ΙΟΙΚΗΤΙΚΟ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟ Απόσπασµα πρακτικού 12/8-10-2014 ΘΕΜΑ «Εσωτερικός Κανονισµός για την ηλεκτρονική έκδοση και ηλεκτρονική διακίνηση εγγράφων του Ενιαίου Φορέα Ελέγχου Τροφίµων» Έχοντας υπόψη : Την απόφαση ΥΑΠ/Φ.40.4/1/989/10-4-2012 (ΦΕΚ 1301/Β/12-04-2012) «Κύρωση Πλαισίου Παροχής Υπηρεσιών Ηλεκτρονικής ιακυβέρνησης» του Υφυπουργού ιοικητικής Μεταρρύθµισης και Ηλεκτρονικής ιακυβέρνησης, 2. Την απόφαση ΥΑΠ/Φ.40.4/3/1031/23-04-2012 (ΦΕΚ 1317/Β/23-04-2012). του Υφυπουργού ιοικητικής Μεταρρύθµισης και Ηλεκτρονικής ιακυβέρνησης, «Ρυθµίσεις για το Ηλεκτρονικό ηµόσιο Έγγραφο» 3. Τον εσωτερικό Κανονισµό για την ηλεκτρονική έκδοση και διακίνηση εγγράφων του Υ. ι.μ.η.. µε Α.Π. 21721/14-02-2012. 4. Τις διατάξεις των άρθρων 9, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 22, 25 και 48 του Νόµου 3979/2011 (ΦΕΚ 138/Α/2011) «Για την ηλεκτρονική διακυβέρνηση και λοιπές διατάξεις». 5. Το Νόµο 3861/2010 (ΦΕΚ 3861/A/2010) «Ενίσχυση της διαφάνειας µε την υποχρεωτική ανάρτηση νόµων και πράξεων των κυβερνητικών, διοικητικών και αυτοδιοικητικών οργάνων στο διαδίκτυο «Πρόγραµµα ιαύγεια» και άλλες διατάξεις». 6. Το Νόµο 3528/2007 (ΦΕΚ 26/Α/2007, άρθρο 25) «Κύρωση του Κώδικα κατάστασης ηµόσιων Πολιτικών Υπαλλήλων και Υπαλλήλων ΝΠ». 7. Το Νόµο 2472/2007 (ΦΕΚ 50/Α/1997) «Προστασία του ατόµου από την επεξεργασία δεδοµένων προσωπικού χαρακτήρα». 8. Την απόφαση ΥΑΠ/Φ.60/10/217/11-05-2007 «Εφαρµογή και χρήση ψηφιακής υπογραφής και κρυπτογράφησης στη ηµόσια ιοίκηση». 9. Τον Κανονισµό Επικοινωνίας των ηµοσίων Υπηρεσιών (Ιανουάριος 2003) 10. Το ΦΕΚ 284/Α/2002 (Π. 342/2002) που ρυθµίζει την διακίνηση εγγράφων µε ηλεκτρονικό ταχυδροµείο µεταξύ των δηµοσίων υπηρεσιών, Ν.Π... και Ο.Τ.Α. ή µεταξύ αυτών και των φυσικών ή ΝΠΙ και ενώσεων φυσικών προσώπων σε ορισµένες περιπτώσεις µε υποχρεωτική ψηφιακή υπογραφή (π.χ. αποφάσεις, πιστοποιητικά κλπ.) και σε άλλες χωρίς ψηφιακή υπογραφή (εγκύκλιοι, οδηγίες). Απόφαση 304/08-10-2014 σελίδα 1 από 6
11. Το Π. 150/2001 (ΦΕΚ 125/Α/2001) που αποτελεί προσαρµογή στη σχετική Ευρωπαϊκή Οδηγία (1999/93ΕΚ) και έτσι αποδέχεται ότι µετά από ορισµένες διαδικασίες έκδοσης ψηφιακών υπογραφών και εφόσον συντρέχουν ορισµένες προϋποθέσεις, ότι οι ψηφιακές υπογραφές έχουν την αυτή νοµική ισχύ µε αυτήν την οποία έχει η ιδιόχειρη υπογραφή. 12. Τις διατάξεις των άρθρων 3, 5 και 11 του Νόµου 2690/1999 (ΦΕΚ 45/Α/1999) «Κώδικας ιοικητικής ιαδικασίας». 13. Του ΦΕΚ 290/Α/1998 (N.2672/1998) Άρθρο 14, όπως ισχύει µετά τις τροποποιήσεις του άρθρου 10 του Ν. 3230/2004, αναφέρεται στην διακίνηση εγγράφων µε ηλεκτρονικά µέσα (τηλεοµοιοτυπία ηλεκτρονικό ταχυδροµείο) και προβλέπει την έκδοση Προεδρικού ιατάγµατος που θα καθορίζει τις προϋποθέσεις και την διαδικασία έκδοσης, διακίνησης, διαχείρισης και εξασφάλισης της ψηφιακής υπογραφής. 14.Την αποφ. 304 Β. Την ανάγκη για βελτίωση της αποτελεσµατικότητας και τον εκσυγχρονισµό της ηµόσιας ιοίκησης µε µείωση του κόστους λειτουργίας της, έχει καταρτιστεί ο παρών κανονισµός για την ηλεκτρονική έκδοση και ηλεκτρονική διακίνηση εγγράφων του Ενιαίου Φορέα Ελέγχου Τροφίµων. ΑΠΟΦΑΣΙΖΕΙ ΟΜΟΦΩΝΑ Άρθρο 1 Ορισµοί Για τους σκοπούς του κανονισµού αυτού νοείται ως: 1. Συντάκτης Ηλεκτρονικού Εγγράφου: Ο δηµιουργός σχεδίου ηλεκτρονικού εγγράφου χρησιµοποιώντας ηλεκτρονικές εφαρµογές γραφείου. 2. Υπάλληλος αρµόδιος για το χειρισµό του συστήµατος διαχείρισης εγγράφων: ένας ή περισσότεροι υπάλληλοι ανά υπηρεσιακή µονάδα οι οποίοι έχουν πρόσβαση σε σύστηµα αρχειοθέτησης ή/και διαχείρισης εγγράφων. 3. Παρακολούθηση αλλαγών: η δυνατότητα που παρέχεται από τις εφαρµογές επεξεργαστών κειµένου για την επισήµανση των αλλαγών που προκαλούνται στο έγγραφο µετά την αρχική του δηµιουργία. 4. Προσθήκη σχολίων: η δυνατότητα που παρέχεται από τις εφαρµογές επεξεργαστών κειµένου για την προσθήκη στο σχέδιο του εγγράφου σχολίων όπως παρατηρήσεις, επιφυλάξεις κ.α. 5. Προσθήκη προηγµένης ηλεκτρονικής υπογραφής: η δυνατότητα που παρέχεται από τις εφαρµογές επεξεργαστών κειµένου, για την προσθήκη προηγµένης ηλεκτρονικής υπογραφής, µε σελίδα 2 από 6
σκοπό την ταυτοποίηση των στοιχείων του υπογράφοντος και την αποτροπή της αλλοίωσης του ηλεκτρονικού εγγράφου. 6. Αίτηση αποδεικτικού παράδοσης-ανάγνωσης: η δυνατότητα που παρέχεται από τις εφαρµογές ηλεκτρονικού ταχυδροµείου, για αίτηση του αποστολέα του µηνύµατος, αποστολής επιβεβαιωτικού µηνύµατος, για τη λήψη και την ανάγνωση του µηνύµατος από τον παραλήπτη. 7. Πρωτότυπο ηλεκτρονικό έγγραφο : πρωτότυπο ηλεκτρονικό έγγραφο είναι αυτό που φέρει την προηγµένη ηλεκτρονική υπογραφή του έχοντος την αρµοδιότητα για την τελική υπογραφή του 8. Χρονοσήµανση: Αλληλουχία χαρακτήρων ή στοιχεία που δηλώνουν µε ασφάλεια την ηµεροµηνία και ώρα που έχει λάβει χώρα µία πράξη ή ενέργεια και εκδίδεται από πάροχο υπηρεσιών χρονοσήµανσης. Άρθρο 2 Πεδίο Εφαρµογής-Αντικείµενο Ο παρών κανονισµός αφορά: 2.1 Στην έκδοση και διακίνηση διαβαθµισµένων (όχι εµπιστευτικών ή απορρήτων) εγγράφων µε τη χρήση τεχνολογιών πληροφορικής και επικοινωνιών, εντός των υπηρεσιών του Ε.Φ.Ε.Τ. και από τον Ε.Φ.Ε.Τ. προς άλλους δηµόσιους φορείς-υπηρεσίες. 2.2 Στην κατάρτιση, σύνταξη, προώθηση για υπογραφή, δηµιουργία ακριβούς αντιγράφου, διεκπεραίωση των εξερχόµενων και το χειρισµό εισερχόµενων εγγράφων. Ο παρών κανονισµός ισχύει µε τη επιφύλαξη των κανόνων για την προστασία του ατόµου από την επεξεργασία δεδοµένων προσωπικού χαρακτήρα, καθώς και των εγγράφων στα οποία περιλαµβάνονται ευαίσθητα δεδοµένα προσωπικού χαρακτήρα, όπως αυτά ορίζονται στην κείµενη νοµοθεσία. Άρθρο 3 ηµιουργία σχεδίου ηλεκτρονικού εγγράφου 3.1 Ο συντάκτης του ηλεκτρονικού εγγράφου δηµιουργεί το έγγραφο µε χρήση επεξεργαστή κειµένου. Ο επεξεργαστής κειµένου ρυθµίζεται έτσι ώστε να φαίνεται το ονοµατεπώνυµο του συντάκτη του εγγράφου στα µεταδεδοµένα του εγγράφου. 3.2 Στο σχέδιο του εγγράφου, τίθεται στην πρώτη σελίδα, πλαίσιο κειµένου µε τη λέξη «ΣΧΕ ΙΟ». 3.3 Μετά την ολοκλήρωση της σύνταξης του σχεδίου του εγγράφου, ενεργοποιείται η δυνατότητα παρακολούθησης αλλαγών της εφαρµογής του επεξεργαστή κειµένου. 3.4 Ο συντάκτης του εγγράφου, εφόσον το κρίνει απαραίτητο, προσθέτει τυχόν επιφυλάξεις ή παρατηρήσεις. σελίδα 3 από 6
Άρθρο 4 ιακίνηση σχεδίου ηλεκτρονικού εγγράφου στην ιεραρχία και προσθήκη σχολίων Η διακίνηση των εγγράφων µπορεί να πραγµατοποιηθεί είτε µέσω ηλεκτρονικού ταχυδροµείου, είτε µέσω συστήµατος διακίνησης εγγράφων 1. 4.1 Το σχέδιο του εγγράφου προωθείται από το συντάκτη στην ιεραρχία, µε µήνυµα ηλεκτρονικού ταχυδροµείου, µέσα από τον προσωπικό λογαριασµό του συντάκτη του εγγράφου (που του έχει αποδοθεί από την Υπηρεσία). Πριν από την αποστολή του µηνύµατος έχει ενεργοποιηθεί απαραίτητα η αίτηση αποδεικτικού ανάγνωσης και η αίτηση αποδεικτικού παράδοσης. 4.2 Ο παραλήπτης λαµβάνει το µήνυµα ηλεκτρονικού ταχυδροµείου και επιβεβαιώνει την λήψη του µε το αποδεικτικό ανάγνωσης. 4.3 Ο προϊστάµενος του συντάκτη του ηλεκτρονικού εγγράφου, εφόσον κρίνει ότι απαιτείται, τροποποιεί το σχέδιο του εγγράφου, διατηρώντας την παρακολούθηση αλλαγών ενεργοποιηµένη ή προσθέτει σχόλια σε αυτό, όπως παρατηρήσεις και επιφυλάξεις. Η εφαρµογή του επεξεργαστή κειµένου του προϊσταµένου ρυθµίζεται έτσι, ώστε στις αλλαγές και στα σχόλια που προστίθενται να φαίνεται το πλήρες ονοµατεπώνυµό του, καθώς και η ιδιότητά του. Εφόσον αυτό δεν είναι δυνατό, τότε το ονοµατεπώνυµο και η ιδιότητά του συµπληρώνονται στα σχόλια. 4.4 Τα βήµατα 4.1, 4.2, 4.3 επαναλαµβάνονται µέχρι να ολοκληρωθεί η προσθήκη τυχόν σχολίων από όλη τη διοικητική ιεραρχία. 4.5 Το σχέδιο του εγγράφου επιστρέφει στο συντάκτη. 4.6 Ο συντάκτης παραλαµβάνει το σχέδιο του ηλεκτρονικού εγγράφου επιβεβαιώνοντας τη λήψη του µε βάση τα βήµατα 4.1, 4.2. 4.7 Ο συντάκτης διαµορφώνει το σχέδιο εγγράφου ενσωµατώνοντας τις αλλαγές, όπως αυτές προκύπτουν από τα σχόλια της διοικητικής ιεραρχίας και διαγράφοντας τα σχόλια αυτά. 4.8 Ο συντάκτης εφόσον έχει αντίθετη γνώµη για την εντελλόµενη ενέργεια, διατυπώνει τις επιφυλάξεις του µε την προσθήκη σχολίων στο σχέδιο του ηλεκτρονικού εγγράφου. Άρθρο 5 Προσθήκη προηγµένων ηλεκτρονικών υπογραφών από την ιεραρχία και προετοιµασία εγγράφου για διεκπεραίωση 5.1 Το σχέδιο του ηλεκτρονικού εγγράφου προσυπογράφεται µε την προηγµένη ηλεκτρονική υπογραφή του συντάκτη και αποστέλλεται στη διοικητική ιεραρχία για προσυπογραφή µε βάση τα βήµατα 4.1, 4.2. 5.2 Ο τελικός υπογράφων (το όργανο που έχει την αρµοδιότητα έκδοσης του εγγράφου ή το όργανο που είναι νόµιµα εξουσιοδοτηµένο), αφού υπογράψει το έγγραφο το επιστρέφει µε βάση 1 Λόγω ύπαρξης περιορισµένου αριθµού αδειών του προγράµµατος «Πάπυρος», ο παρόν κανονισµός επικεντρώνεται στην διακίνηση µέσω ηλεκτρονικού ταχυδροµείου. σελίδα 4 από 6
τα βήµατα 4.1, 4.2 στο συντάκτη, ο οποίος επιβεβαιώνει ότι το σχέδιο του εγγράφου έχει υπογραφεί από όλους τους αρµοδίους. Σε περίπτωση που δεν είναι δυνατή η υπογραφή του εγγράφου από όλη την ιεραρχία, αναγράφεται στο έγγραφο η σχετική αιτιολόγηση. Άρθρο 6 ιεκπεραίωση εγγράφου 6.1. Ο συντάκτης του ηλεκτρονικού εγγράφου αφού παραλάβει το έγγραφο (ΣΧΕ ΙΟ), το διατηρεί στο αρχείο του µε τις ψηφιακές υπογραφές της διοικητικής ιεραρχίας. 6.2 Ο συντάκτης αποστέλλει αντίγραφο του ηλεκτρονικά υπογεγραµµένου εγγράφου προς τον αρµόδιο υπάλληλο του Τµήµατος Γραµµατειακής Υποστήριξης, ο οποίος καταργεί τις ψηφιακές υπογραφές του εγγράφου, προσθέτει αριθµό πρωτοκόλλου και ηµεροµηνία, αφαιρεί το πλαίσιο κειµένου µε τη λέξη «ΣΧΕ ΙΟ» και εκδίδει ακριβές αντίγραφο του εγγράφου σε µορφή PDF. Στη συνέχεια υπογράφει ψηφιακά το ακριβές αντίγραφο και προσθέτει χρονοσήµανση. 6.3 Ο υπάλληλος του Τµήµατος Γραµµατειακής Υποστήριξης προωθεί το έγγραφο στον συντάκτη του, ο οποίος επιµελείται την ανάρτησή του στο πρόγραµµα «ιαύγεια», εφόσον αυτό οφείλει να αναρτηθεί, σύµφωνα µε τις διατάξεις του Ν. 3861/2010, όπως τροποποιήθηκε µε το Ν. 4210/2013 και κρατάει αντίγραφό του µε τον Α..Α. που έχει δοθεί πλέον. 6.4 Ο συντάκτης αποστέλλει το έγγραφο στους παραλήπτες µε την χρήση ηλεκτρονικού ταχυδροµείου, αφού έχει ενεργοποιηθεί απαραίτητα η αίτηση αποδεικτικού παράδοσης και ανάγνωσης. Σε περίπτωση που δεν υπάρχει η δυνατότητα αποστολής µε ηλεκτρονικό µήνυµα και πρέπει να διεκπεραιωθεί συµβατικά, η αποστολή του γίνεται µέσω του Τµήµατος Γραµµατειακής Υποστήριξης. Άρθρο 7 Αρχειοθέτηση ψηφιακών εγγράφων 7.1. Τόσο η Κεντρική Υπηρεσία όσο και οι Περιφερειακές ιευθύνσεις του Ε.Φ.Ε.Τ. είναι υποχρεωµένες να τηρούν ηλεκτρονικό αρχείο των εγγράφων που εκδίδουν. Το αρχείο τηρεί υπάλληλος που ορίζεται από τον Προϊστάµενο της αντίστοιχης µονάδας. 7.2. Για την αρχειοθέτηση κάθε εγγράφου δηµιουργείται ψηφιακός φάκελος, από τον συντάκτη, µε τίτλο που εµπεριέχει το θέµα του εγγράφου, καθώς και τον αριθµό πρωτοκόλλου και την ηµεροµηνία. Ο ψηφιακός φάκελος περιέχει: α) Το ηλεκτρονικό έγγραφο µε τις ψηφιακές υπογραφές της διοικητικής ιεραρχίας (Σχέδιο ηλεκτρονικά υπογεγραµµένο). β) Το ακριβές αντίγραφο του πρωτοκολληµένου ηλεκτρονικού εγγράφου σε µορφή ψηφιακά υπογεγραµµένου αρχείου PDF. γ) Το γνήσιο (να µπορεί να επαληθευτεί ψηφιακά) ηλεκτρονικό έγγραφο σε µορφή PDF από την ανάρτηση στο πρόγραµµα «ιαύγεια» (εφόσον αυτή απαιτείται). σελίδα 5 από 6
δ) Ο συντάκτης µετά την συµπλήρωση του ψηφιακού φακέλου τον αποστέλλει στον υπάλληλο που έχει ορισθεί να τηρεί το ηλεκτρονικό αρχείο της µονάδας, κρατώντας αντίγραφο στον υπολογιστή του. Άρθρο 8 Χρέωση εισερχόµενων εγγράφων 8.1. Τα εισερχόµενα έγγραφα πρωτοκολλούνται από το χρήστη πρωτοκόλλου του αρµόδιου τµήµατος. 8.2. Τα εισερχόµενα έγγραφα χρεώνονται ανάλογα, µε δύο τρόπους: 8.3 Τα ηλεκτρονικά έγγραφα, αφού λάβουν αριθµό πρωτοκόλλου, προωθούνται από το Τµήµα Γραµµατειακής Υποστήριξης ή τον υπάλληλο που έχει ορισθεί στην αρµόδια ιεύθυνση ή Τµήµα µέσω ηλεκτρονικού µηνύµατος. Για την Κεντρική Υπηρεσία και την Περιφερειακή /νση Κεντρικής Μακεδονίας του ΕΦΕΤ η διαδικασία γίνεται µέσω του προγράµµατος «Πάπυρος». Ο Προϊστάµενος (ή ορισµένος για αυτό το σκοπό υπάλληλος) χρεώνει τα εισερχόµενα ηλεκτρονικά έγγραφα στους υπάλληλους µε µήνυµα ηλεκτρονικού ταχυδροµείου (ή µέσω του προγράµµατος «Πάπυρος», όπου αυτό είναι δυνατό) και αφού έχει ενεργοποιηθεί απαραίτητα η αίτηση αποδεικτικού παράδοσης και ανάγνωσης. 8.4 Τα έγγραφα σε έντυπη µορφή ακολουθούν τη συµβατική διαδικασία χρέωσης. Εισερχόµενα που δεν είναι δυνατή ή δεν επιτρέπεται η ψηφιοποίησή τους (π.χ. τόµοι βιβλίων, προσφορές για διαγωνισµούς) θα ακολουθούν τη συµβατική διαδικασία χρέωσης. Άρθρο 9 Έναρξη ισχύος Ο Κανονισµός αυτός ισχύει από 08-10-2014. O Πρόεδρος του Σ του ΕΦΕΤ Ιωάννης Τσιάλτας σελίδα 6 από 6