Γρηγόρης Κυριακοφ Καθηγητής Πληροφορικής Δ.Ε., MSc

ΗΛΔΚΣΡΟΝΙΚΗ ΓΡΑΜΜΑΣΔΙΑΚΗ ΤΠΟΣΗΡΙΞΗ 1. ύλζεηε κνξθνπνίεζε θαη νξγάλσζε εγγξάθνπ Γρηγόρης Κυριακοφ Καθηγητής Πληροφορικής Δ.Ε., MSc ΠΙΝΕΠ Θεσσαλονίκης 2010

Περιεχόμενα 1. ΤΝΘΕΣΗ ΜΟΡΦΟΠΟΙΗΗ ΚΑΙ ΟΡΓΑΝΩΗ ΕΓΓΡΑΦΟΤ... 1 1.1. ΣΤΛ... 1 1.1.1. Πώς εθαρκόδοσκε έλα ζησι ζε θείκελο... 1 1.1.2. Δεκηοσργία λέοσ ζησι... 3 1.1.3. Σσλδσαζκοί πιήθηρωλ ποσ ελεργοποηούλ ηα ζησι... 4 1.1.4. Τροποποίεζε ελός ζησι... 5 1.1.5. Οργάλωζε ηωλ ζησι ζηα έγγραθα ή ηα πρόησπα... 6 1.1.6. Οιοθιερωηηθή αιιαγή ηοσ ζησι τρεζηκοποηώληας ηε Σσιιογή ζησι... 7 1.1.7. Αλαδήηεζε ελός ζησι... 7 1.1.8. Αληηθαηάζηαζε ζησι από έλα άιιο... 8 1.2. ΔΙΑΡΘΡΩΗ ΚΕΙΜΕΝΟΤ... 9 1.2.1. Εργαιεία γηα ηε δεκηοσργία δηάρζρωζες... 9 1.2.2. Δεκηοσργία δηάρζρωζες... 11 1.2.3. Μεηαβοιή επηπέδοσ επηθεθαιίδας... 12 1.2.4. Επηιογή θείκελοσ ζε δηάρζρωζε... 12 1.2.5. Εκθάληζε ηκήκαηος ηες δηάρζρωζες... 12 1.2.6. Αρίζκεζε επηθεθαιίδωλ... 13 1.2.7. Εθηύπωζε δηάρζρωζες... 14 1.3. ΠΡΩΣΕΤΟΝΣΑ ΚΑΙ ΔΕΤΣΕΡΕΤΟΝΣΑ ΈΓΓΡΑΦΑ... 15 1.3.1. Εηζαγωγή σπάρτοληος εγγράθοσ ζε πρωηεύολ έγγραθο... 16 1.3.2. Δηαγραθή δεσηερεύοληος εγγράθοσ από έλα πρωηεύολ έγγραθο... 16 1.3.3. Εθηύπωζε πρωηεύοληος εγγράθοσ... 16 1.4. ΠΕΔΙΑ... 17 1.4.1. Εκθάληζε ηωλ θωδηθώλ ηωλ πεδίωλ... 17 1.4.2. Καηατώρεζε πεδίωλ... 18 1.4.3. Ελεκέρωζε πεδίωλ... 18 1.5. ΠΙΝΑΚΑ ΠΕΡΙΕΥΟΜΕΝΩΝ... 18 1.5.1. Δεκηοσργία πίλαθα περηετοκέλωλ... 18 1.5.2. Πίλαθες κε εηθόλες θαη ιεδάληες... 19 1.5.3. Ελεκέρωζε πίλαθα περηετοκέλωλ... 23 1.6. ΕΤΡΕΣΗΡΙΟ... 23 2. ΤΓΥΩΝΕΤΗ ΑΛΛΗΛΟΓΡΑΦΙΑ / ΠΡΟΣΤΠΑ ΚΑΙ ΟΔΗΓΟΙ ΔΗΜΙΟΤΡΓΙΑ ΠΡΟΣΤΠΩΝ... 26 2.1. ΤΓΥΩΝΕΤΗ ΑΛΛΗΛΟΓΡΑΦΙΑ... 26 2.2. ΕΣΙΚΕΣΕ... 29 2.3. ΜΑΚΡΟΕΝΣΟΛΕ... 30 Γξεγόξεο Κπξηαθνύ 2010

1. ύλζεηε κνξθνπνίεζε θαη νξγάλσζε εγγξάθνπ Σ' απηό ην θεθάιαην πεξηγξάθνληαη ηξόπνη πνπ ζα καο ιύζνπλ ηα ρέξηα, θαζώο απηνκαηνπνηνύλ πνιιέο από ηηο ιεηηνπξγίεο πνπ ρξεζηκνπνηνύκε ζπρλά. Θα δνύκε πώο δεκηνπξγνύληαη θαη πώο εθαξκόδνληαη ηα ζηπι, πώο έλα αδόκεην έγγξαθν κπνξεί λα απνθηήζεη δηάξζξωζε, ηη είλαη ηα πξωηεύνληα θαη δεπηεξεύνληα έγγξαθα, πώο θαηαρσξνύληαη ηα πεδία, πώο δεκηνπξγνύληαη θαη πώο ελεκεξώλνληαη νη πίλαθεο πεξηερνκέλωλ. 1.1. ηπι Με ηελ αγγιηθή ιέμε ζηπι νλνκάδνπκε ζην Word κηα νκάδα κνξθνπνηήζεσλ πνπ κπνξνύκε λα απνζεθεύζνπκε ζην πεξηβάιινλ ηνπ Word κε έλα όλνκα. Με ην όλνκα απηό κεηά, ζα θαινύκε ηελ νκάδα ησλ κνξθνπνηήζεσλ θάζε θνξά πνπ ζέινπκε λα εθαξκόζνπκε ηηο ίδηεο κνξθνπνηήζεηο ζε άιιν θείκελν. Η ρξεζηκόηεηά ηνπο είλαη κεγάιε θαη ηα απνηειέζκαηα εληππσζηαθά, αιιά ην ζεκαληηθόηεξν είλαη όηη γίλεηαη εμνηθνλόκεζε ρξόλνπ. Ο θόπνο ηνπ ρξήζηε γηα λα εθαξκόζεη ζε άιιν θείκελν ηηο ίδηεο κνξθνπνηήζεηο, είλαη ειάρηζηνο. Όηαλ δεκηνπξγνύκε έλα λέν έγγξαθν ρξεζηκνπνηώληαο ην πξόηππν Βαζηθό, ην Word αλνίγεη θαη ηελ νκάδα ησλ ζηπι πνπ ην ζπλνδεύνπλ: Βαζηθό, Δπηθεθαιίδα 1, Δπηθεθαιίδα 2, Δπηθεθαιίδα 3. Κάζε πξόηππν ζπλνδεύεηαη θαη από κηα νκάδα ζηπι. Όια ηα ζηπι πνπ δηαζέηεη ην Word (πεξηζζόηεξα από 70) ρσξίδνληαη ζε ζηπι παξαγξάθνπ, πνπ είλαη νκάδεο κνξθνπνηήζεσλ γηα παξαγξάθνπο, θαη ζηπι ραξαθηήξα, πνπ είλαη νκάδεο κνξθνπνηήζεσλ γηα ραξαθηήξεο. 1.1.1. Πώο εθαξκόδνπκε έλα ζηςλ ζε θείκελν Γηα λα εθαξκόζνπκε έλα ζηπι παξαγξάθνπ: 1. Δπηιέγνπκε ηελ παξάγξαθν ή ηηο παξαγξάθνπο. 2. Δπηιέγνπκε ην ζηπι από ηε ιίζηα Σηπι ηεο γξακκήο εξγαιείσλ Μνξθνπνίεζε. Γηα λα εθαξκόζνπκε έλα ζηπι ραξαθηήξα: 1. Δπηιέγνπκε ηνπο ραξαθηήξεο πνπ κπνξνύλ λα βξίζθνληαη ζε κηα παξάγξαθν ή ζε ζπλερόκελεο παξαγξάθνπο. 2. Δπηιέγνπκε ην ζηπι από ηε ιίζηα Σηπι ηεο γξακκήο εξγαιείσλ Μνξθνπνίεζε. Σηε ιίζηα Σηπι εκθαλίδνληαη ηα ζηπι πνπ αλαθέξακε πην πάλσ, κπνξνύκε όκσο λα ρξεζηκνπνηήζνπκε θαη νπνηνδήπνηε από ηα ππόινηπα ζηπι ηνπ Word: 1. Δπηιέγνπκε Σηπι θαη κνξθνπνίεζε από ην κελνύ Μνξθή. Δκθαλίδεηαη ην παξάζπξν εξγαζηώλ Σηπι θαη κνξθνπνίεζε. Γξεγόξεο Κπξηαθνύ 2010

2 Ηιεθηξνληθή Γξακκαηεηαθή Υπνζηήξημε Σηε ιίζηα Σηπι εκθαλίδνληαη ηα ζηπι πνπ αλαθέξακε πην πάλσ, κπνξνύκε όκσο λα ρξεζηκνπνηήζνπκε θαη νπνηνδήπνηε από ηα ππόινηπα ζηπι ηνπ Word. Δηθόλα 1-1. Η νζόλε ηνπ Word κε αλεπηπγκέλε ηε ιίζηα ησλ Σηπι. 2. Σην κελνύ επηινγήο Δκθάληζε επηιέγνπκε Όια ηα ζηπι. 3. Σην πιαίζην Δπηινγή κνξθνπνίεζεο γηα εθαξκνγή: εκθαλίδνληαη όια ηα ζηπι ηνπ Word. Δπηιέγνπκε έλα από απηά. To ζηπι πνπ επηιέμακε όρη κόλν εθαξκόδεηαη ζην θείκελν καο αιιά θαηαρσξείηαη θαη ζην πιαίζην ηεο ιίζηαο Σηπι. Δηθόλα 1-2. Τν παξάζπξν εξγαζηώλ Σηπι θαη κνξθνπνίεζε. Γξεγόξεο Κπξηαθνύ 2010

1. Σύλζεηε κνξθνπνίεζε θαη νξγάλσζε εγγξάθνπ 3 1.1.2. Γεκηνπξγία λένπ ζηςλ Θα πεξηγξάςνπκε δύν ηξόπνπο, από ηνπο νπνίνπο ν πξώηνο είλαη πην ζύληνκνο, ελώ ν δεύηεξνο κάο δίλεη ηε δπλαηόηεηα γηα πεξηζζόηεξεο ξπζκίζεηο. α) ύληνκνο ηξόπνο 1. Γηακνξθώλνπκε κηα παξάγξαθν (ή παξαγξάθνπο) κε όινπο ηνπο ηξόπνπο πνπ ζέινπκε λα πεξηέρεη ην ζηπι πνπ ζα δεκηνπξγήζνπκε. 2. Δπηιέγνπκε ηηο παξαγξάθνπο. 3. Αλνίγνπκε ηε ιίζηα Σηπι (Γξακκή εξγαιείωλ Μνξθνπνίεζε) θαη πιεθηξνινγνύκε εθεί ην όλνκα ηνπ λένπ ζηπι. 4. Παηάκε Enter. β) Υξεζηκνπνηώληαο ηελ εληνιή Σηςλ 1. Δπηιέγνπκε Σηπι θαη κνξθνπνίεζε από ην κελνύ Μνξθή. 2. Παηάκε ην θνπκπί Νέν ζηπι Δκθαλίδεηαη ην πιαίζην δηαιόγνπ Νέν ζηπι. Δηθόλα 1-3. Τν πιαίζην δηαιόγνπ Νέν ζηπι. Σην πιαίζην Όλνκα θαηαρσξνύκε ην όλνκα ηνπ ζηπι. Τν όλνκα απηό κπνξεί λα πεξηέρεη κέρξη 255 ραξαθηήξεο, δειαδή αλαιπηηθή πεξηγξαθή ηνπ πεξηερνκέλνπ ηνπ ζηπι. Οη κόλνη ραξαθηήξεο πνπ δελ κπνξνύλ λα ρξεζηκνπνηεζνύλ είλαη νη: \ { } ; ελώ ην θόκκα (,) ρξεζηκνπνηείηαη κόλν γηα ηε δεκηνπξγία ζύληνκνπ ιεθηηθνύ (alias) κε ην νπνίν ζα κπνξεί λα αλαδεηείηαη ην ζηπι. Τν ιεθηηθό δεκηνπξγείηαη κε ηα αξρηθά ησλ ιέμεσλ ηνπ νλόκαηνο ηνπ ζηπι, θαηαρσξείηαη δίπια ζην όλνκα ηνπ ζηπι θαη ρσξίδεηαη από απηό κε έλα θόκκα. Παξάδεηγκα: Bold Italics,bi Σηε ιίζηα Τύπνο ζηπι επηιέγεηαη ν ηύπνο ηνπ ζηπι, από ηνπο Παξάγξαθνο ή Φαξαθηήξαο. Σην ιίζηα Με βάζε ην ζηπι επηιέγνπκε ην ζηπι ην νπνίν ζα ρξεζηκνπνηεζεί ζαλ βά- Γξεγόξεο Κπξηαθνύ 2010

4 Ηιεθηξνληθή Γξακκαηεηαθή Υπνζηήξημε ζε γηα ην λέν ζηπι. Μία από ηηο επηινγέο ηεο ιίζηαο είλαη θαη ε ρωξίο ζηπι, πνπ ζεκαίλεη όηη δε ζα ρξεζηκνπνηεζεί θάπνην από ηα ππάξρνληα ζηπι. Σηε ιίζηα Σηπι επόκελεο παξαγξάθνπ επηιέγεηαη ην ζηπι πνπ ζα εθαξκόδεηαη ζηελ επόκελε παξάγξαθν από απηήλ πνπ ζα έρνπκε επηιέμεη. Γηα παξάδεηγκα ε επηινγή απηή ρξεζηκνπνηείηαη ζηε κνξθνπνίεζε επηθεθαιίδσλ, θαζώο κεηά από κηα επηθεθαιίδα αθνινπζεί ην θπξίσο θείκελν. Γειαδή κεηά από ηελ εθαξκνγή ηνπ ζηπι Δπηθεθαιίδα 1 αθνινπζεί ην ζηπι Βαζηθό. Με ηελ επηινγή Μνξθνπνίεζε επηιέγνπκε ηηο κνξθνπνηήζεηο πνπ ζα πεξηέρεη ην ζηπι. Σ έλα ζηπι κπνξνύκε λα θαηαρσξήζνπκε ηηο πεξηζζόηεξεο από ηηο επηινγέο ηνπ κελνύ Μνξθή θαη ηελ επηινγή Γιώζζα από ην κελνύ Δξγαιεία. Η επηινγή Πξνζζήθε ζην πξόηππν ζεκεηώλεηαη όηαλ ζέινπκε λα θαηαρσξήζνπκε ην λέν ζηπι ζην πξόηππν πνπ ρξεζηκνπνηήζακε όηαλ αλνίμακε ην έγγξαθν γηα πξώηε θνξά. 3. Σην ρώξν πξνεπηζθόπεζεο βιέπνπκε ηε κνξθνπνίεζε ηνπ θεηκέλνπ κε θάζε κνξθνπνίεζε πνπ επηιέγνπκε θαη ζην ρώξν πεξηγξαθήο εκθαλίδνληαη νη κνξθνπνηήζεηο πνπ πεξηέρεη ην ζηπι. 4. Δπηιέγνπκε OK. Έηζη δεκηνπξγήζακε έλα θαηλνύξγην ζηπι, πνπ θαηαρσξήζεθε ζηε ιίζηα Σηπι ζην παξάζπξν εξγαζηώλ Σηπι θαη κνξθνπνίεζε. 1.1.3. πλδπαζκνί πιήθηξσλ πνπ ελεξγνπνηνύλ ηα ζηςλ Οη ζπλδπαζκνί πιήθηξσλ πνπ ελεξγνπνηνύλ ηα ζηπι πνπ εγθαζηζηά ην Word θαη εκθαλίδνληαη ζηε ιίζηα Σηπι ηεο γξακκήο εξγαιείσλ Μνξθνπνίεζε πεξηιακβάλνληαη ζηνλ παξαθάησ πίλαθα: ηπι Βαζηθό Δπηθεθαιίδα 1 Δπηθεθαιίδα 2 Δπηθεθαιίδα 3 Πιήθηξα Ctrl+Shift+N Alt+Ctrl+1 Alt+Ctrl+2 Alt+Ctrl+3 Μπνξνύκε θη εκείο λα νξίζνπκε ζπλδπαζκνύο πιήθηξσλ πνπ ζα ελεξγνπνηνύλ εθείλα ηα ζηπι πνπ ρξεζηκνπνηνύκε ζπρλά. Αθνινπζνύκε ηα παξαθάησ βήκαηα: 1. Δπηιέγνπκε Σηπι θαη κνξθνπνίεζε από ην κελνύ Μνξθή. 2. Σηε ιίζηα Δπηινγή κνξθνπνίεζεο γηα εθαξκνγή θάλνπκε δεμί θιηθ ζην ζηπι πνπ ζα ελεξγνπνηείηαη κε ηα πιήθηξα πνπ ζα νξίζνπκε. 3. Δπηιέγνπκε Τξνπνπνίεζε. 4. Από ην κελνύ Μνξθνπνίεζε επηιέγνπκε Πιήθηξν ζπληόκεπζεο. Δκθαλίδεηαη ην πιαίζην δηαιόγνπ Πξνζαξκνγή πιεθηξνινγίνπ (βι. Δηθόλα 1-4). 5. Μεηαβαίλνπκε ζην πιαίζην Νέν πιήθηξν ζπληόκεπζεο θαη παηάκε ηα πιήθηξα πνπ ζέινπκε λα νξίζνπκε. Αλ ν ζπλδπαζκόο απηόο ρξεζηκνπνηείηαη γηα άιιε ιεηηνπξγία ζα εκθαληζηεί ην κήλπκα «Δίλαη αληηζηνηρηζκέλν ζην:». Γηαγξάθνπκε ην ζπλδπαζκό απηόλ θαη πιεθηξνινγνύκε έλαλ άιιν. 6. Δπηιέγνπκε Αληηζηνίρηζε. 7. Δπηιέγνπκε Κιείζηκν. Γξεγόξεο Κπξηαθνύ 2010

1. Σύλζεηε κνξθνπνίεζε θαη νξγάλσζε εγγξάθνπ 5 Δηθόλα 1-4. Τν πιαίζην δηαιόγνπ Πξνζαξκνγή πιεθηξνινγίνπ. 1.1.4. Σξνπνπνίεζε ελόο ζηςλ 1. Δπηιέγνπκε Σηπι θαη κνξθνπνίεζε από ην κελνύ Μνξθή. 2. Παηάκε δεμί θιηθ ζην ζηπι πνπ ζα ηξνπνπνηήζνπκε από ηε ιίζηα Δπηινγή κνξθνπνίεζεο γηα εθαξκνγή. 3. Δπηιέγνπκε Τξνπνπνίεζε. Δκθαλίδεηαη ην πιαίζην δηαιόγνπ Τξνπνπνίεζε ζηπι. Σ απηό κπνξνύκε: Δηθόλα 1-5. Τν πιαίζην δηαιόγνπ Τξνπνπνίεζε ζηπι. Γξεγόξεο Κπξηαθνύ 2010

6 Ηιεθηξνληθή Γξακκαηεηαθή Υπνζηήξημε λα πιεθηξνινγήζνπκε λέν όλνκα γηα ην ζηπι ζην πιαίζην Όλνκα. λα επηιέμνπκε άιιν ζηπι ζηε ιίζηα Σηπι επόκελεο παξαγξάθνπ. λα κεηαβάινπκε ηελ νκάδα ησλ κνξθνπνηήζεσλ από ην θνπκπί Μνξθνπνίεζε. λα αιιάμνπκε ηελ πξνεγνύκελε επηινγή καο γηα ηελ Πξνζζήθε ζην πξόηππν. λα νξίζνπκε λέν ζπλδπαζκό πιήθηξσλ κε ηελ επηινγή Πιήθηξν ζπληόκεπζεο ηνπ κελνύ Μνξθνπνίεζε. 4. Δπηιέγνπκε OK. 1.1.5. Οξγάλσζε ησλ ζηςλ ζηα έγγξαθα ή ηα πξόηππα Τν Word δηαζέηεη έλα εξγαιείν, ηελ Οξγάλωζε, κε ην νπνίν αληηγξάθεη, δηαγξάθεη θαη κεηνλνκάδεη ηα ζηπι αλάινγα κε ηηο επηινγέο καο. Η Οξγάλωζε είλαη κηα επηινγή ζην πιαίζην δηαιόγνπ ηεο εληνιήο Πξόηππα θαη πξόζζεηα ηνπ κελνύ Δξγαιεία. Τν θνπκπί Οξγάλωζε εκθαλίδεη λέν πιαίζην δηαιόγνπ (Δηθόλα 1-6), όπνπ ππάξρνπλ δύν ιίζηεο. Η κηα πεξηέρεη ηα ζηπι πνπ ρξεζηκνπνηνύκε ζην έγγξαθν καο θαη ε άιιε ηα ζηπι πνπ πεξηέρεη ην πξόηππν NORMAL.DOT. Σηε ζπλέρεηα πεξηγξάθνληαη νη δπλαηέο επηινγέο: Δηθόλα 1-6. Τν πιαίζην δηαιόγνπ Οξγάλωζε. Μπνξνύκε λα αληηγξάςνπκε έλα ζηπι από ηε κηα ιίζηα ζηελ άιιε κε ηελ επηινγή Αληηγξαθή. Μπνξνύκε λα δηαγξάςνπκε έλα ζηπι κε ηελ επηινγή Γηαγξαθή. Μπνξνύκε λα κεηνλνκάζνπκε έλα ζηπι κε ηελ επηινγή Μεηνλνκαζία. Αλ ζέινπκε λα αληηγξάςνπκε έλα ζηπι από άιιν έγγξαθν ή πξόηππν: 1. Δπηιέγνπκε Κιείζηκν αξρείνπ. Τα δηαζέζηκα ζηπι εμαθαλίδνληαη θαη ε επηινγή γίλεηαη Ά- λνηγκα αξρείνπ. 2. Δπηιέγνπκε Άλνηγκα αξρείνπ. Δκθαλίδεηαη ην πιαίζην δηαιόγνπ Άλνηγκα. 3. Δπηιέγνπκε λέν έγγξαθν (*.DOC) ή πξόηππν (*.DOT). 4. Δπηιέγνπκε OK. 5. Δπηιέγνπκε ην ζηπι πνπ ζα αληηγξάςνπκε. 6. Δπηιέγνπκε ην έγγξαθν ή ην πξόηππν, ζην νπνίν ζα αληηγξαθεί ην ζηπι. Φξεζηκνπνηνύκε ηελ επηινγή Κιείζηκν αξρείνπ όπσο θαη πξηλ. Όηαλ ηειεηώζνπκε κε ηηο εξγαζίεο απηέο επηιέγνπκε Κιείζηκν. Γξεγόξεο Κπξηαθνύ 2010

1. Σύλζεηε κνξθνπνίεζε θαη νξγάλσζε εγγξάθνπ 7 1.1.6. Οινθιεξσηηθή αιιαγή ηνπ ζηςλ ρξεζηκνπνηώληαο ηε Σςλλογή ζηςλ Η Σπιινγή ζηπι ηεο εληνιήο Θέκα ηνπ κελνύ Μνξθή κάο δίλεη ηε δπλαηόηεηα λα δνύκε πώο ζα ήηαλ ην έγγξαθό καο αλ ήηαλ κνξθνπνηεκέλν κε ην ζηπι θάπνηνπ άιινπ πξνηύπνπ εγγξάθνπ. Αλαιπηηθά ην πιαίζην δηαιόγνπ ηεο εληνιήο απηήο (Δηθόλα 1-7) πεξηέρεη ηα εμήο: Δηθόλα 1-7. Τν πιαίζην δηαιόγνπ Σπιινγή ζηπι. Σην κεγάιν πιαίζην Πξνεπηζθόπεζε θαίλεηαη ζε κηθξνγξαθία ην έγγξαθν κε ην ηξέρνλ ζηπι. Σην κηθξό πιαίζην Πξόηππν θαίλεηαη ην πξόηππν πνπ έρεη επηιεγεί από ηε ιίζηα ηνπ. Με θάζε δηαθνξεηηθή επηινγή πξνηύπνπ βιέπνπκε ηε κνξθνπνίεζε ηνπ εγγξάθνπ ζηε κηθξνγξαθία ηνπ. Γηα λα δνύκε πώο θαίλνληαη νη κνξθνπνηήζεηο ζε έλα παξάδεηγκα εγγξάθνπ, επηιέγνπκε Παξάδεηγκα ζηε ιίζηα Πξνεπηζθόπεζε. Γηα λα δνύκε δείγκαηα ησλ δηαζέζηκσλ ζηπι επηιέγνπκε Γείγκαηα ζηπι. Αλ απνθαζίζνπκε όηη ζέινπκε λα ρξεζηκνπνηήζνπκε ηα ζηπι ελόο άιινπ πξνηύπνπ ζην έγγξαθό καο, ηόηε επηιέγνπκε OK. 1.1.7. Αλαδήηεζε ελόο ζηπι Έρνληαο νινθιεξσκέλε πιένλ άπνςε γηα ηα ζηπι, κπνξνύκε λα ρξεζηκνπνηήζνπκε ηε ιεηηνπξγία ηεο αλαδήηεζεο θαη αληηθαηάζηαζεο από ην κελνύ Δπεμεξγαζία. 1. Δπηιέγνπκε ηελ εληνιή Δύξεζε από ην κελνύ Δπεμεξγαζία. 2. Σην πιαίζην δηαιόγνπ ηεο εληνιήο επηιέγνπκε Μνξθνπνίεζε. 3. Από ηηο επηινγέο ηεο Μνξθνπνίεζεο επηιέγεηαη Σηπι. Δκθαλίδεηαη ην πιαίζην δηαιόγνπ Δύξεζε ζηπι (βι. Δηθόλα 1-8). 4. Σηε ιίζηα Δύξεζε ηνπ ζηπι επηιέγνπκε έλα ζηπι. 5. Δπηιέγνπκε OK. Γξεγόξεο Κπξηαθνύ 2010

8 Ηιεθηξνληθή Γξακκαηεηαθή Υπνζηήξημε Δηθόλα 1-8. Τν πιαίζην δηαιόγνπ Δύξεζε ζηπι. 5. Σην πιαίζην δηαιόγνπ Δύξεζε, θξνληίδνπκε ε ιίζηα Δύξεζε ηνπ: λα είλαη θελή θαη ηόηε ε- πηιέγνπκε Δύξεζε επόκελνπ. To Word εληνπίδεη ην ζηπι θαη ην επηιέγεη (ην θσηίδεη) κέζα ζην θείκελν καο. 1.1.8. Αληηθαηάζηαζε ζηπι από έλα άιιν Γηα λα αληηθαηαζηήζνπκε ηε κνξθνπνίεζε επηιεγκέλνπ θεηκέλνπ κε θάπνηα άιιε κνξθνπνίεζε, ζα αληηθαηαζηήζνπκε ην ζηπι πνπ έρνπκε εθαξκόζεη εθεί κε έλα άιιν. Αληηθαζηζηνύκε έλα ζηπι κε θάπνην άιιν ρξεζηκνπνηώληαο ηελ εληνιή Αληηθαηάζηαζε ηνπ κελνύ Δπεμεξγαζία. 1. Δπηιέγνπκε ηελ εληνιή Αληηθαηάζηαζε από ην κελνύ Δπεμεξγαζία. 2. Σην πιαίζην δηαιόγνπ ηεο εληνιήο επηιέγνπκε Μνξθνπνίεζε. 3. Από ηηο επηινγέο ηεο Μνξθνπνίεζεο επηιέγεηαη Σηπι. Δκθαλίδεηαη ην πιαίζην δηαιόγνπ Δύξεζε ζηπι (βι. Δηθόλα 1-9). 4. Δπηιέγνπκε έλα ζηπι. Δηθόλα 1-9. Τν πιαίζην δηαιόγνπ Δύξεζε ζηπι. Γξεγόξεο Κπξηαθνύ 2010

1. Σύλζεηε κνξθνπνίεζε θαη νξγάλσζε εγγξάθνπ 9 5. Δπηζηξέθνληαο ζην πιαίζην δηαιόγνπ Αληηθαηάζηαζε, θξνληίδνπκε ε ιίζηα Δύξεζε ηνπ: λα είλαη θελή θαη κεηαθέξνπκε ην δείθηε θαηαρώξεζεο ζην πιαίζην Αληηθαηάζηαζε κε:. 6. Δπηιέγνπκε πάιη Μνξθνπνίεζε. Δκθαλίδεηαη ην πιαίζην δηαιόγνπ Αληηθαηάζηαζε ζηπι. 7. Δπηιέγνπκε ην ζηπι κε ην νπνίν ζα αληηθαηαζηήζνπκε ην πξνεγνύκελν. 8. Δπηιέγνπκε OK. 9. Δπηιέγνπκε Αληηθαηάζηαζε όιωλ γηα λα αληηθαηαζηήζνπκε όια ηα ζηπι ηνπ εγγξάθνπ κε κηα θίλεζε, ή Δύξεζε επόκελνπ θαη έπεηηα Αληηθαηάζηαζε γηα λα αληηθαηαζηήζνπκε νξηζκέλα από απηά. 1.2. Γηάξζξσζε θεηκέλνπ Γηάξζξσζε θεηκέλνπ είλαη ε εκθάληζε ηνπ θεηκέλνπ ζε επίπεδα επηθεθαιίδσλ. Η δεκηνπξγία δηάξζξσζεο είλαη κηα ιεηηνπξγία πνπ δε ρξεζηκνπνηείηαη πνιύ ζπρλά, παξόηη είλαη πνιύ απιή θαη πνιύ ρξήζηκε, Με ηε δηάξζξσζε εγγξάθνπ έρνπκε κηα ζπγθεληξσηηθή ά- πνςε γηα ην έγγξαθν. Όηαλ βξίζθεηαη ζε απηή ηε κνξθή ην έγγξαθν, κπνξνύκε λα κεηαθηλήζνπκε κεγάια θνκκάηηα ηνπ γξήγνξα αιιάδνληαο ηε δνκή ηνπ θη απηό καο εμππεξεηεί η- δηαίηεξα ζηα κεγάινπ κήθνπο έγγξαθα. Απηή ε κνξθνπνίεζε επίζεο καο δίλεη ηε δπλαηόηεηα λα δεκηνπξγήζνπκε ηα ζηπι, κε ηα νπνία ζα θαηαζθεπάζνπκε πίλαθεο πεξηερνκέλσλ. Σην Word ε δεκηνπξγία δηάξζξσζεο είλαη κηα απιή δηαδηθαζία. Η θαηαρώξεζε θεηκέλνπ ζηε ζπλέρεηα θαη ε κνξθνπνίεζή ηνπ γίλεηαη εύθνια. 1.2.1. Δξγαιεία γηα ηε δεκηνπξγία δηάξζξσζεο Γηα λα κπνξέζνπκε λα δεκηνπξγήζνπκε κία δηάξζξσζε, πξέπεη ην παξάζπξν ηνπ εγγξάθνπ λα βξίζθεηαη ζε πξνβνιή δηάξζξωζεο. Κη απηό γίλεηαη κε δύν ηξόπνπο: α) κε ηελ ελεξγνπνίεζε ηνπ εξγαιείνπ Πξνβνιή δηάξζξωζεο Υπόδεηγκα, πνπ βξίζθεηαη θάησ αξηζηεξά ζην παξάζπξν ηνπ Word. β) κε ηελ επηινγή ηεο εληνιήο Γηάξζξωζε από ην κελνύ Πξνβνιή. Όηαλ ην παξάζπξν ηνπ εγγξάθνπ βξίζθεηαη ζε πξνβνιή Γηάξζξωζεο, εκθαλίδεηαη πάλσ από ην ρώξν θαηαρώξεζεο θεηκέλνπ κηα γξακκή εξγαιείσλ. Απηή πεξηέρεη όια ηα απαξαίηεηα εξγαιεία γηα ηε δεκηνπξγία δηαξζξώζεσλ. Οη πίλαθεο ζηε ζπλέρεηα εμεγνύλ ηε ιεηηνπξγία ησλ εξγαιείσλ απηώλ: Γξεγόξεο Κπξηαθνύ 2010

10 Ηιεθηξνληθή Γξακκαηεηαθή Υπνζηήξημε Δηθόλα 1-10. Τν έγγξαθν ηνπ Word ζε πξνβνιή Γηάξζξωζεο. α) Δξγαιεία κε ηα νπνία κεηαβάινπκε ηα επίπεδα επηθεθαιίδσλ αλάινγα κε ηε ζπνπδαηόηεηά ηνπο. Δξγαιείν Γηάξζξσζε Πξνβηβαζκόο ζε Δπηθεθαιίδα 1 Γηάξζξσζε Πξνβηβαζκόο Γηάξζξσζε Υπνβηβαζκόο Υπνβηβαζκόο ζε ζώκα θεηκέλνπ Λεηηνπξγία Πξνβηβάδεη ην επίπεδν ηεο επηθεθαιίδαο ζε Δπηθεθαιίδα 1 Πξνβηβάδεη ην επίπεδν ηεο επηθεθαιίδαο θάλνληάο ηελ πην ζεκαληηθή Υπνβηβάδεη ην επίπεδν ηεο επηθεθαιίδαο θάλνληάο ηε ιηγόηεξν ζεκαληηθή Μεηαηξέπεη ην πεξηερόκελν κηαο επηθεθαιίδαο ζε απιό θείκελν β) Δξγαιεία κε ηα νπνία κεηαθηλνύκε ηκήκαηα ηνπ δηάξζξσζεο κεηαβάιινληαο ηε δνκή ηνπ εγγξάθνπ. Δξγαιείν Γηάξζξσζε Μεηαθίλεζε επάλσ Γηάξζξσζε Μεηαθίλεζε θάησ Λεηηνπξγία Μεηαθηλεί ην ηξέρνλ ηκήκα ηεο δηάξζξσζεο (επηθεθαιίδα ή απιό θείκελν) επάλσ από ην πξνεγνύκελν Μεηαθηλεί ην ηξέρνλ ηκήκα ηεο δηάξζξσζεο (επηθεθαιίδα ή απιό θείκελν) θάησ από ην επόκελν γ) Δξγαιεία γηα ηελ αλάπηπμε θαη ηε ζύκπηπμε ηεο δηάξζξσζεο. Αλάπηπμε ελλννύκε Γξεγόξεο Κπξηαθνύ 2010

1. Σύλζεηε κνξθνπνίεζε θαη νξγάλσζε εγγξάθνπ 11 ηελ εκθάληζε όισλ ησλ δεπηεξεπνπζώλ επηθεθαιίδσλ καδί κε ην θείκελό ηνπο θαη ζύκπηπμε ηελ απόθξπςή ηνπο. Δξγαιείν Γηάξζξσζε Αλάπηπμε Γηάξζξσζε Σύκπηπμε Λεηηνπξγία Αλαπηύζζεη νινθιεξσηηθά όπνην ηκήκα ηνπ δηάξζξσζεο επηιεγεί Απνθξύπηεη νινθιεξσηηθά όπνην ηκήκα ηνπ δηάξζξσζεο επηιεγεί δ) Δξγαιεία γηα ηελ εκθάληζε ζπγθεθξηκέλσλ επηπέδσλ επηθεθαιίδσλ. Με απηά επηιέγνπκε ηα επίπεδα ηεο δηάξζξσζεο πνπ ζα δνύκε. Δξγαιείν Δκθάληζε επηπέδνπ Γηάξζξσζε Δκθάληζε κόλν ηεο πξώηεο γξακκήο Λεηηνπξγία Δκθαλίδεη κόλν ηηο επηθεθαιίδεο ησλ πξώησλ x επηπέδσλ ή όισλ ησλ επηπέδσλ Γηαθόπηεο γηα ηελ εκθάληζε ηεο πξώηεο γξακκήο κόλν θάζε επηιεγκέλεο παξαγξάθνπ ή νιόθιεξνπ ηνπ θεηκέλνπ ησλ επηιεγκέλσλ παξαγξάθσλ ε) Έλα ηειεπηαίν εξγαιείν εκθαλίδεη ή θξύβεη ηηο κνξθνπνηήζεηο ησλ ραξαθηήξσλ ρσξίο λα ηηο θαηαξγεί. Δξγαιείν Γηάξζξσζε Δκθάληζε κνξθνπνίεζεο Λεηηνπξγία Γηαθόπηεο γηα ηελ εκθάληζε ή απόθξπςε ησλ κνξθνπνηήζεσλ ηνπ εγγξάθνπ Τν ηειεπηαίν εξγαιείν (Δλαιιαγή πξνβνιήο πξωηεύνληνο εγγξάθνπ) ρξεζηκνπνηείηαη γηα ηελ εκθάληζε ηεο γξακκήο εξγαιείσλ Πξωηεύνλ έγγξαθν κε ηελ νπνία δεκηνπξγνύκε θύξηα θαη δεπηεξεύνληα έγγξαθα. 1.2.2. Γεκηνπξγία δηάξζξσζεο Γηα λα δεκηνπξγήζνπκε κία δηάξζξσζε ζε λέν αξρείν πνπ δελ πεξηέρεη αθόκα θείκελν, αθνινπζνύκε ηα παξαθάησ βήκαηα: 1. Δπηιέγνπκε Γηάξζξωζε από ην κελνύ Πξνβνιή. Σηελ αξρή ηνπ εγγξάθνπ εκθαλίδεηαη ην ζεκάδη ηεο αθαίξεζεο (κείνλ). Τν κείνλ ζε απηό ην ζεκείν ζεκαίλεη όηη δελ ππάξρεη θείκελν θξπκκέλν θάησ από απηό ην επίπεδν επηθεθαιίδαο, δηόηη ην Word ελλνεί όηη εθεί ζα γξαθεί κηα επηθεθαιίδα πξώηνπ επηπέδνπ. 2. Πιεθηξνινγνύκε ην θείκελν όπσο ζηελ πξνβνιή Γηάηαμε εθηύπωζεο θαη όηαλ παηήζνπκε Enter ζα δεκηνπξγεζεί λέα παξάγξαθνο κε ην κείνλ αξηζηεξά ηεο, όπνπ αλακέλεηαη λα πιεθηξνινγεζεί πάιη κηα πξώηνπ επηπέδνπ επηθεθαιίδα. 3. Σηε λέα παξάγξαθν όκσο, ζέινπκε λα δεκηνπξγήζνπκε κηα επηθεθαιίδα θαηώηεξνπ επηπέδνπ. Γη απηό ελεξγνπνηνύκε ην εξγαιείν Γηάξζξωζε Πξνβηβαζκόο ή ρξεζηκνπνηνύκε ην ζπλδπαζκό πιήθηξσλ Alt+Shift+δεξί βέλορ. 4. Παξαηεξνύκε όηη αξηζηεξά από ηελ πξώηε παξάγξαθν ην κείνλ κεηαηξάπεθε ζε ζπλ, ελώ ε δεύηεξε παξάγξαθνο κεηαθηλήζεθε ιίγν πην δεμηά ζε εζνρή. Αλ παηήζνπκε Enter ζα δεκηνπξγήζνπκε πάιη κηα λέα επηθεθαιίδα δεύηεξνπ επηπέδνπ. Γξεγόξεο Κπξηαθνύ 2010

12 Ηιεθηξνληθή Γξακκαηεηαθή Υπνζηήξημε Τε λέα παξάγξαθν ζα ηε ρξεζηκνπνηήζνπκε γηα λα θαηαρσξήζνπκε ην πεξηερόκελν ηεο πξνεγνύκελεο επηθεθαιίδαο. Τν πεξηερόκελν θάζε επηθεθαιίδαο ιέγεηαη ζώκα θεηκέλνπ. Τν ζώκα θεηκέλνπ θαηαρσξείηαη ζε θαηώηεξν επίπεδν από ηελ πξνεγνύκελε επηθεθαιίδα, ελώ αξηζηεξά από ηελ πξώηε γξακκή ηεο ηνπνζεηείηαη από ην Word έλα κηθξό ηεηξάγσλν. Γηα λα δεκηνπξγήζνπκε απηό ην επίπεδν ελεξγνπνηνύκε ην εξγαιείν Υπνβηβαζκόο ζε ζώκα θεηκέλνπ. Ωο πεξηερόκελν επηθεθαιίδαο κπνξνύκε λα θαηαρσξήζνπκε νπνηνδήπνηε θείκελν ή γξαθηθό ή πεδίν θ.ιπ. Παξαηεξνύκε όηη ζηελ πξνβνιή Γηάξζξωζε δελ είλαη δηαζέζηκεο όιεο νη εληνιέο ηνπ κελνύ Μνξθή, όπσο θαη θάπνηεο επηινγέο ησλ άιισλ κελνύ. 1.2.3. Μεηαβνιή επηπέδνπ επηθεθαιίδαο Τν επίπεδν θάζε επηθεθαιίδαο (ή ην ζώκα θεηκέλνπ) κπνξεί εύθνια λα κεηαβιεζεί, δειαδή λα πξναρζεί ή λα ππνβηβαζηεί. Πξναγσγή επηπέδνπ παξαγξάθνπ γίλεηαη κε ην εξγαιείν Γηάξζξωζε Πξνβηβαζκόο. Κάζε πάηεκα ηνπ εξγαιείνπ αληηζηνηρεί ζε πξναγσγή ελόο επηπέδνπ. Υπνβηβαζκόο παξαγξάθνπ ζε θαηώηεξν επίπεδν γίλεηαη κε ην εξγαιείν Γηάξζξωζε Υπνβηβαζκόο. Όηαλ κεηαβάινπκε ην επίπεδν κηαο επηθεθαιίδαο, δε κεηαβάιιεηαη απηόκαηα θαη ην ε- πίπεδν όισλ ησλ δεπηεξεπνπζώλ επηθεθαιίδσλ πνπ βξίζθνληαη θάησ από απηήλ. Γηα λα γίλεη απηό πξέπεη λα επηιέμνπκε όζεο επηθεθαιίδεο ζέινπκε λα κεηαβάινπκε θαη κεηά λα ελεξγνπνηήζνπκε θάπνην από ηα εξγαιεία Γηάξζξωζε Πξνβηβαζκόο ζε Δπηθεθαιίδα 1, Γηάξζξωζε Πξνβηβαζκόο, Γηάξζξωζε Υπνβηβαζκόο ή Υπνβηβαζκόο ζε ζώκα θεηκέλνπ. 1.2.4. Δπηινγή θείκελνπ ζε δηάξζξσζε Η επηινγή θεηκέλνπ ζηηο παξαγξάθνπο δηάξζξσζεο γίλεηαη όπσο θαη ζηελ πξνβνιή Γηάηαμε εθηύπωζεο. Η επηινγή παξαγξάθσλ απινύ θεηκέλνπ ή επηθεθαιίδσλ γίλεηαη από ην εηδηθό ζεκάδη αξηζηεξά ηνπο. Όηαλ ν δείθηεο ηνπ πνληηθηνύ ηνπνζεηείηαη πάλσ ζε θάπνην από ηα ζεκάδηα ησλ παξαγξάθσλ αιιάδεη κνξθή θαη κνηάδεη κε ζηαπξσηά βέιε. Αλ παηήζνπκε ηόηε ην πνληίθη κηα θνξά επηιέγεηαη ε παξάγξαθνο, όηαλ πξόθεηηαη γηα απιό θείκελν, ή ε επηθεθαιίδα κε όιεο ηηο δεπηεξεύνπζεο επηθεθαιίδεο ηεο θαη ην θείκελν πνπ πεξηέρνπλ. Μεηά ηελ επηινγή ησλ παξαγξάθσλ κπνξνύκε λα κεηαβάινπκε ην επίπεδν ησλ επηθεθαιίδσλ. Γηα λα αιιάμνπκε επίπεδν ζην ζώκα θεηκέλνπ, πξέπεη λα ην επηιέμνπκε μερσξηζηά. 1.2.5. Δκθάληζε ηκήκαηνο ηεο δηάξζξσζεο Η δηάξζξσζε εγγξάθνπ κπνξεί λα ρξεζηκνπνηεζεί γηα ηελ εκθάληζε κόλν ησλ πην ζεκαληηθώλ επηθεθαιίδσλ ή γηα ηελ εκθάληζε νξηζκέλσλ επηπέδσλ ησλ επηθεθαιίδσλ ή γηα ηελ εκθάληζε ηκήκαηνο ηνπ εγγξάθνπ ζε πιήξε αλάπηπμε (επηθεθαιίδεο θαη ζώκα θεηκέλνπ). Όηαλ ελεξγνπνηνύκε ην εξγαιείν, εκθαλίδνληαη κόλν νη πξώηνπ ε- πηπέδνπ επηθεθαιίδεο. Η έληνλε γθξη γξακκή θάησ από νξηζκέλεο επηθεθαιίδεο ζεκαίλεη όηη Γξεγόξεο Κπξηαθνύ 2010

1. Σύλζεηε κνξθνπνίεζε θαη νξγάλσζε εγγξάθνπ 13 νη επηθεθαιίδεο απηέο πεξηέρνπλ δεπηεξεύνπζεο επηθεθαιίδεο ή απιό θείκελν. Γηα λα δνύκε ην πεξηερόκελν κηαο κόλν επηθεθαιίδαο, επηιέγνπκε ηελ επηθεθαιίδα θαη ελεξγνπνηνύκε ην εξγαιείν πνπ πεξηέρεη ην + (ζπλ). Αλ ην πεξηερόκελν είλαη πνιύ κεγάιν ζε κήθνο θαη ζέινπκε λα βιέπνπκε κόλν ηελ πξώηε γξακκή ηεο θάζε παξαγξάθνπ ελεξγνπνηνύκε ην εξγαιείν Γηάξζξωζε Δκθάληζε κόλν ηεο πξώηεο γξακκήο. 1.2.6. Αξίζκεζε επηθεθαιίδσλ Αθνύ δεκηνπξγήζνπκε ηα δηάθνξα επίπεδα επηθεθαιίδσλ ηεο δηάξζξσζεο, πξέπεη λα πξνζζέζνπκε ζ απηέο κηα αξίζκεζε. Η αξίζκεζε ησλ επηθεθαιίδσλ γίλεηαη κε ηε ρξήζε ηεο θαξηέιαο Αξηζκεκέλε δηάξζξωζε ηνπ πιαηζίνπ δηαιόγνπ Κνπθθίδεο θαη αξίζκεζε από ην κελνύ Μνξθή. Δηθόλα 1-11. Η θαξηέια Αξηζκεκέλε δηάξζξωζε ηνπ πι. δηαιόγνπ Κνπθθίδεο θαη αξίζκεζε. Σηελ θαξηέια Αξηζκεκέλε δηάξζξωζε κπνξνύκε λα επηιέμνπκε κηα από ηηο πξνηεηλόκελεο κνξθνπνηήζεηο ή λα δεκηνπξγήζνπκε κηα δηθή καο ρξεζηκνπνηώληαο ην θνπκπί Πξνζαξκνγή. Σην πιαίζην δηαιόγνπ Πξνζαξκνγή ιίζηαο κε αξηζκεκέλε δηάξζξωζε κπνξνύκε λα θάλνπκε ηηο παξαθάησ ξπζκίζεηο: Γξεγόξεο Κπξηαθνύ 2010

14 Ηιεθηξνληθή Γξακκαηεηαθή Υπνζηήξημε Δηθόλα 1-12. Τν πιαίζην δηαιόγνπ Πξνζαξκνγή ιίζηαο κε αξηζκεκέλε δηάξζξωζε. 1. Σην πιαίζην Δπίπεδν ή ζην πιαίζην Πξνεπηζθόπεζε, θάλνπκε θιηθ ζην επίπεδν επηθεθαιίδαο πνπ ζέινπκε λα αξηζκήζνπκε. Γηα παξάδεηγκα, αλ ζέινπκε λα αξηζκήζνπκε ην ζηπι επηθεθαιίδσλ ηνπ πςειόηεξνπ επηπέδνπ πνπ ππάξρεη ζην έγγξαθν, ην νπνίν έρνπκε ν- λνκάζεη «Τν ζηπι κνπ 1», θάλνπκε θιηθ ζην 1 κέζα ζην πιαίζην Δπίπεδν. 2. Δάλ ην πιαίζην δηαιόγνπ δελ είλαη πιήξσο εθηεηακέλν, θάλνπκε θιηθ ζην θνπκπί Λεπηνκέξεηεο. 3. Σην πιαίζην Σύλδεζε επηπέδνπ κε ην ζηπι, θάλνπκε θιηθ ζην ζηπι πνπ αληηζηνηρεί ζην ε- πίπεδν πνπ επηιέμαηε ζην βήκα 1. Γηα παξάδεηγκα, αλ θάλακε θιηθ ζην 1 ζην πιαίζην Δ- πίπεδν, θάλνπκε θιηθ ζην ζηπι Τν ζηπι κνπ 1. 4. Δπαλαιακβάλνπκε ηα βήκαηα 1 έσο 3 γηα θάζε ζηπι επηθεθαιίδσλ πνπ ππάξρεη ζην έγγξαθν. 5. Γηα λα κεηαθηλήζνπκε επηθεθαιίδα ζην θαηάιιειν επίπεδν αξίζκεζεο, θάλνπκε έλα από ηα παξαθάησ ζηε γξακκή εξγαιείσλ Μνξθνπνίεζε: Γηα λα ππνβηβάζνπκε ηελ επηθεθαιίδα ζε ρακειόηεξν επίπεδν αξίζκεζεο, επηιέγνπκε ηελ επηθεθαιίδα θαη θάλνπκε θιηθ ζην εξγαιείν Αύμεζε εζνρήο ή παηάκε ην πιήθηξν TAB. Γηα λα πξνβηβάζνπκε ηελ επηθεθαιίδα ζε πςειόηεξν επίπεδν αξίζκεζεο, επηιέγνπκε ηελ επηθεθαιίδα θαη θάλνπκε θιηθ ζην θνπκπί Μείσζε εζνρήο SHIFT+TAB. ή παηάκε ηα πιήθηξα ΗΜΔΙΩΗ: Μπνξνύκε λα ηξνπνπνηήζνπκε ηηο πξνθαζνξηζκέλεο κνξθέο ιίζηαο ηνπ Word, νη νπνίεο εκθαλίδνληαη ζηελ θαξηέια Αξηζκεκέλε δηάξζξωζε θάλνληαο θιηθ ζην θνπκπί Πξνζαξκνγή ηνπ πιαηζίνπ δηαιόγνπ Κνπθθίδεο θαη αξίζκεζε (βι. Δηθόλα 1-11). 1.2.7. Δθηύπσζε δηάξζξσζεο Όηαλ εθηππώλνπκε κία δηάξζξσζε εγγξάθνπ, ην Word ηππώλεη αθξηβώο απηό πνπ θαίλεηαη ζηελ νζόλε θαη όρη νιόθιεξν ην έγγξαθν, Γη απηό πξέπεη λα είλαη ε δηάξζξσζε ζηε κνξθή πνπ ζέινπκε λα ηελ ηππώζνπκε, Η εθηύπσζε γίλεηαη κε ηελ εληνιή Δθηύπωζε ηνπ κελνύ Αξρείν. Γξεγόξεο Κπξηαθνύ 2010

1. Σύλζεηε κνξθνπνίεζε θαη νξγάλσζε εγγξάθνπ 15 1.3. Πξσηεύνληα θαη Γεπηεξεύνληα Έγγξαθα Έλα πξωηεύνλ έγγξαθν πεξηέρεη ζπλδέζεηο ζε κηα νκάδα ζρεηηθώλ δεπηεξεπόληωλ εγγξάθωλ. Φξεζηκνπνηνύκε έλα πξωηεύνλ έγγξαθν γηα λα νξγαλώζνπκε θαη λα ζπληεξήζνπκε έλα κεγάιν έγγξαθν δηαηξώληαο ην ζε κηθξόηεξα δεπηεξεύνληα έγγξαθα, ησλ νπνίσλ ε δηαρείξηζε είλαη επθνιόηεξε. Σε κηα νκάδα εξγαζίαο, απνζεθεύνπκε έλα πξωηεύνλ έγγξαθν ζε δίθηπν γηα λα θάλνπκε θνηλή ρξήζε ηνπ εγγξάθνπ δηαηξώληαο ην ζε επηκέξνπο δεπηεξεύνληα έγγξαθα. Καηαλόεζε ηεο δεκηνπξγίαο ππωηεύονηορ θαη δεςηεπεύονηορ εγγπάθος Γηα λα δεκηνπξγήζνπκε έλα πξωηεύνλ έγγξαθν, πξέπεη λα μεθηλήζνπκε κε κηα δηάξζξωζε θαη κεηά λα θαζνξίζνπκε ηηο επηθεθαιίδεο ηεο δηάξζξσζεο σο δεπηεξεύνληα έγγξαθα. Μπνξνύκε επίζεο λα πξνζζέζνπκε έλα ππάξρνλ έγγξαθν ζε έλα πξσηεύνλ έγγξαθν, γηα λα ην κεηαηξέςνπκε ζε δεπηεξεύνλ έγγξαθν. Δξγαζία ζε έλα πξσηεύνλ έγγξαθν Έλα πξσηεύνλ έγγξαθν κάο επηηξέπεη λα δεκηνπξγήζνπκε έλαλ πίλαθα πεξηερνκέλσλ, επξεηήξην, παξαπνκπέο θαη θεθαιίδεο θαη ππνζέιηδα γηα όια ηα δεπηεξεύνληα έγγξαθα. Μπνξνύκε λα ρξεζηκνπνηήζνπκε ηελ πξνβνιή δηάξζξσζεο γηα λα εξγαζηνύκε ζε έλα πξσηεύνλ έγγξαθν. Γηα παξάδεηγκα, κπνξνύκε λα: Δπεθηείλνπκε ή ζπκπηύμνπκε δεπηεξεύνληα έγγξαθα ή λα αιιάμνπκε πξνβνιέο γηα ηελ εκθάληζε ή ηελ απόθξπςε ιεπηνκεξεηώλ. Αιιάμνπκε γξήγνξα ηε δνκή ηνπ εγγξάθνπ πξνζζέηνληαο, θαηαξγώληαο, ζπλδπάδνληαο, δηαηξώληαο, κεηνλνκάδνληαο θαη αλαδηαηάζζνληαο δεπηεξεύνληα έγγξαθα. Δξγαζία ζε δεπηεξεύνληα έγγξαθα Γηα λα εξγαζηνύκε ζηα πεξηερόκελα ελόο δεπηεξεύνληνο εγγξάθνπ, ην αλνίγνπκε από ην πξσηεύνλ έγγξαθν. Όηαλ ηα δεπηεξεύνληα έγγξαθα έρνπλ ζπκπηπρζεί ζην πξσηεύνλ έγγξαθν, θάζε δεπηεξεύνλ έγγξαθν εκθαλίδεηαη σο ππεξ-ζύλδεζε. Όηαλ θάλνπκε θιηθ ζηελ ππεξ-ζύλδεζε, ην Word εκθαλίδεη ην δεπηεξεύνλ έγγξαθν ζε ρσξηζηό παξάζπξν εγγξάθνπ. Υξήζε πξνηύπσλ θαη κνξθνπνίεζεο ζε έλα πξσηεύνλ έγγξαθν Τν πξόηππν πνπ ρξεζηκνπνηνύκε γηα έλα πξσηεύνλ έγγξαθν ειέγρεη ηα ζηπι πνπ ρξεζηκνπνηνύληαη όηαλ πξνβάιινπκε θαη εθηππώλνπκε νιόθιεξν ην έγγξαθν. Δπίζεο, κπνξνύκε λα ρξεζηκνπνηήζνπκε δηαθνξεηηθά πξόηππα ή λα ρξεζηκνπνηήζνπκε δηαθνξεηηθέο ξπζκίζεηο κέζσ ησλ πξνηύπσλ γηα ην πξσηεύνλ έγγξαθν θαη γηα ηα κεκνλσκέλα δεπηεξεύνληα έγγξαθα. Πξνζηαζία θνηλόρξεζησλ πξσηεπόλησλ εγγξάθσλ από κε εμνπζηνδνηεκέλε πξόζβαζε Δάλ θάπνηνο εξγάδεηαη ζε έλα δεπηεξεύνλ έγγξαθν, ην έγγξαθν είλαη «θιεηδσκέλν» γηα εκάο θαη ηνπο άιινπο. Απηό ζεκαίλεη όηη κπνξνύκε λα πξνβάινπκε ην δεπηεξεύνλ έγγξαθν, αιιά δελ κπνξνύκε λα ην ηξνπνπνηήζνπκε κέρξη λα ην θιείζεη ν άιινο ρξήζηεο. Δάλ ζέινπκε λα εκπνδίζνπκε ηελ πξνβνιή ή ηελ ηξνπνπνίεζε ελόο πξσηεύνληνο ή δεπηεξεύνληνο εγγξάθνπ από κε εμνπζηνδνηεκέλνπο ρξήζηεο, κπνξνύκε λα αλνίμνπκε ην έγγξαθν θαη λα νξίζνπκε έλαλ θσδηθό πξόζβαζεο γηα λα πεξηνξίζνπκε ηελ πξόζβαζε ζην Γξεγόξεο Κπξηαθνύ 2010

16 Ηιεθηξνληθή Γξακκαηεηαθή Υπνζηήξημε έγγξαθν. Μπνξνύκε επίζεο λα νξίζνπκε ηελ επηινγή αλνίγκαηνο ηνπ αξρείνπ κόλν γηα αλάγλσζε. (Σεκεηώζηε όηη, αλ νξίζνπκε ηελ επηινγή κόλν γηα αλάγλσζε γηα ηελ θνηλή ρξήζε ηνπ αξρείνπ, ην δεπηεξεύνλ έγγξαθν ζα είλαη «θιεηδσκέλν» γηα ηνπο άιινπο ρξήζηεο.) 1.3.1. Δηζαγσγή ππάξρνληνο εγγξάθνπ ζε πξσηεύνλ έγγξαθν 1. Αλνίγνπκε ην πξσηεύνλ έγγξαθν θαη θάλνπκε θιηθ ζηελ εληνιή Γηάξζξωζε ηνπ κελνύ Πξνβνιή. 2. Δάλ ηα δεπηεξεύνληα έγγξαθα είλαη ζπκπηπγκέλα, θάλνπκε θιηθ ζην θνπκπί Αλάπηπμε δεπηεξεπόληωλ εγγξάθωλ ζηε γξακκή εξγαιείσλ Γηάξζξωζε εγγξάθνπ. 3. Κάλνπκε θιηθ ζην ζεκείν όπνπ ζέινπκε λα πξνζζέζνπκε ην ππάξρνλ έγγξαθν. Αο πξνζέμνπκε λα θάλνπκε θιηθ ζε κηα θελή γξακκή αλάκεζα ζε ππάξρνληα δεπηεξεύνληα έγγξαθα. 4. Σηε γξακκή εξγαιείσλ Γηάξζξωζε εγγξάθνπ, θάλνπκε θιηθ ζην θνπκπί Δηζαγωγή δεπηεξεύνληνο εγγξάθνπ. 5. Σην πιαίζην Όλνκα αξρείνπ, πιεθηξνινγνύκε ην όλνκα ηνπ εγγξάθνπ πνπ ζέινπκε λα πξνζζέζνπκε θαη έπεηηα θάλνπκε θιηθ ζην θνπκπί Άλνηγκα. Τν Word εηζάγεη αιιαγή ελόηεηαο ηεο επόκελεο ζειίδαο πξηλ από ην δεπηεξεύνλ έγγξαθν θαη κηα ζπλερόκελε αιιαγή ελόηεηαο κεηά από απηό. 1.3.2. Γηαγξαθή δεπηεξεύνληνο εγγξάθνπ από έλα πξσηεύνλ έγγξαθν 1. Από ην κελνύ Πξνβνιή, θάλνπκε θιηθ ζηελ εληνιή Γηάξζξωζε. 2. Δάλ ηα δεπηεξεύνληα έγγξαθα είλαη ζπκπηπγκέλα, θάλνπκε θιηθ ζην θνπκπί Αλάπηπμε δεπηεξεπόληωλ εγγξάθωλ ζηε γξακκή εξγαιείσλ Γηάξζξωζε. 3. Δάλ ηα δεπηεξεύνληα έγγξαθα πνπ ζέινπκε λα θαηαξγήζνπκε είλαη θιεηδσκέλα, ηα μεθιεηδώλνπκε. Τν μεθιείδσκα γίλεηαη σο εμήο: Κάλνπκε θιηθ ζε νπνηνδήπνηε ζεκείν κέζα ζην δεπηεξεύνλ έγγξαθν πνπ ζέινπκε λα μεθιεηδώζνπκε. Σηε γξακκή εξγαιείσλ Γηάξζξωζε εγγξάθνπ, θάλνπκε θιηθ ζην θνπκπί Κιείδωκα εγγξάθνπ. 4. Κάλνπκε θιηθ ζην εηθνλίδην δεπηεξεύνληνο εγγξάθνπ γηα ην δεπηεξεύνλ έγγξαθν πνπ ζέινπκε λα θαηαξγήζνπκε. (Δάλ δελ κπνξνύκε λα δνύκε ην εηθνλίδην ηνπ δεπηεξεύνληνο εγγξάθνπ, θάλνπκε θιηθ ζην θνπκπί Πξνβνιή πξωηεύνληνο εγγξάθνπ ζηε γξακκή εξγαιείσλ Γηάξζξωζε.) 5. Παηάκε ην πιήθηξν DELETE. ΗΜΔΙΩΗ: Όηαλ δηαγξάθνπκε έλα δεπηεξεύνλ έγγξαθν από έλα πξσηεύνλ έγγξαθν, ην αξρείν ηνπ δεπηεξεύνληνο εγγξάθνπ παξακέλεη ζηελ αξρηθή ηνπ ζέζε. 1.3.3. Δθηύπσζε πξσηεύνληνο εγγξάθνπ Η εθηύπσζε ελόο πξσηεύνληνο εγγξάθνπ είλαη έλαο γξήγνξνο ηξόπνο γηα λα εθηππώζνπκε όια ηα δεπηεξεύνληα έγγξαθα ρσξίο λα ηα αλνίμνπκε ρσξηζηά. 1. Από ην κελνύ Πξνβνιή, θάλνπκε θιηθ ζηελ εληνιή Γηάξζξωζε. 2. Δάλ ηα δεπηεξεύνληα έγγξαθα είλαη ζπκπηπγκέλα, θάλνπκε θιηθ ζην θνπκπί Αλάπηπμε Γξεγόξεο Κπξηαθνύ 2010

1. Σύλζεηε κνξθνπνίεζε θαη νξγάλσζε εγγξάθνπ 17 δεπηεξεύνληωλ εγγξάθωλ ζηε γξακκή εξγαιείσλ Γηάξζξωζε. 3. Αλαπηύζζνπκε ή ζπκπηύζζνπκε επηθεθαιίδεο, ώζηε λα εκθαλίδεηαη ην κέξνο ηνπ εγγξάθνπ πνπ ζέινπκε λα εθηππώζνπκε. 4. Κάλνπκε θιηθ ζην εξγαιείν Δθηύπωζε ζηε Βαζηθή γξακκή εξγαιείσλ. 1.4. Πεδία Πεδία ζην Word είλαη θσδηθνπνηεκέλεο πιεξνθνξίεο πνπ θαηαρσξνύληαη ζε δηάθνξα ζεκεία ηνπ εγγξάθνπ θαη απνηεινύλ νδεγίεο πξνο εθηέιεζε γηα ην Word. Όηαλ ην Word ζπλαληήζεη έλα πεδίν, δηαβάδεη ηηο πιεξνθνξίεο θαη εκθαλίδεη ην απνηέιεζκά ηνπο ζην ζεκείν πνπ είλαη θαηαρσξεκέλν ην πεδίν. Δπεηδή απηό πνπ δηαβάδεη ην Word δελ είλαη νη ίδηεο νη πιεξνθνξίεο αιιά θσδηθνπνηεκέλεο νδεγίεο, ην απνηέιεζκα πνπ ζα εκθαλίδεηαη ζην ζεκείν θαηαρώξεζεο ηνπ πεδίνπ ζα είλαη πάληα ελεκεξσκέλν κε ηηο ηειεπηαίεο κεηαβνιέο ηεο πιεξνθνξίαο. Φξήζε πεδίσλ (έζησ θη αλ εκείο δελ ηελ αληηιακβαλόκαζηε άκεζα) γίλεηαη π.ρ. θαηά ηε δεκηνπξγία πίλαθα πεξηερνκέλσλ (θεθάιαην 1.5), επξεηεξίνπ (θεθάιαην 1.6), θαηά ηε ζπγρώλεπζε αιιεινγξαθίαο (θεθάιαην 2.1) θ.ιπ. 1.4.1. Δκθάληζε ησλ θσδηθώλ ησλ πεδίσλ Αλ ζέινπκε αληί γηα ην απνηέιεζκα ησλ νδεγηώλ πξνο ην Word λα βιέπνπκε ηηο ίδηεο ηηο (θσδηθνπνηεκέλεο) νδεγίεο ρξεζηκνπνηνύκε ηα πιήθηξα Alt+F9 ή επηιέγνπκε Δξγαιεία Δπηινγέο, εκθαλίδνπκε ην νκώλπκν πιαίζην δηαιόγνπ, αλνίγνπκε ηελ θαξηέια Πξνβνιή θαη ζηε ζπξίδα Δκθάληζε ηζεθάξνπκε ηελ έλδεημε Κωδηθνί πεδίωλ, όπσο θαίλεηαη ζηελ Δηθόλα 1-13. Δηθόλα 1-13. Τν πιαίζην δηαιόγνπ Δπηινγέο κε αλνηρηή ηελ θαξηέια Πξνβνιή. Σηελ πεξηνρή Δκθάληζε ηζεθάξνπκε ην πιαίζην επηινγήο Κωδηθνί πεδίωλ γηα λα βιέπνπκε ηνπο θσδηθνύο ησλ πεδίσλ. Γξεγόξεο Κπξηαθνύ 2010

18 Ηιεθηξνληθή Γξακκαηεηαθή Υπνζηήξημε 1.4.2. Καηαρώξεζε πεδίσλ Η θαηαρώξεζε ησλ πεδίσλ είλαη πξνηηκόηεξν λα κε γίλεηαη απεπζείαο από ην ρξήζηε, αιιά από ην ίδην ην Word κέζσ κηαο δηαδηθαζίαο απ' απηέο πνπ αλαθέξζεθαλ παξαπάλσ. Αλ παξ όια απηά θαλείο επηζπκεί λα ηελ θάλεη κόλνο ηνπ, μεθηλά παηώληαο Ctrl+F9 θαη κέζα ζηα άγθηζηξα ({ }) πνπ εκθαλίδνληαη θάλεη ηελ θαηαρώξεζε. 1.4.3. Δλεκέξσζε πεδίσλ Η ελεκέξσζε όισλ ησλ πεδίσλ ηνπ εγγξάθνπ γίλεηαη αλ επηιέμνπκε όιν ην έγγξαθν θαη παηήζνπκε ην πιήθηξν F9. Γηα ελεκέξσζε ελόο πεδίνπ μερσξηζηά, ηνπνζεηνύκε ην δξνκέα κέζα ζην πεδίν θαη παηάκε F9, ελώ γηα ελεκέξσζε νξηζκέλσλ πεδίσλ επηιέγνπκε ηα πεδία θαη παηάκε πάιη F9. 1.5. Πίλαθαο πεξηερνκέλσλ Ο πίλαθαο πεξηερνκέλσλ ελόο εγγξάθνπ δεκηνπξγείηαη από ηνπο ηίηινπο ησλ θεθαιαίσλ, ππνθεθαιαίσλ θαη παξαγξάθσλ ηνπ εγγξάθνπ θαη εκθαλίδεη απηόκαηα ηνπο αξηζκνύο ζειίδσλ πνπ αληηζηνηρνύλ ζε θαζέλα απ' απηά. Σηε ζπλέρεηα, θαη γηα όπνηα κεηαβνιή ζπκβεί (π.ρ. πξνζζήθε ή αθαίξεζε θεηκέλνπ ή θεθαιαίσλ), ν πίλαθαο πεξηερνκέλσλ ελεκεξώλεηαη απηόκαηα. 1.5.1. Γεκηνπξγία πίλαθα πεξηερνκέλσλ Γηα λα δεκηνπξγήζνπκε έλαλ πίλαθα πεξηερνκέλσλ αθνινπζνύκε ηα εμήο βήκαηα: 1. Απνθαζίδνπκε γηα ηα επίπεδα ησλ επηθεθαιίδσλ πνπ ζα ρξεζηκνπνηήζνπκε. Γηα παξάδεηγκα: νη ηίηινη ησλ θεθαιαίσλ κπνξνύλ λα γίλνπλ επηθεθαιίδεο 1 νπ επηπέδνπ νη ηίηινη ησλ ππνθεθαιαίσλ κπνξνύλ λα γίλνπλ επηθεθαιίδεο 2 νπ επηπέδνπ νη ηίηινη ησλ παξαγξάθσλ κπνξνύλ λα γίλνπλ επηθεθαιίδεο 3 νπ επηπέδνπ. 2. Δπηιέγνπκε έλαλ-έλαλ ηνπο ηίηινπο πνπ ζα γίλνπλ επηθεθαιίδεο 1 νπ επηπέδνπ θαη από ην εξγαιείν Σηπι ηεο γξακκήο εξγαιείσλ Μνξθνπνίεζε (Δηθόλα 1-14) επηιέγνπκε Δπηθεθαιίδα 1. Τν ίδην θάλνπκε γηα ηηο επηθεθαιίδεο όισλ ησλ επηπέδσλ. Δηθόλα 1-14. Τν πηπζζόκελν κελνύ πνπ εκθαλίδεη ην εξγαιείν Σηπι. Γξεγόξεο Κπξηαθνύ 2010

1. Σύλζεηε κνξθνπνίεζε θαη νξγάλσζε εγγξάθνπ 19 3. Καηόπηλ κεηαθέξνπκε ην δξνκέα ζην ζεκείν εηζαγσγήο ηνπ πίλαθα πεξηερνκέλσλ θαη επηιέγνπκε Δηζαγωγή Αλαθνξά Δπξεηήξηα θαη πίλαθεο. Δκθαλίδεηαη ην νκώλπκν πιαίζην δηαιόγνπ θαη επηιέγνπκε ηελ θαξηέια Πίλαθαο Πεξηερνκέλωλ πνπ θαίλεηαη ζηελ Δηθόλα 1-15. 4. Δδώ θαζνξίδνπκε: Σηε ζπξίδα Μνξθέο ηνλ ηξόπν κνξθνπνίεζεο ηνπ πίλαθα κεηαμύ ησλ 7 δηαζεζίκσλ ηνπ Word. Σηε ζπξίδα Πξνεπηζθόπεζε εθηύπωζεο θαίλεηαη ε κνξθνπνίεζε θάζε επηινγήο. Σηελ έλδεημε Δκθάληζε αξίζκεζεο ζειίδωλ αλ ζέινπκε θάηη ηέηνην ζηνλ πίλαθα. Σηελ έλδεημε Αξίζκεζε ζειίδωλ δεμηά αλ επηζπκνύκε απηήλ ηε ζηνίρηζε. Σηε ζπξίδα Δκθάληζε επηπέδωλ ηνλ αξηζκό επηπέδσλ επηθεθαιίδσλ πνπ επηζπκνύκε (εμ νξηζκνύ ην Word εκθαλίδεη 3). Σηε ζπξίδα Οδεγόο ζηεινζέηε αλ επηζπκνύκε θάπνηα δηαθξηηηθά ζεκάδηα κεηαμύ ηίηισλ θεθαιαίσλ θαη αξηζκώλ ζειίδσλ (δει. ηειείεο, δηαθεθνκκέλε γξακκή, ζπλερή γξακκή ή θάηη άιιν). Με ην πάηεκα ηνπ πιήθηξνπ Δπηινγέο δηάθνξεο άιιεο δεπηεξεύνπζεο ξπζκίζεηο. Δηθόλα 1-15. Τν πιαίζην δηαιόγνπ Δπξεηήξην θαη πίλαθεο κε αλνηρηή ηελ θαξηέια Πίλαθαο Πεξηερνκέλωλ. 5. Παηάκε OK θαη ν πίλαθαο πεξηερνκέλσλ δεκηνπξγείηαη ακέζσο ζην έγγξαθό καο (Δηθόλα 1-16). 1.5.2. Πίλαθεο κε εηθόλεο θαη ιεδάληεο Οη πίλαθεο κε εηθόλεο δεκηνπξγνύληαη κε ηνλ ίδην ηξόπν πνπ δεκηνπξγνύληαη θαη νη πίλαθεο πεξηερνκέλσλ, δειαδή κε ηε ρξήζε θάπνησλ ζηπι. Η δηαδηθαζία ηεο δεκηνπξγίαο ησλ πηλάθσλ πεξηγξάθεηαη πην θάησ θαη γίλεηαη κε ηε ρξήζε ηεο θαξηέιαο Πίλαθαο εηθόλωλ ηνπ πιαηζίνπ δηαιόγνπ Δπξεηήξηα θαη πίλαθεο. Γξεγόξεο Κπξηαθνύ 2010

20 Ηιεθηξνληθή Γξακκαηεηαθή Υπνζηήξημε Δηθόλα 1-16. Ο πίλαθαο πεξηερνκέλσλ πνπ κόιηο δεκηνπξγήζακε. Δηθόλα 1-17. Η θαξηέια Πίλαθαο εηθόλωλ ηνπ πιαηζίνπ δηαιόγνπ Δπξεηήξηα θαη πίλαθεο. Η πξνζζήθε ιεδάληαο ζηηο εηθόλεο θαη ηα άιια αληηθείκελα ηνπ εγγξάθνπ είλαη κηα ζύγρξνλε ιεηηνπξγία ηνπ Word. Η δηαδηθαζία απηή κπνξεί λα γίλεηαη απηόκαηα από ην Word κε ηε ιεηηνπξγία Απηόκαηε Λεδάληα όπσο ζα δνύκε ζηε ζπλέρεηα. Γξεγόξεο Κπξηαθνύ 2010

1. Σύλζεηε κνξθνπνίεζε θαη νξγάλσζε εγγξάθνπ 21 Α. Καηαρώξεζε ιεδάληαο Η θαηαρώξεζε ιεδάληαο γίλεηαη κε ηε ρξήζε ηεο εληνιήο Λεδάληα από ην ππνκελνύ Αλαθνξά ηνπ κελνύ Δηζαγωγή. Σην πιαίζην δηαιόγνπ παξαηεξνύκε: Δηθόλα 1-18. Τν πιαίζην δηαιόγνπ ηεο εληνιήο Λεδάληα. Τν Word μεθηλά ηελ αξίζκεζε ησλ εηθόλσλ κε ηε θξάζε Δηθόλα 1. Μπνξνύκε δίπια ζηε θξάζε απηή λα πξνζζέζνπκε θείκελν. Οη άιιεο θξάζεηο πνπ δηαζέηεη ην Word γηα ηηο ιεδάληεο είλαη νη Δμίζωζε θαη Πίλαθαο πνπ πεξηέρνληαη ζηε ιίζηα Δηηθέηα. Γηαθνξεηηθή θξάζε γηα ηηο ιεδάληεο κπνξνύκε λα νξίζνπκε κε ηελ επηινγή Νέα εηηθέηα. Με ηελ επηινγή Αξίζκεζε κπνξνύκε λα νξίζνπκε άιιε κνξθνπνίεζε ηεο αξίζκεζεο ζηηο ιεδάληεο. Η επηινγή Απηόκαηε Λεδάληα είλαη ε απηόκαηε ιεηηνπξγία κε ηελ νπνία ην Word θαηαρσξεί αξηζκεκέλε ιεδάληα ζε θάζε αληηθείκελν πνπ θαηαρσξείηαη ζην έγγξαθν από άιια πεξηβάιινληα. Σην πιαίζην δηαιόγνπ ηεο επηινγήο απηήο κπνξνύλ λα γίλνπλ νη εμήο ξπζκίζεηο: Δηθόλα 1-19. Τν πιαίζην δηαιόγνπ ηεο εληνιήο Απηόκαηε Λεδάληα. Γξεγόξεο Κπξηαθνύ 2010

22 Ηιεθηξνληθή Γξακκαηεηαθή Υπνζηήξημε α) Σην πιαίζην Πξνζζήθε ιεδάληαο όηαλ εηζάγεηαη επηιέγνπκε ηνλ ηύπν ηνπ αληηθεηκέλνπ πνπ ζα εηζαρζεί ζην έγγξαθν από απηά πνπ δηαζέηεη ν ππνινγηζηήο. β) Σην πιαίζην Θέζε νξίδνπκε πνύ ζα εκθαλίδεηαη ε ιεδάληα: Δπάλω από ην ζηνηρείν ή Κάηω από ην ζηνηρείν. γ) Σην πιαίζην Δηηθέηα επηιέγνπκε ην είδνο ηεο ιεδάληαο πνπ ζα θαηαρσξείηαη ζην αληηθείκελν κε ηελ εηζαγσγή ηνπ ζην έγγξαθν. δ) Η επηινγή Νέα εηηθέηα γίλεηαη γηα ηελ δεκηνπξγία λέαο ιεδάληαο. ε) Η επηινγή Αξίζκεζε γίλεηαη γηα ηελ επηινγή κνξθνπνίεζεο ηεο αξίζκεζεο ηεο ιεδάληαο. Β. Γεκηνπξγία πίλαθα από εηθόλεο Μπνξνύκε λα δεκηνπξγήζνπκε δηάθνξνπο πίλαθεο από εηθόλεο ή αληηθείκελα πνπ θαηαρσξνύκε ζε έλα έγγξαθν. 1. Από ην κελνύ Δηζαγωγή επηιέγνπκε ηελ εληνιή Αλαθνξά θαη θαηόπηλ Δπξεηήξηα θαη πίλαθεο. 2. Σην πιαίζην δηαιόγνπ πνπ εκθαλίδεηαη επηιέγνπκε Πίλαθαο εηθόλωλ. 3. Οη επηινγέο ζ απηό ην πιαίζην δηαιόγνπ είλαη παξόκνηεο κε εθείλεο πνπ είδακε ζηελ θαξηέια Πίλαθαο πεξηερνκέλωλ. Υπάξρνπλ θη εδώ νη επηινγέο κνξθνπνίεζεο ηνπ πίλαθα (Μνξθέο), ε επηινγή εκθάληζεο αξίζκεζεο ζειίδσλ (Δκθάληζε αξίζκεζεο ζειίδωλ), ε ε- πηινγή δεμηάο επζπγξάκκηζεο ησλ αξηζκώλ ζειίδαο (Αξίζκεζε ζειίδωλ δεμηά) θαη ε επηινγή Οδεγόο ζηεινζέηε. Οη λέεο επηινγέο είλαη: α) Δηηθέηα ιεδάληαο, όπνπ επηιέγνπκε ηνλ ηύπν ηεο ιεδάληαο πνπ δεκηνπξγήζακε κε ηελ εληνιή Λεδάληα ή θακία αλ δελ έρνπκε δεκηνπξγήζεη ιεδάληα. β) Δπηινγέο, κε ηελ νπνία εκθαλίδεηαη ην πιαίζην δηαιόγνπ Δπηινγέο πίλαθα εηθόλωλ. Σ απηό ζεκεηώλνπκε ηελ επηινγή Σηπι αλ έρνπκε ρξεζηκνπνηήζεη ην ίδην ζηπι γηα όιεο ηηο εηθόλεο θαη επηιέγνπκε ην ζηπι από ηε δηπιαλή ιίζηα, ηελ επηινγή Πεδία θαηαρωξήζεωλ ζηνλ πίλαθα αλ έρνπκε ρξεζηκνπνηήζεη πεδία TC ζηελ θαηαρώξεζε ησλ εηθόλσλ. Σηε ιίζηα Αλαγλωξηζηηθό πίλαθα επηιέγνπκε ην αξρηθό γξάκκα ηεο ιεδάληαο πνπ ζα ρξεζηκνπνηήζνπκε γηα ηηο εηθόλεο ηνπ πίλαθα. Δηθόλα 1-20. Τν πιαίζην δηαιόγνπ Δπηινγέο πίλαθα εηθόλωλ. Τν πεδίν TC πνπ εκθαλίδεηαη ζηε ιίζηα ησλ πεδίσλ ηεο εληνιήο Πεδίν (κελνύ Δηζαγωγή) κπνξνύκε λα ην ρξεζηκνπνηήζνπκε γηα λα θαηαρσξήζνπκε κηα εηθόλα κε δηαθνξεηηθή κνξθνπνίεζε από ηηο άιιεο εηθόλεο ηνπ πίλαθα. Γηα λα εκθαλίδεηαη ην πεδίν απηό ζηε ιίζηα κε ηνπο πίλαθεο ησλ εηθόλσλ ρξεζηκνπνηνύκε ην δηαθόπηε \f θαη ην αξρηθό γξάκκα πνπ ραξαθηεξίδεη ηνλ πίλαθα (Αλαγλωξηζηηθό πίλαθα). Γξεγόξεο Κπξηαθνύ 2010

1. Σύλζεηε κνξθνπνίεζε θαη νξγάλσζε εγγξάθνπ 23 1.5.3. Δλεκέξσζε πίλαθα πεξηερνκέλσλ Καζώο έλα έγγξαθν είλαη κία δπλακηθή νληόηεηα, ηνπιάρηζηνλ θαηά ην ζηάδην ηεο ζύληαμήο ηνπ, ν πίλαθαο πεξηερνκέλσλ πξέπεη λα παξαθνινπζεί ηελ εμέιημε ηνπ εγγξάθνπ όπσο πξνζζήθε, κεηνλνκαζία ή δηαγξαθή θεθαιαίσλ, πξνζζήθε ή δηαγξαθή θεηκέλνπ ζηα δηάθνξα θεθάιαηα πνπ ζπλεπάγεηαη αιιαγή ζηελ αξίζκεζε ησλ ζειίδσλ θ.ιπ. Ο πίλαθαο πεξηερνκέλσλ ινηπόλ έρεη ηε δπλαηόηεηα απηόκαηεο ελεκέξσζεο ώζηε λα είλαη πάληα επίθαηξνο. Γηα λα ελεκεξώζνπκε έλαλ πίλαθα πεξηερνκέλσλ: 1. Κάλνπκε δεμί θιηθ πάλσ ζηνλ πίλαθα πεξηερνκέλσλ. 2. Από ην κελνύ ζπληόκεπζεο πνπ εκθαλίδεηαη επηιέγνπκε Δλεκέξωζε πεδίνπ. 3. Δκθαλίδεηαη ην πιαίζην δηαιόγνπ Δλεκέξωζε πεδίνπ (Δηθόλα 1-21). Δδώ επηιέγνπκε: Δηθόλα 1-21. Δλεκέξσζε πίλαθα πεξηερνκέλσλ. Δλεκέξωζε κόλν ηεο αξίζκεζεο ζειίδωλ αλ είκαζηε βέβαηνη όηη δελ έρεη γίλεη θακηά πξνζζαθαίξεζε θεθαιαίσλ θαη έρεη αιιάμεη κόλν ε αξίζκεζε ζειίδσλ. Δλεκέξωζε όινπ ηνπ πίλαθα αλ επηζπκνύκε θαζνιηθή ελεκέξσζε ηνπ πίλαθα. 4. Ο αλαλεσκέλνο πίλαθαο εκθαλίδεηαη ακέζσο. 1.6. Δπξεηήξην Τα επξεηήξηα είλαη, όπσο θαη νη πίλαθεο πεξηερνκέλσλ, θαηάινγνη ζηνπο νπνίνπο εκθαλίδνληαη νη θαηαρσξήζεηο πνπ έρνπκε επηιέμεη σο ηηο πην ζεκαληηθέο ηνπ εγγξάθνπ. Η δηαδη- Γξεγόξεο Κπξηαθνύ 2010

24 Ηιεθηξνληθή Γξακκαηεηαθή Υπνζηήξημε θαζία πνπ αθνινπζνύκε γηα ηελ επηζήκαλζε ησλ θαηαρσξήζεσλ ησλ επξεηεξίσλ είλαη παξόκνηα κε απηήλ πνπ πεξηγξάςακε ζηελ πξνεγνύκελε παξάγξαθν. Άιισζηε, όπσο ζα δνύκε, ρξεζηκνπνηνύκε θαη εδώ ηελ ίδηα εληνιή ηνπ Word, ηελ Δηζαγσγή (Insert) Δπξεηήξηα θαη πίλαθεο (Index and Tables). Γηα λα δεκηνπξγήζνπκε έλα επξεηήξην αθνινπζνύκε ηα εμήο βήκαηα: 1. Δπηιέγνπκε ην θείκελν πνπ ζα ζεκεηώζνπκε σο θαηαρώξεζε επξεηεξίνπ, π.ρ. Word. 2. Γηα ζπληνκία ρξεζηκνπνηνύκε ην ζπλδπαζκό πιήθηξσλ Alt+Shift+X. Δκθαλίδεηαη ην πιαίζην δηαιόγνπ ήκαλζε θαηαρσξίζεσλ επξεηεξίνπ (Mark Index Entry), Δηθόλα 3.7.1. Δηθόλα 3.7.1. Τν πιαίζην δηαιόγνπ ήκαλζε θαηαρσξίζεσλ επξεηεξίνπ (Mark Index Entry). Τν θείκελν πνπ επηιέμακε εκθαλίδεηαη ζηε ζπξίδα Κύξηα (Main Entry). Αλ δελ είρακε επηιέμεη θείκελν, ζα κπνξνύζακε λα ην θαηαρσξήζνπκε απηήλ ηε ζηηγκή ζηελ ίδηα ζπξίδα. 3. Δπηιέγνπκε ήκαλζε (Mark). To Word ηνπνζεηεί ζην έγγξαθν, σο θξπθό θείκελν, έλα πεδίν xe κε ην θείκελν ηεο θαηαρώξεζεο ζε εηζαγσγηθά, δει. {xe "Word"}. 4. Αλ επηζπκνύκε λα ζεκεηώζνπκε όιεο ηηο αλαθνξέο ηεο ίδηαο ιέμεο πνπ ηπρόλ ππάξρνπλ ζε δηάθνξεο ζειίδεο ηνπ εγγξάθνπ καο, επηιέγνπκε ήκαλζε όισλ (Mark All). 5. Καηόπηλ κεηαθέξνπκε ην δξνκέα ζην ζεκείν εηζαγσγήο ηνπ επξεηεξίνπ θαη επηιέγνπκε Δηζαγσγή (Insert) Δπξεηήξηα θαη πίλαθεο (Index and Tables). Δκθαλίδεηαη ην νκώλπκν πιαίζην δηαιόγνπ θαη επηιέγνπκε ηελ θαξηέια Δπξεηήξην (Index) πνπ θαίλεηαη ζηελ Δηθόλα 3.7.2. Γξεγόξεο Κπξηαθνύ 2010

1. Σύλζεηε κνξθνπνίεζε θαη νξγάλσζε εγγξάθνπ 25 Δηθόλα 3.7.2. Τν πιαίζην δηαιόγνπ Δπξεηήξηα θαη πίλαθεο (Index and Tables) κε αλνηρηή ηελ θαξηέια Δπξεηήξην (Index). 6. Δδώ θαζνξίδνπκε: Σηε ζπξίδα Σύπνο (Type) αλ ην επξεηήξην ζα είλαη Με εζνρέο (Indented), δει. θάζε θαηαρώξεζε ζε μερσξηζηή γξακκή, ή Δλόο επηπέδνπ (Run-in), δει. νη θαηαρσξήζεηο ε κηα κεηά ηελ άιιε. Σηε ζπξίδα Μνξθέο (Formats) ηνλ ηξόπν κνξθνπνίεζεο ηνπ επξεηεξίνπ κεηαμύ ησλ 7 δηαζεζίκσλ ηνπ Word. Σηε ζπξίδα Πξνεπηζθόπεζε (Preview) θαίλεηαη ε κνξθνπνίεζε θάζε επηινγήο. Σηελ έλδεημε Αξίζκεζε ζειίδσλ δεμηά (Right Align Page Numbers) αλ επηζπκνύκε απηήλ ηε ζηνίρηζε. Σηε ζπξίδα ηήιεο (Columns) ηνλ αξηζκό ζηειώλ πνπ ζα έρεη ην επξεηήξην (εμ νξηζκνύ 2). Σηε ζπξίδα Οδεγόο ζηεινζέηε (Tab Leader) αλ επηζπκνύκε θάπνηα δηαθξηηηθά ζεκάδηα κεηαμύ θαηαρσξήζεσλ θαη αξηζκώλ ζειίδσλ (δει. ηειείεο, δηαθεθνκκέλε γξακκή, ζπλερή γξακκή ή θάηη άιιν). Σηε ζπξίδα Γιώζζα (Language) επηιέγνπκε ηε γιώζζα πνπ ζέινπκε λα ρξεζηκνπνηήζνπκε γηα ηνλ πίλαθα. Γξεγόξεο Κπξηαθνύ 2010

2. πγρώλεπζε αιιεινγξαθίαο / Πξόηππα θαη νδεγνί δεκηνπξγίαο πξνηύπσλ 2.1. πγρώλεπζε αιιεινγξαθίαο Η ιεηηνπξγία πγρώλεπζε Αιιεινγξαθίαο (Mail Merge) ηνπ Word ζπλδπάδεη δπν βαζηθά ζπζηαηηθά, έλα θύξην έγγξαθν (main document) θαη έλα αξρείν πξνέιεπζεο δεδνκέλσλ (data source) ζε έλα θαη κόλν έγγξαθν. Φξεζηκνπνηείηαη γηα ηε δεκηνπξγία ηππνπνηεκέλσλ επηζηνιώλ, θαθέισλ, ηαρπδξνκηθώλ εηηθεηώλ θ.ιπ. Κύξην έγγξαθν κπνξεί λα είλαη νπνηαδήπνηε επηζηνιή, εθηόο από ην όηη παξαιείπεη ηηο πιεξνθνξίεο νη νπνίεο ζα είλαη κνλαδηθέο γηα θάζε άηνκν πνπ ζα ηε ιάβεη, όπσο π.ρ. ην ό- λνκα, ε δηεύζπλζε θ.ιπ. Αξρείν πξνέιεπζεο δεδνκέλσλ είλαη απηό πνπ πεξηέρεη ηηο κνλαδηθέο ληα θάζε παξαιήπηε ηεο επηζηνιήο πιεξνθνξίεο, όπσο ην όλνκα, ε δηεύζπλζε θ.ιπ. Μπνξνύκε λα μεθηλήζνπκε κηα δηαδηθαζία ζπγρώλεπζεο κε έλα ππάξρνλ έγγξαθν, αιιά ην Word καο δίλεη επίζεο ηε δπλαηόηεηα λα δεκηνπξγήζνπκε ην έγγξαθν θαηά ηε δηάξθεηα ηεο δηαδηθαζίαο. Δάλ έρνπκε ήδε κηα επηζηνιή ηελ νπνία ζέινπκε λα ρξεζηκνπνηήζνπκε γηα ηε ζπγρώλεπζε, ηελ αλνίγνπκε. Δάλ όρη, αλνίγνπκε έλα λέν παξάζπξν εγγξάθνπ. Γηα λα μεθηλήζνπκε ηε δηαδηθαζία ζπγρώλεπζεο: 1. Δπηιέγνπκε Δξγαιεία (Tools) πγρώλεπζε αιιεινγξαθίαο (Mall Merge). Θα εκθαληζηεί ην πιαίζην δηαιόγνπ Βνήζεηα πγρώλεπζεο Αιιεινγξαθίαο, ΒΑ (Mall Merge Helper, MMH), όπσο θαίλεηαη ζηελ Δηθόλα 3.8.1. Δηθόλα 3.8.1. Τν πιαίζην δηαιόγνπ Βνήζεηα πγρώλεπζεο Αιιεινγξαθίαο (Mail Merge Helper). 2. Κάλνπκε θιηθ ζην πιήθηξν Γεκηνπξγία (Create). Τν Word αλνίγεη κηα ιίζηα. Δπηιέγνπκε Φόξκα επηζηνιώλ (Form Letters). Γξεγόξεο Κπξηαθνύ 2010

2. Σπγρώλεπζε αιιεινγξαθίαο / Πξόηππα θαη νδεγνί δεκηνπξγίαο πξνηύπσλ 27 3. Σην πιαίζην πιεξνθνξηώλ πνπ εκθαλίδεηαη επηιέγνπκε Δλεξγό παξάζπξν (Active Window) εάλ έρνπκε ήδε αλνίμεη ηελ επηζηνιή πνπ ζέινπκε λα ζπγρσλεύζνπκε αιιηώο, επηιέγνπκε Γεκηνπξγία θπξίνπ εγγξάθνπ (New Main Document), εάλ ηώξα μεθηλάκε κε έλα λέν έγγξαθν. Θα επηζηξέςνπκε ζην πιαίζην δηαιόγνπ ΒΣΑ (ΜΜΗ). 4. Κάλνπκε θιηθ ζην πιήθηξν Λήςε δεδνκέλσλ (Get Data) θαη επηιέγνπκε Γεκηνπξγία αξρείνπ πξνέιεπζεο δεδνκέλσλ (Create Data Source) από ηε ιίζηα. [Γηα λα ρξεζηκνπνηήζνπκε έλα ππάξρνλ αξρείν πξνέιεπζεο δεδνκέλσλ, επηιέγνπκε Άλνηγκα αξρείνπ πξνέιεπζεο δεδνκέλσλ (Open Data Source)]. Τν Word εκθαλίδεη ην πιαίζην δηαιόγνπ Γεκηνπξγία αξρείνπ πξνέιεπζεο δεδνκέλσλ (Create Data Source), πνπ θαίλεηαη ζηελ Δηθόλα 3.8.2. Δηθόλα 3.8.2. Τν πιαίζην δηαιόγνπ Γεκηνπξγία αξρείνπ πξνέιεπζεο δεδνκέλσλ (Create Data Source). 6. To Word καο παξέρεη ηα πην θνηλά νλόκαηα πεδίσλ ζην πιαίζην ιίζηαο Ολόκαηα ζεηξάο επηθεθαιίδσλ (Field Names In Header Row). Αθαηξνύκε ηα νλόκαηα πεδίσλ πνπ δε ζέινπκε λα ρξεζηκνπνηήζνπκε, θάλνληαο θιηθ πάλσ ηνπο θαη θαηόπηλ επηιέγνληαο ην πιήθηξν Καηάξγεζε νλόκαηνο (Remove Field Name). Γηα λα πξνζζέζνπκε έλα λέν όλνκα πεδίνπ, ην πιεθηξνινγνύκε ζηε ζπξίδα Όλνκα πεδίνπ (Field Name) θαη επηιέγνπκε Πξνζζήθε νλόκαηνο (Add Field Name). 7. Όηαλ ηειεηώζνπκε, θάλνπκε θιηθ ζην πιήθηξν OK ή παηάκε Enter. Τν Word εκθαλίδεη ην πιαίζην δηαιόγνπ Απνζήθεπζε αξρείνπ πξνέιεπζεο δεδνκέλσλ (Save Data Source). 8. Πιεθηξνινγνύκε έλα όλνκα αξρείνπ ζηε ζπξίδα Όλνκα αξρείνπ (File Name) θαη θάλνπκε θιηθ ζην πιήθηξν OK ή παηάκε Enter. Τν Word καο επαλαθέξεη ζην πιαίζην δηαιόγνπ ΒΑ (ΜΜΗ) θαη εκθαλίδεη έλα πιαίζην πιεξνθνξηώλ, από ην νπνίν κπνξνύκε λα επεμεξγαζηνύκε ην αξρείν πξνέιεπζεο δεδνκέλσλ ή ην θύξην έγγξαθν. 9. Δπηιέγνπκε Δπεμεξγαζία αξρείνπ πξνέιεπζεο δεδνκέλσλ (Edit Data Source). Τν Word εκθαλίδεη ην πιαίζην δηαιόγνπ Φόξκα δεδνκέλσλ (Data Form) πνπ θαίλεηαη ζηελ Δηθόλα 3.8.3. Γξεγόξεο Κπξηαθνύ 2010

28 Ηιεθηξνληθή Γξακκαηεηαθή Υπνζηήξημε Δηθόλα 3.8.3. Τν πιαίζην δηαιόγνπ Φόξκα δεδνκέλσλ (Data Form). Δδώ κπνξνύκε λα εηζαγάγνπκε ηηο πιεξνθνξίεο πνπ ζα είλαη κνλαδηθέο γηα ηα άηνκα πνπ ζέινπκε λα ζπκπεξηιάβνπκε ζηελ ηαρπδξνκηθή καο ιίζηα. 10. Δηζάγνπκε ηελ εγγξαθή θάζε αηόκνπ επηιέγνληαο Πξνζζήθε λέαο (Add New) κεηά από θαζεκηά, κέρξη λα ηειεηώζνπκε θαη θαηόπηλ θάλνπκε θιηθ ζην πιήθηξν OK ή παηάκε Enter. Τν Word ζα καο επαλαθέξεη ζην παξάζπξν ηνπ θπξίνπ εγγξάθνπ. Τώξα είκαζηε έηνηκνη λα πξνεηνηκάζνπκε ην θύξην έγγξαθν γηα ηηο πιεξνθνξίεο πνπ ζα ζπγρσλεπηνύλ ζ' απηό από ην αξρείν πξνέιεπζεο δεδνκέλσλ. Γηα λα μέξεη ην Word πνύ ζα ηνπνζεηήζεη ηηο πιεξνθνξίεο από ην αξρείν πξνέιεπζεο δεδνκέλσλ, ζα πξέπεη λα εηζαγάγνπκε πεδία ζπγρώλεπζεο ζην θύξην έγγξαθν. Σην ζεκείν απηό πξέπεη λα έρνπκε ζηελ νζόλε καο ηελ επηζηνιή πνπ ζέινπκε λα ζπγρσλεύζνπκε ή έλα θελό παξάζπξν εγγξάθνπ. Δάλ έρνπκε έλα θελό παξάζπξν εγγξάθνπ, πιεθηξνινγνύκε ηελ επηζηνιή πνπ ζέινπκε λα ρξεζηκνπνηήζνπκε γηα ηε ζπγρώλεπζε. Πεδίν ζπγρώλεπζεο είλαη έλαο θσδηθόο πνπ εηζάγεηαη κέζα ζηνλ θνξκό ηνπ θπξίνπ εγγξάθνπ θαη ιέεη ζην Word πνύ ζα ηνπνζεηεζνύλ νη πιεξνθνξίεο από ηα αξρεία πξνέιεπζεο δεδνκέλσλ, όηαλ ζα ζπγρσλεπηνύλ ηα αξρεία. Γηα λα πξνζζέζνπκε ηα πεδία ζπγρώλεπζεο ζην θύξην έγγξαθν: 1. Τνπνζεηνύκε ην δξνκέα εθεί όπνπ ζέινπκε λα εηζαγάγνπκε ην πξώην πεδίν ζπγρώλεπζεο, π.ρ. ζην ραηξεηηζκό ηεο επηζηνιήο γηα λα εηζαγάγνπκε ην όλνκα ηνπ αηόκνπ. 2. Κάλνπκε θιηθ ζην εξγαιείν Δηζαγσγή πεδίνπ ζπγρώλεπζεο (Insert Merge Field) ηεο γξακκήο εξγαιείσλ πγρώλεπζεο αιιεινγξαθίαο (Mail Merge). 3. Δπηιέγνπκε έλα πεδίν ζπγρώλεπζεο από ηε ιίζηα πνπ εκθαλίδεηαη. 4. Σπλερίδνπκε ηα βήκαηα 1-3 γηα όιε ηελ έθηαζε ηεο επηζηνιήο, κέρξη λα ηελ νινθιεξώζνπκε. Ίζσο ρξεηαζηεί λα πξνζζέζνπκε θελά δηαζηήκαηα θαη ζύκβνια ζηίμεο κεηαμύ ησλ πεδίσλ. 5. (Πξναηξεηηθό) Μπνξνύκε λα ειέγμνπκε ην έγγξαθν καο γηα ιάζε, επηιέγνληαο ην πιήθηξν Έιεγρνο ζθαικάησλ (Check for Errors) από ηε γξακκή εξγαιείσλ πγρώλεπζεο αιιεινγξαθίαο (Mail Merge). 6. Απνζεθεύνπκε ην έγγξαθν. Τν θύξην έγγξαθν είλαη ηώξα έηνηκν γηα ηε δηαδηθαζία ζπγρώλεπζεο. Γηα λα ζπγρσλεύζνπκε ηειηθά ην θύξην έγγξαθν κε ηελ πεγή δεδνκέλσλ, αθνινπζνύκε ηα παξαθάησ βήκαηα: 1. Βεβαησλόκαζηε όηη ην θύξην έγγξαθν είλαη ζην ελεξγό παξάζπξν εγγξάθνπ θαη θάλνπκε θιηθ ζην εξγαιείν πγρώλεπζε αιιεινγξαθίαο (Mail Merge). Θα εκθαληζηεί ην πιαίζην δηαιόγνπ πγρώλεπζε (Merge), όπσο θαίλεηαη ζηελ Δηθόλα 3.8.4. Γξεγόξεο Κπξηαθνύ 2010

2. Σπγρώλεπζε αιιεινγξαθίαο / Πξόηππα θαη νδεγνί δεκηνπξγίαο πξνηύπσλ 29 Δηθόλα 3.8.4. Τν πιαίζην δηαιόγνπ πγρώλεπζε (Merge). 2. Από ην πηπζζόκελν κελνύ πγρώλεπζε ζε: (Merge To:) επηιέγνπκε εάλ ζέινπκε ε ζπγρώλεπζε ηνπ θπξίνπ εγγξάθνπ κε ηελ πεγή δεδνκέλσλ λα γίλεη ζε έλα Νέν έγγξαθν (New Document) ή απεπζείαο ζηνλ Δθηππσηή (Printer). 3. Από ηελ ελόηεηα πγρσλεύνληαο εγγξαθέο (When Merging Records) επηιέγνπκε αλ ζέινπκε λα εθηππώλεηαη θελή γξακκή όηαλ έλα πεδίν δεδνκέλσλ κέλεη θελό. 4. Δπηιέγνπκε ην εξγαιείν πγρώλεπζε (Merge). Τα ζπγρσλεπκέλα έγγξαθα εκθαλίδνληαη είηε ζηελ νζόλε, είηε ζηνλ εθηππσηή, αλάινγα κε ηηο επηινγέο πνπ θάλακε. 2.2. Δηηθέηεο Η δηαδηθαζία ηεο εθηύπσζεο ζε εηηθέηεο είλαη εύθνιε θαη ζύληνκε: 1. Δπηιέγνπκε Δξγαιεία (Tools) Φάθεινη θαη εηηθέηεο (Envelopes and Labels). Δκθαλίδεηαη ην νκώλπκν πιαίζην δηαιόγνπ θαη επηιέγνπκε ηελ θαξηέια Δηηθέηεο (Labels), όπσο θαίλεηαη ζηελ Δηθόλα 3.9.1. Δηθόλα 3.9.1. Τν πιαίζην δηαιόγνπ Φάθεινη θαη εηηθέηεο (Envelopes and Labels) κε αλνηρηή ηελ θαξηέια Δηηθέηεο (Labels). 2. Δδώ θαζνξίδνπκε: Σηε ζπξίδα Γηεύζπλζε (Address) ηε δηεύζπλζε ηνπ παξαιήπηε, εθηόο θη αλ ζέινπκε λα ηππώζνπκε εηηθέηεο κε ηε δηεύζπλζε ηνπ απνζηνιέα, νπόηε ζεκεηώλνπκε Σηε έλδεημε Υξήζε δηεύζπλζεο απνζηνιέα (Use Return Address) ηελ επηζπκία καο Γξεγόξεο Κπξηαθνύ 2010

30 Ηιεθηξνληθή Γξακκαηεηαθή Υπνζηήξημε απηή. Σηε ζπξίδα Δθηύπσζε (Print) αλ ζα ηππσζεί Οιόθιεξε ζειίδα κε ηελ ίδηα εηηθέηα (Full Page of the Same Label) ή Μνλή εηηθέηα (Single Label). Αλ θάλνπκε ηελ ηειεπηαία επηινγή πξέπεη λα πξνζδηνξίζνπκε θαη πνηα εηηθέηα ζα ηππσζεί, δειαδή ζε πνηα εηξά (Row) θαη ηήιε (Column) ηνπ ραξηηνύ πνπ πεξηέρεη ηηο εηηθέηεο. Σπλήζσο έλα ραξηί εηηθεηώλ γηα εθηππσηή Laser πεξηέρεη 30 εηηθέηεο (3 ζηήιεο x 10 ζεηξέο). Με ην πιήθηξν Δπηινγέο (Options) δηάθνξεο δεπηεξεύνπζεο ξπζκίζεηο. Με ην πιήθηξν Δθηύπσζε (Print) ηελ έλαξμε ηεο εθηύπσζεο. Με ην πιήθηξν Γεκηνπξγία εγγξάθνπ (New Document) ηελ απνζήθεπζε ηνπ πεξηερνκέλνπ κηαο εηηθέηαο ή ελόο θύιινπ εηηθεηώλ ζε έλα αξρείν. Όηαλ ζέινπκε λα ηππώζνπκε ηηο εηηθέηεο απηέο ηππώλνπκε ην αξρείν. 2.3. Μαθξνεληνιέο Μαθξνεληνιή (Macro) είλαη κηα ζεηξά από ιεηηνπξγίεο πνπ εθηεινύληαη κε κηα κόλν ε- ληνιή, όπσο γηα παξάδεηγκα κηα ζεηξά από επηινγέο δηακνξθώζεσλ πνπ εθηεινύληαη κε έλα ζπλδπαζκό πιήθηξσλ. Μηα καθξνεληνιή κπνξεί λα πεξηέρεη πνιιέο ιεηηνπξγίεο θαη λα δηεθπεξαηώλεη κεγάιν όγθν δνπιεηάο. Τέηνηεο καθξνεληνιέο κπνξνύλ λα απινπνηεζνύλ όηαλ γξαθνύλ ζε θώδηθα ηεο γιώζζαο WordBasic. Άιισζηε θάζε εληνιή ηνπ Word κπνξεί λα θαηαγξαθεί ζε θώδηθα WordBasic θαη λα εθηειείηαη ζαλ καθξνεληνιή. Η δεκηνπξγία κηαο καθξνεληνιήο (ρσξίο ηε ρξήζε ηνπ θώδηθα WordBasic) γίλεηαη κε απιή θαηαγξαθή ησλ βεκάησλ ηεο, αιιά είλαη έλα ζέκα ην νπνίν μεθεύγεη από ην πιαίζην ηνπ εγρεηξηδίνπ απηνύ. Γξεγόξεο Κπξηαθνύ 2010