Διακήρυξη Διαγωνισμού για την «Υλοποίηση Π.Σ. Βιβλιοθήκης Λειτουργικών Υπηρεσιών»

Διακήρυξη Διαγωνισμού για την «Υλοποίηση Π.Σ. Βιβλιοθήκης Λειτουργικών Υπηρεσιών» Μέρος Α : Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Διακήρυξη Διαγωνισμού για την «Υλοποίηση Π.Σ. Βιβλιοθήκης Λειτουργικών Υπηρεσιών» του Υποέργου 2 Υλοποίηση Π.Σ. Βιβλιοθήκης Λειτουργικών Υπηρεσιών της Πράξης «Εκσυγχρονισμός Υπηρεσιών Πληροφόρησης Βιβλιοθήκης Δημοκρίτειου Πανεπιστημίου Θράκης» {KE 2094 (80801)} Αναθέτουσα Αρχή: Δημοκρίτειο Πανεπιστημίου Θράκης -Ειδικός Λογαριασμός Προϋπολογισμός : 260.000,00 (με ΦΠΑ), 211.382,11 (χωρίς ΦΠΑ) Πλέον Δικαιώματα Προαίρεσης : 10% της Συμβατικής αξίας με ΦΠΑ Διάρκεια: 10 μήνες Διαδικασία Ανάθεσης: Διεθνής Ανοικτός με κριτήριο ανάθεσης την πλέον συμφέρουσα από οικονομικής άποψης προσφορά Ημερομηνία αποστολής στην Υπηρεσία Επισήμων Εκδόσεων της Ε.Ε. 18/10/2013 Ημερομηνία δημοσίευσης στο ΦΕΚ δημοσίων συμβάσεων 25/10/2013 Ημερομηνία αποστολής στον Ελληνικό τύπο 21/10/2013 & 29/10/2013 Ημερομηνία δημοσίευσης στον Ελληνικό τύπο 25/10/2013 & 30/10/2013 Ημερομηνία διενέργειας διαγωνισμού: 17/12/2013 Κωδικός ΟΠΣ: 304238

Διακήρυξη Διαγωνισμού για την «Υλοποίηση Π.Σ. Βιβλιοθήκης Λειτουργικών Υπηρεσιών» (Ανάπτυξη Υπηρεσιών Βιβλιοθήκης Δημοκριτείου Πανεπιστημίου Θράκης») Μέρος Α : Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Πίνακας Περιεχομένων... 2 Πίνακας Περιεχομένων... 2 Συνοπτικά στοιχεία Έργου... 5 ΜΕΡΟΣ Α: ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΚΑΙ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ ΕΡΓΟΥ... 8 Συντομογραφίες... 8 A1. Περιβάλλον του Έργου... 9 A1.1. Εμπλεκόμενοι στην υλοποίηση του αντικειμένου του Έργου... 9 A1.1.1. Συνοπτική παρουσίαση Φορέα Λειτουργίας... 10 A1.1.2. Συνοπτική παρουσίαση Φορέα Υλοποίησης... 12 A1.1.3. Άλλοι Φορείς που εμπλέκονται στην επιτυχή έκβαση του Έργου... 15 A1.1.4. Όργανα και Επιτροπές (Διακυβέρνηση του Έργου)... 16 A1.2. Υφιστάμενη κατάσταση (σε σχέση με τις απαιτήσεις του Έργου)... 19 A1.2.1. Συνοπτική περιγραφή των υπηρεσιών και της λειτουργίας του Φορέα Λειτουργίας... 19 A1.2.2. Οργανωτική Δομή και Στελέχωση του Φορέα... 22 A1.2.3. Περιγραφή των κύριων επιχειρησιακών διαδικασιών... 24 A1.2.4. Ανάλυση υποδομών Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών... 25 A1.2.5. Επίπεδο Ωριμότητας του παρόντος Έργου... 25 A2. Αντικείμενο, στόχοι και κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας του Έργου... 26 A2.1. Αντικείμενο του Έργου... 26 A2.2. Σκοπιμότητα και οφέλη... 27 A2.3. Στόχοι και έκταση του έργου... 30 A2.4. Κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας του Έργου... 31 A3. Λειτουργικές και Τεχνικές προδιαγραφές Έργου... 33 A3.1. Ηλεκτρονικές Υπηρεσίες... 33 A3.2. Απαιτήσεις Αρχιτεκτονικής Συστήματος... 35 Προτεινόμενη Λογική Αρχιτεκτονική... 37 A3.3. Τεχνολογίες και σχέδιο υλοποίησης Έργου... 38 A3.4. Προδιαγραφές Λειτουργικών Ενοτήτων (Υποσυστημάτων, Εφαρμογών)... 39 A3.4.1. Λειτουργική Ενότητα «Ολοκλήρωση CRIS με τα πληροφοριακά συστήματα του ιδρύματος & υλοποίηση Ιδρυματικής Ερευνητικής Πύλης»... 39 Σελίδα 2 από 88

Διακήρυξη Διαγωνισμού για την «Υλοποίηση Π.Σ. Βιβλιοθήκης Λειτουργικών Υπηρεσιών» (Ανάπτυξη Υπηρεσιών Βιβλιοθήκης Δημοκριτείου Πανεπιστημίου Θράκης») Μέρος Α : Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου A3.4.2. Λειτουργική Ενότητα «Υπηρεσία Ηλεκτρονικών Εκδόσεων και προβολής Κ.Β.» 43 A3.4.3. Λειτουργική Ενότητα «Υπηρεσία Δημιουργίας Οντολογιών και Απόδοσης Μεταδεδομένων Αρχείων Μαθησιακών Αντικειμένων» ΥΔΟΑΜΜΑ... 46 A3.4.4. Λειτουργική Ενότητα «Υπηρεσία Ταξινόμησης Δημοσίων Εγγράφων»... 48 A3.4.5. Λειτουργική Ενότητα Υπηρεσία Βιβλιοθήκης δια κινητών τηλεφώνων... 52 A3.4.6. Λειτουργική Ενότητα «Υπηρεσία Παρακολούθησης και Αποτίμησης του Έργου της Κ.Β.» 56 A3.5. Προδιαγραφές Οριζόντιων Λειτουργιών... 59 A3.6. Λειτουργικά Χαρακτηριστικά Εξοπλισμού... 59 A3.7. Διαλειτουργικότητα... 59 A3.8. Πολυκαναλική προσέγγιση... 63 A3.9. Ανοιχτά δεδομένα... 64 A3.10. Απαιτήσεις Ασφάλειας... 64 A3.11. Απαιτήσεις Ευχρηστίας & Προσβασιμότητας Συστήματος... 65 A3.12. Απαιτήσεις Προσβασιμότητας... 66 A3.13. Χρονοδιάγραμμα και Φάσεις Έργου... 66 Α/Α Φάσης: 1... 66 Α/Α Φάσης: 2... 67 Α/Α Φάσης: 3... 69 Α/Α Φάσης: 4... 69 Α/Α Φάσης: 5... 70 Χρονοδιάγραμμα GANTT υλοποίησης... 71 A3.14. Πίνακας Παραδοτέων... 72 A3.15. Σημαντικά Ορόσημα υλοποίησης Έργου... 73 A4. Ελάχιστες προδιαγραφές Υπηρεσιών... 73 A4.1. Υπηρεσίες Μελέτης Εφαρμογής... 73 A4.2. Υπηρεσίες εγκατάστασης... 76 A4.3. Υπηρεσίες Εκπαίδευσης... 76 A4.4. Υπηρεσίες Ευαισθητοποίησης... 77 A4.5. Υπηρεσίες Μετάπτωσης Δεδομένων... 78 A4.6. Υπηρεσίες Πιλοτικής και Δοκιμαστικής Παραγωγικής Λειτουργίας... 79 A4.7. Υπηρεσίες Εγγύησης «Καλής Λειτουργίας» & Συντήρησης... 79 A4.8. Τήρηση προδιαγραφών ποιότητας υπηρεσιών... 81 Σελίδα 3 από 88

Διακήρυξη Διαγωνισμού για την «Υλοποίηση Π.Σ. Βιβλιοθήκης Λειτουργικών Υπηρεσιών» (Ανάπτυξη Υπηρεσιών Βιβλιοθήκης Δημοκριτείου Πανεπιστημίου Θράκης») Μέρος Α : Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου A5. Μεθοδολογία Διοίκησης και Υλοποίησης Έργου... 82 A5.1. Μέθοδοι και Τεχνικές Υλοποίησης και Υποστήριξης... 82 A5.2. Σχήμα Διοίκησης σχεδιασμού και υλοποίησης του Έργου... 82 A5.3. Σχέδιο και Σύστημα Διασφάλισης Ποιότητας... 83 A5.4. Σχέδιο και Σύστημα Διαχείρισης Κινδύνων... 84 A5.5. Σενάρια χρήσης και Ελέγχου - Διαδικασία παραλαβής λειτουργικότητας συστημάτων και Έργου... 84 A6. ΠΑΡΑΡΤΗΜΑΤΑ... 85 Σελίδα 4 από 88

Διακήρυξη Διαγωνισμού για την «Υλοποίηση Π.Σ. Βιβλιοθήκης Λειτουργικών Υπηρεσιών» (Ανάπτυξη Υπηρεσιών Βιβλιοθήκης Δημοκριτείου Πανεπιστημίου Θράκης») Μέρος Α : Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Συνοπτικά στοιχεία Έργου Το παρόν έργο αποτελεί το υποέργο 2 της ενταγμένης στο Επιχειρησιακό Πρόγραμμα «Ψηφιακή Σύγκλιση» Πράξης με τίτλο «Εκσυγχρονισμός Υπηρεσιών Πληροφόρησης Βιβλιοθήκης Δημοκρίτειου Πανεπιστημίου Θράκης» και σκοπός έχει την Ανάπτυξη Υπηρεσιών Βιβλιοθήκης Δημοκρίτειου Πανεπιστημίου Θράκης. Στόχοι Η εφαρμογή ολοκληρωμένου πληροφοριακού συστήματος παρακολούθησης και προβολής των δραστηριοτήτων των βιβλιοθηκών του ιδρύματος και η δια αυτού βελτίωση της ποιότητας των παρεχόμενων υπηρεσιών πληροφόρησης Η πολυκαναλική παρουσίαση της κεντρικής βιβλιοθήκης και η ανάπτυξη εφαρμογών για την διεύρυνση τηλεπικοινωνίας της βιβλιοθήκης μέσα από δίκτυα κινητής τηλεφωνίας. Η οργάνωση των εγγράφων που διακινούνται από και προς τις υπηρεσίες και τις σχολές του πανεπιστημίου ώστε να απλουστευθεί η κυκλοφορία τους και η ανάσυρσή τους μέσα από το διαδίκτυο. Η οργάνωση των μαθησιακών αντικειμένων που αποτίθενται στις πλατφόρμες e- class ή moodle για την προσαρμοστική ανάσυρσή τους από το διαδίκτυο. Η διαδικτυακή παρουσίαση του συνόλου του ερευνητικού έργου που παράγεται από τους καθηγητής και υποψήφιους ερευνητές του ιδρύματος Η παροχή της δυνατότητας προβολής του εκπαιδευτικού και ερευνητικού έργου του πανεπιστημίου δια της ανάπτυξης και διαχείρισης ηλεκτρονικών περιοδικών Υπηρεσίες Οι υπηρεσίες που προβλέπεται να αναπτυχθούν είναι: Υπηρεσία Στατιστικής Ανάλυσης και Παρακολούθησης δεικτών λειτουργίας και ποιότητας βιβλιοθηκών Υπηρεσία προβολής και περιοδικών εκδόσεων κεντρικής βιβλιοθήκης Υπηρεσία πολυκαναλικής προσέγγισης με τους χρήστες των βιβλιοθηκών του ιδρύματος Υπηρεσία διαδικτυακής διαχείρισης εγγράφων του ιδρύματος. Υπηρεσία προσαρμοστικής ανάσυρσης ψηφιακού υπερμεσικού εκπαιδευτικού υλικού. Υπηρεσία Παρακολούθησης της τρέχουσας ερευνητικής δραστηριότητας στο Δ.Π.Θ. Εκπαίδευση στην χρήση της υπηρεσίας παρακολούθησης της τρέχουσας ερευνητικής δραστηριότητας. Υπηρεσία αναζήτησης στο δημόσιο κατάλογο. Μετρήσιμα αναμενόμενα αποτελέσματα Σελίδα 5 από 88

Διακήρυξη Διαγωνισμού για την «Υλοποίηση Π.Σ. Βιβλιοθήκης Λειτουργικών Υπηρεσιών» (Ανάπτυξη Υπηρεσιών Βιβλιοθήκης Δημοκριτείου Πανεπιστημίου Θράκης») Μέρος Α : Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Μείωση του κόστους λειτουργίας των βιβλιοθηκών του Δ.Π.Θ. Μείωση του χρόνου ενημέρωσης των χρηστών των βιβλιοθηκών Αύξηση της επισκεψιμότητας των βιβλιοθηκών και αύξηση του αριθμού των χρηστών. Βελτίωση των διαδικασιών ενημέρωσης του προσωπικού του ΔΠΘ, σχετικά με της αποφάσεις της διοίκησης Ενίσχυση της διαχρητικότητας (interoperability) του ψηφιοποιημένου εκπαιδευτικού υλικού, που αποτίθεται στην πλατφόρμα e-class. Κρίσιμα σημεία υλοποίησης Προμήθεια / Εγκατάσταση συστημάτων υποστήριξης των υπηρεσιών (λογισμικό). Σύνδεση του νέου λογισμικού με τις υπάρχουσες βάσεις δεδομένων Σταδιακή μεταφορά / μετάπτωση δεδομένων και υπηρεσιών των βιβλιοθηκών στις νέες υποδομές. Εκπαίδευση χρηστών (βιβλιοθηκονόμων & πληροφορικών) και δημιουργία επιπέδων και δομών διαχείρισης των υπηρεσιών. Παροχή εγγυήσεων καλής λειτουργίας των υπηρεσιών. Γνωστές επικινδυνότητες Ειδική μέριμνα θα πρέπει να ληφθεί: (α) κατά τη σταδιακή μεταφορά / μετάπτωση δεδομένων και υπηρεσιών των βιβλιοθηκών στις νέες υποδομές,. Ο Ανάδοχος θα πρέπει να συνεργαστεί στενά με την κεντρική Ομάδα Υλοποίησης του υποέργου και τις βιβλιοθήκες, να μελετήσει τα πορίσματα ερευνών που περιγράφουν την παρούσα κατάσταση και να προτείνει ρεαλιστικά και τεκμηριωμένα -με ένα ελάχιστο δείγμα πραγματικών δεδομένωνχρονοδιαγράμματα, για την επιτυχή αντιμετώπιση των προαναφερθεισών περιπτώσεων. Ιδιαίτερη προσοχή απαιτείται : Στην συνέργεια των υπηρεσιών με το υπο ανάπτυξη από την οριζόντια δράση Β1, κεντρικό ΠΣ ILSaS. Στη συνέργεια του CRIS με το σύστημα καταχώρησης πληροφοριών του ΕΛ στο ΔΠΘ Στη συνέργεια των υπηρεσιών με το υπο βελτίωση σύστημα της ΜΟΠΑΒ Παρούσα κατάσταση Ενδεικτικά αναφέρεται οι βιβλιοθήκες του ιδρύματος δεν διαθέτουν κεντρικό σύστημα παρακολούθησης της λειτουργίας τους. Συνέπεια αυτού είναι να δυσχεραίνεται η διοίκηση του πανεπιστημίου να έχει συνεχή ενημέρωση (on demand). Ταυτόχρονα, η έλλειψη αυτή δεν επιτρέπει την καλλιέργεια φιλοσοφίας ολικής ποιότητας (Total Quality Couture / TQC). Σελίδα 6 από 88

Διακήρυξη Διαγωνισμού για την «Υλοποίηση Π.Σ. Βιβλιοθήκης Λειτουργικών Υπηρεσιών» (Ανάπτυξη Υπηρεσιών Βιβλιοθήκης Δημοκριτείου Πανεπιστημίου Θράκης») Μέρος Α : Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Επίσης δεν υπάρχει σύστημα προβολής και προώθησης τόσο του έργου των βιβλιοθηκών, όσο και του ερευνητικού έργου των καθηγητών, τόσο προς τους φοιτητές του ιδρύματος, όσο και προς τους ελληνόφωνες επιστήμονες. Επίσης, αναφέρεται ότι και για τις λοιπές προς ανάπτυξη υπηρεσίες, δεν υπάρχει σχετική δραστηριότητα εισέτι στο ΔΠΘ. Συνθήκες επιτυχούς ολοκλήρωσης Έργου Η Αναθέτουσα Αρχή θα θεωρεί το Έργο ως επιτυχές, όταν θα έχουν υλοποιηθεί επαρκώς οι στόχοι του Έργου. Σελίδα 7 από 88

ΜΕΡΟΣ Α: ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΚΑΙ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ ΕΡΓΟΥ Συντομογραφίες ΑΑ Αναθέτουσα Αρχή ΑΕΙ Ανώτατα Εκπαιδευτικά Ιδρύματα ΔΠΘ Δημοκρίτειο Πανεπιστήμιο Θράκης ΕΕ Ευρωπαϊκή Ένωση ΕΚΤ Εθνικό Κέντρο Τεκμηρίωσης ΕΛ Ειδικός Λογαριασμός ΕΔΔΑΠ Επιτροπή Διενέργειας Διαγωνισμού και Αξιολόγησης Προσφορών ΕΠΠΕ Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου ΕΜΠ Εθνικό Μετσόβιο Πολυτεχνείο ΕΠ Επιχειρησιακό Πρόγραμμα ΕΣΠΑ Εθνικό Στρατηγικό Πλαίσιο Αναφοράς ΕΣΥΕ Εθνική Στατιστική Υπηρεσία Ελλάδος ΛΕ Λειτουργική Ενότητα ΜΑ Μαθησιακά Αντικείμενα ΜΟΠΑΒ Μονάδας Ολικής Ποιότητας Ακαδημαϊκών Βιβλιοθηκών ΟΔΕ Ομάδα Διοίκησης Έργου ΟΠΣΒ Ολοκληρωμένο Πληροφοριακό Σύστημα Βιβλιοθηκών ΠΣ Πληροφοριακό Σύστημα ΣΕΑΒ Σύνδεσμος Ελληνικών Ακαδημαϊκών Βιβλιοθηκών ΤΕΙ Τεχνολογικά Εκπαιδευτικά Ιδρύματα ΥΔΟΑΜΜΑ Υπηρεσία Δημιουργίας Οντολογιών και Απόδοσης Μεταδεδομένων Μαθησιακών Αντικειμένων ΥΠΔΒΜΘ Υπουργείο Παιδείας Δια Βίου Μάθησης και Θρησκευμάτων ΥΥ Υπεύθυνος Υλοποίησης ΨΣ Ψηφιακή Σύγκλιση CERIF Common European Research Information Format CRIS Current Research Information System GU-net Greek Universities Network HL7 Health Level 7 ILSaS Integrated Library System as Service ISO International Organization for Standardization OAI Open Archives Initiative OPAC Online Public Access Catalog RDF Resource Description Framework RSS RDF Site Summary WS Web Services WYSIWYG What You See Is What You Get Σελίδα 8 από 88

A1. Περιβάλλον του Έργου A1.1. Εμπλεκόμενοι στην υλοποίηση του αντικειμένου του Έργου Την ευθύνη σύνταξης της παρούσας Διακήρυξης έχουν αναλάβει από κοινού ο Φορέας λειτουργίας του Έργου, δηλαδή το ΔΠΘ δια του Επιστημονικού Υπεύθυνου του Έργου, καθώς και ο Φορέας Υλοποίησης-δικαιούχος του Έργου: ΕΛ του ΔΠΘ. Ευρύτερο πλαίσιο μέσα στο οποίο ο Ανάδοχος θα υλοποιήσει το φυσικό αντικείμενο του Έργου Εξωγενείς επιχειρησιακοί στόχοι Η παρούσα Διακήρυξη λαμβάνει χώρα στο πλαίσιο του Ε.Π. «ΨΗΦΙΑΚΗ ΣΥΓΚΛΙΣΗ. ΑΞΟΝΑΣ ΠΡΟΤΕΡΑΙΟΤΗΤΑΣ 2, ΤΠΕ ΚΑΙ ΒΕΛΤΙΩΣΗ ΤΗΣ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ ΖΩΗΣ. ΠΡΟΣΚΛΗΣΗ 21.1 ΘΕΜΑΤΙΚΗ Β2. ΨΗΦΙΑΚΕΣ ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ ΑΝΩΤΑΤΩΝ ΕΚΠΑΙΔΕΥΤΙΚΩΝ ΙΔΡΥΜΑΤΩΝ. ΤΙΤΛΟΣ: ΕΚΣΥΓΧΡΟΝΙΣΜΟΣ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΣΗΣ ΒΙΒΛΙΟΘΗΚΗΣ ΔΠΘ ΔΙΚΑΙΟΥΧΟΣ: ΕΛ του ΔΠΘ», συντάχθηκε με βάση τους προτεινόμενους στόχους του προαναφερθέντος Ε.Π. και για το λόγο αυτό απαιτεί συγκεκριμένες παρεμβάσεις, όπως: κεντρική εγκατάσταση και αξιοποίηση σύγχρονων Τ.Π.Ε. που θα προσφέρουν στις βιβλιοθήκες την ευκαιρία συμμετοχικά και συνεργατικά να σχεδιάζουν, να αναπτύσσουν, να εφαρμόζουν, να προωθούν και να αξιολογούν όλες ή τουλάχιστον τις περισσότερες λειτουργίες και υπηρεσίες τους, με απώτερο στόχο την εξυπηρέτηση των αναγκών του τελικού χρήστη στην κοινωνία της πληροφορίας. Οι υπηρεσίες αυτές θα πρέπει να αξιοποιούν τεχνολογίες που διευκολύνουν και ενισχύουν την πρόσβαση ολόκληρης της ακαδημαϊκής κοινότητας της χώρας στον έντυπο πλούτο επιστημονικής γνώσης των βιβλιοθηκών. Ταυτόχρονα, οι νέες τεχνολογίες και ροές εργασίας που προτείνονται θα πρέπει να απλουστεύουν τις συναλλαγές του κοινού με τις βιβλιοθήκες και να μειώνουν ουσιαστικά την απαιτούμενη προσπάθεια του προσωπικού των βιβλιοθηκών για την πραγματοποίηση καθημερινών εργασιών, αυξάνοντας με αυτόν τον τρόπο τις ευκαιρίες για ουσιαστικότερες ενέργειες προώθησης της μάθησης και γνώσης. Όρια ευθύνης του φορέα λειτουργίας και θεσμικό και κανονιστικό πλαίσιο Το ΔΠΘ, προκειμένου να οριστούν επακριβώς τα όρια ευθύνης του, καθώς και το θεσμικό και κανονιστικό πλαίσιο υλοποίησης και λειτουργίας του Έργου, προγραμμάτισε και ολοκλήρωσε τις ακόλουθες προκαταρκτικές εργασίες: ορισμό εκπροσώπων των εννέα (9) βιβλιοθηκών του ΔΠΘ, καθορισμό Διοικητικού Σχήματος Έργου, ορισμό βιβλιοθηκονομικών και τεχνικών ομάδων και υποομάδων εργασίας και Ομάδας Διοίκησης του Έργου, σύνταξη αρχικού κειμένου κοινών πολιτικών και τρόπου λειτουργίας των υπηρεσιών, που θα προκύψουν από την πράξη διαβούλευση του κειμένου του υποέργου και έγκρισή του από την Επιτροπή Ερευνών που διαχειρίζεται τον ΕΛ του ΔΠΘ, καταγραφή και επεξεργασία δεδομένων και πολιτικών των βιβλιοθηκών, καταγραφή αποτελεσμάτων, γενική περιγραφή τεχνικών προδιαγραφών και τρόπου λειτουργίας του υποέργου, καταγραφή ομάδας εργασίας υλοποίησης του υποέργου και κατανομή εργασιών. Με αφετηρία αυτές τις προεργασίες, συντάχθηκε Κείμενο Αποδοχής Κοινών Πολιτικών & Γενικού Τρόπου Λειτουργίας των υπηρεσιών του υποέργου, το οποίο συνυπογράφηκε από τους διευθυντές των βιβλιοθηκών. Σελίδα 9 από 88

Άλλοι εμπλεκόμενοι φορείς Συνεργασία με ΕΚΤ. Το ΔΠΘ θα συνεργαστεί με το ΕΚΤ για την ανάπτυξη των υπηρεσιών Προβολής μέσω ηλεκτρονικών περιοδικών και της ανάπτυξης του συστήματος παρακολούθησης της ερευνητικής δραστηριότητας (CRIS). (Δείτε αναλυτικά στην παράγραφο Α6 το Μνημόνιο Συνεργασίας Σ.Ε.Α.Β. ΕΚΤ, το οποίο ρυθμίζει τις λεπτομέρειες συνεργασίας των δύο συμβαλλόμενων μερών, εξασφαλίζει την παροχή συμβουλευτικών υπηρεσιών για την εύρυθμη και απρόσκοπτη λειτουργία του ηλεκτρονικού περιοδικού και τη διαθεσιμότητά του σε 24ωρη βάση 365 ημέρες το χρόνο, και διασφαλίζει τη συνεργασία για τη λειτουργία του CRIS. Συνεργασία με ΜΟΠΑΒ. Τo ΔΠΘ θα συνεργαστεί με τη ΜΟΠΑΒ για την παροχή συμβουλευτικών υπηρεσιών και για τον συντονισμό των ενεργειών του, ώστε η υπηρεσία στατιστικής ανάλυσης και παρακολούθησης δεικτών να επικοινωνεί με την ΜΟΠΑΒ για την παροχή δεδομένων και πληροφοριών στην μονάδα. Συνεργασία με ΕΔΕΤ ΑΕ. Η ΕΔΕΤ υπόγραψε μνημόνιο συνεργασίας με τον ΣΕΑΒ για τη φιλοξενία ψηφιακών υπηρεσιών που θα αναπτυχθούν στα πλαίσια των καθέτων δράσεων. Σύμφωνα με το εν λόγω μνημόνιο στο ΔΠΘ δόθηκε 1 Vps, 9 Tb αποθηκευτικού χώρου και 9 Tb για backup. Συνεργασία με άλλους φορείς και βιβλιοθήκες. Στόχος του ΔΠΘ στον τομέα εκσυγχρονισμού των υπηρεσιών πληροφόρησης είναι η συνεργασία με όλους τους φορείς και βιβλιοθήκες της Ελλάδας και της Κύπρου, ώστε να αξιοποιηθούν πλήρως οι βιβλιογραφικές πληροφορίες που αυτοί οι φορείς αναπτύσσουν. Η συνεργασία αυτή στοχεύει στην άμεση αξιοποίηση των παραγόμενων υπηρεσιών από τους συνεργαζόμενους. Συνθήκες κάτω από τις οποίες το Έργο θα συνεχίζει να λειτουργεί παραγωγικά Σκοπός των συνεργαζόμενων μελών του υποέργου είναι η εύρυθμη και απρόσκοπτη λειτουργία των υπηρεσιών προστιθέμενης αξίας και μετά την ολοκλήρωση της Πράξης στο πλαίσιο του Ε.Π. «Ψηφιακή Σύγκλιση». Το ΔΠΘ έχει αποφασίσει τη λειτουργία των αναφερόμενων υπηρεσιών σε μόνιμη βάση με τη χρηματοδότησή του από τα έσοδα που θα προκύψουν από την ανάπτυξη των υπηρεσιών. Οι ομάδες του διοικητικού σχήματος του υποέργου θα συνεχίσουν να λειτουργούν ως Διαρκείς Επιτροπές με το ίδιο αντικείμενο. A1.1.1. Συνοπτική παρουσίαση Φορέα Λειτουργίας Το Δημοκρίτειο Πανεπιστήμιο Θράκης ιδρύθηκε τον Ιούλιο του 1973 με το Νομοθετικό Διάταγμα υπ' αριθ. 87 της 27 Ιουλίου 1973, και ξεκίνησε την λειτουργία του το ακαδημαϊκό έτος 1974-1975. Ονομάστηκε "Δημοκρίτειο" προς τιμήν του αρχαίου Έλληνα φιλοσόφου Δημόκριτου, ο οποίος καταγόταν από την πόλη Άβδηρα της Θράκης. Η διοίκηση του Δημοκριτείου Πανεπιστημίου Θράκης έχει ως έδρα της την Κομοτηνή, η οποία είναι η πρωτεύουσα της Διοικητικής Περιφέρειας Ανατολικής Μακεδονίας και Θράκης. Σελίδα 10 από 88

Στο Δημοκρίτειο Πανεπιστήμιο Θράκης λειτουργούν σήμερα δύο Σχολές και είκοσι Τμήματα σε τέσσερις πόλεις της Θράκης - εννέα στην Κομοτηνή, πέντε στην Ξάνθη, τέσσερα στην Αλεξανδρούπολη και δύο στην Ορεστιάδα. Συγκεκριμένα: Στην Κομοτηνή τα τμήματα Νομικής, Επιστήμης Φυσικής Αγωγής και Αθλητισμού, Ιστορίας και Εθνολογίας, Ελληνικής Φιλολογίας, Κοινωνικής Διοίκησης, Διεθνών Οικονομικών Σχέσεων και Ανάπτυξης, Γλώσσας, Φιλολογίας και Πολιτισμού Παρευξεινίων Χωρών, Πολιτικών Επιστημών και το τμήμα Διοίκησης Επιχειρήσεων. Στην Ξάνθη τα τμήματα της Πολυτεχνικής Σχολής: Πολιτικών Μηχανικών, Ηλεκτρολόγων Μηχανικών και Μηχανικών Υπολογιστών, Μηχανικών Περιβάλλοντος, Αρχιτεκτόνων Μηχανικών και το τμήμα Μηχανικών Παραγωγής και Διοίκησης. Στην Αλεξανδρούπολη, τα τμήματα Ιατρικής, Μοριακής Βιολογίας και Γενετικής και τα τμήματα της Σχολής Επιστημών Αγωγής: Παιδαγωγικό Τμήμα Δημοτικής Εκπαίδευσης και το τμήμα Επιστημών της Εκπαίδευσης στην Προσχολική Ηλικία. Τέλος, στην Ορεστιάδα τα τμήματα Αγροτικής Ανάπτυξης και Δασολογίας και Διαχείρισης Περιβάλλοντος και Φυσικών Πόρων. Στο Δημοκρίτειο Πανεπιστήμιο Θράκης φοιτούν περίπου 20.000 προπτυχιακοί φοιτητές, 1.998 μεταπτυχιακοί φοιτητές και 1.666 διδακτορικοί φοιτητές ενώ ο αριθμός των μελών του διδακτικού και διοικητικού προσωπικού ανέρχεται στα 560 μέλη περίπου. Το Δημοκρίτειο Πανεπιστήμιο Θράκης παίζει σημαντικό ρόλο στην ενίσχυση της εθνικής και πολιτιστικής φυσιογνωμίας της περιοχής της Θράκης και συμβάλλει στο υψηλό επίπεδο των σπουδών ανώτατης εκπαίδευσης στην Ελλάδα. Με την ποιότητα διδασκαλίας και το επίπεδο έρευνας του, έχει εξασφαλίσει μια θέση μεταξύ των καλύτερων Ελληνικών ΑΕΙ. Η ΚΒ του ΔΠΘ διαχειρίζεται το σύνολο των συλλογών, βιβλίων και περιοδικών του ιδρύματος, τις προσκτήσεις νέων τεκμηρίων και εξυπηρετεί το σύνολο των αναγκών επιστημονικής πληροφόρισης του πανεπιστημίου δια των 9 βιβλιοθηκών τμημάτων και σχολών του ιδρύματος που διαθέτει. Συγκεκριμένα, η γεωγραφική κατανομή της Κ.Β. έχει ως εξής: 5 στο Νομό Ροδόπης (στη πόλη της Κομοτηνής) ήτοι: 1. Βιβλιοθήκη Νομικής, Κοινωνικής Διοίκησης, Δ.Ο.Σ.Α., Πολιτικών Επιστημών, Διοίκησης Επιχειρήσεων. 2. Βιβλιοθήκη Τ. Ε. Φ. Α. Α. 3. Βιβλιοθήκη Ιστορίας & Εθνολογίας. 4. Βιβλιοθήκη Ελληνικής Φιλολογίας. 5. Βιβλιοθήκη Γλώσσας, Πολιτισμού και Φιλολογίας των Παρευξεινίων Χωρών. 1 στο Νομό Ξάνθης (στην πόλη της Ξάνθης) ήτοι: 1. Βιβλιοθήκη Πολυτεχνικής Σχολής (Τμήματα Πολιτικών Επιστημών, Η/Υ, Μηχανικών Περιβάλλοντος, Μηχανικών Αρχιτεκτόνων, Μηχανικών Παραγωγής και Διοίκησης.) 3 στο Νομό Έβρου ήτοι: Σελίδα 11 από 88

1. Βιβλιοθήκη Ιατρικής και Μοριακής Βιολογίας στην πόλη της Αλεξανδρούπολης. 2. Βιβλιοθήκη της Σχολής των Επιστημών Αγωγής στη Νέα Χιλή Αλεξανδρούπολης. Βιβλιοθήκη των Τμημάτων Αγροτικής Ανάπτυξης και Δασολογίας στην πόλη της Ορεστιάδας. Στο σύνολο αυτής της κατανεμημένης δομής της η ΚΒ διαθέτει σήμερα πλήρη συλλογικό κατάλογο με 181.551 τόμους βιβλίων που αντιστοιχούν σε 111.548 τίτλους (στοιχεία απογραφής της 31ης Δεκεμβρίου 2009). Επίσης διαθέτει 163 τρέχουσες συνδρομές περιοδικών που αγοράστηκαν και 53 συνδρομές που δεν αγοράστηκαν πχ δωρεές με 88.498 συνολικό αριθμό τόμων περιοδικών. Στις συλλογές της επίσης υπάρχουν (χαρτογραφικό υλικό 880, κυβερνητικά έγγραφα 5720, χειρόγραφα 4, μικροφόρμες 4, γραφικό υλικό 26, φωτογραφίες 26), Τίτλοι εγκυκλοπαιδειών: 152, Τίτλοι λεξικών:1193 και Τίτλοι ευρετηρίων και οδηγών: 219. Από την αρχή της συγκρότησης του ηλεκτρονικού καταλόγου τέθηκαν οι βάσεις για ομοιομορφία και κοινά βιβλιοθηκονομίας πρότυπα. Η επιλογή αυτή οδήγησε την Κ.Β. σε υψηλές διακρίσεις κατάταξης στον Συλλογικό Κατάλογο Ελληνικών Ακαδημαϊκών Ιδρυμάτων (ΣΚΕΑΒ). Σήμερα η Κ.Β, εξυπηρετεί 573 (μέλη ΔΕΠ), 229 (διδάσκοντες με το ΠΔ 407) διδάσκοντες, 1.666 υποψήφιους διδάκτορες, 1.998 μεταπτυχιακούς φοιτητές κι 20.007 προπτυχιακούς φοιτητές. Διαθέτει ένα ολοκληρωμένο σύστημα online ευρετηρίασης και ταυτόχρονης αναζήτησης των πόρων που διαθέτει στο OPAC στη HEAL-LINK, στις θεματικές πύλες., και έχει αδιάληπτη σύνδεση με τις ψηφιακά παρεχόμενες υπηρεσίες του Συνδέσμου Ελληικών Ακαδημαϊκών Βιβλιοθηκών (ΣΕΑΒ). Η ΚΒ έχει αναπτύξει ένα άρτιο online συστημα διαδανεισμού 1 μεταξύ των βιβλιοθηκών σχολών και τμημάτων του ιδρύματος και συμμετέχει στο σύστημα διαδανεισμού που λειτουργεί μεταξύ των βιβλιοθηκών των ανωτάτων εκπαιδευτικών ιδρυμάτων και των τεχνολογικών ιδρυμάτων της χώρας. Η Κεντρική Βιβλιοθήκη του Δ.Π.Θ. συγκροτείται από: Α. Την Υπηρεσία της Κεντρικής Βιβλιοθήκης με έδρα την Κομοτηνή, Β. Τις Περιφερειακές Ακαδημαϊκές Βιβλιοθήκες (Θεματικές Βιβλιοθήκες). Η Υπηρεσία της Κεντρικής Βιβλιοθήκης έχει συγκεκριμένες αρμοδιότητες και στόχους, η οποία σε συνεργασία με τις περιφερειακές βιβλιοθήκες αναπτύσσει πρωτοβουλίες για κοινές δράσεις, τόσο σε ερευνητικό όσο και σε πολιτισμικό επίπεδο και προωθεί την εφαρμογή της σύγχρονης τεχνολογίας για αξιόπιστη επιστημονική πληροφόρηση. Το σύστημα αυτό των βιβλιοθηκών του ιδρύματος δεν έχει ακόμα ένα συγκεκριμένο και θεσμοθετημένο οργανωτικό σχήμα. Συνέπεια αυτού είναι ότι οι υφιστάμενες βιβλιοθήκες δεν εξυπηρετούν τις ανάγκες μιας σύγχρονης πανεπιστημιακής βιβλιοθήκης με την έννοια του κέντρου επιστημονικής πληροφόρησης. A1.1.2. Συνοπτική παρουσίαση Φορέα Υλοποίησης Σκοπός του ΕΛ του ΔΠΘ είναι η διάθεση και διαχείριση κονδυλίων που προέρχονται από οποιαδήποτε πηγή και προορίζονται για την κάλυψη δαπανών οποιουδήποτε είδους, οι οποίες 1 Σε επίπεδο διαδανεισμού βιβλίων μέσω του VDX. Όσο αφορά τον διαδανεισμό άρθρων περιοδικών πραγματοποιείται μέσω του ΕΚΤ από ορισμένες μόνο βιβλιοθήκες http://www.lib.duth.gr/index.php?rm=21&pm=70 και δεν υπάρχει κεντρικός συντονισμός, Σελίδα 12 από 88

είναι απαραίτητες για τις ανάγκες ερευνητικών, εκπαιδευτικών, επιμορφωτικών, αναπτυξιακών καθώς και έργων συνεχιζόμενης κατάρτισης, έργων παροχής επιστημονικών, τεχνολογικών και καλλιτεχνικών υπηρεσιών, την εκπόνηση ειδικών μελετών, την εκτέλεση δοκιμών, μετρήσεων εργαστηριακών εξετάσεων και αναλύσεων, την παροχή γνωμοδοτήσεων, τη σύνταξη προδιαγραφών για λογαριασμό τρίτων, ως και άλλων σχετικών υπηρεσιών ή δραστηριοτήτων που συμβάλλουν στη σύνδεση της εκπαίδευσης και της έρευνας με την παραγωγή και εκτελούνται ή παρέχονται από τα μέλη του επιστημονικού προσωπικού του Πανεπιστημίου και με τη συνεργασία άλλων ειδικών επιστημόνων. Στο πλαίσιο αυτού του σκοπού ο Ειδικός Λογαριασμός του Δημοκριτείου Πανεπιστημίου Θράκης έχει διαθέσει και διαχειριστεί πολλά κονδύλια για την κάλυψη των παραπάνω αναγκών και έχει αποκτήσει την απαιτούμενη εμπειρία. Η Γραμματεία του Ειδικού Λογαριασμού αποτελείται από τα παρακάτω τμήματα: 1. Τμήμα Διαχείρισης 2. Τμήμα Λογιστηρίου 3. Τμήμα Προμηθειών 4. Τμήμα Παρακολούθησης Έργων 5. Τμήμα Προγραμματισμού και Ανάπτυξης 6. Γραφείο Πρωτοκόλλου 7. Γραφείο Μηχανογράφησης Οργανόγραμμα Σελίδα 13 από 88

Σελίδα 14 από 88

A1.1.3. Άλλοι Φορείς που εμπλέκονται στην επιτυχή έκβαση του Έργου Το Εθνικό Κέντρο Τεκμηρίωσης (ΕΚΤ) είναι ο εθνικός οργανισμός για την τεκμηρίωση, την πληροφόρηση και την υποστήριξη σε θέματα έρευνας, επιστήμης και τεχνολογίας. Το ΕΚΤ ιδρύθηκε το 1980 με χρηματοδότηση του "Προγράμματος Ανάπτυξης των Ηνωμένων Εθνών". Εντάσσεται στο Εθνικό Ίδρυμα Ερευνών (ΕΙΕ) και λειτουργεί υπό την εποπτεία της Γενικής Γραμματείας Έρευνας και Τεχνολογίας (ΓΓΕΤ). Σήμερα το ΕΚΤ είναι κεντρικός φορέας οργάνωσης και διάθεσης περιεχομένου Επιστήμης και Τεχνολογίας, ο οποίος, σε συνεργασία με άλλους ελληνικούς φορείς που δραστηριοποιούνται στον ίδιο χώρο, συμβάλλει στην ανάπτυξη υψηλής τεχνογνωσίας στον τομέα του ψηφιακού περιεχομένου. Ο στρατηγικός σχεδιασμός της πολιτικής και η αξιολόγηση της λειτουργίας του φορέα καθορίζεται από το Επιστημονικό Συμβούλιο του Εθνικού Κέντρου Τεκμηρίωσης (ΕΣΕΚΤ) (Σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 14 του Π.Δ. 226/89 "Οργανισμός του Εθνικού Ιδρύματος Ερευνών" (ΦΕΚ Α/107), όπως έχει τροποποιηθεί με το Π.Δ. 347/96 - ΦΕΚ Α/229). Το ΕΣΕΚΤ απαρτίζεται από διακεκριμένους επιστήμονες, μέλη της ακαδημαϊκής και ερευνητικής κοινότητας. Στο πλαίσιο των θεσμοθετημένων λειτουργιών του ΕΚΤ εντάσσονται, μεταξύ άλλων: 1. Η δημιουργία και online διάθεση ελληνικών βάσεων δεδομένων επιστήμης και τεχνολογίας 2. Η συγκρότηση και διάθεση του Εθνικού Αρχείου των Διδακτορικών Διατριβών 3. Η ανάπτυξη και παροχή λογισμικού για την αυτοματοποίηση των λειτουργιών των ελληνικών βιβλιοθηκών και τη διασφάλιση της πρόσβασης και διασύνδεσής τους με τράπεζες πληροφοριών ελληνικού και διεθνούς περιεχομένου Επιστήμης και Τεχνολογίας 4. Η δημιουργία Δικτύου Βιβλιοθηκών και η ενημέρωση Εθνικών Συλλογικών Καταλόγων 5. Η υποστήριξη του τμήματος ISSN, ISBN της Εθνικής Βιβλιοθήκης της Ελλάδας. Με σύγχρονες τεχνολογικές υποδομές, εξειδικευμένο και έμπειρο ανθρώπινο δυναμικό, στρατηγικές συνεργασίες με εθνικούς και διεθνείς οργανισμούς, αναπτύσσει πρωτοπόρες δράσεις: 1. Ψηφιακή Βιβλιοθήκη Επιστήμης και Τεχνολογίας 2. Υπηρεσίες επιστημονικής πληροφόρησης 3. Ηλεκτρονικά αποθετήρια και περιοδικά ανοικτής πρόσβασης 4. Υποστήριξη ελληνικής έρευνας στο διεθνές περιβάλλον 5. Προώθηση καινοτομίας και επιχειρηματικότητας. Το εύρος των πηγών πληροφόρησης, το εξειδικευμένο προσωπικό και η τεχνική υποδομή καθιστούν το ΕΚΤ κεντρικό σημείο στη ροή της επιστημονικής και τεχνολογικής πληροφόρησης προς την επιστημονική, ερευνητική, εκπαιδευτική και επιχειρηματική κοινότητα της Ελλάδας. Παράλληλα, το ΕΚΤ έχει σημαντική παρουσία στον ευρωπαϊκό χώρο, μέσω της συμμετοχής του σε έργα και δίκτυα σχετικά με την Κοινωνία της Πληροφορίας και την Καινοτομία. Η "Μονάδα Ολικής Ποιότητας Ακαδημαϊκών Βιβλιοθηκών" (ΜΟΠΑΒ) λειτουργεί στα πλαίσια του έργου "Ανάπτυξη της ψηφιακής συνεργασίας των Βιβλιοθηκών των Ιδρυμάτων Τριτοβάθμιας Σελίδα 15 από 88

Εκπαίδευσης" που χρηματοδοτείται από το Επιχειρησιακό Πρόγραμμα Εκπαίδευσης και Αρχικής Επαγγελματικής Κατάστασης (ΕΠΕΑΕΚ). Βασικός στόχος της συγκεκριμένης υπηρεσίας είναι η ψηφιοποίηση της διαδικασίας συγκέντρωσης και επεξεργασίας των στατιστικών στοιχείων που αφορούν στις Ακαδημαϊκές Βιβλιοθήκες της Ελλάδος. Από τους κυριότερους στόχους της ΜΟΠΑΒ είναι: 1. Η συλλογή, επεξεργασία, ανάλυση και παρουσίαση στοιχείων σχετικών με τις Ελληνικές Ακαδημαϊκές Βιβλιοθήκες 2. Η χρήση διαδικασιών αποτίμησης και εφαρμογής κανόνων διασφάλισης ποιότητας στις Ελληνικές Ακαδημαϊκές Βιβλιοθήκες 3. Η καθιέρωση Δεικτών Αποτίμησης και Αξιολόγησης Ακαδημαϊκών Βιβλιοθηκών 4. Η ψηφιοποίηση της διαδικασίας συγκέντρωσης και επεξεργασίας των στατιστικών στοιχείων 5. H δημιουργία θεματικού Portal με ηλεκτρονική πρόσβαση σε πληροφορίες που αναφέρονται σε στατιστικά στοιχεία βιβλιοθηκών, μεθόδους ανάλυσης δεδομένων, Δεικτών Αποτίμησης κτλ. Για την επίτευξη των παραπάνω στόχων η Μονάδα Ολικής Ποιότητας Ακαδημαϊκών Βιβλιοθηκών: 1. Συνεργάζεται με όλες τις Ελληνικές Ακαδημαϊκές Βιβλιοθήκες από τις οποίες συλλέγει στατιστικές πληροφορίες, τις οποίες στη συνέχεια επεξεργάζεται και αναλύει 2. Συνεργάζεται με αντίστοιχες Μονάδες του εξωτερικού για την ανταλλαγή πληροφοριών που θα τη διευκολύνουν στην υλοποίηση των στόχων της (π.χ. LIBECON, LISU, κτλ.) 3. Χρησιμοποιεί άλλες διαθέσιμες πηγές στατιστικής πληροφόρησης (π.χ. Εθνική Στατιστική Υπηρεσία, UNESCO, κ.ά) Η ΜΟΠΑΒ χρηματοδοτείται από την Ευρωπαϊκή Ένωση και από την 20η Ιανουαρίου 1999 λειτουργεί στο Πανεπιστήμιο Ιωαννίνων. Ρόλος στην Υλοποίηση του Έργου Το ΕΚΤ θα παρέχει στις Βιβλιοθήκες του ΔΠΘ συμβουλευτικές υπηρεσίες στους τομείς 1. Του συστήματος συλλογής στοιχείων για την ερευνητική δραστηριότητα των καθηγητών και υποψηφίων διδακτόρων του ΔΠΘ. 2. Της έκδοσης και προώθησης του ηλεκτρονικού περιοδικού της ΚΒ του ΔΠΘ Η ΜΟΠΑΒ θα παρέχει στις Βιβλιοθήκες του ΔΠΘ συμβουλευτικές υπηρεσίες στον τομέα: 1. Της στατιστικής επεξεργασίας δεδομένων και της παρακολούθησης δεικτών. Σχετική Προγραμματική Συμφωνία (Δείτε αναλυτικά το παράρτημα Α6 - Μνημόνια Συνεργασίας ΔΠΘ ΕΚΤ και ΔΠΘ - ΜΟΠΑΒ). A1.1.4. Όργανα και Επιτροπές (Διακυβέρνηση του Έργου) Ομάδα Διοίκησης και Συντονισμού του Έργου Σελίδα 16 από 88

Ο υποψήφιος ανάδοχος θα πρέπει να γνωρίζουν ότι Eπιστημονικός Yπεύθυνος του έργου και Υπεύθυνος Υλοποίησης είναι ο Δρ. Δημήτριος Γεωργίου, Αναπληρωτής καθηγητής του τομέα Φυσικής και Εφ. Μαθηματικών, του τμήματος Ηλεκτρολόγων Μηχανικών & Μηχανικών Υπολογιστών, Επιστημονικός Υπεύθυνος της αντίστοιχης κάθετης πράξης του ΕΠΕΑΕΚ (1996-2000), αναπληρωτής επιστημονικός υπεύθυνος της αντίστοιχη κάθετης πράξης του ΕΠΕΑΕΚ ΙΙ (2001-2007) εκπρόσωπος του Δ.Π.Θ. στη Γενική συνέλευση της Οριζόντιας Δράσης Βιβλιοθηκών ΕΠΕΑΕΚ από το 1997, Μέλος της Γενικής Συνελεύσεως της ΗEALlink από την ίδρυσή της, μέλος του Δ.Σ. της ΣΕΑΒ από τον Μάιο του 2010. Μέλος της ομάδος σχεδίασης και υλοποίησης του συστήματος «ΑΡΤΕΜΙΣ» για τη καταχώρηση και διαχείριση της γκρίζας βιβλιογραφίας. Εισηγητής για τον σχεδιασμό λειτουργίας της ΜΟΠΑΒ, σχετικά με την εγκατάσταση συστήματος καλλιέργειας της Ολικής Ποιότητας (TQC) στη μονάδα. Τα στοιχεία επικοινωνίας με τον ΕΥ είναι e-mail address : dgeorg@ee.duth.gr τηλ. Γραφείου : 2541079969 τηλ. Κινητό: 6932410633 Βασικοί Χρήστες (Key Users) Ομάδες χρηστών Το σύνολο των διδασκόντων, προπτυχιακών και μεταπτυχιακών φοιτητών και υποψηφίων διδακτόρων του ιδρύματος. Το σύνολο των υπηρεσιών που θα αναπτυχθούν με την παρούσα δράση θα διατίθενται διαδικτυακά σε κάθε ενδιαφερόμενο εκτός πανεπιστημίου. Επιτροπή Διενέργειας Διαγωνισμού και Αξιολόγησης Προσφορών (ΕΔΔΑΠ) Για τις ανάγκες υλοποίησης του Έργου της παρούσας Διακήρυξης έχει οριστεί «Επιτροπή Διενέργειας Διαγωνισμού και Αξιολόγησης Προσφορών (ΕΔΔΑΠ)». Αρμοδιότητα της ΕΔΔΑΠ αποτελεί η διενέργεια του διαγωνισμού και η αξιολόγηση των προσφορών του παρόντος Έργου. Επιτροπή Παραλαβής έργου (ΕΠ) Η Επιτροπή παραλαβής (τριμελής) θα οριστεί από την Αναθέτουσα Αρχή σύμφωνα με το Ν.4024/2011, άρθρο 26 και αρμοδιότητά της αποτελεί μόνο η παραλαβή του αντικειμένου του εν λόγω έργου (διαγωνισμού) Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου (ΕΠΠΕ) Για τις ανάγκες παρακολούθησης και τελικής παραλαβής του Έργου, όπως θα προκηρυχθεί από την παρούσα διακήρυξη έχει οριστεί από την Αναθέτουσα Αρχή η «Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου (ΕΠΠΕ)». Αρμοδιότητα της ΕΠΠΕ είναι η παρακολούθηση της πορείας υλοποίησης και η τμηματική και οριστική παραλαβή του παρόντος Έργου Επιτροπή Ενστάσεων Η Επιτροπή Ενστάσεων ορίσθηκε από την Αναθέτουσα Αρχή σύμφωνα με το άρθρο 26 του ν.4024/2011 και το άρθρο 38, παράγραφος 2β του Π.Δ. 118/2007. Σελίδα 17 από 88

Σελίδα 18 από 88

A1.2. Υφιστάμενη κατάσταση (σε σχέση με τις απαιτήσεις του Έργου) A1.2.1. Συνοπτική περιγραφή των υπηρεσιών και της λειτουργίας του Φορέα Λειτουργίας Η οργάνωση του Δημοκρίτειου Πανεπιστημίου Θράκης δομείται ιεραρχικά σε Σχολές και αντίστοιχα μία Σχολή αποτελείται από έναν αριθμό Τμημάτων. Τα Τμήματα είναι βασικές μονάδες. Παρέχουν εκπαιδευτικές υπηρεσίες που καταλήγουν σε πτυχία ή διπλώματα και επιπλέον είναι οι μονάδες εκείνες στις οποίες ανήκουν διάφορες κατηγορίες προσωπικού. Σε σχέση με την κεντρική βιβλιοθήκη, ανάμεσα στις υπηρεσίες που προσφέρει συγκαταλέγονται οι εξής: 1. Υπηρεσία δανεισμού Η Κεντρική Βιβλιοθήκη διαθέτει μια πλούσια συλλογή από έντυπο και ηλεκτρονικό υλικό το οποίο παρέχει στους χρήστες της, μέσω της υπηρεσίας δανεισμού. 2. Υπηρεσία διαδανεισμού Πραγματοποιείται μέσω του ΔΙΚΤΥΟΥ ΔΙΑΔΑΝΕΙΣΜΟΥ ΕΛΛΗΝΙΚΩΝ ΒΙΒΛΙΟΘΗΚΩΝ (Δ.Δ.Ε.Β.), το οποίο αναπτύχθηκε στο πλαίσιο των ενεργειών του Συνδέσμου των Ελληνικών Ακαδημαϊκών Βιβλιοθηκών των Ιδρυμάτων τριτοβάθμιας εκπαίδευσης (Σ.Ε.Α.Β.). Η Κ.Β. ως μέλος της ΣΕΑΒ λειτουργεί άλλοτε ως Δανειζόμενη (Πελάτης) και άλλοτε ως Προμηθεύτρια. Το όλο σύστημα λειτουργεί σε ένα πλαίσιο όρων και ασφαλιστικών δικλείδων που διασφαλίζουν την έγκαιρη επιστροφή των βιβλίων μετά το Διαδανεισμό. Ως Προμηθεύτρια ικανοποιεί τα αιτήματα που δέχεται από άλλες Βιβλιοθήκες για υλικό που η ίδια διαθέτει. Ως Δανειζόμενη υποβάλλει τα αιτήματα των χρηστών της σε άλλες Βιβλιοθήκες αιτούμενη υλικό που η ίδια δεν διαθέτει. Ο χρήστης που επιθυμεί να ασκήσει το δικαίωμα διαδανεισμού βιβλίου από άλλη βιβλιοθήκη μπορεί να συμπληρώσει την ηλεκτρονική αίτηση ή ν απευθυνθεί στους αρμόδιους υπαλλήλους της οικείας βιβλιοθήκης τους. Μετά την επεξεργασία του αιτήματος, ο χρήστης ενημερώνεται για την εκτέλεση ή μη της παραγγελίας του από την αρμόδια βιβλιοθήκη. 3. Υπηρεσία προσκτήσεων Στην Κεντρική Βιβλιοθήκη λειτουργεί Υπηρεσία Προσκτήσεων βιβλιακού υλικού. Όλες οι αιτήσεις για παραγγελίες βιβλίων που υποβάλλουν οι έχοντες από τον Κανονισμό Λειτουργίας αυτό το δικαίωμα, ελέγχονται από την υπηρεσία προσκτήσεων και προωθούνται προς εκτέλεση κατά προτεραιότητα. Δικαίωμα παραγγελίας αγορών έχουν τα μέλη ΔΕΠ του ιδρύματος. Ο αριθμός των τίτλων και το κόστος ανά μέλος ΔΕΠ, καθορίζονται από τη διοίκηση και τα καθ' ύλην αρμόδια όργανα του ιδρύματος. Σχετική με το θέμα πληροφόρηση παρέχεται από τα όργανα αυτά με τις συνήθεις διαδικασίες και δεν ανακοινώνονται δια των ιστοσελίδων της Κεντρικής Βιβλιοθήκης. Την προτεραιότητα προώθησης ορίζει με πάγια απόφαση η Επιτροπή Κεντρικής Βιβλιοθήκης. Σελίδα 19 από 88

4. Ενημέρωση και εκπαίδευση χρηστών Με την έναρξη του κάθε νέου ακαδημαϊκού έτους το πρόγραμμα ενημέρωσης και εκπαίδευσης των χρηστών των Βιβλιοθηκών των Σχολών ή / Τμημάτων περιλαμβάνει: Ξεναγήσεις στους χώρους της Βιβλιοθήκης Σχολής ή / Τμήματος και παρουσίαση της συλλογής της. Ενημέρωση για τον κανονισμό λειτουργίας της Βιβλιοθήκης και των υπηρεσιών που προσφέρει. Παρουσίαση της ιστοσελίδας της Κεντρικής Βιβλιοθήκης και των ηλεκτρονικών υπηρεσιών που παρέχονται μέσα από αυτή. Αναζήτηση στον Ηλεκτρονικό Κατάλογο της Κεντρικής Βιβλιοθήκης (OPAC) Αναλυτικός οδηγός αναζήτησης στον OPAC Αναζήτηση στους Ηλεκτρονικούς Καταλόγους άλλων Βιβλιοθηκών Ελλάδας - Εξωτερικού. Αναζήτηση περιοδικών, άρθρων (περιλήψεις ή / πλήρες κείμενο), βιβλίων, πρακτικών συνεδρίων και των βιβλιογραφικών τους στοιχείων σε ηλεκτρονικές βάσεις δεδομένων Ελλάδας - Εξωτερικού. Αναζήτηση βιβλιογραφίας σε εξειδικευμένες ηλεκτρονικές βάσεις δεδομένων. Στη διάρκεια των προγραμμάτων οι χρήστες έχουν τη δυνατότητα να καταθέτουν τις εμπειρίες τους από άλλες Βιβλιοθήκες και να συζητούν με τους αρμόδιους των Βιβλιοθηκών προτάσεις και νέες ιδέες για τη βελτίωση των παρεχομένων υπηρεσιών. 5. Κέντρο Ευρωπαϊκής Τεκμηρίωσης Στη Βιβλιοθήκη της Νομικής λειτουργεί από το έτος 2000 Κέντρο Ευρωπαϊκής Τεκμηρίωσης. Είναι ένα από τα 7 Κέντρα Τεκμηρίωσης που λειτουργούν σε ελληνικά ακαδημαϊκά ιδρύματα. Το Κ.Ε.Τ. είναι ένα από τα δίκτυα πληροφόρησης της Ευρωπαϊκής Ένωσης που έχει στόχο, μέσα από τη συστηματική καταγραφή και τεκμηρίωση των ευρωπαϊκών εκδόσεων, την προώθηση της ενημέρωσης του πολίτη σε θέματα της καθημερινότητάς του αλλά και σε θέματα επιστημονικής έρευνας που άπτονται της Ευρωπαϊκής Ολοκλήρωσης. 6. Άλλες υπηρεσίες / λειτουργίες Ψηφιακές ή ψηφιοποιημένες συλλογές Στο πλαίσιο του ΠΡΟΜΗΘΕΥΣ ΙΙ πραγματοποιήθηκε ψηφιοποίηση 41 βιβλίων σπάνιων εκδόσεων μεγάλης επιστημονικής αξίας και ερευνητικού ενδιαφέροντος. Η ψηφιοποίηση αυτή πραγματοποιήθηκε με σκοπό να διασωθεί το περιεχόμενό τους από τη συνεχή χρήση τους. Τα εν λόγω βιβλία είναι διαθέσιμα μόνο από τερματικά της Βιβλιοθήκης προκειμένου να διασφαλιστούν ζητήματα πνευματικής ιδιοκτησίας. Παράλληλα την περίοδο 2007-2009 ξεκίνησε η εισαγωγή στο αυτοματοποιημένο πρόγραμμα της Κ.Β. μεταπτυχιακών εργασιών και διδακτορικών διατριβών που εκπονήθηκαν στο Ίδρυμα. Μέχρι το 2009 έχουν εισαχθεί 249 τεκμήρια ορισμένα από τα οποία διατίθενται και σε πλήρες κείμενο. Σελίδα 20 από 88

Να σημειωθεί ότι παράγοντες όπως μείωση των οικονομικών πόρων των βιβλιοθηκών με παράλληλη αύξηση του κόστους περιοδικών εκδόσεων καθώς και η ανάγκη όσο το δυνατόν ευρύτερης διάδοσης των επιστημονικών αποτελεσμάτων έρευνας, οδήγησαν στην σκέψη ιδρυματικού καταθετηρίου. Μια προσπάθεια που χρειάζεται βέβαια περεταίρω μελέτη, χάραξη πολιτικής, εξειδικευμένο και έμπειρο προσωπικό στήριξης και κατάλληλο υλικοτεχνικό εξοπλισμό. Ηλεκτρονικές Συλλογές Η Κ.Β. ως μέλος του Συνδέσμου Ελληνικών Ακαδημαϊκών Βιβλιοθηκών (ΣΚΕΑΒ) μέσω του διαδυκτυακού της τόπου παρέχει στους χρήστες της πρόσβαση σε βιβλιογραφικές βάσεις δεδομένων και σε πλήρες κείμενο ηλεκτρονικών περιοδικών και βιβλίων. Από την αρχή της λειτουργίας, της υπηρεσίας αυτής γίνονται σχετικές ενημερώσεις υπό τη μορφή ανακοινώσεων στην ιστοσελίδα της Κ.Β. του Ιδρύματος (http://www.lib.duth.gr) καθώς και με την ταυτόχρονη αποστολή e-mail στα μέλη της Πανεπιστημιακής κοινότητας του Ιδρύματος. Οι χρήστες που θεωρούνται μέλη της Πανεπιστημιακής κοινότητας (διδακτικό, ερευνητικό, διοικητικό προσωπικό, φοιτητής, κλπ.), μόνο για εκπαιδευτικούς, διδακτικούς ή ερευνητικούς σκοπούς έχουν τη δυνατότητα πλήρους πρόσβασης στην υπηρεσίας και εκτός Πανεπιστημιακού δικτύου (φυσικού δικτύου ) είτε μέσω είτε τής σύνδεσης τηλεφώνου (dialup), είτε μέσω τού εικονικού ιδιωτικού δικτύου (VPN) τού Δ.Π.Θ. Κατά το 2009 στο σύστημα της Κ.Β. καταχωρήθηκαν 1.910 νέοι χρήστες και ο συνολικό αριθμός των ενεργών χρηστών ανήλθε στους 9.841 χρήστες οι οποίοι δανείστηκαν 16.762 τόμους βιβλίων. Η ιστοσελίδα της δέχτηκε 110.877 επισκέψεις, και 3.675 χρήστες επισκέφτηκαν τις βάσεις online ηλεκτρονικών περιοδικών. Σύμφωνα με τα στοιχεία του προηγούμενου έτους, παρατηρήθηκε ότι το 2009-2010 υπήρξε αύξηση χρήσης των πάσης φύσεως υπηρεσιών της ΚΒ που ανέρχεται στο 67,2%. Με όσα παρατέθηκαν προηγουμένως, προκύπτει ότι οι υποδομές και το ανθρώπινο στελεχιακό δυναμικό της ΚΒ, παρουσιάζουν σήμερα μια άρτια μορφή βιβλιοθήκης επιστημονικής πληροφόρησης. Η ΚΒ συμβάλλει στην ανάπτυξη και εξέλιξη του ερευνητικού και του διδακτικού έργου της πανεπιστημιακής κοινότητας. Στην πορεία της συνεχούς βελτίωσης και της εφαρμογής καλλιέργειας ολικής ποιότητας στη δομή και τις υπηρεσίες της, η ΚΒ προσβλέπει στην μετεξέλιξή της σε ένα σύγχρονο κέντρο πληροφόρησης, ανοικτό σε όλόκληρη την κοινωνία. Πέρα από τις πέντε πύλες (portals) επιστημονικής πληροφόρησης στις θεματικές περιοχές της Ιατρικής, Νομικής, Δασολογίας & Αγροτικής Ανάπτυξης, Επιστημών Αγωγής και Μηχανικής.η ΚΒ προτίθεται στην επόμενη διετία να αναπτύξει ένα Ιδρυματικό Αποθετήριο (Institutional Repository) για η συγκέντρωση, διάδοση και διαφύλαξη της παραγόμενης στο ίδρυμα βιβλιογραφίας, των δημοσιευμένων εργασιών, των αναφορών στο ερευνητικό έργο της πανεπιστημιακής κοινότητας, κ.λ.π. Το αποθετήριο αυτό θα δομηθεί με το μοντέλο που υποστηρίζει το διαδικτυακό εργαλείο διαχείρισης, DSpace. Θα καθοριστούν πολιτικές διαχείρισης για το περιεχόμενο και την απόθεση της παραγωγής, πολιτικές για θέματα πνευματικής ιδιοκτησίας, δεδομένων και μεταδεδομένων, καταχώρησης και συντήρησης, καθώς και πολιτικές απόσυρσης και ασφάλειας του συστήματος. Με σκοπό την Σελίδα 21 από 88

αξιολόγηση και την ανάπτυξη του Αποθετηρίου θα συγκεντρώνονται στατιστικά στοιχεία χρήσης και θα προβάλλεται η υπηρεσία στην Ελληνικη και Διεθνή επιστημονική κοινότητα. Από το συγκεκριμένο έργο αναμένεται να βελτιωθούν σημαντικά, σε μικρότερο ή μεγαλύτερο βαθμό, όλες οι προαναφερθήσες υπηρεσίες της ΚΒ προς τους χρήστες τους. A1.2.2. Οργανωτική Δομή και Στελέχωση του Φορέα Τα όργανα διοίκησης του Πανεπιστημίου είναι η Σύγκλητος, το Πρυτανικό Συμβούλιο και η Πρυτανεία. Ο Πρύτανης εκπροσωπεί το Α.Ε.Ι., το διευθύνει και συγκαλεί τη Σύγκλητο και το Πρυτανικό Συμβούλιο. Κατά την άσκηση των καθηκόντων του επικουρείται από τους Αντιπρυτάνεις, δηλαδή τον Αντιπρύτανη Ακαδημαϊκών Υποθέσεων και Προσωπικού, τον Αντιπρύτανη Φοιτητικών Θεμάτων και Εξωτερικών Υποθέσεων και τον Αντιπρύτανη Οικονομικού Προγραμματισμού και Ανάπτυξης. Οι αρμοδιότητες έχουν καθοριστεί και ανατεθεί από το Πρυτανικό Συμβούλιο. Ο Πρύτανης και οι Αντιπρυτάνεις εκλέγονται για τετραετή θητεία από ειδικό σώμα εκλεκτόρων. Η Σύγκλητος αποτελείται από τον Πρύτανη, τους Αντιπρυτάνεις, τους Κοσμήτορες των Σχολών, τους Προέδρους των Τμημάτων, μέλη του Διδακτικού Ερευνητικού Προσωπικού (Δ.Ε.Π.), έναν εκπρόσωπο των φοιτητών από κάθε Τμήμα, δύο εκπροσώπους των μεταπτυχιακών φοιτητών και ειδικών μεταπτυχιακών υποτρόφων (Ε.Μ.Υ.), έναν εκπρόσωπο των βοηθών - επιμελητών - επιστημονικών συνεργατών, έναν εκπρόσωπο του Ειδικού και Εργαστηριακού Διδακτικού Προσωπικού (Ε.Ε.ΔΙ.Π.), έναν εκπρόσωπο του Ειδικού Τεχνικού Εργαστηριακού Προσωπικού (Ε.Τ.Ε.Π.) και έναν εκπρόσωπο του διοικητικού προσωπικού. Το Πρυτανικό Συμβούλιο αποτελείται από τον Πρύτανη, τους Αντιπρυτάνεις, έναν εκπρόσωπο των φοιτητών, που υποδεικνύεται από το σύνολο και μεταξύ των φοιτητών που μετέχουν στη Σύγκλητο, έναν εκπρόσωπο των διοικητικών υπαλλήλων και τον Προϊστάμενο της Γραμματείας. Το Πρυτανικό Συμβούλιο έχει αρμοδιότητα να αποφασίζει ως σύνολο για κάθε θέμα του Δ.Π.Θ., που δεν περιλαμβάνεται στις αρμοδιότητες της Συγκλήτου. Επίσης έχει την ευθύνη της εφαρμογής των αποφάσεων της Συγκλήτου, αποφασίζει για τις αρμοδιότητες των Αντιπρυτάνεων και εισηγείται στη Σύγκλητο τον προϋπολογισμό και το πρόγραμμα έργων του Δ.Π.Θ. Στο ΔΠΘ λειτουργούν σήμερα δύο Σχολές και είκοσι Τμήματα σε τέσσερις πόλεις της Θράκης: 1. Ξάνθη Πολυτεχνική Σχολή Τμήμα Πολιτικών Μηχανικών Τμήμα Ηλεκτρολόγων Μηχανικών και Μηχανικών Υπολογιστών Τμήμα Μηχανικών Περιβάλλοντος Τμήμα Αρχιτεκτόνων Μηχανικών Τμήμα Μηχανικών Παραγωγής και Διοίκησης 2. Κομοτηνή Τμήμα Νομικής Τμήμα Επιστήμης Φυσικής Αγωγής και Αθλητισμού Σελίδα 22 από 88

Τμήμα Ιστορίας και Εθνολογίας Τμήμα Ελληνικής Φιλολογίας Τμήμα Κοινωνικής Διοίκησης Τμήμα Διεθνών Οικονομικών Σχέσεων και Ανάπτυξης Τμήμα Γλωσσών, Φιλολογίας και Πολιτισμού Παρευξεινίων Χωρών Τμήμα Πολιτικών Επιστημών Τμήμα Διοίκησης Επιχειρήσεων 3. Αλεξανδρούπολη Τμήμα Ιατρικής Τμήμα Μοριακής Βιολογίας και Γενετικής Σχολή Επιστημών Αγωγής Παιδαγωγικό Τμήμα Δημοτικής Εκπαίδευσης Τμήμα Επιστημών της Εκπαίδευσης στην Προσχολική Ηλικία 4. Ορεστιάδα Τμήμα Αγροτικής Ανάπτυξης Τμήμα Δασολογίας και Διαχείρισης Περιβάλλοντος και Φυσικών Πόρων Το προσωπικό μπορεί να ανήκει σε Σχολή ή και σε άλλες διοικητικές μονάδες/υπηρεσίες της Πανεπιστημιακής κοινότητας. Τα Τμήματα χωρίζονται σε Τομείς που αντιστοιχούν σε μικρότερα και διακριτά μέρη του ευρύτερου γνωστικού αντικειμένου του Τμήματος. Το προσωπικό του Πανεπιστημίου διακρίνεται στις ακόλουθες τρεις γενικές κατηγορίες: (α) το διδακτικό προσωπικό, (β) το ειδικό τεχνικό εργαστηριακό προσωπικό και (γ) το διοικητικό προσωπικό. Το διδακτικό προσωπικό αποτελείται από τις ακόλουθες κατηγορίες: (α) το Διδακτικό και Ερευνητικό Προσωπικό ΔΕΠ (Καθηγητές, Αναπληρωτές Καθηγητές, Επίκουροι Καθηγητές, Λέκτορες), (β) τους Επισκέπτες καθηγητές, (γ) του Ειδικούς Επιστήμονες και τους Εντεταλμένους Επίκουρους Καθηγητές (οι οποίοι καλύπτουν ειδικές εκπαιδευτικές ανάγκες), (δ) τους διδάσκοντες βάσει του ΠΔ407/80 (προσλαμβάνονται με σύμβαση ορισμένου χρόνου), και (ε) το Ειδικό και Εργαστηριακό Διδακτικό Προσωπικό (ΕΕΔΙΠ). Το Ειδικό Τεχνικό Εργαστηριακό Προσωπικό (ΕΤΕΠ) προσφέρει εξειδικευμένες τεχνικές εργαστηριακές υπηρεσίες για την υποστήριξη των διδακτικών και ερευνητικών δραστηριοτήτων του Τμήματος. Τέλος, το Διοικητικό Προσωπικό αποτελείται από τους υπαλλήλους που υπηρετούν στις διοικητικές, οικονομικές και τεχνικές υπηρεσίες του Πανεπιστημίου. Η Κεντρική Βιβλιοθήκη του Δ.Π.Θ. συγκροτείται από: Α. Την Υπηρεσία της Κεντρικής Βιβλιοθήκης με έδρα την Κομοτηνή, Β. Τις Περιφερειακές Ακαδημαϊκές Βιβλιοθήκες (Θεματικές Βιβλιοθήκες). Η Υπηρεσία της Κεντρικής Βιβλιοθήκης έχει συγκεκριμένες αρμοδιότητες και στόχους, η οποία σε Σελίδα 23 από 88

συνεργασία με τις βιβλιοθήκες σχολών αναπτύσσει πρωτοβουλίες για κοινές δράσεις, τόσο σε ερευνητικό όσο και σε πολιτισμικό επίπεδο και προωθεί την εφαρμογή της σύγχρονης τεχνολογίας για αξιόπιστη επιστημονική πληροφόρηση. Το σύστημα αυτό των βιβλιοθηκών του ιδρύματος δεν έχει ακόμα ένα συγκεκριμένο και θεσμοθετημένο οργανωτικό σχήμα. Συνέπεια αυτού είναι ότι οι υφιστάμενες βιβλιοθήκες δεν εξυπηρετούν τις ανάγκες μιας σύγχρονης πανεπιστημιακής βιβλιοθήκης με την έννοια του κέντρου επιστημονικής πληροφόρησης. Στον πίνακα που ακολουθεί παρουσιάζεται η κατανομή του στελεχιακού δυναμικού στις βιβλιοθήκες του ΔΠΘ Βιβλιοθήκη Αρ. υπαλλήλων Βιβλιοθήκη Αρ. υπαλλήλων Ιστορίας 2 Πολυτεχνικής Σχολής 4 Νομικής 8 ΤΕΦΑΑ 3 Παιδαγωγικό 3 Ιατρική 4 Α.Α.Δ 3 Διδακτορικό στα δίκτυα 1 Φιλολογίας 2 Παρευξεινίων 1 Τα στελέχη των βιβλιοθηκών κατά ειδικότητες κατανέμονται ως ακολούθως Προσωπικό (πλήθος απασχολούμενων) Ειδικότητα Σχέση εργασίας Σπουδές-Πτυχία 2 Βιβλιοθηκάριος Μόνιμοι ΔΕ 8 Βιβλιοθηκονόμος ΙΔΑΧ ΤΕ βιβλιοθηκονόμων 6 Βιβλιοθηκονόμος Μόνιμοι ΤΕ βιβλιοθηκονόμων ΠΕ Αρχειονόμων- Μόνιμοι 1 Βιβλιοθηκονόμος Βιβλιοθηκονόμων Διαχειριστής συστημάτων ΙΔΑΧ 1 μηχανοργάνωσης Διδακτορικό τμ.ημ&μυ 3 Διοικητικός ΙΔΑΧ ΔΕ 3 Διοικητικός Μόνιμοι ΔΕ 1 Διοικητικός ΙΔΑΧ ΠΕ Νηπιαγωγών 1 Διοικητικός Μόνιμοι ΠΕ Φιλολόγων ΠΕ Διοικητικού Μόνιμοι 1 Διοικητικός Λογιστικού 1 Δοικητικός Μόνιμοι ΠΕ 1 Κλητήρας Μόνιμοι ΥΕ A1.2.3. Περιγραφή των κύριων επιχειρησιακών διαδικασιών Οι βιβλιοθήκες του ΔΠΘ έχουν παρουσία στο διαδίκτυο δια της ιστοσελίδας της ΚΒ (www.lib.duth.gr). Το σύνολο των δραστηριοτήτων τους, καθώς και ο συλλογικός κατάλογος ή τα επιστημονικά περιοδικά στα οποία το ΔΠΘ είναι συνδρομητής, είναι προσβάσιμα από την ιστοθέση αυτή. Επιπλέον πέντε δικτυακές πύλες οδηγούν σε ισάριθμα portals, που παρουσιάζουν επιστημονικά νέα στις επιστήμες της Μηχανικής, της Αγροτικής Ανάπτυξης, της Αγωγής, της Νομικής καθώς και στην Ιατρική. Σελίδα 24 από 88

Με το παρόν πρόγραμμα θα αναπτυχθούν συστήματα για την παρακολούθηση της δραστηριότητας των βιβλιοθηκών, συστήματα απόδοσης μεταδεδομένων που θα διευκολύνουν τη χρήση των βάσεων υπηρεσιακών εγγράφων και μαθησιακών αντικειμένων που διατίθενται σε ψηφιακή μορφή από το διαδίκτυο (με παράλληλη ψηφιοποίηση υπηρεσιακών εγγράφων για την ταχύτατη αναζήτησή του και παρουσίαση μέσω διαδικτύου), σύστημα πολυκαναλικής παροχής υπηρεσιών προς τους χρήστες, καθώς και ένα σύστημα παρακολούθησης της τρέχουσας ερευνητικής δραστηριότητας του προσωπικού του ιδρύματος. Επιπλέον, θα δημιουργηθεί η υποδομή για τη δημιουργία επιστημονικών ηλεκτρονικών περιοδικών εκδόσεων, επάνω στην οποία θα βασιστεί η υπάρχουσα περιοδική έκδοση τη κεντρικής βιβλιοθήκης. A1.2.4. Ανάλυση υποδομών Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών Στο Δημοκρίτειο Πανεπιστήμιο Θράκης λειτουργούν δύο δομές στήριξης λειτουργίας πληροφοριακών συστημάτων, το Υπολογιστικό Κέντρο - Κέντρο Διαχείρισης Δικτύων και η Διεύθυνση Μηχανοργάνωσης. Αναλυτικότερα, το Υπολογιστικό Κέντρο Κέντρο Διαχείρισης Δικτύων (ΥΚ-ΚΔΔ) του Δ.Π.Θ. έχει αναλάβει την εποπτεία της λειτουργίας του δικτύου επικοινωνιών, την τυποποίηση και την τεκμηρίωση των διαδικασιών, τη συνεχή παρακολούθηση των συναφών αναγκών του Ιδρύματος και την ικανοποίηση των χρηστών του δικτύου επικοινωνιών. Επίσης, το ΥΚ-ΚΔΔ έχει την ευθύνη της ορθής λειτουργίας του DUTHNet και της πρόσβασης στο Πανεπιστημιακό Διαδίκτυο (GUNet). Επίσης, στο Δημοκρίτειο Πανεπιστήμιο Θράκης λειτουργεί η Διεύθυνση Μηχανοργάνωσης, που είναι αρμόδια για την υποστήριξη της λειτουργίας, της συντήρησης και της διαρκούς αναβάθμισης της υπολογιστικής υποδομής των Διοικητικών Υπηρεσιών του Πανεπιστημίου. Η Διεύθυνση Μηχανοργάνωσης διαρθρώνεται σύμφωνα με το ΠΔ 96/2006 Οργανισμός των Διοικητικών υπηρεσιών του ΔΠΘ, στα ακόλουθα τμήματα: Οι βιβλιοθήκες διαθέτουν ικανό αριθμό τερματικών σταθμών και εξυπηρετητών παλαιάς τεχνολογίας που είναι εγκατεστημένοι και επιβλέπονται από το προσωπικό του ΥΚ-ΚΔΔ. Διαθέτουν επίσης αντικλεπτικά συστήματα, φωτοαντιγραφικά συστήματα κ.λ.π. Σήμερα το Πληροφοριακό Σύστημα είναι εγκατεστημένο σε servers, σύμφωνα με τον παρακάτω πίνακα: 1 DATABASE SERVER με λειτουργικό Windows 2008 και MS SQL Server 2008. 1APPLICATION SERVER με λειτουργικό Windows 2008. 1 WEB SERVER με λειτουργικό Windows 2008 και MS SQL Server 2008. Οι βιβλιοθήκες του ΔΠΘ διαθέτουν το σύστημα καταλογογράφησης ADVANCE της GEAC. Στο εν λόγω σύστημα έχουν καταλογογραφηθεί το σύνολο των τεκμηρίων των βιβλιοθηκών. Πρόσφατα παρουσιάστηκαν προβλήματα που δεν έχουν επιλυθεί σχετικά με την WEB OPAC. Το σύνολο των εγγραφών του συστήματος έχουν εφοδιάσει τις βιβλιογραφικές βάσεις του συλλογικού καταλόγου που αναπτύχθηκε με τη χρηματοδότηση του ΕΠΕΑΚ ΙΙ. A1.2.5. Επίπεδο Ωριμότητας του παρόντος Έργου Το ΔΠΘ έχει ήδη εγκαταστήσει τοπικά και διαχειρίζεται τη βάση του κεντρικού καταλόγου με το σύστημα ADVANCE της GEAC.. Επιπλέον έχει ξεκινήσει ήδη ο εμπλουτισμός του με επιστημονικές δημοσιεύσεις σε επιστημονικά περιοδικά και συνέδρια μιας βάσης φαιάς βιβλιογραφίας στο Σελίδα 25 από 88

σύστημα ΑΡΤΕΜΙΣ. Παράλληλα, έχει αναπτυχθεί εντός του Ιδρύματος μια ισχυρή υπολογιστική υποδομή με σκοπό την υποστήριξη της λειτουργίας του αποθετηρίου. Το προσωπικό της Κεντρικής Βιβλιοθήκης του ΔΠΘ είναι ήδη εξοικειωμένο τόσο με την χρήση όσο και με την διαχείριση σύγχρονων αποθετηρίων, καθώς και με τις διαδικασίες που σχετίζονται με αυτά. Το Μνημόνιο Συνεργασίας Σ.Ε.Α.Β. - Ε.Δ.Ε.Τ. Α.Ε. έχει ήδη υπογραφεί, δεδομένου ότι το προτεινόμενο σύστημα για την εγκατάστασή του θα στηριχθεί σε υπολογιστικές και δικτυακές υποδομές που θα παρέχονται από την Ε.Δ.Ε.Τ. Α.Ε. A2.Αντικείμενο, στόχοι και κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας του Έργου A2.1. Αντικείμενο του Έργου Βασικός στόχος του έργου είναι ενίσχυση της Κεντρικής Βιβλιοθήκης και των βιβλιοθηκών των σχολών του Δημοκρίτειου Πανεπιστημίου με νέες υπηρεσίες προς το σύνολο των μελών της Ακαδημαϊκής Κοινότητας αλλά και προς κάθε ενδιαφερόμενο πολίτη. Για την επίτευξη του παραπάνω στόχου, το φυσικό αντικείμενο του υπό προκήρυξη έργου περιλαμβάνει την ανάπτυξη μιας σειράς από καινοτόμες ψηφιακές υπηρεσίες που θα λειτουργούν με ευθύνη της Κεντρικής Βιβλιοθήκης του ΔΠΘ και αποδέκτες χρήστες μέλη από ολόκληρο το φάσμα της Ακαδημαϊκής κοινότητας του Πανεπιστημίου. Ο όρος ανάπτυξη περιλαμβάνει μια σειρά από υπηρεσίες που θα πρέπει να προσφέρει ο ανάδοχος και έχουν να κάνουν με 1. Τη μελέτη των ψηφιακών υπηρεσιών 2. Το σχεδιασμό και την συγγραφή του κώδικα του λογισμικού που θα υλοποιεί τις ψηφιακές υπηρεσίες 3. Τη δοκιμή των ψηφιακών υπηρεσιών σε πειραματικό και πραγματικό περιβάλλον, με όρους πιλοτικής λειτουργίας 4. Την εκπαίδευση μεγάλων ομάδων δυνητικών χρηστών των ψηφιακών υπηρεσιών 5. Την υποστήριξη και εγγύηση καλής λειτουργίας για τις ψηφιακές αυτές υπηρεσίες. Οι νέες ψηφιακές υπηρεσίες της Κεντρικής Βιβλιοθήκης οργανώνονται σε 4 βασικούς άξονες: 1. Την αξιολόγηση και καλύτερη αξιοποίηση του έργου που συμβατικά παρέχει η Κεντρική Βιβλιοθήκη 2. Την υποστήριξη της ερευνητικής εργασίας στο Πανεπιστήμιο 3. Την υποστήριξη της διδακτικής εργασίας στο Πανεπιστήμιο 4. Την υποστήριξη διοικητικών λειτουργιών και διαδικασιών στο Πανεπιστήμιο Πιο συγκεκριμένα, το παρόν έργο έχει στόχο την ανάπτυξη τεχνολογικών εφαρμογών που θα αυτοματοποιήσουν ένα αριθμό λειτουργιών των βιβλιοθηκών του ΔΠΘ. Οι λειτουργίες αυτές δεν αναπτύχθηκαν μέχρι σήμερα, λόγω της γεωγραφικής διασποράς των δέκα βιβλιοθηκών του ιδρύματος, της δεδομένης παραγωγικότητας του ανθρώπινου στελεχιακού δυναμικού, της απουσίας ενιαίας διοικητικής λειτουργίας και ελέγχων της παραγόμενης ποιότητας υπηρεσιών. Οι Σελίδα 26 από 88