Αυτά τα θέματα αποτελούν τη βάση της πρώτης υποενότητας των περισσότερων σειρών μαθημάτων για τη διαχείριση έργου.

Transcript

1 1 Εισαγωγή στη διαχείριση έργου Μαθησιακά αποτελέσματα Αφού ολοκληρώσετε αυτό το κεφάλαιο, θα είστε σε θέση να: Ορίζετε τι είναι έργο και να το συγκρίνετε με τη συνήθη λειτουργία μιας επιχείρησης Ορίζετε τι είναι διαχείριση έργου και να τη συγκρίνετε με άλλους τύπους διοίκησης Περιγράφετε το ρόλο του διευθυντή έργου Προσδιορίζετε τα οφέλη της διαχείρισης έργου Το βιβλίο εξηγεί πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα τελευταία εργαλεία και τεχνικές διαχείρισης έργου για το σχεδιασμό και τον έλεγχο της διοίκησης των έργων σας. Αυτό το βιβλίο είναι ιδανικό για διευθυντές έργων και μέλη ομάδων έργου οι οποίοι είναι αρχάριοι στον τομέα της διαχείρισης έργου και διαθέτουν περιορισμένη εμπειρία και γνώση στη διαχείριση έργων. Αυτό το βιβλίο ευθυγραμμίζεται με τις εξής πιστοποιήσεις και εκδόσεις: Το Σώμα γνώσης διαχείρισης έργου, 4η έκδοση (PMBOK 4ed) Το Σώμα γνώσης της Ένωσης διευθυντών έργου 5η έκδοση (APM BoK 5ed) Το Πιστοποιητικό SAQA Unit Standards στη Διαχείριση έργου (επίπεδο 4). Έχει σχεδιαστεί ώστε να μπορεί να διδαχθεί σε σειρές μαθημάτων για τη διαχείριση έργου, αλλά και για να υποστηρίζει διευθυντές έργου που επιθυμούν να συμμετέχουν σε εξετάσεις για την πιστοποίηση επαγγελματιών διαχείρισης έργου (PMP). Αυτό το βιβλίο μπορεί να ωφελήσει μέλη ομάδων έργου, οι οποίοι πρέπει να κατανοήσουν τις ειδικές τεχνικές διαχείρισης έργου προκειμένου να υποστηρίξουν τον διευθυντή έργου και να διεκπεραιώσουν τις απαραίτητες ενέργειες διοίκησης του γραφείου διαχείρισης έργου (PMO). Τα μέλη των ομάδων έργου έχουν τις εξής αποστολές: Ανάπτυξη του σχεδίου διαχείρισης έργου Συλλογή και επεξεργασία δεδομένων Παρακολούθηση και παραγωγή εκθέσεων προόδου του έργου Διαχείριση του ελέγχου αλλαγών αντικειμένου, της μεθόδου κατασκευής και της διαχείρισης της διαμόρφωσης Διοίκηση, επικοινωνία, παραγωγή εκθέσεων και έλεγχος εγγράφων Επίσπευση προόδου (ιδιαίτερα των προμηθειών). Αντιστοίχιση με το Σώμα γνώσης Όλα τα κεφάλαια του βιβλίου θα ξεκινούν με μια αντιστοίχιση με το Σώμα γνώσης (BoK, Body of Knowledge) για τις πιστοποιήσεις PMBOK 4ed, APM BoK 5ed και τα πρότυπα ενοτήτων (επίπεδο 4). Η αντιστοίχιση θα συνδέει τις απαιτήσεις του σώματος γνώσης με τα κεφάλαια στα οποία εξετάζονται τα θέματα. Τα PMBOK 4ed, APM BoK 5ed και τα πρότυπα ενοτήτων SA εφαρμόζουν διαφορετικές δομές, με συνέπεια να μην υπάρχει απολύτως ακριβής ευθυγράμμιση με κάθε κεφάλαιο. PMBOK 4ed: Η γνωστική περιοχή της Εισαγωγής στη διαχείριση έργου περιλαμβάνει τα εξής: PMBOK 4ed Αντιστοίχιση 1.2: Τι είναι έργο; Αυτό το κεφάλαιο θα ορίσει την έννοια του έργου. 1.3: Τι είναι διαχείριση έργου; Αυτό το κεφάλαιο θα ορίσει την έννοια της διαχείρισης έργου. 1.4: Σχέση μεταξύ της διαχείρισης έργου, της διαχείρισης προγράμματος και της διαχείρισης χαρτοφυλακίου Αυτό το κεφάλαιο θα περιγράψει τη σχέση μεταξύ της διαχείρισης έργου, της διαχείρισης προγράμματος και της διαχείρισης χαρτοφυλακίου. 1.6: Ο ρόλος του διευθυντή έργου Αυτό το κεφάλαιο θα περιγράψει το ρόλο του διευθυντή έργου. 1.7: Σώμα γνώσης για τη διαχείριση έργου Ανατρέξτε στο κεφάλαιο Πρότυπα διαχείρισης έργου. Αυτά τα θέματα αποτελούν τη βάση της πρώτης υποενότητας των περισσότερων σειρών μαθημάτων για τη διαχείριση έργου. APM BoK 5ed: Η γνωστική περιοχή της Διαχείρισης έργου περιλαμβάνει τα εξής:

2 APM BoK 5ed Αντιστοίχιση 1.1: Διαχείριση έργου Αυτό το κεφάλαιο θα ορίσει τη διαχείριση έργου. 1.2: Διαχείριση προγράμματος Αυτό το κεφάλαιο θα ορίσει τη διαχείριση προγράμματος. 1.3: Διαχείριση χαρτοφυλακίου Αυτό το κεφάλαιο θα ορίσει τη διαχείριση χαρτοφυλακίου. 1.5: Χορηγός έργου Ανατρέξτε στο κεφάλαιο Μελέτη σκοπιμότητας. 1.6: Γραφείο έργου Ανατρέξτε στο κεφάλαιο Γραφείο διαχείρισης έργου. Γι αυτήν τη γνωστική περιοχή, το APM BoK 5ed προσδιορίζει παρόμοιες απαιτήσεις για το PMBOK 4ed. Πρότυπο ενότητας (επίπεδο 4): Το πρότυπο ενότητας για τη γνωστική περιοχή Εισαγωγή στη διαχείριση έργου περιλαμβάνει τα εξής: Ενότητα : Εξηγήστε τα βασικά σημεία της διαχείρισης έργου Συγκεκριμένα αποτελέσματα /S01: Εξηγήστε τη φύση ενός έργου /S02: Εξηγήστε τη φύση και την εφαρμογή της διαχείρισης έργου /S03: Εξηγήστε τους τύπους των δομών που συναντούμε σε ένα περιβάλλον έργου /S04: Εξηγήστε την εφαρμογή των οργανωτικών δομών σε ένα περιβάλλον έργου /S05: Εξηγήστε τις κύριες διεργασίες και δραστηριότητες που απαιτούνται για τη διαχείριση ενός έργου. Αντιστοίχιση Αυτό το κεφάλαιο θα εξηγήσει τη φύση ενός έργου. Αυτό το κεφάλαιο θα εξηγήσει την εφαρμογή της διαχείρισης έργου. Ανατρέξτε στο κεφάλαιο Οργανωτικές δομές έργου. Ανατρέξτε στο κεφάλαιο Οργανωτικές δομές έργου. Ανατρέξτε στο κεφάλαιο Διεργασία διαχείρισης έργου. 1. Τι είναι έργο; Η αφετηρία των περισσότερων μαθημάτων για τη διαχείριση έργου είναι ο ορισμός ενός έργου και η σύγκρισή του με τη συνήθη λειτουργία μιας επιχείρησης. Είναι σημαντικό να γίνει αυτή η διάκριση, επειδή αυτή η διαφορά υποστηρίζει το σκοπό της εφαρμογής μιας προσέγγισης διαχείρισης έργου και συνεπώς, το σκοπό της χρήσης εργαλείων και τεχνικών διαχείρισης έργου. Αυτή η ενότητα θα παρουσιάσει τους ευρέως αποδεκτούς ορισμούς ενός έργου και τα χαρακτηριστικά ενός έργου, καθώς και αρκετά παραδείγματα των διαφορετικών τύπων έργων. Το PMBOK 4ed ορίζει ένα Έργο ως ένα προσωρινό εγχείρημα το οποίο υλοποιείται με σκοπό τη δημιουργία ενός μοναδικού προϊόντος, υπηρεσίας ή αποτελέσματος. Το APM BoK 5ed ορίζει ένα Έργο ως ένα μοναδικό, μεταβατικό εγχείρημα το οποίο υλοποιείται με σκοπό την επίτευξη ενός επιθυμητού αποτελέσματος. Αυτοί οι δύο ορισμοί είναι παρόμοιοι, με τους όρους προσωρινό και μεταβατικό να υποδηλώνουν ότι το έργο έχει πεπερασμένη διάρκεια, κάτι που σημαίνει ότι ένα έργο πρέπει να έχει αρχή και τέλος. Ο όρος μοναδικό αναφέρεται στο γεγονός ότι κάθε έργο δημιουργεί ένα προϊόν (αγαθό ή υπηρεσία) το οποίο διαφέρει από το προϊόν (αγαθό ή υπηρεσία) που δημιουργούσαν τα προηγούμενα έργα. Χαρακτηριστικά ενός έργου: Λαμβάνοντας υπόψη τους παραπάνω ορισμούς, τα χαρακτηριστικά ενός έργου περιλαμβάνουν τα εξής: Πελάτης και Χορηγός έργου Ενδιαφερόμενα μέρη Κύκλος ζωής του έργου Καταστατικό του έργου Ένα έργο έχει πελάτη και/ή χορηγό έργου αυτοί έχουν την ευθύνη να διασφαλίσουν ότι το έργο παράγει απτά οφέλη για την εταιρεία. Ένα έργο έχει ενδιαφερόμενα μέρη τα ενδιαφερόμενα μέρη είναι οι άνθρωποι οι οποίοι επηρεάζονται από το έργο ή, αντιστρόφως, επηρεάζουν το έργο. Τα ενδιαφερόμενα μέρη θα πρέπει να προσδιορίζονται και οι ανάγκες και οι προσδοκίες τους θα πρέπει να αναλύονται (ανατρέξτε στο κεφάλαιο Μελέτη σκοπιμότητας). Ένα έργο έχει έναν κύκλο ζωής αυτό σημαίνει ότι το έργο διέρχεται από μια σειρά φάσεων, οι οποίες συνήθως είναι οι εξής: φάση σκοπιμότητας, φάση σχεδίασης, φάση εκτέλεσης και φάση επιφόρτισης (ανατρέξτε στο κεφάλαιο Κύκλος ζωής του έργου). Ένα έργο έχει ένα καταστατικό (ή καταστατικό χάρτη) αυτό το έγγραφο σηματοδοτεί επίσημα την εκκίνηση του έργου διατυπώνοντας ποια πράγματα πρέπει να επιτύχει και πώς θα γίνει η διαχείρισή του. Το καταστατικό του έργου ανήκει στον χορηγό του έργου

3 Διευθυντής έργου Μη επαναληπτικό Αντικείμενο εργασιών Δομική ανάλυση έργου Χρονοδιάγραμμα Χρονοδιάγραμμα προμηθειών Προγραμματισμός πόρων Προϋπολογισμός Έκθεση ταμειακής ροής Κίνδυνος Ποιότητα Επικοινωνία Οργανωτική δομή έργου με τη μορφή μητρώου Ομάδα έργου (ανατρέξτε στο κεφάλαιο Διαχείριση ενοποίησης έργου). Ένα έργο έχει έναν διευθυντή, ο οποίος ορίζεται από το χορηγό του έργου και προσδιορίζεται ως το μοναδικό σημείο ευθύνης. Ο διευθυντής του έργου είναι υπεύθυνος να παραδώσει το έργο εντός προθεσμίας, εντός προϋπολογισμού και σύμφωνα με τους καθορισμένους όρους ποιότητας. Ένα έργο είναι μη επαναληπτικό. Αυτό σημαίνει ότι κάθε έργο είναι διαφορετικό από τα προηγούμενα. Η διαφορά μπορεί να εντοπίζεται στο αντικείμενο εργασιών ή σε οποιαδήποτε άλλη γνωστική περιοχή. Ένα έργο έχει ένα μοναδικό αντικείμενο εργασιών (SOW) το οποίο ορίζει τι θα πρέπει να επιτύχει το έργο, καθώς και τι δεν περιλαμβάνεται (ανατρέξτε στο κεφάλαιο Διαχείριση αντικειμένου εργασιών). Η τεχνική της δομικής ανάλυσης έργου (WBS) χρησιμοποιείται για την κατάτμηση των εργασιών σε διαχειρίσιμα πακέτα εργασιών για καλύτερη διαχείριση και έλεγχο (ανατρέξτε στο κεφάλαιο Δομική ανάλυση έργου). Ένα έργο είναι προσωρινό - αυτό σημαίνει ότι πέρα από μια ημερομηνία έναρξης και μια ημερομηνία λήξης για το έργο, υπάρχουν επίσης ημερομηνίες έναρξης και λήξης για όλες τις δραστηριότητες, καθώς και ημερομηνίες έναρξης για όλα τα ορόσημα (ανατρέξτε στο κεφάλαιο Μέθοδος κρίσιμης διαδρομής). Ένα έργο έχει χρονοδιάγραμμα προμηθειών τα έργα συνήθως προμηθεύεται αγαθά και υπηρεσίες έξω από την εταιρεία. Για να γίνει αυτό, η ομάδα του έργου αναπτύσσει μια λίστα προμηθειών και ένα χρονοδιάγραμμα προμηθειών (ανατρέξτε στο κεφάλαιο Χρονοδιάγραμμα προμηθειών). Ένα έργο χρησιμοποιεί πόρους (μηχανές και ανθρώπους) για να εκτελέσει το έργο η διαθεσιμότητα πόρων πρέπει αντικατοπτρίζει την ανάθεση πόρων, διαφορετικά θα πρέπει να υπάρχει κάποιος συμβιβασμός. Αυτή η έννοια αναπαρίσταται με τη μορφή ενός ιστογράμματος πόρων (ανατρέξτε στο κεφάλαιο Προγραμματισμός πόρων). Ένα έργο έχει προϋπολογισμό, δηλαδή ένα συμφωνημένο χρηματικό ποσό το οποίο εκχωρείται για την υλοποίηση του έργου. Με μια δομική ανάλυση πόρων, ο προϋπολογισμός μπορεί να εκχωρηθεί στο επίπεδο πακέτου εργασίας ή ακόμα στο επίπεδο δραστηριότητας. Στην περίπτωση πιο σφιχτών προϋπολογισμών έχουμε πιο αυστηρούς ελέγχους (ανατρέξτε στο κεφάλαιο Διαχείρισης κόστους έργου). Ένα έργο συνοδεύεται από μια έκθεση ταμειακής ροής η έκθεση ταμειακής ροής ενός έργου μπορεί να παραχθεί με το συνδυασμό του χρονοδιαγράμματος του έργου με τον προϋπολογισμό (ανατρέξτε στο κεφάλαιο Ταμειακή ροή έργου). Ένα έργο αντιμετωπίζει κινδύνους - αυτό σημαίνει ότι πρέπει να γίνει αναγνώριση των κινδύνων, στη συνέχεια οι κίνδυνοι θα πρέπει να αποτιμηθούν ποσοτικά και στο τέλος θα πρέπει να αναπτυχθεί η κατάλληλη πορεία ενεργειών ως απόκριση στους κίνδυνους (ανατρέξτε στο κεφάλαιο Διαχείριση κινδύνου έργου). Ένα έργο έχει απαιτήσεις ποιότητας - αυτό σημαίνει ότι η απαιτούμενη ποιότητα πρέπει να προσδιοριστεί, να σχεδιαστεί και να υποβληθεί σε έλεγχο (ανατρέξτε στο κεφάλαιο Διαχείριση ποιότητας). Η καλή επικοινωνία είναι καταλυτικό στοιχείο στην επιτυχία ενός έργου και αυτό σημαίνει ότι οι απαιτήσεις επικοινωνίας πρέπει να προσδιοριστούν, να σχεδιαστούν και να υποβληθούν σε έλεγχο (ανατρέξτε στο κεφάλαιο Διαχείριση επικοινωνίας έργου). Ένα έργο έχει μια οργανωτική δομή (OBS) επειδή οι ομάδες έργων συνήθως δεν διαθέτουν το δικό τους εργατικό δυναμικό, σε πολλά έργα απασχολούνται εργαζόμενοι άλλων τμημάτων μέσω μιας οργανωτικής δομής έργου με τη μορφή μητρώου (ανατρέξτε στο κεφάλαιο Οργανωτικές δομές έργου). Ένα έργο έχει μια ομάδα επειδή τα έργα είναι προσωρινά, μια ομάδα έργου ενδεχομένως να είναι επίσης προσωρινή και να σχηματίζεται ειδικά για τη διαχείριση του έργου. Προκειμένου η ομάδα έργου να είναι συγκεντρωμένη, τα μέλη της συνήθως εργάζονται σε ένα γραφείο έργου (PO). Οι ορισμοί και τα χαρακτηριστικά ενός έργου θα πρέπει να συμβάλλουν θετικά στον καθορισμό των ορίων μέσα στα οποία η προσέγγιση της διαχείρισης έργου μπορεί να εφαρμοστεί αποτελεσματικά. 2. Έργο εναντίον γραμμής παραγωγής Για να ορίσετε ένα έργο, μπορείτε να το συγκρίνετε με τη γραμμή παραγωγής (μια έννοια που συναντάμε με τον όρο business-as-usual και αναφέρεται στη συνήθη λειτουργία μιας επιχείρησης): το έργο είναι προσωρινό και μοναδικό, ενώ η γραμμή παραγωγής είναι διαρκής και επαναληπτική.

4 Στην πράξη, δεν μπορούμε πάντα να προσαρμόσουμε το αντικείμενο εργασιών ή την εργασία στον ορισμό ενός έργου ή της γραμμής παραγωγής, αλλά πολλές φορές, στον ορισμό εμπεριέχονται στοιχεία και των δύο. Με τον τρόπο αυτό υποδηλώνεται μια διαρκής κατάσταση, ένα συνεχές πιθανών καταστάσεων. Υπάρχουν τρία συνεχή έργου που θα μας απασχολήσουν σ αυτήν την ενότητα: Συνεχές αποδοτικότητας και παραγωγικότητας Συνεχές πωλήσεων και εμπορικότητας Συνεχές κινδύνου και αβεβαιότητας. Συνεχές αποδοτικότητας και παραγωγικότητας: Το συνεχές αποδοτικότητας και παραγωγικότητας μελετά πώς μπορεί να επιτευχθεί μείωση του κόστους δημιουργίας του έργου μέσω αύξησης στην αποδοτικότητα και την παραγωγικότητα. Αν και ένα έργο μπορεί να θεωρηθεί μοναδικό, υπάρχουν συνήθως ορισμένες εργασίες οι οποίες έχουν πολλές ομοιότητες. Εάν υπάρχει η δυνατότητα ομαδοποίησής τους, μπορεί να επιτευχθεί αύξηση στην αποδοτικότητα και την παραγωγικότητα και, επομένως, μείωση στα κόστη κατασκευής. Αύξηση αποδοτικότητας Μείωση κόστους παραγωγής Έργο Γραμμή παραγωγής Προσωρινό Διαρκές Μοναδικό Επαναληπτικό Ομάδες έργων Τμήμα παραγωγής Σχήμα 1.1: Συνεχές αποδοτικότητας και παραγωγικότητας δείχνει πώς αυξάνεται η αποδοτικότητα και η παραγωγικότητα όταν γίνεται η μετάβαση από το έργο στη γραμμή παραγωγής Για παράδειγμα, η κατασκευή ενός πλοίου συνήθως θεωρείται έργο, επειδή είναι προσωρινό (με αρχή και τέλος) και είναι μοναδικό (το σχέδιο κάθε πλοίου είναι διαφορετικό). Ωστόσο, κατά τη διάρκεια της κατασκευής του πλοίου, υπάρχουν πολλές εργασίες οι οποίες επαναλαμβάνονται, όπως για παράδειγμα, η κοπή των πλαισίων, η συγκόλλησή τους, η εγκατάσταση των σωληνώσεων και η βαφή του πλαισίου. Επομένως, έχει νόημα, από οικονομική σκοπιά, όλες αυτές οι εργασίες να εκτελούνται με τη μορφή γραμμής παραγωγής. Το Σχήμα 1.1 δείχνει ότι η διαδικασία ουσιαστικά κινείται κατά μήκος του συνεχούς, από το έργο [A] προς τη γραμμή παραγωγής [B]. Συνεχές πωλήσεων και εμπορικότητας: Εάν η γραμμή παραγωγής είναι πιο αποδοτική οικονομικά από το έργο, γιατί ασχολούμαστε με έργα; Σ αυτό ακριβώς το σημείο κάνουν την εμφάνισή τους οι διεργασίες πωλήσεων και μάρκετινγκ, οι οποίες εξετάζουν τρόπους με τους οποίους το έργο θα γίνει πιο εμπορικό (ελκυστικό, επιθυμητό) προκειμένου να υπάρχει αύξηση στις πωλήσεις. Σε ένα εμπορικό περιβάλλον, οι αυξημένες πωλήσεις συνήθως σχετίζονται με την επίτευξη ανταγωνιστικού πλεονεκτήματος σε σχέση με τον ανταγωνισμό. Πέρα από τη μείωση της λιανικής τιμής, το ανταγωνιστικό πλεονέκτημα μπορεί επίσης να επιτευχθεί με την προσθήκη περισσότερων χαρακτηριστικών και την ενίσχυση της μοναδικότητας του έργου/προϊόντος. Αύξηση μοναδικότητας Αύξηση πωλήσεων και εμπορικότητας Μοναδικό έργο Μαζική παραγωγή (γραμμή παραγωγής) Διαφορετικά προϊόντα Παρόμοια προϊόντα Κατά παραγγελία Έτοιμα Προσαρμοσμένα Μοντέλο προτύπου Σχήμα 1.2: Συνεχές πωλήσεων και εμπορικότητας Για παράδειγμα, στην αυτοκινητοβιομηχανία έχει παρέλθει προ πολλού η εποχή όπου οι πωλητές επαναλάμβαναν τα διάσημα λόγια του Henry Ford 'Ο πελάτης μπορεί επιλέξει οποιοδήποτε χρώμα, αρκεί να πάρει το μαύρο'. Σήμερα, είναι απολύτως απαραίτητο να δίνουμε στους πελάτες αυτό που θέλουν και αυτό που καλύπτει τις απαιτήσεις τους. Για παράδειγμα: Πλούσια γκάμα χρωμάτων Διάφορα μεγέθη κινητήρα Επιλογή μεταξύ δερμάτινων ή υφασμάτινων καλυμμάτων καθισμάτων

5 Επιλογή προσθήκης ηλιοροφής και αεροτομών Εγκατάσταση φιμέ τζαμιών Πλήθος επιλογών για οπτικοακουστικά μέσα Διαφορετικές εξατμίσεις Διαφορετικές ζάντες και ελαστικά χαμηλού προφίλ. Στο σχήμα 1.2, βλέπουμε ότι ο κατασκευαστής αυτοκινήτων, προσφέροντας αυτήν την πλούσια γκάμα χαρακτηριστικών, κινείται ουσιαστικά κατά μήκος του συνεχούς, από το [C] στο [D]. Συνεχές κινδύνου και αβεβαιότητας: Η λειτουργία κινδύνου και αβεβαιότητας εξετάζει τρόπους μείωσης της πιθανότητας το έργο να μην εκπληρώσει τους στόχους του, ή εκφράζεται με αντίστροφο τρόπο, δηλαδή πώς μπορεί να διασφαλίσει ότι το έργο θα εκπληρώσει τους στόχους του. Επειδή το επίπεδο κινδύνου σχετίζεται με την ποσότητα των αλλαγών, θα μπορούσαμε να υποθέσουμε ότι ο κίνδυνος της γραμμής παραγωγής είναι σχετικά χαμηλότερος από τον κίνδυνο του έργου. Αυτό συμβαίνει επειδή η γραμμή παραγωγής είναι παρόμοια σε καθημερινή βάση, ενώ το έργο χαρακτηρίζεται από διαρκείς μεταβολές. Αύξηση επιπέδου κινδύνου και αβεβαιότητας Υψηλός κίνδυνος Χαμηλός κίνδυνος Έργο Γραμμή παραγωγής Σημαντική μεταβολή Λίγες ή καμία αλλαγή Αυξημένη επικοινωνία Λιγότερη επικοινωνία Αυξημένη τεκμηρίωση Λιγότερη τεκμηρίωση Παρακολούθηση και έλεγχος Υψηλό επίπεδο Παρακολούθηση και έλεγχος Χαμηλό επίπεδο Σχήμα 1.3: Συνεχές κινδύνου και αβεβαιότητας Για παράδειγμα, ας εξετάσουμε πάλι τη γραμμή παραγωγής αυτοκινήτων. Εάν όλα τα αυτοκίνητα κατασκευάζονται έτσι ώστε να είναι ακριβώς ίδια, τότε η ποσότητα των πληροφοριών που απαιτούνται είναι πολύ μικρότερη σε σχέση μ αυτή που θα απαιτούνταν αν κάθε αυτοκίνητο είχε διαφορετικές προδιαγραφές. Επειδή πλέον τα αυτοκίνητα γίνονται όλο και πιο μοναδικά, η διεργασία της διαχείρισης κινείται κατά μήκος του συνεχούς από το [F] στο [G]. Η απάντηση της διαχείρισης έργου στο υψηλότερο επίπεδο κινδύνου είναι ένα υψηλότερο επίπεδο διαχείρισης, το οποίο επιτυγχάνεται μέσω αποδοτικής επικοινωνίας, ελεγχόμενης τεκμηρίωσης, αναλυτικής διαχείρισης αντικειμένου εργασιών (μέθοδος κατασκευής και διαμόρφωση), χρονοπρογραμματισμού, προγραμματισμού πόρων, σχεδιασμού προμηθειών, σχεδιασμού ταμειακής ροής έργου και διαχείρισης ποιότητας. Όλα τα παραπάνω καταδεικνύουν ότι οι διευθυντές έργων θα πρέπει να διαχειρίζονται το περιεχόμενο ενός έργου με τέτοιο τρόπο ώστε το έργο να καλύπτει όσο το δυνατόν καλύτερα τις ανάγκες του πελάτη, τις ανάγκες του έργου και τις ανάγκες της εταιρείας. Αυτό σημαίνει ότι η διαχειριστική προσέγγισή τους θα τοποθετείται με δυναμικό τρόπο κατά μήκος του συνεχούς, ανάμεσα στο έργο και στην παραγωγή. Κατά συνέπεια, στόχος της διαχείρισης έργου είναι η επίτευξη μιας ισορροπίας ανάμεσα στο κόστος της αποδοτικής διαχείρισης έργου, το κόστος των σφαλμάτων και το ανταγωνιστικό πλεονέκτημα που επιφέρει η κατασκευή ενός μοναδικού έργου. 3. Τύποι έργων Στο παρελθόν, οι τεχνικές διαχείρισης έργου αναπτύσσονταν για μεγάλα έργα στον κατασκευαστικό κλάδο, την προμήθεια στρατιωτικού εξοπλισμού και την πετροχημική βιομηχανία. Πιο πρόσφατα όμως, οι περισσότεροι δυναμικοί κλάδοι της βιομηχανίας, εμπορικές επιχειρήσεις και κυβερνητικοί φορείς έχουν αναθεωρήσει τη δομή των εργασιών τους και την υλοποιούν με τη μορφή έργων. Ο παρακάτω πίνακας παρουσιάζει διαφορετικούς τύπους έργων στους οποίους είναι πιθανό να εμπλακούν διευθυντές έργου στα πρώτα τους βήματα στη διαχείριση έργου: Κατασκευαστικά έργα Ένα κατασκευαστικό έργο περιορισμένης πολυπλοκότητας θα ήταν η κατασκευή ενός μικρού κτιρίου, ένα δευτερεύον έργο μέσα στο πλαίσιο της κατασκευής

6 Αμυντικά έργα Πετροχημικά Έργα πληροφορικής Έργα ανάπτυξης προϊόντων Έργο διαφήμισης και μάρκετινγκ Τραπεζικό έργο Έργο αναβάθμισης Διαχείριση συμβάντων Αθλητικές εκδηλώσεις μιας γέφυρας ή ένα δευτερεύον έργο μέσα στην κατασκευή ενός ηλεκτροπαραγωγικού σταθμού. Τα κατασκευαστικά έργα είναι συνήθως μοναδικά κατασκευάζονται στη φυσική θέση τους και απαιτούν προσωρινά γραφεία πεδίου και προσωρινό εργατικό δυναμικό. Τα στρατιωτικά έργα μπορεί να είναι μεγάλα και σύνθετα έργα μεγάλης κλίμακας τα οποία χρησιμοποιούν καινοτόμο τεχνολογία που βασίζεται στα τελευταία αποτελέσματα έρευνας και ανάπτυξης. Ένα παράδειγμα ενός έργου περιορισμένης πολυπλοκότητας θα ήταν ένα δευτερεύον έργο μέσα στο πλαίσιο της προμήθειας ενός οπλικού συστήματος. Πολλές από τις τεχνικές σχεδιασμού και ελέγχου που χρησιμοποιούνται σήμερα αναπτύχθηκαν αρχικά για στρατιωτικά έργα. Αυτό το νέο μοντέλο σίγουρα αύξησε τη δύναμη της εκτόξευσης!' Τα πετροχημικά έργα περιλαμβάνουν την αναζήτηση πετρελαίου και αερίου και επίσης τη διαδικασία διύλισης καυσίμων σε μεγάλη κλίμακα. Αυτά τα μεγάλα έργα απαντώνται συχνά σε απομακρυσμένες και επικίνδυνες περιοχές, ενισχύοντας τις δυσκολίες της επιμελητείας και των επικοινωνιών. Οι πετροχημικές εγκαταστάσεις είναι συνήθως μεγάλες, με ροές υψηλού όγκου και βασίζονται στην οικονομία κλίμακας προκειμένου να επιτυγχάνεται μείωση τους κόστους μονάδας. Μια σημαντική πηγή ανησυχίας κατά το χειρισμό τέτοιων εξαιρετικά εύφλεκτων προϊόντων είναι τα πρότυπα ασφάλειας. Ένα παράδειγμα έργου περιορισμένης πολυπλοκότητας θα ήταν ένα δευτερεύον έργο μέσα στο πλαίσιο της σχεδίασης και της κατασκευής μιας μεγάλης πετροχημικής εγκατάστασης. Τα έργα πληροφορικής κυμαίνονται από μεγάλα έργα, όπως η μηχανογράφηση των ιατρικών αρχείων του συνόλου του πληθυσμού της Μεγάλης Βρετανίας, έως τη σχεδίαση μιας προσωπικής ιστοσελίδας. Τα μεγάλα έργα πληροφορικής παραδοσιακά παρουσιάζουν δυσκολίες στον προσδιορισμό του αντικειμένου του έργου και κατά συνέπεια, μαστίζονται από υπερβάσεις προϋπολογισμών και χρονοδιαγραμμάτων. Ένα παράδειγμα έργου πληροφορικής περιορισμένης πολυπλοκότητας θα ήταν η σχεδίαση και φιλοξενίας της δικτυακής τοποθεσίας μιας μικρής επιχείρησης. Τα έργα ανάπτυξης προϊόντων περιλαμβάνουν τη σχεδίαση και ανάπτυξη καταναλωτικών προϊόντων. Αυτή η αγορά είναι εξαιρετικά ανταγωνιστική και οι ομάδες έργου πρέπει να επισπεύδουν τη σχεδίαση και την ανάπτυξη, ώστε να μπορούν να κυριαρχήσουν στην αγορά. Παραδείγματα έργων ανάπτυξης προϊόντων είναι η σχεδίαση, ανάπτυξη και δοκιμή ενός πρωτότυπου αυτοκινήτου, ενός πλυντηρίου και του ipod nano. Αυτό το ipod σίγουρα θα κερδίσει την αγορά! Οι περισσότερες εταιρείες λανσάρουν τα νέα προϊόντα τους με εκστρατείες διαφήμισης και προώθησης. Αυτές οι εκστρατείες έχουν τα χαρακτηριστικά ενός ενιαίου έργου το οποίο πρέπει να συγχρονιστεί με το χρονοδιάγραμμα και τις προθεσμίες κυκλοφορίας του νέου προϊόντος. Οι τράπεζες και οι εταιρείες οικονομικών υπηρεσιών δεν θεωρούνται συνήθως εργοκεντρικές εταιρείες, αλλά η σχεδίαση και η υλοποίηση ενός νέου τραπεζικού προϊόντος διαθέτει όλα τα χαρακτηριστικά ενός έργου και συνήθως, οι τράπεζες έχουν πολλά χρηματοοικονομικά προϊόντα. Η υλοποίηση ενός νέου προϊόντος στεγαστικού δανείου για μια τράπεζα θα προϋπόθετε το συντονισμό της εκπαίδευσης του προσωπικού, των συστημάτων πληροφορικής και των διαφημιστικών φυλλαδίων του προϊόντος σε εκατοντάδες υποκαταστήματα, σε συνδυασμό με την ημερομηνία έναρξης της εκστρατείας προώθησης. Τα έργα αναβάθμισης απαιτούνται για τη διατήρηση της ανταγωνιστικότητας των προϊόντων σε ένα κόσμο όπου η τεχνολογία μεταβάλλεται διαρκώς. Αν και η επιδιόρθωση και η συντήρηση του εξοπλισμού μπορεί να θεωρηθεί διαρκής εργασία και συνήθης λειτουργία, μια αναβάθμιση ή μια επισκευή έχει όλα τα χαρακτηριστικά ενός έργου. Παραδείγματα έργου αναβάθμισης είναι η εγκατάσταση του τελευταίου υλικού και λογισμικού σε έναν υπολογιστή ή η εγκατάσταση νεών γεννητριών σε έναν ηλεκτροπαραγωγικό σταθμό. Τα συμβάντα, οι εκθέσεις, τα συνέδρια και οι παραστάσεις έχουν συνήθως όλα τα χαρακτηριστικά ενός έργου, καθώς είναι προσωρινά (λαμβάνουν χώρα σε συγκεκριμένη ημέρα) και μοναδικά (διαφέρουν από τα προηγούμενα). Έχουν το διακριτό προφίλ κύκλου ζωής μιας φάσης προετοιμασίας μακράς περιόδου, την οποία ακολουθεί μια πολύ σύντομη φάση υλοποίησης. Αυτό το γεγονός γεννά πολλές ειδικές προκλήσεις για τον διευθυντή έργου και τα μέλη της ομάδας έργου. Ανατρέξτε στο κεφάλαιο Διαχείριση συμβάντων. Αθλητικές εκδηλώσεις είναι η ημέρα αθλητικών επιδείξεων στο σχολείο της

7 Συναυλίες Επίδειξη μόδας Έργο αποκατάστασης από καταστροφή γειτονιάς αλλά και το Παγκόσμιος κύπελο ποδοσφαίρου. Οι διεθνείς αθλητικές εκδηλώσεις χαρακτηρίζονται από μεγάλες εγκαταστάσεις, πολυπληθές κοινό και επικοινωνία σε μέσα σε όλο τον κόσμο. Υπάρχει σημαντική διαφοροποίηση ανάμεσα σε μια αθλητική εκδήλωση που συμβαίνει μία φορά, όπως το Παγκόσμιο κύπελο ποδοσφαίρου, το οποίο διοργανώνεται κάθε τέσσερα χρόνια, και σε μια εκδήλωση που λαμβάνει χώρα κάθε εβδομάδα, όπως οι αγώνες της Manchester United στο πρωτάθλημα Αγγλίας. Οι αγώνες της Manchester United προσελκύουν πολλούς φίλους του ποδοσφαίρου κάθε εβδομάδα, αλλά επειδή πρόκειται για τακτικές εκδηλώσεις, συνήθως αντιμετωπίζονται ως κανονική λειτουργία και όχι ως ξεχωριστά έργα. Όταν μερικοί φίλοι παίζουν μουσική στο μπαρ της γειτονιάς αλλά και όταν ένα δημοφιλές συγκρότημα παρουσιάζει τον τελευταίο δίσκο του σε ένα γεμάτο στάδιο έχουμε μια συναυλία. Όταν η ομάδα της εκπομπής Top Gear του BBC προσφέρθηκε να μεταφέρει τον εξοπλισμό των WHO για την επόμενη συναυλία τους, τους ενημέρωσαν ότι θα χρειάζονταν 1000 νταλίκες προκειμένου ο εξοπλισμός να μεταφερθεί μέσα σε δύο ημέρες. (Ο Pete Townsend χρειάζεται 30 κιθάρες, ακόμα κι αν έχει σταματήσει να σπάει τις κιθάρες του στη σκηνή.) Αυτός ο τύπος έργου χαρακτηρίζεται από τη μεταφορά μεγάλου όγκου εξοπλισμού σε διαφορετικές τοποθεσίες μέσα σε ένα σφιχτό χρονοδιάγραμμα και τη διασφάλιση ότι τα πάντα θα λειτουργούν τέλεια όταν ανάψουν τα φώτα της σκηνής. Οι επιδείξεις μόδας στην πασαρέλα είναι δημοφιλείς εκδηλώσεις στις οποίες οι σχεδιαστές παρουσιάζουν τις τελευταίες συλλογές τους στους υποψήφιους αγοραστές και στα μέσα. Αυτές οι επιδείξεις χαρακτηρίζονται από γρήγορες εναλλαγές ρούχων από τα μοντέλα στο παρασκήνιο της χλιδής. Τα έργο αποκατάστασης από καταστροφές είναι το απόλυτο σχέδιο διαχείρισης κινδύνου για απρόοπτες καταστάσεις. Αν και η συχνότητα των καταστροφών μπορεί να είναι χαμηλή, οι επιπτώσεις είναι ιδιαίτερα μεγάλες. Για παράδειγμα, οι εταιρείες που βιώνουν μια μεγάλη πυρκαγιά ή μια πλημμύρα, αδυνατούν να προσπελάσουν τις εγκαταστάσεις τους για αρκετό καιρό. Εάν δεν έχουν φυλάξει αντίγραφα ασφαλείας σε άλλη τοποθεσία και δεν εφαρμόζουν σχέδια αποκατάστασης, πιθανώς να μην επανέλθουν ποτέ σε κανονική λειτουργία, επειδή μέχρι να αποκαταστήσουν τις εγκαταστάσεις τους και την αλυσίδα προμηθειών, οι πιστοί πελάτες τους θα έχουν καταφύγει σε άλλους προμηθευτές. Η ανάπτυξη ενός σχεδίου αποκατάστασης από καταστροφή θεωρείται έργο περιορισμένης πολυπλοκότητας. Πίνακας 1.1: Τύποι έργων παρουσιάζει τους διαφορετικούς τύπους έργων Στο πλαίσιο αυτού του βιβλίου, ένα έργο μπορεί να προσδιοριστεί ως η υλοποίηση μιας αλλαγής, ενός συμβάντος, μιας λύσης ή μιας ευκαιρίας για ένα νέο επιχειρηματικό εγχείρημα το οποίο χρησιμοποιεί διάφορες ειδικές τεχνικές διαχείρισης έργου. Αυτές οι τεχνικές χρησιμοποιούνται για το σχεδιασμό και τον έλεγχο του αντικειμένου εργασιών με σκοπό την παράδοση ενός προϊόντος που θα ικανοποιεί τις ανάγκες και τις προσδοκίες των πελατών και των ενδιαφερόμενων μερών. 4. Τι είναι διαχείριση έργου; Η διαχείριση έργου είναι μια ειδική τεχνική διοίκησης η οποία σχεδιάζεται ειδικά για τη διαχείριση έργων. Τα PMBOK και APM BoK έχουν παρόμοιους ορισμούς για τη διαχείριση έργου: Το PMBOK 4ed ορίζει ως Διαχείριση έργου την εφαρμογή γνώσεων, δεξιοτήτων, εργαλείων και τεχνικών σε δραστηριότητες του έργου, ώστε να πληρούνται οι απαιτήσεις του έργου. Το APM BoK 5ed ορίζει ως Διαχείριση έργου τη διεργασία με την οποία τα έργα προσδιορίζονται, σχεδιάζονται, παρακολουθούνται, ελέγχονται και παραδίδονται, ώστε να επιτυγχάνονται τα συμφωνημένα οφέλη. Οι ορισμοί των PMBOK και APM BoK εμπεριέχουν πολλούς νέους όρους οι οποίοι, στο πλαίσιο της διαχείρισης έργου, σημαίνουν τα εξής: Απαιτήσεις έργου: Οι απαιτήσεις έργου αναφέρονται στο συνολικό σκοπό του έργου, ο οποίος μπορεί να είναι η επίλυση ενός προβλήματος, η εκπλήρωση μιας ανάγκης ή η εκμετάλλευση μιας ευκαιρίας. Αυτές οι απαιτήσεις τεκμηριώνονται στην έκθεση απαιτήσεων (ανατρέξτε στην ενότητα Καταστατικό του έργου στο κεφάλαιο Διαχείριση ενοποίησης έργου). Στο κεφάλαιο

8 Μελέτη σκοπιμότητας ασχολούμαστε με τον προσδιορισμό των αναγκών και των προσδοκιών των ενδιαφερόμενων μερών. Γνώση: Στο πλαίσιο της διαχείρισης έργου, η εφαρμογή της γνώσης αναφέρεται στην κατανόηση των εννέα γνωστικών περιοχών του σώματος γνώσης (ενοποίηση, αντικείμενο εργασίας, χρόνος, κόστη, ποιότητα, προμήθεια, πόροι, επικοινωνία και κίνδυνος). Αυτά τα ζητήματα αναπτύσσονται ως ξεχωριστά κεφάλαια. Η γνώση αναφέρεται στην τεχνογνωσία και τις δεξιότητες που αποκτούν οι διευθυντές έργου μέσω της εμπειρίας και της κατάρτισής τους και καταλήγει σε μια θεωρητική ή πρακτική κατανόηση της έννοιας της διαχείρισης έργου. Η κατοχή γνώσεων στη διαχείριση έργου σημαίνει ότι οι διευθυντές έργου γνωρίζουν τα σχετικά γεγονότα και στοιχεία και έχουν επίγνωση ή εξοικείωση η οποία αποκτήθηκε από εμπειρία ενασχόλησης με έργα. Ο όρος γνώση χρησιμοποιείται επίσης για να εκφράσει την αλάθητη χρήση τεχνικών διαχείρισης έργου από τους διευθυντές έργου, οι οποίοι έχουν την ικανότητα να χρησιμοποιούν αυτές τις τεχνικές για την εκπλήρωση συγκεκριμένων στόχων. Δεξιότητες: Μια δεξιότητα (ή αλλιώς, δεινότητα) μπορεί να καθοριστεί ως η ικανότητα ή η ευχέρεια που έχει κάποιος να εκτελεί κάτι καλά (με την ελάχιστη προσπάθεια, στον ελάχιστο χρόνο). Ένας ειδικός στη διαχείριση έργου στον τομέα του κατέχει εκείνες τις δεξιότητες οι οποίες είναι απαραίτητες για να γνωρίζει πώς πρέπει να εφαρμόσει τις τεχνικές διαχείρισης έργου. Η τελειοποίηση μιας δεξιότητας απαιτεί προετοιμασία και εξάσκηση, καθώς όπως γνωρίζουμε, επανάληψη μήτηρ μαθήσεως. Για παράδειγμα, για να είναι κάποιος επιδέξιος να παίζει πιάνο ή να πετυχαίνει υψηλό σκορ σε μια παρτίδα γκολφ απαιτεί άφθονη εξάσκηση. Εργαλεία και τεχνικές: Συχνά χρησιμοποιούμε τους όρους εργαλεία και τεχνικές για να αναφερθούμε στο ίδιο πράγμα, αλλά μπορούμε να κάνουμε μια διάκριση μεταξύ τους: τα εργαλεία αναφέρονται σε πρότυπα και λίστες ελέγχου στη διαχείριση έργου που δεν κάνουν τίποτα ως ανεξάρτητες οντότητες, ενώ οι τεχνικές περιγράφουν πώς πρέπει να χρησιμοποιούνται τα εργαλεία ή οι διαδικασίες προκειμένου να ολοκληρωθεί μια συγκεκριμένη δραστηριότητα ή εργασία (ανατρέξτε στην παρακάτω ενότητα με την Αναλογία). Αναλογία διαχείρισης έργου Θα εξετάσουμε μια αναλογία με τη μαγειρική, ώστε να καταφέρουμε να ορίσουμε καλύτερα τη διαφορά μεταξύ εργαλείων, τεχνικών δεξιοτήτων, διεργασιών και αποτελεσμάτων. Εργαλεία: Στην κουζίνα σας, εργαλεία μαγειρικής είναι τα δοχεία, οι κατσαρόλες, τα σκεύη, ο φούρνος, ο φούρνος μικροκυμάτων, κ.λπ. Όλος ο εξοπλισμός που είναι απαραίτητος για την παρασκευή του γεύματος, αλλά τα εργαλεία, από μόνα τους, δεν μπορούν να κάνουν τίποτα. Δεξιότητες και τεχνικές: Οι δεξιότητες και οι τεχνικές ορίζουν πώς χρησιμοποιούνται τα εργαλεία. Μεταξύ αυτών είναι η κοπή, η χάραξη, το φιλετάρισμα, το τηγάνισμα, κ.λπ. Διεργασία: Η διεργασία είναι ο μετασχηματισμός στον οποίο υποβάλλεται το φαγητό όταν μαγειρεύεται. Για παράδειγμα, όταν φτιάχνουμε ένα κέικ, ανακατεύουμε τα υλικά και τα βάζουμε στο φούρνο και κατά τη διεργασία του μαγειρέματος, το μείγμα μετασχηματίζεται και το αποτέλεσμα είναι ένα γλυκό που μπορούμε να φάμε. Θα επιχειρήσουμε τώρα να συσχετίσουμε αυτήν την αναλογία με τη διαχείριση έργου. Εργαλεία: Τα εργαλεία θα μπορούσαν να είναι ένα πρότυπο WBS ή ένα πρόγραμμα λογισμικού για το σχεδιασμό, τα οποία από μόνα τους δεν μπορούν να κάνουν τίποτα. Δεξιότητες και τεχνικές: Οι δεξιότητες και οι τεχνικές ορίζουν πώς χρησιμοποιούνται τα εργαλεία για την προετοιμασία του σχεδίου διαχείρισης έργου. Διεργασία: Η διεργασία είναι η συλλογή ακατέργαστών δεδομένων και ο μετασχηματισμός τους σε κατανοητές εκθέσεις και αναφορές. Για παράδειγμα, η αποτύπωση της προόδου ενός έργου και ο μετασχηματισμός της σε μια έκθεση πιστοποιημένης αξίας. Με κατάλληλα εργαλεία και τις τεχνικές, μπορείς να πετύχεις τα πάντα. 5. Τύποι διαχείρισης Αν και το βιβλίο επικεντρώνεται κυρίως στο να εξηγήσει πώς χρησιμοποιούνται οι τεχνικές διαχείρισης έργου, είναι χρήσιμο να γνωρίζετε τους άλλους τύπους διαχείρισης και διοίκησης

9 και να είστε σε θέση να επιλέγετε τις τεχνικές διαχείρισης έργου αντί των άλλων μορφών διοίκησης για να διαχειριστείτε το αντικείμενο εργασιών ενός έργου. Τα 3 (αγγλικά) P: Πέρα από το γεγονός ότι πρόκειται για έναν δημοφιλή όρο στον κλάδο του μάρκετινγκ, το πεδίο της διαχείρισης έργου έχει τα δικά του τρία P, δηλαδή τρεις έννοιες που ξεκινούν από το αγγλικό γράμμα P: διαχείριση έργου, προγράμματος και χαρτοφυλακίου (Project, Programme και Portfolio, αντίστοιχα). Ο όρος διαχείριση έργου αναπτύχθηκε αρχικά ως μια γενική ονομασία που θα περιλάμβανε όλες τις μορφές διοίκησης που σχετίζονται με τη διαχείριση έργων. Ωστόσο, στην πορεία, το πεδίο της διαχείρισης έργου αναπτύχθηκε ανεξάρτητα και η διαχείριση προγράμματος και η διαχείριση χαρτοφυλακίου θεωρούνται δικαίως διακριτές μορφές διαχείρισης. 5.1 Διαχείριση προγράμματος Το PMBOK 4ed ορίζει ένα Πρόγραμμα ως μια ομάδα σχετικών έργων των οποίων η διαχείριση γίνεται με συντονισμένο τρόπο προκειμένου να αποκομισθούν ωφέλειες και έλεγχος, στοιχεία που δεν θα ήταν διαθέσιμα αν η διαχείριση των έργων γινόταν ξεχωριστά. Το APM BoK 5ed ορίζει τη Διαχείριση προγράμματος ως μια ομάδα σχετικών έργων που οποία μπορεί να περιλαμβάνουν συνήθεις δραστηριότητες, τα οποία όμως μαζί κατορθώνουν μια ωφέλιμη αλλαγή στρατηγικής φύσης για έναν οργανισμό. Ένα παράδειγμα της διαχείρισης προγράμματος είναι η ανάπτυξη ενός νέου αυτοκινήτου, η οποία περιλαμβάνει πλήθος μικρότερων έργων. Αν και τα μεμονωμένα έργα μπορούν να διοικούνται ξεχωριστά με διαφορετικούς διευθυντές έργου να διαχειρίζονται διαφορετικά αντικείμενα εργασίας, προϋπολογισμούς και χρονοδιαγράμματα, τα έργα, σε συνδυασμό μεταξύ τους, παράγουν το νέο αυτοκίνητο. Σ αυτήν την κατάσταση, η διαχείριση προγράμματος χρησιμοποιείται για το συντονισμό των πόρων σε όλα αυτά τα σχετικά έργα. Διαχείριση προγράμματος Έργο Ένα Έργο Δύο Συνήθης λειτουργία Σχήμα 1.4: Διαχείριση προγράμματος 5.2 Διαχείριση χαρτοφυλακίου Το PMBOK 4ed ορίζει ένα Χαρτοφυλάκιο ως μια συλλογή έργων ή προγραμμάτων και άλλων εργασιών τα οποία ομαδοποιούνται, ώστε να διευκολύνεται η αποδοτική διαχείριση της εργασίας και να εκπληρώνονται στρατηγικοί επιχειρηματικοί στόχοι. Δεν είναι απαραίτητο ότι τα έργα και τα προγράμματα του χαρτοφυλακίου αλληλεξαρτώνται ή συνδέονται άμεσα. Το APM BoK 5ed ορίζει τη Διαχείριση χαρτοφυλακίου ως την ομαδοποίηση έργων, προγραμμάτων και άλλων δραστηριοτήτων που διεξάγονται υπό τη χορηγία ενός οργανισμού. Ένα παράδειγμα διαχείρισης χαρτοφυλακίου είναι ένα γραφείο έργου στο πλαίσιο του οποίου η ομάδα έργου διαχειρίζεται διάφορα έργα, προγράμματα και συνήθεις λειτουργίες που δεν σχετίζονται μεταξύ τους. Για παράδειγμα, το τμήμα έργου ενός δημοτικού συμβουλίου μπορεί να διαχειρίζεται διάφορα ανεξάρτητα έργα οικοδόμησης συγκροτημάτων οικιών, το πρόγραμμα για ένα μεγάλο στάδιο και πολλές εργασίες τακτικής συντήρησης και επιδιόρθωσης (επιδιόρθωση ενός φαναριού, κάλυψη μιας λακκούβας ή επισκευή μιας κούνιας σε μια παιδική χαρά). Διαχείριση προγράμματος Έργο Ένα Έργο Δύο Συνήθης λειτουργία Σχήμα 1.5: Διαχείριση χαρτοφυλακίου 5.3 Γενική διοίκηση Αν και αυτό το βιβλίο εστιάζει στη διαχείριση έργου, ένας επιτυχημένος διευθυντής έργου και τα μέλη μιας ομάδας έργου πρέπει επίσης να είναι σε θέση να ανταπεξέλθουν σε διάφορες απαιτήσεις γενικής διοίκησης, στις οποίες περιλαμβάνονται οι εξής: Στελέχωση

10 Εξυπηρέτηση πελατών Συστήματα υπολογιστών / ηλεκτρονική αρχειοθέτηση Νομικές συμφωνίες Προσωπικό και ανθρώπινοι πόροι Πωλήσεις και μάρκετινγκ Λογαριασμοί και μισθοί. Προφανώς, δεν μπορεί να υπάρχει η απαίτηση ο διευθυντής έργου να είναι ειδικός σε όλα αυτά τα πεδία, αλλά προκειμένου να στεφτεί με επιτυχία ένα έργο, θα πρέπει να είναι σε θέση χειριστεί και να δώσει λύσεις σε όλα αυτά τα πεδία κάποια στιγμή κατά τη διάρκεια του έργου. Επειδή ο διευθυντής έργου είναι το μοναδικό σημείο ευθύνης, αυτός πρέπει να αναθέσει μια εργασία σε μέλη της ομάδας ή σε εξωτερικούς συνεργάτες με κατάλληλο και αποτελεσματικό τρόπο. 5.4 Τεχνική διοίκηση Οι δεξιότητες τεχνικής διοίκησης περιλαμβάνουν τις τεχνικές δεξιότητες και την τεχνογνωσία που απαιτούνται για τη σχεδίαση και την κατασκευή του προϊόντος ή του έργου. Κάθε επάγγελμα χαρακτηρίζεται από ένα μοναδικό πεδίο τεχνικών δεξιοτήτων και προσόντων, τα οποία είναι απαραίτητα για την εκτέλεση της εργασίας. Οι δεξιότητες τεχνικής διοίκησης είναι απαραίτητες για την εκπλήρωση των απαιτήσεων λειτουργίας του έργου και επομένως, η τεχνική διοίκηση έχει καταλυτικό ρόλο στη διαχείριση των παραμέτρων και του αντικειμένου εργασιών και αυτός ο ρόλος συμμετέχει στη διενέργεια της μελέτης σκοπιμότητας του έργου, στον προσδιορισμό της μεθόδου κατασκευής και στη διαδικασία έγκρισης των αλλαγών που ενδεχομένως γίνουν στο αντικείμενο εργασιών. Σε μικρότερα έργα, ο διευθυντής έργου ενδεχομένως να πρέπει να είναι τεχνικός ειδικός πέρα από διευθυντής του έργου. Είναι μάλιστα μάλλον απίθανο να οριστεί ως διευθυντής έργου ένα άτομο χωρίς την κατάλληλη εμπειρία, εκτός αν είναι τεχνικός ειδικός στο συγκεκριμένο πεδίο. 6. Λογισμικό διαχείρισης έργου Τα προγράμματα λογισμικού διαχείρισης έργου είναι πλέον εξαιρετικά αποτελεσματικά, οικονομικά προσιτά και εμφανίζονται σε μεγάλη διαθεσιμότητα. Αυτό το γεγονός ουσιαστικά μετέφερε τη διαχείριση έργου από το τμήμα επεξεργασίας δεδομένων στο γραφείο έργου ή στο γραφείο των διευθυντών έργου και αναπαριστά μια μείζονα μετατόπιση στη διαχείριση και την επικοινωνία των πληροφοριών ενός έργου. Ενώ το λογισμικό σχεδιασμού έργου θα βοηθήσει σίγουρα τους διευθυντές έργου να σχεδιάζουν και να ελέγχουν τα έργα τους, η εφαρμογή του θα είναι αποδοτική μόνο αν οι τεχνικές σχεδιασμού και ελέγχου είναι απολύτως κατανοητές στους διευθυντές έργου και τα μέλη της ομάδας έργου. Σκοπός του βιβλίου είναι επομένως να αναπτύξει αυτές τις τεχνικές σχεδιασμού και ελέγχου μέσω πρακτικών παραδειγμάτων και ασκήσεων. 7. Το περιβάλλον διαχείρισης έργου Το περιβάλλον του έργου επηρεάζει άμεσα το έργο και τον τρόπο με τον οποίο θα πρέπει να γίνεται η διαχείρισή του. Τα έργα δεν υλοποιούνται σαν αυτόνομες οντότητες και επηρεάζονται από πολλά ενδιαφερόμενα μέρη και ζητήματα. Δείτε μερικά θέματα που θα μπορούσαν να επηρεάσουν ένα έργο: Οι ανάγκες και οι προσδοκίες διάφορων ενδιαφερόμενων και εμπλεκόμενων μερών Οι απαιτήσεις των πελατών και του χορηγού του έργου Η οργανωτική δομή της εταιρείας Οι απαιτήσεις της αγοράς Τα προϊόντα και η στρατηγική τιμολόγησης των ανταγωνιστών Η νέα τεχνολογία Οι κανονισμοί και οι ρυθμίσεις (υγείας και ασφάλειας) Ο οικονομικός κύκλος (οι θετικές τάσεις στο χρηματιστήριο και οι περίοδοι ύφεσης). Για να είναι αποτελεσματικοί οι διευθυντές έργου, πρέπει να κατανοούν πλήρως το περιβάλλον του έργου. Το περιβάλλον του έργου διαμορφώνεται από τα πολλά ενδιαφερόμενα μέρη και

11 τους εμπλεκόμενους οι οποίοι επηρεάζουν ή επηρεάζονται από το έργο. Όλοι αυτοί πρέπει να λαμβάνονται υπόψη από τη διαχείριση του έργου, καθώς το έργο θα μπορούσε να εκτροχιαστεί ακόμα και από ένα μόνο άτομο (ανατρέξτε στο κεφάλαιο Μελέτη σκοπιμότητας). 8. Ο ρόλος του διευθυντή έργου Οι ρόλοι και οι ευθύνες σε ένα έργο σχετίζονται με το ρόλο ενός ατόμου (τη θέση και τα καθήκοντά του) μέσα στην οργανωτική δομή του έργου. Οι δύο κύριοι ρόλοι που εξετάζονται σ αυτό το βιβλίο είναι ο διευθυντής του έργου και τα μέλη της ομάδας έργου. (ανατρέξτε στο κεφάλαιο Διαχείριση ανθρώπινων πόρων για τις ομάδες έργου.) Διευθυντής έργου: Ο διευθυντής έργου είναι ο κύριος του σχεδίου διαχείρισης έργου και επομένως, είναι ο υπεύθυνος για την παράδοση του έργου εντός προθεσμίας, ενός προϋπολογισμού και σύμφωνα με τους καθορισμένους όρους ποιότητας. Ο ρόλος του διευθυντή έργου θα πρέπει να περιγράφεται αναλυτικά στο καταστατικό του έργου, μαζί με λεπτομέρειες για τον κατάλληλο τρόπο διαχείρισης του έργου (ανατρέξτε στο κεφάλαιο Διαχείριση ενοποίησης έργου). Ο παρακάτω πίνακας παραθέτει ορισμένα χαρακτηριστικά που θα πρέπει να διαθέτει ένας διευθυντής έργου: Δημιουργία ομάδας Η ικανότητα επιλογής και ανάπτυξης μιας ομάδας έργου από την αρχή του έργου. Ηγεσία Η ικανότητα καθοδήγησης, παρακίνησης και διαχείρισης όλων όσων συμμετέχουν στο έργο. Επίλυση προβλημάτων Η ικανότητα πρόβλεψης προβλημάτων, επίλυσης προβλημάτων και λήψης αποφάσεων. Ενδιαφερόμενα μέρη Η ικανότητα ενοποίησης των ενδιαφερόμενων μερών του έργου και εκπλήρωση των αναγκών και των προσδοκιών τους. Ευελιξία Η ικανότητα ευέλικτης απόκρισης σε μεταβαλλόμενες καταστάσεις και πλήρους εκμετάλλευσης όλων των ευκαιριών. Επίσπευση Η ικανότητα σχεδιασμού, επίσπευσης και ολοκλήρωσης των εργασιών. Διαπραγμάτευση Η ικανότητα επιρροής και διαπραγμάτευσης με όσους εμπλέκονται στο έργο. Περιβάλλον Η ικανότητα κατανόησης του περιβάλλοντος μέσα στο οποίο διοικείται το έργο. Έλεγχος Η ικανότητα παρακολούθησης και εφαρμογής ελέγχου, ώστε το έργο να μην παρεκκλίνει της πορείας του. Συμφωνία Η ικανότητα διαχείρισης της συμφωνίας. Έλεγχος αντικειμένου εργασιών Η ικανότητα διαχείρισης των αλλαγών στο αντικείμενο εργασιών, στις οποίες μπορεί να περιλαμβάνεται η μέθοδος κατασκευής και η διαχείριση των παραμέτρων του έργου. Ολοκλήρωση Η ικανότητα εμπέδωσης των αναθεωρήσεων των φάσεων του έργου και των εκθέσεων ολοκλήρωσης του έργου. Πελάτης Η ικανότητα διατήρησης της ικανοποίησης του πελάτη. Πίνακας 1.2: Ο ρόλος του διευθυντή έργου Η εμπειρία έχει δείξει ότι η επιλογή του διευθυντή έργου παίζει καταλυτικό ρόλο στην επιτυχία ή την αποτυχία του έργου. Ως μοναδικό σημείο ευθύνης, ο διευθυντής έργου ενοποιεί και συντονίζει τις ενέργειες των ενδιαφερόμενων μερών και τους καθοδηγεί στο δρόμο της επιτυχούς ολοκλήρωσης του έργου. 9. Τα οφέλη της χρήσης τεχνικών διαχείρισης έργου Για τους διευθυντές έργου και τα μέλη μιας ομάδας έργου που είναι αρχάριοι στη διαχείριση έργου, είναι χρήσιμο να προσπαθήσουν να εκτιμήσουν τα οφέλη που επιφέρει η χρήση τεχνικών διαχείρισης έργου σε σχέση με άλλες μορφές διαχείρισης. Επειδή ο διευθυντής έργου είναι υπεύθυνος για την επίτευξη των στόχων και των παραδοτέων ενός έργου, είναι επίσης υπεύθυνος για την εγκατάσταση του συστήματος σχεδιασμού και ελέγχου έργων που θα υποστηρίξει τα ζητούμενα. Για να γίνει αυτό, ο διευθυντής έργου απαιτεί ακριβείς, επίκαιρες και έγκαιρες πληροφορίες. Ένας τρόπος παροχής αυτών των πληροφοριών είναι το σύστημα σχεδιασμού και ελέγχου της διαχείρισης έργου το οποίο περιγράφει αναλυτικά το αντικείμενο εργασιών και μετρά την απόδοση σε σχέση με το αρχικό σχέδιο. Αν και το σύστημα σχεδιασμού και ελέγχου επιφέρει πρόσθετα κόστη διαχείρισης, θα πρέπει να συνυπολογιστεί το γεγονός ότι η έλλειψη πληροφοριών δημιουργεί μεγαλύτερες επιβαρύνσεις σε περίπτωση που οδηγήσει σε κακές αποφάσεις διοίκησης, μεγάλα λάθη, αναθεωρήσεις και

12 υπερβάσεις. Στον παρακάτω πίνακα μπορείτε να δείτε μερικά από τα κυριότερα οφέλη που σχετίζονται με τη χρήση ενός ολοκληρωμένου συστήματος σχεδιασμού και ελέγχου διαχείρισης ελέγχου: Ευθύνη Πελάτης και χορηγός έργου Ενδιαφερόμενα μέρη Στόχοι Αντικείμενο εργασιών έργου και η δομική ανάλυση έργου (WBS) Εκτίμηση Μέθοδος κρίσιμης διαδρομής (CPM) Επίσπευση Διάγραμμα χρονοδιαγράμματος Gantt Ενοποίηση έργου Χρόνος απόκρισης Τάσεις Παρακολούθηση και έλεγχος καταγραφής δεδομένων Διαδικασίες Διαχείριση ποιότητας Μέσα σε ένα σύστημα διαχείρισης έργου, ο διευθυντής έργου προσδιορίζεται ως το μοναδικό σημείο ευθύνης. Αυτό σημαίνει ότι μόνο ένα άτομο είναι υπεύθυνο για την επίτευξη των στόχων του έργου. Το αποτέλεσμα είναι να καταργούνται ουσιαστικά οι υποκαλύψεις και οι υπερκαλύψεις. Η προσέγγιση της διαχείρισης έργου επικεντρώνεται στον πελάτη και χορηγό έργου. Το καταστατικό του έργου αναθέτει στο διευθυντή έργου την ευθύνη της επίτευξης των στόχων του έργου και την εξουσία να χρησιμοποιεί τους πόρους της εταιρείας και να εκπροσωπεί την εταιρεία σε συσκέψεις με πελάτες. Κατά τη διάρκεια των συσκέψεων με τους πελάτες, το σύστημα σχεδιασμού και ελέγχου θα παρέχει πληροφορίες για όλες τις πτυχές του έργου. Οι πελάτες προτιμούν να συναλλάσσονται με ένα άτομο, τον διευθυντή έργου, ο οποίος είναι υπόλογος, υπεύθυνος και διαχειρίζεται όλο το έργο. Οι πελάτες δεν θέλουν να περνούν από ένα άτομο σε άλλο. Η προσέγγιση της διαχείρισης έργου προσδιορίζει τα ενδιαφερόμενα μέρη και καθορίζει τις ανάγκες και τις προσδοκίες τους. Αυτές οι ενέργειες θα αποτελέσουν στη συνέχεια τη βάση όπου θα στηριχτούν οι στόχοι του έργου. Τα έργα έχουν σαφείς στόχους, οι οποίοι τεκμηριώνονται στην έκθεση απαιτήσεων και έκθεση επιχειρηματικής σκοπιμότητας έργου. Με τον τρόπο αυτό, η ομάδα έργου μπορεί να εστιάσει καλύτερα στο αντικείμενο εργασιών του έργου. Η δομική ανάλυση έργου (WBS) χωρίζει το αντικείμενο εργασιών σε διαχειρίσιμα πακέτα εργασιών και λίστες ελέγχου, με αποτέλεσμα να διευκολύνεται η εκτίμηση, ο σχεδιασμός, η παρακολούθηση, ο έλεγχος και η ανάθεση σε ένα άτομο ευθύνης. Όλα τα σχέδια υποστηρίζονται από μια εκτίμηση. Η προσέγγιση της διαχείρισης έργου επιχειρεί να παράγει εκτιμήσεις με ταχύτητα και ακρίβεια. Η μέθοδος κρίσιμης διαδρομής (CPM) υπολογίζει την ημερομηνία έναρξης, την ημερομηνία λήξης και το σώμα των δραστηριοτήτων. Οι δραστηριότητες με μηδενικό σώμα διαμορφώνουν την κρίσιμη διαδρομή, η οποία προσδιορίζει τη διάρκεια του έργου. Αυτές οι πληροφορίες δίνουν στα μέλη της ομάδας έργου τη δυνατότητα να εστιάζουν στις κρίσιμες δραστηριότητες που θα μπορούσαν να προκαλέσουν καθυστερήσεις στο έργο. Η αλλαγή της λογικής και η κατάργηση δραστηριοτήτων δίνει στο διευθυντή έργου τη δυνατότητα να παρουσιάσει το έργο στην αγορά πριν τον ανταγωνισμό. Το διάγραμμα Gantt είναι ένα άριστο έγγραφο για την επικοινωνία του τι, του πότε και του ποιος (αντικείμενο εργασιών, χρονοδιάγραμμα και ευθύνη). Η ενοποίηση έργου συντονίζει και συγχρονίζει τις συνεισφορές όλων όσων συμμετέχουν στο έργο. Περιορίζει τις υποκαλύψεις και τις επικαλύψεις, αποτρέποντας έτσι τον πολλαπλασιασμό της προσπάθειας καταργώντας μια πηγή συγκρούσεων. Η έγκαιρη απόκριση στην πορεία του έργου έχει ουσιαστική σημασία για τον αποδοτικό έλεγχο του έργου. Το σύστημα σχεδιασμού και ελέγχου του έργου μπορεί να προσαρμόσει την παρακολούθηση και τη συχνότητα της ανάδρασης προκειμένου να χειρίζεται κατάλληλα τις ανάγκες του έργου, ενώ τα εταιρικά λειτουργικά συστήματα πιθανώς να μην είναι τόσο ευέλικτα. Για παράδειγμα, ας δούμε το τμήμα λογαριασμών: γενικά ακολουθεί έναν κύκλο μηνιαίων αναφορών όπου η ανάδραση στα τιμολόγια θα μπορούσε να καθυστερεί από τέσσερις έως έξι εβδομάδες. Τα έργα ελέγχονται καλύτερα με την παρακολούθηση των τάσεων προόδου του χρόνου, τους κόστους και της απόδοσης. Αυτές οι πληροφορίες ίσως να μην είναι διαθέσιμες στο διευθυντή έργου αν οι παράμετροι τάσεων προέρχονται από πολλές διαφορετικές λειτουργικές πηγές. Ο διευθυντής έργου πρέπει να είναι σε θέση να χρησιμοποιεί μια κοινή βάση δεδομένων. Εάν οι εκθέσεις προόδου του έργου βασίζονται σε πληροφορίες που παρέχονται από τα λειτουργικά τμήματα, ο διευθυντής έργου δεν μπορεί να ελέγξει την ακρίβεια αυτών των πληροφοριών. Το πρόβλημα είναι ότι μόνο προς το τέλος του έργου μπορεί να αποκαλυφθεί ότι οι εκθέσεις δεν ήταν ακριβείς, αλλά τότε θα είναι πολύ αργά για να επανέλθει το έργο στη σωστή πορεία προκειμένου να εκπληρωθούν οι στόχοι του (ανατρέξτε στο κεφάλαιο Εκτέλεση, παρακολούθηση και έλεγχος έργου). Το σύστημα σχεδιασμού και ελέγχου δίνει στο διευθυντή έργου τη δυνατότητα να αναπτύσσει διαδικασίες και οδηγίες εργασίες, οι οποίες προσαρμόζονται στις συγκεκριμένες ανάγκες του έργου. Ένα σύστημα διαχείρισης ποιότητας δίνει στο διευθυντή έργου τη δυνατότητα να εγκαθιστά ένα σύστημα ποιότητας με το οποίο θα διαχειρίζεται το έργο. Το σχέδιο ελέγχου ποιότητας μπορεί να αναπτυχθεί έτσι, ώστε να διαφοροποιεί το επίπεδο επιθεώρησης και το πλήθος

13 των σημείων ελέγχου ανάλογα με το έργο. Οι έλεγχοι ποιότητας επιτρέπουν στο διευθυντή έργου να επιθεωρεί τα συστήματα διαχείρισης εντός της εταιρείας και εντός της εταιρείας του υπεργολάβου. Έκθεση ολοκλήρωσης Η απόδοση του τρέχοντος έργου θα διαμορφώσει τη βάση δεδομένων εκτιμήσεων για μελλοντικά έργα. Εάν αυτά τα στοιχεία δεν συλλεχθούν από το σύστημα σχεδιασμού και ελέγχου, μπορεί να χαθούν για πάντα και τα ίδια λάθη να επαναληφθούν σε μελλοντικά έργα της εταιρείας. Πίνακας: 1.3: Τα οφέλη της διαχείρισης έργου Η χρήση μιας προσέγγισης διαχείρισης έργου στη διαχείριση των έργων επιφέρει πολλά οφέλη, αλλά αν η ανώτερη διοίκηση της εταιρείας δεν διαθέτει κουλούρα διαχείρισης έργων, ενδεχομένως μια καλύτερα επιλογή θα ήταν μια πιο χαλαρή προσέγγιση, καθώς η αντίσταση στις αλλαγές θα μπορούσε να εκτροχιάσει μελλοντικά έργα. Ασκήσεις: Ο Διευθύνων σύμβουλος μιας πολυεθνικής εταιρείας τηλεπικοινωνιών σας έχει αναθέσει να κάνετε μια σύντομη παρουσίαση στα μέλη του διοικητικού συμβουλίου σχετικά με το όφελος της χρήσης μιας προσέγγισης διαχείρισης έργου για τη διαχείριση του επόμενου μεγάλου έργου της εταιρείας. Για τη σύντομη παρουσίασή σας (γραπτή και/ή προφορική), θα πρέπει να λάβετε υπόψη σας τα εξής : 1. Εξηγήστε τι είναι η διαχείριση έργου και πώς διαφέρει από άλλες μορφές διαχείρισης. 2. Εξηγήστε πώς μπορείτε να εφαρμόσετε τη διαχείριση έργου στα έργα της εταιρείας σας. 3. Περιγράψτε το ρόλο του διευθυντή έργου. 4. Προτείνετε ένα μικρό πιλοτικό έργο στο οποίο μπορείτε να αναπτύξετε και αποδείξετε συστήματα διαχείρισης έργου. Προτεινόμενα βιβλία: Burke, R., Project Management Techniques. Αναπτύσσει τα παρακάτω θέματα, τα οποία σχετίζονται με τη συγκεκριμένη γνωστική περιοχή: Εργοκεντρική διαχείριση Burke, R., Barron, S., Project Management Leadership. Αναπτύσσει τα παρακάτω θέματα, τα οποία σχετίζονται με τη συγκεκριμένη γνωστική περιοχή: Ηγεσία έργου Δημιουργία ομάδας