Οδηγός Χρηματοδότησης και Διαχείρισης του Ειδικού Λογαριασμού του Τ.Ε.Ι. Πάτρας

Transcript

1 Οδηγός Χρηματοδότησης και Διαχείρισης του Ειδικού Λογαριασμού του Τ.Ε.Ι. Πάτρας Οδηγός Χρηματοδότησης Ε.Ε. ΤΕΙ Πάτρας Κεφάλαιο 1-1

2 Δεκέμβριος 2008 Κεφάλαιο 1-2

3 Κεφάλαιο 1. Πρόλογος Η Επιτροπή Ερευνών του Ειδικού Λογαριασμού του Τ.Ε.Ι. Πάτρας, έχοντας υπόψη τις διατάξεις του αρθρ. 4, παρ. στ και του αρθρ. 9 της κοινής Υπουργικής Απόφασης ΚΑ/679/ , συνέταξε τον παρόντα Οδηγό Χρηματοδότησης του Ειδικού Λογαριασμού, ο οποίος εγκρίθηκε στη Συνεδρίαση 16/ της Επιτροπής Ερευνών του Ειδικού Λογαριασμού και από τη Γενική Συνέλευση του Τ.Ε.Ι. Πάτρας. Η Γραμματεία του Ειδικού Λογαριασμού, λαμβάνοντας υπόψη τις σύγχρονες απαιτήσεις για την οικονομική παρακολούθηση και διαχείριση των έργων καθώς και τις απαιτήσεις των Διαχειριστικών και Ελεγκτικών Αρχών των εκάστοτε χρηματοδοτικών προγραμμάτων, προχώρησε στην προσαρμογή του Οδηγού Χρηματοδότησης του Ειδικού Λογαριασμού στα νέα δεδομένα. Ο παρών οδηγός είναι βασισμένος στον οδηγό χρηματοδότησης του Πανεπιστημίου Πειραιώς και έχει προσαρμοστεί στα δεδομένα του ΤΕΙ Πάτρας. Για τις περιπτώσεις που δεν προβλέπονται από τον οδηγό αυτό ή για τυχόν προβλήματα που θα προκύψουν κατά την εφαρμογή του οδηγού, αρμόδια για να αποφασίζει είναι Γενική Συνέλευση του Τ.Ε.Ι. Πάτρας, μετά από σχετική εισήγηση της Επιτροπής Ερευνών. Σε περίπτωση διακοπής της λειτουργίας του Ειδικού Λογαριασμού, τα πάσης φύσεως περιουσιακά στοιχεία και τα λογιστικά βιβλία μεταβιβάζονται στο Τ.Ε.Ι. Πάτρας και αποφασίζει σχετικά η Γενική Συνέλευσης του Τ.Ε.Ι. 25 Νοεμβρίου 2008 Ο Πρόεδρος της Επιτροπής Ερευνών Μ. Χατζηπροκοπίου Καθηγητής Ηλεκτρολογίας Οδηγός Χρηματοδότησης Ε.Ε. ΤΕΙ Πάτρας Κεφάλαιο 1-3

4 Οδηγός Χρηματοδότησης Ε.Ε. ΤΕΙ Πάτρας Κεφάλαιο 1-4

5 Εισαγωγή Η διαχείριση των χρηματοδοτούμενων έργων γίνεται στα Τ.Ε.Ι. από την Επιτροπή Ερευνών, η οποία ενεργεί για λογαριασμό του Ιδρύματος και σύμφωνα με ιδιαίτερο θεσμικό πλαίσιο. Η Επιτροπή, έχοντας την υποχρέωση από τον νόμο της σύνταξης ετήσιου επιστημονικού και οικονομικού απολογισμού και προϋπολογισμού, συγκεντρώνει και ελέγχει όλα τα υποβαλλόμενα στοιχεία για την επιστημονική και οικονομική πρόοδο κάθε χρηματοδοτούμενου έργου που διαχειρίζεται, τα οποία στη συνέχεια επεξεργάζεται σε σύστημα ηλεκτρονικής παρακολούθησης των έργων. Θα πρέπει να επισημανθεί το πλήθος, η σημασία, το είδος και η έκταση των ελέγχων στους οποίους υπόκειται η Επιτροπή Ερευνών, σύμφωνα με το ισχύον θεσμικό πλαίσιο και τις κατά περίπτωση συμβατικές τις υποχρεώσεις. Έλεγχοι μπορεί να διενεργηθούν από τους: Σώμα Ορκωτών Ελεγκτών (τακτικός ετήσιος έλεγχος) Ελεγκτικό Συνέδριο Ελλάδος (έκτακτος έλεγχος) Ελεγκτικό Συνέδριο Ευρωπαϊκής Ένωσης (έκτακτος έλεγχος) Γ.Γ. Ευρωπαϊκής Επιτροπής (UKLAF) (έκτακτος έλεγχος) Υπουργεία Παιδείας, Οικονομικών και Γενικό Λογιστήριο του Κράτους (έκτακτος έλεγχος) Φορείς Χρηματοδότησης (κατά έργο και κατά περίπτωση) Επίσης ουσιαστικός και διαχειριστικός έλεγχος είναι δυνατόν να διενεργείται από δημοσιονομικούς υπαλλήλους σε όλα τα προγράμματα που χρηματοδοτούνται από πόρους της Ευρωπαϊκής Ένωσης. Κατά συνέπεια όλα τα παραπάνω υποχρεώνουν την Επιτροπή Ερευνών τόσο να ελέγχει, να παρακολουθεί την ομαλή εξέλιξη των έργων και να λαμβάνει τα μέτρα που είναι απαραίτητα για την απρόσκοπτη λειτουργία τους και τη νόμιμη και αποτελεσματική χρήση των πόρων, όσο και να προβαίνει σε έλεγχο της νομιμότητας και της πληρότητας όλων των διενεργουμένων από τον υπεύθυνο κάθε έργου πράξεων. Στη συνέχεια γίνεται περιγραφή των διαδικασιών, των κανόνων, των υποχρεώσεων και των ρόλων σχετικά με τη διοίκηση και τη διαχείριση των ερευνητικών έργων, από το στάδιο της υποβολής μιας πρότασης έως τον επιστημονικό απολογισμό ενός έργου. Οδηγός Χρηματοδότησης Ε.Ε. ΤΕΙ Πάτρας Κεφάλαιο 1-5

6

7 Περιεχόμενα Κεφάλαιο 1. Πρόλογος Εισαγωγή Περιεχόμενα Κεφάλαιο 2. Σκοπός, & Διάρθρωση του Οδηγού Χρηματοδότησης του ΤΕΙ Πάτρας Σκοπός του Οδηγού Στόχοι του ΟΧΔ είναι: Όργανα Διοίκησης και Διαχείρισης του ΕΛΚΕ Διάρθρωση του Οδηγού Κεφάλαιο 3. Υποβολή προτάσεων Διαδικασία υποβολής Κατάρτιση Προϋπολογισμού Αμοιβές συμμετεχόντων στο έργο Αμοιβές Μελών ΕΠ Αμοιβές δημοσίων υπαλλήλων Αμοιβές τρίτων με ανάθεση έργου (σύμβαση έργου) Αμοιβές τρίτων με εξαρτημένη σχέση εργασίας (σύμβαση εργασίας ορισμένου χρόνου) Εξοπλισμός Αναλώσιμα Μετακινήσεις Λοιπές Δαπάνες Παρακράτηση υπέρ του ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Πάτρας (Γενικά Έξοδα) Λοιπές Κατηγορίες Υπεργολαβίες Κανονισμός Εκπαιδευτικών Προγραμμάτων «Προϋποθέσεις Έγκρισης από την ΕΕ Προτάσεων για Υλοποίηση Εκπαιδευτικών Προγραμμάτων» Επιστημονικός Υπεύθυνος έργου Στόχοι του εκπαιδευτικού προγράμματος Αναλυτική παρουσίαση της διάρθρωσης του προτεινόμενου προγράμματος Διδάσκοντες Δημοσιότητα Διδακτικό υλικό Αξιολόγηση εκπαιδευτικού προγράμματος Πιστοποιητικό παρακολούθησης Οδηγός Χρηματοδότησης Ε.Ε. ΤΕΙ Πάτρας Κεφάλαιο 1-1

8 Οικονομικές προϋποθέσεις Γενικά θέματα Λοιπά Θέματα Κεφάλαιο 4. Έναρξη Έργων Υπογραφή Σύμβασης Έναρξη διαχειρίσεων έργου από τον ΕΛΚΕ ΤΕΙ Πάτρας Αποδοχή Διαχειρίσεως Κεφάλαιο 5. Διαχείριση έργων Απασχόληση προσωπικού Επιλογή Προσωπικού (Δημοσιότητα)-Σύναψη Συμβάσεων Εξόφληση Αμοιβών Μετακινήσεις προσωπικού στο εσωτερικό και εξωτερικό Προμήθειες - εκτέλεση εργασιών Δικαιολογητικά Εξοπλισμός (Όργανα Υλικά, μη αναλώσιμα) Αναλώσιμα Λοιπά έξοδα Προμήθεια από ξένες χώρες Διαχείριση εξοπλισμού Υπεργολαβίες και συνεργαζόμενοι φορείς Υπεργολαβίες Συνεργαζόμενοι Φορείς Περιοδικές Δηλώσεις εκθέσεις προόδου Τροποποίηση προϋπολογισμού Παράταση χρόνου εκτελέσεως έργου Κεφάλαιο 6. Λήξη Έργου - Αποπληρωμή Εγγυητικές Επιστολές Αξιοποίηση αδιάθετων υπολοίπων Ετήσιος Επιστημονικός Απολογισμός Κεφάλαιο 7. Χρηματοδοτήσεις, Μέτρα για την Ενίσχυση της Έρευνας στο ΤΕΙ Πάτρας Εισαγωγή Κατηγοριοποίηση Δράσεων Ενίσχυση Ερευνητικού Δυναμικού Ενίσχυση Μεταπτυχιακών Συνεργατών Μελών ΕΠ Ενίσχυση Υποψηφίων Διδακτόρων Μελών ΕΠ, Ενίσχυση Ομότιμων Καθηγητών Δεκέμβριος 2008 Κεφάλαιο 1-2

9 7. 4 Αναβάθμιση Ερευνητικού Εξοπλισμού Δαπάνες Προβολής και Διευκόλυνσης Σύναψης Συνεργασιών Αναζήτηση Συνεργασιών και Ετοιμασία Προτάσεων Ενίσχυση Δραστηριοτήτων Επίβλεψης Διδακτορικών Διατριβών Συνέδρια Ενίσχυση Διοργάνωσης Συνεδρίων Ενίσχυση Συμμετοχής σε Συνέδρια Δημοσιεύσεις σε Επιστημονικά Περιοδικά Χρηματοδότηση Ερευνητικών Εργασιών Συμμετοχή σε Φορείς Προτυποποίησης (standardization bodies) και Υποστήριξη για Ευρεσιτεχνίες Φυλλάδια και Πληροφοριακά Συστήματα Κεφάλαιο 8. Ενίσχυση Έργων Κοινωνικές Προσφορές Υφιστάμενα έργα Κοινωνικές Προσφορές Κεφάλαιο 9. Αρμοδιότητες και Ευθύνες ΕΥ Κεφάλαιο 10. ΠΑΡΑΡΤΗΜΑΤΑ Παράρτημα Ι Συντομογραφίες Παράρτημα ΙΙ Συμβάσεις Παράρτημα ΙΙΙ- Διάφορα Έντυπα Παράρτημα ΙV -Έντυπα Εντολών Πληρωμής Οδηγός Χρηματοδότησης Ε.Ε. ΤΕΙ Πάτρας Κεφάλαιο 1-3

10 Δεκέμβριος 2008 Κεφάλαιο 2-4

11 Κεφάλαιο 2. Σκοπός, & Διάρθρωση του Οδηγού Χρηματοδότησης του ΤΕΙ Πάτρας 2. 1 Σκοπός του Οδηγού Ο Οδηγός Χρηματοδότησης και Διαχείρισης (ΟΧΔ) περιγράφει συνοπτικά τις διαδικασίες εκπόνησης έργων μέσω του ΕΛΚΕ ΤΕΙ Πάτρας. Στα «Έργα» περιλαμβάνονται: Ερευνητικά Προγράμματα, Μεταπτυχιακά Προγράμματα Σπουδών, Προγράμματα για την Απόκτηση Υποδομής, Προγράμματα Συνεχιζόμενης Κατάρτισης, Συνέδρια, Εκδηλώσεις, Πρακτική Άσκηση Φοιτητών, Μελέτες, κλπ Στόχοι του ΟΧΔ είναι: Η κωδικοποίηση των αποφάσεων της ΕΕ και των οδηγιών που απορρέουν από το κανονιστικό πλαίσιο στα διάφορα στάδια εκπόνησης έργων. Η βελτίωση της επικοινωνίας και συνεργασίας μεταξύ των μερών που εμπλέκονται στην εκπόνηση έργων. Η ταχεία εξοικείωση των νέων μελών ΕΠ και των στελεχών του ΕΛΚΕ ΤΕΙ Πάτρας με τις διαδικασίες εκπόνησης έργων. Ο προσδιορισμός των υποχρεώσεων και των αρμοδιοτήτων των εμπλεκομένων στην εκπόνηση έργων. Η τυποποίηση των διαδικασιών και η καλύτερη εποπτεία της λειτουργίας του ΕΛΚΕ ΤΕΙ Πάτρας. Η συμμόρφωση με την ΚΑ 679/ για σύνταξη και δημοσίευση ΟΧΔ Όργανα Διοίκησης και Διαχείρισης του ΕΛΚΕ Ο Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας (ΕΛΚΕ) του TEI Πάτρας, συστάθηκε βάσει της Κοινής Υπουργικής Απόφασης (ΚΑ) 679/ , η οποία δημοσιεύτηκε στο Φύλλο Εφημερίδας της Κυβερνήσεως (ΦΕΚ) 826/ Η διοίκηση και διαχείριση του ΕΛΚΕ πραγματοποιείται από τα όργανά του και είναι ανεξάρτητη από τη διοίκηση και διαχείριση του Τ.Ε.Ι. (άρθρο 3, παρ. 1 της ΚΑ/679/96). Η Διοίκηση του Τ.Ε.Ι. παρακολουθεί και ελέγχει, με βάση τις διαδικασίες που προβλέπει ο παρών Οδηγός Χρηματοδότησης και Διαχείρισης, τη λειτουργία και τα πεπραγμένα του Ειδικού Λογαριασμού. Τα όργανα διοίκησης και διαχείρισης του Ειδικού Λογαριασμού Κονδυλίων Έρευνας είναι: 1. Η Επιτροπή Εκπαίδευσης και Ερευνών (καλούμενη χάριν συντομίας Επιτροπή Ερευνών), και 2. Η Γραμματεία του ΕΛΚΕ. Σύμφωνα με το άρθρο 4 της ΚΑ/679/ , η Επιτροπή Ερευνών έχει τις παρακάτω αρμοδιότητες: Οδηγός Χρηματοδότησης Ε.Ε. ΤΕΙ Πάτρας Κεφάλαιο 2-5

12 α) Επεξεργάζεται προτάσεις προς το Συμβούλιο ή τη Συνέλευση του Τ.Ε.Ι., αντίστοιχα, για την ερευνητική πολιτική του Ιδρύματος. β) Επικουρεί το Συμβούλιο του Τ.Ε.Ι. καθώς και τη Συνέλευση του Τ.Ε.Ι. στο συντονισμό των ερευνητικών, εκπαιδευτικών και επιμορφωτικών έργων που χρηματοδοτούνται μέσω του Ειδικού Λογαριασμού και εισηγείται σχετικά με τη λήψη μέτρων για την εξασφάλιση πόρων του Λογαριασμού. γ) Προτείνει στη Συνέλευση του Τ.Ε.Ι., σύμφωνα με τις θεσμοθετημένες διαδικασίες, τρόπους αξιολόγησης, επιλογής, χρηματοδότησης, πληρωμής των δαπανών και παραλαβής των αποτελεσμάτων των εκπαιδευτικών, ερευνητικών, τεχνολογικών έργων και γενικά των αναλαμβανομένων στα πλαίσια της παρούσας και των γενικών διατάξεων έργων. δ) Εγκρίνει, σύμφωνα με τις διαδικασίες του Οδηγού Χρηματοδότησης, προτάσεις για χρηματοδότηση κάθε είδους έργων από το Λογαριασμό με τη συνεργασία των σχολών, τμημάτων και τομέων, και στα πλαίσια των διαδικασιών που προβλέπονται από τον παρόντα Οδηγό Χρηματοδότησης ε) Καταρτίζει ετήσιο επιστημονικό και οικονομικό προϋπολογισμό και απολογισμό κινήσεως του Λογαριασμού και παρέχει κάθε αναγκαία ενημέρωση προς τον Πρόεδρο του Τ.Ε.Ι., τη Συνέλευση του Τ.Ε.Ι., τα Υπουργεία Εθνικής Παιδείας και Θρησκευμάτων, Ανάπτυξης, Οικονομικών και άλλους ενδιαφερόμενους, με εκθέσεις ή ειδικές εκδόσεις. στ)συντάσσει τον Οδηγό Χρηματοδότησης του ΕΛΚΕ και τον κανονισμό για τη διάθεση προϊόντων, που προέρχονται από ερευνητικά έργα (ευρεσιτεχνίες, προγράμματα λογισμικού, κατασκευές κ.τ.λ.) και τις αμοιβές των εχόντων τα πνευματικά δικαιώματα σ αυτά. Ο κανονισμός αυτός εγκρίνεται από τη Συνέλευση του Τ.Ε.Ι. και αποτελεί μέρος του Οδηγού Χρηματοδότησης. ζ) Αναθέτει μελέτες με αμοιβή για εξυπηρέτηση των σκοπών της στο προσωπικό του Τ.Ε.Ι. ή τρίτους, μετά από τεκμηρίωση της σκοπιμότητας και με τις διαδικασίες που προβλέπονται από τον Οδηγό Χρηματοδότησης. η) Αποδέχεται τις κάθε είδους επιχορηγήσεις, δωρεές και εισφορές τρίτων στο Λογαριασμό και καθορίζει τους ειδικότερους όρους αποδοχής και διάθεσής τους. θ) Αναζητεί πηγές χρηματοδότησης του ΕΛΚΕ και ενεργεί κάθε πράξη που είναι απαραίτητη για την εξασφάλιση χρηματικών πόρων. ι) Φροντίζει για την ενημέρωση της επιστημονικής κοινότητας του Τ.Ε.Ι. σχετικά με προγράμματα και έργα που έρχονται σε γνώση της. ια) Χορηγεί υποτροφίες σύμφωνα με ειδικό κανονισμό που εγκρίνει η Συνέλευση του Τ.Ε.Ι., στο πλαίσιο του παρόντος Οδηγού Χρηματοδότησης. Δεκέμβριος 2008 Κεφάλαιο 2-6

13 ιβ) Προσλαμβάνει ειδικό προσωπικό για τη στελέχωση της Γραμματείας. ιγ) Εποπτεύει το έργο της Γραμματείας και ορίζει τον Προϊστάμενό της. ιδ) Διατηρεί αρχείο των τελικών εκθέσεων των χρηματοδοτούμενων μέσω του Λογαριασμού προγραμμάτων και έργων. Η Γραμματεία του Ειδικού Λογαριασμού Κονδυλίων Έρευνας στελεχώνεται, ανάλογα με τις ανάγκες, είτε από προσωπικό του Τ.Ε.Ι. - επιστημονικό ή άλλο, που διατίθεται με απόφαση του Συμβουλίου του ΤΕΙ, ύστερα από πρόταση της Επιτροπής, είτε από νέο προσωπικό που προσλαμβάνεται με απόφαση της Επιτροπής και αμείβεται από τα κονδύλια του Λογαριασμού. Η Γραμματεία έχει τις παρακάτω αρμοδιότητες: α) Παρακολουθεί τη λογιστική και διαχειριστική κίνηση του Λογαριασμού και προβαίνει στην πληρωμή των δαπανών μετά από εντολή του Επιστημονικού Υπευθύνου κάθε έργου, εφόσον η δαπάνη προβλέπεται ρητά στον εγκεκριμένο προϋπολογισμό του έργου. β) Εξυπηρετεί γραμματειακώς την Επιτροπή και εισηγείται για θέματα της αρμοδιότητάς της. γ) Μελετά και επεξεργάζεται, με τα μέλη της ή σε συνεργασία με άλλα πρόσωπα, τις κατευθύνσεις που προδιαγράφει η Επιτροπή, ή υποβάλλει στην Επιτροπή προτάσεις για νέες κατευθύνσεις. δ) Μεριμνά για την εκτέλεση των αποφάσεων της Επιτροπής. Η Γραμματεία του ΕΛΚΕ διαρθρώνεται σε πέντε (5) μονάδες. Ενδεικτικά περιγράφονται οι δραστηριότητες της κάθε μονάδες: Α) Μονάδα Προγραμματισμού Σχεδιασμού και Ωρίμανσης Η Μονάδα Προγραμματισμού φροντίζει για την ενημέρωση της επιστημονικής κοινότητας σχετικά με τα προγράμματα και έργα που έρχονται σε γνώση της. Επίσης, επικοινωνεί με τα Τμήματα του ΤΕΙ Πατρών για σύνταξη και υποβολή προτάσεων έργων, στα πλαίσια του Οδηγού Χρηματοδότησης, ενώ παρέχει υποστήριξη και πληροφορίες στους ενδιαφερόμενους και συγκεντρώνει τις προτάσεις της επιστημονικής κοινότητας του ΤΕΙ. Παράλληλα καταρτίζει τη συνολική πρόταση ετήσιου προγράμματος, την οποία υποβάλλει, δια του Προϊσταμένου της Γραμματείας του ΕΛΚΕ, στην Επιτροπή Ερευνών για έγκριση. Επίσης, διερευνά τις δυνατότητες χρηματοδότησης των έργων σε συνεργασία με τον Προϊστάμενο Γραμματείας του ΕΛΚΕ και τους αντίστοιχους Επιστημονικούς Υπεύθυνους Τέλος, καθορίζει το συνολικό πλαίσιο απαιτήσεων σχεδιασμού ωρίμανσης των έργων, δημιουργεί φάκελο ωρίμανσης για κάθε έργο και παρακολουθεί την πρόοδο των ενεργειών ωρίμανσης. B) Μονάδα Διενέργειας Διαγωνισμών και Διαχείρισης Συμβάσεων Η Μονάδα Διενέργειας Διαγωνισμών και Διαχείρισης Συμβάσεων επιμελείται των διαδικασιών για Οδηγός Χρηματοδότησης Ε.Ε. ΤΕΙ Πάτρας Κεφάλαιο 2-7

14 τον προσδιορισμό των τύπων συμβάσεων προς σύναψη με εξωτερικούς αναδόχους και τα είδη των διαδικασιών ανάθεσης, καθώς και τη δημοσιοποίηση των διαγωνισμών. Εν συνεχεία, προετοιμάζει τα σχέδια των συμβάσεων και τους φακέλους διαδικασίας ανάθεσης, τα οποία και προωθεί προς υπογραφή στους εκάστοτε Υπεύθυνους Έργου και στους ανάδοχους των έργων. Γ). Μονάδα Παρακολούθησης Έργων Η Μονάδα Παρακολούθησης Έργων παρακολουθεί τα ερευνητικά έργα που χρηματοδοτούνται από πιστώσεις μέσω του ΕΛΚΕ, ως προς τη τήρηση των τυπικών, νομικών και ουσιαστικών όρων που αναφέρονται στις συμβάσεις των φορέων και μεριμνά για τη διάδοση των αποτελεσμάτων των ερευνών, σε συνεργασία με τους Επιστημονικούς Υπεύθυνους των έργων. Ειδικότερα, όσον αφορά τα συγχρηματοδοτούμενα έργα, η Μονάδα Παρακολούθησης Έργων, στο πλαίσιο ελέγχου της προόδου των έργων, εξετάζει την ορθότητα και πληρότητα των Δελτίων Δήλωσης Δαπανών και των Δελτίων Παρακολούθησης Προόδου, εντοπίζει τυχόν προβλήματα που εμφανίζονται κατά τη διάρκεια υλοποίησης των έργων και εισηγείται επί των προτεινόμενων ενεργειών αντιμετώπισης τους και υποστηρίζει τη συγκέντρωση των απαιτούμενων στοιχείων και εγγράφων. Επίσης, συνεργάζεται με τους Υπεύθυνους Έργου για τη σύνταξη των Εκθέσεων Ολοκλήρωσης Πράξεων. Δ) Μονάδα Οικονομικής Διαχείρισης Η Μονάδα Οικονομικής Διαχείρισης παρακολουθεί τη λογιστική κίνηση του ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Πατρών, προβαίνει στην πληρωμή των πάσης φύσεως δαπανών των ερευνητικών, και λοιπών προγραμμάτων και διαχειρίζεται τις καθημερινές οικονομικές συναλλαγές του ΕΛΚΕ. Ε) Μονάδα Πρωτοκόλλου και Γραμματειακής Υποστήριξης Η Μονάδα Πρωτοκόλλου και Γραμματειακής Υποστήριξης τηρεί το πρωτόκολλο εισερχόμενης και εξερχόμενης αλληλογραφίας, επιμελείται την διεκπεραίωσή και τηρεί το αρχείο διοικητικών θεμάτων του Ειδικού Λογαριασμού Διάρθρωση του Οδηγού Στο Κεφάλαιο 1 παρουσιάζεται ο σκοπός και η διάρθρωση του οδηγού. Στο Κεφάλαιο 2 παρουσιάζεται η διαδικασία Υποβολής προτάσεων, η κατάρτιση του προϋπολογισμού ενός έργου, οι αμοιβές των συμμετεχόντων κλπ. Στο Κεφάλαιο 3 παρουσιάζεται η διαδικασία Έναρξης έργων. Στο Κεφάλαιο 4 αναλύεται η Διαχείριση των έργων. Το Κεφάλαιο 5 αναφέρεται στη Λήξη ενός έργου και τις Αποπληρωμές του καθώς και τις υποχρεώσεις που απορρέουν για την ολοκλήρωση των πράξεων. Δεκέμβριος 2008 Κεφάλαιο 2-8

15 Το Κεφάλαιο 6 εστιάζεται στις χρηματοδοτήσεις έργων και στα μέτρα για την ενίσχυση της έρευνας Το Κεφάλαιο 7 αναφέρεται στην ενίσχυση των έργων. Το Κεφάλαιο 8 αναφέρεται στις Κοινωνικές Προσφορές Το Κεφάλαιο 9 αναφέρεται στις αρμοδιότητες και τις ευθύνες των ΕΥ των έργων Το Κεφάλαιο 10 παραθέτονται τα Παραρτήματα, που αφορούν τις συντομογραφίες και τα τυποποιημένα έντυπα που χρησιμοποιούνται από τον ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Πάτρας για τη διεκπεραίωση των έργων. Οδηγός Χρηματοδότησης Ε.Ε. ΤΕΙ Πάτρας Κεφάλαιο 2-9

16 Δεκέμβριος 2008 Κεφάλαιο 3-10

17 Κεφάλαιο 3. Υποβολή προτάσεων Η διαδικασία υποβολής προτάσεων αναφέρεται σε προτάσεις έργων, τα οποία έχουν ενταχθεί στο ετήσιο πρόγραμμα έργων του ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Πατρών, σύμφωνα με τις διαδικασίες Δ.1.1 και Δ.1.2 του (εγκεκριμένου Εγχειριδίου Διαχείρισης Συστήματος Διαχειριστικής Επάρκειας του ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Πάτρας). Μία πρόταση έργου προς χρηματοδότηση προετοιμάζεται από τον Επιστημονικό Υπεύθυνο (ΕΥ) ή/και την ομάδα τ., Το Κεφάλαιο αυτό παρουσιάζει τη διαδικασία υποβολής προτάσεων και περιλαμβάνει χρήσιμες πληροφορίες σχετικά με την κατάρτιση του προϋπολογισμού ενός έργου. Την ιδιότητα του ΕΥ μπορεί να έχουν μόνο μέλη του Εκπαιδευτικού Προσωπικού (ΕΠ) του ΤΕΙ Πάτρας και οι οποίοι να είναι κάτοχοι διδακτορικού διπλώματος όλων των βαθμίδων. Στην περίπτωση των ερευνητικών προγραμμάτων ο ΕΥ θα πρέπει να έχει συνάφεια με το αντικείμενο και αποδεδειγμένη εμπειρία εκτός και αν προβλέπεται διαφορετικά από την προκήρυξη Διαδικασία υποβολής Γενικά, μια πρόταση αποτελείται από έντυπα υποβολής και το Τεχνικό Δελτίο, τα οποία περιγράφουν το φυσικό αντικείμενο του προτεινόμενου έργου και τον προϋπολογισμό του. Κατά περίπτωση, μια πρόταση ενδέχεται να συνοδεύεται από δικαιολογητικά (π.χ. καταστατικό, φορολογική ή ασφαλιστική ενημερότητα, κλπ.). Η υποβολή μιας πρότασης απαιτεί υπογραφές του Προέδρου του Ειδικού Λογαριασμού και του νομίμου εκπροσώπου που είναι ο Πρόεδρος του ΤΕΙ Πάτρας, εκτός εάν ορίζεται διαφορετικά από τον ΦΧ. Αυτά συνήθως καθορίζονται στην προκήρυξη, όπου ορίζονται οι προδιαγραφές για το φυσικό αντικείμενο, αλλά και οι κανόνες (λογιστικοί, διαχειριστικοί, κ.λπ.), οι οποίοι θα εφαρμοστούν κατά την υλοποίηση του έργου, αν αυτό εγκριθεί. Τέλος, από αυτό το στάδιο, θα πρέπει να εξετάζονται πιθανοί τρόποι εκμετάλλευσης των αποτελεσμάτων του έργου. Ο ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Πάτρας δεν παρεμβαίνει στο φυσικό αντικείμενο της υποβαλλόμενης πρότασης. Αυτό είναι στις αρμοδιότητες του ΕΥ, ο οποίος είναι υπεύθυνος για την τήρηση των τεχνικών υποχρεώσεων προς τον ΦΧ και την υψηλή επιστημονική ποιότητα του προτεινόμενου έργου. Ο ΕΛΚΕ Πάτρας είναι υπεύθυνος για την απρόσκοπτη και έγκαιρη υποστήριξη σε θέματα νομικά, λογιστικά και διαχειριστικά. Συνεπώς, ο Ειδικός Λογαριασμός παρέχει οδηγίες για την κατάρτιση του προϋπολογισμού, η οποία θα γίνει από τον ΕΥ και την ομάδα του (βλ. ενότητα 3.2). Επίσης, ο Ειδικός Λογαριασμός παρέχει τα απαιτούμενα δικαιολογητικά και μεριμνεί για την έγκαιρη υπογραφή των τελικών εντύπων της πρότασης, τα οποία ετοιμάζουν ο ΕΥ και η ομάδα του. Προϋπόθεση αποτελεί ο έλεγχος της προκήρυξης. Διευκρινίζεται ότι ο ΕΛΚΕ ΤΕΙ Πάτρας ελέγχει όρους της προκήρυξης, που δεν εμπίπτουν στο φυσικό αντικείμενο της Οδηγός Χρηματοδότησης Ε.Ε. ΤΕΙ Πάτρας Κεφάλαιο 3-11

18 υποβαλλόμενης πρότασης. Ο έλεγχος αποσκοπεί στην αποφυγή νομικών και διαχειριστικών λαθών κατά τη σύνταξη της πρότασης. Η κατάθεση της πρότασης γίνεται από τον ΕΥ και την ομάδα του, εκτός και αν προβλέπεται διαφορετικά από την προκήρυξη. Ο ΕΛΚΕ Πάτρας θα πρέπει να ενημερώνεται για την πρόθεση υποβολής μιας πρότασης, όσο το δυνατόν νωρίτερα. Αυτό είναι επιτακτικό τόσο για την έγκαιρη παροχή των απαιτούμενων δικαιολογητικών όσο και για την έγκαιρη παροχή απαιτούμενων υπογραφών από τον Πρόεδρο του Ειδικού Λογαριασμού και τον πρόεδρο του ΤΕΙ Πάτρας. Για τις περιπτώσεις όπου από την προκήρυξη ορίζεται ότι μόνο μια πρόταση, ανά Ίδρυμα ή Τμήμα, μπορεί να κατατεθεί (Ιδρυματικό Έργο), σκόπιμη είναι η συνεννόηση των ενδιαφερομένων μελών ΕΠ με τον Προϊστάμενο Γραμματείας του Ειδικού Λογαριασμού, προκειμένου να αποφευχθούν λάθη αλλά και να γίνουν οι κατάλληλες κινήσεις διεκπεραίωσης. Διευκρινίζεται ότι ο Ειδικός Λογαριασμός του ΤΕΙ Πάτρας δεν παρέχει γραμματειακή υποστήριξη στα επιμέρους προγράμματα Κατάρτιση Προϋπολογισμού Μέρος της σύνταξης μιας πρότασης αποτελεί η κατάρτιση του προϋπολογισμού. Οδηγίες για την κατάρτιση του προϋπολογισμού μιας πρότασης εμπεριέχονται στην προκήρυξη, τον ΟΧΔ, τις γενικές αποφάσεις της ΕΕ (π.χ. για Ευρωπαϊκά Προγράμματα) και, ενδεχομένως, στις διμερείς διαπραγματεύσεις μεταξύ του ΕΥ και του ΦΧ. Πρώτο θέμα που πρέπει να εξετάζεται είναι το ποσοστό χρηματοδότησης που προβλέπεται από την προκήρυξη. Σε περίπτωση που ο ΦΧ, βάσει της προκήρυξης, χρηματοδοτεί λιγότερο από το 100% του προϋπολογισμού του έργου, ο ΕΥ και η ομάδα του θα πρέπει να έρχονται σε συνεννόηση με το ΕΛΚΕ ΤΕΙ Πάτρας πριν την υποβολή πρότασης, προκειμένου να διευκρινιστεί με ποιο τρόπο θα καλυφθεί το επιπλέον ποσοστό. Άλλα θέματα που θα πρέπει να εξετάζονται, και τα οποία συνήθως προβλέπονται στην προκήρυξη, είναι: η μέθοδος χρηματοδότησης {π.χ. πιθανή προκαταβολή και όροι αυτής, αριθμός δόσεων, ποσοστό χρηματοδότησης ανά δόση, κλπ.), οι κατηγορίες δαπανών που είναι επιλέξιμες και οι τυχόν περιορισμοί στο ύψος του προϋπολογισμού ανά κατηγορία δαπανών. Έξοδα και προμήθειες εγγυητικών επιστολών, για συμμετοχή σε διαγωνισμό για την ανάληψη έργου, βαρύνουν τον προϋπολογισμό του υπό έγκριση έργο έκτος και αν ορίζεται διαφορετικά από το ΦΧ Ο προϋπολογισμός ενός έργου μπορεί να περιλαμβάνει τις εξής κατηγορίες δαπανών (ανάλογα και με τον τύπο του έργου). Αμοιβές συμμετεχόντων στο έργο Δεκέμβριος 2008 Κεφάλαιο 3-12

19 Εξοπλισμός (όργανα και υλικά) Αναλώσιμα Μετακινήσεις Άλλες Δαπάνες Παρακράτηση υπέρ του ΕΛΚΕ Πάτρας (Γενικά Έξοδα) Υπεργολαβίες και συνεργαζόμενοι φορείς Λοιπές Κατηγορίες Οι παραπάνω κατηγορίες αναλύονται περαιτέρω στις υπό ενότητες που ακολουθούν ( ) Προσοχή θα πρέπει να δίδεται στις επιπτώσεις (π.χ. ποινές, ρήτρες) από καθυστέρηση, ή μη παράδοση παραδοτέων. Περιπτώσεις καθυστερήσεων εργασιών ενδέχεται να οδηγούν τον Ειδικό Λογαριασμό του ΤΕΙ Πάτρας σε υποχρέωση επιστροφής κεφαλαίων (πιθανώς έντοκα). Σε κάθε περίπτωση δεν πρέπει να παραλείπεται η πρόβλεψη του ποσού των Γενικών Εξόδων (overheads), μέρος των οποίων αποτελεί η παρακράτηση υπέρ ΕΛΚΕ Πάτρας. Η παρακράτηση αφορά το έμμεσο και άμεσο λειτουργικό κόστος της ΕΕ. Το κόστος αυτό δεν πρέπει να συγχέεται με το κόστος για την «γραμματειακή υποστήριξη» του έργου, το οποίο, ανάλογα με την προκήρυξη, πιθανόν να αποτελεί άμεσο κόστος και να συνυπολογίζεται στις δαπάνες προσωπικού της πρότασης Αμοιβές συμμετεχόντων στο έργο Το κόστος των αμοιβών θα πρέπει να βασίζεται στο κόστος της μονάδας εργασίας (ωριαία, μηνιαία, κ.λπ.) για κάθε κατηγορία προσωπικού. Το κόστος μονάδας εργασίας (π.χ. κόστος ανά ανθρωπομήνα) καθορίζεται από την προκήρυξη, ή από απόφαση της ΕΕ του ΤΕΙ Πάτρας (όπως για παράδειγμα, για τα Ευρωπαϊκά Προγράμματα), ή με διμερή διαπραγμάτευση του ΕΥ και του ΦΧ. Στις υποενότητες που ακολουθούν αναλύονται οι εξής κατηγορίες: Αμοιβές Μελών ΕΠ Αμοιβές δημοσίων υπαλλήλων Αμοιβές τρίτων με ανάθεση έργου (σύμβαση έργου) Αμοιβές τρίτων με εξαρτημένη σχέση εργασίας (σύμβαση εργασίας ορισμένου χρόνου) Αμοιβές Μελών ΕΠ Στην κατηγορία αυτή περιλαμβάνεται το σύνολο των πρόσθετων αμοιβών των Μελών ΕΠ που μετέχουν σε έργα. Θα πρέπει να ληφθεί υπόψη ότι το μέγιστο ύψος της πρόσθετης αμοιβής ενός μέλους ΕΠ από τον Οδηγός Χρηματοδότησης Ε.Ε. ΤΕΙ Πάτρας Κεφάλαιο 3-13

20 ΕΛΚΕ ΤΕΙ Πάτρας, ανά μήνα, καθορίζεται στο 100% των τακτικών μηνιαίων ακαθάριστων αποδοχών, που λαμβάνει το μέλος ΕΠ από τη θέση του στο Ίδρυμα (Ν. 2083/92 άρθρο 28 παρ.16). Σε αυτές δεν περιλαμβάνονται αμοιβές, οι οποίες εισπράττονται με Δελτίο Παροχής Υπηρεσιών από άσκηση ελευθέριου επαγγέλματος. Αναφορικά με τις αμοιβές που εισπράττονται μέσω του ΕΛΚΕ ΤΕΙ Πάτρας, ο παραπάνω περιορισμός (του 100%) ισχύει αθροιστικά για όλες τις πιθανές πηγές, από τις οποίες προέρχονται πρόσθετες αμοιβές (π.χ. άλλα προγράμματα, παροχή υπηρεσιών, συμμετοχή σε επιτροπές κ.λπ.), εκτός αν ορίζονται επιπλέον περιορισμοί από την προκήρυξη ή τον ΦΧ. Για παράδειγμα, οι πρόσθετες αμοιβές από έργα ΕΠΕΑΕΚ δεν μπορούν να υπερβαίνουν το 35% των τακτικών ακαθαρίστων αποδοχών. Τέλος, σύμφωνα με τις κείμενες διατάξεις του Ν. 2817/2000: Παρακρατείται ποσοστό 5% ανά αμοιβή, που εισπράττει κάθε μέλος ΕΠ πλήρους απασχόλησης, όταν αυτή προέρχεται «...από χρηματοδοτούμενα έργα ή από ερευνητικά Ινστιτούτα ή Κέντρα υπό την εποπτεία της Γενικής Γραμματείας Έρευνας και Τεχνολογίας ή υπό την εποπτεία άλλων Υπουργείων ή από Ερευνητικά Πανεπιστημιακά Ινστιτούτα υπό την εποπτεία ή την συνεποπτεία του Υπουργείου Εθνικής Παιδείας και θρησκευμάτων». Παρακρατείται ποσοστό 10% ανά αμοιβή, που εισπράττει κάθε μέλος ΕΠ πλήρους απασχόλησης, όταν αυτή προέρχεται από πάσης άλλης φύσεως έργο. Στην περίπτωση αμοιβών για συγγραφή σημειώσεων, διαλέξεις, σεμινάρια, δεν προβλέπεται παρακράτηση. Αναφορικά με τις αμοιβές των μελών ΕΠ, που προκύπτουν από την άσκηση ελευθέριου επαγγέλματος, σύμφωνα με τις κείμενες διατάξεις, τα μέλη ΕΠ θα πρέπει να εκδίδουν τριπλότυπο Δελτίο Παροχής Υπηρεσιών (Ν.2530/1997). Τα μέλη ΕΠ, που ασκούν ελευθέριο επάγγελμα, οφείλουν να αποδίδουν στο ΕΛΚΕ Πάτρας το 15% των εισπράξεων τους Αμοιβές δημοσίων υπαλλήλων Στην κατηγορία αυτή περιλαμβάνονται αμοιβές διαφόρων κατηγοριών δημοσίων υπαλλήλων, που εργάζονται στο ΤΕΙ Πάτρας, καθώς και υπαλλήλων άλλων φορέων του Δημοσίου. Για την απασχόληση του προαναφερθέντος προσωπικού σε προγράμματα υπογράφεται Ιδιωτικό Συμφωνητικό. Η καταβολή πρόσθετης αμοιβής αφορά απασχόληση αποκλειστικά εκτός του κανονικού ωραρίου εργασίας. Οι παντός είδους πρόσθετες μηνιαίες αμοιβές {υπερωρίες καθορισμένες από την υπηρεσία, συμμετοχή σε συμβούλια, ομάδες εργασίας και επιτροπές) δεν μπορούν να υπερβούν το 100% των ακαθαρίστων τακτικών μηνιαίων αποδοχών του υπαλλήλου {Νόμος 2683/99, άρθρο 41, παρ. 2). Δεκέμβριος 2008 Κεφάλαιο 3-14

21 Το ποσό αυτό ισχύει αθροιστικά για όλες τις πιθανές πηγές, από τις οποίες προέρχονται πρόσθετες αμοιβές (π.χ. άλλα προγράμματα, παροχή υπηρεσιών, υπερωρίες, συμμετοχή σε επιτροπές κ.λπ.), εκτός αν ορίζονται επιπλέον περιορισμοί από τον ΦΧ. Συγκεκριμένα, υπάρχει περιορισμός για τη συμμετοχή σε έργα ΕΠΕΑΕΚ και γενικότερα σε έργα του ΚΠΣ (π.χ. οι πρόσθετες αμοιβές από έργα ΕΠΕΑΕΚ δεν μπορούν να υπερβαίνουν το 35% των τακτικών ακαθαρίστων αποδοχών). Οι αμοιβές από συμμετοχές σε συμβούλια, επιτροπές και ομάδες εργασίας δεν μπορούν να υπερβαίνουν συνολικά το 50% των ακαθαρίστων τακτικών μηνιαίων αποδοχών (πρώτο εδάφιο, παρ. 8 του άρθρου 7 του Ν. 2606/1998 και άρθρο 15 του Ν. 2703/1999) Αμοιβές τρίτων με ανάθεση έργου (σύμβαση έργου) Για τον υπολογισμό του ποσού αμοιβής ενός συνεργάτη λαμβάνονται υπόψη ο αριθμός των μονάδων εργασίας του συγκεκριμένου συνεργάτη στο έργο (π.χ. ανθρωπομήνες), το κόστος ανά μονάδα εργασίας (π.χ. κόστος ανθρωπομήνα), τυχόν κρατήσεις και ΦΠΑ. Στην ίδια κατηγορία εντάσσεται και η αμοιβή εξωτερικών συνεργατών για διαλέξεις-σεμινάρια (λαμβάνεται υπόψη ο αριθμός των ωρών διδασκαλίας, η αμοιβή ανά ώρα διδασκαλίας, κ.λπ.). Πιο συγκεκριμένα, στην περίπτωση ανάθεσης έργου, ο συνεργάτης αμείβεται με Δελτίο Παροχής Υπηρεσιών. Οι εισφορές στο αρμόδιο ασφαλιστικό ταμείο (π.χ. ΟΑΕΕ, ΤΣΜΕΔΕ, κ.λπ.) αποδίδονται από τον ίδιο το συνεργάτη. Σε περίπτωση που υπάρχει ΦΠΑ, αυτός καταβάλλεται στο συνεργάτη, ο οποίος στη συνέχεια τον αποδίδει σύμφωνα με τις κείμενες διατάξεις. Σε περίπτωση έργου χρηματοδοτούμενου από την Ευρωπαϊκή Ένωση, η αμοιβή του ερευνητή δύναται να απαλλαγεί από ΦΠΑ (ΠΟΛ 1128/97, 1015/00). Για την περίπτωση αυτή απαραίτητη είναι η σχετική συνεννόηση μεταξύ ΕΥ, ΕΛΚΕ ΤΕΙ Πάτρας και της αρμόδιας ΔΟΥ. Στην περίπτωση που ο συνεργάτης δεν υποχρεούται σε έκδοση παραστατικού του ΚΒΣ μπορεί να πληρωθεί με Δελτίο Επαγγελματικής Δαπάνης, μέχρι του ποσού της εκάστοτε ετήσιας Βάσης ορίου τήρησης βιβλίων για την παροχή υπηρεσιών σε συνεννόηση πάντα με τον ΕΛΚΕ ΤΕΙ Πάτρας και της αρμόδιας ΔΟΥ Για την καταβολή αμοιβών σε συγγραφείς ή σε εισηγητές σεμιναρίων, οι οποίοι είναι δημόσιοι ή ιδιωτικοί υπάλληλοι και δεν είναι επιτηδευματίες, δεν λαμβάνεται υπόψη το ύψος των αμοιβών, που μπορεί να είναι οποιοδήποτε ποσό. Στην περίπτωση αυτή εκδίδεται Δελτίο Επαγγελματικής Δαπάνης από τον ΕΛΚΕ ΤΕΙ Πάτρας Αμοιβές τρίτων με εξαρτημένη σχέση εργασίας (σύμβαση εργασίας ορισμένου χρόνου) Κατά την κατάρτιση του προϋπολογισμού θα πρέπει στο συνολικό ποσό των ακαθαρίστων αποδοχών να περιληφθούν οι εργοδοτικές εισφορές, που προβλέπονται από την ισχύουσα νομοθεσία. Στο συνολικό αυτό ποσό και για όλο το διάστημα απασχόλησης υπολογίζονται και τα αναλογούντα Δώρα Χριστουγέννων - Πάσχα καθώς και τα επιδόματα αδείας. Οδηγός Χρηματοδότησης Ε.Ε. ΤΕΙ Πάτρας Κεφάλαιο 3-15

22 Σημειώνεται ότι, αν η πρόταση εγκριθεί, η απασχόληση προσωπικού με εξαρτημένη σχέση εργασίας (ΙΚΑ) θα απαιτήσει ειδική διαδικασία προκήρυξης και επιλογής σύμφωνα με το Ν.2190/94 και τις τροποποιήσεις του Εξοπλισμός Σε αυτή την περίπτωση ο προϋπολογισμός συμπληρώνεται με το σύνολο της αξίας των προμηθειών για πάγιο εξοπλισμό, όργανα και μη αναλώσιμα υλικά, τα οποία προβλέπεται να αγοραστούν για τις ανάγκες του έργου (βλ. παρ. 5.3). Για έργα που χρηματοδοτούνται από την Ευρωπαϊκή Ένωση, οι δαπάνες εξοπλισμού απαλλάσσονται του ΦΠΑ, στο ποσοστό χρηματοδότησης από την Ευρωπαϊκή Ένωση. Στην περίπτωση αυτή απαραίτητη είναι η συνεργασία του ΕΥ με τη μονάδα οικονομικής διαχείρισης του ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Πάτρας Αναλώσιμα Ο προϋπολογισμός συμπληρώνεται με το σύνολο της αξίας των αναλωσίμων υλικών που προβλέπονται για την πραγματοποίηση του προγράμματος Μετακινήσεις Δαπάνες μετακινήσεων δικαιολογούνται για τον ΕΥ και κάθε άλλο συνεργάτη του έργου που μετακινείται για τις ανάγκες του προγράμματος, σύμφωνα πάντα με τους περιορισμούς που θέτει η προκήρυξη. Ο προϋπολογισμός γίνεται στη βάση του αναμενόμενου αριθμού μετακινήσεων και του μέσου κόστους ανά μετακίνηση. Οι δαπάνες μετακίνησης καλύπτουν μεταφορικά, διανυκτερεύσεις, έξοδα εγγραφής συνεδρίου και ημερήσιες αποζημιώσεις (εκτός έδρας). Τα μεταφορικά αφορούν στις δαπάνες για τη μετάβαση στην πόλη -προορισμό, όπου διεξάγεται η συνάντηση. Η μετάβαση μπορεί να γίνει μέσω αεροπλάνου, πλοίου, τρένου, λεωφορείου, αυτοκινήτου, ή με συνδυασμό των προηγουμένων. Για μετάβαση με αυτοκίνητο δικαιολογείται αποζημίωση 0,25 ανά χιλιόμετρο, με ανώτατο όριο την τιμή του αεροπορικού εισιτηρίου της οικονομικής θέσης της αντίστοιχης ή πλησιέστερης σ' αυτήν διαδρομής. Τα μέγιστα όρια αποζημιώσεων και δαπανών διανυκτέρευσης εξωτερικού και εσωτερικού παρουσιάζονται στον πίνακα που ακολουθεί. Μετακινήσεις Εσωτερικού Μετακινήσεις Εξωτερικού Μέγιστη ημερήσια αποζημίωση Μέγιστη ημερήσια δαπάνη διανυκτέρευσης Για τις μετακινήσεις στο εξωτερικό, η ημερήσια αποζημίωση ισχύει για τις ημέρες συμμετοχής στη συνάντηση, ή στο συνέδριο, καθώς και τις ημέρες μεταβάσεως και επιστροφής, ενώ κατά τις μετακινήσεις εσωτερικού ισχύουν τα παραπάνω, εκτός από την ημέρα επιστροφής, οπότε και δίδεται το 1/2 της ημερήσιας αποζημίωσης. Τα προαναφερθέντα όρια ισχύουν γενικά, εκτός εάν ορίζονται διαφορετικά από το ΤΔΕ. 1 λαμβάνεται υπόψη η ατζέντα συναντήσεως Δεκέμβριος 2008 Κεφάλαιο 3-16

23 3. 11 Λοιπές Δαπάνες Ο προϋπολογισμός συμπληρώνεται με το ποσό των λοιπών δαπανών, που τυχόν θα προκύψουν κατά την εκτέλεση του έργου (π.χ. δακτυλογραφήσεις, φωτοτυπίες, μικροέξοδα, επιδιορθώσεις, συντηρήσεις, βιβλία, εκτυπώσεις, ταχυδρομικά, μεταφορικά και εκτελέσεις κάθε μορφής εργασιών, που δεν καλύπτονται από τις παραπάνω κατηγορίες) Παρακράτηση υπέρ του ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Πάτρας (Γενικά Έξοδα) Στον προϋπολογισμό είναι απαραίτητο να συμπεριληφθεί παρακράτηση για τα έξοδα διαχείρισης του έργου. Το ποσό παρακράτησης είναι ανάλογο της συνολικής χρηματοδότησης του έργου και καθορίζεται από την προκήρυξη (π.χ. ΕΠΕΑΕΚ). Εάν το ποσοστό των Γενικών Εξόδων δεν καθορίζεται από την προκήρυξη, ισχύουν τα εξής: 1. Για μεταπτυχιακά και εκπαιδευτικά προγράμματα κατάρτισης κάθε τύπου, υλοποιούμενα στο ΤΕΙ Πάτρας, το ποσοστό παρακράτησης ορίζεται σε 15% εκτός αν άλλως ορίζεται με απόφαση της Ε.Ε. 2. Για ερευνητικά έργα, συμβουλευτικές υπηρεσίες, μελέτες, καθώς και προγράμματα, υλοποιούμενα εντός των χώρων του ΤΕΙ το ποσοστό παρακράτησης ορίζεται σε 5% επί του συνολικού προϋπολογισμού εκτός και αν ορίζεται διαφορετικά από τον Φ.Χ. 3. Στα έργα που χρηματοδοτούνται από την Ε.Ε. του ΤΕΙ Πάτρας, καθώς και σε αμοιβές για Άσκηση Φοιτητών κ.α., δεν γίνεται παρακράτηση υπέρ του ΕΛΚΕ Πάτρας. Η παρακράτηση υπέρ του ΕΛΚΕ ΤΕΙ Πάτρας πραγματοποιείται προκειμένου να καλυφθούν τόσο οι λειτουργικές του δαπάνες όσο και να ικανοποιηθούν ανάγκες που προκύπτουν από την ερευνητική πολιτική του Λοιπές Κατηγορίες Η ομάδα αυτή μπορεί να περιλαμβάνει κατηγορίες δαπανών που προκύπτουν από τη φύση του έργου και δεν μπορούν να ενταχθούν στις παραπάνω κατηγορίες. Ενδεικτικά, τα έξοδα εγγυητικών επιστολών καλής εκτέλεσης των έργων ή για τη λήψη προκαταβολής μπορούν να ενταχθούν στην κατηγορία αυτή Υπεργολαβίες Σε περίπτωση που ο ΦΧ προβλέπει υπεργολαβία, ο ΕΥ μπορεί να προτείνει στην ΕΕ τον υπεργολάβο, ο οποίος επιλέγεται σύμφωνα με τις κείμενες διατάξεις. Εάν ο υπεργολάβος δεν καθορίζεται στο έντυπο της πρότασης, ακολουθούνται οι διαδικασίες προμηθειών (βλ. κεφ. 5.6). Εφόσον εγκριθεί η υπεργολαβία, υπογράφεται Σύμβαση μεταξύ του ΕΛΚΕ ΤΕΙ Πάτρας και υπεργολάβου. Τέλος, ο υπεργολάβος υποβάλλει στον ΕΛΚΕ ΤΕΙ Πάτρας Τιμολόγια Παροχής Υπηρεσιών. Οδηγός Χρηματοδότησης Ε.Ε. ΤΕΙ Πάτρας Κεφάλαιο 3-17

24 3. 15 Κανονισμός Εκπαιδευτικών Προγραμμάτων «Προϋποθέσεις Έγκρισης από την ΕΕ Προτάσεων για Υλοποίηση Εκπαιδευτικών Προγραμμάτων» Κάθε πρόταση θα πρέπει να περιέχει τα παρακάτω χαρακτηριστικά: 1. Ημερομηνία υποβολής προς τον ΕΛΚΕ Πάτρας Κάθε πρόταση υποβάλλεται στην Επιτροπή Ερευνών, συνοδευμένη από σύντομη μελέτη σκοπιμότητας (από την οποία πρέπει να προκύπτουν και οι γενικές προδιαγραφές του εκπαιδευτικού προγράμματος), τουλάχιστον δύο μήνες πριν από την ημερομηνία έναρξης του προγράμματος, προκειμένου να διασφαλισθεί η έγκριση, η προετοιμασία και η δημοσιότητα του Επιστημονικός Υπεύθυνος έργου Ο Επιστημονικός Υπεύθυνος (ΕΥ) του προγράμματος, πρέπει να είναι μέλος ΕΠ του ΤΕΙ Πάτρας. Ο ΕΥ έχει την πλήρη ευθύνη για: την επίτευξη των επιδιωκόμενων στόχων του εκπαιδευτικού προγράμματος, την ποιότητα του περιεχομένου της εκπαίδευσης, την ποιότητα και την επάρκεια του πάσης φύσεως εκπαιδευτικού υλικού, την αποτελεσματική υλοποίηση του έργου στο σύνολό του. Ο ΕΥ οφείλει να γνωστοποιεί στους συμμετέχοντες τους όρους συμμετοχής στο πρόγραμμα και τις προϋποθέσεις απονομής του πιστοποιητικού παρακολούθησης Στόχοι του εκπαιδευτικού προγράμματος Οι στόχοι του προγράμματος πρέπει να αιτιολογούνται και να είναι απόλυτα σαφείς ως προς το επιδιωκόμενο αποτέλεσμα, με έμφαση στις γνώσεις και ικανότητες που προβλέπεται να αποκτηθούν από τους συμμετέχοντες Αναλυτική παρουσίαση της διάρθρωσης του προτεινόμενου προγράμματος Με βάση τα αναφερόμενα στα εδάφια 1,2 και 3 σε κάθε πρόταση πρέπει να περιλαμβάνονται: Αναλυτικό πρόγραμμα διδασκαλίας Διδάσκοντες κάθε ενότητας Διάρκεια διεξαγωγής μαθημάτων (ημέρες και ώρες) Κόστος συμμετοχής σεμιναρίου Τρόπος χρηματοδότησης και αιτιολόγηση της οικονομικής βιωσιμότητας του προγράμματος Κριτήρια και προϋποθέσεις για την επιλογή των εκπαιδευόμενων Δεκέμβριος 2008 Κεφάλαιο 3-18

25 Προϋποθέσεις για την απόκτηση του πιστοποιητικού παρακολούθησης Ελάχιστος και μέγιστος αριθμός συμμετεχόντων Προϋπολογισμός έργου Χώρος διεξαγωγής και αναγκαίες υποδομές Κριτήρια και προϋποθέσεις για την επιλογή των διδασκόντων ή ότι άλλο ορίζεται από την προκήρυξη του προγράμματος Διδάσκοντες Οι διδάσκοντες πρέπει να κατέχουν τίτλους και εμπειρία ανάλογους προς τους προβλεπόμενους για εργαστηριακούς επιστημονικούς συνεργάτες. Κατά την επιλογή των διδασκόντων θα πρέπει να δίδεται προτεραιότητα στη συμμετοχή μελών Ε.Π. του ΤΕΙ Πάτρας Δημοσιότητα Ο ΕΥ πρέπει να μεριμνά για τη δημοσιότητα του προγράμματος και προς το σκοπό αυτό θα πρέπει να συνεργάζεται με το αρμόδιο Τμήμα και τον ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Πάτρας Διδακτικό υλικό Ο ΕΥ μεριμνά για την προετοιμασία και την έγκαιρη παράδοση στον Ειδικό Λογαριασμό του ΤΕΙ Πάτρας του εποπτικού υλικού, καθώς και του υλικού το οποίο θα διανέμεται στους συμμετέχοντες (συνοπτική περιγραφή και διάρθρωση του προγράμματος, ωρολόγιο πρόγραμμα, σημειώσεις, βιβλιογραφία κλπ.) Αξιολόγηση εκπαιδευτικού προγράμματος Η διαδικασία αξιολόγησης θα γίνεται με τη συμπλήρωση ειδικών εντύπων από τους συμμετέχοντες και τον επιστημονικό υπεύθυνο όταν ολοκληρώνεται ένα πακέτο εργασίας. Τα έντυπα αξιολόγησης θα σχεδιαστούν και θα χορηγούνται από την Επιτροπή Ερευνών. Η τυποποίηση των εντύπων θα πρέπει να επιτρέπει τη συγκριτική ανάλυση προδιαγραφών - επιτευχθέντων στόχων. Η αξιολόγηση θα πραγματοποιείται συνολικά στο τέλος του προγράμματος Πιστοποιητικό παρακολούθησης Προϋποθέσεις για να χορηγηθεί πιστοποιητικό παρακολούθησης στους συμμετέχοντες είναι: Η επαρκής παρακολούθηση των συμμετεχόντων. Ο προσδιορισμός του αριθμού δικαιολογημένων απουσιών γίνεται από τον ΕΛΚΕ ΤΕΙ Πάτρας μετά από εισήγηση του επιστημονικού υπευθύνου. Η εκπλήρωση όλων των οικονομικών υποχρεώσεων του συμμετέχοντος. Η επίτευξη του επιδιωκόμενου στόχου του εκπαιδευτικού προγράμματος, που πιστοποιείται από την αξιολόγηση του προγράμματος. Οδηγός Χρηματοδότησης Ε.Ε. ΤΕΙ Πάτρας Κεφάλαιο 3-19

26 Οικονομικές προϋποθέσεις Η διασφάλιση της οικονομικής βιωσιμότητας του προγράμματος αποτελεί απαραίτητη προϋπόθεση για την υλοποίησή του, εφόσον αυτό είναι προϋπόθεση του ΦΧ Γενικά θέματα Η Επιτροπή Ερευνών υποχρεούται να παρουσιάσει εξαμηνιαίο προγραμματισμό των εκπαιδευτικών προγραμμάτων, ώστε να επιτυγχάνεται η απαιτούμενη δημοσιότητα και οργάνωση των σχετικών δραστηριοτήτων Λοιπά Θέματα Για τα λοιπά θέματα διαχείρισης ισχύουν τα προβλεπόμενα από τον Οδηγό Χρηματοδότησης και Διαχείρισης και τις σχετικές αποφάσεις της Επιτροπής Ερευνών. Ειδικότερα, για θέματα διαχείρισης συγχρηματοδοτούμενων έργων, στα οποία ο ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Πάτρας είναι δικαιούχος ισχύουν τα προβλεπόμενα στο Εγχειρίδιο Διαδικασιών Συστήματος Διαχειριστικής Επάρκειας Δεκέμβριος 2008 Κεφάλαιο 3-20

27 Κεφάλαιο 4. Έναρξη Έργων 4. 1 Υπογραφή Σύμβασης Μετά την έγκριση της χρηματοδότησης της πρότασης από τον ΦΧ, έπεται η υπογραφή της σύμβασης. Η σύμβαση γίνεται μεταξύ του ΦΧ και του ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Πάτρας. Από την πλευρά του ΤΕΙ Πάτρας, η σύμβαση υπογράφεται από τον Πρόεδρο της Ε.Ε.(νόμιμος εκπρόσωπος) ή τον Πρόεδρο του ΤΕΙ, ανάλογα με την προκήρυξη του ΦΧ. (Για τα έργα στα οποία ο ΕΛΚΕ ενεργεί ως δικαιούχος, υπογράφεται το Σύμφωνο Αποδοχής Όρων Απόφασης Ένταξης από τον νόμιμο εκπρόσωπο του ΕΛΚΕ) Έναρξη διαχειρίσεων έργου από τον ΕΛΚΕ ΤΕΙ Πάτρας Ο ΕΛΚΕ ΤΕΙ Πάτρας διατηρεί τα παρακάτω στοιχεία (αναλόγως και με τον τύπο του έργου): Πλήρες αντίγραφο της πρότασης, που υποβλήθηκε από τον ΕΥ και την ομάδα του και αντίγραφο της προκήρυξης υποβολής προτάσεως του ΦΧ. Σύμβαση χρηματοδότησης του ερευνητικού έργου μεταξύ του ΦΧ και του ΕΛΚΕ ΤΕΙ Πάτρας, υπογεγραμμένη αρμοδίως. Προϋπολογισμό δαπανών Σύνθεση της Ερευνητικής Ομάδας με τις προβλεπόμενες αμοιβές, χρόνο απασχόλησης, αντικείμενο εργασιών. Για τα μέλη ΕΠ, βεβαίωση για τη μη παρακώλυση των καθηκόντων τους (σε περίπτωση που το ζητάει ο ΦΧ). Για τους δημοσίους υπαλλήλους, άδεια του αρμόδιου Υπηρεσιακού Συμβουλίου ή άδεια άλλου αρμοδίου οργάνου, για τη μη παρακώλυση των καθηκόντων τους, εξαιτίας της ενασχόλησης τους στο έργο και ότι συμμετέχουν στο έργο σε χρόνο πέραν του υπηρεσιακού τους ωραρίου. Στην περίπτωση που ο απασχολούμενος είναι δημόσιος υπάλληλος άλλης (πλην του ΤΕΙ Πάτρας) υπηρεσίας, απαραίτητη είναι η αναγραφή της θέσης του (οργανικής ή όχι) στη συγκεκριμένη βεβαίωση που θα προσκομιστεί στον Ειδικό Λογαριασμό του ΤΕΙ Πάτρας. Ειδικά για τα Μεταπτυχιακά Προγράμματα Σπουδών: Η Γραμματεία του εκάστοτε προγράμματος φροντίζει για την έγκαιρη αποστολή στον ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Πάτρας της κατάστασης εγγεγραμμένων φοιτητών ανά εξάμηνο συνοδευμένη από τις αντίστοιχες αποδείξεις καταβολής των διδάκτρων καθώς και κατάσταση διαγραμμένων φοιτητών. Πρόταση που στέλνεται από τον ΕΥ του έργου στην ΕΕ προς έγκριση (αμοιβές νέων συνεργατών, επεκτάσεις υπαρχόντων συμβάσεων και γενικότερα οποιαδήποτε κατηγορία δαπάνης προς έγκριση), ακολουθεί συγκεκριμένη τυποποίηση και πρέπει να συνοδεύεται από αντίστοιχη απόφαση του αρμοδίου οργάνου. Οδηγός Χρηματοδότησης Ε.Ε. ΤΕΙ Πάτρας Κεφάλαιο 4-1

28 4. 3 Αποδοχή Διαχειρίσεως Η ΕΕ, σε συνεδρίαση της, αποδέχεται τη διαχείριση του έργου, εγκρίνει τον προϋπολογισμό του και τις αναθέσεις. Σεβόμενη τις επιλογές κάθε μέλους ΕΠ του ΤΕΙ Πάτρας στον τομέα της έρευνας, η ΕΕ δεν υπεισέρχεται σε αξιολογήσεις του φυσικού αντικειμένου των έργων. Η διαχείριση των συγχρηματοδοτούμενων έργων, στα οποία ο ΕΛΚΕ είναι δικαιούχος, διέπεται από τις διαδικασίες που περιγράφονται στο Εγχειρίδιο Διαδικασιών Συστήματος Διαχειριστικής Επάρκειας. Δεκέμβριος 2008 Κεφάλαιο 4-2

29 Κεφάλαιο 5. Διαχείριση έργων Η διαχείριση έργων αναλύεται στις επιμέρους ενότητες: Απασχόληση προσωπικού Μετακινήσεις προσωπικού στο εσωτερικό και εξωτερικό Προμήθειες - εκτελέσεις εργασιών Διαχείριση εξοπλισμού Υπεργολαβίες και Συνεργαζόμενοι Φορείς Παρακολούθηση έργων Τροποποίηση προϋπολογισμού Παράταση χρόνου εκτελέσεως έργου 5. 1 Απασχόληση προσωπικού Η απασχόληση προσωπικού αναλύεται στις παρακάτω ενότητες εργασιών: Επιλογή προσωπικού (Δημοσιότητα)- Σύναψη Συμβάσεων Εξόφληση αμοιβών Επιλογή Προσωπικού (Δημοσιότητα)-Σύναψη Συμβάσεων Μετά την απόφαση έγκρισης της διαχείρισης του κάθε έργου από την Επιτροπή Ερευνών ο Επιστημονικός Υπεύθυνος του κάθε έργου ξεκινάει τις καθορισμένες διαδικασίες επιλογής των απαιτούμενων συνεργατών για την ολοκλήρωση του έργου. Εάν αυτοί περιγράφονται μέσα στο Τεχνικό Δελτίο του έργου (και είναι νομότυπο όπως στην περίπτωση των Ερευνητικών Έργων) τότε προωθείται η άμεση σύνταξη σύμβασης και πρόσληψή τους. Εάν στο Τεχνικό Δελτίο του έργου δεν υπάρχει ονομαστικός προσδιορισμός αλλά περιγράφεται το είδος της εργασίας που πρόκειται να προσφερθεί τότε ο Επιστημονικός Υπεύθυνος αιτείται από την Επιτροπή Ερευνών την έγκριση έναρξης των διαδικασιών πρόσληψης με τους ακόλουθους κανόνες. Για την συνεργασία με μόνιμο Εκπαιδευτικό Προσωπικό του Ιδρύματος, ο Επιστημονικός Υπεύθυνός του προωθεί Υπεύθυνη δήλωση του ενδιαφερομένου έργου προς την Επιτροπή Ερευνών (έντυπο 5.1), ότι η απασχόλησή του θα είναι εκτός των διδακτικών και συμβατικών του υποχρεώσεων. Επίσης, θα πρέπει ο επιστημονικός υπεύθυνος να βεβαιώνει ότι για την αμοιβή των μελών του προσωπικού του Τ.Ε.Ι. για την εκτέλεση του έργου, λαμβάνει υπόψη την επιφύλαξη των διατάξεων του άρθρου 28 παρ. 16 του Ν. 2083/93, εφόσον συντρέχουν οι προϋποθέσεις εφαρμογής των, για το προβλεπόμενο ανώτατο όριο συνολικής αμοιβής. Για την απασχόληση μονίμων διοικητικών υπαλλήλων ή υπαλλήλων αορίστου χρόνου ή Οδηγός Χρηματοδότησης Ε.Ε. ΤΕΙ Πάτρας Κεφάλαιο 5-3

30 τεχνικού προσωπικού του Ιδρύματος, για κάθε ξεχωριστό έργο, απαιτείται έγκριση από το Υπηρεσιακό Συμβούλιο έπειτα από αίτηση του Επιστημονικού Υπευθύνου του έργου προς αυτό (έντυπο 5.1), με την προϋπόθεση ότι η απασχόλησή τους θα είναι εκτός των συμβατικών τους υποχρεώσεων και του ωραρίου εργασίας. Για την συνεργασία με προσωπικό που συνδέεται με κάποιο τρόπο με τα τμήματα του ΤΕΙ (π.χ. ωρομίσθιος εκπαιδευτικός) προωθείται πρόσκληση ενδιαφέροντος μέσω των σελίδων του ΤΕΙ Πάτρας (WEB). Για τη συνεργασία με προσωπικό που δεν συνδέεται με κάποιο τρόπο με τα τμήματα του ΤΕΙ (π.χ. ωρομίσθιος εκπαιδευτικός) προωθείται πρόσκληση ενδιαφέροντος με δημοσιοποίηση στον τοπικό και Αθηναϊκό τύπο). Για την απασχόληση των μονίμων υπαλλήλων άλλων φορέων του Δημοσίου, απαιτείται, κατά την έναρξη της απασχόλησής τους στο έργο, βεβαίωση της υπηρεσίας τους ή του υπηρεσιακού συμβουλίου κατά περίπτωση,, ότι συμμετέχουν στο έργο σε χρόνο πέραν του υπηρεσιακού τους ωραρίου. Η όλη διαδικασία προετοιμασίας και υπογραφής των συμβάσεων πρέπει να αποπερατωθεί σε αποκλειστική περίοδο όχι μεγαλύτερη των 30 ημερών για τις πρώτες δυο πιο πάνω περιπτώσεις και 60 ημερών για τις επόμενες τρεις περιπτώσεις, από την ημερομηνία έγκρισης από την ΕΕ του έργου Η σύμβαση υπογράφεται (σε τρία πρωτότυπα) μεταξύ του Προέδρου της Επιτροπής Ερευνών, του Επιστημονικού Υπευθύνου, (και ο Ιδρυματικός, εάν πρόκειται για έργο ιδρυματικό) και του ενδιαφερομένου (εργολάβος) με την οποία αναλαμβάνει την υποχρέωση υλοποίησης του έργου (έντυπο Σύμβασης). Τις συμβάσεις αυτές ετοιμάζει ο ΕΥ και ελέγχει ο αρμόδιος χειριστής του ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Πάτρας χρησιμοποιώντας νομική ή άλλη υποστήριξη όπου απαιτείται. Για τυχόν τροποποιήσεις συμβάσεων απαιτείται αίτηση του Επιστημονικού Υπευθύνου προς την Επιτροπή Ερευνών (έντυπο 5.2). Με την έγκριση της τροποποίησης ετοιμάζεται τροποποιητική σύμβαση από τον Ε/Υ και επικυρώνεται από τους συμβαλλόμενους. Η αναδρομικότητα των συμβάσεων θα εξετάζεται ανά περίπτωση από την Επιτροπή Ερευνών λαμβάνοντας υπόψη την αιτιολογία των Επιστημονικών Υπευθύνων. Στην περίπτωση που μία σύμβαση διακόπτεται για οποιοδήποτε λόγο, είτε με ευθύνη του ΕΥ είτε του αναδόχου, απαιτείται επιστολή ενημέρωσης του ΕΥ προς τον ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Πάτρας, με την οποία εκείνος θα γνωστοποιεί τη διακοπή της σύμβασης και την αιτιολογία. Σημειώνεται ότι για να καταβληθεί οποιαδήποτε αμοιβή μέσω του ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Πάτρας απαιτείται η ύπαρξη σύμβασης. Οι συμβάσεις που χρησιμοποιούνται ανάλογα με την περίπτωση (Παράρτημα ΙΙ -Συμβάσεις): Δεκέμβριος 2008 Κεφάλαιο 5-4

31 Συνοδευτικό Σύμβασης (Εντ.5.3) Σύμβαση Ανάθεσης Έργου - Εξωτερικού Συνεργάτη & Προσωπικού με ΔΠΥ (Εντ. 5.4) Σύμβαση Ανάθεσης Έργου - Εξωτερικού Συνεργάτη ή Φοιτητή χωρίς ΔΠΥ (Εντ.5.5) Ιδιωτικό Συμφωνητικό Ανάθεσης Έργου - Μέλους ΕΠ ΤΕΙ Πάτρας - Δημοσίου Υπαλλήλου (Εντ. 5.6) Ιδιωτικό Συμφωνητικό Ανάθεσης Έργου - Μέλους ΕΠ ΤΕΙ Πάτρας - και Δημοσίου Υπαλλήλου άλλου ιδρύματος (Εντ.5.7) Σύμβαση Εχεμύθειας(Εντ.5.8) Εξόφληση Αμοιβών Για να πραγματοποιηθεί η πληρωμή του προσωπικού απαιτείται Εντολή Πληρωμής (υπογεγραμμένη από τον ΕΥ ή/και τον Ιδρυματικό, αν πρόκειται για ιδρυματικό έργο), καθώς και πρωτότυπα παραστατικά (π.χ. Δελτίο Παροχής Υπηρεσιών), τα οποία ο ΕΥ επισυνάπτει στην εντολή πληρωμής. Τα απαιτούμενα έντυπα και οδηγίες συμπλήρωσης ανάλογα με την περίπτωση περιγράφονται αναλυτικά στο Παράρτημα -Έντυπα Θα πρέπει να ληφθεί υπόψη ότι οι αμοιβές καταβάλλονται μόνον μετά την ολική εκτέλεση ή τμηματικά κατά τη διάρκεια της εκτέλεσης του έργου και όχι προκαταβολικά. Τα παραστατικά που λαμβάνει ο ΕΛΚΕ ΤΕΙ Πάτρας, πρέπει να αναφέρονται για διάστημα εντός του χρόνου εκτέλεσης του έργου. Ο ΕΛΚΕ ΤΕΙ Πάτρας υποχρεούται να διενεργεί απαιτούμενους ελέγχους για τα όρια αμοιβών. Για την εξόφληση των αμοιβών απαιτούνται τα παρακάτω δικαιολογητικά: 1. Για την παραλαβή της επιταγής από την μονάδα οικονομικής διαχείρισης του ΕΛΚΕ ΤΕΙ Πάτρας αυτοπροσώπως, απαιτείται η επίδειξη της αστυνομικής ταυτότητας του δικαιούχου. Για την παραλαβή της επιταγής από άλλο άτομο θα πρέπει να προσκομισθεί έγγραφη εξουσιοδότηση από τον δικαιούχο, στην οποία να έχει βεβαιωθεί το γνήσιο της υπογραφής του δικαιούχου από δημόσια αρχή. 2. Σε περίπτωση αμοιβής, η οποία ξεπερνά τα 3.000, απαιτείται η προσκόμιση ισχύουσας φορολογικής και ισχύουσας ασφαλιστικής ενημερότητας του δικαιούχου (από το ΙΚΑ, ανεξάρτητα από το ποιος είναι ο φορέας ασφάλισής του). 3. Σε περίπτωση που ο δικαιούχος δεν εκδίδει ΔΠΥ, θα πρέπει να προσκομίσει Υπεύθυνη Δήλωση προς το ΕΛΚΕ Πάτρας, στην οποία θα δηλώνει ότι «τα εισοδήματά μου από ελευθέρια επαγγέλματα δεν υπερβαίνουν τα 5000 για το έτος ΧΧΧΧ και γι αυτό δεν υποχρεούμαι στην έκδοση Βιβλίων και Στοιχείων». Οδηγός Χρηματοδότησης Ε.Ε. ΤΕΙ Πάτρας Κεφάλαιο 5-5

32 4. Τα παραστατικά (πχ ΔΠΥ) πρέπει να καταχωρούνται από την μονάδα οικονομικής διαχείρισης του ΕΛΚΕ ΤΕΙ Πάτρας εντός 15 ημερών από την ημερομηνία έκδοσης τους, σύμφωνα με τα ισχύοντα στον ΚΒΣ. Η έγκαιρη παράδοση των παραστατικών στις υπηρεσίες του ΕΛΚΕ Πάτρας είναι ευθύνη των ΕΥ. Γενικά για τις αμοιβές προσωπικού κάθε κατηγορίας και τα δικαιολογητικά που θα πρέπει να κατατίθενται είναι τα παρακάτω. Α.1. Για τις αμοιβές των μελών του Εκπαιδευτικού Προσωπικού του Τ.Ε.Ι. που συμμετέχουν σε κάθε έργο απαιτείται η υποβολή: Εντολής πληρωμής (έντυπο 5.9). Υπεύθυνης Δήλωσης του δικαιούχου ότι η πρόσθετη αυτή αμοιβή γίνεται σύμφωνα με την επιφύλαξη των διατάξεων του άρθρου 28 παρ. 16 του Ν. 2083/93, εφόσον συντρέχουν οι προϋποθέσεις εφαρμογής των, για το προβλεπόμενο ανώτατο όριο συνολικής αμοιβής (έντυπο 5.10). Υπεύθυνης Δήλωσης του δικαιούχου (μόνο για έργα ΕΠΕΑΕΚ) ότι η πρόσθετη αυτή αμοιβή γίνεται σύμφωνα με τις διατάξεις του κανονισμού διαχείρισης του ΕΠΕΑΕΚ, για το προβλεπόμενο ανώτατο όριο συνολικής αμοιβής 35% (έντυπο 5.11). Φωτοαντίγραφου της υπογεγραμμένης σύμβασης κατά την πρώτη πληρωμή. Οι πρόσθετες αμοιβές των μελών του Εκπαιδευτικού προσωπικού του Τ.Ε.Ι. υπόκεινται σε κρατήσεις σύμφωνα με τις προβλεπόμενες διατάξεις. Οι ανωτέρω κρατήσεις υπολογίζονται και πραγματοποιούνται από τη Γραμματεία του Λογαριασμού. Α.2. Για τις αμοιβές των μελών του Εκπαιδευτικού Προσωπικού άλλων Εκπαιδευτικών Ιδρυμάτων που συμμετέχουν σε κάθε έργο απαιτείται η υποβολή: Εντολής πληρωμής (έντυπο 5.9). Φωτοαντίγραφου της υπογεγραμμένης σύμβασης κατά την πρώτη πληρωμή. Οι πρόσθετες αμοιβές των μελών του Εκπαιδευτικού προσωπικού άλλων Ιδρυμάτων υπόκεινται σε κρατήσεις τις οποίες πραγματοποιούν τα αντίστοιχα Ιδρύματα. Β. Για τις αμοιβές των μελών του Διοικητικού Προσωπικού του Τ.Ε.Ι. (μόνιμοι ή με σύμβαση αορίστου χρόνου) ή Δημοσίων Υπαλλήλων οποιουδήποτε φορέα, που συμμετέχουν σε κάθε έργο απαιτείται η υποβολή: Εντολής πληρωμής (έντυπο 5.12). Υπεύθυνης Δήλωσης του δικαιούχου ότι η πρόσθετη αυτή αμοιβή γίνεται σύμφωνα με την επιφύλαξη των διατάξεων του άρθρου 41 παρ. 2 του Ν. 2683/99, εφόσον Δεκέμβριος 2008 Κεφάλαιο 5-6