βήµα 4ο Επανεγγραφή Τµηµάτων Από την επιλογή Αρχεία Τµήµατα Αυτόµατη Επανεγγραφή Τµηµάτων, φωτίστε το Σχολικό Έτος και πιέστε το κουµπί Ενηµέρωση. Με τη διαδικασία αυτή θα µεταφερθούν από το Σχολικό Έτος Επανεγγραφής, όλα τα Τµήµατα της Α, Β και Γ Επαγγελµατικού Λυκείου. Βήµα 5ο ηµιουργία Τµηµάτων Ειδικότητας Β και Γ Τάξης Από την επιλογή Αρχεία Τµήµατα Γενικά Στοιχεία θα πρέπει δηµιουργήσετε τα Τµήµατα Ειδικότητας που θα έχουν η Β και Γ Τάξη. Αυτό µπορείτε να το καθορίσετε κατά την δηµιουργία του τµήµατος επιλέγοντας στον Τύπο Τµήµατος την αντίστοιχη ειδικότητα. Σελίδα 4 από 7

5 Βήµα 6 ο ηµιουργία Τµηµάτων Επιλογής Από την επιλογή Αρχεία Τµήµατα Γενικά Στοιχεία θα πρέπει δηµιουργήσετε τα Τµήµατα Επιλογής που θα έχει η Τάξη του Εσπερινού Επαγγελµατικού Λυκείου. Αυτό µπορείτε να το καθορίσετε κατά την δηµιουργία του τµήµατος επιλέγοντας στον Τύπο Τµήµατος την αντίστοιχη τιµή. Στην συνέχεια από την καρτέλα ιδάσκοντες Καθηγητές Μαθήµατα θα επιλέξετε το µάθηµα Επιλογής (π.χ. Ιστορία του Νεότερου και του Σύγχρονου Κόσµου) που θα διδάσκεται στο τµήµα που δηµιουργείτε, βάζοντας την ένδειξη ΝΑΙ στην στήλη Επιλογή Μαθήµατος για το αντίστοιχο µάθηµα, όπως φαίνεται παρακάτω. Βήµα 7ο Επανεγγραφή Επιτυχόντων Μαθητών Από την επιλογή Αρχεία Μαθητές Αυτόµατη Επανεγγραφή Επιτυχόντων Μαθητών, φωτίστε το Σχολικό Έτος και πιέστε το κουµπί Ενηµέρωση. Στον πίνακα που ακολουθεί στο πεδίο "Τάξεις Σχολικού Έτους Σε: 15-16" επιλέξτε τις τάξεις Β και Γ Επαγγελµατικού Λυκείου όπως φαίνεται παρακάτω και στην συνέχεια κάντε ξανά κλικ στο κουµπί Ενηµέρωση. Με αυτόν τον τρόπο θα επανεγγραφούν αυτόµατα όλοι οι Επιτυχόντες Μαθητές του Σχολικού Έτους Τους µαθητές αυτούς πρέπει να τους κατανείµετε σε Τµήµατα Γενικής Παιδείας, Τµήµατα Επιλογής, και Τµήµατα Ειδικότητας, ανάλογα µε την τάξη στην οποία φοιτούν. Σελίδα 5 από 7

6 Βήµα 8ο Επανεγγραφή Απορριφθέντων Μαθητών Από την επιλογή Αρχεία Μαθητές Αυτόµατη Επανεγγραφή Απορριφθέντων Μαθητών, φωτίστε το Σχολικό Έτος και πιέστε το κουµπί Ενηµέρωση. Με αυτόν τον τρόπο θα επανεγγραφούν αυτόµατα όλοι οι Μαθητές τους Σχολικού Έτους οι οποίοι δεν προήχθησαν στην επόµενη Τάξη. Οι µαθητές θα κατανεµηθούν αυτόµατα στα ίδια Τµήµατα Γενικής Παιδείας και Ειδικότητας τα οποία είχανε επιλέξει πέρυσι. Βήµα 9ο Επανεγγραφή και χαρακτηρισµός Μαθητών οι οποίοι δεν έλαβαν και δεν φοιτούν Αν έχετε: τότε: µαθητές που δεν έλαβαν Απολυτήριο ΕΠΑΛ κατά τα Προηγούµενα Σχολικά Έτη και ΕΝ ΦΟΙΤΟΥΝ µαθητές που δεν έλαβαν Πτυχίο ΕΠΑΛ κατά τα Προηγούµενα Σχολικά Έτη και ΕΝ ΦΟΙΤΟΥΝ µαθητές που δεν έλαβαν Απολυτήριο και Πτυχίο ΕΠΑΛ κατά τα Προηγούµενα Σχολικά Έτη και ΕΝ ΦΟΙΤΟΥΝ Εάν οι µαθητές αυτοί φοιτούσαν στο σχολείο σας, από την επιλογή Αρχεία Μαθητές Γενικά Στοιχεία αφού ορίσετε την εµφάνιση από τα Φίλτρα Επιλογής, κάντε κλικ στο κουµπί Επανεγγραφή και µεταφέρετέ τους στην τρέχουσα Σχολική Χρονιά. Εάν οι µαθητές αυτοί ΕΝ φοιτούσαν σε παλαιότερη σχολική χρονιά στο σχολείο σας, από την επιλογή Αρχεία Μαθητές Γενικά Στοιχεία, αφού ορίσετε την εµφάνιση από τα Φίλτρα Επιλογής, κάντε κλικ στο κουµπί Νέα Εγγραφή. Από την καρτέλα Τάξη - Τµήµα θα πρέπει να ορίσετε: Τάξη, Τµήµα Ειδικότητας και Τµήµα Επιλογής (εάν δεν θέλετε αυτοί οι µαθητές να εµφανίζονται στο ίδιο τµήµα µε τους µαθητές που φοιτούν κανονικά στο σχολείο σας, µπορείτε να δηµιουργήσετε νέα τµήµατα και να εισάγετε τους µαθητές αυτούς στα νέα αυτά τµήµατα). Στην ερώτηση Συµµετέχει στις Πανελλαδικές Εξετάσεις δηλώστε Όχι και στην Αιτιολογία επιλέξτε µία από τις παρακάτω, ανάλογα µε την κατηγορία στην οποία ανήκει ο µαθητής. Υποψήφιος που δεν έλαβε Απολυτήριο ΕΠΑΛ κατά τα Προηγούµενα Σχολικά Έτη και ΕΝ ΦΟΙΤΑ Υποψήφιος που δεν έλαβε Πτυχίο ΕΠΑΛ κατά τα Προηγούµενα Σχολικά Έτη και ΕΝ ΦΟΙΤΑ ** Υποψήφιος που δεν έλαβε Απολυτήριο και Πτυχίο ΕΠΑΛ κατά τα Προηγούµενα Σχολικά Έτη και ΕΝ ΦΟΙΤΑ Στην ερώτηση Σχολικό Έτος Φοίτησης επιλέξτε το Σχολικό Έτος κατά το οποίο φοίτησε ο µαθητής στην Γ' Τάξη Επαγγελµατικού Λυκείου. Εάν ο µαθητής κατά την προηγούµενη σχολική χρονιά έχει περάσει κάποια µαθήµατα, θα πρέπει στην καρτέλα Μαθήµατα και στις αντίστοιχες στήλες, να δηλώσετε κατοχύρωση για τα µαθήµατα αυτά και τον βαθµό κατοχύρωσης των µαθηµάτων. Αν ο µαθητής φοίτησε στο σχολείο σας την περσινή σχολική χρονιά πιέστε το κουµπί Μεταφορά Βαθµολογίας ώστε να συµπληρωθούν αυτόµατα από την εφαρµογή τα πεδία αυτά. ** ΠΡΟΣΟΧΗ!! Σε περίπτωση που ο µαθητής ανήκει στην κατηγορία «Υποψήφιος που δεν έλαβε Πτυχίο ΕΠΑΛ κατά τα Προηγούµενα Σχολικά Έτη και ΕΝ ΦΟΙΤΑ», τότε ΕΝ θα δηλώσετε τµήµα επιλογής. Αν ο µαθητής φοίτησε στο σχολείο σας την περσινή σχολική χρονιά, κάνοντας κλικ στο κουµπί «Μεταφορά Βαθµολογίας» στην καρτέλα Μαθήµατα, δηλώνεται αυτόµατα από την εφαρµογή η ένδειξη Απαλλαγή στα µαθήµατα γενικής παιδείας. Εάν οι µαθητές πέρυσι είχανε Απαλλαγή σε κάποιο από τα µαθήµατα, θα πρέπει να το δηλώσετε και φέτος (Προσοχή! Μην αλλάξετε την ένδειξη Υπολογίζεται στον ΓΜΟ). Εάν οι µαθητές πέρυσι είχαν διαφορετική έκδοση αποτελεσµάτων (πχ. Αλλοδαποί που φοιτούν 1η Χρονιά ή 2η Χρονιά στην Ελλάδα), θα πρέπει να δηλώσετε την ίδια έκδοση αποτελεσµάτων και φέτος. Σελίδα 6 από 7

7 Αφού αποθηκεύσετε τον µαθητή στο σύστηµα, θα πρέπει για τα µαθήµατα στα οποία θα εξεταστεί ο µαθητής να µεταφέρετε τη προφορική βαθµολογία του στη φετινή σχολική χρονιά. Φωτίστε τον µαθητή και χωρίς να κλείσετε το παράθυρο των γενικών στοιχείων, επιλέξτε: Αρχεία Μαθητές Βαθµοί. Μόλις εµφανιστεί η καρτέλα της βαθµολογίας του, πιέστε το κουµπί Μεταφορά Βαθµολογίας. Θα πρέπει να αντιπαραβάλετε τους βαθµούς της καρτέλας της βαθµολογίας του µαθητή µε την χειρόγραφη καρτέλα του σχολείου. Βήµα 10ο Μαθητές που παρακολουθούν ΜΟΝΟ τα µαθήµατα ειδικότητας στο τρέχον σχολικό έτος για την απόκτηση επιπλέον Πτυχίου Για την κατηγορία των µαθητών που παρακολουθούν ΜΟΝΟ τα µαθήµατα ειδικότητας στο τρέχον σχολικό έτος για την απόκτηση επιπλέον Πτυχίου, θα πρέπει από την επιλογή Αρχεία Μαθητές Γενικά Στοιχεία και αφού καταχωρήσετε τον µαθητή στην εφαρµογή µε Νέα Εγγραφή, από την καρτέλα Τάξη-Τµήµα να επιλέξετε την ένδειξη «Μαθητής που παρακολουθεί µόνο τα µαθήµατα ειδικότητας» Για τους µαθητές τις συγκεκριµένη κατηγορίας, ΕΝ θα δηλώσετε Τµήµατα Επιλογής. Τέλος, από την καρτέλα «Μαθήµατα» θα πρέπει να ορίσετε Απαλλαγή στα µαθήµατα Γενικής Παιδείας. Σας ενηµερώνουµε ότι σύµφωνα µε την Αριθ. Πρωτ /Γ2 τα όρια των απουσιών για τον χαρακτηρισµό της φοίτησης στους µαθητές οι οποίοι δεν παρακολουθούν µαθήµατα Γενικής Παιδείας µειώνονται αναλογικά. Σελίδα 7 από 7