ΕΝΤΥΠΟ ΧΟΡΗΓΙΚΩΝ ΔΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΩΝ ΟΡΓΑΝΩΣΗ Πανελλήνιος Επιστημονικός Σύλλογος κατά της Επιληψίας (Π.Ε.Σ.Ε.) 1
ΤΟΠΟΣ Ξενοδοχείο Grand Serai Δωδώνης 33, 45332, Ιωάννινα, Ελλάδα Τηλ.: +30 26510 90550 Φαξ: +30 26510 90557 E-mail: info@grandserai.com E-mail: reservations@grandserai.com ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΕΣ Έναρξη Εργασιών: Παρασκευή, 18 Μαΐου 2018 Λήξη Εργασιών: Κυριακή, 20 Μαΐου 2018 ΙΣΤΟΣΕΛΙΔΑ www.epilepsycongress.gr ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΟ-ΣΥΝΤΟΝΙΣΤΙΚΟ ΓΡΑΦΕΙΟ/ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑ Συνεδριακή Α.Ε. Λεωφ. Σταύρου Νιάρχου, Θέση Μάρες 455 00 Ιωάννινα, Tηλ: +30 2651068610, Fax: +30 2651068611 E-mail: info@conferre.gr Website: www.conferre.gr 2
Χορηγικές Δραστηριότητες (πλέον ΦΠΑ) ΧΟΡΗΓΙΚΕΣ ΔΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΕΣ ΕΝΟΙΚΙΑΣΗ ΕΚΘΕΣΙΑΚΟΥ ΧΩΡΟΥ ΚΟΣΤΟΣ (ΠΛΕΟΝ ΦΠΑ) 450,00 /τμ ΤΟΠΟΘΕΤΗΣΗ BANNER 1.800,00 ΔΙΑΦΗΜΙΣΤΙΚΗ ΚΑΤΑΧΩΡΗΣΗ Οπισθόφυλλο 2.000,00 ΔΙΑΦΗΜΙΣΤΙΚΗ ΚΑΤΑΧΩΡΗΣΗ Εσωτερική Καταχώρηση 1.500,00 ΔΙΑΦΗΜΙΣΤΙΚΟ ΕΝΤΥΠΟ 1.000,00 ΔΟΡΥΦΟΡΙΚΟ ΣΥΜΠΟΣΙΟ 90 λεπτά 10.000,00 ΔΟΡΥΦΟΡΙΚΟ ΣΥΜΠΟΣΙΟ 45 λεπτά 7.500,00 ΔΟΡΥΦΟΡΙΚΗ ΔΙΑΛΕΞΗ 30 λεπτά 5.000,00 VIDEO WEBCASTING 5.000,00 ΔΙΑΛΕΙΜΜΑ ΚΑΦΕ 1.000,00 / ανά Δ.Κ. ΔΕΞΙΩΣΗ ΣΥΝΕΔΡΙΟΥ 3.000,00 3
Οι εταιρείες θα έχουν τη δυνατότητα να υποστηρίξουν οικονομικά το Πανελλήνιο Συνέδριο και παράλληλα να προβληθούν με τους εξής τρόπους: ΕΝΟΙΚΙΑΣΗ ΕΚΘΕΣΙΑΚΟΥ ΧΩΡΟΥ Στο πλαίσιο του συνεδρίου θα λειτουργεί ιατροφαρμακευτική και εμπορική έκθεση στο foyer της συνεδριακής αίθουσας του Ξενοδοχείου Grand Serai. Στον ίδιο χώρο θα λειτουργεί η Γραμματεία του συνεδρίου και θα διεξάγονται τα διαλείμματα καφέ. Οι εταιρείες μπορούν να συμμετάσχουν με εκθεσιακό περίπτερο. Κόστος ενοικίασης χώρου: 450,00 πλέον ΦΠΑ/τμ X 6m 2 MINIMUM Σημειώσεις Το παραπάνω κόστος αναφέρεται μόνο σε κόστος ενοικίασης χώρου και δεν περιλαμβάνει προκατασκευασμένο περίπτερο. Για την ενοικίαση εκθεσιακού χώρου θα τηρηθεί σειρά προτεραιότητας. Το ύψος της συνολικής χορηγίας θα λαμβάνεται επίσης υπόψη. Το τοπογραφικό του εκθεσιακού χώρου θα διαμορφωθεί σύμφωνα με την εκδήλωση ενδιαφέροντος των εταιρειών που επιθυμούν να συμμετάσχουν ως εκθέτες και θα είναι διαθέσιμο μετά τις 30 Μαρτίου 2018. Προβολή χορηγού Προγράμματος και σε banner που θα αναρτηθεί στον εκθεσιακό χώρο του συνεδρίου. ΤΟΠΟΘΕΤΗΣΗ BANNER (χωρίς αντιπρόσωπο χορηγού) Τοποθέτηση roll-up banner κοντά στην γραμματεία ή στον εκθεσιακό χώρο (χωρίς παρουσία αντιπροσώπου της εταιρίας) προβάλλοντας την εταιρία και τα προϊόντα της. Κόστος τοποθέτησης banner: 1.800,00 πλέον ΦΠΑ Σημειώσεις Θα τηρηθεί σειρά προτεραιότητας. Το ύψος της συνολικής χορηγίας θα λαμβάνεται επίσης υπόψη. Προβολή χορηγού Προγράμματος και σε banner που θα αναρτηθεί στον εκθεσιακό χώρο του συνεδρίου. 4
ΔΙΑΦΗΜΙΣΤΙΚΕΣ ΚΑΤΑΧΩΡΗΣΕΙΣ Τελικό Πρόγραμμα: (θα διανεμηθεί on-site με την εγγραφή των συνέδρων) Οπισθόφυλλο Εσωτερική καταχώρηση Σημειώσεις: Για την επιλογή θέσης θα τηρηθεί σειρά προτεραιότητας. Το ύψος της συνολικής χορηγίας θα λαμβάνεται επίσης υπόψη 2.000,00 πλέον ΦΠΑ 1.500,00 πλέον ΦΠΑ Σημειώσεις Οι διαφημίσεις θα πρέπει να είναι 4χρωμες σε αρχείο pdf υψηλής ανάλυσης διαστάσεων 15,5cm (πλάτος) x 23cm (ύψος) και θα πρέπει να σταλούν ηλεκτρονικά στο Οργανωτικό Συντονιστικό Γραφείο έως τις 16 Μαρίου 2018 (αφού προηγηθεί επιβεβαίωση συμμετοχής από το Οργανωτικό Γραφείο). ΔΙΑΦΗΜΙΣΤΙΚΟ ΕΝΤΥΠΟ Έντυπα/Διαφημιστικό υλικό στην τσάντα των συνέδρων 1.000,00 πλέον ΦΠΑ / ανά ένθετο Προβολή Χορηγού Ολοσέλιδη διαφημιστική καταχώρηση Προγράμματος και σε banner που θα αναρτηθεί στο χώρο του συνεδρίου. 5
ΔΟΡΥΦΟΡΙΚΟ ΣΥΜΠΟΣΙΟ Οργάνωση Δορυφορικού Συμποσίου στα πλαίσια του επιστημονικού προγράμματος του συνεδρίου με διάρκεια από 45 έως 90 λεπτά. Το θέμα της παρουσίασης καθώς η ώρα και η μέρα θα εγκριθούν πρώτα από την Επιστημονική Επιτροπή του συνεδρίου. Κόστος χορηγίας Δορυφορικού Συμποσίου 90 : Κόστος χορηγίας Δορυφορικού Συμποσίου 45 : 10.000,00 πλέον ΦΠΑ 7.500,00 πλέον ΦΠΑ Σημειώσεις Για τη θεματολογία/ ομιλητές καθώς και για την ακριβή ώρα του δορυφορικού συμποσίου απαιτείται η έγκριση της Οργανωτικής Επιτροπής. Η εταιρεία αναλαμβάνει επίσης την κάλυψη των εξόδων διαμονής και μετακίνησης των ομιλητών/προέδρων του δορυφορικού συμποσίου. Το παραπάνω ισχύει και για ομιλητές/προεδρεία που είναι ήδη προσκεκλημένοι στο επιστημονικό πρόγραμμα του συνεδρίου εκ μέρους της Οργανωτικής Επιτροπής. Οι ενδιαφερόμενες εταιρείες πρέπει να στείλουν γραπτώς το αργότερο έως και τις 31 Ιανουαρίου 2018 στο Οργανωτικό Συντονιστικό Γραφείο τις προτάσεις τους (θεματολογία, πιθανοί προσκεκλημένοι ομιλητές) προκειμένου να ληφθεί υπόψη από την Οργανωτική Επιτροπή. Προβολή χορηγού Εκτύπωση επωνυμίας του χορηγού στην αναφορά του συμποσίου εντός του εντύπου του επιστημονικού προγράμματος. Ένθεση προσκλήσεων δορυφορικού συμποσίου (την επιμέλεια-εκτύπωση των οποίων αναλαμβάνει η χορηγός εταιρεία) στη συνεδριακή τσάντα. Προγράμματος και σε banner που θα αναρτηθεί στον εκθεσιακό χώρο του συνεδρίου. 6
ΔΟΡΥΦΟΡΙΚΗ ΔΙΑΛΕΞΗ Οργάνωση Διάλεξης στα πλαίσια του επιστημονικού προγράμματος του συνεδρίου με μέγιστη διάρκεια 30 λεπτά. Το θέμα της παρουσίασης καθώς η ώρα και η μέρα θα εγκριθούν πρώτα από την Επιστημονική Επιτροπή του Σεμιναρίου. Κόστος χορηγίας Δορυφορικής Διάλεξης 30 : 5.000,00 πλέον ΦΠΑ Σημειώσεις Για τη θεματολογία/ ομιλητές καθώς και για την ακριβή ώρα της δορυφορικής διάλεξης απαιτείται η έγκριση της Οργανωτικής Επιτροπής. Η εταιρεία αναλαμβάνει επίσης την κάλυψη των εξόδων διαμονής και μετακίνησης των ομιλητών/προέδρων της δορυφορικής διάλεξης. Το παραπάνω ισχύει και για ομιλητές/προεδρεία που είναι ήδη προσκεκλημένοι στο επιστημονικό πρόγραμμα του συνεδρίου εκ μέρους της Οργανωτικής Επιτροπής. Οι ενδιαφερόμενες εταιρείες πρέπει να στείλουν γραπτώς το αργότερο έως και τις 31 Ιανουαρίου 2018 στο Οργανωτικό Συντονιστικό Γραφείο τις προτάσεις τους (θεματολογία, πιθανοί προσκεκλημένοι ομιλητές) προκειμένου να ληφθεί υπόψη από την Οργανωτική Επιτροπή. Προβολή χορηγού Εκτύπωση επωνυμίας του χορηγού στην αναφορά του συμποσίου εντός του εντύπου του επιστημονικού προγράμματος. Ένθεση προσκλήσεων δορυφορικής διάλεξης (την επιμέλεια-εκτύπωση των οποίων αναλαμβάνει η χορηγός εταιρεία) στη συνεδριακή τσάντα. Προγράμματος και σε banner που θα αναρτηθεί στον εκθεσιακό χώρο του συνεδρίου. 7
VIDEO WEBCASTING Το Video Webcasting είναι η τεχνολογία που επιτρέπει τη μετάδοση video του ομιλητή, με πλήρη συγχρονισμό των διαφανειών PowerPoint στον Ηλεκτρονικό Υπολογιστή μέσω Διαδικτύου σε δεύτερο χρόνο. Κόστος χορηγίας VIDEO WEBCASTING: 5.000,00 πλέον ΦΠΑ Προβολή χορηγού Λογότυπο της εταιρείας-χορηγού θα εμφανίζεται στην ιστοσελίδα του συνεδρίου όπου οι χρήστες θα κάνουν login για να έχουν πρόσβαση στο video περιεχόμενο. Λογότυπο της εταιρείας - χορηγού θα εμφανίζεται στο τελικό πρόγραμμα στην αναφορά του webcasting. Προγράμματος και σε banner που θα αναρτηθεί στον εκθεσιακό χώρο του συνεδρίου. ΔΙΑΛΕΙΜΜΑΤΑ ΚΑΦΕ Κατά τη διάρκεια του Συνεδρίου θα παρατεθούν 5 διαλείμματα καφέ για όλους τους συμμετέχοντες στο συνεδριακό χώρο. Προβολή Χορηγού Αναφορά του λογοτύπου της εταιρείας στο μπουφέ. Προγράμματος και σε banner που θα αναρτηθεί στο χώρο του συνεδρίου. Κόστος Χορηγίας: 1.000,00 πλέον ΦΠΑ 8
ΔΕΞΙΩΣΗ ΣΥΝΕΔΡΙΟΥ Η δεξίωση (κοκτέιλ) θα παρατεθεί για όλους τους συμμετέχοντες την Παρασκευή, 18 Μάϊου 2018 σε χώρο του ξενοδοχείου. Προβολή Χορηγού Αναφορά του λογοτύπου της εταιρείας σε εμφανές σημείο στο χώρο διεξαγωγής της. Προγράμματος και σε banner που θα αναρτηθεί στο χώρο του συνεδρίου. Κόστος Χορηγίας: 3.000,00 πλέον ΦΠΑ 9
ΑΝΑΛΗΨΗ ΧΟΡΗΓΙΑΣ ΠΡΟΒΟΛΗ ΕΤΑΙΡΕΙΑΣ Οι ενδιαφερόμενες εταιρείες προκειμένου να αναλάβουν κάποια χορηγική δραστηριότητα παρακαλούνται να αποστείλουν το συνημμένο Δελτίο Εκδήλωσης Ενδιαφέροντος έως και τις 10 Ιανουαρίου 2018 στο Οργανωτικό Συντονιστικό Γραφείο του Συνεδρίου. Οι χορηγικές δραστηριότητες θα ανατεθούν με σειρά προτεραιότητας. Όλες οι εταιρείες που θα στηρίξουν οικονομικά τις εργασίες του συνεδρίου και θα συμμετάσχουν ως χορηγοί θα αναφερθούν στις ευχαριστίες στο έντυπο του Τελικού Προγράμματος και σε banner που θα αναρτηθεί στο χώρο του συνεδρίου. Οι χορηγικές δραστηριότητες θα ανατεθούν με σειρά προτεραιότητας. Η οριστική διευθέτηση συμμετοχής και προβολής της κάθε εταιρείας με ένα από τους προτεινόμενους τρόπους θα εξαρτηθεί από τη συνολική χορηγία της στο Συνέδριο. Η διαδικασία ανάθεσης των χορηγιών στις εταιρείεςχορηγούς θα ολοκληρωθεί έως τις 28 Φεβρουαρίου 2018. ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΠΟΛΙΤΙΚΗ Όλες οι χορηγικές δραστηριότητες επιβαρύνονται με 24% ΦΠΑ. Με την ανάληψη της χορηγικής δραστηριότητας, θα υπογραφεί σύμβαση χορηγίας ανάμεσα στην εταιρεία χορηγό και τη Συνεδριακή ΑΕ που θα αναλάβει την οικονομική διαχείριση και τιμολόγηση για λογαριασμό του οργανωτικού φορέα. Με την υπογραφή της σύμβασης η χορηγός εταιρεία θα πρέπει να καταβάλει προκαταβολή ύψους 40% του συνολικού κόστους χορηγίας. Η εξόφληση μπορεί να γίνει σε 45 ημέρες από την έκδοση των αντίστοιχων παραστατικών. Τα παραστατικά θα εκδοθούν και θα αποσταλούν από την Εταιρεία Συνεδριακή ΑΕ αμέσως μετά το πέρας του συνεδρίου. 10
ΔΕΛΤΙΟ ΕΚΔΗΛΩΣΗΣ ΕΝΔΙΑΦΕΡΟΝΤΟΣ ΟΝΟΜΑ ΕΤΑΙΡΕΙΑΣ: ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ: Α.Φ.Μ. ΕΤΑΙΡΙΑΣ: Δ.Ο.Υ. ΕΤΑΙΡΕΙΑΣ: ΟΝΟΜΑ ΥΠΕΥΘΥΝΟΥ: ΤΗΛΕΦΩΝΟ: FAX: E-MAIL: ΕΠΙΛΟΓΗ ΧΟΡΗΓΙΚΗΣ ΔΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΑΣ: 1. 2. 3. 4. 5. ΗΕΡΟΜΗΝΙΑ: ΣΦΡΑΓΙΔΑ & ΥΠΟΓΡΑΦΗ: 11