Ο ΗΓΟΣ ΧΡΗΜΑΤΟ ΟΤΗΣΗΣ ΚΑΙ ΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΤΟΥ ΕΙ ΙΚΟΥ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΥ KON YΛIΩN EPEYNAΣ ΤΟΥ

ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΗΜΟΚΡΑΤΙΑ O O Ã ª O O π π à πƒπ OÀ π π OÀ O ƒπ ªOÀ OÀ... ΓΕΩΠΟΝΙΚΟ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΑΘΗΝΩΝ Ο ΗΓΟΣ ΧΡΗΜΑΤΟ ΟΤΗΣΗΣ ΚΑΙ ΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΤΟΥ ΕΙ ΙΚΟΥ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΥ KON YΛIΩN EPEYNAΣ ΤΟΥ ΓΕΩΠΟΝΙΚΟΥ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟΥ ΑΘΗΝΩΝ Mάϊος 2003 1

Πρόλογος Ο ανά χείρας νέος οδηγός χρηµατοδότησης είναι προϊόν εργασίας της Επιτροπής Eρευνών του Ειδικού Λογαριασµού Κονδυλίων Έρευνας (ΕΛΚΕ) του Γεωπονικού Πανεπιστηµίου Αθηνών. Εγκρίθηκε από τη Σύγκλητο του Γ.Π.Α. στη Συνεδρία 304/10-04-2003, είναι πλήρως εναρµονισµένος µε το ισχύον εθνικό και ευρωπαϊκό νοµοθετικό πλαίσιο και έρχεται να καλύψει τις ανάγκες του ιδρύµατος στις σύγχρονες απαιτήσεις διαχείρισης ερευνητικών προγραµµάτων. Στο σχεδιασµό του νέου αυτού οδηγού δόθηκε έµφαση: στην απλοποίηση και κωδικοποίηση των διαδικασιών διαχείρισης των ερευνητικών προγραµµάτων. στη βελτίωση της διαχείρισης των πόρων του ΕΛΚΕ µε την µελέτη, αξιολόγηση, παρακολούθηση / υλοποίηση των προγραµµάτων που χρηµατοδοτούνται από τον ΕΛΚΕ. στη δηµιουργία µηχανισµών που θα επιτρέψουν στο µέλλον την πλήρη µηχανογράφηση, ηλεκτρονική διακίνηση εγγράφων καθώς και τον οικονοµικό προγραµµατισµό τον εξόδων και εσόδων του ΕΛΚΕ. Ο ΠΡΟΕ ΡΟΣ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ ΕΡΕΥΝΑΣ ΑΝΤΙΠΡΥΤΑΝΗΣ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΥ & ΑΝΑΠΤΥΞΗΣ ΚΑΘΗΓΗΤΗΣ ΣΩΤ. ΑΓΓΕΛΙ ΗΣ

ø O π O π ªπO ø O O Ã ª O O π π à πƒπ OÀ π π OÀ O ƒπ ªOÀ OÀ... ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ I. ΕΙΣΑΓΩΓΗ II. ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ, ΕΠΙΛΟΓΗ, ΧΡΗΜΑΤΟ ΟΤΗΣΗ 1. Έργα / Προγράµµατα που απλώς διαχειρίζεται ο ΕΛΚΕ 2. Έργα / Προγράµµατα / Εξοπλισµός που χρηµατοδοτούνται / συν-χρηµατοδοτούνται από ΕΛΚΕ A. Χρηµατοδότηση Ανταγωνιστικών Προγραµµάτων µε Προκήρυξη B. Πριµοδότηση Επιστηµονικού Υπεύθυνου για την εισφορά του στον ΕΛΚΕ Γ. Χρηµατοδότηση Προγράµµατος / Έργου / Εξοπλισµού κατ Επιλογή. Λοιπά Έργα Χρηµατοδοτούµενα από ΕΛΚΕ III. ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΙΑΧΕΙΡΙΣΗ 1. ιαδικασίες για την Αποδοχή ιαχείρισης του Ερευνητικού Προγράµµατος από τον ΕΛΚΕ Α. Οδηγίες για την Σύνταξη Προϋπολογισµού απανών Β. Τροποποίηση Προϋπολογισµού απανών 2. Παραστατικά που Εκδίδει ο ΕΛΚΕ για την Καταβολή των Χρηµατοδοτήσεων 3. ιαδικασίες για την πραγµατοποίηση των πληρωµών A. ΑΜΟΙΒΕΣ Α1. Μέλη.Ε.Π. Α2. ηµόσιοι Υπάλληλοι και Λοιπό Προσωπικό ΓΠΑ Α3. Τρίτοι. Α3α. Σύµβαση Αµειβοµένων µε Απόδειξη Επαγγελµατικής απάνης Α3β. Σύµβαση ανάθεσης έργου µε ασφάλιση Α3γ. Σύµβαση Επαγγελµατιών που Εκδίδουν ελτίο Παροχής Υπηρεσιών 6 8 8 8 9 9 10 10 11 11 12 15 16 16 16 17 18 18 19 20 22

ø O π O π ªπO ø O O Ã ª O O π π à πƒπ OÀ π π OÀ O ƒπ ªOÀ OÀ... Α4. Υπότροφοι. Α4α. Χορήγηση Υποτροφιών σε Μεταπτυχιακούς Φοιτητές από την Επιτροπή ΕΛΚΕ Α4β. Χορήγηση Υποτροφιών µέσα από Προγράµµατα Β. ΠΡΟΜΗΘΕΙΕΣ ΥΛΙΚΩΝ (αναλώσιµα - µη αναλώσιµα) Β1. Ιδιοκτησία και ιαχείριση Μη Αναλωσίµων Β2. ιαδικασίες Προµήθειας και Εξόφλησης Υλικών Γ. ΜΕΤΑΚΙΝΗΣΕΙΣ Γ1. Εσωτερικού Γ2. Εξωτερικού. ΜΙΣΘΩΣΕΙΣ ΑΚΙΝΗΤΩΝ, ΜΕΤΑΦΟΡΙΚΩΝ ΜΕΣΩΝ ΚΑΙ ΕΞΟΠΛΙΣΜΟΥ Ε. ΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗ ΙΕΥΚΟΛΥΝΣΗ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ Ε1. Προκαταβολή Ε2. ιαχειριστική ιευκόλυνση από Ε.Λ.Κ.Ε. Ε3. ιαχειριστική ιευκόλυνση µεταξύ Προγραµµµάτων ΣΤ. ΥΠΕΡΓΟΛΑΒΙΕΣ Ζ. ΠΑΡΑΤΑΣΗ ΕΡΕΥΝΗΤΙΚΟΥ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ Η. ΤΕΛΟΣ ΕΡΕΥΝΗΤΙΚΟΥ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ ΕΠΙΣΤΗΜΟΝΙΚΟΣ ΑΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ Θ. ΕΙ ΙΚΕΣ ΙΑΤΑΞΕΙΣ IV. ΙΑ ΟΣΗ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΩΝ 22 22 22 22 22 22 27 27 28 31 31 31 31 32 32 32 33 33 34

ø O π O π ªπO ø Ι. ΕΙΣΑΓΩΓΗ Ο βασικός σκοπός του Οδηγού Χρηµατοδότησης, τα αντικείµενα τα οποία καλύπτει καθώς και οι διαδικασίες έγκρισής του περιλαµβάνονται στο Άρθρο 9 της Υπουργικής Απόφασης ΚΑ/679/ 22.8.96 και την παράγραφο 2α) του άρθρου 3 του Νόµου 3027/28.7.2002 και παρουσιάζονται στη συνέχεια: Υπουργική Απόφαση, ΚΑ/679/22.8.96: Άρθρο 9 Οδηγός Χρηµατοδότησης 1. Η Επιτροπή συντάσσει και δηµοσιεύει Οδηγό χρη µατοδότησης του Ειδικού Λογαριασµού,όπου περιγράφει αναλυτικά τα όργανα και τις διαδικασίες για την αξιολόγηση, επιλογή και χρηµατοδότηση των δραστηριοτήτων που αναφέρονται στην παράγραφο 2 του άρθρου 1 για την οικονοµική διαχείριση των έργων και για τη διάδοση των αποτελεσµάτων των ερευνών και των άλλων δραστηριοτήτων που χρηµατοδοτούνται µέσω του Λογαριασµού. 2. Με τον Οδηγό καθορίζονται επίσης οι αρµοδιότητες και οι υποχρεώσεις των υπευθύνων έργου, για τις διάφορες κατηγορίες δραστηριοτήτων (ανάπτυξη εκπαιδευτικής υποδοµής, ερευνητικά έργα, έργα επιµόρφωσης κλπ.),καθώς και θέµατα αµοιβών των συµµετεχόντων σε έργα που χρηµατοδοτούνται µέσω του Λογαριασµού. 3. Ο Οδηγός χρηµατοδότησης εγκρίνεται από τη Σύγκλητο του ΑΕΙ ή τη Συνέλευση του ΤΕΙ. 4. Ο «Οδηγός Χρηµατοδότησης» µπορεί, εφόσον προκύπτει ανάγκη, να τροποποιείται και να συµπληρώνεται. Ο Οδηγός και κάθε τροποποίησή του κοινοποιούνται στα Υπουργεία Εθνικής Παιδείας και Θρησκευµάτων, Ανάπτυξης και Οικονοµικών 5. Μέχρι να δηµοσιευθεί ο Οδηγός χρηµατοδότησης τα πιο πάνω θέµατα ρυθ- µίζονται µε αποφάσεις της Επιτροπής. 6. Η Σύγκλητος του ΑΕΙ ή η Συνέλευση του ΤΕΙ µε απόφασή της αναθέτει στην Επιτροπή και µεταβιβάζει στο Λογαριασµό τη διεκπεραίωση υποχρεώσεων που έχει αναλάβει το ίδρυµα και που έχουν σχέση µε τις αρµοδιότητες της Επιτροπής. 6

O O Ã ª O O π π à πƒπ OÀ π π OÀ O ƒπ ªOÀ OÀ... Νόµος 3027 28 Ιουνίου 2002, ΦΕΚ 152 ΚΕΦΑΛΑΙΟ Β Άρθρο 3... 2.α) Η Επιτροπή ιαχείρισης του Ειδικού λογαριασµού,που προβλέπεται στο άρθρο 4 της κοινής υπουργικής απόφασης µε αριθµό ΚΑ/679/22.8.1996 (ΦΕΚ 826 Β ) συντάσσει «Οδηγό Χρηµατοδότησης και ιαχείρισης» του Ειδικού Λογαριασµού, ο οποίος εγκρίνεται από την Σύγκλητο του Πανεπιστηµίου ή την Συνέλευση του Τ.Ε.Ι.κατά περίπτωση. αα)στον Οδηγό Χρη µατοδότησης και ιαχείρισης περιγράφονται συνολικά τα όργανα, οι διαδικασίες αξιολόγησης, επιλογής, χρηµατοδότησης και οικονοµικής διαχείρισης των δραστηριοτήτων που αναφέρονται στην παράγραφο 2 του άρθρου 1 της ανωτέρω κοινής υπουργικής απόφασης,καθώς και η διάδοση, αξιοποίηση και εκµετάλλευση των αποτελεσµάτων και προϊόντων των ερευνητικών και άλλων δραστηριοτήτων που χρηµατοδοτούνται µέσω του Ειδικού Λογαριασµού. ββ) Με τον Οδηγό Χρηµατοδότησης και ιαχείρισης καθορίζονται επίσης οι αρµοδιότητες οι υποχρεώσεις των υπευθύνων των έργων για τις διάφορες κατηγορίες δραστηριοτήτων,το πλαίσιο και τα θέµατα αµοιβών όσων συµµετέχουν σε έργα που χρηµατοδοτεί και διαχειρίζεται ο Λογαριασµός, καθώς και κάθε περίπτωση χρηµατοδότησης και οικονοµικής διαχείρισης που δεν προβλέπεται από την ανωτέρω κοινή υπουργική απόφαση.» Ο οδηγός που ακολουθεί αποτελείται από τις ακόλουθες ενότητες: ΙΙ. ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ, ΕΠΙΛΟΓΗ ΧΡΗΜΑΤΟ ΟΤΗΣΗ ΙΙΙ. ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΙV. ΙΑ ΟΣΗ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΩΝ 7

ø O π O π ªπO ø IΙ. ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ, ΕΠΙΛΟΓΗ, ΧΡΗΜΑΤΟ ΟΤΗΣΗ Ο Ειδικός Λογαριασµός Κονδυλίων Έρευνας (ΕΛΚΕ) σύµφωνα µε το Άρθρο 1 παράγραφο 2 της απόφασης ΚΑ/679/22.8.96), χρηµατοδοτεί: «τις ανάγκες ερευνητικών, εκπαιδευτικών, επιµορφωτικών, αναπτυξιακών καθώς και έργων συνεχιζόµενης κατάρτισης και έργων για την παροχή επιστηµονικών, τεχνολογικών και καλλιτεχνικών υπηρεσιών, την εκπόνηση ειδικών µελετών, την εκτέλεση δοκιµών, µετρήσεων εργαστηριακών εξετάσεων και αναλύσεων, την παροχή γνωµοδοτήσεων, τη σύνταξη προδιαγραφών για λογαριασµό τρίτων, ως και άλλων σχετικών υπηρεσιών ή δραστηριοτήτων που συµβάλλουν στη σύνδεση της εκπαίδευσης και της έρευνας µε την παραγωγή και εκτελούνται ή παρέχονται από το επιστηµονικό προσωπικό του Γ.Π.Α.ή και µε τη συνεργασία άλλων ειδικών επιστηµών» Στα πλαίσια αυτά διακρίνονται δύο γενικές κατηγορίες έργων και προγραµµάτων: 1. Έργα / Προγράµµατα που απλώς διαχειρίζεται ο ΕΛΚΕ 2. Έργα / Προγράµµατα / Εξοπλισµός που χρηµατοδοτούνται / συν-χρηµατοδοτούνται από τον ΕΛΚΕ 1. Έργα / Προγράμματα που απλώς διαχειρίζεται ο ΕΛΚΕ (α) Προγράµµατα που δεν χρηµατοδοτούνται από τον ΕΛΚΕ, δεν αξιολογούνται από την επιτροπή ΕΛΚΕ, αλλά γίνεται δεκτή η αξιολόγηση του φορέα που χρηµατοδοτεί το συγκεκριµένο ερευνητικό πρόγραµµα. (β) Όλες οι προτάσεις ή αιτήσεις χρηµατοδότησης ερευνητικών προγραµµάτων, πρέπει να έχουν την κατ αρχήν έγκριση της Επιτροπής Έρευνας (Άρθρο 4 Παραγρ.6δ της ΚΑ/679/96). Σε περιπτώσεις που δεν είναι εφικτή η σύγκληση της Επιτροπής, η έγκριση µπορεί να χορηγηθεί µε ευθύνη του Προέδρου της Επιτροπής ΕΛΚΕ, µε την ρητή όµως υποχρέωση να φέρει ο Πρόεδρος το θέµα στην πρώτη συνεδρίαση της Επιτροπής. Η άρνηση εγκρίσεως πρέπει να είναι πλήρως αιτιολογηµένη, ο δε θιγόµενος µπορεί µε έγγραφο του να ζητήσει να παραπεµφθεί το θέµα στη Σύγκλητο του Πανεπιστηµίου. 2. Έργα / Προγράμματα / Εξοπλισμός που χρηματοδοτούνται / συν-χρηματοδοτούνται από ΕΛΚΕ ιακρίνονται οι εξής κατηγορίες: Α. Χρηµατοδότηση Ανταγωνιστικών Προγραµµάτων µε Προκήρυξη (υποτροφίες, ερευνητικά προγράµµατα ή άλλες δραστηριότητες που προωθούν την έρευνα και την εκπαίδευση) Β. Πριµοδότηση Επιστηµονικού Υπεύθυνου για την εισφορά του στον ΕΛΚΕ Γ. Χρηµατοδότηση Προγράµµατος /Έργου /Εξοπλισµού κατ επιλογή (χρηµατοδότηση / συνχρηµατοδότηση εξοπλισµού, εργαστηριακή υποδοµή ή άλλες δραστηριότητες που 8

O O Ã ª O O π π à πƒπ OÀ π π OÀ O ƒπ ªOÀ OÀ... προωθούν την έρευνα και την εκπαίδευση). Χρηµατοδότηση λοιπών έργων από τον ΕΛΚΕ (Έργα του ΓΠΑ) Α. Χρηµατοδότηση Ανταγωνιστικών Προγραµµάτων µε Προκήρυξη Το ΓΠΑ, για την ανάπτυξη των στρατηγικών του στόχων, προκηρύσσει την χρηµατοδότηση υποτροφιών, ερευνητικών προγραµµάτων και άλλων προγραµµάτων που εµπίπτουν στους σκοπούς του ΕΛΚΕ (βλέπε ΚΑ 679/22.8.96 Άρθρο 1 Παράγραφος 2). Η Επιτροπή ΕΛΚΕ µε απόφασή της αναθέτει την οργάνωση, προκήρυξη και αξιολόγηση των προτάσεων σε τριµελή επιτροπή µε την υποχρέωση η τριµελής επιτροπή, σε κάθε στάδιο της διαδικασίας (όροι συµµετοχής, κριτήρια αξιολόγησης, σύσταση κριτικής επιτροπής και αποτελέσµατα αξιολόγησης), να παίρνει την έγκριση της επιτροπής ΕΛΚΕ. Βασικές Αρχές Τα προγράµµατα πρέπει να αποσκοπούν σε κάποιο στρατηγικό στόχο του ΓΠΑ που θα δηµοσιοποιείται και θα καθοδηγεί τους κανόνες αξιολόγησης και την σύσταση της επιτροπής αξιολόγησης και κρίσης. Η επιτροπή αξιολόγησης και κρίσης αποτελείται από ειδικούς επί του θέµατος, εντός ή εκτός ΓΠΑ υπό την προϋπόθεση ότι δεν συµµετέχουν οι ίδιοι στο υπό κρίση πρόγραµµα. Σε περίπτωση που έχει υποβληθεί πρόγραµµα από κάποιο µέλος της επιτροπής ΕΛΚΕ, το ενδιαφερόµενο µέλος απέρχεται κατά τη συζήτηση του θέµατός του και δεν συµµετέχει στη διαδικασία λήψεως της αποφάσεως. Η απουσία του στη περίπτωση αυτή δεν υπολογίζεται στην απαρτία της επιτροπής. Οι αποφάσεις της επιτροπής ΕΛΚΕ πρέπει να είναι πλήρως αιτιολογηµένες και επικυρώνονται από τη Σύγκλητο του Πανεπιστηµίου. Β. Πριµοδότηση Επιστηµονικού Υπεύθυνου για την εισφορά του στον ΕΛΚΕ Το ΓΠΑ αναγνωρίζοντας: Την προσφορά των Επιστηµονικών Υπευθύνων που µε το επιστη µονικό τους έργο προάγουν την έρευνα συνεισφέρουν στους πόρους του ΕΛΚΕ. Την ανάγκη κινήτρων για να συνεχισθεί αυτή η προσπάθεια και Την αναγκαιότητα των δαπανών που απαιτούνται στην προσπάθειά τους να επεκτείνουν το επιστηµονικό τους έργο και να προσελκύσουν νέους πόρους χρηµατοδότησης Πριµοδοτεί το επιστηµονικό τους έργο µε ένα ποσό που ανέρχεται σε ποσοστό 5% του συνόλου της παρακράτησης από ερευνητικά προγράµµατά του, που χρηµατοδοτήθηκαν τον προηγούµενο χρόνο. Το ποσό αυτό δεν µπορεί να χρησιµοποιηθεί ως πρόσθετη αµοιβή µόνιµου προσωπικού του ΓΠΑ. 9

ø O π O π ªπO ø Γ. Χρηµατοδότηση Προγράµµατος / Έργου / Εξοπλισµού κατ Επιλογή Τα µέλη ΕΠ του ΓΠΑ µπορούν να ζητήσουν χρηµατοδότηση για οποιονδήποτε σκοπό εµπίπτει στους στόχους του ΕΛΚΕ σύµφωνα µε την ΚΑ 679/ 22.8.96 Άρθρο 1 Παράγραφος 2. Η πρόταση πρέπει να είναι: - συγκεκριµένη - τεκµηριωµένη - να µην είναι εύκολο να χρηµατοδοτηθεί από άλλα κονδύλια - το όφελος του ΓΠΑ να είναι σαφώς σηµαντικότερο από το κόστος - να προσφέρει ένα στρατηγικό πλεονέκτηµα στο ΓΠΑ Η Επιτροπή κρίνει εάν η πρόταση θα πρέπει να διερευνηθεί περαιτέρω και έχει την δυνατότητα να ζητήσει έκθεση σκοπιµότητας και υλοποίησης που συντάσσεται από έναν ουδέτερο κριτή. Η επιτροπή έχοντας υπ όψιν της την έκθεση σκοπιµότητας αποφασίζει τη χρηµατοδότηση της πρότασης. Σε αυτά τα προγράµµατα η επιτροπή ΕΛΚΕ αναγνωρίζει ότι έχουν προτεραιότητα χρηµατοδότησης: 1. Μέλη ΕΠ πού έχουν επιδείξει σηµαντικό ερευνητικό έργο όπως αυτό τεκµηριώνεται από τα ποσά παρακράτησης λογαριασµού ΕΛΚΕ που τους αντιστοιχούν στην τελευταία τριετία. 2. Νεοεκλεγµένα µέλη ΕΠ (που ξεκινούν επιστηµονικό έργο στο ΓΠΑ). Λοιπά Έργα Χρηµατοδοτούµενα από τον ΕΛΚΕ Ο ΕΛΚΕ έχει την δυνατότητα να χρηµατοδοτεί έργα υποδοµής και άλλα που εµπίπτουν στην ΚΑ 679/22.8.96 Άρθρο 1 Παράγραφος 2, µε απόφαση της επιτροπής και χωρίς να απαιτείται έκθεση σκοπιµότητας της χρη µατοδότησης, εάν και µόνο η σκοπιµότητα του έργου είναι προφανής. Σε κάθε άλλη περίπτωση, η πρόταση χρηµατοδότησης έργου πρέπει να συνοδεύεται και από τεκµηριωµένη µελέτη. Η µελέτη αυτή τεκµηριώνει το κόστος του έργου (εκτέλεση, εξοπλισµό, λειτουργία και συντήρηση), και τον στόχο του έργου (ωφέλεια, απόδοση, στρατηγική) ώστε να δίνει τη δυνατότητα στην επιτροπή να την αξιολογεί. 10

ΙΙΙ. ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΙΑΧΕΙΡΙΣΗ O O Ã ª O O π π à πƒπ OÀ π π OÀ O ƒπ ªOÀ OÀ... Το κεφάλαιο αυτό περιλαµβάνει τις ακόλουθες ενότητες: 1. ιαδικασίες για την αποδοχή διαχείρισης του ερευνητικού προγράµµατος από τον ΕΛΚΕ 2. Παραστατικά που εκδίδει ο ΕΛΚΕ για την καταβολή των χρηµατοδοτήσεων 3. ιαδικασίες για την πραγµατοποίηση των πληρωµών 1. Διαδικασίες για την Αποδοχή Διαχείρισης του Ερευνητικού Προγράμματος από τον ΕΛΚΕ Συγκατάθεση συµµετοχής Η συγκατάθεση του Γεωπονικού Πανεπιστηµίου Αθηνών για την υποβολή αίτησης χρηµατοδότησης ερευνητικού προγράµµατος γίνεται κατόπιν αίτησης του Επιστηµονικού Υπεύθυνου (Έντυπο 1) στη Γραµµατεία τού ΕΛΚΕ. Αποδοχή διαχείρισης κατόπιν έγκρισης χρηµατοδότησης Για την αποδοχή της διαχείρισης χρηµατοδοτούµενου ερευνητικού προγράµµατος, ο Επιστηµονικός Υπεύθυνος (Ε.Υ.) υποβάλλει στη Γραµµατεία τού ΕΛΚΕ τα παρακάτω : 1. Aντίγραφο της ερευνητικής πρότασης, όπως υποβλήθηκε στον Φορέα Χρηµατοδότησης. 2. Αναλυτικό προϋπολογισµό δαπανών (Έντυπο 2) υπογεγραµµένο από τον Ε.Υ. και τον ιευθυντή του Tοµέα ή τον ιευθυντή του Eργαστηρίου (Ο Ε.Υ. πρέπει να συµπληρώσει στο ελάχιστο τα πεδία που έχουν γραµµοσκιασθεί). Στο Έντυπο 2 αναφέρεται: - Ο τίτλος του προγράµµατος, ο φορέας χρηµατοδότησης, η διάρκεια του προγράµµατος και η ηµεροµηνία έναρξης του προγράµµατος. - Οι εισροές (σύνολο και ετήσιες δόσεις) - Οι δαπάνες (ανά κατηγορία και µια πρόβλεψη της ετήσιας κατανοµής τους) - Πιθανές δεσµεύσεις που έχει αναλάβει η ερευνητική οµάδα. - Η σύνθεση της ερευνητικής οµάδας σε επιστηµονικό και γενικό προσωπικό. - Σε περίπτωση που το Γ.Π.Α. δεν συµµετέχει στη χρηµατοδότηση του προγράµµατος, ο Ε.Υ. βεβαιώνει ότι το Γεωπονικό Πανεπιστήµιο Αθηνών δεν έχει καµία οικονοµική επιβάρυνση για το έργο. Παρατηρήσεις: - Για την ορθή ένταξη των δαπανών συµβουλευτείτε το κεφάλαιο «Οδηγίες για την Σύνταξη Προϋπολογισµού απανών». - Η ιδιότητα ή η δραστηριότητα του κάθε µέλους της ερευνητικής οµάδας πρέπει να είναι συµβατή µε τον ρόλο (ειδικότερη απασχόληση) που έχει αναλάβει στο έργο µε ευθύνη 11

ø O π O π ªπO ø του Ε.Υ. -Η σύνθεση της ερευνητικής οµάδας αποτελεί ευθύνη του Ε.Υ. και µπορεί να αλλάζει κατά την διάρκεια του προγράµµατος. 3. Σύµβαση ή απόφαση (ανάλογα µε τον φορέα) του Φορέα Χρηµατοδότησης µε το Γεωπονικό Πανεπιστήµιο Αθηνών - Επιτροπή ΕΛΚΕ για την εκτέλεση του έργου υπογεγραµµένη από τον εκάστοτε Αντιπρύτανη Οικονοµικών Υποθέσεων, ως Πρόεδρο της Επιτροπής ιαχείρισης ΕΛΚΕ. Στη σύµβαση αναφέρονται, κατ ελάχιστον ο Επιστηµονικά Υπεύθυνος (Ε.Υ), το ύψος της χρηµατοδότησης (πλέον ΦΠΑ όταν πρόκειται για έργο παροχής υπηρεσιών), η διάρκεια, το αντικείµενο και τα παραδοτέα του έργου Παρατηρήσεις: - Οι παραπάνω ενέργειες υποβολής εγγράφων και εντύπων εγκρίνονται από την Επιτροπή ΕΛΚΕ και αποτελούν προϋπόθεση για την έναρξη του έργου και για κάθε οικονοµική συναλλαγή. - Το πρακτικό της έγκρισης κοινοποιείται στον πρόεδρο του αντίστοιχου Τµήµατος για ανακοίνωσή του στην Γενική Συνέλευση του Τµήµατος. - Κάθε έργο µε την έναρξή του λαµβάνει έναν εσωτερικό κωδικό, ο οποίος χρησιµοποιείται ως κλειδί επικοινωνίας µεταξύ Επιστηµονικού Υπεύθυνου και Επιτροπής ΕΛΚΕ. Α. Οδηγίες για την Σύνταξη Προϋπολογισµού απανών (Έντυπο 2) Στη Γραµµατεία της Επιτροπής ΕΛΚΕ υποβάλλεται ο συνολικός προϋπολογισµός του έργου σύµφωνα µε τη σύµβαση ή την απόφαση χρηµατοδότησης (λαµβανοµένων υπ όψιν των συµβατικών δεσµεύσεων, όπου υπάρχουν ) ως εξής: 1. Αµοιβές Στον προϋπολογισµό αναγράφεται το σύνολο των αµοιβών των συµµετεχόντων στο πρόγραµ- µα συνολικά ή αναλυτικά ανά κατηγορία: - Πανεπιστηµιακοί και ηµόσιοι Υπάλληλοι και υπάλληλοι Ν.Π... - Αµοιβές Τρίτων - Υπότροφοι Ακολουθούν συνοπτικές οδηγίες για τις διάφορες κατηγορίες αµοιβών. Το κεφάλαιο «ιαδικασίες για την πραγµατοποίηση των πληρωµών» στην ενότητα «Αµοιβές» εξετάζει αναλυτικά το ύψος των αµοιβών, τις προϋποθέσεις συµµετοχής, τα είδη και τον τρόπο σύναψης συµβάσεων και τα δικαιολογητικά πληρωµής. 1.1. Αμοιβές Πανεπιστημιακών και Δημοσίων Υπαλλήλων Στην κατηγορία αυτή ανήκουν οι πανεπιστηµιακοί και όλοι οι υπάλληλοι φορέων του ηµοσίου Τοµέα, όπως αυτός οριοθετείται από την ισχύουσα Νοµοθεσία. 12

O O Ã ª O O π π à πƒπ OÀ π π OÀ O ƒπ ªOÀ OÀ... Στον προϋπολογισµό γράφεται ο αριθµός τους και το σύνολο των πρόσθετων αµοιβών τους από τη συµµετοχή τους στο πρόγραµµα. Το ύψος της πρόσθετης αµοιβής ανά µήνα δεν µπορεί να υπερβαίνει το σύνολο των µηνιαίων ακαθαρίστων αποδοχών που λαµβάνει από τη θέση του ο συνεργάτης. (Ν.2083/92 αρθρ.28 παρ.16 και παρ.2,του άρθρ.41 του Ν.2683/99). 1.2. Αμοιβές τρίτων Γράφεται στον προϋπολογισµό το συνολικό ακαθάριστο ποσό αµοιβών (περιλαµβανοµένου του ΦΠΑ και ασφαλιστικών εισφορών) που θα διατεθεί σε όσους θα εργαστούν στο πρόγραµµα για να εκτελεστεί ένα µέρος του έργου (σχέση εργολαβική). Το κεφάλαιο «ιαδικασίες για την πραγµατοποίηση των πληρωµών» στην ενότητα «Αµοιβές τρίτων» εξετάζει αναλυτικά τα είδη και τον τρόπο σύναψης συµβάσεων, τις εισφορές που απορρέουν από τη σύµβαση και τα δικαιολογητικά πληρωµής. Αµοιβές εργαζοµένων σε προγράµµατα που χρηµατοδοτούνται από την Ευρωπαϊκή Ένωση απαλλάσσονται από Φ.Π.Α. βάσει του ΠΟΛ1128 1.3. Υποτροφίες Αναφέρεται στον προϋπολογισµό το συνολικό ποσό των υποτροφιών. 2. Εξοπλισµός (Όργανα και µη αναλώσιµα υλικά). Συµπληρώνεται ο προϋπολογισµός µε το σύνολο των δαπανών για πάγιο εξοπλισµό, όργανα και εν γένει µη αναλώσιµα υλικά που προβλέπεται να αγοραστούν για τις ανάγκες του έργου. Οι διαδικασίες προµήθειας εξοπλισµού εξαρτώνται από το κόστος και αναφέρονται αναλυτικά στο κεφάλαιο «ιαδικασίες για την πραγµατοποίηση των πληρωµών». Εάν ο χρηµατοδότης είναι η Ευρωπαϊκή Ένωση, ο εξοπλισµός δεν επιβαρύνεται µε Φ.Π.Α.βάσει του ΦΕΚ 335/23/4/97 Τεύχος Β, ΠΟΛ 1128 8/4/97 της Γενικής ιεύθυνσης Φορολογίας (βλέπε αναλυτικές οδηγίες στο κεφάλαιο Προµήθειες και κάτω από τον τίτλο:«ιαδικασία απαλλαγής εξοπλισµού από Φ.Π.Α. σε προγράµµατα που χρηµατοδοτούνται από την Ευρωπαϊκή Ένωση». 3. Αναλώσιµα Συµπληρώνεται ο προϋπολογισµός µε το σύνολο της αξίας των αναλωσίµων (µη- διαρκών) υλικών που προβλέπονται για την πραγµατοποίηση του έργου. Οι διαδικασίες προµήθειας εξαρτώνται από το κόστος των αναλωσίµων και αναφέρονται αναλυτικά στο κεφάλαιο:«ιαδικασίες για την πραγµατοποίηση των πληρωµών». 4. Μετακινήσεις Συµπληρώνεται ο προϋπολογισµός µε το σύνολο της δαπάνης για τις µετακινήσεις των µελών της οµάδας του έργου. Περιορισµοί και δικαιολογητικά για την είσπραξή τους αναφέρονται αναλυτικά στο κεφάλαιο «ιαδικασίες για την πραγµατοποίηση των πληρωµών». 13

ø O π O π ªπO ø Προκαταβολές για έξοδα µετακίνησης γίνονται αποδεκτές µε εντολή του Ε.Υ.εφ όσον υπάρχει υπόλοιπο στον λογαριασµό του προγράµµατος. Η διαδικασία περιγράφεται αναλυτικά στο κεφάλαιο Προκαταβολές. 5. Λοιπά έξοδα 5.1. Μισθώσεις (ακινήτων, εξοπλισμού, μεταφορικών μέσων) 5.2. Υπεργολαβίες - Θεωρούνται αυτοτελή τµήµατα του έργου που ανατίθενται σε τρίτους. - Το ποσό για υπεργολαβίες πρέπει να αναφέρεται ρητά στο συµφωνητικό του Γ.Π.Α. µε τον Φορέα Χρηµατοδότη. - Εάν το ποσό για υπεργολαβίες υπερβαίνει το 30% του συνολικού προϋπολογισµού, απαιτείται έγκριση της Επιτροπής ΕΛΚΕ. - Συµβάσεις παροχής υπηρεσιών που υπερβαίνουν τα 130.000 Ειδικά Τραβηκτικά ικαιώµατα* εµπίπτουν στα: Π 346/98 ΦΕΚ 230, Π 18/2000 ΦΕΚ 15 και τις Κοινοτικές Οδηγίες 92/50 και 97/52 και µπορεί να απαιτούν προκήρυξη διαγωνισµού και την τήρηση των διαδικασιών που προβλέπει η παραπάνω νοµοθεσία. * Η ισοτιµία των Ειδικών Τραβηκτικών ικαιωµάτων αναθεωρείται ανά διετία και σύµφωνα µε την κοινοποίηση του Υπουργείου Εµπορίου Αρ. Πρωτοκόλλου: Π1/6671, 20/11/2001, τα 130.000 Ειδικά Τραβηκτικά ικαιώµατα ισοδυναµούν µε 162.293. 5.3. Διάφορα Κάθε δαπάνη που µπορεί να προκύψει από την φύση του προγράµµατος και δεν καλύπτεται από τις παραπάνω κατηγορίες. 6. Γενικά έξοδα επιβάρυνσης προγραµµάτων. Τα προγράµµατα που διαχειρίζεται ο ΕΛΚΕ επιβαρύνονται µε ποσά γενικών εξόδων που ορίζονται ως παρακράτηση του ΕΛΚΕ. Το ποσό που έχει εγκρίνει ο χρηµατοδότης γράφεται ως γενικά έξοδα (overhead). Ο Επιστηµονικός Υπεύθυνος υποχρεούται να επιβαρύνει το πρόγραµµα µε το ανώτατο προβλεπόµενο στην προκήρυξη όριο για γενικά έξοδα του προγράµµατος. Σε κάθε άλλη περίπτωση πρέπει να αιτιολογεί την ενέργειά του στην Επιτροπή ΕΛΚΕ. Το ποσοστό παρακράτησης ΕΛΚΕ διέπεται από το άρθρο 7 της Υπουργικής Απόφασης: ΚΑ/ 679/96. Το ποσοστό που παρακρατεί ο ΕΛΚΕ του Γεωπονικού Πανεπιστηµίου Αθηνών ανά κατηγορία προγράµµατος καθορίζεται µε απόφαση της Επιτροπής ΕΛΚΕ και δηµοσιοποιείται από την Γραµµατεία του ΕΛΚΕ. εν υπάρχει παρακράτηση σε: 14

O O Ã ª O O π π à πƒπ OÀ π π OÀ O ƒπ ªOÀ OÀ... Χορηγίες για υποτροφίες Βραβεία πάσης φύσεως Ποσά που µεταβιβάζονται σε εταίρους προγραµµάτων Προγράµµατα που χρηµατοδοτούνται από το Γ.Π.Α. Μόνο εάν συντρέχουν ειδικοί λόγοι και µετά από αίτηση του Ε.Υ.και έγκριση της Επιτροπής ΕΛΚΕ, µπορεί να αναθεωρηθεί το ποσό που θα δεσµεύσει το Γεωπονικό Πανεπιστήµιο από το συγκεκριµένο πρόγραµµα. 7. Εταίροι (Partners) Πρόκειται για τα ποσά που το Πανεπιστήµιο, ως συντονιστής ενός προγράµµατος, πρέπει να διανείµει στα υπόλοιπα µέλη (partners) του προγράµµατος σύµφωνα µε το συµβόλαιο χρηµατοδότησης. Στην περίπτωση αυτή το Πανεπιστήµιο απλώς διανέµει το ποσό χωρίς να γίνεται οποιαδήποτε παρακράτηση για έξοδα διαχείρισης. Β. Τροποποίηση Προϋπολογισµού απανών. (Έντυπο 3) Σε περίπτωση που κατά την εκτέλεση του έργου προκύψουν ανάγκες που δικαιολογούν αναµόρφωση των ποσών στις διάφορες κατηγορίες των δαπανών του προϋπολογισµού,υπάρχει η δυνατότητα τροποποίησής του, µετά από αίτηση (Έντυπο 3) του Ε.Υ. και την έγκριση της Επιτροπής ΕΛΚΕ. Σηµειώνεται ότι, είναι απαραίτητο η τροποποίηση να ακολουθεί τους όρους που τυχόν έχουν τεθεί στη σύµβαση που έχει υπογραφεί µε το φορέα χρηµατοδότησης και κρίνεται κατά περίπτωση και σύµφωνα µε τους κανόνες που εκάστοτε απορρέουν από τη σύµβαση. Κατά κανόνα είναι αναγκαία η έγκριση του φορέα χρηµατοδότησης. Η σύνθεση της ερευνητικής οµάδας µπορεί να αλλάζει κατά την διάρκεια του προγράµµατος (εκτός του Ε.Υ. που απαιτεί ειδική έγκριση της Ε.Ε. βλέπε κεφάλαιο: «ΕΙ ΙΚΕΣ ΙΑΤΑ- ΞΕΙΣ») µε εισήγηση (Έντυπο 4). Όσον αφορά στην τροποποίηση του προϋπολογισµού των επιστηµονικών προγραµµάτων που χρηµατοδοτούνται από την Επιτροπή ΕΛΚΕ του ΓΠΑ, τροποποιήσεις που αυξοµειώνουν τις κατηγορίες δαπανών πάνω από 1.000 (340.000 δρχ.) πραγµατοποιούνται µε την έγκριση του Προέδρου της Επιτροπής ΕΛΚΕ. 15

ø O π O π ªπO ø 2. Παραστατικά που εκδίδει ο ΕΛΚΕ για την καταβολή των χρηματοδοτήσεων Ο ΕΛΚΕ έχει τη δυνατότητα έκδοσης, κατά περίπτωση, των εξής παραστατικών: - Γραµµάτιο είσπραξης - Τιµολόγιο επιδοτήσεων - επιχορηγήσεων (Το Γραµµάτιο είσπραξης και το τιµολόγιο επιδότησης - επιχορήγησης δεν επιβαρύνονται µε Φ.Π.Α.) - Απόδειξη παροχής υπηρεσιών - Τιµολόγιο παροχής υπηρεσιών - Τιµολόγιο πώλησης / ελτίο Αποστολής Σε περίπτωση που απαιτείται η έκδοση απόδειξης παροχής υπηρεσιών ή τιµολογίου παροχής υπηρεσιών ή τιµολογίου πώλησης, είναι απαραίτητο να υπολογισθεί και ποσοστό 18% Φ.Π.Α., επιπλέον από την απαιτούµενη χρηµατοδότηση, για την εκτέλεση του έργου. 3. Διαδικασίες για την πραγματοποίηση των πληρωμών Η πληρωµή των δαπανών πραγµατοποιείται από τη Γραµµατεία της Επιτροπής ΕΛΚΕ µε την προσκόµιση των απαραίτητων δικαιολογητικών (βλ. οδηγίες για κάθε κατηγορία δαπάνης). Η γραµµατεία είναι πρόθυµη να βοηθήσει στη σωστή συµπλήρωση των δικαιολογητικών εντύπων, αλλά τα έντυπα δεν γίνονται δεκτά από τη γραµµατεία στην περίπτωση που τα απαιτού- µενα στοιχεία είναι ελλιπή. Το κεφάλαιο αυτό περιγράφει αναλυτικά τις διαδικασίες για: Αµοιβές (Προϋποθέσεις, Συµβάσεις, ικαιολογητικά πληρωµής) Προµήθειες Εξοπλισµού και Αναλωσίµων ( ιαδικασίες, ικαιολογητικά πληρω- µής) Μετακινήσεις Εσωτερικού και Εξωτερικού ιαχειριστικές ιευκολύνσεις Προγραµµάτων άνεια Υπεργολαβίες Παράταση Ερευνητικού Προγράµµατος Τέλος Ερευνητικού Προγράµµατος- Επιστηµονικός Απολογισµός Άλλες Ειδικές ιατάξεις Α. ΑΜΟΙΒΕΣ Οι αµειβόµενοι ανήκουν στις εξής κατηγορίες: - Μέλη.Ε.Π. - ηµόσιοι Υπάλληλοι και Λοιπό Προσωπικό ΓΠΑ - Τρίτοι (µε σύµβαση εργασίας ΙΚΑ, Ελεύθεροι Επαγγελµατίες, Αµοιβόµενοι µε ελτίο 16

O O Ã ª O O π π à πƒπ OÀ π π OÀ O ƒπ ªOÀ OÀ... Επαγγελµατικής απάνης) - Υπότροφοι Μεταπτυχιακοί Α1. Μέλη Δ.Ε.Π. Σύµφωνα µε τα:άρθρο 28 παρ.16 του Ν.2083/92, άρθρο 14 του Ν2703/99 (ΦΕΚ 72Α ) και άρθρα 34 του Ν2768/99 (ΦΕΚ 273Α ), τα µέλη ΕΠ που συµµετέχουν σε ερευνητικά προγράµµατα δικαιούνται να λαµβάνουν πρόσθετες αποδοχές ή αποζηµίωση ή οποιασδήποτε φύσης απολαβές, οι οποίες δεν µπορούν να υπερβαίνουν κατά µήνα το σύνολο των πάσης φύσης τακτικών αποδοχών τους. Κάθε µέλος ΕΠ, ΕΕ ΙΠ, ΕΤΕΠ ή υπάλληλος του ΓΠΑ.υποχρεούται να καταθέσει στη Γραµµατεία της Επιτροπής Ερευνών σχετική Υπεύθυνη ήλωση (Έντυπο 13). ικαιολογητικά Πληρωµής Κατάσταση Πρόσθετης Αµοιβής (Έντυπο 11). Μισθοδοτική Κατάσταση από την κύρια θέση του. Υπεύθυνη ήλωση Ν.1599/86 (Έντυπο 13) ότι: «οι πρόσθετες αµοιβές του δεν ξεπερνούν το 100% των ακαθαρίστων µηνιαίων τακτικών αποδοχών του». Πηγές προσθέτων αµοιβών Τα Μέλη.Ε.Π. πλήρους απασχόλησης, σύµφωνα µε τα εδάφια δ, ε, στ και ζ της παρ.2 του άρθρου 2, του Νόµου 2530/97, έχουν την δυνατότητα: εδαφ. δ : να αµείβονται από χρηµατοδοτούµενα ερευνητικά προγράµµατα ή από Ερευνητικά Ινστιτούτα ή Κέντρα υπό την εποπτεία της Γενικής Γραµµατείας Έρευνας και Τεχνολογίας (Γ.Γ.Ε.Τ.) ή υπό την εποπτεία άλλων Υπουργείων ή από Ερευνητικά Πανεπιστηµιακά Ινστιτούτα υπό την εποπτεία ή τη συνεποπτεία του ΥΠΕΠΘ. εδαφ. ε : να αµείβονται από κάθε είδους έργο. εδαφ. στ : να ασκούν εξωπανεπιστηµιακή υπερωριακή απασχόληση (µέχρι 8 ώρες/εβδοµάδα), εφόσον δεν αµείβονται από τη θέση για την οποία παρέχουν την υπερωριακή τους απασχόληση και εδαφ. ζ : να ασκούν ελευθέριο επάγγελµα. Σύµφωνα µε τον Νόµο 2530/97, οι αµοιβές των µελών.ε.π. από τις δραστηριότητες των προαναφερθέντων εδαφίων εισπράττονται υποχρεωτικά µέσω του Ε.Λ.Κ.Ε. Παρακρατήσεις Ε.Λ.Κ.Ε. επί προσθέτων αµοιβών πανεπιστηµιακών Μετά την εφαρµογή του Ν.2817/14-3-00 παρ.1 του άρθρου 15 το ποσοστό που παρακρατεί το Γεωπονικό Πανεπιστήµιο Αθηνών από τις ως άνω αµοιβές των Μελών.Ε.Π. πλήρους απασχόλησης, οι οποίες εισπράττονται µέσω του Ε.Λ.Κ.Ε. διαµορφώνονται ως εξής ανάλογα µε τον χαρακτηρισµό τους από τον φορέα χρηµατοδότησης : Για προγράµµατα ερευνητικά τα οποία διαχειρίζεται ο ΕΛΚΕ: 3 % Για έργο µε ελτίο Παροχής Υπηρεσιών: 15 % Για τα λοιπά προγράµµατα: 10 % εν υπάρχει παρακράτηση σε περίπτωση που το έργο θεωρείται διδακτικό. Η ρύθµιση αυτή αφορά και τις αµοιβές των µελών ΕΠ του Γεωπονικού Πανεπιστηµίου Αθηνών, οι οποίοι αµείβονται από άλλα ΑΕΙ. Συνεπώς και σε αυτή την περίπτωση για να καταβληθούν οι αµοιβές, το µέλος ΕΠ οφείλει να ενηµερώσει την Επιτροπή ΕΛΚΕ, προσκοµίζοντας όλα εκείνα τα στοιχεία, ώστε να είναι δυνατός ο χαρακτηρισµός και η ένταξη της αµοιβής σε µία από τις ανωτέρω κατηγορίες. Oι αµοιβές που προέρχονται από προγράµµατα ΕΠΕΑΕΚ, ΕΠΕΤ καθώς επίσης και από προγράµµατα που 17

ø O π O π ªπO ø χρη µατοδοτεί η Ευρωπαϊκή Ένωση, χαρακτηριζόµενα από την ίδια ως ερευνητικά &αναπτυξιακά (R&D), εντάσσονται στην κατηγορία «ερευνητικά» (παρακράτηση 3%). Τα παραπάνω ποσοστά υπολογίζονται επί των ακαθαρίστων αµοιβών των µελών.ε.π. πλήρους απασχόλησης. Ειδικά, το ποσοστό από την άσκηση ελευθερίου επαγγέλµατος, υπολογίζεται επί των ακαθαρίστων αµοιβών, αφαιρουµένων από το ποσό της αµοιβής τους των δαπανών που προορίζονται για την προµήθεια αναλώσίµων υλικών και για αγορά υπηρεσιών από τρίτους για λογαριασµό των πελατών τους αλλά µη αφαιρουµένων των δαπανών για τη λειτουργία του γραφείου τους. Η διαδικασία είσπραξης και βεβαίωσης των ανωτέρω ποσών διέπονται από την Κοινή Απόφαση του υπουργείου Παιδείας µε Αρ. Πρωτ.:Φ.35/10506/ΙΒ (31/1/2002). Α2. Δημόσιοι Υπάλληλοι και Λοιπό Προσωπικό ΓΠΑ Σύµφωνα µε τά: άρθρο 2, παράγραφος 2 και το άρθρο 41 παράγραφος 2 του Ν.2683/99, την απόφαση της Συγκλήτου (συνεδρία 260,24/2/2000) που επεκτείνει την εφαρµογή των σχετικών διατάξεων του Ν.2683/99 και στα µέλη ΕΕ ΙΠ και ΕΤΕΠ και την απόφαση της επιτροπής ΕΛΚΕ (συνεδρία 4 η 26/11/99), ορίζεται ότι:«οι πρόσθετες αποδοχές ή απολαβές που λαµβάνουν τα µέλη ΕΕ ΙΠ, ΕΤΕΠ, ηµοσιοι Υπάλληλοι, Υπάλληλοι Ν.Π... και προσωπικό του ΓΠΑ που µετέχουν σε ερευνητικά προγράµµατα δεν µπορεί να υπερβαίνουν κατά µήνα το σύνολο των αποδοχών της οργανικής τους θέσης». ικαιολογητικά Πληρωµής Μισθοδοτική Κατάσταση από την κύρια θέση του. Κατάσταση Πρόσθετης Αµοιβής υπογεγραµµένη από τον Ε.Υ. (Έντυπο 11 για τους ασφαλισµένους στο ηµόσιο και Έντυπο 12 για τους ασφαλισµένους στο Ι.Κ.Α.) Υπεύθυνη ήλωση ότι: «οι πρόσθετες αµοιβές του δεν ξεπερνούν το 100% των ακαθαρίστων µηνιαίων αποδοχών του» (Έντυπο 13). Α3. Τρίτοι Το έκτακτο προσωπικό που είναι απαραίτητο για την εκτέλεση του προγράµµατος προσλαµβάνεται από την επιτροπή ΕΛΚΕ µε σύµβαση ανάθεσης έργου κατόπιν εισήγησης του Επιστηµονικού Υπευθύνου (εφ όσον το πρόγραµµα δεν υπάγεται στα ΕΠΕΑΕΚ ή στην Λειτουργικότητα Ερευνητικών Προγρα µµάτων ΓΠΑ). Σε περίπτωση που το πρόγραµµα υπάγεται στα ΕΠΕΑΕΚ ή στην Λειτουργικότητα Ερευνητικών Προγραµµάτων ΓΠΑ, πρέπει να έχει προηγηθεί απόφαση του Πρυτανικού Συµβουλίου. Προσοχή: Συµβάσεις παροχής υπηρεσιών που υπερβαίνουν τα 130.000 Ειδικά Τραβηκτικά ικαιώµατα* ε µπίπτουν στα:π 346/98 ΦΕΚ 230, Π 18/2000 ΦΕΚ 15 και τις Κοινοτικές Οδηγίες 92/50 και 97/52 και µπορεί να απαιτούν προκήρυξη διαγωνισµού και την τήρηση των διαδικασιών που προβλέπει η παραπάνω νοµοθεσία. * Η ισοτιµία των Ειδικών Τραβηκτικών ικαιωµάτων αναθεωρείται ανά διετία και σύµφωνα µε την κοινοποίηση του Υπουργείου Εµπορίου Αρ. Πρωτοκόλλου: Π1/6671, 20/11/2001 τα 130.000 Ειδικά Τραβηκτικά ικαιώµατα ισοδυναµούν µε 162.293. 18

O O Ã ª O O π π à πƒπ OÀ π π OÀ O ƒπ ªOÀ OÀ... ΓΕΝΙΚΑ ΠΕΡΙ ΣΥΝΑΨΗΣ ΣΥΜΒΑΣΕΩΝ Η Επιτροπή ΕΛΚΕ εγκρίνει την ανάθεση έργου, µετά από εισήγηση του Επιστηµονικού Υπευθύνου (Έντυπο 4) και ενηµέρωση του ιευθυντού του Εργαστηρίου. Γίνονται δεκτές οι εισηγήσεις εφόσον το έντυπο είναι πλήρως συµπληρωµένο µε όλα τα στοιχεία εκείνα που είναι απαραίτητα για τη σύνταξη της σχετικής σύµβασης από τη Γραµµατεία του ΕΛΚΕ (ατοµικά στοιχεία, ειδικότητα, διάρκεια απασχόλησης, αµοιβή, συγκεκριµένο αντικείµενο απασχόλησης κ.λ.π.). Στο Έντυπο 4 αναγράφεται η συνολική αµοιβή µε όλες τις ασφαλιστικές κρατήσεις, Φ.Π.Α. κλπ. Η συνολική αυτή αµοιβή πρέπει να αντιστοιχεί µε τη συνολική αµοιβή της σύµβασης έργου. Είναι χρήσιµο να συνεργάζεται ο Ε.Υ. µε την Γραµµατεία του ΕΛΚΕ για την σύναψη συµβάσεων προκειµένου να αποφεύγονται πιθανά λάθη ή παρανοήσεις. Οι συµβάσεις έργου είναι τριών ειδών: Α3α. Σύµβαση Αµειβοµένων µε Απόδειξη Επαγγελµατικής απάνης Για όσους έχουν ετήσιο εισόδη µα από εργασίες που δεν ξεπερνάει τα 4.000 ή τα 5.869 (2.000.000 δρχ) µε την προϋπόθεση ότι είναι δηµόσιοι /ιδιωτικοί υπάλληλοι /συνταξιούχοι, δεν είναι επιτηδευµατίες και επιτελούν ερευνητικό έργο χρη µατοδοτούµενο από την Ευρωπαϊκή Ένωση. Α3β. Σύµβαση ανάθεσης έργου µε ασφάλιση IKA και Απόδειξη Επαγγελµατικής απάνης Για όσους υπάγονται στο Άρθρο 3, Παράγραφο 1 του Ν 1642/1986 (ΦΕΚ Α 125). Α3γ. Σύµβαση Επαγγελµατιών που Εκδίδουν ελτίο Παροχής Υπηρεσιών Για τους λοιπούς. Οι προϋποθέσεις και τα δικαιολογητικά για τη σύναψη της σύµβασης και για την πληρωµή της αµοιβής ανά κατηγορία συµβάσεως έχουν ως ακολούθως: Α3α. Σύμβαση Αμειβομένων με Απόδειξη Επαγγελματικής Δαπάνης Το άτοµο που συνάπτει σύµβαση ανάθεσης έργου µε τον ΕΛΚΕ και το ακαθάριστο ετήσιό του εισόδηµα από παροχή υπηρεσιών δεν ξεπερνά το 4.000 και δεν είναι ελεύθερος επαγγελµατίας,α µείβεται µε απόδειξη επαγγελµατικής δαπάνης (Π 186/92 και Ν2753/99 Αρθ.9 Παρ 2 και Ν3052/02 Αρθ.1 Παρ 5). Το όριο τού ακαθάριστου εισοδήµατος αυξάνεται σε 5.869 (2.000.000 δρχ), εφ όσον ο συµβαλλόµενος είναι δη µόσιος /ιδιωτικός υπάλληλος ή συνταξιούχος, δεν είναι επιτηδευµατίας και επιτελεί ερευνητικό έργο χρη µατοδοτούµενο από την Ευρωπαϊκή Ένωση (Ν 2954/2-11-2001,ΦΕΚ 255 Αρθρ.10 Παρ.2). Στην περίπτωση αυτή δεν απαιτείται έναρξη επιτηδεύµατος ούτε ασφάλιση. ιαδικασία Ανάθεσης Έργου Κατόπιν εντολής τού Επιστηµονικού Υπευθύνου (Έντυπο 4), Υπογράφεται σύµβαση ανάθεσης έργου (Έντυπο 5) µεταξύ Επιστηµονικού Υπευθύνου, εργαζόµενου, ιευθυντού Τοµέα ή ιευθυντού Εργαστηρίου σε περίπτωση µη ύπαρξης 19

ø O π O π ªπO ø Τοµέα (ότι έλαβε γνώση) και του ή της Γραµµατέως της Επιτροπής ΕΛΚΕ σε τρία πρωτότυπα αντίγραφα (στην παράγραφο 5 συµπληρώνεται: «µε Απόδειξη Επαγγελµατικής απάνης»). και Συνοδεύεται από υπεύθυνη δήλωση ότι: «δεν είµαι επιτηδευµατίας και το ετήσιο ακαθάριστο εισόδηµά µου από παροχή υπηρεσιών, εξαιρουµένων των µισθωτών υπηρεσιών µου, δεν θα υπερβεί ετησίως το 4.000 και δεν υποχρεούµαι από τον Κ.Β.Σ. στην τήρηση βιβλίων» (Έντυπο 9) ή ότι: «Είµαι δηµόσιος ή υπάλληλος N.Π... / ιδιωτικός υπάλληλος / συνταξιούχος και δεν είµαι επιτηδευµατίας, πέραν των µισθωτών µου υπηρεσιών. Παρέχω ερευνητικό έργο χρηµατοδοτούµενο από την Ευρωπαϊκή Ένωση. Το ετήσιο ακαθάριστο εισόδη- µά µου από παροχή υπηρεσιών, εξαιρουµένων των µισθωτών υπηρεσιών µου, δεν θα υπερβεί τα 5.869 (2.000.000 δρχ) και δεν υποχρεούµαι από τον Κ.Β.Σ. στην τήρηση βιβλίων» (Έντυπο 10) ικαιολογητικά Πληρωµής Εντολή Επιστηµονικού Υπευθύνου για πληρωµή (Έντυπο 7) Υπογραφή ελτίου Επαγγελµατικής απάνης του Ειδικού Λογαριασµού (Έντυπο 8) µε αναφορά του έργου Φορολογική ενηµερότητα εάν το ποσό υπερβαίνει τα 1.467 (500.000 δρχ). Σε πληρωµή πού πραγµατοποιείται µε απόδειξη επαγγελµατικής δαπάνης δεν παρακρατείται ποσοστό για ασφαλιστικά ταµεία. Α3β. Σύμβαση ανάθεσης έργου με ασφάλιση ΙΚΑ Όσοι προσφέρουν υπηρεσίες στο Γ.Π.Α. µε «νοµική σχέση που δηµιουργεί δεσµούς εξάρτησης όσον αφορά τους όρους εργασίας ή την αµοιβή και συνεπάγεται την ευθύνη του εργοδότη» σύµφωνα µε το Άρθρο.3 Παρ.1 του Ν 1642/1986 (ΦΕΚ Α 125) και εφ όσον δεν υπάγονται σε ΦΠΑ και δεν είναι επιτηδευµατίες από άλλη αιτία, δεν υποχρεούνται σε τήρηση βιβλίων, ασφαλίζονται στο ΙΚΑ και α µείβονται µε Απόδειξη Επαγγελ µατικής απάνης που εκδίδει ο ΕΛΚΕ, ανεξάρτητα από το ύψος του εισοδήµατός τους (Άρθρο.2 Παρ 3β.του Π 134/96,ΦΕΚ 134/96). Το ποσό που αφορά τις ασφαλιστικές εισφορές αυτών των εργαζοµένων βαρύνει τον προϋπολογισµό του προγράµµατος. ιαδικασία Ανάθεσης Έργου Κατόπιν εντολής τού Επιστηµονικού Υπευθύνου (Έντυπο 4), Υπογράφεται σύµβαση ανάθεσης έργου (Έντυπο 6) µεταξύ Επιστηµονικού Υπευθύνου, εργαζόµενου, ιευθυντού Τοµέα ή ιευθυντού Εργαστηρίου σε περίπτωση µη ύπαρξης Τοµέα (ότι έλαβε γνώση) και της Γραµµατέως της Επιτροπής ΕΛΚΕ σε τρία πρωτότυπα αντίγραφα. Με την υπογραφή της σύµβασης ο εργαζόµενος πρέπει να προσκοµίζει το βιβλιάριο ενσή- µων του ΙΚΑ. 20

O O Ã ª O O π π à πƒπ OÀ π π OÀ O ƒπ ªOÀ OÀ... ικαιολογητικά Πληρωµής Εντολή Επιστηµονικού Υπευθύνου για πληρωµή (Έντυπο 7) Το βιβλιάριο ενσήµων του ΙΚΑ Υπογραφή ελτίου Επαγγελµατικής απάνης του Ειδικού Λογαριασµού (Έντυπο 8) µε λεπτοµερή αναφορά του έργου Φορολογική ενηµερότητα εάν το ποσό υπερβαίνει τα 1.467 (500.000 δρχ). Α3γ. Σύμβαση Επαγγελματιών που Εκδίδουν Δελτίο Παροχής Υπηρεσιών Σε περίπτωση πού ο εργαζόµενος δεν ε µπίπτει στις παραπάνω κατηγορίες, θεωρείται ελεύθερος επαγγελµατίας, αµείβεται µε ελτίο Παροχής Υπηρεσιών και ασφαλίζεται στο αρµόδιο ασφαλιστικό ταµείο (ΤΕΒΕ, ΤΣΑΥ, ΤΣΜΕ Ε κλπ.), ως κύριο φορέα ασφάλισης. Η σχέση του εργαζόµενου µε την Επιτροπή ΕΛΚΕ θεωρείται εργολαβική και µη εξαρτηµένη και ο παρέχων την υπηρεσία ελεύθερος επαγγελµατίας, έχει τις υποχρεώσεις που προβλέπει ο νόµος «περί άσκησης ελευθέρων επαγγελµάτων» του Κώδικα Βιβλίων και Στοιχείων (ΦΠΑ, επαγγελµατική στέγη, ασφαλιστικό ταµείο). Για να θεωρείται ελεύθερος επαγγελµατίας, ο εργαζόµενος πρέπει να έχει δηλώσει έναρξη επαγγέλµατος στην.ο.υ. της περιοχής του και να έχει θεωρήσει βιβλία και ελτίο Παροχής Υπηρεσιών. ιαδικασία Ανάθεσης Έργου Κατόπιν εντολής τού Επιστηµονικού Υπευθύνου (Έντυπο 4), Υπογράφεται σύµβαση ανάθεσης έργου (Έντυπο 5) µεταξύ Επιστηµονικού Υπευθύνου, εργαζόµενου, ιευθυντού Τοµέα ή ιευθυντού Εργαστηρίου σε περίπτωση µη ύπαρξης Τοµέα (ότι έλαβε γνώση) και του ή της Γραµµατέως της Επιτροπής ΕΛΚΕ σε τρία πρωτότυπα αντίγραφα (στην παράγραφο 5 συµπληρώνεται: «µε ελτίο Παροχής Υπηρεσιών») και Βεβαίωση από τον ασφαλιστικό του φορέα όπου φαίνεται η ηµεροµηνία ασφάλισής του. ικαιολογητικά Πληρωµής µε ελτίο Παροχής Υπηρεσιών Εντολή Επιστηµονικού Υπευθύνου για πληρωµή (Έντυπο 7) Θεωρηµένο ελτίο Παροχής Υπηρεσιών του εργαζόµενου. Ασφαλιστική ενηµερότητα. Φορολογική ενηµερότητα εάν το ποσό υπερβαίνει τα 1.467 (500.000 δρχ). Οι εισφορές στα ασφαλιστικά ταµεία αποδίδονται από τον ίδιο τον εργαζόµενο. Ο ΦΠΑ, καταβάλλεται στον εργαζόµενο, ο οποίος στη συνέχεια τον αποδίδει σύµφωνα µε τις διατάξεις του Ν.1642/86. Το ποσό που αφορά τον ΦΠΑ βαρύνει τον προϋπολογισµό του προγράµµατος. Προγράµµατα πού χρηµατοδοτούνται από την Ευρωπαϊκή Ένωση απαλλάσσονται από τον ΦΠΑ (ΠΟΛ 1128). ΣΗΜΕΙΩΝΕΤΑΙ ΟΤΙ ΟΛΕΣ ΟΙ ΚΑΤΗΓΟΡΙΕΣ ΑΜΟΙΒΩΝ ΠΛΗΡΩΝΟΝΤΑΙ ΜΟ- ΝΟN ΜΕΤΑ ΤΗΝ ΕΚΤΕΛΕΣΗ Η ΤΜΗΜΑΤΙΚΑ ΚΑΤΑ ΤΗ ΙΑΡΚΕΙΑ ΤΗΣ ΕΚΤΕ- ΛΕΣΗΣ ΤΟΥ ΕΡΓΟΥ ΚΑΙ ΟΧΙ ΠΡΟΚΑΤΑΒΟΛΙΚΑ 21

ø O π O π ªπO ø ΟΙ ΣΥΜΒΑΣΕΙΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣ ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ ΕΙΝΑΙ ΣΥΜΒΑΤΕΣ ΜΕ ΤΙΣ Ο ΗΓΙΕΣ ΚΑΙ ΤΟΥΣ ΟΡΟΥΣ ΤΟΥ ΦΟΡΕΑ ΧΡΗΜΑΤΟ ΟΤΗΣΗΣ. εν εγκρίνονται συµβάσεις έργου µε αναδροµικές ηµεροµηνίες έναρξης, διότι αντιβαίνουν τις διατάξεις του άρθρου 7 παρ.4 της Υ.Α. Κ.Α.679/22.8.96. Α4. Υπότροφοι. Οι υποτροφίες σύµφωνα µε τον Ν.2238/94 Αρθρ.6 παρ. 6γ, απαλλάσσονται από την φορολογία εισοδήµατος. Α4α. Χορήγηση Υποτροφιών σε Μεταπτυχιακούς Φοιτητές από την Επιτροπή ΕΛΚΕ Η Επιτροπή ΕΛΚΕ µπορεί να θεσµοθετεί υποτροφίες για την ενίσχυση µεταπτυχιακών φοιτητών / φοιτητριών. Οι όροι επιλογής, η διάρκεια και το ύψος των υποτροφιών αποφασίζονται από την επιτροπή ΕΛΚΕ. Α4β. Χορήγηση Υποτροφιών µέσα από Προγράµµατα Όπως προβλέπονται στα σχετικά Ελληνικά και ιεθνή προγράµµατα. ικαιολογητικά πληρωµής Κατάσταση του υπεύθυνου του προγράµµατος (ύψος υποτροφίας και χρονικό διάστηµα). Β. ΠΡΟΜΗΘΕΙΕΣ ΥΛΙΚΩΝ (αναλώσιµα - µη αναλώσιµα). Β1. Ιδιοκτησία και Διαχείριση Μη Αναλωσίμων Τα µη αναλώσιµα είδη που αγοράζονται από τον Επιστηµονικό Υπεύθυνο καταγράφονται από την Γραµµατεία της Επιτροπής ΕΛΚΕ και αποτελούν περιουσία του Γ.Π.Α. εκτός και αν ορίζει διαφορετικά ο χρηµατοδότης. Τις προτεραιότητες χρήσης των οργάνων για όσο διαρκεί το Ερευνητικό Πρόγραµµα έχει ο Επιστηµονικός Υπεύθυνος αλλά τα όργανα µπορεί να τα χρησιµοποιήσει οποιοδήποτε µέλος του Πανεπιστηµίου µε έγκριση του Επιστηµονικού Υπεύθυνου. Β2 Διαδικασίες Προμήθειας και Εξόφλησης Υλικών Οι προµήθειες υλικών και η παροχή υπηρεσιών για την εκτέλεση του έργου εµπίπτουν στο Άρθρο 7 του ΚΑ/679/22.8.96 περί Ειδικών Λογαριασµών. Οι κανόνες που ακολουθούν απορρέουν από την νοµοθεσία και τις αποφάσεις της Επιτροπής Έρευνας. Οι διαδικασίες διαφέρουν ανάλογα µε το ύψος της προµήθειας: - Μέχρι 440 (150.000 δρχ) - Άνω των 440 (150.000 δρχ ) και µέχρι 5.870 (2.000.000 δρχ) 22

O O Ã ª O O π π à πƒπ OÀ π π OÀ O ƒπ ªOÀ OÀ... - Άνω των 5.870 (2.000.000 δρχ) και µέχρι 200.000 Ειδικών Τραβηκτικών ικαιω µάτων (249.681 ) - Άνω του αριθµού των 200.000 Ειδικών Τραβηκτικών ικαιωµάτων (249.681 ) 1. Προµήθειες αξίας µέχρι 440 (150.000 δρχ.), Γίνονται απευθείας χωρίς διαγωνισµό ή λήψη προσφορών, ύστερα από εκτίµηση των τιµών που προσφέρει η αγορά µε µέριµνα και ευθύνη του Επιστηµονικού Υπευθύνου ικαιολογητικά που υποβάλλει ο Επιστηµονικός Υπεύθυνος για την εξόφληση : Τιµολόγιο / δελτίο αποστολής, που έχει υπογραφεί στην θέση «παραλαβών». Εντολή πληρωµής από τον Επιστηµονικό Υπεύθυνο (Έντυπο 7) (µε σαφή χαρακτηρισµό της δαπάνης) ικαιολογητικά για την είσπραξη δαπάνης που εξοφλήθηκε µετρητοίς - Τιµολόγιο που έχει την ένδειξη «µετρητοίς» στον τρόπο πληρωµής ή Τιµολόγιο και «Εξοφλητική Απόδειξη» - Εντολή πληρωµής από τον Επιστηµονικό Υπεύθυνο (Έντυπο 7) (µε σαφή χαρακτηρισµό της δαπάνης) Τιµολόγιο / ελτίο Αποστολής ή Τιµολόγιο Παροχής υπηρεσιών / ελτίο Αποστολής πρέπει να συντάσσονται στην επωνυµία: Γ.Π.Α. Ειδικός Λογαριασµός Κονδυλίων Έρευνας (ονοµατεπώνυµο Ε.Υ. & κωδικός έργου) ΑΦΜ : 090042767.0.Υ.: ΙΣΤ ΑΘΗΝΩΝ Ο Επιστηµονικός Υπεύθυνος πρέπει να υποβάλει τα παραστατικά στην Γραµµατεία του ΕΛΚΕ το συντοµότερο* και πριν από τη λήξη του ηµερολογιακού έτους έκδοσής τους, ανεξάρτητα εάν υπάρχει υπόλοιπο στο πρόγραµµα για την εξόφλησή τους**. *Τα παραστατικά πρέπει να έχουν καταχωρηθεί από το Λογιστήριο του ΕΛΚΕ το αργότερο µέχρι τις 15 του εποµένου µηνός από την λήψη τους και σε κάθε περίπτωση πριν από την λήξη του οικονοµικού έτους στο οποίο πραγµατοποιήθηκαν, σύ µφωνα µε τις διατάξεις του Άρθρου 9 Παράγραφος 21.2α του Ν 2753/99. **Εάν δεν υπάρχει υπόλοιπο στο πρόγραµµα για την εξόφλησή τους θα αναγράφεται στα παραστατικά: «Έναντι Αναµενόµενης όσης». Αγορά αγαθών ή παροχή υπηρεσιών που ξεπερνούν τις 146.74 (50.000 δρχ.), επιβαρύνονται µε φόρο προµηθευτή (4% για αγαθά, 8% για υπηρεσίες) που αποδίδεται στην εφορία. Η παρακράτηση αυτή γίνεται ανεξάρτητα ποσού από προµηθευτές που έχουν χαρακτηρισθεί από το Γ.Π.Α. ως «µειοδότες». 23

ø O π O π ªπO ø 2. Προµήθειες αξίας άνω των 440 (150.000 δρχ.) έως 5.870 (2.000.000 δρχ.), Γίνονται απευθείας χωρίς διαγωνισµό ή λήψη προσφορών, ύστερα από εκτίµηση των τιµών που προσφέρει η αγορά µε µέριµνα και ευθύνη του Επιστηµονικού Υπεύθυνου. ικαιολογητικά για την εξόφληση (Ν2338/94 Αρθρ55 Παρ1): Σύµβαση προµήθειας (Έντυπο 14). Πρέπει να έχει υπογραφεί πριν ή ταυτόχρονα µε το Τιµολόγιο Τιµολόγιο / δελτίο αποστολής, που έχει υπογραφεί στην θέση «παραλαβών». Εντολή πληρωµής από τον Επιστηµονικό Υπεύθυνο (Έντυπο 7) (µε σαφή χαρακτηρισµό της δαπάνης) ικαιολογητικά για την είσπραξη δαπάνης που εξοθλήθηκε µετρητοίς Σύµβαση προµήθειας (Έντυπο 14). Τιµολόγιο που έχει την ένδειξη «µετρητοίς» στον τρόπο πληρωµής ή - Τιµολόγιο και Απόδειξη Είσπραξης. - Εντολή πληρωµής από τον Επιστηµονικό Υπεύθυνο (Έντυπο 7) (µε σαφή χαρακτηρισµό της δαπάνης) 3. Προµήθειες αξίας άνω των 5.870 (2.000.000 δρχ.) και µέχρι 200.000 Ειδικών Τραβηκτικών ικαιωµάτων*. Γίνονται µε πρόχειρο µειοδοτικό διαγωνισµό** και πλήρη αιτιολόγηση της επιλογής από την Επιτροπή διενέργειας του διαγωνισµού, ιδιαίτερα στην περίπτωση που δεν επιλέγεται ο µειοδότης. Για να πραγµατοποιηθεί ο διαγωνισµός απαιτούνται τουλάχιστον 3 προσφορές προµηθευτών***. Η Επιτροπή ιαγωνισµού αποτελείται από τον Επιστηµονικό Υπεύθυνο και άλλα δύο µέλη του ΓΠΑ τα οποία έχει ορίσει ο Επιστηµονικός Υπεύθυνος για τον σκοπό αυτό. Η παραλαβή του υλικού γίνεται από την ίδια τριµελή επιτροπή. Με την παραλαβή συντάσσεται πρωτόκολλο παραλαβής και καλής λειτουργίας (Έντυπο 18) το οποίο υπογράφεται από την τριµελή επιτροπή. Αγορά εξοπλισµού αξίας µεγαλύτερης των 2.000.000 δρχ (5.870 ) δηµοσιοποιείται στο περιοδικό ή στην ιστοσελίδα του ΓΠΑ. ικαιολογητικά για την εξόφληση: ιακήρυξη ιενέργειας Πρόχειρου Μειοδοτικού ιαγωνισµού (Έντυπο 16) Πρακτικό διενέργειας πρόχειρου µειοδοτικού διαγωνισµού (Έντυπο 17) Συµφωνητικό προµήθειας (Έντυπο 15). Πρακτικό παραλαβής (Έντυπο 18) Τιµολόγιο / δελτίο αποστολής Φορολογική ενηµερότητα του προµηθευτή Ασφαλιστική ενηµερότητα του προµηθευτή**** * Η ισοτιµία των Ειδικών Τραβηκτικών ικαιωµάτων αναθεωρείται ανά διετία και σύµφωνα µε την κοινοποίηση του Υπουργείου Εµπορίου Αρ. Πρωτοκόλλου: Π1/6671, 20/11/2001 τα 200.000 Ειδικά Τραβηκτικά ικαιώµατα ισοδυνα- µούν µε 249.681. 24

O O Ã ª O O π π à πƒπ OÀ π π OÀ O ƒπ ªOÀ OÀ... ** Η προµήθεια γίνεται µε διαπραγµάτευση εφ όσον: - Για τεχνικούς ή καλλιτεχνικούς λόγους ή για την προστασία των δικαιωµάτων αποκλειστικότητας, τα προς προµήθεια προϊόντα µπορούν να κατασκευασθούν ή να παραδοθούν µόνο από ορισµένο προµηθευτή. - Όταν δεν είναι δυνατόν να τηρηθούν οι προθεσµίες που απαιτούν οι διαδικασίες ανοικτού ή κλειστού διαγωνισµού λόγω κατεπειγόντων λόγων που δεν είναι δυνατόν να προβλεφθούν και που δεν απορρέουν από δική τους ευθύνη. *** Σε περίπτωση που υπάρχουν λιγότερες από τρεις προσφορές πρέπει να γίνει τακτικός διαγωνισµός. **** Σε περίπτωση πού η επιχείρηση είναι προσωπική απαιτείται ασφαλιστική ενηµερότητα του ιδιοκτήτη πλέον αυτής των υπαλλήλων της εταιρείας. 4. Προµήθειες αξίας άνω των 200.000 Ειδικών Τραβηκτικών ικαιωµάτων* Σύµφωνα µε το Π 370, (ΦΕΚ 199, 14-09-1995) και την οδηγία 93/36 της Ευρωπαϊκής Ένωσης: στην περίπτωση που η σύµβαση προµήθειας προϊόντων υπερβαίνει το ποσό των 200.000 Ειδικών Τραβηκτικών ικαιωµάτων και τα προϊόντα δεν πρόκειται να χρησιµοποιηθούν για σκοπούς έρευνας, πειραµάτων, µελετών ή ανάπτυξης και δεν υπάγονται σε µία από τις ακόλουθες κατηγορίες: - Έχει προκηρυχθεί ανοικτός ή κλειστός διαγωνισµός για την προµήθεια αλλά δεν έχει υποβληθεί καµία προσφορά µετά την πάροδο της διορίας που προβλέπει ο νόµος - Για τεχνικούς ή καλλιτεχνικούς λόγους ή για την προστασία των δικαιωµάτων αποκλειστικότητας, τα προς προµήθεια προϊόντα µπορούν να κατασκευασθούν ή να παραδοθούν µόνο από ορισµένο προµηθευτή. - Όταν δεν είναι δυνατόν να τηρηθούν οι προθεσµίες που απαιτούν οι διαδικασίες ανοικτού ή κλειστού διαγωνισµού λόγω κατεπειγόντων λόγων που δεν είναι δυνατόν να προβλεφθούν και που δεν απορρέουν από δική τους ευθύνη. - Πρόκειται για συµπληρωµατικές παραδόσεις από τον αρχικό προµηθευτή ή για µερική ανανέωση ή για επέκταση υφισταµένων προµηθειών, εφόσον η αλλαγή προµηθευτή θα προκαλούσε τεχνικές δυσχέρειες και δεν έχουν περάσει τρία χρόνια από την αρχική σύµβαση. πρέπει η προµήθεια να γίνει µε ανοιχτό ή κλειστό διεθνή διαγωνισµό όπως προβλέπουν τό εθνικό και κοινοτικό δίκαιο: Π 394/1996 ΦΕΚ 266, Π 105/2000 ΦΕΚ 100, Π 370/1995 ΦΕΚ 199, Οδηγία ΕΕ 93/36, Οδηγία ΕΕ 97/52, Οδηγία ΕΕ 01/78. Σηµείωση: Μετά από έλεγχο, η Γραµµατεία της Επιτροπής ΕΛΚΕ επιφυλάσσεται να επιστρέψει στον Ε.Υ. τα δικαιολογητικά δαπανών, τα οποία έχουν προβλήµατα νοµιµότητας, επιλεξιµότητας και κανονικότητας. Φωτοαντίγραφα παραστατικών στοιχείων, έστω και θεωρηµένα για το γνήσιο, δεν γίνονται αποδεκτά από την Γραµµατεία του ΕΛΚΕ ΙΑ ΙΚΑΣΙΑ ΑΠΑΛΛΑΓΗΣ ΕΞΟΠΛΙΣΜΟΥ ΑΠΟ Φ.Π.Α. ΣΕ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΑ ΠΟΥ ΧΡΗ- ΜΑΤΟ ΟΤΟΥΝΤΑΙ ΑΠΟ ΤΗΝ ΕΥΡΩΠΑΪΚΗ ΕΝΩΣΗ Σύµφωνα µε το ΦΕΚ 335/23/4/97 Τεύχος Β, ΠΟΛ 1128 8/4/97 της Γενικής ιεύθυνσης Φορολογίας, εξοπλισµός που χρηµατοδοτείται από την Ευρωπαϊκή Ένωση απαλλάσσεται από Φ.Π.Α. Η 25

ø O π O π ªπO ø διαδικασία απαλλαγής είναι η εξής: Το συµβόλαιο υπογράφεται από τις Πανεπιστηµιακές αρχές και την Ευρωπαϊκή Ένωση. Ο Επιστηµονικός Υπεύθυνος µεταφράζει το συµβόλαιο (κυρίως κείµενο δίχως τα παραρτήµατα) στα Ελληνικά. Ο Πρύτανης ή ο Αντιπρύτανης πιστοποιεί µε την υπογραφή του ότι πρόκειται για ακριβή µετάφραση. Εντός τριάντα ηµερών από την υπογραφή του συµβολαίου, ο Επιστηµονικός Υπεύθυνος πρέπει να υποβάλει στην εφορία (ΙΣΤ Αθηνών) : Το συµβόλαιο µε την επίσηµη* µετάφραση. Αναλυτικό πίνακα ** εις διπλούν µε την περιγραφή του εξοπλισµού, Προµηθευτή, Αξία αγοράς (Έντυπο 20) Υπεύθυνη ήλωση Ν.1599/86 του Προέδρου της Επιτροπής ΕΛΚΕ ή του διευθυντή του Εργαστηρίου ότι: «η προµήθεια πού αναφέρεται στον πίνακα είναι απαραίτητη για την πραγµατοποίηση του προγράµµατος» Αίτηση του Επιστηµονικού Υπευθύνου προς την ΙΣΤ.Ο.Υ. Αθηνών για την απαλλαγή της προµήθειας από Φ.Π.Α. (Eντυπο 19) Υποβολή από τον πρόεδρο της Επιτροπής Έρευνας ή τον αντικαταστάτη του στην ΙΣΤ Εφορία Αθηνών τού εντύπου Μ3 TAXIS της εφορίας «ΗΛΩΣΗ ΕΝΑΡΞΗΣ / ΜΕΤΑ- ΒΟΛΗΣ ΕΡΓΑΣΙΩΝ ΜΗ ΦΥΣΙΚΟΥ ΠΡΟΣΩΠΟΥ» εκ µέρους του Γ.Π.Α. «π.χ. Α.Φ.Μ: 090042767, Επωνυµία: ΓΕΩΠΟΝΙΚΟ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΑΘΗΝΩΝ ΕΙ ΙΚΟΣ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΣ ΚΟΝ ΥΛΙΩΝ ΕΡΕΥΝΑΣ, ΥΠΑΓΩΓΗ Φ.Π.Α. : Όχι ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΩΝ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗΣ : Αρ Συµβολαίου, Πρόκειται για αγορά παγίων στα πλαίσια του προγράµµατος «τίτλος». Κατετέθη αίτηση για απαλλαγή από Φ.Π.Α. µε αρ. πρωτοκόλλου «αρ. πρωτοκόλλου». * Ο Πρύτανης ή ο Αντιπρύτανης πιστοποιεί µε την υπογραφή του ότι πρόκειται για ακριβή µετάφραση ** Η σύνταξη του αναλυτικού πίνακα προβλέπει ότι θα έχει πραγµατοποιηθεί ο µειοδοτικός διαγωνισµός, όπου αυτό απαιτείται και θα έχει γίνει η επιλογή των προµηθευτών και η σύνταξη του συµφωνητικού προµήθειας. ΠΡΟΜΗΘΕΙΕΣ ΜΕ ΠΡΟΚΑΤΑΒΟΛΗ : Σε περίπτωση που οι αγορές πραγµατοποιούνται µε προκαταβολή από τον Ε.Υ. (Έντυπο 7). Απαιτείται: 1. τα τιµολόγια να φέρουν σαφή ένδειξη εξόφλησης (σφραγίδα-υπογραφή προµηθευτή) και 2. συµπλήρωση ξεχωριστού πρωτοκόλλου παραλαβής για κάθε ένα από τα µη αναλώσιµα είδη (Έντυπο 18). 3. τήρηση των προαναφερθεισών διαδικασιών ανάλογα µε το ύψος της προµήθειας 4. απόδοση των κρατήσεων υπέρ του ηµοσίου και των τρίτων µε ευθύνη του ΕΥ (σε συνεννόηση µε τη Γραµµατεία ΕΛΚΕ). ΠΡΟΜΗΘΕΙΕΣ ΑΠΟ ΤΟ ΕΞΩΤΕΡΙΚΟ α)στην περίπτωση που έχει κατατεθεί στον ΕΛΚΕ το τελικό τιµολόγιο και τα φορτωτικά έγγραφα µαζί µε την εντολή πληρωµής του Επιστηµονικού Υπεύθυνου (Έντυπο 7), η πληρωµή γίνεται 26

O O Ã ª O O π π à πƒπ OÀ π π OÀ O ƒπ ªOÀ OÀ... κανονικά µε τον τρόπο (επιταγή ή τράπεζα)και στο νόµισµα που υποδεικνύει ο προµηθευτής µας. β)στην περίπτωση που δεν έχει κατατεθεί στον ΕΛΚΕ το τελικό τιµολόγιο για να γίνει η πληρωµή απαιτείται προτιµολόγιο (proforma invoice) ή φόρµα παραγγελίας (order form) από τον προµηθευτή µαζί µε µια αίτηση έκδοσης χρηµατικού εντάλµατος προπληρωµής (έντυπο 7) από τον Ε.Υ. Επιβάλλεται η προσκόµιση του τελικού τιµολογίου στον ΕΛΚΕ, µέχρι την 20η του επόµενου µήνα από την ηµεροµηνία έκδοσής του, και η εξόφληση της προκαταβολής (Έντυπο 26). γ)στην περίπτωση που η πληρωµή αφορά τη συνδροµή σε σύλλογο ή οργανισµό ή συµµετοχή σε συνέδριο εφόσον δεν υπάρχει δυνατότητα να εκδοθεί τιµολόγιο, τότε η πληρωµή γίνεται µε µια αίτηση έκδοσης χρηµατικού εντάλµατος προπληρωµής (έντυπο 7) από τον Ε.Υ. και η απόδοση της προκαταβολής (Έντυπο 26) γίνεται µόνον µε την απόδειξη είσπραξης. δ)στην περίπτωση που ο προµηθευτής πριν από την πραγµατοποίηση της συναλλαγής απαιτεί το άνοιγµα πίστωσης (letter of credit) και τη δέσµευση του αντίστοιχου χρηµατικού ποσού, απαιτείται προτιµολόγιο από τον προµηθευτή και η εντολή πληρωµής του Επιστηµονικού Υπεύθυνου (Έντυπο 1), προκειµένου να γίνει το «άνοιγµα» της πίστωσης. Μετά την παραλαβή του αγαθού ή της υπηρεσίας ακολουθείται η διαδικασία της περίπτωσης (α). Τα έξοδα που προκύπτουν από το άνοιγµα της πίστωσης εξοφλούνται ταυτόχρονα µε την εξόφληση του τελικού τιµολογίου. ΠΡΟΣΟΧΗ : 1. Όλα τα τιµολόγια πρέπει να έχουν εκδοθεί στο όνοµα της Επιτροπής ΕΛΚΕ και σε παρένθεση να αναφέρεται το όνοµα του Επιστηµονικού Υπευθύνου Agricultural University of Athens, Secretariat of Research Committee, --όνοµα--, Iera Odos 75, Athens GREECE GR 11855 2. Στα τιµολόγια ή προτιµολόγια που εκδίδουν χώρες της Ευρωπαϊκής Ένωσης είναι απαραίτητο να αναφέρεται ο Αριθµός Φορολογικού Μητρώου της Επιτροπής ΕΛΚΕ (VAT Registration Number : EL 090042767) Γ. ΜΕΤΑΚΙΝΗΣΕΙΣ Η Επιτροπή Έρευνας του Γεωπονικού Πανεπιστηµίου Αθηνών µε απόφαση της καθορίζει τα ποσά της ηµερήσιας και χιλιοµετρικής αποζηµίωσης για µετακινήσεις εσωτερικού και εξωτερικού: Γ1. Εσωτερικού. Μετακινήσεις στο εσωτερικό δικαιολογούνται για τον Ε.Υ. και κάθε άλλον συνεργάτη που µε- 27