Αρχειοθέτηση Εγγράφων

Transcript

1 Αρχειοθέτηση Εγγράφων Εισαγωγή στο σύστημα Στον υπολογιστή μας εμφανίζετε το παρακάτω παράθυρο στο οποίο εισάγουμε το όνομα χρήστη. Αφού εισάγουμε το όνομά μας επιλέγουμε «Σύνδεση» Οδηγίες Χρήσης Σελίδα 1

2 Διαχείριση Εγγράφων Στις εισερχόμενες δρομολογήσεις το σύστημα μας εμφανίζει τα έγγραφα που μας έχουν προωθηθεί. Επιλέγοντας ένα από αυτά μπορούμε να κάνουμε τις παρακάτω εργασίες Εμφάνιση των στοιχείων αρχειοθέτησης Εμφάνιση του εγγράφου Εμφάνιση της διακίνησης του εγγράφου Δρομολόγηση του εγγράφου σε επόμενο χρήστη Διεκπεραίωση του εγγράφου αν έχει ολοκληρωθεί η ενέργεια που θα έπρεπε να κάνουμε Οδηγίες Χρήσης Σελίδα 2

3 Στην λίστα εμφανίζονται τα στοιχεία Αριθμός Πρωτοκόλλου Χρήστης που μας το προώθησε Ενέργεια για την οποία μας έχει προωθηθεί. Το πεδίο αυτό θα έχει τιμές Χρέωση, Ενημέρωση, Υπογραφή Ημερομηνία που μας ανατέθηκε Αν επιλέξουμε το σύστημα μας εμφανίζει το ψηφιοποιημένο έγγραφο Οδηγίες Χρήσης Σελίδα 3

4 Αφού επιλέξουμε το σύστημα μας εμφανίζει τα στοιχεία διακίνησης μέσα από τα οποία μπορούμε να δούμε όλους τους χρήστες και την ημερομηνία που αυτό το έγγραφο έχει διακινηθεί. Αν επιλέξουμε το σύστημα μας εμφανίζει τα στοιχεία αρχειοθέτησης του ψηφιοποιημένου έγγραφου Οδηγίες Χρήσης Σελίδα 4

5 Αφού επιλέξουμε μπορούμε να προωθήσουμε το έγγραφο στον επόμενο χρήστη Δηλαδή ο Διευθυντής στον Τμηματάρχη ή ο Τμηματάρχης στον Εισηγητή Μπορούμε να προωθήσουμε το έγγραφο είτε σε ρόλο πχ Τμήμα Πληροφορικής είτε σε χρήστη πχ ΚΑΡΒΟΥΝΗ ΠΑΝΑΓΙΩΤΗ. Αν θέλουμε μπορούμε να γράψουμε ένα κομμάτι από το όνομα του χρήστη ή της Διεύθυνσης / Τμήματος (βάζοντας % στην αρχή και στο τέλος) και να πατήσουμε το φακό (αναζήτηση) για να μας φιλτράρει το σύστημα τους όρους. Αφού έχουμε επιλέξει και μαρκάρει τον όρο που θέλουμε με διπλό κλικ ή με τον επιλογή > εισάγετε ο χρήστης στους επιλεγμένους χρήστες ομάδες Οδηγίες Χρήσης Σελίδα 5

6 Αν το επιθυμούμε μπορούμε να δημιουργήσουμε μια λίστα με αγαπημένους όρους για να μπορούμε ευκολότερα να επιλέγουμε τους χρήστες που θέλουμε να προωθήσουμε τα έγγραφα Αφού έχουμε επιλέξει τους αγαπημένους μας όρους επιλέγουμε ΟΚ Οδηγίες Χρήσης Σελίδα 6

7 Αφού επιλέξουμε τον ή τους Χρήστες που θέλουμε να προωθήσουμε το έγγραφο γράφουμε Σχόλια επιλέγουμε την Προτεραιότητα και βάζουμε Χρονοδιάγραμμα Ανάθεσης και στην συνέχεια επιλέγουμε ΟΚ για να προωθηθεί το έγγραφο. Το σύστημα στις Εισερχόμενες Δρομολογήσεις Εγγράφου θα έχει επιλεγμένη την δρομολόγηση προς εμάς με σκοπό να την διεκπεραιώσει μιας και έχουμε επιλέξει να προωθηθεί σε επόμενο χρήστη Γράφουμε αν θέλουμε σχόλια διεκπεραίωσης και επιλέγουμε ΟΚ Αναζήτηση Εγγράφων Επιλέγουμε «Αναζήτηση Πρωτοκόλλου» από την Εισαγωγή Οδηγίες Χρήσης Σελίδα 7

8 Οδηγίες Χρήσης Σελίδα 8

9 Στην φόρμα της αναζήτησης επιλέγουμε όποιο πεδίο θέλουμε για να κάνουμε αναζήτηση και στην συνέχεια πατάμε το πλήκτρο της αναζήτησης πάνω αριστερά Στα πεδία κειμένου όπως το θέμα θα πρέπει να βάζουμε πριν και μετά την λέξη που ψάχνουμε το σύμβολο %. Στα πεδία ημερομηνίας και τα αριθμητικά (πχ Αρ. Πρωτοκόλλου) αν γράψουμε μόνο το Από θα μας φέρει όλα τα έγγραφα πάνω από αυτή την τιμή ενώ αν επιλέξουμε μόνο το έως θα μας φέρει τα έγγραφα μέχρι αυτή την τιμή. Οδηγίες Χρήσης Σελίδα 9

10 Αφού το σύστημα μας φέρει τα αποτελέσματα επιλέγοντας κάποιο από αυτά μπορούμε από την εργαλειοθήκη να κάνουμε τις παρακάτω εργασίες Εμφάνιση των στοιχείων αρχειοθέτησης Εμφάνιση του εγγράφου Εμφάνιση της διακίνησης του εγγράφου Οδηγίες Χρήσης Σελίδα 10

11 Αφού επιλέξουμε το σύστημα μας εμφανίζει το ψηφιοποιημένο έγγραφο Αφού επιλέξουμε το σύστημα μας εμφανίζει τα στοιχεία διακίνησης μέσα από τα οποία μπορούμε να δούμε όλους τους χρήστες και την ημερομηνία που αυτό το έγγραφο έχει διακινηθεί. Οδηγίες Χρήσης Σελίδα 11

12 Εισαγωγή Σχεδίου Αφού έχουμε κατεβάσει στον υπολογιστή μας το πρότυπο του εγγράφου σύμφωνα με τις οδηγίες του Τμήματος Πληροφορικής, δημιουργούμε το νέο σχέδιο. Στην συνέχεια επιλέγουμε την ενέργεια εισαγωγή εγγράφου Στο επόμενο παράθυρο θα πρέπει να επιλέξουμε πάνω από το σημείο που είχαμε αποθήκευση το έγγραφο το σχέδιο μας. Οδηγίες Χρήσης Σελίδα 12

13 και να το εισάγουμε στο σύστημα. Οδηγίες Χρήσης Σελίδα 13

14 Όταν το έγγραφο έχει εισαχθεί εμφανίζετε η παραπάνω επιλογή που μας επιτρέπει να εμφανίσουμε το σχέδιο μας για να μπορέσουμε να το υπογράψουμε ηλεκτρονικά και να το προωθήσουμε στον επόμενο χρήστη Οδηγίες Χρήσης Σελίδα 14

15 Η πρώτη ενέργεια που θα πρέπει να κάνουμε είναι η αρχειοθέτηση του εγγράφου με βάση την φόρμα σχεδίου. Οδηγίες Χρήσης Σελίδα 15

16 Το σύστημα μας εμφανίζει την φόρμα του σχεδίου στην οποία συμπληρώνουμε τα παρακάτω πεδία Θέμα Απάντηση Σε Προς Ανάρτηση Εξωτερικοί Αποδέκτες Εξωτερικές Κοινοποιήσεις Εσωτερικοί Αποδέκτες Εσωτερικές Κοινοποιήσεις Τελευταίος Υπογράφον Κατά την Αρχειοθέτηση το σύστημα θα μας αποδώσει και Αριθμό Σχεδίου και θα κλείσουμε το παράθυρο αρχειοθέτησης Οδηγίες Χρήσης Σελίδα 16

17 Στην συνέχεια επιλέγοντας τις ηλεκτρονικές υπογραφές εισάγουμε την υπογραφή μας Οδηγίες Χρήσης Σελίδα 17

18 Από την λίστα των πιστοποιητικών επιλέγουμε την υπογραφή μας, αφού πρώτα έχουμε εισάγει το stick των υπογραφών μας στον υπολογιστή. Στο πεδίο Αιτία / Παρατηρήσεις μπορούμε να εισάγουμε τις επιφυλάξεις μας η τις αντιρρήσεις μας σε σχέση με το έγγραφο και στην συνέχεια επιλέγουμε Υπογραφή και αφού δώσουμε το pin το έγγραφο υπογράφετε ηλεκτρονικά. Το επόμενο βήμα είναι να προωθήσουμε το έγγραφο στον επόμενο στην ιεραρχία για να πάρει και τις υπόλοιπες ψηφιακές υπογραφές. Οδηγίες Χρήσης Σελίδα 18