ΣΥΝΕΤΑΙΡΙΣΜΟΣ ΦΑΡΜΑΚΟΠΟΙΩΝ ΘΕΣΣΑΛΟΝΙΚΗΣ ΠΡΟΚΗΡΥΞΗ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΥ ΓΙΑ ΤΗ ΔΙΟΡΓΑΝΩΣΗ ΤΗΣ "ΕΠΑΓΓΕΛΜΑΤΙΚΗΣ ΗΜΕΡΙΔΑΣ ΦΑΡΜΑΚΟΠΟΙΩΝ 2016" Ο Συνεταιρισμός Φαρμακοποιών Θεσσαλονίκης (ΣΥ.ΦΑ.Θ.) ΠΡΟΚΗΡΥΣΣΕΙ διαγωνισμό για την επιλογή Αναδόχου - οργανωτικού γραφείου που θα αναλάβει τη διοργάνωση Ημερίδας την οποία οργανώνει ο ΣΥ.ΦΑ.Θ. κατ έτος, με τίτλο "Επαγγελματική Ημερίδα Φαρμακοποιών 2016", στις 27 Φεβρουαρίου 2016. Όσοι επιθυμούν να λάβουν μέρος στο διαγωνισμό πρέπει να υποβάλλουν προσφορές, το αργότερο μέχρι την 13 η Νοέμβρη 2015 και ώρα 14.00 της ημέρας αυτής. Η διενέργεια του διαγωνισμού θα λάβει χώρα την 16 η Νοέμβρη 2015 και ώρα 14.00 στα γραφεία του Συνεταιρισμού Φαρμακοποιών Θεσσαλονίκης, στη Ν. Ραιδεστό του Δήμου Θέρμης Θεσσαλονίκης (Τ.Θ.:60603 με Τ.Κ.:57001). Οι ενδιαφερόμενοι θα υποβάλουν τον φάκελο προσφοράς τους, καταθέτοντάς τον αυτοπροσώπως, ή με ειδικά προς τούτο εξουσιοδοτημένο εκπρόσωπό τους, εις τα γραφεία του Συνεταιρισμού Φαρμακοποιών Θεσσαλονίκης, στη Ν. Ραιδεστό του Δήμου Θέρμης Θεσσαλονίκης (Τ.Θ.:60603 με Τ.Κ.:57001), ή αποστέλλοντας τον ταχυδρομικά με συστημένη επιστολή ή courier εις την ως άνω διεύθυνση. Στην περίπτωση της ταχυδρομικής αποστολής ο ΣΥ.ΦΑ.Θ. ουδεμία ευθύνη φέρει για τον χρόνο και το περιεχόμενο των φακέλων προσφοράς που θα αποσταλούν. Προσφορές που κατατίθενται μετά την παραπάνω ημερομηνία και ώρα, είναι εκπρόθεσμες και επιστρέφονται. 1. ΓΕΝΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΥ Διαγωνισμός: Διαγωνισμός με κριτήριο κατακύρωσης την πλέον συμφέρουσα από τεχνική και οικονομική άποψη προσφορά για την τη διοργάνωση της "Επαγγελματικής Ημερίδας Φαρμακοποιών 2016", που θα πραγματοποιηθεί στη Θεσσαλονίκη, στις 27 Φεβρουαρίου 2016. Τόπος Παράδοσης: Γραφεία του Συνεταιρισμού Φαρμακοποιών Θεσσαλονίκης, στη Ν. Ραιδεστό του Δήμου Θέρμης Θεσσαλονίκης Διάρκεια του Έργου: Ένα (1) έτος Διάρκεια ισχύος των προσφορών: Δέκα (10) ημέρες από την επομένη της διενέργειας του διαγωνισμού. Ο διαγωνισμός θα διεξαχθεί σύμφωνα με τους όρους που περιέχονται στην παρούσα Διακήρυξη και σύμφωνα με την αναλυτική τεχνική περιγραφή του έργου και τα παρακάτω άρθρα, ως ακολούθως: 2. ΕΙΔΙΚΟΙ ΟΡΟΙ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΥ ΜΕΡΟΣ Α Η διενέργεια διαγωνισμού με κριτήριο κατακύρωσης την πλέον συμφέρουσα από τεχνική και οικονομική άποψη προσφορά για τη διοργάνωση της "Επαγγελματικής Ημερίδας Φαρμακοποιών 2016" που θα πραγματοποιηθεί στη Θεσσαλονίκη, στις 27 Φεβρουαρίου 2016. 1
1. Τα τεχνικά χαρακτηριστικά της ανωτέρω Ημερίδας αναφέρονται στο ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Α της παρούσης. 2. Δικαίωμα συμμετοχής στο διαγωνισμό έχουν τα φυσικά ή νομικά πρόσωπα, που πληρούν τους όρους και τις προϋποθέσεις που καθορίζονται στην παρούσα διακήρυξη και διαθέτουν την απαιτούμενη τεχνογνωσία καθώς και αποδεδειγμένη εμπειρία και εξειδίκευση για τη διοργάνωση της "Επαγγελματικής Ημερίδας Φαρμακοποιών 2016" 3. Διάρκεια Έργου Η συνολική διάρκεια του έργου είναι ένα (1) έτος και αφορά αποκλειστικά τη διοργάνωση της ως άνω Ημερίδας στις 27 Φεβρουαρίου του έτους 2016. Ωστόσο, ο Συνεταιρισμός Φαρμακοποιών Θεσσαλονίκης έχει τη δυνατότητα να παρατείνει την ανάθεση του έργου για δύο (2) ακόμα έτη μετά το 2016, για τη διοργάνωση του Ημερίδας στη διάρκειά τους, με κοινή απόφασή του με τον ανάδοχο που θα επιλεγεί. Στην περίπτωση αυτή θα επαναπροσδιοριστεί το οικονομικό μέρος της συμφωνίας για τα επόμενα δύο έτη. 4. Κατάρτιση, υποβολή και αποσφράγιση προσφορών. Οι προσφορές πρέπει: 4.1. Να είναι δακτυλογραφημένες και να μη φέρουν παράτυπες διορθώσεις, σβησίματα, διαγραφές, προσθήκες, κλπ. 4.2. Προσφορές για μέρος του έργου που ορίζει η προκήρυξη απορρίπτονται ως απαράδεκτες 4.3. Οι προσφορές πρέπει να υποβληθούν σε ένα αντίτυπο που θα τεθεί εις τον ίδιο φάκελο προσφοράς σφραγισμένο. Η αρίθμηση των σελίδων είναι υποχρεωτική. 4.4. Ο φάκελος της προσφοράς πρέπει απαραίτητα να φέρει την ΕΠΩΝΥΜΙΑ και τη ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ του Διαγωνιζόμενου και να γράφει ευκρινώς τις ενδείξεις (με κεφαλαία): ΠΡΟΣΦΟΡΑ ΠΡΟΣ ΤΟ ΣΥΝΕΤΑΙΡΙΣΜΌ ΦΑΡΜΑΚΟΠΟΙΩΝ ΘΕΣΣΑΛΟΝΙΚΗΣ ΓΙΑ ΤΟ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟ ΓΙΑ ΤΗ ΔΙΟΡΓΑΝΩΣΗ ΤΗΣ "ΕΠΑΓΓΕΛΜΑΤΙΚΗΣ ΗΜΕΡΙΔΑΣ ΦΑΡΜΑΚΟΠΟΙΩΝ 2016". 5. ΠΡΟΫΠΟΘΕΣΕΙΣ & ΚΡΙΤΗΡΙΑ για την ανάθεση: Οι δεσμευτικές προϋποθέσεις, προκειμένου να ληφθεί υπόψη η πρόταση κάθε υποψήφιας εταιρείας είναι οι εξής: 1. Να αναλαμβάνει με την πρότασή της την πλήρη ευθύνη για όλα τα οικονομικά, πρακτικά και τεχνικά ζητήματα και για όλα τα εμπορικά θέματα τα σχετικά με την διοργάνωση και να αναλάβει όλες τις δαπάνες σχεδίασης και υλοποίησης της διοργάνωσης και εν γένει όλο το κόστος της, με ελάχιστες εγγυημένες παροχές και πλήρη ανάληψη του επιχειρηματικού ρίσκου σε περίπτωση που δεν καλυφθεί το κόστος της διοργάνωσης από τα έσοδα. 2. Να είναι με βάση το καταστατικό του και τους κανονισμούς του ΕΟΦ «Οργανωτής Επιστημονικών Συνεδρίων» ( PCO ), 3. Να διαθέτει αποδεδειγμένη εμπειρία στην διοργάνωση εκδηλώσεων προς ιατρούς και φαρμακοποιούς, ομοίως δε, να διαθέτει αποδεδειγμένη εμπειρία στη διοργάνωση και λειτουργία εκθέσεων, με συμμετοχή εκθετών με περίπτερα, αποδεικνυόμενη από προηγούμενες διοργανώσεις που έχει αναλάβει και που θα αποτελεί σημαντικό κριτήριο επιλογής. Εφόσον τηρούνται οι παραπάνω προϋποθέσεις, για την πλήρη τεχνική, οικονομική υποστήριξη και οργάνωση του Ημερίδας από την προετοιμασία του και μέχρι την ολοκλήρωσή του, θα ληφθούν υπόψη τα κατωτέρω κριτήρια, μη περιοριστικώς αναφερόμενα. Να αναπτύξει συγκεκριμένες προτάσεις και να διαθέτει αποδεδειγμένη δυνατότητα για την οργάνωση και λειτουργία του συνεδριακού τμήματος της διοργάνωσης, του εκθεσιακού-εμπορικού τμήματός της και της προβολής της με κατάλληλα και επαρκή μέσα. 2
Να διαθέτει επαρκές προσωπικό, με εμπειρία στην οργάνωση και λειτουργία ιατροφαρμακευτικών διοργανώσεων, το οποίο να καλύπτει όλες τις διαφορετικές ανάγκες της διοργάνωσης (προτάσεις θεμάτων και ομιλητών, επικοινωνίαπροβολή, ανεύρεση χορηγών, λειτουργία ημερίδας, γραμματειακή υποστήριξη, εκθεσιακές κατασκευές και λειτουργία, λογιστική υποστήριξη κλπ). Να διαθέτει ισχυρή επικοινωνιακή δυνατότητα για την προβολή της διοργάνωσης προς το σύνολο των φαρμακείων, πανελλαδικά. Να διαθέτει φερεγγυότητα, αποδεικνυόμενη από προηγούμενες συνεργασίες, όσον αφορά την εκτέλεση του έργου και τις οικονομικές του δοσοληψίες. Να έχει συνεργαστεί επιτυχώς στο παρελθόν με θεσμικούς φορείς (φαρμακευτικούς, ιατρικούς συλλόγους, συνεταιρισμούς κλπ), ως ανάδοχος συνεδρίων και εκδηλώσεων, επιπρόσθετα δε η γενικότερη δραστηριότητά του να μην έχει ανταγωνιστικά χαρακτηριστικά προς τη δραστηριότητα των Φαρμακευτικών Συλλόγων και Συνεταιρισμών. Να προσφέρει εγγυημένο ποσό στους διοργανωτές, ανεξαρτήτως της κερδοφορίας ή ζημίας της οργάνωσης. Για την επιλογή της αναδόχου εταιρείας θα ληφθεί υπόψη και θα αξιολογηθεί ο βαθμός ανταπόκρισης των υποψηφίων σε όλες τις παραπάνω προϋποθέσεις, με ιδιαίτερη έμφαση στην εμπειρία, συνολικά και συνδυαστικά, καθώς και η εμπειρία από προηγούμενες συνεργασίες, ήτοι η συνέπεια στην εκτέλεση του έργου και των οικονομικών της όρων. 6. Η υποβολή προσφορών από τους Πλειοδότες συνιστά πλήρη αποδοχή και συνομολόγηση όλων των όρων της παρούσας και παραίτηση από το δικαίωμα προσφυγής κατά των όρων αυτής. Ο ΦΑΚΕΛΟΣ ΚΑΘΕ ΠΡΟΣΦΟΡΑΣ ΘΑ ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ ΠΕΡΙΛΑΜΒΑΝΕΙ τους τρεις παρακάτω ανεξάρτητους και σφραγισμένους φακέλους : Α. Φάκελο που θα περιλαμβάνει 1. Υπεύθυνη δήλωση του Ν. 1599/1986/A' 75, εις την οποία να αναγράφονται τα στοιχεία του διαγωνισμού και ότι ο υποψήφιος: δεν τελεί σε πτώχευση και επίσης δεν τελεί σε διαδικασία κήρυξης σε πτώχευση. είναι φορολογικά και ασφαλιστικά ενήμερος ως προς τις υποχρεώσεις του. δεν τελεί υπό κοινή εκκαθάριση του κ.ν. 2190/1920 όπως εκάστοτε ισχύει ή ειδική εκκαθάριση του ν. 1892/1990. δεν τελεί υπό διαδικασία έκδοσης απόφασης κοινής ή ειδικής εκκαθάρισης των ανωτέρω νομοθετημάτων. δεν τελεί σε αποκλεισμό με βάση αμετάκλητης απόφασης του Υπουργείου Ανάπτυξης κατά τα άρθρα 18, 34, 39 του Π.Δ. 118/2007 κατά την ημερομηνία διενέργειας του διαγωνισμού. αναλαμβάνει την υποχρέωση για την έγκαιρη και προσήκουσα προσκόμιση των δικαιολογητικών, εφ όσον του ζητηθούν, από τα οποία θα προκύπτουν τα όσα αναφέρθηκαν στην προαναφερόμενη υπεύθυνη δήλωση. 2. ΕΓΓΥΗΤΙΚΗ ΕΠΙΣΤΟΛΗ: Οι ενδιαφερόμενοι, θα καταθέσουν ως εγγύηση συμμετοχής στο διαγωνισμό εγγυητική επιστολή τραπέζης ποσού 5.000 ΕΥΡΩ ή ισόποση τραπεζική επιταγή εις διαταγήν ΣΥ.ΦΑ.Θ.. Σε περίπτωση που ο πλειοδότης αρνηθεί μετά την κατακύρωση σε αυτόν να εκτελέσει το έργο, η δοθείσα εγγύηση συμμετοχής του εκ 5.000 ΕΥΡΩ θα καταπίπτει αυτοδίκαια υπέρ του ΣΥ.ΦΑ.Θ., στον οποίο θα περιέρχεται οριστικά το ποσό αυτό ως εύλογη ποινική ρήτρα και αποζημίωση. Μετά την κατακύρωση του διαγωνισμού υπέρ 3
συγκεκριμένου πλειοδότη και την υπογραφή σύμβασης, θα επιστρέφεται άμεσα η κατατεθείσα εγγύηση συμμετοχής. 3. Αποδεικτικό ότι είναι μέλος της IATA ή της IAPCO (ή των ελληνικών τμημάτων τους, HATTA ή HAPCO). 4. Αντίγραφο αδείας Γραφείου Γενικού Τουρισμού από τον ΕΟΤ. 5. Αποδεικτικά στοιχεία της εμπειρίας του, στη διοργάνωση εκδηλώσεων προς φαρμακοποιούς και στη διοργάνωση και λειτουργία εκθέσεων, με συμμετοχή εκθετών με περίπτερα και γενικά της ανταπόκρισης στα κριτήρια αξιολόγησης ως ανωτέρω. Β. Φάκελο με την ένδειξη «ΤΕΧΝΙΚΗ ΠΡΟΣΦΟΡΑ», ο οποίος θα περιλαμβάνει τα τεχνικά στοιχεία σύμφωνα με τις τεχνικές απαιτήσεις του ανωτέρω έργου που αναφέρονται στο ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Α', το οποίο αποτελεί αναπόσπαστο μέρος της παρούσης. Γ. Φάκελο με την ένδειξη «ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΠΡΟΣΦΟΡΑ», μέσα εις τον κυρίως φάκελο, θα περιλαμβάνει το είδος που περιέχεται στην τεχνική προσφορά με την προσφερόμενη τιμή του έργου. ΜΕΡΟΣ Β 1. ΙΣΧΥΣ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ: Οι προσφορές ισχύουν και δεσμεύουν τους υποψηφίους για δέκα (10) ημέρες από την επόμενη μέρα της καταληκτικής ημερομηνίας υποβολής τους. Προσφορά που ορίζει μικρότερο χρόνο ισχύος απορρίπτεται ως απαράδεκτη. Εναλλακτικές προσφορές δεν γίνονται δεκτές και απορρίπτονται ως απαράδεκτες. 2. ΑΠΟΣΦΡΑΓΙΣΗ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ: Για την αποσφράγιση των προσφορών ισχύουν τα εξής: 2.1. Αποσφραγίζεται ο κυρίως φάκελος. 2.2. Αποσφραγίζονται οι φάκελοι των Δικαιολογητικών και των Τεχνικών Προσφορών. Οι υποψήφιοι θα πρέπει απαραιτήτως να έχουν συμπεριλάβει όλα τα αναφερόμενα ανωτέρω αποδεικτικά (υπεύθυνη δήλωση, εγγυητική επιστολή και τα αποδεικτικά των προϋποθέσεων) 2.3. Ο φάκελος της Οικονομικής Προσφοράς θα αποσφραγισθεί μόνον εφόσον είναι πλήρεις και αποδεκτοί οι φάκελοι των Δικαιολογητικών και της Τεχνικής Προσφοράς. Οι φάκελοι των οικονομικών προσφορών για όσες προσφορές δεν κρίθηκαν αποδεκτές, δεν αποσφραγίζονται. 2.4. Για όλα τα παραπάνω η Επιτροπή Διενέργειας - Αξιολόγησης καταρτίζει πρακτικό, το οποίο παραδίδει εις το ΔΣ του ΣΥ.ΦΑ.Θ. 3. ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ 3.1. Η αξιολόγηση των προσφορών θα γίνει από συσταθησόμενη για το σκοπό αυτό επιτροπή Διενέργειας Αξιολόγησης του ΣΥ.ΦΑ.Θ.. Η Επιτροπή εισηγείται σχετικά στο Δ.Σ. του ΣΥ.ΦΑ.Θ., αφού αξιολογήσει τις προσφορές με τα ως άνω αναφερόμενα κριτήρια κατακύρωσης. 3.2. Η προσφορά αποκλείεται από την αξιολόγηση όταν: α) Είναι αόριστη και δεν μπορεί να εκτιμηθεί, β) Είναι εκπρόθεσμη, γ) Δεν υποβληθούν τα προβλεπόμενα δικαιολογητικά, 4
δ) Δεν είναι σύμφωνη με τους όρους της παρούσας προκήρυξης, τις προϋποθέσεις και τα κριτήρια που έχουν τεθεί και συνολικά τις προδιαγραφές του Παραρτήματος Α. ε) Γίνεται για ένα μέρος μόνο του έργου. 4. ΕΠΙΛΟΓΗ ΠΛΕΙΟΔΟΤΗ - ΚΑΤΑΡΤΙΣΗ ΣΥΜΒΑΣΗΣ Η επιλογή του Πλειοδότη και η κατακύρωση των αποτελεσμάτων του διαγωνισμού θα γίνει με απόφαση του Δ.Σ. του ΣΥ.ΦΑ.Θ. το οποίο είναι υπεύθυνο και για την παραλαβή του έργου. 5. ΡΗΤΡΕΣ Για κάθε παράβαση των όρων του διαγωνισμού και των προδιαγραφών, αντίστοιχα δε και της Σύμβασης που θα υπογραφεί με τον Πλειοδότη, θεωρούμενης ως παράβασης και της έλλειψης ή μη προσήκουσας τήρησης οιασδήποτε εκ των ζητουμένων και εύλογα προσδοκώμενων εις το πλαίσιο των ως άνω ζητούμενων υπηρεσιών και προδιαγραφών, ο ΣΥ.ΦΑ.Θ. διατηρεί το δικαίωμα καταγγελίας της συμβάσεως και αποζημιώσεως. 6. ΚΑΤΑΚΥΡΩΣΗ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΥ Ο ΣΥ.ΦΑ.Θ. έχει το δικαίωμα να κατακυρώσει ή όχι το διαγωνισμό κατά την απόλυτη κρίση και επιλογή του, να τον αναβάλλει, να τον ματαιώσει ή να τον επαναλάβει κατά την κρίση του. 7. ΑΠΑΓΟΡΕΥΣΗ ΕΚΧΩΡΗΣΗΣ Απαγορεύεται η εκχώρηση της προσφοράς υπηρεσιών σε τρίτους. 8. ΡΗΤΡΑ ΕΥΘΥΝΗΣ Διευκρινίζεται ρητά ότι ο Πλειοδότης θα φέρει την αποκλειστική ευθύνη από κάθε συναλλαγή, από κάθε υποχρέωση και κάθε γεγονός που μπορεί να αφορά στην ανάληψη και εκτέλεση των ζητουμένων υπηρεσιών, από αυτό και για τις οποιεσδήποτε σχετικές συνέπειες, ενώ ο ΣΥ.ΦΑ.Θ. δεν φέρει καμία υποχρέωση και καμία ευθύνη έναντι οποιουδήποτε, για τις πράξεις και τις παραλείψεις του πλειοδότη, των συνεργατών του και κάθε είδους βοηθών του. 9. ΕΝΣΤΑΣΕΙΣ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΕΣ ΠΡΟΣΦΥΓΕΣ Ενστάσεις κατά της διακήρυξης του διαγωνισμού ή της συμμετοχής του διαγωνιζόμενου σε αυτόν ή της νομιμότητας διενέργειας του έως την κατακυρωτική απόφαση υποβάλλονται ενώπιον της Επιτροπής Διενέργειας Αξιολόγησης, η οποία αποφαίνεται οριστικά προς αυτές. Οι εν λόγω ενστάσεις υποβάλλονται μόνο από τους συμμετέχοντες στον διαγωνισμό εγγράφως κατά την διάρκεια διεξαγωγής του ή εντός 24 ωρών από την λήξη της διενέργειας του σύμφωνα με το άρθρο 42 του ΠΔ 715/1979. 10. ΔΗΜΟΣΙΕΥΣΗ Η παρούσα προκήρυξη θα αναρτηθεί εις τον ιστοτόπο του ΣΥ.ΦΑ.Θ.. Η παρούσα επίσης θα διανέμεται από τα γραφεία του ΣΥ.ΦΑ.Θ. εις οιονδήποτε ενδιαφερόμενο εκδηλώσει ενδιαφέρον κατόπιν σχετικής αιτήσεώς του. ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Α 5
ΤΕΧΝΙΚΑ ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΤΙΚΑ 1. ΧΑΡΑΚΤΗΡΑΣ ΣΥΝΕΔΡΙΟΥ Η διοργάνωση αυτή θα έχει κύριο χαρακτήρα επιστημονικό και ενημερωτικό και θα απευθύνεται τόσο στους φαρμακοποιούς-μέλη του Αναθέτοντα, σε φαρμακοποιούςμέλη συνεργαζόμενων με τον ΣΥ.ΦΑ.Θ. Φαρμακευτικών Συνεταιρισμών όσο και προς το καταναλωτικό κοινό. Για την επιτυχία της διοργάνωσης, ο Ανάδοχος αναλαμβάνει την πλήρη ευθύνη για όλα τα πρακτικά και τεχνικά ζητήματα καθώς και για όλα τα εμπορικά θέματα. Συγκεκριμένα για τις εταιρείες που θα συμμετέχουν ως χορηγοί, ο Ανάδοχος έχει την ευθύνη της τιμολόγησης των χορηγιών και της είσπραξής τους. Επίσης, στο πλαίσιο αυτό, ο Ανάδοχος αντιπροσωπεύει τον Αναθέτοντα και ενεργεί για λογαριασμό του λαμβάνοντας όλες τις τυχόν απαιτούμενες ειδικές άδειες στο όνομά του. 2. ΥΠΟΧΡΕΩΣΕΙΣ ΤΟΥ ΑΝΑΔΟΧΟΥ Ο Ανάδοχος θα καταβάλει κάθε προσπάθεια, προκειμένου να προετοιμάσει τεχνικά και να οργανώσει μια Ημερίδα, σύμφωνα με τις ιδιαίτερες ανάγκες του Αναθέτοντα από πλευράς επικοινωνίας, εμφάνισης και λειτουργικότητας. Ειδικότερα, ο Ανάδοχος υποχρεούται να αναλάβει: Α. ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΚΑΙ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ Τις απαραίτητες ενέργειες και την οικονομική δαπάνη για τη μίσθωση κατάλληλου χώρου, που θα περιλαμβάνει δύο (2) αίθουσες χωρητικότητας τουλάχιστον 400 ατόμων η μία και τουλάχιστον 70 ατόμων η άλλη για τη διεξαγωγή της Ημερίδας και χώρου τουλάχιστον 800τμ για την προβολή των χορηγών-εκθετών και τη παράθεση των επισιτιστικών παροχών. Ο χώρος αυτός θα πρέπει να είναι διαθέσιμος εγκαίρως για την προετοιμασία των εκθεσιακών κατασκευών. Προτάσεις για τη θεματολογία της Ημερίδας και για τους ομιλητές σε αυτήν. Επικοινωνία με όλους τους ομιλητές του Ημερίδας και επιμέλεια της παρουσίας τους σε αυτό. Κάλυψη όλων των δαπανών σχεδίασης και δόμησης του εκθεσιακού χώρου, με την απαραίτητη υποδομή, καθώς και των δαπανών επαναφοράς του χώρου στην αρχική του κατάσταση, μετά το πέρας του Ημερίδας. Πλήρη κάλυψη των οπτικοακουστικών αναγκών στην συνεδριακές αίθουσες, οι οποίες περιλαμβάνουν ηχητική εγκατάσταση, σταθερά μικρόφωνα προεδρείου και podium, ασύρματα μικρόφωνα, οθόνη προβολής, projector και lap-top Συντονιστές και τεχνικό για την ομαλή ροή της Ημερίδας. Φωτογραφική κάλυψη και παράδοση στο ΣΥ.ΦΑ.Θ. ηλεκτρονικού αρχείου φωτογραφιών, Αεροπορική μετακίνηση και φιλοξενία τριών ομιλητών. Εξασφάλιση συνεχούς γραμματειακής υποστήριξης, με επαρκές προσωπικό, σε όλη τη διάρκεια του Ημερίδας. Σήμανση της Ημερίδας με τα απαραίτητα υλικά (πανό για την αίθουσα, roll-us κλπ) Σχεδιασμό και παραγωγή κατάλληλου και επαρκούς συνεδριακού υλικού σε ποσότητα τουλάχιστον 500 τεμαχίων. Σχεδιασμό και παραγωγή βεβαίωσης συμμετοχής για τους συμμετέχοντες σε ποσότητα τουλάχιστον 500 τεμαχίων. 6
Επισιτιστικές παροχές που θα περιλαμβάνουν coffe breaks, light lunch και όρθια δεξίωση για τουλάχιστον 500 άτομα. Την αποκλειστική ευθύνη για τις αναγκαίες εργασίες της προετοιμασίας και ομαλής λειτουργίας του συνόλου του Ημερίδας, καθώς και τις απαραίτητες εργασίες για την αποξήλωση του χώρου. Την αποκλειστική ευθύνη για την τήρηση των όρων λειτουργίας και των ειδικών κανόνων του χώρου διεξαγωγής της Ημερίδας. Β. ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ Κάλυψη όλων των δημιουργικών αναγκών της Ημερίδας (έντυπα, προσκλήσεις, αφίσες, κλπ). Κάθε έντυπο θα σχεδιάζεται και θα προτείνεται από τον Ανάδοχο στον Αναθέτοντα για έγκριση. Πιο αναλυτικά: - Σχεδιασμός εικαστικού της Ημερίδας και εφαρμογή του σε όλα τα υλικά. - Σχεδιασμό και αποστολή ηλεκτρονικού ενημερωτικού εντύπου στις υποψήφιες εταιρείες χορηγούς και επικοινωνία μαζί τους. - Δημιουργία ηλεκτρονικού υλικού ενημέρωσης προς τους φαρμακοποιούς (banners, δελτία τύπου, κ.λπ) και ανάρτησή τους σε ιστοσελίδες που απευθύνονται στους φαρμακοποιούς. - Κάθε άλλο υλικό, έντυπο ή ηλεκτρονικό, που θα απαιτηθεί ανάλογα με τις προτάσεις του υποψηφίου για τη μορφή της Ημερίδας, - Τουλάχιστον μία διαφημιστική καταχώρηση σε περιοδικό που διανέμεται στα φαρμακεία. - Αποστολή δελτίων τύπου σε όλους τους συντάκτες υγείας όλων των ΜΜΕ, πριν και μετά την Ημερίδα. - Δημιουργία και ανάρτηση ηλεκτρονικών banners σε δύο τουλάχιστον ιστότοπους φαρμακοποιών μεγάλης επισκεψιμότητας. - Σχεδιασμός και παραγωγή έντυπης πρόσκλησης για το κοινό σε τιράζ 50.000 τεμ., και αφίσα σε τιράζ 1.000 (η διανομή θα γίνει μέσω του ΣΥ.ΦΑ.Θ.) Γ. ΛΟΓΙΣΤΙΚΗ & ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑΚΗ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗ Εξασφάλιση συνεχούς γραμματειακής υποστήριξης σε όλη τη διάρκεια προετοιμασίας και επικοινωνίας με κάθε ενδιαφερόμενο (επικοινωνία και αλληλογραφία με όλους τους φορείς και ομιλητές). Επικοινωνία με χορηγούς-εκθέτες και σύναψη συμφωνιών με αυτούς, για την συμμετοχή τους. Αποδοχή και εξόφληση τιμολογίων προμηθευτών Έκδοση τιμολογίων παροχής υπηρεσιών προς τους χορηγούς και είσπραξη των αντίστοιχων ποσών. Διαδικασίες αίτησης για απαλλαγή από άδεια χρηματοδότησης από τον ΕΟΦ και ανάρτηση σε «Διαύγεια» του ΣΦΕΕ. 3. ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ Ο Ανάδοχος αναλαμβάνει να καλύψει όλες τις ενέργειες που περιγράφονται παραπάνω, ακόμα και εάν τα έσοδα που θα προκύψουν για την Ημερίδα δεν είναι επαρκή. Προκειμένου ο Ανάδοχος να καλύψει τις συνολικές δαπάνες του Ημερίδας, θα εισπράξει, έναντι νόμιμων παραστατικών, το σύνολο των εσόδων του Ημερίδας. Ο Ανάδοχος θα αποδώσει στον Αναθέτοντα εγγυημένο ποσόν, το οποίο θα περιλαμβάνεται στην Οικονομική Προσφορά του. 7