ΙΟΝΙΟ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΤΜΗΜΑ ΑΡΧΕΙΟΝΟΜΙΑΣ ΒΙΒΛΙΟΘΗΚΟΝΟΜΙΑΣ

ΙΟΝΙΟ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΤΜΗΜΑ ΑΡΧΕΙΟΝΟΜΙΑΣ ΒΙΒΛΙΟΘΗΚΟΝΟΜΙΑΣ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ ΜΕΤΑΠΤΥΧΙΑΚΩΝ ΣΠΟΥΔΩΝ (ΠΜΣ) ΣΤΗΝ ΕΠΙΣΤΗΜΗ ΤΗΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΣ ΚΑΤΕΥΘΥΝΣΗ ΔΙΟΙΚΗΣΗ ΚΑΙ ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΒΙΒΛΙΟΘΗΚΩΝ ΜΕ ΕΜΦΑΣΗ ΣΤΙΣ ΝΕΕΣ ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΕΣ ΤΗΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΣ ΜΑΘΗΜΑ ΔΙΑΤΗΡΗΣΗ ΨΗΦΙΑΚΩΝ ΤΕΚΜΗΡΙΩΝ Υπεύθυνος Καθηγητής Ιωάννης Παπαδάκης Εργασία με θέμα: Στρατηγική διατήρησης ψηφιακού περιεχομένου Μονάδας Τεκμηρίωσης και Πληροφόρησης του Τεχνικού Επιμελητηρίου Ελλάδος Εισηγητής Σταμάτιος Γιαννουλάκης

Περιεχόμενα: Περίληψη... 3 Εισαγωγή... 4 Βιβλιογραφική Επισκόπηση... 5 Τεχνικό Επιμηλητήριο Ελλάδος... 7 Βιβλιοθήκες του ΤΕΕ... 9 Μονάδα Τεκμηρίωσης και Πληροφόρησης του ΤΕΕ... 12 Ψηφιακές Συλλογές ΤΕΕ... 15 Συλλογή προς διατήρηση... 25 Στρατηγική Διατήρησης... 29 Κόστος Διατήρησης... 41 Επίλογος... 43 Βιβλιογραφία... 44 2

Περίληψη Οι βιβλιοθήκες και γενικότερα οι υπηρεσίες πληροφόρησης είχαν και θα έχουν ως στόχο εκτός από την πρόσβαση στην πληροφορία, την διατήρηση του υλικού. Στη σύγχρονη επόχή που το υλικό είναι πλέον ψηφιακό, ο στόχος της διατήρησης έχει πλέον αλλάξει και έχει γίνει πιο σύνθετος και πιο δύσκολος. Στη παρούσα εργασία θα προσπαθήσουμε να δούμε το θέμα της διατήρησης, μέσα από την προσπάθεια κατάρτησης στρατηγικής διατήρησης για το ψηφιακό υλικό της Μονάδας Τεκμηρίωσης και Πληροφόρησης του Τεχνικού Επιμελητηρίου Ελλάδος. 3

Εισαγωγή Το ψηφιακό υλικό, είτε εξαρχής ψηφιακό είτε έχει μετατραπεί σε ψηφιακή μορφή, κινδυνεύει από την απαξίωση λόγω παλαίωσης της τεχνολογίας και από φυσική φθορά. Ο σκοπός της διατήρησης είναι να επιτρέψει σε μελλόντικούς χρήστες να ανακτήσουν, έχουν πρόσβαση, αποκωδικοποιήσουν, δούν, ερμηνεύσουν, κατανοήσουν, και να βιώσουν έγγραφα, δεδομένα και αρχεία με ένα εκφραστικό και έγκυρο τρόπο. Ουσιαστκά ο σκοπός της διατήρησης είναι να εξασφαλίσει μακροπρόθεσμη πρόσβαση στις πληροφοριακές πηγές ενός ινστιτούτου. Τα θέμα της διατήρησης διατήρησης πρέπει να θεωρείται αναπόσπαστο τμήμα της πορείας ψηφιακής δημιουργίας, όταν κατασκεύαζεται ψηφιακό αντίγραφο αναλογικού τεκμηρίου ή δημιουργρείται ένα εξαρχής ψηφιακό τεκμήριο. Είναι σημαντικό να τεκμηριώνονται και να καταγράφονται όλες οι τεχνολογικές διαδικασίες που οδήγησαν στη δημιουργία του ψηφιακού αντικειμένου και πολλές κρίσιμες πληροφορίες μπορούν να αποτυπωθούν κατά τη στιγμή της δημιουργίας. Μπορεί να είναι υψηλό το κόστος και οι συνέπειες της μη ύπαρξης στρατηγικής διατήρησης. Η αναδρομική διατήρηση, αν και είναι εφιτκή, πιθανόν να είναι πολύ ακριβή. Τα κυριότερα ζητήματα της μακροπρόθεσμης διατήρησης περιλαμβάνουν: Η εξασφάλιση της φυσικής αξιοπιστίας των αρχείων, των μεταδεδομένων τους και των προγραμμάτων πρόσβασης στη συλλογή (για παράδειγμα διασφάλιση ότι το μέσο αποθήκευσης είναι αξιόπιστο για δημιουργία αντιγράφου ασφαλείας, συντήρηση της απαιτούμενης υποδομής σε υλικό και λογισμικό κλπ). Η διασφάλιση συνεχούς χρήσης της ψηφιακής συλλογής (π.χ. ύπαρξη σύγχρονης διεπαφής χρήστη, δυνατότητα στους χρήστες να ανακτούν και να διαχειρίζονται πληροφορίες, ώστε να μπορούν να ικανοποιήσουν τις ανάγκες τους). Η συντήρηση της ασφάλειας της συλλογής (π.χ. υλοποίηση στρατηγικών, ώστε να μην επιτρέπονται οι αλλαγές από μη πιστοποιημένα άτομα, ανάπτυξη και συντήρηση προγράμματος διαχείρισης δικαιωμάτων ειδικά για υπηρεσίες έναντι αμοιβής). Πολλά από τα ζητήματα τα οποία αποτελούν εμπόδιο για τη μακροπρόθεσμη διατήρηση έχουν την ρίζα τους σε πρώιμες αποφάσεις κυρίως σχετικά με την επιλογή και τη μετατροπή. 4

Βιβλιογραφική Επισκόπηση Οι προσπάθειες που έγιναν για το θέμα της ψηφιακής διατήρησης είναι σημαντικές και αξιόλογες, παρόλο που είναι μπορούμε να πούμε ότι είναι σε στάδιο που δεν έχουν λύσει όλα τα ζητήματα. Μία από τις προσπάθειες είναι και το PREMIS. Η ομάδα εργασίας PREMIS, που υποστηρίχτηκε από κοινού από την OCLC και την RLG, αποτελούνταν από διεθνείς εμπειρογνώμονες και από ιδρύματα που είχαν αναπτύξει ή ανέπτυσσαν αυτήν την περίοδο το θέμα της ψηφιακής διατήρησης. Τα μέλη του PREMIS περιλαμβάνουν αντιπροσώπους από ποικίλες περιοχές ενδιαφερόμενες για την ψηφιακή διατήρηση, συμπεριλαμβανομένων των βιβλιοθηκών, των μουσείων, των αρχείων, της κυβέρνησης, και του ιδιωτικού τομέα. Οι στόχοι PREMIS ήταν: Ανάπτυξη μεταδεδομένων διατήρησης, υποστηριγμένος από ένα λεξικό στοιχείων, με την ευρεία δυνατότητα εφαρμογής σε ολόκληρη την ψηφιακή κοινότητα συντήρησης. Προσδιορισμός και αξιολόγηση των εναλλακτικών στρατηγικών για την κωδικοποίηση, αποθήκευση και διατήρηση των μεταδεδομένων συστήματα διατήρησης. Η ομάδα εργασίας PREMIS συνέχισε τις δραστηριότητες της, και δημιούργησε ένα πλαίσιο μεταδεδομένων διατήρησης, που υποστηρίζονται επίσης από OCLC και RLG. Ένα άλλο πρόγραμμα είναι το Pandora από την National Library of Australia. Το πρόγραμμα της NLA υπήρξε καθοριστικό για το λόγο ότι συντέλεσε στην ήδη αποκτημένη εμπειρία της βιβλιοθήκης σε θέματα ψηφιακής διατήρησης όπως είναι η διαχείριση των ψηφιακών συλλογών, η διαχείριση online ψηφιακών δημοσιεύσεων ή η σχεδίαση βάσεων δεδομένων στο διαδίκτυο κ.α. Το NLA πρότεινε ένα σχήμα μεταδεδομένων. Το πρόγραμμα Networked European Deposit Library (NEDLIB) από τη National Library of Netherlands και τη Bibliotheque Nationale de France, ξεκίνησε το 1998 με χρηματοδότηση από την European Commission's Telematics. Το πρόγραμμα NEDLIB στόχευε στη κατασκευή μιας βασικής υποδομής επάνω στην οποία θα μπορέσει να χτιστεί μια δικτυακή ευρωπαϊκή βιβλιοθήκη κατάθεσης ψηφιακού υλικού. Οι στόχοι NEDLIB συμπίπτουν με την αποστολή των εθνικών βιβλιοθηκών κατάθεσης προκειμένου να εξασφαλίσουν τις ψηφιακές δημοσιεύσεις στο μέλλον. Στο πλαίσιο αυτού, τα βασικά ζητήματα που ερευνήθηκαν είναι: οι λειτουργικές απαιτήσεις για ένα σύστημα κατάθεσης, η διαδικασία και τα στοιχεία που είναι απαραίτητα για το χειρισμό των ψηφιακών 5

δημοσιεύσεων, τεχνικά πρότυπα και λύσεις για την εφαρμογή των συστημάτων κατάθεσης και η μακροπρόθεσμη διατήρηση. Το πρόγραμμα CURL Exemplars in Digital Archives (CEDARS) από τη Μεγάλη Βρετανία, το οποίο ξεκίνησε τον Απρίλιο του 1998 και χρηματοδοτήθηκε αρχικά για τρία έτη. Ήταν συνεργασία μεταξύ τριών ιδρυμάτων του Πανεπιστημίου του Leeds, του Cambridge και Oxford. Ο κύριος στόχος του προγράμματος ήταν τα στρατηγικά, τα μεθοδολογικά και τα πρακτικά ζητήματα καθώς και η παροχή οδηγιών για καλύτερη πρακτική στην ψηφιακή διατήρηση. 6

Τεχνικό Επιμελητήριο Ελλάδος Το Τεχνικό Επιμελητήριο Ελλάδας ιδρύθηκε το 1923, είναι Νομικό Πρόσωπο Δημοσίου Δικαίου με αιρετή Διοίκηση. Το Τεχνικό Επιμελητήριο Ελλάδας έχει σκοπό την προαγωγή της επιστήμης στους τομείς που σχετίζονται με την ειδικότητα των μελών του, της τεχνικής και της τεχνολογίας γενικά και την αξιοποίησή τους για την οικονομική, κοινωνική και πολιτιστική ανάπτυξη της χώρας στο πλαίσιο των αρχών της αειφορίας και της προστασίας του περιβάλλοντος. Το Τεχνικό Επιμελητήριο Ελλάδος στα πλαίσια του σκοπού του είναι ο Τεχνικός Σύμβουλος της Κυβέρνησης και ιδιαίτερα: Μελετά με δική του πρωτοβουλία ή έπειτα από ανάθεση ή αίτηση αυτοτελώς ή σε συνεργασία με άλλους κοινωνικούς ή επιστημονικούς φορείς ή επιμελητήρια οποιοδήποτε σχετικό επιστημονικό, τεχνικό, τεχνοικονομικό ή αναπτυξιακό θέμα που ενδιαφέρει το κοινωνικό σύνολο. Επίσης διατυπώνει απόψεις με πρωτοβουλία δική του ή έπειτα από πρόσκληση για τη σχετική με τα θέματα αυτά νομοθεσία. Γνωμοδοτεί έπειτα από πρόσκληση των αρμοδίων αρχών ή άλλων φορέων, του δημόσιου τομέα ή συνδικαλιστικών φορέων και μέσα σε οριζόμενο εύλογο χρονικό διάστημα, για οποιοδήποτε θέμα της αρμοδιότητάς του. Συλλέγει στατιστικά στοιχεία σε σχέση με το τεχνικό δυναμικό, την τεχνική, επιστημονική, κατασκευαστική και σχετική βιομηχανική δραστηριότητα, τα τεχνικά υλικά, τον εξοπλισμό και την τεχνολογία, καταρτίζει στατιστικές και παρέχει σχετικές πληροφορίες προς τις αρμόδιες αρχές ή άλλους φορείς. Παρέχει τη συνδρομή του για την άρτια κατάρτιση και εφαρμογή των αναπτυξιακών προγραμμάτων, την αξιοποίηση των φυσικών πόρων, την βελτίωση της ποιότητας ζωής, την προστασία του περιβάλλοντος, εκπονεί μόνο του ή σε συνεργασία με άλλους φορείς σχετικές μελέτες και έρευνες, σχέδια προδιαγραφών, κανονισμών, συμβάσεων έργων και μελετών. Συμβάλλει στην εκπόνηση προγραμμάτων τεχνικής παιδείας, στην ανάπτυξη της εγχώριας έρευνας και τεχνολογίας, στην αξιοποίηση, ανάπτυξη, προγραμματισμό και διάρθρωση του τεχνικού δυναμικού σύμφωνα με τις αναπτυξιακές ανάγκες της Χώρας. 7

Ενημερώνει την κοινή γνώμη με ανακοινώσεις, δημοσιεύσεις, εκδόσεις ή με άλλο πρόσφορο τρόπο για οποιοδήποτε θέμα της αρμοδιότητάς του, εκλαϊκεύοντας και βοηθώντας στην ευρύτερη κατανόηση των σχετικών θεμάτων και προβλημάτων. Μετέχει σε διεθνείς οργανισμούς, σε ενώσεις επιμελητηρίων, σε διεθνείς ενώσεις τεχνικών, αναπτύσσει σχέσεις με αντίστοιχους οργανισμούς άλλων χωρών, οργανώνει συνέδρια, εκθέσεις και άλλες εκδηλώσεις για την προώθηση των σκοπών του. Διενεργεί πραγματογνωμοσύνες με θεσμοθετημένη αρμοδιότητα. Οι εκθέσεις των πραγματογνωμοσυνών, που ανέρχονται σε 500 περίπου το χρόνο, αφορούν θέματα τεχνικής δραστηριότητας, όπως οικοδομικά, μηχανολογικά, διαφορές μεταξύ κράτους πολιτών ή πολιτών μεταξύ τους κλπ. Από τα έσοδα των πραγματογνωμοσυνών το ένα τρίτο είναι, σύμφωνα με το νόμο, δικαιώματα του Τεχνικού Επιμελητηρίου Ελλάδας. Το Τεχνικό Επιμελητήριο Ελλάδας σε σχέση με τα μέλη του: Διενεργεί τις εξετάσεις και χορηγεί τις άδειες άσκησης επαγγέλματος των Μηχανικών. Τηρεί τα μητρώα των Μηχανικών και επωνύμων τεχνικών γραφείων και επιχειρήσεων. Μεριμνά για την είσπραξη των νομίμων αμοιβών τους. Φροντίζει για την απασχόληση, την κοινωνική ασφάλιση, την προαγωγή και προστασία του κύρους των μελών του, την επιστημονική πρόοδο, ενημέρωση, επιμόρφωση και συνεχιζόμενη εκπαίδευσή τους. Εκδίδει ενημερωτικό και επιστημονικό τύπο και άλλες ειδικές εκδόσεις. Ενισχύει τους φορείς συλλογικής εκπροσώπησης των μηχανικών σε δραστηριότητες σχετικές με τους σκοπούς του. Μελετά νέες μορφές επαγγελματικής οργάνωσης και εργασίας των μελών του. Ασκεί σ αυτά πειθαρχική εξουσία όπως ειδικότερα ορίζεται από τις σχετικές διατάξεις του ιδρυτικού του νόμου. 8

Βιβλιοθήκες του ΤΕΕ Το Τεχνικό Επιμελητήριο, πέρα από τη Μονάδα Τεκμηρίωσης και Πληροφόρησης (ΤΕΠ) στην Αθήνα, έχει και τις βιβλιοθήκες στα περιφερειακά τμήματα, περισσότερο ή λιγότερο καλά οργανωμένες, ανάλογα με το προσωπικό που απασχολεί και το ενδιαφέρον που έχει επιδειχθεί από τις επί μέρους διοικήσεις. Αρχικά, οι βιβλιοθήκες λειτουργούσαν εντελώς αυτόνομες ως φυσικές μονάδες, με συνεργασία ανάμεσά τους σε προσωπικό επίπεδο. Στη συνέχεια, η Μονάδα Τεκμηρίωσης και Πληροφόρησης ανέλαβε το συντονισμό των δραστηριοτήτων σε επίπεδο αυτοματοποίησης του καταλόγου, χωρίς να παρεμβαίνει στις εσωτερικές λειτουργίες κάθε βιβλιοθήκης. Το 1995 εκπονήθηκε μελέτη και το 1997 εγκαταστάθηκε ένα ολοκληρωμένο σύστημα βιβλιοθήκης, το οποίο καλύπτει δυνητικά όλες τις βιβλιοθήκες ΤΕΕ σε όλη τη χώρα. Ετσι, δημιουργήθηκε ένα σύστημα δικτυωμένων φυσικών βιβλιοθηκών, στο οποίο οι χρήστες έχουν διαφανή πρόσβαση, ανεξάρτητα της φυσικής θέσης τόσο των βιβλιοθηκών όσο και των ιδίων. Το σύστημα αυτό παρουσιάζεται στο σχήμα 1. Κάθε φυσική βιβλιοθήκη λειτουργεί αυτόνομα, όσον αφορά τις εσωτερικές λειτουργίες, πρόσληψη/απασχόληση προσωπικού, τεχνικές εργασίες, ωράριο λειτουργίας, κανόνες δανεισμού, κλπ. Χρήστης Μονάδα Τεκμηρίωσης & Πληροφόρησης Β1 Β2 Β3 Β4 Βn Σχ. 1 Το σύστημα δικτυωμένων βιβλιοθηκών ΤΕΕ Το εύρος δραστηριοποίησης κάθε βιβλιοθήκης εξαρτάται από την ίδια και την αντίστοιχη περιφερειακή διοίκηση. Στο σχ. 2 φαίνονται σχηματικά οι υπηρεσίες που 9

παρέχονται στους χρήστες. Σημειώνεται ότι σε κάποιες περιφερειακές βιβλιοθήκες παρέχεται μόνο πρόσβαση στο Συλλογικό Κατάλογο και Δανεισμός μέσα από το σύστημα, ενώ σε άλλες μόνο πρόσβαση στον κατάλογο και Δανεισμός με τον παλιό τρόπο. Κάθε βιβλιοθήκη διατηρεί το φυσικό της χώρο, όπου φυλάσσεται το υλικό που κρίνει ότι πρέπει να έχει, στεγάζει το προσωπικό που τη λειτουργεί και δέχεται τους επισκέπτες που τη χρησιμοποιούν τοπικά. Επομένως, σε κάθε φυσική μονάδα, γίνεται οργάνωση και διαχείριση του χώρου σε σχέση με τις αντίστοιχες δραστηριότητες και πολιτικές που αποφασίζονται τοπικά. Οι πολιτικές αυτές έχουν σχέση και με τις ιδιαιτερότητες κάθε τμήματος, με την παράδοση που έχει δημιουργηθεί με το χρόνο και με τις τοπικές ανάγκες της γεωγραφικής περιοχής που βρίσκεται. Η τεχνολογική υποδομή κάθε συνιστώσας είναι δική της ευθύνη, η επικοινωνία επιτυγχάνεται με γραμμή σταθερής ζεύξης, μέσω του δικτύου της Τράπεζας Πληροφοριών ΤΕΕ. Η κεντρική διαχείριση του συστήματος Βιβλιοθήκης γίνεται από εξειδικευμένο προσωπικό της Μονάδας ΤΕΠ, το οποίο καθορίζει τα χαρακτηριστικά, τα δικαιώματα και το περιβάλλον εργασίας κάθε χρήστη (εσωτερικού ή εξωτερικού), ορίζει τις παραμετροποιήσεις Διαδίκτυο 1. Συλλογικός Κατάλογος Βιβλιοθηκών ΤΕΕ 2. Τράπεζα Πληροφοριών ΤΕΕ 3. Ψηφιακή βιβλιοθήκη ΤΕΕ Εφαρμογές 4. CD-ROMs 5. Ιστοσελίδα Βιβλιοθήκης 6. Ηλεκτρονικό Ταχυδρομείο 7. Δίκτυο ελληνικών βιβλιοθηκών 8. Αλλες βιβλιοθήκες 9. Αλλες υπηρεσίες πληροφόρησης 10. Δανεισμός Διάθεση τεκμηρίων Σχ. 2 Περιεχόμενα του πληροφοριακού συστήματος της εικονικής Βιβλιοθήκης ΤΕΕ που χρειάζονται για τις διάφορες λειτουργίες και εκπαιδεύει/καθοδηγεί το προσωπικό σε όλες τις βιβλιοθήκες για την εκτέλεση των διαφόρων υποσυστημάτων και εργασιών στο πλαίσιο του κοινού συστήματος. Αξίζει να σημειωθεί ότι υπάρχει ανάγκη να δίνεται ιδιαίτερη σημασία στην αξιοποίηση και προβολή των ξεχωριστών συνιστωσών, ώστε και να τονίζονται 10

τα τοπικά πληροφοριακά δεδομένα που υπάρχουν αλλά και να αξιοποιείται το προσωπικό που ασχολείται με κάθε συγκεκριμένη συνιστώσα. Ο εμπλουτισμός των φυσικών συλλογών γίνεται με βάση τα παραπάνω αλλά και με τη μαζική αποστολή υλικού από τη Μονάδα ΤΕΠ. Αυτό που κύρια επιδιώκεται είναι κάθε συνιστώσα να περιέχει οπωσδήποτε το επιστημονικό έργο που παράγεται από το αντίστοιχο τμήμα (μελέτες, συνέδρια κλπ) και να έχει την ευθύνη για τη φύλαξη και επεξεργασία του. Η επεξεργασία του υλικού γίνεται σε κάθε συνιστώσα χωριστά, με το συντονισμό όμως και την παρακολούθηση από αρμόδιο προσωπικό της Μονάδας ΤΕΠ. Σημειώνεται ότι έχει γίνει προσπάθεια να καθιερωθούν κοινοί κανόνες καταλογογράφησης και θεματικής ανάλυσης, μετά από συνεργασίες. Η κύρια ευθύνη ανήκει στο εξειδικευμένο προσωπικό της Μονάδας, όπου υπάρχει και η ιδιαίτερη ευθύνη της καθιέρωσης των θεματικών όρων που εισάγονται στο σύστημα. Ένα σημαντικό μέρος των εργασιών καταλογογράφησης είναι η ενημέρωση εγγραφών που ήδη υπάρχουν με τις τοπικές πληροφορίες για αντίτυπα κάθε συγκεκριμένης βιβλιοθήκης. Ολες οι εργασίες είναι ορατές στον κυβερνοχώρο και κάθε ένας από το προσωπικό μπορεί να βλέπει και/ή να παρεμβαίνει ανάλογα με τα δικαιώματα που του έχουν δοθεί από το διαχειριστή του συστήματος. Στο Συλλογικό κατάλογο των βιβλιοθηκών, μπορεί κανείς να δεί τα περιεχόμενα όλων των βιβλιοθηκών που έχουν καταχωρίσει το υλικό τους στο σύστημα. Εδώ, ο φυσικός και ο εικονικός χώρος μπλέκονται, συνεργάζονται και συντονίζονται. Η διαχείριση του εικονικού χώρου τώρα περιλαμβάνει και τις εργασίες ορισμού των περιεχομένων με τέτοιο τρόπο, ώστε να είναι εύκολη η διάκρισή τους ανάλογα με την κατηγορία, τη θέση στο φυσικό χώρο ή/και τη θέση στον κυβερνοχώρο. Ακόμη και για περιεχόμενα που αναφέρονται εξ ολοκλήρου σε ηλεκτρονικά τεκμήρια (π.χ. μελέτες ΤΕΕ), μπορεί να προσδιορίζεται και η φυσική θέση του αντίστοιχου έντυπου αντιγράφου ή/και η φυσική θέση της βιβλιοθήκης που έχει την ευθύνη της επεξεργασίας. Ο Διαδανεισμός είναι η λειτουργία που γίνεται συντονισμένα από τις συνιστώσες, με στόχους την εξυπηρέτηση των χρηστών (μηχανικών) οπουδήποτε και αν βρίσκονται σε όλη τη χώρα αλλά και την εξοικονόμηση φυσικού χώρου στις επί μέρους συνιστώσες, εφ όσον εξασφαλίζεται η ταχεία ανταπόκριση στα αιτήματα των χρηστών. Ολες οι συνιστώσες δεν έχουν την ίδια συμμετοχή στο σύστημα και επομένως δεν μπορεί να ισχύουν οι ίδιοι κανόνες συνεργασίας και διαδανεισμού. Στην πρώτη κατηγορία ανήκουν οι βιβλιοθήκες που συμμετέχουν εξ ολοκλήρου στο σύστημα και εκτελούν όλες τις εργασίες ηλεκτρονικά. Οι κρατήσεις υλικού γίνονται ηλεκτρονικά από οποιαδήποτε βιβλιοθήκη της κατηγορίας και το 11

ζητούμενο υλικό αποστέλλεται απ ευθείας στον ενδιαφερόμενο χρήστη από την κατέχουσα βιβλιοθήκη. Σημειώνεται πάντως, ότι δεν αποφεύγεται και η μη ηλεκτρονική επικοινωνία ανάμεσα στις βιβλιοθήκες, προκειμένου να γίνει ενημέρωση για την κράτηση και ότι η ευθύνη δανεισμού, ειδοποίησης κλπ ανήκει στην κατέχουσα βιβλιοθήκη. Ο χρήστης μπορεί επίσης να ζητά υλικό από τις βιβλιοθήκες, με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ή μέσα από συγκεκριμένη λειτουργία του καταλόγου. Για τη λειτουργία αυτή, χρειάζεται να γίνουν διάφορες ρυθμίσεις ώστε να εξασφαλίζεται ποιο προσωπικό θα παρακολουθεί τα μηνύματα με συνέπεια, πώς θα κατανέμονται τα μηνύματα στις διάφορες βιβλιοθήκες και πώς θα φτάνουν οι ζητούμενες πληροφορίες στους χρήστες. Στη δεύτερη κατηγορία, ανήκουν οι βιβλιοθήκες που δεν χρησιμοποιούν το σύστημα για το δανεισμό, ενώ το περιεχόμενό τους φαίνεται στο συλλογικό κατάλογο. Στην περίπτωση αυτή, και πάλι γίνεται η κράτηση ηλεκτρονικά από τις βιβλιοθήκες της πρώτης κατηγορίας, αποστέλλεται σημείωμα στη βιβλιοθήκη της δεύτερης κατηγορίας, που αναλαμβάνει και την αποστολή στην πρώτη για να διεκπεραιώσει το δανεισμό. Τώρα, η βιβλιοθήκη που κάνει την κράτηση έχει την ευθύνη δανεισμού. Μονάδα Τεκμηρίωσης και Πληροφόρησης του ΤΕΕ Η Μονάδα Τεκμηρίωσης και Πληροφόρησης του Τεχνικού Επιμελητηρίου Ελλάδας είναι μια σύγχρονη υπηρεσία τεχνικής πληροφόρησης των Οργάνων του ΤΕΕ (Διοικούσα Επιτροπή, Αντιπροσωπεία, Επιτροπές και Ομάδες Εργασίας), των μελών του, καθώς και κάθε ενδιαφερόμενου φορέα ή φυσικού προσώπου. Η Βιβλιοθήκη του ΤΕΕ είναι μία από τις σημαντικότερες τεχνικές βιβλιοθήκες της χώρας. Ιδρύθηκε περίπου το 1930 και καλύπτει όλα τα θέματα που ενδιαφέρουν τους μηχανικούς, τόσο από τις περιοχές της τεχνικής και τεχνολογίας, όσο και από συναφείς επιστημονικούς κλάδους όπως οικονομία, διοίκηση, θετικές επιστήμες, κοινωνικές επιστήμες κλπ. Η Βιβλιοθήκη είναι ανοικτή για κάθε ενδιαφερόμενο για επί τόπου ανάγνωση και για δανεισμό. Εξυπηρέτηση παρέχεται τόσο στους επισκέπτες όσο και σε κάθε άλλο που επικοινωνεί με γράμμα, τηλέφωνο, φαξ ή άλλο μέσο. Χρήστες της Βιβλιοθήκης είναι κύρια η ΔΕ και τα άλλα όργανα του ΤΕΕ και οι μηχανικοί. Επί πλέον, είναι ανοικτή για καθηγητές τριτοβάθμιας εκπαίδευσης, φοιτητές, ερευνητές και άλλους επιστήμονες, συλλόγους, 12

δημόσιους και ιδιωτικούς φορείς από την Αθήνα και την περιφέρεια. Στη συλλογή της Βιβλιοθήκης περιέxονται περίπου 55.000 βιβλία, 5000 φυλλάδια, υλικό ελληνικών και διεθνών οργανισμών καθώς και 1300 τίτλοι περιοδικών (περίπου 750 τρέxοντες). Η καταλογογράφηση του υλικού αυτού ακολουθεί τα σχετικά βιβλιοθηκονομικά πρότυπα. Η Βιβλιοθήκη κατέχει πάνω από 55.000 τόμους βιβλίων, 1.300 τίτλους περιοδικών εκδόσεων (περίπου 650 τρέχοντες) και 2.000 περίπου τόμους από το επιστημονικό έργο του ΤΕΕ (ημερίδες, συνέδρια, μελέτες ομάδων εργασίας, σεμινάρια κλπ.). Επίσης, στη Βιβλιοθήκη υπάρχει πλήρες αρχείο των Τεχνικών Χρονικών και του Ενημερωτικού Δελτίου του ΤΕΕ καθώς και αξιόλογη συλλογή παλαιών τεχνικών βιβλίων και περιοδικών. Το Τμήμα Τεκμηρίωσης ασχολείται με τη συγκέντρωση, επεξεργασία και προβολή όλου του επιστημονικού έργου του ΤΕΕ, την τεκμηρίωση των δραστηριοτήτων του και την καθιέρωση τεχνικής ορολογίας. Στο τμήμα τεκμηρίωσης περιέχονται οι δραστηριότητες του ΤΕΕ σε εξειδικευμένα θέματα, όπως έχουν καταγραφεί στο Ενημερωτικό Δελτίο και απαντούν στο επιστημονικό έργο ΤΕΕ (μελέτες, συνέδρια, ημερίδες κλπ). Περιέχονται επίσης ειδικές βιβλιογραφίες στα αντίστοιχα θέματα. Αεροδρόμιο Ελληνικού Δραστηριότητες ΤΕΕ και Βιβλιογραφία για το αεροδρόμιο του Ελληνικού Ανασυγκρότηση - Σχέδιο Μάρσαλ Βιβλία και δημοσιεύματα στα Τεχνικά Χρονικά της εποχής Ασφάλεια και Υγεία στην Εργασία Δραστηριότητες ΤΕΕ και Βιβλιογραφία για την Ασφάλεια και Υγεία στην Εργασία Αυθαίρετα Αναφέρονται οι θέσεις και οι παρεμβάσεις του ΤΕΕ από το 1977 μέχρι σήμερα Δημόσια Εργα Βιβλιογραφία από το υλικό που βρίσκεται στις βιβλιοθήκες ΤΕΕ Περιβάλλον Οι παρεμβάσεις και δραστηριότητες του ΤΕΕ για το περιβάλλον, από το 1996 μέχρι σήμερα, και βιβλιογραφία από το υλικό που βρίσκεται στις βιβλιοθήκες ΤΕΕ Τοπική Αυτοδιοίκηση 13

Παρεμβάσεις και δραστηριότητες ΤΕΕ για την Τοπική Αυτοδιοίκηση, 1975-2002 Η Μονάδα παρέχει σύγχρονες υπηρεσίες Ηλεκτρονικής Πληροφόρησης. Συντονίζει το ολοκληρωμένο σύστημα βιβλιοθηκών ΤΕΕ, δημιουργεί νέες βάσεις δεδομένων, αξιοποιεί τις δυνατότητες του Διαδικτύου και παρέχει πρόσβαση σε ελληνικές και διεθνείς τεχνικές βάσεις δεδομένων. Σύντομη παρουσίαση των ηλεκτρονικών υπηρεσιών πληροφόρησης που παρέχονται στη Βιβλιοθήκη και των διεθνών βιβλιογραφικών βάσεων δεδομένων στις οποίες έχει πρόσβαση με συνδρομή Ηλεκτρονικά περιοδικά Πρόσβαση σε ελληνικά και διεθνή περιοδικά, ελεύθερα στο διαδίκτυο Παραγγελία άρθρων Παραγγελία άρθρων σε ελληνικές βιβλιοθήκες και στη Βρετανική Βιβλιοθήκη Μηχανικοί Στοιχεία βιογραφίας - εργογραφίας ελλήνων μηχανικών Βάση δεδομένων για κτίρια της Αττικής Αναζήτηση αρχιτεκτονικών και βιβλιογραφικών πληροφοριών για κτίρια της Αττικής, μέσα από βιβλία, περιοδικά και άλλο υλικό της Βιβλιοθήκης. Ελληνικοί οργανισμοί και υπηρεσίες - Τεχνικά περιοδικά Χρήσιμες διευθύνσεις τεχνικών οργανισμών και υπηρεσιών στο Διαδίκτυο Διεθνείς τεχνικοί οργανισμοί Πρόσβαση στις ηλεκτρονικές διευθύνσεις διεθνών τεχνικών οργανισμών Εκδόσεις διεθνών τεχνικών οργανισμών Πρόσβαση και αναζήτηση βιβλιογραφίας από τις εκδόσεις διεθνών τεχνικών οργανισμών Ευρωπαϊκή Τεκμηρίωση Πρόσβαση στις υπηρεσίες και στις εκδόσεις της Ευρωπαϊκής Ενωσης. ILO/International Occupational Safety and Health Information Centre Διεθνές Γραφείο Εργασίας/Διεθνές Κέντρο για την Ασφάλεια και Υγεία στην Εργασία Ελληνικές Βιβλιοθήκες στο Διαδίκτυο Πρόσβαση και αναζήτηση στους καταλόγους ελληνικών βιβλιοθηκών Συνδέσεις στο Διαδίκτυο 14

Greek Architects.gr. Το e-περιοδικό για την Αρχιτεκτονική Σελίδες αρχιτεκτόνων, Αγορά εργασίας, Τεχνικός Οδηγός, Νέα & Εκδηλώσεις, Αρχείο Θεμάτων Το Τμήμα Τυποποίησης διαθέτει πλήρη συλλογή προτύπων του ΕΛΟΤ, πλούσια συλλογή προτύπων διεθνών οργανισμών (ISO, DIN, BSI, ASTM) καθώς και τους Ευρωκώδικες και τις τεχνικές οδηγίες του Τεχνικού Επιμελητηρίου Ελλάδας (ΤΟΤΕΕ). Το Τεχνικό Επιμελητήριο Ελλάδας, σε συνεργασία με τον Ελληνικό Οργανισμό Τυποποίησης (ΕΛΟΤ), είναι υπεύθυνο για τις Εθνικές Τεχνικές Επιτροπές Τυποποίησης σε ό,τι αφορά την Τεκμηρίωση, Ορολογία, Σκυρόδεμα, Θερμική Μόνωση, Δομικά Υλικά και Στοιχεία, Πόρτες και Παράθυρα. Ψηφιακές Συλλογές ΤΕΕ Οι ψηφιακές συλλογές του ΤΕΕ περιλαμβάνουν Ψηφιακή Βιβλιοθήκη Τεχνικά Χρονικά Ενημερωτικό Δελτίο Κτίρια Μηχανικοί Αφίσες Κάστρα Θέματα Ποιότητας Για την υλοποίηση των εφαρμογών, χρησιμοποιήθηκε το πρόγραμμα της Βιβλιοθήκης Advance, όπου αναπτύχθηκαν χωριστές βάσεις δεδομένων και έγιναν οι κατάλληλες προσαρμογές στο Unimarc, ανάλογα με τα ιδιαίτερα χαρακτηριστικά κάθε εφαρμογής. 15

Ιστοσελίδα που περιέχει τις Βάσεις Δεδομένων του ΤΕΕ, όπου ο χρήστης μπορεί να διαλέξει όποια επιθυμεί και να αναζητήσει τις πληροφορίες που επιθυμεί Η Ψηφιακή Βιβλιοθήκη ΤΕΕ περιέχει όλο το επιστημονικό έργο ΤΕΕ (μελέτες ομάδων εργασίας και επιτροπών, διαλέξεις, εισηγήσεις σε ημερίδες, συνέδρια και σεμινάρια), εφ' όσον έχουν δοθεί από τους δημιουργούς των σε ηλεκτρονική μορφή. Τα αρχεία κειμένου, που περιέχονται στην ψηφιακή βιβλιοθήκη μετατρέπονται σε μορφή pdf και οι εικόνες συνήθως σε jpg. Φυλάσσονται σε διαχειριζόμενο από τη Βιβλιοθήκη χώρο στο Δίκτυο, ακολουθώντας συγκεκριμένους κανόνες ονοματοδοσίας και αποθήκευσης. Η ηλεκτρονική διεύθυνση στον κατάλογο εμφανίζεται με την ετικέτα: Ηλεκτρονική θέση 16

Παράδειγμα εγγραφής στον OPAC του ΤΕΕ Τα Τεχνικά Χρονικά αποτελούν επιστημονική περιοδική έκδοση του ΤΕΕ, που άρχισε να εκδίδεται από το 1932 και συνεχίζεται μέχρι σήμερα. Έχει γίνει τεκμηρίωση όλων των τευχών και ψηφιοποίηση μεγάλου μέρους των εικόνων και των φωτογραφιών που περιέχονται σε αυτά. 17

Παράδειγμα εγγραφής από τα Τεχνικά Χρονικά 18

Παράδειγμα φωτογραφίας από τα Τεχνικά Χρονικά Η βάση με τα Κτίρια. Η μεγάλη ζήτηση για πληροφορίες που αφορούν κτίρια της Αθήνας οδήγησε στην ανάγκη να δημιουργηθεί μια βάση δεδομένων με αρχιτεκτονικά, βιβλιογραφικά και άλλα στοιχεία που βρίσκονται σε βιβλία καταχωρισμένα στη Βιβλιοθήκη του ΤΕΕ. Για την υλοποίηση της εφαρμογής αυτής, χρειάστηκε να γίνουν προσαρμογές στη βάση δεδομένων, ώστε τα πεδία να είναι αυτά που περιγράφουν τα κτίρια. 19

Παράδειγμα εγγραφής κτιρίου, που μπορεί εύκολα να διαπιστωθεί 20

Φωτογραφία των κτιρίων που περιγράφονται στην παραπάνω εγγραφή Η βάση των Μηχανικών. Πρόσφατα άρχισε και συνεχίζεται η καταγραφή της βιογραφίας και της εργογραφίας των Ελλήνων Μηχανικών από τα τέλη του 19ου αιώνα, με στοιχεία από νεκρολογίες στα Τεχνικά Χρονικά, από βιβλία και από το Μητρώο του ΤΕΕ. Έγιναν προσαρμογές στα πεδία του Unimarc. Το έργο της ιστορικής καταγραφής γίνεται σε συνεργασία με ομάδα επιστημόνων από το ΕΜΠ, το Πανεπιστήμιο Αθήνας και το Πανεπιστήμιο Θεσσαλίας. 21

Πεδία που χρησιμοποιήθηκαν για την βάση των μηχανικών 22

Παράδειγμα εγγραφής Μηχανικού 23

Η βάση με τις Αφίσες. Έχει δημιουργηθεί φυσικό και ηλεκτρονικό αρχείο αφισών από εκδηλώσεις που έχει κατά καιρούς διοργανώσει το ΤΕΕ. Συγκεντρώνονται δεδομένα που αφορούν τα στοιχεία διοργάνωσης (τίτλος, φορέας, τόπος και χρόνος διεξαγωγής) και αποθήκευσης (αύξων αριθμός στο φυσικό αρχείο, θέση και μέγεθος ηλεκτρονικού αρχείου). Πεδία που χρησιμοποιούνται για τις αφίσες Η βάση με τα Κάστρα. Αφορά υλικό που δεν έχει δημοσιοποιηθεί μέχρι τώρα. Είναι η μεγάλη έρευνα για τα Κάστρα της Ελλάδας, που έγινε στις αρχές της δεκαετίας του 70 από το Ινστιτούτο Φρουρίων και Κάστρων του ΤΕΕ. Υπάρχει μία βάση δεδομένων στο Advance για τα κάστρα Δυτικής Κρήτης. 24

Παράδειγμα εγγραφής Κάστρου Τέλος υπάρχει η συλλογή για Θέματα Ποιότητας. Έχει δημιουργηθεί βάση δεδομένων με αποκόμματα του Τύπου σε θέματα Ποιότητας. Συλλογή προς διατήρηση Από τις ψηφιακές συλλογές του Τεχνικού Επιμελητηρίου Ελλάδος που περιγράφηκαν πιο πάνω αυτή που θεωρείται πιο σημαντική και χρειάζεται να διατηρηθεί είναι η Ψηφιακή Βιβλιοθήκη, που όπως σημειώθηκε και πιο πάνω περιέχει όλο το επιστημονικό έργο ΤΕΕ (μελέτες ομάδων εργασίας και επιτροπών, διαλέξεις, εισηγήσεις σε ημερίδες, συνέδρια και σεμινάρια), εφ' όσον έχουν δοθεί από τους δημιουργούς των σε ηλεκτρονική μορφή. Τα αρχεία κειμένου, που περιέχονται στην ψηφιακή βιβλιοθήκη μετατρέπονται σε μορφή pdf και οι εικόνες συνήθως σε jpg. Η αναζήτηση του ψηφιακού υλικού μπορεί να γίνει μέσα από τον Συλλογικό Κατάλογο Βιβλιοθηκών ΤΕΕ. 25

Ιστοσελίδα συλλογικού καταλόγου ΤΕΕ Παράλληλα κάποιος μπορεί να πλοηγηθεί στο υλικό μέσα από την ψηφιακή βιβλιοθήκη, όπου το υλικό είναι καταχωρημένο με βάση τον τρόπο με τον οποίο παράχθηκε, δηλαδή συνέδρια, διαλέξεις, ημερίδες, μελέτες και σεμινάρια, καθώς και το χρόνο, δηλαδή κάτω από τις παραπάνω κατηγορίες το υλικό είναι καταχωρημένο σε χρονιές, δηλαδή 2005, 2004 κ.λ.π. 26

Ιστοσελίδα της ψηφιακής βιβλιοθήκης που ο χρήστης μπορεί να έχει άμεσα πρόσβαση στα συνέδρια, στις διαλέξεις, στις ημερίδ ες, στις μελέτες και τα συνέδρια Η συλλογή που είναι προς διατήρηση αποτελείται κυρίως, από αρχεία που είναι σε μορφή PDF. Χρειάζεται να σημειωθεί ότι η συλλογή λόγω της ιδιαιτερότητας του υλικού που περιέχει, δηλαδή υλικό που παράχθηκε από συνέδρια, διαλέξεις, ημερίδες, μελέτες και σεμινάρια, σημαντικό ρόλο διαδραματίζει ο χρόνος, όπως ήδη αναφέρθηκε, από την οργάνωση του υλικού. Με βάση αυτό το στοιχείο και μετά από μια παρατήρηση ότι τα ψηφιακά τεκμήρια που παράγονται από τα συνέδρια, ημερίδες και μελέτες είναι κατά μέσο όρο περίπου τα ίδια, έγινε μια προσπάθεια να υπολογιστεί ο όγκος της τωρινής συλλογής, καθώς και την αύξηση κάθε χρόνο που θα έχει η συλλογή στο μέλλον. Παράλληλα, χρειάζεται να σημειωθεί ότι μέχρι τώρα η συλλογή αποτελείται από υλικό μελετών, συνεδρίων και ημερίδων. Ακόμα χρειάζεται να σημειωθεί ότι υλικό από διαλέξεις, έχει περαστεί στο κατάλογο των βιβλιοθηκών του ΤΕΕ, αλλά δεν είναι διαθέσιμο στη ψηφιακή βιβλιοθήκη. Παράλληλα, σεμινάρια έχουν γίνει πραγματοποιηθεί, αλλά δεν έχουν δοθεί από τον φορέα οργάνωσης τους στο ΤΕΕ, ωστόσο στο μέλλον είναι πολύ πιθανό να ενταχθεί τέτοιο υλικό στη ψηφιακή βιβλιοθήκη, άρα χρειάζεται να ληφθεί υπόψη και αυτός ο παράγοντας. 27

Με βάση τα παραπάνω που αναφέρθηκαν έγινε μια προσπάθεια να γίνει μια εκτίμηση του όγκου της σημερινής συλλογής, καθώς και το πόσο θα αυξάνεται στο μέλλον, αν συνεχίσει με τους σημερινούς ρυθμούς. Με βάση τη σημερινή κατάσταση μπορούμε να πούμε ότι έχουμε: Μελέτες Σύνολο τεκμηρίων μέχρι τώρα 18 Σύνολο σε MB μέχρι τώρα 17 Μέσος Όρος τεκμηρίου σε KB μέχρι τώρα 984 Προσθήκη σε τεκμήρια στο μέλλον/χρόνο 4 Προσθήκη σε MB στο μέλλον/χρόνο 3 Συνέδρια Σύνολο τεκμηρίων μέχρι τώρα 948 Σύνολο σε MB μέχρι τώρα 454 Μέσος Όρος τεκμηρίου σε KB μέχρι τώρα 614 Προσθήκη σε τεκμήρια στο μέλλον/χρόνο 474 Προσθήκη σε MB στο μέλλον/χρόνο 284 Ημερίδες Σύνολο τεκμηρίων μέχρι τώρα 742 Σύνολο σε MB μέχρι τώρα 530 Μέσος Όρος τεκμηρίου σε KB μέχρι τώρα 535 Προσθήκη σε τεκμήρια στο μέλλον/χρόνο 84 Προσθήκη σε MB στο μέλλον/χρόνο 43 Σύνολο Σύνολο τεκμηρίων μέχρι τώρα 1708 Σύνολο σε Gb μέχρι τώρα 1 Μέσος Όρος τεκμηρίων σε MB μέχρι τώρα 2 Προσθήκη σε τεκμήρια στο μέλλον/χρόνο 562 Προσθήκη σε MB στο μέλλον/χρόνο 371 28

Στον πίνακα που αναφέρεται το σύνολο χρειάζεται κατά προσέγγιση να προσθέσουμε τα τεκμήρια που θα προστίθενται στο μέλλον από τις διαλέξεις και τα σεμινάρια από τα παραπάνω στοιχεία μπορούμε να υποθέσουμε ότι Διαλέξεις, Σεμινάρια Προσθήκη σε τεκμήρια στο μέλλον/χρόνο 187 Προσθήκη σε MB στο μέλλον/χρόνο 129 Άρα ο τελευταίος πίνακας, που δείχνει τη συλλογή προς διατήρηση, μπορεί να μετατραπεί ως εξής Σύνολο Σύνολο τεκμηρίων μέχρι τώρα 1708 Σύνολο σε Gb μέχρι τώρα 1 Μέσος Όρος τεκμηρίων σε MB μέχρι τώρα 2 Προσθήκη σε τεκμήρια στο μέλλον/χρόνο 749 Προσθήκη σε MB στο μέλλον/χρόνο 500 Στρατηγική Διατήρησης Αφού έγινε μια προσπάθεια ανάλυσης της συλλογής που είναι προς διατήρηση, το επόμενο βήμα είναι η απόπειρα δημιουργίας μιας πρότασης για το πώς μπορεί αυτό το υλικό να διατηρηθεί. Η διατήρηση του υλικό, θα γίνει από τη Μονάδα Τεκμηρίωσης και Πληροφόρησης του Τεχνικού Επιμελητηρίου Ελλάδος. Άρα, για τη δημιουργία ενός σωστού σχεδίου διατήρησης, χρειάζεται να αναλυθεί η δομή του οργανισμού. Το οργανόγραμμα της Μονάδας Τεκμηρίωσης και Πληροφόρησης είναι το παρακάτω: Διεύθυνση Τεκμηρίωσης και Πληροφόρησης Πρώτο Τμήμα Δεύτερο Τμήμα Τμήμα Αρχείων και Πληροφόρησης 29

Από το παραπάνω οργανόγραμμα χρειάζεται να ειπωθεί ότι υπεύθυνο για τη διατήρηση του ψηφιακού υλικού που περιγράφηκε πιο πάνω, είναι η Διεύθυνση σε συνεργασία με το Τμήμα Αρχείων και Πληροφόρησης. Το Τμήμα Αρχείων και Πληροφόρησης απασχολεί 7 άτομα, από τα οποία τα 2 άτομα είναι άμεσα υπεύθυνα για το ψηφιακό υλικό. Για να μπορέσει να αναπτυχθεί μια σωστή στρατηγική διατήρησης, χρειάζεται να κατανεμηθούν ρόλοι και ευθύνες, ώστε να υπάρχει καλύτερος συντονισμός και διασφάλιση της διατήρησης της ψηφιακής συλλογής. Η Διεύθυνση έχει την κύρια ευθύνη ανάπτυξης στρατηγικής διατήρησης, η οποία θα εφαρμόζεται από το Τμήμα Αρχείων και Πληροφόρησης. Παράλληλα, χρειάζεται η διεύθυνση να καταρτίζει μια σωστή στρατηγική διατήρησης, η οποία χρειάζεται να ανανεώνεται ανάλογα με τις εξελίξεις τις τεχνολογίας και των απαιτήσεων. Στο Τμήμα Αρχείων και Πληροφόρησης, τα άτομα που είναι άμεσα υπεύθυνα για το ψηφιακό αρχείο, χρειάζεται να παρακολουθούν και να αναφέρουν στην Διεύθυνση για τις αλλαγές στον κόσμο της τεχνολογίας που μπορεί να επηρεάσει το αρχείο και το περιεχόμενό του. Παράλληλα, χρειάζεται σε συνεργασία με την Διεύθυνση, η οποία θα έχει την κύρια ευθύνη, να βοηθούν στο σχεδιασμό των εργασιών διατήρησης του ψηφιακού υλικού, καθώς και στην ανάλυση των αναγκών λογισμικού και εξοπλισμού. Επίσης, χρειάζεται σε συνεργασία με τη Διεύθυνση να σχεδιάζουν και να δημιουργούν το λογισμικό που χρειάζεται για την σχέδια διατήρησης. Τα παραπάνω θα μπορούσαν να είναι κάποιες ενέργειες σε διοικητικό επίπεδο, ώστε να καταρτιστεί μια σωστή στρατηγική διατήρησης. Βέβαια, εκτός διοικητικές, χρειάζεται να γίνουν και άλλες ενέργειες για την σωστή διατήρηση του αρχείου. Σημαντικό είναι το θέμα των πνευματικών δικαιωμάτων. Στη περίπτωση του οργανισμού που μελετάτε, τα πνευματικά δικαιώματα ανήκουν στον οργανισμό. Ωστόσο, χρειάζεται να διασφαλιστεί ότι η άδεια των πνευματικών δικαιωμάτων από τους παραγωγούς, επιτρέπει την παραγωγή αντιτύπου για λόγους διατήρησης, στο οποίο θα υπάρχει ελεύθερη πρόσβαση, όπως και σήμερα. Στη συνέχεια της πρότασης διατήρησης χρειάζεται να εξεταστεί το τεχνικό επίπεδο της διατήρησης. Στη μακροπρόθεσμη διατήρηση οι τύποι των αρχείων στους οποίους θα αποθηκεύονται τα ψηφιακά αντικείμενα συνιστάται να βασίζονται σε πρότυπα συμβατά με όσο το δυνατόν περισσότερες πλατφόρμες, με ευρεία αποδοχή και κατά προτίμηση ανοικτά. 30

Με τον τρόπο αυτό επιτυγχάνεται η διαλειτουργικότητα του ψηφιακού περιεχομένου. Παράλληλα, για την επιλογή του σωστού τύπ ου αρχείου, το ποσοστό χρήσης ενός τύπου αρχείου σε παγκόσμιο επίπεδο είναι ένας έγ κυρος δείκτης της παρούσας και της μελλοντικής υποστήριξής του. Εφόσον ο τύπος αρχείου χρησιμοποιείται ευρέως αυξάνονται οι πιθανότητες να υπάρξουν βιώσιμες λύσεις για την ομαλή μετάβασή του σε νέους τύπους αρχείων στο μέλλον. Στον οργανισμό που εξετάζεται, ο τύπος του αρχείου που χρησιμοποιείται είναι το PDF. Ο συγκεκριμένος τύπος αρχείου αποτελ εί ορθή επιλογή, γιατί χρησιμοποιείται ευρέως, παράλληλα έχει προτυποποιηθεί από τον ISO, οπότε είναι πρότυπο. Ένα άλλο σημαντικό στοιχείο είναι το γεγονός ότι, o ISO στο πρότυπο του ISO 19005-1:2005, διευκρινίζει πως μπορεί να χρησιμοποιηθεί το PDF για μακροπρόθεσμη διατήρηση ηλεκτρονικών τεκμηρίων. Σημαντικό στο έργο της διατήρησης είναι το θέμα της αποθήκευσης. Στην περίπτωση του οργανισμού που εξετάζεται, η αποθήκευση των δεδομένων γίνεται και σε τοπικό και σε δίκτυo της βιβλιοθήκης και στο κεντρικό δίκτυο του ΤΕΕ. Αυτό σημαίνει ασφάλεια για τα δεδομένα, ώστε σε περίπτωση που χαθούν να ανακτηθούν. Επίσ ης, σημαντικό στοιχείο στη διατήρηση είναι το γεγονός ότι τα κείμενα που είναι σε.pdf μορφή, βρίσκονται και σε έντυπη μορφή. Αυτό σημαίνει ότι ακόμα και σε περίπτωση που χαθούν όλα τα στοιχεία, υπάρχουν τα τεκμήρια από τα οποία μπορεί ο οργανισμός να τα μετατρέψει σε ψηφιακή μορφή. Συνίσταται η διατήρηση του έντυπου υλικού, ώστε να υπάρχει πάντοτε μια ασφάλεια. Σημαντικό θέμα στη διατήρηση είναι και τα μεταδεδομένα. Η χρήση των κατάλληλων μεταδεδομένων είναι πολύ σημαντική ως προς τη διευκόλυνση των υπηρεσιών αναζήτησης και ανάκτησης αντικειμένων από μια ψηφιακή συλλογή. Αυτό είναι εμφανές, ιδιαίτερα όταν γίνεται αναζήτηση σε πολλές συλλογές, οι οποίες φιλοξενούνται σε διαφορετικές τοποθεσίες (π.χ. εικονική διασύνδεση μουσείων κλπ). Για το λόγο αυτό συνιστάται να επιλέγονται μεταδεδομένα τα οποία είναι αντιπροσωπευτικά των ψηφιακών αντικειμένων. Υπάρχουν τρεις κατηγορίες μεταδεδομένων: Περιγραφικά : περιγραφή και προσδιορισμός πληροφοριών Δομικά: πλοήγηση και παρουσίαση Διαχειριστικά: διαχείριση και επεξεργασία Περισσότερες λεπτομέρειες για τις παραπάνω κατηγορίες περιλαμβάνονται στον πίνακα που ακολουθεί 31

Κατηγορία Στόχος Πεδία Πρότυπα Περιγραφικά Περιγραφή και προσδιορισμός του πρωτοτύπου Στο τοπικό σύστημα επιτρέπει την αναζήτηση και ανάκτηση (π.χ. αναζήτηση φωτογραφιών με συγκεκριμένο θέμα) Σε επίπεδο δικτύου επιτρέπει την ανακάλυψη ψηφιακών αντικειμένων (π.χ. ψηφιοποιημένων ποιητικών συλλογών) Μοναδικά αναγνωριστικά Φυσικές ιδιότητες του πρωτοτύπου (διαστάσεις κλπ) Βιβλιογραφικές πληροφορίες (τίτλος, δημιουργός, γλώσσα, λέξεις- κλειδιά κλπ) Dublin Core MARC τα πεδία μπορούν να συμπληρωθούν με όρους από ελεγχόμενα λεξιλόγια Δομικά Απεικόνιση της δομής (λογικών και φυσικών σχέσεων) και βελτιωμένη παρουσίαση των ψηφιακών αντικειμένων: Πληροφορίες σχετικά με την εσωτερική δομή του αντικειμένου π.χ. σελίδα, ενότητα, αριθμός κεφαλαίου. Σχέσεις ανάμεσα σε διαφορετικά ψηφιακά αντικείμενα (για παράδειγμα η φωτογραφία Β περιέχεται στο κείμενο Α) Σχέσεις ανάμεσα σε διαφορετικά αρχεία του ίδιου αντικειμένου (π.χ. το αρχείο εικόνας Β τύπου JPEG έχει δημιουργηθεί από το αρχείο εικόνα ς Α) Σελίδα Κεφάλαιο Πίνακας περιεχομένων Σχέσεις ανάμεσα σε ψηφιακά αντικείμενα κλπ XML EAD 32

Διαχειριστικά Επιτρέπει τη βραχυπρόθεσμ η αλλά και μακροπρόθεσμη διαχείριση και επεξεργασία ψηφιακών συλλογών Τεχνικά χαρακτηριστικά από την ψηφιακή αποτύπωση και τον έλεγχο ποιότητας ( τεχνικά μεταδεδομένα) Πληροφορίες σχετικές με τη διαχείριση των πνευματικών δικαιωμάτων και τον έλεγχο πρόσβασης Πληροφορίες σχετικά με τη διατήρηση Πληροφορίες σχετικά με το ιστορικό αλλαγών στο ψηφιακό αντικείμενο από τη στιγμή της δημιουργίας του Τεχνικά χαρακτηριστικά, όπως τύπος και μοντέλο σαρωτή, ανάλυση, χρωματικό βάθος, τύπος αρχείου, φωτισμός, συμπίεση, κάτοχος πνευματικών δικαιωμάτων, περιορισμοί στην αναπαραγωγή και τη διανομή, ενέργειες διατήρησης (διαστήματα ανανέωσης, μετάβαση σε νέο τύπο αρχείου κλπ) UNIMARC. προστεθούν Στον οργανισμό που περιγράφεται τα περιγραφικά μεταδεδομένα είναι σε μορφή Όσο για τα δομικά και διαχειριστικά, μπορούμε να πούμε ότι χρειάζεται να για να μπορεί να υπάρξει διατήρηση του υλικού. Για να μπορέσουν τα μεταδεδομένα αυτά να προστεθούν χρειάζεται όλες οι εγγραφές να μετατραπούν σε σχήμα XML. Με την μετατροπή των εγγραφών σε XML, πετυχαίνουμε καλύτερη διατήρηση στο μέλλον, γιατί το XML είναι ένα σχήμα που χρησιμοποιείται ευρέως και πιστεύεται ότι θα κυριαρχήσει στο μέλλον, παράλληλα μέσα από το XML σχήμα μπρούν να προστεθούν και δομικά μεταδεδομένα. Παράλληλα, για τα διαχειριστικά μεταδεδομένα, που συμπεριλαβάνουν και τα μεταδεδομένα διατήρησης, προτείνεται το σχήμα Preservation Metadata for Digital Collection. Η ανάπτυξη του σχήματος έγινε από την Εθνική Βιβλιοθήκη της Αυστραλίας, δημιουργήθηκε λόγω της απουσίας ενός ικανοποιητικού σχήματος διατήρησης μεταδεδεομένων. Θα μπορούσαμε να πούμε ότι, τα μεταδεδομένα διατήρησης 33

ορίζονται ως η πλήροφορία ή τα δεδομένα που υποστηρίζουν τη διαδιακασία της διατήρησης των ψηφιακών τεκμηρίων. Είναι δηλαδή το βασικό συστατικό των συστημάτων αρχειοθέτησης, εξυπηρετώντας την εξασφάλιση της μακρόχρονης πρόσβασης στα ψηφιακά τεκμήρια. Οι «στόχοι» ενός σχήματος μεταδεδομένων είναι να προσδώσουν στο ψηφιακό αντικείμενο βιωσιμότητα, απόδοση και ικανότητα κατανόησης. Ειδικότερα, μέσα σε ένα αρχείο τα μεταδεδομένα διατήρησης «συνοδεύουν» το ψηφιακό τεκμήριο παρέχοντας σχετικές περιγραφικές, δομικές, διοικητικές και πληροφορίες πνευματικής ιδιοκτησίας. Τα μεταεδομένα αυτά θα «διατηρήσουν» και θα μεταναστεύσουν από μορφή σε μορφή και από πρότυπο σε πρότυπο. Σημειώνεται ότι, το Preservation Metadata for Digital Collection, έχει βασιστεί σε πολλές αντίστοιχες προσπάθειες, μερικές από τις οποίες είναι το Open Archive Information System (OAIS), το Networked European Deposit Library (NEDLIB), το Curl Exemplars in Digital Archives (CEDARS). Τα μεταδεδομένα που χρειάζεται να προστεθούν στη συλλογή που εξετάζεται είναι τα παρακάτω: 1. Μόνιμος Προσδιοριστής τύπος και προσδιοριστής Ορισμός: Ένα προσδιοριστικό ή ένα "μόνιμο όνομα" για ένα αντικείμενο που το προσδιορίζει μεμονωμένα και διαρκώς, και επιτρέπει τις συνδέσεις με τις διαφορετικές εκδηλώσεις του και συνδέεται με τα μεταδεδομένα του. Σχέση: Κάθε αντικείμενο που περιγράφεται πρέπει να έχει ένα μόνιμο προσδιοριστικό για να το προσδιορίσει μεμονωμένα, για να κάνει διακρίσεις μεταξύ των διαφορετικών εκδηλώσεων για να το συνδέσει με το αρχείο μεταδεδομένων του. 2. Ημερομηνία Δημιουργίας Ορισμός: Η ημερομηνία εκφρασμένη σε μια τυποποιημένη μορφή ότι η εγγραφή δημιουργήθηκε. Σχέση: Η ημερομηνία, σε συνδυασμό με άλλα στοιχεία μεταδεδομένων, παρέχει τα στοιχεία της αυθεντικότητας ενός αντικειμένου και την προέλευση. 3. Δομικός Τύπος Ορισμός: Ο τύπος του αντικειμένου ή της συλλογής που περιγράφεται Σχέση: Η επιλογή της κατάλληλης στρατηγικής διατήρησης εξαρτάται από τη γνώση του δομικού τύπου. 4. Τεχνική Υποδομή από Πολύπλοκα Αντικείμενα Ορισμός: Η υπερ-αρχειοθέτση τεχνικής υποδομής από πολύπλοκα αντικείμενα 34

Σχέση: Η διαχείριση της συντήρησης θα απαιτήσει τη δομή των σύνθετων αντικειμένων καθώς επίσης και των συστατικών τους. 6. Γνώση Απαιτήσεων Συστήματος Ορισμός: Το σύστημα ή το λογισμικό απαραίτητο να έχει πρόσβαση στις πληροφορίες στο αν τικείμενο ή να το χρησιμοποιήσει. Μπορεί να περιγράψει τη σειρά των συστημάτων στην οποία το αντικείμενο θα λειτουργήσει, ή της νεότερες εκδόσεις εάν το αντικείμενο συνεχίσει να είναι συμβατό με τη νεώτερη έκδοση. Μπορεί να περιγράφει επίσης τις απαιτήσεις συστημάτων ή συνδέσεις για τη λειτουργία, ή τις απαιτήσεις μνήμης για ένα ασυμπίεστο αρχείο. Πρέπει να δηλωθεί εάν οι απαιτήσεις προτιμώνται ή είναι υποχρεωτικές Σχέση: Χρειάζεται να διαχειριστεί τις απαιτήσεις για τα ψηφιακά αντικείμενα. 7. Απαιτήσεις Εγκατάστασης Ορισμός: Κάθε ειδικευμένη διαδικασία που χρειάζεται για να εγκατασταθεί το αντικείμενο Σχέση: Να επιτρέψει την πρόσβαση στο αντικείμενο με ειδικές απαιτήσεις εγκατάστασης. 8. Πληροφορίες Αποθήκευσης Ορισμός: Ικανότητα αποθήκευσης για τα αντικείμενα και τις λεπτομέρειες του συστήματος αποθήκευσης, συμπεριλαμβανομένου του φυσικού σχήματος Σχέση: Μπορεί να βοηθήσει στις δράσεις σχεδιασμού διατήρησης που σχετίζονται. 9. Ανασταλτικοί παράγοντες πρόσβασης Ορισμός: Οποιαδήποτε μέθοδος που χρησιμοποιείται για να εμποδίσει την πρόσβαση, η οποία θα προσέκρουε στις διαδικασίες συντήρησης, όπως η κρυπτογράφηση ή το ίχνος ύδατος. Σχέση: Χωρίς αυτές τις πληροφορίες, το αντικείμενο μπορε ί να μην είναι σε θέση να προσεγγιστεί, αντιγραμμένος ή μετανάστευσε. 10. Βοηθήματα Αναζήτησης και Εύρεσης, και Βοηθητικά Πρόσβασης Ορισμός: Οποιαδήποτε σύστημα ή μέθοδος που χρησιμοποιείται για να ενισχύσει την πρόσβαση στις πληροφορίες μέσα στο ψηφιακό αντικείμενο, το οποίο πρέπει να διατηρηθεί στις διαδοχικές γενεές Σχέση: Για να επιτρέψει την ενίσχυση και τη βοήθεια για να ληφθεί υπόψη σε οποιαδήποτε διαδικασία συντήρησης. 11. Άδεια Διατήρησης 35

Ορισμός: Μια δήλωση εάν η άδεια παραχωρείται ή όχι για να δημιουργήσει τα αντίγραφα του αντικειμένου για λόγους συντήρησης. Σύνδεση: Στις πληροφορίες αρχείων για εάν η άδεια να αντιγράψει για τη συντήρηση η αντιπροσωπεία, για να διευκολύνει τη διαχείριση της δράσης συντήρησης. 12. Πιστοποίηση Ορισμός: Πληροφορίες για έναν μηχανισμό επικύρωσης είτε μέσα στο έγγραφο προτού να ληφθεί στο αρχείο, ή έναν μηχανισμό επικύρωσης που εφαρμόστηκε από το διαχειριστή των αρχείων. Σύνδεση: Η επικύρωση της αυθεντικότητας κα ι να πα ραχθούν πληροφορίες για αποφάσεις σε δρόμους διατήρησης. 13. Συσχέτιση Ορισμός: Σχέσεις μεταξύ αυτής της εγγραφής και άλλων αντικειμένων απαραίτητων για τη διαχείριση συντήρησης Σχέση: Να επιτρέψει σε ένα αντικείμενο να συνδεθεί με τα μεταδεδομένα, στις προηγούμενες ή πιό πρόσφατες εκδηλώσεις του, άλλες μορφές αυτού, και άλλα αντικείμενα, συμπεριλαμβανομένης βοηθημάτων εύρεσης. Είναι ουσιαστικό στη διατήρηση μιας ιστορίας της αλλαγής ενός αντικειμένου με τη σύνδεση με τα μεταδεδομένα των προηγούμενων εκδηλώσεων, συμπεριλαμβανομένης αυτής του αντικειμένου πηγής. 14. Ιδιορρυθμίες Ορισμός: Οποιοδήποτε χαρακτηριστικό που μπορεί να εμφανιστεί ως απώλεια στη λειτουργία ή την αλλαγή στο βλέμμα και αίσθηση μιας συλλογής, ενός αντικειμένου ή ενός αρχείου. Μπορέστε να περιγράψετε τι ς ιδιορρυθμίες ή να παρέχετε τις συνδέσεις με τις ιδιορρυθμίες. Περιλαμβάνει μόνο τις περιγραφές των ιδιορρυθμιών που είναι σχετικές με τη χρήση της τρέχουσας περίπτωσης. Πρέπει να περιλάβετε οποιεσδήποτε σχετικές ημερομηνίες. Σχέση: Να βοηθήσει τους διαχειριστές συντήρησης να αξιολογήσουν την επιτυχία ή ειδάλλως των στρατηγικών συντήρησης και πρέπει να αποτρέψει το χρόνο έξοδα στην προσπάθεια να λυθούν τα προβλήματα που ήταν έμφυτα στο αντικείμενο στο χρόνο που η στρατηγική εφαρμόστηκε. Αυτό το στοιχείο τεκμηριώνει τις αλλαγές που εμφανίζονται ως αποτέλ εσμα της ψηφιακής αναλογικής μεταλλαγής, του διπλασιασμού ή της μετανάστευσης, καθώς επίσης και εκείνων που να είναι έμφυτοι στο έγγραφο πηγής. 36

15. Απόφαση Αρχειοθέτησης Ορισμός: Η απόφαση εάν αυτή η εργασία πρέπει να αρχειοθετηθεί και η ημερομηνία εκείνης της απόφασης. Αυτός ο τομέας μπορεί επίσης να περιλάβει μια ημερομηνία περιόδου ή αναθεώρησης διατήρησης. Σχέση: Αυτές οι πληροφορίες συμβάλλουν στην ιστορία συντήρησης της εργασίας και διευκολύνουν τη μελλοντική λήψη απόφασης. 16. Αιτία Απόφασης Ορισμός: Γιατί η απόφαση για να αρχειοθετηθεί το έργο ή όχι πάρθηκε Σχέση: Αυτές οι πληροφορίες συμβάλλουν στην ιστορία συντήρησης του αντικειμένου και διευκολύνουν τη μελλοντική λήψη απόφασης 17. Ίδρυμα αρμόδιο για την απόφαση αρχειοθέτησης Ορισμός: Το όνομα της αντιπροσωπείας αρμόδιας για την απόφαση ότι αυτή η εργασία πρέπει να αρχειοθετηθεί Σχέση: Σε ένα διανεμημένο πρότυπο αρχειοθέτησης, η αντιπροσωπεία που λαμβάνει την απόφαση αρχειοθέτησης μπορεί να είναι διαφορετική από αυτήν που αρχειοθετεί πραγματικά το αντικείμενο. 18. Απόφαση Αρχειοθέτησης Ορισμός: Η απόφαση εάν αυτή η εκδήλωση πρέπει να αρχειοθετηθεί/να διατηρηθεί και ημερομηνία εκείνης της απόφασης. Αυτός ο τομέας μπορεί επίσης να περιλάβει μια ημερομηνία περιόδου ή αναθεώρησης διατήρησης. Σχέση: Αυτές οι πληροφορίες διευκολύνουν τη λήψη αποφάσεων για την ιδιαίτερη εκδήλωση, αναγνωρίζοντας ότι ενώ μερικές εκδηλώσεις μιας εργασίας μπορούν να διατηρηθούν κατά τρόπο αόριστο, άλλες εκδηλώσεις δεν μπορούν. 19. Λόγος Απόφασης Ορισμός: Γιατί η απόφαση για αρχειοθέτηση/διατήρηση απόδειξη ή όχι πάρθηκε. Σχέση: Αυτές οι πληροφορίες συμβάλλουν στην ιστορία συντήρησης της εργασίας και διευκολύνουν τη μελλοντική λήψη αποφάσεων για την εκδήλωση. Αν και η ίδια η εργασία μπορεί να απαιτηθεί για τη μόνιμη διατήρηση, μια ιδιαίτερη εκδήλωση μπορεί να είναι περιττή στο αρχείο. 20. Ινστιτούτο Υπεύθυνο για την Απόφαση της Αρχειοθέτησης Ορισμός: Το όνομα του ινστιτούτο που είναι υπεύθυνο για την απόφαση ότι αυτό το έργο θα αρχειοθετηθεί/διατηρηθεί. 37

Σύνδεση: Σε ένα διαμοιρασμένο μοντέλο αρχειοθέτησης, το ινστιτούτο που παίρνει την απόφαση για την αρχειοθέτηση ή διατήρηση μπορεί να είναι διαφορετικό από αυτό που πραγματικά αρχειοθετεί το αντικείμενο. 21. Τύπος πρόθεσης Ορισμός: Η πρόσθεση χρήσης της συγκεκριμένης απόφασης. Σχέση: Παρέχει πληροφορίες απαραίτητες για τη διαχείριση των ποικίλων τύπων ενός αντικειμένου 22. Ινστιτούτο με την ευθύνη για την αρχειοθέτηση Ορισμός: Το όνομα της αντιπροσωπείας που έχει δεχτεί την ευθύνη για τη συντήρηση. Πρέπει να περιλάβετε την ημερομηνία της έναρξης της αποδοχής της ευθύνης, ή τη σειρά των ημερομηνιών της ευθύνης. Σχέση: Αποδίδει την ευθύνη και παρέχει τις πληροφορίες για την κατανομή των πόρων και την πρόληψη του ανεπιθύμητου διπλασιασμού. Μπορέστε να είστε διαφορετικός από την επιλογή αντιπροσωπειών και την αντιπροσωπεία που πραγματοποιούν ενεργά τις διαδικασίες. 23. Διαδικασία Ορισμός: Όλες οι σχετικές λεπτομέρειες οποιασδήποτε διαδικασίας εφάρμοσαν σε ένα ψηφιακό αντικείμενο ή ένα αρχείο, συμπεριλαμβανομένου του λογισμικού, τις συγκεκριμένες τοποθετήσεις ή τις ενέργειες που απαιτήθηκαν για να παραγάγουν την τρέχουσα εκδήλωση, τις λεπτομέρειες όλου του εξοπλισμού και τις αρμόδια αντιπροσωπείες ή τα πρόσωπα. Σχέση: Αυτό το στοιχείο τεκμηριώνει τι έχει συμβεί σε μια ιδιαίτερη εκδήλωση ενός αντικειμένου. Η σειρά συνδεμένων αρχείων σχετικά με τις εκδηλώσεις ενός αντικειμένου ενισχύει μια ιστορία αλλαγής κατά τη διάρκεια του χρόνου. Αυτές οι πληροφορίες είναι ουσιαστικές να τεκμηριώσουν ποιες μέθοδοι συντήρησης έχουν εφαρμοστεί στο αντικείμενο και πώς οι διάφορες εκδηλώσεις να διαφέρουν η μια από την άλλη. 24. Δημιουργός Αντικειμένου Ορισμός: Το όνομα του ινστιτούτου κα ι το όνομα των ατόμων που έχουν συμβάλλει με δεδομένα σ αυτή την εγγραφή. Σχέση: Να καταγραφεί η υπευθυνότητα για τα μεταδεδομένα 25. Άλλα Ορισμός: Οποιαδήποτε άλλη πληροφορία στη διατήρηση της συλλογής, αντικειμένου ή αρχείου Σχέση: Να καλύψει οτιδήποτε δεν υπάρχει στα άλλα στοιχεία 38

Ένα άλλο κομμάτι, ίσως και πιο σημαντικό είναι το θέμα της διατήρησης του ιδίου του ψηφιακού αντικειμένου και των μεταδεδομένων του. Το θέμα της διατήρησης είναι πολύ σημαντικό, γιατί με την ταχεία αλλαγή των τεχνολογικών και οργανωτικών υποδομών, τα ψηφιακά αντικείμενα απαξιόνονται και δεν μπορεί κάποιος να έχει πρόσβαση σ αυτά. Η στρατηγική που προτείνεται είναι η μετανάστευση. Μ ε τον όρο αυτό περιγράφεται η διαδικασία της μεταφοράς ψηφιακών δεδομένων από ένα δεδομένο περιβάλλον υλικού και λογισμικού σε ένα άλλο ή από μια γενιά υπολογιστών σε επόμενη, διατηρώντας τα θεμελιώδη χαρακτηριστικά των δεδομένων. Η μετανάστευση, επίσης, μπορεί να είναι σε επίπεδο τύπου αρχείου, για παράδειγμα από ένα απαρχαιωμένο τύπο αρχείου σε καινούριο. Σκοπός της στρατηγικής αυτής είναι η διατήρηση της ακεραιότητας των ψηφιακών αντικειμένων και η εξασφάλιση της δυνατότητας στους χρήστες να ανακτούν και να αναπαράγουν τα ψηφιακά αντικείμενα ανεξάρτητα από τις τεχνολογικές εξελίξεις. Η μετανάστευση είναι ακόμα υπό εξέταση, καθώς υπάρχει η άποψη ότι δε διασφαλίζει ούτε την αυθεντικότητα ούτε την ακεραιότητα ενός ψηφιακού αρχείου. Η μετανάστευση εξαρτάται από το ψηφιακό υλικό που έχει ο οργανσιμός. Το PDF, που κυρίως αποτελείται το ψηφιακό υλικό του οργανσιμού, είναι ένα σχήμα εγγράφων που αναπτύσσεται από την Adobe και αποτελεία συνέχεια στη γλώσσα Postscript (που χρησιμοποιείται τώρα σχεδόν παγκοσμίως στους εκτυπωτές). Αν και η Postscript σχεδιάστηκε συγκεκριμένα για την εκτύπωση, το PDF προορίζεται να υποστηρίξει on-line, ασφαλή, διαδραστική χρήση, καθώς επίσης και εκτύπωση. Καθώς τα σχήματα στοιχείων αλλάζουν, το PDF είναι ιδιαίτερα πιθανό να υποστηριχθεί για πολύ, και να ακολουθήσει τις πορείες μετανάστευσης. Αυτό έχει συμβεί με το Adobe Postscript, το οποίο είναι τώρα πρότυπα βιομηχανίας, και για το οποίο PDF το ίδιο μπορεί να θεωρηθεί ως επόμενο βήμα στη μετανάστευση. Η Adobe επενδύει ιδιαίτερα στην επιτυχία του PDF, αλλά ακόμα κι αν η Adobe αποτυγχάνει ή αλλάζει απότομα, μια κοινότητα τρίτων για το χειρισμό του PDF έχει αρχίσει να προκύπτει. Το PDF χρησιμοποιείται ευρέως από πολλούς καλά χρηματοδοτημένους οργανισμούς (συμπεριλαμβανομένης της Αμερικάνικης κυβέρνησης, η οποία χρησιμοποιεί τώρα το PDF ως τυποποιημένο τρόπο για τις κυβερνητικές δημοσιεύσεις) έτσι πρέπει να υπάρξει διαδεδομένη υποστήριξη για τη χρησιμοποίηση και τη μετανάστευση PDF, εάν απετύγχανε η Adobe να παρέχει την επαρκή υποστήριξη για το σχήμα. Ακόμα κι έτσι, είναι πιθανό ότι PDF μια ημέρα θα εκτοπιστεί από ένα άλλο σχήμα. Μπορεί να είναι ένα σχήμα διαδόχων, ή μπορεί να είναι ένα απολύτως διαφορετικό σχήμα 39