ιαδικασία του Συστήµατος Ποιότητας ΑΓΟΡΕΣ

Κωδικός.130 Έκδοση 2 Η Σελίδα 1 από 7 1 ΣΚΟΠΟΣ Η επάρκεια του Τµήµατος στα αναγκαία υλικά και εξοπλισµό για την διεκπεραίωση του εκπαιδευτικού και ερευνητικού του έργου. 2 ΠΕ ΙΟ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ Η διαδικασία εφαρµόζεται για όλες τις αγορές του Τµήµατος. 3 ΥΠΕΥΘΥΝΟΤΗΤΕΣ Υπεύθυνος για την εφαρµογή της διαδικασίας είναι ο Προϊστάµενος του Τµήµατος (ΠΤ) (βασικός υπεύθυνος) και το όλο το τακτικό προσωπικό του Τµήµατος. 4 ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ 4.1 Γενικά Οι αναγκαίες αγορές του Τµήµατος αφορούν κυρίως : γραφική ύλη, διδακτικά βοηθήµατα σπουδαστών, βιβλία, έπιπλα γραφείων, αιθουσών διδασκαλίας και εργαστηρίων (γραφεία, βιβλιοθήκες, θρανία, κ.τ.λ.) εξοπλισµό γραφείων και εργαστηρίων (υπολογιστές, εκτυπωτές, σαρωτές, δίκτυα, κ.τ.λ.), εποπτικά εκπαιδευτικά µέσα (πίνακες, οθόνες, διαφανοσκόπεια, βίντεο, κ.τ.λ.), αναλώσιµα εξοπλισµού γραφείων και εργαστηρίων (ηλεκτρονικά µέσα αποθήκευσης, µελάνι εκτυπωτών, κ.τ.λ.), ανταλλακτικά και εξαρτήµατα υλικού υπολογιστών, λογισµικό, υπηρεσίες συντήρησης / επισκευής εξοπλισµού και εγκαταστάσεων, κ.τ.λ. Αυτές µπορεί να αφορούν είτε ατοµικές ανάγκες του τακτικού προσωπικού για την πραγµατοποίηση του διδακτικού, ερευνητικού και λοιπού του έργου που εντοπίζονται κατά την εκτέλεση των καθηµερινών τους καθηκόντων είτε γενικότερες ανάγκες του Τµήµατος που εντοπίζονται από τη Γενική Συνέλευση και το Συµβούλιο του Τµήµατος κατά τη λειτουργία τους για το σχεδιασµό της µελλοντικής κατεύθυνσης και της ανάπτυξης του Τµήµατος αλλά και το προϋπολογισµό των αναγκαίων δαπανών για τη λειτουργία του (.005,.004,.200). Οι προµήθειες του Τµήµατος πραγµατοποιούνται µέσω των σχετικών υπηρεσιών του ΤΕΙ Καβάλας σύµφωνα µε τις διαδικασίες που αυτές εφαρµόζουν, την ισχύουσα νοµοθεσία περί προµηθειών του ηµοσίου και του Εσωτερικού Κανονισµού Λειτουργίας. Το Συµβούλιο του ΤΕΙ καταρτίζει ετήσιο προϋπολογισµό και κοινοποιεί στο Τµήµα τις πιστώσεις που του έχει κατανείµει. Το Τµήµα εντοπίζει τις ανάγκες του και τις κοινοποιεί κατάλληλα για έγκριση. Εφόσον το ποσό της απαιτούµενης δαπάνης είναι πέραν της αρµοδιότητας του Προέδρου (όπως αυτό προσαρµόζεται κάθε φορά από την ισχύουσα νοµοθεσία) τότε η προµήθεια εγκρίνεται από το Συµβούλιο του ΤΕΙ και πραγµατοποιείται µέσω του κατά περίπτωση προβλεπόµενου µειοδοτικού διαγωνισµού (διεθνής, δηµόσιος (ανοικτός ή κλειστός), πρόχειρος) που διενεργείται από αρµόδια επιτροπή προµηθειών, βάσει προδιαγραφών για τα προµηθευόµενα είδη που καθορίζονται από το Τµήµα. Στην αντίθετη περίπτωση η προµήθεια εγκρίνεται από τον Πρόεδρο του ΤΕΙ και πραγµατοποιείται από το ίδιο το Τµήµα ΣΥΝΤΑΞΗ ΕΓΚΡΙΣΗ Ηµεροµηνία: 30.09.2008 30.09.2008 Θέση: Υπεύθυνος Τοµέα Πληροφορικής Προϊστάµενος Τµήµατος Υπογραφή: Βασίλειος Χατζής Γεροντίδης Ιωάννης

µε απευθείας διαπραγµάτευση / ανάθεση. Επίσης η προµήθεια των εκπαιδευτικών βιβλίων πραγµατοποιείται κεντρικά από το ΤΕΙ για όλα τα Τµήµατα, µέσω της Βιβλιοθήκης του ΤΕΙ. 4.2 Ατοµικές Ανάγκες Κάθε µέλος του τακτικού προσωπικού του Τµήµατος το οποίο εντοπίζει την ανάγκη αγοράς, για την κάλυψη των προσωπικών αναγκών του, πραγµατοποιεί έρευνα αγοράς για την εύρεση του προσφορότερου προϊόντος και προµηθευτή. Η έρευνα διενεργείται µε κάθε εφαρµόσιµο τρόπο π.χ. κατάλογοι (έντυποι ή από το διαδίκτυο), πληροφορίες από συναδέλφους, προηγούµενη εµπειρία, κ.τ.λ. και περιλαµβάνει την παραλαβή προσφοράς και προδιαγραφών (γραπτώς ή προφορικώς). Το Τµήµα δεν διαθέτει κατάλογο εγκεκριµένων προµηθευτών. Στη συνέχεια ο ενδιαφερόµενος συµπληρώνει Αίτηση προµήθειας υλικού ή εκτέλεσης εργασίας (έντυπο του ΤΕΙ) το οποίο υποβάλει για έγκριση στον Προϊστάµενο του Τµήµατος (ΠΤ) στον οποίο και δικαιολογεί την αναγκαιότητα της προµήθειας. Εφόσον ο ΠΤ συµφωνεί µε την πραγµατοποίηση της αγοράς επικοινωνεί µε την Οικονοµική Υπηρεσία του ΤΕΙ Καβάλας, ενηµερώνεται για το υπόλοιπο του λογαριασµού του Τµήµατος και υπογράφει την αίτηση. Η εγκεκριµένη από τον ΠΤ αίτηση υποβάλλεται στη συνέχεια από τον ενδιαφερόµενο: στο Τµήµα Οικονοµικών Υπηρεσιών (Τ.Ο.Υ.) για τη βεβαίωση ύπαρξης επαρκούς πίστωσης και στον Πρόεδρο του ΤΕΙ για την τελική έγκριση. Έχοντας την αίτηση υπογεγραµµένη από τον ΠΤ, τον Προϊστάµενο του Τ.Ο.Υ. και τον Πρόεδρο του ΤΕΙ ο ενδιαφερόµενος προβαίνει ο ίδιος στην εκτέλεση της αγοράς από προµηθευτή της επιλογής του. Υπεύθυνος για τον κατά περίπτωση έλεγχο ποιότητας των παραλαµβανόµενων και την ολοκλήρωση της παραλαβής (εγκατάσταση, καλή λειτουργία, συµφωνία µε προδιαγραφές, ποσότητα, τιµή, κ.τ.λ.) είναι ο ενδιαφερόµενος. Οι έλεγχοι παραλαβής καταγράφονται επί του τιµολογίου αγοράς και επί Τριπλότυπου Έντυπου Παραλαβής (έντυπο του ΤΕΙ). Τα παραπάνω δύο έγγραφα µαζί µε την αίτηση προµήθειας υποβάλλονται από τον παραλαβόντα στην τριµελή επιτροπή παραλαβών του ΤΕΙ η οποία συντάσσει πρωτόκολλο παραλαβής το οποίο υπογράφεται από την ίδια και από τον παραλαβόντα. Στη συνέχεια αποστέλλει όλα τα έγγραφα στο λογιστήριο του ΤΕΙ για την αποπληρωµή του προµηθευτή. Η επιτροπή παραλαβών ορίζεται από το Συµβούλιο του ΤΕΙ και η σύνθεσή της κοινοποιείται σε όλα τα Τµήµατα του ΤΕΙ. Το µέλος του προσωπικού που πραγµατοποίησε την αγορά και την παραλαβή συγκεντρώνει αντίγραφα της αίτησης προµήθειας, τιµολόγιο αγοράς, έντυπο παραλαβής, πρωτόκολλο παραλαβής και τα καταθέτει στον ΠΤ όπου και αρχειοθετούνται. Εφόσον το ποσό της δαπάνης υπερβαίνει αυτό της αρµοδιότητας του Προέδρου τότε η αίτηση κατατίθεται στο Συµβούλιο του ΤΕΙ για έγκριση και εφόσον εγκριθεί ακολουθεί ο κατάλληλος διαγωνισµός και η υπογραφή σύµβασης µε τον προµηθευτή. Η αγορά πραγµατοποιείται από την επιτροπή προµηθειών ενώ για την παραλαβή ισχύουν όσα και παραπάνω καθώς και όσα προβλέπονται στη σχετική σύµβαση.

4.3 Ανάγκες Τµήµατος ιαδικασία του Συστήµατος Ποιότητας 4.3.1 Καθορισµός - Έγκριση Αγορά Οι αναγκαίες αγορές υπαγορεύονται από τις ανάγκες της υλοποίησης του Προγράµµατος Σπουδών του Τµήµατος και την πολιτική ανάπτυξής του. Ο προϋπολογισµός των δαπανών και ο προγραµµατισµός των αγορών στηρίζεται στις πραγµατικές ανάγκες του Τµήµατος και καταρτίζεται µετά από µελέτη, αυστηρή ιεράρχηση και στάθµιση των αναγκών λαµβάνοντας υπόψη τις όποιες ελλείψεις παρουσιάστηκαν στην λειτουργία του Τµήµατος. Οι αναγκαίες αγορές εντοπίζονται αρχικά και προτείνονται από τους Υπεύθυνους των Τοµέων ενώ το κόστος τους εκτιµάται µε έρευνα αγοράς και λήψη προσφορών από τους ίδιους. Στη συνέχεια οι αναγκαίες αγορές για το Τµήµα καθορίζονται τακτικά κατά την ετήσια ανασκόπηση του ΣΠ από τη διοίκηση (Συµβούλιο Τµήµατος,.004) ή έκτακτα από το Συµβούλιο του Τµήµατος όποτε παραστεί ανάγκη. Το Συµβούλιο του Τµήµατος καταρτίζει σε πράξη του και υποβάλλει στο Συµβούλιο του ΤΕΙ ανάλυση των αναγκαίων αγορών του Τµήµατος (είδη, ποσότητες, τιµές). Το Συµβούλιο του ΤΕΙ αποφασίζει (εφόσον το ύψος της δαπάνης υπερβαίνει την αρµοδιότητα του Προέδρου του ΤΕΙ) την πραγµατοποίηση του συνόλου ή µέρους της αγοράς και προκηρύσσει µέσω της επιτροπής προµηθειών του ΤΕΙ τη διενέργεια του κατάλληλου διαγωνισµού ανάλογα µε το ύψος της δαπάνης και την ισχύουσα νοµοθεσία. Υπεύθυνο για τη σύνταξη των απαιτούµενων προδιαγραφών των προµηθευόµενων ειδών και την κατάθεσή τους στην επιτροπή προµηθειών είναι το Συµβούλιο του Τµήµατος. Το αποτέλεσµα του διαγωνισµού της σύµβασης κατακυρώνεται από το Συµβούλιο του ΤΕΙ, µετά από σχετική εισήγηση της επιτροπής προµηθειών και εξουσιοδοτείται ο Πρόεδρος του ΤΕΙ για την υπογραφή της οικείας σύµβασης. Η παραλαβή και ο έλεγχος των προµηθευοµένων ειδών πραγµατοποιείται µε ευθύνη του ΠΤ και της επιτροπής παραλαβών όπως περιγράφεται στην προηγούµενη ενότητα. 4.3.2 Προδιαγραφές προµηθευόµενων ειδών Οι προδιαγραφές των υπό προµήθεια ειδών είναι δυνατόν, µεταξύ άλλων να περιλαµβάνουν το σύνολο ή µέρος των παρακάτω (ανάλογα µε το υπό προµήθεια είδος): Τα απαιτούµενα τεχνικά χαρακτηριστικά λειτουργίας, Απαιτήσεις σε ασφάλεια, συσκευασία κ.α., Προδιαγραφές απόδοσης, ιαστάσεις, βάρος του είδους (εφόσον κρίνεται σκόπιµο ανάλογα µε το χώρο που θα εγκατασταθεί) Απαιτήσεις σε πιστοποιητικά της κατασκευάστριας Εταιρείας (π.χ. ο κατασκευαστής να εφαρµόζει πιστοποιηµένο Σύστηµα Ποιότητας) Απαιτήσεις σε πιστοποιητικά του προµηθευόµενου είδους (π.χ. ασφαλείας, τελικού ποιοτικού ελέγχου, συµµόρφωσης µε προδιαγραφές εθνικών, ευρωπαϊκών (ΕΝ) ή διεθνών προτύπων) Απαιτήσεις για παράδοση αναλυτικού Εγχειριδίου Λειτουργίας/Συντήρησης (στην περίπτωση προµήθειας εξοπλισµού), Απαιτήσεις σε σήµανση που πρέπει να φέρει (π.χ. ασφαλείας, CE, κ.τ.λ.) Απαιτήσεις για εγγύηση καλής λειτουργίας,

Απαιτήσεις για συγκεκριµένο τόπο και χρόνο παράδοσης, Απαιτήσεις για την εγκατάσταση από τον προµηθευτή (στην περίπτωση προµήθειας εξοπλισµού), Απαιτήσεις για αναλώσιµα που χρειάζονται για την αρχική λειτουργία (στην περίπτωση προµήθειας εξοπλισµού) Απαιτήσεις για εκπαίδευση του προσωπικού στην χρήση (στην περίπτωση προµήθειας εξοπλισµού) Απαιτήσεις τεχνικής υποστήριξης / συντήρησης (π.χ. διαθεσιµότητα ανταλλακτικών, τακτική και έκτακτη συντήρηση κ.τ.λ. στην περίπτωση προµήθειας εξοπλισµού) 4.3 Προµήθεια και διανοµή διδακτικών βοηθηµάτων για τους σπουδαστές Η επιλογή των διδακτικών βοηθηµάτων (βιβλίο ή σηµειώσεις) αποτελεί ευθύνη του διδάσκοντα καθηγητή και πρέπει να ολοκληρώνεται µέχρι το τέλος Μαρτίου κάθε ακαδηµαϊκού έτους για τα βιβλία που θα διανεµηθούν το επόµενο ακαδηµαϊκό έτος. Για το σκοπό αυτό κάθε καθηγητής προτείνει τουλάχιστον 2 διδακτικά βοηθήµατα ανά µάθηµα, συµπληρώνοντας και καταθέτοντας στη Γραµµατεία το έντυπο Ε1.130: ΚΑΤΑΛΟΓΟΣ Ι ΑΚΤΙΚΩΝ ΣΥΓΓΡΑΜΜΑΤΩΝ, απευθυνόµενο προς την Γ.Σ. του Τοµέα στον οποίο ανήκει το µάθηµα, µέχρι την 15 η Μαρτίου κάθε έτους. Οι σχετικές εισηγήσεις είναι δεσµευτικές για τη Γ.Σ. του Τοµέα, ο οποίος συντάσσει σχετικό κατάλογο που προτείνεται προς την Γ.Σ. του Τµήµατος. Η Γ.Σ. του Τµήµατος αποφασίζει και συντάσσει συγκεντρωτικό κατάλογο. Ο κατάλογος δηµοσιεύεται στην ιστοσελίδα του Τµήµατος. Εφόσον τα διδακτικά βοηθήµατα είναι σηµειώσεις του διδάσκοντος τότε αντίγραφα παράγονται από την τυπογραφική µονάδα του ΤΕΙ. Ο διδάσκων είναι υπεύθυνος για την παραγγελία τους γραπτώς (χρησιµοποιώντας το σχετικό έντυπο της τυπογραφικής µονάδας το οποίο εγκρίνεται από τον ΠΤ), την παραλαβή τους και την διανοµή τους στους σπουδαστές. Το ίδιο εφαρµόζεται και σε κάθε περίπτωση όπου κάποιος διδάσκων επιθυµεί να διαθέσει πρόσθετες σηµειώσεις ή κάθε άλλου είδους έντυπο υλικό (εργασίες, τεστ, κ.τ.λ.) στους σπουδαστές του. Το εκπαιδευτικό υλικό αυτού του τύπου µπορεί να δηµοσιεύεται και στην εφαρµογή ασύγχρονης εκπαίδευσης στην ιστοσελίδα του Τµήµατος. Αναλυτικά η διαδικασία προµήθειας βιβλίων περιγράφεται στην εγκύκλιο Φ12/32655/Β3 του ΥΠΕΠΘ σχετικά µε την εφαρµογή του Π 226/2007 τα βασικά σηµεία των οποίων παρουσιάζονται στη συνέχεια: Οι φοιτητές έχουν το δικαίωµα δωρεάν προµήθειας και επιλογής ενός (1) διδακτικού συγγράµµατος για κάθε διδασκόµενο υποχρεωτικό ή επιλεγόµενο µάθηµα του προγράµµατος σπουδών που ανταποκρίνεται κατά τρόπο ολοκληρωµένο στο γνωστικό του αντικείµενο και καλύπτει κατά το δυνατόν ολόκληρο ή το µεγαλύτερο µέρος της ύλης και του περιεχοµένου του µαθήµατος, όπως καθορίζεται στον Οδηγό Σπουδών σύµφωνα µε το εγκεκριµένο πρόγραµµα σπουδών του οικείου Τµήµατος. Οι φοιτητές ή σπουδαστές των Α.Ε.Ι. δικαιούνται δωρεάν προµήθειας και επιλογής αριθµού διδακτικών συγγραµµάτων ίσου µε τον συνολικό αριθµό των υποχρεωτικών και επιλεγόµενων µαθηµάτων που απαιτούνται για τη λήψη του πτυχίου. Αν οι φοιτητές ή σπουδαστές επιλέξουν περισσότερα επιλεγόµενα µαθήµατα από όσα απαιτούνται για τη λήψη του πτυχίου, το δικαίωµα δωρεάν προµήθειας και επιλογής συγγραµµάτων δεν επεκτείνεται και στα επιπλέον µαθήµατα που επέλεξαν και εξετάστηκαν οι φοιτητές ή σπουδαστές, ακόµη και αν αυτά υπολογίζονται για τη λήψη του πτυχίου.

Το δικαίωµα δωρεάν προµήθειας και επιλογής διδακτικών συγγραµµάτων ασκείται από τους φοιτητές ή σπουδαστές µέσα από κατάλογο συγγραµµάτων που συντάσσουν κατ έτος οι Γενικές Συνελεύσεις των Τµηµάτων των Α.Ε.Ι. ανά υποχρεωτικό ή επιλεγόµενο µάθηµα του προγράµµατος σπουδών και δηµοσιεύεται κάθε φορά ως σύνολο, αµέσως µετά τη σύνταξή του, στο διαδικτυακό τόπο του Ιδρύµατος και στην επίσηµη ιστοσελίδα του Τµήµατος. Για το σκοπό αυτό, οι Γενικές Συνελεύσεις των Τµηµάτων των Α.Ε.Ι. συντάσσουν το αργότερο µέχρι το τέλος Μαρτίου κάθε ακαδηµαϊκού έτους τον συνολικό κατάλογο των συγγραµµάτων που προτείνεται να διανεµηθούν κατά το επόµενο ακαδηµαϊκό έτος για κάθε διδασκόµενο υποχρεωτικό και επιλεγόµενο µάθηµα του προγράµµατος σπουδών. Ο κατάλογος συντάσσεται µε βάση τις αντίστοιχες προτάσεις των οικείων Τοµέων για τα µαθήµατα που πρόκειται να διδαχθούν µε ευθύνη τους κατά το επόµενο ακαδηµαϊκό έτος. Εισηγήσεις άλλων µελών.ε.π. ή Ε.Π. της Γενικής Συνέλευσης του Τµήµατος, τα οποία δεν είναι µέλη του οικείου Τοµέα, µπορούν να λαµβάνονται υπόψη µόνο προς συµπλήρωση των προτάσεων του Τοµέα. Σε περίπτωση που ενταχθεί µεταγενεστέρως στο πρόγραµµα σπουδών νέο µάθηµα, του οποίου η διδασκαλία προβλέπεται να ξεκινήσει από το επόµενο ακαδηµαϊκό έτος, συντάσσεται ειδικά για το µάθηµα αυτό συµπληρωµατικός κατάλογος προτεινόµενων συγγραµµάτων, ο οποίος προστίθεται εκάστοτε στον συνολικό κατάλογο διανεµόµενων συγγραµµάτων µε απόφαση της Γενικής Συνέλευσης του Τµήµατος µετά από πρόταση του οικείου Τοµέα. Οι Γενικές Συνελεύσεις των Τοµέων των Τµηµάτων των Α.Ε.Ι. οφείλουν να προτείνουν εγκαίρως, και πάντως πριν από την έναρξη του θερινού εξαµήνου κάθε ακαδηµαϊκού έτους, προς την αρµόδια Γενική Συνέλευση του Τµήµατος κατάλογο συγγραµµάτων για κάθε υποχρεωτικό ή επιλεγόµενο µάθηµα του προγράµµατος σπουδών που πρόκειται να διδαχθεί µε ευθύνη του οικείου Τοµέα κατά το επόµενο ακαδηµαϊκό έτος. Ο κατάλογος περιλαµβάνει τουλάχιστον δύο (2) προτεινόµενα διδακτικά συγγράµµατα ανά υποχρεωτικό ή επιλεγόµενο µάθηµα και συντάσσεται µετά από εισηγήσεις των οικείων διδασκόντων ή υπευθύνων για καθένα από αυτά, καθώς και των λοιπών µελών Ε.Π. του οικείου Τοµέα που κατέχουν θέση του ιδίου γνωστικού αντικειµένου µε το γνωστικό αντικείµενο του µαθήµατος. Οι εισηγήσεις αυτές είναι δεσµευτικές για τη Γενική Συνέλευση του Τοµέα, ακόµη και αν δεν πρόκειται για δικό τους διδακτικό βιβλίο. Αντίστοιχες µη δεσµευτικές εισηγήσεις µπορούν να γίνουν και από άλλα µέλη Ε.Π. του Τοµέα που κατέχουν θέση συναφούς γνωστικού αντικειµένου µε το γνωστικό αντικείµενο του µαθήµατος, εφόσον γίνουν δεκτές από τη Γενική Συνέλευση του Τοµέα. Για κάθε διδακτικό σύγγραµµα που περιλαµβάνεται στον κατάλογο των προτεινόµενων συγγραµµάτων πρέπει να αναφέρεται υποχρεωτικά ο πλήρης τίτλος του, ο συγγραφέας ή οι συγγραφείς του, ο εκδοτικός οίκος, η χρονολογία και ο τόπος έκδοσής του. Η διάθεση επαρκούς αριθµού αντιτύπων προς διανοµή στους φοιτητές ή σπουδαστές εξασφαλίζεται µε σχετική έγγραφη δήλωσή του οικείου εκδοτικού οίκου, που υποβάλλεται στη Γραµµατεία κάθε Τµήµατος το αργότερο εντός δύο (2) µηνών από τη δηµοσίευση του συνολικού καταλόγου των προτεινόµενων συγγραµµάτων στην επίσηµη ιστοσελίδα του Τµήµατος και την κοινοποίησή του στον εκδοτικό οίκο. Οι φοιτητές ή σπουδαστές δικαιούνται να επιλέξουν µέσα από τον συνολικό κατάλογο προτεινόµενων συγγραµµάτων ένα (1) διδακτικό σύγγραµµα για κάθε υποχρεωτικό και

επιλεγόµενο µάθηµα του προγράµµατος σπουδών. Επιλογή δεύτερου συγγράµµατος για το ίδιο µάθηµα δεν επιτρέπεται ακόµη και αν ο φοιτητής ή σπουδαστής δεν επέλεξε κανένα από τα προτεινόµενα διδακτικά συγγράµµατα άλλου ή άλλων υποχρεωτικών ή επιλεγόµενων µαθηµάτων ή µαθηµάτων που αποτελούν σύνθεση δύο ή περισσότερων αυτοτελών µαθηµάτων του προγράµµατος σπουδών. Η επιλογή διδακτικού συγγράµµατος για κάθε υποχρεωτικό ή επιλεγόµενο µάθηµα του προγράµµατος σπουδών γίνεται ταυτόχρονα µε τη δήλωση του µαθήµατος κατά την έναρξη του εξαµήνου, στο οποίο διδάσκεται το αντίστοιχο µάθηµα. Αν η δήλωση των µαθηµάτων γίνεται τυποποιηµένα µε ηλεκτρονικό τρόπο, οι Πρόεδροι ή οι Προϊστάµενοι των Τµηµάτων των Α.Ε.Ι. φροντίζουν άµεσα σε συνεργασία µε τις αρµόδιες υπηρεσίες µηχανογράφησης, ώστε στις σχετικές έντυπες δηλώσεις των µαθηµάτων να περιλαµβάνονται όλα τα προτεινόµενα συγγράµµατα για κάθε υποχρεωτικό ή επιλεγόµενο µάθηµα που δηλώνουν οι φοιτητές ή σπουδαστές κατά την έναρξη κάθε εξαµήνου. Η Γραµµατεία κάθε Τµήµατος αποστέλλει εντός είκοσι (20) ηµερών από τη λήξη της προθεσµίας δήλωσης των µαθηµάτων κάθε εξαµήνου στους οικείους εκδοτικούς οίκους ονοµαστικούς καταλόγους των φοιτητών ή σπουδαστών µε αναφορά του συγγράµµατος που εκδίδεται από αυτούς και έχει επιλέξει κάθε φοιτητής ή σπουδαστής ανά υποχρεωτικό ή επιλεγόµενο µάθηµα του αντίστοιχου εξαµήνου. Κάθε εκδοτικός οίκος υποχρεούται να διανείµει τα επιλεχθέντα διδακτικά συγγράµµατα στους φοιτητές ή σπουδαστές που περιλαµβάνονται στους ονοµαστικούς καταλόγους το ταχύτερο δυνατό και, πάντως, εντός δύο (2) µηνών από την έναρξη του αντίστοιχου εξαµήνου. Μετά την ολοκλήρωση της διανοµής και πριν την έναρξη του επόµενου εξαµήνου κάθε εκδοτικός οίκος υποβάλλει προς την Γραµµατεία του οικείου Τµήµατος σχετική δήλωση για τα πραγµατικώς διανεµηθέντα συγγράµµατα κάθε εξαµήνου, η οποία διαβιβάζεται περαιτέρω προς τις αρµόδιες υπηρεσίες του Ιδρύµατος. 4.4 Χρηµατοδότηση αγορών από Προγράµµατα Χρηµατοδότηση των αναγκών του Τµήµατος µπορεί να πραγµατοποιηθεί και από εθνικά ή ευρωπαϊκά προγράµµατα, δηλαδή πηγές διάφορες του προϋπολογισµού του ΤΕΙ. Ο εντοπισµός προγραµµάτων που παρουσιάζουν ενδιαφέρον και σχετίζονται µε τις δραστηριότητες και τα µελλοντικά σχέδια του Τµήµατος εντοπίζονται από κάθε µέλος του προσωπικού και η υποβολή πρότασης εγκρίνεται από το Συµβούλιο του Τµήµατος. Η πρόταση χρηµατοδότησης συντάσσεται από αρµόδιο µέλος του προσωπικού που εξουσιοδοτείται για το σκοπό αυτό από τον ΠΤ σύµφωνα µε τις προδιαγραφές της εκάστοτε προκήρυξης. Εφόσον η πρόταση εγκριθεί υπογράφεται σχετική σύµβαση και ορίζεται υπεύθυνος προγράµµατος από τα τακτικά µέλη του προσωπικού του Τµήµατος. Η πραγµατοποίηση των επιλέξιµων δαπανών υλοποιείται σύµφωνα µε τους όρους του προγράµµατος µε ευθύνη του υπεύθυνου προγράµµατος. 5 ΕΝΤΥΠΑ 1. Ε1.130 : ΚΑΤΑΛΟΓΟΣ Ι ΑΚΤΙΚΩΝ ΣΥΓΓΡΑΜΜΑΤΩΝ 2. Αίτηση Προµήθειας 3. Αίτηση Παραγωγής Αντιγράφων

6 ΑΡΧΕΙΑ Ο Προϊστάµενος του Τµήµατος τηρεί αρχείο αγορών για δέκα (10) έτη όπου καταχωρούνται : οι αιτήσεις προµήθειας, τα τριπλότυπα έντυπα παραλαβών, αντίγραφα των τιµολογίων αγοράς, αντίγραφα των πρωτοκόλλων παραλαβής. Το αρχείο είναι κατάλληλα διαχωρισµένο σε αγορές ατοµικών αναγκών, αναγκών τµήµατος, αγορές µέσω προγραµµάτων. Για τις αγορές µέσω προγραµµάτων τηρεί όσα άλλα έγγραφα απαιτούνται από τους όρους του προγράµµατος. Η Γραµµατεία τηρεί αρχείο των εντύπων (Ε1.130) για ένα χρόνο.