Πληροφοριακό Σύστημα Διαχείριση Προμηθειών Συνοπτικές Οδηγίες Χρήσης για Σχολικές Μονάδες Πίνακας Περιεχόμενων 1 ΕΙΣΑΓΩΓΗ... 1 2 ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΟΤΗΤΕΣ... 2 2.1 ΕΠΙΣΚΟΠΗΣΗ ΤΩΝ ΦΑΣΕΩΝ ΜΙΑΣ ΠΡΟΜΗΘΕΙΑΣ... 2 2.2 ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑΣ ΟΡΙΣΤΙΚΗΣ ΠΑΡΑΛΑΒΗΣ... 4 2.3 ΥΠΟΒΟΛΗ ΑΙΤΗΜΑΤΟΣ ΑΝΤΙΚΑΤΑΣΤΑΣΗΣ ΣΤΑ ΠΛΑΙΣΙΑ ΤΗΣ ΕΓΓΥΗΣΗΣ ΚΑΛΗΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ ΤΟΥ ΕΞΟΠΛΙΣΜΟΥ... 5 1 Εισαγωγή Το σύστημα υποστήριξης των διαδικασιών προμηθειών «Διαχείριση Προμηθειών» είναι μια διαδικτυακή εφαρμογή, η οποία αναπτύχθηκε με στόχο την διευκόλυνση του συνολικού προγραμματισμού μιας κεντρικής προμήθειας και της διαδικασίας παραλαβών αντικειμένων και υπηρεσιών από Σχολικές Μονάδες. Η εφαρμογή λειτουργεί στο http://prometheus.cti.gr/ και έχει παρόμοια διεπαφή με το σύστημα «myschool» (στο οποίο σε επόμενη φάση θα ενσωματωθεί) Η είσοδος στην διαδικτυακή εφαρμογή «Διαχείριση Προμηθειών» γίνεται με το λογαριασμό του ΠΣΔ, ο οποίος χρησιμοποιείται από την Μονάδα για την είσοδο στην εφαρμογή «myschool». Ο υπεύθυνος ενημέρωσης του συστήματος από την πλευρά της Σχολικής Μονάδας είναι ο διοικητικός υπεύθυνος της Μονάδας (τυπικά ο Διευθυντής, ο οποίος κατέχει και τους απαραίτητους κωδικούς για την εφαρμογή «myschool»). Στην εφαρμογή έχει επίσης πρόσβαση: 1. ο Προμηθευτής ο οποίος θα εισάγει όλα τα στοιχεία που αφορούν τις παραδόσεις προς τη Μονάδα 2. Η Αναθέτουσα Αρχή που παρακολουθεί την Σύμβαση Προμήθειας καθώς και οι Περιφερειακές Διευθύνσεις για την παρακολούθηση της εξέλιξης της Προμήθειας Για υποστήριξη χρήσης της εφαρμογής, μπορείτε να επικοινωνείτε στο τηλέφωνο υποστήριξης 2610960484. Διαχείριση Προμηθειών 1/5 Μάιος 2017
2 Λειτουργικότητες Με την χρήση της εφαρμογής ο υπεύθυνος της Μονάδας μπορεί να 1. Έχει εποπτεία όλης της πορείας εξέλιξης των προμηθειών που την αφορά. 2. Να υλοποιήσει τα επιμέρους βήματα για την πραγματοποίηση μιας Παραλαβής. 2.1 Επισκόπηση των φάσεων μιας Προμήθειας Στην αρχική σελίδα «Οι Προμήθειές μου» έχει την πλήρη επισκόπηση όλων των φάσεων των Προμηθειών στις οποίες συμμετέχει: 1. την ένταξη αρχικά της μονάδας σε ένα Έργο που θα υλοποιήσει μια Προμήθεια 2. τον ορισμό επιτροπής παραλαβής για την Μονάδα 3. την σύμβαση που καταρτίστηκε για την υλοποίηση της Προμήθειας 4. την αποστολή των αντικειμένων/ υπηρεσιών από τον Ανάδοχο προς την μονάδα 5. την Παραλαβή (Οριστική Παραλαβή). Εικόνα 1: Η σελίδα «Οι Προμήθειες μου» με την εξέλιξη της Προμήθειας. Ανάλογα με τη Φάση που βρίσκεται η διαδικασία της Προμήθειας εμφανίζονται/ενεργοποιούνται κάποιες από τις παρακάτω ενέργειες: Σύμβολο Ενεργειών Επεξήγηση Ενεργειών Επισκόπηση Εκτύπωση Διαχείριση Προμηθειών 2/5 Μάιος 2017
Επεξεργασία Προσθήκη Αναμονή Ενέργειας από Τρίτους Απαιτείται Ενέργεια Εικόνα 2: Επεξήγηση Συμβόλων Συστήματος Αν υπάρχει το εικονίδιο Επισκόπηση σημαίνει ότι έχουν οριστικοποιηθεί τα στοιχεία τη Φάσης αυτής και επιλέγοντας το εικονίδιο η Μονάδα μπορεί να πληροφορηθεί για τα στοιχεία που αφορούν την συγκεκριμένη Φάση της Προμήθειας. Αντίστοιχα μπορεί με το Εκτύπωση να εκτυπώσει οριστικοποιημένα στοιχεία. Αν υπάρχει το σύμβολο της Επεξεργασίας ή της Προσθήκης η Μονάδα μπορεί προβεί σε επεξεργασία ή προσθήκη στοιχείων. Επιλέγοντάς τα εικονίδια αυτά θα μεταβεί σε άλλη φόρμα της εφαρμογής για να επεξεργαστεί τα σχετικά στοιχεία. (Εμφανίζεται μόνο στις στήλες που αφορούν την Παραλαβή). Το σύμβολο Αναμονή Ενέργειας από Τρίτους σημαίνει πως η συγκεκριμένη φάση δεν έχει ακόμα ολοκληρωθεί, και για να ολοκληρωθεί απαιτείται κάποια ενέργεια από άλλο φορέα π.χ. δεν έχει ακόμα ολοκληρωθεί η αποστολή/ παράδοση από τον Προμηθευτή και δεν υπάρχουν τα αντίστοιχα στοιχεία. Στην περίπτωση αυτή η μονάδα δεν μπορεί να προχωρήσει στην επόμενη φάση π.χ. την Προσωρινή Παραλαβή. Τέλος αν υπάρχει το σύμβολο Απαιτείται Ενέργεια σημαίνει πως για να προχωρήσει η διαδικασία της Προμήθειας η Μονάδα πρέπει να διεκπεραιώσει ενέργειες στην συγκεκριμένη Φάση. Συγκεκριμένα από τις «Προμήθειες μου» η ακόλουθων Φάσεων μιας Προμήθειας: Μονάδα έχει εποπτεία στα στοιχεία των 1. Προμήθεια-Κατηγορίες Προμήθειας: επιλέγοντας το εικονίδιο ( ) η Μονάδα έχει πρόσβαση στην αναλυτική περιγραφή του Έργου Προμήθειας στο οποίο επιλέχθηκε να συμμετέχει. Εμφανίζεται η Αναθέτουσα Αρχή που υλοποιεί το συγκεκριμένο Έργο και τα σχετικά με την Προκήρυξη της Προμήθειας Στοιχεία για πιο λεπτομερή στοιχεία και όπως για τις Κατηγορίες των αντικειμένων της Προμήθειας και τις ποσότητες τους που προβλέπεται να λάβει έτσι όπως περιγράφονται στην Προκήρυξη. 2. Ορισμός Επιτροπή Παραλαβής: στο πεδίο αυτό υπάρχει το εικονίδιο ( ) μέχρι η υπεύθυνη Περιφερειακή Διεύθυνση να ορίσει τα μέλη της επιτροπής παραλαβής των αντικειμένων από τον Ανάδοχο. Μόλις οριστεί επιτροπή παραλαβής η Μονάδα βλέπει την ημερομηνία σύστασης της επιτροπής και επιλέγοντας το εικονίδιο της επισκόπησης ( ) έχει πρόσβαση στα στοιχεία των μελών που απαρτίζουν την επιτροπή παραλαβής της. 3. Σύμβαση-Είδη Προμήθειας: στο πεδίο αυτό η Μονάδα μέσω της επιλογής του εικονιδίου ( ) έχει πρόσβαση στα αναλυτικά στοιχεία της Σύμβασης εφόσον έχει υπογραφεί μεταξύ Αναθέτουσας Αρχής και Αναδόχου. Εδώ μπορεί να ενημερωθεί για τα Διαχείριση Προμηθειών 3/5 Μάιος 2017
συγκεκριμένα Είδη (συγκεκριμένα πλέον Μοντέλα Κατασκευαστών) αντικειμένων της Προμήθειας με τις ποσότητες τους που θα λάβει έτσι όπως προδιαγράφονται στη Σύμβαση με τον Προμηθευτή 4. Αποστολή Αντικειμένων Προμήθειας από Ανάδοχο: μόλις ο Ανάδοχος/Προμηθευτής αποστείλει τα αντικείμενα στη Μονάδα και καταχωρίσει τα αναλυτικά στοιχεία τους η κατάσταση του συγκεκριμένου πεδίου από αναμονή ( ) γίνεται επισκόπηση ( ) και η Μονάδα μπορεί να δει και την ημερομηνία της τελευταίας αποστολής αντικειμένων από τον Ανάδοχο/Προμηθευτή. Επιλέγοντας το εικονίδιο ( ) έχει πρόσβαση στα αναλυτικά στοιχεία των αντικειμένων που έχουν σταλεί όπως Μοντέλο/ Κατασκευαστής, Περιγραφή/ Χαρακτηριστικά, Serial Number, Αριθμός Δελτίου). Η Μονάδα για να προχωρήσει σε παραλαβή θα πρέπει να ολοκληρωθεί η αποστολή των αντικειμένων όλων των ειδών που έχουν καθοριστεί από τη Σύμβαση. 2.2 Υλοποίηση διαδικασίας Οριστικής Παραλαβής Στην Φάση Οριστικής Παραλαβής το πεδίο αρχικά έχει το εικονίδιο της αναμονής ( ). Μόλις ο ανάδοχος αποστείλει όλα τα αντικείμενα στη Μονάδα, η κατάσταση της Παραλαβής γίνεται ( ) καθώς η Μονάδα έχει τη δυνατότητα στη φάση αυτή να υποβάλει τα στοιχεία του πρωτοκόλλου Οριστικής Παραλαβής. Επιλέγοντας το εικονίδιο ( ) ο χρήστης μεταφέρεται σε άλλη φόρμα στην οποία υλοποιούνται τα ακόλουθα βήματα Παραλαβής από την Μονάδα: 1. Οριστικοποίηση της Επιτροπή Παραλαβής: η Μονάδα οριστικοποιεί τα μέλη της επιτροπής που θα κάνουν τον έλεγχο των αντικειμένων και θα υπογράψουν το πρωτόκολλο παραλαβής από το σύνολο των μελών που έχουν οριστεί (από τα τακτικά και αναπληρωματικά μέλη). 2. Εκτύπωση Λίστας Αντικειμένων: για να διευκολυνθεί η Επιτροπή Παραλαβής κατά τον επιτόπιο έλεγχο των αντικείμενων που παραδόθηκαν, η Μονάδα εκτυπώνει τη λίστα αντικειμένων δηλαδή την αναλυτική λίστα με τα αντικείμενα που σύμφωνα με τον Ανάδοχο έχουν φτάσει στη Μονάδα. Το έντυπο αυτό δίνεται στην Επιτροπή Παραλαβής η οποία εκτελεί τον ουσιαστικό επιτόπιο έλεγχο για την Παραλαβή. 3. Αποδοχή ή Απόρριψη Αντικειμένων: μετά τον έλεγχο των αντικειμένων από την Επιτροπή Παραλαβής πρέπει να καταχωρηθεί στο σύστημα ποια αντικείμενα γίνονται αποδεκτά και ποια και για ποιούς λόγους απορρίπτονται. i. Στην περίπτωση που το αντικείμενα έχουν περάσει επιτυχώς τον έλεγχο τότε επιλέγεται το πεδίο Αποδοχή (προτελευταία δεξιά στήλη). ii. Σε περίπτωση προβλήματος με κάποιο αντικείμενο είτε γιατί έχει λανθασμένα στοιχεία είτε γιατί δεν λειτουργεί σωστά επιλέγεται το εικονίδιο που αντιστοιχεί στην αλλαγή αντικειμένου (τελευταία δεξιά στήλη) ώστε να ενημερωθεί ο Ανάδοχος/Προμηθευτής για το πρόβλημα και να φροντίσει για την επίλυση του. Η Επιτροπή Παραλαβής ενημερώνει τον υπεύθυνο της Μονάδας για το ποια αντικείμενα γίνονται αποδεκτά και ποια όχι και αυτός ενημερώνει το σύστημα. (Μόνο αν έχει γίνει Αποδοχή σε όλα τα αντικείμενα μπορεί να δημιουργηθεί στο σύστημα στην συνέχεια από την Μονάδα το Πρωτόκολλο Παραλαβής). 4. Οριστική Υποβολή Πρωτοκόλλου: Ο υπεύθυνος της Μονάδας αφού έχει λάβει την διαβεβαίωση από την Επιτροπή Παραλαβής ότι γίνονται αποδεκτά όλα τα Διαχείριση Προμηθειών 4/5 Μάιος 2017
αντικείμενα προχωρά στην Δημιουργία/ Οριστικοποίηση του Πρακτικού Παραλαβής. Ο Υπεύθυνος της Μονάδας συμπληρώνει την ημερομηνία που θα υπογραφεί το πρωτόκολλο, (το σύστημα προτείνει την τρέχουσα ημερομηνία αλλά αυτή μπορεί να αλλαχθεί στην φάση αυτή), και επιλέγοντας Οριστική Υποβολή Παραλαβής δημιουργεί οριστικά το Πρωτόκολλο Παραλαβής το οποίο θα υπογραφεί στην συνέχεια από την Επιτροπή Παραλαβής. Προσοχή! Αν υποβληθεί το Πρωτόκολλο Παραλαβής δεν υπάρχει δυνατότητα επεξεργασίας του στην συνέχεια. Μετά τη δημιουργία του Πρωτόκολλου Παραλαβής δίνεται η δυνατότητα εκτύπωσής του ώστε να παραδοθεί το έντυπο για να υπογραφεί από την Επιτροπή Παραλαβής. 5. Αποδοχή Εξοπλισμού από Μονάδα: Ο υπεύθυνος της Μονάδας παραλαμβάνει το υπογεγραμμένο από όλα τα μέλη της Επιτροπής Παραλαβής έντυπο Πρωτόκολλο Παραλαβής. Στη συνέχεια συμπληρώνει τον αριθμό Βιβλίου Παγίων που θα καταχωρείται ο εξοπλισμός και ενημερώνει το σύστημα ότι έχει ολοκληρωθεί η Οριστική Παραλαβή επιλέγοντας Αποδοχή εξοπλισμού από Μονάδα οπότε και ο Ανάδοχος και η Αναθέτουσα Αρχή που εποπτεύει την Σύμβαση ενημερώνονται ότι έχει λήξει οριστικά η διαδικασία της Οριστικής Παραλαβής και ο εξοπλισμός έχει γίνει αποδεκτός από την Επιτροπή και έχει παραληφθεί για χρήση πλέον οριστικά από την Μονάδα. Στο βήμα αυτό ο υπεύθυνος της Μονάδας μπορεί να εκτυπώσει την αντίστοιχη βεβαίωση αποδοχής του εξοπλισμού από τη μονάδα. 2.3 Υποβολή αιτήματος αντικατάστασης στα πλαίσια της εγγύησης καλής λειτουργίας του εξοπλισμού Στην φάση Καλής Λειτουργίας το πεδίο αρχικά έχει το εικονίδιο της αναμονής ( ). Μόλις ο ολοκληρωθεί η Παραλαβή του εξοπλισμού η κατάσταση της τίθεται σε κατάσταση Επεξεργασίας καθώς πλέον ενεργοποιείται η περίοδος εγγύησης Καλής Λειτουργίας που προβλέπει η σύμβαση, και πλέον η μονάδα μπορεί σε περίπτωση προβλήματος σε κάποιο αντικείμενο, να υποβάλει ηλεκτρονικά μέσω της εφαρμογής αίτημα για αλλαγή του αντικειμένου ώστε να ενημερωθεί ο Ανάδοχος για το πρόβλημα και να φροντίσει για την επίλυση του. Στην αντίστοιχη φόρμα εμφανίζεται η λίστα όλων των αντικειμένων της προμήθειας, οπότε αν κάποιο δεν λειτουργεί σωστά επιλέγεται το εικονίδιο που αντιστοιχεί στην αλλαγή αντικειμένου, συμπληρώνεται η περιγραφή του προβλήματος και άμεσα ενημερώνεται ο Ανάδοχος/Προμηθευτής για το πρόβλημα. Διαχείριση Προμηθειών 5/5 Μάιος 2017